hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty tnhh thương mại và dịch vụ alibao

39 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO .... Có thể kể đến việc các

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

LỜI CAM ĐOAN

Em Ninh Ngọc Khánh xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao” là sản phẩm do chính em nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tập và làm việc tại Công ty Trong quá trình thực hiện, nghiên cứu và xây dựng đề tài khóa luận tốt nghiệp có sự tham khảo của một số tài liệu có liên quan được liệt kê tại mục Tài liệu tham khảo Tất cả số liệu, kết quả trong bài đều do em tự thu thập, thống kê từ nhiều nguồn khác nhau và không có sự sao chép từ bất cứ nguồn tài liệu nào khác

Sinh viên thực hiện

Khánh

Ninh Ngọc Khánh

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Lê Thị Việt Nga, người đã trực tiếp chỉ bảo và hướng dẫn em một cách tận tình để em có được định hướng và giúp đỡ em hoàn thành tốt nhất khoá luận tốt nghiệp này Em cũng xin cảm ơn các thầy, cô giảng viên Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, những người đã truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm quý báu trên giảng đường để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Bên cạnh đó, em cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, cũng như các anh chị ở các phòng ban đã luôn giúp đỡ, chỉ bảo em thêm kiến thức, kỹ năng trong quá trình em thực hiện Báo cáo thực tập và Khóa luận tốt nghiệp tại Công ty Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, mặc dù đã có cố gắng, nỗ lực tuy nhiên em còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm trong thực tế nên sẽ không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được lời nhận xét, đánh giá quý báu từ quý thầy, cô để em có theer học hỏi và tích lũy them nhiều kinh nghiệm cho bản thân

Em xin chân thành cảm ơn!

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài 2

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 3

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 5

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 5

1.7 Kết cấu của khóa luận 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER 7

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container 7

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container 7

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container 7

2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container 8

2.1.4 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container 9

2.2 Nội dung của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container và các chứng từ liên quan 10

2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container 10

2.2.2 Các chứng từ cần sử dụng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container 14

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container 15 2.3.1 Các nhân tố khách quan 15 2.3.2 Các nhân tố chủ quan 17

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO 19

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 19 3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 19 3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 20 3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn lực 22 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 24 3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung 24 3.2.2 Hoạt động kinh doanh nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển 27 3.3 Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 29 3.4 Đánh giá thực trạng thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 38 3.4.1 Những thành công đạt được 38 3.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân 39

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO 41

4.1 Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 41 4.1.1 Xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải 41 4.1.2 Định hướng phát triển dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 42 4.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 43

4.3 Một số kiến nghị với cơ quan Nhà nước và các bên liên quan 45

KẾT LUẬN 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

PHỤ LỤC 49

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 3.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 19Bảng 3.2 Cơ cấu nhân sự của Công TNHH Thương mại và Dịch Vụ Alibao 24Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2020 - 2023) 25Bảng 3.4 Tổng doanh thu từ các loại hình dịch vụ của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao (2021-2023) 26Sơ đồ 2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container 11Sơ đồ 3.1 Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 20Sơ đồ 3.2 Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao 22Sơ đồ 3.3 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Alibao 29Sơ đồ 3.4 Sơ đồ quy trình cấp B/L 33

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ASEAN Association of Southeast Asian Nations Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á

CFS Container freight station Trạm giao hàng lẻ C/O Certificate of original Chứng nhận xuất xứ

e-B/L Electronic Bill of Lading Vận đơn điện tử

e-DO Electronic Delivery Order Lệnh giao hàng điện tử

EIR Equipment Interchange Receipt Phiếu ghi tình trạng Container ETA Estimated time of arrival Ngày hàng đến dự kiến

ETD Estimated time of depature Ngày hàng đi dự kiến

FTA Free Trade Agreement Tổ chức thương mại thế giới

GDP Gross Domestic Product Tổng sản phẩm quốc nội

MBL Master Bill of Lading Vận đơn đường biển (vận đơn chủ)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng chung của thế giới trong những năm gần đây và vẫn đang không ngừng phát triển với tốc độ nhanh chóng Với một quốc gia, là một phần của nền kinh tế thế giới, việc không thay đổi, không hội nhập chính là bước đi lùi trong phát triển kinh tế Cùng với sự gia tăng của việc hội nhập kinh tế quốc tế, thương mại quốc tế kéo theo sự tăng trưởng mạnh mẽ, sự phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam chúng ta đã gia nhập nhiều tổ chức trong khu vực và toàn cầu như Tổ chức thương mại thế giới (WTO), cũng như ký kết nhiều hiệp định đa phương, song phương: RCEP, EVFTA, UKVFTA đã mang lại cho nước ta nhiều thuận lợi, đặc biệt là cơ hội phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu của ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Với chính sách mở cửa, ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam hiện nay đang phát triển mạnh về số lượng kim ngạch, quy mô hoạt động và phạm vi thị trường Đây là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận (Forwarder) hàng hoá xuất nhập khẩu Với xu thế chuyển dịch dây chuyền sản xuất của các nước lớn sang Việt Nam, trong bối cảnh các nước lo ngại về căng thẳng chính trị gây gián đoạn chuỗi cung ứng, nước ta sẽ không chỉ hưởng lợi về việc thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài mà còn có thêm cơ hội cho các hoạt động xuất nhập khẩu phát triển Có thể kể đến việc các công ty Mỹ chuyển dịch dây chuyền sản xuất, mở rộng thêm các nhà máy của các tập đoàn lớn như: Intel, Marvel, Foxconn, Apple, …; các doanh nghiệp của Trung Quốc cũng dần mở thêm các nhà máy tại các khu công nghiệp; Singapore mở thêm nhiều khu công nghiệp VSIP; ngoài ra, còn nhiều tập đoàn lớn khác đầu tư như nhà máy Lego (Đan Mạch); các nhà máy của Samsung, …

Trong những năm gần đây, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đã có nhiều thành tựu đáng kể như hệ thống đối tác riêng và uy tín, chất lượng dịch vụ được nhiều khách hàng đánh giá tốt và quay trở lại… Tuy nhiên, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao là doanh nghiệp vừa và nhỏ, là doanh nghiệp trẻ trong ngành; và đặc biệt hiện nay doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ giao nhận

tại Việt Nam cũng vô cùng nhiều, điều này đòi hỏi công ty phải có sự cải tiến về nhiều mặt trong đó có vấn đề hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp cùng ngành về chất lượng dịch vụ, tăng thêm lợi nhuận cho công ty Chính vì vậy, em lựa chọn đề tài “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ

Alibao” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình 1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao cho thấy rằng, mọi quy trình làm việc dù đơn giản hay phức tạp thì đều cần có thời gian để hoàn thiện, để phù hợp, giảm thiểu được các rủi ro và tối ưu so với nhu cầu hiện tại của công ty Hiện nay, vấn đề nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng là một trong những vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm và đã được thể hiện qua nhiều công trình nghiên cứu từ nước ngoài đến trong nước

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

- Đề tài “The process of sending imported goods through a freight forwarder”,

Meliana Santi (2022) Nghiên cứu này sử dụng phương pháp định tính bằng cách thu

thập dữ liệu thông qua phỏng vấn, quan sát và các tài liệu liên quan Kết quả của nghiên cứu này là trong quy trình vận chuyển hàng nhập khẩu tại CV Jaya logistics bao gồm nhận chứng từ nhập khẩu, lập hối phiếu PIB trên PPJK, gọi máy bay đến, nộp thuế PIB, yêu cầu bảng kê khai, yêu cầu chuyển PIB và chờ theo dõi phản hồi, thanh toán D/O, chuẩn bị chứng từ nhập khẩu, trả tiền thuê kho hoặc phí xếp hàng, đưa hàng vào kho, xác nhận đã nhận hàng và lập hóa đơn

- Đề tài “An Analysis of Import - Export procedures and processes in China”, Bala

Ramasamy (2011) Trong nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích

BPA theo dõi tất cả các bước và tham gia quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại Trung Quốc, theo dõi từng mốc thời gian cũng như chi phí liên quan đến quá trình này Khảo sát đã được thực hiện với các người mua/người bán tại Trung Quốc, họ hầu như đều đồng ý với việc quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn nhờ vào các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển, họ có kinh nghiệm chuyên môn và mối quan hệ tốt với các cán bộ hải quan Tuy nhiên, đề tài này mới chỉ dừng tại việc

nghiên cứu một cách tổng quát hoạt động giao nhận bao gồm cả xuất khẩu và nhập khẩu, mà chưa đi sâu vào một hoạt động nào cụ thể để phát triển thế mạnh của công ty ví dụ như hoạt động nhận hàng nhập khẩu

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

- Đề tài “Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát

triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Cung ứng tàu biển Sài Gòn”, Huỳnh Nhật Quốc (2014) Luận văn đã hệ thống hóa

cơ sở lý luận về quy trình giao và nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và phân tích thực trạng quy trình thực hiện hoạt động đó của công ty Trên cơ sở đó tác giả đưa ra các giải pháp nhằm phát triển và hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty Tuy nhiên, tác giả mới chỉ đưa ra những phân tích chung chung, chưa phân tích sâu về nguyên nhân của những tồn tại trong thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa tại doanh nghiệp

- Đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại

công ty TNHH PCSC”, Lê Bùi Chí Hữu (2015) Tác giả tập trung khai thác các bước

trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, phân tích thực tế tại doanh nghiệp cụ thể, đưa ra chi tiết về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty với nhiều loại hàng: FCL, LCL, … để từ đó có những nhận xét, đánh giá về ưu nhược điểm của hoạt động giao nhận Tuy nhiên đề tài được thực hiện trong bối cảnh nền kinh tế chưa chịu ảnh hưởng của dịch bệnh, chiến tranh và sự hội nhập của ngành chưa phát triển bằng thời điểm hiện tại

- Đề tài “Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH và

Thương mại điện tử Cân Đầu Vân”, Nguyễn Thùy Trang (2021) Tác giả đã nghiên

cứu tổng hợp lý thuyết và chi tiết các bước của quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty Từ đó đưa ra được các giải pháp cho việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty như: hoàn thiện tất cả các bước từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng và vận tải, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và cải thiện cơ sở vật chất

- Đề tài “Hoàn thiện quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Quốc tế ALB”, Vũ Thị Nhung (2022)

Các lý luận thực tiễn về quy trình nhập khẩu đã được tác giả đưa ra, phân tích chi tiết

về quy trình nhận hàng nhập khẩu nguyên container của Công ty và đưa ra được các giải pháp cho công ty Tuy nhiên các giải pháp vẫn chưa thực sự được áp dụng một cách hiệu quả

Qua việc tìm hiểu các đề tài trên, có thể thấy hầu hết các đề tài đề khái quát được vấn đề lý thuyết liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa, áp dụng lý thuyết để phân tích thực trạng tại một công ty cụ thể từ đó đề xuất giải pháp hoàn, giúp cho các doanh nghiệp hoàn thiện được quy trình nhận hàng nhập khẩu, cải thiện được chất lượng dịch vụ Đối với Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, một doanh nghiệp tương đối trẻ nên có khá ít nghiên cứu về vấn đề này Với mong muốn đánh giá, phân tích thực trạng thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của

doanh nghiệp để đưa ra giải pháp hoàn thiện, nâng cao quy trình, đề tài “Hoàn thiện

quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao” đã được lựa chọn, với mong muốn giúp cho công ty có thể nâng cao

chất lượng dịch vụ, hoạt động doanh nghiệp được hiệu quả và phát triển hơn

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu chung là: nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu

bằng container tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao, chỉ ra các mặt ưu điểm, hạn chế của quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình của Công ty

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là:

- Hệ thống hoá được cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của doanh nghiệp

- Phân tích và đánh giá được thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

- Chỉ ra những điểm đạt được cũng như hạn chế để đề xuất giải pháp khoa học, có cơ sở và phù hợp với điều kiện thực tế nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

1.5 Phạm vi nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu: Khóa luận chủ yếu đi sâu vào nghiên cứu, phân tích và

đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH

Thương mại và Dịch vụ Alibao

Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao tại LK23,

Khu nhà ở Thương mại Công ty TNHH Sông Công Hà Đông, Đường Hà Trì, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu trong vòng 3 năm gần đây, giai đoạn từ

năm 2020 – 2023 Đề xuất giải pháp cho công ty trong 5 năm tiếp theo

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu được thu thập qua các

trang thông tin chính thống của các Bộ, cơ quan liên quan đến ngành xuất nhập khẩu: Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Tài chính; Hải quan Việt Nam, …; và các nguồn tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng

phương pháp quan sát thực tế qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc, phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty, và trong quá trình trực tiếp làm các hoạt động liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu các số liệu, bảng biểu qua từng năm,

từng đối tượng để thấy được sự hiệu quả, kết quả của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container qua từng năm

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Phương pháp thống kê: Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân

loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng

để đánh giá thực trạng thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

Phương pháp phân tích: Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình

tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH

Thương mại và Dịch vụ Alibao, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này

Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những

nhận xét và đánh giá từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của công ty

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần mở đầu, kết luận, danh mục viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung chính của đề tài khóa luận tốt nghiệp có kết cấu gồm 04 chương chính, như sau:

Chương 1: Tổng quan về hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container của Công ty

TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhận

hàng nhập khẩu bằng container của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container

Theo Quy tắc mẫu của Hiệp hội giao nhận quốc tế - FIATA (International Federation of Freight Forwarders Association) về dịch vụ giao nhận hàng hóa

(Freight Forwarding), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ loại dịch vụ nào

liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Như vậy, dịch vụ giao nhận là sự phối hợp các nghiệp vụ, thủ tục có liên quan nhằm mục đích cuối cùng là vận chuyển được hàng hóa giữa 2 quốc gia khác nhau, từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Các hoạt động vận chuyển có thể thông qua một hay nhiều phương thức vận chuyển khác nhau

Từ những khái niệm trên, có thể hiểu dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là việc các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động chuyên môn để tiến hành vận chuyển hàng hóa quốc tế như một loại dịch vụ, mục đích cuối cùng là nhận được thù lao

Dịch vụ giao nhận hàng bằng container là quá trình đóng gói và vận tải hàng hóa bằng container từ điểm xuất phát đến điểm giao hàng định sẵn Quá trình này thường được thực hiện bằng vận tải đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ,… Trong quá trình vận chuyển bằng container, hàng hóa được đóng gói và đặt trong các container có kích thước chuẩn, thường là 20 feet, 40 feet hay 45 feet,… Sau đó, các container này được vận chuyển bằng tàu biển, máy bay hoặc xe tải đến cảng biển, sân bay hoặc trạm tàu lửa gần điểm đến

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container

Bản chất của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container chính là một loại hình dịch vụ nên nó mang những đặc điểm chung của dịch vụ nói chung và dịch vụ giao nhận hàng hóa nói riêng Những đặc điểm đó là:

- Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế là làm hàng hoá có sự

dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính

vô hình, nghĩa là các chủ thể tham gia quá trình không thể nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hoá hữu hình

- Tính không lưu trữ: Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của

khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt dịch vụ Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho

- Tính không sở hữu: Khách hàng chỉ nhận được thông báo là hàng hoá được

di chuyển đến đích, chứ không được chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công cụ vận tải Hàng hoá được chủ hàng giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển

- Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ: Thể hiện sự đồng thời cả

về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu thụ dịch vụ vận chuyển Khi hàng hoá được vận chuyển là lúc người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người giao nhận cần có kế hoạch, dự trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo dc nhu cầu của khách hàng

- Tính thay đổi: Thể hiện ở việc dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần

sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng

- Tính thích ứng: Sản phẩm vận tải không có sản phẩm dở dang hay bán thành

phẩm như các loại hàng hoá hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê

2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container

Hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa là một loại hình của hoạt động logistics, trong đó hoạt động giao nhận được phân loại theo các hình thức sau:

* Theo phương thức vận tải:

- Giao nhận bằng đường biển: Sử dụng tàu biển để vận chuyển hàng hóa, là phương

thức vận tải phổ biến nhất hiện nay trong thương mại quốc tế

- Giao nhận bằng đường hàng không: Là phương thức giao hàng xuất nhập khẩu sử

dụng phương tiện vận tải là máy bay Thường được sử dụng cho hàng hóa có giá trị lớn, khối lượng nhỏ, thời gian sử dụng ngắn hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt

- Giao nhận bằng đường bộ - đường sắt: Là hình thức sử dụng các phương tiện vận

tải trên mặt đất vận chuyển hàng hóa sang biên giới trên đất liền giữa hai quốc gia

- Giao nhận vận tải đa phương thức (MTO): Là phương thức vận tải kết hợp nhiều

phương tiện vận tải khác nhau, mục đích là tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển

- Giao nhận đường ống: Là phương thức sử dụng phương tiện vận tải là đường ống

Thường được dùng để vận chuyển các hàng hóa là chất lỏng như khí gas, dầu khí

* Theo phương thức gửi hàng:

- Dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL/FCL – Full Container Load):

FCL là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng

- Dịch vụ giao nhận hàng lẻ bằng container (LCL/LCL- Less than a Container Load):

Khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ, sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation

- Dịch vụ giao nhận hàng bằng container kết hợp:

Phương pháp này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là: Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) hoặc gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

* Theo nghiệp vụ kinh doanh:

- Giao nhận thuần túy: Là việc giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi

hoặc nhận hàng đến

- Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận hàng hóa bao gồm cả các hoạt động

như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,

2.1.4 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng container

Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng trong thương mại quốc tế, nhập khẩu hàng hóa có một tác động trực tiếp quyết định đến sản xuất và đời sống Nhờ có hoạt động nhập khẩu đã có tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm

năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về nhiều mặt như sức lao động, vốn, cơ sở vật chất, tài nguyên và khoa học kỹ thuật Cụ thể hơn là:

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Dịch vụ giao nhận giúp cho hàng hóa

lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận hàng Bên cạnh đó hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ góp phần giảm giá hàng hóa xuất nhập khẩu Ngoài ra, giao nhận cũng giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như: Chi phí xây dựng kho cảng, bến bãi nhờ vào việc sử dụng kho cảng, bến bãi của người giao nhận, chi phí đào tạo nhân công,

Đối với nền kinh tế quốc dân: dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp

thúc đẩy thương mại quốc tế, tạo ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đồng thời tạo ra nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hoá góp phần tạo thêm cơ hội cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các công ty giao nhận Giao nhận hàng hóa bằng đường biển giúp các công ty thương mại xuất nhập khẩu đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường quốc tế Tăng cường xúc tiến thương mại với các nước, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đẩy mạnh hợp tác kinh tế và thúc đẩy đầu tư nước ngoài

2.2 Nội dung của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container và các chứng từ liên quan

2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

Sơ đồ 2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng

Doanh nghiệp giao nhận sau khi tiếp nhận các thông tin từ khách hàng thì cần xác định loại hàng hóa cần nhập thuộc vào nhóm ngành hàng nào, có phải loại hàng bị cấm hay không hoặc là mặt hàng đó có cần phải xin giấy phép nhập khẩu hay không, hay là mặt hàng cần công bố chuẩn hợp quy hoặc hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Sau khi đã xác định được tất cả các thông tin về hàng hóa và yêu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng và tiến hành các công tác chuẩn bị để nhập hàng

Bước 2: Ký kết hợp đồng

Ký kết hợp đồng thương mại giữa doanh nghiệp giao nhận với khách hàng để hợp thức hóa giao dịch giữa hai bên Hợp đồng bao gồm các điều khoản mà các bên tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận, các điều khoản này xác định những quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên giao kết hợp đồng

Bước 3: Chuẩn bị để nhận hàng

Bên phía công ty giao nhận cần chuẩn bị các chứng từ cũng như theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật các thông tin từ người bán cũng như khách hàng

Trong thời gian hàng hoá được vận chuyển đi, người giao nhận nhận pre-alert và MB/L chính thức từ Đại lý nước ngoài, phối hợp với người mua kiểm tra các chứng từ nhập khẩu cần phải có; đồng thời so sánh, đối chiếu HB/L(s) và MB/L với Đại lý nước ngoài để xem các thông tin cần thiết chính xác hay chưa:

- Thông tin về Shipper – Người gửi hàng, Consignee – Người nhận hàng - Vessel/ Voyage No – Mã/ số chuyến tàu

- POD – Cảng dỡ hàng

- Container/ Seal No – Số container/ số chì

- Thông tin mô tả hàng hoá: Tên hàng, Mã HS Code - Số lượng, số kiện, số cân hàng hoá

- Cước trả trước/ Cước trả sau – Freight Prepaid/ Freight Collect - …

Nếu có sự khác nhau giữa MBL và HBL cần báo ngay cho đại lý yêu cầu họ kiểm tra lại các thông tin và chỉnh sửa kịp thời để nộp tờ khai

Sau khi hàng hoá được vận chuyển, trước ngày hàng đến/ cập cảng trước 2-3 ngày thì bên Hãng tàu hoặc các Co-loader sẽ phát thông báo hàng đến (Arrival note), trên giấy thông báo hàng đến sẽ thường có các phí cước và Local Charges (Phí cước phải trả ở cảng xếp/ dỡ hàng) cần phải thanh toán

Ngoài ra, doanh nghiệp giao nhận cũng cần chuẩn bị sẵn sàng kho bãi, phương tiện vận chuyển cũng như công nhân bốc xếp hàng hóa cho lô hàng sắp đến

Bước 4: Làm thủ tục và nhận hàng hóa tại địa điểm đã định

Sau khi hàng hóa đến cảng, người giao nhận (doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận) cần phối hợp với người nhập khẩu để thực hiện các công việc sau:

Khai báo và thông quan cho hàng hoá Sau khi nhận được kết quả phân luồng hàng hóa, Nhân viên Hiện trường sẽ cầm bộ chứng từ và đi phân hồ sơ Có 3 kết quả phân luồng: Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh, sẽ được thông quan nhanh chóng Nếu hàng thuộc luồng vàng, nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ Nếu hàng hoá phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hoá

Với hàng nguyên container (FCL)

- Khi nhận được Notice of Arrival, người giao nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu

của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O

- Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan

nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn

phòng quản lý để xác nhận D/O - Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

Với hàng lẻ container (LCL)

- Chủ hàng mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho

Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra Sau khi Hải quan xác nhận "Hoàn thành thủ tục Hải quan", hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng để đưa về kho của chủ hàng

- Tiến hàng kiểm nghiệm, giám định và lấy giấy chứng nhận/ biên bản thích hợp

- Công ty giao nhận sẽ giao hàng hoá cho người nhập khẩu tại địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng dịch vụ

Bước 5: Quyết toán chi phí và lưu chứng từ

Sau khi hàng hoá được giao tới người mua (người nhập khẩu), doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ quyết toán các chi phí dịch vụ như: cước vận chuyển, local charges ở đầu nhập khẩu, phí trucking nội địa, phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí hoa hồng cho Đại lý nước ngoài và các chi phí khác Gửi lại người nhập khẩu bộ chứng từ hoàn chỉnh đồng thời có kèm 1 bản Debit note (2 bản: 1 bản cho khách và 1 bản công ty giữ) trong đó liệt kê các chi phí dịch vụ, phí thu hộ Đại lý nước ngoài mà người nhập khẩu cần phải thanh toán cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao

nhận

Thời hạn và phương thức thanh toán tùy thuộc vào việc hai bên người nhập khẩu và nhà cung cấp dịch vụ đã thống nhất với nhau

Sau khi hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa, bước cuối cùng là lưu chứng từ Mọi chứng từ liên quan đến lô hàng cần phải được lưu kỹ càng để ngừa trường hợp có phát sinh

Các chứng từ cần phải lưu giữ gồm:

 Hồ sơ hải quan: tờ khai, mã vạch

 Hồ sơ liên quan đến thuế

 Chứng từ: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, …

2.2.2 Các chứng từ cần sử dụng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

- Hợp đồng thương mại: Tổng hợp các điều khoản mà các bên tham gia giao kết hợp

đồng đã thỏa thuận, các điều khoản này xác định những quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên giao kết hợp đồng

- Giấy báo hàng đến (Arrival notice): Thông báo hàng đến hay Arrival notice là một

thông báo mà đại lý, hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải đường biển gửi cho người nhận lô hàng để thông báo cho họ về ngày lô hàng đến địa điểm đích Thông thường, thông báo hàng đến sẽ bao gồm thông tin liên hệ, mô tả hàng hóa đã nhận, số lượng đơn vị hàng đã đến và mọi khoản phí khác phải trả khi nhận hàng Cấu trúc của thông báo hàng đến phụ thuộc vào các yêu cầu do cảng nơi nhận hàng đưa ra

- Lệnh giao hàng (Delivery Order): Lệnh giao hàng là chứng từ trong vận tải quốc

tế Chứng từ này do hãng vận tải phát hành cho chủ hàng hoặc người gửi hàng (Shipper) để trình lên cơ quan giám sát hàng hóa để có thể lấy hàng khỏi bãi hàng, container… Để nhận được D/O thì chủ hàng/ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận (Forwarder) phải mang theo vận đơn gốc (nếu có), giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu có dấu mộc chữ ký của công ty Trên D/O sẽ thể hiện ai là người đang giữ hàng và hàng sẽ giao cho ai – người nhận hàng (Consignee) Chủ hàng muốn nhận được hàng bắt buộc phải có lệnh giao hàng từ hãng tàu gửi cho người gửi hàng (Shipper) D/O được các hãng tàu hoặc các đơn vị doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận phát hành cho người nhận hàng (Consignee) Các người nhận hàng (Consignee) này sẽ lấy D/O được phát để cung cấp cho cơ quan hải quan sau đó lấy hàng khi tàu đã cập cảng Cũng có thể hiểu rằng D/O là lệnh của người giữ hàng chỉ thị cho đơn vị nhận hàng lấy hàng Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập cảng Về

cơ bản, lấy D/O có thể diễn ra trước, sau Hoặc song song với việc làm thủ tục hải quan vì nó độc lập với quy trình làm thủ tục hải quan

- Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: văn bản do doanh nghiệp nhập khẩu khai

báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hóa về kho của doanh nghiệp đó

