Đại cương quản trị doanh nghiệp du lịch “các kỹ năng then chốt của nhà quản trị

Cấp quản trị càng cao thì khả năng quản trị sẽ càng lẫn dần khả năng chuyên môn, có nghĩa là cấp quản trị càng cao thì nhà quản trị càng phải thực hiện những công việc đặc trưng của nhà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA DU LỊCH



TIỂU LUẬN

HỌC PHẦN ĐẠI CƯƠNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP DU LỊCH

“Các kỹ năng then chốt của nhà quản trị”

Giảng viên: Ninh Thị Kim Anh Sinh viên: Lê Thị Diễm Kiều MSSV: 63130609

Lớp: 63.QTDL-2

Khánh Hòa, năm 2021

MỤC LỤC:

LỜI NÓI ĐẦU 3

1 Cơ sở lý thuyết: 4

1.1.Khái niệm quản trị: 4

1.2.Khái niệm quản trị tổ chức: 4

1.3.Tính phổ biến và tính đặc thù của quản trị: 4

1.4.Cấp bậc của nhà quản trị: 6

1.5.Các vai trò của nhà quản trị: 7

1.6.Các kỹ năng then chốt của nhà quản trị: 10

2 Liên hệ thực tế: 14

3 Bài học kinh nghiệm cho bản thân: 17

4 Tài liệu tham khảo: 18

LỜI NÓI ĐẦU

“Cứ 100 doanh nghiệp hoặc công ty trên thế giới lâm vào tình cảnh phá sản thì

có đến 85% trong số đó do chính sách quản lý của người đầu đứng đầu mà ra”_Rand, Công ty tư vấn nổi tiếng thế giới Do đó vẫn đề lãnh đạo đang trở thành yếu tố sống còn đối với mỗi doanh nghiệp tổ chức Như vậy người đứng đầu hay nói rộng ra là các nhà quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng Trong quá trình hội nhập ngày nay, nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển và năng động, đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện và thu nhập cũng tăng hơn trước Từ đó những nhu cầu của họ trong đời sống hằng ngày cũng cao hơn và

họ đòi hỏi những sản phẩm, dịch vụ chất lượng và phù hợp nhất Chính vì vậy

để sống còn thì các doanh nghiệp phải làm thế nào để thỏa mãn nhu cầu thị hiếu đều phụ thuộc vào hệ thống quản lý hay nói chính xác là dựa vào các nhà quản trị Chính vì thế việc tìm hiểu, nắm vững và vận dụng những kiến thức quản lý đối với một nhà quản trị là điều rất cần thiết Hiện nay việc đào tạo kỹ năng lãnh đạo đang trở thành một nhu cầu bức thiết hơn bao giờ hết, khi đất nước càng hội nhập sâu rộng với thế giới Trong một bộ máy vận hành của một công ty không thể thiếu một quản trị viên và càng tốt hơn nữa nếu đó là một quản trị giỏi Quản trị viên giúp sự hoạt động của công ty liền mạc và quy cũ Kỹ năng quản trị có vai trò quan trọng trong việc quyết định sự phát triển của công ty đó Hãy thử tưởng tượng, nếu nhà quản trị là một đầu bếp thì những kỹ năng chính là các nguyên liệu để chế biến một món ăn ngon Trong quản trị kinh doanh cũng vậy, nếu chúng ta không có kỹ năng có thể đó sẽ là lý do kéo thụt lùi một công ty đi xuống Nội dung hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về “Các kỹ năng then chốt của nhà quản trị” để có những hiểu biết cơ bản và vận dụng vào thực tế một các tốt nhất, rèn luyện bản thân ngay từ đầu

1 Cơ sở lý thuyết:

1.1.Khái niệm quản trị:

“Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động” (Đoàn Thị Thu Hà và cộng sự, 2002)

1.2.Khái niệm quản trị tổ chức:

“Quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động” (Đoàn Thị Thu

Hà và cộng sự, 2002)

1.3.Tính phổ biến và tính đặc thù của quản trị:

1.3.1.Tính phổ biến:

Mọi tổ chức đều bao gồm nhiều người tập hợp lại với nhau, cùng nhau làm việc

để đạt mục tiêu chung sao cho hiệu quả Do đó hoạt động quản trị là phổ biến đối với mọi tổ chức

Ta thấy tính phổ biến của quản trị thể hiện ở khác khía cạnh sau:

-Thứ nhất, khái niệm quản trị có tính phổ biến cho tất cả các loại hình tổ chức,

cho mọi lĩnh vực Trong tất cả các tổ chức và lĩnh vực đó, các nhà quản trị đều thực hiện các chức năng giống nhau như là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Trong thực tiễn, việc các nhà quản trị thường xuyên chuyển đổi giữa

khu vực quản lý Nhà nước và sản xuất kinh doanh là một minh chứng (Ví dụ một giám đốc Công ty xây dựng có thể điều chuyển làm giám đốc Sở xây dựng,

…)

Tính phổ biến này được minh họa ở hình sau

-Thứ hai, tính phổ biến của quản trị còn thể hiện ở mối quan hệ giữa khả năng

quản trị và khả năng chuyên môn Cấp quản trị càng cao thì khả năng quản trị sẽ càng lẫn dần khả năng chuyên môn, có nghĩa là cấp quản trị càng cao thì nhà quản trị càng phải thực hiện những công việc đặc trưng của nhà quản trị như lập

kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và càng ít tham gia vào những vấn đề mang tính kỹ thuật chuyên môn hằng ngày (Ví dụ một giám đốc không thể trực tiếp vào công việc kế toán như một kế toán trưởng…)

Chính do tính phổ biến này mà các nhà quản trị cấp cao dễ thuyên chuyển từ tổ chức, lĩnh vực này sang tổ chức, lĩnh vực khác do năng lực quản trị cấp cao gần giống nhau.Ngược lại, nhà quản trị cấp càng thấp thì lại rất khó chuyển đổi, vì cấp càng thấp sẽ sử dụng khả năng chuyên môn về một lĩnh vực nào đó càng nhiều nên việc chuyển đổi sang lĩnh vực khác sẽ khó bởi khả năng chuyên môn khác nhau (Ví dụ một quản đốc điều hành phân xưởng sản xuất đế trong một công ty giày khó mà chuyển sang làm trong một trưởng phòng phụ trách sản xuất kinh doanh hoặc qua một công ty trái ngành nghề khác

-Thứ ba, tính phổ biến của quản trị còn ở tỷ lệ thời gian dành cho mỗi chức năng

theo cấp bậc quản trị Cấp càng cao thì thường sử dụng chức năng lập kế hoạch nhiều hơn, có nghĩa là họ thường xuyên chú trọng vào công tác xây dựng chiến lược hành động và phát triển cho tổ chức Trong khi đó cấp càng thấp thì thường

sử dụng chức năng lãnh đạo nhiều hơn, bởi họ thường có nhiệm vụ hướng dẫn,

đôn đốc, điều khiển các thành viên dưới quyền trong các công việc thường ngày

và bản thân họ cũng làm các công việc chuyên môn cụ thể như những người cấp dưới

Tính phổ biến này được minh họa ở hình sau:

1.3.2.Tính đặc thù:

- Xét trên phương diện kinh tế - xã hội của quản trị tổ chức: Mỗi tổ chức được thành lập đều có những mục đích khác nhau Ai nắm quyền sở hữu, người đó nắm quyền lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết định những người nắm quyền điều hành tổ chức Đối tượng quản trị ở mỗi tổ chức khác nhau là khác nhau và có những đặc trưng riêng theo từng hoạt động Giá trị gia tăng tạo ra được phân khối khác nhau tùy thuộc vào mục đích của từng tổ chức Từ đó cho thấy được quản trị mang tính đặc thù

1.4.Cấp bậc của nhà quản trị:

Tùy theo tổ chức mà cấp bậc quản trị có thể phân chia theo các cách khác nhau, nhưng để thuân tiện cho việc nghiên cứu, các nhà khoa học phân chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành ba cấp quản trị

-Các nhà quản trị cấp cơ sở (first line manager): Bao gồm những nhà quản trị

ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức Nhiệm vụ của họ là thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ cũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ Các chức danh của họ thường là tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca

-Các nhà quản trị cấp trung gian (middle manager): Bao gồm những nhà quản

trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao Họ có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác Các chức danh của họ thường là trưởng phòng, trưởng ban,…

-Các nhà quản trị cấp cao (super manager): Bao gồm những nhà quản trị ở cấp

bậc tối cao trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức Công việc của họ là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện…Các chức danh của họ thường là chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng…Trong hầu hết các tổ chức, nhà quản trị cấp cao là nhóm nhỏ so với các cấp quản trị khác

1.5.Các vai trò của nhà quản trị:

Để thực hiện các nhiệm vụ của mình, trong hoạt động thực tiễn, các nhà quản

trị phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, phải ứng xử theo những các

khác nhau: với cấp trên, cấp dưới, khách hàng, nhà cung ứng, cổ đông, chính quyền và xã hội,…

Nhằm làm sáng tỏ những cách thức ứng xử khác nhau của nhà quản trị, Henry Minzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thường của các nhà quản trị và cho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và chia chúng thành 3 nhóm, trong đó có một số chồng chấn lên nhau

-Nhóm vai trò quan hệ với con người:

+Vai trò đại diện, có tính chất nghi lễ trong tổ chức Có nghĩa là bất cứ một tổ

chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đó nhằm thực hiện các giao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài Ngay cả từng bộ phận trong tổ chức cũng phải có người đứng đầu bộ phận đó để lĩnh hội các ý kiến, chính sách, kế hoạch của cấp trên Ví dụ, khi đang đứng ở cửa chào khách, người chủ doanh nghiệp đang đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp đó Via trò này cho thấy hình ảnh của tổ chức mà họ đang quản trị

+Vai trò lãnh đạo Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải chỉ đạo và điều phối

những hoạt động của những người dưới quyền, bố trí nhân sự, đôn đốc người khác làm việc, đồng thời phải kiểm tra, đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc diễn ra theo đúng dự kiến Vai trò lãnh đạo phản ảnh sự ảnh hưởng, phối hợp và kiểm tra của nhà quản trị đối với cấp dưới của mình

+Vai trò liên lạc Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với người khác cả

bên trong và bên ngoài tổ chức Vai trò này buộc nhà quản trị phải can dự vào những mối liên hệ giữa các cá nhân ở trong hay ngoài tổ chức nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao của tổ chức Vai trò liên lạc thường chiếm khá nhiều thời gian của nhà quản trị

-Nhóm vai trò thông tin:

+Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức Vai trò này đòi

hỏi nhà quản trị phải biết cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, phải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường nhằm xác định những cơ hội cũng như những mối đe dọa đối với tổ chức Vai trò này được thực hiện thông qua việc nghe báo cáo, đọc sách báo, văn bản hoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọi người

Những mối quan hệ giao tiếp chính thức và không chính thức được xây dựng trong vai trò liên lạc thường có ích cho vai trò này

+Vai trò phổ biến thông tin Sau khi quyết định một vấn đề nào đó, nhà quản trị

cần phổ biến quyết định đến các bộ phận, các thành viên có liên quan trong tổ chức, thậm chí phổ biến đến cho những người đồng cấp hay cấp trên của mình làm cho mọi người cùng được chia sẻ thông tin để góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

+Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài Nhà quản trị thay mặt cho tổ chức

của mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ một sự đồng tình, ủng hộ nào đó

-Nhóm vai trò quyết định:

+Vai trò doanh nhân (người chủ trì) Các cá nhân trong tổ chức đều có thể đề

xuất những sáng kiến để tạo ra những chuyển biến tốt trong tổ chức, nhưng do phạm vi công việc hạn chế và không đủ thông tin nên họ thường chỉ để xuất các sáng kiến liên quan đến công việc của mình Nhà quản trị có nhiều thông tin, tầm nhìn bao quát hơn nên có thể đưa ra các đề xuất quan trọng, tạo nên thay đổi lớn Chẳng hạn nhà quản trị đề xuất áp dụng phương pháp quản trị mới nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, thị phần… của tổ chức Đây là vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm mọi cách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động của tổ chức ngày càng có hiệu quả

+Vai trò giải quyết xáo trộn Nhà quản trị đưa ra các quyết định hay thi hành

biện pháp chấn chỉnh nhằm đối phó với những biến cố bất ngờ kể cả khách quan

và chủ quan ở trong hay ngoài tổ chức Bất cứ một tổ chức nào cũng có những trường hợp xung đột xảy ra trong nội bộ dẫn tới xáo trộn tổ chức như: đình công của công nhân, mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa các thành viên, bộ phận ….Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải quyết những xáo trộn đó để đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định

+Vai trò phân phối các nguồn lực Nhà quản trị phải quyết định việc phân phối

các nguồn lực cho ai, số lượng bao nhiêu, khi nào… Các nguồn lực có thể là tiền bạc, nhân lực, phương tiện làm việc Vì tổ chức thường không có đủ tài

nguyên theo mong muốn của các bộ phận, cá nhân nên nhà quản trị cần sử dụng tối ưu, phân phối hợp lý, tiết kiệm các tài nguyên ấy Việc phân bổ nguồn tài nguyên là vai trò rất quan trọng của nhà quản trị

+Vai trò thương thuyết Nhà quản trị phải thực hiện vai trò thương thuyết, đàm

phán với tư cách thay mặt cho tổ chức trong các giao dịch với các cá nhân, tổ chức bên ngoài Ví dụ đàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế… Nhà quản trị có cấp bậc càng cao, vai trò này càng quan trọng

Mintzberg cho rằng nhà quản trị có thể thực hiện cùng một lúc nhiều vai trò và

sự phối hợp cũng như tầm quan trọng của các vai trò này thay đổi tùy theo quyền hành và cấp bậc của nhà quản trị Các nhà quản trị cấp cao phải dành nhiều thời gian hơn cho vai trò thủ trưởng danh dự, đảm nhiệm chủ yếu vai trò liên lạc với bên ngoài tổ chức, theo dõi những ảnh hưởng của môi trường có thể ảnh hưởng đến tổ chức và đảm nhiệm các vai trò ra quyết định

1.6.Các kỹ năng then chốt của nhà quản trị:

Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:

-Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn): là kỹ năng vận dụng những kiến

thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thể nào

đó Nó bao hàm sự hiểu biết và sự thành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt, nhất là loại hình hoạt động có liên quan tới các phương pháp, các chu trình, các thủ tục hay các kỹ thuật Nhà quản trị có được những chuyên môn đó qua đào tạo ở các trường hay qua bồi dưỡng ở đơn vị

Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cấp quản trị viên trung gian hoặc cấp cao

Ví dụ: Như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing, kỹ năng kỹ thuật của nhân viên kế toán hay kỹ sư…

Kỹ năng kỹ thuật đòi hỏi kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích chuyên môn đó và sự thành thạo, dễ dàng trong việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật của chuyên môn ngành đặc biệt đó Kỹ năng kỹ thuật có lẽ là cái quen thuộc nhất bởi nó cụ thể nhất, số người đòi hỏi là đông nhất Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển

kỹ năng kỹ thuật chuyên môn này

-Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp): là kỹ năng cùng làm việc, động viên,

điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung Nhà quản trị phải thực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên

Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào như là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc

Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kì tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh

Kỹ năng nhân sự thể hiện qua:

-Nhận thức được những thái độ, giả thiết và niềm tin của chính mình đối với các

cá nhân khác hay đối với các nhóm: Họ có khả năng nhìn thấy được tính hữu ích

và những hạn chế của các cảm giác này, họ có khả năng hiểu được cái mà những người khác thực sự muốn nói qua những từ ngữ và hành vi của họ

-Thông qua hành vi của mình, truyền đạt cho những người khác điều mà họ muốn nói đến, trong những ngữ cảnh của những người kia một cách thành thạo.Người như vậy thường cố gắng tạo ra một bầu không khí tán thành và đảm

bảo, trong đó những người dưới quyền cảm thấy tự do trong việc biểu lộ bản

thân, không sợ bị khiển trách hoặc chế nhạo