Hệ Thống Thông Tin Quản Lý.pdf

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGKHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên hướng dẫn : ThS Ngô Thùy Linh

BÀI TẬP LỚN

Hà Nội, ngày 04 tháng 05 năm 2023

BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

hoàn thành

- Giới thiệu công ty, tổ chức

- Hỗ trợ vẽ sơ đồ Bizagi và mô tả quy trìnhnghiệp vụ

- Tập hợp, chỉnh sửa và trình bày word

- Căn cứ vào các phân tích trong phần 1, đềxuất một chiến lược cạnh tranh phù hợp chocông ty, giải thích lý do chọn chiến lượccạnh tranh đó

- Sử dụng mô hình năm lực lượng của M.Porter, phân tích cấu trúc ngành kinh doanhđể làm rõ bối cảnh kinh doanh của công ty

- Sử dụng mô hình chuỗi giá trị chain), nhận diện, thiết kế và mô tả các hoạtđộng chuỗi giá trị áp dụng cho doanh nghiệpnày để phản ánh các hoạt động cần thiếtnhằm thực hiện chiến lược cạnh tranh đã lựachọn

- Sử dụng ngôn ngữ BPMN và phần mềmBizagi Modeler, thiết kế (modeling) mộtquy trình nghiệp vụ phù hợp để thực thihoạt động chính trong chuỗi giá trị đã thiếtkế

15%

4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

II - PHÂN TÍCH MÔ HÌNH 5 LỰC LƯỢNG CẠNH TRANH CỦA ATINO 6

1 Đối thủ cạnh tranh trong ngành 6

1 Các hoạt động chính (Primary Activities) 10

2 Các hoạt động hỗ trợ (Support Activities) 12

2 Một số vấn đề còn tồn tại trong quy trình cũ 18

VII – CẢI THIỆN HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA QUY TRÌNH 19

1 Thay đổi số lượng nhân viên ở mỗi nhóm làm việc 19

2 Thay đổi thời gian 20

3 Thay đổi chi phí cho mỗi tác vụ 22

VIII – VẤN ĐỀ SILO THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC 23

1 Một số thông tin chung về silo 23

2 Mô tả hiện tượng silo thông tin trong tổ chức 24

3 Biện pháp khắc phục thông tin silo 24

4 Vẽ lại quy trình sau khi giải quyết thông tin silo trong tổ chức bằng phương pháp trựcquan hóa dữ liệu (Data visualization) nhằm đáp ứng chiến lược dẫn đầu chi phí 25

IX - MÔ PHỎNG LẠI FANPAGE, TWITTER HOẶC SITE CHO CÔNG TY/ TỔ CHỨCTRÊN ĐỂ TƯƠNG TÁC VỚI KHÁCH HÀNG 28

1 Kịch bản xây dựng BOT dưới dạng hình cây 29

2 Xác định Input, Output của bài toán: 29

X - ỨNG DỤNG CRM HUBSPOT ĐỂ QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ TỆP KHÁCH HÀNG 351 Giới thiệu về Hubspot 35

2 Giới thiệu về HubSpot CRM 36

3 Điểm mạnh của HubSpot 37

4 Ứng dụng Hubspot vào việc quản lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng của Atino 38

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Hình ảnh cơ sở 375 Cầu Giấy của Atino 3

Hình 2 Nhân viên tại một chi nhánh của Atino 5

Hình 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Atino 6

Hình 4 Chuỗi Giá trị 10

Hình 5 Quy trình hiện tại 14

Hình 6 Quy trình sau khi điều chỉnh 25

Hình 7 Kịch bản xây dựng BOT dưới dạng hình cây 28

Hình 8 Kết nối HubSpot với Facebook và Messenger 38

Hình 9 Thông tin liên lạc của nhóm khách hàng 39

Hình 10 Tùy chọn cài đặt 40

Hình 11 Hoàn thành việc kết nối 41

Hình 12 Tin nhắn trên HubSpot 41

Hình 13 Thông tin liên lạc của khách hàng trên HubSpot 42

DANH MỤC BẢNGBảng 1 Bảng mô tả quy trình mua hàng 15

Bảng 2 Mô phỏng quy trình mua hàng 17

Bảng 3 Bảng phân tích quy trình hiện tại 18

Bảng 4 Bảng hiệu suất sử dụng nguồn lực của quy trình hiện tại 19

Bảng 5 Bảng chi phí quy trình hiện tại 19

Bảng 6 Bảng điều chỉnh số lượng nhân viên trong quy trình 20

Bảng 7 Bảng hiệu suất sử dụng nguồn lực sau khi điều chỉnh số lượng nhân viên 21

Bảng 8 Bảng điều chỉnh thời gian trong quy trình 22

Bảng 9 Bảng hiệu suất sử dụng nguồn lực sau khi điều chỉnh thời gian 22

Bảng 10 Bảng điều chỉnh chi phí trong quy trình 23

Bảng 11 Bảng chi phí quy trình sau khi điều chỉnh chi phí 24

Bảng 12 Bảng hiệu suất sử dụng nguồn lực sau khi điều chỉnh chi phí 24

Bảng 13 Bảng mô tả quy trình mới sau khi giải quyết thông tin silo 27

Bảng 14 Bảng xác định Input, Output của bài toán mô phỏng lại Fanpage cho Atino 30

