Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của các thị trường quốc tế, hoạt động logistics và giao hàng xuất khẩu ngày càng trở nên quan tr
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hoạt động logistics và giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là bằng đường biển, ngày càng trở nên quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Việc kiểm soát tiến độ vận chuyển, thủ tục hải quan và tình trạng hàng hóa là rất cần thiết Việt Nam, với vị trí địa lý thuận lợi và lực lượng lao động dồi dào, đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics Các doanh nghiệp logistics trong nước không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh để đáp ứng nhu cầu thị trường Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đang khẳng định vị thế là động lực tăng trưởng kinh tế của Việt Nam, với kim ngạch xuất khẩu đạt 578,47 tỷ USD trong 9 tháng đầu năm 2024, tăng 16,3% so với năm 2023, cho thấy nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế ngày càng gia tăng.
Công ty Cổ phần U&I Logistics, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam, đang đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các thị trường quốc tế và hướng tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp logistics hàng đầu Đông Nam Á Từ 2021 đến 2023, công ty đã tập trung vào các thị trường tiềm năng như ASEAN, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU và Mỹ, với doanh thu xuất khẩu đạt 1500 tỷ đồng trong năm 2023, trong đó hơn 70% đến từ các thị trường trọng điểm Mặc dù đạt được kết quả ấn tượng, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển vẫn gặp thách thức lớn như thiếu đồng bộ trong thủ tục hải quan, phối hợp không hiệu quả giữa các bộ phận và thiếu công nghệ tiên tiến trong quản lý vận chuyển, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, chi phí vận hành và uy tín của công ty với khách hàng quốc tế.
Tối ưu hóa logistics và cải tiến quy trình giao hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, ứng phó hiệu quả với biến động thị trường quốc tế và giảm thiểu rủi ro Nghiên cứu các giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động logistics và giao hàng xuất khẩu là vấn đề quan trọng, đặc biệt cho doanh nghiệp có mục tiêu mở rộng thị trường và phát triển bền vững Việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một phần thiết yếu trong chiến lược này.
Công ty Cổ phần U&I Logistics cần hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu để tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời duy trì và phát triển bền vững trên thị trường quốc tế Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, việc cải tiến này sẽ nâng cao sự hài lòng của khách hàng, bảo vệ uy tín và củng cố vị thế của công ty Kết quả nghiên cứu còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp logistics khác, góp phần vào sự phát triển chung của ngành logistics Việt Nam.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu 1: Talukder, S (2018) Freight forwarding business focused on sea freight export of Kuehne+Nagel Bangladesh Ltd BRAC University Institutional Repository
Nghiên cứu này đánh giá quy trình giao hàng xuất khẩu biển tại Kuehne+Nagel Bangladesh thông qua phương pháp phân tích thực tế và nghiên cứu trường hợp Dữ liệu được thu thập từ phỏng vấn nhân viên, khảo sát các bộ phận liên quan và quan sát quy trình vận hành Kết quả cho thấy hoạt động vận chuyển biển xuất khẩu là yếu tố quan trọng trong dịch vụ khách hàng của công ty Nghiên cứu phân tích quy trình từ đặt hàng đến giao hàng, cùng với các thách thức, cơ hội và rủi ro mà công ty đang gặp phải Mặc dù Kuehne+Nagel Bangladesh là nhà lãnh đạo thị trường tại khu vực Nam Á Thái Bình Dương, công ty vẫn có nhiều tiềm năng phát triển, đặc biệt là trong việc triển khai phần mềm Salog và cải thiện giao diện người dùng của CIEL Ngoài ra, việc thiếu đầu tư vào xây dựng thương hiệu so với các đối thủ như FedEx và DHL là một điểm yếu Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ ra rằng có cơ hội lớn để công ty mở rộng hoạt động nhập khẩu trong bối cảnh kinh tế Bangladesh đang chuyển dịch.
Nghiên cứu 2: Schramm, H J (2012) Freight forwarder's personal network in multimodal transport chains: An empirical investigation In Freight forwarder's intermediary role in multimodal transport chains: A social network approach (pp 207-
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp khảo sát và phỏng vấn gần 50 doanh nghiệp forwarder lớn tại các khu vực khác nhau, chủ yếu tập trung vào châu Âu và Bắc Mỹ, nhằm phân tích các xu hướng và thách thức trong ngành.
Nghiên cứu 1000 giao dịch vận tải trong chuỗi cung ứng đa phương thức đã chỉ ra vai trò quan trọng của doanh nghiệp forwarder trong việc xây dựng và duy trì mạng lưới vận tải Các đối tác như nhà vận chuyển, kho bãi và khách hàng tạo thành một mạng lưới giúp nâng cao hiệu quả hoạt động Doanh nghiệp forwarder, nhờ vào mạng lưới quan hệ rộng lớn và kiến thức chuyên sâu, có khả năng cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức một cách linh hoạt Tuy nhiên, nghiên cứu chưa phân tích sâu về các yếu tố công nghệ và chiến lược cụ thể của doanh nghiệp forwarder, cũng như thiếu tính định lượng trong việc đánh giá hiệu quả của các mối quan hệ hợp tác trong chuỗi cung ứng.
Nghiên cứu của Khúc, Đ D (2023) tập trung vào việc nâng cao giá trị thương hiệu cho các dịch vụ phát triển thương mại xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển Bài viết được đăng trên Tạp chí Nghiên cứu Tài chính Kế toán, số 247, kỳ 1 tháng 9 Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu mạnh mẽ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhằm cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp phân tích lý thuyết và khảo sát thực tiễn để đánh giá tầm quan trọng của việc nâng cao giá trị thương hiệu trong ngành logistics xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển tại Việt Nam Kết quả cho thấy việc nâng cao giá trị thương hiệu không chỉ có ý nghĩa học thuật mà còn mang lại giá trị thực tiễn lớn cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này Nghiên cứu cung cấp những gợi ý quý báu về chiến lược thương hiệu, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường Đồng thời, nghiên cứu cũng đóng góp vào việc hình thành chính sách hỗ trợ phát triển ngành dịch vụ logistics tại Việt Nam Tuy nhiên, nghiên cứu còn có những hạn chế và chưa thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp trong ngành logistics quốc tế.
Nghiên cứu của Lô, T D N (2013) tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải hàng hóa qua biên giới tại công ty TNHH toàn cầu Khải Minh Khóa luận tốt nghiệp này được thực hiện tại Đại học Thương Mại, nhằm nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình logistics trong lĩnh vực vận tải hàng hóa.
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp phân tích thực tế và so sánh quy trình giao nhận hiện tại của công ty TNHH toàn cầu Khải Minh với các thực tiễn tốt nhất trong ngành Qua khảo sát, đánh giá quy trình nội bộ, và phỏng vấn nhân viên, nghiên cứu đã chỉ ra các ưu, nhược điểm của quy trình giao nhận hiện tại, đồng thời xác định những khoảng cách cần thu hẹp Đề xuất cải thiện quy trình bao gồm việc áp dụng công nghệ mới và nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận Tuy nhiên, nghiên cứu chủ yếu tập trung vào công ty Khải Minh mà chưa so sánh với các đối thủ trong ngành, dẫn đến thiếu sót trong việc đánh giá tình hình logistics của các doanh nghiệp Việt Nam.
Nghiên cứu của Trần, N P T (2020) tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Hàng hải Đại Quốc Việt trong giai đoạn 2020 – 2025 Khóa luận tốt nghiệp này được thực hiện tại Trường Đại học Thương Mại, nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình logistics trong lĩnh vực xuất khẩu.
Nghiên cứu của Trần Ngọc Phương Trinh (2020) đã sử dụng phương pháp phân tích hiện trạng kết hợp với khảo sát và phỏng vấn để đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt Nghiên cứu này đã cung cấp cái nhìn tổng quan về thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, xác định các điểm mạnh và hạn chế của quy trình hiện tại, đồng thời đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm khắc phục các tồn tại Các đề xuất trong nghiên cứu có thể giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, góp phần phát triển ngành vận tải biển Việt Nam Tuy nhiên, nghiên cứu cũng gặp phải một số hạn chế, chủ yếu tập trung vào các giải pháp nội bộ mà chưa phân tích đầy đủ tác động của các yếu tố bên ngoài như thay đổi chính sách.
Nghiên cứu về giao nhận hàng hóa đường biển hiện nay chủ yếu dựa trên các giải pháp lỗi thời, mặc dù nhiều công trình đã chỉ ra thách thức và cơ hội trong ngành vận tải biển Nhận thấy điều này, tôi tiến hành nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics", nhằm cung cấp những giải pháp kịp thời và phù hợp với xu thế hiện đại Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng giao hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần U&I Logistics, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quả hoạt động Mục tiêu cuối cùng là giúp công ty không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn thích ứng tốt hơn với thách thức và tận dụng cơ hội trong ngành vận tải biển hiện nay.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chính của nghiên cứu là đánh giá toàn diện hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần U&I Logistics trong giai đoạn 2021-2023 Nghiên cứu sẽ đề xuất các giải pháp thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu.
