Các nhân tố tác động đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 16 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIMC LOGISTIC
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại quốc tế, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng Nhu cầu vận chuyển quốc tế gia tăng buộc các nhà sản xuất phải dựa vào hệ thống dịch vụ giao nhận để đáp ứng yêu cầu về thời gian và địa điểm, đồng thời tối ưu hóa chi phí và hiệu quả Điều này tạo ra cơ hội lớn cho ngành giao nhận hàng hóa quốc tế phát triển, yêu cầu các doanh nghiệp không ngừng cải thiện để cạnh tranh và mở rộng thị phần.
Ngành vận tải quốc tế đang mở rộng không ngừng, trong đó vận tải đường biển nổi bật nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn với chi phí thấp Đây là phương thức quan trọng cho doanh nghiệp xuất khẩu, đặc biệt tại các nước có bờ biển dài như Việt Nam Với hơn 3.260 km bờ biển và vị trí chiến lược trên tuyến hàng hải quốc tế, Việt Nam có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển thương mại đường biển, đặc biệt khi kết nối với các khu vực trọng điểm như Ấn Độ Dương và Thái Bình Dương.
Hoạt động xuất khẩu hàng hóa qua đường biển tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là quy trình xuất khẩu phức tạp liên quan đến thủ tục hải quan, cấp phép và quản lý hàng hóa Sự chậm trễ trong giao hàng, hư hại hoặc mất hàng không chỉ gây thiệt hại kinh tế mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Những vấn đề này tác động trực tiếp đến sự phát triển của dịch vụ vận tải biển và giao nhận hàng hóa quốc tế trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt Đối với Công ty cổ phần VIMC Logistics, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một trụ cột quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty.
VIMC Logistics, với nguồn vốn ổn định và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc nâng cao hiệu quả xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Quy trình giao hàng hiện tại còn nhiều điểm cần cải thiện, đặc biệt là trong thủ tục hải quan, quản lý thời gian giao hàng và đảm bảo an toàn hàng hóa Các vấn đề như chậm trễ trong thủ tục hải quan, thiếu đồng bộ trong chuỗi cung ứng, và rủi ro liên quan đến hư hại và mất mát hàng hóa đã ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động và uy tín của công ty Những khó khăn này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn giảm khả năng cạnh tranh của VIMC Logistics trong thị trường khốc liệt hiện nay.
Để duy trì và phát triển lợi thế cạnh tranh, VIMC Logistics cùng các doanh nghiệp trong ngành cần cải tiến quy trình và dịch vụ để đáp ứng yêu cầu khắt khe từ khách hàng và đối tác quốc tế Tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển không chỉ giảm thời gian và chi phí mà còn nâng cao khả năng quản lý chất lượng dịch vụ, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, cải thiện quy trình logistics trở thành yêu cầu bắt buộc để Việt Nam trở thành trung tâm giao thương hàng hóa trong khu vực.
Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề, tôi đã chọn đề tài "Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần VIMC Logistics" giai đoạn 2021-2023 cho khóa luận của mình Nghiên cứu này nhằm đưa ra giải pháp cải thiện quy trình xuất khẩu đường biển của VIMC Logistics, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ logistics quốc gia và tăng cường năng lực cạnh tranh của ngành giao nhận Việt Nam trên bản đồ logistics toàn cầu.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Nhu cầu nâng cao hiệu quả giao hàng xuất khẩu bằng đường biển ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Sự gia tăng hàng hóa qua các cảng biển đã khiến Công ty cổ phần VIMC Logistics trở thành một mắt xích thiết yếu trong chuỗi cung ứng logistics toàn cầu Việc hoàn thiện quy trình giao hàng không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp mà còn tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, mặc dù đã tồn tại lâu dài, vẫn gặp nhiều hạn chế và thách thức Các rủi ro như chậm trễ giao hàng, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, và khó khăn từ quy định hải quan và chính sách thương mại quốc tế đều ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng dịch vụ logistics Những yếu tố này làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp xuất khẩu trên thị trường quốc tế.
Các nghiên cứu trước đây trong lĩnh vực logistics thường chỉ tập trung vào các khía cạnh riêng lẻ như giảm thiểu rủi ro, nâng cao khả năng vận chuyển và cải thiện chất lượng dịch vụ Một số nghiên cứu tiêu biểu trong lĩnh vực này đã chỉ ra những vấn đề quan trọng cần được giải quyết.
Nghiên cứu "Đánh giá hệ thống Logistics quốc gia Việt Nam" của Ruth BANOMYONG, Vinh V THAI, và Kum Fai YUEN (2015) đã phân tích thực trạng hệ thống logistics tại Việt Nam, tập trung vào cơ sở hạ tầng, yếu tố pháp lý, hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh Nghiên cứu chỉ ra các thách thức như chi phí cao, thiếu nhân lực chất lượng và thủ tục hành chính phức tạp Để khắc phục những vấn đề này, nghiên cứu đề xuất cải thiện hạ tầng, đơn giản hóa thủ tục, nâng cao đào tạo nhân lực và ứng dụng công nghệ, nhằm nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh của ngành logistics Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Gerald H Ullman (1967) trong nghiên cứu "Công ty giao nhận vận tải biển, nhà xuất khẩu và pháp luật" đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về khuôn khổ pháp lý và các quy định liên quan đến hoạt động của công ty giao nhận vận tải biển và nhà xuất khẩu Nghiên cứu này giúp hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa các bên liên quan trong ngành logistics và thương mại quốc tế.
Nghiên cứu về giao hàng xuất khẩu đường biển phân tích mối quan hệ và trách nhiệm giữa công ty giao nhận, nhà xuất khẩu và hệ thống pháp luật, tập trung vào các yêu cầu pháp lý và trách nhiệm hợp đồng trong vận tải Nghiên cứu của Ullman làm rõ vai trò của từng bên trong việc đảm bảo quy trình vận chuyển hàng xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và tuân thủ quy định, từ đó góp phần hoàn thiện và tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển.
Nghiên cứu của Vũ Thị Hải (2018) trong luận văn Thạc sỹ tập trung vào việc cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam Tác giả đã xác định những hạn chế như thủ tục hải quan phức tạp, chi phí vận hành cao và sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận Qua khảo sát thực trạng, nghiên cứu đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả, tốc độ quy trình, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ.
(4) Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2018), Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại,
Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I cần cải thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container để nâng cao hiệu quả dịch vụ giao hàng đường biển Mặc dù luận văn đã đưa ra những đánh giá chi tiết và một số đề xuất, nhưng các giải pháp này còn khá chung chung và chưa tập trung vào việc phát triển quy trình cụ thể Việc tối ưu hóa quy trình sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
(5) Hoàng Thị Lưu Luyến (2015), Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại,
Nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội đã đề xuất nhiều hướng cải tiến Tuy nhiên, một số giải pháp được đưa ra còn mơ hồ, thiếu tính thực tiễn và không phù hợp với tình hình thị trường hiện nay.
