SUMANG Đội ngũ khai thác mang đến cho khách hàng những trải nghiệm thông qua việc duy trì thái độ phục vụ chuyên nghiệp & tận tâm, cũng như liên tục phản hồi và theo sát yêu cầu của khá
Trang 1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUONG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH
UEH UNIVERSITY
QUAN LY CONG VIEC TRONG BQ PHAN CHUC
NANG - BO PHAN KHAI THAC CUA CONG TY CO PHAN VAN TAI SAN PHAM KHi QUOC
TE
GVHD PGS TS Tran Kim Dung Lớp HP QTNNL - Tối Thứ 6
MSHV 522202070882
TP Hồ Chí Minh, 2023
Trang 2
Page | |
MUC LUC
A TONG QUAN CÔNG TY 522221 22212221222121121112111221122 de 2
1 GIỚI THIỆU CÔNG TY S5 s2212221221211 211211211 1121k 2 PIN 99/09 \400)91/9:1)iẮẮẮÁẰẮẶẮẶẮẶ 3 BAN DO CHIẾN LƯỢC CÔNG TY S 121221221121112 21 Errrrre 3 B _ PHẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG KHAI THÁC 22222 zzzzzxcz 5
1 SỨ MẠNG 0 02 HH HH yg 5
2 CHỨC NĂNG CHUYÊN BIỆT - 5s 2EE12111211211 7212 tEgrrrrrre 5
3 SƠ ĐỎ CƠ CÁU TỎ CHỨC BO PHAN KHAI THAC . 5555: 5
4 CÁC MÓI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC .-5- S2 2E ca 6
5 NHIEM VU CHÍNH BỘ PHẬN KINH DOANH 222221122 2zeeg 7
7 CÁC BẢO CÁO 22 0222222212221 eeeerea 9
§ QUẢN LÝ BỘ PHẬN - 55 T222 1 221tr 9 9 BẢN ĐỎ CHIẾN LƯỢC CỦA PHÒNG KHAI TH 5-5552 10
10 TIEU CHi DANH GIA KET QUA KPI.ooioicccccceccccccccsccecceeseeseeeeeeeeseee 10
Trang 3
Page | 2
A TONG QUAN CONG TY
1 GIOI THIEU CONG TY
Công ty Cô phần Vận tải Sản phâm khí Quốc tế (Gas Shipping) được thành lập từ việc góp vốn của 03 cô đông chính là các Tông Công ty lớn thuộc Tập Đoàn Dầu Khí Quốc gia Việt Nam: Tông Công ty Cô phần Vận tải Dầu khí (PV Trans), Tổng Công ty Cổ
phan Dich vu Kỹ thuật Dâu khí (PTSC) và Tổng Công ty Khí Việt Nam (PV Gas) vào
ngày 25/10/2007 theo Biên bản số 245/BB-KVN Việc thành lập Gas Shipping nhằm tập trung phát triển và chuyên nghiệp hóa các loại hình cung cấp dịch vụ vận tải khí hóa lỏng trong vả ngoải nước
+
+
+
Tên doanh nghiệp: Công ty CP Vận tải Sản phâm khí Quốc tế
Mã số thuế: 0305390530
Tên giao dịch đối ngoại: Internatinal Gas Products Shipping Joint Stock Company
Tên viết tắt: Gas Shipping Trụ sở giao dịch: Lầu 9, tòa nhà Green Power, 35 Tôn Đức Thắng, Q.I, TP.HCM
Email: postmaster@gasshipping.com.vn
Vốn điều lệ: 360.000.000.000 déng
Giá trị cốt lõi:
e _ Hướng đến khách hàng: Dịch vụ vận tai chi có giá trị khi mang lại
lợi ích cho khách hàng
e Hướng đến cỗ đồng: Luôn công tâm, minh bạch và tôn trọng lợi ích của các cô đông, những người đứng sau hậu thuẫn đề Công ty phát triển
e Vếu tố con người: Con người là tài sản quý giá nhất, là nhân tố chủ đạo cho sức mạnh của Gas ShIipping nên luôn được tôn trọng và phát huy khả năng
e Tính hiệu quả, chuyên nghiệp: Chủ động, sáng tạo và chuyên nghiệp đề đảm bảo sử dụng các nguồn lực hiệu quả nhất
e©_ Trách nhiệm với môi trường, xã hội: Quan tâm tới các yếu tô an toàn, bảo vệ môi trường, tăng tính bền vững của quá trình phát triển doanh nghiệp
+ Chứng nhận Quốc tế:
e_ GCN Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 do DNV cap
e GCN Hệ thống quản lý an toàn ISM Code do Cơ quan đăng kiểm
Việt Nam (VNQC) cấp
e GCN phù hợp Công ước lao động hàng hải MLC 2006 do Cơ quan
đăng kiếm Việt Nam (VNQC) cấp
Trang 4
Page | 3
2 CO CAU TO CHUC
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất trong công ty quyết định những vấn để quan trọng nhất của công ty như: điều lệ công ty, bầu các thành viên hội đồng quản trị, quyết định phương hướng phát triển của công ty
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, toàn quyền nhân danh công ty quyết định đến mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty như: chiến lược kinh doanh, phương án đầu tư, bê nhiệm miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, phó Giám đốc,
kế toán trưởng
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm thực hiện các công việc do HĐQT phân công hoặc
ủy quyền
Các phòng ban trong Bộ máy điều hành Công ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc trong lĩnh vực được Giám đốc phân công phụ trách
Mọi hoạt động của phòng ban phải đảm bảo tuân thủ các đường lối, chủ trương, chính sách, sự lãnh đạo củaĐảng, pháp luật và các quy định của Nhà nước, đảm bảo đề các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện hiệu quả và phù hợp với kế hoạch SXKD và chiến lược phát triển của Công ty
Phòng bao gồm Trưởng phòng và các Phó phòng (gọi chung là Lãnh đạo phòng) do Giám đốc Công ty bô nhiệm và các cán bộ, nhân viên trong phòng
Sơ đồ tổ chức của Công ty được trình bày trong Error! Reference source not found
DAI HO! DONG CO DONG
Ea
HO! DONG QUAN TRI
BẠN GIÁM ĐÓC
Tran PHÒNG KÝ PHONG AN PHONG TÀI
KHAI THÁC La TOAN PHAP
ce
3 BẢN ĐỎ CHIẾN LƯỢC CÔNG TY
Trang 5
Page | 4
Tài
chính
Dòng tiên Tăng doanh thu ăng lợi nhuận
chuyển hợp ạng đị hiệu của khách hàn, thực hiện
lý vụ Công ty ch hăng hợp đồng
trình nội „ Quản trị đôi mới Luật pháp, xã
bộ Quy trình tác nghiệp Quản lý khách hàng nộ pháp, xã
1 Thu thập thông tin 1 Marketing
1 Phối hợp phòng ban _—_- 2 Nghiên cứu phương ân thủ pháp luật:
2 Làm việc đúng tiến độ khách hàng pháp tối tu hóa hiệu Ban vật độn tei
5 Tén kho + Duy tì khách bàng cũ trường và phát triển > Quan inh
vụ mới q
Hoc tap,
nhan su
| Năng lực | | Động viên | Trách nhiệm | | Team-work | | Kỹ năng mềm |
Trang 6
Page | 5
B PHAN MO TA CONG VIEC PHONG KHAI THAC
1 SUMANG
Đội ngũ khai thác mang đến cho khách hàng những trải nghiệm thông qua việc duy trì thái độ phục vụ chuyên nghiệp & tận tâm, cũng như liên tục phản hồi và theo sát yêu cầu của khách hàng đảm bảo đáp ứng nhu cầu dịch vụ vận chuyển các sản phẩm khí
và hóa chất trong nước và mở rộng ra thị trường quốc tế cũng như tham gia góp phần đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia băng tàu biển
2 CHỨC NĂNG CHUYÊN BIỆT
Phòng Khai thác của công ty Gas Shipping có chức năng chuyên biệt là tìm kiếm
và thu hút khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện có và tăng doanh thu, lợi nhuận bằng dịch vụ cho thuê tàu vận chuyền Phòng Khai thác phối hợp với phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính về kết quả của hoạt động kinh doanh trong toàn hệ thống công ty:
> Tìm kiếm khách hàng: Phòng Khai thác tìm kiếm khách hàng mới bằng cách nghiên cứu thị trường, xác định khách hàng tiềm năng và phân tích các xu hướng thị trường hóa chất và sản phẩm khi (LPG, LNG, CNG) Ho cần tạo ra các chiến lược để tiếp cận và thu hút khách hàng mới
> Xây dựng mối quan hệ khách hàng: Phòng Khai thác tạo dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng hiện tại và tiềm năng Cung cấp thông tín về dịch vụ vận chuyên của công ty, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu đặc biệt
> Đề xuất giải pháp và dịch vụ: Khi gặp khách hàng, phòng Khai thác đề xuất giải pháp và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng Có kiến thức sâu về các dịch vụ của công ty để giải thích và thuyết phục khách hàng về lợi ích của việc sử dụng dịch vụ vận chuyển của Công ty Gas Shipping
> Chào giá dịch vụ vận chuyến: trách nhiệm về doanh thu & thương thảo hợp dong
3 SƠ ĐỎ CƠ CẤU TỎ CHỨC BỘ PHẬN KHAI THÁC
TRƯỞNG PHÒNG KHAI THÁC
THỊ TRƯỜNG
Trang 7
Page | 6 Trách nhiệm của Phòng Khai thác: tham mưu, giúp việc cho GIám đốc tổ chức, điều hành, khai thác đội tàu và công tác đầu tư của Công ty
Phòng Khai thác gồm có hai phó phòng, 01 phó phòng phụ trách khai thácnội địa và 01 phó phòng phụ trách khai thác quốc tế và sẽ báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm về tổng hiệu quả khai thác các tàu của mỗi nhánh Các nhân viên thuộc từng nhánh sẽ phụ trách được phân công và chịu trách nhiệm thực hiện đảm bảo hợp đồng và chào giá cước khu vực tương ứng với hiệu quả tàu
4 CÁC MÓIQUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC
Bên Ngoài
> Mối quan hệ với khách hàng: Khách hàng là mối quan hệ quan trọng nhất đối với phòng Khai thác trong công ty Gas Shipping Phòng Phòng Khai thác phải tạo dựng và duy trì mỗi quan hệ tốt với khách hàng, cung cấp thông tin về dịch vụ của công ty, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của khách hàng dé dat duoc su hai lòng và tín nhiệm từ khách hàng
> Mối quan hệ với các cơ quan nhà nước: bộ phận Khai thác cần làm việc trực tiếp hoặc gián tiếp với các đơn vị cơ quan nhà nước: Cảng vụ, đăng kiểm, chủ cảng,
và các đơn vị liên quan
Bên Trong
> Mối quan hệ với phòng Kỹ thuật:
- Trước khi ký kết hợp đồng vận chuyển: Yêu cầu kiểm tra tinh trạng kỹ thuật tàu đủ đảm bảo để chạy các tuyến hàng và loại tàu phù hợp
- _ Sau khi ký kết hợp đồng: Yêu cầu theo sát và phối hợp với Thuyền trưởng đảm bảo tỉnh trạng kỹ thuật, duy trì tốc độ và định mức nhiên liệu như cam kết hợp đồng
> Mối quan hệ với phòng An Toàn — Pháp chế:
Trước khi ký kết hợp đồng vận chuyền: Kiểm tra với các Oil Major và công tác đảm bảo vetting tàu để được chấp nhận bởi các cảng phía Khách hàng yêu cầu Sau khi ký kết hợp đồng: Yêu cầu duy trì đảm bảo an toàn, cung cấp nhu yếu phẩm an toàn, hải đồ điện tử, cập nhật công ước hàng hải cho Thuyền trưởng/Thuyền viên
> Moi quan hệ với phòng Tổ chức - Hành chính: Thông báo các yêu cầu về thuyền viên đề bố trí và dao tao thuyền viên có kinh nghiệm thực hiện vận chuyên hàng hóa, tuyến hàng phù hợp với Hợp đồng vận chuyền
> Mối quan hệ với phòng Tài chính — Kế toán: Đôn đốc thu hồi công nợ đối với các khách hàng Cân đối thu chỉ noi/ngoai té dé đảm bảo các công tác liên quan
đến tài chính
Trang 8
Page | 7
5 | NHIEM VU CHINH BO PHAN KINH DOANH
1 Lap ké hoach khai thac, điều động và tổng hợp báo cáo hoạt động khai thác tàu bao gồm cả tàu thuê ngoài
2 Lập phương án kinh doanh, đàm phán và làm đầu mối tô chức thực hiên các hợp đồng thuê/cho thuê tàu
3 Quan ly lich trinh tau
4 Theo dõi thanh toán cước thuê/cho thuê tàu
¬ a, Lập kế hoạch và thực hiện cung ứng nhiên liệu cho đội tàu
đôi tàu theo đúng Quy trình/Quy định của Công ty và quy định của
pháp luật
6 Quản lý, triển khai thực hiện các hợp đồng dịch vụ thuê/cho thuê tàu của Công ty
7 Là đầu mối xử lý các vấn đề liên quan đến khiếu nại của khách hàng trong lĩnh vực thuê/cho thuê tảu
§ Quản lý tiền tiếp khách của đội tàu Công ty
Phát triển dịch vụ
cho thuê tàu
1 Lap kế hoạch, tô chức tìm kiếm va phát triển thị trường thuê/cho thuê tau trong vả ngoài nước
2 Xây dựng chiến lược phát triển đội tàu của Công ty
Công tác đầu tư Đầu môi thực hiện báo cáo đầu tư, thực hiện đầu tư và đánh giá
hiệu quả các dự án dau tư của Công ty
Công việc khác Thực hiện các công việc khác theo sự phan công của Giảm doc
Cập nhật kiến thức
sản phẩm, chuyên
môn và quy định
pháp luật
đến lĩnh vực hoạt động của công ty (Luật đấu thầu, thông tư,
nghị định liên quan đến ngành hàng hải )
Trang 9
6 QUY TRÌNH LÀM VIỆC PHÒNG KHAI THÁC
Page | 8
dự kiên
1 Xác định nhu cầu vận -P.KT 2 ngày
chuyén/nguén hang
van chuyén/Danh giá hiệu - Phòng chức | © "54Y
-P.KT
* P.TCKT
nang lién quan
6 Theo dõi va thực hiện hợp hông cht Theo hợp
năng liên quan
-P.KT
Trang 10
7 CÁC BÁO CÁO
Page | 9
Báo Cáo công việc (gồm các công | Hàng tuần | Chuyên viên Phó phòng
việc đã triển khai trong tuần và kế
hoạch làm việc trong tuần tiếp theo)
Báo Cáo kế hoạch công tác (thực |Khi có đi | Cán bộ đi công | Trưởng phòng hiện trước và sau mỗi đợt công tác) | công tác tác
Báo cáo kế hoạch chỉ phí Hàng tuần | Chuyên viên Trưởng/Phó
phòng Báo Cáo tiến độ, tình hình từng dự | Hàng tuần Chuyên viên Trưởng/Phó
Báo cáo kế hoạch kinh doanh năm ( | Cuối năm, 1 | Phó phòng Trưởng phòng
thực hiện cuối mỗi năm, làm kế | lần
hoạch cho năm tiếp theo)
Báo cáo doanh thu/lợi nhuận cam |Cuối năm |Chuyên viên | Trưởng phòng
Báo cáo kết quả doanh thu/lợi nhuận | Cuối năm Chuyên viên | Trưởng phòng
8 QUANLY BO PHAN
- Lap ké hoach khai thac, diéu déng va tong hop bao céo hoat déng khai thac tau bao gôm cả tau thuê ngoài
- _ Lập phương án kinh doanh, đàm phán và làm đầu mối tô chức thực hiên các hợp đồng thuê/cho thuê tàu
- Quan ly lich trinh tau
- Theo d6i thanh toán cước thuê/cho thuê tàu
- Lập kế hoạch và thực hiện cung ứng nhiên liệu cho đội tàu theo đúng Quy trinh/Quy định của Công ty va quy định của pháp luật
- - Quản lý, triển khai thực hiện các hợp đồng dịch vụ thuê/cho thuê tàu của Công ty
- Ladau moi xử ly các vân đề liên quan đên khiêu nại của khách hàng trong lĩnh vực thuê/cho thuê tàu
- _ Quản lý tiền tiếp khách của đội tàu Công ty
Trang 11
Tai
chinh
Khen + 7
chuyên hợp di h ong phục vụ thow cap thực hiện
chính xác
trình nội ˆ ~
Quy trình tác nghiệp
‘ 1 Thu thập thông tin Tuân thủ pháp luật:
1 Phối hợp phòng ban khách hàng - Luật đấu thầu
3 Duy trì khách hàng cũ -_ Thông tu, nghị định
liên quan
nhân sự
KPI vé tài chính
Doanh số Chuyên viên khai thác sẽ được đánh | Tính theo % đạt
1 giá dựa trên các mục tiêu được đặt ra | được so với chỉ tiêu
Chị phí Toàn bộ các chị phí phục vụ cho chi phí | Chuyên viên Khai
dựa trên chi phí chị
ra so với doanh thu mang về với một
theo quy định Nêu vượt mức nảy thì sẽ được đánh giá ở một tỷ lệ tương ứng
KPI về khách hàng