Nghiên cứu này nhằm xây dựng hệ thống lý luận vững chắc về hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, tập trung vào quy trình và các yếu tố ảnh hưởng đến giao nhận hàng hóa Các khái niệm cơ bản như logistics, giao nhận hàng hóa quốc tế, và quy trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu qua đường biển sẽ được làm rõ Điều này cung cấp nền tảng lý thuyết cần thiết để phân tích thực trạng hoạt động giao nhận tại công ty Cổ phần U&I Logistics.
Nghiên cứu này sẽ phân tích thực trạng và đánh giá hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần U&I Logistics trong giai đoạn 2021-2023 Qua việc xem xét chi tiết các quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu hiện tại, nghiên cứu sẽ cung cấp những giải pháp thực tiễn nhằm cải thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu tại công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu được tiến hành tại Công ty Cổ phần U&I Logistics, tập trung vào các hoạt động chủ yếu diễn ra tại trụ sở chính và các chi nhánh liên quan.
Nghiên cứu tập trung vào việc thu thập và phân tích các số liệu thứ cấp của Công ty Cổ phần U&I Logistics trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu:
Để tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu, công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng các báo cáo hoạt động, quy trình hiện hành, hợp đồng và sổ sách kế toán Những thông tin này sẽ giúp hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả giao hàng và cải thiện quy trình xuất khẩu.
+ Tài liệu pháp lý: Nghiên cứu các quy định của nhà nước về hải quan, vận tải, logistics để nắm rõ các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ
Tài liệu khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu các công trình, bài báo và sách chuyên ngành liên quan đến logistics, quản lý chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hóa quốc tế Những tài liệu này cung cấp kiến thức sâu rộng và cập nhật về các phương pháp, xu hướng và thách thức trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng Việc tham khảo các tài liệu này giúp các chuyên gia và sinh viên nắm bắt được thông tin cần thiết để nâng cao hiệu quả trong công việc và nghiên cứu của mình.
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê mô tả là công cụ quan trọng trong việc thu thập, tóm tắt và trình bày dữ liệu liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty U&I Logistics.
Quan sát trực tiếp là phương pháp hiệu quả để nắm bắt thực tế hoạt động tại các bộ phận liên quan, giúp phát hiện những điểm bất hợp lý và đề xuất giải pháp cải tiến Qua việc quan sát, nghiên cứu sẽ thu thập thông tin chi tiết về quy trình giao nhận hàng hóa của Công ty Cổ phần U&I Logistics, bao gồm các bước như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói, làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa và giao hàng tại cảng đích.
Phương pháp chọn mẫu trong nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc lựa chọn các trường hợp giao hàng xuất khẩu thực tế của Công ty Cổ phần U&I Logistics để thu thập dữ liệu và phân tích quy trình giao nhận hàng hóa Mẫu nghiên cứu sẽ bao gồm các chứng từ cần thiết của một lô hàng xuất khẩu được vận chuyển qua hãng tàu RCL (Regional Container Lines), xuất phát từ cảng Hải Phòng (Việt Nam) và đến cảng Cochin (Ấn Độ).
Kết cấu khóa luận
Bài khóa luận có kết cấu gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Cổ phần U&I Logistics
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Theo Luật Thương mại năm 2005, dịch vụ logistics được định nghĩa là hoạt động thương mại trong đó thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc liên quan đến hàng hóa Các công việc này bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi ký mã hiệu, và giao hàng, tất cả đều được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là phương thức vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia qua tuyến đường biển, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng quốc tế Dịch vụ này đảm bảo hàng hóa được lưu thông theo các điều kiện giao nhận đã thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu Các công ty vận tải hoặc logistics thường đảm nhiệm việc này, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động thương mại quốc tế.
Hiện nay, có nhiều định nghĩa về dịch vụ vận tải Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận vận tải được hiểu là quá trình tổ chức và thực hiện việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến một cách hiệu quả và an toàn.
Giao nhận vận tải bao gồm các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn cung cấp các dịch vụ tư vấn liên quan, bao gồm vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Vào ngày 29/10/2004, Hiệp hội FIATA đã hợp tác với Hiệp hội châu Âu về dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics và hải quan (CLECAT) để thống nhất khái niệm về dịch vụ giao nhận vận tải và logistics.
Giao nhận vận tải bao gồm các dịch vụ chuyển chở hàng hóa, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối, cùng với các dịch vụ tư vấn liên quan như hải quan, tài chính và bảo hiểm hàng hóa Dịch vụ này kết hợp logistics và công nghệ thông tin hiện đại, hỗ trợ quản lý quy trình vận tải, xếp dỡ và lưu kho Các dịch vụ giao nhận vận tải được cung cấp linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận vận tải lần đầu tiên được quy định tại Điều 163 của Luật Thương mại 1997, phản ánh khái niệm tương tự như định nghĩa của FIATA.
Giao nhận hàng hóa là một hoạt động thương mại quan trọng, trong đó dịch vụ giao nhận thực hiện việc nhận hàng từ người gửi hoặc đối tác vận chuyển, đồng thời quản lý kho bãi và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận theo yêu cầu của chủ hàng hoặc người vận chuyển.
Từ khái niệm chung của dịch vụ giao nhận vận tải nói trên và trong khuôn khổ nghiên cứu của đề tài này, chúng ta có thể hiểu:
Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển là hoạt động thương mại nhằm chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận qua phương tiện và cơ sở hạ tầng đường biển Các phương tiện chủ yếu trong vận tải biển bao gồm tàu thuyền và thiết bị xếp dỡ hàng hóa Hệ thống cơ sở hạ tầng hỗ trợ vận tải đường biển bao gồm cảng biển, cảng trung chuyển và sân container.
2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
So sánh giữa các nền kinh tế phát triển và đang phát triển cho thấy vai trò quan trọng của vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, trong việc nâng cao trình độ phát triển Vận tải hàng hóa bằng đường biển có ý nghĩa thiết yếu trong hoạt động vận tải quốc tế nhờ vào những ưu điểm vượt trội như khả năng vận chuyển khối lượng lớn hàng hóa, chi phí thấp và hiệu quả cao so với các phương thức vận chuyển khác.
Năng lực chuyên chở của vận tải biển vượt trội hơn so với các phương thức vận chuyển khách nhỏ nhờ hai yếu tố chính Thứ nhất, công cụ vận tải biển không bị giới hạn về năng lực chuyên chở, cho phép tổ chức nhiều chuyến tàu cùng lúc trên cùng một tuyến đường Thứ hai, trọng tải của tàu biển ngày càng lớn, với trọng tải trung bình hiện nay dao động từ 15.000 – 20.000 DWT cho tàu chợ, và lên tới 30.000 – 40.000 DWT cho tàu chở hàng khô, cũng như 50.000 – 70.000 DWT cho tàu chở dầu Đặc biệt, trên thế giới đã xuất hiện những tàu chở dầu cực lớn với trọng tải vượt quá 500.000 DWT.
Vận tải biển có chi phí thấp hơn nhiều so với các phương thức vận tải khác như đường bộ hay hàng không nhờ vào trọng tải lớn, cự ly chuyên chở dài và thời gian vận chuyển ổn định, giúp giảm thiểu chi phí cho mỗi chuyến hàng Số lượng nhân sự cần thiết cho tàu biển cũng thấp, nâng cao năng suất lao động Hơn nữa, các tiến bộ trong công nghệ đóng tàu và quản lý vận hành đã giảm đáng kể chi phí và thời gian vận chuyển, tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ với các phương thức vận tải khác.
Chi phí đầu tư xây dựng các tuyến đường hàng hải thấp do chúng chủ yếu là các tuyến giao thông tự nhiên, không yêu cầu đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng so với các phương thức vận tải khác Các tuyến đường biển đã tồn tại từ lâu, với các cảng biển tự nhiên và kênh đào quốc tế có sẵn, giúp giảm đáng kể chi phí xây dựng và bảo trì Điều này giữ cho giá thành vận tải đường biển luôn ở mức thấp và hợp lý.
Vận tải đường biển là phương thức lý tưởng cho việc chuyên chở đa dạng loại hàng hóa trong thương mại quốc tế, đặc biệt hiệu quả với các mặt hàng rời có khối lượng lớn và giá trị thấp như than đá, quặng, ngũ cốc phốt pho và dầu mỏ.
