quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh kc international logistics

Trên đà khởi sắc, các doanh nghiệp Việt Nam cần thiết phải nhận thức, nắm bắt cơ hội và hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao nhận vận tải để tăng hiệu quả kinh doanh và đứng vững

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH KC

INTERNATIONAL LOGISTICS

Giảng viên hướng dẫn:

TS LÊ THỊ VIỆT NGA

Sinh viên thực hiện:

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 6 2.2 Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

2.3 Chứng từ cần có trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 15 2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH KC International Logistics 19 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH KC International

3.3 Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của

3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG

4.1 Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logisitics 41 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics 44

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp, em xin gửi

lời chân thành cảm ơn các quý thầy cô công tác tại Khoa Kinh tế và Kinh doanh

quốc tế - Trường Đại học Thương mại và đặc biệt, TS Lê Thị Việt Nga - giảng

viên trực tiếp hướng dẫn khóa luận để em có được định hướng và hoàn thành tốt nhất đề tài quan trọng này Em xin kính chúc quý thầy cô luôn thành công trong sự nghiệp giáo dục

Để có thể hoàn thiện báo cáo thực tập này, em cũng xin chân thành cảm ơn

Ban giám đốc và anh Trần Thanh Tùng – Giám đốc kinh doanh tại Công ty

TNHH KC International Logistics đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập, học hỏi và cung cấp các tài liệu, truyền đạt kinh nghiệm quý báu trong thời gian thực hiện Báo cáo thực tập và Khóa luận tốt nghiệp tại Công ty

Trong quá trình hoàn thiện chuyên đề này, vì trình độ và kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế, em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được nhận xét, đóng góp của toàn thể quý thầy cô để đề tài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em Trịnh Thị Kiều Trang xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp:

“Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics” là sản phẩm do chính em nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tập và làm việc tại Công ty TNHH KC International Logistics

Trong quá trình nghiên cứu, xây dựng và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp

có sự tham khảo của một số tài liệu có liên quan được liệt kê tại mục Tài liệu tham

khảo Tất cả số liệu, kết quả trong đề tài do em tự thu thập, thống kê từ nhiều nguồn

khác nhau và có sự cho phép, cung cấp từ liệu từ doanh nghiệp thực tập, không có

sự sao chép từ nguồn tài liệu khác

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Thông tin chung về Công ty TNHH KC International

Bảng 3.2 Bảng cơ cấu lao động tại Công ty TNHH KC

Bảng 3.3 Tình hình tài chính của Công ty TNHH KC

International Logistics giai đoạn 2021 – 2023 23 Bảng 3.4 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH KC

International Logistics giai đoạn 2021 – 2023 23 Bảng 3.5 Doanh thu theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của Công ty

TNHH KC International Logistics giai đoạn 2021 –

2023

24

Bảng 3.6 Cơ cấu hàng hóa giao nhận nhập khẩu đường biển tại

Công ty TNHH KC International Logistics 26 Bảng 3.7 Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics

26

Bảng 3.8 Kế hoạch phân công nhân sự trong trong thực hiện

quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty TNHH

KC International Logistics quý IV/2023

29

Bảng 3.9 Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu Làm thủ tục hải

quan nhận hàng nhập khẩu của Công ty TNHH KC International Logistics

35

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

SỐ SƠ ĐỒ,

BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Mô hình phương pháp điều hành quá trình nhận hàng

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH KC

Biểu đồ 3.1 Cơ cấu doanh thu theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của

Công ty TNHH KC International Logistics giai đoạn 2021 – 2023

25

TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

CO.LTD Limited Company Công ty trách nhiệm hữu hạn

EDI Electronic Data Interchage Trao đổi dữ liệu điện tử ETD Estimated Time of Departure Thời gian dự kiến khởi hành ETA Estimated Time of Arrival Thời gian dự kiến đến FCL Full Container Load Hàng nguyên container FTA Free Trade Area Hiệp định thương mại tự do

HBL(s)/HAWB(s) House Bill of Lading Vận đơn đường biển

LCL Less than Container Load Hàng đóng ghép

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG

NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Toàn cầu hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế thế giới hiện đang là xu hướng tất yếu của các quốc gia, đặc biệt trong giai đoạn dấu hiệu phục hồi kinh tế sau suy thoái đang xuất hiện ngày càng nhiều (2024 – 2025), tạo động lực thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế phát triển trở lại mạnh mẽ hơn

Đặt trong bối cảnh Việt Nam đang thực hiện chiến lược trở thành nền kinh tế hội nhập sâu rộng nhất với việc nâng tầm quan hệ thành Đối tác chiến lược toàn diện Việt Nam – Mỹ; ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA): RCEP, EVFTA, UKVFTA,… Đồng thời, xu hướng thu hút đầu tư nước ngoài, chuyển dịch dây chuyền sản xuất của các quốc gia sang Việt Nam (Apple, Foxconn, Samsung, VSIP, Xiaomi,…) Để đáp ứng nhu cầu, các doanh nghiệp giao nhận đã đầu tư phát triển dịch vụ hoạt động giao nhận hàng hóa dưới nhiều hình thức vận tải, trọng điểm

là vận tải đường biển

Với vị trí địa lý thuận lợi, sở hữu đường bờ biển kéo dài dọc đất nước 3260km, cùng vai trò cầu nối giữa hai lục đại (Á – Âu và Australia), hai đại dương (Thái Bình Dương và Ấn Độ Dương), Việt Nam có tiềm năng khai thác rất lớn các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới Do đó, ngành giao nhận vận tải biển

