Bài báo cáo hệ thống kiểm soát quản trị

Vai tròVai trò của việc xây dựng cơ chế kiểm soát:- Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp thời những sai lầm trước khi chúng trở nên ng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI BÁO CÁO

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN TRỊ

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Huỳnh Gia huy – 2021003319

GVHD: Đinh Văn Hiệp

Thành phố Hồ Chí Minh, 2022

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm về kiểm soát

Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn (Schoderderbek, Peter P Richard A Cosier & John C Aplin, 1988)

Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát, điều tiết tính hiệu quả các hoạt động liên quan nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức (Jones & George, 2003)

Kiểm tra – kiểm soát là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mọi bộ phận của doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pharp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành (Nguyễn Ngọc Huyền, 2018)

1.2 Vai trò và chức năng của kiểm soát

1.2.1 Vai trò

Vai trò của việc xây dựng cơ chế kiểm soát:

- Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp

thời những sai lầm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

- Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề

như: thị trường, sản phẩm, cơ sở vật chất, tài nguyên, …

- Phát hiện kịp thời những vấn đề, những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai.

- Giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

- Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.

- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến hoạt động doanh nghiệp 1.2.2 Chức năng

 Chức năng phối hợp

Phối hợp với bên trong từng bộ phận: Kiểm soát có nhiệm vụ trợ giúp phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp được xác định bởi các kế hoạch thời gian và không gian được thực hiện nhờ sự trợ giúp của kỹ thuật tính toán Trong khuôn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm soát các công cụ lập kế hoạch ngân sách và điều chỉnh giá tính toán đóng vai trò rất quan trọng Giá cả tính toán là công cụ

có ý nghĩa để định hướng tối ưu các quyết định liên quan

Phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống quản trị: Nhiệm vụ phối hợp giữa các hệ thống quản trị bộ phận với nhau nằm ở việc xác định hệ thống kế hoạch hóa (lập kế hoạch) và kiểm tra Mỗi giai

đoạn của quá trình xây dựng kế hoạch phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra Kế hoạch hóa và kiểm tra phải mang tính dài hạn và có tính thích ứng với sự thay đổi của môi trường: kiểm tra các giá trị

“phải đạt” trong kế hoạch bằng cách so sánh phân tích sai lệch giữa kế hoạch và thực tế, từ đó đưa ranguyên nhân, giải pháp khắc phục, và dự báo sự thay đổi của môi trường Có nghĩa là, kiểm soát liên quan tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, và trở thành cơ sở kiểm soát cho toàn bộ doanh nghiệp

 Chức năng hỗ trợ

Trợ giúp việc ra quyết định: Để hỗ trợ các quyết định quản trị về thực chất phải phân biệt hai nhiệm vụ cụ thể: xây dựng các mô hình ra quyết định thích hợp và cung cấp các thông tin cần thiết phù hợp với mô hình đó Các bộ phận kiểm soát phải thống nhất các tính toán kết quả ngắn hạn ở phương diện kế hoạch với tác tính toán kết quả tiềm năng tầm chiến lược Chẳng hạn tính toán chi phí kinh doanh kế hoạch cần phải gắn chặt với các tính toán đầu tư, qua đó chẳng hạn chi phí kinh doanh ngắn hạn phải trên cơ sở các tính toán đầu tư dài hạn Sự thống nhất của các tính toán kế hoạch khác nhau được hiện thực hóa bởi sự phát triển của công nghệ tin học

Cung cấp thông tin: Nhiệm vụ cung cấp thông tin nhằm phối hợp và trợ giúp quyết định đòi hỏi kiểm soát phải tạo ra, đưa vào thực hiện và tiếp tục phát triển một hệ thống thông tin phù hợp Dựa vào hệ thống thông tin này, kiểm soát chuẩn bị cho bộ máy quản trị các thông tin quản trị quan trọng, đúng mục đích, tại đúng thời điểm thích hợp Các thông tin dự báo sớm về những thay đổi có tính chiến lược về môi trường kinh doanh là vô cùng có ý nghĩa

1.3 Các nguyên tắc kiểm soát (7 nguyên tắc)

Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát:

- Được thiết kế theo kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.

- Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị.

- Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu.

- Việc kiểm soát phải trên tinh thần khách quan, minh bạch, không vụ lợi.

- HTKS phải phù hợp với văn hóa của tổ chức

- Việc kiểm soát phải tiết kiệm, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế cho tổ chức.

- Việc kiểm soát phải đưa đến thực thi bằng hành động, có báo cáo kết quả.

