Hệ thống kiểm soát quản lý về chi phí sxkd tại công ty cổ phần mía đường lam sơn

LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam gia nhập WTO từ ngày 7/11/2006 thức thành viên tổ chức từ 11/1/2007 Theo lộ trình đến 2011 Ngành Đường hoàn toàn hội nhập Sự kiện mặt giúp cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp mía đường nói riêng hội mở rộng thị trường, tiếp cận kinh nghiệm quản lý tiên tiến, mặt khác doanh nghiệp phải tự thân vượt qua thách thức không muốn bị đào thải khỏi môi trường kinh tế động Luôn đổi không ngừng nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh (SXKD) chủ trương mục đích Ban Lãnh đạo Cơng ty cổ phần Mía Đường Lam Sơn (Lasuco) Tuy nhiên qua giai đoạn mục tiêu cụ thể giải pháp để đạt mục tiêu chung khác Hiện nay, với công tác đầu tư phát triển vùng ngun liệu cơng tác quản lý nhiệm vụ trọng tâm đặt lên hàng đầu Lasuco, đặc biệt công tác quản lý chi phí SXKD Hệ thống kiểm sốt quản lý (KSQL) chi phí SXKD ngày thể rõ vai trị vị trí quan trọng cơng tác quản lý Lasuco, bối cảnh hội nhập kinh tế tồn cầu Muốn phát triển mơi trường kinh tế hội nhập này, với giải pháp phát triển vùng nguyên liệu, giữ vững mở rộng thị trường, đầu tư mở rộng quy mô sản xuất chiều rộng chiều sâu…thì Lasuco cần phải tăng cường cơng tác KSQL chi phí SXKD Có nâng cao hiệu quản lý, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro, củng cố lịng tin bên có lợi ích liên quan tăng uy tín Cơng ty Hiện nay, chi phí sản xuất đường nước cao so với giới nhiều nguyên nhân Một ngun nhân chủ quan cơng tác kiểm sốt chưa coi trọng chưa phát huy tác dụng, đặc biệt cơng tác kiểm sốt chi phí cịn yếu Là cán kế tốn cơng tác Lasuco nhiều năm, giao kiểm soát hoạt động SXKD Lasuco, với kiến thức chuyên ngành đào tạo, tác giả mong muốn góp phần hồn thiện chế quản lý Lasuco Xuất phát từ yêu cầu lý luận thực tiễn trên, nhóm chúng em chọn đề tài “Hệ thống kiểm sốt quản lý chi phí SXKD Cơng ty cổ phần Mía Đường Lam Sơn” làm đề tài cho tiểu luận để tham luận nhằm phân tích đánh giá vai trị hệ thống kiểm sốt quản lý tổ chức nói chung kiểm sốt quản lý chi phí SXKD nói riêng hoạt động tổ chức Ngoài Phần Mở đầu Kết luận, tiểu luận chia thành phần: Phần I- Những vấn đề lý luận kiểm sốt quản lý chi phí SXKD Phần II- Thực trạng kiểm sốt quản lý chi phí SXKD cơng ty Cổ phần Mía đường Lam Sơn, Thanh Hóa Phần III- Một vài ý kiến nhận xét hệ thống kiểm sốt quản lý chi phí SXKD cơng ty Cổ phần Mía đường Lam Sơn, Thanh Hóa PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SỐT QUẢN LÝ CHI PHÍ SXKD 1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát quản lý 1.1.1 Khái niệm nội dung kiểm sốt quản lý Có nhiều khái niệm khác đưa khái niệm kiểm sốt Tổng kết chung từ khái niệm hiểu chung kiểm sốt q trình đo lường, đánh giá tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch tổ chức thực cách có hiệu Một cách chung có khái niệm quản lý, tác động có tổ chức chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Từ khái niệm kiểm sốt quản lý, hiểu kiểm soát quản lý trình chủ thể kiểm sốt (là nhà quản lý) tác động lên thành viên đơn vị hay tổ chức để thực kế hoạch, mục tiêu tổ chức Như vậy, hệ thống kiểm soát