Do vậy, việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS, chỉ ra những thiếu sót để từ đó đề xuấ
Tính cấp thiết của đề tài
Thương mại quốc tế, đặc biệt là hoạt động xuất khẩu hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia Việc thúc đẩy xuất khẩu giúp phát huy lợi thế so sánh, mở rộng thị trường và gia tăng kim ngạch xuất khẩu, đồng thời chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế và định hướng sản xuất Tăng cường xuất khẩu không chỉ gia tăng dự trữ ngoại tệ mà còn tạo ra việc làm và nâng cao đời sống cho người dân Do đó, Việt Nam và nhiều quốc gia khác rất chú trọng đến hoạt động xuất khẩu và thực hiện nhiều biện pháp để thúc đẩy nó Kể từ cuối thế kỷ XX, các quốc gia đã mở cửa và hợp tác thương mại, dẫn đến sự hình thành các tổ chức toàn cầu và hiệp định thương mại tự do như EU, WTO và AFTA Việt Nam gia nhập ASEAN vào tháng 7/1995 và tham gia AFTA từ 1/1/1996, đánh dấu bước ngoặt trong hội nhập kinh tế quốc tế Nhiều hiệp định thương mại tiếp theo như ACFTA, AKFTA, AJCEP và VJEPA đã tạo điều kiện thuận lợi cho Việt Nam thu hút FDI và thúc đẩy hoạt động xuất khẩu.
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế đóng vai trò thiết yếu trong việc lưu thông hàng hóa giữa các quốc gia Vận tải đường biển, với ưu thế về khối lượng và quãng đường, hiện đang chiếm hơn 80% khối lượng hàng hóa thương mại toàn cầu Theo Văn Hưng và Minh Đức (2021), có hơn 90.000 tàu thương mại với tổng trọng tải lên tới 1,86 tỷ DWT, khẳng định tầm quan trọng của ngành vận tải biển trong nền kinh tế toàn cầu.
Vận tải hàng không đóng góp 35% giá trị hàng hóa chuyên chở quốc tế, mặc dù chỉ chiếm dưới 1% về khối lượng (Tuệ Linh, 2022) Tại Việt Nam, hàng hóa vận tải hàng không chỉ chiếm khoảng 1% tổng khối lượng hàng hóa của tất cả các loại hình vận tải khác như đường biển, đường bộ và đường sắt Tuy nhiên, giá trị của lượng hàng hóa này lại chiếm đến 25% tổng giá trị xuất khẩu của Việt Nam (Tỷ Huỳnh, 2023).
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, Việt Nam đang có nhiều cơ hội phát triển trong lĩnh vực logistics, với sự tham gia của hơn 3.000 doanh nghiệp giao nhận và khoảng 25 tập đoàn hàng đầu thế giới hoạt động tại đây Sự cạnh tranh khốc liệt trong thị trường giao nhận đã đặt ra thách thức cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao quy trình nghiệp vụ, đảm bảo chất lượng hàng hóa và rút ngắn thời gian làm thủ tục Điều này càng trở nên quan trọng đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, khi mà nhu cầu và cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS, tôi nhận thấy rằng hoạt động giao hàng xuất khẩu là một phần quan trọng, đóng góp từ 87-94% vào doanh thu công ty trong giai đoạn 2021 – 6 tháng đầu năm 2024 Dịch vụ của PCS chủ yếu phục vụ nhu cầu xuất khẩu của các doanh nghiệp FDI và chế xuất, với các thị trường chính như Nhật Bản, Hàn Quốc, Hong Kong, Trung Quốc, Singapore, Châu Âu và Châu Mỹ Công ty đã xây dựng được uy tín và trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu được nhiều khách hàng lớn như Toyota, LG Electronic Việt Nam, Huyndai Aluminum, Fujikura, Canon và Samsung tin tưởng Những khách hàng này đều yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ, đặc biệt là thời gian giao hàng và chất lượng hàng hóa.
Mặc dù Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao hàng, nhưng vẫn gặp nhiều khó khăn và rủi ro trong quá trình giao hàng xuất khẩu Những vấn đề như đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng, hàng hóa bị phân vào luồng kiểm tra, và thiếu chứng từ đã ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là cần thiết để chỉ ra những thiếu sót và đề xuất giải pháp cải thiện Điều này không chỉ quan trọng với PCS mà còn với các công ty giao nhận hàng không khác tại Việt Nam, nhất là trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh ngày càng tăng.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, đặc biệt là quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS, tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS.”
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS, tôi đã nghiên cứu một số công trình liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Nghiên cứu “Enhancing export delivery performance: Strategic Interventions for overcoming late deliveries in Malaysia's Food Trading Company” của Chin Pau
Soon và cộng sự (2024) đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định đính, thông qua
Bài nghiên cứu đã thực hiện bốn cuộc phỏng vấn với nhân viên dày dạn kinh nghiệm nhằm xác định nguyên nhân gây chậm trễ trong giao hàng tại một công ty thực phẩm hàng đầu ở Malaysia, hoạt động tại thị trường Đông Nam Á Kết quả cho thấy bốn nguyên nhân chính là thông tin không chính xác, quy trình sản xuất kém hiệu quả, lịch trình vận chuyển và hạn chế của hệ thống Để khắc phục, nghiên cứu khuyến nghị tích hợp hệ thống thông tin và tìm kiếm các đại lý vận chuyển thay thế nhằm cải thiện quy trình sản xuất và lịch trình vận chuyển Ban quản lý cấp cao được đề xuất nên áp dụng các giải pháp này để giải quyết vấn đề chậm trễ, nâng cao hiệu suất giao hàng và giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế Cuốn sách “Moving boxes by air” của Peter S Morrell và Thomas Klein (2018) cung cấp cái nhìn sâu sắc về hoạt động vận tải hàng không, bao gồm các vấn đề như xu hướng thị trường, quy định và hoạt động của các công ty giao nhận, đồng thời phân tích các mối đe dọa từ hành động khủng bố và phụ phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa.
Báo cáo “Freight forwarding business of UTi Pership Pvt Ltd.: focused on only air export” của Hasan và Mohammed Mehedi (2015) đã nghiên cứu về hoạt
Nghiên cứu về 5 động giao nhận xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại Bangladesh của Công ty UTi Pership sử dụng dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để phân tích quy trình giao hàng và hoạt động kinh doanh dịch vụ Bài viết đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro của công ty, đồng thời đưa ra kiến nghị về quy định, công nghệ, sự hiện diện trên thị trường và tính linh hoạt nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, nghiên cứu chưa đề cập đến các giải pháp liên quan đến con người và nhân viên để cải thiện dịch vụ và tăng cường cung ứng dịch vụ.
Luận văn của Nguyễn Hữu Tú (2013) về "Định hướng và giải pháp phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế" tại Công ty Cổ phần giao nhận kho vận Mê Linh đã áp dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Nghiên cứu sử dụng các phương pháp thống kê, phân tích, so sánh và tổng hợp để đánh giá thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty.
