Nghiên cứu chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu tại Ủy ban nhân dân cấp quận thành phố Đà Nẵng

CƠ SỞ Lí LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP Lí VE CHUAN HểA QUY TRèNH QUẢN Lí Hề SƠ, TÀI LIỆU

TAI UBND CAP QUAN TREN DIA BAN THANH PHO DA NANG

Về việc phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước và tại thành phố Đà Nẵng

Khi ban hành Danh mục hồ sơ, các cơ quan chưa thực hiện rà soát, xác định chính xác các hồ sơ công việc đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn và hồ sơ công việc không đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn để quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu hình thành và thuận lợi cho việc lập hồ sơ, thu thập vào lưu trữ cơ quan (hiện nay có nhiều hồ sơ không đủ điều kiện lập điện tử nhưng công chức vẫn xác định các hồ sơ này lập điện tử hoàn toàn. Do đó hồ sơ điện tử được lập không đảm bảo chất lượng và không có hồ sơ giấy nên không quản lý được văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan). Trung bình mỗi năm ít nhất 01 văn bản liên quan đến quản lý hồ sơ tài liệu, ngoài ra có các văn bản chung về văn thư lưu trữ như quy chế văn thư lưu trữ, kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm, chi tiết tại phụ lục II. Tổng hợp việc ban hành các quy chế, quy định, quy trình về quản lý. hồ sơ, tài liệu của các quan:. STT | Các loại hình văn bản Tình hình ban hành chung của các quận. tất cả các quận trên địa bàn thành phố đều điều chỉnh, ban hành lại Quy chế văn thư lưu trữ của từng quận. 100% các quận đều ban hành Quy chế văn thư lưu trữ. | Kế hoạch văn thư lưu trữ | Đầu năm, trên cơ sở kế hoạch văn thư lưu. hàng năm trữ thành phó, các quận đều thực hiện ban. hành kế hoạch văn thư lưu trữ vào đầu năm, liệt kê tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cũng như lập hồ sơ; kế hoạch về triển khai thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu của các phòng. Danh mục hồ sơ, Danh. mục thành phan tài liệu,. Bảng thời hạn bảo quản. Tat cả các cơ quan déu ban hành các văn bản này. Xây dựng riêng bộ Quy. trình về quản lý văn bản. Không xây dựng quy trình riêng về quy. trình về quản lý văn bản đi, đến mà thực hiện đưa nội dung quản lý văn bản đi, đến. vào Quy chê văn thư lưu trữ của cơ quan. Quy trình về lập hồ sơ Có xây dựng quy trình, đã đưa vào Hệ. thống quản lý chất lượng ISO của cả quận, tên gọi chung là “Quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu”, chỉ gồm từ bước lập Danh mục hồ sơ đến bước nộp hồ sơ vào Lưu trữ. Quy trình về khai thác sử. dụng tải liệu. Một nội dung nhỏ được kết hợp trong Quy chế văn thư, lưu trữ. Quy trình tiêu hủy tài liệu. hết giá trị. Các cơ quan không ban hành. Hệ thống quản lý chất. lượng có ban hành toàn bộ. các quy trình liên quan đến quản lý hồ sơ như: quy. trình quan ly văn ban di, đên, lập hô so.. Các cơ quan không ban hành quy trình liên. quan đến quản lý văn bản đi, đến trong Bộ quy trình, hướng dẫn công việc giải quyết. của cơ quan. Vi dụ, tại UBND quận Liên Chiều, trong Quý I hàng năm, tại UBND. quận luôn ban hành Kế hoạch văn thư lưu trữ tại UBND cấp quận, căn cứ vào nhiệm vụ UBND thành phố giao và tình hình thực tế tại quận như Kế hoạch. Mặc dù vậy, việc hoạch. định, đưa ra những công việc dự kiến sẽ thực hiện trong năm nhưng tiến độ thực hiện công việc đề ra không đảm bảo. Một SỐ công việc không được triển. khai thực hiện, công việc trong kế hoạch