quản lý hệ thống thu thập sử dụng thông tin thu thập để đánh giá hoạt động nguồn lực khác tổ chức nguồn nhân lực, nguồn tài lực toàn tổ chức nhằm xem xét chiến lược tổ chức Hệ thống kiểm soát quản lý cách thức thu thập sử dụng thông tin để hỗ trợ phối hợp định lập kế hoạch kiểm soát tổ chức để hướng dẫn hành vi nhà quản lý nhân viên tổ chức Có thể thấy rằng, kiểm sốt quản lý liên quan đến nhiều môn khoa học khác thuộc lĩnh vực quản trị doanh nghiệp kinh tế học quản lý, kế toán quản trị… Nội dung chủ yếu kiểm soát quản lý lập kế hoạch hoạt động mà tổ chức cần thực sở kết hợp hoạt động phận khác doanh nghiệp nhằm thực hoạt động theo kế hoạch đề Trong q trình đó, kiểm sốt quản lý cịn hệ thống trao đổi thông tin, thông tin truyền từ nhà quản lý kết kiểm soát truyền nhà quản lý theo kênh thông tin xác lập Các nhà quản lý việc đánh giá xử lý thông tin phản hồi để lực chọn định nhằm tác động lên khách thể kiểm soát nhằm thay đổi hành vi khách thể kiểm soát, điều chỉnh đối tượng kiểm soát nhằm đạt mục tiêu đơn vị 1.1.2 Những đặc tính kiểm sốt quản lý Trong kiểm sốt quản lý khơng có lập kế hoạch mà cịn dự đốn điều kiện, kiện phát sinh tương lai để đảm bảo mục tiêu tổ chức thực Bên cạnh việc lên kế hoạch nhằm đạt mục tiêu, nhà quản lý cần phải dự kiến điều kiện xảy điều kiện định việc mục tiêu tổ chức có đạt hay khơng, điều kiện có ảnh hưởng đến q trình đạt mục tiêu tổ chức Kiểm soát quản lý thực cách hệ thống khơng mang tính máy móc Hệ thống giúp ban giám đốc thực kế hoạch doanh nghiệp, đồng thời đánh giá hoạt động doanh nghiệp, phận hay cá nhân doanh nghiệp thơng qua tiêu tài phi tài Trong tiêu tài thường sử dụng phản ánh cách nhanh chóng thuận tiện tính sinh lời hoạt động cụ thể, giúp nhà quản lý đưa định theo mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, kiểm sốt quản lý, tiêu tài chưa đủ cho việc đánh giá định mà cần phải có kết hợp với việc đánh giá tiêu phi tài chính, khơng phải vấn đề doanh nghiệp đo thước đo tiền tệ đơn dung tiêu tài khơng thể đánh giá xác đáng chất vấn đề 1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý Hệ thống kiểm soát quản lý hiệu cần thiết kế gắn với chiến lược mục tiêu đơn vị Để đảm bảo tính hiệu hệ thống này, hệ thống kiểm soát quản lý cần thiết kế phù hợp với cấu tổ chức đơn vị trách nhiệm định nhà quản lý, đồng thời hệ thống nên khích lệ nhà quản lý nhân viên Bên cạnh phải đảm bảo tính xác, cung cấp thông tin đáng tin cậy kịp thời nên tập trung vào ngoại lệ phải dễ hiểu để tránh gây sai sót Tuy nhiên, để thiết kế hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả, phải hiểu nắm nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống Thứ nhất, quy mô tổ chức nhân tố quan trọng có tác động đến hệ thống kiểm sốt quản lý Hệ thống kiểm sốt nên biến đổi theo quy mơ tổ chức Đơn vị có quy mơ nhỏ thường dựa vào cơng cụ kiểm sốt khơng thức người thực hiện, kiểm soát việc diễn thông qua giám sát trực tiếp Đơn vị có quy mơ lớn thường dựa nhiều vào kiểm sốt thức, kiểm sốt thơng tin phản hồi luân chuyển cá nhân Thứ hai, vị trí mức độ tổ chức có tác động lớn đến việc thiết kế hệ thống Cá nhân vị trí cao đơn vị, cần nhiều tập hợp tiêu chí kiểm sốt Ngược lại, công