Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu UBND cấp quận thuộc thành phố Đà Nẵng

Chính vì vậy, với tư cách là công chức quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ, bản thân luôn mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé cho sự phát triển của UBND quận, đặc biệt đưa hoạt động văn t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Dung

LUẬN VĂN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

HÀ NỘI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Dung

Chuyén nganh: Quan tri van phong

Định hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DAN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYET NGHỊ

CUA HỘI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Nguyễn Liên Hương PGS.TS Đào Đức Thuận

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi là Nguyễn Thị Dung - Học viên lớp Cao học Quản trị văn phòng

khóa QH-2021-X, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại họcQuốc gia Hà Nội Tôi xin cam đoan luận văn “Chuẩn hóa quy trình quản lý

hỗ sơ, tài liệu UBND cấp quận thuộc thành phố Da Nang” là công trình

nghiên cứu do cá nhân tôi thực hiện Các số liệu trích dẫn trong luận văn dựa

trên các số liệu bảo đảm độ tin cậy, chính xác và trung thực Tôi xin chịu

hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongcông trình nghiên cứu này.

Người thực hiện

Nguyễn Thị Dung

LỜI CẢM ƠN

Đề hoàn thành luận văn “Chuẩn hóa quy trình quản lý hé sơ, tài liệuUBND cấp quận thuộc thành phố Da Nẵng” bên cạnh những nỗ lực, cố

gắng của bản thân, tôi đã được sự quan tâm, giúp đỡ hỗ trợ rất nhiệt tình của

nhiều cá nhân, đơn vị

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Liên Hương, người đã

đưa ra những định hướng và hướng dẫn cho tôi hoàn thiện luận văn này Xin

chân thành cảm ơn đến quý thầy, cô thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã truyền đạt cho tôi

những kiến thức mới về lĩnh vực Quản trị văn phòng, trang bị cho tôi nhữngkiến thức vô cùng quý báu và bé ích

Tôi cũng xin cảm ơn các đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp tôi có những tư liệu và góp ý rất nhiều khi viết luận văn này Cảm ơn gia đình -

những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ,động viên tôi rất nhiều dé tôi có thé hoàn thành luận văn nay

Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã có nhiều cô gắng nhưng vì năng lựccòn hạn chế nên bài luận văn sẽ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.Tôi kính mong nhận được ý kiến đóng góp từ Hội đồng và quý thay, cô déluận văn được hoàn thiện hơn trong thời gian sớm nhất

Tôi xin trân trọng cảm ơn./.

Người thực hiện

Nguyễn Thị Dung

2 Mục tiêu của đỀ tài - - St SE E1 E1 1111111111111 111111111 rre 5

3 Nhiệm vụ của để tài -cscccttrhht HH de 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 2 s+s+zx+zx+zxz+xezrezrxee 6

5 Lich sử nghiên cứu vấn đỀ - + 2 s++s++x+£ke£EeEE2EE2EEEEkerkerkerrrrex 6

6 Phương pháp nghiÊn CỨU - -. - + 3113111 E9 vn rreg 7

7 Đóng góp của luận VĂT - - + + kg ng ngư 8

8 Kết cấu của luận văn + + ©k+SSk‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEETEEEETEEEkrkerkerrree 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VA CƠ SỞ PHÁP LÝ VE CHUAN HÓA

QUY TRINH QUAN LÝ HO SƠ, TÀI LIỆU . -°-5c-s<5 101.1 Các khái niệm liên quan <5 c3 + 3+ E + EE#vEE+seEseereeerseerereee 10

1.1.1 Khải niệm “quy trình quản lý hồ sơ tài liệu ”` -cs¿ 10

1.1.2 Khái niệm “chuẩn hóa quy trình quản by hô sơ, tài liệu ” 141.1.3 Mục tiêu, yêu cầu của việc chuẩn hóa quy trình quản lý

NO 5182 RE SE 17

1.2 Nội dung của chuẩn hoá quy trình quản lý hồ so, tai liệu 20

1.2.1 Quản triệt và triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo,

hướng dẫn của Nhà HƯÓC 55-555 S5£+EE‡EEEEEEEEEEEEEEEEE1211211211 111121 xe 26

1.2.2 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫnquản lý hô sơ, tài liệu CUA CƠ QHđH - 5-52-5252 ScSE‡EE‡EEEEEESEEEEEEEEEerkerkersses 29

1.2.3 Xây dựng các quy trình nghiỆP VỊ - «5S seeeseeess 34

1.2.4 Tổ chức kiểm tra, tổng kết đánh giá việc thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ, xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật 36

1.3 Vai trị của việc quản lý hơ sơ, tài liệu của cơ quan ‹<- 361.4 Cơ sở pháp lý của chuẩn hố quy trình quản lý hỗ sơ, tài liệu 38

1.4.1 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà HưỚC 5s: 381.4.2 Các văn bản chỉ dao, hướng dẫn của thành phố Đà Nẵng 4]

Tid ket CHONG 0000 N nh aaaậạ , 43 Chương 2 THUC TRANG QUAN LY HO SƠ, TÀI LIEU

TẠI UBND CAP QUAN TREN DIA BAN THÀNH PHO ĐÀ NANG 45

2.1 Giới thiệu khái quát về các quận trên địa ban thành phố Da Nang 452.2 Thực trạng việc thực hiện Quy trình quản lý hồ sơ tải liệu tại UBND

các quận trên địa bàn thành phố Da Nẵng ¿2-2 2 2+£+x+£xzzszzz 46

2.2.1 Vẻ việc pho biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước

và tại thành phố Đà NGNG seccecsessessessssssessessessessessessssssessessessessessesssessesseeseeseess 46

2.2.2 Về cơng tác xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn quản lý hơ sơ, tài liệu UBND các quận -. ©52©525csc5s2 49

2.2.3 Kết quả thực hiện các quy trình liên quan đến quản lý hơ sơ,

tài lIỆM CUA CÁC MẬN - G < E01E91011 8188919 ngư 56

2.2.4 Thực trạng tổ chức kiểm tra, tổng kết đánh gid việc thực hiện

các quy định, quy trình nghiép VỤ - c ccSccE+kESeEkeeerseerseerereeere 652.3 Dam bao co sé vat chat phuc vu bao quan hồ sơ, tài liệu tại các quận 702.4 Đánh giá cơng tác quản lý hé sơ tài liệu tại UBND các quận trên

địa ban thành phĨ 2-2-2 6 £+E£SE£EE+EE2EEEEEEEEEEEEE2E21711111212 1212 xeE 72

Q.4.1 UU Gite Ni 72 2.4.2 Hạn chế, tON tdi cecscsccessesssesssessesssesssssessssssecsusssessusssesssecsesssessessseesess 73 TIỂU Ket CNUONG 2 casessessssssssvessessessessessssssessessessssssssssssssssssessessesssssssssssessssssesees 75

Chương 3 ĐÈ XUẤT CAC GIẢI PHÁP NHAM CHUAN HĨA

QUY TRÌNH QUAN LÝ HO SƠ, TÀI LIEU TẠI UBND CAP QUAN 76

3.1 Nhĩm giải pháp chuẩn hĩa - ¿- ¿2 s+S£+E£+E£EE+EE+EE£EEzEerEerxerszex 76

3.1.1 Tổ chức biên soạn và hồn thiện một số quy trình nghiệp vụ 76

3.1.2 Nâng cao trách nhiệm cua lãnh đạo cơ quan và cua can bộ l12/1<06/1728⁄/12/859/177S0000n0n887886 78

3.1.3 Kiểm tra, đánh giá và cải tiễn việc thực hiện các quy trình

về quản lý NO sơ, tài HIỆM + 25+ SE+SE+EE+ESEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrkeo 80

3.2 Nhóm giải pháp thực hiỆn - c6 E3 E9 1119 ESESkeekrsrreree 82

3.2.1 Đa dạng các hình thức phổ biến và hướng dan thực hiện/34/12⁄17EPPPP7P7ẼAẼẼA ¬¬¬ăăăăăăăă 82

3.2.2 Xây dựng, bồ sung chế độ đãi ngộ cho người làm công tác

VĂN the TCU ÍƑÍỸ HH Tu TH TH HH gà 84

3.2.3 Tiếp tục dau tư và sử dụng hiệu quả kinh phí cho công tácQuan Wy NO SO ti N!!2I RE 85

3.2.4 Day mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tac quan ly

hồ sơ tài liỆU -cScc ĐT hHHEHHHHHHHHHH H g đó

3.2.5 Tăng cường sự phối hợp, tham gia giữa các cá nhân, tổ chức trong đơn vị vé việc quản ly hồ sơ, tài liệu tại don vị mình s-: 67 TiỂM Ket CHUONG Ở - 22c se SeEteEkeEkEEEEEEEEEEEkEEkEkrrrrrrrerrerreerree 88 KET LUAN 0077 90 TÀI LIEU THAM KHẢO 2-5 5£ se s£ssss£ssessessesseeserssesee 92

PHỤ LỤC

quan trọng nhất tại Văn phòng đó là tô chức thực hiện công tác văn thư lưu

trữ, trong đó việc quản lý hồ sơ, tài liệu là đóng vai trò quan trọng và chiếm

khối lượng công việc tương đối lớn trong mỗi cơ quan, tổ chức

Chính vì vậy, trong hoạt động của tất cả các cơ quan từ nhà nước đến

các doanh nghiệp tư nhân đều hình thành văn ban tài liệu, hình thành hé sơ số

sách liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan Công tác văn thư lưu trữ

chắc chắn ở mỗi cơ quan đều có, không quy mô lớn thì nhỏ, không thành lập

thành các phòng, ban, bộ phận thì có cá nhân sẽ kiêm nhiệm công tác này.Việc quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ

quan tô chức có vai trò rất quan trọng, là bằng chứng chứng minh những việc

đã làm, những thành tích, kết quả hoạt động của cơ quan trong nhiều giai

đoạn khác nhau.

Hiện nay, có nhiều phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu, trong đó mộttrong những phương pháp đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn hóa quy trìnhthực hiện, để thực hiện quản lý hiệu quả hồ sơ, tài liệu của cơ quan Hiện nay,tại UBND các quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đã quan tâm đến vấn đề

quản lý hồ sơ, tài liệu nhưng chưa ban hành một số quy trình liên quan, hoặc

đã ban hành nhưng thực hiện chưa hiệu quả nên vấn đề quản lý hồ sơ tài liệutại đây vân còn tôn tại một sô hạn chê nhât định.

Khi tiến hành khảo sát van đề trên tại UBND cấp quận trên địa bảnthành phố Da Nẵng, tôi nhận thấy mặc dù đã được quan tâm và có nhiều biệnpháp thiết thực, hiệu quả, áp dụng được vào thực tế công việc nhưng vấn đề

về chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại đây vẫn còn tồn tại một số

hạn chế cần khắc phục Chính vì vậy, với tư cách là công chức quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ, bản thân luôn mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé cho sự phát triển của UBND quận, đặc biệt đưa hoạt động văn thư lưu trữ tại đây được vào nền nếp, tạo sự thống nhất góp phần nâng cao hiệu quả, chất

lượng công việc, tôi quyết định chọn vẫn đề “Chuẩn hóa quy trình quản lý

hồ sơ, tài liệu UBND cấp quận thuộc thành phố Da Nẵng” làm đề tài luậnvăn thạc sĩ của mình.

2 Mục tiêu của đề tài

Thông qua việc nghiên cứu lý luận và phân tích, đánh giá thực trạng

quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND quận, đề xuất các giải pháp nhằm chuẩn hóa

quy trình quan lý hồ so, tài liệu tai UBND cấp quận thuộc thành phố Da Nang

3 Nhiệm vụ của đề tài

Đề hoàn thành những mục đích trên, dé tài có các nhiệm vụ chính sau:

Một là, nghiên cứu về những cơ sở lý luận, lý thuyết và các quy địnhpháp luật về quản lý hồ sơ, tải liệu; về quy trình và thực hiện việc chuẩn hóaquy trình quan lý hồ so, tài liệu hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức

Hai là, khảo sát, đánh giá việc thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu

tại UBND cấp quận của thành phố Đà Nẵng; kết quả thực hiện quy trình quản

lý hồ sơ, tài liệu tại các quận trên địa bàn thành phố; đưa ra một trường hợp cụ thé tại một quận của thành phố Đà Nang; chỉ những hạn chế và sự cần thiết

phải chuẩn hóa bộ quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu của UBND cấp quận

Ba là, nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm từng bước chuẩn hóa quytrình quản lý hồ sơ, tài liệu phù hợp với hoạt động của UBND cấp quận củathành phố Đà Nẵng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận thuộc thành phố

Đà Nẵng

4.2 Pham vi nghiền cứu

* Vé nội dung: Nghiên cứu quy trình va chuẩn hoá quy trình quản lý hồ

sơ, tài liệu hình thành từ hoạt động của UBND cấp quận; luận văn tập trung

nghiên cứu các nội dung liên quan đến quản lý hồ sơ, tài liệu giấy.

* Vé không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu các nội dung tạiUBND cấp quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

* Vẻ thời gian: Luận văn khảo sát việc thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệutại UBND cấp quận trong thời gian 05 năm trở lại đây (từ năm 2018-2022)

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Van dé quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, ý nghĩa quan trong trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, do vậy đã có nhiều đề tải nghiên cứu về công

tác này dưới góc độ hành chính công, lưu trữ và quản trị văn phòng.

Một trong số đó là cuỗn “Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu

trữ đối với cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Thị Hà - Nguyễn Văn Hậu

do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2014;

Cùng với đó, bài viết trên các tạp chí khoa học có liên quan trực tiếpđến nội dung của luận văn như: Bài viết “Bàn về hồ sơ hành chính và tiêuchuẩn hóa hồ sơ hành chính” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 04/2003); Bài

viết “Chuan hóa công tác văn thư lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam” (Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 4/2018) của tác giả Phùng Thị

Phương Liên; Bài viết “Quan điểm về quản lý, quản trị, quản trị văn phòng”,

tham luận của TS Nguyễn Mạnh Cường (Trưởng khoa QTVP Trường DH

Nội vụ Hà Nội) tại Tọa đàm khoa học do Trường Đại học Khoa học xã hội vàNhân văn - ĐHQG Hà Nội tô chức ngày 29/5/2022

Một số luận văn thạc sĩ viết về đề tài liên quan đến công tác chuẩn hóa,quản lý hồ sơ tài liệu như:

- Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinhviên - Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Nguyễn Phương Anh, bảo vệ tại

Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2021 Luận văn này phân

tích thực trạng việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, những giải pháp giúp thựchiện hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên

- Luận văn “Tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Dịch vụ việc

làm tỉnh Bình Dương” của tác giả Bùi Thị Hạnh, bảo vệ tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2021 Luận văn đưa ra những lý luận vàpháp lý về tổ chức quan lý hồ so, tài liệu Từ đó, khảo sát về thực trạng việcquản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương; từthực trạng đưa ra những nhận xét, đánh giá, biện pháp giúp thực hiện tốt quản

lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan

- Luận văn “Quản lý hồ sơ, tài liệu của Học viện Chính trị CAND” của

học viên Dinh Thị Dung, bảo vệ năm 2022 tại Trường Dai học Nội vụ Hà

Nội Luận văn đã nghiên cứu, khảo sát, phân tích thực trạng quản lý hồ sơ, tài

liệu của Học viện Chính trị công an nhân dân, từ đó đề xuất các giải phápnhằm nâng cao chất lượng quản lý như: xây dựng danh mục hồ sơ, lập quytrình hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Cũng theo khảo sát của tôi, cho đến hiện nay, tại UBND các quận trên

địa ban thành phố Đà Nẵng chưa có luận văn thạc sĩ nào nghiên cứu về chuan

hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, vì vậy đề tài hoàn toàn không có sự trùnglặp với bất cứ công trình nghiên cứu nào từ trước

6 Phương pháp nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp khảo sát: Sử dụng phương pháp này dé nắm bắt và thuthập thông tin, dữ liệu về tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận

- Phương pháp thống kê: Được sử dụng trong quá trình thu thập thôngtin, thống kê, hệ thống hóa các số liệu liên quan đến việc đánh giá, xếp loại,thực hiện các bộ chỉ số về quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận, thànhphố Đà Nẵng

- Phương pháp so sánh: Dựa vào các số liệu đã thống kê được thì so

sánh chất lượng qua các năm, việc khắc phục những nhược điểm và phát huy

các ưu điểm tại UBND cấp quận; so sánh với các quận trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa vào kết quả đánh giá xếploại hang năm thực hiện phân tích thông tin, dữ liệu nhằm đưa ra được nhữngnhận xét, đánh giá khoa học và khách quan; tổng hợp các kết quả đã phântích, để xây dựng một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dong thờichuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận

7 Đóng góp của luận văn

- Y nghia khoa hoc

Luận văn góp phan khang định sự cần thiết và xác định các biện phápthực hiện chuẩn hóa quy trình quản lý hồ so, tài liệu tại UBND cấp quận

- Ý nghĩa thực tiễnKết quả nghiên cứu của luận văn có thể được coi là một trong những cơ

sở dé xây dựng quy trình quản lý hé so, tài liệu chuẩn tại UBND cấp quận

8 Kết cấu của luận văn

Chương 1 Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về chuẩn hóa quy trình

quản lý hồ sơ tài liệu

Nghiên cứu về cơ sở lý luận và pháp lý về chuan hóa quy trình quan ly

hồ sơ, tài liệu, đó là khái niệm về hồ so, tài liệu, chuẩn hóa, chuẩn hóa quy

trình quản lý hồ sơ tài liệu; mục tiêu yêu cầu của việc chuẩn hóa; các nội dung

về chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu; cơ sở pháp lý quy định về quan

lý hồ sơ, tài liệu của nhà nước và tại thành phố Đà Nẵng Chương này sẽ là

tiền đề để chúng tôi có thể tiếp tục thực hiện việc đánh giá, nhận xét về thựctrạng tại chương 2.

Chương 2 Thực trạng quản lý hỗ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Chương này trình bày khái quát về các quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Khảo sát, đánh giá việc thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại UBND cấp quận của thành phố Đà Nẵng Khảo sát thực trạng về kết quả thực

hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại các quận trên địa bàn thành phó; đưa

ra một trường hợp cụ thể tại một quận của thành phố Đà Nẵng: chỉ những hạnchế và sự cần thiết phải chuẩn hóa bộ quy trình về quản lý hồ so, tài liệu củaUBND cấp quận

Chương 3 Đề xuất các giải pháp nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý

hé sơ, tài liệu tại UBND cấp quận

Trên cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý tại ở Chương 1 và kết quả khảo sátthực trạng tại Chương 2 chúng tôi sẽ đề xuất giải pháp nhằm từng bước chuẩnhoá quy trình quan lý hồ so, tai liệu hình thành từ hoạt động của UBND cấp

quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VE CHUAN HÓA

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÒ SƠ, TÀI LIỆU

1.1 Các khái niệm liên quan

1.1.1 Khát niệm “quy trình quan lý hỗ sơ tài liệu ”

1.1.1.1 Thuật ngữ “tài liệu ”

Có nhiều định nghĩa khác nhau về “tài liệu” Song, trong phạm vi của

đề tài, tác giả định nghĩa “tài liệu” theo Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ năm

2011 như sau: “Tai liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tô chức, cá nhân Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽthiết kế, bản dé, công trình nghiên cứu, số sách, biểu thống kê; âm bản, dươngban phim, anh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thảo

tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu

viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác [11].

Tài liệu, theo cách hiểu của ISO, là loại văn bản pháp quy hoặc có tính

pháp quy, dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, tô chức

Như vậy, văn bản, bản vẽ, hình ảnh, cuốn phim, số sách đều được xem

là các dang tài liệu hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức,

những vật mang tin được xem là tài liệu Mỗi cơ quan sẽ phát sinh hình thành

các loại hình tài liệu khác nhau, mỗi tài liệu có tính chất, nội dung khác nhau

1.1.1.2 Thuật ngữ “hỗ sơ”

Trong phạm vi cua đề tài, khái niệm của hồ sơ được hiểu theo địnhnghĩa tại Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 thì “H6 sơ là một tập tài

liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể

hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cua cơ quan, tô chức, cá nhân” [11].

10

Theo Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên (2013), hồ sơ đượchiểu là “tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về một người, một sự việc haymột vấn đề” [9, tr609].

Khoản 14, Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày ngày

05 tháng 3 năm 2020 định nghĩa: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tai liệu cóliên quan với nhau về một van đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cóđặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcthuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vu của cơ quan, tô chức, cá nhân” [3]

Như vậy, hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, làsản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc, căn cứ vào chức năng,nhiệm vụ được giao của mỗi cơ quan, tô chức, cá nhân thực hiện lập hồ sơ

tương ứng.

Hiện nay, hồ sơ được phân loại thành các loại phố biến như sau: hồ sơ

công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chuyên nganh Hồ sơ công việc: là sau khi giải quyết một công việc, tập hợp tất cả các văn bản liên quan đến công việc đó, tạo lập thành một hồ sơ hoàn chỉnh, thể hiện đầy đủ các tiễn

trình xử lý công việc, tài liệu hình thành trong quá trình xử lý công việc Hỗ

sơ nguyên tắc: là những văn bản quy phạm pháp luật, là tập hợp những vănbản quy định, những căn cứ pháp lý để giải quyết công việc, tham mưu banhành các văn ban của cơ quan và những hồ sơ này có thé được loại hủy saukhi văn bản hết hiệu lực Hồ sơ nhân sự là những văn bản liên quan đến một

cá nhân như hồ sơ gốc của ông Nguyễn Văn A, của ông Nguyễn Văn B Tại tập hồ sơ sẽ tập hợp tất cả các văn bản liên quan đến cá nhân ông A, B như quyết định nâng lương: lý lịch, các văn bằng chứng chỉ các văn bằng, giấy

tờ liên quan đến cá nhân đó từ lúc công tác đến lúc chuyên công tác, nghĩ

hưu, thôi việc Hồ sơ chuyên ngành là hồ sơ điều tra các vụ án của cơ quancông an, hồ sơ truy t6 của Viện Kiểm sát nhân dân, hồ sơ bệnh án của các

bệnh viện.

11

Hiện nay, một hình thức hồ sơ đang được quan tâm và triển khai tại cácđịa phương đó là hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vàoLưu trữ điện tử cơ quan Hồ sơ điện tử sẽ là tập hợp các văn bản, tài liệu điện

tử vào hồ sơ Tuy nhiên tại phạm vi nghiên cứu của luận văn này, tác giả chỉ

dé cập đến hé sơ giấy.

Vậy, hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau, các văn bản có tính pháp lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, là những kết qua sau quá trình làm việc, những sản phẩm cũng như tiến trình giải quyết công

việc đó, là những tài liệu hình thành trong quá trình xử lý công việc, hồ sơbao hàm các tài liệu liên quan.

1.1.1.3 Quản lý hồ sơ, tài liệuTheo Giáo trình quản lý học đại cương của Học viện Hành chính quốcgia (2010): “Quản lý là một hoạt động khách quan nảy sinh khi cần có nỗ lựctập thé dé thực hiện một mục tiêu chung” [8, tr7]

Theo Giáo trình “Kỹ năng lãnh đạo, quản lý”, tài liệu bồi dưỡng của

Trường Đại học Khoa học và Xã hội nhân văn (2015) [13, tr 14] thì:

“Về học thuật, quản lý là khái niệm rộng về phạm vi và phức tạp về nội

hàm Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý, ví dụ:

Quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua những người khác”(Mary Parker Foller, 1923).

Quản lý là quá tình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công

việc của các thành viên trong tô chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu của tổ chức” (Stoner, 1995)”.

Theo Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên (2013), Quản lý là “ là

t6 chức và điều hành các hoạt động theo yêu cầu nhất định” [9; tr 1032].

Theo Giáo trình Quản lý hành chính nhà nước va quản lý ngành giáodục và đảo tạo [7, tr54] thì Quản lý được hiểu là “ Thuật ngữ được xem xét ởhai góc độ:

12

- Theo góc độ chính trị, xã hội, quản lý được hiểu là sự kết hợp giữa trithức với lao động Vận hành sự kết hợp này cần có một cơ chế quản lý phù

hợp Cơ chế đúng, hợp lý thì xã hội phát triển, ngược lại thì xã hội phát triển

chậm hoặc rối ren

- Theo góc độ hành động, quản lý được hiểu là chỉ huy, điều khiến,

thi hành”.

Quan lý là dùng dé chi các hoạt động thé hiện có ý thức của con ngườinhằm sắp xếp tô chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình

xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với

quy luật xã hội, dat được mục tiêu, xác định theo ý chí của nhà quản lý với chiphí thấp nhất Tóm lại, quản lý là hoạt động được bắt nguồn từ sự phân công,

hợp tác, có sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh để phát huy

tối đa các nguồn lực trong tô chức nhăm dat được mục tiêu dé ra, đồng thời

được tổ chức thông qua tô chức và quyền uy.

Quản lý hồ sơ, tài liệu là việc chỉ đạo, hướng dẫn các hoạt động liên

quan đến hồ sơ, tài liệu của toàn cơ quan, nhằm đạt được mục tiêu đề ra, giúp

phát huy toàn vẹn giá trị lưu trữ của tài liệu, phục vụ cho hoạt động của cả cơ

quan Quan lý hồ sơ, tài liệu là tong hợp các biện pháp của chủ thé là nhàquản lý nhăm tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của

mình theo đúng quy định pháp luật Có thê thấy, các khái niệm trên đều thống nhất quan điểm cho rằng quản lý xuất hiện do nhu cầu của con người; bắt

nguồn từ sự phân công và hợp tác, phối hợp trong lao động; quan lý chỉ xuất

hiện khi có tổ chức và tô chức là nền tảng của hoạt động quản lý; mục đích

của quản lý là chỉ huy, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh để phát huy tốt các

nguồn lực trong tổ chức nhằm dat được mục tiêu; quản lý được thực hiện thông qua tô chức và quyền uy (trong đó “tô chức” dé phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia và

“quyền uy” giúp chủ thé quản lý điều khiển, chỉ đạo, bắt buộc đối tượng bị

quản lý thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh).

13

Các yếu tố của quản lý bao gồm chủ thé quản lý, đối tượng quản lý,công cụ quản lý, mục tiêu quản lý, nguyên tắc quản lý và nội dung quản lý.

Các yếu tố này luôn có mối quan hệ và tác động qua lại lẫn nhau.

1.1.1.4 Quy trình quản by hồ sơ, tài liệu

Theo Từ điển Tiếng việt cho răng “Quy trình là trình tự phải tuân theo

dé tiến hành một công việc nao đó” [9, tr 1071]

Quy trình là trình thực (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, mộtnhiệm vụ cụ thé Quy trình có thể được ban hành và áp dụng trong nội bộ

hoặc xây dựng áp dụng theo Bộ tiêu chuẩn Iso và được một tổ chức có uy tín

đánh giá công nhận Như quy trình quản lý văn bản, quy trình bổ nhiệm

Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu là trình tự, cách thức nhằm chỉ đạo,

hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến hồ sơ, tài liệu của toan cơ

quan, nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát, hoàn thiện và thu thập đầy đủ, chính

xác hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Đó chính là tiền đề cho việc bảo quản,

bảo vệ an toàn và phát huy toàn ven giá tri lưu trữ của tai liệu, phục vụ chohoạt động của cả cơ quan, tô chức

Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu được bắt đầu từ khi tài liệu hình thành

đến khi tài liệu được đưa vào Lưu trữ dé khai thác, sử dụng hoặc xem xét tiêuhủy, nếu hết giá trị sử dụng Bao gồm các bước tô chức triển khai và các quytrình nghiệp vụ: quy trình quản lý văn bản đến; quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản đi; quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;

quy trình chỉnh lý và hệ thống tài liệu trong kho; quy trình khai thác sử dụng

tài liệu; quy trình tổ chức khoa học tài liệu trong kho; quy trình nộp lưu tài

liệu vào Lưu trữ lịch sử; quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1.1.2 Khái niệm “chuẩn hóa quy trình quản lý hé sơ, tài liệu ”

1.1.2.1 Khái niệm “chuẩn hóa”

Theo Từ điển Tiếng Việt, chuẩn hóa được hiểu là “Chuẩn là cái được chọn làm căn cứ đối chiếu, để hướng theo đó mà làm cho đúng” và “Chuan hóa là làm cho thành có chuẩn rõ ràng” [9, tr261].

14

Theo lý thuyết, chuẩn hóa được áp dung trong các cơ quan doanhnghiệp thường gồm hai mức độ: tiêu chuẩn và quy chuẩn Theo Luật Tiêuchuẩn va Quy chuan năm 2006 [10] thì:

“- Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng

làm chuẩn dé phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi

trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế xã hội nhằm nâng cao

chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.

- Quy chuẩn là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu

cầu quan ly mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đốitượng khác trong hoạt động kính tế - xã hội phải tuân thủ

Tuy nhiên cách phân biệt chuân mực thành hai loại như trên thường ápdụng cho những vấn đề có tính kỹ thuật, công nghệ Trong lĩnh vực quản lýhành chính và trong hoạt động văn phòng, do đặc thù riêng nên nhiều chuẩn

mực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn Vì vậy, hệ thống chuẩn

mực trong hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan, tô chức, danh

nghiệp chủ yêu được thê hiện quy định pháp luật và các quy phạm nội bộ như quy chế, quy định, và quy trình giải quyết công việc”.

Chuẩn hóa có thể hiểu là việc xây dựng ra những quy trình, quy định, cái

dé làm chuan dé từ đó đưa ra những biện pháp hình thức phổ biến thực hiện,sau thời gian triển khai thực hiện thì sẽ kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện,những ưu điểm cần phát huy cũng như những hạn chế cần khắc phục Từ đó,

đưa ra những biện pháp mới, điều chỉnh các quy trình, chuan mực cần thiết.

1.1.2.2 Chuẩn hóa quy trình quản ly ho sơ, tài liệu Chuẩn hoá quy trình là một trong các co ng cụ và các phưo ng pháp được áp dụng trong làm việc tinh gon Chuẩn hóa có thé được hiểu là việc đưa

ra các hoạt động, định hướng mang tính chất chung, làm chuẩn Khi đó, cácyếu tố tạo thuận lợi hay tạo giá trị cao được giữ lại Từ đó mà nâng cao đượchiệu quả của công việc, hiệu suât làm việc.

15

Chuan hoá quy trình là việc xác định quy chuẩn các tiêu chuẩn cho hoạtđộng quản lý điều hành Thông qua miêu tả chỉ tiết quy trình, các công việcphải được thực hiện theo quy trình dé đạt được chat lượng đầu ra như mongmuốn Đề hoạt động trên thực tế được thực hiện theo đúng lộ trình và mong

muốn, cần đưa ra yêu cầu, tiêu chí và các hoạt động cần thiết tiễn hành Sau

đó, cần xem xét loại bỏ những nội dung không thực sự hiệu quả Các miêu tảcòn lại chính là quy trình thực hiện đã được chuẩn hóa

Có thể nói chuẩn hóa các quy trình giúp cơ quan, tổ chức triển khai,

thực hiện các công việc, nhiệm vụ sẽ có căn cứ, cơ sở và thống nhất theonhững nguyên tắc, yêu cầu đã xác định Ví dụ theo quy định tại Nghị định30/2020/NĐ-CP quy định rất chi tiết về các nội dung liên quan đến thé thức

và kỹ thuật trình bày văn bản Vì vậy, khi cơ quan soạn thảo văn bản phải

tuân theo các quy định tại Nghị định, như lề trên, trái phải, cỡ chữ, phông chữ, rồi cách trình bày các khoản, mục, tiêu đề Khi cơ quan đã chuẩn hóa được quy trình thì các văn bản được ban hành thống nhất, đúng quy định.

Việc chuẩn hóa giúp mọi người thực hiện công việc dễ dàng hơn, theo một

quy chuẩn trong công việc Một số cơ quan thực hiện tạo các mẫu sẵn theo

từng thê loại văn bản, giúp cho người xử lý có thể vận dụng nhanh chóng vàhiệu quả.

Bên cạnh đó, chuẩn hóa công việc giúp việc kiểm tra, đánh giá kết quảlàm việc, nhiệm vụ đã hoàn thành dựa trên các chuan mực đã được thống nhất

thông qua các quy chế, quy định, tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của

người kiểm tra, đánh giá

Tương tự như vậy, khi quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu được chuan hóa

sẽ giúp cho cơ quan hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của

người phụ trách Vì thực tế, trong công việc hàng ngày của cơ quan, khôngtránh được những ý kiến trái chiều, không đồng thuận với nhau Vì vậy nếu

cơ quan không có chuân mực trong thực hiện nhiệm vụ được giao, mỗi người

16

làm theo mỗi cách khác nhau, theo cách hiểu của mình thì ngày càng tạo ra sựxung đột lớn Việc chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ tài liệu giúp quản lý tậptrung thống nhất tài liệu, tài liệu được thu thập, lập hồ sơ, đưa vào kho lưu trữ

cơ quan, quản lý khoa học và hiệu quả Và mục đích cuối cùng cho việc quản

lý hồ sơ, tài liệu đó là phục vụ cho công việc khai thác tra cứu hồ sơ cho thời gian về sau Nhiều cơ quan không thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả

khiến họ gặp khó khăn trong việc tra tìm hồ sơ, phục vụ cho hoạt động của cơ

quan tổ chức.

1.1.3 Mục tiêu, yêu cầu của việc chuẩn hóa quy trình quản lý hỗ so, tài liệu

1.1.3.1 Mục tiêu của việc chuẩn hóa quy trìnhChuan hóa quy trình có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan tô chức, là cơ sở giúp các cấp lãnh đạo, quản lý có văn bản

hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan thực

hiện đầy đủ, chính xác công việc được giao, phân công trách nhiệm thực hiện

rõ ràng, không chồng chéo nhiệm vụ với nhau Khi quy trình được chuan hóanhằm giảm thiêu rủi ro do sai sót trong quá trình thực hiện công việc nhờ vào

việc phân công công việc hợp lý, hiệu quả, phát huy tối đa năng lực của người

thực hiện.

