Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ và Giao nhận hàng hóa thời gian - Hải Phòng Times Cargo Logistic Hai Phong.. + Thông qua việc phỏng vấn
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Toàn cầu hóa nền kinh tế đang làm thay đổi thế giới, tạo ra các lĩnh vực hợp tác quốc tế từ mậu dịch hàng hóa đến mậu dịch vô hình Ngành logistics, đặc biệt là dịch vụ giao nhận vận chuyển, phát triển mạnh mẽ dưới tác động của thương mại điện tử, công nghệ thông tin và nhu cầu cao về vận chuyển và lưu kho Sự gia tăng chuỗi cung ứng toàn cầu yêu cầu các dịch vụ giao nhận vận chuyển phải nâng cao hiệu quả để đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với nhu cầu thị trường.
Kể từ khi gia nhập WTO, ngành logistics tại Việt Nam đã được chú trọng đầu tư phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự hội nhập sâu rộng vào thị trường quốc tế và lợi thế về đường bờ biển dài 3260 km Sự phát triển của nhiều cảng biển quốc tế đã thúc đẩy ngành giao nhận vận tải biển, mặc dù vẫn đối mặt với thách thức về hạ tầng logistics chưa đồng bộ và chi phí cao Tiềm năng phát triển của ngành này rất lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Việc mở rộng mối quan hệ hợp tác quốc tế, tổ chức các tuyến đường vận tải và tối ưu hóa quy trình vận chuyển là cần thiết để giảm thiểu thời gian và chi phí Do đó, phân tích và đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một vấn đề quan trọng và cấp thiết.
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia có nhiều cơ hội phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhưng gặp khó khăn do quy trình chưa hoàn thiện và nhiều tình huống phát sinh chưa được giải quyết triệt để Để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường, công ty cần nhanh chóng cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu Nếu giải quyết được những thách thức hiện tại, tiềm năng phát triển dịch vụ này sẽ rất khả quan trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng mở rộng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, tôi đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển” Qua việc phân tích lý luận và thực tiễn quy trình giao hàng xuất khẩu, tôi đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Tôi hy vọng đóng góp vào sự phát triển của Công ty cũng như ngành giao nhận vận tải Việt Nam.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Giao nhận vận tải quốc tế là một chủ đề quan trọng và được nhiều tác giả nghiên cứu Nhiều công trình, luận văn, và luận án đã tập trung vào dịch vụ giao hàng xuất khẩu qua đường biển Để hoàn thành tốt đề tài, tôi đã tham khảo nhiều nguồn tư liệu hữu ích.
[1] Song, D.W., Panayides, P (2015) Maritime Logistics: A Guide to Contemporary Shipping and Port Management (phiên bản 2) Nhà xuất bản Kogan
Tác giả cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa, từ lập kế hoạch đến lưu trữ và tối ưu hóa, trong bối cảnh toàn cầu hóa và công nghệ hiện đại Cuốn sách là tài liệu thiết yếu cho sinh viên ngành hậu cần và những người làm việc trong lĩnh vực này, bao gồm thông tin về các hãng tàu, container, tàu chở dầu, hàng rời khô, và hậu cần tập trung vào cảng.
Bài viết thảo luận về quy trình xếp dỡ hàng hóa và các quy trình vận hành nhằm nâng cao hiệu quả và giảm chi phí Tác giả cũng nhấn mạnh các yếu tố ảnh hưởng đến việc tối ưu hóa lịch trình tàu và chiến lược hàng hải, với mục tiêu giảm thiểu chi phí và bảo vệ môi trường.
[2] Nguyen, T.K.O., Thai, B.H.A (2023) Giáo trình Giao nhận vận tải quốc tế Nhà xuất bản Tài Chính
Giáo trình cung cấp cái nhìn tổng quan về giao nhận và vận tải quốc tế, tập trung phân tích các phương thức vận tải hàng hóa như đường biển, hàng không, đường sắt, đường bộ, vận tải bằng container và đa phương thức Mỗi phương thức được mô tả chi tiết về quy trình và cơ sở pháp lý liên quan Ngoài ra, giáo trình còn có một chương riêng về quản trị rủi ro trong giao nhận và vận tải quốc tế, giúp người đọc hiểu rõ các vấn đề rủi ro và áp dụng biện pháp quản trị hiệu quả nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
[3] Nguyen, T.T.H (2017) Giáo trình Hải quan cơ bản Nhà xuất bản Tài
Giáo trình hải quan cung cấp kiến thức cơ bản về thủ tục, kiểm tra, giám sát và kiểm soát hải quan, cùng với thuế hải quan và tổ chức thực hiện thu thuế Mỗi chương nêu rõ quy trình, cách thức thực hiện và trách nhiệm của người khai báo hải quan, công chức hải quan và các bên liên quan theo quy định pháp luật.
Nguyễn, T.H (2021) đã nghiên cứu về việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ và Giao nhận hàng hóa Thời gian - Hải Phòng (Times Cargo Logistic Hải Phòng) Luận văn tốt nghiệp này tập trung vào việc cải thiện hiệu quả logistics và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực xuất khẩu.
Bài luận văn trình bày quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty TNHH Dịch vụ và Giao nhận hàng hóa thời gian - Hải Phòng, đồng thời đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình này cho doanh nghiệp và kiến nghị các cơ quan liên quan nâng cao môi trường kinh doanh và cơ sở hạ tầng cho ngành dịch vụ giao hàng xuất khẩu Tuy nhiên, bài viết còn thiếu sót khi không cung cấp các chứng từ và giấy tờ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
[5] Ngo, T.H (2021) Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Dịch vụ quốc tế CTX (Graduation Thesis, Thuongmai
Bài luận văn tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ quốc tế CTX, cung cấp thông tin chi tiết về quy trình này cùng với những thành công và hạn chế mà doanh nghiệp đang đối mặt Tác giả đã chỉ ra những vấn đề cần cải thiện và đề xuất các giải pháp, tuy nhiên, các giải pháp này vẫn còn chung chung và thiếu tính thực tiễn.
Các tài liệu quý giá này phản ánh nỗ lực nghiên cứu của các tác giả, cung cấp kiến thức sâu sắc về giao nhận vận tải quốc tế và nguồn tư liệu phong phú cho thực tiễn công việc và học tập Việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia là một vấn đề quan trọng, đáng được khai thác và phát triển hơn nữa trong tương lai.
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là cần thiết để phân tích và đánh giá thực trạng của Công ty trong lĩnh vực này.
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia hiện đang gặp nhiều thách thức trong quy trình giao hàng xuất khẩu, cần phân tích và đánh giá chi tiết để xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống Việc nhận diện nguyên nhân của những vấn đề này sẽ giúp công ty hiểu rõ thực trạng mà họ đang đối diện Đồng thời, từ đó có thể khai thác cơ hội phát triển trong hoạt động giao hàng xuất khẩu, nâng cao hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường.
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia đang hướng tới việc phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu hiệu quả hơn Để đạt được mục tiêu này, cần đề xuất các giải pháp và phương án cải tiến cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng được tiến hành nghiên cứu ở đây là quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về không gian: Nghiên cứu được tiến hành trong phạm vi hoạt động của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
Nghiên cứu này tập trung vào dữ liệu và hoạt động của Công ty từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2024, nhằm đánh giá các xu hướng và sự thay đổi trong thị trường, cũng như hiệu quả của quy trình giao hàng xuất khẩu trong bối cảnh hiện tại.
Bài viết này phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, bắt đầu từ khâu chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa, thực hiện thủ tục hải quan, cho đến việc giao hàng, bàn giao chứng từ và quyết toán chi phí.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
+ Thông qua quan sát cẩn thận và trực tiếp các công việc liên quan đến dịch vụ giao hàng xuất khẩu tại Công ty
Thông qua việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên tại các phòng ban và kho hàng của Công ty, chúng tôi đánh giá quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời nhận diện những thành công và hạn chế mà Công ty đang gặp phải Ngoài ra, phỏng vấn Trưởng phòng và Giám đốc giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về định hướng chiến lược tương lai của Công ty cũng như các biện pháp dự kiến để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Thông qua khảo sát trực tuyến, chúng tôi đã sử dụng các bảng hỏi được thiết kế riêng cho từng phòng ban nhằm thu thập thông tin cần thiết cho khóa luận Mỗi bảng hỏi được điều chỉnh phù hợp với đặc thù của từng phòng ban, đảm bảo cung cấp dữ liệu chính xác và hữu ích.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Thu thập dữ liệu từ các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán tổng hợp và các chứng từ liên quan là bước quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia.
+ Thu thập dữ liệu từ các bài viết có liên quan đến đề tài được đăng trên báo, tạp chí khoa học
Thu thập dữ liệu từ giáo trình, luận văn và khóa luận tốt nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu từ thư viện điện tử của các trường Đại học Thương Mại và Học viện Tài Chính là một bước quan trọng để nâng cao kiến thức và nghiên cứu trong ngành này.
1.6.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê được áp dụng để tổ chức và trình bày lại dữ liệu từ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty từ năm 2020 đến nay Mục tiêu là hỗ trợ đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh và chất lượng dịch vụ của Công ty.
Phương pháp phân tích là công cụ quan trọng trong tư duy, giúp xử lý và diễn giải dữ liệu một cách hiệu quả Phương pháp này loại bỏ thông tin không chính xác, thiếu sót hoặc không hợp lệ, chuẩn bị cho quá trình phân tích tiếp theo Kết quả là thông tin được trực quan hóa, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu thông qua tài liệu mà Công ty cung cấp.
Phương pháp so sánh là một công cụ hữu ích trong việc đánh giá hiệu suất công việc, chất lượng dịch vụ, công nghệ và kết quả kinh doanh theo từng thời kỳ Qua việc xác định xu hướng trong quy trình giao hàng, phương pháp này giúp dự đoán những thay đổi tiềm năng của công ty và chuẩn bị các phương án ứng phó hiệu quả.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để kết hợp thông tin và dữ liệu đã được thống kê, phân tích và so sánh nhằm rút ra các kết luận tổng thể Qua đó, chúng tôi đưa ra nhận xét và đánh giá về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty.
Kết cấu khóa luận
Đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia” được chia thành 4 chương chính, bên cạnh phần Mở đầu và Kết luận.