việc mức độ thấp có định nghĩa cụ thể hoạt động cho phép diễn đạt hẹp hoạt động thực tế tiêu chí đánh giá dễ đo lường Kiểm soát quản lý tiết để phản ánh mục tiêu phận tiêu chí kỹ thuật đo lường đánh giá phận khác khác Thứ ba, phân quyền tổ chức Tỏ chức có phân quyền nhiều, nhà quản lsy cần nhiều thông tin phản hồi hoạt động người định cấp Trong quản lý phân quyền nhu cầu thơng tin hoạt động cấp quản lý cần thiết, cịn quản lý tập quyền thơng tin phản hồi lại không quan trọng Thứ tư, văn hóa doanh nghiệp nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát quản lý Loại kiểm soát phạm vi kiểm soát nên quán với văn hóa doanh nghiệp Cuối cùng, tầm quan trọng hoạt động nhân tố xác định liệu hoạt động có bị kiểm sốt bị kiểm sốt Như vậy, nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu hệ thống kiểm soát quản lý Nếu kiểm soát tồn tái diễn lỗi nhỏ, hệ thống kiểm sốt khơng cần chi tiết hóa Tuy nhiên, lỗi gây tác hại đáng kể doanh nghiệp, kiểm soát phạm vi rộng có khả thực tốn 1.2 Những vấn để kiểm soát quản lý tổ chức Mục tiêu tổ chức đạt phụ thuộc vào hành động thành viên Kết thành viên tạo nên kết tồn đơn vị đơn vị cần có cách thức kiểm soát phát huy tác dụng từ hành động thành viên Như vậy, nhiệm vụ kiểm sốt quản lý tổ chức phải thống mục tiêu doanh nghiệp với mục tiêu thành viên doanh nghiệp nhằm kết nối mục tiêu doanh nghiệp với mục tiêu thành viên, xác định cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm SXKD Mục tiêu doanh nghiệp đích mà doanh nghiệp cần đạt tới Doanh nghiệp có nhiều mục tiêu khác nhau, tùy vào thời điểm, tùy theo mức độ thâm nhập thị trường doanh nghiệp, tùy theo điều kiện thị trường khách quan Mục tiêu thể tham vọng tạo sức ép tổ chức, đòi hỏi nhà quản lý phải cải thiện lực hoạt động Mục tiêu cần phải thỏa mãn hai đặc tính có tính thách thức tính khả thi Trong doanh nghiệp nói chung, tính sinh lời thường mục tiêu quan trọng thường mục tiêu lâu dài doanh nghiệp Mục tiêu doanh nghiệp đạt thông qua hoạt động phận cá nhân doanh nghiệp Bản thân cá nhân doanh nghiệp có mục tiêu mục tiêu thu nhập, mục tiêu kinh nghiệm cơng tác, có bổng lộc, vị trí xã hội, hài lịng, tự chủ, chi phối hay ảnh hưởng đến người khác… Cá nhân hoạt động doanh nghiệp mục tiêu cá nhân chi phối Do đó, mục tiêu cá nhân khơng tương hợp hay chí mâu thuẫn với mục tiêu doanh nghiệp mục tiêu doanh nghiệp không đạt Tuy nhiên, khó để doanh nghiệp thay đổi mục tiêu cá nhân Do đó, nhiệm vụ then chốt nhà quản lý doanh nghiệp phải tạo chế nhằm thống mục tiêu doanh nghiệp với mục tiêu đơn vị thành viên cá nhân doanh nghiệp mức cao để đạt mục tiêu chung doanh nghiệp 1.3 Nội dung kiểm sốt quản lý chi phí SXKD doanh nghiệp 1.3.1 Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí hiểu biểu tiền hao phí lao động sống lao động vật hóa phát sinh q trình hoạt động SXKD Hoặc phí tổn nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng hoạt động SXKD Nhận thức chi phí khác quan điểm, hình thức thể chi phí tất thừa nhận chất kinh tế chi phí phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động phải phát sinh gắn liền với mục đích SXKD doanh nghiệp Bản chất kinh tế giúp nhà quản trị phân biệt chi phí