Mặc dù vậy, quá trình thực hiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng vẫn còn những tồn tại, hạn chế như: công tác kiểm soát chi ngân sách Nhà nước qua Kho b
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN 4
Chi ngân sách Nhà nước
1.1.1 Khái niệm chi ngân sách Nhà nước
Chi NSNN là quá trình mà Nhà nước sử dụng nguồn lực tài chính tập trung để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội Quá trình này diễn ra trong các công việc cụ thể, với quy mô lớn và bao gồm 13 lĩnh vực chi tại các địa phương, cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập của Nhà nước.
1.1.2 Đặc điểm chi ngân sách Nhà nước
Trong mỗi quốc gia và từng giai đoạn lịch sử, chi ngân sách nhà nước (NSNN) có những nội dung và cơ cấu khác nhau Tuy nhiên, chi NSNN thường có một số đặc điểm chung quan trọng.
Chi ngân sách nhà nước (NSNN) luôn liên quan chặt chẽ đến bộ máy nhà nước Khi bộ máy nhà nước mở rộng và đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn, mức độ và phạm vi chi của NSNN cũng tăng lên, phản ánh các nhiệm vụ kinh tế, chính trị và xã hội mà nhà nước cần thực hiện trong từng giai đoạn.
Các khoản chi của ngân sách nhà nước (NSNN) cần được đánh giá hiệu quả trong bối cảnh kinh tế vĩ mô, bao gồm các yếu tố như tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm, duy trì ổn định giá cả và cân bằng cán cân thanh toán.
Vào thứ ba, các khoản chi từ ngân sách nhà nước (NSNN) không yêu cầu hoàn trả trực tiếp, thể hiện qua việc các tổ chức hoặc cá nhân nhận vốn và kinh phí từ NSNN mà không cần ghi nợ hay hoàn trả lại ngân sách.
Vào thứ tư, các khoản chi của ngân sách nhà nước (NSNN) có mối liên hệ chặt chẽ với sự biến động của các yếu tố giá trị khác như giá cả, lãi suất, tỷ giá hối đoái, tiền lương và tín dụng.
1.1.3 Phân loại chi ngân sách Nhà nước
Chi ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 5 Luật ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13 bao gồm các loại chi như: chi đầu tư phát triển, chi dự trữ quốc gia, chi thường xuyên (bao gồm chi thường xuyên và chi không thường xuyên, chi mục tiêu quốc gia), chi trả nợ lãi, chi viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật Dựa vào mục đích chi, ngân sách nhà nước được phân loại thành các nhóm chi khác nhau.
- Các khoản chi để đảm bảo cho bộ máy Nhà nước hoạt động bình thường, bao gồm:
Các khoản đầu tư cho xây dựng cơ sở vật chất bao gồm việc xây mới và sửa chữa trụ sở của các cơ quan Nhà nước, cùng với việc mua sắm trang thiết bị như điều hòa, hệ thống điện và máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động của các đơn vị này.
Các khoản chi thường xuyên bao gồm tiền lương, phụ cấp lương (như phụ cấp thêm giờ, phụ cấp độc hại, phụ cấp chức vụ và thâm niên vượt khung), tiền công, tiền khen thưởng, và các khoản phúc lợi cá nhân cũng như tập thể Ngoài ra, còn có các khoản đóng góp và chi phí cho cán bộ xã, thôn, bản đang đảm nhiệm chức vụ.
Các khoản chi thường xuyên của các cơ quan, đơn vị trong bộ máy Nhà nước bao gồm: chi phí điện, nước, vệ sinh, điện thoại, internet, sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm, chi cho tuyên truyền, công tác phí, tiếp khách và tổ chức hội nghị.
Các khoản chi thường xuyên cho nghiệp vụ chuyên môn trong các cơ quan, đơn vị thuộc từng ngành được đảm bảo từ nguồn kinh phí thường xuyên của ngân sách nhà nước Những chi phí này bao gồm chi cho vật tư hàng hóa, tài sản chuyên dùng, thanh toán nhuận bút và hợp đồng chuyên môn.
Các khoản chi thường xuyên khác bao gồm các chi phí chưa được phân loại vào ba nhóm chính, như chi cho các ngày lễ lớn, mua bảo hiểm, phí và lệ phí của các đơn vị dự toán, phí chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, chi hỗ trợ, chi tiếp khách và nhiều khoản chi khác Tất cả những khoản chi này đều được phân loại trong mục lục ngân sách.
- Chi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước, bao gồm:
+ Chi cho lĩnh vực quốc phòng, an ninh: tiền lương, tiền ăn, tiền trực, chi bồi dưỡng cho các lực lượng vũ trang
Chi cho phát triển văn hoá, giáo dục và y tế xã hội bao gồm các khoản hỗ trợ chi phí học tập, hỗ trợ ăn trưa, miễn giảm học phí, và hỗ trợ mua thẻ bảo hiểm y tế cho học sinh, sinh viên cùng các đối tượng xã hội.
Chi cho phát triển kinh tế, bao gồm đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, là rất quan trọng Điều này bao gồm chi phí cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng mới cũng như chi phí sửa chữa và duy tu các công trình như đường, trụ sở và cầu.
Chi cho nhiệm vụ đối ngoại bao gồm việc đóng góp vào các quỹ Tài chính Quốc gia, chi phí cho đoàn ra như vé máy bay, tiền phòng nghỉ và phụ cấp cho đoàn công tác nước ngoài, cũng như chi phí tiếp đón đoàn nước ngoài vào Việt Nam và tổ chức hội nghị, giao lưu quốc tế Các khoản chi này được phân chia thành hai loại: chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển, dựa trên tính chất sử dụng của chúng.
Kiểm soát chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm kiểm soát chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước
1.2.1.1 Khái niệm kiểm soát chi thường xuyên
Kiểm soát chi là quá trình giám sát và quản lý các khoản chi ngân sách Nhà nước, đảm bảo tuân thủ chế độ, định mức chi tiêu và dự toán đã được phê duyệt bởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Chi tiêu của nhà nước thường bao gồm 13 lĩnh vực chính: Chi Quốc phòng, Chi An ninh, Chi Sự nghiệp giáo dục - đào tạo và dạy nghề, Chi Sự nghiệp khoa học và công nghệ, Chi Sự nghiệp y tế, dân số và gia đình, cùng với Chi Sự nghiệp văn hóa thông tin.
Sự nghiệp phát thanh, truyền hình và thông tấn đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin và nâng cao nhận thức cộng đồng Bên cạnh đó, sự nghiệp thể dục thể thao không chỉ thúc đẩy sức khỏe mà còn gắn kết cộng đồng Việc bảo vệ môi trường là một ưu tiên hàng đầu, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững cho thế hệ tương lai Ngoài ra, các khoản chi cho quản lý nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội cần được phân bổ hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động Cuối cùng, các khoản chi đảm bảo xã hội và các chi phí khác cũng đóng góp vào sự ổn định và phát triển của xã hội.