1.4 Phân loại kiểm soát

1.4.1 Kiểm soát theo lĩnh vực hoạt động

 Kiểm soát hoạt động kinh doanh

- Kiểm soát nguồn lực đầu vào (nguyên vật liệu)

- Kiểm soát đầu ra (sản phẩm, thị trường tiêu thụ)

- Kiểm soát phương thức kinh doanh (phương thức tiêu thụ hàng hóa, công nghệ kỹ thuật sản

xuất)

- Kiểm soát năng lực kinh doanh (năng lực cạnh tranh, nguồn nhân lực, nguồn đầu tư cho các

hoạt động)

 Kiểm soát hoạt động quản trị

- Chức năng quản trị: kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp, lãnh đạo, kiểm soát

- Nội dung quản trị: chiến lược, nhân sự, sản xuất

1.4.2 Kiểm soát theo tiến trình thời gian

Kiểm soát lường trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động thực sự diễn ra, nhằm tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

Kiểm soát thực hiện: là kiểm soát quá trình thực hiện quyết định, kiểm soát các yếu tố đang diễn

ra, so sánh nó với các tiêu chuẩn, dự tính kế hoạch hay định mức để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với mục tiêu đã xác định

Kiểm soát sau thực hiện: là kiểm soát diễn ra sau quá trình thực hiện quyết định

1.5 Khái niệm tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là những yêu cầu về quản lý hoặc các chỉ dẫn kỹ thuật được dùng làm chuẩn nhằm đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ, quá trình hay hệ thống phù hợp với mục đích của chúng

1.6 Khái niệm quy trình (lưu đồ quy trình)

Quy trình, còn được gọi là lưu đồ quy trình, là một biểu đồ đồ họa mô tả các bước, quy trình và luồng công việc trong một hoạt động hoặc quy trình nào đó Nó giúp hiểu và trình bày một cách trựcquan các công việc, luồng thông tin và quy trình trong một tổ chức hoặc hệ thống

1.7 Khái niệm phiếu kiểm tra

Phiếu kiểm tra là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng để ghi lại và đánh giá các thông tin, kết quả, hoặc quy trình kiểm tra cho một mục đích cụ thể Nó thường được sử dụng để đảm bảo sự tuân thủ quy trình, xác định sự khớp nhau với các tiêu chuẩn, hoặc ghi lại kết quả đạt được trong quá trình kiểm tra

1.8 Khái niệm Pareto

"Nguyên tắc Pareto" hoặc "quy tắc 80/20", mà theo đó, trong nhiều tình huống, 80% kết quả hoặc hiệu quả được tạo ra bởi 20% nguyên nhân hoặc yếu tố

Nguyên tắc này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý, Vilfredo Pareto, người đã phát hiện

ra quy tắc này qua nghiên cứu về phân bố tài sản và thu nhập

Theo nguyên tắc Pareto, trong một tập hợp các yếu tố hoặc nguyên nhân, một phần nhỏ nhất tạo

ra phần lớn kết quả hoặc tác động

Ví dụ, trong doanh số bán hàng, có thể chỉ có 20% khách hàng tạo ra 80% doanh thu của công

ty Trong công việc, có thể chỉ có 20% công việc quan trọng nhất tạo ra 80% giá trị hoặc kết quả của

dự án

1.9 Khái niệm sơ đồ nhân quả (xương cá)

Sơ đồ nhân quả, còn được gọi là sơ đồ xương cá (fishbone diagram) hoặc biểu đồ Ishikawa, là một công cụ phân tích và đồ họa được sử dụng để phân tích và xác định các nguyên nhân gốc của một vấn đề hoặc hiện tượng trong một quy trình, hệ thống hoặc tổ chức

Sơ đồ nhân quả lấy tên gọi từ hình dạng ngoại hình giống xương cá của nó Nó bao gồm một đường chính dọc (xương cá) đại diện cho vấn đề hoặc kết quả cần được giải quyết hoặc đạt được Các nhánh ngang nằm ngang từ xương cá và chứa các nhóm các nguyên nhân tiềm tàng

Các nguyên nhân được phân loại thành các danh mục hoặc phân đoạn cụ thể, thông thường đượcgọi là "6M":

- Đo lường (Measurement)

Sơ đồ nhân quả được sử dụng như một công cụ phân tích để tìm ra các nguyên nhân tiềm năng

và tạo ra các ý tưởng và giải pháp để giải quyết vấn đề hoặc cải thiện quy trình Nó cung cấp một cáinhìn tổng thể và hệ thống về các nguyên nhân có thể góp phần vào một vấn đề và giúp định rõ mối quan hệ giữa các nguyên nhân khác nhau

1.10 Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát

Trong hệ thống kiểm soát quản trị, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát và đảm bảo sự hiệu quả của hệ thống như:

- Mục tiêu và tiêu chuẩn: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và tiêu chuẩn đo lường để đánh giá hiệu quả

và định hướng kiểm soát

- Quy trình và quy định: Thiết lập các quy trình, quy định và hướng dẫn cụ thể để đảm bảo sự

tuân thủ và đạt được kiểm soát trong hoạt động của tổ chức

- Phân công trách nhiệm: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận để