Các nghiên cứu hiện tại đã cung cấp cái nhìn đa chiều về hoạt động giao hàng xuất khẩu, giúp hiểu rõ thực trạng giao nhận vận tải biển quốc tế của từng công ty Mặc dù đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, nhưng vẫn còn thiếu sót trong việc hoàn thiện toàn diện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trong bối cảnh thị trường hiện tại.
Đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần VIMC Logistics” là rất cấp thiết, nhằm phân tích và đánh giá thực trạng quy trình hiện tại Nghiên cứu này sẽ đề xuất các giải pháp cải thiện, giúp doanh nghiệp khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trong lĩnh vực logistics quốc tế.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
Hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch vận chuyển, lựa chọn phương thức vận tải phù hợp, và quản lý tài liệu xuất khẩu Các yếu tố như quy định hải quan, bảo hiểm hàng hóa, và quản lý rủi ro cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Việc nắm vững các lý thuyết này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Bài viết phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTCP VIMC Logistics, từ đó đánh giá những thành công và hạn chế trong quy trình này Việc xem xét thực trạng giao hàng giúp nhận diện các điểm mạnh của công ty, đồng thời chỉ ra những vấn đề cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại CTCP VIMC Logistics, đồng thời đề xuất các phương án và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về không gian: Nghiên cứu tại Công ty cổ phần VIMC Logistics – Địa chỉ: Số 1 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội
- Phạm vi về thời gian: Từ năm 2021 đến năm 2023 của Công ty cổ phần VIMC Logistics
- Phạm vi về nội dung: Đề tài nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần VIMC Logistics.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế, trong đó bao gồm quá trình thực tập, tìm hiểu và làm việc trực tiếp, cũng như phỏng vấn cán bộ, nhân viên của công ty.
+ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp và trả lời phiếu trắc nghiệm
Câu hỏi phỏng vấn và trắc nghiệm được xây dựng nhằm mục đích hiểu rõ quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường biển tại công ty, đồng thời phát hiện những hạn chế hiện tại Bên cạnh đó, bài viết cũng tìm hiểu các biện pháp mà công ty đã áp dụng để giảm thiểu những vấn đề này.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu nội bộ của CTCP VIMC Logistics bao gồm các báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo của Đại hội đồng cổ đông trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023.
+ Nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí
1.6.2 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu
Phương pháp thống kê bao gồm việc thu thập và phân loại thông tin cùng số liệu, nhằm đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Phương pháp phân tích bao gồm việc nghiên cứu thông tin và số liệu từ tài liệu nội bộ của công ty, nhằm xác định mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê Qua đó, chúng ta có thể đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển của công ty một cách chính xác và hiệu quả.
Phương pháp so sánh là một công cụ hữu ích trong việc phân tích hoạt động kinh doanh qua các năm Bằng cách lập bảng biểu thống kê và sơ đồ hình vẽ, chúng ta có thể dễ dàng nhận diện sự khác nhau và tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận trong thời kỳ xác định Việc này không chỉ giúp nắm bắt xu hướng phát triển mà còn hỗ trợ đưa ra quyết định chiến lược cho tương lai.
- Phương pháp tổng hợp: phân tích, đưa ra các nhận xét, đánh giá về thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Tên khóa luận: “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần VIMC Logistics”
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại CTCP
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTCP VIMC Logistics
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, như vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là dịch vụ vận chuyển và thực hiện thủ tục liên quan đến việc giao hàng xuất khẩu qua phương thức vận tải biển Dịch vụ này đảm nhận toàn bộ quy trình từ khi nhận hàng từ người gửi đến khi giao hàng cho người nhận Đồng thời, nó cũng có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu các chứng từ hàng hóa theo quy định, tư vấn cho khách hàng để đảm bảo bộ chứng từ hoàn chỉnh, từ đó giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm và hiệu quả.
2.1.2 Khái niệm quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các bước vận chuyển hàng hóa từ kho hàng của người xuất khẩu đến cảng biển, và sau đó từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu của quốc gia đích Các hoạt động này được thực hiện thông qua các phương tiện vận tải biển, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm.
2.1.3 Một số chứng từ cần thiết trong vận tải đường biển
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading hay Marine Bill of Lading, viết tắt là B/L) là chứng từ quan trọng trong quá trình chuyên chở hàng hóa bằng đường biển Chứng từ này được cấp bởi người chuyên chở hoặc đại diện của họ cho người gửi hàng (shipper) sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu (shipped on board) hoặc khi đã nhận hàng để xếp (received for shipment).
- Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note)
Booking Note là chứng từ do hãng tàu phát hành cho shipper sau khi đã đặt lịch vận tải Tùy thuộc vào điều kiện mua bán trong Incoterms, trách nhiệm lưu giữ Booking Note có thể thuộc về bên mua hoặc bên bán Để nhận được Booking Note, shipper cần thực hiện việc đặt chỗ với hãng tàu, có thể tự làm hoặc thông qua bên giao nhận Booking Note, hay còn gọi là Giấy lưu cước, xác nhận việc đặt chỗ cho hàng hóa, bao gồm thông tin về thời gian chuyến, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng và cước phí.
- Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM – Verified Gross Mass)
VGM (phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ) là tài liệu bắt buộc để xác định khối lượng của container hàng trước khi bốc lên tàu Nếu khách hàng không cung cấp phiếu VGM, hàng hóa sẽ không được phép xếp lên tàu Mục đích của VGM là đảm bảo tính chính xác của khối lượng, ngăn ngừa tình trạng quá tải và sai lệch trong việc xếp hàng, từ đó giảm thiểu rủi ro về an toàn cho con người, tàu và hàng hóa trong suốt hành trình biển.
- Hướng dẫn làm hàng (SI – Shipping Instructions)
Hướng dẫn vận chuyển (Shipping Instruction - SI) là thông tin quan trọng từ nhà xuất khẩu hoặc người gửi hàng đến công ty vận tải, nhằm đảm bảo việc giao nhận hàng hóa diễn ra đúng yêu cầu SI giúp hạn chế sai sót trong các chứng từ giao nhận, đặc biệt là Bill of Lading Thông thường, người gửi hàng sẽ cung cấp SI cho đơn vị vận chuyển để họ thực hiện việc lập vận đơn một cách chính xác.
10 từ vận tải và vận tải cùng quan trọng) Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng
- Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)
Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) là tài liệu quan trọng liệt kê tóm tắt các mặt hàng đã được xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau Tài liệu này được lập bởi đại lý tàu tại cảng xếp hàng, dựa trên thông tin từ vận tải đơn.