Vận tải hàng hóa bằng đường biển là một phương thức hiệu quả với nhiều lợi thế về chi phí và khả năng chuyên chở khối lượng lớn, đặc biệt trong thương mại quốc tế Tuy nhiên, phương thức này cũng gặp phải một số nhược điểm, chủ yếu là sự phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên như thời tiết và thủy văn, có thể ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển Các rủi ro thiên tai và tai nạn bất ngờ trên biển thường dẫn đến tổn thất lớn về tàu, hàng hóa và sinh mạng Mặc dù sự tiến bộ trong công nghệ và sự ra đời của các tàu biển hiện đại đã giúp giảm thiểu một số tai nạn, nhưng không thể hoàn toàn loại bỏ được rủi ro.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các bước tổ chức vận chuyển, giao hàng và nhận hàng quốc tế Mỗi lô hàng xuất khẩu đều cần ký hợp đồng vận chuyển Khi chủ hàng đồng ý với giá, người giao nhận sẽ ký hợp đồng vận tải, có thể tự mình hoặc theo ủy thác của chủ hàng Sau đó, chủ hàng tiến hành giao nhận hàng hóa và thanh toán chi phí Việc thuê phương tiện vận tải có đặc điểm riêng, dẫn đến các hợp đồng vận tải khác nhau Trong vận tải biển, thường sử dụng hợp đồng thuê tàu chuyến (Charter Party) cho hàng hóa vận chuyển bằng tàu chuyến và hợp đồng vận chuyển cho tàu chợ, nơi hàng hóa thường được đóng trong container Đối với tàu chợ, chủ hàng và người giao nhận lập đơn xin lưu khoang để đặt chỗ, và vận đơn được lập sẽ là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở Nghiên cứu này sẽ phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế theo các bước cụ thể.
Sơ đồ 2.1: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nguồn: giáo trình môn Quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế
2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần kiểm tra tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ từ chủ hàng Đầu tiên, họ phải theo dõi tiến độ sản xuất hoặc thu mua hàng hóa, bao gồm cả công tác bao gói và việc dán mã ký hiệu hàng hóa, nhằm đảm bảo việc phân loại và vận chuyển diễn ra một cách thuận lợi.
Để đảm bảo thủ tục hải quan diễn ra suôn sẻ, chủ hàng xuất khẩu cần kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết Các chứng từ này bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận chất lượng (nếu theo hợp đồng người bán có quyền tự chứng nhận) và chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận) Bên cạnh đó, chủ hàng cũng cần thu xếp các chứng từ do bên thứ ba cấp như chứng nhận chất lượng, giấy phép xuất khẩu, chứng nhận hun trùng hoặc chứng nhận kiểm dịch, nếu có yêu cầu đặc biệt trong hợp đồng hoặc theo quy định của nước nhập khẩu.
Người giao nhận kiểm tra phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước và đăng ký chuyến vận tải
Nếu đã ký hợp đồng với đơn vị chuyên chở, người giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để xác minh lịch trình và tình trạng phương tiện Việc này giúp đảm bảo không có sự thay đổi nào ngoài kế hoạch đã định.
Trong trường hợp chưa có hợp đồng vận tải hoặc cần đặt chỗ với hãng tàu chợ hoặc hàng không, người giao nhận sẽ thực hiện thủ tục đăng ký cước vận chuyển Họ sẽ làm việc với đơn vị vận chuyển để xác nhận chuyến đi, thời gian xuất phát và các yêu cầu liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.
2.2.2 Giao hàng hóa tại địa điểm quy định a) Đối với hàng đóng trong container, hàng nguyên container (FCL/FCL)
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, chủ hàng có thể tự mình hoặc ủy thác cho người giao nhận liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh cấp container rỗng Seal có thể được cấp ngay khi nhận lệnh cấp container rỗng hoặc sau khi đã nhận container rỗng tại bãi.
Người giao nhận đến bãi container rỗng để lấy container và vận chuyển về địa điểm quy định nhằm đóng hàng Trong quá trình lấy container, việc kiểm tra số hiệu và tình trạng bên trong, bên ngoài là rất quan trọng để đảm bảo không xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển Vỏ container được cung cấp miễn phí trong khoảng thời gian từ 3 đến
5 ngày tùy quy định của từng hãng tàu, nếu người xuất khẩu giữ container quá thời hạn trên sẽ bị phạt
Khi mang hàng hóa hoặc container đã đóng hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan, tùy thuộc vào loại hàng hóa, lô hàng có thể được miễn kiểm tra hoặc phải trải qua quá trình kiểm hóa Nếu phải kiểm hóa, quá trình xếp hàng vào container cần được giám sát bởi hải quan trước khi niêm phong kẹp chì.
Giao danh sách đóng gói cho Phòng Thương vụ của cảng nhằm thực hiện thủ tục và đăng ký hạ bãi container tại Hải quan, đồng thời lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) làm cơ sở để lập B/L.
Vận chuyển container ra bãi và hoàn tất thủ tục hạ bãi phải thực hiện không muộn hơn 8 giờ trước thời hạn cuối cùng để nhận hàng lên tàu, hay còn gọi là "giờ cắt máng" Khi hải quan đóng dấu xác nhận, quá trình giao hàng được xem như hoàn tất Cảng có trách nhiệm bốc container lên tàu Trước khi tiến hành xếp hàng, đại lý tàu biển sẽ chuẩn bị danh sách hàng xuất khẩu và sơ đồ xếp hàng, đồng thời thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho điều độ cảng để sắp xếp nhân lực và phương tiện cần thiết.
Cán bộ giao nhận cần liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để lấy vận đơn (B/L) hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào vận đơn đã nhận, nhằm đảm bảo chủ hàng có được vận đơn cho hàng hóa đã được xếp lên tàu (on board).
Khi gửi hàng nguyên container (FCL/FCL), người vận chuyển phải nhận và giao container nguyên vẹn, vẫn còn kẹp chì Sau khi hoàn tất giao hàng và chứng từ cho khách hàng, người giao nhận cần gửi thông báo pre-alert cho đại lý Đối với hàng hóa đóng trong container hàng lẻ (LCL/LCL), quy trình tương tự cũng cần được tuân thủ.
Người giao nhận có quyền đại diện cho chủ hàng trong việc khai báo hải quan và vận chuyển lô hàng lẻ đến Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng (co-loader) Sau khi tiếp nhận hàng, người gom hàng sẽ ký phát vận đơn thứ cấp (H.B/L) cho chủ hàng.
Người gom hàng có nhiệm vụ tập hợp các lô hàng lẻ, đóng gói vào container, niêm phong và kẹp chỉ trước khi đưa ra bãi CY để chờ lên tàu đến cảng đích Sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng sẽ nhận vận đơn chủ (Master B/L) được ký phát bởi hãng tàu.
After delivering the goods and documents to the customer, the freight forwarder sends a pre-alert notification to the agent This notification must include essential shipment details such as the House Bill of Lading (HBL) number, Master Bill of Lading (MBL) number, Estimated Time of Departure (ETD) and Estimated Time of Arrival (ETA), as well as the Port of Loading (POL) and Port of Discharge (POD) It is crucial to specify the type of bill of lading (Original, Surrendered, Express B/L, Seaway B/L, etc.) and provide guidance for the agent regarding conditional cargo release The freight forwarder should also attach the MBL, HBL, Invoice, and Packing List, along with any other relevant documents for bulk cargo.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp a) Bối cảnh kinh tế
Bối cảnh kinh tế toàn cầu ảnh hưởng sâu rộng đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, tác động trực tiếp đến chi phí, hiệu quả và tính linh hoạt của doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế Các yếu tố như tỷ lệ lạm phát, lãi suất tiền vay và mức độ thất nghiệp có vai trò quan trọng trong hoạt động này Khi kinh tế toàn cầu tăng trưởng, nhu cầu về hàng hóa dịch vụ gia tăng, thúc đẩy hoạt động giao nhận Các hiệp định thương mại tự do như TPP, EVFTA và RCEP tạo ra động lực mới cho giao thương quốc tế Tuy nhiên, những biến động như đại dịch COVID-19 và chiến tranh thương mại đã gây ra tác động tiêu cực, gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu Việt Nam phục hồi nhanh chóng sau đại dịch nhờ chính sách hỗ trợ kịp thời và lợi thế từ các hiệp định thương mại, giúp ổn định và phát triển hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Việt Nam đang tận dụng cơ hội để thu hút đầu tư mới, nâng cao vị thế trong chuỗi giá trị toàn cầu và phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế.
Môi trường chính trị và luật pháp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp logistics tại Việt Nam Sự ổn định chính trị, khung chính sách hiện hành, và các luật thương mại liên quan là những yếu tố cần được phân tích để đánh giá cam kết của chính phủ đối với phát triển kinh tế bền vững Các nhân tố chính trị như thể chế chính trị, sự ổn định, mức độ can thiệp của chính phủ và các văn bản pháp luật liên quan cần được chú trọng Doanh nghiệp hiểu và tuân thủ luật pháp sẽ tận dụng được cơ hội từ các điều khoản pháp lý, đưa ra đối sách kịp thời và giảm thiểu rủi ro do thiếu hiểu biết về pháp lý, từ đó điều tiết mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, môi trường pháp lý của Việt Nam đối với dịch vụ mới này chịu ảnh hưởng từ các quy định pháp luật, tập quán và thông lệ quốc tế Các nguồn luật và cam kết quốc tế đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện, tạo ra sự đa dạng trong phát triển thị trường Tuy nhiên, những thay đổi bất ngờ về thuế, hải quan hoặc tiêu chuẩn vận chuyển có thể làm tăng chi phí và thời gian giao hàng, yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh nhanh chóng Các hiệp định thương mại tự do như EVFTA và CPTPP giúp giảm 5-10% chi phí thuế, nhưng doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn về nguồn gốc xuất xứ và chất lượng hàng hóa.