với chi tiêu, chi phí với vốn Vì chi phí gắn liền với hoạt động SXKD, tài trợ từ nguồn vốn kinh doanh bù đắp từ thu nhập hoạt động SXKD “Chi phí SXKD biểu tiền tồn hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng kỳ để thực trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Thực chất chi phí dịch chuyển vốn – chuyển dịch giá trị yếu tố sản xuất vào đối tượng tính giá ( sản phẩm, lao vụ, dịch vụ)” Chi phí SXKD có nhiều loại, nhiều khoản khác nội dung, tính chất, cơng dụng, vai trị, vị trí trình kinh doanh Để thuận lợi cho cơng tác quản lý hạch tốn, người ta phải phân loại chi phí SXKD theo tiêu thức khác tùy theo mục đích yêu cầu khác quản lý Về lý thuyết thực tế có nhiều cách phân loại chi phí khác nhau, phân loại chi phí theo yếu tố chi phí, phân loại chi phí theo khoản mục chi phí, phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Do việc kiểm sốt chi phí doanh nghiệp vấn đề vô quan trọng mối quan tâm doanh nghiệp 1.3.2 Sự cần thiết phải kiểm sốt chi phí Để đảm bảo khả cạnh tranh đạt mục tiêu hàng đầu mục tiêu lợi nhuận thời kỳ hội nhập tồn cầu doanh nghiệp phải tính đến việc quản lý tiết kiệm chi phí SXKD ngày hiệu Muốn quản lý tiết kiệm chi phí điều quan trọng doanh nghiệp phải kiểm sốt chi phí Kiểm sốt chi phí SXKD nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp sản xuất mía đường nói riêng Để thực mục tiêu kiểm soát chi phí SXKD nhằm tối đa hóa lợi nhuận tăng cường khả cạnh tranh doanh nghiệp thời kỳ hội nhập kinh tế có tính tồn cầu, thơng tin chi phí SXKD có vị trí đặc biệt quan trọng hữu ích cho nhà quản trị doanh nghiệp nhà đầu tư 1.3.3 Kiểm soát nội chi phí SXKD doanh nghiệp Chi phí kiểm sốt doanh nghiệp tn thủ theo bước kiểm sốt chi phí sau đây: Bước 1: Lập định mức chi phí Bước 2: Thu thập thơng tin chi phí thực tế Bước 3: Phân tích biến động giá thị trường theo định kỳ, dựa thông tin thực tế so sánh với định mức, xác định nguyên nhân biến động đến chi phí Trong SXKD, xây dựng định mức chi phí sản xuất giúp doanh nghiệp: xây dựng hệ thống dự tốn chi phí sản xuất; động viên cá nhân, phận phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất; khuyến khích việc kiểm sốt chi phí sản xuất thông qua việc đánh giá chênh lệch, kịp thời điều chỉnh sai sót khơng tốt, phát huy điều kiện thuận lợi tăng cường trách nhiệm cá nhân, phận; đơn giản hệ thống kế tốn chi phí sản xuất tạo điều kiện tăng tốc độ cung cấp thơng tin chi phí, giá thành cho định quản trị thích hợp, kịp thời hữu ích Định mức chi phí SXKD biểu tiền hao phí lao động sống lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để sản xuất đơn vị sản phẩm điều kiện hoạt động định Định mức chi phí sản xuất xây dựng từ hai yếu tố định mức lượng định mức giá Để tập hợp, phân tích cung cấp thơng tin chi phí SXKD phục vụ nhà lãnh đạo định, doanh nghiệp cần thành lập Trung tâm chi phí Trung tâm chi phí phận cấu tổ chức SXKD doanh nghiệp, nơi phát sinh chi phí, doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp có quy mơ lớn, cần phải tổ chức trung tâm chi phí để quản lý khai thác có hiệu chi phí SXKD Thơng qua trung tâm này, doanh nghiệp thiết lập việc quản lý chi phí theo lĩnh vực cụ thể từ có cách nhìn