1

LỜI MỞ ĐẦU

Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn tới ThS Ngô Thùy Linh - là giảng viên họcphần Hệ thống thông tin quản lý Các bài giảng của cô đã giúp chúng em được tiếp thunhiều kiến thức cả lý thuyết và thực tế, có thêm nhiều góc nhìn về cả kinh tế và công nghệđể có hiểu biết toàn diện hơn về Hệ thống thông tin quản lý

Chúng em xin cam đoan, đây là bài làm được cả nhóm thực hiện trong thời giantham gia học tập học phần Hệ thống thông tin quản lý, dưới sự hướng dẫn của giảng viênmôn học – ThS Ngô Thùy Linh Chúng em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu phát hiệncó sự sao chép trong bài làm của mình!

Học phần Hệ thống thông tin quản lý có phạm vi kiến thức rất rộng, bao gồm cảcác kiến thức về thương mại, chiến lược và đặc biệt là kiến thức về công nghệ Tuy nhiên,việc tiếp thu kiến thức của sinh viên luôn có những hạn chế nên bài làm của chúng em sẽkhông tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện Nhóm chúng em rất mong nhậnđược những ý kiến nhận xét của cô để bài làm được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

3

Hình 1 Hình ảnh cơ sở 375 Cầu Giấy của Atino

2 Tình hình hoạt động kinh doanh

Atino tiếp đà phát triển, hiện tại đến nay đã có 8 cửa hàng tại Hà Nội cùng hệthống online vững mạnh từ các sàn thương mại điện tử: Shopee, Lazada, Tiktok, Website.Ngoài ra Atino còn sở hữu hệ thống 2 kho bãi 3000m2 tại ngoại thành Hà Nội

4

- Website: https://Atino.vn/

- Facebook: https://www.facebook.com/Atino.vn- Hệ thống cửa hàng:

110 Phố Nhổn - HN

154 Quang Trung - Hà Đông - HN225 Bạch Mai - HN

49 Chùa Bộc - HN131 Cầu Giấy - HN

338 Nguyễn Trãi - Trung Văn - HN375 Cầu Giấy – HN

3 Niềm tin và sứ mệnh

Atino có niềm tin rằng tất cả các khoản chi đều là chi phí, chỉ có chi cho khách

hàng và nhân viên là không phí.

- Khách hàng là trung tâm, Atino luôn cải tiếng để trải nghiệm khách hàng đượcnâng cao mỗi ngày.

- Tất cả những thành viên của Atino đều đang nỗ lực hết sức và có năng lực để thựchiện mục tiêu chung.

Sứ mệnh của Atino là “ Mang sản phẩm chất lượng nhất, với dịch vụ, giá thành tốtnhất dành cho khách hàng của mình” Atino mong muốn mang đến cho toàn bộ kháchhàng trên khắp mọi miền tổ quốc Việt Nam những sản phẩm thời trang do chính tay ngườiViệt làm ra Những trải nghiệm dịch vụ mua sắm vượt ngoài mong đợi, ai cũng sẽ đượcchào đón, tôn trọng khi đến với Atino Chính vì vậy, Atino tập trung nghiên cứu chất liệusản phẩm và cho ra mắt những dòng sản phẩm tối ưu cả về giá cả và chất lượng mang đếncho khách hàng của mình.

5

Hình 2 Nhân viên tại một chi nhánh của Atino

4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Atino có các bộ phận và phòng ban khác nhau, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có hoạtđộng và trách nhiệm khác nhau, sơ đồ cơ cấu tổ chức của Atino như sau:

6

II - PHÂN TÍCH MÔ HÌNH 5 LỰC LƯỢNG CẠNH TRANH CỦA ATINO 1 Đối thủ cạnh tranh trong ngành

Thời trang đang là mặt hàng có sức tiêu thụ khá cao, khi mà nhu cầu làm đẹp củangười dùng là rất lớn, họ luôn mong muốn được làm mới bản thân và thay đổi phong cáchthời trang theo ngày Thực tế, số lượng cửa hàng thời trang nói chung và thời trang dànhcho nam nói riêng xuất hiện trên con phố Chùa Bộc ước tính hơn 50 cửa hàng Tại Hà

7

Nội, một số cái tên có thể coi là đối thủ lớn của Atino là Routine, 360 Boutique hayVietbrother Trong đó, 360 Boutique có vẻ là cái tên đang đối đầu trực tiếp với ATINO.

