Ngoài các yếu tố như năng lực, sự phù hợp, sự tương tác, hỗ trợ thì môi trường làm việc có một tác động rất lớn đến chất lượng công việc vànăng suất lao động của các nhân viên trong doan
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CÔNG SỞ .1 1.1 Thế nào là môi trường làm việc nơi công sở?
Môi trường làm việc tốt
Môi trường làm việc tốt phải đáp ứng được những điều kiện sau:
Thứ nhất là cơ sở vật chất tốt, bao gồm sự chuẩn bị tốt các thiết bị văn phòng đầy đủ và tiện lợi nhất cho hoạt động làm việc của nhân viên như máy in, máy vi tính, Bên cạnh đó, việc tổ chức một không gian làm việc mát mẻ, rộng rãi, sạch đẹp cũng giúp cho tinh thần nhân viên được thoải mái, làm việc hiệu quả hơn Bên cạnh đó, không gian làm việc cũng nên đáp ứng được bổ sung thêm màu xanh của tự nhiên như cây cảnh và hoa, tạo được bầu không khí thư giãn và dễ chịu hơn khi làm việc.
Thứ hai là mối quan hệ hòa hợp giữa cấp trên và cấp dưới, vì sự tôn trọng lẫn nhau cũng như sự bình đẳng trong môi trường công sở là rất cần thiết Một lãnh đạo tài năng, hiểu được nhu cầu của cấp dưới, giải quyết được những điều khó khăn trong công việc cũng như trong mối quan hệ giữa con người sẽ tạo được một bầu không khí làm việc thoải mái và tích cực Đây cũng cách thể hiện văn hóa của doanh nghiệp, nếu mối quan hệ giữa nhà lãnh đạo và nhân viên gần gũi, thân thiện cho thấy văn hóa doanh nghiệp cũng tốt đẹp và tạo được một môi trường làm việc thân thiện.
Thứ ba là mối quan hệ giữa con người trong doanh nghiệp, điều này thể hiện qua sự hợp tác cũng như tinh thần làm việc cùng nhau giữa các nhân viên Khi xây dựng một quan hệ tốt và tinh thần làm việc nhóm cao thì công việc là rất dễ dàng, và không gian làm việc sẽ trở nên giống như là một nơi gặp gỡ, giao lưu công việc một cách thân thiện và gần gũi hay nơi tạo nên động lực và niềm vui thúc đẩy sức mạnh để vượt qua thách thức trong công việc.
Thứ tư là môi trường làm việc mở, là nơi con người có thể nêu lên suy nghĩ, quan điểm cá nhân một cách tự do, thoải mái chia sẻ, giao lưu với nhau, tạo cơ hội cho mỗi người thể hiện năng lực của bản thân, phát huy hết sự sáng tạo, xây dựng một môi trường làm việc bình đẳng, cùng hướng đến một mục tiêu chung.
Ảnh hưởng của môi trường làm việc nơi công sở đến kết quả làm việc và tầm quan trọng của môi trường làm việc tốt
Kết quả làm việc là kết quả của công việc mà con người thực hiện trong các nhiệm vụ được giao trong tổ chức, thể hiện tinh thần trách nhiệm và năng lực của người đó qua đánh giá về mức độ của kết quả đạt được.
Các yếu tố tác động đến kết quả trong môi trường nơi công sở có thể kể đến qua nghiên cứu của Ebrahim và cộng sự năm 2010 là những yếu tố tác động đến chất lượng cuộc sống công việc: công bằng về lương thưởng, điều kiện làm việc an toàn, mối liên hệ xã hội trong công việc, quy định trong doanh nghiệp, năng lực, cơ hội thăng tiến, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống Kết quả sẽ được thể hiện qua khả năng, tính trung thực của con người, sự đánh giá, và giá trị kết quả mang đến trong công việc Một nghiên cứu khác của Majumdar và cộng sự vào năm 2012 đề cập đến yếu tố khác tác động đến kết quả như văn hóa tổ chức và tính tự chủ Bên cạnh đó, sự nỗ lực, tâm lý tích cực và sự hấp dẫn mà công việc mang đến cũng sẽ tác động không ít đến kết quả công việc iv
Môi trường làm việc tác động trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên Khi làm việc ở trong môi trường thoải mái, tiện nghi, trạng thái làm việc của nhân viên trở nên tốt hơn và công việc sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả nhất Ngược lại, nếu môi trường làm việc ở công sở không tốt như họ kỳ vọng, các nhân viên sẽ bị chán nản, năng suất làm việc suy giảm dẫn đến không hiệu quả trong công việc. Nghiêm trọng hơn nữa, việc doanh nghiệp không đáp ứng được cho nhân viên một môi trường làm việc tốt sẽ khiến họ mất niềm tin và có thể rời bỏ tổ chức.
Môi trường làm việc ảnh hưởng đến nguồn cảm hứng, sự sáng tạo và trạng thái tinh thần của nhân viên Khi làm việc trong không gian thoáng mát, sạch đẹp, đầy đủ tiện nghi nhân viên sẽ được thư giãn đầu óc, thoải mái tinh thần và thúc đẩy đầu óc sáng tạo trong công việc Điều này giúp năng suất lao động được gia tăng và nâng cao hiệu quả Bên cạnh đó, nhân viên và doanh nghiệp sẽ có cảm giác gắn kết hơn trong môi trường làm việc tốt, tác động tích cực đến sức khỏe tinh thần Họ sẽ cởi mở hơn, giao tiếp và hợp tác với nhau một cách hiệu quả Mỗi cá nhân sẽ mạnh dạn hơn trong việc nêu lên ý kiến cá nhân, các ý tưởng của bản thân, qua đó thể hiện được năng lực của bản thân và đóng góp trong việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.
Môi trường làm việc chính là điều kiện quan trọng thu hút nhân viên tài năng và xây dựng một đội ngũ lao động chuyên nghiệp Để nắm giữ được vị thế cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, điều mà các doanh nghiệp quan tâm hơn hết chính là tìm ra những nhân lực tiềm năng Hơn thế nữa, doanh nghiệp còn phải làm sao để thu hút họ, khuyến khích họ cống hiến hết sức lực một cách hiệu quả nhất để phát triển công ty Để làm được những điều này, thì việc cung cấp cho đội ngũ nhân viên một môi trường làm việc tốt nhất phải đặc biệt được chú trọng Điểm mấu chốt là môi trường làm việc ở nơi công sở phải tạo được cảm giác thoải mái và thỏa mãn nhu cầu của nhân viên Môi trường làm việc phải gần gũi, thân thiện mang đến cảm giác như ngôi nhà thứ hai của họ, nơi mà mỗi người đều có thể làm việc hàng giờ đồng hồ một cách tình nguyện và năng suất mà không cảm thấy chán nản hay bị áp lực.
THỰC TRẠNG TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CÔNG SỞ TẠI VIỆT NAM
Điểm mạnh
Như trên đã trình bày khái niệm về môi trường làm việc công sở, ta có thể thấy một môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến bộ mặt của toàn công ty, trong đó không thể không kể đến năng suất và chất lượng công việc của nhân viên Sau đây là một vài điểm mạnh mà môi trường làm việc tốt mang lại.
Thứ nhất, khi được làm việc trong môi trường như mong đợi, nhân viên sẽ cảm thấy có hứng khởi, cảm giác như được khơi nguồn cảm hứng, tạo ra động lực để họ làm việc một cách vui vẻ và có trách nhiệm hơn với công việc được giao của mình Hơn thế nữa, một môi trường làm việc tốt đem lại sự gắn bó chặt chẽ giữa nhân viên với doanh nghiệp, giữa nhân viên với nhân viên, từ đó làm củng cố vai trò làm việc nhóm, nhân viên dễ nảy sinh tâm lý thoải mái, dễ chịu, bớt áp lực căng thẳng của công việc mang lại Đối ngược lại, khi làm việc trong một môi trường kém sẽ làm cho nhân viên cản thấy chán nản, tấm trạng lúc nào cũng mệt mỏi, uể oải, khiến kết quả công việc không được cao, hay bị chậm trễ, hay thậm chí nhân viên không còn đặt nhiều niềm tin vào công ty, khiến họ có ý định rời bỏ công ty, từ đó dẫn đến việc mục tiêu của công ty bị giảm sút.
Thứ hai, để doanh nghiệp trở thành con mồi thu hút các nhân tài hay những người giỏi và làm việc chuyên nghiệp, có tâm và có tầm, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến một trong những yếu tố then chốt cần phải chú trọng để không ngừng thay đổi sao cho phù hợp đó chính là môi trường làm việc Đôi khi chính sách phúc lợi,đãi ngộ hay lương thưởng không phải là yếu tố quan trọng nhất để giữ chân nhân viên của công ty một cách lâu bền, mà là môi trường làm việc liệu có tốt, có phù hợp với họ hay không Chính vì thế, môi trường làm việc được xem là nền tảng cơ bản không thể thiếu để giúp doanh nghiệp củng cố, xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên vững mạnh và lâu dài.
Cho đến ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển hơn, thì song song đó môi trường làm việc 4.0 tại Việt Nam cũng không ngừng học hỏi và phát triển không ngừng v
Và để dần xóa đi những hình ảnh môi trường làm việc tại văn phòng nề nếp khuôn khổ, những quy định dày đặc, cứng nhắc, ít tương tác, đồng phục khắt khe, Trong những năm gần đây, khi công nghệ đang có một bước tiến triển mạnh mẽ, môi trường làm việc tại Việt Nam dần được chuyển về môi trường làm việc 4.0 cởi mở, hiện đại với xu hướng năng động và văn minh giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ: Tập đoàn Homre Credit VietNam, một trong những tập đoàn đi đầu về môi trường làm việc 4.0 năng động tại Việt Nam, luôn có những thay đổi đột phá không những trong môi trường làm việc mà còn phát triển nhân viên của họ nhằm nâng cao chất lượng doanh nghiệp.Thứ nhất: Khuyến khích lối sống lành mạnh, như là khuyến khích tập thể thao, chạy bộ, bơi lội của giới trẻ đã phần nào tác động không ít đến chính sách nội bộ của các công ty và doanh nghiệp Theo nghiên cứu của VietnamWorks,70% các chủ doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ đã và đang cải thiện môi trường làm việc, hướng nhân viên theo đuổi lối sống vui khỏe và năng động. Một trong số đó có thể kể đến Tập đoàn Home Credit Việt Nam với nhiều hoạt động sôi nổi Nổi bật là chiến dịch “Sống khỏe” của tập đoàn đã kéo dài trong vòng
4 tháng nhằm khuyến khích nhân viên rèn luyện thể chất và tinh thần thể thao Và để truyền cảm hứng, động lực cho toàn công ty, một lãnh đạo cấp cao đã đi đầu hưởng ứng bằng cách đi bộ 12 tầng thay vì đi thang máy mỗi ngày.
Hình 1: Nhân viên Home Credit tham dự chương trình sống khỏe năm 2019
Anh Lê Hoàng Duy Tân, Trưởng nhóm Hỗ trợ Công nghệ thông tin của Home Credit đã có những chia sẻ rằng là: “Mình rất đồng ý việc doanh nghiệp khích lệ nhân viên ăn đúng sống khỏe Một lối sống lành mạnh giúp mình vượt qua áp lực công việc và hạn chế nhiều “bệnh văn phòng” Mình hy vọng công ty sẽ có nhiều hoạt động đề cao vận động thể thao hơn nữa”.
Thứ hai: Sống xanh kết hợp bảo vệ môi trường, bảo vệ môi trường và sống xanh luôn là một chủ đề nóng, đáng được nhiều người quan tâm và nhân viên công sở cũng vậy Nhân viên công sở cũng chính là những người hưởng ứng xu hướng này nhiệt tình nhất Các chiến dịch hạn chế dùng đồ dùng nhựa một lần, khuyến khích sử dụng bình nước, đũa và muỗng cá nhân, mang túi vải khi đi mua sắm… được lan tỏa mạnh mẽ ở nhiều doanh nghiệp và các tập đoàn.
Tại tập đoàn Home Credit, tinh thần đó được phản ánh qua việc quyết tâm ứng dụng công nghệ nhằm triển khai quy trình tư vấn và ký hợp đồng không dùng giấy Kể từ tháng 5/2020, quy trình “paperless” này đã chính thức được triển khai tại hệ thống các điểm bán hàng trên toàn quốc của tập đoàn Home Credit Dự án hướng tới sự thuận tiện, bảo mật, giữ sự riêng tư, an toàn thông tin cho khách hàng, đồng thời hạn chế sử dụng giấy, tiết kiệm giấy hết mức có thể nhằm bảo vệ môi trường và hành tinh xanh.
Thứ ba: Ứng dụng công nghệ để hỗ trợ công việc, công nghệ cao là một yếu tố không thể thiếu trong môi trường làm việc 4.0, giúp kết nối thuận tiện và xử lý công việc một cách nhanh chóng và chính xác Theo khảo sát của công ty tư vấn nhân sự đa quốc gia Randstad, cho rằng khoảng 40% người lao động sẽ rời khỏi tổ chức nếu thiếu vắng công nghệ hiện đại hỗ trợ công việc của họ Đặc biệt, trong bối cảnh Covid-19 vừa qua, xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp càng trở nên quan trọng và giúp các doanh nghiệp vượt qua các giai đoạn khó khăn.