Quy trình giao hàng xuất khẩu
❖ Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
- Người giao nhận cần nắm rõ được tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng
+ Tiến độ sản xuất/ thu mua hàng hóa; công tác bao gói và kẻ mã ký hiệu hàng hóa
+ Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan
- Nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến
❖ Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
- Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc:
+ Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm chỉ định Địa điểm này có thể là kho của người bán hoặc ga, cảng xuất khẩu
Khi khai báo thông quan hàng hóa xuất khẩu, người giao nhận có thể thực hiện dưới tên của chủ hàng hoặc dưới danh nghĩa của chính mình như một đại lý khai báo hải quan Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp
+ Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế
- Đối với hàng FCL/FCL:
+ Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) của hãng tàu
+ Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng (lệnh cấp cont rỗng)
+ Nhận container về địa điểm quy định để đóng hàng
+ Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal)
+ Làm thủ tục hải quan
Giao packing list cho thương vụ cảng là bước quan trọng để thực hiện thủ tục hải quan và đăng ký hạ bãi container Đồng thời, việc lập hướng dẫn xếp hàng sẽ tạo cơ sở để lập Bill of Lading (B/L).
Vận chuyển container ra bãi và hạ bãi trước giờ đóng là rất quan trọng; nếu không, có nguy cơ bị rớt tàu, dẫn đến việc không thể xếp lên tàu dù đã hoàn tất thủ tục.
+ Liên hệ hãng tàu lấy B/L
+ Gửi pre-alert cho đại lý
- Đối với hàng LCL/LCL:
+ Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) của hãng tàu
+ Mang lô hàng lẻ ra trạm giao nhận hàng lẻ CFS
+ Làm thủ tục hải quan
+ Người gom hàng tập hợp các lô hàng lẻ, đóng vào container kẹp seal đưa ra
+ Liên hệ hãng tàu lấy B/L
+ Gửi pre-alert cho đại lý
+ Làm thủ tục hải quan xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa ra sân bay
+ Dỡ hàng xuống khỏi xe, dán HAWB label và yêu cầu Air co-loader dán MAWB label
+ Người giao nhận in và tập hợp bộ chứng từ gửi kèm hàng hóa
Để bắt đầu quy trình, bạn cần đăng ký với kho hàng để thực hiện các bước cân, đo, soi an ninh và thanh toán phí xử lý hàng hóa Sau khi hoàn tất, kho hàng sẽ chuyển hàng vào các thiết bị vận chuyển của hãng hàng không như container và pallet, trước khi đưa lên máy bay.
Hoàn thiện bộ chứng từ gửi kèm theo hàng bằng cách điền đầy đủ thông tin vào HAWB và Manifest Kết hợp các chứng từ mà khách hàng đã giao, sau đó cho tất cả vào một phong bì và bàn giao lại cho đơn vị vận chuyển hàng không.
+ Air co-loader giao bộ chứng từ này cho airline
+ Lấy MAWB từ air co-loader
+ Gửi pre-alert cho đại lý
❖ Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
- Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng
- Gửi vận đơn HBL/HAWB nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/ co- loader hướng dẫn gửi hàng để làm MBL/MAWB
- Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL/HAWB bản chính và hóa đơn cho khách hàng
Khi gửi hàng rời bằng tàu chuyến, người giao nhận và chủ hàng cần liên hệ với hãng tàu để đổi Biên lai thuyền phó lấy "Bill of Lading" có xác nhận "Clean on Board" Bill of Lading này được coi là hợp đồng vận chuyển chính thức.
Khi hàng hóa được vận chuyển bằng container theo hình thức FCL hoặc LCL, người vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL), trong khi đó người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HBL).
Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không, dựa trên vận đơn chủ (MAWB) do hãng hàng không phát hành, người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HAWB).
- Gửi pre-alert cho đại lý ở nước ngoài
❖ Bước 4: Quyết toán chi chí
Người giao nhận quyết toán chi phí với:
Nhà cung cấp gửi Debit note cho người giao nhận để xác nhận yêu cầu, sau đó người giao nhận cung cấp thông tin cần thiết để phát hành hóa đơn Dựa trên Debit note và hóa đơn, người giao nhận thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp và chi trả phí hoa hồng cho đại lý ở nước ngoài.
Sau khi hoàn tất giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, người giao nhận sẽ phát hành Debit note và hóa đơn cho khách hàng, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán Chi phí này có thể bao gồm khoản trả trực tiếp cho người giao nhận, chẳng hạn như tiền công cho các dịch vụ giao nhận, khai báo và thông quan hàng hóa.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu đường biển
- Các nguồn luật quốc tế
Hệ thống luật theo Công ước Brussels (Quy tắc Hague) 1924 bao gồm hai Nghị định thư sửa đổi quan trọng: Nghị định thư 1968 (Quy tắc Hague – Visby) và Nghị định thư năm.
+ Hệ thống luật thuộc Công ước Hamburg (Quy tắc Hamburg) 1978, UNCIMTG
- Các nguồn luật Việt Nam
Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng liên quan đến vận tải, bốc dỡ và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nổi bật là Luật Thương mại 2005.
Bộ luật hàng hải 2015, Luật Hải quan,… Đây là những nguồn luật mà người giao nhận phải nắm rõ để có thể hoàn thành tốt công việc của mình
❖ Nguyên tắc giao nhận hàng hóa tại cảng biển
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, nhằm đảm bảo quy trình vận chuyển hiệu quả và an toàn.
Đối với hàng hóa không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải theo quy định từ năm 1991 Trong trường hợp này, họ phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ cùng việc thanh toán các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng muốn đưa phương tiện vào để xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí cùng chi phí liên quan.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong một khoảng thời gian nhất định.
2.3.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
❖ Bước 1: Chào giá và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Công ty tiếp nhận thông tin và yêu cầu từ khách hàng, sau đó tiến hành kiểm tra các thông tin liên quan như cảng đi và đến, thời gian giao hàng, tên hàng, khối lượng và kích thước, số lượng, cũng như điều kiện cơ sở giao hàng.
Dựa trên thông tin từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để xác định giá cả và lịch trình tàu chạy phù hợp Mỗi hãng tàu có lịch trình và tuyến đường riêng, cùng với những thế mạnh đặc thù trên từng tuyến.
Sau khi khách hàng chấp nhận mức giá đã thỏa thuận, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận Hợp đồng này sẽ bao gồm các điều khoản được hai bên đồng thuận, được thể hiện bằng văn bản và có chữ ký, dấu của cả hai bên.