Kiểm soát chi NSNN có 3 hình thức như sau:
+ Kiểm soát trước khi chi NSNN
+ Kiểm soát trong quá trình chi NSNN
+ Kiểm soát sau khi chi NSNN
Kiểm soát trước khi chi ngân sách nhà nước là yếu tố quan trọng nhất, giúp ngăn chặn và loại bỏ những khoản chi không đúng quy định, tiêu chuẩn và định mức Hình thức này đảm bảo sử dụng vốn hiệu quả, góp phần chống lãng phí và thất thoát tài sản của Nhà nước.
1.2.1.2 Đặc điểm của kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN:
Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước (NSNN) qua Kho bạc Nhà nước (KBNN) có những đặc điểm nổi bật Đầu tiên, việc kiểm soát này gắn liền với các khoản chi mang tính chất thường xuyên, vì vậy nó diễn ra liên tục trong suốt năm và có tính thời vụ rõ rệt.
Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước (NSNN) là một quá trình đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều lĩnh vực và nội dung khác nhau Kho bạc Nhà nước (KBNN) thực hiện kiểm soát chi theo dự toán, quy chế chi tiêu nội bộ, và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước Dựa trên các văn bản pháp luật, KBNN có quyền từ chối thanh toán nếu đơn vị sử dụng NSNN không tuân thủ đúng quy định về kiểm soát chi thường xuyên.
Kiểm soát chi thường xuyên đòi hỏi sự chú ý đặc biệt về mặt thời gian, thường chỉ từ 1 đến 2 ngày Các khoản chi này chủ yếu liên quan đến tiền lương, tiền công và các chi phí nghiệp vụ chuyên môn cần thiết cho hoạt động của bộ máy Nhà nước Do đó, việc thực hiện kiểm soát chi phải đảm bảo đúng thời hạn để thanh toán kịp thời cho các đối tượng thụ hưởng.
* Nguyên tắc kiếm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN:
Tất cả các khoản chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước (NSNN) cần được kiểm tra và kiểm soát trong quá trình thanh toán Các khoản chi này phải được phê duyệt trong dự toán NSNN do cơ quan có thẩm quyền giao, tuân thủ đúng chế độ, tiêu chuẩn và định mức quy định bởi các cơ quan Nhà nước Hơn nữa, các khoản chi cũng phải được xây dựng trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và được quyết định bởi thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền.
Mọi khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước (NSNN) phải được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách và các mã liên quan Các khoản chi bằng ngoại tệ, hiện vật và ngày công lao động cần được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước quy định, cùng với giá trị hiện vật và ngày công lao động do cơ quan có thẩm quyền xác định.
Việc thanh toán các khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước (NSNN) được thực hiện trực tiếp từ Kho bạc Nhà nước (KBNN) đến người hưởng lương, trợ cấp xã hội và các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Trong quá trình kiểm soát và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước (NSNN), khi phát hiện các khoản chi không hợp lệ hoặc thực hiện kiến nghị từ các cơ quan kiểm toán và thanh tra, cần phải thu hồi hoặc nộp lại ngân sách Dựa trên quyết định của cơ quan Tài chính hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đơn vị liên quan sẽ thực hiện việc nộp trả kinh phí Kho bạc nhà nước (KBNN) sẽ tiến hành thu hồi NSNN theo đúng quy trình quy định; nếu đã quyết toán ngân sách, thì số tiền sẽ được nộp vào thu NSNN, còn nếu chưa quyết toán, sẽ thực hiện việc giảm chi NSNN.
1.2.2 Vai trò của KBNN và quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
1.2.2.1 Vai trò của KBNN đối với công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN: Tại Điều 56 Luật NSNN quy định: “Căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao và yêu cầu nhiệm vụ, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người ủy quyền quyết định chi gửi KBNN, KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ theo quy định của pháp luật và thực hiện chi ngân sách khi có đủ các điều kiện theo quy định.” [17]
Theo Điều 39 Nghị định 163/2016/NĐ-CP, các đơn vị quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức nhận hỗ trợ từ ngân sách nhà nước phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) Những đơn vị này cũng phải tuân thủ sự kiểm tra và kiểm soát của cơ quan tài chính và KBNN trong quá trình thanh toán và quyết toán kinh phí.
Kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) trực tiếp từ Kho bạc Nhà nước (KBNN) là yếu tố then chốt trong quản lý và sử dụng NSNN KBNN đóng vai trò là "trạm gác cuối cùng" trước khi vốn nhà nước được giải ngân Việc kiểm tra và kiểm soát các khoản chi thường xuyên đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ, giúp chi đúng, đủ và chính xác, đồng thời tuân thủ thời gian, định mức và thanh toán cho đúng đối tượng thụ hưởng Điều này không chỉ nâng cao vai trò của KBNN trong quản lý quỹ NSNN mà còn củng cố kỷ cương, kỷ luật trong nền tài chính quốc gia.
1.2.2.2 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước: Đầu năm đơn vị sử dụng ngân sách gửi dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao, Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với Khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên), quy chế chi tiêu nội bộ và / hoặc Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền đến KBNN để làm căn cứ kiểm soát chi Hàng tháng theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán ngân sách, ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt kèm theo các hồ sơ thanh toán từng khoản chi theo quy định gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán [2] [3]
Nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước 21 1.4 Các tiêu chí đánh giá kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách nhà nước:22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HỒNG BÀNG – TP HẢI PHÒNG 24 2.1 Giới thiệu về Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
Quyết định giao dự toán ngân sách nhà nước (NSNN) là yếu tố then chốt giúp Kho bạc Nhà nước (KBNN) kiểm soát chi tiêu Do đó, dự toán NSNN cần được cấp có thẩm quyền giao trước khi các đơn vị thực hiện chi và phải được nhập vào hệ thống một cách kịp thời Đặc biệt, đối với dự toán chi thường xuyên không tự chủ, cần phải giao chi tiết nội dung chi để KBNN có cơ sở kiểm soát và thanh toán hiệu quả.
* Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN
Hệ thống chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi ngân sách nhà nước (NSNN) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, phân bổ và kiểm soát chi tiêu Nó cũng là cơ sở để các đơn vị thiết lập quy chế chi tiêu nội bộ Do đó, hệ thống này cần đảm bảo tính chính xác, tính thống nhất giữa các ngành, địa phương và đơn vị thụ hưởng NSNN, cũng như tính đầy đủ và kịp thời.
Cần nâng cao ý thức chấp hành của các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (NSNN) để đảm bảo quản lý hiệu quả Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải có trách nhiệm nghiên cứu các văn bản liên quan đến chế độ chi tiêu Kiểm soát chi tiêu không chỉ là nhiệm vụ của ngành tài chính và Kho bạc Nhà nước (KBNN), mà là trách nhiệm chung của các ngành, các cấp, và từng cá nhân liên quan đến quản lý quỹ NSNN.