là một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics Theo Báo cáo Logistics Việt Nam 2023, tính chung đến tháng 9 năm 2023, dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển Việt Nam chiếm tỷ trọng cao với tổng sản lượng đạt 87,7 triệu tấn, tăng 12,0% so với cùng kỳ năm 2022 dù vẫn có sự sụt giảm về giá cước trong giai đoạn nửa đầu năm do tình hình kinh tế ảm đạm chung Trên đà khởi sắc, các doanh nghiệp Việt Nam cần thiết phải nhận thức, nắm bắt cơ hội và hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao nhận vận tải để tăng hiệu quả kinh doanh và đứng vững trên thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Công ty TNHH KC International Logistics sở hữu vai trò tin cậy trong hệ thống đối tác uy tín, chất lượng tại nhiều quốc tế trên thế giới, đặc biệt tại thị trường

châu Á Tuy nhiên, trên phương diện bối cảnh thương mại toàn cầu và quốc gia, đồng thời là một doanh nghiệp vừa và nhỏ còn nhiều tiềm năng khai thác trong lĩnh vực giao nhận, cần khắc phục, hoàn thiện các hạn chế tồn tại để duy trì vị thế, tạo đà phát triển mới Chính vì vậy, việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hoạt động là một vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết

Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH KC International Logistics và dựa trên kiến thức đã được trang bị tại Trường Đại học Thương mại,

em lựa chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty KC International Logistics” giai đoạn 2021 – 2023

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Hiện nay, vấn đề nghiên cứu quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập bằng đường biển là một trong những vấn đề đang được quan tâm nhiều trong thời điểm hiện tại, với nỗ lực khôi phục kinh tế toàn cầu và thương mại quốc tế Liên quan đến vấn đề đó, các công trình nghiên cứu đã được thể hiện như sau:

Luận văn “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Melody Logistics tại Hà Nội”, Nguyễn Vũ Hà (2021) Ở đề tài này, tác giả chỉ ra các lý luận thực tiễn về quy trình nhập khẩu và phân tích chi

tiết về quy trình đó của Công ty, đồng thời đã đưa ra được các giải pháp Tuy nhiên các giải pháp vẫn chưa thực sự được áp dụng một cách hiệu quả và chưa mang tính đột phá

Luận văn “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Long Hải”, Doãn Kế Bôn (2021) Đề tài nghiên

cứu một cách có hệ thống và toàn diện về công tác quản trị, phân tích, luận giải, làm sáng tỏ các cơ sở nhận thức lý luận thực tiễn và thực trạng quy trình nhập hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Tác giả đã đánh giá chi tiết ưu điểm, nhược điểm và định hướng phát triển vững mạnh hơn cho Công ty

Luận văn “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải quốc tế Võ Lương - Văn phòng đại diện tại Hà Nội”, Hoàng Thị Huệ

(2021) Khoá luận đã làm rõ các lý thuyết và chi tiết các bước của quy trình nhận

hàng nhập khẩu của Công ty, cùng phương hướng để hoàn thiện quy trình như: Khâu chuẩn bị chứng từ, Khâu Khai báo hải quan, Khâu nhận hàng và vận tải, Khâu quyết toán chi phí

“Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Thương mại quốc tế VIC25” – Ngô Nữ Bảo Trâm, Khóa luận tốt

nghiệp – Trường Đại học Thương Mại (2021) Với đề tài này, dựa trên cơ sở kiến thức về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, tác giả đã phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Thương mại quốc tế VIC25 Thông qua thực nghiệm, đánh giá kết quả đạt được, những hạn chế tồn tại và đề xuất phướng án hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty

“Quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế CTS” – Trần Thị Lan Anh, Khoa

luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương mại (2022) Thông qua phân tích lý luận

về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, phân tích thực trạng quản trị quy trình tại Công ty, tác giả đã đưa ra góc nhìn khách quan, chi tiết và đề xuất giải pháp nâng cao quản lý quy trình, thúc đẩy hiệu quả kinh tế trong giao nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu được đề cập ở trên đã đưa ra cơ sở lý luận thực tiễn và các vấn đề thực tế mà doanh nghiệp gặp phải, từ đó chỉ rõ nguyên nhân và đề xuất giải pháp xử lý khó khăn, định hướng phát triển cho doanh nghiệp hoàn thiện công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu Có thể thấy, đây là một

đề tài khá quen thuộc, thu hút quan tâm của nhiều đơn vị, doanh nghiệp, tuy nhiên, đối với một doanh nghiệp trẻ như Công ty TNHH KC International Logistics, đề tài này vẫn còn mới mẻ, chưa được khai thác nhiều Vậy nên đề tài “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics” đã được lựa chọn thực hiện

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

1.3.1 Mục tiêu tổng quan

Đề tài nghiên cứu các vấn đề trong thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics Dựa trên cơ sở lý thuyết, phân tích thực trạng để đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics”

1.5 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: Tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình

nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics

Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH KC International

Logistics Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà Ngôi Sao, Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu trong giai đoạn từ 2021 đến 2023

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu được thông qua các

trang thông tin chính thức của các Bộ, Sở, cơ quan liên quan đến ngành xuất nhập

khẩu như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính; Hải quan Việt Nam,…; các nguồn tài liệu nội bộ của Công ty ty TNHH KC International Logistics: Báo cáo kết quả kinh doanh, Thống kê phòng kế toán,…;

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu được thu thập từ quan

sát thực tế, ghi chép trong quá trình thực tập, hướng dẫn và làm việc trực tiếp các hoạt động liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công

ty TNHH KC International Logistics;

- Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu các số liệu, bảng biểu qua từng

năm, từng chỉ tiêu để thấy tồn tại và kết quả hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

- Phương pháp thống kế: Thu thập, phân loại, xử lý dữ liệu, từ đó dánh giá

thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển;

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp dữ liệu, từ đó phân tích và đưa ra nhận

xét về thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

1.7 Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics” có kết cấu gồm 4 chương chính như sau:

Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển; Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường

biển;

Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

của Công ty TNHH KC International Logistics;

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình

nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty KC International Logitstics

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG

NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tất cả

dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa và các dịch vụ tư vấn hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên, bao gồm vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ

Như vậy, khái niệm về giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là

quá trình thực hiện hoạt động vận chuyển, lưu kho, quản lý hải quan, xử lý đóng gói, quản lý thông tin, và các dịch vụ liên quan để đảm bảo hàng hóa được nhận từ phương tiện vận tải và giao cho chủ hàng nhận đúng thời gian, địa điểm, an toàn

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường

biển

- Tính vô hình: Sản phẩm của quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế là sự dịch

chuyển từ nơi này sang nơi khác, nó có tính vô hình, nghĩa là chủ thể tham gia quá trình không thể nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hóa hữu hình;

- Tính không lưu trữ: Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của

khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì được sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho;

- Tính không sở hữu: Khách hàng chỉ nhận được thông báo là hàng hóa được

di chuyển đến đích, không được giao quyền sở hữu với phương tiện và công cụ vận tải Hàng hóa được chủ hàng giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển;

- Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ: Khi hàng hóa được vận

chuyển là lúc người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp Do tính không lưu trữ, người giao nhận cần có kế hoạch, dự trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo nhu cầu của khách hàng;

- Tính thay đổi: Dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch

vụ Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng;

- Tính thích ứng: Sản phẩm vận tải không có sản phẩm dở dang hay bán

thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê

2.1.3 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Đối với nền kinh tế vĩ mô, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp thúc đẩy thương mại quốc tế, tạo ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đồng thời, tạo ra nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa góp phần tạo cơ hội cung cấp dịch vụ cho các công ty giao nhận Giao nhận hàng hóa bằng đường biển giúp các công ty thương mại xuất nhập khẩu đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường quốc tế Tăng cường xúc tiến thương mại quốc tế, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đẩy mạnh hợp tác kinh tế và thúc đẩy đầu tư nước ngoài

Đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình hàng hóa, tối ưu chi phí và thời gian vận chuyển hàng vì khả năng cung ứng và thời gian giao hàng rất quan trọng

để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Giảm thiểu chi phí vận tải góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong doanh nghiệp

2.1.4 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

- Dịch vụ khai báo hải quan và thông quan hàng hóa: Hiện nay, các

doanh nghiệp đã áp dụng thủ tục khai báo hải quan điện tử thay thế cho khai báo hải quan bằng giấy, giúp quy trình thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, giảm tính rủi ro và tăng tính chính xác theo quy định của pháp luật Bao gồm hai hình thức như sau:

+ Khai thuê hải quan: Doanh nghiệp làm giấy giới thiệu và ủy quyền cho

một đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan để làm thủ tục thông quan Đơn vị

đó sẽ trực tiếp làm dịch vụ thông qua giấy giới thiệu và không xuất hiện tên pháp nhân trên các chứng từ hải quan

+ Đại lý hải quan: Đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan đứng tên cùng

chữ kỹ số trong tờ khai Sau đó, chứng từ được sao y nguyên để nộp hồ sơ hải quan Với hình thức này, công ty kinh doanh dịch vụ sử dụng tên đơn vị mình để làm dịch

vụ thông quan cho khách hàng

Sau khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận thực hiện trình diện hồ sơ, hàng hóa cho Hải quan để kiểm tra Nếu thông tin đúng với quy định, hàng hóa sẽ được thông quan nhanh chóng Ngược lại, với hàng hóa luồng vàng sẽ cần kê khai bổ sung và với hàng hóa luồng đỏ cần kiểm tra thực tế

- Dịch vụ vận chuyển đường bộ: Sau khi hàng hóa được thông quan, nếu

khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi về địa điểm giao hàng như xưởng sản xuất, địa điểm kinh doanh thì có thể ký thêm hợp đồng vận chuyển hàng hóa với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận Tùy vào khối lượng và loại hàng, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận sẽ tìm phương tiện vận tải phù hợp (xe tải hạng nhẹ/ trung/ nặng/ siêu trường siêu trọng; xe thùng kín; xe tải lạnh,…)

- Dịch vụ cho thuê kho, thuê bãi: Khi thuê kho ngoại quan, doanh nghiệp

có thể tối ưu hóa chi phí để bảo quản hàng hóa Vị trí kho ngoại quan gần khách hàng ở nước ngoài hơn, từ đó, việc giao hàng nhanh hơn nhờ thu gọn được quy trình thanh toán thuế hải quan Khi gửi hàng tại kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp ủy quyền cho doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện các thủ tục phân chia, đóng gói, bảo dưỡng hàng hóa,… Ngoài ra, có thể chuyển hàng hóa hai chiều giữa các kho và thực hiện được thủ tục xuất nhập khẩu

2.2 Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh

nghiệp cung ứng dịch vụ

2.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Theo Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển vận chuyển hàng hóa quốc tế - Trường Đại học Thương mại (2017), quản trị quy trình giao nhận vận

chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và

một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, đảm bảo tính an toàn, hiệu quả và tối ưu chi phí