❖ Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
- Khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào yêu cầu đặt chỗ từ khách hàng để gửi booking request đến hãng tàu nhằm đặt chỗ Sau khi hãng tàu xác nhận đặt chỗ thành công bằng cách gửi booking confirmation, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin này đến khách hàng Điều này giúp khách hàng sắp xếp việc đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
❖ Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ, lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Khi khách hàng hoàn tất chuẩn bị hàng hóa, nhân viên giao nhận sẽ mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng để đổi lấy container Sau khi đóng hàng, container sẽ được vận chuyển đến cảng để hạ bãi và chờ xếp hàng theo booking confirm, đồng thời đóng phí hạ container cho cảng vụ.
Chuẩn bị chứng từ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan hàng xuất: 02 bản chính
+ Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao
+ Hóa đơn thương mại: 01 bản chính, 01 bản sao
+ Phiếu đóng gói: 01 bản chính, 01 bản sao
+ Giấy giới thiệu: 01 bản chính
❖ Bước 4: Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu
Nhân viên chứng từ tiếp nhận thông tin từ nhân viên kinh doanh để xử lý và kê khai hải quan, nhằm thông quan hàng hóa Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ phối hợp với cơ quan hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng hóa xuất khẩu.
Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử để nhập số liệu vào tờ khai Sau khi hoàn thành, hệ thống hải quan tự động cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Luồng xanh là hệ thống cho phép hàng hóa đã được thông quan, trong đó nhân viên hiện trường sẽ làm việc với hải quan để hoàn tất thủ tục thanh lý tờ khai hải quan, nộp thuế và nhận quyết định thông quan.
Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ trong luồng vàng Sau khi có kết quả, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện thủ tục hải quan tại chi cục.
Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần VIMC Logistics
3.2.1 Kết quá hoạt động kinh doanh chung của CTCP VIMC Logistics giai đoạn 2021-
Bảng 3.2 Kết quả kinh doanh của CTCP VIMC Logistics giai đoạn 2021 – 2023
Chỉ tiêu kinh doanh Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 621,347,814,656 225,892,207,453 140,556,723,462 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tổng chi phí 613,657,570,572 248,665,757,671 130,526,491,894 Lợi nhuận kế toán trước thuế 7,690,244,084 (22,773,550,218) 10,030,231,568 Lợi nhuận sau thuế
Nguồn: Báo cáo tài chính đã kiểm toán VIMC Logistics
Dựa vào bảng trên, ta có thể thấy sự biến động trong kết quả kinh doanh của VIMC Logistics trong giai đoạn 2021 – 2023 như sau:
Năm 2021, công ty ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ấn tượng, đạt gần 621.35 tỷ VND, nhờ vào sự phục hồi mạnh mẽ của thị trường sau đại dịch COVID-19.
19 Nhu cầu vận tải và logistics tăng đột biến khi các doanh nghiệp khôi phục lại hoạt động sản xuất và thương mại Tuy nhiên, đến năm 2022, doanh thu giảm mạnh xuống chỉ còn 225.89 tỷ VND (giảm hơn 63% so với năm 2021), sự biến động chủ yếu do:
Năm 2021, Công ty khai thác hàng Dự án Điện gió đạt tổng doanh thu 289 tỷ đồng Các dự án này đã được hoàn thành và kết thúc vào cuối năm 2021, dẫn đến doanh thu năm 2021.
Năm 2022, doanh thu giảm do không phát sinh doanh thu mới, cùng với sự sụt giảm mạnh trong doanh thu dịch vụ logistics do sản lượng của khách hàng giảm Trong khi đó, các chi phí cố định vẫn không thay đổi, dẫn đến lỗ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Năm 2022 là một năm đặc biệt khó khăn đối với Công ty bởi tác động tiêu cực từ
Chính sách zero Covid của Trung Quốc đã dẫn đến việc dừng hoạt động tại các cửa khẩu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhóm khách hàng KCN chủ yếu của Công ty Sự sụt giảm trong sản lượng vận chuyển của nhóm khách hàng này là nguyên nhân chính gây ra sự giảm sút về sản lượng và doanh thu logistics của Công ty.
Nhu cầu vận tải và logistics đã giảm mạnh, đặc biệt trong các dịch vụ quốc tế, do nhiều yếu tố tác động Sự cạnh tranh gia tăng trong ngành, với sự xuất hiện của các đối thủ mới có chiến lược giá cạnh tranh, đã ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của VIMC Logistics Đến năm 2023, doanh thu của công ty giảm xuống còn 140,55 tỷ VND, trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu trì trệ và đơn hàng xuất khẩu của Việt Nam suy giảm.
Vào năm 2021, công ty ghi nhận tổng chi phí là 613,66 tỷ VND, thấp hơn doanh thu, dẫn đến lợi nhuận trước thuế 7,69 tỷ VND và lợi nhuận sau thuế 6,40 tỷ VND Tuy nhiên, năm 2022 chứng kiến doanh thu giảm mạnh trong khi chi phí tăng lên 248,67 tỷ VND, khiến công ty chịu lỗ trước và sau thuế 22,77 tỷ VND Nguyên nhân chính là do giá xăng dầu tăng cao, ảnh hưởng đến chi phí nhiên liệu cho đội xe, cùng với giá cước tàu biển tăng 3-4 lần, đẩy chi phí vận hành lên cao Các chi phí cố định như lương nhân viên và bảo trì cơ sở hạ tầng vẫn ở mức cao, trong khi doanh thu giảm, làm tăng chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa Đến năm 2023, nhờ các biện pháp cắt giảm chi phí và tối ưu hóa hoạt động, tổng chi phí đã giảm đáng kể xuống còn 130,53 tỷ VND.
VND đã giúp công ty phục hồi lợi nhuận, với lợi nhuận trước và sau thuế đạt 10,03 tỷ VND Việc cắt giảm chi phí vận hành và tinh gọn bộ máy, kết hợp với sự giảm nhẹ của giá xăng dầu trong năm 2023, đã góp phần vào sự hồi phục dần dần của kết quả kinh doanh của VIMC Logistics.
Bảng 3.3 Doanh thu theo lĩnh vực kinh doanh của CTCP VIMC Logistics giai đoạn
Vận chuyển đường hàng không
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán VIMC Logistics
VIMC Logistics cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng cho khách hàng, với ba hoạt động kinh doanh chủ chốt chiếm tỉ trọng cao trong doanh thu là dịch vụ vận tải đường biển, dịch vụ vận tải đường bộ và dịch vụ hải quan.
2021 - 2023, cả ba lĩnh vực này đều trải qua những biến động nhất định:
Vận tải biển là lĩnh vực chủ chốt của VIMC Logistics, đóng góp lớn vào doanh thu công ty, mặc dù phải đối mặt với thách thức từ biến động kinh tế toàn cầu và sự đứt gãy chuỗi cung ứng Sự cạnh tranh từ các hãng vận tải quốc tế đã ảnh hưởng đến doanh thu, nhưng lĩnh vực này vẫn có tiềm năng phục hồi khi kinh tế và thương mại toàn cầu ổn định trở lại, nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi và hệ thống cảng biển phong phú của Việt Nam.