Trong cuộc chiến về giá, nếu như Atino đưa ra khẩu hiệu “Giá luôn luôn thấp, chấtlượng phù hợp” thì 360 Boutique lại là “Sản phẩm tốt trong tầm giá” Cả hai thườngxuyên đưa ra hàng loạt các chương trình khuyến mãi cho người tiêu dùng với các sảnphẩm được giảm giá từ 10-35% giá gốc Áo phông nam là một mặt hàng có nhu cầu lớn,phù hợp với phần lớn độ tuổi, tiện dụng trong nhiều hoàn cảnh nên chiếm tỷ lệ tương đốicao trong doanh thu của các cửa hàng thời trang nam Theo khảo sát, các sản phẩm áophông nam ở Atino có mức giá rẻ hơn 360 Boutique khoảng 10% Có lẽ cũng vì thế màmỗi khi cần mua sản phẩm số lượng lớn với giá rẻ, người ta thường nghĩ ngay tớiATINO.

Atino và 360 Boutique đều là những cái tên hoạt động lâu năm trên thị trường ViệtNam, vì vậy, cả hai đều thấu hiểu thói quen tiêu dùng của người dân Việt Nam Cả haiđều gia tỷ lệ hàng tự thiết kế, hàng tự sản xuất trong hệ thống của mình và làm việc vớinhiều nhà cùng cấp để đa dạng hóa danh mục hàng hóa của mình Khi so sánh về mẫu mãcác sản phẩm của hai hãng, các mặt hàng của 360 Boutique thường có thiết kế khá đơngiản, màu sắc trung tính, không có quá nhiều lựa chọn về mẫu mã Còn với Atino, hãngđem tới nhiều thiết kế bắt mắt, “trending” hơn, màu sắc từ đơn giản tới phức tạp, và ngườitiêu dùng có thể lựa chọn nhiều mặt hàng mà không lo về giá.

Ngoài ra, các hệ thống cửa hàng thời trang nam hiện nay đều cung cấp nhiều dịchvụ tiện ích cho khách hàng Điển hình là họ cùng đưa ra dịch vụ đặt hàng và giao hàng tậnnhà Họ có thể hợp tác với các đơn vị vận chuyển hay các sàn thương mại điện tử nhưTiktok Tất cả đều nhằm gia tăng tầm ảnh hưởng của mình với người tiêu dùng Thịtrường thời trang tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và đây là một vùng đất màu mỡmà các “ông lớn” đang tranh giành nhau từng phần.

2 Đối thủ tiềm ẩn

Dù thị trường thời trang Việt Nam đang phát triển mạnh do dân số ngày càng đôngvà nhu cầu về mặt hàng may mặc tại các thành phố lớn ngày càng cao, nhưng việc gianhập vào thị trường này không phải là điều dễ dàng.

Đầu tiên, để đầu tư cho một cửa hàng thời trang, yêu cầu đầu tiên là cần phải có địađiểm với diện tích lớn, phải có nguồn hàng dồi dào với giá tốt, có người quản lý và độingũ bán hàng, có hệ thống quản lý việc nhập hàng và bán hàng và rất nhiều yêu cầu khác.

8

So với việc đầu tư vào những ngành khác, đầu tư vào thị trường thời trang có vẻ cần sốvốn ít hơn nhưng số vốn ấy cũng không hề nhỏ.

Thứ hai, thị trường thời trang là sự thể hiện rõ nhất của thị trường cạnh tranh hoànhảo Trên thị trường có hàng triệu người mua và cũng có rất nhiều người bán Họ mua vàbán những sản phẩm tương tự nhau Vậy nên, nếu không hài lòng với người bán này,người mua sẽ chọn người bán khác với chi phí chuyển đổi hầu như là không đáng kể, nếucó cũng chỉ là chênh lệch một tỷ lệ nhỏ về mức giá.

Thứ ba, sẽ không quá khó khăn cho những ai muốn gia nhập thị trường thời trangnếu họ có đủ nguồn lực về vốn Tuy nhiên, để tồn tại và cạnh tranh được trên thị trườngnày là điều không dễ Bằng việc đa dạng các nhà cung cấp và tận dụng được lợi thế vềkinh nghiệm hoạt động, ATINO có cung cấp ra thị trường rất nhiều mặt hàng với giá rẻhơn Điều này sẽ là rất khó khăn cho những cửa hàng mới bước chân vào ngành này khiphải đầu tư một số vốn khá lớn trong khi chưa có được mạng lưới nhà cung cấp đa dạng.Cửa hàng mới có thể thu hút khách hàng bằng các phương thức vận hành hoặc phongcách thời trang mới Nhưng việc cạnh tranh sẽ càng khó khăn khi mà số lượng các cửahàng kinh doanh thời trang đang ngày một tăng lên như hiện nay, các cửa hàng nhỏ vàmới sẽ khó trụ vững.