Trong nhiều thập kỷ qua, mối quan tâm của công chúng và Chính phủ đối với môi trường đã gia tăng, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, nơi vận chuyển hàng hóa chiếm khoảng 8% lượng khí thải CO2 toàn cầu Tại Việt Nam, khí hậu nhiệt đới và các cơn bão hàng năm gây ra gián đoạn chuỗi cung ứng, làm tăng chi phí lưu kho và bảo hiểm Các quy định như IMO 2020 yêu cầu giảm hàm lượng lưu huỳnh trong nhiên liệu dẫn đến chi phí vận tải biển tăng từ 10-20% Để duy trì khả năng cạnh tranh, doanh nghiệp logistics đang tích cực tuân thủ tiêu chuẩn phát thải của EU và đầu tư vào công nghệ tiên tiến nhằm tối ưu hóa lộ trình và giảm rủi ro Tuy nhiên, với hơn 3.000 doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, trong đó phần lớn là nhỏ và siêu nhỏ, các doanh nghiệp trong nước gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các tập đoàn lớn quốc tế về nguồn lực tài chính và công nghệ Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu dựa vào giá cả, trong khi việc nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển các gói dịch vụ mới vẫn chưa được chú trọng.
2.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp a) Nguồn lực nhân sự
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt trong ngành logistics đang phát triển nhanh chóng với hơn 600 công ty hiện nay Để tăng cường khả năng cạnh tranh, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo nguồn nhân lực vững mạnh cả về chất và lượng Nếu không đầu tư vào đào tạo kịp thời, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong tương lai Đội ngũ kỹ thuật là nòng cốt trong việc điều phối hoạt động logistics, bao gồm giao hàng xuất khẩu, và đội ngũ lành nghề sẽ giúp hoạt động diễn ra thuận lợi Kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên logistics là yếu tố thiết yếu, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quy trình xuất khẩu Do đó, đầu tư vào đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên logistics là cần thiết để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Cơ sở vật chất kỹ thuật trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cho quá trình sản xuất và kinh doanh, đặc biệt trong ngành logistics Hệ thống hạ tầng, thiết bị và máy móc hiện đại nâng cao hiệu quả hoạt động của các công ty Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, các doanh nghiệp forwarder sử dụng phương tiện vận chuyển nội bộ để di chuyển hàng hóa đến cảng và ngược lại Đầu tư vào xe container, rơ-moóc, và xe nâng cùng với thiết bị giám sát GPS cho phép theo dõi hành trình hàng hóa trong thời gian thực Hệ thống TMS được tích hợp với GPS giúp giám sát hoạt động vận tải, giảm thiểu thời gian trễ và đảm bảo giao hàng đúng hẹn với khối lượng vận tải lên tới 20.000 TEUs mỗi tháng Các khoản đầu tư này không chỉ tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn gia tăng khả năng cạnh tranh, giúp các công ty logistics duy trì tính ổn định và hiệu quả trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế.
Trình độ kỹ thuật và công nghệ sản xuất của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng sản phẩm, đồng thời quyết định mức độ tiết kiệm nguyên vật liệu và hiệu quả kinh doanh Công nghệ thông tin đóng vai trò thiết yếu trong logistics hiện đại, giúp doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho, theo dõi đơn hàng và dự đoán nhu cầu, từ đó phản ứng nhanh chóng với yêu cầu thị trường Việc áp dụng công nghệ không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn.
Chất lượng và hiệu quả của phương tiện vận chuyển nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giao hàng đúng hạn Sự phối hợp giữa vận tải nội bộ và quốc tế là rất quan trọng, vì kết nối liền mạch giữa các phương thức vận tải giúp giảm thời gian chuyển tải và chi phí Doanh nghiệp cần duy trì phương tiện vận chuyển trong tình trạng tốt và bảo trì định kỳ để tránh sự cố Quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả trong logistics nội bộ giúp giảm thời gian xử lý đơn hàng, từ tiếp nhận đến giao hàng cuối cùng Các bước quy trình xác định rõ ràng không chỉ tăng cường tính chính xác mà còn hỗ trợ giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng.
Vốn đầu tư đóng vai trò quyết định trong việc mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ của các công ty logistics Doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh không chỉ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định mà còn có thể đầu tư vào công nghệ mới, giảm chi phí và nâng cao năng suất sản phẩm Ngược lại, doanh nghiệp yếu kém về tài chính sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động và không thể đổi mới công nghệ, dẫn đến năng suất và chất lượng sản phẩm không được cải thiện Để cạnh tranh trên thị trường, các công ty logistics thường đầu tư mạnh vào cơ sở hạ tầng và công nghệ, với vốn điều lệ có thể lên đến hàng trăm tỷ đồng để phát triển hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn quốc tế như C-TPAT và ISO 9001 Bên cạnh đó, các khoản đầu tư vào công nghệ như hệ thống quản lý vận tải (TMS) và hệ thống quản lý kho (WMS) cũng yêu cầu nguồn vốn lớn, giúp tăng cường hiệu suất và khả năng giám sát hàng hóa theo thời gian thực.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN U&I LOGISTICS
Tổng quan về Công ty Cổ phần U&I Logistics
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần U&I Logistics
Công ty Cổ phần U&I Logistics được thành lập vào ngày 19/3/2003, đánh dấu bước tiên phong trong việc mở rộng và phát triển lĩnh vực logistics tại Việt Nam Kế thừa toàn bộ hoạt động từ Công ty Cổ phần Đầu tư U&I, U&I Logistics đã chọn cách phục vụ khách hàng bằng những phẩm chất tiêu biểu của người Việt Nam như trung thực, kỷ luật và uy tín, mặc dù không có nền tảng tài sản mạnh mẽ như các doanh nghiệp quốc doanh hay nước ngoài.
U&I là từ viết tắt của cụm từ Bạn và Tôi trong tiếng Anh (You and I)
Thông tin về chi nhánh miền Bắc của công ty:
Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần Logistics U&I - Miền Bắc
Tên quốc tế: U&I Logistics – Northern Joint Stock Company: u&i logistics – northern joint stock company
Tên viết tắt: U&I Logistics – Northern JSC:
Mã số thuế: 0108156122 Địa chỉ: 313 Đ Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, Hà Nội
Người đại diện: Nguyễn Xuân Phúc Điện thoại: 02473000548
3.1.2 Khái quát tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần U&I Logistics Để nắm bắt toàn diện tình hình hoạt động kinh doanh, quy mô và xu hướng phát triển của doanh nghiệp được thể hiện dưới các bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần U&I Logistics trong 3 năm qua như sau:
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021, 2022 và 2023 Đơn vị: VNĐ
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
4 Doanh thu hoạt động tài chính
- Trong đó: Chi phí lãi vay 19.754.168.253 đ 23.781.058.745 đ 28.545.356.054 đ
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp
8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
12 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
13 Chi phí thuế TNDN hiện hành
14 Chi phí thuế TNDN hoãn lại
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
16 Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*)
17 Lãi suy giảm trên cổ phiếu (*)
Nguồn: Bộ phận kế toán của Công ty Cổ phần U& I Logistics
Bảng báo cáo hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần U&I Logistics cho thấy mối quan hệ rõ ràng giữa lợi nhuận trước thuế, chi phí và doanh thu, được minh họa cụ thể qua biểu đồ so sánh ba yếu tố này.
Biểu đồ 3.1 So sánh lợi nhuận, chi phí của công ty trong 3 năm 2021, 2022, 2023
Nguồn: Công ty cổ phần U&I Logistics
Trong giai đoạn 2021-2023, U&I Logistics ghi nhận doanh thu tăng từ 1.159 tỷ đồng lên 1.507 tỷ đồng, với tỷ lệ tăng trưởng hàng năm lần lượt là 8,26% và 20% Mặc dù giá vốn hàng bán tăng do mở rộng quy mô, lợi nhuận gộp vẫn đạt 461 tỷ đồng năm 2023, cho thấy hiệu quả kinh doanh tốt Doanh thu hoạt động tài chính cũng tăng mạnh, trong khi chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng do mở rộng hoạt động Tuy nhiên, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh vẫn tăng mạnh, đạt 409 tỷ đồng năm 2023 Mặc dù lợi nhuận có sự biến động, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế liên tục tăng, chứng tỏ công ty duy trì sự ổn định tài chính và hoạt động hiệu quả.
3.1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh vận tải đường biển của Công ty Cổ phần U&I Logistics
Công ty Cổ phần U&I Logistics, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc tế, bao gồm cả vận tải đường biển Từ năm 2021 đến 2023, U&I Logistics đã tập trung vào các thị trường tiềm năng lớn như ASEAN, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU và Mỹ.
Công ty Cổ phần U&I Logistics chuyên vận tải lớn, kết nối các cảng biển tại Việt Nam như Cát Lái, Hải Phòng, Đà Nẵng với các thị trường quốc tế quan trọng như Mỹ, EU, Trung Quốc và ASEAN Những thị trường này chiếm hơn 70% doanh thu từ vận tải đường biển của công ty, phản ánh chiến lược phát triển tập trung vào các khu vực có nhu cầu giao thương quốc tế cao và các tuyến vận tải biển chủ chốt từ Việt Nam.