tồn diện, cụ thể chi phí theo lĩnh vực SXKD kích thích nỗ lực tiết kiệm chi phí thành viên Mỗi trung tâm chi phí phải có cán quản lý phụ trách với nhiệm vụ giữ cho chi phí khơng vượt định mức, kế hoạch, đảm bảo tính tiết kiệm hiệu hoạt động Trung tâm chi phí phải lập báo cáo chi phí báo cáo phục vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp, khơng cơng khai bên ngồi thuộc thơng tin mật doanh nghiệp Thơng tin chi phí từ trung tâm chi phí hệ thống thơng tin quan trọng hữu ích quản lý phương diện sau: xây dựng kế hoạch phân bổ nguồn lực thích hợp nhằm tác động tích cực đến việc khai thác, phát huy nguồn lực sản xuất; kiểm sốt tình hình chi phí phận để kịp thời hạn chế tổn thất, rủi ro; đánh giá thành nhà quản lý để nhận biết thành tích, kịp thời điều chỉnh sai sót yếu Đánh giá trung tâm chi phí thường hướng đến vấn đề sau: Xem xét tình hình thực dự tốn chi phí trung tâm để tìm hiểu tình hình biến động nguyên nhân trách nhiệm phận; Xem xét tình hình phát sinh chuyển đổi chi phí phát sinh trung tâm; Xem xét lợi nhuận phạm vi ảnh hưởng trung tâm chi phí đến lợi nhuận Khi xem xét chi phí cách lập nhà quản lý dễ quan tâm giảm chi phí, hạ giá thành nhiều tốt, bỏ qua quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận Nhà quản lý cần phải giải thích thay đổi chi phí mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận để có cách nhìn tồn diện chi phí tính hiệu 1.3.4 Nội dung kiểm sốt chi phí doanh nghiệp mía đường Quy trình tổng qt kiểm sốt nội chi phí SXKD doanh nghiệp mía đường gồm bước sau: Bước 1- Xây dựng tiêu kinh tế kỹ thuật sản xuất đường; TSCĐ chưa thường xuyên, liên tục nên chưa đạt mục tiêu quản lý sử dụng TSCĐ 2.2.5 Quy trình kiểm sốt chi phí tiền lương Căn vào: kế hoạch lao động, đơn giá tiền lương, bảng chấm công, khối lượng sản phẩm thực tế sản xuất tổng doanh thu kế toán lập bảng phân bổ tiền lương phải trả cho CBCNV Công ty theo đơn vị Đối với nhà máy đường tiền lương phân chia theo phận trực tiếp sản xuất phận quản lý phục vụ, việc phân bổ tiền lương vào giá thành Bộ phận Kế tốn đơn vị thực Tiền lương Xí nghiệp ngun liệu Xí nghiệp hạch tốn vào chi phí nơng vụ phân bổ vào giá thành mía ngun liệu tháng Tiền lương phận quản lý Công ty, phận phục vụ chung Phịng TCKT Cơng ty lập trình TGĐ ký trích vào chi phí nhân cơng quản lý, bán hàng phục vụ sản xuất kỳ Hàng tháng, CBCNV tạm ứng khoản tiền lương, sau kết thúc vụ tiến hành toán Thường năm hai kỳ toán lần sau kết thúc vụ ép giai đoạn thường từ tháng 11 năm đến tháng sang năm tiền lương vụ từ tháng năm đến tháng 10 sang năm Do sản xuất thời vụ nên kết thúc vụ đơn vị sản xuất bố trí đến 50% nhân lực sửa chữa kiểm tu máy móc thiết bị, số lại cho nghỉ hưởng lương chờ việc Việc toán tiền lương đến người lao động Nhà máy Đường, Xí nghiệp Nguyên liệu, đơn vị thực tổng quỹ lương Công ty giao khốn Khối văn phịng quản lý, bán hàng, phục vụ phương án Phòng Nhân giúp TGĐ xây dựng phương án trình Chủ tịch HĐQT phê duyệt Tạm ứng tiền lương toán lương CBCNV tồn Cơng ty thực thơng qua thẻ ATM vừa an toàn, tiết kiệm thời gian tránh rủi ro từ việc cấp phát tiền mặt Phòng Nhân giúp TGĐ việc kiểm sốt q trình toán tiền lương đến CBCNV đơn vị