Vận tải đường bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics nội địa, kết nối các tuyến vận chuyển từ cảng biển đến các trung tâm kinh tế Mặc dù không chiếm tỷ trọng lớn như vận tải biển, lĩnh vực này vẫn là một phần thiết yếu trong chiến lược kinh doanh của VIMC Logistics Gần đây, vận tải đường bộ đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm chi phí vận hành cao do giá xăng dầu tăng và sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp vận tải khác.
Vận tải đường bộ tại Việt Nam đang có nhiều tiềm năng phát triển nhờ vào sự gia tăng nhu cầu tiêu dùng nội địa và sự nâng cấp của hệ thống cơ sở hạ tầng Sự kết nối hạ tầng nội địa không chỉ thúc đẩy kinh tế vùng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa và dịch vụ, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Dịch vụ hải quan là một phần thiết yếu trong chuỗi cung ứng và logistics, giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Mặc dù không chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của VIMC Logistics, nhưng dịch vụ này vẫn là một hoạt động kinh doanh cốt lõi, đặc biệt trong bối cảnh thị trường xuất nhập khẩu Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ.
3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển của CTCP VIMC Logistics giai đoạn 2021-2023
VIMC Logistics chuyên cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế, chủ yếu là vận chuyển container giữa các cảng lớn như Cảng Hải Phòng, Cảng Cát Lái và Cảng Sài Gòn với các cảng quốc tế ở châu Á, châu Âu và Úc Bên cạnh đó, công ty cũng thực hiện vận tải hàng rời, bao gồm sắt thép, gỗ, than đá và vật liệu xây dựng, sử dụng các tàu chuyên dụng phù hợp với hàng hóa cồng kềnh và yêu cầu bốc xếp phức tạp Các tàu hàng rời thường hoạt động trên các tuyến đường biển dài, đặc biệt là giữa Việt Nam và các nước châu Á như Trung Quốc và Ấn Độ.
Dưới đây là số liệu kết quả hoạt động vận tải biển quốc tế của công ty trong 3 năm gần đây:
Bảng 3.4 Sản lượng hàng hóa vận chuyển đường biển quốc tế của CTCP VIMC
Nguồn: Phòng Kinh doanh VIMC Logistics
Sản lượng hàng hóa vận chuyển đường biển quốc tế của VIMC Logistics có sự biến động trong giai đoạn 2021 - 2023 Cụ thể, năm 2021, sản lượng ước tính đạt
Sản lượng TEU đã giảm mạnh từ 38,600 TEU vào năm 2021 xuống còn 31,500 TEU vào năm 2022, tương ứng với mức giảm khoảng 18.4% Đến năm 2023, con số này tiếp tục giảm xuống chỉ còn 17,950 TEU, tức là giảm khoảng 43% so với năm trước Nguyên nhân của sự sụt giảm này bao gồm ảnh hưởng từ thị trường logistics toàn cầu, biến động kinh tế, sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ và chi phí vận chuyển tăng cao.
Bảng 3.5 Cơ cấu thị trường giao nhận hàng hóa bằng đường biển của CTCP VIMC
Năm Châu Á Châu Âu Úc Thị trường khác
Nguồn: Phòng Kinh doanh VIMC Logistics
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển của CTCP VIMC
Công ty đang thực hiện chiến lược đa dạng hóa thị trường để giảm thiểu sự phụ thuộc vào một thị trường chủ lực duy nhất Ngoài ra, chiến tranh thương mại và những tác động sau đại dịch COVID-19 cũng thúc đẩy công ty tìm kiếm các cơ hội mới bên ngoài khu vực Châu Á.
Châu Âu và Úc đang nổi lên như hai thị trường có sự tăng trưởng đáng kể, thể hiện tiềm năng và nỗ lực của công ty trong việc mở rộng mạng lưới logistics tại những khu vực khó tính này.
3.3 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển của CTCP VIMC Logistics
❖ Bước 1: Chào giá và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
VIMC Logistics sử dụng email, fax và điện thoại để giao tiếp với khách hàng, đặc biệt là trong các hợp đồng có giá trị tương đối và với những khách hàng lâu năm, uy tín Mặc dù phương thức này nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, nó lại hạn chế khả năng tiếp cận khách hàng mới ở các thị trường tiềm năng.
Công ty sẽ thu thập thông tin từ khách hàng về nhu cầu xuất khẩu hàng hóa, bao gồm yêu cầu chi tiết về cảng đi và đến, thời gian vận chuyển, loại hàng hóa, khối lượng và kích thước, cũng như điều kiện giao hàng.
Sau khi xem xét đầy đủ thông tin, Phòng kinh doanh sẽ cung cấp báo giá cước vận chuyển biển (OF/SF) cùng các phụ phí như THC, B/L, Seal, và Trucking cho khách hàng Nhân viên sẽ cập nhật giá cước cho hàng FCL và hàng tiêu chuẩn vào cuối tháng, trong khi giá cước cho hàng LCL, hàng nguy hiểm (như pin, đá, hàng dễ cháy nổ, hóa chất), hàng dự án, và siêu trường siêu trọng sẽ khác nhau do các điều kiện giao hàng và thủ tục riêng biệt.
Dưới đây là mẫu bảng giá cước vận chuyển đường biển do nhân viên kinh doanh VIMC Logistics tổng hợp để cung cấp báo giá cho khách hàng:
Hình 3.2 Mẫu báo giá vận chuyển đường biển Tháng 9/2024 của CTCP VIMC
Logistics Nguồn: Phòng Kinh doanh VIMC Logistics
Sau khi hoàn tất quá trình thương lượng, hai bên sẽ thống nhất và ký kết hợp đồng dịch vụ vận chuyển Hợp đồng này sẽ bao gồm các điều khoản chi tiết, cùng với xác nhận bằng văn bản có chữ ký và dấu của cả hai bên.
Trong quá trình báo giá cước vận chuyển, VIMC Logistics gặp khó khăn trong việc cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng do sự chậm trễ và thiếu nhất quán trong liên lạc với hãng tàu Số lượng nhân lực hạn chế, cùng với khối lượng hàng hóa lớn vào mùa cao điểm, khiến đội ngũ nhân viên không thể đáp ứng nhanh chóng Hơn nữa, giá cước biển của công ty vẫn còn cao hơn so với thị trường, mặc dù giá cả đi đôi với chất lượng dịch vụ Để cạnh tranh hiệu quả trong ngành vận tải biển ngày càng khốc liệt, VIMC Logistics cần xem xét cải tiến quy trình làm việc nhằm tối ưu hóa dịch vụ.