Biểu đồ 3.2 cho thấy sự tương quan giữa các thị trường trong giai đoạn 2021-2023, trong đó ASEAN đóng vai trò quan trọng, chiếm khoảng 4.7% doanh thu của U&I Logistics năm 2023 Doanh thu từ ASEAN ổn định trong khoảng 70.46 tỷ VND đến 70.86 tỷ VND trong ba năm qua, nhờ vào mối liên kết chặt chẽ với Việt Nam và nhu cầu thương mại lớn giữa các quốc gia trong khu vực Các tuyến vận tải chính từ Việt Nam đến Singapore, Malaysia, Thái Lan, Indonesia và Philippines cùng với mạng lưới cảng biển và đường giao thông phát triển đã tạo điều kiện thuận lợi cho kết nối vận tải đường biển, giúp giảm chi phí và thời gian vận chuyển.
Trung Quốc đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của U&I Logistics, chiếm khoảng 13.4% doanh thu năm 2023 Mặc dù doanh thu từ thị trường này chỉ tăng nhẹ từ 200.24 tỷ VND (năm 2021) lên 202.88 tỷ VND (năm 2023), Trung Quốc vẫn là thị trường chủ chốt cho hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam và các giao dịch xuyên biên giới trong khu vực Là một phần của Sáng kiến Vành đai và Con đường (BRI), hoạt động vận tải đường biển tại Trung Quốc là yếu tố thiết yếu trong việc kết nối các cảng với Đông Nam Á và toàn cầu.
Mỹ là thị trường lớn và ổn định nhất của U&I Logistics, chiếm 42.3% tổng doanh thu năm 2023, với doanh thu tăng từ 500.68 tỷ VND (2021) lên 637.05 tỷ VND (2023), nhờ vào sự kiểm soát dịch COVID-19 và các hiệp định thương mại quốc tế Châu Âu cũng là thị trường quan trọng, đóng góp 16.7% vào tổng doanh thu, với doanh thu ổn định từ 250.38 tỷ VND (2021) đến 251.74 tỷ VND (2023), chủ yếu nhập khẩu nông sản, thủy sản, dệt may và sản phẩm công nghiệp từ Việt Nam.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Công
3.2.1 Các thành phần tham gia vào quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Là một công ty forwarder, nên công ty tham gia vào trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển với vai trò là người gửi hàng – shipper
Bảng 3.2 Các thành phần tham gia vào quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nguồn: Công ty cổ phần U&I Logistics
Người gửi hàng (Shipper) của công ty chủ yếu tập trung vào kinh doanh hàng gỗ, chiếm 70% doanh số Khách hàng chủ yếu nằm ở các khu công nghiệp chế biến và khai thác sản phẩm gỗ tại Lào Cai, Bắc Ninh, Bắc Giang Đối tượng khách hàng rất đa dạng, từ các công ty lớn như Unilever, Masan, Deli đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các cá nhân kinh doanh.
Người nhận hàng (Consignee) chủ yếu đến từ thị trường châu Á, bao gồm các nước như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, Thái Lan và các nước ASEAN Trong những năm gần đây, châu Á đã trở thành thị trường xuất khẩu hàng hóa đường biển lớn nhất, nhờ vào lợi thế về khoảng cách địa lý và sự tương đồng trong văn hóa, luật pháp Công ty đã tận dụng tốt thị trường này, với khoảng 60% tổng số đơn hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đến từ khu vực này Trong khi đó, thị trường châu Âu và châu Mỹ, bao gồm Mỹ, Anh, Canada, Nga, có tỷ lệ đơn hàng thấp hơn do sự khác biệt về văn hóa và luật pháp cũng như khoảng cách địa lý Thị trường châu Phi hiện tại vẫn chưa thu hút nhiều khách hàng từ công ty.
Công ty sử dụng dịch vụ vận tải biển từ nhiều hãng tàu lớn như MSC, EMC, Cosco, YangMing, SITC, Maersk Line và RCL Việc lựa chọn hãng tàu không dựa trên quan hệ hợp tác mà phụ thuộc vào giá cước và lịch trình chạy của tàu, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thời điểm xuất nhập khẩu của lô hàng.
Ngân hàng (Bank): Việc thanh toán quốc tế bằng TT, LC được cung cấp bởi các ngân hàng như ACB, SHB, Vietinbank, Vietcombank, Techcombank Mỗi một ngân
Các thành phần tham gia vào quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Người nhận hàng (Consignee, khách hàng)
Hãng tàu cung cấp dịch vụ thanh toán cho công ty đầu tư thông qua nhóm hỗ trợ trên Zalo, thể hiện mối quan hệ thân thiết và độ uy tín cao giữa công ty và các ngân hàng.
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại miền Bắc, tập trung vào Hà Nội và Hải Phòng Do đó, các thủ tục hải quan của công ty chủ yếu được thực hiện tại các cơ quan hải quan như Chi cục Hải quan Bắc Hà Nội, Chi cục Hải quan Đình Vũ, và các chi cục hải quan khu vực 1, 2, 3.
Các đơn vị thực hiện kiểm tra chuyên ngành, bao gồm các hoạt động như kiểm tra chuyên ngành, hun trùng, cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (CO), và kiểm dịch thực vật (phytosanitary), đều được thực hiện bởi các Bộ, Cục, Chi cục, Trạm hoặc các đơn vị được cấp phép.
Xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) sẽ do Bộ Công Thương thực hiện đối với các CO ưu đãi, trong khi đó các CO không ưu đãi (form A, B) sẽ được cấp qua VCCI Đối với kiểm tra chuyên ngành hoa quả nhập khẩu, giấy phép kiểm dịch sẽ do Cục Bảo vệ thực vật cấp, và kiểm tra an toàn thực phẩm sẽ do Chi cục Kiểm dịch thực vật tại cửa khẩu thực hiện.
Thực phẩm nhập khẩu và dụng cụ bao bì tiếp xúc với thực phẩm được quản lý bởi các Bộ khác nhau, bao gồm Bộ Công thương, Bộ Y tế và Bộ Nông nghiệp Mỗi Bộ sẽ có danh mục quản lý riêng nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn cho người tiêu dùng.
+ Công bố mỹ phẩm: sẽ do Bộ Y tế - Cục quản lý Dược – Phỏng quản lý mỹ phẩm quản lý và cấp phép
Hóa chất nhập khẩu được quản lý và cấp phép bởi Bộ Công Thương - Cục Hóa chất Trong khi đó, thiết bị điện phải tuân thủ quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ - Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tại cửa khẩu nơi hàng về hoặc nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
3.2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Công ty Cổ phần U&I Logistics
Sơ đồ 3.1 Tổng quát các bước tiến hành giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đa số các công ty thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển gồm 4 bước chính: chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải, giao hàng tại địa điểm quy định, lập và bàn giao chứng từ vận tải, và cuối cùng là quyết toán chi phí Nội dung cụ thể trong từng bước sẽ được chi tiết hóa để đảm bảo hiệu quả trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Sơ đồ 3.2 Các bước tiến hành giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần U&I logistics
Trong bài nghiên cứu này, chúng tôi sẽ thực hiện phân tích theo bốn bước đã nêu, áp dụng nội dung cụ thể từ các bộ phận trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần U&I Logistics.
Bước 1: Nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Làm phương án kinh doanh
Phòng kinh doanh của Công ty Cổ phần U&I Logistics tìm kiếm khách hàng thành công và xây dựng phương án kinh doanh để gửi lên ban giám đốc duyệt Đội ngũ lãnh đạo kiểm tra kỹ càng để kiểm soát đơn hàng, với giám đốc kinh doanh phụ trách phòng sales nội địa và giám đốc overseas cho phòng sales quốc tế, những người này trực tiếp phê duyệt phương án làm hàng Hiện tại, công ty đang sử dụng các mạng lưới kết nối cũ và phương tiện truyền thông để tìm kiếm khách hàng, nhưng chưa tối ưu hóa khả năng kết nối và chốt đơn hàng Công ty phân chia khách hàng thành ba nhóm: doanh nghiệp nội địa, khu công nghiệp, và doanh nghiệp logistics quốc tế để thực hiện đàm phán hiệu quả Doanh thu từ nhóm khách hàng quốc tế đã tăng mạnh từ 48 tỷ đồng năm 2019 lên gần 300 tỷ đồng hiện nay.
Kể từ năm 2022, nhân viên kinh doanh tải bản phương án kinh doanh lên hệ thống AIO, và chỉ khi được giám đốc kinh doanh duyệt, hợp đồng với khách hàng mới được ký kết và lô hàng được thực hiện Việc áp dụng phần mềm AIO giúp giám đốc kinh doanh định hướng các bộ phận với nhiều phương án khác nhau để dự trù các tình huống kinh doanh (xấu, trung bình, tốt) dựa trên tính chất lô hàng, từ đó có phương án xử lý phù hợp khi phát sinh vấn đề Hệ thống cũng gửi phản hồi từ giám đốc kinh doanh đến nhân viên để xác nhận phương án kinh doanh Đến năm 2023, tỷ lệ duyệt dự án kinh doanh của công ty đạt 80%, chủ yếu từ khách hàng quen thuộc và tiềm năng cũ, cho thấy các dự án có tính khả thi cao.