Những ứng dụng như MS Teams, Zoom, GG meet,… đã ít nhiều góp phần giúp cho những cuộc gặp vốn dĩ không thể tổ chức giờ đây có thể gặp nhau qua các cuộc hợp trực tuyến thông qua màn hình chỉ bằng những thao tác đơn giản Nhờ ứng dụng công nghệ, một quản lý làm việc tại trụ sở Tập đoàn Home Credit, Cộng hòa Séc có thể phát biểu khai mạc một cuộc họp trực tuyến và ngay sau đó chỉ với một cú click chuột là có thể dự hội thảo đang diễn ra cách vài nghìn km mà không cần di chuyển đường xa Và điều này cũng đã tạo nên một sự thay đổi rất lớn, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 luôn có nhiều khó khăn trong việc gặp mặt vi
Tóm lại, một môi trường làm việc hiện đại với những xu hướng mới không ngừng cập nhật và phát triển không ngừng, lấy nhân viên làm trọng tâm đang là xu thế mới không chỉ riêng tại thị trường Việt Nam mà còn trên toàn thế giới Một văn phòng mà tại đó nhân viên không chỉ đến hoàn thành công việc rồi về nhà, mà ngoài ra họ còn được gia tăng kết nối của bản thân đối với công ty và từ đó nhìn thấy được giá trị đóng góp của mình cho công ty và xã hội Góp phần lớn cho mức độ hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Điểm yếu
Công sở là nơi làm việc, liên hệ của các cơ quan, tổ chức, vì vậy mà việc ứng xử, giao tiếp nơi này cần phải văn minh, thanh lịch Tuy nhiên, có một thực tế là ở nhiều môi trường công sở, vẫn có những nhân viên, công chức có những hành động, cử chỉ thiếu lịch sự
2.2.1 Vẻ ngoài chưa chỉn chu, phù hợp
Hầu hết các cơ quan đều sẽ có một quy định về trang phục riêng cho nhân viên, thậm chí có yêu cầu về việc mặc đồng phục công ty khi đi làm Thế nhưng lại có một số nhân viên lại làm trái đi Ngày cần phải mặc đồng phục thì họ lại không làm theo, mặc đồ khác đi, làm mất kỷ cương công ty Ngoài ra, có một số nhân viên nữ khi đi làm lại mặc những bộ đồ quá hở hang như áo khoét sâu, váy quá ngắn, Hoặc lại có những người mặc những bộ đồ lôi thôi, thiếu lịch sự như áo ba lỗ, đồ ngủ, dép lê, vii Ở nơi làm việc nhân viên không cần phải ăn mặc quá hào nhoáng, nhưng cũng phải có đủ lịch sử tối thiểu đối với đồng nghiệp và cấp trên, cho dù bạn có là ai đi nữa.
2.2.2 Buôn chuyện, nói xấu, tung tin đồn
Môi trường làm việc là môi trường lớn, nơi một người phải giao tiếp, quan hệ, giao lưu, tương tác với nhiều người, không chỉ người trong công ty mà kể cả khách hàng.
Là một nơi khá phức tạp về bản chất như thế, không có gì lạ khi ở đây xuất hiện sự canh tranh, bịa đặt về nhau giữa nhân viên với cấp trên hay giữa nhân viên với nhau viii
Rất rõ ràng, chốn công sở tồn tại rất nhiều kiểu người Bên cạnh những đồng nghiệp thân thiện, tử tế, cũng sẽ xuất hiện những người khiến người khác cảm thấy tức giận Chuyện bị đặt điều nói xấu luôn xảy ra ở môi trường này, dù có là người làm việc lâu năm hay là những nhân viên mới
2.2.3 Thái độ thiếu thân thiện cởi mở khi giao tiếp
Theo một nghiên cứu trong khoa học xã hội cho thấy, “những người nắm quyền thường có xu hướng thay đổi suy nghĩ và cảm xúc của họ” Cụ thể hơn, những người lãnh đạo thường sẽ mất dần khả năng lắng nghe cũng như khả năng tiếp nhận những quan điểm mới khác với quan điểm của chính họ Bởi vì họ muốn tập trung theo đuổi những mục tiêu vĩ mô mà họ đã nhắm tới, cũng vì thế mà chỉ quan tâm vào những nhận định của riêng họ Do đó, họ sẽ bỏ qua cái tầm “vi mô”, bỏ qua những chi tiết vụn vặt trong cuộc sống thường ngày, hiếm khi lắng nghe hay chấp nhận những quan điểm của cấp dưới.
Bên cạnh đó, theo nghiên cứu này, thái độ của nhân viên lại ngược lại Đa số nhân viên ngại ngùng, tự ti khi trình bày về ý tưởng của mình, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống cũng thấp Nếu như nhóm công việc mắc lỗi, họ sẽ chờ người khác mở lời trước, không nhận sai về phía mình mà sẽ tìm một lý do để trốn tránh trách nhiệm hoặc bào chữa cho mình Có những nhân viên vì sợ lỡ miệng sai có thể gây ra rắc rối hoặc khiến đồng nghiệp, cấp trên thù ghét nên luôn bó buộc bản thân trong một “vùng an toàn”: ít khi chủ động giao tiếp, ý kiến hay nêu đề xuất trước đám đông, trước cấp trên ix
2.2.4 Thiếu tinh thần trách nhiệm
Một nhân viên nếu không tự xây dựng một tinh thần tự giác, có trách nhiệm với công việc của mình thì thường không dành được sự tin cậy, tôn trọng của mọi người và khó đạt được kết quả họ mong muốn, cũng chính vì thế, không một công ty nào muốn sở hữu những người như vậy Các biểu hiện của nhân viên không có trách nhiệm như: đùn đẩy, biện cớ do hoàn cảnh khi chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện và giải quyết công việc một cách hời hợt, không nghiêm túc tập trung, chỉ luôn trốn tránh trách nhiệm, không biết lắng nghe nhận xét, góp ý và viện cớ bào chữa cho những hạn chế, sai phạm của bản thân,… cần phải được “thanh lọc” nhanh chóng, kịp thời để không gây ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của các nhân viên khác cũng như chiến lược xây dựng và phát triển chung của toàn công ty
2.2.5 Không có tinh thần làm việc nhóm
Việc tập trung hoàn thành nhiệm vụ của bản thân là rất đáng tuyên dương, bởi điều đó thể hiện họ thật sự có trách nhiệm với phần việc được giao Đây cũng là phương pháp rất hiệu quả góp phần cải thiện và nâng cao kĩ năng tư duy độc lập Tuy vậy, một sự nghiệp muốn phát triển bền vững và lâu dài, các cá nhân làm việc độc lập một mình là không đủ mà còn cần sự hợp tác với người khác, giúp đỡ, trao đổi, làm việc nhóm
Làm việc nhóm đã tạo ra cơ hội cho nhân viên có thể trải nghiệm nhiều vai trò với các vị trí khác nhau, giúp họ cọ xát nhiều hơn với nhiều người trong những hoàn cảnh khác nhau Từ đó, họ sẽ thấu hiểu hơn suy nghĩ, mong muốn của từng người, có cách đối xử phù hợp với mọi người Điều này góp phần tạo nên sự phát triển và thăng tiến trong công việc.
Khi một người chỉ vì công việc của bản thân mới quan tâm đến công việc nhóm, mà không phải là để tâm đến ý nghĩa của sự cộng tác và làm việc nhóm thì người đó mãi mãi chỉ dậm chân tại chỗ, không thể phát triển được.
2.2.6 Thiếu sự chủ động và sáng tạo
Ngày nay, trong môi trường làm việc thời 4.0 với những chuyển dịch mới mẻ cần đảm bảo tính cởi mở, năng động và không ngừng đổi mới để bắt kịp xu thế thế giới.
Vì thế đòi hỏi mỗi nhân viên phải cố gắng rèn luyện cho mình tính chủ động, sáng tạo và dám đương đầu với những điều mới lạ.
Sự chủ động có thể hiểu là sự linh hoạt trong suy nghĩ dẫn đến biểu hiện cụ thể qua hành động Ví dụ như ta hăng hái, mạnh dạn này tỏ quan điểm, sáng kiến mới về vấn đề, không ngại đưa ra các ý kiến, đề xuất, đánh giá trong các cuộc họp của tổ chức, Bên cạnh đó, có thể phát triển năng lực của chính mình bằng việc tự trau dồi thêm kiến thức từ các khóa học chuyên sâu bên ngoài hay học hỏi từ những đồng nghiệp xung quanh Tương tự, để có thể tiếp tục theo đuổi công việc, bạn cần có sự sáng tạo để có những lối tư duy mới, tránh đi lại những đường hướng cũ Cá nhân mọi tổ chức doanh nghiệp đều mong muốn nhân viên của họ có tính chủ động, không ngừng học hỏi và sáng tạo trong công việc.
Trong vài trường hợp, ta chưa có đủ tính sáng tạo nhưng sự chủ động có thể thay thế và ngược lại Ngoài ra, ta cần phải vạch riêng cho mình một lộ trình từ đó tuân theo, học hỏi ngày một phát triển bản thân cũng như có sự thích ứng cao với công việc Hãy thể hiện cho nhà quản lý, quản trị cấp cao thấy rằng ta đã nỗ lực nhiều như thế nào, sự thay đổi mang lại hiệu quả tích cực ra sao qua các thành quả đáng mong đợi thay vì chỉ mãi ỷ lại người khác, không có chí tiến thủ.
2.2.7 Công ty chưa xây dựng, tổ chức kế hoạch nghề nghiệp tốt
Tại doanh nghiệp ở Việt Nam, việc nhận xét và đánh giá trình độ làm việc của nhân viên là một trong những công việc quan trọng, nhà lãnh đạo cần tiến hành kiểm tra định kỳ nhằm đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân lực Quy trình đánh giá phải được thực hiện một cách công khai, công bằng và minh bạch vì kết quả từ việc đánh giá là rất quan trọng Kết quả này không chỉ phản ảnh được các khía cạnh của của việc tổ chức nhân sự, lợi ích về nguồn nhân lực cho tổ chức mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái tinh thần cũng như phong thái làm việc của từng cá nhân trong công ty.
BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TIÊU CỰC TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG SỞ
Vẻ ngoài chưa chỉn chu, phù hợp
Trang phục khi làm việc giúp thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của nhân viên cũng như giúp họ thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp và khách hàng Trong môi trường làm việc văn phòng thường sẽ có những quy định về trang phục cho nhân viên Mục đích của việc này tránh việc tạo hình ảnh không phù hợp trong môi trường công sở Dưới đây là một số khuyến nghị mà công ty có thể áp dụng:
- Vào những ngày lễ đặc biệt hay những dịp quan trọng cần phải mặc đồng phục công ty (đối với những công ty có đồng phục) hoặc quy định một loại trang phục cụ thể (tuỳ thuộc theo điều lệ công ty).
- Khi đi làm, không nhất thiết phải mặc đồ quá trang trọng, nhưng nhất thiết phải lịch sự, không được mặc đồ quá hở hang, lôi thôi, phong hợp thuần phong mỹ tục.
- Tiến hành phổ biến, giúp nhân viên hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của việc mặc trang phục phù hợp trong quá trình làm việc.
- Thực hiện các biện pháp kỷ luật nếu nhân viên vi phạm quy định công ty như lần
1 nhắc nhở, lần 2 cảnh cáo, lần 3 phạt tiền,…
Nhưng những khuyến nghị trên sẽ không có tác dụng nếu nhân viên không có thái độ phối hợp tích cực Vì vậy, không chỉ về phía công ty cần cải thiện, mà mỗi nhân viên cũng cần phải nâng cao ý thức tự giác, chú ý lựa chọn trang phục chỉn chu nhằm tạo hình ảnh đẹp cho môi trường công sở.
Buôn chuyện, nói xấu, tung tin đồn
Nhân viên phải đoàn kết, có mối quan hệ tốt với nhau thì mới có thể phối hợp cùng nhau, đạt được mục tiêu chung của tổ chức Vậy nên công ty cần phải tránh tình trạng các nhân viên nói xấu, bịa đặt về nhau bằng các biện pháp sau:
- Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên với nhau, giữa nhân viên cấp dưới và cấp trên: tổ chức các buổi team building, giao lưu gắn kết, không mang tính chất quá trang trọng hay cầu kỳ; là nơi có thể chia sẻ mối quan tâm và đưa ra đề xuất về các vấn đề cần cải thiện ở công ty
- Hòa giải xung đột nhanh chóng và hiệu quả: Nếu là những vấn đề nhỏ nhặt thì có thể để họ tự giải quyết với nhau Nhưng đối với mâu thuẫn nghiêm trọng hơn, các nhân viên còn lại nên nhận thức và can thiệp kịp thời tránh sự việc ngày càng tồi tệ, ảnh hưởng đến giao tiếp giữa nhân viên, lục đục nội bộ.
- Giáo dục nhân viên, cho họ hiểu lời đồn đại có ảnh hưởng đến nhân viên như thế nào, cũng khiến họ hiểu tác động của việc gây chia rẽ nội bộ đối với tổ chức. Các nhân viên cũng nên tỏ thái độ tích cực, tạo môi trường làm việc hòa hợp với nhau:
- Không đặt điều, gây thị phi, nói xấu đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới.
- Khi phát hiện có người nói xấu bản thân hay người khác nên giữ thái độ bình tĩnh, có những xử lý phù hợp, tránh gây tranh cãi, mất đoàn kết trong tập thể.
- Không nên vì bầu không khí “dĩ hoà vi quý” mà nhịn xuống, không giải quyết triệt để vụ việc.
- Đối với sự việc mang tính chất quan trọng, nên báo cáo lại với quản lý để giải quyết sự việc nhanh cóng, tránh gây nên hậu quả ảnh hưởng đến công việc.
Những biện pháp trên giúp mọi người cảm thấy mình được tôn trọng, lắng nghe,tinh thần đồng đội, gắn kết giữa các thành viên ở nơi làm việc sẽ được cải thiện theo chiều hướng ngày một tốt hơn.
Thái độ thiếu thân thiện cởi mở khi giao tiếp
Người lãnh đạo là một người giỏi hoạch định, là người định hướng công việc cho nhân viên làm việc Vì lẽ đó, các nhà lãnh đạo cần có khả năng lắng nghe, không chỉ giúp người lãnh đạo có thêm thông tin, còn giúp nhân viên có thêm động lực, niềm tin với người lãnh đạo:
- Nên tập trung và nghe nhân viên nói hết trước khi đưa ra những phán xét chủ quan của bản thân.
- Đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề hoặc khuyến khích nhân viên suy nghĩ sâu hơn, mở rộng ý tưởng của bản thân họ.
- Tổng hợp và chia sẻ quan điểm, ý kiến, đề xuất của người lãnh đạo xi
Về phía nhân viên, nếu như là người có tài, nhưng lại tự ti, không bày tỏ quan điểm, thái độ thì không thể đột phá, cũng không được cất nhắc cho những vị trí cao hơn. Chính vì thế mà người nhân viên nên cải thiện thái độ của mình trở nên tốt hơn:
- Tự tin, năng động, nhanh nhẹn, chủ động trong công việc.
- Không trốn tránh trách nhiệm, đổ lỗi cho những sai lầm của bản thân mà nên rút kinh nghiệm từ những sai lầm đó.
Người quản lý đối với những nhân viên có khả năng giao tiếp kém thì nên dành thời gian để hỏi họ về phương pháp giao tiếp thích hợp cũng như lắng nghe tích cực về những vấn đề mà họ nói Ngoài ra, người quản lý cũng cần thúc đẩy sự tự tin cho nhân viên, tạo môi trường an toàn khi mắc lỗi, hãy nhấn mạnh rằng, sai lầm chính là một cơ hội để học hỏi.
Thiếu tinh thần trách nhiệm
Hành vi đổ lỗi của nhân viên làm giảm hiệu quả của công việc, không giải quyết hậu quả triệt để, khiến vấn đề trở nên khó khăn hơn Chính vì thế, các công ty cần phải tìm cách xoá bỏ thói quen đổ lỗi, xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc:
- Nhà quản lý cần phải giúp nhân viên thay đổi tư duy khi làm việc, nhân viên phải nhận thức được tác hại của việc đổ lỗi cho hoàn cảnh, viện cớ bào chữa và thái độ hời hợt khi giải quyết công việc.
- Giữa các nhân viên cần đối thoại, thảo luận và thống nhất về nguyên tắc làm việc, đồng thời thảo luận trước về phương pháp giải quyết nếu xảy ra rủi ro.
- Tổ chức cần có những phương án xây dựng mối quan hệ đề cao sự tin tưởng giữa các nhân viên, nêu cao tinh thần trách nhiệm của họ.
Không có tinh thần làm việc nhóm
Hợp tác nhóm là yếu tố không thể thiếu trong các hoạt động của một tổ chức Để có thể trở thành một nhóm làm việc có hiệu quả, có thể thử những biện pháp sau:
- Các nhân viên phải hiểu được, trong nhiều trường hợp, làm việc nhóm sẽ nâng cao hiệu suất công việc, đạt được nhiều kết quả hơn một cá nhân Ngoài ra, hoạt động nhóm cũng là một cách để duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau.
- Tổ chức nên rèn luyện cho các nhóm thói quen đúng đắn như tôn trọng lẫn nhau, hoàn thành công việc đúng thời hạn, đi kèm với những đãi ngộ xứng đáng cho người làm việc chăm chỉ, đạt kết quả tốt.
- Đối với những người kém tinh thần hợp tác, có thể nói chuyện thẳng thắn với họ,đặt lại các mục tiêu công việc, Nếu như vẫn không cải thiện thì nên có những biện pháp xử lý, làm tấm gương kỷ luật cho các nhân viên luôn giữ được sự tích cực xii
Thiếu sự chủ động và sáng tạo
Tính sáng tạo và năng động luôn được xem là yếu tố cần thiết để duy trì sự tiến triển trong công việc Nhưng hiện nay vẫn tồn tại một số nhân viên có thái độ thụ động, thiếu tính sáng tạo đã mang đến nhiều hậu quả xấu cho tổ chức như năng suất làm việc thấp, thiếu tính mới mẻ, độc đáo để thu hút khách hàng Các biện pháp giúp cải thiện tình trang này:
- Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, thân thiện, biết lắng nghe bởi vì sẽ không có bất kỳ sự sáng tạo nào được tạo ra trong một môi trường làm việc gò bó, bức bách
- Không đánh giá sáng tạo một cách chủ quan, áp đặt ý kiến các nhân lên người khác, tránh chê bai hay hạ thấp ý kiến của họ.
- Tạo động lực bằng cách khen thưởng cho những người biết chủ động, đóng góp sáng tạo.
Công ty chưa xây dựng, tổ chức kế hoạch nghề nghiệp tốt
Ba yếu tố chính góp phần tạo nên năng lực của nhân viên là: kiến thức, kỹ năng và thái độ Tổ chức có thể dựa trên kết quả năng lực và xếp hạng nhân viên theo mức độ đáp ứng Qua đó, đề xuất các kế hoạch thích hợp để phân chia trách nhiệm, quyền hạn, chức vụ và phát huy tối đa tiềm lực mỗi nhân sự
Việc thống kê, phân loại trình độ và năng lực nhân sự đóng vai trò rất quan trọng.
Ta sẽ có những các biện pháp quản lý, khai thác khác nhau đối với các đối tượng trình độ khác nhau Bởi vì nếu chỉ biết gói gọn tất cả nhân viên trong công ty thành chung một cấp độ, khảong cách lớn giữa năng lực các nhân viên sẽ được hình thành. Để tránh xảy ra tình trạng trên, việc đánh giá trình độ và năng lực phải được diễn ra một cách nghiêm túc, đầy đủ và minh bạch, đảm bảo công bằng Công ty có thể áp dụng các phương pháp đánh giá năng lực như:
Công ty có thể áp dụng các phương pháp đánh giá năng lực như:
- Kiểm tra: các hình thức Kiểm tra bao gồm có Kiểm tra giấy, Kiểm tra theo tình huống và Phỏng vấn Các hoạt động này được nhiều doanh nghiệp ưu tiên áp dụng bởi sự tiện lợi, nhanh chóng.
- Checklist: các câu hỏi về năng lực dưới dạng “có/không” sẽ được đặt ra nhằm đánh giá nhân viên, nhưng người thực hiện câu hỏi sẽ là quản lý của người nhân viên đó Việc lấy ý kiến khách quan của bên thứ ba sẽ giúp đánh giá nhân viên khách quan hơn.
- Khung năng lực: Giống vưới hình thức Checklist là được đánh giá bởi bên thứ ba, nhưng Khung năng lực là một bản báo cáo về năng lực, công việc của nhân viên mà người đánh giá quan sát và ghi nhận lại Người đánh giá cần phải chứng thực những thông tin mình ghi nhận là chính xác, trung thực, không thiên vị.Chính vì vậy mà phương pháp này cũng cần một thời gian để có thể thực hiện xiii
Thiếu tập trung trong giờ làm việc
Để cải thiện sự tập trung, tránh xao nhãng khi đang trong thời gian làm việc, nhân viên nên nhận biết rõ nhiệm vụ cũng như trách nhiệm công việc của mình, qua đó định hướng cụ thể và tập trung tốt hơn do họ có thể xác định tiến độ công việc mình đang làm và tăng tiến độ khi cần Ngoài ra, các nhà quản trị bằng cách thể hiện sự tập trung của mình khi làm việc góp phần làm gương cho cấp dưới noi theo, cũng như tạo điều kiện cho nhân viên nghỉ ngơi trong khoảng 10-15 phút sau một thời gian dài căng thẳng tập trung, đưa ra các nhận xét mang tính đóng góp, khuyến khích khiến họ cảm thấy công sức mình bỏ ra là xứng đáng Về phía công ty, việc xây dựng một không gian giải trí, rèn luyện sức khỏe ngay tại văn phòng cũng góp phần giúp nhân viên thư giãn, tạo tinh thần phấn khởi, nâng cao hiệu suất công việc.
Thường xuyên phàn nàn đòi hỏi
Làm việc ở công ty thường có những điều không theo ý nguyện, và thay vì tìm cách giải quyết vấn đề, nhiều người có xu hướng phàn nàn và đưa ra những đòi hỏi cho công ty Nếu như vậy thì nhân viên sẽ khó tập trung vào công việc, hiệu suất kém, thậm chí có nguy cơ nghỉ việc Để tránh tình trạng này cần phải có sự cải thiện từ cả phía nhân viên và công ty:
- Nhân viên cần phải thay đổi suy nghĩ một cách tích cực, bất kỳ công ty nào cũng có vấn đề, dù là công việc, lương bổng, đãi ngộ hay cơ sở vật chất, không có bất kỳ công ty nào hoàn hảo về mọi mặt.
- Người nhân viên có thể tận dụng những thách thức đó, biến nó trở thành cơ hội cho việc tấn chức Ví dụ như nếu quy trình công việc chưa rõ ràng, hãy cùng các thành viên trong nhóm họp bàn lại kỹ lưỡng về quy trình làm việc Nếu đồng nghiệp là người thiếu thân thiện, hãy thử bắt chuyện nhiều hơn, tìm hiểu nguyên nhân của sự thiếu thân thiện đó
- Về phía công ty cũng cần phải cải thiện cơ sở vật chất của mình, tiếp cận kỹ thuật khoa học công nghệ hiện đại, có đãi ngộ tốt nhân viên, khen thưởng cho người thể hiện sự xuất sắc, xiv