❖ Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Dựa trên yêu cầu của khách hàng về hàng hóa và thời gian giao nhận, nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để tổng hợp lựa chọn đặt chỗ phù hợp Thông thường, các hãng tàu cập nhật lịch tàu trên website của họ, hoặc một số hãng có liên kết trực tiếp với VIMC Logistics sẽ gửi lịch tàu hàng tuần qua email, giúp quy trình hỗ trợ khách hàng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Khi xuất khẩu hàng hóa đến Châu Âu, Bắc Mỹ hoặc Trung Đông, công ty nên chọn hãng tàu MAERSK, ONE, hoặc Evergreen vì họ có đội tàu lớn và khả năng vận chuyển đường dài Ngược lại, cho các chuyến hàng nội Á, các hãng tàu như OOCL, SITC, và COSCO là sự lựa chọn ưu tiên, vì giá cước của họ thường hợp lý hơn, giúp công ty tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Sau khi trao đổi với nhân viên Sales, chủ hàng gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) để xác nhận thông tin hàng hóa Nhân viên VIMC Logistics sẽ chuyển yêu cầu này đến hãng tàu để đặt chỗ Khi đặt chỗ thành công, hãng tàu sẽ gửi lại xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) về việc đã có chỗ và công ty sẽ chuyển thông tin này cho khách hàng để họ chuẩn bị hàng hóa.
Trong ngành logistics, VIMC đối mặt với thách thức phổ biến liên quan đến tính thời vụ của hoạt động giao nhận, đặc biệt là trong các đợt cao điểm khi các hãng tàu thường thiếu container hoặc chỗ Để khắc phục tình trạng này, nhân viên VIMC sẽ liên hệ với các hãng tàu khác để đặt chỗ cho khách hàng Tuy nhiên, giải pháp tạm thời này có thể dẫn đến chi phí tăng cao và chậm trễ trong giao hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng.
❖ Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ, lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Nhân viên VIMC Logistics sẽ mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để lấy container Sau đó, họ sẽ vận chuyển container đến kho của người xuất khẩu để đóng hàng Khi hàng hóa đã được đóng vào container, container sẽ được hạ bãi tại cảng để chờ xếp lên tàu, đồng thời thanh toán phí hạ bãi cho cảng vụ.
Nhân viên bộ phận chứng từ của công ty sẽ tiến hành kiểm tra và chuẩn bị các thông tin cần thiết để hoàn thiện hồ sơ hải quan.
- Tờ khai hải quan hàng xuất
- Giấy chứng nhận xuất xứ CO, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng,… (nếu cần)
Dưới đây là một số chứng từ xuất khẩu đường biển VIMC Logistics đã thực hiện:
Hình 3.3 Một số chứng từ VIMC Logistics đã thực hiện
Nguồn: Phòng Kinh doanh VIMC Logistics
VIMC Logistics sẽ kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của tất cả các chứng từ để đảm bảo chúng khớp với thông tin hàng hóa Điều này giúp tránh bị từ chối trong quá trình thông quan, đảm bảo đúng thời gian cam kết, và ngăn chặn sự chậm trễ có thể ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín của công ty.
Đội ngũ nhân viên chứng từ của VIMC Logistics, mặc dù có kinh nghiệm và chuyên môn vững, vẫn có thể gặp phải sơ suất trong việc hoàn thiện giấy tờ, dẫn đến chậm trễ trong chuẩn bị hồ sơ và thông tin không đồng nhất Những vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và xuất khẩu của công ty Thêm vào đó, trong một số trường hợp, nhân viên giao nhận không kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi giao, không phát hiện kịp thời các thiếu sót hoặc hư hỏng, gây ra tình trạng thiếu hàng và tổn thất cho cả khách hàng và công ty.
❖ Bước 4: Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu
Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển của CTCP
Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của CTCP VIMC Logistics được xây dựng hoàn chỉnh và tuân thủ luật pháp Việt Nam cũng như quy định quốc tế, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và an toàn Việc này giảm thiểu nguy cơ chậm trễ và thiếu giấy tờ khi xuất cảng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng Sự tuân thủ đúng quy định không chỉ nâng cao hiệu quả vận chuyển mà còn tăng cường độ tin cậy của dịch vụ, mang lại sự an tâm cho khách hàng.
Quy trình giao nhận của công ty được chuyên nghiệp hóa với các bước độc lập, thực hiện theo thứ tự khoa học và tối ưu qua hệ thống mạng nội bộ và online Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng, giúp tránh nhầm lẫn và sai sót Mỗi giai đoạn đều có giám sát viên kiểm tra kỹ càng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường độ chính xác Hệ thống online cho phép khách hàng theo dõi tiến trình đơn hàng, biết rõ giai đoạn hàng hóa và thời gian dự kiến vận chuyển Cả hai hệ thống này đã giúp công ty tối ưu hóa quy trình giao nhận, gia tăng sự minh bạch và củng cố lòng tin của khách hàng vào dịch vụ.
Công ty duy trì tốc độ giao hàng và tính chuyên nghiệp nhờ vào khả năng linh hoạt điều chỉnh quy trình Bên cạnh việc thiết lập quy trình chuẩn từ ban đầu, công ty còn kịp thời điều chỉnh quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển để phù hợp với từng tình huống cụ thể Điều này giúp tối ưu hóa tốc độ và hiệu quả trong các hoạt động giao nhận.
Việc nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro, đồng thời duy trì tính chuyên nghiệp cho công ty Thành công này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường mà còn cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
Mạng lưới đối tác quốc tế của VIMC Logistics rất mạnh mẽ và rộng rãi, giúp công ty điều phối hàng hóa nhanh chóng ngay khi hàng cập cảng nước ngoài Với bề dày kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, VIMC Logistics đã xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt với nhiều cảng biển, hãng tàu và đối tác logistics quốc tế Sự phối hợp nhịp nhàng này giúp công ty giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh ở nước ngoài, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn và giảm thiểu thời gian lưu kho không cần thiết.
Công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn cao Với hiểu biết sâu sắc về quy trình giao nhận và vận chuyển quốc tế, đội ngũ của chúng tôi cam kết xử lý mọi tình huống một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo dịch vụ tối ưu cho khách hàng.
Trong quá trình chào giá và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, công ty VIMC Logistics gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng mới do thiếu chú trọng vào marketing, đặc biệt là trên các nền tảng số Mặc dù đã cố gắng đổi mới và xây dựng các chính sách cũng như chiến lược quảng bá, nhưng hiệu quả thực hiện vẫn chưa đồng bộ Hơn nữa, mức giá chào của công ty chưa đủ hấp dẫn và cạnh tranh, khiến việc thuyết phục khách hàng mới sử dụng dịch vụ trở nên khó khăn.