Mê Linh đề xuất các giải pháp nhằm phát triển dịch vụ giao nhận tại Công ty, bao gồm tổ chức quản lý, cải thiện thị trường, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đầu tư vào cơ sở vật chất kỹ thuật.
Luận văn của Mai Đình Dương (2018) về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH TNT – Vietrans Express Worldwide đã áp dụng phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, sử dụng thống kê, phân tích, so sánh và tổng hợp để đánh giá thực trạng dịch vụ Tác giả cũng đề xuất một số giải pháp cho từng bộ phận trong công ty nhằm hoàn thiện dịch vụ Tuy nhiên, luận văn chưa đề cập đến giải pháp cải thiện cơ sở vật chất, một yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận.
Luận văn của Nguyễn Kim Anh (2020) về "Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH PTV Logistics" đã phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện thủ tục hải quan, nâng cao hiệu quả vận chuyển và chuẩn bị chứng từ.
6 nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty
Luận văn của Trần Thị Phương Thảo (2021) đã phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam thông qua các phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu Nghiên cứu này đánh giá thành công và hạn chế của quy trình, đồng thời chỉ ra các nhân tố tác động Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp cải thiện liên quan đến từng khâu trong quy trình, bao gồm trang thiết bị, phương tiện và nhân lực.
Luận văn của Hoàng Thu Hà (2022) về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Dịch vụ quốc tế CTX đã chỉ ra 5 bước quan trọng trong quy trình này Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, cùng với các phương pháp thống kê, phân tích, so sánh và tổng hợp để đánh giá quy trình giao hàng Từ kết quả phân tích, tác giả đề xuất các giải pháp và định hướng nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu, liên quan đến sự hỗ trợ từ Nhà nước, các ban ngành và doanh nghiệp.
Luận văn của Nguyễn Mai Loan (2024) về "Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không" tại Công ty Cổ phần Dịch vụ & TM Quốc tế Nam Logistics đã trình bày quy trình gồm 8 bước Từ đó, tác giả phân tích và đánh giá quy trình hiện tại, đề xuất 6 giải pháp cụ thể nhằm cải thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, qua đó thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.
Các nghiên cứu đã đạt được những thành tựu nhất định trong việc khái quát hóa hệ thống lý luận về giao nhận hàng hóa trong lĩnh vực Logistics tại các doanh nghiệp và tổ chức Chúng cũng đã phân tích thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận, quy trình giao nhận hàng hóa, nhận diện yếu điểm và đề xuất giải pháp nâng cao quy trình Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu cụ thể nào về Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS Hơn nữa, các giải pháp được đề xuất trong các nghiên cứu hiện tại cần được xem xét và điều chỉnh để phù hợp hơn với thực tiễn của công ty này.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS hiện còn nhiều vấn đề lý thuyết, chưa giải quyết triệt để Để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh, em đã đề xuất đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không” nhằm phân tích và đưa ra giải pháp cụ thể Đề tài này có tính mới và cấp thiết, tiếp cận trực tiếp các vấn đề tồn tại trong quy trình của công ty, một lĩnh vực chưa được nghiên cứu trước đây.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát thực tế, phỏng vấn khách hàng và cán bộ nhân viên công ty, nhằm đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Các phòng liên quan như Thông quan – Xuất nhập khẩu, Vận hành và Kinh doanh đã cung cấp thông tin quan trọng về hoạt động giao hàng và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này Kết quả ban đầu giúp làm rõ các khía cạnh của dịch vụ giao hàng xuất khẩu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty CP TM & DV Chuyển phát nhanh quốc tế PCS bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2021.
- Nguồn dữ liệu khác như website của công ty và các bài viết có liên quan được đăng trên Internet, báo, tạp chí
Thư viện Trường Đại học Thương mại cung cấp dữ liệu phong phú, bao gồm các luận văn chuyên đề liên quan đến giao nhận vận tải, với trọng tâm đặc biệt vào giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không.
Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng để thu thập và phân loại thông tin nhằm đánh giá tổng quát về đối tượng nghiên cứu Trong khóa luận này, phương pháp này được áp dụng để phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS, dựa trên dữ liệu thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2021 đến nửa đầu năm 2024.
Phương pháp phân tích là quá trình tư duy nhằm nghiên cứu và so sánh mối quan hệ giữa các dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS Qua đó, phương pháp này giúp đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đồng thời xác định tính hợp lý của các dữ liệu liên quan.
Phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích và so sánh quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS Qua đó, bài viết đưa ra nhận xét và đánh giá thực trạng hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm các phần như lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, biểu đồ, từ viết tắt và tài liệu tham khảo, với kết cấu chính được chia thành 4 chương.
Chương 1: Tổng quan về hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp
Chương 2: Cở sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS
Chương 4 trình bày định hướng phát triển và các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS Các giải pháp này bao gồm cải tiến quy trình logistics, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để tối ưu hóa hiệu suất giao hàng Mục tiêu cuối cùng là nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường quốc tế.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Tổng quan về hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
a Xuất khẩu bằng đường hàng không
Với sự hội nhập kinh tế toàn cầu, hoạt động thương mại quốc tế trở thành yếu tố thiết yếu cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Trong bối cảnh hiện đại, mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều có liên quan đến thương mại quốc tế, trong đó xuất nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Xuất khẩu là hoạt động kinh doanh quốc tế, diễn ra thông qua việc trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá, với tiền tệ làm phương tiện trung gian Đây không chỉ là giao dịch mua bán riêng lẻ mà là một hệ thống quan hệ thương mại trong nền kinh tế, bao gồm cả tổ chức nội địa và quốc tế Hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp bao gồm việc sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ từ trong nước để đáp ứng nhu cầu của thị trường nước ngoài, nhằm mang lại lợi nhuận Theo Điều 28 Luật Thương Mại số 36/2005/QH1, xuất khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào các khu vực đặc biệt trong lãnh thổ Việt Nam được công nhận là khu vực hải quan theo quy định của pháp luật.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là quá trình chuyển hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào các khu vực đặc biệt được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
12 b Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Trong hoạt động xuất khẩu, giao nhận đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành công của việc xuất khẩu hàng hóa Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) là yếu tố then chốt trong quy trình này.
Dịch vụ logistics bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 của Luật Thương mại Việt Nam năm 1997, "dịch vụ giao nhận hàng hóa" được định nghĩa rõ ràng, nhấn mạnh vai trò quan trọng của dịch vụ này trong hoạt động thương mại.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một hoạt động thương mại, trong đó đơn vị cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Dịch vụ logistics, theo Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, được định nghĩa là hoạt động thương mại mà trong đó thương nhân thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, và các dịch vụ liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao Hai khái niệm này về bản chất nghiệp vụ là tương đương nhau.
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là quá trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm chuyển hàng hóa từ quốc gia của người gửi đến quốc gia của người nhận.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa qua không gian, từ việc gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói cho đến giao hàng đến tay người nhận Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các tư vấn liên quan đến quy trình vận chuyển và các vấn đề hải quan.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không thường được thực hiện bởi các đại lý hàng hóa, người giao nhận hàng không, và các công ty cung cấp dịch vụ quốc tế Phương tiện chính để vận chuyển hàng hóa là máy bay, và người thực hiện dịch vụ có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, hoặc bất kỳ cá nhân nào khác Việc thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa cũng là những bước quan trọng trong quá trình này.
2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không là một hình thức dịch vụ thuộc lĩnh vực giao nhận hàng hóa, mang trong mình những đặc điểm chung của dịch vụ và những nét riêng biệt.
Quá trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, mang tính vô hình vì không tạo ra sản phẩm vật chất mà chỉ thay đổi vị trí của hàng hóa trong không gian Sản phẩm của quá trình này không thể nhìn thấy hay đo lường một cách cụ thể, mà chỉ có thể cảm nhận chất lượng và đánh giá dịch vụ qua các yếu tố như thời gian giao nhận, lịch trình, độ an toàn, quy cách và thủ tục chứng từ.
Tính không thể tách rời trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không thể hiện qua quá trình cung ứng và tiêu thụ diễn ra đồng thời Người cung ứng dịch vụ và người tiêu dùng bắt đầu và kết thúc quá trình này cùng lúc, tạo ra sự liên kết chặt chẽ Một đặc điểm quan trọng khác là tính không thể lưu trữ của dịch vụ; nhà cung ứng không thể lưu trữ dịch vụ mà chỉ có thể lưu trữ khả năng cung ứng dịch vụ, điều này ảnh hưởng đến cách thức vận hành và quản lý dịch vụ trong ngành hàng không.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, chịu ảnh hưởng lớn từ nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định của người chuyên chở, pháp luật và các thể chế chính phủ ở quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu và quốc gia thứ ba.
Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 1 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
2.3.1 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố vĩ mô và vi mô, có thể ảnh hưởng đáng kể đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
2.3.1.1 Các yếu tố vĩ mô
Hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia và chịu ảnh hưởng bởi các thay đổi trong môi trường pháp luật Sự ban hành hoặc phê duyệt các thông tư, nghị định của Chính phủ, cũng như việc thông qua các Công ước quốc tế có thể tác động đến hoạt động giao hàng Do đó, người giao nhận cần nắm vững và cập nhật liên tục thông tin về luật pháp quốc tế và luật pháp từng quốc gia để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
2.3.1.1.2 Môi trường chính trị, xã hội
Biến động chính trị và xã hội tại các quốc gia liên quan đến hoạt động giao nhận có thể dẫn đến chậm trễ trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, thay đổi lộ trình bay hoặc thậm chí hủy bỏ chuyến bay Những yếu tố này tạo cơ sở cho việc xác định các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách nhiệm cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Môi trường kinh tế ổn định và phát triển là yếu tố quan trọng thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế diễn ra thuận lợi và ít biến động Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế không chỉ phục vụ cho sản xuất kinh doanh mà còn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng Khi nền kinh tế tăng trưởng, quy mô sản xuất mở rộng và nhu cầu tiêu dùng tăng cao, dẫn đến khối lượng hàng hóa cần vận chuyển gia tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Ngược lại, một nền kinh tế trì trệ sẽ kìm hãm sự phát triển của hoạt động giao nhận vận tải, bao gồm cả giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
Thời tiết có ảnh hưởng lớn đến giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Điều kiện thời tiết thuận lợi giúp vận chuyển và giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng Ngược lại, thiên tai, bão lũ và sương mù có thể cản trở quá trình này, dẫn đến việc sân bay đóng cửa và máy bay không thể cất cánh Những yếu tố này cũng là cơ sở để xác định trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
Hạ tầng logistics đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả giao hàng, nhưng tại Việt Nam, cơ sở hạ tầng giao thông hàng không chưa phát triển như Singapore, Trung Quốc hay Hàn Quốc Hệ thống tuyến đường bay còn hạn chế và hạ tầng sân bay không đáp ứng đủ nhu cầu xuất nhập khẩu, dẫn đến tình trạng ùn tắc hàng hóa thường xuyên, đặc biệt vào mùa cao điểm Các trung tâm logistics phân bổ manh mún và hệ thống máy móc trang thiết bị còn thô sơ, chưa phát huy hiệu quả Hơn nữa, hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ logistics chưa được cải tiến kịp thời, gây khó khăn trong quá trình giao hàng xuất khẩu và làm chậm thời gian giao hàng của doanh nghiệp.
2.3.1.2 Các yếu tố vi mô
Trong những năm gần đây, sự gia tăng số lượng doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận đã tạo ra áp lực cạnh tranh mạnh mẽ Các doanh nghiệp trong nước với nguồn vốn hạn chế đối mặt với thách thức về số lượng và phương thức kinh doanh, trong khi doanh nghiệp nước ngoài lại chiếm ưu thế về quy mô và chuyên nghiệp, đặc biệt là trong công nghệ thông tin và khả năng kết nối Để nâng cao sức cạnh tranh, các doanh nghiệp cần cải thiện và nâng cao chất lượng quy trình giao hàng xuất khẩu.
Khách hàng đóng vai trò quyết định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Khi nhu cầu sử dụng dịch vụ này tăng lên, các doanh nghiệp giao nhận hàng xuất nhập khẩu phát triển mạnh mẽ Tuy nhiên, khi số lượng doanh nghiệp giảm, sự cạnh tranh giữa các công ty cung cấp dịch vụ này gia tăng, gây khó khăn cho sự tồn tại của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, các doanh nghiệp giao nhận luôn nỗ lực mở rộng danh mục khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu.
2.3.1.2.3 Số lượng nhà cung ứng dịch vụ
Sự gia tăng số lượng nhà cung ứng dịch vụ hàng không và quy mô dịch vụ lớn mang lại nhiều lựa chọn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa, từ đó làm cho hoạt động giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không trở nên thuận tiện hơn Tuy nhiên, điều này cũng dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt hơn giữa các doanh nghiệp trong thị trường giao nhận.
2.3.2 Nhân tố bên trong doanh nghiệp
Các nhân tố nội bộ trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không.
Nhân lực là nguồn lực quan trọng, quyết định đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường Tất cả các khâu trong quá trình giao nhận đều cần sự tham gia của con người, làm cho nhân lực trở thành yếu tố then chốt Trình độ chuyên môn cao, khả năng ngoại ngữ, hiểu biết về luật pháp, cùng với sự linh hoạt và nhạy bén là những yêu cầu cần thiết cho nhân lực trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, đặc biệt trong môi trường quốc tế.
Quản lý là quá trình tổ chức và điều phối các nguồn lực trong doanh nghiệp để thực hiện công việc một cách hiệu quả Doanh nghiệp có cơ chế quản lý tốt sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động xuất khẩu hàng hóa, từ đó tăng cường sức cạnh tranh.
