Văn hóa giao tiếp nơi công sở

MỤC LỤC

Lời nói đầu………… ……… 3

I Văn hóa giao tiếp là gì?

II Tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp nơi công sở: 1 Đối với doanh nghiệp……….

……… 7

2 Đối với các cá nhân……….

……… 7

III Các quy tắc trong văn hoá giao tiếp: 1 Với nhân viên cấp dưới……….

5 Với báo chí, truyền thông ……….……… 8

6 Với nhà cung cấp……….……….9

7 Với cơ quan chính quyền……….……….9

IV Những điều không nên làm khi giao tiếp nơi công sở……….……….9

V Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở ……….……… 10

VI Ví dụ về văn hóa giao tiếp nơi công sở……….……….10

VII Sự khác biệt trong văn hóa giao tiếp nơi công sở giữa các quốc gia……….10

VIII Liên hệ thực tiễn đến sinh viên……….……… 11

IX Kết luận……….……… 11

X Tài liệu tham khảo……….……… 12

LỜI NÓI ĐẦU

Trong môi trường làm việc nhanh chóng và rộng rãi ngày nay, giao tiếp hiệu quả đã trở thành một yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức, cách mà các nhân viên giao tiếp với nhau cũng như với cấp trên và khách hàng của họ có thể tác động đáng kể đến văn hóa chung của nơi làm việc Văn hóa giao tiếp nơi công sở chi phối cách mọi người giao tiếp trong một tổ chức bao gồm cả giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ (cử chỉ, nét mặt, tin nhắn, thư từ,…) Văn hóa giao tiếp tích cực thúc đẩy sự cởi mở, tin cậy, tôn trọng và hợp tác giữa các nhân viên, trong khi văn hóa tiêu cực có thể dẫn đến hiểu lầm, xung đột và mất lòng tin.

Tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp tích cực chốn công sở không hề bị phóng đại Bởi nó nâng cao năng suất, thúc đẩy tinh thần đồng đội và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực Giao tiếp hiệu quả giúp làm rõ mục tiêu, giảm sai sót và giảm thiểu hiểu lầm, từ đó đưa đến việc ra quyết định và giải quyết vấn đề tốt hơn Hơn nữa, văn hóa giao tiếp tích cực có thể giúp thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu, vì nhân viên có xu hướng làm việc lâu dài trong một tổ chức coi trọng sự cởi mở và hợp tác Mặt khác, văn hóa giao tiếp tiêu cực có thể gây tác động bất lợi đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Nó làm

3

giảm năng suất, giảm doanh thu và khiến môi trường làm việc trở nên áp lực Thông tin sai lệch có thể dẫn đến trễ thời hạn, sai sót và hiểu lầm, cuối cùng gây ra hậu quả nặng nề là tổn thất tài chính cho tổ chức Trong môi trường văn hóa giao tiếp tiêu cực sẽ ít có sự gắn kết và hài lòng trong công việc của cả nhân viên lẫn cấp trên, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu suất của tổ chức.

Tóm lại, một việc tưởng chừng như đơn giản - giao tiếp, thực chất rất phức tạp bởi nó có thể kéo theo nhiều hệ lụy Và đấy chính là lý do vì sao chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về “Văn hóa giao tiếp nơi công sở”.

I Văn hóa giao tiếp là gì? 1 Khái niệm:

Văn hóa giao tiếp là những chuẩn mực xã hội được quy định trong vấn đề giao tiếp về các khía cạnh như hành vi ngôn ngữ, hành vi cử chỉ, trang phục, thái độ, … đối với giữa các cá thể và tổ chức với nhau

2 Bản chất:

Bản chất của văn hóa giao tiếp là sự hòa hợp giữa các hành vi và thái độ đối nhân xử thế Do đó văn hóa giao tiếp không thể tách rời khỏi xã hội nói chung và các mối quan hệ nói riêng Tuy nhiên, chính văn hóa giao tiếp lại có đời sống của riêng mình, cũng giao tiếp như vận hành quy luật hoạt động riêng Mục tiêu cao cả nhất của hoạt động văn hóa giao tiếp cần đạt được chính là con người và sự phát triển – hoàn thiện con người Hiểu những nét bản chất này của văn hóa giao tiếp, ta sẽ nhận biết được các chức năng của văn hóa giao tiếp cũng như giá trị văn hóa giao tiếp là gì

3 Chức năng:

- Chức năng giáo dục:

o Cư xử đúng với quy định chuẩn mực đạo đức

4

o Một thước đo về mức văn hóa để điều chỉnh hành vi phù hợp ở các mối

o Xây dựng một xã hội văn hóa, thuần phong mỹ tục

o Sử dụng ngôn ngữ một cách có chọn lọc và đúng chuẩn mực cho phép - Chức năng kế tục và phát triển:

o Để thế hệ sau có thể học hỏi và noi gương

o Phát triển mối quan hệ và phát triển được nhân cách

o Ổn định và cũng như phát triển được sức khỏe tâm lý cá nhân (có thể là cảm giác khẳng định được bản thân)

4 Mục đích:

- Đối với doanh nghiệp:

o Giúp cho doanh nghiệp ngày càng hưng thịnh hơn và tất cả các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp đoàn kết hơn thông qua việc khiến khoảng cách giữa những người đứng đầu và cấp dưới của họ thu hẹp hơn trước và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái

o Kiểm tra một cách dễ dàng hơn với các quyết định của quản trị bán hàng và tiến trình làm việc diễn ra trong doanh nghiệp → đảm bảo được hiệu quả công việc

o Bắt kịp và uốn nắn kịp thời những sai sót xuyên suốt quá trình hoạt động

5

o Bên cạnh đó, có thể cải thiện được hiệu suất thông qua việc tuyên dương những cá nhân từ đó doanh nghiệp càng trở nên phát triển hơn nhờ những cá nhân làm việc năng suất

o Ngoài ra, doanh nghiệp kịp thời nắm bắt được những tâm tư nguyện vọng của tất cả mọi người (kể cả các nhân viên và người tiêu dùng) để cải thiện hơn

o Tạo sự hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, nhân viên, cán bộ: giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả, tránh gây ra hiểu lầm không đáng và chắc rằng mọi người có cùng một hiểu biết, nhiệm vụ và thông tin quan trọng của doanh nghiệp

- Đối với cá nhân:

o Bày tỏ được những nhu cầu của bản thân đối với doanh nghiệp o Đóng góp những ý kiến có lợi cho sự phát triển bền vững của doanh

nghiệp

o Kết nối được các mối quan hệ nơi công sở tạo nên môi trường làm việc thoải mái và có cảm giác được tôn trọng dù cho ở bất cứ vị trí nào, cấp bậc nào trong doanh nghiệp

o Bên cạnh đó, có một văn hoá giao tiếp nơi công sở tốt sẽ góp phần tạo cơ hội trên con đường sự nghiệp mà các cá nhân theo đuổi

5 Hình thức giao tiếp:

- Giao tiếp trực tiếp:

Là loại hình giao tiếp thông dụng nhất trong mọi hoạt động của con người, trong đó các đối tượng của giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau và thường dùng

6

ngôn ngữ nói và biểu cảm, cử chỉ để truyền cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của mình

- Giao tiếp gián tiếp:

Là hình thức giao tiếp thông qua một phương tiện trung gian khác như thư từ, sách báo, điện thoại…

6 Kĩ năng giao tiếp:

- Nghe:

Là khả năng lắng nghe một cách chủ động và hiểu rõ thông điệp, ý kiến hoặc cảm xúc mà người khác truyền đạt trong quá trình giao tiếp Kỹ năng này đòi hỏi sự tập trung, sử dụng ngôn ngữ cơ thể và khả năng tạo môi trường thuận lợi để người nói tự do thể hiện ý kiến của họ

- Nói:

Là khả năng diễn đạt ý kiến, thông điệp hoặc ý tưởng của mình một cách rõ ràng, hiệu quả và thuyết phục đối với người nghe trong quá trình giao tiếp Kỹ năng này đòi hỏi sử dụng từ vựng phù hợp, ngữ pháp chính xác, giọng điệu, cử chỉ và biểu cảm khuôn mặt để truyền đạt thông điệp một cách tốt nhất - Đọc:

Là khả năng hiểu và trích dẫn thông tin từ văn bản hoặc tài liệu một cách hiệu quả Đây là quá trình đọc và hiểu nội dung của văn bản, sách, bài báo, bất kỳ nguồn thông tin nào để trích dẫn thông tin quan trọng và đánh giá ý kiến cũng như xác định ý đồ người viết Kỹ năng này đòi hỏi khả năng phân tích và đánh giá thông tin, hiểu nội dung ngữ pháp, từ vựng và thể hiện khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

- Viết:

Là khả năng diễn đạt ý kiến, thông điệp hoặc ý tưởng của mình bằng văn bản một cách rõ ràng, có cấu trúc và hiệu quả Kỹ năng này đòi hỏi sử dụng từ vựng phù hợp, ngữ pháp chính xác, cấu trúc văn bản logic và cách trình bày thông tin hợp lý

7

II Tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp nơi công sở:

Giao tiếp trong chốn công sở sẽ giúp chúng ta duy trì và xây dựng các mối quan hệ khăng khít, bền chặt hơn

1 Đối với doanh nghiệp:

o Có vai trò to lớn đối với doanh nghiệp

o Giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển, gắn kết o Tạo ra môi trường làm việc tốt, lành mạnh

o Khoảng cách được thu hẹp lại giữa sếp với nhân viên o Nhân viên có thể hỗ trợ nhau một cách lành mạnh

2 Đối với các cá nhân:

o Mở ra nhiều cơ hội tốt cho các cá nhân Tạo ra môi trường o làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo, năng động Tạo cảm giác o được tôn trọng

o Mọi người có thể làm việc với nhau một cách thoải mái

III Các quy tắc trong văn hoá giao tiếp 1 Với nhân viên cấp dưới:

▪ Lắng nghe, hiểu và tôn trọng quan điểm

▪ Công bằng, có lập trường riêng và công tư phân minh

▪ Tạo điều kiện cho cấp dưới tự do thể hiện ý kiến mà không sợ trách nhiệm hoặc trừng phạt

▪ Quan tâm với thái độ vui vẻ, khen ngợi cũng như khen thưởng nếu họ làm tốt ▪ Theo dõi tiến trình, giúp đỡ họ khi gặp khó khăn trong công việc

2 Với cấp trên:

▪ Tôn trọng và lắng nghe những quan điểm cấp trên đưa ra ▪ Không xen vào lời của họ khi họ đang nói

+ Giữ thái độ chuẩn mực, chuyên nghiệp khi giao tiếp với cấp trên

8

+ Nếu cần sự hướng dẫn từ cấp trên cần đặt câu hỏi rõ ràng và yêu cầu phù hợp

+ Khi gửi email cho cấp trên, cần chắc chắn rằng nội dung là chuẩn xác, đúng cấu trúc, từ ngữ phù hợp

+ Lịch sự đề xuất ý kiến của mình khi được cho phép

+ Khi được giúp đỡ hãy thể hiện sự biết ơn và gửi lời cảm ơn đến họ

▪ Chia sẻ thông tin cần thiết một cách đầy đủ và minh bạch

▪ Tôn trọng ý kiến dù là có khác biệt, không phản đối hay phê phán một cách

▪ Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng, thuyết phục được khách hàng; không sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành, ngôn ngữ phức tạp

▪ Tạo môi trường giao tiếp thoải mái, lịch sự, thân thiện ▪ Cố gắng đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu của khách hàng

▪ Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ để giúp khách hàng hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ

▪ Giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp

▪ Theo dõi và đánh giá sự hài lòng sau khi giao tiếp, hỏi ý kiến và phản hồi để cải thiện dịch vụ và tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng

9

5 Với báo chí, truyền thông:

Bộ mặt đối ngoại của các tổ chức nên rất cần chú ý về cách dùng từ ngữ: ▪ Xây dựng được hình tượng tốt đối với mọi người trong cộng đồng

▪ Ngôn ngữ thành thạo, thái độ chuyên nghiệp sẽ mang tới khách hàng và người tiếp cận cảm giác hài lòng và độ tin cậy cao

▪ Đưa chính xác và đầy đủ nội dung thông tin cần truyền đạt tới các đối tượng ▪ Trang phục lịch sự, chuyên nghiệp sẽ tạo độ tin cậy về lời nói cũng như ấn

tượng của khách hàng và người tiêu dùng

▪ Không chê bai hay đánh giá thấp với các doanh nghiệp cạnh tranh

▪ Cần biết nên nói gì và không nên nói gì, không tiết lộ các thông tin về tài liệu mật của công ty

▪ Thái độ niềm nở, lịch sự mang lại cảm giác gần gũi

6 Với nhà cung cấp:

▪ Không phân biệt và đối xử thiên vị đối với bất kỳ nhà cung cấp nào ▪ Không để họ chờ đợi, trì hoãn liên tục và hủy bỏ một cách bất ngờ

▪ Xử lý các văn bản pháp lý cụ thể (hợp đồng), các vấn đề giao dịch, chi phí cần được thỏa thuận và đi đến được thống nhất của cả 2 bên

▪ Thanh toán đúng hạn và thể hiện được sự hài lòng sau mỗi lần làm việc ▪ Không tự động tiết lộ các vấn đề giao dịch hay thông tin về nhà cung cấp này

với các nhà cung cấp khác

7 Với cơ quan chính quyền:

▪ Bày tỏ thái độ tôn trọng và lắng nghe một cách nghiêm túc ▪ Sử dụng ngôn từ và các cử chỉ phù hợp

▪ Tránh đưa ra những lời lẽ thô tục, và sử dụng các hành động, cử chỉ gây cảm giác phản cảm hoặc khó chịu cho các nhân viên ở cơ quan chính quyền

10

IV Những điều không nên làm khi giao tiếp nơi công sở:

Cư xử không đúng phép tắc và chuẩn mực đối với cấp trên cũng như mọi người xung quanh Không nên phân biệt giữa người có quyền và người bình thường ( ma cũ ăn hiếp ma mới )

Nói chuyện không chú ý hình tượng, lời nói và cách xưng hô

Không chú ý về vấn đề ăn mặc (váy quá ngắn hay quần áo quá lôi thôi) Giận cá chém thớt (khiến đồng nghiệp chịu khổ sở và bị giận lây, tạo sự khó

chịu và gây bất hòa ở nơi làm việc dẫn tới hiệu quả công việc có sự liên kết kém và thiếu kết nối lẫn nhau)

Nói chuyện quá lớn, gây ồn ào chỗ làm, không quan tâm sự riêng tư và không gian làm việc của người khác

Ông nói gà bà nói vịt (cần chú ý và theo dõi đối phương đang nói gì để có thể nói chuyện đúng khoa học và cùng chung một chủ đề)

Đừng nên chỉ một người nói, chúng ta nên để hai bên đều có thể được nói, có người nói và có người nghe một cách liên tục

V Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở:

✓ Lắng nghe đối phương: lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng; tránh việc chen ngang, ngắt lời, phớt lờ người khác, nếu không việc đó sẽ gây ra cảm giác không được tôn trọng với đối phương dẫn đến không đạt được hiệu quả giao tiếp

✓ Sử dụng từ ngữ, ngôn ngữ phù hợp, không mang tính xúc phạm, mỉa mai Điều đó sẽ xây dựng một môi trường công sở lành mạnh, thoải mái và được tôn trọng

✓ Thể hiện thái độ tán dương với những cá nhân có đóng góp cho doanh nghiệp

11

VI Ví dụ về văn hóa giao tiếp nơi công sở:

Người Việt rất coi trọng việc duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với mọi người nhưng họ lại khá rụt rè trong đám đông, rụt rè khi tiếp xúc với nhiều người lạ Trước khi bắt đầu một cuộc trò chuyện, mọi người thường tìm hiểu các thông

tin về đối tượng trước để có thể tiện xưng hô cũng như hiểu rõ hơn về lối sống, quan điểm của người kia

Ngôn từ sử dụng trong giao tiếp của người Việt rất phong phú

Nụ cười là một trong những thói quen giao tiếp của người Việt: cười đồng tình, cười thông cảm

VII Sự khác biệt trong văn hóa giao tiếp nơi công sở giữa các quốc gia:

• Cách giao tiếp trực tiếp và gián tiếp:

o Ở một số nước, người dân có thể bày tỏ quan điểm, yêu cầu một cách trực tiếp và thẳng thắn Ví dụ, ở Mỹ, người ta thường bày tỏ ý kiến một cách trực tiếp Ở các nước châu Á như Nhật Bản hay Hàn Quốc, mọi người o

thường bày tỏ ý kiến một cách gián tiếp, việc đọc hiểu ẩn ý và hiểu ngôn

ngữ cơ thể là rất quan trọng

• Quản lý thời gian và thời gian linh hoạt:

o Một số quốc gia có xu hướng tuân thủ thời gian nghiêm ngặt và đến họp

đúng giờ (như Đức hoặc Thụy Sĩ)

o Ở các quốc gia như Ấn Độ hoặc Brazil, sự linh hoạt hơn về thời gian có thể

được chấp nhận

• Sử dụng ngôn từ trang trọng và ngôn từ thông thường:

o Trong một số quốc gia châu Âu, ngôn từ lịch lãm và trang trọng có ưu tiên

cao trong giao tiếp chuyên nghiệp

o Ở Mỹ hoặc Úc, giao tiếp có thể trực tiếp và ngôn từ thông thường hơn

VIII Liên hệ thực tiễn đến sinh viên:

Khi giao tiếp ở nơi công sở, sinh viên cần lưu ý:

12

Luôn giữ thái độ lịch sự trong giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên; tránh việc sử dụng ngôn ngữ hay cử chỉ không phù hợp

Tôn trọng ý kiến và quan điểm của người khác, dù có khác với quan điểm của mình; không phê phán hoặc chỉ trích người khác một cách không cần thiết

Lắng nghe một cách chân thành và tập trung vào người đang nói Đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn và tránh hiểu lầm

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng để truyền đạt, tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành hoặc từ ngữ phức tạp mà người khác có thể không hiểu

Tự tin khi giao tiếp và truyền đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng và dứt khoát Không tỏ ra quá tự cao hoặc kiêu ngạo

Giữ thái độ chuyên nghiệp trong giao tiếp Tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thức hoặc thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với công việc và đồng nghiệp

Tập trung vào mục tiêu và nội dung chính của cuộc trò chuyện; không sa lầy vào các chủ đề không liên quan hoặc tiêu cực

Đặt câu hỏi khi không hiểu hoặc cần tìm hiểu thêm thông tin để thể hiện sự quan tâm và sẵn lòng học hỏi

Khi tham gia các cuộc họp hoặc nhận thông tin quan trọng, hãy ghi chú và gửi email xác nhận để đảm bảo hiểu đúng và không bị nhầm lẫn Luôn đến đúng giờ và tôn trọng thời gian của người khác; tránh đến muộn

hoặc làm việc chậm chạp gây phiền hà cho người khác

IX Kết luận:

Vậy văn hóa giao tiếp vô cùng cần thiết cho con người chúng ta trong cuộc sống vì nó giúp mình sống đúng với đạo đức và chuẩn mực xã hội Đặc biệt là văn hóa giao tiếp nơi công sở sẽ giúp chúng ta ứng xử một cách thông minh,

13