Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ qua Nhà nướccấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo về ngânsách Nhà nước theo quy định của p
BÁO CÁO TÔNG QUAN
Thời gian, và địa điểm thực tập
- Thời gian: Từ ngày 17/3/2024 đến ngày 17/4/2024.
- Địa điểm: Tại UBND xã Hồng Hạ, huyện A Lưới, T.T Huế.
1.2 Mục đích, nội dung, kế hoạch thực tập
Mục đích của việc tìm hiểu là để nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ máy hành chính Nhà nước nơi thực tập Bên cạnh đó, việc nghiên cứu hoạt động của tổ chức và một số vị trí công việc của cán bộ, công chức Nhà nước cũng rất quan trọng, nhằm hiểu rõ hơn về mối quan hệ công tác trong cơ quan thực tập.
Nội dung chính của bài viết là khám phá quy trình soạn thảo văn bản tại văn phòng thống kê UBND xã, bao gồm phương pháp trình bày các loại văn bản, cũng như quy trình và thể thức cụ thể cho từng loại văn bản được ban hành tại đây.
Nghiên cứu đối chiếu kiến thức đã học với thực tiễn giúp tích lũy kinh nghiệm và rèn luyện kỹ năng Dưới sự hỗ trợ của cán bộ công chức tại UBND xã, tôi tổng hợp thông tin cần thiết để hoàn thiện báo cáo thực tập cuối khóa.
1.3 Báo cáo quá trình thực tập
Thời gian Nội dung thực tập Người hướng dẫn
- Nghe phổ biến, hướng dẫn thực tập
- Ngày 09 tháng 12 năn 2019 đến trụ sở UBND xã Hồng Hạ trình công văn đăng ký thực tập với lãnh đạo xã.
- Tìm hiểu tổng quan về UBND xã, về chức năng nhiệm vụ của UBND xã và các ban chuyên môn trong xã.
Tỵ, Công chức văn phòng thống kê
Tuần 2 - Tham gia các hoạt động chào mừng kỷ niệm kỷ - Lê Văn
20/12/2019 niệm 30 năm Ngày hội Quốc phòng toàn dân (22/12/1989-22/12/2019) và 75 năm Ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam (22/12/1944 - 22/12/2019).
- Tìm hiểu hoạt động soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã.
- Tham dự các hội nghị tổng kết năm 2019 của các ngành đoàn thể cấp xã.
Hôm, Công chức văn phòng thống kê
- Tìm hiểu hoạt động soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã.
- Tham dự hội nghị tổng kết năm 2019 của Đảng ủy.
- Tham dự kỳ họp thứ 9 HĐND xã khóa XI, nhiệm kỳ 2016-2021.
Tỵ, Công chức văn phòng thống kê
- Tổng hợp tại liệu, viết báo cáo thực tập.
- hoàn thiện báo cáo thực tập.
- Chỉnh sữa và hoàn thiện báo cáo thực tập.
Tỵ, Công chức văn phòng thống kê
- Xin ý kiến nhận xét của đơn vị nơi thực tập.
- Nộp báo thực tập và kết thúc kỳ thực tập.
1.4 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập
- Tham gia chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho các cuộc họp của UBND xã.
- Rà soát các văn bản đã được Văn phòng UBND xã ban hành trong các năm qua.
- Tập soạn thảo, ban hành các văn bản đơn giản của UBND xã, gửi về các thôn.
- Thu thập các thông tin, số liệu cần thiết để viết báo cáo thực tập.
Báo cáo quá trình thực tập 2-3 1.4 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 3-4 PHẦN 2 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
Thời gian Nội dung thực tập Người hướng dẫn
- Nghe phổ biến, hướng dẫn thực tập
- Ngày 09 tháng 12 năn 2019 đến trụ sở UBND xã Hồng Hạ trình công văn đăng ký thực tập với lãnh đạo xã.
- Tìm hiểu tổng quan về UBND xã, về chức năng nhiệm vụ của UBND xã và các ban chuyên môn trong xã.
Tỵ, Công chức văn phòng thống kê
Tuần 2 - Tham gia các hoạt động chào mừng kỷ niệm kỷ - Lê Văn
20/12/2019 niệm 30 năm Ngày hội Quốc phòng toàn dân (22/12/1989-22/12/2019) và 75 năm Ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam (22/12/1944 - 22/12/2019).