Trong ngành dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, nguồn vốn đóng vai trò quan trọng vì yêu cầu cao về cơ sở hạ tầng và công nghệ hiện đại Nguồn vốn không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng và giá thành dịch vụ mà còn được sử dụng cho các hoạt động như ứng trước tiền lưu kho, lưu bãi và thủ tục hải quan Thiếu vốn hoặc nguồn vốn yếu có thể gây khó khăn trong kinh doanh, do đó doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng để sử dụng nguồn vốn hiệu quả, có thể xem xét thuê hoặc hợp tác với các doanh nghiệp khác để sở hữu máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
2.3.2.4 Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ
Hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không bao gồm nhiều khâu và diễn ra giữa các quốc gia Việc ứng dụng khoa học công nghệ trong việc kết nối thông tin giữa doanh nghiệp, khách hàng và đại lý nước ngoài là rất cần thiết Sự áp dụng này giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả, cập nhật tình trạng hàng hóa liên tục và nâng cao năng lực cạnh tranh Để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng cao, doanh nghiệp cần có cơ sở vật chất đầy đủ, bao gồm kho bãi, phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản hàng hóa, cùng với trang thiết bị và hệ thống thông tin hiện đại như mạng máy tính, viễn thông quốc tế và phần mềm quản lý.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ PCS
Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS
3.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS
3.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh PCS (PCS COURIER) chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, tập trung phục vụ các doanh nghiệp FDI tại các khu công nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa.
Sau gần 14 năm phát triển, PCS COURIER đã trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đặc biệt trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế, nhờ vào sự tin tưởng của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài Với cơ cấu quản lý hiệu quả, tài chính vững mạnh và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, công ty không ngừng mở rộng hoạt động và cung cấp dịch vụ chất lượng cao, nhanh chóng với giá cả cạnh tranh, nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Bảng 3.1 Thông tin sơ lược về doanh nghiệp
Tên công ty Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh PCS
Tên quốc tế PCS COMMERCIAL AND EXPRESS SERVICE
Logo Công ty Logo cũ Logo mới
Tên viết tắt PCS EXPRESS.,JSC
Loai hình doanh nghiệp Công ty Cổ phần ngoài nhà nước
Người đại diện Nguyễn Trung Kiên
Tầng 6, tòa nhà 25T1-N05, khu đô thị Đông Nam Trần Duy Hưng, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Vốn điều lệ theo Giấy phép ĐKKD 55 tỉ
Thời gian hoạt động (tính đến thời điểm hiện tại) 14 năm
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty PCS Courier 3.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Cuối thế kỷ XX và đầu thế kỷ XXI, nền kinh tế toàn cầu chứng kiến sự hội nhập mạnh mẽ với sự ra đời của nhiều tổ chức quốc tế và hiệp định thương mại tự do như EU, WTO, và AFTA Việt Nam gia nhập ASEAN vào tháng 7/1995 và chính thức tham gia AFTA từ 1/1/1996, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Sự ký kết các hiệp định thương mại như ACFTA, AKFTA, AJCEP, và VJEPA đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hút FDI và xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam ra thị trường quốc tế.
Vào ngày 21/10/2010, bà Lê Thị Thu cùng các cộng sự đã thành lập Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh PCS, nhận thấy tiềm năng phát triển của kinh tế hội nhập và nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Sau 14 năm hoạt động và phát triển, Công ty đã xây dựng nhiều mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với các đối tác thân thiết.
Năm 2011, công ty đã ký hợp đồng hợp tác với Công ty Asiax để mở tuyến Nhật Bản, đồng thời hợp tác với đối tác LWE Hongkong để khai thác tuyến Hongkong, và ký hợp đồng với đối tác CLE nhằm mở tuyến Singapore.
- Năm 2012: Thực hiện góp vốn liên doanh với Công Ty Chuyển Phát Nhanh NEWPOST về dịch vụ nội địa
- Năm 2013: Thực hiện ký kết hợp đồng hợp tác với đối tác Technical Noah (TNJ), mở tuyến bay Osaka Nhật Bản
- Năm 2014: Thực hiện ký kết hợp đồng với đối tác OhSung Korea, mở tuyến bay thẳng Korea
Năm 2015, PCS mở thêm chi nhánh tại Đà Nẵng, nâng cao khả năng bao phủ thị trường Việt Nam Đồng thời, PCS gia nhập tổ chức mạng lưới chuyển phát nhanh toàn cầu Skynet, khẳng định vị thế của mình trên bản đồ chuyển phát nhanh thế giới.
Từ năm 2016 đến 2017, Công ty PCS đã liên tục mở rộng dịch vụ và hệ thống, thành lập nhiều công ty và chi nhánh mới Đáng chú ý, vào ngày 22 tháng 12 năm 2016, Công ty CP Giao Nhận và Kho Vận PCS (PCS POST) đã được thành lập, cùng với Công Ty CP Vận Chuyển và Kho Vận PCS.
Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh PCS hiện đang hoạt động đa dạng trên thị trường, cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm vận chuyển, kho vận và thông quan Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
3.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty
Theo Giấy Chứng nhận đăng ký Kinh doanh và Đăng ký số thuế của Công ty
CP Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh PCS, lĩnh vực kinh doanh chính của
Công ty là Các hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải Ngoài ra, còn một số các hoạt động kinh doanh khác, cụ thể như:
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
3.1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh PCS có trụ sở chính tại Tầng 6 tòa nhà 25T1–N05, KĐT Đông Nam Trần Duy Hưng, P Trung Hòa, Q Cầu Giấy, Hà Nội, với diện tích 297m² dành cho văn phòng làm việc và giao dịch Qua quá trình thực tập tại đây, tôi sẽ nghiên cứu và báo cáo về công tác quản trị tại trụ sở chính của công ty.
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty PCS Courier
Nguồn: Báo cáo của Phòng Hành chính Nhân sự năm 2023
Công ty PCS Courier được tổ chức theo mô hình chức năng, với Chủ tịch Hội đồng quản trị là người có quyền quản lý và trách nhiệm cao nhất Dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch là Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám Đốc, tiếp theo là Phó Giám Đốc Các phòng ban chính của công ty bao gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Vận hành, và Phòng Thông quan – Xuất nhập khẩu.
Tính đến tháng 9/2024, Công ty có 81 CBCNV – LĐ, người đại diện theo pháp luật của Công ty là ông Nguyễn Trung Kiên – Tổng Giám Đốc Trong đó:
Chủ tịch Hội đồng quản trị Lê Thị Thu đóng vai trò lãnh đạo quan trọng, đảm nhận việc truyền thông và ra quyết định Bà là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty và các vấn đề bên ngoài, đồng thời chủ trì và đóng góp tích cực trong việc xây dựng các chiến lược và chính sách nhằm mang lại lợi ích cho cả công ty và nhân viên.
