Học phần kỹ năng hành chính văn phòng chủ Đề kỹ năng quản trị hồ sơ

Vai trò của kỹ năng quản trị hồ sơ- Hỗ trợ cho việc học tập, nghiên cứu, làm việc và giải quyết các vấn đề của tổ chức hay cá nhân.. Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị hồ sơ trong cuộc

HỌC PHẦN: KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG QUẢN TRỊ HỒ SƠ

Lớp học phần: 201A3101Giảng viên: Nguyễn Minh Xuân Hương

Nhóm thực hiện: Nhóm 11 - Hồng Cánh Sen

NỘI DUNG CHÍNH CỦA CHỦ ĐỀ:

V CÔNG CỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ

VI TỔ CHỨC LƯU TRỮ HỒ SƠ

VII CÁC KĨ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

HỒ SƠ

I GIỚI THIỆU.

B Vai trò của kỹ năng quản trị hồ

sơ

C Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị hồ

sơ trong cuộc sống

cá nhân và nghề nghiệp

A Mục đích

của kỹ năng

quản trị hồ

sơ

A Mục đích của kỹ năng quản trị hồ sơ

- Giúp người quản trị hồ sơ có thể tiết kiệm không gian, thời gian và chi phí, cũng như nâng cao chất lượng và an toàn của hồ sơ

- Có thể tìm kiếm và xử lý các thông tin trong các nguồn tham khảo khác nhau liên quan đến một đề tài hay một vấn đề nào đó

Ảnh 1.1: Hình minh họa.

B Vai trò của kỹ năng quản trị hồ sơ

- Hỗ trợ cho việc học tập, nghiên cứu, làm việc và giải quyết các vấn đề của tổ chức hay cá nhân

- Kỹ năng quản trị hồ sơ giúp người quản trị hồ sơ có thể theo dõi, đánh giá và cải thiện kết quả học tập, nâng cao năng lực

và khả năng sáng tạo

Ảnh 1.2: Hình minh họa.

C Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị hồ sơ trong

cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp

- Kỹ năng quản trị hồ sơ giúp người quản trị hồ sơ có thể ghi nhận, lưu giữ và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc hoạt động của tổ chức hay cá nhân

- Giải quyết những vấn đề liên quan tới người lao động, khách hàng, đối tác hay

cơ quan nhà nước

Ảnh 1.3: Hình minh họa.

II KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ LỢI ÍCH CỦA KỸ NĂNG QUẢN TRỊ HỒ SƠ.

B Ý nghĩa của kỹ năng quản trị hồ

sơ

C Lợi ích của việc phát triển

kỹ năng quản trị hồ

A Khái niệm kỹ năng quản

trị hồ sơ:

- Quản trị hồ sơ là việc sắp xếp, thiết kế

và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong

tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

Ảnh 2.1: Hình minh họa.

B Ý nghĩa của kỹ năng

quản trị hồ sơ.

- Giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy

đủ nguồn thông tin văn bản

- Là công cụ để kiểm soát việc thi hành

quyền lực của cơ quan, doanh nghiệp

Ảnh 2.2: Hình minh họa.

C Lợi ích của việc phát triển kỹ năng quản trị hồ sơ.

- Lưu trữ hồ sơ một cách thuận tiện, giúp

tiết kiệm không gian, thời gian và chi phí

Ảnh 2.3: Hình minh họa.

- Giúp mở rộng kiến thức và kỹ năng của

người quản trị hồ sơ, hỗ trợ cho việc học

tập, nghiên cứu và làm việc

- Giúp nâng cao chất lượng và an toàn

của hồ sơ, bảo vệ được bí mật thông tin

của tổ chức hay cá nhân

III TIẾN TRÌNH QUẢN TRỊ HỒ

Hồ sơ có giá trị cao trong hoạt động của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan.

HỒ SƠ THƯỜNG

SỬ DỤNG:

Hồ sơ có giá trị thấp hoặc trung bình trong hoạt động của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan

HỒ SƠ KHÔNG CẦN THIẾT:

Hồ sơ không có giá trị hoặc đã mất giá trị trong hoạt động của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan

A Phân loại hồ sơ.

B Lên lịch lưu trữ

- Lên lịch lưu trữ là việc xác định thời

gian lưu giữ và xử lý các loại hồ sơ khác

nhau theo mục đích và giá trị của chúng

Ảnh 3.1: Hình minh họa.