Hình 3.1 Báo cáo phương án kinh doanh lên hệ thống AIO
Nguồn: Công ty cổ phần U&I Logistics
Lấy Booking note /Booking confirmation/ Release booking
Sau khi được giao nhiệm vụ, nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên chăm sóc khách hàng để thực hiện việc đặt chỗ Thông tin trong booking cần bao gồm các mục quan trọng.
- Tên hàng bằng tiếng Anh
- Loại container, số lượng container
- Ngày khởi hành dự kiến (ETD)
- Dịch vụ: trực tiếp/trung chuyển
- Các yêu cầu bổ sung: thời gian lưu container miễn phí, phụ phí nhiên liệu (LSS), …
- Đối với container lạnh: ghi chú nhiệt độ và mức độ thông gió
Hình 3.2 Booking lô hàng của hãng RCL đi từ Hải Phòng đến Cochin
Sản lượng lô hàng của công ty chủ yếu đến từ thị trường châu Á, với các điểm đến chính như Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Malaysia và Indonesia Trung bình hàng tháng, số lượng booking được phân chia theo ba tuyến: Nội Á (60%), Ấn – Trung Đông – Biển Đỏ (25%) và Mỹ - EU – Canada (15%) Hiện tại, việc lấy booking cho các tuyến này vẫn mang tính cảm tính, do chưa có bộ phận chuyên môn đánh giá sâu về thị trường để dự báo tình hình các tuyến trong tương lai.
Bảng 3.3 Số lượng booking hàng xuất bằng đường biển trong 3 năm 2021-2023
Tổng lượng booking đã book 5172 6324 7776
Đánh giá quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
3.3.1 Những kết quả đạt được
Công ty Cổ phần U&I Logistics đã ghi nhận nhiều thành tựu trong việc cung cấp dịch vụ logistics chất lượng, với hầu hết khách hàng hài lòng về dịch vụ Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản và có khả năng xử lý kịp thời các vấn đề của khách hàng, là yếu tố được đánh giá cao nhất Sự chuyên nghiệp này không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững, góp phần duy trì sự cạnh tranh của công ty trong ngành logistics.
Khách hàng hài lòng với mức chi phí hợp lý mà công ty cung cấp, cho thấy sự nỗ lực duy trì giá cạnh tranh mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ vượt trội Công ty liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ để tạo ra năng lực cạnh tranh mạnh mẽ, không chỉ đáp ứng yêu cầu khách hàng mà còn giữ vững vị thế trên thị trường Điều này được thể hiện qua sự tham gia trực tiếp của các trưởng bộ phận và giám đốc trong việc giám sát và đảm bảo các quy trình vận hành hiệu quả, đáp ứng tiêu chuẩn dịch vụ cao nhất.
Công ty chú trọng vào bốn yếu tố chính trong cung cấp dịch vụ: lựa chọn phương thức vận tải, đưa hàng lên phương tiện, vận chuyển hàng hóa trên biển, và quản lý dòng tiền cước cùng chứng từ Nhân viên kinh doanh đảm bảo lựa chọn phương thức vận tải phù hợp nhất với tải trọng và chi phí hợp lý Hiện tại, khoảng 85% lô hàng được vận chuyển bằng các phương thức tối ưu sau khi được bộ phận Pricing và Sale đánh giá kỹ lưỡng.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, công ty đạt tỷ lệ lỗi dưới 2%, thể hiện hiệu quả và chính xác cao Mỗi tháng, công ty xử lý khoảng 1.000 lô hàng với giám sát chặt chẽ để đảm bảo tiến độ và chất lượng Hệ thống báo cáo liên tục giữa các bộ phận giúp cập nhật tình trạng hàng hóa, đảm bảo quá trình vận chuyển được quản lý tốt Đồng thời, dòng lưu chuyển tiền cước và chứng từ cũng được theo dõi cẩn thận Nhờ quy trình kiểm tra đa lớp, tỷ lệ sai sót trong xử lý chứng từ và thanh toán chỉ dưới 1%, giảm thiểu rủi ro và nâng cao sự tin tưởng từ khách hàng.
Một yếu tố quan trọng trong thành công của công ty là mối quan hệ lâu dài với các đối tác vận chuyển lớn Công ty đã thiết lập hợp tác chặt chẽ với các hãng tàu và hàng không quốc tế như Evergreen, OOCL, Cosco, VN Airline và Maersk Điều này giúp cung cấp dịch vụ vận chuyển đa dạng, bao gồm đường hàng không, đường biển và vận tải nội địa Mối quan hệ này không chỉ mang lại giá cước cạnh tranh mà còn linh hoạt trong việc sắp xếp hành trình hàng hóa, đảm bảo tiến độ giao hàng và tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Hình 3.8 Hãng tàu đối tác của công ty
U&I Logistics cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao thông qua việc tuân thủ các quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, đảm bảo rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân Công ty không ngừng mở rộng quy mô và đa dạng hóa dịch vụ, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải đường biển, nhằm phát huy lợi thế cạnh tranh và mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
3.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế
Công ty Cổ phần U&I Logistics đã đạt nhiều thành công trong lĩnh vực logistics và nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần cải thiện để nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín lâu dài Khoảng 12% khách hàng không hài lòng với sự đa dạng dịch vụ mà công ty cung cấp, nguyên nhân chủ yếu là do quy mô nhỏ và nguồn lực hạn chế, dẫn đến việc chưa thể mở rộng đủ loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Điều này khiến một số khách hàng cảm thấy công ty chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu, đặc biệt trong bối cảnh thị trường logistics ngày càng cạnh tranh và yêu cầu cao từ phía khách hàng.
Công ty chủ yếu dựa vào mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ, trong khi khả năng thu hút khách hàng mới còn hạn chế Nguyên nhân chính là do thiếu chiến lược marketing và xây dựng thương hiệu hiệu quả, dẫn đến sự phụ thuộc vào khách hàng hiện tại và gây khó khăn trong việc mở rộng thị trường.
Công ty đang gặp khó khăn trong việc thu hút khách hàng mới do thiếu đa dạng trong dịch vụ logistics, đặc biệt là đối với những khách hàng cần dịch vụ chuyên biệt Việc không có chiến lược rõ ràng để thu hút khách hàng mới đã ảnh hưởng đến khả năng duy trì sự phát triển bền vững Hơn nữa, chất lượng trang thiết bị phục vụ quy trình giao nhận cũng là một vấn đề, khi khoảng 2% khách hàng không hài lòng với chất lượng này Nguyên nhân chính là do công ty chưa đầu tư đầy đủ vào trang thiết bị hiện đại và đồng bộ, dẫn đến tình trạng hàng hóa dễ bị hư hỏng hoặc chậm trễ trong quá trình vận chuyển.
Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng hủy booking cao là sự thiếu hụt bộ phận chuyên môn để đánh giá thị trường và dự báo chính xác nhu cầu trong ngành Từ 2021-2023, mặc dù tổng lượng booking của công ty tăng, nhưng không có đội ngũ phân tích thị trường chuyên trách, dẫn đến việc thiếu dữ liệu phân tích sâu sắc Điều này ảnh hưởng đến khả năng dự đoán nhu cầu, đặc biệt trong việc tối ưu hóa tuyến vận tải và giảm tỷ lệ hủy booking Năm 2023, tỷ lệ hủy booking đạt 24,4%, cho thấy tình trạng này khá nghiêm trọng Việc không có bộ phận theo dõi và đánh giá chính xác đã dẫn đến dự báo không hiệu quả và thiếu sự chuẩn bị trong quá trình giao nhận.
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty chưa chặt chẽ, dẫn đến thông tin không thống nhất và ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu Sự phối hợp không hiệu quả giữa các bộ phận gây ra tình trạng trễ hạn và sai sót trong thủ tục như khai báo hải quan và giao nhận, làm tăng khả năng xảy ra lỗi trong vận chuyển và lãng phí tài nguyên, chi phí không cần thiết Thiếu sự phối hợp cũng khiến công ty khó quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng, dẫn đến thiếu sót thông tin và sự không hài lòng của khách hàng khi hàng hóa không được giao đúng hạn Kết quả là uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty bị ảnh hưởng, gây khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Khách hàng là tài sản quý giá nhất của mỗi công ty Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần không chỉ đa dạng hóa các loại hình dịch vụ mà còn tập trung vào đào tạo nhân viên và cung cấp trang thiết bị cần thiết Việc tìm kiếm và cải thiện các dịch vụ ngày càng tốt hơn sẽ giúp tăng cường độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN U&I LOGISTICS
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Cổ phần U&I Logistics
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của thị trường giao hàng vận tải đường biển
Chính phủ Việt Nam đã lắng nghe ý kiến của hiệp hội doanh nghiệp logistics và ban hành quyết định số 200/QĐ-TTg ngày 14/02/2017, phê duyệt kế hoạch hành động nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển ngành dịch vụ logistics đến năm 2025 Kế hoạch này đặt ra 06 mục tiêu và 60 nhiệm vụ cụ thể với các giải pháp toàn diện, giúp ngành logistics vượt qua khó khăn và thách thức, đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và thế giới, đồng thời đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước Cam kết của Chính phủ thể hiện rõ ràng qua việc hỗ trợ và kiến tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển của dịch vụ logistics Việt Nam.
Các doanh nghiệp logistics đang tích cực chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ tiên tiến như blockchain, EDI, và trí tuệ nhân tạo để nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm chi phí Cùng với việc cải thiện nguồn nhân lực, họ nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của nhà xuất nhập khẩu Hạ tầng logistics, bao gồm kho bãi và kho lạnh, vẫn được Nhà nước ưu tiên đầu tư, với sự tăng trưởng mạnh mẽ bất chấp dịch bệnh Bộ Giao thông vận tải đã giao Cục Hàng hải lập quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam giai đoạn 2022-2030, với tầm nhìn đến năm 2050, tập trung vào phát triển hạ tầng đường biển để tăng cường đầu tư và liên kết ngành, góp phần sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên quốc gia và giảm chi phí logistics.
Trong tháng 6 và 6 tháng đầu năm 2024, hoạt động giao thương quốc tế phục hồi, dẫn đến nhu cầu gia tăng về dịch vụ logistics Cả thị trường vận tải đường biển và đường hàng không đều ghi nhận mức cầu tăng, trong khi nguồn cung không ổn định do các sự cố trong chuỗi cung ứng Giá cước vận tải tăng trong tháng 6/2024 do cầu kéo và chi phí đẩy Năm 2024 đặc biệt quan trọng với 4,2 tỷ người đi bầu cử ở 70 quốc gia, có thể dẫn đến thay đổi chính sách và ảnh hưởng đến hệ sinh thái thương mại toàn cầu Tình hình tại các cảng biển biến động với tỷ lệ tắc nghẽn tăng tại Châu Á do nhu cầu xuất khẩu hàng hóa sang châu Âu và châu Mỹ Dự báo giá cước sẽ tiếp tục tăng do tắc nghẽn, trong khi năng lực cảng chưa phục hồi sau đại dịch và thiếu hụt container, lao động Tuy nhiên, với nỗ lực của các hãng tàu và chính phủ, tình hình dự kiến sẽ cải thiện vào cuối năm.
4.1.2 Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
4.1.2.1 Mục tiêu hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
Công ty cổ phần U&I Logistics hướng tới việc trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hàng đầu, với các mục tiêu chiến lược rõ ràng nhằm phát triển bền vững và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Thứ nhất: Tìm kiếm các giải pháp công nghệ để tự động hóa quy trình, nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu sai sót
Vào thứ hai, chúng tôi sẽ mở rộng mạng lưới dịch vụ đến các tỉnh thành trọng điểm như Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, Vũng Tàu, Hồ Chí Minh, cùng với các khu vực tiềm năng khác Đồng thời, chúng tôi sẽ tập trung khai thác thị trường khách hàng mới, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu xuất khẩu.
Đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là yếu tố then chốt để đảm bảo 100% nhân viên đạt chuẩn chuyên môn Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế sẽ góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Áp dụng công nghệ hiện đại như IoT, AI và Big Data trong quản lý vận tải và logistics giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường tính minh bạch của dịch vụ.
Vào thứ năm, công ty tập trung vào việc duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và đồng thời tìm kiếm khách hàng mới, trong đó khách hàng tiềm năng chiếm tới 70% tổng số khách hàng.
4.1.2.2 Phương hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
Công ty sẽ nâng cao vị thế và khả năng cạnh tranh bằng cách cải thiện chất lượng dịch vụ vận tải hàng xuất khẩu Tất cả các quy trình trước, trong và sau khi giao hàng sẽ được tối ưu hóa để đảm bảo tính cạnh tranh Để giảm giá thành dịch vụ, công ty sẽ tăng hiệu suất hoạt động và cắt giảm các chi phí không cần thiết Đồng thời, công ty sẽ linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh, đặc biệt là những tình huống mới, nhằm đảm bảo dịch vụ luôn được hoàn thiện.
Liên kết chặt chẽ giữa nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ Hợp tác với các hãng tàu và khách hàng giúp chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và kiểm hóa hiệu quả hơn Sự kết nối đồng bộ giữa nhân viên và thông tin từ khách hàng, hãng tàu không chỉ giảm thời gian làm hàng và giao hàng mà còn tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thứ ba, doanh nghiệp cần khai thác các thị trường mới bằng cách tận dụng tốt hơn các thị trường thứ yếu và chuẩn bị thâm nhập vào các thị trường tiềm năng thông qua việc liên kết với các công ty quốc tế Đồng thời, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng truyền thống tại các thị trường chủ lực như Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc Công ty cũng cần xây dựng chiến lược để thâm nhập vào các thị trường mới có tiềm năng phát triển.
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một trong những ưu tiên hàng đầu, với mục tiêu tập trung vào nhóm khách hàng mới có nhu cầu cao trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Công ty sẽ nhận hợp đồng cho các mặt hàng đặc thù, yêu cầu tính chuyên nghiệp như hóa chất, pin và hàng nguy hiểm Điều này không chỉ giúp mở rộng tập khách hàng mà còn đa dạng hóa dịch vụ cung cấp.
Công ty chú trọng đầu tư vào đào tạo nhân lực nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên Nhân viên mới sẽ được đào tạo bài bản qua các khóa học về xuất nhập khẩu logistics, trong khi nhân viên lâu năm sẽ tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng chuyên sâu Để đảm bảo chất lượng, công ty tổ chức các cuộc kiểm tra định kỳ nhằm đánh giá năng lực và xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp cho từng cá nhân.
Chăm sóc khách hàng là yếu tố quyết định sự quay lại của khách hàng, vì vậy cần rà soát thường xuyên và thực hiện hiệu quả dịch vụ này Công ty cung cấp các giải pháp và dịch vụ tối ưu nhằm mở rộng tập khách hàng, thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng lượng khách hàng trung thành.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
đường biển tại Công ty Cổ phần U&I Logistics
4.2.1 Tìm kiếm khách hàng và lập kế hoạch
Đối với doanh nghiệp logistics, việc tìm kiếm khách hàng là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Bộ phận Sales đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin về thị trường và khách hàng, đồng thời tư vấn các dịch vụ cần thiết để đảm bảo quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa; một kế hoạch hoàn chỉnh, phù hợp với nguồn lực và hoàn cảnh sẽ giúp tăng cường hiệu quả và tốc độ của quá trình này.
Công việc tìm kiếm thông tin khách hàng có thể được thực hiện qua kho dữ liệu của công ty Kho dữ liệu này chứa thông tin sẵn có về khách hàng, cho phép nhân viên kinh doanh khai thác và sử dụng để bắt đầu quá trình đàm phán hiệu quả.
Một phương pháp hiệu quả để thâm nhập thị trường mới là thông qua việc xây dựng mối quan hệ Mặc dù cách này không phù hợp với tất cả, đặc biệt là sinh viên mới ra trường, nhưng nó giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận được sự tin tưởng và đẩy nhanh quá trình đàm phán Để thành công, cần tăng cường nghiên cứu thị trường và nắm rõ các quy định mới, ngay cả khi đó là thị trường quen thuộc.
Cách thứ ba là thông qua việc tìm kiếm trên mạng sử dụng B2B Websites như các web: Alibaba, Trang Vàng, … hoặc trên google hoặc các hội nhóm trên facebook,
Việc thu thập thông tin doanh nghiệp trên mạng gặp nhiều khó khăn do sự phong phú, mơ hồ và không rõ ràng của dữ liệu Điều này ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt thông tin chính xác của nhân viên kinh doanh, làm cho quá trình đàm phán trở nên phức tạp Sau khi liên hệ với khách hàng, nhân viên sẽ gửi báo giá dịch vụ để thảo luận Nếu đàm phán thành công, bước tiếp theo là đăng ký tên khách hàng trong mục Business Project trên hệ thống nội bộ Đối với mỗi lô hàng, nhân viên kinh doanh cần hoàn thiện một bản phương án kinh doanh (Business Project) bao gồm các nội dung cần thiết.
- Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ dự định cung cấp
- Xác định rõ quốc gia mà lô hàng dự kiến xuất khẩu
- Thiết lập các phương án thực hiện lô hàng
- Tính toán chi phí và doanh thu của lô hàng
- Tính toán thời gian thực hiện lô hàng
Xây dựng hình ảnh và uy tín của công ty trong mắt khách hàng là rất quan trọng, thông qua việc cung cấp giá trị và sự tin tưởng khi sử dụng dịch vụ Để đáp ứng nhu cầu đa dạng và phức tạp của khách hàng, công ty cần thường xuyên trao đổi, tư vấn và cung cấp thông tin hữu ích, đảm bảo dịch vụ hiệu quả và hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi Ngoài ra, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng là cần thiết, đặc biệt là dành những chính sách ưu đãi riêng cho khách hàng thân quen.