- Tìm hiểu hoạt động soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã.
- Tham dự các hội nghị tổng kết năm 2019 của các ngành đoàn thể cấp xã.
Hôm, Công chức văn phòng thống kê
- Tìm hiểu hoạt động soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã.
- Tham dự hội nghị tổng kết năm 2019 của Đảng ủy.
- Tham dự kỳ họp thứ 9 HĐND xã khóa XI, nhiệm kỳ 2016-2021.
Tỵ, Công chức văn phòng thống kê
- Tổng hợp tại liệu, viết báo cáo thực tập.
- hoàn thiện báo cáo thực tập.
- Chỉnh sữa và hoàn thiện báo cáo thực tập.
Tỵ, Công chức văn phòng thống kê
- Xin ý kiến nhận xét của đơn vị nơi thực tập.
- Nộp báo thực tập và kết thúc kỳ thực tập.
1.4 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập
- Tham gia chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho các cuộc họp của UBND xã.
- Rà soát các văn bản đã được Văn phòng UBND xã ban hành trong các năm qua.
- Tập soạn thảo, ban hành các văn bản đơn giản của UBND xã, gửi về các thôn.
- Thu thập các thông tin, số liệu cần thiết để viết báo cáo thực tập.
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ HỒNG HẠ
Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội 4-5 1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND và văn phòng UBND xã
Hồng Hạ là một xã trung du miền núi thuộc huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế, nằm ở phía đông huyện và phía tây tỉnh Xã cách trung tâm thị trấn A Lưới 28 km và thành phố Huế 50 km, với tổng diện tích tự nhiên là 14.135 ha.
Phía đông giáp với xã Hương Nguyên;
Phía tây giáp với thị trấn A Lưới và các xã Hồng Kim, A Ngo, Sơn Thủy;
Phía nam giáp với các xã Phú Vinh, Hương Phong;
Phía bắc giáp với huyện Phong Điền và thị xã Hương Trà.
Hồng Hạ là xã trung du cửa ngõ của huyện A Lưới, nằm ở phía đông với dân cư tập trung dọc quốc lộ 49 dài 5 km, kết nối thị trấn A Lưới và thành phố Huế Vị trí địa lý thuận lợi của xã giúp việc di chuyển, giao thương và mua bán nông sản giữa các xã trong huyện và thành phố Huế trở nên dễ dàng hơn.
Tính đến ngày 30/12/2019, xã có 458 hộ với hơn 2069 nhân khẩu, bao gồm 04 thôn: Cân Tôm, Pa Hy, Pa Ring - Cân Sâm và A Rom, với 05 dân tộc anh em là Katu, Pa Cô, Pa Hy, Tà Ôi và dân tộc Kinh Dân tộc Katu và Pa Cô chiếm 82% dân số Khoảng 82% dân số sống dựa vào nông nghiệp, trong khi 18% là tiểu thương Cây trồng chủ lực gồm lúa, ngô, sắn công nghiệp và cao su keo, với thu nhập bình quân đạt 25 triệu đồng/người/năm Giáo dục, y tế, văn hóa - xã hội và thể dục thể thao được chú trọng, cơ sở hạ tầng được đầu tư phát triển, và quốc phòng - an ninh luôn được đảm bảo.
1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND và văn phòng UBND xã
1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm và trình Hội đồng nhân dân để phê duyệt Uỷ ban cũng tổ chức thực hiện kế hoạch, lập dự toán thu ngân sách nhà nước, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ ngân sách Ngoài ra, Uỷ ban sẽ điều chỉnh ngân sách địa phương khi cần thiết và lập quyết toán ngân sách để trình Hội đồng nhân dân quyết định, đồng thời báo cáo Uỷ ban nhân dân và cơ quan tài chính cấp trên.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương và phối hợp với các cơ quan Nhà nước cấp trên để quản lý ngân sách Nhà nước tại xã là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời báo cáo về ngân sách theo quy định pháp luật Cần quản lý và sử dụng hiệu quả quỹ đất phục vụ nhu cầu công ích địa phương, cũng như xây dựng và quản lý các công trình công cộng như đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, và các công trình điện, nước theo quy định hiện hành.