3 Nhà cung ứng

Hàng hóa thay thế đối với các mặt hàng tại ATINO sẽ là những mặt hàng được bánở các chợ sinh viên hay các cửa hàng bán đồ secondhand Đối với nhiều người dân, đặcbiệt là đối tượng sinh viên, việc mua hàng ở các khu chợ trên đường đi học, đi làm về haycác tiệm bán “đồ si” giá rẻ là vô cùng tiện lợi Thậm chí, việc di chuyển từ nhà đến chợhay tiệm đồ si thường tạo cảm giác thoải mái cho người mua hơn là các cửa hàng thờitrang lớn.

Tuy nhiên, các loại sản phẩm được bày bán tại các Chợ sinh viên thường là hàngđược nhập khẩu từ Trung Quốc với chất lượng không quá tốt, chỉ phù hợp cho mục đíchsử dụng trong thời gian ngắn Cùng với đó, khi lựa chọn các sản phẩm đã sử dụng ở Tiệmđồ si, đồng nghĩa với việc mình có thể sẽ phải dùng đồ lỗi mốt hoặc không còn đúngform Hơn nữa, nếu bạn lựa chọn sẽ mua các sản phẩm này tại những khu chợ đồ cũ thìđồng nghĩa với việc bạn phải dành rất nhiều thời gian để lựa chọn được những sản phẩmcòn dùng ở mức ổn, hơn nữa không phải khi nào ta cũng có thể lựa được các món mìnhđang cần tìm Bởi vậy, không phải ngẫu nhiên mà người ta vẫn lựa chọn đến các cửa hàngthời trang đã sắp xếp sẵn các mặt hàng theo từng khu, theo từng mùa sản xuất, từng kiểu

9

dáng, màu sắc, để mua cho mình và gia đình những sản phẩm phù hợp, vừa tiện lợi, vừatiết kiệm được thời gian.

4 Sản phẩm thay thế

Các nhà cung cấp luôn muốn các doanh nghiệp đối tác của mình sẽ phải mua sảnphẩm ở mức giá cao hơn để tăng doanh thu Trong thời gian gần đây, sự tăng mạnh củagiá dầu thế giới đã dẫn tới nhiều lần tăng giá của giá xăng dầu trong nước Các nhà cungcấp cũng nhanh chóng tăng mức giá hàng hóa của mình với lý do chi phí vận chuyển tăngcao và dầu mỏ cũng là một nguyên liệu để sản xuất ra các mặt hàng quần áo, phụ kiện

Tuy nhiên, nhờ những chính sách và định hướng bình ổn giá cả, các sản phẩm củaATINO vẫn được bán ở mức giá thấp với mức tăng không đáng kể, thậm chí còn cónhững mặt hàng được giảm giá liên tục Hàng hóa của ATINO đã rẻ nay còn rẻ hơn rấtnhiều do các cửa hàng thời trang nam khác phải tăng giá các mặt hàng bày bán.

5 Khách hàng

Khách hàng luôn mong muốn mua được sản phẩm với mức giá rẻ và chất lượng thìphù hợp với giá Nếu cùng một sản phẩm được bán ở nhiều nơi với nhiều mức giá khácnhau, khách hàng thường có xu hướng chọn nơi rẻ nhất để mua Ở thị trường thời trangcũng như nhiều thị trường khác, nếu có một đơn vị tăng giá sản phẩm hoặc trải nghiệmmua hàng không tốt, khách hàng sẵn sàng tìm kiếm và chuyển qua mua hàng ở nhữngshop khác mà chi phí cho việc chuyển đổi này hầu như không có.

Chính vì vậy, bên cạnh việc cung cấp hàng hóa đa dạng với mức giá luôn thấp hơnso với các đối thủ cùng ngành, ATINO cũng thường đưa ra nhiều chương trình khuyếnmãi và cũng thường hay đánh vào tâm lý khách hàng với các mức giá như 39.000 VNĐhay Sales 77% để thu hút khách hàng Với mức giá chỉ thấp hơn một chút so với khi đượclàm tròn, nếu khách hàng mua với số lượng nhiều thì có thể sẽ tiết kiệm được một khoảntiền đáng kể.

III - CHIẾN LƯỢC CẠNH TRANH CỦA ATINO

Với những phân tích trên, chiến lược cạnh tranh phù hợp nhất cho Atino là chiếnlược dẫn đầu về chi phí.