2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đối với chủ hàng: Công tác quản trị tốt giúp việc thực hiện kế hoạch kinh

doanh thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời gian và thu về lợi nhuận

Đối với người chuyên chở: Công tác quản trị tốt giúp hoàn thành đúng hợp

đồng chuyên chở, nâng cao uy tín doanh nghiệp và thu về lợi nhuận

Đối với người nhận hàng: Công tác quản trị tốt giúp nhận được hàng hóa

đúng thời gian và số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh

2.2.3 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu do cấp quản lý phía người giao nhận xây dựng dựa trên mối quan hệ với người nhập khẩu

Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu theo tháng, theo quý: Công ty chuẩn bị kế hoạch về mục tiêu doanh số, thị trường, từ đó, phát triển các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án tổng quan về nhân sự, phương án về chi phí, phương án về cơ sở vật chất Dựa vào đó, tổ chức thực hiện tìm kiếm khách hàng và cung cấp dịch vụ để đáp ứng mục tiêu kinh doanh đề ra

Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cụ thể với hợp đồng cung ứng dịch vụ:

Trước khi ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ với khách hàng, Công ty cung ứng dịch vụ giao nhận chuẩn bị kế hoạch về tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải để trao đổi và thương lượng các đề xuất, lựa chọn phương thức vận tải, chi phí liên quan để tiến đến ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

Sau khi ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ với khách hàng, Công ty cung ứng dịch vụ giao nhận chuẩn bị kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu cụ thể gồm chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hóa tại địa điểm quy định và quyết toán chi phí

Việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cần dựa trên các căn cứ sau:

- Một là, hợp đồng vận tải: Dựa trên hợp đồng vận tải, người giao nhận cần lưu ý các thông tin quan trọng như loại hàng hóa, khối lượng hàng, cảng bốc dỡ hàng, thời gian khởi hành dự kiến và thời gian đến dự kiến, phương thức vận chuyển theo FCL hay LCL Từ đó, doanh nghiệp giao nhận nắm bắt được nhu cầu khách hàng để chuẩn bị nguồn lực tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu

- Hai là, khối lượng và đặc điểm hàng hóa: Dựa vào đặc thù của hàng hóa mà

có yêu cầu vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản hàng hóa khác nhau Ví dụ mặt hàng thiết bị điện tử có giá trị cao, cần bao gói kín, giữ môi trường khô ráo, nhiệt độ trung bình không quá nóng hay quá lạnh, và bảo vệ nhiều lớp trước khi đóng container để tránh va đập, vỡ, hỏng hóc, thất lạc Từ đó xác định kế hoạch chuẩn bị tìm kiếm đơn vị đóng hàng và xếp dỡ phù hợp, nhân sự kiểm tra chất lượng hàng trước và sau khi đóng thùng

- Ba là, điều kiện thực tế của doanh nghiệp (tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, mức độ chịu rủi ro) để có phương án giao hàng phù hợp cho từng loại hàng Nhà quản trị căn cứ vào kinh nghiệm, trình độ nhân sự, phối hợp các bộ phận doanh nghiệp để lên kế hoạch, cân nhắc nhu cầu sử dụng dịch vụ cũng như thời gian hoàn vốn để sắp xếp

- Bốn là, điều kiện của thị trường giao nhận hàng hóa Nhà quản trị cần nắm

rõ tình hình thị trường (giữa mùa cao điểm như lễ, Tết và mùa thấp điểm trong năm, khối lượng hàng hóa tăng hoặc giảm, tình hình hàng hóa đến cảng nhập tránh bị tắc nghẽn, chậm trễ so với kế hoạch)

2.2.3.2 Tổ chức giao nhận vận, vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường

biển

Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải

Sau khi có đầy đủ thông tin về hàng hóa do doanh nghiệp nhập khẩu cung cấp, người giao nhận sẽ gửi thông tin cho đại lý nước ngoài, tiến hành hỏi giá, tổng hợp và cộng chi phí dịch vụ đầu nhận hàng, sau đó làm báo giá gửi cho người nhập khẩu Khi đạt được thỏa thuận, người giao nhận sẽ báo cho Đại lý nước ngoài để lấy

hàng cho người nhập khẩu, vận chuyển hàng đến cảng và đặt cước tàu biển, cùng các thông tin về hàng hóa, thông tin người gửi và người nhận (Tên, Địa chỉ, Số điện thoại), ETD, ETA, Mã chuyến tàu

Về phương tiện vận tải, người giao nhận cần phối hợp với hãng tàu để cập nhật lịch trình của tàu và theo dõi thay đổi (nếu có); kịp thời báo cáo các thay đổi cho người nhập khẩu để có phương án xử lý

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

Người giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ Đại lý nước ngoài,

in chứng từ, kiểm tra đối chiếu MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s) xem các chi tiết (POL, POD, Container/ Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W, Measurement) có khớp nhau không Nếu có sự khác biết thì cần viết email báo cho Đại lý, yêu cầu kiểm tra và chỉnh sửa bill để nộp Manifest

Sau khi hàng hóa được vận chuyển, trước ngày hàng đến 2 – 3 ngày, Hãng tàu hoặc Co-loader phát thông báo đến (Arrival note), trên giấy thông báo hàng đến

có các phí cước và Local Charges cần phải thanh toán (Phí chứng từ, Phí dịch vụ hải quan – Customs Fee, Phụ phí xếp dỡ tại cảng - THC – Terminal Handling Charge, Phí nâng hạ Cont – LO/LO – Lift on/ Lift off), Phí bốc xếp – CFS Charge, )

Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định

Sau khi tàu nhập cảng, người giao nhận phối hợp với người nhập khẩu để thực hiện các công việc:

- Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên Đại lý khai báo hải quan Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế;

- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định và lấy giấy chứng nhận hoặc biên bản thích hợp;

- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế

Lưu ý với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL):

- Mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến Văn phòng quản lý tại cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang 01 bản D/O đến Hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest;

- Đến bãi và tìm vị trị container;

- Đến phòng Điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container, nộp biên lai thanh toán các phí này cùng D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời cảng;

- Trường hợp mang container về kho riêng để kiểm hàng và rút hàng thì cần làm đơn gửi Hãng tàu để mượn container về kho riêng, yêu cầu xếp container lên phương tiện vận tải Sau khi rút hàng xong, người giao nhận bố trí mang container

Vận chuyển hàng hóa bằng container có tính chuyên dụng cao nên khi giao nhận container cần lưu ý kiểm tra:

- Số hiệu container rõ ràng;

- Niêm phong kẹp chì phải còn nguyên vẹn và phù hợp với Manifest;

- Tình trạng của vỏ container phải trong điều kiện bình thường, không bẹp, méo, thủng, cong vênh,… Khi phát hiện tình trạng hư hỏng cần lập biên bản tại chỗ

và có chữ ký xác nhận của người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở

Bước 4: Quyết toán chi phí

Sau khi nhận hàng hóa, người giao nhận quyết toán chi phí với các nhà cung cấp và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), local charge tại đầu nhập khẩu, phí hoa hồng cho Đại lý nước ngoài và các chi phí khác

Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hóa đơn gốc tùy thuộc vào thống nhất giữa người giao nhận với các nhà cung cấp và người nhập khẩu

2.2.3.3 Giám sát quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Giám sát là hoạt động đôn đốc, xúc tiến, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình vận chuyển để có thể nhận được hàng hóa đúng chất lượng, số lượng, đúng thời gian

Hoạt động giám sát thực hiện ở những thời điểm khác nhau của quá trình vận chuyển và phải được thực hiện đồng thời:

- Giám sát bản thân doanh nghiệp giao nhận trong việc thực hiện kế hoạch vận chuyển, theo dõi tiến độ của các bộ phận trong công ty;

- Giám sát đối tác là các chủ hàng xuất nhập khẩu thông qua việc thu thập các thông tin về việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác Qua đó, theo dõi tiến độ

và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng giao nhận vận chuyển;

- Giám sát người chuyên chở để việc giao nhận hàng hóa ở cảng được thực hiện đúng thời gian và tiến độ

Phương pháp giám sát: Phương pháp thủ công và phương pháp vi tính

(dùng phương tiện kỹ thuật, định vị GPS) Thông tin cần có trong phiếu giám sát: Tên hàng, mô tả chi tiết hàng hóa; Ngày giao hàng; Vận đơn; Số xe/ số tàu/ số toa;

Lộ trình vận chuyển; Người gửi hàng, người nhận hàng; Nơi đi, nơi đến; Sự cố và cách giải quyết

Nội dung giám sát: Giám sát việc thuê phương tiện di chuyển; Giám sát việc

đưa hàng lên phương tiện vận chuyển; Giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa

Đánh giá các phương án

Lựa chọn phương án tối ưu để điều hành

2.2.3.4 Điều hành quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Điều hành quá trình nhận hàng hóa là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những rủi ro một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng vận chuyển, do vậy, không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng vận chuyển

Phương pháp điều hành:

Sơ đồ 2.1 Mô hình phương pháp điều hành quá trình nhận hàng nhập khẩu

Nội dung điều hành: là những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận

hàng hóa phải tập trung giải quyết:

- Quá trình đặt chỗ trước cho hàng hóa (Lưu cước vận chuyển – Booking): Sau khi tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu của khách hàng, người giao nhận có thể gặp phải tình trạng khan hiếm phương tiện vận tải vào các mùa cao điểm, lượng hàng tăng cao dẫn đến tình trạng tắc biên

- Quá trình vận chuyển hàng hóa: Người giao nhận có thể gặp phải một số

tình huống trong quá trình hàng hóa vận chuyển trên đường như: yếu tố thời tiết (mưa bão, áp thấp nhiệt đới, ), hư hỏng phương tiện, tai nạn xe cộ, hàng hóa hư hỏng,

- Quá trình tạo lập chứng từ: Sau khi tiếp nhận các chứng từ từ phía khách

hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra các chứng từ bao gồm Giấy giới thiệu, hợp đồng, hoá đơn thương mại, để làm bộ hồ sơ hải quan Quá trình này có thể xảy ra những vấn đề như: ghi sai thông tin trên vận đơn như sai tên Consignee, sai thuật ngữ chuyên ngành

- Quá trình thanh toán: Sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, công ty giao nhận thực hiện việc thanh toán chi phí đã thanh toán hộ khách (cước phí, phụ phí,…) và tiền công của mình bằng việc gửi debit note cho khách hàng Quá trình này có thể xảy ra những rủi ro như: khách hàng chậm thanh toán hay thanh toán nhỏ giọt hoặc không có khả năng thanh toán bất ngờ

2.3 Các chứng từ cần có trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển

2.3.1 Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)

B/L là chứng từ vận tải đường biển quan trọng, được người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi được chủ tàu xác nhận Được dùng để tiến hành khai hải quan và thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết và là cơ sở để xác định số lượng, giá trị hàng hóa mà người mua cần thanh toán cho người bán