- Giúp tiết kiệm không gian, chi phí và

thời gian trong việc quản lý hồ sơ

Phân loại các loại

hồ sơ theo giá trị

và tính chất

Lên lịch lưu trữ gồm các bước:

Xác định thời gian lưu giữ cho mỗi loại hồ sơ

Biên soạn và ban hành kế hoạch lưu trữ

Chi phí và hiệu quả của việc lưu

trữ

Chọn phương thức lưu trữ cần phù hợp với

các yếu tố:

Ảnh 3.2: Hình minh họa.

LƯU TRỮ THEO HÌNH THỨC GIẤY:

Là cách thức lưu trữ truyền thống, sử dụng các tài

liệu giấy như hồ sơ, tài liệu, văn bản, v.v

Chọn phương thức lưu trữ có thể dựa trên các cách thức sau:

LƯU TRỮ THEO HÌNH THỨC ĐIỆN TỬ:

Là cách thức lưu trữ hiện đại, sử dụng các thiết bị và

phần mềm điện tử như máy tính, ổ cứng, đĩa

CD/DVD, USB, v.v

LƯU TRỮ THEO HÌNH THỨC KẾT HỢP:

Là cách thức lưu trữ linh hoạt, kết hợp giữa hai hình

thức giấy và điện tử

- Hiện tại, các tiêu chuẩn, quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp/tổ chức được thực hiện theo hướng dẫn của thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Ảnh 3.3: Hình minh họa.

Bước 3:

Quét tài liệu

Thông tư gồm các bước sau:

D Lưu chuyển hồ sơ

PHƯƠNG PHÁP LƯU CHUYỂN

VĨNH VIỄN:

Lưu chuyển hồ sơ từ nơi lưu trữ

hiện tại sang nơi lưu trữ khác một

cách vĩnh viễn, không có khả năng

E Chụp vi phim / ghi vào đĩa mềm

- Chụp microfilm là phương thức lưu trữ hồ sơ bằng cách chụp ảnh các tài liệu giấy và ghi vào các cuộn phim nhỏ gọn Chụp microfilm có ưu điểm là tiết kiệm không gian, chi phí và thời gian, bảo quản được lâu bền và có tính pháp lý cao

Ảnh 3.4: Hình cuộn phim dùng để chụp vi phim.

E Chụp vi phim / ghi vào đĩa mềm

- Ghi vào đĩa mềm là phương thức lưu trữ hồ sơ bằng cách quét hoặc nhập liệu các tài liệu giấy và ghi vào các đĩa mềm như CD/DVD, USB, v.v Ghi vào đĩa mềm

có ưu điểm là tiết kiệm không gian, chi phí và thời gian, dễ dàng đọc và sao chép, có khả năng lưu trữ lớn và bảo mật cao

Ảnh 3.5: Hình đĩa mềm dùng để lưu trữ.

F Huỷ bỏ hồ sơ

- Hủy bỏ hồ sơ là việc tiêu huỷ

hoặc loại bỏ các hồ sơ không còn

giá trị hoặc đã mất giá trị trong

hoạt động của cá nhân, tổ chức

hoặc cơ quan, giúp giải phóng

không gian, chi phí và thời gian

trong việc quản lý hồ sơ

Ảnh 3.6: Hình ảnh hủy hồ sơ.

Hủy bỏ hồ sơ phải thực hiện theo phương thức phù hợp.

Ảnh 3.7: Hình minh họa.

IV HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ.

B Lưu trữ

hồ sơ theo chữ số

C Hồ sơ lưu trữ kết hợp giữa chữ và số

A Lưu trữ

theo chữ

cái

D Lưu trữ theo đề tài

E Lưu trữ theo địa danh

F Lưu trữ theo trình

tự thời gian

A Lưu trữ theo chữ cái

- Hệ thống lưu trữ hồ sơ dựa trên

thứ tự bảng chữ cái của tên, địa chỉ,

đề tài hoặc bất kỳ thông tin nào có

liên quan đến hồ sơ

Ảnh 4.1: Lưu trữ theo chữ cái.

- Có ưu điểm là dễ dàng thực hiện,

dễ dàng tra cứu và phù hợp với các

hồ sơ có số lượng ít hoặc trung bình

B Lưu trữ hồ sơ theo chữ số

- Hệ thống lưu trữ hồ sơ dựa trên thứ

C Hồ sơ lưu trữ kết hợp giữa

chữ và số.