Chiến lược dẫn đầu chi phí (Cost leadership strategy) là chiến lược tập trung vào

việc mở rộng quy mô sản xuất và cung cấp các sản phẩm/dịch vụ ở mức giá thấp nhưngvẫn đảm bảo chất lượng để chiếm được nhiều thị phần tại thị trường mục tiêu Thực tế,mục đích của việc doanh nghiệp đưa ra các sản phẩm có giá thành thấp hơn các đối thủcạnh tranh của mình là để hấp dẫn khách hàng và giành khách hàng từ tay đối thủ.

10

Lí do lựa chọn chiến lược:

Doanh nghiệp có quy mô kho bãi khá lớn (2 kho 3000m ) ở ngoại thành Hà Nội.2Hoạt động quản lý hiệu quả Cơ cấu tổ chức của công ty được chia ra thành nhiềuphòng ban khác nhau, đảm nhiệm nhiệm vụ khác nhau giúp thực hiện đầy đủ chức năngcủa doanh nghiệp Trong mỗi phòng ban và giữa các phòng ban khác nhau có sự liên hệchặt chẽ từ đó làm tối ưu hóa hoạt động của từng phòng ban, tối ưu hóa hoạt động quảnlý.

Phân phối hiệu quả Với 8 cơ sở được đặt tại các khu vực trung tâm Hà Nội, ngoàira hãng cũng xúc tiến bán trên các sàn thương mại điện tử góp phần giúp sản phẩm sảnxuất được phân phối hiệu quả.

Tất cả những nguyên do trên góp phần vào việc giảm thiểu chi phí sản xuất, giảmthiểu chi phí quản lý Với những nguyên do này, chiến lược dẫn đầu chi phí là chiến lượcphù hợp nhất để công ty có thể cạnh tranh được với các đối thủ lớn mạnh.

Inbound Logistics: Được hiểu là những hoạt động hậu cần hướng vào doanhnghiệp, bao gồm các hoạt động mua hàng, hoạt động kho bãi và hoạt động quản lý tồnkho Để theo đuổi chiến lược dẫn đầu về chi phí, Atino nên xây dựng mối quan hệ đối tácchiến lược với các nhà phân phối của mình Từ đó, việc mua hàng thường xuyên với sốlượng lớn của ATINO sẽ là một lợi thế quan trọng trong việc đàm phán về giá với các nhàcung cấp nguyên vật liệu Các nhà cung cấp cũng sẽ không thể dễ dàng tăng giá sản phẩmcho một đối tác lớn của mình.

Một trong những loại chi phí có thể cắt giảm trong Inbound Logistics là chi phí tồnkho Các mức tồn kho khác nhau sẽ có những mức chi phí khác nhau Tuy nhiên, khôngthể cắt bỏ yếu tố hàng tồn kho chỉ để giảm chi phí Bởi lẽ hàng tồn kho có rất nhiều vaitrò đối với doanh nghiệp Vì vậy, ATINO phải tính toán đến lượng hàng tồn kho để vừađáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí Chẳng hạn,thông qua lượng mua có thể xác định được nhu cầu của khách hàng đối với từng mặthàng Từ đó xác định được số lượng từng mặt hàng cần dự trữ trong kho, lượng hàng cầnđặt và thời gian giữa mỗi lần đặt hàng Một số công cụ mà các của hàng của ATINO cóthể sử dụng như Mô hình điểm đặt hàng tối ưu EOQ, Mô hình Q, Mô hình P, …

Operations: Hoạt động chính của ATINO cũng giống như những cửa hàng thời

trang khác là bày bán những sản phẩm để thu lại lợi nhuận Mặc dù, ATINO là một trongnhững thương hiệu nhận được sự yêu thích của rất nhiều khách hàng, tuy nhiên hiện nay ởHà Nội có rất nhiều thương hiệu thời trang có mức nổi tiếng tương tự Vì vậy, cửa hàngnên đầu tư thêm cho dịch vụ bổ sung hay hoạt động quảng bá hình ảnh Ngoài ra, doanhnghiệp nên đầu tư những yếu tố tối thiểu cho việc vận hành như trả lương cho nhân viênbán hàng, cho đội ngũ quản lý, đầu tư cho hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, ATINO cũng nên tìm hiểu những chất liệu khác nhau để tối thiểu hóa chi phí, khi màATINO đã là một thương hiệu có tiếng tăm thì việc có thể thay thế nguyên vật liệu màvẫn đảm bảo chất lượng có thể sẽ không ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp Hoạtđộng bán hàng của ATINO sẽ không cần điều chỉnh quá nhiều để có thể tiết kiệm chi phí.Không đầu tư thêm chi phí là một trong những cách tiết kiệm chi phí để dẫn đầu.

