Đề tài thảo luận tiêu chuẩn một số chức danh hành chính văn phòng tại trường Đại học thương mại

Tại Trường đại học Thương mại, văn phòng hành chính là nơi phụ trách cáchoạt động như tham mưu, tư vấn giúp Hiệu trưởng, Đảng ủy, Công đoàn Trường,Đoàn thanh niên Trường trong công tác c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BỘ MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN TIÊU CHUẨN MỘT SỐ CHỨC DANH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

NHÓM: 01 LỚP HỌC PHẦN: 241_CEMG2431_01 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

HÀ NỘI, 09/2024

MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI 2

1 Giới thiệu về trường Đại học Thương mại 2

1.1 Sơ lược về trường Đại học Thương mại 2

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 2

1.3 Cơ cấu tổ chức 2

2 Tiêu chuẩn một số chức danh hành chính văn phòng tại trường Đại học Thương mại 3

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng và hoạt động chính của văn phòng 3

2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tại trường Đại học Thương mại 6

CHƯƠNG II ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI 21

1 Ưu điểm 21

2 Nhược điểm 21

3 Giải pháp 22

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu của các cơ quan,

tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ thì cần phải tổchức tốt công tác hành chính văn phòng đầu tiên Văn phòng chính là nơi tổ chức giúpviệc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho việc raquyết định của lãnh đạo Vậy nên, nếu công tác văn phòng được tổ chức và làm việckhoa học, trật tự thì việc quản lý thông tin và điều hành công việc của cơ quan sẽthông suốt, đạt chất lượng và thúc đẩy việc triển khai hiệu quả làm việc của tổ chức

Không gian văn phòng không chỉ để nhân viên làm việc hàng ngày mà còn lànơi nghỉ ngơi, khích lệ tinh thần nhân viên sau những giờ làm việc mệt mỏi Vì vậyviệc tổ chức không gian của văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối vì tổ chứcphải có sự hợp lý, thoải mái để tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng củamình và làm cho văn phòng phát triển trở thành bộ mặt của cơ quan

Tại Trường đại học Thương mại, văn phòng hành chính là nơi phụ trách cáchoạt động như tham mưu, tư vấn giúp Hiệu trưởng, Đảng ủy, Công đoàn Trường,Đoàn thanh niên Trường trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổng hợp, theo dõi, tổ chứcthực hiện công tác hành chính và văn phòng; tổ chức phát triển cơ sở vật chất, xâydựng cơ bản, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường; Tuy nhiênviệc tổ chức không gian văn phòng hành chính còn nhiều tồn tại nhiều nhược điểm.Xuất phát từ mong muốn tìm hiểu những điểm còn tồn đọng đó trong công tác tổ chứcvăn phòng của trường, nhóm 1 chúng em đã quyết định chọn đề tài "Tiêu chuẩn một sốchức danh hành chính văn phòng tại trường Đại học Thương mại"

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

1 Giới thiệu về trường Đại học Thương mại

1.1 Sơ lược về trường Đại học Thương mại

Trường Đại học Thương mại (tên tiếng Anh: Thuongmai University, tên giaodịch quốc tế viết tắt: TMU) là trường đại học công lập trực thuộc hệ thống giáo dụcquốc dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường Đại học Thương mại là trường đại học đa ngành, hàng đầu trong cáclĩnh vực Quản lý kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Dulịch, Thương mại điện tử…tại Việt Nam Trường hoạt động tự chủ gắn với trách nhiệmgiải trình, trách nhiệm bảo đảm cơ hội tiếp cận giáo dục đại học của các đối tượngchính sách, đối tượng thuộc hộ nghèo

Quy mô đào tạo của Nhà trường hiện nay trên 24.000 sinh viên và học viên

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường được thành lập năm 1960 với tên gọi là Trường Thương nghiệp Trungương

Năm 1979, Trường đổi tên thành Trường Đại học Thương nghiệp

Năm 1994, Trường đổi tên thành Trường Đại học Thương mại

Năm 2015, Trường thành lập cơ sở Hà Nam

Năm 2016, Trường được Thủ tướng Chính phủ cho phép tự chủ, tự chịu tráchnhiệm

Từ khi thành lập đến nay, Nhà trường đã đào tạo cung cấp cho xã hội hàng chụcnghìn cử nhân kinh tế, hàng nghìn thạc sĩ, tiến sĩ kinh tế; bồi dưỡng nhiều cán bộ quản

lý kinh tế cho ngành thương mại và các ngành khác, đã trực tiếp thực hiện và tham gianhiều đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa họccấp bộ và hàng chục hợp đồng nghiên cứu với các cơ quan, doanh nghiệp được Nhànước, xã hội và cộng đồng doanh nghiệp đánh giá ngày càng cao

1.3 Cơ cấu tổ chức

2

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức trường Đại học Thương mại

2 Tiêu chuẩn một số chức danh hành chính văn phòng tại trường Đại học Thương mại

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng và hoạt động chính của văn phòng

2.1.1 Khái quát về văn phòng và hoạt động chính của văn phòng

Khu hành chính văn phòng của trường Đại học Thương Mại nằm ở tòa nhà F,bao gồm các văn phòng Khoa, Bộ môn, văn phòng của các Thầy Cô Trưởng khoa,Phòng Quản lý Đào tạo, phòng Hội thảo, Khu Hành chính văn phòng có chức năngtham mưu, giúp việc Hiệu trưởng về công tác hành chính, kế hoạch tổng hợp, nhằmmục đích trợ giúp lãnh đạo trường chỉ đạo, điều hành và điều phối hoạt động của cácđơn vị; hỗ trợ hoạt động hành chính cho các tổ chức và các đơn vị trong Trường Văn phòng hành chính tại Trường Đại học Thương Mại được phân thành nhiềuphòng ban khác nhau, chịu trách nhiệm, quản lý các chức năng hành chính nhất định,nhằm đảm bảo các hoạt động hành chính của các văn phòng: Đảng ủy, Hội đồngtrường, Ban giám hiệu, Công đoàn trường, Đoàn thanh niên trường, Cựu sinh viên Văn phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu - tổng hợp, giúp việc và đảmbảo hậu cần cho Trường và các đơn vị trực thuộc:

● Tham mưu, đề xuất Hiệu trưởng trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của Trường; tổ chức phối hợp, hướng dẫn, quản lý thực hiện công tác giữa các đơn vị,

● Tham mưu trong công tác hành chính, tổng hợp, pháp chế

● Tham mưu trong việc tổ chức triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu

● Giúp Hiệu trưởng xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,

● Tham mưu trong công tác quản trị cơ sở vật chất: đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất như các trang thiết bị, phương tiện đi lại, cơ sở hạ tầng, tế, lễ tân,

● Giúp Hiệu trưởng trong việc tổng hợp thông tin và báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị

● Quản lý công tác thi đua, truyền thông, nhân sự, văn hóa công sở,quan hệ công chúng, phục vụ hậu cần…

2.1.2 Vị trí và chức năng

Văn phòng hành chính thuộc đơn vị quản lý chức năng của trường Đại họcThương Mại, có chức năng tham mưu, tư vấn giúp Hiệu trưởng, Đảng ủy, Công đoànTrường, Đoàn thanh niên Trường trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổng hợp, theodõi, tổ chức thực hiện công tác hành chính và văn phòng; tổ chức phát triển cơ sở vậtchất, xây dựng cơ bản, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường;quản lý tài sản, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường; tổ chức, quản lý công táctruyền thông; thực hiện công tác pháp chế, công tác kiểm tra, kiểm soát, thanh tra toàn

bộ các hoạt động của Trường và phục vụ hậu cần

Văn phòng hành chính có con dấu để thực hiện các giao dịch, công tác chuyênmôn theo quy định của pháp luật và của Trường

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

a Tham mưu với Hiệu trưởng những quan điểm, chủ trương và giải pháp về pháttriển Trường về công tác văn phòng Triển khai hiệu quả và điều chỉnh chiếnlược, chính sách và kế hoạch của Trường phù hợp với từng giai đoạn

4

b Làm đầu mối soạn thảo, hoàn thiện và tổ chức thực hiện quy trình về thủ tụchành chính của Trường, của Đảng ủy, Công đoàn Trường, Đoàn Thanh niênTrường theo phân công

c Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu theo quy định:Nhận, vào sổ văn bản đến theo quy định, trình Hiệu trưởng, Bí thư Đảng ủy,Chủ tịch Công đoàn Trường, Bí thư Đoàn Thanh niên Trường phê duyệt vàchuyển văn bản đến các đơn vị chức năng, tổ chức và cá nhân để xử lý; chuyểncông văn, tài liệu, tờ trình của đơn vị và cá nhân trình lãnh đạo Trường ký hoặcphê duyệt; chịu trách nhiệm về thể thức văn bản trước khi trình Hiệu trưởng kýban hành; Quản lý việc sử dụng con dấu của Trường, của Đảng ủy, Công đoàn,Đoàn Thanh niên Trường theo quy định của pháp luật

d Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức; xác nhận người đến công táctại Trường theo quy định

e In sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Trường; Lậplịch công tác tuần và đăng lên mạng LAN theo quy định; sao y và chứng thựccác loại văn bằng, chứng chỉ, tài liệu do Trường ban hành; làm thẻ, huy hiệucho viên chức của Trường; đảm bảo thông tin thông suốt giữa lãnh đạo Trường

và các đơn vị

f Tiếp nhận yêu cầu liên quan đến Trường của các tổ chức, cá nhân trong vàngoài Trường; bố trí lịch làm việc, đón tiếp và hướng dẫn khách trong thời gianđến công tác tại Trường theo quy định

g Chuẩn bị tài liệu, làm thư ký cho các cuộc họp, hội nghị của Đảng ủy, BanGiám hiệu, Ban chấp hành Công đoàn Trường, Ban Chấp hành Đoàn Thanhniên Trường theo phân công

h Làm đầu mối tổ chức các cuộc họp, hội nghị và sự kiện của Trường (trừ sự kiệnchào tân sinh viên); thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách của Trường và côngviệc hiếu, hỷ,

i Làm đầu mối phối hợp với người đứng đầu các tổ chức chính trị - xã hội,Trưởng ban Thanh tra nhân dân, trưởng các đơn vị có liên quan thực hiện báocáo đánh giá việc thực hiện dân chủ ở Trường Đại học Thương mại hằng năm

j Phối hợp công tác và thực hiện nhiệm vụ giữa các đơn vị trong Trường

k Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ và duy trì kỷ luật lao động trong đơn vị

l Quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị của Trường theo phân cấp quản lý

m Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng, Đảng ủyTrường, Công đoàn và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tại trường Đại học Thương mại

● Phòng Quản lý Đào tạo

● Phòng Quản lý Khoa học và Đối ngoại

- Quản lý chung các hoạt động của văn phòng:

● Lãnh đạo, chỉ đạo các phòng ban, đơn vị trực thuộc

● Phân công công việc, theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên

● Xây dựng kế hoạch hoạt động của văn phòng và tổ chức thực hiện

- Quản lý hành chính:

● Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hồ sơ

● Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện

● Quản lý tài sản, trang thiết bị của văn phòng

6

● Tham gia quản lý ngân sách, tài sản của văn phòng

● Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về tài chính

b Tiêu chuẩn chức danh

Trình độ

Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành quản trị kinh doanh,hành chính, luật hoặc có các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn liênquan

Kinh nghiệm Ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính, quản

lý Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục là một lợi thế

Năng lực

Nắm vững quy định, có khả năng hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểmtra, giao tiếp, đàm phán, làm việc độc lập và nhóm, sử dụng thànhthạo tin học

2.2.2.2 Phó chánh văn phòng

a Nhiệm vụ, vai trò

- Hỗ trợ Chánh văn phòng trong việc điều hành các hoạt động của văn phòng

- Chịu trách nhiệm phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công việc cụ thể: ví dụ nhưquản lý hành chính, quản lý nhân sự, quản lý tài chính

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh văn phòng

b Tiêu chuẩn chức danh

Trình độ Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành quản trị kinh doanh,

Năng lực Hỗ trợ Chánh văn phòng, nắm vững quy định, có khả năng giao tiếp,

đàm phán, làm việc độc lập và nhóm, sử dụng thành thạo tin học

Khác Có thể yêu cầu các kỹ năng tương tự Chánh văn phòng tùy theo vị trí

công tác

2.2.2.3 Các chuyên viên

a Nhiệm vụ

- Chuyên viên bộ phận Lưu trữ:

sau đó phân loại và sắp xếp chúng một cách khoa học

- Chuyên viên Văn thư:

8

● Hỗ trợ các phòng ban: Giúp các phòng ban trong công việc hành chính

- Chuyên viên bộ phận công tác Đảng/Đoàn:

Công tác Đảng:

Công tác Đoàn:

Đoàn

b Tiêu chuẩn chức danh

Lưu trữ Tổng hợp Văn thư Công tác Đảng/

Đoàn

Trình độ

- Tốt nghiệp trungcấp trở lên, ưu tiên các ngành liên quan đến thư viện, lưu trữ, quản

lý văn phòng

- Có thể yêu cầu chứng chỉ chuyên môn về lưu trữ

- Tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng, ưu tiên các ngành quản trị kinh doanh, hành chính, nhân sự

- Tốt nghiệp trung cấp trở lên, ưu tiên các ngành quản lý văn phòng, thư viện học

- Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên các ngành khoa học xã hội,nhân văn

Kinh

nghiệm

- Hiểu biết về các quy định về lưu trữ, phương pháp lưu trữ, phân loại tài liệu

- Kinh nghiệm làm việc văn phòng

- Có kinh nghiệm làm việctrong lĩnh vực văn thư lưu trữ

là một lợi thế

- Có kinh nghiệm làm công tác Đảng, Đoàn là một lợi thế

Kĩ năng - Tổ chức, sắp

xếp, tìm kiếm thông tin

- Giao tiếp, tổchức, làm việc độc lập

- Sắp xếp, phân loại hồ sơ khoa học, hợp lý

- Khả năng tổ chức các hoạt động, sự kiện

- Sử dụng thành thạo máy tính, phần mềm văn phòng và các phần mềm chuyêndụng

và nhóm, tin học văn phòng

- Thành thạo cácphần mềm văn phòng (Word, Excel,

PowerPoint), phần mềm quản

lý văn bản

- Khả năng giao tiếp tốt, linh hoạt

- Có khả năng viết báo cáo, tài liệu

Phẩm

chất

- Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc độc lập

và nhóm tốt

- Cẩn thận, tỉ

mỉ, năng động, sáng tạo

- Cẩn thận, tỉ

mỉ, có trách nhiệm, bảo mật

- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thực, nhiệt tình, trách nhiệm

2.2.3 Phòng quản trị cơ sở vật chất (Department of Facilities Management)

1) Giới thiệu chung

Phòng Quản trị cơ sở vật chất được thành lập năm 1960, tiền thân là PhòngQuản trị Trong quá trình xây dựng và phát triển, năm 2020 Phòng được đổi tên thànhPhòng Quản trị Cơ sở vật chất

Địa chỉ: P104,106,107 Nhà I - Trường Đại học Thương mại

Website: http://qtcsvc.tmu.edu.vn

2) Chức năng

Tham mưu, giúp Hiệu trưởng về chiến lược phát triển cơ sở vật chất, xây dựng

cơ bản, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường Quản lý đất đai,nhà cửa, vật kiến trúc, quản lý các hoạt động mua sắm, quản lý tài sản trang thiết bị vàtheo dõi sử dụng hiệu quả các tài sản thiết bị của Trường, bảo vệ an ninh trật tự, vệsinh môi trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập

10

c Tổ chức quản lý chặt chẽ nhà cửa, kho tàng, đất đai, hàng rào, các công trìnhcông cộng, trang thiết bị và cơ sở vật chất khác (về mặt hiện vật) trong phạm vi khuônviên Trường quản lý;

d Thực hiện quản lý, kiểm tra và phối hợp cùng với các đơn vị tư vấn giám sát,thi công các công trình xây dựng từ mọi nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữa trongTrường theo quy định hiện hành;

e Mua sắm cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản, phương tiện vàdụng cụ làm việc phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập theo quy định hiện hành;

f Quản lý, điều hành việc sử dụng có hiệu quả hệ thống hội trường, giảngđường đảm bảo phục vụ cho giảng dạy học tập Tổ chức thực hiện tốt các dịch vụ phục

vụ giảng đường như nước uống, hệ thống ánh sáng hệ thống âm thanh, vệ sinh ;

g Thực hiện vệ sinh công cộng khu vực giảng đường và khu vực làm việc;

h Làm đầu mối về các công tác quản lý nhà đất, mua sắm và thanh lý trangthiết bị, đầu thầu xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa cơ sở vật chất kỹthuật của Trường Thường trực các ban Phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lụtcủa Trường;

i Thực hiện những nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trường

4) Cơ cấu tổ chức

● Trưởng phòng;

● Phó Trưởng phòng;

● Tổ quản lý hội trưởng lớp học;

● Tổ quản lý điện nước;

● Viên chức và người lao động thuộc đơn vị

5) Tiêu chuẩn của các chức danh trong phòng quản trị cơ sở vật chất

a Trưởng phòng

Trình độ - Trình độ thạc sĩ trở lên, ưu tiên trong lĩnh vực quản lý hoặc kỹ

thuật

Kinh nghiệm - Có ít nhất 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật

chất, ưu tiên kinh nghiệm trong môi trường giáo dục đại học