đảm bảo rõ ràng về ai chịu trách nhiệm cho việc kiểm soát và giám sát

- Tài nguyên: Đảm bảo có đủ tài nguyên, bao gồm nhân lực, vật liệu, công cụ và kỹ thuật, để

thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách hiệu quả

- Giám sát và đánh giá: Xác định và áp dụng các phương pháp giám sát và đánh giá hiệu quả

để theo dõi hoạt động, xác định sự không phù hợp và thực hiện các biện pháp kiểm soát

- Liên tục cải tiến: Thúc đẩy văn hóa liên tục cải tiến trong tổ chức, khám phá và áp dụng các

cải tiến để nâng cao hiệu quả của quá trình kiểm soát

- Khả năng phản ứng: Xác định các cơ chế và quy trình phản ứng nhanh chóng đối với sự cố,

vi phạm hay rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kiểm soát

- Giao tiếp và thông tin: Xây dựng một hệ thống giao tiếp hiệu quả để chia sẻ thông tin liên

quan đến kiểm soát và đảm bảo sự hiểu biết và tham gia của tất cả các bên liên quan

- Năng lực và đào tạo: Đảm bảo rằng nhân viên có đủ năng lực và kiến thức cần thiết để thực

hiện kiểm soát và hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình kiểm soát

- Môi trường và văn hóa tổ chức: Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và văn hóa tổ chức

ủng hộ việc thực hiện kiểm soát và đảm bảo sự tuân thủ

Các yếu tố trên cùng đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát quản trị hiệu quả trong tổ chức

an ninh

160

CHƯƠNG 2 THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUẢN TRỊ

2.1 Chính sách của doanh nghiệp (mục tiêu chiến lược)

Coffee 3F không chỉ mang lại sự tiện ích, hiệu quả kinh tế mà còn trở thành nhà cung cấp cà phê hàng đầu Đầu tư công nghệ nghiên cứu, sản xuất để nâng cao năng suất, ổn định chất lượng Đảm bảo VSATTP, chuẩn vị, đúng gu, thơm ngon, tạo sự hứng khởi và đem đến nguồn năng lượng tích cực cho người thưởng thức Trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu được người tiêu dùng trong nước và quốc tế yêu thích và tin cậy

ST

1 Thiết lập bộ tiêu chuẩn

và thực hiện kiểm soát

các hoạt động trong DN

theo tiêu chuẩn

Chất lượng 01/2023 06/2023 Đảm bảo ổn

định chất lượng

2 Kiểm soát chất lượng

NVL đầu vào đạt tiêu

chuẩn đã thiết lập

Thu mua 07/2023 09/2023 Đảm bảo đạt

tiêu chuẩn đầu vào

3 Hoạt động sản xuất phải

được kiểm soát chặt chẽ

tuân thủ bộ tiêu chuẩn

BP sản xuất 2023 2028 Đảm bảo quy

trình sản xuất đạt tiêu chuẩn

6 Quản lí nguồn tài chính

hiệu quả, kiểm soát việc

sử dụng tài chính phù

hợp với nhu cầu DN

Tài chính 2023 2028 Tối đa hóa

các chi phí vận hành

7 Cải tiến và phát triển sản

phẩm mới R&D 2027 2028 Phát triển tối thiểu 3 sản

phẩm mới và cải thiện các dòng sp hiện có

2.2 Mục tiêu của doanh nghiệp

ầm nhìn đến năm 2028, 3F sẽ trở thành doanh nghiệp sản xuất và cung cấp cà phê hàng đầu Việt Nam với tiêu chí “Thật và Chất” Công ty chúng tôi cam kết thiết lập hệ thống kiểm soát tuân thủ bộ

Preparing Vocabulary FOR UNIT 6

Led hiển thị 100% (2)

10

tiêu chuẩn và kế hoạch kiểm soát mà doanh nghiệp đã thiết lập, đặc biệt là hoạt động sản xuất Tuân thủ pháp luật, mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều hướng tới lợi ích cộng đồng, đem lại những giá trị thiết thực góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế và xã hội.