Công ty sẽ có cơ hội tiếp cận môi trường kinh doanh mới, thu hút khách hàng tiềm năng, từ đó gia tăng doanh thu và nâng cao uy tín cũng như vị thế trên thị trường.
4.2.2 Giải pháp mở rộng thêm nhiều loại hình dịch vụ
Mục tiêu chính là đáp ứng tối đa nhu cầu đa dạng của khách hàng và giảm thiểu tính thời vụ trong ngành, từ đó điều tiết lượng hàng hóa giao nhận Điều này giúp đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả và duy trì doanh thu ổn định trong suốt cả năm.
Công ty không chỉ cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển như FCL, LCL, khai báo hải quan và xin giấy phép XNK, mà còn cần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để phục vụ khách hàng tốt hơn Việc mở rộng các dịch vụ giá trị gia tăng như đóng gói, quản lý và kiểm soát hàng hóa xuất khẩu sẽ giúp công ty phát triển toàn diện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành.
Tạo dịch vụ miễn phí cho khách hàng trong thời gian ít khách là một giải pháp hiệu quả nhằm thu hút sự quan tâm của họ Các dịch vụ này có thể bao gồm tư vấn về thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế, cũng như giới thiệu các đối tác xuất khẩu uy tín và tiềm năng Ngoài ra, cung cấp thông tin về các hãng tàu biển đáng tin cậy và hướng dẫn các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách dễ dàng cũng sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn trong quá trình giao dịch.
Để đạt được kết quả tốt trong quảng bá, công ty cần cung cấp dịch vụ chất lượng cao và mang lại lợi ích thực sự cho khách hàng, từ đó tạo dựng niềm tin Đồng thời, công ty cũng cần giải thích rõ ràng về các lợi ích mà dịch vụ mang lại Các dịch vụ miễn phí có sức hấp dẫn lớn đối với khách hàng, nhưng cần phải dễ thực hiện và tiết kiệm chi phí cho công ty.
Dự kiến, việc ổn định nguồn hàng hóa xuất khẩu trong những mùa ít hàng sẽ đảm bảo giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ Đồng thời, cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng giúp duy trì lượng khách hàng ổn định, không bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ Điều này sẽ tăng cường uy tín và lòng tin của khách hàng đối với công ty, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
4.2.3 Giải pháp nâng cao công tác chăm sóc khách hàng
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường, việc giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới trở thành nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công ty Để nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, công ty cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất.
Để duy trì mối quan hệ hai chiều hiệu quả, công ty cần lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của khách hàng thông qua việc thiết lập kênh giao tiếp thường xuyên Việc thực hiện khảo sát ý kiến sẽ giúp thu thập phản hồi quý giá, từ đó điều chỉnh các chính sách dịch vụ cho phù hợp với mong đợi của khách hàng.
Để xây dựng lòng tin với khách hàng, công ty cần thực hiện đúng cam kết về số lượng, chất lượng và địa điểm đã hứa Trong trường hợp xảy ra sự cố như hư hỏng hay lỗi sản phẩm, việc bảo vệ quyền lợi của khách hàng và giải quyết khiếu nại một cách thỏa đáng là rất quan trọng Đội ngũ nhân viên cũng cần thể hiện thái độ lịch sự và chuyên nghiệp, điều này đóng vai trò quyết định trong việc tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Công ty nên triển khai các chương trình ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng trung thành, nhằm tri ân và giữ chân họ Bên cạnh đó, tổ chức hội thảo kết nối sẽ giúp tiếp thị dịch vụ hiệu quả, đồng thời tạo cơ hội lắng nghe ý kiến và nhu cầu từ khách hàng.
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị về phía cơ quan Nhà nước
Nhà nước cần thiết lập một hệ thống pháp luật thống nhất, rõ ràng và minh bạch, tương thích với các thông lệ quốc tế Điều này sẽ tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi, góp phần thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động giao nhận hàng hóa và thu hút các luồng hàng hóa xuất nhập khẩu.
Để nâng cao chất lượng kết cấu hạ tầng giao thông, cần tăng cường đầu tư vào các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển Các hệ thống cơ sở như cầu, cảng biển, nhà máy đóng tàu, phương tiện vận tải và thiết bị phục vụ vận tải hàng hóa đường biển là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của ngành vận tải hàng hóa Việc phát triển và mở rộng hạ tầng giao nhận sẽ giúp việc giao nhận hàng hóa trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu tình trạng chờ đợi, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Cải cách thủ tục hành chính là yếu tố quan trọng giúp đơn giản hóa hồ sơ và quy trình tại các cửa khẩu Cần tránh tình trạng trùng lặp trong các quyết định và quy định của Bộ, Sở, Ngành, nhằm giảm bớt phức tạp cho quy trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Để thúc đẩy thương mại cấp Nhà nước với các khu vực toàn cầu, cần tăng cường đàm phán song phương để ký kết hiệp định thương mại và thiết lập khung pháp lý phù hợp, hỗ trợ mở rộng giao lưu và hợp tác thương mại Chính phủ nên xem xét hỗ trợ 100% kinh phí cho các đoàn đi tìm hiểu và xúc tiến thương mại trong các dự án trọng điểm quốc gia, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thị trường quốc tế hơn.
Để tránh tình trạng phát triển manh mún và cạnh tranh không lành mạnh trong ngành giao nhận vận tải, cần có sự chỉ đạo chặt chẽ trong việc thành lập các công ty Việc này giúp đảm bảo sự cân bằng và cạnh tranh công bằng với các công ty nước ngoài, vốn có lợi thế về vốn, kinh nghiệm, công nghệ và nhân lực Qua đó, không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh của ngành giao nhận vận tải trong nước mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
4.3.2 Kiến nghị với các bên liên quan
❖ Kiến nghị với Hải quan:
Cần tối ưu hóa hệ thống phần mềm khai hải quan điện tử để giảm thiểu tình trạng treo máy trong giờ cao điểm, từ đó tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và cơ quan hải quan.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính là yêu cầu cấp thiết để hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu, khi nhiều doanh nghiệp cho rằng quy trình hiện tại còn phức tạp và gây cản trở Việc chuyên môn hóa và hiện đại hóa thủ tục hải quan sẽ giúp cải thiện hiệu quả và giảm thiểu khó khăn cho các doanh nghiệp.
Xử lý nghiêm các vi phạm của công chức hải quan là điều cần thiết để phát hiện và ngăn chặn các hành vi tham nhũng và tham ô Việc này không chỉ bảo vệ uy tín của cơ quan nhà nước mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, góp phần nâng cao niềm tin của cộng đồng doanh nghiệp.
Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ hải quan là rất quan trọng Cần tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên nhằm cải thiện quy trình làm việc, kỹ năng giao tiếp và khả năng xử lý tình huống Mục tiêu của những chương trình này là nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Thiết lập hệ thống phản hồi và hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp là điều cần thiết, giúp tạo ra kênh liên lạc giữa hải quan và doanh nghiệp Kênh này sẽ giúp giải quyết nhanh chóng các thắc mắc và khiếu nại liên quan đến thủ tục hải quan, từ đó tạo cảm giác được hỗ trợ cho doanh nghiệp và giảm bớt gánh nặng trong việc thực hiện các thủ tục cần thiết.
❖ Kiến nghị với Bộ Giao thông Vận tải
Để nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cần hoàn thiện và nâng cấp các cảng biển lớn như Cảng Hải Phòng và Cảng Cát Lái (TP.HCM) theo tiêu chuẩn quốc tế Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động logistics và thúc đẩy phát triển kinh tế.
Để giải quyết tình trạng quá tải tại cảng, cần áp dụng các biện pháp giảm thiểu tình trạng này, nhằm đảm bảo an toàn cho các hoạt động giao nhận Việc nâng cấp các công cụ bốc xếp và bảo vệ là cần thiết để tăng cường hiệu quả và an toàn trong quá trình xử lý hàng hóa.
Cải tạo mạng lưới đường bộ nội địa là cần thiết do nhiều tuyến đường đang xuống cấp nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả vận chuyển hàng hóa và an toàn giao thông Bộ GTVT cần tập trung nâng cấp và sửa chữa các tuyến đường này để cải thiện điều kiện vận chuyển và đảm bảo an toàn cho người điều khiển phương tiện.
Khuyến khích đầu tư vào hạ tầng cảng biển là một chính sách cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ tại các cảng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động xuất nhập khẩu Việc thu hút đầu tư từ các nhà đầu tư tư nhân và nước ngoài không chỉ cải thiện cơ sở hạ tầng mà còn xây dựng và cải thiện hệ thống giao thông liên kết giữa các cảng biển và các khu vực sản xuất, kho bãi.
Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong quản lý cảng biển là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm chi phí Việc sử dụng hệ thống theo dõi hàng hóa qua GPS và robot bốc xếp sẽ tối ưu hóa quy trình logistics, mang lại lợi ích lớn cho ngành cảng.