- Chương 1: Tổng quan nghiên cứu
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
- Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
- Chương 4: Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế đóng vai trò quan trọng trong thương mại toàn cầu, kết nối các thị trường nội địa và quốc tế, đồng thời thúc đẩy sự phát triển thương mại giữa các quốc gia Do đó, ngày càng nhiều quy tắc và điều luật được ban hành và sửa đổi để phù hợp với thực tiễn trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa.
Liên đoàn Vận tải biển Quốc tế (FIATA) là một trong những tổ chức phi chính phủ lớn nhất đại diện cho ngành giao nhận vận tải Năm 2019, FIATA đã công bố phiên bản cập nhật của Quy tắc mẫu cho dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa, làm cơ sở cho các hiệp hội và doanh nghiệp toàn cầu soạn thảo điều khoản giao dịch riêng Dựa trên Quy tắc mẫu này, mọi dịch vụ liên quan đến vận chuyển, hợp nhất, lưu trữ, xử lý, đóng gói và phân phối hàng hóa, cùng với các dịch vụ phụ trợ như hải quan, tài chính, bảo hiểm hàng hóa và thanh toán chứng từ đều được xác định là dịch vụ giao nhận vận tải.
Tại Việt Nam, Luật Thương mại ra đời năm 1997 nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế và chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường Điều 163 Luật Thương mại (1997) định nghĩa dịch vụ giao nhận hàng hóa như một hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ nhận hàng từ người gửi và thực hiện các thủ tục liên quan để giao hàng cho người nhận Trong khi đó, Điều 233 Luật Thương mại 2005 mở rộng khái niệm dịch vụ logistics, nhấn mạnh rằng đây là hoạt động thương mại bao gồm nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, và tư vấn khách hàng Dịch vụ logistics không chỉ đơn thuần là vận chuyển mà còn tích hợp quản lý chuỗi cung ứng, từ sản xuất đến tay người tiêu dùng, giúp quy trình trở nên thông suốt và hiệu quả hơn.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một hệ thống các hoạt động thương mại liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia qua biển Nó bao gồm các công việc như nhận hàng, tổ chức vận chuyển, lưu trữ, xử lý, đóng gói, phân phối và thực hiện các thủ tục hải quan Bên cạnh đó, dịch vụ còn cung cấp các hỗ trợ như tư vấn, mua bảo hiểm hàng hóa và xử lý chứng từ liên quan, nhằm đảm bảo giao hàng an toàn và đúng hạn cho người nhận theo yêu cầu của các bên liên quan.
2.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có tính không hiện hữu, vì không thể cảm nhận bằng các giác quan Điều này khiến khách hàng gặp khó khăn trong việc lựa chọn dịch vụ, vì họ chỉ có thể đánh giá qua giá cả, chất lượng và phản hồi từ người dùng Do đó, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này cần tập trung khẳng định chất lượng thông qua các dấu hiệu hữu hình để tạo niềm tin cho khách hàng.
Tính không thể tách rời trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thể hiện ở việc quá trình cung cấp dịch vụ và tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời tại ga/bãi/cảng Điều này yêu cầu các doanh nghiệp phải tổ chức và quản lý quy trình cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của khách hàng và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có tính không lưu giữ được, vì quá trình cung ứng và tiêu dùng diễn ra đồng thời, không thể lưu kho hay định giá như tài sản tồn kho Do đó, doanh nghiệp cần chủ động ứng phó với diễn biến thị trường để tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện vận tải.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho phép di chuyển hàng hóa giữa các quốc gia, nhưng khách hàng chỉ có quyền sử dụng dịch vụ mà không sở hữu hay định đoạt các yếu tố liên quan như con người, phương tiện vận tải và thiết bị Do đó, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần khuyến khích khách hàng tôn trọng tài sản và nguồn lực được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thường không ổn định, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như người thực hiện, thời gian giao hàng, địa điểm và điều kiện thời tiết Cảm nhận của khách hàng là yếu tố then chốt trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ, tuy nhiên, sự hài lòng và yêu cầu của từng khách hàng có thể khác nhau Do đó, các doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình và chất lượng dịch vụ, nâng cao trình độ chuyên môn và tay nghề lao động, cũng như giảm thiểu sự biến động tiêu cực trong dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Tính thích ứng là yếu tố quan trọng trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, khi nhu cầu thường xuyên thay đổi do sự đa dạng của hàng hóa, thời tiết, địa lý và các quy định pháp lý Các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cần phát triển khả năng linh hoạt để đáp ứng kịp thời và hiệu quả với nhu cầu của khách hàng.
2.1.3 Phân loại dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Dựa vào các hình thức xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện nay, ta có thể phân loại dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thành:
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL/FCL; CY/CY) là hình thức vận chuyển trong đó toàn bộ container được dành riêng cho hàng hóa của một khách hàng duy nhất, từ nơi sản xuất hoặc kho lưu trữ đến cảng đích hoặc trực tiếp đến tay khách hàng Dịch vụ này rất phù hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa với khối lượng lớn, đồng thời đảm bảo an toàn và an ninh cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu lẻ container (LCL/LCL; CFS/CFS) là hình thức vận chuyển hàng hóa, trong đó nhiều lô hàng nhỏ từ các khách hàng khác nhau được xếp chung vào một container Giải pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp không đủ hàng hóa để lấp đầy một container hoàn toàn, giúp giảm chi phí vận chuyển, cung cấp sự linh hoạt và đảm bảo hàng hóa được giao an toàn, hiệu quả.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu kết hợp (FCL/LCL; CY/CFS hoặc LCL/FCL; CFS/CY) là một hình thức vận chuyển linh hoạt, kết hợp giữa FCL và LCL, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Với FCL/LCL, hàng hóa lớn được xếp vào một container nguyên và sau đó được tách nhỏ để gửi trong container khác Ngược lại, LCL/FCL bắt đầu với hàng hóa nhỏ được gửi trong các container riêng lẻ, sau đó gom lại và vận chuyển chung trong một container.
Giao hàng rời (Bulk Cargo) là hình thức vận chuyển hàng hóa có khối lượng lớn và ở dạng thô, khô như than đá, lưu huỳnh, quặng sắt, hàng nông sản và phế liệu không đóng thùng hay bao kiện Những loại hàng hóa này được đưa trực tiếp vào các khoang thùng hàng chống thấm nước của tàu, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
2.1.4 Vai trò dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Biển chiếm phần lớn diện tích bề mặt trái đất và là phương thức vận tải xuất khẩu sớm nhất, mang lại nhiều ưu điểm như vận chuyển hàng hóa khối lượng lớn và phù hợp với đa dạng loại hàng Sử dụng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển giúp chủ hàng thực hiện kế hoạch kinh doanh thuận lợi, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và tối ưu hóa lợi nhuận Đối với người chuyên chở, dịch vụ này không chỉ hoàn thành hợp đồng mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp và thu lợi nhuận Người nhận hàng cũng được đảm bảo nhận đúng số lượng và chất lượng hàng hóa, hỗ trợ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của họ.
Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Nắm bắt tình hình, chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn và rủi ro Để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi, việc nắm bắt tình hình và dự đoán các tình huống có thể xảy ra là rất quan trọng Doanh nghiệp cần có các biện pháp kịp thời để giải quyết vấn đề phát sinh, nhằm giảm thiểu tổn thất cho lô hàng Để đảm bảo giao hàng an toàn và chính xác, các doanh nghiệp giao nhận cần thực hiện các quy trình và biện pháp phù hợp.
Nghiên cứu và phân tích các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương là rất quan trọng, bao gồm chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán và các giấy tờ liên quan khác Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong giao dịch thương mại quốc tế.
Để quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, cần lập và chuẩn bị các chứng từ quan trọng như tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán ngoại thương, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp và bản kê chi tiết hàng hóa Những văn bản này là cơ sở thiết yếu giúp hàng hóa được thông quan tại cơ quan hải quan.
- Rà soát phương tiện vận tải, đội ngũ lái xe, đội ngũ bốc xếp hàng lên phương tiện vận tải
Nghiệp vụ chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và phương tiện vận tải rất đa dạng và linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
2.2.2 Giao hàng tại địa điểm quy định
Trước khi giao hàng cho người vận chuyển ra ga/bãi/cảng xuất khẩu, người giao nhận và chủ hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa để đảm bảo số lượng, trọng lượng, thể tích và phẩm chất hoàn toàn khớp với hợp đồng ngoại thương Hàng hóa xuất khẩu cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn về bao bì, chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch và nguồn gốc xuất xứ của nước nhập khẩu Ngoài ra, cần có giấy chứng nhận hoặc biên bản phù hợp để trình báo với cơ quan hải quan Việc này không chỉ đảm bảo chất lượng và an toàn của hàng hóa mà còn bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, đồng thời thúc đẩy phát triển xuất khẩu bền vững trong tương lai.
Địa điểm giao hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào điều kiện giao hàng và hợp đồng đã thỏa thuận Người giao nhận và chủ hàng cần hợp tác chặt chẽ để vận chuyển hàng hóa đến địa điểm chỉ định, có thể là kho của người bán hoặc ga, bãi, cảng xuất khẩu.
Người giao nhận thực hiện khai báo hải quan và thông quan hàng hóa xuất khẩu Doanh nghiệp xuất khẩu cần cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa cho cơ quan hải quan, đảm bảo tuân thủ quy định thương mại quốc tế và quản lý hàng hóa qua biên giới Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước quy định.
- Khai báo và nộp tờ khai hải quan (theo mẫu quy định) cho cán bộ hải quan cùng với các chứng từ liên quan khác
- Nhận thông báo và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu đến địa điểm kiểm hóa
- Nộp thuế xuất khẩu, các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định và nộp lệ phí hải quan
- Thực hiện thông quan hàng hóa
Căn cứ vào phương thức thực hiện mà thủ tục hải quan được phân thành thủ tục hải quan truyền thống và thủ tục hải quan hiện đại:
Thủ tục hải quan truyền thống là quy trình hải quan được thực hiện bằng phương pháp thủ công, trong đó việc khai báo hải quan được thực hiện qua giấy tờ và được xử lý trực tiếp bởi công chức theo quy định của pháp luật.
Thủ tục hải quan hiện đại, hay còn gọi là thủ tục hải quan điện tử, là quy trình hải quan được thực hiện thông qua các thông điệp dữ liệu điện tử Quy trình này được quản lý bởi hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan, tuân theo các quy định pháp luật hiện hành.