Huy động đóng góp từ tổ chức và cá nhân để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng xã, thị trấn cần thực hiện trên nguyên tắc dân chủ và tự nguyện Quản lý các khoản đóng góp này phải đảm bảo tính công khai, có kiểm tra và kiểm soát, đồng thời sử dụng đúng mục đích và theo quy định pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch và đề án khuyến khích phát triển Họ thúc đẩy ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ nhằm nâng cao sản xuất, đồng thời hỗ trợ nông dân trong việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng và vật nuôi theo quy hoạch và kế hoạch chung Bên cạnh đó, Uỷ ban cũng chú trọng đến công tác phòng trừ dịch bệnh cho cây trồng và vật nuôi, đảm bảo sự phát triển bền vững trong ngành nông nghiệp.
Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi nhỏ và thực hiện tu bổ, bảo vệ đê điều, rừng Phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, đồng thời ngăn chặn vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, rừng Quản lý, kiểm tra và bảo vệ nguồn nước theo quy định pháp luật Hướng dẫn khai thác và phát triển ngành nghề truyền thống, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển ngành nghề mới.
Trong lĩnh vực xây dựng và giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc xây dựng và tu sửa đường giao thông theo phân cấp Đồng thời, cơ quan này quản lý việc cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ tại các điểm dân cư nông thôn, thực hiện kiểm tra việc tuân thủ pháp luật về xây dựng và xử lý các vi phạm theo thẩm quyền quy định.
Tổ chức bảo vệ và kiểm tra hành vi xâm phạm đường giao thông cùng các công trình hạ tầng địa phương theo quy định pháp luật Đồng thời, huy động sự đóng góp tự nguyện của cộng đồng để xây dựng đường, cầu, cống trong xã theo đúng quy định.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục địa phương, phối hợp với trường học để huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi Đồng thời, tổ chức các lớp bổ túc văn hóa và xoá mù chữ cho người lớn, quản lý và kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo và trường Mầm Non Uỷ ban cũng phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên để quản lý trường tiểu học và trung học cơ sở, thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số và kế hoạch hóa gia đình, cũng như vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh và phòng chống dịch bệnh.
Xây dựng phong trào văn hóa và thể dục thể thao, tổ chức lễ hội cổ truyền và bảo vệ các di tích lịch sử - văn hóa địa phương theo quy định pháp luật Thực hiện chính sách đối với thương binh, bệnh binh và gia đình liệt sĩ, đồng thời tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo Vận động cộng đồng hỗ trợ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật và trẻ mồ côi Tổ chức chăm sóc đối tượng chính sách, quản lý và bảo vệ nghĩa trang liệt sĩ, cũng như quy hoạch nghĩa địa tại địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng và an ninh, Uỷ ban nhân dân xã đóng vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền và giáo dục về quốc phòng toàn dân, đồng thời xây dựng các làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ Các hoạt động bao gồm thực hiện nghĩa vụ quân sự, tuyển quân theo kế hoạch, và quản lý quân nhân dự bị động viên Ngoài ra, Uỷ ban còn tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương để đảm bảo an toàn xã hội và trật tự.
Để đảm bảo an ninh trật tự và an toàn xã hội, cần xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh, thực hiện các biện pháp phòng ngừa tội phạm và các tệ nạn xã hội Việc quản lý hộ khẩu, tổ chức đăng ký tạm trú và kiểm soát việc đi lại của người nước ngoài cũng rất quan trọng Đồng thời, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn cần tổ chức và hướng dẫn thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo, đảm bảo quyền tự do tín ngưỡng của người dân theo quy định pháp luật.