mang tính chất thường xuyên, sự vụ, không sát với thực tế của quận. Thực tẾ, tại quận sé lượng tài liệu chất đống,. ton dong rat nhiều, tài liệu chưa được chỉnh lý. Trong kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm luôn có nhiệm vụ về chỉnh lý tài liệu nhưng không năm nào cơ quan triển khai thực hiện. Vì vậy, tỉ lệ hoàn thành công việc theo Kế hoạch tại. Cơ quan sử dụng nhiều hình thức trong việc phố biến, chỉ đạo thực hiện những quy định về công tác quản ly văn thư lưu trữ nói chung, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng tại đơn vị như ban. hành các văn bản chỉ đạo; chỉ đạo tại các cuộc họp giao ban..Bên cạnh đó,. hàng năm sẽ tổ chức 01 tập huấn về công tác văn thư lưu trữ nói chung cũng như trong việc lập hồ sơ, quan lý hé sơ tài liệu tai cơ quan. Tuy nhiên, công tác phổ biến triển khai thực hiện vẫn còn một số tồn tại như: chất lượng văn bản phổ biến không dam bảo; công văn triển khai còn mang tính chat chung chung, không triển khai cụ thé dé hiểu các quy định, hướng dẫn của thành phố; việc tổ chức tập huấn mang tính chất hình thức;. người tham dự không đầy đủ, hoặc tham dự không không đảm bảo về thời. gian của buôi tập huấn. Sau các buổi tập huấn, nội dung mặc dù đã được triển. khai rât cụ thê tại buôi tập huân nhưng các lỗi vẫn xảy ra tại cơ quan. Tt Nội dung công việc Cơ quan Cơ quan Thời gian Ket quả. chủ trì thực hiện phôi hợp hoàn thành. - |Chi đạo, hướng dan công chức, viên. Tât cả các cơ quan, Phong Nội vụ. chức, người lao động tại cơ quan, đơn vị đơn vị đang ứng dụng Phòng Van hoa 2022 thiêu 80% tai liệu hình. lập hô sơ điện tử Phần mềm Quản lý và Thông tin thành dap ứng các yêu. văn bản và điêu hành câu về lập hô sơ điện có đủ điều kiện lập hỗ tử. liệu giấy và điện tử đến hạn nộp lưu hình và UBND các tháng nộp lưu được giao nộp. - | Thực hiện việc hệ thông hoa tài liệu. Các cơ quan đơnvị Phòng Nộivu | Trong năm | Tài liệu được hệ thông. trong kho lưu trữ đổi với tài liệu đã lập và UBND các 2022 hoa, chính ly theo hô sơ hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý tài liệu phường đúng quy định. - | Thực hiện việc chinh lý tài liệu lưu trữ, Các cơ quan đơnvị Phòng Nộivụ | Trong năm | Tài liệu được chính lý. - | Thực hiện tiêu hủy tai liệu hết giá trị theo | Các co quan. đơnvị Phòng Nộivụ | Trong năm | Tiêu hủy tài liệu đúng. đúng quy định cô tai liệu het gia trị 2022 trinh tự, thủ tục quy định. b) | Tăng cường ứng dung công nghệ thông tin trong công tac văn thư, lưu trữ. (Ban hành kèm theo Quyết định số 4OH-LEND ngay tháng măm 2027. cua Chai tịch UBNDD quản Som Trải. hà Lĩnh vực Hộ tịch,. Lĩnh vực Chứng thực. Lĩnh vực can mudi. Lĩnh vực Ding ký kinh doanh,. Lĩnh vực Lưu thông hang húa trang nước. Lĩnh vực Kinh doanh khi. Lĩnh vực Củng nghiệp địa phương. Lĩnh vực Thủy sản. Lĩnh vực An tản thực phẩm. Lĩnh vực tắt đại. Lĩnh vực Mỗi trưởng. Lĩnh vực Hiển và Hải đáo. Lĩnh vực Tải nguyễn nước. Lĩnh vực Xây dựng nba o và đầu tư xây đựng. Lĩnh vực Hạ ting Ky thuật đã thị và Giao thing vận tải. Lĩnh vực Gitko duc và Ehào tao, 17. Lĩnh vực Viên chức. Lĩnh vực Hồi. Lĩnh vực Tin ngưỡng, Tân giáo. Lĩnh vực Thư viện. Lĩnh vực Gia đình. Lĩnh vực Xuất ban, In vá Phát bn,. Lĩnh vực Phat thanh truyền hình và Thông tin điện tử. Lĩnh vực Hảo trợ xã hội. Lĩnh vực Người ob công,. : HỘ QUY TRÌNH, HƯỚNG DAN CÔNG VIỆC. GIẢI QUYẾT TTHC THUỘC HỆ THONG QUAN LY CHẤT LƯỢNG CUA UBND. cấm Uy han nhữn tần guấn int Châu).

BS SEN |

QUY TRINH QUAN LÝ HO SƠ, TÀI LIEU TẠI UBND CAP QUAN

THONG KE SỐ LƯỢNG VĂN BẢN BAN HANH VE QUAN LÝ HO SƠ, TAI LIEU DO SO NOI VU THANH PHO DA NANG

• UBND QUAN NGU HANH SON
• UBND QUAN SƠN TRÀ
• UBND QUAN CAM LỆ
• UBND QUAN HAI CHAU
• UBND QUẬN LIÊN CHIẾU
• UBND QUAN THANH KHE

THONG KE SỐ LƯỢNG VĂN BẢN BAN HANH VE QUAN LÝ HO SƠ,. và áp dụng Bộ mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của các ban quản lý dự. án trực thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. a) Văn bản được UBND thành phố hoặc Chủ tịch UBND thành phố ban. công tác văn thư, lưu trữ. b) Các văn bản được Sở Nội vụ ban hành. a) Văn bản được UBND thành phố hoặc Chủ tịch UBND thành phố. - Quyết định số 4170/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2020 của Chủ tịch UBND thành phố ban hành Quy định và Bộ Tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng:. thực hiện;. văn thư, lưu trữ;. b) Văn bản được Sở Nội vụ ban hành. lưu trữ tại các cơ quan. trên Phân mêm Quản lý văn bản và điêu hành. a) Văn bản được UBND thành phố hoặc Chủ tịch UBND thành phó. - Quyết định số 3488/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2021 của UBND thành phố ban hành Quy định và Bộ Tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan. b) Văn bản được Sở Nội vụ ban hành. Công văn số 787/UBND-NV ngày 30 tháng 5 năm 2018 chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận tiễn hành chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại đơn VỊ và đây mạnh thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan,.

LƯU TRỮ HÀNG NĂM BAN HÀNH KÈM THEO QUYÉT ĐỊNH SO 2225/QĐ-UBND NGÀY 19 THANG 8 NĂM 2022

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHể ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc.

QUYẾT ĐỊNH

PHAN CÔNG NGƯỜI LAM CONG TÁC VAN

Phụ lục IV. iff pn XEP LOAI CONG TAC VAN THU, LUU TRU W.9/ VỚI UBND QUẬN HUYỆN. cua ia UBND thành phố Da Nẵng). Có ban hành kê hoạch công tác van thu, lưu trữ;j 1 nội dung bám sát kê hoạch của cơ quan cap trên, đúng thực té của cơ quan và giao thời hạn hoàn.

QUAN LY VAN BAN DEN ) Tiếp nhận văn bản liên thông

100% đơn vị thuộc và trực thuộc báo cáo nhưng b) |van còn đơn vị báo cáo trễ so với thời gian quy. định hoặc báo cáo sô liệu không chính xác Van còn đơn vị không báo cáo. Thực hiện báo cáo đột xuât về công tác văn thư, lưu trữ. a) Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội. dung yêu câu và đúng thời gian. Cơ quan đã kiểm tra văn thư, lưu trữ tại các đơn vị. thuộc và trực thuộc. Cơ quan không điểm tra văn thư, lưu trữ tại các. đơn vị thuộc và trực thuộc. CÔNG TÁC VAN THU. QUAN LY VAN BAN DEN ). Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH. ©) | chins bp thốt khống đừng hôi cian guy dink sẵn. 100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giây sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và ky thuat trinh bay theo quy dinh. Điểm = Ti lệ phan trăm. bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy. sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thé thức va.

QUAN LÝ, SỬ DỤNG CON DAU, THIET BỊ LƯU KHểA BÍ MẬT

Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo. quản có thời hạn). Don vi tự đánh giá, cham điêm chat chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điêm đơn vị tự châm so với điêm thâm định chênh lệch từ 05 diém tro xudng).

HET GIA TRI, QUY TRÌNH KIEM SOÁT HO SƠ, TÀI LIEU