Vào mùa cao điểm, nhu cầu vận chuyển hàng hóa qua đường biển tăng cao, dẫn đến tình trạng thiếu chỗ trên tàu và container Điều này đã gây khó khăn cho việc đặt chỗ với các hãng tàu Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong quá trình này.
Trong mùa cao điểm, công ty gặp khó khăn trong việc liên hệ nhanh chóng với các hãng tàu để đặt chỗ cho khách hàng do số lượng nhân lực hạn chế Nếu không được xử lý kịp thời, công ty có thể phải chịu chi phí tăng cao từ phí giữ chỗ và hàng hóa có thể bị trễ lịch xuất khẩu so với cam kết ban đầu.
Mặc dù nhân viên VIMC Logistics có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn, nhưng trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ, vẫn có thể xảy ra sai sót như sai số vận đơn, số lượng và khối lượng hàng hóa, đặc biệt khi khối lượng hàng xuất khẩu lớn Ví dụ, việc phát hành HBL (House Bill of Lading) trễ hoặc thiếu thông tin quan trọng có thể dẫn đến việc hàng hóa không thông quan kịp thời, gây chậm trễ trong giao dịch Hơn nữa, nếu khách hàng yêu cầu bản HBL gốc hoặc bản telex và có sai sót trong quy trình xử lý, công ty sẽ phải chịu thêm chi phí và thời gian để điều chỉnh, đặc biệt khi xuất khẩu đến các nước có yêu cầu nghiêm ngặt như EU Những sự cố này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và chi phí mà còn làm giảm uy tín của công ty trong mắt khách hàng.
VIMC gặp khó khăn trong việc kiểm tra hàng hóa khi thực hiện nghiệp vụ lấy hàng từ kho và giao hàng tại cảng Điều này đã dẫn đến một số trường hợp công ty phải đền bù tiền hàng do không phát hiện kịp thời các lô hàng bị thiếu hoặc hư hỏng.
Trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu, công ty thường gặp phải một số sai sót trong nhập liệu và khai báo hải quan, như sai mã HS Code hoặc thông tin trên vận đơn Những lỗi nhỏ này có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra thêm hoặc bị phạt hành chính, kéo dài thời gian xử lý và làm chậm tiến độ giao hàng Để tối ưu hóa quy trình, VIMC Logistics cần cải thiện việc khai báo hải quan nhằm tránh sự cố tại các điểm kiểm tra, giảm thiểu chi phí phát sinh và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Thứ năm, quy trình làm việc giữa công ty và các cơ quan Nhà nước (Hải quan
Việt Nam đang đối mặt với nhiều bất cập trong các hoạt động của Bộ Công Thương, Bộ Y Tế, và Bộ Giao Thông Vận Tải Cụ thể, quy trình xin Giấy phép xuất khẩu và Giấy phép kiểm tra chất lượng gặp nhiều khó khăn, gây cản trở cho việc thực hiện thủ tục và giao hàng cho khách hàng.
Số lượng nhân viên hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận hàng nguyên và hàng lẻ Nhân viên làm việc trong hai mảng này thường xuyên phải chịu áp lực thời gian, dẫn đến tình trạng quá tải và năng suất lao động chưa cao Một phần nguyên nhân cũng xuất phát từ việc bố trí và phân công công việc chưa hợp lý của công ty.
Công ty hiện đang đối mặt với hạn chế về cơ sở vật chất và công nghệ, điều này ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTCP VIMC Logistics
Để duy trì sự phát triển bền vững và giữ vững vị thế là doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng đầu tại Việt Nam, CTCP VIMC Logistics đã hợp tác với Phòng chiến lược nhằm xác định các phương hướng phát triển trong tương lai.
Nghiên cứu xu hướng phát triển của thị trường vận tải đường biển quốc tế là cần thiết để xây dựng các chiến lược hiệu quả cho quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu Công ty cần chủ động tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ và tạo mối quan hệ đối tác bền vững nhằm gia tăng doanh số Đồng thời, việc nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế cũng rất quan trọng Hơn nữa, công ty nên mở rộng quan hệ giao dịch với các tổ chức và hiệp hội giao nhận quốc tế để phát triển bền vững.
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty, vì vậy ban lãnh đạo cần chú trọng đến việc sắp xếp, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên Đặc biệt trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, quy trình phức tạp và yêu cầu sự thành thạo nhiều nghiệp vụ, do đó, cần có nhân sự có trình độ cao và trách nhiệm Đồng thời, công ty cũng cần tăng cường quản lý và đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành của ban giám đốc và các phòng ban, đồng thời đảm bảo sự tự do phát huy năng lực của nhân viên.
Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển từ đầu đến cuối là điều cần thiết để xây dựng khối liên kết vững chắc Điều này không chỉ củng cố năng lực tổ chức mà còn nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, đồng thời giúp công ty từng bước trở thành người gom hàng tin cậy cho khách hàng.
45 hàng chuyên nghiệp vận chuyển hàng lẻ, giảm bớt chi phí cho người môi giới và các đại lý làm dịch vụ gom hàng
Công ty sẽ tiếp tục đầu tư và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật để cải thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa Mục tiêu là đảm bảo dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.
Xây dựng và thực hiện một định hướng phát triển rõ ràng là rất quan trọng cho công ty, nhằm triển khai chiến lược tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường nội địa và quốc tế Điều này không chỉ thu hút khách hàng mới mà còn giúp giữ vững mối quan hệ với khách hàng truyền thống.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại CTCP VIMC Logistics
4.2.1 Đề xuất giải pháp đối với doanh nghiệp
❖ Giải pháp cải thiện hiệu quả chào hàng và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ, công ty cần thường xuyên liên lạc, cập nhật thông tin về giá cả và tình hình hàng hóa, đồng thời giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh Việc bổ sung phòng ban dịch vụ khách hàng với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tình và có trách nhiệm là rất cần thiết, giúp giải đáp thắc mắc và lắng nghe phản hồi từ khách hàng Công ty nên đảm bảo rằng mọi khiếu nại hoặc thắc mắc của khách hàng được ghi nhận, xử lý và phản hồi trong vòng 24 giờ, từ đó tạo dựng sự tin tưởng và hài lòng cho khách hàng.
Để thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn, công ty cần đa dạng hóa kênh tiếp cận, không chỉ dựa vào các phương tiện trực tuyến như fanpage, điện thoại hay email, mà còn tích cực tham gia các hội chợ thương mại và logistics, cũng như hiện diện tại các khu công nghiệp Việc tiếp xúc trực tiếp này sẽ nâng cao tính tương tác và độ tin cậy với khách hàng, từ đó giúp công ty dễ dàng thu hút các doanh nghiệp lớn và ký kết hợp đồng dài hạn.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, cần xây dựng một hệ thống thu thập và phân tích thông tin khách hàng khoa học, giúp nhận diện nhu cầu và đặc thù của khách hàng tiềm năng Việc nắm bắt thông tin như sản lượng hàng tháng, nhu cầu vận chuyển đường biển và đối tác logistics hiện tại sẽ cho phép công ty đưa ra các chiến lược phù hợp, tập trung vào những nguồn hàng có giá trị Một hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh sẽ hỗ trợ xây dựng chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng theo phân khúc, từ đó tăng cường tỷ lệ khách hàng trung thành và mở rộng mạng lưới khách hàng mới.