Outbound Logistics: Là các hoạt động phân phối sản phẩm cuối cùng đến người

tiêu dùng Trên thực tế, ATINO cũng đã triển khai việc đặt hàng trên nhiều nền tảng nhưFacebook, Shopee hay ứng dụng Tik Tok, Tuy nhiên, ATINO có thể chuyển việc tựxây dựng hệ thống các chi nhánh cửa hàng sang việc hợp tác cùng một số đơn vị vậnchuyển Việc đặt hàng trên ứng dụng của một số hãng xe công nghệ kèm theo việc người

12

vận chuyển là tài xế của các hãng xe đó có thể là cơ hội để cắt giảm được khá nhiều chiphí hoạt động Ví dụ như hiện nay đã có Be, Grab hay Gojek

Marketing and Sales: Hiện nay việc buôn bán online đang rất thịnh hành, doanh

nghiệp nên tiết kiệm chi phí mặt bằng bằng cách đầu tư cho truyền thông online kết hợpvới các hệ thống bán hàng trên sàn thương mại điện tử để tăng doanh số cũng như độnhận diện ATINO có tệp khách hàng lớn, thuộc nhiều đối tượng với nhiều mức thu nhập.Tuy nhiên, dịch vụ bán hàng của ATINO được cho là kém hơn so với các đối thủ khácnhư Việt Tiến hay Owen Đây là vấn đề của cả hệ thống và ATINO nên chú ý đến vấn đềnày để từ đó có thể thay đổi thái độ của đội ngũ bán hàng, giúp khách hàng có trải nghiệmmua sắm tốt hơn Những khách hàng khó tính sẽ không dễ dàng chấp nhận một trảinghiệm mua hàng tồi tệ với những nhân viên bán hàng không niềm nở.

Services: Là các sản phẩm nâng cao trải nghiệm của người tiêu dùng Đối với một

siêu thị như ATINO thì có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ sau mua hàng nhưdịch vụ đổi trả hàng trong 7 ngày nếu còn giữ hóa đơn mua hàng Hoặc ANTINO nên đẩymạnh dịch vụ tư vấn khách hàng về size, kích cỡ cũng như cách bảo quản Việc cung cấpthêm một dịch vụ như vậy có thể khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi vừa đượcmua hàng giá rẻ và vừa được đổi trả nếu có lỗi phát sinh.

2 Các hoạt động hỗ trợ (Support Activities)

Firm Infrastructure: được hiểu là cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp Với ATINO,

cửa hàng này có rất nhiều chi nhánh tại các địa điểm được coi là mảnh đất vàng tại thủ đôHà Nội vì đây là một vùng đất sầm uất và có các con đường chạy đến các khu vực lân cậncủa Hà Nội Lợi thế này ít đối thủ nào trong ngành có thể có được.

Human Resource Management: Hoạt động quản lý nguồn nhân lực được hiểu

việc thuê và giữ chân những nhân viên sẽ hoàn thành chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp Có thể hiểu, đây là những nhân viên cơ hữu, có trình độ và có nhiều đóng góp chodoanh nghiệp Với ATINO, đây có thể là những nhân viên quản lý việc bán hàng và nằmtrong bộ máy điều hành của hệ thống Việc giữ chân những nhân viên như thế này sẽ giúpcho doanh nghiệp không mất nhiều thời gian và đặc biệt là chi phí để tìm và đào tạonhững người mới cho những vị trí đang được làm tốt tại đây.

Technology Development: Sự tiến bộ về công nghệ có thể tạo ra lợi thế cạnh

tranh cho doanh nghiệp Trong ngành bán lẻ hiện nay, việc đầu tư cho các phần mềmquản lý bán hàng đang dần trở nên phổ biến hơn Tuy nhiên, với ATINO thì bên cạnh việcquản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể tận dụng được dữ liệu bán hàng thu thập được để

13

phân tích về nhu cầu của khách hàng và đưa ra những dự báo trong tương lai Việc đầu tưthêm vào công nghệ đôi khi sẽ giúp cho doanh nghiệp này không phải thuê thêm ngườilàm những công việc mà hệ thống máy tính có thể đảm nhận được Từ đó sẽ cắt giảmđược một lượng chi phí nhất định.

Procurement: Liên quan đến các hoạt động mua hàng tại các cửa hàng Việc mua

hàng của ATINO là mua nguyên liệu thô để sản xuất ra thành phẩm Để cắt giảm được chiphí thì doanh nghiệp này phải giữ mối quan hệ và có sự thỏa thuận về giá đối với các nhàcung cấp nguyên vật liệu Một thương hiệu như ATINO sẽ có một lượng lớn khách hàngtiếp cận và đây là lợi thế của doanh nghiệp trong việc đàm phán về giá với các nhà cungcấp.

V - QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

Để thực hiện được chiến lược dẫn đầu chi phí, bên cạnh việc tìm và mua đượcnguồn hàng có giá cả phải chăng, ATINO cũng cần phải có giải pháp để cắt giảm đượcchi phí cho hoạt động của mình Giá nhập hàng hoá thấp cộng với chi phí hoạt động thấphơn so với các đối thủ cùng ngành sẽ là lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp này so vớinhững Doanh nghiệp khác.