Quy trình thủ tục hải quan yêu cầu sự nghiêm ngặt và tuân thủ tuyệt đối Doanh nghiệp cần chú ý và cẩn trọng trong việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo hoạt động thông quan hàng hóa xuất khẩu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Cuối cùng, việc giao hàng hóa xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế (hãng tàu) là bước quan trọng Tùy thuộc vào loại hàng hóa, số lượng và yêu cầu của khách hàng, cần phải cân nhắc và lựa chọn hình thức giao hàng phù hợp.
- Gửi hàng nguyên container (FCL/FCL):
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần điền và ký Booking Note, là giấy xác nhận đặt chỗ cho hàng hóa do hãng vận chuyển cấp Sau đó, họ sẽ gửi Booking Note này cho đại diện của hãng vận chuyển để ký kết, đồng thời gửi danh mục hàng hóa xuất khẩu (Cargo List) để xin xác nhận từ phía hãng vận chuyển.
+ Sau khi ký Booking Note, hãng vận chuyển cấp lệnh giao vỏ container cho nhân viên giao nhận mượn và giao Packing List và Seal
+ Kéo vỏ container về địa điểm quy định để đóng hàng vào Container, lập Packing list
+ Mang container đã đóng gói hàng hóa ra ga/bãi/cảng làm thủ tục hải quan thông quan
Để thực hiện thủ tục hạ bãi container, cần giao Packing List cho phòng Thương vụ của cảng nhằm đăng ký với Hải quan Đồng thời, cần lấy Shipping Note để lập B/L Container sẽ được vận chuyển đến ga/bãi/cảng để hoàn tất thủ tục hạ bãi theo quy định của hãng vận chuyển, lưu ý rằng hàng hóa cần được hạ trước giờ cắt máng Sau khi Hải quan đóng dấu xác nhận, trách nhiệm giao hàng của người giao nhận được hoàn tất, và việc xếp container lên tàu sẽ do ga/bãi/cảng thực hiện, cho phép chủ hàng nhận B/L.
Trước khi tiến hành xếp container lên phương tiện vận tải, hãng vận chuyển cần lập danh sách hàng xuất khẩu và sơ đồ xếp hàng, đồng thời thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho Điều độ của ga, bãi, hoặc cảng để có thể sắp xếp nhân lực và thiết bị cần thiết cho quá trình này.
Khi bốc container lên phương tiện vận tải tại ga, bãi hoặc cảng, người giao nhận cần liên hệ với đại lý tàu biển để lấy vận đơn (B/L) hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên B/L nhận đã cấp trước đó Điều này đảm bảo có B/L đã xếp sẵn cho quá trình vận chuyển.
- Gửi hàng lẻ container (LCL/LCL):
Các chứng từ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
2.3.1.1 Tờ khai hải quan (Customs Declaration/Customs Entry) a Khái niệm: Tờ khai hải quan là văn bản cho người chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan Tờ khai hải quan được xuất trình trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập khẩu vào lãnh thổ quốc gia b Chức năng:
- Là tài liệu dùng để khai những thông tin về chủ thể và đối tượng làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan
- Là chứng từ pháp lý trong việc kiểm tra hải quan
- Là chứng từ kế toán đối với chủ hàng
- Là cơ sở để thống kê hải quan c Nội dung:
- Thông tin về chi cục Hải quan đăng ký tờ khai, chi cục Hải quan cửa khẩu xuất,
Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người xuất khẩu, nhập khẩu, người ủy thác, đại lý hải quan
- Hóa đơn thương mại, cửa khẩu xuất hàng, nước nhập khẩu, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, tỷ giá tính thuế
- Mô tả hàng hóa, mã số hàng hóa, xuất xứ, số lượng, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ
- Thuế xuất khẩu và thu khác: trị giá tính thuế, thuế suất, tiền thuế, …
2.4.1.2 Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract) a Khái niệm: Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng xác lập hành vi chuyển quyền sở hữu về hàng hóa và hành vi thanh toán tiền hàng Theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận b Chức năng: Quy định các điều khoản giao dịch, giúp xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên c Nội dung: Soạn thảo hợp đồng thanh toán do các công ty tự thỏa thuận và thống nhất nên có thể khác nhau với các lô hàng khác nhau Nhưng nhìn chung sẽ có các thông tin và điều khoản dưới đây:
- Thông tin về ngày lập hợp đồng, số hợp đồng,
- Thông tin chi tiết về tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ, ngân hàng đại diện, của bên bán và bên mua
Điều khoản 1 quy định về mô tả hàng hóa, bao gồm các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá, tổng thanh toán, chất lượng, xuất xứ, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
Điều khoản 2 về giao hàng bao gồm các yếu tố quan trọng như thời gian giao hàng, thông số kỹ thuật của sản phẩm, địa điểm giao hàng, quy cách đóng gói, phương thức chuyển tải, và yêu cầu về các giấy tờ liên quan.
Điều khoản 3: Thanh toán quy định rõ ràng về loại tiền tệ được sử dụng, tổng số tiền thanh toán, ngân hàng thực hiện giao dịch, thời gian thanh toán và thông tin chi tiết về công ty nhận thanh toán.
- Các điều khoản khác như: Bất khả kháng, Trọng tài, Điều kiện chung,
2.4.1.3 Bản kê chi tiết hàng hóa (Manifest of Cargo) a Khái niệm: Bản kê chi tiết hàng hoá là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau b Chức năng: Cung cấp thông tin cụ thể về hàng hóa xuất nhập khẩu, hỗ trợ cho các thủ tục kiểm tra và thông quan c Nội dung: Thông tin về ngày lập bản kê, người xuất khẩu, người nhập khẩu, số vận đơn, mã số hàng hóa, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ, tỷ giá tính thuế, điều kiện giao hàng, phí vận chuyển, phí bảo hiểm, số kiện, trọng lượng
2.3.2 Chứng từ với cảng và tàu
2.3.2.1 Chỉ thị xếp hàng (Shipping note) a Khái niệm: Chỉ thị xếp hàng là giấy tờ chỉ thị do người gửi hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu theo những chỉ dẫn b Chức năng: Hướng dẫn chi tiết và rõ ràng việc sắp xếp hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bốc xếp Đồng thời kiểm soát và theo dõi hàng hóa, giảm thiểu mất mát hoặc hư hỏng c Nội dung: Thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, hướng dẫn xếp hàng, thông tin vận chuyển, ngày xếp hàng,
2.3.2.2 Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) a Khái niệm: Biên lai thuyền phó là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở b Chức năng:
- Làm cơ sở để hãng vận chuyển cấp phát vận đơn đường biển
Chứng từ hàng hóa là tài liệu quan trọng xác nhận tình trạng hàng hóa trước khi được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển Nội dung của chứng từ bao gồm thông tin chi tiết về tàu vận chuyển, số hiệu chuyến, ngày rời cảng, số vận đơn, số lượng, trọng lượng, mô tả tình trạng hàng hóa, số container và số seal.
2.3.2.3 Vận đơn đường biển - B/L (Ocean Bill of Lading/ Marine Bill of Lading/ Bill of lading) a Khái niệm: Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở cung cấp cho người gửi hàng (Shipper) theo yêu cầu của người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu (Shipped on board) hoặc sau khi nhận hàng để chở (Received for shipment) b Chức năng:
Vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở, chứng minh việc họ đã nhận hàng để vận chuyển Nó cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa như loại, số lượng, trọng lượng và điều kiện tại thời điểm nhận Không chỉ là biên lai, vận đơn đường biển còn có giá trị pháp lý, được sử dụng làm chứng từ trong giao dịch thương mại, thanh toán ngân hàng và giải quyết tranh chấp.
Vận đơn đường biển không chỉ là biên lai mà còn là chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa Người sở hữu vận đơn có quyền nhận hàng hóa khi tàu đến cảng đích, điều này xác nhận quyền sở hữu và cho phép họ lấy hàng tại cảng.
Vận đơn là bằng chứng cho hợp đồng vận tải giữa các bên, bao gồm các điều khoản và điều kiện mô tả quyền và nghĩa vụ của người gửi hàng và người chuyên chở Nó ghi nhận thông tin quan trọng như giá cước, phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng và điều khoản trách nhiệm, tạo cơ sở pháp lý cho việc giải quyết tranh chấp Nội dung vận đơn đường biển được thể hiện trên hai mặt giấy, với mặt trước có ô, cột để điền thông tin cần thiết, trong khi mặt sau in các điều kiện chuyên chở do hãng vận chuyển quy định hoặc để trống.
- Nội dung chính mặt trước của vận đơn đường biển:
Thông tin về các bên tham gia trong vận chuyển hàng hóa bao gồm: Người chuyên chở (Carrier) với các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và email của người phát hành và ký phát vận đơn, có thể là chủ tàu, người vận chuyển hoặc đại lý Người gửi hàng (Shipper) cũng cần cung cấp tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và email Đối với người nhận hàng (Consignee), thông tin có thể ghi rõ ràng (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) hoặc theo lệnh (“To order of …”) hoặc để trống Cuối cùng, bên nhận thông báo hàng đến (Notify Party) thường ghi là “same as consignee” hoặc để trống, tự hiểu là thông báo cho người nhận hàng, hoặc có thể ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của bên nhận lô hàng.
Tờ vận đơn đường biển là tài liệu quan trọng do người chuyên chở cấp phát, mang số vận đơn dùng để xác định lô hàng Các loại vận đơn bao gồm Original Bill và Surrender Bill, mỗi loại có tính chất và chức năng riêng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
2.4.1.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật và trình độ công nghệ
Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Những yếu tố này không chỉ nâng cao hiệu suất và tính hiệu quả của giao hàng mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất, bao gồm hệ thống kho bãi, văn phòng làm việc, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ và hệ thống bảo quản hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong khả năng lưu trữ và vận chuyển hàng hóa Việc đầu tư vào cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí vận hành.
Kỹ thuật và trình độ công nghệ ngày nay đã mang lại sự tiện lợi trong việc quản lý, giám sát, lên kế hoạch và lịch trình giao hàng, đồng thời đảm bảo tính an toàn và chính xác Các hệ thống hiện đại như Hệ thống quản lý kho (WMS), Hệ thống quản lý vận tải (TMS), và công nghệ theo dõi hàng hóa như RFID và GPS đang được tích hợp để tối ưu hóa quy trình logistics.
Con người là yếu tố then chốt trong quy trình giao hàng xuất khẩu, với nhân viên có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về logistics, vận tải và luật hải quan giúp tăng cường hiệu quả xử lý Những nhân viên có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng sẽ giảm thiểu rủi ro và xử lý tình huống khẩn cấp hiệu quả Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo nhân viên để họ cập nhật kiến thức mới về quy định xuất khẩu, công nghệ và xu hướng trong ngành logistics, từ đó nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả giao hàng.
Yếu tố tài chính không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động logistics mà còn định hình chiến lược phát triển và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp giao nhận Đây là yếu tố then chốt, tác động đến mọi khía cạnh từ cơ sở vật chất đến ứng dụng công nghệ và phát triển bền vững Tối ưu hóa nguồn tài chính giúp cải thiện hiệu quả giao hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh toàn cầu Do đó, khả năng quản lý và đầu tư hợp lý vào tài chính là yếu tố quyết định để tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu.
2.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, ảnh hưởng đến chi phí, nhu cầu, thời gian giao hàng và khả năng cạnh tranh Sự thay đổi trong các điều kiện kinh tế có thể tác động mạnh mẽ đến hiệu quả của quy trình này.
Tình hình biến động giá nhiên liệu đang tác động mạnh mẽ đến chi phí vận chuyển biển, với sự gia tăng giá nhiên liệu dẫn đến cước vận tải cao hơn và ảnh hưởng đến chi phí xuất khẩu cũng như khả năng cạnh tranh sản phẩm Theo dữ liệu từ Sàn giao dịch vận tải biển Thượng Hải, chỉ số cước xuất khẩu container đã tăng khoảng 350% so với cùng kỳ năm trước trên tuyến Đông Á - châu Âu, chủ yếu do chi phí nhiên liệu tăng cao Để đối phó với tình hình này, các doanh nghiệp cần điều chỉnh lịch trình giao hàng, xem xét lại các phương pháp vận tải và áp dụng công nghệ để theo dõi, tối ưu hóa hiệu quả giao hàng nhằm giảm thiểu tác động của giá nhiên liệu đến chi phí.
Các thay đổi trong chính sách thương mại, như tăng thuế xuất khẩu hoặc hạn chế nhập khẩu, có thể làm chậm quy trình giao hàng do yêu cầu thủ tục hải quan tăng cao Tuy nhiên, các hiệp định thương mại tự do như CPTPP, AFTA và EVFTA giúp giảm thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho xuất khẩu, nâng cao tính cạnh tranh của hàng hóa Điều này dẫn đến giảm cước phí vận chuyển và thúc đẩy cạnh tranh giữa các nhà cung cấp dịch vụ logistics Hơn nữa, các tiêu chuẩn và quy định minh bạch trong FTA giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình hải quan, từ đó giảm thiểu rủi ro và thời gian giao hàng.
Tình hình lạm phát cao và lãi suất tăng có thể làm giảm chi tiêu của doanh nghiệp và người tiêu dùng, dẫn đến giảm nhu cầu hàng hóa và ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa cần vận chuyển Lãi suất tăng cũng kéo theo chi phí vay mượn cao hơn, buộc các công ty logistics và vận tải phải đối mặt với chi phí vận hành gia tăng, bao gồm nhiên liệu, bảo trì và thuê tàu Hệ quả là cước vận chuyển tăng, gây áp lực lên doanh nghiệp xuất khẩu Để đối phó, các doanh nghiệp cần cải thiện quy trình logistics, tái cấu trúc chi phí và tối ưu hóa quy trình giao hàng, bao gồm tìm kiếm giải pháp vận chuyển thay thế và tăng cường công nghệ trong quản lý logistics.
2.4.2.2 Môi trường chính trị - xã hội
Môi trường chính trị - xã hội của các quốc gia ảnh hưởng lớn đến ngành logistics và dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Các chính sách về quản lý hải quan, thuế suất và quy định thương mại thường thay đổi tùy thuộc vào tình hình chính trị và xã hội Sự ổn định chính trị không chỉ thúc đẩy đầu tư và thương mại mà còn giúp giảm chi phí logistics, trong khi xung đột và bất ổn có thể gây cản trở cho hoạt động này.
Năm 2023, sau xung đột Nga - Ukraine, Mỹ và Liên minh châu Âu đã áp dụng các biện pháp trừng phạt kinh tế mạnh mẽ đối với Nga, tập trung vào lĩnh vực năng lượng và tài chính nhằm giảm nguồn thu của Nga và bảo vệ an ninh khu vực Đồng thời, họ tăng cường hỗ trợ kinh tế và quân sự cho Ukraine, ưu tiên an ninh trên hợp tác kinh tế Các quốc gia này khuyến khích doanh nghiệp chuyển hướng đầu tư sang các đồng minh để giảm phụ thuộc vào năng lượng Nga, thể hiện sự chuyển mình trong chính sách kinh tế phục vụ mục tiêu địa - chính trị Do đó, các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển đã điều chỉnh quy trình giao hàng, tìm kiếm lộ trình thay thế và hợp tác với đối tác ở các quốc gia an toàn hơn Tình hình bất ổn cũng làm gia tăng nhu cầu về bảo hiểm hàng hóa và dịch vụ bảo vệ, khiến các công ty vận tải phải chi trả phí bảo hiểm cao hơn do rủi ro gia tăng, làm tăng tổng chi phí vận chuyển và phức tạp hóa quy trình giao hàng.
Môi trường chính trị - xã hội có tác động lớn đến ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu toàn cầu Các công ty giao nhận cần chủ động thích ứng và tìm kiếm giải pháp bền vững để vượt qua những thách thức trong việc cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu.
Hoạt động giao nhận vận tải bằng đường biển chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố tự nhiên, đặc biệt là biến đổi khí hậu toàn cầu Sự gia tăng tần suất và cường độ của các hiện tượng thời tiết cực đoan như bão, mưa lớn và sương mù có thể làm chậm hoặc hủy bỏ lịch trình tàu, dẫn đến việc giao hàng xuất khẩu của doanh nghiệp bị chậm trễ.
Kênh đào Panama đã gặp phải tình trạng tắc nghẽn nghiêm trọng do tăng nhu cầu vận chuyển hàng hóa toàn cầu, hạn hán và sương mù Hạn hán đã làm giảm mực nước hồ Gatun, nguồn cung cấp nước quan trọng cho hoạt động của kênh, dẫn đến việc giới hạn số lượng tàu qua kênh xuống còn khoảng 18 tàu/ngày vào tháng 2 năm 2024, chỉ đáp ứng một nửa nhu cầu bình thường Sương mù dày đặc cũng gây khó khăn trong việc điều khiển tàu, gây ra trì hoãn trong quá trình cập bến Sự tắc nghẽn này ảnh hưởng đến khoảng 3% thương mại hàng hải toàn cầu, tác động đến chuỗi cung ứng và giá cả Ông Rolf Habben Jansen, giám đốc điều hành Tập đoàn Hapag-Lloyd, đã bày tỏ lo ngại về tình hình này, buộc các doanh nghiệp giao nhận phải tìm giải pháp thay thế hợp lý để tối đa hóa lịch trình giao hàng và giảm thiểu tổn thất.
Trong thời đại công nghệ số, ngành dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đã được cải thiện đáng kể nhờ vào công nghệ hiện đại Việc chuyển sang khai báo hải quan điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong tài liệu Công nghệ GPS và Internet of Things (IoT) cho phép theo dõi vị trí hàng hóa trong thời gian thực, mang lại sự minh bạch và giúp quản lý rủi ro hiệu quả Tự động hóa trong quá trình xếp dỡ hàng hóa tại cảng biển và kho chứa cũng giúp tăng tốc độ giao hàng và giảm thiểu sai sót Cuối cùng, công nghệ cải tiến tàu biển với hệ thống điều khiển tự động và tốc độ cao không chỉ đẩy nhanh quá trình giao hàng mà còn đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thủy thủ đoàn.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN HÀ NỘI ONE ASIA
Tổng quan về Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
3.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, một thành viên của Tập đoàn Hyundai, trực tiếp quản lý bởi Công ty TNHH Hyundai Navis, đã được Hyundai Corporation mua lại vào năm 2016 Công ty được thành lập nhằm cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp và hiệu quả.
Năm 2019, Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia đã khẳng định tầm nhìn “Công ty tạo ra giá trị bền vững”, nhấn mạnh khả năng thích ứng linh hoạt với môi trường thay đổi Công ty cam kết phát triển bền vững lâu dài trên thị trường và tạo ra giá trị gia tăng để mang lại lợi ích cho cộng đồng.
Tên doanh nghiệp Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
Tên quốc tế HANOI ONE ASIA LOGISTICS COMPANY
Người đại diện Koh Byung Hyuk
Vốn điều lệ 23.300.000.000 Địa chỉ
Tầng 18, tòa nhà CEO, HH2, 1 Đô thị mới Mễ Trì
Hạ, Đường Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam
Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước
Website http://www.hyundainavis.com/en/placemarks/베트
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải, giao nhận và các lĩnh vực liên quan khác:
- Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển
- Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không
- Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Dịch vụ vận tải hàng hóa đa phương thức
- Kinh doanh khai thác kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Dịch vụ kiểm tra vận đơn
- Dịch vụ môi giới vận tải hàng hóa
- Dịch vụ giám định, lấy mẫu và xác định trọng lượng hàng hóa
- Dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải
Công ty đã thiết lập mối quan hệ rộng rãi với nhiều hãng tàu, hàng không và vận chuyển đường bộ trong và ngoài nước, nhằm cung cấp dịch vụ vận tải nhanh chóng, an toàn và uy tín Chúng tôi không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng linh hoạt nhu cầu khách hàng thông qua công nghệ hiện đại trong quản lý logistics Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển, từ lập kế hoạch đến giao hàng tận tay.
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức
- Giám đốc: Là ông Koh Byung Hyuk chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp và quản lý toàn bộ công ty
Phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Hành chính nhân sự Phòng Kinh doanh Vận tải
Phòng Tư vấn hệ thống Logistics
Phòng Tài Chính – Kế Toán chịu trách nhiệm lập và theo dõi ngân sách, báo cáo tài chính, quản lý dòng tiền, thu chi và các giao dịch tài chính Đồng thời, phòng cũng phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thuế và tài chính.
Phòng Hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên Bên cạnh đó, phòng cũng quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động và các chế độ phúc lợi cho nhân viên Họ tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm xây dựng văn hóa công ty và đảm bảo môi trường làm việc hợp lý, thoải mái cho tất cả nhân viên.
Phòng Kinh doanh Vận tải tập trung vào việc phát triển và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng cùng các nhà cung cấp dịch vụ vận tải Đội ngũ này thực hiện lập kế hoạch vận tải, kiểm soát lịch trình và chi phí một cách hiệu quả Họ cũng tư vấn các giải pháp vận tải tối ưu cho khách hàng nhằm nâng cao hiệu suất Bên cạnh đó, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của các dịch vụ vận tải là một phần quan trọng trong công việc của phòng.
Phòng Tư vấn hệ thống Logistic cung cấp các giải pháp logistics chuyên biệt, nhằm xây dựng một hệ thống quản lý ổn định và hợp lý, phù hợp với đặc điểm hàng hóa cũng như phương thức vận chuyển của khách hàng.
Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh cũng như nhu cầu của khách hàng Đội ngũ này chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chiến dịch marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng Bên cạnh đó, phòng Marketing còn quản lý các kênh truyền thông và quảng cáo để quảng bá dịch vụ hiệu quả.
Công ty Tiếp vận Hà Nội One Asia khởi đầu với chỉ 13 nhân sự Đến tháng 10/2024, nhờ vào sự mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh, tổng số nhân lực của công ty đã tăng lên 49 người, không tính thực tập sinh và nhân viên thử việc.
- Phòng Tài Chính - Kế Toán: 4 người
- Phòng Hành chính nhân sự: 3 người
- Phòng Kinh doanh Vận tải: 28 người
- Phòng Tư vấn hệ thống Logistic: 10 người
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự (tính đến 10/2024)
Cơ cấu nhân sự Số lượng Tỷ lệ
Phòng Tài Chính - Kế Toán 4 8,16%
Phòng Hành chính nhân sự 3 6,12%
Phòng Tư vấn hệ thống Logistic 10 20,41%
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
Dựa vào bảng số liệu trên, ta có thể thấy cơ cấu nhân sự của công ty khá đa dạng:
Tỷ lệ nữ giới trong công ty đạt 59,19%, trong khi tỷ lệ nam giới là 40,81% Mặc dù có sự chênh lệch giữa hai giới, nhưng không đáng kể và không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
Phần lớn nhân sự của công ty thuộc độ tuổi từ 26 đến 35, chiếm 65,31% tổng số lao động, được coi là "độ tuổi lao động vàng" Tiếp theo, 18,36% nhân lực có độ tuổi từ 22 đến 25, trong khi 16,33% còn lại là nhân sự trên 35 tuổi, mặc dù chiếm tỷ lệ ít nhất, nhưng họ lại nắm giữ các vị trí quan trọng trong công ty.
Tỷ lệ nhân sự có trình độ Cao đẳng và Đại học đạt 89,80% tổng số nhân lực, cho thấy đây là một lực lượng đông đảo, quan trọng và cần thiết cho sự phát triển.
Trong công ty, nhân sự có trình độ Trung cấp nghề chiếm 4,08%, thường đảm nhận các vị trí không quan trọng Trong khi đó, nhân sự có trình độ Sau đại học chỉ chiếm 6,12%, nhưng họ lại giữ các vị trí chủ chốt như Giám đốc và Trưởng phòng ban.
Ban giám đốc chỉ chiếm 2,08% tổng số nhân sự nhưng nắm giữ mọi quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty Phòng Kinh doanh Logistics là phòng ban lớn nhất với 57,14% nhân sự, dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ theo sự phát triển của Công ty Phòng Tư vấn hệ thống Logistics, chiếm 20,41%, cũng được kỳ vọng sẽ phát triển mạnh và đóng góp nguồn doanh thu dồi dào cho Công ty trong tương lai.
Văn phòng làm việc của chúng tôi nằm tại trung tâm thành phố Hà Nội, với giao thông thuận tiện và an ninh đảm bảo Cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, mỗi nhân viên đều có máy tính làm việc cùng với máy in, máy fax và các thiết bị hỗ trợ khác Đội ngũ nhân viên vệ sinh làm việc hằng ngày giúp duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái.
- Kho bãi : Công ty hiện đang quản lý 1 kho chứa hàng ngay tại Hà Nội với diện tích 1100 m 2 , tổng diện tích bãi chứa hàng là 2310 m 2
+ Xe nâng loại 1,8 - 8 tấn: 02 chiếc
+ Sơ mi Rơ-mooc: 03 chiếc
Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
3.2.1 Kết quả kinh doanh chung các dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế
Ngành logistics luôn đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt, vì vậy Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia đã triển khai những chiến lược phù hợp để phát triển bền vững và tạo dựng vị thế vững chắc trong tương lai Nhờ vào những nỗ lực này, công ty không chỉ duy trì hoạt động kinh doanh mà còn vượt qua thách thức từ đại dịch Covid-19, đạt được những thành công đáng kể.
Bảng 3.3 Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 6/2023
Nguồn: Phòng Tài chính & Kế toán Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
Dựa vào bảng trên, ta có:
Bảng 3.4 Tỷ lệ doanh thu và lợi nhuận giai đoạn 2020 – 2023
Tỷ lệ chênh lệch so với năm trước (%)
Tỷ lệ chênh lệch so với năm trước (%)
Từ năm 2020 đến năm 2021, Công ty ghi nhận sự ổn định trong kinh doanh với doanh thu tăng 17,6 tỷ đồng, tương ứng với 24,93%, và lợi nhuận sau thuế tăng 1,6 tỷ đồng, đạt mức tăng 56,93%.
Năm 2022 đánh dấu một bước ngoặt thành công của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, khi doanh thu đạt 70,7 tỷ đồng, tương ứng với mức tăng 80,33%, và lợi nhuận sau thuế tăng 3,6 tỷ đồng, tương đương 82,65% so với năm 2021 Sự phục hồi sau đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy nhu cầu hàng hóa và dịch vụ tăng mạnh, tạo điều kiện cho công ty mở rộng đầu tư và thu về kết quả tích cực.
Năm 2023, Công ty đã trải qua sự sụt giảm nghiêm trọng về doanh thu và lợi nhuận do thị trường toàn cầu hạ nhiệt sau giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ từ đại dịch Covid-19 Doanh thu giảm 75,5 tỷ, tương đương 47,55%, trong khi lợi nhuận sau thuế giảm đến 7,8 tỷ, tương ứng 98,81% so với năm trước Sự trì trệ của nền kinh tế thế giới đã tác động nặng nề đến hoạt động kinh doanh của Công ty, dẫn đến những tổn thất không thể tránh khỏi.
Trong nửa đầu năm 2024, Công ty ghi nhận kết quả kinh doanh ổn định với doanh thu vượt 50 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt hơn 2.11 tỷ và lợi nhuận sau thuế gần 1.69 tỷ Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy sự phục hồi mạnh mẽ sau năm 2023 đầy biến động Dự báo doanh thu và lợi nhuận sẽ tiếp tục tăng mạnh trong nửa cuối năm 2024, đúng như kỳ vọng của Công ty.
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh đa dạng và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ba lĩnh vực chính của công ty bao gồm: dịch vụ vận tải đường biển, dịch vụ vận tải đường bộ và dịch vụ vận tải hàng không.
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đường biển chuyên nghiệp cho hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm các phương thức FCL, LCL và hàng rời Chúng tôi tích hợp các giải pháp hậu cần toàn diện như thủ tục hải quan, bảo hiểm, kho bãi và lưu kho, nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Dịch vụ vận tải đường bộ cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế, bao gồm các dịch vụ như thủ tục hải quan, đóng gói, tiếp nhận và giao hàng, quản lý lô hàng, và bảo hiểm hàng hóa.
Dịch vụ vận tải đường hàng không cung cấp giải pháp logistics đa dạng, bao gồm quản lý chuỗi cung ứng (SCM), logistics bên thứ ba (3PL), thương mại chéo và dịch vụ LCL Consol Các dịch vụ này tập trung vào vận tải hàng không quốc tế, thủ tục hải quan và quản lý hàng tồn kho, hỗ trợ xuất nhập khẩu hàng hóa hiệu quả Với khoảng 200 mạng lưới toàn cầu, dịch vụ này đảm bảo kết nối và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
Dưới đây là bảng khái quát tình hình kinh doanh các dịch vụ chính của Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia thời gian gần đây:
Bảng 3.5 Doanh thu theo dịch vụ giai đoạn 2021 – 6/2024
Vận tải đường hàng không
Nguồn: Phòng Tài chính & Kế toán Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
Vận tải đường biển là lĩnh vực chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu, với xu hướng tăng trưởng ổn định Tuy nhiên, năm 2021, doanh thu đạt 30,5 tỷ, thấp hơn so với vận tải đường bộ (34,9 tỷ) do ảnh hưởng của dịch Covid-19 tại Trung Quốc và các sự cố trong vận tải biển như rơi container và tắc cảng Năm 2022, vận tải đường biển đã trở lại dẫn đầu doanh thu với 74,8 tỷ, mức cao nhất từ khi thành lập, nhưng sau đó có sự sụt giảm nhẹ vào năm 2023 Từ 2021 đến 2023, dịch vụ này có sự tăng trưởng khá đều đặn, tuy nhiên đến tháng 6 năm 2024, mặc dù tỷ trọng vẫn cao, tốc độ tăng trưởng có phần chững lại so với các năm trước.
Dịch vụ vận tải đường bộ hiện đang là nguồn lợi nhuận lớn thứ hai của Công ty, đạt 34,9 tỷ vào năm 2021, vượt qua dịch vụ vận tải đường biển do ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch Tuy nhiên, đến giữa năm 2023, hoạt động đăng kiểm phương tiện gặp khó khăn đã kéo dài thời gian đăng kiểm, dẫn đến doanh thu vận tải đường bộ giảm 26,8 tỷ.
2022 Doanh thu từ dịch vụ này có xu hướng tiếp tục giảm khi chỉ đạt gần 28 tỷ mặc dù đã qua nửa năm 2024
Vận tải đường hàng không đang trải qua sự biến động lớn về doanh thu, với mức đạt 27,5 tỷ vào năm 2022 nhưng giảm mạnh xuống chỉ còn 3,4 tỷ vào năm 2023 Nguyên nhân chính là do giá cước vận tải container hàng không tăng cao, dẫn đến sản lượng hàng hóa giảm và nhu cầu sử dụng dịch vụ này sụt giảm Tuy nhiên, dự báo đến tháng 6/2024, dịch vụ vận tải hàng không có khả năng phục hồi, với doanh thu dự kiến gần 8,5 tỷ, đứng thứ hai sau vận tải đường biển.
Dịch vụ khác, bao gồm tư vấn, kho bãi và hải quan, đóng góp đáng kể vào tổng doanh thu của công ty Mặc dù có sự tăng trưởng trong quá khứ, thị trường đã hạ nhiệt sau đợt tăng trưởng mạnh do đại dịch Covid-19, dẫn đến doanh thu năm 2023 giảm mạnh 11,6 tỷ VNĐ so với năm 2022 Tuy nhiên, trong 6 tháng đầu năm 2024, doanh thu từ dịch vụ khác đã có dấu hiệu phục hồi nhẹ, đạt hơn 8,5 tỷ VNĐ.
Từ bảng 3.5 ta có biểu đồ thể hiện cơ cấu loại hình dịch vụ cụ thể qua các năm:
Biểu đồ 3.1 Cơ cấu doanh thu theo từng loại hình dịch vụ giai đoạn 2021 – 6/2024
Biểu đồ cho thấy sự thay đổi rõ rệt trong cơ cấu doanh thu của công ty qua các năm, với dịch vụ vận tải đường biển luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất và có xu hướng tăng trưởng mạnh mẽ Ngược lại, các dịch vụ vận tải đường bộ, hàng không và dịch vụ hỗ trợ có sự biến động khác nhau Công ty đặc biệt chú trọng phát triển dịch vụ vận tải đường biển, dẫn đến việc loại hình này không ngừng tăng trưởng và chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng doanh thu.
Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ này vào các năm 2021 và 2022 lần lượt là 34.67% và
Doanh thu từ vận tải biển trong năm 2023 đã tăng mạnh, chiếm gần 47.14% tổng doanh thu, một con số ấn tượng Dữ liệu thống kê nửa đầu năm 2024 cho thấy vận tải đường biển vẫn giữ vị thế ưu thế với hơn 50% Rõ ràng, vận tải đường biển là trụ cột chính, mang lại nguồn thu nhập ổn định cho công ty trong những năm qua.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia cam kết cung cấp dịch vụ xuất khẩu tốt nhất cho khách hàng bằng cách xây dựng quy trình giao hàng bằng đường biển hợp lý và khoa học Hiện tại, công ty đang thực hiện quy trình này theo các tiêu chuẩn quốc tế đã được chuẩn hóa Dưới đây là chi tiết quy trình giao hàng xuất khẩu mà công ty đang áp dụng.
3.3.1 Nắm bắt tình hình, chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Sau khi nhận thông tin về nhu cầu dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp phương án vận chuyển và báo giá cho khách hàng Tiếp theo, họ sẽ gặp trực tiếp khách hàng để thỏa thuận chi tiết các điều khoản hợp đồng và ký kết Bước ký hợp đồng rất quan trọng, quyết định sự thành công của hợp tác giữa hai bên Do đó, công ty yêu cầu nhân viên chuẩn bị hợp đồng và trình giám đốc trước khi gặp khách hàng Đối với khách hàng lớn, giám đốc có thể trực tiếp tham gia đàm phán Mặc dù quá trình đàm phán rất kỹ lưỡng, vẫn có nhiều đơn hàng không thành công do không đạt được sự đồng thuận giữa hai bên.
Từ năm 2021 đến 2023, Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia đã ghi nhận tỷ lệ hợp đồng ký kết thành công và không thành công Thống kê sơ bộ cho thấy sự biến động trong hiệu quả ký kết hợp đồng trong giai đoạn này, phản ánh những thách thức và cơ hội mà công ty đã gặp phải.
Bảng 3.9 Thống kê tỷ lệ số hợp đồng đàm phán thành công và không thành công giai đoạn 2021 - 2023
(Nguồn: Phòng Kinh doanh vận tải Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia)
Bảng số liệu 3.9 cho thấy tỷ lệ hợp đồng không thành công đã gia tăng trong những năm gần đây, đặc biệt là từ năm 2021 đến năm 2023 với mức tăng lần lượt là 9.34% và 11.1% Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do nhân viên giao nhận chưa thuyết phục được khách hàng về các điều khoản phụ trong hợp đồng và chưa đáp ứng kịp thời các câu hỏi liên quan đến ưu điểm dịch vụ của công ty so với đối thủ Chị Lê Thị Bảo Ngọc, Trưởng phòng Kinh doanh vận tải, đã đưa ra nhận định về vấn đề này.
Sau khi thỏa thuận và ký hợp đồng, chủ hàng cần gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) để xác nhận thông tin hàng hóa như người gửi, người nhận, loại container, địa điểm đóng hàng, cảng hạ container, thủ tục thông quan xuất khẩu và ngày khởi hành dự kiến của tàu Việc này cần được thực hiện sớm để tránh gây chậm trễ cho các công việc tiếp theo.
Nhân viên giao hàng sẽ theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng bằng cách phân tích hợp đồng ngoại thương và các chứng từ liên quan như vận tải và thanh toán Họ sẽ lập hồ sơ kê khai thông tin sơ lược về lô hàng để thuận tiện cho việc theo dõi Hồ sơ này bao gồm các thông tin cần thiết để đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra suôn sẻ.
- Tên người gửi hàng (Shipper), địa chỉ liên hệ
- Tên hãng tàu, số hiệu chuyến tàu
- Cảng đi, cảng đến, ngày khởi hành
- Điều khoản thanh toán: Trả trước (Freight Prepaid) hoặc Trả sau (Freight Collect)
- Giá cước và các phụ phí liên quan
Trước khi thực hiện thủ tục hải quan, cần kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ, bao gồm ngày ký kết, ngày hết hạn, điều khoản và bản dịch hợp đồng Việc này đảm bảo rằng tất cả các điều khoản trong hợp đồng phản ánh đúng kết quả đàm phán giữa hai bên.
Cần kiểm tra hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa để đảm bảo tính phù hợp với B/L và hợp đồng Đặc biệt, ngày phát hành hóa đơn và bảng kê phải sau ngày ký hợp đồng và trước hoặc trùng với ngày gửi hàng.
Khi phương thức thanh toán hàng xuất khẩu là L/C, cần kiểm tra tính xác thực và nội dung của L/C xem có phù hợp với hợp đồng hay không Đồng thời, cần đánh giá khả năng thực hiện thanh toán của công ty Nếu phát hiện sự không phù hợp, yêu cầu bên nhập khẩu điều chỉnh L/C cho đến khi đạt yêu cầu trước khi tiến hành giao hàng.
3.3.2 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Công ty sẽ cử đại diện cùng chủ hàng kiểm tra hàng hóa để đảm bảo tính hợp lệ và đối chiếu với các giấy tờ, hợp đồng trước khi xuất hàng Bước này rất quan trọng nhằm xác nhận sự phù hợp của hàng hóa với các yêu cầu đã thỏa thuận.
- Kiểm tra số lượng, trọng lượng, kích thước, tình trạng bên ngoài hàng hóa
Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện kiểm tra các yêu cầu đặc biệt như vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch động thực vật, xác định xuất xứ và đánh giá chất lượng sản phẩm.
So sánh và đối chiếu hợp đồng cùng các chứng từ là cần thiết để đảm bảo tính thống nhất Trong trường hợp phát hiện sự khác biệt, cần làm rõ nguyên nhân và phối hợp với chủ hàng để tìm ra giải pháp xử lý phù hợp.
Lập biên bản kiểm tra chi tiết là cần thiết để ghi nhận kết quả, bao gồm thông tin về số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa Biên bản cũng cần nêu rõ các vấn đề phát sinh cùng với giải pháp xử lý Cuối cùng, đại diện của Công ty và khách hàng phải ký xác nhận vào biên bản kiểm tra để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
3.3.3 Làm thủ tục hải quan
Hồ sơ chuẩn bị cho việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cần chuẩn bị:
- Hợp đồng mua bán ngoại thương
- Phiếu đóng gói (Packing List)
Trước khi tiến hành thủ tục thông quan tại Cơ quan Hải quan, Công ty cần khai báo điện tử trên phần mềm ECUS5/VNACCS theo mẫu tờ khai hải quan do Bộ Tài chính quy định Sau khi hoàn tất việc khai báo và truyền tờ khai lên hệ thống hải quan, nhân viên sẽ nhận được kết quả phân luồng hàng hóa, cùng với các chứng từ khác nếu có như chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm, kiểm dịch.
Đối với lô hàng thuộc luồng xanh, nhân viên giao hàng xuất khẩu sẽ thực hiện thủ tục giám sát tại địa điểm đích dành cho bên vận chuyển và hải quan Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các tài liệu cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
+ Tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan
+ Tờ in mã đích danh
+ Tờ in mã vạch phương tiện đủ điều kiện qua khu vực giám sát
+ Phiếu xác nhận trọng lượng toàn bộ container
Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
3.4.1 Những thành công đạt được
Sau 5 năm thành lập, Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia vẫn luôn tích cực hoàn thiện và phát triển dịch vụ liên quan đến vận tải nói chung và dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng Với sự cố gắng không ngừng nghỉ đó, Công ty đã và đang đạt được những thành tựu nhất định Nổi bật có thể kể đến như:
Công ty đã xây dựng và duy trì một lượng khách hàng lớn, trung thành và thường xuyên, đồng thời thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các hãng tàu, đại lý hải quan và nhà cung cấp dịch vụ khác Điều này giúp mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Bên cạnh việc phát triển kinh doanh, công ty còn chú trọng đến các vấn đề xã hội và môi trường, cam kết cung cấp dịch vụ logistics bền vững nhằm bảo vệ môi trường và phát triển cộng đồng.
Công ty sử dụng phần mềm hệ thống Global One (G1) kết nối với Công ty mẹ Hyundai Navis tại Hàn Quốc, giúp cập nhật và thống kê đơn hàng trên hệ thống điện tử Nhờ G1, quy trình làm việc được tối ưu hóa từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng, giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác Việc kết nối với Hyundai Navis qua G1 tạo điều kiện thuận lợi cho chia sẻ thông tin và phối hợp giữa các đơn vị, nâng cao hiệu quả hoạt động Hệ thống G1 cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả, hỗ trợ phân tích dữ liệu và ra quyết định kinh doanh Đặc biệt, G1 được bảo mật chặt chẽ, đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng và công ty, mang lại sự an tâm khi sử dụng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Theo thống kê từ hệ thống G1, Công ty đã giảm thời gian giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đặc biệt trên tuyến Việt Nam – Hàn Quốc, từ 16 ngày xuống còn 14,6 ngày, tiết kiệm 9,37% thời gian vận chuyển Nhờ tối ưu hóa quy trình hải quan, sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh và tìm kiếm tuyến vận chuyển hiệu quả, thời gian giao hàng đã được cải thiện đáng kể Thành tựu này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng nhờ vào dịch vụ nhanh chóng và ổn định.
Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, dù còn non trẻ, luôn nỗ lực hoàn thiện và phát triển để đáp ứng nhu cầu của thị trường xuất khẩu cạnh tranh Tuy nhiên, trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty đã gặp phải một số thách thức nhất định, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và uy tín của mình.
Đội ngũ nhân lực hiện tại chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc, đặc biệt trong mùa cao điểm, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi hàng hóa sau khi rời cảng Việc cập nhật lộ trình và thông tin lô hàng cho khách hàng là rất cần thiết, nhưng khối lượng công việc quá tải cùng với hạn chế về nguồn nhân lực đã làm cho quá trình này không liên tục và thông suốt Điều này gây ra sự chậm trễ trong thông báo và làm tăng lo lắng cho khách hàng do thiếu thông tin đầy đủ và đáng tin cậy Nhân viên thường thụ động, thiếu tính chủ động và sáng tạo, dẫn đến việc không xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển, gây ra chậm trễ, hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa Hệ quả là uy tín công ty bị ảnh hưởng và gây thiệt hại kinh tế cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.
Sự thiếu thống nhất trong các điều khoản hợp đồng giữa công ty và khách hàng có thể gây ra nhiều khó khăn Trong khi công ty thường sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn hóa, một số khách hàng lại yêu cầu mẫu riêng, dẫn đến việc tốn thời gian điều chỉnh quyền lợi và nghĩa vụ Điều này có thể làm trì hoãn quá trình giao hàng xuất khẩu, vì hợp đồng là tài liệu quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng Do đó, việc thiết lập các tiêu chí linh hoạt cho từng trường hợp cụ thể là cần thiết để dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Công tác làm thủ tục hải quan hiện đang gặp nhiều hạn chế, với thời gian xử lý thủ tục và giấy tờ chiếm nhiều thời gian trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Điều này không chỉ làm chậm tiến độ giao hàng mà còn gia tăng áp lực chi phí cho doanh nghiệp Ngoài ra, tình trạng hàng hóa bị kiểm tra ngẫu nhiên trong quá trình thông quan vẫn còn tồn tại, cho thấy sự yếu kém trong công tác của công ty và dẫn đến sai sót, gây lãng phí thời gian giao hàng.
Chậm trễ trong việc bốc hàng lên tàu tại cảng chủ yếu do công nhân thuê phụ trách, trong khi nhân viên giao hàng xuất theo dõi quá trình xếp dỡ Tuy nhiên, một số nhân viên chưa đủ khả năng điều phối và xử lý tình huống, dẫn đến sự phức tạp trong quy trình và làm chậm tiến độ giao hàng Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, gây mất uy tín với khách hàng và đối tác.
3.4.3 Những nguyên nhân của tồn tại
Công ty có đối tác đa dạng, dẫn đến mỗi khách hàng có quy trình làm việc và yêu cầu riêng, tạo ra sự khác biệt trong hợp đồng Hơn nữa, môi trường kinh doanh trong giao hàng xuất khẩu thường xuyên thay đổi và có nhiều quy định khác nhau, vì vậy hợp đồng cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi này.
Hệ thống khai báo Hải quan điện tử hiện nay chưa đáp ứng đủ nhu cầu truy cập trực tuyến của nhiều doanh nghiệp, dẫn đến thời gian chờ đợi thông quan và phân luồng hàng hóa gặp khó khăn, gây lãng phí thời gian Nhiều thủ tục trong công tác phân tích và phân loại hàng hóa chưa được tối ưu hóa, và việc lưu trữ hồ sơ phân tích trên hệ thống điện tử vẫn chưa được triển khai Thêm vào đó, các Chi cục Kiểm định Hải quan chưa áp dụng đồng bộ chữ ký số, làm mất thời gian trong quá trình xác nhận và chứng thực Tất cả những vấn đề này đều ảnh hưởng tiêu cực đến thời gian thông quan hàng hóa, gây khó khăn cho các doanh nghiệp.
Mặc dù đội ngũ nhân sự đã được tuyển chọn kỹ lưỡng, nhưng khi tiếp xúc với công việc thực tế, nhiều vấn đề phát sinh và khối lượng công việc quá tải dẫn đến sai sót và chậm trễ Điều này cho thấy sự phân chia khối lượng công việc chưa hợp lý và trình độ chuyên môn của nhân viên còn hạn chế.
Sửa đổi hợp đồng có thể tạo ra xung đột lợi ích cho Công ty, đặc biệt khi nhân viên thiếu kinh nghiệm trong đàm phán và thuyết phục khách hàng chấp nhận các điều khoản.
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trong thời gian tới
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải Đứng trước tình thế ngành vận tải logistic toàn cầu đang trên đà phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch COVID-19 Dự báo trong tương lai ngành giao nhận vận tải sẽ tiếp tục giữ vững tốc độ tăng trưởng ấn tượng Việc hình thành các xu thế trong ngành là điều hiển nhiên, dưới đây là một số xu hướng dự báo sẽ chiếm lĩnh thị trường này:
Trí tuệ nhân tạo (AI), robot, blockchain và Internet of Things (IoT) đang được ứng dụng rộng rãi, thúc đẩy tự động hóa và tối ưu hóa hiệu quả trong ngành vận tải Cuộc cách mạng 4.0 tạo ra xu hướng thông minh hơn, với sự tích hợp và mở rộng sâu vào chuỗi cung ứng toàn cầu Ngành vận tải đang chuyển mình mạnh mẽ sang mô hình hoạt động tự động hóa, nhằm tăng hiệu suất và tối ưu chi phí vận hành.
Thứ hai, xu hướng phát triển nhanh chóng mạnh mẽ của thương mại nội Á
Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc đã phát triển các cảng container hiện đại và quy mô lớn, trong khi các quốc gia khác ở Châu Á - Thái Bình Dương đang đầu tư hàng tỷ USD để nâng cấp hạ tầng logistics nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa container ngày càng tăng.
Xu hướng logistics xanh đang ngày càng nổi bật, với 75% chủ hàng tìm kiếm lựa chọn thân thiện với môi trường khi xuất khẩu sang các nước thu nhập cao, theo LPI 2023 Dự kiến, việc đo tín chỉ carbon cho hàng hóa nhập khẩu sẽ trở thành xu thế chính trong những năm tới Ngành logistics đang tích cực áp dụng các phương tiện như xe tải điện, xe tải hybrid và tàu chạy bằng năng lượng tái tạo để giảm thiểu khí thải carbon Các quy định về khí thải và nhiên liệu của IMO, cùng với các tiêu chuẩn phát triển bền vững và ESG, sẽ buộc doanh nghiệp logistics điều chỉnh hoạt động nhằm sử dụng năng lượng hiệu quả và ưu tiên phương tiện vận tải thân thiện với môi trường Hầu hết các hãng tàu đang đặt trước tàu chạy bằng nhiên liệu khí hóa lỏng (LNG) như một phần trong chiến lược đạt mục tiêu phát thải khí nhà kính ròng bằng không vào năm 2050.
Xu hướng tăng trọng tải tàu đang diễn ra mạnh mẽ, với sự hình thành của các liên minh hàng hải lớn như 2M (Maersk và MSC), Ocean (CMA, CGM, COSCO, Evergreen và OOCL) và THE (Hapag-Lloyd, ONE, Yang Ming và HMM) Sự kết nối chặt chẽ giữa các cảng biển đã tạo ra nhu cầu về hệ thống hạ tầng kết nối, bao gồm luồng lạch và cảng nước sâu, siêu cảng, để đáp ứng yêu cầu cho các siêu tàu mẹ trong tương lai.
Vận tải đa phương thức sẽ gia tăng mạnh mẽ trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển, yêu cầu chuỗi cung ứng linh hoạt và kết nối đa dạng Phương thức này không chỉ tối ưu hóa tuyến đường mà còn giúp giảm chi phí và thời gian vận chuyển so với các phương thức khác Hơn nữa, các doanh nghiệp cảng đang được khuyến khích giảm phí cảng cho các công ty vận tải đa phương thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ này Vì vậy, vận tải đa phương thức chính là xu thế tất yếu của tương lai.
Vào tháng 4/2022, Maersk Line, hãng vận tải container lớn nhất thế giới, đã ra mắt bộ phận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không với 15 máy bay Tương tự, CMA CGM, hãng vận tải đường biển lớn thứ ba thế giới, đã bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng không từ tháng 3/2021 và dự kiến sẽ có 12 máy bay hoạt động vào năm 2026 Xu hướng này cho thấy các hãng tàu biển đang mở rộng sang lĩnh vực vận tải hàng không, mang lại giải pháp logistics tích hợp tối ưu, giúp vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả hơn trên toàn cầu.
Cuộc cách mạng giao hàng nhanh đang diễn ra mạnh mẽ nhờ sự bùng nổ của thương mại điện tử, làm thay đổi đáng kể thị trường logistics Hành vi tiêu dùng ngày càng phát triển và kỳ vọng cao về giao hàng siêu tốc với chi phí hợp lý đã tạo ra áp lực lớn cho các doanh nghiệp vận tải Để tồn tại và cạnh tranh, họ buộc phải đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh chóng, bao gồm cả giao hàng trong ngày và theo giờ.
4.1.2 Định hướng chiến lược Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia đến năm 2030
Thứ nhất, hướng đến mở rộng quy mô thị trường kinh doanh Trong tương lai,
Công ty sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường chuyên sâu để xác định các thị trường tiềm năng cho việc mở rộng hoạt động Việc đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty cùng với thị trường mục tiêu sẽ giúp xác định rõ các phân khúc khách hàng tiềm năng và nhu cầu, hành vi của họ Mặc dù vậy, công ty vẫn sẽ tập trung vào các thị trường ưu tiên như Hàn Quốc và Trung Quốc, sau đó mở rộng sang các thị trường có khả năng mang lại lợi nhuận cao và bền vững như Châu Âu và Châu Mỹ.