Chất lượng và trình độ của đội ngũ cán bộ kiểm soát chi tại KBNN đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kiểm soát chi NSNN Cán bộ KSC KBNN cần có năng lực và trình độ chuyên môn cao để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ Đồng thời, họ phải tránh các hiện tượng cửa quyền, sách nhiễu, nhằm giảm thiểu sự phiền hà và số lần khách hàng phải đi lại trong quá trình kiểm soát chi.
Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) qua Kho bạc Nhà nước (KBNN), việc hiện đại hóa công nghệ KBNN là điều cần thiết Cần hoàn thiện và nâng cấp hệ thống phần mềm ứng dụng kế toán nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác thanh toán và quyết toán NSNN.
1.4 Các tiêu chí và chỉ tiêu đánh giá kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách nhà nước:
KBNN là cơ quan nhà nước có nhiệm vụ kiểm soát và thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước (NSNN), đảm bảo tính hợp pháp, mục đích sử dụng đúng đắn, tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời tránh lãng phí trong quá trình chi tiêu.
Đánh giá tiến độ kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua Kho bạc Nhà nước không chỉ cần đảm bảo chất lượng mà còn phải đáp ứng yêu cầu về thời gian Việc thực hiện đúng thời gian giao nhận và trả kết quả là rất quan trọng, đồng thời cần tôn trọng thực tế khách quan Hệ thống cần xử lý linh hoạt, tránh sự máy móc để không gây ách tắc và giảm thiểu việc đơn vị phải đi lại nhiều lần.
Đội ngũ công chức kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) đang ngày càng đáp ứng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ trong bối cảnh hiện đại hóa và công nghiệp hóa đất nước.
Kết quả đánh giá công tác kiểm soát chi cho thấy số tiền thực từ chối thanh toán, số món thực từ chối thanh toán, và số món cần hoàn thiện hồ sơ chứng từ do sai sót hoặc thiếu hồ sơ Bên cạnh đó, cũng ghi nhận số tiền xử phạt vi phạm hành chính và số tiền bị thu hồi do các cơ quan thanh tra kiểm toán xuất toán, cùng với kết quả kiểm tra hàng năm của Kiểm toán Nhà nước Khu vực.
Đây là cơ sở tham chiếu quan trọng về tình hình tuân thủ quy định của đơn vị SDNS, đồng thời phản ánh hiệu quả trong việc kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước.
- Tiêu chí kiểm soát chi:
Kiểm soát trước khi chi là quá trình quản lý lập, quyết định và phân bổ dự toán chi ngân sách nhà nước (NSNN), nhằm nâng cao chất lượng dự toán Kiểm soát trong khi chi đảm bảo rằng các khoản chi đáp ứng đủ điều kiện quy định trước khi ngân sách được chi trả cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ và các đối tượng thụ hưởng NSNN Cuối cùng, kiểm soát sau khi chi là việc kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của các đơn vị sau khi Kho bạc Nhà nước đã xuất quỹ NSNN.
Trong chương này, chúng ta đã phân tích các cơ sở lý luận về công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) tại Kho bạc Nhà nước (KBNN), làm rõ các nguyên tắc cơ bản, quy trình và nội dung chủ yếu của công tác này Qua đó, bài viết nhấn mạnh tính chất và vai trò quan trọng của KBNN trong việc kiểm soát chi thường xuyên NSNN.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HỒNG BÀNG – TP HẢI PHÒNG
2.1 Giới thiệu về Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
2.1.1 Những nét đặc thù của quận Hồng Bàng có ảnh hưởng đến công tác quản lý và kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Hải Phòng, thành phố trực thuộc Trung ương và là đô thị loại 1 cấp quốc gia, bao gồm 7 quận, 6 huyện và 2 đảo Quận Hồng Bàng là một trong những quận trung tâm quan trọng của thành phố này.
Hồng Bàng là trung tâm quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của thành phố Hải Phòng Đây cũng là cửa ngõ giao thông đường thủy, đường sắt và đường bộ, kết nối với thủ đô Hà Nội và tỉnh Quảng Ninh Khu vực này tạo thành tam giác phát triển kinh tế phía Bắc Việt Nam với ba điểm chính là Hà Nội, Hải Phòng và Quảng Ninh.
Quận có sự hiện diện của nhiều cơ quan thành phố như Thành ủy, HĐND, UBND và các sở ngành, cùng với nhiều văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài Nơi đây tập trung nhiều cơ sở sản xuất công nghiệp và thương mại lớn, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp mũi nhọn như đóng tàu, chế tạo thép và kinh tế cảng biển Quận cũng sở hữu 13 trung tâm thương mại, 39 trường học và 6 bệnh viện, trong đó có 4 bệnh viện cấp thành phố Khu đô thị Vinhomes Imperia với diện tích 78,5 ha nằm tại phường Thượng Lý, cùng với 2 bến xe chính (Thượng Lý và Lạc Long) và 1 bến tàu thủy nội địa (Bến Bính), tạo nên một môi trường sống và làm việc sôi động, thu hút hàng chục nghìn lao động.
Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
Nhằm cải cách hành chính và đơn giản hóa thủ tục, Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng đã ban hành Quyết định số 01/QĐ-KBHB vào ngày 08 tháng 01 năm 2013, thiết lập quy trình ISO 9001 – 2008 với 32 quy trình nghiệp vụ chuyên môn được công khai tại trụ sở Từ đó, Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng liên tục tổ chức học tập, nghiên cứu và cập nhật các quy trình để đảm bảo phù hợp với văn bản và chế độ mới nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc nắm bắt quy trình nghiệp vụ và hồ sơ kiểm soát chi.
2.2.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng thường xuyên cập nhật các thay đổi về cơ chế, chính sách và quy trình nghiệp vụ vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tất cả thông tin này được niêm yết công khai trên bảng thông tin tại phòng giao dịch, giúp các tổ chức và cá nhân dễ dàng tiếp cận và thực hiện giao dịch.
Giao dịch viên có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng trong quá trình giao nhận hồ sơ, đồng thời xem xét và kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ Nếu hồ sơ không đúng hoặc chưa đủ theo quy định, giao dịch viên sẽ lập Phiếu hoàn thiện hồ sơ, ghi rõ các nội dung cần bổ sung và hoàn thiện.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng được thể hiện như sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình hồ sơ kiểm soát chi tại KBNN Hồng Bàng
Bước 1: Đơn vị sử dụng ngân sách cần gửi hồ sơ và chứng từ chi cho giao dịch viên Giao dịch viên sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát theo quy định và lập 02 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, ghi rõ ngày giờ nhận và trả kết quả Nếu hồ sơ thiếu hoặc cần bổ sung, giao dịch viên sẽ thông báo để hoàn chỉnh.
Hai phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đã chỉ rõ các yêu cầu cần bổ sung và hoàn thiện từ đơn vị, nêu rõ nội dung cần thiết để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ.
