tổ chức và hoạt động của vụ hành chính văn phòng quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Công tác hành chính đưa đến một hệ thống các quy trình, quy định và hoạt động quản lý được thiết kế để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động của mọi cơ quan nhà nước, tổ chức và

BỘ NỘI VỤHỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Khóa luận tốt nghiệp ngành: Quản lý nhà nước

Người hướng dẫn: TS Phạm Thị Giang

Sinh viên thực hiện: Vũ Đức Hoàng

Mã số sinh viên: 2005QLNB036

Khóa: 2020 - 2024

Lớp: Đại học Quản lý nhà nước 20B

HÀ NỘI - 2024

ii

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam kết rằng toàn bộ nội dung của Khóa luận này là kết quả nghiên cứu cá nhân Các kết quả và số liệu trình bày trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Tác giả xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính xác thực của các phần được trình bày và cam kết không có bất kỳ hành vi sao chép không chính đáng nào từ các nguồn khác mà không được dẫn nguồn

cụ thể

Xin chân thành cảm ơn!

TÁC GIẢ

Vũ Đức Hoàng

iii

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức và hoạt động của

Vụ Hành chính – Văn phòng Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, Tác giả đã được sự quan tâm và hỗ trợ từ nhiều cá nhân và tổ chức Tác giả

xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến:

Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa Hành chính học, đã cung cấp môi trường học tập và nghiên cứu tốt, giúp tác giả nâng cao tri thức và hoàn thiện khóa luận này

Tác giả xin bày tỏ sự biết ơn và kính trọng đến Tiến sĩ Phạm Thị Giang, giảng viên hướng dẫn của đề tài, đã dành nhiều thời gian và công sức để hướng dẫn, chỉ bảo suốt quá trình thực hiện đề tài

Cảm ơn Vụ Hành chính – Văn phòng Quốc hội cùng các cán bộ, công chức đã nhiệt tình hỗ trợ, cung cấp dữ liệu và tài liệu quan trọng cho đề tài nghiên cứu

Đặc biệt, xin cảm ơn bà Đỗ Thị Thanh, Vụ trưởng Vụ Hành chính – Văn phòng Quốc hội, đã cung cấp những thông tin chi tiết và hỗ trợ đắc lực, giúp hoàn thiện nội dung khóa luận

Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng do giới hạn về kinh nghiệm và kiến thức, khóa luận này không thể tránh khỏi những sai sót Tác giả rất mong nhận được những góp ý chân thành và đóng góp ý kiến từ các thầy cô để khóa luận được hoàn thiện

hơn

xin chân thành cảm ơn!

TÁC GIẢ

Vũ Đức Hoàng

iv

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 BM QLNN Bộ máy quản lý nhà nước

2 CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

4 CNH-HĐH Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa

5 CNTT Công nghệ thông tin

7 KH-CN Khoa học - Công nghệ

8 KPIs Key Performance Indicators

11 UBTVQH Ủy Ban Thường vụ Quốc hội

12 ƯDCNTTCB Ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản

13 VPQH Văn phòng Quốc hội

v

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng cán bộ, công chức tại Vụ

Hành chính - Văn phòng Quốc hội 34

2 Bảng 2.2 Bảng thống kê chất lượng cán bộ, công chức tại Vụ

Hành chính - Văn phòng Quốc hội 35

DANH MỤC SƠ ĐỒ

1 Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Cơ cấu tổ chức có

2 Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Cơ cấu tổ chức

3 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự của Vụ Hành chính

4 Sơ đồ 3.1 Kiến nghị cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn

vi

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

MỤC LỤC vi

MỞ ĐẦU ix

1 Lý do chọn đề tài ix

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề xi

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận xiii

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận xiv

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu xv

6 Bố cục của Khóa luận xvi

CHƯƠNG I CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VỤ HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG 1

1.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng 1

1.1.1 Một số khái niệm 1

1.1.2 Đặc trưng Vụ Hành chính - Văn phòng 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của vụ Hành chính - Văn phòng 6

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của vụ Hành chính - Văn phòng 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính - Văn phòng 8

1.3 Hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng 11

1.3.1 Công tác văn thư, lưu trữ 11

1.3.2 Hỗ trợ hành chính cho hoạt động cho lãnh đạo và các bộ phận trong tổ chức 12

1.4 Vai trò của Vụ Hành chính trong cơ quan nhà nước 14

Tiểu kết chương I 17

vii

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VỤ HÀNH CHÍNH – VĂN

PHÒNG QUỐC HỘI 19

2.1 Lịch sử hình thành và vị trí pháp lý của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 19

2.1.1 Lịch sử hình thành của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 19

2.1.2 Vị trí pháp lý của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 19

2.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 20

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 20

2.2.2 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 21

2.3 Hoạt động Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 24

2.3.1 Công tác văn thư, lưu trữ của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 24

2.3.2 Hỗ trợ hành chính cho hoạt động Văn phòng Quốc hội 25

2.3.3 Thực hiện các công tác khác theo yêu cầu của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội 26

2.4 Đánh giá, nhận xét về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 27

2.4.1 Ưu điểm của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 27

2.4.2 Hạn chế của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 35

2.4.3 Nguyên nhân hạn chế của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 37

Tiểu kết Chương II 39

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VỤ HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG QUỐC HỘI 40

3.1 Quan điểm định hướng hoàn thiện tổ chức hoạt động Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 40

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 41

3.2.1 Về công tác tổ chức tại Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 41

3.2.2 Về công tác nhân sự tại Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 43

3.2.3 Về hoạt động tại Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 43

3.3 Một số kiến nghị cải thiện tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội 47 Tiểu kết Chương III 49

KẾT LUẬN 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 54

Tài liệu sách, báo, đề tài 54

viii

Website 56 PHỤ LỤC 1 59

ix

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thứ nhất, các cơ quan Hành chính - Văn phòng tại các đơn vị lập pháp chịu

trách nhiệm thực hiện chức năng và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo sự vận hành hiệu quả của các cơ quan lập pháp nhà nước Nhiệm vụ bao gồm phục vụ các hoạt động hàng ngày, quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, tham mưu,

và cung cấp các dịch vụ văn phòng thiết yếu Để đáp ứng các yêu cầu này, việc xây dựng cơ cấu tổ chức Hành chính - Văn phòng hoàn chỉnh và hiệu quả luôn là một thách thức lớn đối với mỗi cơ quan lập pháp tại Việt Nam, thu hút sự quan tâm của các nhà nghiên cứu và quản lý Cơ quan Hành chính - Văn phòng phải đảm bảo quản

lý hành chính, xử lý văn thư, quản lý lưu trữ, cung cấp tham mưu và hỗ trợ lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc thiết yếu Xây dựng cơ cấu tổ chức Hành chính - Văn phòng đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa nhiều yếu tố như tuyển chọn và đào tạo nhân lực chất lượng cao, xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa, ứng dụng công nghệ thông tin, và thiết lập hệ thống quản lý và giám sát chặt chẽ Đây là nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức, nhưng với sự chú trọng và đầu tư đúng mức, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan lập pháp, từ

đó đóng góp tích cực vào sự phát triển và ổn định của mỗi cơ quan

Thứ hai, trong thời đại mới, vai trò của công tác hành chính vẫn là một yếu tố

không thể thiếu trong hoạt động của mọi cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp Công tác hành chính đóng vai trò nòng cốt trong hoạt động của cơ quan công quyền, trong đó có Văn phòng Quốc hội Đây là nền tảng quan trọng giúp duy trì trật tự, hiệu quả hành chính và minh bạch trong quản lý và hoạt động của các tổ chức Công tác hành chính đưa đến một hệ thống các quy trình, quy định và hoạt động quản lý được thiết kế để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động của mọi cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp Vai trò của công tác hành chính không chỉ là quản lý thông tin và tài liệu mà còn bao gồm việc thực hiện các chính sách, quy định

x

và quy trình hành chính Đặc biệt, trong cơ quan nhà nước, công tác hành chính là trụ cột của việc thực hiện các nhiệm vụ của chính phủ và các cơ quan công quyền khác Nó bao gồm việc quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ, tổ chức họp và giao tiếp với công chúng Công tác hành chính đảm bảo rằng các quyết định và chính sách được thực hiện một cách đúng đắn và minh bạch, từ đó tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của đất nước

Thứ ba, với sự tiến bộ của công nghệ và quá trình hội nhập toàn cầu diễn ra

ngày càng nhanh chóng, ngành này đã phải trải qua nhiều điều chỉnh và thích nghi

để đáp ứng yêu cầu của thời đại hiện đại Trong đó, việc quản lý các nội dung lĩnh vực hành chính và văn phòng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhà nước Trong thế giới mà quá trình hiện đại hóa thay đổi từng giờ như ngày nay, các công chức quản lý hành chính cần phải có khả năng giải quyết hành chính, lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin đa nền tảng một cách hiệu quả Điều này giúp đảm bảo rằng hoạt động của cơ quan, tổ chức được diễn ra một cách mạch lạc, hiệu quả và đồng thời đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của xã hội Trong thực tiễn, có rất nhiều mô hình tổ chức cơ quan Hành chính - Văn phòng , nhưng về cơ bản, tất cả đều được tổ chức để đảm bảo các công tác văn thư, lưu trữ, tham mưu và cung cấp các dịch vụ văn phòng Việc tổ chức mô hình dựa trên những đầu việc cơ bản đã đảm bảo được các công việc tại cơ quan Hành chính - Văn phòng Tuy nhiên, mô hình này còn hạn chế ở khả năng phát huy tính sáng tạo và chủ động của chuyên viên và người lao động

Những khuyết điểm trên đã tác động không nhỏ đến tiến trình xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và tạo điều kiện cho các thế lực thù địch chống phá Để khắc phục những vấn đề này một cách hiệu quả, cần phải quan tâm đúng mức, có biện pháp giải quyết kịp thời và đặc biệt cần phải nhanh chóng hoàn thiện phương thức tổ chức và vận hành của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

xi

Nhằm nâng cao kiến thức thực tế về ngành và lĩnh vực hành chính, quản lý hành chính nhà nước Tác giả đã có cơ hội được thực tập tại Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội, đây là tổ chức thuộc nhà nước thự hiện chức năng quản lý hành chính phục vụ cho hoạt động của Văn phòng Quốc Hội, Quốc hội - cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Kế thừa kết quả, nhằm nâng cao hơn việc hoàn thiện các mặt công tác của Vụ Hành chính tác giả

đã tìm hiểu và nghiên cứu được trong thời gian thực tập Đó là lý do tác giả lựa chọn

đề tài “Tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” để phát triển thành đề tài cho khóa luận tốt

nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đề tài “Quản lý tổ chức bộ máy hành chính nhà nước” là đề tài khoa học cơ

sở do tác giả Trần Quang Hiển chủ biên, nhà xuất bản Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Hà Nội, năm 2015 Công trình là tổng hợp những vấn đề lý luận về quản lý hành chính nhà nước; Hình thức và phương pháp quản lý hành chính nhà nước; Thể chế hành chính nhà nước; Cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức; quyết định quản lý hành chính nhà nước; Thủ tục hành chính và cải cách hành chính nhà nước [37]

Bài viết “Vấn đề định vị khoa học hành chính” của PGS.TS Huỳnh Văn

Thới, Học viện Hành chính Quốc gia Bài viết đã trình bày quan niệm, chỉ rõ được đối tượng nghiên cứu là một trong những tiêu chí cơ bản định hình một ngành khoa học và định vị nó trong hệ thống các ngành khoa học, tác giả phân tích nội hàm hành chính trong khoa học hành chính, chỉ ra góc độ tiếp cận nghiên cứu nền hành chính công, sự phụ thuộc vào quyết sách chính trị của khoa học hành chính.” [46]

Đề tài “Khoa học hành chính ở Việt Nam – thực tiễn và một số vấn đề đặt ra” của TS Đoàn Văn Dũng và TS Vũ Cẩm Lệ, Học viện Hành chính Quốc gia Bài

viết đã phân tích những thành tựu và thách thức của khoa học hành chính Việt Nam

xii

trước các vấn đề của thời đại Ở góc độ khoa học hành chính thế giới nói chung và ở Việt Nam đang thiếu vắng các lý thuyết để lý giải thực tiễn Do vậy, khoa học hành chính Việt Nam cần được tiếp tục nghiên cứu, phát triển không những về bề rộng mà còn cả bề sâu để giải quyết các vấn đề cốt lõi của quản lý hành chính nhà nước [43]

Bài viết “Sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước: thực trạng và vấn đề đặt ra”

của Ngô Thành Can, Tạp chí Khoa học Nội vụ Bài viết đã đi sâu làm rõ một số vấn

đề về thực trạng sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước trong thời gian qua và đề xuất một

số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả sắp xếp tổ chức bộ máy trong thời gian tới [48]

Tác phẩm “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Thân,

nhà xuất bản thống kê, năm 2007 Cuốn sách này cung cấp kiến thức cơ bản và chuyên sâu về quản lý Hành chính - Văn phòng , bao gồm các quy trình, kỹ năng và phương pháp quản lý hiệu quả Tác phẩm đề cập đến các khía cạnh quan trọng của công tác quản lý hành chính, từ việc tổ chức công việc, quản lý tài liệu, đến kỹ năng giao tiếp và phối hợp Qua đó, cuốn sách hỗ trợ các nhà quản lý hành chính nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc, góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.[18]

Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Nguyễn Văn Bằng

chủ biên, nhà xuất bản Xây dựng, năm 2021 Giáo trình này là một tài liệu hữu ích cho những ai quan tâm đến lĩnh vực Hành chính - Văn phòng Nội dung sách được trình bày khoa học, logic và dễ hiểu Mỗi chương đều có phần tóm tắt, chỉ dẫn tài liệu đọc thêm và thực hành, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt và áp dụng kiến thức vào thực tế Đây là một tài liệu cần thiết cho sinh viên, cán bộ và nhân viên Hành chính - Văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả công việc và hiện đại hóa văn phòng [19]

Tác phẩm “Cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phòng” của tác

giả Hồ Ngọc Cẩn chủ biên, nhà xuất bản Tài chính, năm 2003 Cuốn sách bao gồm

20 chương với các chủ đề chính như sau: Tổng quan về công tác văn phòng; Nghề

xiii

thư ký và đặc điểm lao động của thư ký; Quản lý chương trình công tác và kế hoạch hoạt động của cơ quan; Bố trí công việc của một ngày làm việc; Nâng cao hiệu quả giao tiếp thông tin; Tiếp đãi khách; Nói chuyện điện thoại; Nghi thức nhà nước; Tiến hành các cuộc họp, hội thảo và lễ hội; Tổ chức các chuyến đi công tác, đi khảo sát của lãnh đạo; Tổ chức lao động khoa học và sử dụng trang thiết bị hiện đại; Văn bản quản lý điều hành; Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông thường; Kỹ thuật soạn thảo các văn bản diễn thuyết; Kỹ thuật soạn thảo thư từ; Các văn bản có tính xã hội; Kỹ thuật soạn thảo thư từ giao dịch trong thương mại; Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu; Phương pháp sắp xếp hồ

sơ tài liệu phục vụ cho tra tìm và bảo quản; Thực hiện lối sống lành mạnh, thể dục giữ gìn hình thể và thuật trang điểm đối với người thư ký Nội dung cuốn sách tập trung vào việc cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công tác quản lý Hành chính - Văn phòng , nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và chuyên nghiệp hóa các hoạt động văn phòng [9]

Các công trình nghiên cứu hiện tại chủ yếu tập trung vào các khía cạnh lý luận

và thực tiễn chung của quản lý hành chính nhà nước, nhưng chưa có đề tài nào đi sâu vào nghiên cứu cụ thể về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội Đây là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu hành chính của Quốc hội Việt Nam

mà vẫn chưa được nghiên cứu kỹ lưỡng, tạo ra một khoảng trống đáng kể trong lĩnh

vực này Vì vậy việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính

- Văn phòng Quốc hội” là cách tiếp cận cụ thể một lĩnh vực chưa được đề cập một

cách hoàn chỉnh, toàn diện, cần phải đầu tư nghiên cứu sâu, toàn diện, sát thực tế mới đạt yêu cầu đề ra Đây cũng chính là một trong những lý do mà tác giả chọn đề tài này để nghiên cứu và phát triển

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận

Mục đích nghiên cứu của khóa luận: Làm rõ các vấn đề lý luận về tổ chức và

hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng ; đánh giá cơ cấu tổ chức và hoạt động

xiv

trên các công tác của Vụ Hành chính - Văn phòng; và đưa ra những quan điểm, giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng

Nhiệm vụ nghiên cứu để đạt được mục đích trên Khóa luận có nhiệm vụ: Thứ nhất, đưa ra được các khái niệm, chỉ ra bản chất, đặc điểm, nội dung của

công tác Hành chính - Văn phòng và của Vụ Hành chính

Thứ hai, phân tích lịch sử hình thành, vị trí pháp lý, cơ cấu tổ chức, chức năng

nhiệm vụ và thực trạng hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Đồng thời đưa

ra những đánh giá, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế ảnh hưởng để tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Thứ ba, từ những vấn đề lý luận và đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động

của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội đưa ra các quan điểm, giải pháp và các kiến nghị nhằm phát triển công tác hành chính van phòng tại Vụ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng

Quốc hội

Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về nội dung: Tập trung vào những vấn đề lý luận về công tác Hành

chính - Văn phòng , bao gồm: khái niệm, đặc trưng, đặc điểm, và nội dung như cơ cấu tổ chức, nghiên cứu khái niệm, đặc điểm, tổ chức hoạt động vụ hành chính - văn phòng, phân tích đánh giá thực trạng và dồng thời đưa ra giải pháp cho công tác tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, thực trạng hoạt động của Vụ

Hành chính - Văn phòng Quốc hội trong thời điểm từ năm 2023 đến năm 2024

xv

Phạm vi về không gian: để thực hiện khóa luận, được tiến hành nghiên cứu,

đánh giá trong phạm vi Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận: Khóa luận này áp dụng phương pháp luận duy vật biện

chứng, tiếp cận nghiên cứu từ thực tiễn và xem xét vấn đề trong quá trình hoạt động cũng như trong mối quan hệ tương tác giữa các yếu tố liên quan Đồng thời, khóa luận còn dựa trên nền tảng lý thuyết về công tác hành chính, văn phòng và lưu trữ văn thư, tổng hợp và đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội trong thời gian qua Nghiên cứu trong khóa luận được tiến hành theo lý thuyết hệ thống và tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng cụ thể như sau:

Thứ nhất, phương pháp khảo cứu tài liệu là phương pháp được sử dụng xuyên

suốt trong khóa luận Một số tài liệu đã được tham khảo và làm cơ sở cho việc hệ thống hóa các vấn đề lý luận và pháp lý thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài Phương pháp này giúp thu thập, phân tích và tổng hợp các thông tin liên quan, từ đó xây dựng nền tảng lý luận vững chắc cho nghiên cứu

Thứ hai, phương pháp phân tích là phương pháp được áp dụng để giải quyết

tất cả các vấn đề được trình bày trong các chương của Khóa luận Đầu tiên, phân tích các tài liệu thứ cấp nhằm đánh giá, tiếp thu và phát triển các vấn đề cần nghiên cứu Trong Chương 1 và Chương 2, phương pháp này được sử dụng để phân tích các quan điểm khác nhau về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội,

từ đó chỉ ra những điểm hợp lý và chưa hợp lý, đồng thời đưa ra quan điểm khoa học của bản thân Ngoài ra, phương pháp này còn được sử dụng để phân tích và đánh giá nội dung nghiên cứu

Thứ ba, Phương pháp tổng hợp là phương pháp được sử dụng xuyên suốt tất

cả các chương của Luận án Bắt đầu từ việc phân tích các quan điểm khoa học, pháp

xvi

luật và thực tiễn, phương pháp này giúp khái quát thành các triết lý khoa học và đưa

ra những nhận định về thực trạng tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội, bao gồm cả những ưu điểm và hạn chế

Thứ ba, Phương pháp phỏng vấn sâu được sử dụng tại chương 2, tác giả phương sử dụng pháp thu thập thông tin thông qua việc trao đổi, trò chuyện và phỏng vấn trực tiếp với một đối tượng nghiên cứu Phỏng vấn đối tượng nghiên cứu chia sẻ những ý kiến và quan điểm cá nhân, giúp tác giả khai thác một cách chi tiết, đi sâu vào nhiều khía cạnh của đề tài

6 Bố cục của Khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận gồm 03 chương:

Chương 1 Cơ sở khoa học về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng

Chương 2 Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Vụ

Hành chính - Văn phòng Quốc hội

1

CHƯƠNG I CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VỤ

HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm tổ chức

Theo Chester I Barnard, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống các hoạt động hoặc nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức Theo lý thuyết quản trị công, để hình thành tổ chức, cần có ít nhất hai người (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ phải được phối hợp với nhau một cách có chủ ý Quản trị công nhấn mạnh hai yếu tố quan trọng: chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức, đặc biệt là sự phối hợp có ý thức giữa các chủ thể, trong việc nhận thức và xây dựng khái niệm tổ chức [45]

Trong lĩnh vực Luật học, đặc biệt là luật dân sự, tổ chức được gọi là pháp nhân

để phân biệt với thể nhân (con người) trong các quan hệ pháp luật dân sự Theo quy định tại Điều 84 của Bộ luật Dân sự, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi đáp ứng đủ các điều kiện sau: [35]

Thành lập hợp pháp: Tổ chức phải được thành lập theo đúng quy định của

pháp luật

Cơ cấu tổ chức chặt chẽ: Tổ chức phải có một hệ thống cơ cấu tổ chức rõ ràng

và được thiết lập một cách hợp lý

Tài sản độc lập: Tổ chức phải có tài sản riêng, không phụ thuộc vào tài sản

của các cá nhân hay tổ chức khác, và tự chịu trách nhiệm với tài sản đó

Tham gia quan hệ pháp luật độc lập: Tổ chức có thể nhân danh chính mình

tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập

2

Luật học nhấn mạnh rằng các điều kiện này không chỉ cần thiết cho việc thành lập một tổ chức mà còn là yêu cầu để đảm bảo rằng tổ chức hoạt động một cách hợp pháp và hiệu quả [35]

Trong lĩnh vực Khoa học tổ chức và quản lý, tổ chức được định nghĩa theo một cách hẹp hơn là "một tập thể của con người được tụ hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc đạt được một mục tiêu cụ thể của tập thể đó." Quan điểm về tổ chức trong Khoa học tổ chức và quản lý chia sẻ nhiều điểm tương đồng với Luật học

và Quản trị công, đặc biệt là trong việc nhấn mạnh vai trò trung tâm của con người trong việc sáng lập và điều hành tổ chức Bởi vì tổ chức là sản phẩm của hoạt động con người và thường có mục tiêu chung, mục tiêu trở thành một điều kiện không thể thiếu và quan trọng của mọi tổ chức [16]

Trong giáo trình "Tổ chức học" (2022) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

các khái niệm về tổ chức đã được tổng hợp và phân tích một cách chi tiết và toàn diện Qua việc nghiên cứu và so sánh các quan điểm khác nhau, cuốn giáo trình đã

đưa ra một khái niệm tổ chức thống nhất, rõ ràng và bao quát như sau: “Tổ chức là

một thực thể xã hội bao gồm những cá nhân có mối quan hệ liên kết, tương tác, phụ thuộc chặt chẽ với nhau dựa trên những nguyên tắc nhất định và cùng hướng đến mục tiêu chung” [18]

Trong cuốn “Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước”, tổ chức được định nghĩa là “một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm

vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung của

tổ chức.” Quan điểm này chia sẻ nhiều điểm tương đồng với lĩnh vực khoa học quản

lý và luật học, đặc biệt là trong việc nhấn mạnh về mục tiêu chung và nguyên tắc hoạt động của tổ chức (điều phối một cách có ý thức) Điểm mới quan trọng trong quan điểm này là sự đề cập đến phạm vi của tổ chức, với việc nhấn mạnh rằng mỗi

tổ chức có phạm vi hoạt động riêng, phụ thuộc vào các yếu tố như chức năng, nhiệm

vụ, thẩm quyền, cơ cấu, và nguồn lực của tổ chức đó Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và duy trì hoạt động của một tổ chức [51]

3

Trên phương diện ngôn ngữ, sự đa dạng của thuật ngữ liên quan đến khái niệm

"tổ chức" được thể hiện thông qua việc sử dụng các từ vựng như cơ quan, đơn vị, pháp nhân, công ty, hội tùy thuộc vào ngữ cảnh, tính chất và mục đích sử dụng Ngoài ra, thuật ngữ "tổ chức" cũng có thể được sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau như danh từ, động từ và tính từ Với cách tiếp cận linh hoạt như vậy, khi nghiên cứu về khái niệm "tổ chức", cần phải có tư duy biện chứng và linh hoạt, không bị ràng buộc bởi các quy định cứng nhắc Điều này giúp phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của nhiệm vụ nghiên cứu Để hiểu rõ hơn về khái niệm "tổ chức", có một số nội dung căn bản cần nắm vững: [51]

Tổ chức là của con người trong xã hội: Tổ chức không thể tách rời khỏi vai

trò và ảnh hưởng của con người trong một cộng đồng xã hội cụ thể, và nó thường được áp dụng trong một bối cảnh kinh tế - xã hội và hình thức nhà nước

Sự gắn kết của con người trong tổ chức: Các thành viên trong tổ chức thường

được kết nối với nhau thông qua mục tiêu chung và hành động để đạt được mục tiêu

đó

Phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu: Mỗi tổ chức có phạm

vi hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu riêng biệt, phụ thuộc vào mục đích và tổ chức lập

Hình thành và hoạt động dựa trên nguyên tắc và quy định pháp luật: Tổ chức

được hình thành và hoạt động dựa trên những nguyên tắc và quy định pháp luật nhất định để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của hoạt động [51]

Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa về tổ chức thì đó là “tập hợp của

con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định

và hành động để đạt đến mục tiêu chung”.[16]

4

1.1.1.2 Khái niệm tổ chức Hành chính - Văn phòng

Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng đã định nghĩa bộ phận Hành chính -

Văn phòng như sau: “Hành chính - Văn phòng là một bộ phận (trong bộ máy tham

mưu, giúp việc) có chức năng tham mưu tổng hợp; đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghi thức lễ quan trọng trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” [42]

1.1.1.3 Khái niệm vụ

Vụ là đơn vị thuộc Bộ hoặc thuộc Tổng cục, có nhiệm vụ tham mưu chung hoặc chuyên sâu về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực hoặc tham mưu về công tác quản lý nội bộ của Ngành [56]

Khái niệm "vụ thuộc Bộ" được quy định trong Điều 18 của Nghị định 123/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành và được sửa đổi theo quy định tại Khoản

5, Điều 1 của Nghị định 101/2020/NĐ-CP và Khoản 6, Điều 1 của cùng nghị định

101/2020/NĐ-CP Theo Điều 18, vụ thuộc Bộ được định nghĩa như sau: “Vụ là tổ

chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp hoặc chuyên sâu về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực hoặc tham mưu về công tác quản trị nội bộ của Bộ”[1] Như vậy, vụ là một đơn vị tham mưu, tư vấn cho Bộ trong các lĩnh vực quản

lý nhà nước hoặc công tác quản trị nội bộ của Bộ Vụ không có tư cách pháp nhân, không có con dấu và tài khoản riêng Vụ trưởng được ký thừa lệnh của Bộ trưởng để ban hành các văn bản hướng dẫn, giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của vụ

1.1.1.4 Khái niệm vụ Hành chính - Văn phòng

Theo giáo trình “Hành chính - Văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Học

viện Hành chính Quốc gia, nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật, năm 2009 tại Hà Nội:

“Tổ chức Hành chính - Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng

5

thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,

tổ chức đó” [14] Dựa trên khái niệm được trích dẫn từ giáo trình "Hành chính - Văn

phòng trong cơ quan nhà nước" Vụ Hành chính - Văn phòng là một bộ phận chức năng trong cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ chính là thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin cần thiết để phục vụ công tác điều hành, ra quyết định của lãnh đạo Đồng thời,

vụ Hành chính - Văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cần thiết

để toàn bộ cơ quan, tổ chức hoạt động một cách thuận lợi và hiệu quả

và điều hành

Chuyên môn hóa cao: Vụ hoạt động trong nhiều lĩnh vực, yêu cầu cán bộ, công chức phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao về lĩnh vực công tác được giao Các nghiệp vụ và quy trình công việc được phân công và phân cấp rõ ràng, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao Việc tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức được thực hiện theo yêu cầu chuyên môn của từng lĩnh vực, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc

Tính chất công việc phức tạp: Vụ Hành chính thực hiện nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và bảo mật cao Các công việc thường xuyên thay đổi

và cập nhật theo quy định của pháp luật và yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, do đó cán

bộ, công chức cần có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi này

Với những đặc trưng này, Vụ Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và thông suốt của cơ quan hành chính nhà nước

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của vụ Hành chính - Văn phòng

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của vụ Hành chính - Văn phòng

Vụ Hành chính - Văn phòng là một đơn vị chức năng quan trọng trong cơ quan hành chính nhà nước, có các chức năng và nhiệm vụ chính sau:

1.2.1.1 Chức năng của vụ Hành chính - Văn phòng

Thứ nhất, chức năng tham mưu Vụ Hành chính - Văn phòng là một đơn vị chức năng quan trọng trong cơ quan hành chính nhà nước Vụ thực hiện công tác tham mưu và cung cấp tư vấn cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách và các quyết định quản lý nhà nước

Thứ hai, chức năng quản lý hành chính của Vụ Hành chính - Văn phòng bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra trơn tru và hiệu quả Vụ chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động hành chính, quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tổ chức các sự kiện

và lễ tân, cũng như quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng Ngoài ra, Vụ còn đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các quy trình hành chính, giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật, và hỗ trợ các đơn vị khác trong cơ quan để đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng quy trình và đạt hiệu quả cao nhất

1.2.1.2 Nhiệm vụ của vụ Hành chính - Văn phòng

7

Nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Bao gồm tiếp nhận và xử lý văn bản, phân phối các văn bản, tài liệu đến các bộ phận liên quan trong cơ quan để đảm bảo văn bản được xử lý nhanh chóng và chính xác Vụ chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản văn bản, hồ sơ theo quy định, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của tài liệu, đồng thời định kỳ kiểm tra và cập nhật tình trạng hồ sơ lưu trữ Ngoài ra, Vụ còn xây dựng và phổ biến các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng ban trong cơ quan, đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy trình và quy định

Nhiệm vụ quản lý công tác lễ tân: Bao gồm tiếp đón và hướng dẫn khách đến làm việc tại cơ quan, đảm bảo sự chuyên nghiệp và chu đáo trong quá trình tiếp đón Đồng thời, Vụ chịu trách nhiệm giữ gìn trật tự và vệ sinh trong khu vực cơ quan, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ và thoải mái

Nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo: Bao gồm việc sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho lãnh đạo, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian Ngoài ra, Vụ chịu trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện, đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác Vụ cũng điều phối và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện theo yêu cầu của lãnh đạo, đảm bảo mọi khâu tổ chức được thực hiện hiệu quả và chuyên nghiệp

Nhiệm vụ quản lý tài sản văn phòng: Bao gồm việc theo dõi, quản lý và sử dụng hiệu quả các tài sản văn phòng như máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, đảm bảo chúng luôn sẵn sàng phục vụ công việc Ngoài ra, Vụ còn đảm bảo tài sản văn phòng được bảo quản tốt và bảo dưỡng định kỳ, giúp kéo dài tuổi thọ và duy trì hiệu suất sử dụng

Nhiệm vụ hỗ trợ các phòng ban khác: Bao gồm việc cung cấp đầy đủ các văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết, giúp các phòng ban thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả Đồng thời, Vụ hỗ trợ các phòng ban trong việc xử lý và lưu trữ văn thư,

hồ sơ, đảm bảo tuân thủ quy định và quy trình của cơ quan

8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính - Văn phòng

Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành khác nhau của các Vụ với quy mô, chức năng, nhiệm vụ khác nhau, Nghị định quy định cơ cấu tổ chức của Bộ đã xác lập hai loại cơ cấu tổ chức đối với Vụ

Thứ nhất là cơ cấu tổ chức gồm các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Loại hình này thường được áp dụng cho những Vụ có quy mô lớn, nhiệm vụ phức tạp, đa dạng, cần phải phân chia công việc theo từng lĩnh vực chuyên môn để đảm bảo hiệu quả hoạt động

Thứ hai là cơ cấu tổ chức không có phòng chuyên môn, nghiệp vụ Mô hình này phù hợp với những Vụ có quy mô nhỏ hơn, nhiệm vụ đơn giản hơn, không cần thiết phải phân chia công việc theo lĩnh vực chuyên môn Sự linh hoạt trong tổ chức này nhằm tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động của các Vụ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, phù hợp với đặc thù của từng đơn vị

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng

Cơ cấu tổ chức có phòng

9

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng

Cơ cấu tổ chức không có phòng

Lãnh đạo

Vụ Hành chính(Vụ trưởng, Vụ phó)

Phòng Văn thư

Phòng Lưu trữPhòng

Tổng hợp - Nghiệp vụ

10

Vụ Hành chính - Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả của cơ quan nhà nước Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao, Vụ Hành chính - Văn phòng thường được tổ chức thành 5 phòng chức năng chính, bao gồm Phòng Văn thư, Phòng Lưu trữ, Phòng Đánh máy

- In chụp - Đọc soát, Phòng Tổng hợp - Nghiệp vụ, và Phòng Tin học hành chính

Phòng Văn thư, là trung tâm tiếp nhận, lưu trữ và cung cấp thông tin cho Vụ

Hành chính - Văn phòng Đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cho thông tin trong văn bản, hồ sơ

Phòng Lưu trữ, có vai trò bảo quản và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, có hệ

thống đồng thời cung cấp hồ sơ lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu, tra cứu

Phòng Tổng hợp - Nghiệp vụ, có vai trò hỗ trợ lãnh đạo Vụ Hành chính - Văn

phòng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao và đảm bảo hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng diễn ra một cách hiệu quả

Với cơ cấu tổ chức như trên, Vụ Hành chính - Văn phòng có thể đảm bảo hoạt động hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc, đồng thời duy trì được sự chuyên nghiệp, khoa học trong công tác hành chính

Lãnh đạo

Vụ Hành chính(Vụ trưởng, Vụ phó)

Chuyên viên

Chuyên viên

Tổng hợp - Nghiệp vụ

11

Chế độ hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng

Không có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản: Vụ Hành chính - Văn phòng không có tư cách pháp nhân riêng, không có con dấu và tài khoản riêng Điều này có nghĩa là các văn bản hướng dẫn, giải quyết, và thông báo các vấn đề chuyên

môn, nghiệp vụ của Vụ đều được Vụ trưởng ký thừa lệnh Bộ trưởng

Vụ trưởng: Là người đứng đầu Vụ Hành chính - Văn phòng , có quyền ký thừa

lệnh Bộ trưởng các văn bản hướng dẫn, giải quyết, thông báo các vấn đề liên quan

đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Vụ

Chế độ Thủ trưởng: Vụ Hành chính - Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ

trưởng, nghĩa là quyền quyết định cuối cùng thuộc về Vụ trưởng

Chế độ chuyên viên: Kết hợp với chế độ Thủ trưởng, Vụ hoạt động theo chế

độ chuyên viên, nghĩa là các chuyên viên chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn cụ thể theo sự phân công của Vụ trưởng

Cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính - Văn phòng được thiết kế nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa cao, sự hiệu quả trong công tác tham mưu và quản lý hành chính, đồng thời linh hoạt trong việc tổ chức và phân công công việc nội bộ

1.3 Hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng

1.3.1 Công tác văn thư, lưu trữ

1.3.1.1 Về công tác văn thư

Thứ nhất, tiếp nhận, phân giao văn bản giấy và văn bản điện tử gửi đến

Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và các đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ;

Thứ hai, tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ trình, rà soát dự thảo văn bản, đăng ký, trình Lãnh đạo Chính phủ;

12

Thứ ba, theo dõi, đôn đốc tình hình xử lý văn bản tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ; thống kê, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình xử lý văn bản;

Thứ ba, phát hành văn bản; quản lý, nộp lưu; sử dụng con dấu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ;

Thứ tư, chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Bộ trưởng, Chủ

nhiệm thẩm tra, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về văn thư [55]

1.3.1.2 Về công tác lưu trữ

Thứ nhất, tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định; kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định;

Thứ hai, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng Chính phủ các phương án bảo đảm nâng cao chất lượng công tác lập, bảo quản hồ sơ, tài liệu; tổ chức nộp tài liệu lưu trữ của cơ quan vào lưu trữ lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định; báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

Thứ ba, phối hợp với Vụ Khoa giáo - Văn xã và các đơn vị liên quan giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thẩm tra, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ

13

Thứ hai, xây dựng, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định về văn thư, lưu trữ, đánh máy, in chụp, đọc soát; công tác Hành chính - Văn phòng ; ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Hành chính - Văn phòng ;

Thứ ba, tổng hợp, xây dựng báo cáo, tổ chức các cuộc họp giao ban Văn phòng Chính phủ hàng tuần; xây dựng Thông báo kết luận giao ban và theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện kết luận giao ban;

Thứ tư, xây dựng, điều chỉnh chương trình công tác tuần của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ; tổng hợp tình hình chung của hoạt động cơ quan theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ;

Thứ năm, tiếp nhận và chuyển giao báo chí, bản tin phục vụ lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ;

Thứ sáu, xây dựng, phát hành danh bạ điện thoại của Văn phòng Chính phủ và danh bạ điện thoại các cơ quan, tổ chức phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.[55]

Thứ ba, Chuẩn bị nội dung và tổ chức các buổi làm việc của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ với Văn phòng các bộ, ngành, địa phương về công tác văn phòng;

tổ chức Hội nghị văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước theo chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm;

14

Thứ tư, Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm tặng Bằng khen đối với tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước có thành tích trong công tác văn phòng theo quy định của pháp luật.[55]

1.3.2.3 Về các công tác khác

Trực ngoài giờ hành chính và trực giải quyết công việc trong các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ theo quy định [55]

1.4 Vai trò của Vụ Hành chính trong cơ quan nhà nước

Vụ Hành chính đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của cơ quan nhà nước Là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của

cơ quan nhà nước, Vụ Hành chính giữ trách nhiệm và vai trò trong các lĩnh vực sau:

Thứ nhất, Vụ Hành chính thực hiện các nhiệm vụ hành chính cơ bản như công

tác văn thư, lưu trữ, và đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu, tổng hợp các thông tin và tài liệu quan trọng cho cơ quan nhà nước Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, Vụ Hành chính thường phải tương tác và điều chỉnh với nhiều tổ chức và

cá nhân khác để đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác Việc này đòi hỏi Vụ Hành chính phải có sự phối hợp nhịp nhàng và hiểu biết sâu rộng về cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận khác nhau trong hệ thống

Thứ hai, ngoài việc đảm bảo hoạt động hàng ngày trong lĩnh vực hành chính

của cơ quan nhà nước như công việc văn thư, lưu trữ, đánh máy, Vụ Hành chính còn

có trách nhiệm hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính và văn phòng Điều này bao gồm việc cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ về các quy trình, quy định và chính sách liên quan đến công tác hành chính Vụ Hành chính cần phải đảm bảo rằng tất cả các chuyên viên & người lao động của cơ quan nhà nước hiểu rõ và tuân thủ các quy định và chính sách này, đồng thời phải thường xuyên cập nhật và điều chỉnh chúng để phù hợp với các thay đổi về luật pháp và quy định của Nhà nước

15

Thứ ba, Vụ Hành chính phải sẵn sàng hỗ trợ và tham gia vào công tác chuẩn

bị cho các cuộc họp của cơ quan nhà nước Trong các cuộc họp này, Vụ Hành chính

có trách nhiệm cung cấp thông tin và dữ liệu liên quan đến các vấn đề được thảo luận, đồng thời tổng hợp ý kiến và đề xuất giải pháp khi cần thiết Việc này đòi hỏi

Vụ Hành chính phải có khả năng nắm bắt nhanh chóng các vấn đề, phân tích thông tin và đề xuất các giải pháp hợp lý để hỗ trợ quá trình ra quyết định của cơ quan nhà nước

Thứ tư, Vụ Hành chính còn có nhiệm vụ quản lý và bảo vệ các tài liệu mật và

quan trọng của cơ quan nhà nước Việc này bao gồm bảo đảm an toàn cho các tài liệu, bảo quản chúng trong điều kiện tốt nhất, và thực hiện các biện pháp phòng ngừa

để tránh rò rỉ thông tin Vụ Hành chính cũng phải đảm bảo rằng các tài liệu này được truy cập và sử dụng đúng mục đích bởi những người có thẩm quyền Điều này đòi hỏi Vụ Hành chính phải có các quy trình kiểm soát chặt chẽ và sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến để đảm bảo an toàn thông tin

Thứ năm, Vụ Hành chính chịu trách nhiệm trong việc quản lý tài sản và trang

thiết bị của cơ quan nhà nước Điều này bao gồm việc kiểm kê, bảo dưỡng, và sửa chữa các thiết bị, đảm bảo rằng mọi thứ luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng để hỗ trợ các hoạt động của cơ quan nhà nước Vụ Hành chính phải đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị đều được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời phải lập kế hoạch

và dự trù kinh phí cho việc bảo dưỡng và nâng cấp các thiết bị này khi cần thiết

Thứ sáu, Vụ Hành chính còn có trách nhiệm tổ chức và điều phối các hoạt

động ngoại giao của cơ quan nhà nước, bao gồm việc đón tiếp các đoàn khách quốc

tế, chuẩn bị các tài liệu và bài phát biểu cho các cuộc họp và sự kiện quốc tế Điều này đòi hỏi Vụ Hành chính phải có kiến thức sâu rộng về ngoại giao và kỹ năng giao tiếp tốt để đảm bảo các sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao Vụ Hành chính cần phải nắm vững các quy tắc lễ tân, tổ chức các cuộc gặp gỡ và hội đàm một cách chu đáo và chuyên nghiệp

16

Thứ bảy, Vụ Hành chính còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và

duy trì môi trường làm việc tích cực và hiệu quả tại cơ quan nhà nước Việc này bao gồm việc thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, đảm bảo sự phối hợp và hợp tác giữa các chuyên viên và người lao động, và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nghề nghiệp của các cán bộ, công chức Vụ Hành chính cũng phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều được đào tạo và nâng cao kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao

Thứ tám, Vụ Hành chính cần phải thường xuyên đánh giá và cải tiến các quy

trình làm việc để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc Việc này bao gồm việc

áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để tự động hóa các quy trình và giảm thiểu thủ tục hành chính Vụ Hành chính cần phải đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật

Đặc biệt quan trọng, Vụ Hành chính phải đảm bảo sự chuẩn bị và hỗ trợ cho

các cuộc họp đột xuất tại trụ sở cơ quan nhà nước Trong những tình huống khẩn cấp,

Vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết, đồng thời hỗ trợ quản lý và tổ chức các hoạt động một cách linh hoạt và hiệu quả Việc này đòi hỏi Vụ Hành chính phải có khả năng ứng biến nhanh chóng, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác và đảm bảo rằng mọi thứ đều được chuẩn bị kỹ lưỡng

và chính xác

Cuối cùng, Vụ Hành chính phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của cơ quan

nhà nước đều tuân thủ các quy định pháp luật và các quy tắc đạo đức nghề nghiệp Việc này bao gồm việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được giám sát chặt chẽ và báo cáo kịp thời Vụ Hành chính cũng phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều hiểu rõ và tuân thủ các quy định về đạo đức nghề nghiệp và luôn hành động với tinh thần trách nhiệm và trung thực

17

Vụ Hành chính đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự hoạt động mượt

mà và hiệu quả của cơ quan nhà nước Với những trách nhiệm đa dạng và phức tạp,

Vụ Hành chính không chỉ là bộ phận hỗ trợ mà còn là cánh tay đắc lực giúp cơ quan nhà nước hoàn thành tốt các nhiệm vụ và sứ mệnh của mình Việc này đòi hỏi Vụ Hành chính phải không ngừng nâng cao năng lực, đổi mới sáng tạo và luôn sẵn sàng đối mặt với các thách thức để đóng góp vào sự phát triển của đất nước

Tiểu kết chương I

Trong chương này, tác giả tập trung vào việc làm rõ và định nghĩa các khái niệm và thuật ngữ chuyên môn liên quan trực tiếp đến hoạt động và tổ chức của Vụ

18

Hành chính - Văn phòng nói chung, bao gồm khái niệm tổ chức, tổ chức Hành chính

- Văn phòng , khái niệm vụ và khái niệm vụ Hành chính - Văn phòng Sau đó, tác giả trình bày các đặc trưng của Vụ Hành chính - Văn phòng như kết hợp chức năng tham mưu và quản lý, chuyên môn hóa cao, tính chất công việc phức tạp và phục vụ trực tiếp lãnh đạo và nêu ra đặc trưng vụ Hành chính Việc này nhằm mục đích xây dựng một nền tảng lý thuyết vững chắc cho toàn bộ khóa luận

Bên cạnh đó, tác giả phân tích chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính - Văn phòng và các hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng nói chung, trong đó nhấn mạnh hai chức năng chính là tham mưu và quản lý hành chính Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hỗ trợ lãnh đạo, quản

lý tài sản văn phòng, hỗ trợ các phòng ban khác Những yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng trong việc định hình vai trò của Vụ Hành chính- Văn phòng Quốc hội trong công tác hiện tại

Ngoài ra, tác giả cũng đi sâu phân tích hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng trong công tác văn thư, lưu trữ, hỗ trợ hành chính cho lãnh đạo và các bộ phận khác Cuối cùng, chương nhấn mạnh vai trò quan trọng của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của Quốc hội thông qua các nhiệm vụ trọng tâm như tham mưu tổng hợp, hướng dẫn nghiệp vụ, chuẩn bị cho các cuộc họp của Quốc hội

19

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VỤ HÀNH

CHÍNH – VĂN PHÒNG QUỐC HỘI 2.1 Lịch sử hình thành và vị trí pháp lý của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

2.1.1 Lịch sử hình thành của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Vào ngày 6 tháng 7 năm 1981, Hội đồng Nhà nước đã chính thức ban hành Nghị quyết số 01-NQ/HĐNN, đề ra cơ cấu tổ chức và phân định rõ ràng các nhiệm

vụ của Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước Theo đó, Văn phòng Quốc hội

và Hội đồng Nhà nước được giao trọng trách hỗ trợ và phục vụ mọi hoạt động của Hội đồng Nhà nước, bao gồm Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, cũng như Quốc hội và các hội đồng và ủy ban thuộc Quốc hội Nghị quyết nhấn mạnh tầm quan trọng của Văn phòng trong việc đảm bảo hoạt động liền mạch và hiệu quả cho các cơ quan lập pháp và nhà nước

Căn cứ vào nghị quyết trên Vụ Hành chính - Tổng hợp tiền thân của Vụ Hành chính văn phòng Quốc hội hình thành với hai nhiệm vụ là hành chính văn phòng và tổng hợp

2.1.2 Vị trí pháp lý của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Căn cứ điều 99, Chương VI, Luật Tổ chức Quốc hội có quy định về vị trí, nhiệm vụ cơ bản của Văn phòng Quốc hội trong phục vụ các kỳ họp Quốc hội, phiên họp Ủy ban thường vụ Quốc hội và các hoạt động khác của Quốc hội, Ủy ban thường

vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội và đồng thời chịu trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất và các điều kiện khác cho hoạt động của Quốc hội, các

cơ quan của Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội; Tạo điều kiện cơ bản cho đại biểu Quốc hội trong việc trình dự án luật, pháp lệnh, kiến nghị về luật, pháp lệnh [34]

20

Từ đó UBTVQH đã căn cứ Luật để đưa ra Nghị quyết, tại điều 4 Nghị quyết 22/2022/UBTVQH15 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội trong đó có các quy định liên quan tới Vụ Hành chính như cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cơ bản.[38]

2.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

2.2.1.1 Chức năng của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Vụ Hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Văn phòng Quốc hội

trong lĩnh vực tổ chức công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Quốc hội

nhằm hỗ trợ phục vụ Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các

Phó Chủ tịch Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các Ban thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội và đại biểu Quốc hội

2.2.1.2 Nhiệm vụ của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Nhiệm vụ của Vụ Hành chính vượt ra ngoài những công việc hành chính thông thường, bởi lẽ nó còn đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng và khả năng tổ chức, định hình các chiến lược để tham mưu cho những quyết định có tính chất quyết định của Quốc hội Điều này đảm bảo cho việc triển khai các công việc liên quan đến Quốc hội được tiến hành một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất Vụ Hành chính cũng chịu trách nhiệm trong lĩnh vực hành chính, quản lý thông tin, tổ chức các cuộc họp, lưu trữ tài liệu quan trọng và bảo đảm các quy trình hành chính được thực hiện một cách chặt chẽ

và linh hoạt Đây không chỉ là những công việc cơ bản mà còn là những yếu tố quan trọng của Vụ Hành chính phục vụ cho công việc của Văn phòng Quốc hội và Quốc hội Vụ Hành chính không chỉ góp phần vào sự vận hành hiệu quả của Văn phòng Quốc hội mà còn là điểm tựa vững chắc cho sự phát triển lâu dài của cơ quan lập pháp này

21

2.2.2 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

2.2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

(Nguồn: Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội, ngày 15/3/2024)

Đối với Vụ Hành chính, Vụ trưởng Vụ Hành chính phụ trách chung các công việc của Vụ Hành chính

Trong mảng công tác Văn thư và Lưu trữ Vụ trưởng giao cho một Phó Vụ phụ trách văn thư - lưu trữ và các chuyên viên văn thư và lưu trữ

Vụ trưởng

Chuyên viên

Văn thư

Chuyên viên Lưu trữ

Chuyên viên

Hành chính - Tổng hợp

Người lao động theo hợp đồng

Phó Vụ trưởng

Phụ trách công tác hành chính

Phó Vụ trưởng

Phụ trách công tác hành chính

Phó Vụ trưởng

Phụ trách Văn Thư - Lưu trữ

22

Trong mảng công tác Hành chính Vụ trưởng giao cho hai Phó vụ trưởng phụ trách công tác hành chính và các chuyên viên hành chính - văn phòng và người lao động hợp đồng tại Toà nhà Quốc hội

Như vậy có thể thấy đã có sự phân công, phối hợp nhiệm vụ giữa các mảng trong Vụ Hành chính

2.2.3 Về nhân sự của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

2.2.3.1 Số lượng nhân sự của Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng Cán bộ, công chức tại Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội

STT

<30 30 - 40 40 - 50 >50 Nam Nữ

(Nguồn: Vụ Tổ chức Cán bộ - Văn phòng Quốc hội, ngày 15/3/2024)

Về số lượng nhân sự, tại nơi làm việc Vụ Hành chính có tổng số 33 người, bao gồm 33 công chức Dựa vào bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng Cán bộ, công chức tại Vụ Hành chính - Văn phòng Quốc hội ta có thể thấy độ tuổi làm việc tại Vụ Hành chính có đủ độ tuổi từ dưới 30 đến trên 50 tuổi Cụ thể độ tuổi dưới 30 có 9 người chiếm khoảng 27%, độ tuổi từ 30 đến 40 có 9 chiếm khoảng 27%, độ tuổi từ 40 đến

50 có 12 người chiếm khoảng 36%, độ tuổi trên 50 có 3 chiếm khoảng 9% Độ tuổi chiếm tỉ lệ cao nhất là từ 40 - 50 tuổi chiếm khoảng 36%, độ tuổi chiếm tỉ lệ thấp nhất là trên 50 tuổi chiếm khoảng 9%

Với tỉ lệ độ tuổi của các cán bộ, công chức tại Vụ Hành chính đã được thống

kê ta thấy rằng độ tuổi đang đủ đáp ứng những yêu cầu đòi hỏi của thực tế công việc Tuy nhiên số lượng công chức trên 50 tuổi chiếm tỉ lệ khoảng 9% thì vẫn gặp một số hạn chế nhất định trong công việc như khả năng tiếp cận, ứng dụng công nghệ thông