Là "con chim đầu đàn" dẫn dắt đội ngũ cán bộ quản lý công ty và là nguồn động lực to lớn của đội ngũ nhân viên công ty
Tổng Giám Đốc là người lãnh đạo chính, chịu trách nhiệm pháp lý cho tất cả hoạt động kinh doanh của Công ty Nhiệm vụ của Tổng Giám Đốc bao gồm tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và chiến lược đầu tư, cũng như bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty.
Phó Tổng Giám Đốc là người hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong quản lý và điều hành Công ty, chịu trách nhiệm về các hoạt động nghiệp vụ Họ nhận ủy quyền từ Giám đốc để kiểm tra hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ, và triển khai các hoạt động vận chuyển, lưu kho, thông quan của Công ty, đồng thời báo cáo trực tiếp cho Giám đốc.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức phân phối, tìm kiếm khách hàng và quản lý vận đơn, đồng thời tiếp thị và cung cấp dịch vụ của công ty Đội ngũ nghiên cứu xu hướng phát triển ngành chuyển phát nhanh để xây dựng chiến lược khai thác thị trường, từ đó lập kế hoạch bán hàng và cung cấp dịch vụ, cũng như thực hiện báo cáo doanh thu theo tháng, quý và năm Phòng còn thực hiện các hoạt động tư vấn, chăm sóc khách hàng và hậu mãi, đồng thời hỗ trợ công tác xúc tiến thương mại, marketing và quảng bá thương hiệu của công ty.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS giai đoạn 2021 –
Sơ đồ 3.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty
PCS Courier giai đoạn 2021 – 6 tháng đầu năm 2024
Nguồn: Tổng hợp từ quá trình thực tập tại Công ty PCS Courier
3.2.1 Ký hợp đồng với khách hàng
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS tập trung vào việc mở rộng khách hàng mới và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại Đội ngũ nhân viên kinh doanh của PCS Courier nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh như trang web B2B, mạng xã hội Facebook, Linkedin, và thông qua giới thiệu từ đối tác Công ty cũng sở hữu danh sách các công ty xuất nhập khẩu từ quá trình đăng ký tại các cơ quan như Cục kiểm dịch thực vật, động vật, Bộ Công thương, VCCI, và hải quan Hơn nữa, PCS thường xuyên tổ chức các chuyến đi thực tế cho nhân viên kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng.
Tại các khu công nghiệp mới, việc tìm hiểu và khai thác thông tin về nhu cầu xuất khẩu hàng hóa của các công ty là rất quan trọng Điều này giúp nắm bắt xu hướng và yêu cầu thị trường, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và phát triển xuất khẩu.
Sau khi thu thập thông tin liên hệ với khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp làm việc với họ để tìm hiểu về hàng hóa xuất khẩu, bao gồm thông tin cần thiết cho thủ tục hải quan, sắp xếp vận chuyển đặc biệt nếu cần, và thông tin sân bay để xác định khoảng cách, cước phí và thời gian vận chuyển Thông tin này sẽ được cung cấp cho bộ phận Pricing để liên hệ với đại lý hàng không phù hợp Đại lý hàng không sẽ gửi lịch trình và mức giá bao gồm cước phí và phụ phí để tiến hành đàm phán nhằm đạt được mức giá tốt nhất cho chủ hàng Nhờ vào mối quan hệ tốt với các hãng hàng không tại Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Hong Kong và Singapore, công ty luôn nhận được giá ưu đãi và cạnh tranh, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, với các điểm đến khác, giá vẫn cao và công ty PCS Courier bị đánh giá là chưa hợp lý, dẫn đến sự không hài lòng của một số khách hàng.
Hiện tại, công ty chỉ có đội xe lấy hàng ở miền Bắc và miền Nam, chưa có dịch vụ giao nhận cho khách hàng miền Trung Điều này dẫn đến việc tăng chi phí cho cả công ty và khách hàng, khi phải thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài tại các tỉnh như Nghệ An, Hà Tĩnh, Đà Nẵng, Huế Khách hàng miền Trung cũng lo ngại về chi phí vận chuyển nội địa khi sử dụng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty PCS Courier.
Bảng 3.8 Giá dịch vụ giao hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tới một số quốc gia của Công ty PCS Courier năm 2024 Đơn vị: USD/kg
Nguồn: Bộ phận Pricing PCS Courier
PCS Courier hợp tác với nhiều đại lý hàng không, giúp tìm kiếm giá cung cấp đầu vào nhanh chóng và đa dạng Chúng tôi làm việc với các hãng hàng không uy tín như Vietnam Airlines, Korean Airlines và Cathay Pacific, xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược lâu dài với các đơn vị vận chuyển hàng không lớn tại các quốc gia như Ohsung Korean.
Công ty chúng tôi, với đại lý từ các hãng vận chuyển lớn như DHL, FedEx, và UPS, cam kết đáp ứng mọi yêu cầu dịch vụ hàng không của khách hàng Tuy nhiên, giá dịch vụ giao hàng xuất khẩu tại các quốc gia ngoài 5 quốc gia trọng điểm vẫn chưa cạnh tranh, do mối quan hệ hợp tác với các đối tác chưa ổn định Điều này tạo ra sự chênh lệch giá lớn so với các đơn vị giao nhận khác, dẫn đến việc nhiều khách hàng tìm kiếm nhà cung cấp khác với mức giá tốt hơn Rõ ràng, bộ phận pricing của công ty cần cải thiện trong việc tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp và đại lý hàng không ở nhiều quốc gia.
Sau khi có mức giá bán phù hợp, nhân viên kinh doanh sẽ trao đổi lại với khách hàng và đi đến ký kết hợp đồng
Bảng 3.9 Số lượng hợp đồng khách hàng mới ký hợp đồng sử dụng dịch vụ lâu dài qua từng năm giai đoạn 2021 – 6 tháng đầu năm 2024 Đơn vị: Hợp đồng
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo của Phòng Kịnh doanh
Trong giai đoạn từ năm 2021 đến tháng đầu năm 2024, Công ty CP TM & DV Chuyển phát nhanh quốc tế PCS đã ký kết nhiều hợp đồng mới với khách hàng, cho thấy sự biến động đáng kể trong số lượng khách hàng mới Sự thay đổi này phản ánh nhu cầu và xu hướng hợp tác lâu dài của công ty trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế.
Năm 2020, dưới tác động của đại dịch Covid -19, lượng vốn đăng ký FDI vào Việt Nam năm 2020 cũng giảm 25% và giá trị FDI thực hiện giảm 2% so với năm
Năm 2021, dịch bệnh Covid-19 tiếp tục gây ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động sản xuất và kinh doanh, dẫn đến gần 55 nghìn doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động, tăng 18% so với năm 2020 Đồng thời, 48,1 nghìn doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ giải thể, tăng 27,8%, trong khi 16,7 nghìn doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể, trong đó có 211 doanh nghiệp có quy mô vốn trên 100 tỷ đồng, giảm 20,7% Tình hình thực hiện vốn FDI cũng giảm, gây khó khăn cho nhân viên trong việc tìm kiếm khách hàng mới Kết quả là, trong suốt năm 2021, Công ty PCS Courier chỉ ký kết được 87 hợp đồng mới.
Theo anh Nguyễn Trung Đạt, Trưởng phòng Kinh doanh Công ty PCS Courier, 87 hợp đồng mới chủ yếu đến từ các doanh nghiệp lâu năm trong ngành linh kiện điện tử và dệt may, với nguồn vốn lớn và thị trường xuất khẩu đa dạng như Huyndai và Yasuda Fashion.
Mặc dù chỉ có 52 công ty ký kết được 87 hợp đồng với khách hàng mới, nhưng đây vẫn là một thành quả đáng ghi nhận từ nỗ lực vượt khó của Phòng Kinh doanh.
Năm 2022, công ty đã ký kết 113 hợp đồng mới, tăng 29,89% so với năm 2021, cho thấy sự phục hồi tích cực sau đại dịch Sự gia tăng này không chỉ phản ánh nỗ lực tìm kiếm khách hàng của công ty mà còn nhờ vào sự phục hồi mạnh mẽ của nền kinh tế toàn cầu từ cuối năm 2021, khi các quốc gia nới lỏng biện pháp giãn cách xã hội Hoạt động sản xuất kinh doanh đã trở lại sôi động, với nhiều doanh nghiệp FDI chính thức đi vào hoạt động, dẫn đến nhu cầu xuất khẩu tăng cao.
Bước sang năm 2023, Công ty chỉ ký được 98 hợp đồng khách hàng mới, giảm 13,27% so với năm 2022, do ảnh hưởng từ cả yếu tố bên ngoài và bên trong Nền kinh tế thế giới phục hồi chậm sau đại dịch Covid-19, đối diện với nguy cơ suy thoái, khiến tổng cầu yếu và chi phí sản xuất gia tăng, dẫn đến thu hẹp hoạt động sản xuất, kinh doanh, đầu tư và thương mại Tình trạng thương mại kém hấp dẫn diễn ra rộng rãi, với nhập khẩu giảm ở các nền kinh tế lớn và đơn hàng xuất khẩu yếu, làm giảm số lượng hợp đồng ký mới Ngoài ra, nguồn vốn hạn chế và cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ chưa đủ mạnh cũng là nguyên nhân khiến Công ty không thể đầu tư mở thêm các tuyến bay thẳng đến nhiều quốc gia khác.
Mức giá dịch vụ giao hàng xuất khẩu của Công ty đang kém cạnh tranh hơn so với các đối thủ trong và ngoài nước, đặc biệt trong bối cảnh thị trường vận chuyển hàng không hạ nhiệt sau đại dịch Hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật và quản lý vận đơn của công ty thường xuyên gặp lỗi, thiếu tính năng dự đoán giá cước và thời gian vận chuyển, khiến khách hàng khó khăn trong việc kinh doanh Điều này đã dẫn đến việc số lượng hợp đồng ký mới của công ty trong năm 2023 giảm 13,27% so với năm trước.
Nhằm khắc phục những tồn tại trong hoạt động kinh doanh năm 2023, Ban Quản trị Công ty đã cải tiến hệ thống phần mềm in và quản lý vận đơn từ đầu năm 2024, giúp khách hàng chủ động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh với chức năng dự tính giá cước và thời gian vận chuyển Công ty cũng đã làm việc với nhiều Agent để giảm chi phí vận hành, từ đó hạ giá cước phí giao hàng xuất khẩu Trong 6 tháng đầu năm 2024, Công ty đã giảm giá cước phí giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại nhiều thị trường, không chỉ ở Nhật Bản, Hong Kong, Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc mà còn mở rộng sang Canada, Mỹ, Đức, và Netherlands Nhờ những nỗ lực này, Công ty đã ký 68 hợp đồng với các doanh nghiệp FDI, trở thành nhà cung cấp dịch vụ lâu dài.
3.2.2 Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa để giao hàng
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, công ty sẽ đặt chỗ với hãng hàng không phù hợp Khi hãng hàng không xác nhận, họ sẽ gửi "booking confirmation" cho công ty Sau khi nhận được xác nhận này, công ty sẽ chuyển tiếp cho khách hàng để họ chuẩn bị hàng hóa kịp thời cho việc giao hàng, vì booking confirmation sẽ cung cấp thông tin quan trọng như số MAWB, ngày bay, ngày giao hàng và kho giao hàng.
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS
4.1.1 Xu hướng phát triển của thị trường giao hàng vận tải hàng không
Xu hướng liên minh giữa các hãng hàng không đang gia tăng do nhu cầu vận tải hàng không ngày càng cao, tạo ra những thách thức mới cho các nhà cung cấp dịch vụ Để kiểm soát chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, nhiều hãng hàng không đã lựa chọn liên kết với nhau Để cạnh tranh với các hình thức vận chuyển khác, các hãng cần thực hiện giải pháp tiết kiệm nhiên liệu và áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm tối ưu hóa chi phí Các nhà không vận cũng tận dụng công nghệ để quản lý đội bay lớn hơn với ít nhân lực hơn, kết nối tại các sân bay quan trọng và tiếp tục đóng vai trò chủ chốt trong việc gom hàng và tối ưu hóa diện tích cũng như độ bao phủ.
Xu hướng tối ưu hóa lộ trình giao hàng đang trở thành mục tiêu chính của các nhà giao nhận vận tải, trung gian kho bãi và các hãng vận tải khu vực Họ đang điều chỉnh lịch trình và tối ưu hóa lộ trình để sử dụng máy bay một cách hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện các tuyến nội địa Việc áp dụng dịch vụ liên doanh cho phép thực hiện giao hàng từ cửa đến cửa một cách hiệu quả.
Xu hướng phát triển đồng thời của thị trường vận tải hàng không và trí tuệ nhân tạo (AI) trong máy bay không người lái đang ngày càng trở nên quan trọng AI và máy bay tự động là những khoản đầu tư chiến lược của các nhà sản xuất hàng đầu như Boeing và Airbus Trong lĩnh vực dịch vụ hàng không khu vực, hàng trăm giấy phép đang được phát triển cho vận tải hàng không tầm thấp, mở ra nhiều lựa chọn vận tải hàng không trong tương lai nhờ vào sự ứng dụng của trí tuệ nhân tạo.
Sự thiếu hụt lao động chất lượng cao trong lĩnh vực logistics đã trở thành một thách thức lớn, đặc biệt đối với các chuyên gia giao nhận hàng hóa và phi công Để giải quyết vấn đề này, nhiều start-ups đang đầu tư vào công nghệ robot và phần mềm nhằm tối ưu hóa quy trình vận chuyển, từ đó tìm kiếm giải pháp hiệu quả cho nguồn nhân lực trong ngành.
Xu hướng phát triển song song của thị trường vận tải hàng không và thương mại điện tử đang gia tăng mạnh mẽ, với sự thúc đẩy từ nhu cầu vận chuyển hàng hóa dễ hỏng, hóa mỹ phẩm và hàng hóa có giá trị cao Mặc dù vận tải hàng không có chi phí cao, nhưng nhu cầu cho các sản phẩm có vòng đời ngắn, như thời trang và điện tử, đang tạo ra áp lực lớn để vận chuyển nhanh chóng Các công ty thương mại điện tử lớn, đặc biệt là Amazon, đang thay đổi chuỗi cung ứng truyền thống bằng các giải pháp logistics công nghệ cao như Amazon Flex và Amazon Prime Air, nhằm giảm chi phí và tăng tính độc lập trong việc vận chuyển hàng hóa, đồng thời cung cấp dịch vụ cho các bên thứ ba trên nền tảng của mình.
Trong bối cảnh thương mại hàng hóa toàn cầu, vận chuyển đường bộ và đường biển vẫn chiếm ưu thế nhờ lợi thế về chi phí Tuy nhiên, vận chuyển hàng không đang trở thành phương thức phát triển nhanh nhất trong những năm gần đây Sự gia tăng của thương mại điện tử đã rút ngắn vòng đời sản phẩm, tạo ra nhu cầu lớn cho dịch vụ vận chuyển hàng không, mở ra nhiều cơ hội phát triển cho ngành này.
Việc áp dụng công nghệ 74 trong dịch vụ đã rút ngắn thời gian và giảm chi phí nhân công, đồng thời thúc đẩy xu hướng liên minh giữa các hãng hàng không để đáp ứng nhu cầu đặt chỗ Điều này giúp việc đặt chỗ trở nên đơn giản hơn và giao hàng được thực hiện đến mọi địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.
Ngành vận tải đang đối mặt với thách thức cạnh tranh gay gắt, đặc biệt khi các doanh nghiệp lớn ngoài ngành gia tăng sự độc lập và không còn phụ thuộc vào trung gian Điều này dẫn đến việc các doanh nghiệp dịch vụ Logistic Việt Nam, chủ yếu là nhỏ và thiếu vốn, gặp khó khăn trong việc duy trì vị thế trên sân nhà Trong khi đó, các công ty Logistic nước ngoài, mặc dù số lượng ít, lại nắm giữ tới 80% thị phần nhờ vào kinh nghiệm tổ chức kinh doanh và nguồn vốn dồi dào Họ áp dụng công nghệ tiên tiến trong xử lý hàng hóa điện tử, giúp tối ưu hóa chuỗi vận tải và giảm chi phí, tạo ra sức ép cạnh tranh lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước.
Dịch vụ vận tải hàng không đang tạo ra những thách thức mới cho các nhà cung cấp, khi nhiều chủ hàng có xu hướng liên kết để kiểm soát tốt hơn chuỗi cung ứng Điều này yêu cầu các doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ hợp tác, đặc biệt là hợp tác quốc tế, nhằm thích ứng với xu hướng mới trên thị trường.
4.1.2 Phương hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS Để hoạt động giao hàng xuất khẩu bẳng đường hàng không của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS ngày càng hiệu quả,
75 hướng đến mục tiêu đưa công ty lên sàn chứng khoán vào năm 2030, ngay từ tháng
7 năm 2024, công ty đã nhanh chóng đề ra những định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không trong giai đoạn 2025 – 2029 như sau:
Để tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, cần phát triển và hoàn thiện các bước như chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng, vận chuyển, lưu kho và kiểm tra Tất cả các công việc này phải tuân thủ nguyên tắc đã đề ra nhằm hạn chế sai sót, từ đó nâng cao hiệu quả quy trình Đồng thời, việc tìm ra nguyên nhân sai sót và khắc phục kịp thời là cần thiết để tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng xuất khẩu.
Đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị cho hoạt động giao nhận vận tải là rất quan trọng Công ty cần nâng cao cơ sở vật chất và áp dụng hệ thống thông tin hiện đại để cải thiện việc trao đổi thông tin giữa nhân viên, khách hàng và đối tác Điều này sẽ giúp các bên chủ động hơn trong công việc Hiện tại, công ty mới chỉ xây dựng đội xe lấy hàng tại miền Bắc và miền Nam, và có kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Đến năm 2029, các công ty sẽ thiết lập đội xe và kho bãi tại miền Trung nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chủ động trong hoạt động giao hàng xuất khẩu, không còn phụ thuộc vào các đơn vị giao nhận nội địa Đồng thời, họ sẽ liên tục cập nhật và áp dụng công nghệ tiên tiến, triển khai thiết bị mới để đáp ứng yêu cầu chất lượng.
Công ty sẽ tập trung vào phát triển đội ngũ quản lý và nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân lực bằng cách chú trọng vào năng lực nhân viên ngay từ khâu tuyển chọn Điều này giúp tạo ra một đội ngũ nhân lực chất lượng cao Ngoài ra, công ty sẽ tổ chức kiểm tra sát hạch trình độ hàng năm để xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó xây dựng phương hướng phát triển nguồn nhân lực Đồng thời, công ty sẽ mở thêm các khóa đào tạo cho nhân viên mới và các lớp đào tạo kỹ năng chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên lâu năm.
Vào thứ tư, công ty sẽ tập trung vào việc mở rộng tìm kiếm khách hàng mới và đa dạng hóa mối quan hệ với các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước Chúng tôi tiếp tục phát triển mạng lưới khách hàng trên toàn quốc, cũng như tại các khu vực lân cận và trên toàn cầu, nhằm đạt được sự tăng trưởng nhanh chóng.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế PCS
Thứ nhất, giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
Nhân viên cần theo dõi thường xuyên hoạt động của nhà cung cấp và đối tác để đảm bảo giao hàng kịp thời Khi phát hiện chứng từ thiếu hoặc sai sót, cần nhanh chóng liên hệ với khách hàng để bổ sung thông tin, nhằm tránh giao hàng không đúng hạn và phát sinh chi phí ngoài Việc này giúp giảm tỷ lệ giao hàng chậm của PCS, bảo vệ lợi ích của cả khách hàng và công ty.
Ban lãnh đạo công ty cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên về chứng từ hàng hóa, đặc biệt là chứng từ hàng xuất khẩu Nhân viên cần nắm rõ các loại chứng từ cần thiết cho từng mặt hàng, chẳng hạn như thiết bị y tế phải có giấy chứng nhận chất lượng an toàn, hóa chất cần bảng MSDS, hàng gỗ và pallet gỗ cần giấy chứng nhận hun trùng, và động vật sống cần chứng nhận kiểm dịch.
Hành vi sai sót trong việc kiểm tra chứng từ của nhân viên sẽ bị áp dụng các hình phạt tài chính và phi tài chính cụ thể Những biện pháp này nhằm hạn chế sai sót và tăng cường trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của họ.