Công ty tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh các dịch vụ chính và mở rộng các dịch vụ phụ như kho bãi và hải quan Mục tiêu là gia tăng lợi nhuận từ dịch vụ vận tải đường hàng không và đường bộ, đồng thời thu hẹp khoảng cách giữa các loại hình dịch vụ Đặc biệt, công ty sẽ đầu tư vào phát triển dịch vụ tư vấn và kho bãi để nâng cao giá trị cung cấp cho khách hàng.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp cần tìm kiếm giải pháp mới nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp là rất quan trọng Đồng thời, cần huy động vốn đầu tư để cải thiện công nghệ Áp dụng các công nghệ mới như IoT, AI và Big Data sẽ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Thứ tư, trở thành Công ty tạo ra các giá trị bền vững, đúng với tầm nhìn của
Công ty cam kết áp dụng các giải pháp thân thiện với môi trường trong hoạt động của mình, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và văn minh Bên cạnh đó, Công ty cũng tích cực tham gia các hoạt động vì cộng đồng và đóng góp cho xã hội.
4.1.3 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
Đầu tư vào công nghệ theo dõi hàng hóa trong thời gian thực là cần thiết để nâng cao niềm tin của khách hàng và uy tín với các đối tác Việc theo dõi sát sao giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm thiểu rủi ro mất hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động Bằng cách nắm rõ vị trí và tình trạng hàng hóa, công ty có thể phản ứng nhanh chóng với sự cố, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn và trong điều kiện tốt nhất Hơn nữa, việc này còn tăng cường khả năng kiểm soát đối với các đối tác vận chuyển, từ đó đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động logistics, việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với hãng tàu, đại lý, Cơ quan Hải quan và các nhà cung cấp dịch vụ khác là rất quan trọng Mối quan hệ hợp tác lâu dài và tin tưởng lẫn nhau sẽ đảm bảo sự ổn định của chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro gián đoạn và tiết kiệm chi phí vận chuyển Bên cạnh đó, việc duy trì quan hệ tốt với các đối tác sẽ giúp công ty ưu tiên xử lý hàng hóa và nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết Hướng tới xây dựng mạng lưới hợp tác bền vững, dựa trên lòng tin và sự tôn trọng lẫn nhau.
Rút ngắn thời gian giao hàng mà vẫn đảm bảo độ chính xác và an toàn cho hàng xuất khẩu là yếu tố quan trọng quyết định sự hài lòng của khách hàng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng khốc liệt, giao hàng nhanh không chỉ giữ chân khách hàng hiện tại mà còn thu hút khách hàng mới Để đạt được điều này, công ty tập trung tối ưu hóa quy trình từ tiếp nhận đơn hàng đến khi hàng hóa đến tay người nhận, bao gồm xây dựng mạng lưới đối tác vận chuyển toàn cầu, áp dụng công nghệ theo dõi hàng hóa, tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, xây dựng kho bãi hiện đại và đào tạo nhân viên Đồng thời, công ty cam kết bảo đảm hàng hóa đến tay khách hàng trong tình trạng nguyên vẹn thông qua đầu tư vào bao bì, đóng gói và các giải pháp bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia
4.2.1 Giải pháp về nhân sự Đối với Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, nơi mà con người là yếu tố được đặt lên hàng đầu, quyết định mức độ thành công doanh nghiệp Để đảm bảo quy trình giao hàng xuất khẩu diễn ra trơn tru, hiệu quả, việc nâng cao năng lực chuyên môn cho toàn bộ đội ngũ nhân viên là điều vô cùng quan trọng Công ty cần tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các quy định mới của hải quan, và các kiến thức chuyên ngành liên quan Việc này không chỉ nâng cao trình độ cho nhân viên mà còn là một hình thức kết nối và chia sẻ kinh nghiệm trong công việc giữa các đồng nghiệp với nhau
Việc xây dựng đội ngũ chuyên gia tư vấn không chỉ giúp công ty giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh mà còn đảm bảo tính liên tục và ổn định trong hoạt động Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ công ty đưa ra quyết định đúng đắn và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển Hơn nữa, sự hiện diện của các chuyên gia sẽ nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên thông qua đào tạo, hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm.
4.2.2 Giải pháp hoàn thiện hợp đồng
Hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong giao hàng xuất khẩu qua đường biển và giao nhận vận tải quốc tế Để đảm bảo lợi ích của công ty, người soạn thảo cần nghiên cứu kỹ các mẫu hợp đồng, xác định các điều khoản chung và linh hoạt Dựa trên phân tích, cần xây dựng khung hợp đồng bao gồm các điều khoản cơ bản và điều chỉnh được Đồng thời, nhân viên cần được bồi dưỡng kỹ lưỡng về các điều khoản trong hợp đồng để có thể giải thích rõ ràng khi khách hàng có thắc mắc.
4.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác hồ sơ chứng từ và khai báo Hải quan
Công tác hồ sơ chứng từ và khai báo hải quan là rất quan trọng trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và giao nhận quốc tế Để giảm thiểu sai sót trong khai báo hải quan điện tử, Công ty nên áp dụng phần mềm khai báo hải quan tự động, giúp tăng tốc độ và đảm bảo tính chính xác của thông tin Ngoài ra, trong quá trình số hóa hồ sơ, việc sử dụng các biện pháp bảo mật như chữ ký số và khóa bảo mật 2 lớp là cần thiết để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của tài liệu, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát và đánh cắp dữ liệu.
Để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra hiệu quả, cần thường xuyên đào tạo nhân viên chứng từ về các quy định pháp luật liên quan đến biểu thuế và danh mục hàng hóa xuất khẩu Việc nắm vững các chính sách của Nhà nước và cục Hải quan sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan Hải quan, từ đó phối hợp chặt chẽ với cán bộ Hải quan để tăng cường tính nhanh chóng và trơn tru trong quy trình thông quan.
4.2.4 Giải pháp áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình Áp dụng công nghệ tân tiến vào quy trình giao hàng xuất khẩu không chỉ là xu hướng mà còn cực kỳ cần thiết với Công ty hiện nay Công nghệ giúp nâng cao năng lực cung cấp dịch vụ của Công ty, đặc biệt là trong việc theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng từ khi nhận đơn đến khi hàng hóa đến tay khách hàng Tuy nhiên, để có thể sở hữu những công nghệ tối tân phục vụ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, cần kêu gọi nguồn vốn đầu tư lớn Việc đầu tư vào công nghệ đòi hỏi một khoản chi phí ban đầu không nhỏ về phần cứng, phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên…
Một số kiến nghị
4.3.1 Đối với cơ quan Nhà nước
Để thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ logistics, cần tạo ra đột phá trong xây dựng thể chế pháp lý và môi trường đầu tư cho doanh nghiệp Điều này bao gồm khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia, đẩy mạnh hội nhập quốc tế và tăng cường quản lý nhà nước Đồng thời, cần nâng cao hiệu quả thực thi pháp luật đối với dịch vụ logistics, đảm bảo cơ chế thị trường phù hợp với trình độ phát triển kinh tế và các quy định quốc tế.
Hai là, phát triển thị trường logistics, thúc đẩy liên kết khu vực và quốc tế
Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp dịch vụ logistics và chất lượng dịch vụ logistics
Ba là, tăng cường nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong lĩnh vực logistics, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và thương mại, bao gồm xuất nhập khẩu và phân phối hàng hóa Đồng thời, cần chú trọng đến việc đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và chuyển đổi xanh Đặc biệt, việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực logistics chất lượng cao là yếu tố then chốt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Tăng cường vai trò của các hiệp hội logistics là rất cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ logistics, đồng thời thúc đẩy sự hình thành các chuỗi logistics hiện đại Điều này sẽ giúp phát triển đa dạng các dịch vụ logistics bổ sung, đáp ứng tốt hơn nhu cầu trong nước và quốc tế.
Năm nay, chúng ta cần tăng cường công tác thông tin và tuyên truyền để nâng cao nhận thức về phát triển logistics Điều này sẽ giúp tạo ra quyết tâm triển khai đồng bộ các giải pháp logistics tại cả Trung ương và địa phương Đồng thời, việc cung cấp thông tin dự báo xu hướng thị trường logistics trong nước và quốc tế sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
4.3.2 Đối với cơ quan Hải quan
Cần thực hiện cải cách thủ tục hành chính bằng cách đơn giản hóa quy định trong phân tích và phân loại hàng hóa Điều này bao gồm việc tối ưu hóa quy trình từ khâu lấy mẫu đến khâu công bố kết quả, đồng thời tăng cường chuẩn hóa cơ sở dữ liệu về phân tích và phân loại hàng hóa trong toàn ngành.
Triển khai hải quan số và hải quan thông minh thông qua hệ thống công nghệ thông tin hiện đại sẽ thúc đẩy tiến trình hiện đại hóa và phi giấy tờ trong ngành Hải quan Hệ thống tự động hóa trong phân tích và phân loại hàng hóa xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình thông quan, đồng thời đảm bảo hiệu quả kiểm soát và ngăn chặn gian lận thuế suất hàng hóa xuất khẩu của cơ quan quản lý nhà nước.
Cục Kiểm định Hải quan cần nâng cao năng suất và hiệu quả trong việc gửi trưng cầu giám định, đồng thời phối hợp chặt chẽ với ngành Hải quan để xây dựng mô tả, đặc tính và thuật ngữ cho các dòng hàng phức tạp trong Danh mục HS Điều này sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp logistics tiết kiệm thời gian và giao hàng đúng hẹn.
4.3.3 Đối với các ban ngành khác liên quan
Bộ Giao thông Vận tải đang thúc đẩy đầu tư vào hệ thống kết cấu hạ tầng logistics hiện đại và đồng bộ, tập trung vào hạ tầng giao thông, thương mại và hạ tầng số Mục tiêu là đảm bảo phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương, từng vùng và toàn quốc qua các giai đoạn phát triển, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển dịch vụ logistics tại Việt Nam.
Bộ Công Thương đang tích cực tham gia vào việc xây dựng chính sách phát triển ngành công nghiệp hỗ trợ, bao gồm các lĩnh vực liên quan đến logistics như đóng tàu và sản xuất thiết bị xếp dỡ Đồng thời, bộ cũng kết hợp quản lý hoạt động xuất nhập khẩu và cấp phép cho các hoạt động thương mại quốc tế.
Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang xây dựng quy hoạch phát triển hạ tầng, bao gồm cả hạ tầng giao thông và cảng biển Đồng thời, Bộ cũng chú trọng đến việc quản lý đầu tư và cấp phép cho các dự án đầu tư trong lĩnh vực logistics.
- Ngân hàng Nhà nước: Cung cấp các chính sách tín dụng hỗ trợ phát triển ngành logistics, đặc biệt là các dự án đầu tư lớn.