- Hồ sơ lưu trữ kết hợp giữa chữ và số là

một phương pháp lưu trữ hồ sơ bằng cách

sử dụng các ký tự, số hoặc mã để biểu diễn

thông tin về tài liệu

Ảnh 4.3: Lưu trữ kết hợp.

- Phương pháp này thường được áp dụng

khi có nhiều loại hồ sơ khác nhau cần được

phân biệt và bảo mật

D Lưu trữ theo đề tài

- Phương pháp lưu trữ hồ sơ bằng

cách sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ

theo nội dung hoặc chủ đề của tài liệu

- Ví dụ như kế toán, kinh doanh, sản

xuất, nhân sự…

Ảnh 4.4: Lưu trữ theo đề tài.

E Lưu trữ theo địa danh.

- Phương pháp lưu trữ hồ sơ bằng cách sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ theo tên hoặc mã của các địa điểm liên quan đến tài liệu, ví dụ như nơi phát

sinh, nơi thực hiện hoặc nơi lưu giữ tài liệu

- Thường được áp dụng khi có nhiều tài liệu liên quan đến các địa điểm khác nhau, và khi cần tra cứu các tài liệu theo địa danh

F Lưu trữ theo trình tự

thời gian.

- Lưu trữ hồ sơ theo trình tự thời

gian là một cách để sắp xếp các tài

liệu trong hồ sơ theo thứ tự thời gian

phát sinh, tạo ra hoặc kết thúc

- Thường được áp dụng khi có nhiều

tài liệu cùng loại hoặc cùng đề tài, và

khi cần tra cứu các tài liệu theo thời

gian Ảnh 4.5: Lưu trữ theo trình tự thời gian.

4 Hồ sơ để

hai bên 5 Hồ sơ di động.

V CÔNG CỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ

VI TỔ CHỨC LƯU TRỮ HỒ SƠ

+ Ai chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ?

+ Ai được quyền tiếp cận với các loại

hồ sơ nào?

+ Cách phân loại, sắp xếp, lưu trữ

+ Cách ghi ký hiệu hoặc cách mã hóa

+ Thời hạn lưu trữ

+ Cách tổ chức theo dõi, ghi chép, giao trả

+ Qui ước đánh giá tình trạng hồ sơ

+ Tổ chức, hướng dẫn, tập huấn cho nhân viên

+ Định kỳ đánh giá, cải tiến hệ thống

Ai chịu trách nhiệm quản

lý lưu trữ?

- Người hoặc nhóm người có nhiệm

vụ thực hiện các hoạt động liên quan

đến việc lưu trữ hồ sơ

Ảnh 6.1: Hình minh họa.

- Người chịu trách nhiệm quản lý lưu

trữ: người quản lý, nhân viên, thư ký,

thủ kho, nhà cung cấp dịch vụ hoặc tổ

chức liên quan

Ai được quyền tiếp cận

với các loại hồ sơ?

- Người hoặc nhóm người có thể xem,

sử dụng hoặc chỉnh sửa các tài liệu

trong hồ sơ, tùy thuộc vào mức độ

bảo mật và giá trị của hồ sơ

Ảnh 6.2: Hình minh họa.

- Người được quyền tiếp cận với các

loại hồ sơ: người quản lý, nhân viên,

khách hàng, đối tác, cơ quan nhà

nước hoặc công chúng

Cách phân loại, sắp xếp,

lưu trữ:

- Cách chia các tài liệu trong hồ sơ

thành các nhóm hoặc các cấp độ theo

một tiêu chí nào đó, và đặt chúng vào

các phương tiện lưu trữ phù hợp

Ảnh 6.3: Hình minh họa.

- Cách phân loại, sắp xếp, lưu trữ có

thể theo thời gian, loại, đề tài, địa

danh hoặc mã hóa

Cách ghi ký hiệu hoặc

- Ghi ký hiệu hoặc cách mã hóa giúp

dễ dàng nhận biết và phân biệt các tài

liệu trong hồ sơ, cũng như bảo mật

thông tin của hồ sơ

Thời hạn lưu trữ:

- Khoảng thời gian mà các tài liệu

trong hồ sơ được giữ lại trước khi

được tiêu hủy hoặc chuyển sang kho

lưu trữ khác

Ảnh 6.5: Hình minh họa.

- Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào giá

trị hoạt động và giá trị lưu trữ của hồ

sơ

Cách tổ chức theo dõi,

ghi chép, giao trả:

- Cách kiểm soát việc di chuyển và sử

dụng các tài liệu trong hồ sơ bằng

cách ghi lại các thông tin

Ảnh 6.7: Hình minh họa.

- Ví dụ như: số lượng, loại, ngày

tháng, người thực hiện và kết quả của

việc tra cứu, mượn hay trả hồ sơ

Qui ước đánh giá tình

trạng hồ sơ:

- Qui ước để xác định và biểu thị mức

độ bảo quản, sử dụng và tiêu hủy của

các tài liệu trong hồ sơ

Ảnh 6.8: Hình minh họa.

- Cần rõ ràng để xác định khi nào cần

cập nhật hoặc loại bỏ hồ sơ, ví dụ như

mới, cũ, hỏng, cần bảo quản, cần tiêu

hủy…

Tổ chức, hướng dẫn, tập

huấn cho nhân viên:

- Việc cung cấp cho nhân viên các kiến

thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện

việc quản trị hồ sơ một cách đúng đắn

và hiệu quả

Ảnh 6.9: Hình minh họa hồ sơ để đứng.

- Bao gồm các hoạt động như giới

thiệu các chính sách và quy trình quản

trị hồ sơ, minh họa các ví dụ thực tế,

tổ chức các buổi thực hành hay kiểm

tra

Định kỳ đánh giá, cải tiến

hệ thống:

- Việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả và

an toàn của việc quản trị hồ sơ, đề

xuất các biện pháp để cải thiện và

nâng cao chất lượng của hệ thống

Ảnh 6.10: Hình minh họa.

- Bao gồm các hoạt động như thu

thập và phân tích dữ liệu về việc quản

trị hồ sơ, xác định các điểm mạnh và

điểm yếu

Kỹ năng 3:

Kỹ năng bảo quản

hồ sơ

Kỹ năng 4:

Kỹ năng lưu trữ hồ sơ

Kỹ năng 5:

Kỹ năng tra cứu hồ sơ

VII CÁC KĨ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ PHÁT TRIỂN KỸ

NĂNG QUẢN TRỊ HỒ SƠ

CÂU HỎI ÔN TẬP CUỐI BÀI.

Câu 1: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn

phương pháp lưu trữ hồ sơ là gì?

A Đặc điểm và số lượng hồ sơ

B Khả năng và điều kiện của không gian lưu trữ

C Mức độ an ninh và an toàn của hồ sơ

D Tất cả các phương án trên

ĐÁP ÁN: D.

Câu 2: Những ví dụ về hồ sơ có giá trị lâu dài, liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan là gì?

A Hồ sơ về hợp đồng, bảo hiểm, kế toán, tuyển dụng,

thưởng phạt, v.v

B Hồ sơ về quyết định, chỉ đạo, báo cáo, thống kê, v.v.

C Hồ sơ về thông báo, ghi chú, biên bản, biên lai, v.v.

D Hồ sơ về bản sao, hồ sơ lỗi thời, không liên quan, v.v.

ĐÁP ÁN: A.

Câu 3: Định nghĩa của hồ sơ tối cần thiết là gì?

A Hồ sơ có giá trị cao trong hoạt động của cá nhân, tổ

chức hoặc cơ quan

B Hồ sơ có giá trị thấp hoặc trung bình trong hoạt

động của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan

C Hồ sơ có giá trị lâu dài, liên quan đến quyền và nghĩa

vụ của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan

D Hồ sơ không có giá trị hoặc đã mất giá trị trong hoạt

động của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan

ĐÁP ÁN: C.

Câu 4: Lưu trữ kết hợp giữa chữ và số thường áp dụng trong

trường hợp nào?

A Khi cần phân biệt nhiều loại hồ sơ khác nhau

B Khi hồ sơ chỉ có một loại thông tin

C Khi tất cả hồ sơ đều có số lượng nhỏ

D Khi chỉ cần lưu trữ trong thời gian ngắn

ĐÁP ÁN: A.

Câu 5: Phương pháp lưu trữ nào dưới đây phù hợp với việc quản lý một lượng lớn hồ sơ có thông tin khác biệt đáng kể?

A Lưu trữ theo chữ cái

B Lưu trữ theo số

C Lưu trữ theo đề tài

D Lưu trữ theo địa danh

ĐÁP ÁN: B.