2.2.1 Bộ tiêu chuẩn kiểm soát của doanh nghiệp

Input

Cà phê nhân Phơi khô độ ẩm 13 – 15% Màu nâu nhạt đặc trưng

Process

Phân loại

Sử dụng sàng 13, sàng 14, sàng 16, sàng 18 và dưới sàng

Xử lí

Xử lí bằng dung môi hữu cơ:

rượu etilic 20 %V, thời gian 5

Bột cà phê xay mịn, khi bóp nhẹ vào bột cafe rang xay sẽ cảm nhận được độ xốp, không

bị dính lại quá nhiềuĐóng gói Trọng lượng 0,5kg/bao và 1kg/bao

Màu sắc đồng đều, đường cắt đều đẹp, thẩm mỹ Bao bì dai đảm bảo chống ẩm, chống nước, độ chịu lực tốtBảo quản Đóng vào thùng carton với trọng lượng 20kg/thùng Bảo quản nơi khô ráo thoáng mát

Output

Cà phê rang xay

1 Hạt tốt, tính theo % khối lượng, không nhỏ hơn 92

2 Hạt lỗi, tính theo % khối lượng, không lớn hơn 5,0

3 Mảnh vỡ tính theo % khối lượng, không lớn hơn 3,0

4 Độ ẩm, tính theo % khối lượng, không lớn hơn 5,0

5 Hàm lượng tro tổng số, tính theo % khối lượng, không lớn hơn 5,0

6 Hàm lượng tạp chất, tính theo % khối lượng, không lớn hơn 0,3

- Màu sắc: Màu nâu cánh gián,hạt rang chín đều, không cháy

- Về mùi: Mùi thơm đặc trưng,không có mùi lạ

- Về vị: Mùi thơm đặc trưng

Máy sàng cà phê Màng lọc 5 lưới: sàng 13, sàng14, sàng 16, sàng 18 và dưới

sàng 13 Được chế tạo bằng inox 304Máy rang cà phê Công suất 90kg/hThời gian 20 – 25p/mẻ Máy vệ vệ sinh sạch, không tạp chấtMáy xay cà phê Năng suất đến 100kg/h Xay hạt không bị tắc nghẽn, cóthể điều chỉnh kích thước xayMáy đóng gói Năng suất: 30 – 60sp/p Đóng gói chắc chắn, đường hàn chuẩn, độ thẩm mỹ cao,

khối lượng chuẩn

2.3 Kế hoạch kiểm soát của doanh nghiệp

• Đối với input:

- Tất cả các nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ liệu trước khi nhập kho được giao từ nhà cung cấp;

- Trước khi đưa vào nhà máy sản xuất phải được kiểm tra chất lượng tuân thủ tiêu chuẩn input với tỷ lệ mẫu được lấy kiểm tra 75% nhằm cho phép nhập kho hay quyết định đưa vào sản xuất

• Đối với process:

- Tất cả các công đoạn trong quy trình sản xuất đều được kiểm tra hằng ngày với chu kỳ (tần suất) 30 phút/lần

- Khi kiểm soát các công đoạn phát hiện sự không phù hợp (No) so với tiêu chuẩn, công ty chúng tôi sẽ có hành động khắc phục, phòng ngừa

- Định kỳ hằng năm kiểm định 4 lần

- Tất cả máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất sẽ được kiểm tra hằng ngày Mỗi ngày 2 lần trước sản xuất và sau sản xuất

- Hằng năm công ty chúng tôi thực hiện 3 hành động cải tiến

• Đối với output:

- Tất cả các sản phẩm thành phẩm được sản xuất ra phải kiểm tra theo chu kì 30 phút/lần với tỷ

lệ mẫu 75%

2.4 Hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp

Công ty chúng tôi thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, tuân thủ kế hoạch kiểm soát và bộ tiêu chuẩn đã đề ra

2.5 Hoạt động cải tiến của doanh nghiệp

Là tập trung vào việc nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu chất lượng

Công ty chúng tôi thực hiện việc cải tiến theo kế hoạch đã đề ra

Khi thực hiện hoạt động cải tiến trong doanh nghiệp, công ty chúng tôi sẽ thực hiện cải tiến theo PDCA (Demin)

2.6 Hệ thống kiểm soát chi tiết của doanh nghiệp

Công ty chúng tôi thiết lập hệ thống kiểm soát, nhằm thực hiện kiểm soát các yếu tố sau:

- Kiểm soát phần cứng;

- Kiểm soát phần mềm;

- Kiểm soát con người.

2.7 Chi phí kiểm soát

2.8 Tổ chức kiểm soát

Chi phí kiểm soát

Chi phí cần thiết

Chi phí

phòng ngừa

Chi phí thẩm định đánh giá kiểm tra

Chi phí bị thất thoát

Chi phí dự trù không phug hợp gây ra

2.9 Các quy trình vận hành trong doanh nghiệp

Công ty chúng tôi thực hiện các hoạt động tuân thủ theo các thủ tục quy trình như sau:

Bước 13 Kho thành phẩm OUT01

Bước 1: Thu mua nguyên liệu

Tổ trưởng kiểm soát phòng Kế toán

Tổ trưởng kiểm soát phòng Sản xuất

Tổ trưởng kiểm soát phòng Thu muaThư ký