Giao dịch viên tiến hành kiểm soát hồ sơ bằng cách kiểm tra các điều kiện chi ngân sách nhà nước theo quy định, xác minh số dư tài khoản và số dư dự toán, sau đó nhập thông tin vào hệ thống thanh toán Nếu hồ sơ đủ điều kiện thanh toán, giao dịch viên sẽ trình lên Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền để kiểm soát và phê duyệt trên hệ thống.
Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền sẽ kiểm tra hồ sơ thanh toán Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, họ sẽ ký duyệt trên máy tính và ký chứng từ giấy Sau đó, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho giao dịch viên để tiếp tục xử lý.
Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ từ Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, sau đó chuyển hồ sơ thanh toán cho lãnh đạo phụ trách để kiểm soát Nếu hồ sơ đủ điều kiện, sẽ tiến hành ký chứng từ giấy.
- Bước 5: Lãnh đạo kiểm soát hồ sơ và ký chứng từ giấy; Chứng từ sau khi đã được lãnh đạo ký duyệt được chuyển lại cho giao dịch viên
Bước 6: Giao dịch viên tiến hành thực hiện thanh toán trên hệ thống và chuyển giao cho thủ quỹ nếu là chứng từ chi tiền mặt, hoặc chuyển đến trung tâm thanh toán nếu là chứng từ chuyển khoản cho đơn vị cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
- Bước 7: Chứng từ sau khi đã hoàn thành thủ tục chi tiền hoặc chuyển khoản, giao dịch viên thực hiện trả hồ sơ, chứng từ cho khách hàng
2.2.2 Nội dung kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
Tính đến ngày 31/12/2018, Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng đã mở 912 tài khoản giao dịch cho 134 đơn vị, bao gồm 08 đơn vị ngân sách Trung ương, 33 đơn vị ngân sách Tỉnh, 56 đơn vị ngân sách Quận, 11 đơn vị ngân sách Phường và 26 đơn vị tiền gửi Mặc dù số lượng đơn vị giao dịch không nhiều, nhưng Hồng Bàng là một quận trung tâm với số thu và chi lớn, dẫn đến khối lượng công tác kiểm soát chi tương đối cao Do đó, các giao dịch viên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng cần nỗ lực và tập trung cao độ trong công việc, dành thời gian nghiên cứu các văn bản hướng dẫn, nâng cao trình độ tin học và phối hợp hiệu quả với các đơn vị giao dịch để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2.2.2.1 Kiểm tra dự toán, kiểm tra số dư của đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước
Khi đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ chứng từ thanh toán, giao dịch viên phải kiểm tra và đối chiếu các khoản chi với Quyết định giao dự toán đã được cấp có thẩm quyền Đối với các khoản chi không tự chủ, cần xác nhận rằng nội dung chi phù hợp với chi tiết dự toán Ngoài ra, số dư dự toán và tài khoản tiền gửi của đơn vị phải đủ để thực hiện chi Nếu hồ sơ thanh toán không có dự toán hoặc chi sai nội dung, giao dịch viên sẽ lập Biên bản xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 46 Nghị định 192/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ.
Công tác kiểm tra số dư dự toán và số dư tài khoản tiền gửi được thực hiện qua quy trình sau: Đơn vị sử dụng ngân sách nhận Quyết định giao dự toán từ cơ quan có thẩm quyền và gửi cho giao dịch viên Khi có nhu cầu thanh toán, đơn vị gửi hồ sơ đến Kho bạc, giao dịch viên sẽ kiểm tra các khoản chi so với dự toán đã được giao và xác minh tính chất nguồn kinh phí Đồng thời, giao dịch viên truy vấn quỹ trên hệ thống TABMIS để kiểm tra số dư dự toán và số dư tiền gửi, nhằm đảm bảo hệ thống có thể thực hiện hạch toán chính xác.
Khó khăn trong việc kiểm soát các khoản chi trong dự toán tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng chủ yếu đến từ việc phải theo dõi nội dung chi cho các khoản từ kinh phí không tự chủ và tài khoản tiền gửi nguồn ngân sách Hệ thống hiện tại chỉ theo dõi tổng số kinh phí và tổng số dư tài khoản, do đó, giao dịch viên phải thực hiện theo dõi thủ công từng nội dung khoản chi để đảm bảo tính chính xác và đúng với dự toán được cấp.
2.2.2.2.Kiểm soát cam kết chi
Để quản lý và kiểm soát cam kết chi ngân sách nhà nước (NSNN) thông qua Kho bạc Nhà nước (KBNN), cần thực hiện theo Thông tư 113/2008/TT-BTC và Thông tư 40/2016/TT-BTC, sửa đổi Thông tư 113.
Cam kết chi ngân sách nhà nước (NSNN) là việc các đơn vị sử dụng NSNN phải đảm bảo sử dụng dự toán chi được giao hàng năm để thanh toán cho các hợp đồng có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên với nhà cung cấp Đối với các khoản chi thường xuyên, trong vòng tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi ký hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, đơn vị dự toán cần gửi hợp đồng kèm theo đề nghị cam kết chi đến Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng.
Đánh giá kết quả chất lượng thực hiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
* Thống kê số lượng chứng từ kiểm soát chi tại KBNN Hồng Bàng từ năm 2014-2018 được thể hiện qua bảng 2.4
Bảng 2.4 Thống kê số lượng chứng từ kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Hồng Bàng từ năm 2014-2018 Đơn vị tính: món
STT Nội dung Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng chứng từ kiểm soát chi thường xuyên
Số lượng chứng từ dưới 20 triệu đồng
Theo thống kê từ KBNN Hồng Bàng trong giai đoạn 2014-2018, số lượng chứng từ kiểm soát chi dưới 20 triệu đồng chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng số chứng từ, và tỷ lệ này ngày càng gia tăng qua các năm.
Đối với khoản chi thường xuyên trên 20 triệu đồng, đơn vị cần gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng và biên bản nghiệm thu cho KBNN Hồng Bàng để kiểm soát hồ sơ, quy trình này phức tạp hơn so với khoản chi dưới 20 triệu đồng, khi đó chỉ cần gửi bảng kê chứng từ thanh toán KBNN Hồng Bàng sẽ dựa vào bảng kê và chứng từ chi của đơn vị để thực hiện kiểm soát, và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về nội dung trên bảng kê chứng từ thanh toán.
Kiểm soát hồ sơ các khoản chi thường xuyên dưới 20 triệu đồng đơn giản hơn so với các khoản chi trên 20 triệu đồng Các đơn vị thường gặp sai sót trong hồ sơ thanh toán, và nếu không chú ý, họ có thể bị xử phạt hành chính Những sai phạm thường gặp bao gồm thanh toán không đúng với đơn vị hưởng ghi trong hợp đồng và vi phạm thời gian thanh toán theo hợp đồng.
Trong 5 năm 2014 – 2018, KBNN Hồng Bàng luôn thực hiện chặt chẽ các khoản chi, kiểm soát đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định và hạch toán theo đúng hệ thống mục lục ngân sách Đối với những chứng từ thiếu hồ sơ cần thiết đều được KBNN Hồng Bàng ban hành văn bản Phiếu hoàn thiện hồ sơ thông báo để đơn vị bổ sung hoàn thiện, đối với những khoản chi không đúng chế độ, KBNN Hồng Bàng lập Thông báo từ chối ghi rõ lý do từ chối và trích dẫn các văn bản từ chối để đơn vị được biết
* Thống kê số liệu từ chối thanh toán kiểm soát chi tại KBNN Hồng Bàng từ năm 2014-2018 được thể hiện qua bảng 2.5
Bảng 2.5 Số liệu từ chối thanh toán chi thường xuyên tại KBNN Hồng Bàng từ năm 2014-2018
Tổng thực hiện từ năm 2014-
Số món chưa đủ điều kiện thanh toán yêu cầu bổ sung hồ sơ (Đơn vị tính: món)
Số tiền chưa đủ điều kiện thanh toán yêu cầu bổ sung hồ sơ (Đơn vị tính: tỷ đồng)
Số món thực từ chối (Đơn vị tính: món) 27 28 17 18 11 3
Số tiền thực từ chối (Đơn vị tính: tỷ đồng) 8 1,5 1,3 2 3 0,2
Trong giai đoạn 2014-2018, KBNN Hồng Bàng đã chỉ ra rằng nhiều khoản chi chưa đủ thủ tục do thiếu bảng kê chứng từ thanh toán, hợp đồng, quyết định lựa chọn nhà cung cấp, biên bản nghiệm thu, và danh sách chi trả cho cá nhân Ngoài ra, một số khoản chi bị từ chối thanh toán do vi phạm các quy định trong dự toán chi NSNN, như mua sắm tài sản vượt định mức, thanh toán vượt số người được cấp có thẩm quyền giao, và tính lương không đúng với số tiền thực lĩnh Việc mua sắm tài sản không tập trung và chuyên dụng khi chưa có tiêu chuẩn định mức cũng là nguyên nhân dẫn đến các khoản chi sai quy định.
Trong 05 năm từ năm 2014 đến năm 2018, qua kiểm soát chi thường xuyên, KBNN Hồng Bàng đã kiểm soát chi thường xuyên 3.397 tỷ đồng, phát hiện 816 khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát yêu cầu bổ sung hồ sơ với số tiền hơn 14.8 tỷ đồng; số món thực từ chối là 77 món, số tiền thực từ chối là 8 tỷ đồng Nguyên nhân là do các đơn vị chưa thực sự quan tâm đến dự toán chi trong đơn vị, trình độ kế toán, thủ trưởng đơn vị còn hạn chế hoặc kế toán trưởng một số đơn vị chủ yếu là kiêm nhiệm nên chưa thực sự nghiên cứu các văn bản, không cập nhật các văn bản chế độ mới để phục vụ cho công tác kiểm soát chi
Từ năm 2018, số lượng và số tiền thực từ chối thanh toán đã giảm đáng kể, chỉ còn 03 món với số tiền 0,2 tỷ đồng Điều này cho thấy đơn vị đã chủ động trong việc tìm hiểu chế độ, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng kiểm soát chi.
Trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên, các đơn vị thường gặp phải sai sót, dẫn đến việc KBNN Hồng Bàng phải lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Kho bạc.
Từ năm 2014 đến 2018, KBNN Hồng Bàng đã xử phạt 09 đơn vị với hình thức cảnh cáo do vi phạm lần đầu, không có dấu hiệu tái phạm, trung bình mỗi năm chỉ có 02 trường hợp vi phạm Hành vi vi phạm chủ yếu liên quan đến sai quy định về thời hạn cam kết chi và thanh toán tạm ứng Nguyên nhân của tình trạng này là do các đơn vị sử dụng ngân sách chưa cập nhật kịp thời các quy định tại Thông tư 40/2016/TT-BTC, dẫn đến việc không nắm rõ thời hạn gửi cam kết chi trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng và chậm thực hiện thanh toán tạm ứng trước ngày cuối cùng của tháng sau KBNN Hồng Bàng đã lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính đối với một số đơn vị, cụ thể được thể hiện trong bảng 2.6.
Bảng 2.6 Thống kê các đơn vị dự toán bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kho bạc từ năm 2014-2018
TT Tên đơn vị Nội dung vi phạm
1 Trung tâm văn hóa thông tin quận Hồng Bàng Vi phạm về hành vi đề nghị cam kết chi sau thời hạn quy định 01 Cảnh cáo
2 BQL các dự án đầu tư XD quận
Hồng Bàng Vi phạm về hành vi đề nghị cam kết chi sau thời hạn quy định 01 Cảnh cáo
3 Trường Mẫu giáo MN 5 Vi phạm về hành vi đề nghị cam kết chi sau thời hạn quy định 01 Cảnh cáo
4 Phòng Nội vụ quận Hồng Bàng Vi phạm về hành vi thời hạn thanh toán tạm ứng 01 Cảnh cáo
5 Trung tâm thể dục – thể thao quận Hồng Bàng
Vi phạm về hành vi thời hạn thanh toán tạm ứng 01 Cảnh cáo
6 Chi cục kiểm ngư vùng I
Vi phạm về hành vi đề nghị cam kết chi sau thời hạn quy định
7 Ủy ban nhân dân phường Minh
Vi phạm về hành vi thời hạn thanh toán tạm ứng 01 Cảnh cáo
8 Đoàn ca múa Hải Phòng Vi phạm về hành vi thời hạn thanh toán tạm ứng 01 Cảnh cáo
9 Đoàn ca múa Hải Phòng Vi phạm các khoản chi phải có trong dự toán 01 Cảnh cáo
(Nguồn: KBNN Hồng Bàng từ năm 2014-2018)
Thông qua công tác tuyên truyền hiệu quả, như gửi công văn đến các chủ tài khoản và phát tờ rơi về hành vi vi phạm trong lĩnh vực kho bạc, các cơ quan đã công khai thông tin xử phạt vi phạm hành chính Việc phổ biến thông tin này trong các buổi hội nghị cũng như dán công khai tại trụ sở đã giúp các đơn vị sử dụng ngân sách chấp hành nghiêm túc các quy định, từ đó giảm thiểu đáng kể các vi phạm hành chính trong lĩnh vực Kho bạc.
2.3.2 Đánh giá của khách hàng về công tác kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Hồng Bàng Để có cơ sở đánh giá khách quan về công tác kiểm soát chi thường xuyên và tăng thêm tính chặt chẽ của kết quả nghiên cứu, tác giả đã tiến hành khảo sát điều tra thực tế mộtsố khách hàng đến giao dịch thanh toán tại KBNN Hồng Bàng, trên cơ sở đó tổng hợp phân tích nhận xét đúng đắn về chất lượng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Hồng Bàng
Vào tháng 12 năm 2018, tác giả đã tiến hành khảo sát với 98 mẫu phiếu, tương ứng với 98/134 đơn vị giao dịch tại KBNN Hồng Bàng, chủ yếu là các đơn vị dự toán Tất cả 98 phiếu khảo sát được gửi trực tiếp đến các đơn vị và đã được thu lại sau 10 ngày Kết quả cho thấy tổng số phiếu phát ra và thu về đều là 98, đảm bảo tính hợp lệ của cuộc khảo sát.