Chuan hóa quy trình giúp cơ quan xác định được Quy trình bắt đầu vakết thúc ở cá nhân/phòng ban nào? Nhân viên nào chịu trách nhiệm trongtừng giai đoạn thực hiện? Trình tự/thứ tự thực hiện các bước là gì? Kết quả

can đạt được sau khi hoàn tất quy trình? Thời han cho toàn bộ quy trình như thé nào? Như vậy, chuan hóa quy trình giúp lãnh đạo phân công công việc rõ ràng hợp lý, xác định được quy trình bắt đầu và kết thúc dé kiểm tra, kiểm soát trong quá trình thực hiện Giúp giảm thiêu sự lãng phí về nhân lực và

vật lực, nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc Bên cạnh đó, khi chuẩn hóaquy trình, công việc được phân công rõ ràng, có kết quả thực hiện rõ rànggiúp lãnh đạo có thê theo dõi, đánh giá kết quả làm việc hàng tuần, hàng

17

tháng, năm của người lao động; việc đánh giá được thực hiện khách quan, không mang tính chủ quan của người đánh giá Tạo thuận lợi cho việc phântích kết quả công việc thường xuyên dé đưa ra các quyết định quản lý nhằmnâng cao hiệu quả và cải tiến chất lượng công việc Là cơ sở để xây dựng

các vị trí việc làm, kết quả làm việc của từng vi trí, khối lượng làm việc và

chất lượng mang lại.

Đồng thời, chuẩn hóa quy trình là cơ sở dé truyén dat lai cho các thé hệ

vé sau, những nhân viên mới vào của co quan, họ không phải thực hiện theo

quán tính mà tất cả đã được quy định cụ thể, rõ ràng, có văn bản quy định của

cơ quan Từ đó, sử dụng bản chuẩn dé cải tiến thường xuyên quy trình nhằmđáp ứng yêu cầu và đạt được mục tiêu quản lý của cơ quan

Tương tự như vậy đối với chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ tài liệu

Đó là việc xác định quy trình đầu tiên và quy trình cuối cùng của quản lý hỗ

sơ tài liệu, từ lúc tài liệu hình thành tại quy trình quản lý văn bản đi, đến đến

lúc tài liệu được đưa vào Kho lưu trữ và tiêu hủy khi hết giá trị sử dụng.

1.1.3.2 Yêu cau của việc chuẩn hóa quy trình Chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu phải thực hiện xác định cụ

thể, chính xác, đầy đủ các quy trình cần được chuẩn hóa trong quản lý hồ sơtài liệu Khi xác định đầy đủ, cơ quan phải thực hiện Lập danh mục các quytrình cần được chuẩn hóa liên quan đến quản lý hồ sơ, tài liệu Việc xác định

và lập danh mục quy trình có vai trò rất quan trọng Vì khi cơ quan đã xác

định đúng, đầy đủ các quy trình có liên quan thì việc xây dựng được thực

hiện đầy đủ, không phải bổ sung nhiều lần khiến mọi người cảm thấy khó

chịu Chính vì vậy, việc xác định rất quan trọng Sau khi xác định đúng, đủ các quy trình liên quan, cơ quan cần phải thực hiện chọn hình thức chuẩn

hóa Đối với quản lý hồ sơ tài liệu có thể chuẩn hóa bằng hình thức ban hànhcác quy chế, quy định, hướng dẫn có liên quan Yêu cầu trong việc quản lý

hô sơ, tải liệu đó là:

18

Một là, thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu đúng quy định của pháp luật.Công tác văn thư lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung Đó là tất cảvăn bản đi, đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư Văn thư phải thựchiện cập nhật theo dõi tình hình trạng thai gửi nhận xử lý văn bản Bên cạnh

đó, khi giao nhận văn bản, tài liệu phải có ký nhận và hàng năm phải thực

hiện xuất các loại số liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ Bên cạnh đó,

tất cả hồ sơ lưu trữ đều được giao nộp và tập trung tại bộ phận Lưu trữ của

co quan.

Hai là, phân định trách nhiệm một cách rõ ràng trong việc quan lý hồ so,tài liệu Tức là cần xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liênquan khi thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu gồm: Thủ trưởng co quan, chánh vănphòng hoặc trưởng phòng hành chính (hay người được ủy quyền), người làm

văn thư, lưu trữ, người đứng đầu đơn vị trong cơ quan và các cá nhân.

Ba là, quản lý hồ sơ, tài liệu đúng quy trình theo quy định Theo đó,

trình tự soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính gồm: soạn thảo văn

bản; duyệt bản thảo; kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày; ký ban

hành Trình tự quản lý văn bản đến gồm: thực hiện tiếp nhận văn bản đến từcác nguồn khác nhau (từ bưu điện, email, nhận trực tiếp, hoặc từ phần mềm);đăng ký văn bản đến; sau đó thực hiện trình cho người có thẩm quyền đề cho

ý kiến bút phê và chuyển giao cho người xử lý Cuối cùng thực hiện giảiquyết và căn cứ thời hạn giải quyết văn bản theo dõi đôn đốc cá nhân xử lý

văn bản đến Quy trình lập hồ sơ gồm 03 bước: Mở hồ sơ, thu thập văn bản vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ Mở hồ sơ: Khi công việc bắt đầu, công chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ đối với công việc đó Mỗi công việc là một hồ sơ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ

sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Tên cơ quan, tên phòng hoặc

bộ phận; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thờihạn bảo quản có thể viết bằng bút chi, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới

19

ghi chính thức bằng bút mực Thu thập van bản, tai liệu vào hồ sơ: dé lập hồ

sơ với đầy đủ thành phan tài liệu và đảm bảo chất lượng, công chức có tráchnhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, ké cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm dé

bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc văn bản, tài liệu Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ của công việc đó, phải xác

định đúng thành phan tài liệu của mỗi hồ sơ, xác định những văn bản có trong

hồ sơ và không đưa nhằm vào hồ sơ khác Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải

quyết xong (không hình thành thêm văn bản, tài liệu) thì hồ sơ được kết thúc,người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu

có trong hồ sơ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; biên mục hỗ sơ Cụthé: Kiểm tra mức độ day đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ: người lập hồ

sơ kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; bé sung những văn bản còn thiếu vào hé sơ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản photo, bản nháp Các văn bản có trong hồ sơ phải được sắp xếp theo

trình tự nhất định, mỗi loại hồ sơ sẽ có những cách sắp xếp khác nhau, khixem hồ sơ phải thê hiện rõ được tiến trình xử lý công việc và những văn bản

có liên quan kèm theo Bước cuối cùng là Biên mục hồ sơ và Đánh số tờ Việclập hồ sơ phải được thực hiện đầy đủ các bước và đảm bảo nguyên tắc thuthập đúng và đầy đủ các văn bản liên quan đến hồ sơ

1.2 Nội dung của chuẩn hoá quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu

Đề thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói chung, cũng như hoạt

động quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng, các cơ quan có thé tham khảo Khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Giáo trình Ly luận về Quản trị Văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) cùng các

đồng nghiệp Khung tiêu chí gồm có 05 các tiêu chí chính; từng tiêu chí vớitong điểm 20, tổng của cả 5 tiêu chí là thang 100 điểm Trong từng tiêu chí sẽphân chia thành các nội dung nhỏ khác nhau, như sau:

20

Tiêu chí 1: Nhận thức của lãnh đạo cơ quan về chuẩn hóa văn phòng.

TT Yêu cầu chỉ tiết Điểm | Điểm | Minh

xác tự chứng

định | đánh

giá

1 | Lãnh đạo cơ quan đã có hiểu biết vê chuẩn

hóa hoạt động văn phòng

2 | Lãnh dao co quan cho rang chuan héa hoat

động van phòng có vai trò quan trọng

trong việc tạo ra Sự chuẩn mực, sự ồn định, ‘

thống nhất của cơ quan

3 | Lãnh đạo cơ quan đưa van đề chuẩn hóa

hoạt động văn phòng vào các văn bản như 4

chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm

4 |Lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ tham

mưu, tổ chức thực hiện van đề chuẩn hóahoạt động văn phòng cho một đơn vị hoặc

chức danh cụ thé

5 | Hang năm, lãnh đạo cơ quan yêu câu văn

phòng hoặc phòng hành chính báo cáo, 4đánh giá về kết quả chuẩn hóa hoạt động

văn phòng

21

Tiêu chí 2: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan.

TT Yêu cau chỉ tiết Điểm | Điểm tự | Minh

xác | đánh giá | chứng

định

1 |Cơ quan đã xác định những hoạt động

cần được chuẩn hóa (băng các Quy chế/

Quy định/ Quy trình) và thường xuyên ‘

cap nhat.

2 | Co quan đã có day du hé thống Quy chế,

Quy định, làm cơ sở cho các công việc/ 4 hoạt động quản lý hành chính

3 | Cơ quan đã xây dung và áp dụng các quy

trình hoặc hệ thống tiêu chuẩn ISO trong 4

quản lý hành chính

4 |Khi xây dựng các Quy chế, Quy định,

Quy trình, CQ đã căn cứu vào pháp luật

hiện hành và tổ chức lấy ý kiến từ những ‘

đối tượng liên quan.

5_| Cơ quan thường xuyên phô biến, hướng

dẫn cho các đối tượng liên quan những 4

Quy ché, Quy dinh, Quy trinh mdi ban

hành hoặc thay đôi

22

Tiêu chí 3: Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan.

TT Yêu câu chỉ tiết Điểm | Điểm | Minh

xác | tự đánh | chứng

định giá

1 | Cơ quan đã có quy chế làm việc 2

2 | Cơ quan đã có quy định về giữ gìn cảnh

quan, môi trường (nơi làm việc), đảm bảo 2

trang thiết bị, phương tiện làm việc.

3 | Cơ quan đã có quy chế, quy định về quy

trình soạn thảo, ban hành văn bản; thé 2

thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

4 | Cơ quan đã có Quy chê, quy định về lập và

lưu trữ hồ sơ công việc ;

5 | Co quan đã có Quy chế hoặc Quy định về

tổ chức các hoạt động hội họp, sự kiện :

6 | Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về

công tác lễ tân, giao tiếp hành chính ;

7 |Co quan đã có Quy chế hoặc Quy định

về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị 2

văn phòng

8 | Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về

quy chế chi tiêu nội bộ ;

9 | Co quan đã có Quy chế hoặc Quy định về

thi đua, khen thưởng ;

10 | Co quan đã có Quy chế hoặc Quy định vê

văn hóa tô chức (văn hóa công sở hoặc văn 2

hóa doanh nghiệp)

23

Tiêu chí 4: Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các quy trình thực hiệncông việc trong hoạt động của cơ quan.

TT Yêu câu chỉ tiết Diém | Điểm | Minh

xác | tự đánh | chứng định giá

1 |Cơ quan đã tự xây dựng, áp dụng các

Quy trình thực hiện công việc hoặc áp 2 dụng Tiêu chuân ISO trong hoạt động

hành chính, văn phòng

2 |Cơ quan đã xây dựng và tuyên bố sứ 2

mệnh, mục tiêu, giá trị côt lõi

3 | Cơ quan đã xây dựng và áp dụng được

các Quy trình ISO đối với trên 50% các 2

công việc, nhiệm vụ thường xuyên

4 | Kết qua áp dung ISO đã được co quan Tô

chức tiêu chuẩn quốc gia (hoặc quốc tế) 2công nhận

5 | Hàng năm, cơ quan đã tiên hành đánh giá

‘ 2

kêt qua thực hiện các quy trình ISO

6 | Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khắc

phục hạn chế và cải tiến một số quy trình 2

ISO

24

Tiêu chí 5: Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế/Quy định/ Quy trình đã ban hành

TT Yêu câu chỉ tiết Điểm | Điểm tự | Minh

xác đánh | chứng định giá

1 | Cơ quan đã xây dựng các tiêu chí, tiêu

chuẩn đề làm cơ sở kiêm tra, đánh giá kết quả thực hiện các Quy chế/ Quy định/

Quy trình

2 | Hàng năm, cơ quan đã có kế hoạch, biện

pháp rõ ràng (được thể hiện bằng vănbản) về việc kiểm tra, đánh giá kết quả 4thực hiện các Quy chế/ Quy định/ Quy

trình

3 | Cơ quan đã giao nhiệm vụ kiêm tra, đánh

giá kết quả thực hiện các Quy chế/ Quyđịnh/ Quy trình cho một hoặc một số bộphận (phòng/ban) bằng văn bản

4 | Hang quý, hàng năm, cơ quan đã tông

hợp kết quả kiểm tra, đánh giá việc thựchiện Quy chế/ Quy định/ Quy trình của

các đơn vi, cá nhân

5 | Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khen

thưởng hoặc xử lý vi phạm sau khi có kết quả kiểm tra, đánh giá việc thực hién| 4 Quy chế/ Quy định/ Quy trình của các

đơn vi, cá nhân

25

Tuy nhiên, quá trình thực hiện dé tai “Chuan hóa quy trình quản lý hồ

sơ, tài liệu UBND cấp quận địa bàn thành phố Đà Nang”, chúng tôi không thé

áp dụng hoàn toàn Khung lý thuyết trên do các lý do sau:

Một là, thực tế tại UBND các quận trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

nhiệm vụ về quản lý hồ sơ, tài liệu của quận được giao cho Phòng Nội vụ

quận; Văn phòng UBND quận không có chức năng, nhiệm vụ trong việc quản

lý hồ sơ, tài liệu của quận; việc quản lý Kho lưu trữ chung của quận cũng doPhòng Nội vụ các quận đảm nhiệm Cũng như việc ban hành các văn bản chỉđạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu doPhòng Nội vụ các quận chủ trì thực hiện.

Hai là, xuất phát từ thực tế việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại nhóm cơ quan

này vẫn chưa thực hiện đúng quy cách, chưa thực sự hiệu quả.

Ba là, việc ban hành các văn bản quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu còn chưa đầy đủ, chưa mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý hồ so, tài liệu tại

UBND các quận.

Do vậy, căn cứ vào Khung lý thuyết, chúng tôi xác định 04 nội dung được cho là cần thiết, phù hợp với thực tế, thể hiện các bước thực hiện của

việc chuẩn hóa quy trình quản lý hồ so tài liệu, đó là: Quán triệt và triển khai

thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước; Xây dựng và ban

hành các văn bản quy định, hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan;Xây dựng các quy trình nghiệp vụ; tổ chức kiểm tra, tổng kết đánh giá việcthực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ, xây dựng chế độ khen thưởng,

thâm quyền đã ban hành nhiều văn bản, tạo hành lang pháp lý quan trọng choviệc quản lý hồ sơ, tài liệu Hệ thống văn bản ngày càng được hoan thiện,từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu qua trong quản lý quan lý hồ sơtài liệu.

Một số hình thức triển khai phổ biến các văn bản trên: tổ chức các tậphuấn liên quan đến việc quan lý hồ sơ, tài liệu mời các chuyên gia chuyên

ngành văn thư lưu trữ để hướng dẫn trực tiếp tại đơn vị, cầm tay chỉ việc, hoặc chuyển bản mềm cho các đơn vị, in ấn thành tập tài liệu dé đưa vào “hồ

sơ nguyên tắc” của người lập hồ sơ, cập nhật thường xuyên trên công thông

tin điện tử của cơ quan.

Đối với việc tô chức lớp tập huấn, đây được xem là một hình thức quán

triệt phố biến và rộng rãi nhất Lớp tập huấn sẽ giúp các quận triển khainhững nội dung mới đến toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan, từ

những lãnh đạo quận đến những Trưởng phó phòng của quận và những

chuyên viên, người phụ trách công tác văn thư lưu trữ của phòng Báo cáoviên sẽ là những chuyên gia, người am hiểu về công tác văn thư lưu trữ,

những người quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ, trực tiếp đến giảng dạy, hướng dẫn thực tế tình hình tại địa phương don vi, từ đó học viên tham

dự sẽ có cái nhìn khách quan hơn về công tác văn thư lưu trữ Thông qua lớp

tập huấn, học viên tham dự sẽ có cơ hội được trao đổi va được gai đáp những

van đề vướng mắc trong thực tiễn công tác, qua đó, góp phan nâng cao chat

lượng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầunhiệm vụ trong tình hình mới.

Bên cạnh đó, một hình thức quán triệt đó là sau khi văn bản được ban

hành, những bản mềm được chuyền trực tiếp đến người thực hiện, phô biến

rộng rãi đến những đối tượng liên quan Có thê chuyên các văn bản qua hình

thức email, mail công vụ hoặc qua trực tiếp những trang thông tin điện tử phô

27

biến hiện nay như các nhóm zalo của cơ quan đơn vị Hình thức này, giúp chomọi người sẽ tự nghiên cứu những quy định, những nội dung liên quan đến

công tác văn thư lưu trữ.

Một hình thức giúp quán triệt và triển khai văn bản đó là cập nhậtthường xuyên các văn bản trên cổng thông tin điện tử của cơ quan Khi cơ

quan, hoặc các cơ quan có thâm quyên ban hành những văn bản liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nói chung, công tác quản lý hồ sơ tải liệu nói riêng thì cần cập nhật, trích dẫn tin đưa lên Trang thông tin điện tử của cơ quan Dé

khi có nhu cầu, mọi người có thể chủ động truy cập, cập nhật những nội dungmới liên quan.

Ngoài ra, việc “cầm tay chỉ việc”, In ấn thành tập tài liệu để đưa vào

“hồ sơ nguyên tắc”, tô chức các hội thi, cuộc thi cũng là một trong những hình

thức quán triỆt, triển khai đến người thực hiện Việc “cam tay chi viéc” sé

giúp người thực hiện dễ dàng năm thực tế để triển khai thực hiện, nhưng

ngược lại sẽ rất tốn thời gian cho người hướng dẫn Chỉ nên “Cầm tay chỉviệc” với một vài đối tượng phụ trách chính của cơ quan, từ đó họ sẽ hướngdẫn lại cho những người khác trong cơ quan mình Hoặc việc in ấn tài liệuđến đưa vào “Hồ sơ nguyên tắc”, thì trước đây việc in ấn được sử dung rộng

rãi khi công nghệ thông tin chưa thực sự hiệu quả, tuy nhiên hiện nay, công

nghệ thông tin ngày càng tiên tiến, nhiều người lựa chọn hình thức tải các văn

bản hướng dẫn về máy tính để xem khi cần thiết; hoặc lưu các trang thông tin

chính thống dé xem văn bản pháp quy hợp lý

Khi việc ban hành văn bản chỉ thực hiện cho có, chỉ dé đủ cơ sở pháp

lý về sau, cơ quan quản lý nhà nước không thực hiện triển khai hiệu quả đến

người thực hiện thì chắc chắn rằng kết quả mang lại sẽ không cao Chính vì

vậy, việc lựa chọn hay kết hợp các hình thức quán triệt, triển khai có vai trò

rất quan trọng và quyết định đến sự thành công của nội dung triển khai

28

1.2.2 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn quản lý hỗ

Sơ, tài liệu của cơ quan

Nguyên tắc quản lý và quy định về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệuchính là cơ sở dé xây dựng các văn bản hướng dẫn về quản lý hồ sơ tài liệu

của cơ quan, cụ thể như sau:

1.2.2.1 Nguyên tac quản lý văn bản, lập hô sơ và nộp lưu ho sơ tài liệuvào Lưu trữ cơ quan.

Theo quy định tại khoản 2, Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì,

nguyên tắc trong công tác văn thư, cụ thể liên quan đến việc quản lý hồ sơ, tàiliệu đó là: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tô chức phải được quản

lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ nhữngloại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và người được

giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tô chức có trách nhiệm lập hồ

SƠ VỀ công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Về nguyên tắc tập trung: Đó là tất cả các văn bản đi, đến đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư, tất cả hồ sơ sau khi được lập phải được thu thập vào Lưu trữ cơ quan, không để tình trạng tài liệu đã đến hạn nộp lưu

còn đề tại cá nhân xử lý, tại bộ phận chuyên môn, nằm rải rác tại các bộ phận

Về nguyên tắc người trực tiếp lập hồ sơ: Người được giao giải quyết,theo dõi công việc của cơ quan, tô chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc

được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Theo quy định tại Điều 9 của Luật Lưu trữ thì Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tải liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyền công tác khác thì phải bàn giao day đủ hồ so, tài liệu cho người có

trách nhiệm của cơ quan, tổ chức Vì vậy trách nhiệm này thuộc về người trựctiếp tham mưu xử lý công việc Tại rất nhiều cơ quan cho rằng, nhiệm vụ lập

hồ sơ là của người thực hiện công tác văn thư lưu trữ, chính vì vậy, họ không

29

thực hiện lập và giao hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, hoặc họ chỉ thực hiện thuthập văn bản có liên quan và đưa những tập tài liệu này cho văn thư lưu trữ cơquan lập hồ sơ Chính vì một số quan điểm trên, nhiều cơ quan chưa thực hiệnquản lý tốt hồ sơ, tài liệu của mình, xảy ra tình trạng tài liệu chất đống quanhiều năm chưa được chỉnh lý hệ thống hóa vào Kho Lưu trữ.

1.2.2.2 Trách nhiệm của các vị trí công tác trong cơ quan đối với việc

quản lý hồ sơ, tài liệu

Việc quản lý hồ sơ, tài liệu thuộc về trách nhiệm của nhiều bộ phận, cá

nhân liên quan, cụ thê đó là: trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan (người đứngđầu cơ quan), trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng hoặcTrưởng phòng Hành chính — Tổng hợp), trách nhiệm của thủ trưởng đơn vichuyên môn, trách nhiệm của người thực hiện công tác văn thư lưu trữ và củangười trực tiếp xử lý công việc chuyên môn tại cơ quan

- Đối với Lãnh dao cơ quan (thủ trưởng cơ quan don vi) là người trực

tiếp chịu mọi trách nhiệm về tất cả các hoạt động của cơ quan tô chức Vềquan lý hé sơ, tài liệu, trong phạm vi quyền hạn được giao người đứng đầu coquan có trách nhiệm ban hành các văn bản quy định và chỉ đạo thực hiện đúng quy định; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, áp dụngcác biện pháp nham nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu; đầu tưkinh phí; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật về quản lý hồ sơ,

tài liệu theo thấm quyên Lãnh dao cơ quan thực hiện giao nhiệm vụ cho các

đơn vị, cá nhân đề tổ chức triển khai việc thực hiện các quy định về lập hồ sơ Đưa ra các Quyết định các vấn đề về tô chức, nhân sự, kinh phí và cơ sở vật chất có liên quan đến van đề lập hồ sơ Quyết định việc kiểm tra và các biện

pháp khen thưởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị trong việc lập hồ sơ Có thểnói chất lượng quan lý hồ sơ, tài liệu của từng cơ quan, tô chức gan liền vớitrách nhiệm của người đứng đâu Đôi với những cơ quan có lãnh đạo cơ quan

30

luôn quan tâm, có nhiều biện pháp thiết thực nhất về quản lý hồ sơ, tài liệu thìchắc chắn rằng hồ sơ, tài liệu tại đây luôn được quản lý hiệu quả, giữ gìn vàphát huy được giá tri của tai liệu.

- Đối với Chánh Văn phòng hoặc người đứng đâu bộ phận hành chính:

Văn phòng là bộ phận chính tham mưu thủ trưởng cơ quan thực hiện các chức

năng như hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ, hậu cần, đảm bảo thông tin

cho hoạt động quản lý điều hành của toàn cơ quan Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành danh mục hồ sơ của

cơ quan đề công chức, viên chức, người lao động căn cứ lập hồ sơ công việc.Bên cạnh đó, Văn phòng là bộ phận chính thực hiện tham mưu xây dựng Bộquy trình ISO của cơ quan Người đứng đầu của văn phòng cần nhận thứcđược vai trò và sự cần thiết trong việc chuẩn hóa quy trình quản lý hé sơ, tailiệu phù hợp với cơ quan, tô chức Bên cạnh đó, cần khảo sát, xây dựng cáctiêu chí, lay ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện dé trình người đứng đầuxem xét, quyết định ban hành Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việcthực hiện tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động và báo cáo các hoạt

động cần cải tiến; thực hiện báo cáo đề xuất với người đứng đầu việc xử lý

những vi phạm và những vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa Tóm lại, họ là bộphận sẽ tham mưu, tư vẫn cho lãnh đạo cơ quan các vấn đề về công tác lập hồ

sơ Tổ chức triển khai việc thực hiện các quy định về lập hồ sơ và tổ chứckiểm tra công tác lập hồ sơ tại các đơn vi

- Doi với Van thự lưu trữ chuyên trách: Văn thư là người có trách

nhiệm tham mưu cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính hoặc

người được giao quyền ban hành các văn bản, tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định; trực tiếp thực hiện

các nhiệm vụ: Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến; đăng ký,thực hiện thủ tục phát hành, chuyên phát va theo déi việc chuyên phát văn bản

đi; săp xêp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; quản

31

lý Số đăng ký văn bản Tham mưu, tư vẫn cho lãnh đạo văn phòng các vấn đề

về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, triển khai các quy định của

cơ quan có thâm quyền về quản lý hồ so, tài liệu Đồng thời, một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng của người làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan đó

là trực tiếp hướng dẫn cho các đơn vị và cá nhân về phương pháp lập hồ sơ.

Vì họ là bộ phận sẽ trực tiếp xử lý những khó khăn vướng mac của người lập

hồ sơ tại cơ quan don vị mình Đồng thời, sau khi mọi người đã lập hồ sơ

hoàn chỉnh phải có nhiệm vụ ban hành kế hoạch thu thập hồ sơ, thực hiện thuthập hồ sơ vào kho lưu trữ đề bảo quản theo quy định

Văn thư và lưu trữ cơ quan là người sẽ trực tiếp tham mưu triển khai cácquy định, các nội dung liên quan đến quản lý hồ sơ, tài liệu Đối với những cơquan văn thư và lưu trữ riêng thì họ phải phối hợp với nhau trong việc thựchiện quản lý hồ sơ, tài liệu Nếu văn thư quản lý văn bản đi, đến hiệu quả thì

chắc chắn người lưu trữ sẽ thu thập được những hồ sơ hoàn chỉnh và chất

lượng (trong trường hợp người xử lý phải có ý thức trong việc lập hồ so)

- Doi với Thi trưởng các đơn vị chuyên môn: Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tô chức là tổ chức thực hiện các nội dung về

quan lý hồ sơ, tài liệu tại đơn vị theo đúng quy định trong việc quan lý vănban đi, đến, lập hồ sơ và quản lý chặt chẽ hồ sơ tai liệu của đơn vị khi chưađến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Trưởng các đơn vị chuyên môn phảichịu trách nhiệm về việc thực hiện quản lý hồ sơ tại bộ phận mình, nhắc

nhở, đôn đốc người xử lý công việc lập hồ sơ và trực tiếp chịu trách nhiệm trong việc lộ lọt thông tin các van đề liên quan đến quản lý hồ so, tài liệu tại

bộ phận mình.

- Đối với Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: Đỗi với các

cá nhân, trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, tàiliệu, các cá nhân phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, của

cơ quan, tô chức vé quan lý hô sơ, tài liệu như: tham mưu giải quyét văn bản

32

đến; soạn thảo văn bản đi, trình người đứng đầu đơn vị xem xét, cho ý kiến

trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tô chức quyết định; thực hiện lập hồ sơ

công việc đối với những công việc được giao giải quyết và chịu trách nhiệm

về số lượng, thành phan, nội dung tài liệu trong hỗ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất

lượng của hồ sơ theo quy định Trường hợp cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ,

tài liệu đã đến hạn nộp lưu dé phục vu công việc thì phải được người đứng

đầu cơ quan, tô chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân

không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Trường hợp nghỉ hưu, thôiviệc hay chuyên công tác khác thì phải ban giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vihoặc người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biênban giao nhận.

1.2.2.3 Các hình thức xây dung ban hànhTiếp đến là lựa chọn các loại hình văn bản phù hợp đề xây dựng và ban

hành, đó là Quy chế văn thư trữ, Kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm; ban

hành các công văn triển khai thực hiện các văn bản quy định

Một trong những văn bản được ban hành đầy đủ nhất tại các cơ quanhành chính nhà nước đó là Quy chế văn thư lưu trữ Quy chế quy định cáchoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động các cơ quan tổ chức

dé thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao Đối tượng áp dụng đối với tất cả

người có liên quan đến công việc soạn thảo, ban hành, quản lý các văn bản vàtài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Cụ thê như đối với

công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng

con dấu trong công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm các công việc vềthu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tảiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Việc ban hành Quy chế

33

là cơ sở pháp lý để thực hiện các quy định về công tác văn thư lưu trữ nóichung, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan nói riêng.

Kế hoạch văn thư lưu trữ được các cơ quan ban hành vào đầu năm, Kếhoạch sẽ liệt kê tất cả những công việc phải thực hiện trong một năm của cơquan, dự kiến mốc thời gian hoàn thành trong năm, những mốc thời gian quantrọng trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu như thời gian thu thập tài liệu vào Lưu

trữ cơ quan, thời gian hoàn thành ban hành Danh mục hồ sơ, trách nhiệm thực hiện của các cá nhân trong cơ quan, tô chức.

1.2.3 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ

Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu được cho là từ khâu ban đầu hìnhthành tài liệu đến lúc tài liệu đó được tiêu hủy, bao gồm: Quy trình quản lývăn bản đến; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi; quy trình lập hồ sơ

va giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ co quan; quy trình chỉnh ly và hệ thong tài liệu

trong kho; quy trình khai thác sử dụng tai liệu; quy trình nộp lưu tài liệu vào

Lưu trữ lịch sử; quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Mỗi quy trình có ý nghĩa riêng và có tầm quan trọng riêng trong việc

hướng đến chất lượng hiệu quả của quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ

chức; cu thé như sau:

- Quy trình quản lý văn bản đến: những công việc liên quan đến tiếpnhận các văn bản đến bên ngoài vào cơ quan, đơn vị Đó là, sau khi tiếp nhậnvăn bản đến thì thực hiện đăng ký và trình cho lãnh đạo cơ quan, căn cứ ý

kiến của lãnh đạo chuyển giao văn bản đến cho tô chức, cá nhân xử lý Và cuối cùng là giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi: Soạn thảo văn bản; duyệt

bản thảo văn bản; kiểm tra dự thảo văn bản trước khi ký ban hành và ký ban

hành văn bản.

- Quy trình quản lý văn bản đi gồm các nội dung cụ thê về cấp số, thờigian ban hành văn bản Đăng ký văn bản đi Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ

34

chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy) Phát hành và theodõi việc chuyền phát văn bản đi Lưu văn bản đi.

- Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Quy trìnhlập hồ sơ được gom 03 bước: Mở hồ sơ, thu thập tải liệu vào hồ sơ và kết thúc

hồ sơ

- Quy trình chỉnh lý và hệ thống tài liệu trong kho: Là quy trình thựchiện kiểm tra hồ sơ trước khi thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ, là việc hệ

thống hóa tài liệu vào Kho, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học, hợp lý, thuận lợi

cho việc khai thác sử dụng tài liệu VỀ sau

- Quy trình khai thác sử dụng tài liệu: Là việc thực hiện khai thác, sử

dụng tải liệu đã đưa vào Kho Lưu trữ, đối tượng thực hiện khai thác có thể

người trong cơ quan hoặc ngoài cơ quan, sử dụng tải liệu phục vụ cho công

tác chuyên môn, nghiên cứu và giải quyết công việc hiện tại.

- Quy trình nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Đây là quy trình thực

hiện chọn lọc, lựa chọn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào

Lưu trữ lịch sử thành phó, đối với tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn lưu

trữ tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan Là việc thực hiện các thủ tục trình

cơ quan có thâm quyền để xem xét, phê duyệt tài liệu giao nộp vào Lưu trữlịch sử thành phố

- Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Đây được xem là một trongnhững quy trình cuối cùng trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu Sau khi xem xét

những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, tài

liệu có giá trị có thời hạn lưu trữ tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan, thì

Lưu trữ cơ quan phải thực hiện xem xét, làm các thủ tục liên quan đến việc xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng tại cơ quan mình, tổ chức họp hội

đồng, xét từng thành phan tài liệu, lay ý kiến tham gia của những don vị cóliên quan, tổ chức trình hồ sơ đến cơ quan có thâm quyền dé xem xét cho ýkiến tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng

35

1.2.4 Tổ chức kiểm tra, tổng kết đánh giá việc thực hiện các quy định,quy trình nghiệp vụ, xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật

Đề đánh giá việc thực hiện thì khâu tổ chức kiểm tra, đánh giá có vaitrò rất quan trọng; là cơ sở dé cơ quan thực hiện kiểm tra việc thực hiện quytrình của đơn vị, phát hiện những lỗi sai để tránh việc sai lặp lại qua các

năm Từ đó, có những chế độ khen thưởng đối với những bộ phận, đơn vị thực hiện tốt trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại bộ phận mình; phê bình, kỷ

luật những đơn vi thực hiện không tốt, những đơn vi có hành vi sai quy địnhtrong việc triển khai thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu tại đơn vị mình Đâycũng là cơ sở dé cơ quan điều chỉnh, đưa ra những cải tiến giúp công tac vănthư lưu trữ được thực hiện hiệu quả hơn, rút ngắn được thời gian và côngsức thực hiện nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định Đồng thời, việc kiểm tra

đánh giá giúp cơ quan so sánh được kết quả thực hiện của đơn vị mình qua các năm, có những cải thiện gì so với những năm trước Khi kiểm tra, đánh

giá phát hiện được những lỗi, những nội dung cần khắc phục thì phải thựchiện điều chỉnh, ban hành các quy trình mới phù hợp với tình hình hiện tạicủa cơ quan đơn vỊ.

1.3 Vai trò của việc quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan

Quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan có vai trò rất quan trọng và ý nghĩa

to lớn đối với hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị Là công cụ để có thểkiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan, tạo một chế độ quản lý khoa

học, hiệu quả và đây nhanh quá trình ứng dụng công nghệ vào sử dụng Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng góp phần đây nhanh quá trình hội nhập quốc tế của ngành văn thư lưu trữ.

Quản lý hồ sơ, tài liệu là thực hiện quản lý nội dung liên quan từ công

tác văn thư đến công tác lưu trữ, từ những thông tin trong văn bản đếnnhững hồ sơ tài liệu đã được lập và đưa vào Lưu trữ cơ quan Đó là nhữngthông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Tất cả các công

36