Ba loại vận đơn trong quy trình nhận hàng nhập khẩu:

- Vận đơn gốc (Original B/L): Người nhận hàng phải xuất trình vận đơn gốc mới được lấy lệnh giao hàng (D/O)

- Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L): Người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gố, vì đã có điện giao hàng

- Vận đơn đã được xuất trình (Surrendered B/L): Là vận đơn đã được xuất trình cho hãng tàu, hoặc đại diện hãng tàu (sau khi phát hành)

2.3.2 Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

- Giấy báo hàng đến chỉ có trong bộ chứng từ hàng nhập khẩu

- Giấy báo hàng đến thông tin cho người nhận hàng về tình trạng hàng về, thông tin lô hàng, số lượng và chi phí vận tải tại đầu nhập sau khi hãng tàu hoặc Đại

lý, công ty vận tải phát hành

- Khi nhận được giấy báo hàng đến, doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng hàng hóa, thời điểm nhận hàng, vị trí hàng tại thời điểm đến, đồng thời thực hiện thanh toán, khai báo hải quan và mang hàng về kho

2.3.3 Lệnh giao hàng (Delivery Order)

Chứng từ này do hãng vận tải phát hành cho chủ hàng hoặc người gửi hàng (Shipper) để trình lên cơ quan giám sát hàng hóa để có thể lấy khỏi hàng khỏi bãi hàng, container

Để nhận được D/O, chủ hàng hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận (Forwarder) phải mang theo vận đơn gốc (nếu có), giấy báo hàng đến, giấy giới thiệu có dấu mộc chữ ký của công ty Trên D/O ghi rõ người đang giữ hàng và người nhận hàng

D/O được lấy sau khi tàu cập cảng, hoặc song song với làm thủ tục hải quan

vì nó độc lập với quy trình làm thủ tục hải quan

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.4.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

Môi trường kinh tế: Với xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới,

nhu cầu thương mại quốc tế ngày càng tăng, từ đó tiềm năng phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng tăng Tuy nhiên, tình hình suy thoái kinh tế toàn cầu cũng như khó khăn trong giai đoạn COVID – 19 bùng phát trở lại khiến cho nhu cầu này giảm Bức tranh kinh tế thế giới cũng như Việt Nam năm

2023 khá ảm đảm nhưng đã có điểm sáng trở lại vào cuối năm Theo Tổng cục Thống kê, tăng trưởng kinh tế năm 2023 ước đạt 5,05% Trong đó, quý I đạt 3,41%, quý II là 4,25%, quý III là 5,47% và quý IV đạt 6,72% Tuy đã có dấu hiệu tốt hơn vào cuối năm và đạt tăng trưởng chung cao hơn năm 2020 và 2021, nhưng thấp hơn các năm còn lại trong giai đoạn 2011 – 2023 Về tình hình xuất nhập khẩu, Tổng

cục Hải quan công bố tổng kim ngạch xuất nhập khẩu cả nước đạt hơn 681 tỷ USD, giảm 6,9% so với năm 2022 Trong đó nhập khẩu giảm mạnh hơn đạt 326 tỷ USD, giảm 9,2% Việc thu hút đầu tư nước ngoài năm 2023 chưa phát huy hiệu quả trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam do các nhà đầu tư không mở rộng quy mô đầu tư

do dòng tiền bị thắt chặt và lạm phát ở mức cao Từ đó, nhu cầu nhập khẩu để sản xuất, kinh doanh giảm, kéo theo nhu cầu dịch vụ giao nhận hàng hóa giảm Các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải gồng gánh áp lực duy trì kinh doanh

Môi trường chính trị - pháp luật: Giai đoạn 2021 – 2023 đối với thế giới là

một giai đoạn đối mặt với nhiều khủng hoảng, khó khăn (Dịch bệnh COVID – 19 trở lại; xung đột quân sự Nga – Ukraine, Israel – Hamas; căng thẳng Mỹ - Trung) kéo theo một loạt chính sách chính trị - pháp luật siết chặt gây ảnh hưởng không ít đến thị trường thương mại quốc tế Tuy nhiên, Việt Nam trong tư thế trung lập, ngày càng hội nhập sâu rộng, tham gia ký kết song phương và đa phương, thúc đẩy các mối quan hệ đối tác lên cao cấp hơn, trở thành đối tác chiến lược toàn diện với Hàn Quốc, Mỹ,… Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển dịch cơ cấu sản xuất, nền chính trị, pháp luật ổn định tại Việt Nam là môi trường đáng để đầu tư, tạo dựng niềm tin cho khách hàng quốc tế Với tình hình nội bộ, Việt Nam trải qua sự thay đổi khá nhiều trong bộ máy nhân sự chính phủ, ít nhiều gây ảnh hưởng đến chính sách kinh

tế, chính sách tiền tệ quốc gia gây khó khăn cho hoạt động xuất nhập khẩu Tuy nhiên, Nhà nước Việt Nam luôn chuẩn bị giải pháp giữ ổn định cho doanh nghiệp

Đối thủ cạnh tranh: Dịch vụ giao nhận là một lĩnh vực có sự cạnh tranh

khốc liệt trong bối cảnh toàn cầu hóa Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần nắm bắt thị trường, nghiên cứu kỹ SWOT để có chiến lược cạnh tranh hiệu quả Ngoài ra, tận dụng cơ hội ứng dụng công nghệ, học hỏi đối thủ để cải tiến, hoàn thiện quy trình doanh nghiệp cũng như tạo mối quan hệ bạn hàng tạo nhiều giá trị bền vững