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng container

2.3.1 Các nhân tố khách quan

- Bối cảnh quốc tế: Tình hình và sự biến động của thị trường quốc tế đều gây ảnh

hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa XNK nói chung và hoạt động kinh doanh của các công ty giao nhận nói riêng Giai đoạn 2020-2022 thế giới chứng kiến những biến động nhanh và phức tạp từ xung đột thương mại Mỹ-Trung, biến động về quan hệ kinh tế – chính trị giữa các nền kinh tế lớn và đặc biệt là ảnh hưởng tiêu cực của dịch Covid-19 đến mọi lĩnh vực kinh tế – xã hội Đại dịch Covid-19 làm đảo lộn chuỗi cung ứng toàn cầu, nhiều nhà máy phải tạm ngưng hoạt động nên lượng hàng hóa cần lưu chuyển ít đi dẫn đến việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa trong chuỗi cung ứng cũng giảm Do đó các doanh nghiệp liên tục cần điều chỉnh công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu sao cho phù hợp

- Môi trường kinh tế: Yếu tố kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và

sự ổn định của nền kinh tế, sự ổn định của giá cả, lạm phát, tỷ giá hối đoái, kim ngạch xuất nhập khẩu, v.v làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và công tác quản trị quy trình của doanh nghiệp giao nhận vận tải Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi phân tích và dự báo biến động của các yếu tố kinh tế để đưa ra giải pháp, chính sách tương ứng cho từng thời điểm cụ thể

- Môi trường chính trị - pháp luật: Các yếu tố chính trị, pháp luật vừa tạo cơ hội vừa

gây ra rủi ro cho doanh nghiệp Một quốc gia có nền chính trị ổn định, quan hệ ngoại giao hòa hữu với các nước xung quanh sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại phát triển, xuất nhập khẩu tăng cao kéo theo là sự phát triển của dịch vụ vận tải hàng hóa quốc tế Việt Nam may mắn có được nền chính trị ổn định này, chính là một môi trường đáng để đầu tư, tạo được niềm tin cho khách hàng quốc tế

Pháp luật và các chính sách của Nhà nước về xuất nhập khẩu cũng có ảnh hưởng tới hoạt động của các doanh nghiệp giao nhận Tại Việt Nam, hoạt động nhận hàng xuất khẩu chịu tác động của Luật Thương mại Việt Nam, Luật Hàng hải Việt Nam, Công

ước về vận đơn vận tải, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải… Ngoài ra còn có các công ước quốc tế, quy tắc thương mại quốc tế về giao nhận vận chuyển Các nguyên tắc, quy định có thể được thay đổi, sửa đổi theo từng năm để phù hợp với các xu hướng mới của nền kinh tế nên đòi hỏi các doanh nghiệp giao nhận phải luôn cập nhật những công văn, văn bản chính sách với của các Bộ, Ban ngành có liên quan để tránh xảy ra sai sót

- Môi trường tự nhiên: Các nhân tố ngoại cảnh như thời tiết, thiên tai ảnh hưởng rất

lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hóa Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá Ngoài ra, quá trình chuyên chở hàng hóa cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho tàu hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan chẳng hạn mưa bão, động đất, sóng thần, biển động… Yếu tố này là một trong những nguyên nhân gây ra tranh chấp và là cơ sở xây dựng trường hợp bất khả kháng và miễn trách cho người giao nhận

- Đối thủ cạnh tranh: Giao nhận là một lĩnh có sự cạnh tranh rất cao hiện nay, hội

nhập kinh tế quốc tế đã góp phần thúc đẩy ngành logistics đồng thời làm xuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này Đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, liên doanh tại Việt Nam, họ khả năng quản trị, có nguồn vốn dồi dào, sẵn sàng giảm giá dịch vụ, chấp nhận lợi nhuận thấp để có thể thu hút được khách hàng Mặc dù chiếm tỉ trọng lớn tới 95% nhưng đa số doanh nghiệp logistics Việt Nam đều là các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, vì vậy doanh thu của các doanh nghiệp logistics nước ngoài luôn chiếm thị phần cao hơn Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt được tình hình thị trường, tăng cường cải thiện, làm rõ ưu thế của doanh nghiệp so với các đối thủ và có các chiến lược cạnh tranh hiệu quả để giành được lợi thế về cho mình Ngoài ra còn có thể học hỏi thêm ở các doanh nghiệp đối thủ những điều họ đang làm tốt để đem về cải tiến, hoàn thiện hơn quy trình cho doanh nghiệp

- Khách hàng: khách hàng là nhân tố quan trọng để xây dựng, tồn tại và phát triển

doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận Chính vì vậy phục vụ và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được khách hàng thân thiết và doanh nghiệp sẽ có được các đơn hàng đều đặn trong tương lai Tuy nhiên vẫn có

các trường hợp khách hàng ép giá dịch vụ hoặc đòi hỏi cần phải có chất lượng dịch vụ cao hơn một cách không hợp lý dẫn đến sự mất cân bằng lợi ích, giảm lợi nhuận của công ty Để giảm thiểu vấn đề này, doanh nghiệp cần gặp gỡ các khách hàng để đàm phán, thương lượng lại các vấn đề trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc tìm thêm các doanh nghiệp mới

2.3.2 Các nhân tố chủ quan

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Nhân sự là những người trực tiếp tham gia

vào quá trình nhận hàng nhập khẩu, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của họ sẽ quyết định tới hiệu quả quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu Công việc giao nhận hàng hóa quốc tế đòi hỏi nhân sự phải có sự am hiểu vững vàng về tình hình xu hướng phát triển của thị trường, sự biến động giá cước, các nghiệp vụ chuyên môn trong hoạt động ngoại thương Ngoài ra nhân sự cần có khả năng ngôn ngữ, đàm phán với đối tác nước ngoài, khả năng sắp xếp công việc…

Do công việc nhận hàng nhập khẩu là một chuỗi hoạt động liên quan tới nhiều bộ phận nhân sự khác nhau và có yếu tố quốc tế nên chất lượng nhân sự càng cao sẽ càng đảm bảo hiệu quả công việc, tránh gây ra sai sót ở các khâu gây ảnh hưởng tới cả quá trình

- Cơ sở hạ tầng, vật chất: Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao

gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử

- Cơ chế quản lý của doanh nghiệp: Cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

là việc doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình cũng như những nhân sự tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình đó, các hoạt động này sẽ giúp cho quá trình nhận hàng này trở lên thuận lợi hơn rất nhiều, các hoạt động được diễn ra theo từng bước, nâng cao mức độ hiệu quả và giảm bớt rủi ro trong quá trình thực hiện hoạt động nhập khẩu

- Tình hình tài chính doanh nghiệp: Một công ty cần có nguồn tài chính dồi dào và

vững mạnh để không ngừng mở rộng thị trường, cải tiến chất lượng dịch vụ, chất lượng nguồn nhân lực cũng như nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Đây là một trong các yếu tố rất quan trọng quyết định không chỉ đến sự hiệu quả của hoạt động nhập khẩu mà còn ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sản xuất kinh doanh của công ty và đây cũng là chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá quy mô của doanh nghiệp Yếu tố này có ảnh hưởng và liên quan trực tiếp đối với các yếu tố trên, như để việc xây dựng cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị, quản lý sản xuất kinh doanh hay đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự đều cần một lượng vốn đầu tư lớn Vì vậy, với nguồn tài chính vững mạnh cùng với việc sử dụng có hiệu quả sẽ giúp công ty tối ưu hóa khả năng quản lý, phát triển và nâng cao sự hiệu quả không chỉ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa mà còn cả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên liên quan: Các doanh nghiệp làm

dịch vụ giao nhận có mối liên quan mật thiết với các cơ quan hải quan, hai bên cần hợp tác để thực hiện các quy định cũng như làm việc trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Xây dựng được mối quan hệ tốt với các cơ quan khác có thể mang lại sự thuận lợi hơn trong quá trình làm việc của doanh nghiệp để xuất nhập khẩu hàng hóa

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

ALIBAO

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Thương mại và Dịch vụ Alibao

Logo

Hình 3.1 Logo Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Tên công ty CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ALIBAO

Tên quốc tế ALIBAO SERVICE TRADING COMPANY LIMITED Mã số thuế 0108838372

Địa chỉ LK23, Khu nhà ở Thương mại Công ty TNHH Sông Công Hà Đông, Đường Hà Trì, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Bảng 3.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự Công ty Alibao

Quá trình hình thành và phát triển

Nước ta đã chủ động tham gia hội nhập cùng thế giới, tình hình đầu tư và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng tăng trưởng qua từng năm, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa tăng lên đột biến, các công ty XNK lần lượt ra đời và phát triển

Hiểu được vấn đề đó, vào ngày 20/05/2015 tại Hà Nội, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao được thành lập theo mã số thuế 0108838372, đăng ký và quản lý bởi chi cục thuế quan quận Hà Đông, vốn điều lệ 6 tỷ VNĐ Công ty có trụ sở chính đặt tại LK23, Khu nhà ở Thương mại Sông Công, Hà Cầu, Hà Đông, Hà Nội Hiện nay, công ty đang được điều hành và quản lý bởi ông Đinh Ngọc Quỳnh - Tổng giám đốc Công ty và ngoài ra phụ trách tại công ty còn có ông Đinh Xuân Tùng – Giám đốc Kinh doanh của Công ty

Qua quá trình hình thành và phát triển, tính đến thời điểm hiện tại vị thế của Alibao ngày càng được khẳng định trên thị trường Công ty tự hào là đối tác tin cậy và sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của các tập đoàn, công ty lớn như UKG Group, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettelpost, J&T Express, Techcombank, Nhất Tín Logistics

Theo Giấy Chứng nhận đăng ký Kinh doanh và Đăng ký số thuế của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao các lĩnh vực kinh doanh của Công ty được mô tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ

Alibao

3.1.2.1 Dịch vụ vận tải hàng hóa và kho bãi

Vận tải đường bộ: Việt Nam với lợi thế tiếp giáp lãnh thổ với Trung Quốc với

nhiều cửa khẩu quốc tế: Hữu Nghị, Tân Thanh, Cốc Nam, Chi Ma (Lạng Sơn), Móng Cái (Quảng Ninh), Kim Thành (Lào Cai) giúp việc vận chuyển hàng hóa đường bộ trở nên rất dễ dàng Do đó, Alibao cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận tải đường bộ như: Vận chuyển nguyên cont (FCL) từ cửa khẩu Hữu Nghị đi các tỉnh, khai báo hải quan tại cửa khẩu Hữu Nghị, xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành…

Vận tải đường biển: Alibao chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng

container thường, hàng lẻ và hàng container đặc biệt với giá cước cạnh tranh và dịch vụ chất lượng cho khách hàng Công ty hợp tác với nhiều hãng vận chuyển nổi tiếng như MCC, MSC, EMC, YANGMING… Thị trường trọng yếu của công ty là Trung Quốc, ngoài ra còn mở rộng sang Nhật Bản, Hàn Quốc

Vận tải đường hàng không: Công ty đã ký hợp đồng với các hãng hàng không

hàng đầu như Asia Airlines, China Airlines, Japan Air, Vietnam Airlines qua đó đem đến cho khách hàng dịch vụ vận tải hàng không uy tín và an tòa Tuy không chiếm tỷ lệ nhiều bằng đường biển, nhưng dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường hàng không của công ty cũng dần trở nên quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty

3.1.2.2 Dịch vụ khai thuê thủ tục hải quan

Alibao sẽ thay các doanh nghiệp làm thủ tục hải quan, các giấy tờ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về tới Việt Nam như:

- Nhận làm bộ chứng từ, khai báo hải quan cho các nhóm hàng ở tất cả các loại hình như đầu tư kinh doanh, tạm nhập - tái xuất

- Nhận uỷ quyền đăng ký chứng nhận xuất xứ - Làm dịch vụ hải quan đối với hàng gia công

- Thay mặt chủ hàng chịu trách nhiệm các chính sách về quản lý xuất khẩu, nhập khẩu và các chính sách thuế, lệ phí, thu khác

- Làm thủ tục xin cấp danh mục máy móc thiết bị tạo tài sản cố định nhập khẩu miễn thuế, xin xác nhận dây chuyền thiết bị đồng bộ cho tất cả các dự án đầu tư

- Nhận làm thủ tục xuất nhập khẩu trọn gói cho các doanh nghiệp sản xuất thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất

- Thực hiện khai báo hải quan điện tử, truyền dữ liệu đến cơ quan hải quan, doanh nghiệp không cần mua phần mềm và bố trí nhân sự

3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao khá đơn

giản và được tổ chức theo sơ đồ như sau:

Sơ đồ 3.2 Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao Nguồn: Phòng hành chính nhân sự Công ty Alibao

Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận:

Ban giám đốc: Gồm có Tổng giám đốc và Phó giám đốc, với vị trí đứng đầu của

Công ty, là người điều hành mọi hoạt động của Công ty như: Là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức, quản lý về công tác quản lý, chỉ đạo các phòng ban và điều hành HĐKD của Công ty

Hành chính – Nhân sự: tổ chức bộ máy nhân sự các cấp trong Công ty, tiếp

quản, lưu trữ và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên trong Công ty Đồng thời, kiêm nhiệm công tác văn thư, có trách nhiệm bảo quản các tài sản chung của Công ty

Kế toán: Phụ trách toàn bộ về vấn đề tài chính của công ty, thực hiện các báo

cáo, hạch toán, lưu trữ, thống kê thu – chi theo quy định hiện hành

Kinh doanh - Xuất nhập khẩu: Nắm bắt những thông tin mới nhất về sự thay đổi

hay những biến động của thị trường để có hướng điều chỉnh Đồng thời, xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn hoặc dài hạn thuộc phạm vi kinh doanh của công ty, ký kết hợp đồng mua bán, làm các nghiệp vụ về xuất khẩu Chịu trách nhiệm thu mua, nhập khẩu rồi tiến hành tìm kiếm khách hàng và phân phối, xuất khẩu sản phẩm

Kho: Kế toán kho làm việc tại đây nhằm kiểm soát đơn hàng nhập về và đơn

hàng xuất đi, đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ hàng hóa Điều hành các hoạt động giao nhận hàng hóa, bố trí phương tiện vận tải, sắp xếp hàng hóa để vận chuyển theo đúng kế hoạch

Chăm sóc khách hàng: Phụ trách tư vấn hỗ trợ các khách hàng liên hệ thông qua

hệ thống website của công ty; Quản lý, điều hành dữ liệu khách hàng của công ty

Marketing: Phụ trách mảng truyền thông của công ty, quảng cáo tiếp thị các sản

phẩm dịch vụ của công ty đến với khách hàng

Nói tóm lại, giữa các phòng ban trong Công ty đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và không thể tách rời Các bộ phận bổ sung và tương hỗ lẫn nhau giúp cho bộ máy hoạt động của Công ty trở nên trơn tru và đảm bảo cho các hoạt động quản lý được kịp thời và thông suốt với hiệu quả cao nhất

3.1.3.2 Nguồn lực của công ty

Tính đến tháng 12 năm 2023, công ty hiện đang có 51 nhân sự bao gồm người lao động, làm việc tại các phòng ban chức năng tại công ty Tất cả nhân viên đều có trình độ Đại học, Cao đẳng về chuyên ngành thương mại quốc tế, xuất nhập khẩu, logistics… Các cá nhân đều nhiệt tình trong công việc, có khả năng làm việc nhóm cũng như độc lập và tinh thần trách nhiệm cao Tỷ lệ nhân viên phòng Kinh doanh vượt trội hơn so với các bộ phận khác vì đây là then chốt đem về doanh thu và lợi nhuận cho công ty

Bảng 3.2 Cơ cấu nhân sự của Công TNHH Thương mại và Dịch Vụ Alibao

Tiêu chí Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)

(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự tháng 12 năm 2023 - Phòng Kế toán)

3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao

Trải qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao đã đạt được nhiều thành công, ngày càng khẳng định được vị thế vững chắc trong tâm trí khách hàng cũng như chỗ đứng trong lĩnh vực vận chuyển, nhập