❖ Giải pháp hoàn thiện công tác đặt chỗ với hãng tàu
Việc tăng cường liên doanh với các hãng tàu uy tín sẽ giúp VIMC Logistics nâng cao năng lực vận chuyển và tối ưu hóa quy trình, đặc biệt trong các thời điểm cao điểm Công ty nên ký kết thỏa thuận hợp tác dài hạn với những hãng tàu lớn như Maersk, CMA CGM hoặc Evergreen để đảm bảo lượng chỗ ổn định và nhận được ưu đãi về giá cước cũng như thời gian giao hàng Điều này sẽ giúp VIMC Logistics chủ động hơn trước các biến động thị trường và giảm chi phí vận hành.
VIMC Logistics cần thành lập một đội ngũ chuyên trách để quản lý và thương thảo đặt chỗ với các hãng tàu, tập trung theo dõi lịch trình, công suất và hiệu suất giao hàng của từng đối tác Bằng cách này, công ty có thể phân bổ khối lượng hàng hóa phù hợp với từng tuyến vận tải và đối tác, từ đó tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị lưu kho quá lâu.
Công ty nên xem xét việc áp dụng các nền tảng công nghệ tiên tiến vào quy trình đặt chỗ, chẳng hạn như hệ thống quản lý vận tải (TMS) tích hợp AI, để theo dõi trạng thái đặt chỗ, tình trạng hàng hóa và khả năng vận chuyển của các hãng tàu theo thời gian thực Điều này không chỉ gia tăng tính minh bạch mà còn cho phép công ty nhanh chóng điều chỉnh phương án khi gặp phải vấn đề, như thay đổi lịch trình tàu hoặc lựa chọn đối tác thay thế.
❖ Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
Để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, công ty cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ như B/L, hóa đơn và chứng từ nhận hàng, kiểm hàng Việc này giúp tránh trễ hạn và nâng cao trách nhiệm của nhân viên phụ trách thông qua khen thưởng và kỷ luật Đồng thời, cần phân công rõ ràng để kịp thời phát hiện và bổ sung khi có sai sót Nhân viên cũng nên thường xuyên trao đổi với khách hàng và các bên liên quan để xác minh số liệu, tránh lỗi thông tin hoặc thiếu dữ liệu Để đảm bảo chính xác trong khai báo hải quan điện tử, công ty nên giao nhiệm vụ áp mã HS và khai báo cho nhân viên có kinh nghiệm, đồng thời lập danh sách mã.
Để hạn chế sai sót trong quá trình khai báo thuế, việc đối chiếu thông tin trên hệ thống ECUS5/VNACCS với các chứng từ là rất quan trọng trước khi gửi khai báo chính thức Điều này giúp đảm bảo rằng không có sai lệch nào xảy ra.
Việc cập nhật thường xuyên các quy định mới về biểu thuế và danh mục hàng hóa là rất quan trọng Điều này giúp nhân viên thực hiện đúng quy định trong thủ tục hải quan, từ đó đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho quy trình xuất nhập khẩu.
❖ Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ giao hàng
VIMC Logistics đặt việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển là ưu tiên hàng đầu, thể hiện qua quy trình chuẩn bị và xử lý hàng hóa của khách hàng Công ty cam kết đảm bảo quy trình xử lý hàng hóa cẩn thận, giao hàng nhanh chóng và an toàn, từ đó xây dựng lòng tin và sự an tâm cho khách hàng Sự chuyên nghiệp trong từng công đoạn là yếu tố quan trọng góp phần vào chất lượng dịch vụ mà VIMC Logistics hướng đến.
Trong vận chuyển xuất khẩu đường biển, chất lượng dịch vụ được thể hiện qua khả năng xử lý hiệu quả hàng hóa đặc biệt, như hàng cần kiểm dịch hoặc hàng thuộc luồng đỏ Công ty cần có phương pháp linh hoạt để xử lý nhanh chóng các lô hàng này Đối với hàng container, việc lựa chọn container mới và sạch sẽ là rất quan trọng để giảm chi phí phát sinh và đảm bảo an toàn cho hàng hóa Đối với hàng lẻ, kiểm tra kho lưu trữ trước khi giao hàng giúp tránh tình trạng chờ đợi hoặc quá hạn lưu kho, từ đó nâng cao hiệu quả vận chuyển.
Trong quy trình xử lý, công ty đã phát triển dịch vụ gom hàng lẻ để tối ưu hóa chi phí và thời gian Bên cạnh đó, việc áp dụng vận tải đa phương thức giúp công ty cung cấp dịch vụ door-to-door một cách hiệu quả.
❖ Giải pháp về tổ chức quản lý và đào tạo nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực tại VIMC chủ yếu là những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành logistics, trong khi lực lượng trẻ mang lại lợi thế về kiến thức mới, ngoại ngữ và công nghệ Công ty có thể tuyển chọn sinh viên từ các ngành liên quan thông qua các ngày hội việc làm, tham quan doanh nghiệp và chương trình thực tập, nhằm xây dựng đội ngũ nhân viên nhiệt huyết Đào tạo liên tục là giải pháp quan trọng để nâng cao chuyên môn và tăng năng suất lao động VIMC có thể tài trợ cho nhân viên tham gia các khóa học, chứng chỉ quốc tế về nghiệp vụ giao nhận vận tải biển, hoặc cử nhân viên tham dự triển lãm quốc tế và các buổi tập huấn chuyên sâu về bảo hiểm và giải quyết rủi ro trong xuất khẩu hàng hóa.
Để thu hút và giữ chân nhân lực giỏi, công ty cần duy trì mức lương và thưởng hấp dẫn, cùng với việc bố trí công việc hợp lý Nhân viên có thâm niên và chuyên môn cao nên được giao nhiệm vụ phức tạp và hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ làm quen với công việc Việc phân bổ đúng nhân sự không chỉ tăng năng suất mà còn giảm sai sót, đồng thời tạo động lực cho nhân viên phát triển sự nghiệp tại công ty.
❖ Giải pháp phát triển công nghệ thông tin và cơ sở vật chất
Công nghệ thông tin hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quy trình giao hàng Đầu tư vào công nghệ giúp các công ty tối ưu hóa quy trình, hạn chế sai sót trong tác nghiệp và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.