98 phiếu, số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu
Theo kết quả khảo sát, đa số khách hàng giao dịch tại KBNN Hồng Báng đều đánh giá cao công tác kiểm soát chi và thể hiện sự hài lòng với quy trình này.
Kết quả khảo sát được tổng hợp, thống kê theo Bảng 2.7 sau đây:
Bảng 2.7 Tổng hợp ý kiến đánh giá của khách hàng về công tác kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Hồng Bàng
Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu
SL % SL % SL % SL % SL %
1 Sự phù hợp của kiểm soát chithường xuyên trong thực tiễn
Quy định về kiểm soát chiNSNN có phù hợp không? 71 72% 25 26% 2 2% - 0 -
2 Các yếu tố đầu vào của
Cơ sở vật chất của KBNN
Hồng Bàng đáp ứng nhu cầu thanh toán của đơn vị như thế nào?
CBCC KBNN Hồng Bàng có trình độ chuyên môn như thế nào?
3 Tiêu chí về giải quyết kiểm soát chithường xuyên
Theo anh chị, việc thực hiện kiểm soát chithường xuyên của
KBNN Hồng Bàng đã công khai, minh bạch?
Thái độ phục vụ khách hàng của kế toán viên KBNN Hồng
Thời gian thực hiện công tác kiểm soát chithường xuyên tại
KBNN Hồng Bàng có đúng quy định?
4 Mức độ hài lòng của anh, chị về công tác kiểm soát chithường xuyên tại KBNN
Theo kết quả khảo sát, 71 trong số 98 phiếu (tương đương 72%) đánh giá sự phù hợp của kiểm soát chi thường xuyên trong thực tiễn là rất tốt Không có phiếu nào được đánh giá ở mức trung bình hay yếu, cho thấy khách hàng nhận thấy chế độ chính sách tiêu chuẩn định mức đã phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
KBNN Hồng Bàng nhận được 89/98 phiếu đánh giá, tương đương 91%, với tất cả đều cho điểm rất tốt, không có phiếu trung bình hay yếu Khách hàng đánh giá cao về cơ sở vật chất của KBNN Hồng Bàng, bao gồm bảng niêm yết công khai quy trình và thông báo cho khách hàng, hệ thống máy tính tốc độ cao cùng với đường truyền ổn định, giúp việc chuyển chứng từ qua dịch vụ công trực tuyến diễn ra thông suốt, không bị ách tắc.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI KBNN HỒNG BÀNG - THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Định hướng hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước Hồng Bàng
3.1.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy, hiện đại hoá công nghệ
Công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại KBNN Hồng Bàng đang gặp nhiều áp lực do biên chế cán bộ hiện tại chỉ có 17 người, thấp hơn chỉ tiêu 20 người Trong số này, chỉ có 15 người làm chuyên môn, và 9 người đã trên 45 tuổi, dẫn đến việc không đáp ứng đủ khối lượng công việc Để cải thiện tình hình, cần bổ sung cán bộ trẻ có trình độ và thực hiện biện pháp tinh giản biên chế hoặc chuyển đổi vị trí công tác cho những cán bộ không đủ năng lực chuyên môn.
Mục tiêu chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước (KBNN) đến năm 2020 là xây dựng một KBNN hiện đại, an toàn và hiệu quả, với tổ chức bộ máy hoàn thiện, gắn liền với hiện đại hóa công nghệ và phát triển nguồn nhân lực Đến năm 2020, các hoạt động của KBNN sẽ được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, hình thành Kho bạc điện tử Dựa trên kết quả triển khai dự án hệ thống TABMIS, KBNN đã phát triển các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng tập trung, trực tuyến và tích hợp với TABMIS, bao gồm dự án hiện đại hóa thu ngân sách nhà nước, thanh toán điện tử tập trung trong nội bộ KBNN và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
3.1.2 Hoàn thiện phương pháp nghiệp vụ kiểm soát chi
Trong giai đoạn 2014-2018, KBNN Hồng Bàng đã ghi nhận sự gia tăng đáng kể về quy mô và cơ cấu chi, đồng thời xu hướng giao thêm nhiệm vụ cho ngành KBNN trong tương lai đang gia tăng Tuy nhiên, số lượng biên chế cán bộ KBNN lại có xu hướng giảm, điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc cải tiến phương pháp kiểm soát chi KBNN Hồng Bàng cần đảm bảo việc kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước tuân thủ theo quy định pháp luật, đồng thời phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của địa phương.
Cải tiến phương pháp kiểm soát và thanh toán cấp phát chi NSNN là cần thiết để đảm bảo mọi khoản chi được cấp phát trực tiếp từ KBNN KBNN Hồng Bàng có trách nhiệm thanh toán tất cả các khoản chi của NSNN trên địa bàn, kiểm soát trước khi xuất quỹ và có quyền từ chối thanh toán các khoản chi sai chế độ Cần bố trí phương pháp kiểm soát hợp lý, tránh chồng chéo và xác định rõ phương thức thanh toán cho từng khoản chi Mở rộng phương thức xuất quỹ NSNN qua chuyển khoản ngân hàng cho đơn vị cung cấp, hạn chế việc tạm ứng qua trung gian Đổi mới mạnh mẽ phương thức thanh toán, áp dụng các hình thức không dùng tiền mặt và thanh toán điện tử, đồng thời quy định chặt chẽ để giảm thiểu thanh toán bằng tiền mặt trong thành phố.
3.1.3 Hoàn thiện cơ chế quản lý chi
Hoàn thiện phương thức cấp phát và kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) theo dự toán từ Kho bạc Nhà nước (KBNN) theo Luật NSNN là cần thiết Cần triệt để thực hiện cấp phát chi NSNN, hướng tới việc tất cả các khoản chi đều được cấp theo dự toán Đồng thời, mở rộng phạm vi và đối tượng áp dụng phương thức này đối với các đơn vị thực hiện khoán biên chế, tự chủ tài chính, chi phí quản lý hành chính, cũng như các đơn vị sự nghiệp có thu Quản lý cấp phát NSNN cũng cần dựa trên kết quả đầu ra của công việc để nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
3.1.4 Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước
Cơ chế quản lý tài chính cần hoàn thiện dựa trên chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN), nhằm phân biệt rõ các đơn vị thực hiện khoán biên chế và quỹ lương với các đơn vị sự nghiệp Cần có lộ trình chuyển đổi dần các đơn vị quản lý hành chính thành các đơn vị thực hiện khoán biên chế và quỹ lương Mức khoán của từng đơn vị sự nghiệp nên được điều chỉnh khác nhau tùy theo nhiệm vụ cụ thể, thay vì đồng hạng như hiện nay Việc này sẽ giúp kiểm soát của Kho bạc Nhà nước (KBNN) được thực hiện hiệu quả hơn và giảm thiểu việc điều chỉnh, bổ sung phương thức quản lý dự toán.