Uỷ ban nhân dân xã có trách nhiệm tuyên truyền và giáo dục pháp luật, đồng thời giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong cộng đồng Ngoài ra, họ tổ chức tiếp dân và xử lý khiếu nại, tố cáo cũng như kiến nghị của công dân theo thẩm quyền Uỷ ban cũng phối hợp với các cơ quan chức năng để thực hiện các án theo quy định của pháp luật và thực hiện quyết định xử lý vi phạm hành chính theo đúng quy định.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND
Các mối quan hệ công tác của UBND xã
1.3.1 Đối với UBND huyện: UBND xã chịu sự quản lý, chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND huyện; Chủ tịch UBND xã phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo, thỉnh thị với Chủ tịch UBND huyện, chấp hành nghiêm chỉnh các mặt công tác do Chủ tịch UBND huyện giao; Chủ tịch UBND xã trực tiếp giải quyết và chịu trách nhiệm các vấn đề ở cơ sở theo thẩm quyền, các trường hợp vượt quá thẩm quyền, Chủ tịch UBND xã phải kịp thời báo cáo trực tiếp lên UBND huyện xem xét giải quyết.
1.3.2 Đối với các phòng ban chuyên môn của UBND huyện: Quan hệ của UBND xã với các phòng ban chuyên môn của UBND huyện là quan hệ hợp tác phối hợp công tác Các Phòng ban chuyên môn của UBND huyện có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công tác chuyên môn theo ngành giúp UBND xã thực hiện những nhiệm vụ liên quan đúng theo quy định của Nhà nước Trưởng phòng ban chuyên môn của UBND huyện làm việc trực tiếp với Chủ tịch UBND xã (hoặc Phó Chủ tịch UBND xã được Chủ tịch ủy quyền) để giải quyết công việc
Khi Chủ tịch UBND xã kiến nghị giải quyết vấn đề, các Trưởng phòng ban huyện cần trực tiếp xử lý trong thời gian ngắn nhất hoặc sắp xếp để Chủ tịch UBND xã làm việc với lãnh đạo huyện Đối với các vấn đề liên quan đến nhiều phòng ban hoặc chưa thống nhất, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện sẽ trực tiếp giải quyết Đối với những vấn đề lớn liên quan đến xã, trước khi trình quyết định, các Trưởng phòng ban phải tham khảo ý kiến của Chủ tịch UBND xã và báo cáo rõ ràng cho Chủ tịch UBND huyện.
1.3.3 Đối với Đảng ủy xã: UBND xã chịu sự lãnh đạo toàn diện về tất cả các mặt công tác của Đảng ủy xã UBND xã có trách nhiệm định kỳ báo cáo tình hình cho Đảng ủy xã theo đúng quy chế tổ chức và hoạt động của Đảng ủy xã; trước khi thi hành các chủ trương của chánh quyền cấp trên về những vấn đề quan trọng, những việc liên quan đến lợi ích đông đảo nhân dân, vấn đề an ninh quốc phòng v.v… UBND xã phải báo cáo thông qua Đảng ủy về chủ trương và kế hoạch triển khai Nếu những vấn đề có quy định trong Luật tổ chức HĐND và UBND thì phải đưa ra HĐND để có nghị quyết thực hiện tại địa phương
1.3.4 Đối với HĐND xã: UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã.
UBND xã có trách nhiệm cụ thể hóa các nghị quyết của HĐND xã thành kế hoạch và biện pháp thực hiện; đồng thời báo cáo tình hình xã hội cho HĐND tại các kỳ họp Chủ tịch UBND xã cần duy trì mối quan hệ làm việc chặt chẽ với Trưởng ban Thư ký HĐND và các đại biểu HĐND để nắm bắt tình hình, thu thập ý kiến cử tri, và giải quyết các yêu cầu, đặc biệt là các đơn tố cáo và khiếu nại của nhân dân.
1.3.5 Đối với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể: Chủ động lập kế hoạch phối hợp với Mặt trận và các đoàn thể vận động nhân dân thực hiện các chủ trương, chánh sách của Đảng, pháp luật Nhà nước; hàng tháng UBND xã mời đại diện Mặt trận Tổ quốc và lãnh đạo các đoàn thể nhân dân xã tham dự các cuộc họp của UBND xã để tham gia góp ý kiến đối với việc có liên quan Tạo điều kiện thuận lợi cho Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể, hội quần chúng hoạt động theo quy định của Nhà nước
1.3.6 Đối với thôn: Hàng tháng UBND xã họp định kỳ 1 lần với Trưởng thôn để kiểm điểm công tác và triển khai nhiệm vụ chung của xã; việc họp định kỳ hàng tháng với trưởng thôn, UBND xã cần chuẩn bị tốt nội dung để cuộc họp được nhanh gọn UBND xã phân công thành viên UBND hoặc cán bộ chuyên trách thường xuyên liên hệ Trưởng thôn để trực tiếp giải quyết công việc phát sinh ở thôn và nắm tình hình chung kịp thời ở thôn.
HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TẠI UBND XÃ HỒNG HẠ 11 2.1 Hoạt động soạn thảo văn bản
Khái niệm của văn bản
Thông tin được truyền đạt từ một chủ thể này sang chủ thể khác thông qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu đặc trưng, tùy thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể trong đời sống xã hội và quản lý nhà nước, dẫn đến sự đa dạng về hình thức và nội dung của văn bản.
Những yêu cầu về nội dung 11-12 2.1.3 Những yêu cầu về thể thức 12-14 2.2 Thực trạng của hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã 14 2.2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã 14-19 2.2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã 19-22
Khi soạn thảo văn bản, việc xác định mục đích và tiêu chí rõ ràng là rất quan trọng Cần phải trả lời các câu hỏi như: Văn bản này được ban hành để làm gì? Nó giải quyết những vấn đề gì? Mức độ giải quyết ra sao? Kết quả cuối cùng sẽ là sự đồng nhất giữa nội dung và hình thức của văn bản.
Văn bản khoa học cần đảm bảo đầy đủ thông tin quy phạm và thực tế, với các thông tin được xử lý chính xác Điều này bao gồm việc đảm bảo tính logic trong nội dung, sự nhất quán về chủ đề và bố cục chặt chẽ Đồng thời, văn bản cũng phải tuân thủ các yêu cầu về thể thức, sử dụng ngôn ngữ pháp luật hành chính một cách hiệu quả và đảm bảo tính hệ thống của toàn bộ nội dung.
Tính đại chúng của văn bản thể hiện qua nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí Điều này đảm bảo tính phổ cập tối đa mà không làm giảm đi tính nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.
Tính quy phạm của văn bản pháp luật thể hiện tính cưỡng chế và quyền lực của nhà nước, yêu cầu mọi người phải tuân theo Nó cũng phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo rằng văn bản được ban hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.
Tính khả thi của văn bản là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả thi hành Để nội dung văn bản được thực hiện đầy đủ và nhanh chóng, cần đáp ứng các điều kiện sau: (1) Nội dung phải đưa ra yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, phù hợp với năng lực và khả năng vật chất của chủ thể; (2) Các quyền được quy định cho chủ thể cần đi kèm với điều kiện đảm bảo thực hiện.
(3) Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
2.1.3 Những yêu cầu về thể thức: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã cần tuân thủ các quy định đã đề ra, đây là cơ sở lý luận quan trọng cho việc thực hiện và cải thiện quy trình soạn thảo văn bản hiệu quả.
2.2 Thực trạng của hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã
2.2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã
Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) ở cấp xã đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo từ các cấp ủy Đảng và chính quyền địa phương, với quy trình thực hiện đúng pháp luật và có tính khả thi cao Ban Tư pháp xã đã tích cực tham mưu cho UBND xã trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo, dẫn đến những chuyển biến tích cực trong công tác xây dựng và ban hành QPPL, được Phòng Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra Các văn bản QPPL do UBND cấp xã ban hành đều đúng thẩm quyền, đúng trình tự, và phù hợp với quy định của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước tại địa phương Ý kiến thẩm định từ Văn phòng UBND xã được nghiên cứu kỹ lưỡng trong quá trình soạn thảo, đảm bảo văn bản chi tiết và phù hợp với thực tế Từ năm 2008 đến năm 2011, UBND xã đã ban hành 29 văn bản QPPL, trong đó có 17 Quyết định và 12 Chỉ thị, cho thấy hiệu quả trong việc thực thi các quy định pháp luật mà không cần hướng dẫn thi hành từ cấp trên.