Hoạt động nhập hàng hoá nằm trong hoạt động Inbound Logistics (Logistics đầuvào) trong chuỗi giá trị Quy trình nhập hàng hóa đóng một vai trò quan trọng để thực thihoạt động chính trong chuỗi giá trị mà nhóm đã thiết kế của ATINO Quy trình nhập hànghoá hiện tại được thể hiện dưới đây:

1 Quy trình hiện tại Mô tả chi tiết quy trình

Bước 1: Bộ phận quản lý kho kiểm đếm và báo cáo số lượng hàng hóa còn lại

Bước 2: Bộ phận mua hàng căn cứ vào số liệu hàng cần mua để hỏi giá các nhà

cung cấp thông qua việc gửi mail.

Bước 3: Bộ phận mua bán lập danh sách các nhà cung cấp kèm theo các mức giá

mà nhà cung cấp đưa ra Trưởng bộ phận mua bán sẽ căn cứ vào mức giá của cá nhà

14

cung cấp kèm theo một vài yếu tố khác (ví dụ như thời gian vận chuyển, uy tín của nhàcung cấp, …) để chọn ra một nhà cung cấp cho lần đặt hàng đó.

Bước 4: Bộ phận mua bán tiến hành đặt hàng

Bước 5: Nhà cung cấp giao hàng cho ATINO và bộ phận quản lý kho sẽ nhập hàng

Kiểm kêlượng hàngtồn kho

Bộ phận quản lý kho kiểm đếm vàbáo cáo số lượng hàng hóa tồn kho- Nếu số lượng hàng còn lại lớnhơn lượng dự trữ cần thiết thìkhông cần mua thêm hàng.- Nếu số lượng hàng còn lại thấphơn lượng dự trữ cần thiết thì sẽtính toán số lượng hàng cần mua.

Bộ phậnkho hàng

Thời điểm bắtđầu tác vụ: Khinhận được hàng hóaThời điểm kếtthúc: kiểm kê xongvà có số lượng hàngtồn kho

lượng hàngcần mua

Bộ phận Kho hàng lập báo cáo sốlượng hàng cần mua và gửi dữ liệucho bộ phận mua hàng

Bộ phậnkho hàng

Thời điểm bắtđầu tác vụ: Có sốlượng hàng tồn kho

Thời điểm kếtthúc: bộ phận muahàng nhận được báocáo

Bộ phận mua hàng căn cứ vào sốliệu hàng cần mua để hỏi giá cácnhà cung cấp thông qua việc gửimail.

Bộ phậnmua bán

Thời điểm bắtđầu tác vụ: bộ phậnmua hàng nhậnđược báo cáo hàngcần mua

Thời điểm kếtthúc: Đã hỏi giáxong và nhận đượcphản hồi từ nhàcung cấp

cung cấp

Bộ phận mua bán lập danh sáchcác nhà cung cấp kèm theo cácmức giá mà nhà cung cấp đưa ra.Trưởng bộ phận mua bán sẽ căn cứvào mức giá của cá nhà cung cấpkèm theo một vài yếu tố khác (vídụ như thời gian vận chuyển, uy

Bộ phậnmua bán

Thời điểm bắtđầu tác vụ: nhậnđược phản hồi vềgiá từ nhà cung cấp

Thời điểm kếtthúc: Lựa chọnđược nhà cung cấp16

tín của nhà cung cấp, …) để chọnra một nhà cung cấp cho lần đặthàng đó.

cho lần đặt hàng đó

5 Đặt hàng Bộ phận mua bán tiến hành đặthàng

Bộ phậnmua bán

Thời điểm bắtđầu tác vụ: Sau khilựa chọn được nhàcung cấp

Thời điểm kếtthúc: đặt hàng thànhcông

Nhà cung cấp giao hàng choATINO và bộ phận kho hàng sẽnhập hàng vào kho.

Bộ phậnkho hàng

Thời điểm bắtđầu tác vụ: Nhàcung cấp giao hàngcho Atino

Thời điểm kếtthúc: Nhập hàngvào kho thành công

VI – MÔ PHỎNG QUY TRÌNH MUA HÀNG Ở CÔNG TY ATINO1.Mô phỏng quy trình

Để thực hiện được quy trình này, bọn em đưa ra kịch bản như sau : Bảng 2 Mô phỏng quy trình mua hàng

Đặt hàng 3 1 1.000.000

Việc chạy thử quy trình bằng phần mềm Bizagi Modeler cho ra kết quả như sau:

a Báo cáo phân tích quy trình hiện tại

Bảng 3 Bảng phân tích quy trình hiện tại

Tác vụ

Thời giantối thiểu

Thời giantối đa(phút)

Thời giantrung bình(phút)