Đào tạo kỹ năng quản lý công việc linh hoạt giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc Cần phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, bộ phận liên quan và bổ sung nhân viên ở bộ phận chứng từ để thực hiện kiểm tra chéo, phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời Phân chia nhiệm vụ chứng từ cho hai người hỗ trợ nhau trong việc tìm ra lỗi và thiếu sót Nếu có chi tiết nào chưa rõ, cần nhanh chóng trao đổi với khách hàng và các bên liên quan để bổ sung hoặc sửa đổi chứng từ Đồng thời, cần có bộ phận kiểm soát theo dõi và cập nhật thông tin về nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không từ cơ quan chức năng để phát hiện và xử lý kịp thời những thay đổi, đồng thời đưa ra hình phạt cụ thể nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
Thứ hai, giải pháp nhằm giảm mức giá đầu vào, tiến tới giảm giá thành dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không
Các doanh nghiệp xuất khẩu và cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế thường tìm kiếm dịch vụ của các công ty Forwarder với mức giá ưu đãi Do đó, công ty PCS Courier cần triển khai các giải pháp nhằm giảm chi phí đầu vào, từ đó hạ giá thành dịch vụ.
Giá đầu vào dịch vụ Air Freight của PCS tại các tuyến ngoài 5 quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Hong Kong, Trung Quốc và Singapore vẫn còn cao do công ty chưa có hệ thống chuyên chở riêng và phải thuê dịch vụ từ các công ty giao nhận khác Điều này dẫn đến việc chịu ảnh hưởng bởi mức giá cước cao từ các đối tác giao nhận Thiết lập mối quan hệ tốt với các đại lý hãng hàng không là rất quan trọng, giúp cải thiện quy trình luân chuyển hàng hóa và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương thảo hợp đồng dài hạn, từ đó giảm thiểu chi phí.
78 như hãng hãng không, đại lý để có thể giúp công ty hoạt động dịch vụ thuận lợi hơn trong quá trình luân chuyển hàng hóa
Chi phí thông quan hàng hóa là một phần chi phí cố định quan trọng trong doanh nghiệp Logistics, theo quy định của pháp luật Do đó, các công ty cần chú trọng nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho bộ phận chứng từ và khai báo hải quan, nhằm đảm bảo quy trình thủ tục diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí dư thừa Việc thường xuyên đào tạo nhân viên để họ có thể xử lý nhiều loại lô hàng khác nhau sẽ giúp quá trình làm hàng thuận tiện hơn, giảm chi phí phát sinh và nâng cao hiệu suất cạnh tranh của công ty so với các đối thủ.
Công ty cần tối ưu hóa chi phí quản lý bằng cách sử dụng nhân sự hợp lý, ưu tiên những nhân viên có năng suất cao và hiệu quả công việc Đồng thời, cần cắt giảm nhân sự không đạt yêu cầu để giảm chi phí đầu vào, từ đó hạ giá dịch vụ và tăng lợi nhuận.
Thứ ba, giải pháp về nguồn nhân lực
Công ty cần nâng cao năng lực khối kinh doanh và xử lý chứng từ, đồng thời có đãi ngộ phù hợp cho nhân viên có kinh nghiệm Cần kiện toàn chức năng và nhiệm vụ các phòng ban, cải thiện năng lực quản lý, và bổ sung cán bộ lãnh đạo Ngoài ra, cần nâng cao ý thức trách nhiệm và hành vi trong công việc, đặc biệt là mối quan hệ giữa các bộ phận Việc cân đối lực lượng lao động giữa khối gián tiếp và trực tiếp cũng rất quan trọng để đảm bảo năng suất lao động và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Công ty tiếp tục duy trì hoạt động tuyển dụng nhân sự qua hai hình thức chính: đăng tin trên các trang web như Top CV, LinkedIn và tuyển chọn trực tiếp tại các trường Đại học chuyên ngành xuất nhập khẩu, kinh doanh quốc tế, logistics, quản lý chuỗi cung ứng và vận tải Trong quá trình này, bên cạnh các yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kỹ năng, công ty cũng cần khảo sát khả năng của ứng viên để đảm bảo lựa chọn đúng người cho vị trí cần tuyển.
Để tìm đúng người cho các vị trí phù hợp, doanh nghiệp cần chú trọng đến 79 năng ứng xử, cách nhìn nhận cuộc sống, thái độ làm việc và nhiệt huyết của từng ứng viên, đồng thời tìm hiểu những mong muốn của họ.
Hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự là rất quan trọng đối với toàn bộ nhân viên, bao gồm việc tổ chức thường xuyên các hội thảo và khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm với công ty Để đạt được hiệu quả, công ty cần xây dựng một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng, xác định các định hướng đào tạo và nhu cầu phát triển phù hợp Việc lựa chọn nhân lực có năng lực phù hợp và đảm bảo kết quả đào tạo mang lại giá trị thực tế là yếu tố then chốt trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Hoạt động đánh giá nhân lực và khen thưởng nhân viên xuất sắc cần chú trọng hơn đến việc tạo cơ hội cho nhân viên đặt mục tiêu phát triển cá nhân và tự đánh giá quá trình làm việc Việc nhân viên tự xác định phương hướng và mục tiêu công việc sẽ tăng cường động lực làm việc và giúp họ hoàn thiện bản thân Cuối mỗi năm, công ty nên đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên, chỉ ra những thành công và thiếu sót để có những điều chỉnh phù hợp Buổi tổng kết hàng năm không chỉ là dịp để công ty khen thưởng mà còn giúp nhân viên tự đánh giá và tạo động lực phấn đấu trong công việc.
Phát triển văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để nâng cao đời sống nhân viên, khuyến khích họ tham gia các hoạt động ngoại khóa và xã hội Điều này không chỉ tăng cường động lực làm việc mà còn xây dựng mối quan hệ gắn bó giữa các nhân viên Hơn nữa, việc này giúp nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn, sẵn sàng xử lý tình huống bất ngờ và cống hiến cho công ty Từ đó, phát triển văn hóa doanh nghiệp tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Thứ tư, giải pháp về mở rộng thị trường
Công ty cần thực hiện chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn để tiếp cận khách hàng tiềm năng và mở rộng thị trường thông qua các kênh tiếp thị online như Google và Facebook, giúp tiết kiệm chi phí và tương tác nhanh chóng Triển khai thương mại điện tử sẽ giảm chi phí giao dịch và quảng bá thương hiệu hiệu quả Để đạt được điều này, công ty cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và nâng cao kỹ năng nhân viên trong việc khai thác internet và thương mại điện tử, đồng thời liên kết với các website phù hợp để quảng bá Nội dung và giao diện website cần đa dạng, hấp dẫn và dễ sử dụng, cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng Đối với khách hàng cũ, công ty nên duy trì mối quan hệ bằng cách thường xuyên liên lạc và tổ chức các buổi gặp mặt giữa lãnh đạo và khách hàng thân thiết Đối với khách hàng quốc tế, đội ngũ overseas cần tìm hiểu văn hóa và phong cách làm việc của họ để đáp ứng tốt nhất.
Thứ năm, giải pháp về nhà cung cấp