Mặc dù đã đạt được một số kết quả trong công tác xây dựng và ban hành văn bản QPPL tại xã, vẫn tồn tại nhiều hạn chế Cụ thể, việc đăng ký xây dựng văn bản QPPL của một số ngành còn thụ động và chưa đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, dẫn đến việc ban hành văn bản không đúng tiến độ, phải chuyển sang năm sau hoặc không được ban hành Hơn nữa, chất lượng của nhiều dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung thường đơn giản, sơ sài, chỉ là sao chép hoặc biên tập lại các quy định từ cấp trên, hoặc phản ánh ý chí chủ quan của cơ quan soạn thảo, chưa đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Một số đơn vị, địa phương chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL), dẫn đến việc chưa chủ động đăng ký và chỉ đạo công tác này Việc xây dựng dự thảo thường đơn giản, sơ sài và thiếu nội dung cụ thể Sự phối hợp giữa các ban ngành trong soạn thảo, ban hành văn bản chưa chặt chẽ, nhiều đơn vị chỉ thực hiện mang tính hình thức Để nâng cao chất lượng công tác văn bản, cần tăng cường lãnh đạo từ cấp ủy Đảng và chính quyền, củng cố đội ngũ cán bộ làm công tác văn bản, đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành văn bản QPPL và các hướng dẫn từ Chính phủ, nhằm tạo sự thống nhất trong quy trình ban hành văn bản.
- Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt:
Trong thời gian qua, Văn phòng UBND xã đã thực hiện hiệu quả công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao Quy trình soạn thảo văn bản tuân thủ đúng quy định pháp luật, với văn bản là phương tiện quan trọng chứa đựng thông tin và quyết định quản lý Các văn bản công quyền này, được ban hành theo quy định của nhà nước, ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của đời sống xã hội và đóng vai trò là cơ sở pháp lý thiết yếu cho các hoạt động của Văn phòng UBND.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã tuân thủ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Văn phòng đã cụ thể hóa các quy định này vào hoạt động thực tiễn, với quy trình soạn thảo văn bản hành chính bao gồm nhiều bước rõ ràng.
Khi cán bộ Văn phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, bước đầu tiên là xác định hình thức, nội dung, độ mật và độ khẩn của văn bản Tiếp theo, cần thu thập và xử lý các thông tin liên quan, bao gồm thông tin quá khứ, thực tiễn, dự báo và các quy định pháp luật có liên quan.
Bước 2 trong quy trình soạn thảo văn bản yêu cầu tuân thủ các quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV, ban hành ngày 19/01/2011, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Nếu cần thiết, người soạn thảo có thể đề xuất với lãnh đạo cơ quan hoặc Cán bộ Văn phòng-Thống kê để tham khảo ý kiến từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân liên quan nhằm hoàn thiện bản thảo.
Bước 3 trong quy trình là trình duyệt bản thảo cùng với các tài liệu liên quan Bản thảo này phải được người có thẩm quyền, tức là người ký văn bản, phê duyệt Nếu có sửa chữa hoặc bổ sung, bản thảo đã được duyệt cần phải được trình lại cho người duyệt để xem xét và quyết định.
Đảm bảo về nội dung của văn bản
Quản lý nhà nước do Văn phòng UBND xã thực hiện đóng vai trò quan trọng, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần tìm ra các giải pháp phù hợp nhằm giảm thiểu những vấn đề tồn tại.
Nội dung là thành phần quan trọng nhất của mọi văn bản, quyết định tính chất và sự tồn tại của nó Để đảm bảo nội dung đạt yêu cầu về mục đích, khoa học, công quyền, đại chúng và khả thi, văn bản cần chú trọng đến cấu trúc và ngôn ngữ Cấu trúc văn bản không chỉ là giàn ý mà còn bao gồm cả nội dung và hình thức, yêu cầu đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để xác định chủ đề chính và bố cục chặt chẽ Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ và phong cách cần phải chính xác và nhuần nhuyễn, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan, thống nhất, phổ biến, khuôn mẫu và lịch sự, văn hóa.
Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 25 2.3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 25-26 CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ
Quy phạm pháp luật có mục đích phát hiện và xử lý kịp thời các văn bản trái pháp luật, nhằm đình chỉ, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ chúng Điều này đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật Ngoài ra, cần kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xác định trách nhiệm của những tổ chức, cá nhân đã ban hành các văn bản này.