Thời gianchờ tối

Thờigian chờ

tối đa(phút)

Thời gianchờ trungbình (phút)Quy trình đặt

Kiểm kê báocáo số lượnghàng tồn kho

Đặt hàng 3 379 148,5 0 376 145,5Nhận thư hỏi

b Báo cáo hiệu suất sử dụng nguồn lực quy trình hiện tại

Bảng 4 Bảng hiệu suất sử dụng nguồn lực của quy trình hiện tại

c Báo cáo chi phí quy trình hiện tại

Bảng 5 Bảng chi phí quy trình hiện tại

2 Một số vấn đề còn tồn tại trong quy trình cũ

Hoạt động kiểm đếm số lượng hàng tồn kho được tiến hành bởi con người Việckiểm đếm thủ công tốn nhiều thời gian và có thể mang lại số liệu không chính xác.Số lượng hàng tồn kho không chính xác có thể dẫn tới việc không chủ động đượcviệc đặt hàng hoặc đặt thừa hàng, làm phát sinh thêm chi phí lưu kho Việc phát

19

sinh thêm chi phí như vậy sẽ làm cản trở việc theo đuổi chiến lược dẫn đầu chi phícủa cửa hàng

Hoạt động nhập kho được thực hiện bởi sức người Tuy nhiên, việc kiểm đếm sốlượng hàng nhập vào kho được tiến hành thủ công cũng sẽ tạo ra hệ quả là số liệukhông chính xác

Việc nhập hàng vào kho và lấy hàng ra để bán không được quản lý bằng hệthoogns chung nên không có sự thống nhất về số liệu Từ đó gây ra việc xác địnhđược chính xác thời điểm, cần đặt hàng, phát sinh thêm chi phí cho cửa hàng

VII – CẢI THIỆN HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA QUY TRÌNH

Doanh nghiệp muốn thành công thì không thể bỏ qua yếu tố Nâng cao hiệu suấtlàm việc Việc cải thiện hiệu suất có thể được thực hiện thông qua một số cách như: Thayđổi số lượng nhân viên thực hiện ở mỗi tác vụ và nhóm làm việc, thay đổi thời gian hoànthành tác vụ hay thay đổi chi phí dùng để trả lương cho nhân viên.

Nhóm đã sử dụng phần mềm Bizagi Modeler để chạy thử quy trình và thay đổi mộtsố thông số giúp đưa ra những kết quả sau:

1 Thay đổi số lượng nhân viên ở mỗi nhóm làm việc

Nhóm thực hiện điều chỉnh số lượng nhân viên theo cả 2 chiều tăng - giảm ở cáctác vụ như sau:

Bảng 6 Bảng điều chỉnh số lượng nhân viên trong quy trình

thực hiện (trước)

Tăng số lượngnhân viên thực hiện

Giảm số lượngnhân viên thực hiệnKiểm kê báo cáo số

lượng hàng tồn kho

Gửi số lượng hàngcần mua

Đặt hàng 1 3 1

Và kết quả khi chạy thử quy trình trên Bizagi Modeler:

Bảng 7 Bảng hiệu suất sử dụng nguồn lực sau khi điều chỉnh số lượng nhân viên

Hiệu suất (GiảmSL)

Trưởng bộ phận muahàng

Khi tiến hành tăng số lượng nhân viên thực hiện thì nhóm nhận được kết quả làhiệu suất của Nhân viên kho tăng khá cao (98,8%), trong khi đó hiệu suất của Nhân viênmua hàng và Trưởng Bộ phận mua hàng (BPMH) giảm mạnh.

Giải thích kết quả: Hiệu suất nhân viên kho tăng mạnh do số lượng nhân viênthuộc bộ phận này được tăng lên khá lớn.

Khi tiến hành giảm số lượng nhân viên thực hiện thì nhóm nhận được kết quả làhiệu suất của Nhân viên kho giảm nhẹ (90,52%), hiệu suất của Nhân viên mua hàng cũnggiảm và hiệu suất của Trưởng BPMH lại tăng khoảng 3,35%

Giải thích kết quả: Hiệu suất của Nhân viên kho và Nhân viên mua hàng giảm nhẹdo sự biến động giảm về số lượng nhân viên ở 2 bộ phận này không quá lớn Vì số lượngnhân viên thực hiện của Trưởng BPMH không đổi, nên sự thay đổi hiệu suất của bộ phậnnày cũng sẽ phụ thuộc vào sự thay đổi của 2 bộ phận còn lại.

2 Thay đổi thời gian

Tương tự, nhóm cũng tiến hành điều chỉnh thời gian thực hiện tác vụ theo cả 2chiều tăng - giảm như sau:

Bảng 8 Bảng điều chỉnh thời gian trong quy trình

Tthời gian (đãgiảm)

Thời gian (đãtăng)21