Yếu tố tự nhiên: Đây là yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến quá trình vận chuyển

hàng hóa, đặc biệt với đường biển Các hiện tượng thời tiết xấu như bão, biển động

có thể khiến lịch trình thay đổi hoặc gây chậm trễ, khiến phát sinh thêm nhiều chi phí bảo hiểm hoặc các chi phí khác để đảm bảo an toàn cho hàng hóa

Khách hàng: Đây là nhân tố quan trọng để xây dựng, tồn tại và phát triển

doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhất Dịch vụ tốt thì mối quan hệ doanh nghiệp – khách hàng khăng khít, từ đó các giao dịch đơn hàng trong tương lai cũng đều đặn hơn Ngoài việc đáp ứng nhu cầu thì doanh nghiệp cần đảm bảo cân bằng lợi ích kinh doanh, cần chú trọng trong đàm phán, thương lượng và mở rộng các mối quan

hệ khác

2.4.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Đội ngũ nhân sự càng có nghiệp vụ

chuyên môn cao, có kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm, hiểu rõ quy trình, thông thạo các tuyến đường biển và các hiệp định, chính sách liên quan, đồng thời hiểu rõ mặt hàng xuất nhập khẩu và liên tục cập nhật giá cước trên thị trường sẽ giúp hoạt động giao nhận thuận lợi hơn, việc giám sát quá trình được kịp thời và hiệu quả hơn

Cơ sở hạ tầng: Các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận có cơ sở hạ

tầng tốt (kho bãi, phương tiện vận tải riêng, trang thiết bị, công nghệ cao) sẽ giúp nâng cao hiệu quả quy trình, tiết kiệm chi phí Từ đó có thể đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp

Nguồn tài chính: Dòng tài chính ổn định giúp quản trị quy trình giao nhận

hàng hóa hiệu quả và dễ dàng hơn Doanh nghiệp có thể chủ động trong thanh toán hoặc mở rộng quy mô thị trường hay nâng cấp cơ sở hạ tầng cần thiết cho quá trình

cung cấp dịch vụ

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH KC

INTERNATIONAL LOGISTICS 3.1 Tổng quan về Công ty TNHH KC International Logistics

3.1.1 Khái quát về Công ty TNHH KC International Logistics

Bảng 3.1 Thông tin chung về Công ty TNHH KC International Logistics

Tên công ty CÔNG TY TNHH KC INTERNATIONAL LOGISTICS Tên giao dịch quốc tế KC INTERNATIONAL LOGISTICS COMPANY

LIMITED Tên viết tắt KC INTERLOG CO.,LTD

Địa chỉ Tầng 1, Tòa nhà Ngôi Sao, số 68 Dương Đình Nghệ, Yên

Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Người đại diện YE JUNHO

Ngày hoạt động 12/06/2018

Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN

Công ty TNHH KC International Logistics là một trong những đơn vị cung cấp dịch Logistics uy tín tại Việt Nam Được thành lập từ năm 2018, đặt trụ sở tại Phạm Hùng, Cầu Giấy, Hà Nội, với quy mô nhân sự 10 người Nhằm mở rộng quy

mô doanh nghiệp, KC đã chuyển trụ sở sang số 68 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội; đồng thời tăng số lượng nhân sự lên 23 người

Công ty đã và đang hướng tới trở thành một doanh nghiệp giao nhận vận tải chuyên nghiệp và phát triển bền vững, cung cấp dịch vụ đa dạng như vận tải (đường hàng không, đường biển, đường thủy nội địa, đường bộ và đường sắt hoặc vận tải

đa phương thức), giao nhận, dịch vụ hải quan, dịch vụ kho, phân phối, quản lý chuỗi cung ứng hay dịch vụ giao hàng tận nơi, v.v Tất cả nhằm cung cấp cho khách hàng các giải pháp hoàn chỉnh, tối ưu và hiệu quả nhất Hiện tại, KC International Logistics là đối tác chiến lược của nhiều công ty sản xuất, thương mại lớn, nhỏ, trong và ngoài nước như Pacenza Việt Nam, May 9, Monkey Ride,v.v

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh và mã số thuế của Công ty TNHH

KC International Logistics, các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty như sau:

 Dịch vụ vận tải đường biển:

Công ty xử lý các đơn hàng xuất nhập khẩu tại các cảng biển chính của Việt Nam như Cảng Hải Phòng, Cảng Quảng Ninh, Cảng Cát Lái… chuyên vận tải các loại container Thị trường chính của công ty chủ yếu tại các nước châu Á như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản

 Dịch vụ vận tải đường hàng không:

KC International Logistics với lợi thế khoảng cách địa lý gần sân bay Nội Bài, công ty có cơ hội tận dụng lợi thế để hợp tác với các hãng hàng không và phát triển

dịch vụ vận tải hàng không rất lớn

 Dịch vụ thủ tục hải quan và vận tải nội địa

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc và liên tục cập nhật các quy định mới của pháp luật và sản phẩm, KC tự tin đồng hành cùng các đơn vị đối tác trong lĩnh vực dịch vụ hải quan Công ty cung cấp hỗ trợ khách hàng các thủ tục hải quan như kiểm tra chất lượng, đăng ký hợp quy, tính thuế, khai báo hải quan, nhận Order giao hàng, chuẩn bị hồ sơ hải quan, đăng ký tờ khai, kiểm tra, tính thuế khi khai báo, thanh lý hải quan, v.v, đảm bảo tối ưu chi phí, an toàn và đúng tiến độ

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH KC International Logistics

Giám đốc kinh doanh

Sales Department

Phòng Dịch vụ Hải quan

Custom Broker Department

Phòng Chăm sóc khách hàng

Customer Service Department

Giám đốc kinh doanh: Ông Trần Thanh Tùng, trực tiếp quản lý các hoạt động

kinh doanh và vận hành của công ty Đóng vai trò đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh để từ đó đưa ra tổng kết và phương hướng hoạt động cho công ty

Phó giám đốc: Nhận lệnh từ giám đốc, chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm

vụ do giám đốc giao phó Đồng thời, cùng giám đốc làm việc với các đối tác, các

Bộ, Ban, Ngành để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra trơn tru

Phòng Kế toán: Phụ trách toàn bộ vấn đề tài chính của công ty, thực hiện cân

đối thu chi, thống kê, báo cáo, hạch toán, lưu trữ theo quy định hiện hành Kết hợp với phòng Dịch vụ Hải Quan để lên Debit Note, Hóa Đơn cho khách hàng Theo dõi công nợ của từng lô hàng, thanh toán cho Agent nước ngoài,… Quản lý và phụ trách tiền lương của nhân viên Thực hiện công việc dưới sự quản lý, phê duyệt của ban lãnh đạo công ty

Phòng Kinh Doanh: Phụ trách công tác nghiên cứu thị trường (tình hình kinh

tế, an ninh chính trị, xã hội, các yếu tố khí hậu, đối thủ cạnh tranh,…) Đây là bộ phận mang lại doanh thu trực tiếp cho công ty với vai trò tiếp thị, quảng cáo thương hiệu, tìm kiếm, tiếp cận và giải đáp, đáp ứng nhu cầu khách hàng

Phòng Chăm sóc khách hàng: Phụ trách Chứng từ, tập hợp, kiểm tra bộ hồ sơ

do khách hàng gửi, đồng thời tạo các chứng từ cần thiết (dựa trên thông tin do khách hàng cung cấp) theo yêu cầu của khách hàng

Phòng Dịch vụ Hải quan: Gồm 4 bộ phận chính (Khai báo Hải quan, Điều

phối vận tải, Container kết hợp và Hiện trường)

- Khai báo Hải quan: Phụ trách khai báo hải quan điện tử và chờ kết quả Nếu

có vấn đề phát sinh liên quan, nhân viên Khai báo Hải quan cùng các bộ phận liên quan thảo luận giải quyết để lô hàng được thông quan;

- Điều phối vận tải: Phụ trách quản lý, khai thác đội phương tiện vận tải đường

bộ gồm các xe đầu kéo Đồng thời, làm việc với các công ty vận tải khác để đảm bảo dịch vụ vận tải bộ của công ty luôn sẵn sàng và đem lại chất lượng tốt;

- Container kết hợp: Phụ trách làm việc với các công ty Logistics khác và hãng tàu để sử dụng hiệu quả vỏ container;

- Hiện trường: Phụ trách lấy lệnh, kiểm dịch, cược container, đổi lệnh, v.v

Đội ngũ nhân sự của KC International Logistics hiện có tổng 23 nhân viên, trong đó có 21 nhân viên chính thức và 2 nhân viên đang thực tập và thử việc

Chi tiết nhân lực đơn vị được trình bày tại bảng sau:

Bảng 3.2 Bảng cơ cấu lao động tại Công ty TNHH KC International Logistics

2023

(người)

Tỷ lệ (%)

Hiện đại, cập nhật công nghệ thông tin hoàn chỉnh, đáp ứng được yêu cầu của

Bộ, Ban, Ngành và nhu cầu của khách hàng Cụ thể:

- Văn phòng được trang bị đầy đủ máy móc cho nhân viên, hệ thống báo cháy, camera và các trang thiết bị cần thiết khác

- Văn phòng thuận lợi cho việc di chuyển đến sân bay để thông quan hàng hóa với đường hàng không, các ban ngành để xin giấy cấp phép cũng như di chuyển đến cảng để làm thủ tục hải quan tại cảng biển thuận lợi Nhân viên kinh doanh của

công ty khi đi công tác tỉnh sẽ được cung cấp phương tiện ô tô đi lại và công tác phí, tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện giao dịch, gặp gỡ khách hàng ở xa

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH KC International Logistics Giai đoạn 2021 – 2022: Vốn chủ sở hữu có sự tăng trưởng nhẹ khoảng 493

triệu đồng Điều này cho thấy công ty bắt đầu quay trở lại đường đua, đẩy mạnh nguồn vốn phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, hiệu quả

sử dụng vốn giai đoạn này cũng hiệu quả Do thị trường đang dần phục hồi và có dấu hiệu ấm lên sau đại dịch Covid – 19 cùng với những khởi sắc về xúc tiến thương mại quốc tế

Giai đoạn 2022 – 2023: Vốn chủ sở hữu có dấu hiệu giảm nhẹ khoảng 412

triệu đồng Nguyên nhân do tổng doanh thu năm 2023 giảm do tình hình suy thoái kinh tế chung của thế giới Tuy nhiên, vẫn có sự tăng trưởng nhưng không đáng kể

so với 2021

3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH KC International

Logistics giai đoạn 2021 – 2023

3.2.1 Tổng quan kết quả kinh doanh của công ty

Bảng 3.4 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH KC International Logistics

Tổng doanh thu 15,498 17,350 18,151 11,95 4,62