Các văn bản hành chính là công cụ quan trọng để truyền đạt thông tin quản lý tại Văn phòng và UBND xã Đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này giúp thông tin được truyền tải đầy đủ, chính xác và hiệu quả Việc kiểm tra và xử lý các văn bản khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không tuân thủ quy định cấp trên là cần thiết để tạo ra tính thống nhất và khách quan trong quản lý Nội dung kiểm tra bao gồm việc xem xét nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản.
2.3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức. Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình.
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ
Nhận xét chung
- Công tác soạn thảo văn bản và văn thư là một hoạt động thường xuyên của UBND xã trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, các cấp trên thường xuyên tổ chức lớp đào tạo cho cán bộ văn thư Đồng thời, các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn cũng được ban hành kịp thời nhằm đổi mới công tác soạn thảo văn bản Điều này giúp đảm bảo việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng quy định, phù hợp về nội dung, hình thức và thể loại.
Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày càng được củng cố, nhờ vào công tác tuyên truyền và vận động thường xuyên Điều này đã giúp nâng cao ý thức của nhân dân trong việc thực hiện tốt các nội dung văn bản nhà nước được chuyển tải đến họ.
Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản và văn thư tại UBND xã hiện còn nhiều hạn chế, điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc.
Đội ngũ cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản và văn thư chưa được đào tạo chuyên môn đúng cách, dẫn đến việc thực hiện nhiệm vụ còn nhiều hạn chế và thiếu sót.
Một số ban ngành tham mưu cho UBND xã tự soạn thảo văn bản, dẫn đến việc nhiều văn bản không tuân thủ quy định của Nhà nước Những thiếu sót này bao gồm việc không ghi rõ tác giả, địa danh, ngày tháng, không đánh số vào sổ văn thư, và không đảm bảo nội dung, hình thức cũng như tên loại văn bản Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và giải quyết văn bản của văn thư.
3.2.1 Đối với địa phương nơi thực tập Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND xã phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội.
3.2.2 Đối với học viện Hành chính Quốc gia
Học viện cần chú trọng mở lớp Đại học hệ vừa làm vừa học và xem xét giảm học phí cho học viên ở vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn, cũng như cho các dân tộc thiểu số, nhằm nâng cao cơ hội học tập cho những đối tượng này.
Văn bản quản lý nhà nước tại địa phương đóng vai trò quan trọng trong việc cụ thể hóa các chỉ đạo từ cấp trên và HĐND cùng cấp, đồng thời là cơ sở pháp lý và công cụ quản lý hiệu quả cho chính quyền địa phương Những văn bản do UBND xã ban hành đã góp phần đáng kể vào sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, điều này được công nhận rộng rãi Tuy nhiên, quá trình soạn thảo và quản lý văn bản của UBND xã vẫn còn tồn tại một số thiếu sót và hạn chế nhất định.
Báo cáo thực tập của em tập trung vào "Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã, thực trạng và giải pháp," với phạm vi nghiên cứu giới hạn trong hoạt động của Văn phòng Qua đánh giá, em đã đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản hành chính mà Văn phòng thường xuyên ban hành Cán bộ công chức của UBND xã là những chủ thể trực tiếp thực hiện trách nhiệm trong việc phục vụ nhu cầu, lợi ích của nhân dân thông qua các văn bản quản lý nhà nước Chỉ khi cán bộ công chức quyết tâm thực hiện cải cách hành chính, nền hành chính mới có thể chuyển đổi và nâng cao chất lượng văn bản quản lý nhà nước Do thời gian thực tập có hạn, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý từ quý thầy cô, lãnh đạo khoa và nhà trường để hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp, giúp em tích lũy kinh nghiệm cho công tác sau này Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Thông Tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
2 Cẩm nang tổ chức hành chính và kỹ thuật soạn thảo văn bản dùng cho các đơn vị cơ sở
(Nhà xuất bản Lao động – Hà Nội)
3 Nghiệp vụ Văn phòng và Lưu trữ (Nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin Tác giả Hoàng Lê
4 Hướng dẫn soạn thảo văn bản (Nhà xuất bản trẻ Thành phố Hồ Chí Minh 1996)
5 Hướng dẫn công tác Văn phòng (Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 2000)
6 Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội