Hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán sài gòn thực hiện

Danh mục chữ viết tắt Ban Giám đốc Báo cáo tài Công ty Kiểm toán T vấn Tài Kế toán Sài Gòn Hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát nội Kiểm toán viên Môi trờng kiểm soát National Commission on Financial Reporting Tài sản cố định Thành phố BGĐ BCTC AFC Sài Gòn HTKSNB KSNB KTV MTKS COSO TSCĐ TP Danh mục bảng biểu Biểu số 01: Các mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng Biểu số 02: Thông tin hoạt động khách hàng B Biểu số 03: Thông tin hoạt động khách hàng A Biểu số 04: Bảng câu hỏi kiểm tra tính nhạy cảm khách hàng B Biểu số 05: Danh mục kiểm tra hoạt động kinh doanh khách hàng B Biểu số 06: Câu hỏi Ban Giám đốc Biểu số 07: Tìm hiểu hệ thống kế toán Biểu số 08: Chu trình bán hàng - thu tiền (giai đoạn đặt hàng báo giá) Biểu số 09: Chu trình bán hàng thu tiền (giai đoạn ký hợp đồng) Biểu số 10: Chu trình bán hàng thu tiền (giai đoạn giao hàng) Biểu số 11: Câu hỏi chu trình Bán hàng Thu tiền Biểu số 12: Một số tiêu Báo cáo tài Biểu số 13: Bảng câu hỏi Ban Giám đốc Biểu số 14: Bảng câu hỏi nhân viên kế toán Biểu số 15: Mô hình kiểm soát doanh số Trang 17 45 48 51 52 56 59 62 63 64 66 69 75 76 77 Danh mục sơ đồ Sơ đồ số 01: Khái quát trình tự đánh giá hệ thống kiểm soát nội khách hàng trình đánh giá rủi ro kiểm soát kiểm toán báo cáo tài Sơ đồ số 02: Mô hình tổ chức máy quản lý AFC Sài Gòn Sơ đồ số 03: Bộ máy tổ chức Khách hàng A Trang 22 38 Lời mở đầu Cùng với phát triển kinh tế đất nớc, hoạt ®éng kiĨm to¸n ViƯt Nam ®· cã nhiỊu bíc tiÕn quan trọng Ngày 30/04/2004, Thủ tớng Chính phủ đà ký Nghị định số 105/2004/NĐ - CP ban hành Quy chế kiểm toán độc lập kinh tế quốc dân Ngày 29/06/2004, Bộ Tài có Thông t số 64/2004/TT - BTC híng dÉn thùc hiƯn “Quy chÕ kiĨm toán độc lập kinh tế quốc dân Đồng thời, ngày 09/03/2004, Bộ trởng Bộ Tài đà ký Quyết định số 59/2004/QĐ - BTC ban hành Quy chế thi tuyển cấp chứng kiểm toán viên Với văn đạo này, nhiều công ty kiểm toán độc lập nớc đời Nhu cầu dịch vụ kiểm toán ngày cao, trớc hết tuân thủ pháp luật, sau lợi ích doanh nghiệp Kiểm toán cung cấp thông tin cho ngời quan tâm, kiểm toán góp phần điều tiết vĩ mô kinh tế, công cụ kiểm soát nhà nớc để kiểm soát tài quốc gia, kiểm toán cung cấp thông tin xác cho nhà đầu t để có hớng đầu t đắn Không kiểm toán hỗ trợ cho nhà quản trị việc nâng cao hiệu quả, hiệu hoạt động doanh nghiệp Xuất phát từ điều kiện Công ty Kiểm toán T vấn Tài Kế toán Sài Gòn đời sớm khẳng định đợc vị trí để trở thành đứa đầu lòng lĩnh vực kiểm toán Việt Nam Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tÕ, vµ tÝnh hiƯu lùc cđa tõng cc kiĨm toán nh để thu thập chứng kiểm toán đầy đủ có giá trị làm cho kết luận kiểm toán tính trung thực hợp lý số liệu Báo cáo tài chính, kiểm toán thờng đợc tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toán, thực kiểm toán kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, công ty kiểm toán cần phải thực đánh giá HTKSNB doanh nghiệp Thực tiễn cho thấy chất lợng kiểm toán nâng cao việc đánh giá HTKSNB đợc thực đầy đủ Trong thời gian ngắn thực tập Công ty Kiểm toán T vấn Tài Kế toán Sài Gßn cïng víi sù híng dÉn cđa GS.TS Ngun quang quynh anh chị kiểm toán viên em lựa chọn đề tài: Hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm toán báo cáo tài Công ty Kiểm toán T vấn Tài Kế toán Sài Gòn thực Chuyên đề đợc chia thành ba chơng: Chơng I: Lý luận chung đánh gi¸ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé kiĨm to¸n báo cáo tài Chơng II: Thực trạng đánh gi¸ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé kiĨm to¸n báo cáo tài Công ty Kiểm toán T vấn Tài Kế toán Sài Gòn thực Chơng III: Bài học kinh nghiệm số kiến nghị nhằm hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội Công ty Kiểm toán T vấn Tài Kế toán Sài Gòn thực Do hạn chế nhận thức phơng pháp nghiên cứu nên chuyên đề đề cập đến vấn đề nhất, không tránh khỏi thiếu sót định Em mong nhận đợc đóng góp ý kiến thầy giáo anh, chị kiểm toán viên để viết em đợc hoàn thiện Sinh viên thực Phạm thị minh hạnh Chơng I Lý luận chung đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm toán báo cáo tài chÝnh 1.1.HƯ thèng kiĨm so¸t néi bé víi kiĨm to¸n tài 1.1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội quản lý Có nhiều quan niệm khác quản lý chức năng, quy trình quản lý song quan hệ với tồn tất yếu kiểm tra, kiểm soát quản lý vấn đề quản lý đợc nhìn nhận nh sau: Quản lý trình định hớng tổ chức thực hớng đà định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Quá trình bao gồm nhiều chức chia thành nhiều pha (giai đoạn): giai đoạn định hớng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu cần đạt tới, kiểm tra lại thông tin nguồn lực mục tiêu, xây dựng chơng trình, kế hoạch Sau chơng trình, kế hoạch đà đợc kiểm tra đa định cụ thể ®Ĩ tỉ chøc thùc hiƯn ë giai ®o¹n tỉ chøc thực hiện, cần kết hợp nguồn lực theo phơng án tối u, đồng thời thờng xuyên kiểm tra diễn biến kết trình để điều hoà mối quan hệ, điều chỉnh định mức mục tiêu quan điểm tối u hoá kết hoạt động Rõ ràng, kiểm tra giai đoạn hay pha quản lý mà đợc thực tất giai đoạn trình Bởi cần quan niệm kiểm tra chức quản lý Tuy nhiên, chức đợc thể khác tuỳ thuộc vào chế kinh tế cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hoá điều kiện kinh tế xà hội khác nơi thời kỳ lịch sử cụ thể Về phân cấp quản lý, có nhiều mô hình khác song chung thờng phân thành quản lý vĩ mô quản lý vi mô Dĩ nhiên nhiều trờng hợp, hai cấp quản lý nói có cấp quản lý trung gian vừa chịu quản lý vĩ mô cấp trên, vừa thực chức quản lý đơn vị cấp dới Trong trờng hợp để đảm bảo hiệu hoạt động, tất yếu đơn vị sở tự kiểm tra hoạt động tất khâu: rà soát tiềm năng, xem xét lại dự báo, mục tiêu định hớng, đối chiếu truy tìm thông số kết hợp, soát xét lại thông tin thực để điều chỉnh kịp thời quan điểm bảo đảm hiệu nguồn lực hiệu kinh tế cuối hoạt động Công việc rà soát có tên gọi kiểm soát Một cách chung nhất, kiểm soát đợc hiểu tổng hợp phơng sách để nắm lấy điều hành đối tợng khách thể quản lý Với ý nghĩa đó, kiểm soát hiểu theo nhiều chiều: cấp kiểm soát cấp dới thông qua sách biện pháp cụ thể; đơn vị kiểm soát đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể quyền sở hữu lợi ích tơng ứng; nội đơn vị kiểm soát lẫn thông qua quy chế thủ tục quản lý Tuy nhiên, thông dụng kiểm soát nội đơn vị Trong đó, với cơng vị quản lý vĩ mô, Nhà nớc thực chức kiểm tra trực tiếp gián tiếp mức trực tiếp (thông thờng với t cách chủ sở hữu), Nhà nớc trực tiếp kiểm tra mục tiêu chơng trình kế hoạch, kiểm tra nguồn lực, kiểm tra trình kết thực mục tiêu đơn vị, kiểm tra tính trung thực thông tin tính pháp lý việc thực nghiệp vụ Với đối t ợng trên, việc kiểm tra đợc thực thờng xuyên, định kỳ đột xuất với nhiều ®èi tỵng Trong kiĨm tra trùc tiÕp, thêng cã kết luận làm rõ vụ việc đợc kiểm tra chí có định điều chỉnh, xử lý gắn với kết luận kiểm tra Công việc kiểm tra đợc gọi tra mức gián tiếp, Nhà nớc sử dụng kết kiểm tra chuyên gia tổ chức kiĨm tra ®éc lËp ®Ĩ thùc hiƯn ®iỊu tiÕt vÜ mô qua sách (đặc biệt sách thuế, bảo hiểm, công trái) tham gia đầu t hay với cơng vị khách hàng đơn vị Dĩ nhiên, lịch sử không vai trò kiểm tra Nhà nớc, chuyên gia, tổ chức kiểm toán nh Tuy nhiên, từ góc độ đơn vị sở, kiểm tra tất tổ chức, chuyên gia bên đợc gọi ngoại kiểm Về loại hình hoạt động, có nhiều loại cụ thể khác Theo mục tiêu hoạt động quy hai loại hoạt động bản: hoạt động kinh doanh hoạt động nghiệp Với hoạt động kinh doanh, lợi nhuận đợc coi mục tiêu thớc đo chất lợng hoạt động Do đó, kiểm tra cần hớng tới hiệu vốn, lao động, tài nguyên Trong hoạt động nghiệp có mục tiêu chủ yếu thực tốt nhiệm vụ cụ thể xà hội, quản lý c¬ së tiÕt kiƯm kinh phÝ cho viƯc thùc hiƯn nhiệm vụ Trong trờng hợp này, kiểm tra thờng xem xét hiệu quản lý thay cho hiệu kinh doanh Ngay thân hoạt động kinh doanh đa dạng: sản xuất công nghiệp, sản xuất nông nghiệp, xây lắp, vận tải, du lịch Những hoạt động hớng tới mục tiêu lợi nhuận song lại khác lĩnh vực tạo lợi nhuận, cấu nguồn sử dụng, quy trình tạo sản phẩm, dịch vụ từ khác cấu chi phí, thu nhập Do vậy, nội dung ph ơng pháp cụ thể kiểm tra, đặc biệt kiểm tra nghiệp vụ kinh doanh có khác biệt đáng kể Trong quan hệ sở hữu cần rõ hai hình thức sở hữu bản: sở hữu nhà nớc sở hữu t nhân Tuy nhiên, đơn vị thuộc hai hình thức thông thờng chịu điều tiết vĩ mô Nhà nớc nên cần đợc kiểm tra kết hoạt động theo chuẩn mực chung Tuy nhiên, với đơn vị thuộc sở hữu nhà nớc, Nhà nớc vừa chủ sở hữu, vừa ngời điều tiết hoạt động nên công việc kiểm tra thờng máy chuyên môn Nhà nớc tiến hành Trong đơn vị thuộc sở hữu t nhân theo quy định pháp luật cụ thể có quyền lựa chọn đơn vị (cá nhân) làm nhiệm vụ kiểm tra kết hoạt động báo cáo tài Trong quan hệ truyền thống văn hoá điều kiện kinh tế xà hội khác có ảnh hởng đến kiểm tra cần đặc biệt trọng trình độ kinh tế dân trí, trình độ quản lý, tính kỷ cơng truyền thống luật pháp Những yếu tố có ảnh hởng tới quản lý đồng thời tác động đến khác biệt cách thức tổ chức kiểm tra Trong hoạt động doanh nghiệp, phận thực chức kiểm tra, kiểm soát trình quản lý hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Trong hoạt động doanh nghiệp, chức kiểm tra kiểm soát giữ vai trò quan trọng trình quản lý đợc thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Quá trình nhận thức nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội đà dẫn đến định nghĩa khác từ giản đơn đến phức tạp Theo COSO ủy ban thuéc Héi ®ång quèc gia Hoa Kú chèng gian lËn báo cáo tài Kiểm soát nội trình ngời quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, đợc thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu dới đây: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định đợc tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu hiệu quả. Trong định nghĩa nêu trên, bốn nội dung trình, ngời, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng đợc hiểu nh sau: Kiểm soát nội trình: Kiểm soát nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện phận đơn vị đợc kết hợp với thành thể thống Quá trình kiểm soát phơng tiện giúp đơn vị đạt đợc mục tiêu Con ngời thiết kế vận hành kiĨm so¸t néi bé: KiĨm so¸t néi bé bao gåm chÝnh s¸ch, thđ tơc, biĨu mÉu… ng êi tổ chức nh Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên khác Chính ngời định mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý mục tiêu đợc thực hiện, đảm bảo tuyệt đối Bởi vận hành hệ thống kiểm soát, yếu xảy sai lầm ngời nên dẫn đến không thực đợc mục tiêu Kiểm soát nội ngăn chặnvà phát sai phạm nhng đảm bảo chúng không xảy Hơn nữa, nguyên tắc việc đa định quản lý chi phí cho trình kiểm soát vợt lợi ích mong đợi từ trình kiểm soát Do đó, ngời quản lý nhận thức đầy đủ vỊ c¸c rđi ro, nhng nÕu chi phÝ cho qu¸ trình kiểm soát cao họ không áp dơng c¸c thđ tơc kiĨm so¸t rđi ro C¸c mơc tiêu kiểm soát nội bộ: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội phải bảo đảm tính trung thực đáng tin cậy, ngời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội trớc hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định Điều xuất phát từ trách nhiệm ngời quản lý hành vi không tuân thủ đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội phải hớng thành viên đơn vị vào việc tuân thủ sách, quy định nội đơn vị, qua bảo đảm đạt đợc mục tiêu đơn vị - Đối với mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động, kiểm soát nội giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực , bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lợc kinh doanh đơn vị Nh vậy, mục tiêu hệ thống kiểm soát nội rộng, chúng bao trùm lên hoạt động có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển đơn vị Theo Chn mùc KiĨm to¸n ViƯt Nam sè 400 - Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị đợc kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị.(6,27) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu hoạt động Theo đó, kiểm soát nội chức thờng xuyên của đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị: 1/ Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vô hình Những tài sản bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị h hại không đợc bảo vệ hệ thống kiểm soát thích hợp 2/ Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin kinh tế, tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Nh thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, độ tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế, tài 3/ Bảo đảm thực chế độ pháp lý: * Hệ thống kiểm soát nội đợc thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải đợc tuân thủ mức Cụ thể hệ thống kiểm soát nội cần: * Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp; * Ngăn chặn phát kịp thời nh xử lý sai phạm hoạt động doanh nghiệp * Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, xác nh việc lập Báo cáo tài trung thực khách quan 4/ Bảo đảm hiệu hoạt động nâng cao khả quản lý: Các trình kiểm soát đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lÃng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thờng đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp đợc thực với chế giám sát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp 1.1.2 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội Để trình quản lý đạt hiệu cao, đơn vị, tổ chức cần xây dựng không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ thống kế toán), thủ tục kiểm soát kiểm toán nội