Một số biện pháp hoàn thiện kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước tại
3.2.1 Biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi khi tiếp nhận hồ sơ
* Xây dựng phần mềm tin học quản lý giao nhận hồ sơ kiểm soát chi tại KBNN Hồng Bàng
Xây dựng chương trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính giúp theo dõi thông tin khách hàng, thời gian giao hồ sơ, số bộ chứng từ và ngày giải quyết Phần mềm lưu vết các bước xử lý hồ sơ qua các bộ phận và cán bộ giải quyết, đồng thời cho phép xuất báo cáo quản lý quá trình giao nhận hồ sơ, kiểm soát chi và các hồ sơ bổ sung, sai sót Kế toán trưởng sử dụng chương trình hàng ngày để báo cáo kết quả kiểm soát chi, theo dõi hồ sơ chưa giải quyết và nhắc nhở cán bộ giao dịch viên thực hiện kiểm soát thanh toán đúng quy định.
* Tăng cường công tác giao dịch điện tử qua hệ thống dịch vụ công trực tuyễn
Từ tháng 2/2018, KBNN đã triển khai hệ thống thanh toán dịch vụ công trực tuyến trên toàn quốc, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị sử dụng ngân sách và chủ đầu tư có tài khoản tại KBNN Hệ thống này không chỉ cải cách thủ tục hành chính mà còn hiện đại hóa công tác kiểm soát chi, cho phép đơn vị ký số hồ sơ gửi KBNN Đồng thời, dịch vụ công đảm bảo minh bạch trong quá trình tiếp nhận hồ sơ và kiểm soát chứng từ, đánh dấu bước đầu tiên hướng tới kiểm soát chi điện tử.
Vào tháng 4/2018, KBNN Hồng Bàng đã triển khai thí điểm tại Hải Phòng, giúp khách hàng chuyển chứng từ qua hệ thống DVCTT Sự triển khai này đã mang lại sự hài lòng cho khách hàng, giảm chi phí đi lại, cho phép họ gửi hồ sơ và nhận kết quả ngay tại cơ quan làm việc, đồng thời đảm bảo các giao dịch với kho bạc diễn ra liên tục và cập nhật tình trạng luân chuyển chứng từ.
KBNN Hồng Bàng cần đẩy mạnh việc khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ thanh toán công trực tuyến, nhằm rút ngắn thời gian giao nhận chứng từ Việc này không chỉ giúp lãnh đạo đơn vị và kho bạc theo dõi hiệu quả quy trình xử lý hồ sơ mà còn nâng cao tính minh bạch trong công tác thanh toán.
3.2.2 Biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Hồng Bàng
3.2.2.1 Hoàn thiện phương pháp nghiệp vụ kiểm soát chi
Để nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro, cần phát triển phần mềm hỗ trợ kiểm soát mẫu dấu và chữ ký, cũng như quản lý các khoản thanh toán như lương, phụ cấp và bảo hiểm Phần mềm này sẽ giúp đối chiếu mẫu dấu và chữ ký một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu rủi ro giả mạo, mà nhiều đơn vị đã lợi dụng để chiếm dụng tài sản của Nhà nước Hiện nay, các giao dịch viên vẫn phải thực hiện đối chiếu bằng phương pháp thủ công, gây tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót Khi phần mềm được triển khai, giao dịch viên chỉ cần nhập mã quan hệ ngân sách để kiểm tra thông tin ngay trên hệ thống, từ đó nâng cao tính minh bạch và an toàn trong quản lý tài chính.
Khi thực hiện thanh toán lương, phụ cấp và các khoản đóng góp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp, đơn vị thường gặp rủi ro cao do dễ bị chiếm dụng thông qua các hình thức giả mạo như tính toán sai hoặc chèn sai số thứ tự KBNN Hồng Bàng cần kiểm soát và tính toán từng cán bộ công chức, gây tốn nhiều thời gian và công sức Để giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian kiểm tra, cần xây dựng phần mềm hỗ trợ kiểm soát thanh toán Khi đơn vị gửi danh sách lương và phụ cấp, giao dịch viên sẽ nhập hệ số lương vào hệ thống, giúp tự động tính toán các chỉ tiêu và tổng số tiền cho từng khoản chi như lương thực lĩnh và các khoản bảo hiểm Mặc dù việc nhập liệu có thể vất vả, nhưng kết quả mang lại sự chính xác và phục vụ cho các tháng tiếp theo.
Để rút ngắn thời gian kiểm soát chi ngân sách nhà nước, cần đơn giản hóa hồ sơ và thủ tục thanh toán Theo Thông tư 39/2016/TT-BTC, các khoản chi dưới 20 triệu đồng chỉ yêu cầu gửi danh sách và bảng kê chứng từ thanh toán, giúp tăng cường trách nhiệm cho đơn vị sử dụng ngân sách và giảm khối lượng hồ sơ lưu trữ tại kho bạc Đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng, đơn vị sẽ gửi hồ sơ thanh toán tùy theo nội dung từng khoản chi.
Từ ngày 01/10/2017, KBNN Hồng Bàng đã thực hiện thống nhất đầu mối kiểm soát chi, do đó cần rà soát các văn bản và quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi giữa chi thường xuyên và chi đầu tư Việc hợp nhất các quy trình này thành một quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi sẽ giúp nghiên cứu và hướng dẫn khách hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
3.2.2.2 Hoàn thiện việc quản lý việc lập dự toán, phân bổ, giao và chấp hành dự toán
Để nâng cao chất lượng công tác xây dựng và lập dự toán ngân sách, cần xác định rõ mục tiêu thúc đẩy tăng trưởng nhanh, bền vững và nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước Công tác này phải khơi thông các nguồn lực đầu tư phát triển, tăng cường đầu tư cho con người và thực hiện các chính sách an sinh xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh Dự toán ngân sách quận Hồng Bàng cần bám sát mục tiêu và nhiệm vụ của ngân sách Nhà nước, đồng thời đảm bảo nguồn lực địa phương đủ để thực hiện các chế độ, chính sách Việc xây dựng dự toán chi ngân sách phải dựa trên các định mức kinh tế - xã hội, định mức chi tiêu và giá cả thị trường hợp lý, đồng thời thiết lập hệ thống định mức phân bổ chi ngân sách khoa học Cần thực hiện nghiêm túc trình tự và thủ tục xây dựng dự toán theo quy định của luật ngân sách và thông tư của Bộ Tài chính Cuối cùng, nâng cao chất lượng lập dự toán là cần thiết để đảm bảo quy mô và cơ cấu các khoản chi hợp lý, hạn chế lãng phí và tăng cường hiệu quả chi ngân sách.
Để nâng cao chất lượng lập dự toán và đảm bảo công tác tổng hợp của phòng Tài chính – Kế hoạch diễn ra nhanh chóng và chính xác, UBND quận cần tổ chức tập huấn hàng năm về cách lập dự toán và biểu mẫu thống nhất cho các đơn vị Việc triển khai giải pháp này sẽ giúp các đơn vị sử dụng Ngân sách nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng dự toán, giảm thiểu tình trạng lập dự toán kinh phí tràn lan, đồng thời đảm bảo nội dung dự toán đầy đủ, mẫu biểu thống nhất, rút ngắn thời gian tổng hợp dự toán chi Ngân sách quận.
Quản lý chặt chẽ và tuân thủ quy trình phân bổ, giao và chấp hành dự toán chi ngân sách là điều cần thiết để đảm bảo thời gian giao dự toán cho các đơn vị trước ngày 31/12 theo quy định của Luật NSNN Sau khi UBND tỉnh giao dự toán thu chi ngân sách cấp quận, UBND quận cần đổi mới phương án phân bổ ngân sách trong vòng 10 ngày, bám sát vào từng nhiệm vụ thu và lĩnh vực chi được giao Trong năm đầu của thời kỳ ổn định ngân sách 5 năm, việc xây dựng phương án phân bổ ngân sách cần căn cứ vào định mức phân bổ dự toán chi thường xuyên và tổng định mức biên chế Đối với những năm tiếp theo, UBND quận chỉ cần rà soát các yếu tố ảnh hưởng đến dự toán như thay đổi chế độ, định mức chi tiêu, trượt giá và bổ sung nhiệm vụ để điều chỉnh phương án phân bổ và tổng số dự toán chính xác, kịp thời.
UBND quận cần chỉ đạo Phòng Nội vụ và Phòng Tài chính – Kế hoạch phối hợp rà soát và phân loại chính xác các đơn vị dự toán sử dụng ngân sách trực thuộc Việc này phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về phân bổ và giao dự toán cho từng loại hình đơn vị Đối với việc bổ sung nhiệm vụ cho các đơn vị, cần căn cứ vào dự toán chi theo từng lĩnh vực để đảm bảo giao dự toán phù hợp với nhiệm vụ thực hiện.
Trong quá trình xây dựng phương án phân bổ dự toán chi Ngân sách, phòng Tài chính – kế hoạch cần tính toán đầy đủ và chính xác các nhiệm vụ chi do UBND tỉnh giao cũng như của các đơn vị sử dụng Ngân sách Một số nhiệm vụ chi chưa xác định rõ đơn vị thực hiện hoặc có tính chất đặc thù, theo mùa vụ có thể để lại phân bổ sau Tuy nhiên, phần dự toán còn lại phải được giao và phân bổ ngay từ đầu năm để hạn chế tối đa việc bổ sung và điều chỉnh nhiều lần trong năm.
Phòng Tài chính – Kế hoạch quận cần hỗ trợ UBND quận trong việc xây dựng và ban hành hệ thống chỉ tiêu cũng như phương pháp để xác định và đánh giá kết quả thực hiện dự toán Điều này nhằm gắn trách nhiệm của các cơ quan có thẩm quyền và đơn vị sử dụng ngân sách với kết quả quản lý và sử dụng ngân sách trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao.
UBND quận cần bổ sung cán bộ có năng lực chuyên môn về Tài chính ngân sách, đặc biệt là đội ngũ quản lý và kế toán ngân sách tại xã, thị trấn Sau khi được đào tạo, các cán bộ này nên có biên chế ổn định để tránh tình trạng thuyên chuyển, điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo, tuyển dụng và quản lý Việc này sẽ tạo điều kiện cho Tài chính – Kế toán xã hoạt động hiệu quả, góp phần cải thiện công tác quản lý ngân sách quận.
Một số kiến nghị nhằm tăng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại
Luật ngân sách nhà nước hiện tại gắn liền với cải cách hành chính của chính phủ, góp phần nâng cao vai trò của Kho bạc Nhà nước trong kiểm soát chi tiêu, từ đó tăng cường hiệu quả sử dụng ngân sách Quá trình thực hiện thanh toán trực tiếp đã cải thiện hiệu lực và hiệu quả của ngân sách nhà nước Dựa trên các phương hướng và giải pháp đã đề xuất, tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác quản lý ngân sách.
Bộ Tài Chính đã ban hành chế độ và chính sách nhằm kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) theo quy định của luật ngân sách Các công văn hướng dẫn về chế độ kiểm soát chi NSNN qua Kho bạc Nhà Nước đã được phát hành, giúp phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan tài chính, kho bạc nhà nước cũng như các đơn vị sử dụng ngân sách trong việc quản lý chi NSNN.
Tổ chức học tập và nghiên cứu về quản lý chi ngân sách nhà nước trong nội bộ ngành kho bạc nhà nước thông qua việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ Các hình thức đào tạo bao gồm đào tạo tập trung, đào tạo tại chức và bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới.
Để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) qua Kho bạc Nhà nước (KBNN), cần trang bị cho cán bộ hiểu rõ quy trình và nghiệp vụ liên quan Việc đánh giá và rút kinh nghiệm hàng năm là rất quan trọng Hơn nữa, cần bố trí cán bộ có đủ trình độ, năng lực và chuyên môn để hướng dẫn và xử lý các nghiệp vụ chi NSNN trong quá trình kiểm tra, kiểm soát.
Hàng năm, tổ chức hội nghị khách hàng nhằm hướng dẫn quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước, từ đó nắm bắt những khó khăn và vướng mắc để đề xuất kiến nghị Đồng thời, việc tuyên truyền, giải thích và hướng dẫn các đơn vị giao dịch cũng được thực hiện để đảm bảo họ hiểu và thực hiện đúng quy trình, nghiệp vụ.
Công khai hóa nội dung kiểm soát chi đối với các đơn vị sử dụng quỹ ngân sách nhà nước (NSNN) là yếu tố quan trọng nhằm tăng cường sự phối hợp giữa Kho bạc Nhà nước (KBNN) và các đơn vị giao dịch, đảm bảo thực hiện đúng quy định của luật NSNN.
Tuyên truyền liên tục về chủ trương và cơ chế kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) qua các phương tiện thông tin đại chúng là rất quan trọng đối với các đơn vị dự toán trong việc thực hiện luật NSNN Việc này không chỉ giúp nâng cao nhận thức mà còn đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý ngân sách.
Quản lý và kiểm soát chi tiêu cần tập trung vào hai khía cạnh chính: đảm bảo thanh toán kịp thời các khoản chi của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN) và thực hiện kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi do Kho bạc Nhà nước (KBNN) cấp phát theo quy định.
Chủ động và tích cực tham gia vào việc kiểm tra tình hình sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN) của các đơn vị là cần thiết Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công Các cơ quan hành chính và nhà nước có thẩm quyền đóng vai trò quan trọng trong quá trình này, nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm.