Phân tích mối quan hệ giữa thông tin quản trị và quyết Định quản trị? liên hệ mối quan hệ này trong tổ chức (doanh nghiệp) cụ thể

Thông tin phải tin cậy Tin cậy là thể hiện mức độ chính xác của thông tin về những vấn đề, sự việc liên quan đến hoạt động quản trị trong tổ chức.. Thông tin phải được truyền tải đến đú

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT

KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN:

QUẢN TRỊ HỌC

MÃ HỌC PHẦN: 7070214

Mã số sinh viên: 2124010448

Nhóm môn học: 04

Lớp: DCTT66B1

Giáo viên giảng dạy: ĐỖ ĐỨC ÁNH

Đề tài/Đề bài: Phân tích mối quan hệ giữa thông tin quản trị và

quyết định quản trị? Liên hệ mối quan hệ này trong tổ chức (doanh nghiệp) cụ thể.

MỤC LỤC

A PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA THÔNG TIN QUẢN TRỊ VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ.

I/ Thông tin quản trị……….

1 Khái niệm………

2 Những yêu cầu của thông tin………

3 Vai trò và đối tượng của thông tin trong quản trị………

4 Phân loại thông tin………

5 Nội dung và quá trình………

II/ Quyết định quản trị………

1 khái niệm………

2 Đặc điểm………

3 Vai trò………

4 Phân loại………

5 Những yêu cầu đối với các quyết định….…………

6 Những yếu tố cản trở việc ra quyết định có hiệu quả… B LIÊN HỆ TRONG TỔ CHỨC (DOANH NGHIỆP) ……….

C Kết luận……….

NỘI DUNG

A PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA THÔNG TIN QUẢN TRỊ VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ.

I/ THÔNG TIN QUẢN TRỊ.

1.Khái niệm.

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận

2 Những yêu cầu của thông tin.

a Thông tin phải tin cậy

Tin cậy là thể hiện mức độ chính xác của thông tin về những vấn đề, sự việc liên quan đến hoạt động quản trị trong tổ chức Độ tin cậy của thông tin là một yêu cầu rất quan trọng, là điều kiện tiên quyết có thể đưa ra những quyết định Phải đảm bảo tránh được sự sai lệch trong thu thập, xử lý, phân tích và quá trình truyền thông tin

b Thông tin phải đầy đủ.

Thông tin phải đảm bảo mức độ bao quát và toàn diện những nội dung thông tin cần thiết cần phải nắm bắt

c Phải thích hợp và có thể hiểu được.

Thông tin phải được truyền tải đến đúng đối tượng cần dùng và phải được diễn đạt với cách thức thích hợp để họ có thể dễ hiểu đúng nội dung vì các thông tin quản trị

và thông tin hỗ trợ ra quyết định có rất nhiều loại cũng như nhiều đối tượng tiếp nhận thông tin

d Thông tin phải kịp thời.

Các thông tin phải đảm bảo được cung cấp kịp thời, đúng lúc cho các nhà quản trị

ở các cấp khác nhau khi họ cần đến

e Thông tin phải bảo mật.

Các thông tin bảo đảm tính bí mật khi cung cấp, truyền tải thông tin phải giữ an toàn, bảo mật cao nhất tùy theo tính chất các loại thông tin Ngày nay thông tin được thực hiện dựa trên nền tảng công nghệ máy tính nên việc bảo mật càng trở nên khó khăn, phức tạp và đa dạng hơn

3 Vai trò và đối tượng của thông tin quản trị.

a Vai trò của thông tin

Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người dành để giao tiếp tại nơi làm việc Do vậy, trách nhiệm đòi hỏi nhà lãnh đạo phải thông tin nhiều hơn

Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động, nơi con người cùng làm việc với nhau để đạt tới mục tiêu chung thông qua thứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động Những hoạt động này phụ thuộc vào thông tin để hợp tác và hợp nhất Nếu dòng thông tin bị gỡ bỏ trong tổ chức thì tổ chức sẽ không thể tồn tại Những hoạt động trong tổ chức phụ thuộc rất lớn vào việc trao đổi thông tin

Vì vậy, thông tin được xem là mạch máu của tổ chức, là thứ keo đặc biệt nhằm gắn kết những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau Vai trò quan trọng của thông tin trong quản trị thể hiện ở những như sau:

- Thông tin là phương tiện thống nhất mọi hoạt động có tổ chức (phương

tiện cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, phương tiện liên hệ giữa các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp)

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản trị trong nội bộ

tổ chức, là sự tổng hợp các chức năng quản trị (thông tin những biến động môi trường giúp nhà quản trị thay đổi lại chiến lược, kế hoạch, dẫn đến tổ chức, lãnh đạo thay đổi thích ứng)

- Là cơ sở quyết định quản trị, giúp trong việc xây dựng, phổ biến mục tiêu

hoạt động của tổ chức, hoạch định chiến lược, quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện chiến lược

- Giúp gắn hoạt động của tổ chức với môi trường bên ngoài (doanh nghiệp

có thể hiểu rõ nhu cầu khách hàng, các vấn đề nảy sinh của tổ chức, khả năng sẵn sàng của nhà cung cấp)

- Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị vì tác động

của hệ thống quản trị đều được chuyển tới người cháp hành thông qua thông tin

Tóm lại, vai trò của thông tin trong quản trị là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở

và là công cụ của quản trị

b Đối tượng của thông tin

Đối tượng thông tin là các đối tượng tham gia vào quá trình thu thập, xử lý

và truyền bá thông tin

- Đối tượng thu thập: số liệu, dữ liệu xảy ra trong quá trình kinh doanh và

trong môi trường kinh doanh

- Đối tượng sử dụng: các nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các

cổ đông

- Đối tượng nhận tin: các nhà quản trị, các cơ quan và các bộ phận tham

mưu giúp việc

- Đối tượng xử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu, hệ thống công nghệ

thông tin

4 Phân loại thông tin.

a Căn cứ vào cấp quản trị

Trong tổ chức, thông tin liên lạc tỏa đi theo nhiều hướng khác nhau như xuống dưới, lên trên và đan chéo

- Thông tin xuống dưới: đi từ những người ở các cấp cao hơn cấp xuống

thấp hơn trong hệ thống phân cấp tổ chức Loại thông tin này tồn tại đặc biệt trong các tổ chức có bầu không khí độc đoán Các loại phương tiện

sử dụng cho thông tin liên lạc bằng lời xuống dưới gồm các chỉ thị, các bài phát biểu, các cuộc họp, việc sử dụng điện thoại, loa phóng thanh và

hệ thống thông tin mật Bằng văn bản như bản thông báo, các thư từ, sổ tay, cuốn sách nhỏ, tuyên bố chính sách, thủ tục

Lưu ý: Thông tin này thường bị mất hoặc bị bóp méo khi được đi xuống dưới theo chuỗi mệnh lệnh Nhiều chỉ thị đưa xuống không được hiểu hoặc không được đọc Hơn nữa dòng thông tin xuống dưới qua nhiều cấp khác nhau của

1 tổ chức nên tốn khá nhiều thời gian làm chậm trễ tiến trình công việc nên thông tin chỉ được gửi cho những người và nhóm người cần thông tin.

- Thông tin lên trên: Là thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên và tiếp tục đi

lên theo hệ thống phân cấp tổ chức, loại thông tin này rất thiết yếu cho mục đích kiểm tra của cấp quản lí ở trên Các phương tiện cho thông tin liên lạc lên trên đó là hệ thống góp ý, các thủ tục kháng nghị, khiếu nại và

hệ thống thỉnh cầu, hội nghị tư vấn, hệ thống tin mật, các buổi họp nhóm

Lưu ý: Dòng thông tin này thường bị cản trở bởi các nhà quản lý ở các khâu nối thông tin liên lạc do họ lọc thông tin Do vậy, thông tin lên trên có hiệu quả khi cấp dưới cảm thấy được tự do thông tin liên lạc, trách nhiệm tùy thuộc nhiều vào cấp trên.

- Thông tin chéo với những người ở cấp khác nhau, không có mối quan hệ

báo cáo trực tiếp Thông tin ngang với những người ở cùng cấp hay cấp

tổ chức tương đương Hai loại thông tin này nhằm đẩy nhanh luồng thông tin để cải thiện sự hiểu biết, phối hợp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Các phương tiện cho thông tin liên lạc chéo bằng lời như từ cuộc họp không chính thức, đội bóng đá của tổ chức, giờ ăn trưa cùng nhau hoặc bằng văn bản như báo chí, tạp chí, bảng thông báo của công ty

Các phương tiện cho thông tin liên lạc ngang khi nhân viên tham mưu, cố vấn

có tác động qua lại với các nhà quản lý có liên quan đến các bộ phận khác nhau

b Căn cứ vào hình thức truyền tin

- Thông tin liên lạc bằng văn bản:

+ Ưu điểm là cung cấp các hồ sơ, tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lý Thông tin văn bản giúp gửi đến nhiều người qua bưu điện và thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách, thủ tục, giảm chi phí

+ Nhược điểm: có thể tạo ra hàng đống giấy tờ nếu người soạn thảo văn bản tồi, không cung cấp được phản hồi ngay Kết quả phải mất một thời gian dài

để xem xét một thông báo có được nhận và được hiểu đúng hay không?

- Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời: là cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa hai

người, hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản trị trước đông đảo, có thể chính thức hay không chính thức, theo kế hoạch hoặc tình cờ

+ Ưu điểm: đem lại một sự trao đổi nhanh với sự phản hồi ngay tức khắc Có thể hỏi và làm rõ vấn đề Nếu cuộc gặp gỡ với cấp trên làm cho cấp dưới có cảm giác quan trọng

+ Nhược điểm: không tiết kiệm thời gian và tiền bạc do những người tham dự cuộc họp mà không đạt được một kết quả hay thỏa thuận nào

- Thông tin liên lạc không lời: nhằm nhấn mạnh (ngược lại) bằng sự thông

tin không lời như nét mặt, cử chỉ của cơ thể Dùng để hỗ trợ thông tin bằng lời

c Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin.

- Các thông tin chính thức: là các thông tin được công nhận một cách chính thức và được truyền qua kênh chính thức trong một tổ chức

- Thông tin không chính thức: là thông tin không qua các kênh chính thức

Ngoài ra có thể phân loại thông tin như theo tầm quan trọng, theo đối tượng

sử dụng, theo tính thời sự, theo mức độ sử lý…

5 Nội dung và quá trình truyền đạt thông tin.

a Nội dung thông tin trong quản trị kinh doanh.

Nội dung thông tin là một trong những khâu cơ bản và quan trọng nhất trong quá trình thực hiện thông tin trong quản trị

- Thông tin đầu vào (tình hình nguyên vật liệu, trang thiết bị máy móc, thị

trường, tình hình cạnh tranh)

- Thông tin đầu ra ( tình hình kết quả kinh doanh)

- Thông tin phản hồi (thông tin phản ứng của nhân viên về thay đổi quy

chế tiền lương, phản ứng của đối thủ cạnh tranh…)

- Thông tin về môi trường quản trị: tình hình môi trường kinh doanh gồm

pháp luật, chính sách thời tiết, khí hậu

- Thông tin về các đối tượng quản trị: thông tin về nhân sự, sản phẩm,

marketing, tài chính, chất lượng,

b Qúa trình truyền đạt thông tin.

Quá trình truyền đạt thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận trên 3 cấp độ khác nhau: thông tin qua lại giữa các cá nhân,thông tin trong nhóm và thông tin tổ chức Các nahf quản trị cần hiểu thông tin ở cả 3 cấp độ vì mỗi cấp độ tạo ra các thông tin khác nhau, mức độ khác nhau của sự thất thoát

Mô hình quá trình truyền thông tin gồm 7 yếu tố:

1.Nguồn gửi thông tin

2 Thông điệp

3 Mã hóa

4 Kênh truyền thông tin

5 Người nhận

6 Giải mã

7 Phản hồi

Thông tin phải bắt đầu từ nguồn thông tin, nơi nhận thông tin, các kênh truyền xuôi và ngược của thông tin Mỗi kênh truyền thông tin có 3 chặng chính: chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và nhận thông tin

- Nguồn (người gửi thông tin): là người khởi xướng thông điệp có thể là

một người hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau

- Thông điệp là những tín hiệu làm nguồn truyền cho người nhận.

- Mã hóa: là những thông điệp được truyền thể hiện qua biểu tượng.

- Kênh thông tin là phương tiện qua đó truyền thông điệp từ người gửi đến

người nhận

- Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi người

nhận

- Thông tin phản hồi từ người nhận tới người gửi thực sự là thông điệp

khác thể hiện hiệu quả khác của thông tin Việc phản hồi nhằm phts hiện

ra thông điệp ban đầu không được thông tin phù hợp hoặc thông điệp tiếp theo cần có sự điều chỉnh

- Trong quá trình truyền đạt, thông tin cũng có thể bị biến dạng, lạc hướng,

mất liên lạc hoặc bị nhiễu

II/ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

1 Khái niệm

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề

đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường

2 Đặc điểm của quyết định quản trị.

- Chỉ có các nhà quản trị mới được đưa ra các quyết định quản trị.

- Quyết định quản trị phải hướng vào đối tượng quản trị cụ thể.

- Các quyết định chỉ được đưa ra khi vấn đề đã chín muồi, trở thành đòi hỏi

khách quan không thể không làm được

- Quyết định quản trị liên quan chặt chẽ đến thông tin và sử lý thông tin,

cho nên phải có đầy đủ thông tin cần thiết mới được quyết định

3 Vai trò của quyết định trong tổ chức.

- Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổ

chức khi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phục mâu thuẫn trên cơ sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những nhu cầu, đòi hỏi của quy luật khách quan

- Quyết định quản trị đóng vai trò hợp tác, phối hợp với ràng buộc các hoạt

động của các bộ phận về không gian và thời gian

- Quyết định quản trị có vai trò áp đặt cưỡng bức: một quyết định khi ban

hành luôn phải có tính mệnh lệnh, bắt buộc đối tượng phải thi hành; đồng thời phải đảm bảo tính động viên và khuyến khích đối tượng tham gia với một tinh thần tự giác cao nhất

- Quyết định quản trị bảo đảm điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ

chức khi nó xác định các nguồn lực vật chất và phân bổ nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

4 Phân loại các quyết định quản trị.

- Theo tính chất của các vấn đề ra quyết định

+ Quyết định chiến lược: là quyết định có tầm quan trọng, xác định phương hướng và đường lối hoạt động của tổ chức trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, cấp trong tổ chức và thường do nhà quản trị cấp cao thực hiện

+ Quyết định chiến thuật là quyết định thực hiện mang tính chất thường xuyên hơn, là những quyết định nhằm đạt những mục tiêu ngắn hạn, mang tính cục bộ một lĩnh vực hoạt động có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị trong tổ chức, thường do nhà quản trị cấp trung gian thực hiện

+ Quyết định tác nghiệp là quyết định ra hằng ngày nhằm giải quyết những vấn đề mang tính chuyên môn nghiệp vụ của các bộ phận, thường do nhà quản trị cấp cơ sở thực hiện

- Theo thời gian

+ Quyết định dài hạn: là những quyết định được thực hiện trong khoảng thời gian dài

+ Quyết định trung hạn: là quyết định thực hiện trong khoảng thời gian khá dài

+ Quyết định ngắn hạn: là quyết định giải quyết tức thì, nhanh chóng mang tính nghiệp vụ thuần túy

- Theo phạm vi thực hiện.

+ Quyết định chung: là quyết định có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động chung của tổ chức

+ Quyết định bộ phận: là quyết định chỉ ảnh hưởng đến một vài bộ phận trong

tổ chức

+ Quyết định theo lĩnh vực: là quyết định chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị nhất định trong tổ chức

- Theo chức năng quản trị

+ Quyết định kế hoạch: liên quan đến phân tích xây dựng và lựa chọn phương

án hay kế hoạch hoạt động

+ Quyết định về tổ chức: liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức hay vấn đề nhân sự

+ Quyết định điều hành: liên quan đến những mệnh lệnh, khen thưởng, động viên hay những cách thức giải quyết vấn đề

+ Quyết định về kiểm tra: liên quan đến đánh giá kết quả, tìm nguyên nhân hay biện pháp điều chỉnh hoạt động

- Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức

+ Quyết định quản trị nhân lực

+ Quyết định về quản trị tài chính

+ Quyết định về quản trị công nghệ

- Theo phương thức soạn thảo.

+ Quyết định được lập trình trước: dùng trong những vấn đề thường gặp, thể

lệ, thủ tục được triển khai và áp dụng thường xuyên

+ Quyết định không lập trình: dùng trong tình huống bất thường, mới mẻ khác những điều thường gặp và phải dùng phán đoán, trực giác, kinh nghiệm để đưa ra quyết định

5 Những yêu cầu đối với các quyết định.

- Tính hệ thống

- Tính tối ưu

- Tính định hướng

- Tính pháp lý

- Tính cô đọng dễ hiểu

- Tính có độ đa dạng

- Tính hợp lý (đảm bảo khách quan và khoa học)

- Tính cụ thể về thời gian thực hiện

6 Những yếu tố cản trở việc ra quyết định có hiệu quả.