Đề tài phân tích và Đề xuất một số giải pháp hoàn thiên quy trình quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần thế giới tin học

Công ty Cổ phần Thế giới tin học là một công ty kinh doanh về thiết bị điện tử tin học, các thiết bị công nghệ hiện nay ra đời và đổi mới một cách nhanh chóng, việc làm sao để quản lí hà

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP 1 Tên đề tài: PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIÊN QUY TRÌNH QUẢN

LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THẾ GIỚI TIN HỌC

Lớp : DH22LG01

Ngành : Logistics Và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng

Giảng Viên Hướng Dẫn : Ths Vũ Ngọc Đan Thanh

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Bảo Ngân 2254122021 Phạm Thị Ngọc Ngân 2254122022 Trương Mai Bảo Ngân 2254122023

Thành phố Hồ Chí Minh, 10 tháng 07 năm 2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI TIN HỌC

Lớp : DH22LG01

Ngành : Logistics Và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng

Giảng viên hướng dẫn : Vũ Ngọc Đan Thanh

Người hướng dẫn kiến tập : Trần Quang Khải

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Bảo Ngân 2254122021 Phạm Thị Ngọc Ngân 2254122022 Trương Mai Bảo Ngân 2254122023

Thành phố Hồ Chí Minh, 10 tháng 07 năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập 1 này, trước hết, chúng em xin bày tỏ lòng biết

ơn sâu sắc đến quý thầy cô khoa Quản trị Kinh doanh của Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt là cô Vũ Ngọc Đan Thanh - giảng viên hướng dẫn kiến tập của nhóm Nhờ những kiến thức chuyên môn sâu rộng, kinh nghiệm giảng dạy phong phú cùng sự tận tâm chỉ bảo của cô, chúng em đã có một quá trình kiến tập vô cùng bổ ích và thành công

Chúng em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ban giám hiệu Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh và quý Công Ty Cổ Phần Thế Giới Tin Học đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em được trải nghiệm môi trường làm việc thực tế Không những thế chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các quý anh chị nhân viên công

ty, đặc biệt là anh Trần Quang Khải - người hướng dẫn nhóm kiến tập, đã tiếp nhận nhiệt tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho chúng em trong suốt quá trình làm việc vàhoàn thành bài báo cáo kiến tập này Nhờ sự chỉ bảo tận tình của các anh chị, chúng em

đã học hỏi được nhiều kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm và kinh nghiệm thực tế quý báu Những kiến thức này sẽ là hành trang vững chắc giúp chúng em tự tin bước vào con đường sự nghiệp

Tuy nhiên, do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm, bài báo cáo sẽ còn nhiềuthiếu sót Chúng em rất mong nhận được những góp ý chân thành từ quý thầy cô và cácanh/chị để hoàn thiện bản thân hơn nữa trong tương lai

Nhóm chúng em kính chúc quý thầy cô có nhiều sức khỏe, vui vẻ và đạt được nhiều thành tựu cao trong công tác giảng dạy Chúc Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh sẽ luôn là nền tảng vững chắc cho nhiều thế hệ sinh viên trên bước đường học tập Cuối cùng nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn và lời chúc sức khỏe đến tập thể cácanh chị trong Công Ty Cổ Phần Thế Giới Tin Học Chúc Công Ty Cổ Phần Thế Giới Tin Học ngày càng thành công và phát triển thịnh vượng Chúng em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Thành phố Hồ Chí Minh, thứ    ngày    tháng    năm

Giảng viên hướng dẫn (Chữ ký và dấu mộc)

2 Lý do chọn đề tài:

Immanuel Kant từng nói: “ Đọc sách không bằng suy ngẫm Học trường không hơn học trường đời” Đúng vậy, chỉ bằng việc học trên sách vở thì không thể hình dung một cách chính xác công việc thực tế vận hành ra sao Chính vì vậy, quá trình kiến tập là một cơ hội để chúng em có thể học hỏi từ chính những người đã có kinh nghiệm thực tế, cũng như tự bản thân trải nghiệm, từ đó đúc kết được những kinh nghiệm và bài học đầu tiên về công việc của mình trong tương lai

Nhận thấy đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, quản lý kho luôn luôn chiếm một vị trí quan trọng Quản lý tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động ổn định và

tăng trưởng bền vững Khi thực hiện tốt việc quản lý tồn kho, doanh nghiệp sẽ thu được nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm: tối ưu hóa dòng tiền( giảm chi phí lưu kho, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn), cải thiện dịch vụ khách hàng, Tuy nhiên,không phải quá trình quản lý nào cũng diễn ra suôn sẻ mà không gặp khó khăn Hàng tồn kho thường chiếm tới 40-50% trong tổng tài sản, chính vì vậy mà việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Công ty Cổ phần Thế giới tin học là một công ty kinh doanh về thiết bị điện tử tin học, các thiết bị công nghệ hiện nay ra đời và đổi mới một cách nhanh chóng, việc làm sao để quản lí hàng tồn kho của công ty một cách hợp lí

là rất quan trọng Công ty đã có những biện pháp quản lí tồn kho hiệu quả, hợp

lí, tuy nhiên vẫn còn nhiều vấn đề trên nhiều phương diện khác nhau cần được cải thiện.Vì vậy, chúng em chọn đề tài phân tích quy trình, cách thức quản lý hàng tồn kho của công ty để học hỏi cũng như có thể đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện quy trình quản lý

3 Mục tiêu của báo cáo:

- Hiểu rõ quy trình quản lý hàng tồn kho: Nắm vững các bước, thủ tục, và công cụ được sử dụng trong việc quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp

- Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý hiện tại: Xác định những điểm mạnh, điểm yếu và hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho đang được

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng: Nghiên cứu về quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ

phần Thế Giới Tin Học

- Phạm vi:

Không gian kiến tập: Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học, số 748 Lạc Long Quân, Phường 10, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

5 Thời gian kiến tập:

Thời gian đào tạo và kiến tập: Bắt đầu từ ngày 10/7/2024 đến 25/8/2024

Thời gian làm việc: 2 ngày/tuần hoặc 4 buổi/tuần

6 Phương pháp nghiên cứu:

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu và làm bài báo cáo kiến tập, nhóm chúng

em đã sử dụng những phương pháp chủ yếu sau:

- Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công Ty Cổ Phần ThếGiới Tin Học:

 Quan sát thực tế tại công ty làm việc

 Tham gia vào quá trình làm việc, vận hành tại công ty

 Phương pháp so sánh với những kiến thức đã được cung cấp tại khóa đào tạo

 Phương pháp tổng hợp

 Tham vấn ý kiến từ giáo viên hướng dẫn tại công ty hỗ trợ kiến tập

 Kiến thức từ nhà trường: quản trị tồn kho, quản trị chuỗi cung ứng,…

- Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tác quản lý hàng tồn kho tại Công Ty

Cổ Phần Thế Giới Tin Học:

 Phương pháp nghiên cứu định tính

 Phương pháp nghiên cứu định lượng

Ngoài ra, còn sử dụng thêm những thông tin từ website của công ty để hoàn thành bài báo cáo

Nguồn thông tin:

- Nguồn tài liệu nội bộ: được tổng hợp thông qua các kết quả thu được từ số liệuthống kê của công ty

- Nguồn tài liệu bên ngoài: các thông tin trên Internet và một số đề tài liên quan được chia sẽ trên các trang web để tìm hiểu về các thông tin cần thiết cho đề tài

MÔ TẢ VỊ TRÍ KIẾN TẬP

1 Vị trí kiến tập:

- Nhân viên kho: thực hiện kiểm kê định kì để biết chính xác số lượng hàng tồn

kho, lập báo cáo

-Nhân viên kinh doanh: tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Liên hệ, giới thiệu và tư vấn về các dịch vụ cho khách hàng

2 Những thuận lợi và khó khăn khi tìm hiểu đề tài tại đơn vị thực tập:

- Thuận lợi khi tìm hiểu đề tài tại đơn vị kiến tập:

Kiến tập tại Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học là một hành trình khám phá

vô cùng thú vị Môi trường làm việc năng động, cởi mở giúp chúng em tự tin thểhiện bản thân, thỏa sức học hỏi, sáng tạo và trải nghiệm những việc mà trước đây chưa có cơ hội thử sức Chúng em được trao cơ hội thực hành những kiến thức đã học, từ đó phát hiện ra nhiều điều mới mẻ và bất ngờ

Đặc biệt, công ty còn tạo điều kiện cho chúng em được tham gia vào các công việc thực tế như tham quan kho hàng, kiểm kho, hoạt động truyền thông, tìm kiếm thông tin khách hàng và nhà cung ứng, thuyết phục và tạo lòng tin, uy tín với các đối tác cung ứng Từ đó, chúng em đã học hỏi, rèn luyện được rất nhiều về kỹ năng giao tiếp, đặt câu hỏi, tư vấn, thuyết phục khách hàng Và đây cũng là nguồn động lực lớn, giúp chúng em định hình rõ hơn con đường sự nghiệp trong tương lai

Chẳng những môi trường làm việc năng động, thoải mái mà các anh chị nhânviên ở đây cũng hết sức hòa đồng, vui vẻ, luôn cố gắng tạo một không gian thoải mái nhất để nhóm có thể học hỏi, trao đổi và rèn luyện kiến thức, kỹ năng làm việc Mọi người vô cùng nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ khi nhóm gặp khó khăn trong quá trình kiến tập Bản thân chúng em là những sinh viên còn non nớt kinh nghiệm nên sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót khi làm việc Tuy nhiên, các anh chị vẫn rất chịu khó hướng dẫn và chỉ dạy thêm cho chúng em rất

nhiều kiến thức cũng như kỹ năng mới Không chỉ vậy, người phụ trách giám sát công việc kiến tập là người có kiến thức cũng như kỹ năng chuyên môn cao Qua quá trình kiến tập tại công ty, ngoài những kiến thức chuyên môn và các kỹnăng mềm, chúng em còn học được rất nhiều điều về thái độ làm việc Các anh chị luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, làm việc hiệu quả và luôn đặt lợi íchcủa công ty lên hàng đầu Điều đó đã truyền cảm hứng cho chúng em rất nhiều.

Về cơ sở vật chất thì công ty tuy có không gian không quá rộng rãi nhưng thiết bị được trang bị tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu cho nhân viên cũng như nhóm kiến tập Trang thiết bị đầy đủ cũng góp phần hỗ trợ các nhóm sinh viên kiến tập có được tâm thế sẵn sàng để hoàn thành những nhiệm vụ được giao mỗi ngày Không gian tuy không quá rộng nhưng các vật dụng, thiết

bị được sắp xếp và bố trí gọn gàng, có tính thẩm mỹ; chính điều này cũng giúp mỗi cá nhân khi đến văn phòng có được một tâm trạng vui vẻ và làm việc một cách có hiệu suất hơn

Chúng em tin rằng những kinh nghiệm quý báu thu được trong thời gian qua

sẽ là hành trang vững chắc cho chúng em bước vào con đường sự nghiệp

- Khó khăn khi tìm hiểu đề tài tại đơn vị kiến tập:

Trong quá trình kiến tập, bên cạnh những thuận lợi đã mang lại, chúng em cũng đối mặt với không ít khó khăn Những thử thách này, dù có phần gian nan, lại chính là những bài học thực tế quý báu, giúp chúng em trưởng thành hơn từng ngày

Thứ nhất, việc ứng dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ Dù đã được trang bị những kiến thức chuyên môn nhất định, chúng em vẫngặp khó khăn trong việc đưa ra các giải pháp hiệu quả cho những tình huống phát sinh trong công việc

Thứ hai, việc cân bằng giữa học tập và làm việc là một thách thức không nhỏ Áp lực từ cả hai phía khiến chúng em đôi lúc cảm thấy quá tải, dẫn đến việc phân bổ thời gian chưa hợp lý và chất lượng công việc bị ảnh hưởng.

Cuối cùng, sự thiếu hụt về sự chủ động và tự tin cũng là một hạn chế mà chúng em cần khắc phục Môi trường làm việc đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo, điều mà chúng em vẫn đang cố gắng hoàn thiện bản thân để đáp ứng

Tuy nhiên, chúng em tin rằng, bằng sự nỗ lực không ngừng, chúng em sẽ vượt qua được những khó khăn này và trở thành những nhân viên năng động, hiệu quả trong tương lai

3 Các hoạt động đã thực hiện để nghiên cứu đề tài:

- Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài thông qua các giáo trình, bài giảng, từ các trang mạng internet,… nhằm hệ thống hoá phần cơ sở dữ liệu về công tác quản trị hàng tồn kho

- Phân tích, thống kê, so sánh dữ liệu về hàng tồn kho thông qua những tài liệuthu thập được từ việc hỏi xin quản lý của công ty

- Gửi email cho các nhà cung cấp từ đó hiểu rõ hơn nhu cầu về số lượng và các loại mặt hàng mà hiện tại công ty đang cần

- Quan sát kho chứa hàng của công ty để biết được cách bố trí và sắp xếp các loại sản phẩm

KẾT CẤU BÁO CÁO

Bài báo cáo kiến tập bao gồm có 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty Thế Giới Tin Học

Chương 2: Cách vận hành và quản lý kho của công ty hiện nay

Chương 3: Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý hiện tại

Chương 4: Một số biện pháp khắc phục

Chương 5: Kết luận

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI

TIN HỌC 1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty:

1.1.1 Thông tin chung của Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học:

Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học

Nguồn: Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học

Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thế Giới Tin Học

Tên quốc tế: INFORMATICS WORLD CORPORATION

Đại diện pháp luật: Lê Quang Khải

Youtube: Thế Giới Tin Học 272

Thời gian hoạt động: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu: Sáng từ 08:00 - 12:00, Chiều từ

1.1.3 Triết lý kinh doanh, mục tiêu và chiến lược phát triển:

1.1.3.1 Triết lý kinh doanh:

Đối với công ty, khách hàng là tài sản quý giá nhất, phục vụ khách hàng

là lý do duy nhất để công ty tồn tại và phát triển Chính sách "Khách hàng là trung tâm" là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của công ty Bên cạnh đó công

ty luôn lắng nghe, phân tích, thấu hiểu nhu cầu của từng khách hàng và áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư duy của mình để giải quyết tối ưu những nhu cầu đó, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình Mỗi khách hàng là một “viên gạch” xây dựng nên giá trị của công ty

1.1.3.2 Mục tiêu và chiến lược phát triển:

Mục tiêu phát triển

Luôn luôn đồng hành cùng khách hàng trong lĩnh vực tin học, công nghệ Mang lại cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng vượt trội theo tiêu chuẩn quốc tế.

Trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp trong lĩnh vực tin học, là lựa chọn đáng tin cậy đối với khách hàng nhờ uy tín và khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ và các giải pháp công nghệ thông tin toàn diện, phù hợp cho khách hàng

Mở rộng mạng lưới và đa dạng hoá các hoạt động kinh doanh, củng

cố bộ máy vững mạnh, năng động và chuyên nghiệp, tập trung phát triển các sản phẩm, dịch vụ trọn gói cho khách hàng về ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc và cuộc sống

Xây dựng Thế Giới Tin Học thành một tổ chức chuyên nghiệp có trách nhiệm với xã hội, một công ty lớn mạnh và phát triển bền vững, tạo dựng công ăn việc làm ổn định, môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thu nhập cao cho toàn bộ thành viên công ty

Chiến lược phát triển

Trong xu thế chuyển dịch của thế giới, công ty, tin học đóng vai trò cốt lõi của sự thay đổi, hiện diện mọi lúc mọi nơi trong cuộc sống Thế Giới Tin Học cũng không nằm ngoài dòng chảy và sự thay đổi mạnh

mẽ đó

Thế Giới Tin Học sẽ là người đi đầu trong việc cung ứng sản phẩm chất lượng nhất đến khách hàng, không chỉ cải tiến mà còn mang lại nhiều ứng dụng mới, mang lại hiệu quả kinh doanh cũng như những trải nghiệm mới cho khách hàng, bắt kịp và phát triển trong thời đại côngnghệ số

Chú trọng vào đầu tư công nghệ, sản phẩm, dịch vụ, bên cạnh đó tăng cường sự đầu tư, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, kỹ thuật, xây dựng môi trường làm việc năng động, hiệu quả Số hóa các dịch vụ, sản phẩm, giải pháp cũng là những chiến lược cốt yếu mà công ty luôn hướng tới để phù hợp với thời đại công nghệ hóa Qua đó Thế Giới Tin Học đã và đang đẩy mạnh việc đáp ứng những sản phẩm chất lượng cao, ứng dụng mới đáp ứng thời đại công nghệ phát triển để cung cấp đến khách hàng.

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học: 1.2.1 Lịch sử hình thành:

Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học được thành lập từ ngày 13 tháng 3 năm

2008 bởi những người có đam mê và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, những cá nhân có cùng chí hướng đã quyết tâm tạo nên sự khác biệt của công ty Với tầm nhìn vươn lên trở thành nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm, dịch vụ công nghệ và là người bạn đồng hành đáng tin cậy của khách hàng, từ khi thành lậpđến nay, Thế giới tin học luôn nỗ lực không ngừng để mang lại cho khách hàng những giá trị cao nhất Với đội ngũ nhân viên tâm huyết, sáng tạo và giàu kinh nghiệm, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Tin Học đã và đang tích cực đưa ra những giảipháp đột phá và ứng dụng tiên tiến, giúp khách hàng và đối tác tận dụng tối đa lợi ích từ thế giới số ngày nay

Sau hơn 16 năm kể từ ngày thành lập, công ty vẫn luôn giữ vững vị trí của mìnhtrong thời kỳ mà sản phẩm công nghệ phát triển không ngừng và các đối thủ cạnh tranh nội ngành tăng lên nhanh chóng Cốt lõi của sự thành công ấy đến từ việc Thế Giới Tin Học luôn lắng nghe, phân tích, thấu hiểu nhu cầu của từng khách hàng và áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư duy của mình để giải quyết tối ưu nhữngnhu cầu đó, xem Khách hàng là tài sản quý giá nhất của công ty, phục vụ khách hàng là lý do duy nhất để công ty tồn tại và phát triển, áp dụng chính sách "Khách hàng là trung tâm" làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp

1.2.2 Quá trình phát triển:

Và để bắt kịp xu thế 4.0 của thời đại, việc tìm hiểu, sử dụng các sản phẩm công nghệ là điều mà bất cứ tổ chức, cá nhân nào cũng cần phải có Là một thương hiệu kinh doanh các sản phẩm công nghệ, với kinh nghiệm hơn 16 năm trong ngành, Thế Giới Tin Học đã từng bước trở thành người bạn đồng hành thân thiết của người dân Việt

Năm 2013, Tập trung cho kênh bán hàng truyền thống, đầu tư 1 Showroom giới thiệu sản phẩm, bên cạnh đó nhận thầu công trình và những dự án lắp đặt camera ở thành phố và các tỉnh lân cận

Năm 2014, bắt đầu gia nhập bán hàng trên sàn thương mại điện tử, khởi đầu là LAZADA Việt Nam Tới năm 2016, công ty bắt đầu bán hàng trên SHOPEE Năm

2018, Thế Giới Tin Học gia nhập thêm 2 sàn thương mại điện tử mới là SENDO vàTIKI Cho đến năm 2022, Công ty tiếp tục xây dựng, củng cố và phát triển thêm các thương hiệu về Camera Netcam, thiết bị mạng Linksys, Camera hành trình Sjcam và pin dự phòng Eloop

Đây là những bước tiến mới trong quá trình mở rộng sản phẩm của công ty để phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng Bên cạnh đó, năm 2023 với sự phát triển cao trào của nền tảng mạng xã hội Tiktok, công ty cũng mở rộng tiếp cận một nền tảng mới và mở rộng thêm 4 gian hàng trên nền tảng Tik Tok Shop Trải qua hơn

16 năm hình thành và phát triển, Công ty Cổ Phần Thế Giới Tin Học đã có những bước phát triển không ngừng trong lĩnh vực cung ứng các sản phẩm, dịch vụ tin học do các hãng điện tử hàng đầu thế giới sản xuất Công ty hiện nay đang sở hữu gần 30 gian hàng kinh doanh online trên các nền tảng thương mại điện tử gồm 8 gian hàng trên Lazada và Sendo, 7 gian hàng Shopee, 3 gian hàng trên Tiki và 4 gian hàng trên Tiktok với các dòng sản phẩm điện tử có thương hiệu nổi tiếng như NetCAM, Linksys, Totolink, Asus, HP, Logitech,

Không ngừng đổi mới, liên tục sáng tạo và mong muốn mang lại cho khách hàng các giải pháp, dịch vụ công nghệ mới nhất, công ty đã ngày càng mở rộng thêm nhiều dòng sản phẩm đa dạng hơn, phục vụ nhiều đối tượng khách hàng hơn, bán hàng trên nhiều nền tảng thương mại điện tử hơn Mục tiêu kỳ vọng trong thời gian tới, Thế Giới Tin Học sẽ trở thành một trong số những công ty hàng đầu về cung cấp dịch vụ công nghệ tại thị trường Việt Nam.

Với tầm nhìn "Kết nối - Sáng tạo - Thịnh Vượng," Công ty cam kết đưa đến chokhách hàng và đối tác những giải pháp công nghệ hiện đại và đổi mới Công ty luôn nỗ lực không ngừng để mang lại cho khách hàng những giá trị cao nhất từ các sản phẩm, dịch vụ công nghệ tiên tiến, vì vậy đã trở thành một thương hiệu được nhiều khách hàng yêu thích và tin cậy

- Giai đoạn hình thành và phát triển ban đầu: Bắt đầu từ một cửa hàng nhỏ, Thế Giới Tin Học dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường nhờ vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình và chính sách giá cả cạnh tranh

- Mở rộng quy mô: Từ một cửa hàng nhỏ, Thế Giới Tin Học đã mở rộng mạnglưới cửa hàng trên toàn quốc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

- Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ: Bên cạnh máy tính và linh kiện, Thế Giới Tin Học còn cung cấp nhiều sản phẩm công nghệ khác như điện thoại di động, máy tính bảng, thiết bị ngoại vi, cùng với các dịch vụ sửa chữa, bảo hành

- Đầu tư vào công nghệ: Công ty không ngừng đầu tư vào công nghệ để nâng cao chất lượng dịch vụ, như hệ thống quản lý kho hàng hiện đại, website bánhàng trực tuyến tiện lợi

- Xây dựng thương hiệu: Thế Giới Tin Học đã xây dựng được một thương hiệu mạnh mẽ trong lòng người tiêu dùng Việt Nam, trở thành địa chỉ tin cậy

để mua sắm các sản phẩm công nghệ

1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học:

Đứng đầu là Ông Lê Quang Khải, Người sáng lập - Giám đốc điều hành Công ty

Cổ phần Thế giới Tin học Công ty có 2 phòng ban chính: Phòng Kinh doanh và Phòng

Kỹ thuật

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học

Nguồn: Công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học

Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban:

Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của công ty Ban

giám đốc của công ty có nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến lược, giám sát việc thựchiện các kế hoạch, quản lý tài chính, xây dựng đội ngũ nhân viên và đảm bảo công ty hoạt động kinh doanh hiệu quả và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường

Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo công ty liên quan

đến các vấn đề kinh doanh của công ty Phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm quản

lý và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận,tham gia vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh, chiến lược sản phẩm, chiến lược Marketing, quản lý mối quan hệ với khách hàng, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty được tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn đảm nhận các nhiệm vụ quản lý, tiếp nhận, kiểm tra, lưu kho, xuất kho và bảo quản hàng hóa Ngoài ra, phòng kinh doanh

còn tham gia vào các hoạt động nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, xây dựng kế hoạch marketing, tìm kiếm các đối tác cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng.

Phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công

ty Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm từ việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào, tư vấn cấu hình cho khách hàng, đến việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng, giải đáp thắc mắc, xử lý sự cố và bảo hành bảo trì thiết bị

1.4 Sản phẩm và hoạt động chính của công ty:

1.4.1 Sản phẩm của công ty:

Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Thế Giới Tin Học luôn

cố gắng đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và đa dạng hóa các sản phẩm, dịch

vụ trong lĩnh vực tin học, công nghệ Những sản phẩm, dịch vụ công ty Cổ phần Thế Giới Tin Học cung ứng bao gồm:

 Máy tính: server; máy tính để bàn; máy tính xách tay; máy tính bảng và các linh kiện, phụ kiện của nhiều hãng nổi tiếng thế giới như Apple; Acer; Asus; HP; DELL; SONY; Samsung; LG; Linksys; Kingmax…

 Điện thoại: tổng đài điện thoại; điện thoại bàn; điện thoại di động và các phụ kiện đi kèm

 Thiết bị văn phòng: máy in; máy photocopy; máy fax; máy scan; thiết bị hủy giấy; máy tính tiền; máy chấm công; máy quét mã vạch…

 Thiết bị an ninh: camera quan sát; thiết bị chống trộm; thiết bị khóa cửa

 Pin dự phòng của nhiều nhà cung cấp uy tín như: Power Bank; Romoss; PNY; Pisen; Pineng; SSK; PNY; ReMax; Yabite; Amo; Saring; FB; Xiaomi; CenDa; CoolBox; Liva

 Thiết bị số: máy ảnh, máy quay phim, Smart TV, đầu phát HD, Mp4, máy ghi âm, kim tự điển

Mp3- Phần mềm: Microsoft, diệt virus, ứng dụng…

 Giải pháp mạng cho các tổ chức, trường học, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh internet.

 Dịch vụ bảo trì sửa chữa tại chỗ cho các loại máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in, UPS (thiết bị điện), và các thiết bị ngoại vi… bảo đảm tối ưu hóa công suất các máy móc, thiết bị của khách hàng

 Dịch vụ tư vấn và thiết kế website

 Dịch vụ đăng ký tên miền và hosting

1.4.2 Hoạt động chính của công ty:

Thế giới Tin học là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty đã khẳng định được vịthế của mình trên thị trường và trở thành điểm đến tin cậy cho khách hàng khi có nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến máy tính, linh kiện và thiết bị công nghệ

Các hoạt động kinh doanh chính của Thế giới Tin học thường bao gồm:

- Mạng lưới phân phối rộng: Có thể công ty đã xây dựng được một mạng lưới phân phối và kênh bán hàng mạnh mẽ qua showroom, trang web, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử và triển lãm

- Sản phẩm đa dạng: Cung cấp một loạt các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin đáp ứng nhu cầu của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau.

1.5.2 Weaknesses (Điểm yếu):

- Cạnh tranh cao: Ngành công nghệ thông tin có sự cạnh tranh mạnh mẽ từ nhiều công ty lớn và nhỏ, có thể làm giảm lợi nhuận và thị phần của công ty

- Khả năng đổi mới: Nếu công ty không thường xuyên cập nhật công nghệ mới hoặc sản phẩm, họ có thể bị tụt lại phía sau trong ngành

- Chi phí cao: Chi phí duy trì các showroom và tổ chức triển lãm có thể cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận nếu không được quản lý tốt

1.5.3 Opportunities (Cơ hội):

- Tăng trưởng công nghệ: Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin

và nhu cầu ngày càng cao về các sản phẩm công nghệ mở ra cơ hội lớn cho công ty mở rộng thị trường

- Mở rộng thị trường: Khả năng mở rộng sang các thị trường mới hoặc quốc tế

có thể mang lại nhiều cơ hội tăng trưởng

- Ứng dụng công nghệ mới: Cơ hội tích hợp công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây vào sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường

1.5.4 Threats (Rủi ro):

- Biến động thị trường: Những thay đổi nhanh chóng trong công nghệ và nhu cầu của khách hàng có thể làm thay đổi thị trường, gây khó khăn cho việc dựđoán xu hướng

- Rủi ro bảo mật: Ngành công nghệ thông tin thường đối mặt với các mối đe dọa về bảo mật, điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty

- Sự thay đổi quy định: Những thay đổi trong quy định pháp lý liên quan đến ngành công nghệ thông tin có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ QUẢN LÝ HÀNG

TỒN KHO TRONG GIAI ĐOẠN 2022 – 2023

2.1 Tổng quan về quy trình:

Quy trình quản lý kho là một chuỗi các bước được thực hiện để điều hành và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quản lý và vận hành kho hàng của một doanh nghiệp Việc xây dựng một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả đóng một vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của kho hàng, tăng cường khả năngđáp ứng khách hàng, nâng cao hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp Việc tối ưu hóa mỗi bước trong quá trình này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ của kho hàng, đó là các bước:

- Nhập kho, lưu kho

- Xuất kho

- Kiểm kê kho theo định kỳ

- Thống kê, báo cáo

2.1.1 Quá trình nhập kho, lưu kho:

Công việc nhập hàng và quản lý lưu trữ hàng hóa trong kho là những khâu vô cùng quan trọng và đòi hỏi sự tập trung cao độ cũng như khả năng tổ chức tốt Các bước trong quy trình quản lý kho mà nhân viên phụ trách quá trình này cần thực hiện:

Bước 1: Đầu tiên, sau khi hàng hóa đến kho, việc kiểm kê là bước quan trọng

Nhân viên kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng và so sánh với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp Ngoài việc đối chiếu số lượng và thông tin sản phẩm, cần kiểm tra kỹ các thông số kỹ thuật, mã vạch, serial number để đảm bảo hàng hóa đúng chất lượng và tránh hàng giả, hàng nhái Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên hoặc toàn bộ lô hàng để phát hiện lỗi sớm và tránh gây ảnh hưởng đến các lô hàng khác Sau khi kiểm kê hoàn tất, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa

Tất cả thông tin chi tiết về hàng hóa, như nguồn gốc, ngày sản xuất, ngày nhập kho, kích thước, màu sắc, và nhiều thông tin khác, sẽ được ghi chép và lưu trữ tại phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc trong hồ sơ, file Excel.

Bước 2: Sau khi thông tin đã được ghi chép, hàng hóa cần được sắp xếp và phân

bổ vào các vị trí trong kho theo các nguyên tắc và hướng dẫn cụ thể để đảm bảo rằng hàng hóa được sắp xếp và lưu trữ đúng cách, tuân thủ nguyên tắc lưu kho của doanh nghiệp bởi vì các mặt hàng về điện tử rất nhạy cảm với nhiệt độ, độ ẩm, nên cần có kho chứa đảm bảo điều kiện môi trường ổn định

Bước 3: Cuối cùng, tiến hành in và dán tem lên thùng hoặc pallet chứa sản

phẩm Sau đó, vị trí lưu trữ của hàng hóa sẽ được ghi chép vào sơ đồ nhà kho để giúp việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa dễ dàng hơn

Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả, đảm bảo sự chuẩn xác và tối thiểu hóa thời gian

và chi phí trong quá trình quản lý kho

2.1.2 Quá trình xuất kho:

Xuất kho là quá trình quan trọng trong việc quản lý kho hàng Việc thực hiện quá trình này đòi hỏi người thực hiện cần có sự chuyên nghiệp trong thao tác, cẩn thận kỹ lưỡng, tuân thủ nguyên tắc, tránh mắc phải sai lầm sẽ gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh cũng như uy tín của doanh nghiệp

- Quá trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hoặc đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp Điều này đảm bảo rằng việc xuất kho được thực hiện theo yêu cầu cụ thể củacác bộ phận liên quan

- Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra tồn kho để xác thực đơn hàng, xác địnhxem có đủ số lượng để đáp ứng yêu cầu xuất kho hay không Việc này thường diễn ra nhanh chóng thông qua phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách lưu trữ trước đó

- Trong trường hợp không đủ tồn kho, quản lý cần phải lập kế hoạch nhập kho

để đảm bảo tiếp tục cung cấp cho nhu cầu kinh doanh Trong trường hợp kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đủ số lượng cho xuất kho, sau đó sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho Quản lý kho vận cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tụcgiấy tờ để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định

- Thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm cần thiết

- Kế toán kho cập nhật thông tin về xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc

sổ sách quản lý Tại đây, doanh nghiệp sẽ hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại

Việc thực hiện quá trình xuất kho một cách chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng

2.1.3 Quá trình kiểm kê kho theo định kỳ:

Thực hiện kiểm kê hàng tháng, quý hoặc năm để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin về hàng tồn kho trên hệ thống, từ đó ra quyết định về kinh doanh

- Đầu tiên, người quản lý cần lập kế hoạch chi tiết và phân chia công việc cho những người chịu trách nhiệm để dễ dàng thực hiện và kiểm soát quy trình Các danh mục cần được kiểm kê bao gồm khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo và ghi chú từ bộ phận kiểm đếm

- Tiếp theo, nhóm kiểm kê tiến hành đếm toàn bộ hàng hóa trong khu vực họ được giao trách nhiệm, dựa trên phân công của người quản lý So sánh lượnghàng hóa thực tế với số liệu ghi trong sổ sách và cập nhật thông tin về nhữnghàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc tồn kho lớn

- Sau khi hoàn thành việc kiểm kê, việc so sánh kết quả kiểm kê hàng hóa thực tế với số liệu trong sổ sách nếu có sự chênh lệch, người kiểm kê cần lậptức báo cáo và xác định nguyên nhân chênh lệch.

- Cuối cùng, sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, nhân viên lưu trữ thông tin kiểm kê trong phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách Điều này giúp bảo đảm tính chính xác và tính minh bạch của dữ liệu kiểm kê

Thực hiện kiếm kê hàng hóa định kỳ giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng hàng hóa, đảm bảo chất lượng hàng hóa, phòng tránh thất thoát, đánh giá được hiệu quả quản lý kho và từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt trong kinh doanh

2.1.4 Quá trình thống kê, báo cáo:

Việc thống kê và báo cáo hàng tồn kho là cơ sở cho quyết định kinh doanh của doanh nghiệp Dưới đây là một số báo cáo quan trọng trong quy trình này:

- Sổ kho: Đây là nơi lưu trữ thông tin về việc xuất, nhập và tồn kho thực tế Sổkho cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng và là nguồn thông tin quý báu để xác định sự biến động trong kho

- Báo cáo kho: Báo cáo kho theo dõi giá trị tồn kho trong kho vận và các chi nhánh phân phối (nếu có) Nó cho phép doanh nghiệp biết đối tượng tồn kho

và giá trị tài sản của họ tại mỗi vị trí

- Báo cáo vượt/ dưới định mức: Báo cáo này cho phép quản lý theo dõi liệu hàng tồn kho có vượt quá mức cho phép hay thấp hơn mức cần thiết Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch xử lý hàng hóa theo cách hiệu quả nhất

- Gợi ý nhập hàng: Dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường, báo cáo này gợi ý các mặt hàng cần được nhập hàng Điều này giúp doanh nghiệp duy trì kho hàng dự phòng, đảm bảo có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng

Việc thực hiện quy trình thống kê và báo cáo kho đúng cách giúp doanh nghiệpduy trì tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa quátrình và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác.

2.2 Thực trạng thực hiện quy trình:

2.2.1 Kho hàng:

Công ty cổ phần thế giới tin học có quy mô sản xuất kinh doanh tương đối lớn, cùng với đa dạng các loại mặt hàng công nghệ, thiết bị điện tử với những tính chất, đặcđiểm khác nhau Vì thế, công ty đã xây dựng một hệ thống nhà kho đáp ứng các tiêu chuẩn để bảo quản sản phẩm một cách hiệu quả, tối thiểu hóa chi phí và rủi ro

Không gian bên trong kho hàng được chia thành 2 khu vực như khu tiếp nhận hànghóa, khu bảo quản hàng hoá để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả Mỗi khu vực đều được trang bị hệ thống kệ chứa hàng phù hợp với từng loại sản phẩm, đảm bảo tối ưu hóa không gian và thuận tiện cho việc quản lý

- Khu tiếp nhận hàng hóa:

Đây là nơi tiếp nhận hàng hóa từ các nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh Trên thực tế, do khu vực bảo quản hàng hóa thiếu không gian dữ trữ và chứa hàng hóa, nên khu tiếp nhận hàng hóa cũng phải dành một phần không gian để chứa hànghóa Vì lẽ đó, không gian thực tế của khu tiếp nhận bị thu hẹp lại Hơn hết vào những thời điểm có quá nhiều hàng hóa, đôi khi việc bố trí và sắp xếp hàng hóa gặpphải một số khó khăn do thiếu không gian chứa Điều này có thể gây ra một số vấn

đề trong quá trình bảo quản hàng hóa, chẳng hạn như hư hỏng hàng hóa do va chạmhay bị nén, khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm dẫn đến gây nhầm lẫn trong việc kiểm kê và dự báo hàng tồn,…

- Khu bảo quản hàng hóa:

Khu bảo quản hàng hóa có cửa thông với khu tiếp nhận hàng hóa mang lại nhiềulợi ích trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho và tăng cường hiệu quả

di chuyển hàng hóa giữa các khu vực Việc có cửa thông giúp nhân viên kho tiết