Nhóm hãy xây dựng kế hoạch tổ chức một chương trình noel cho trường đại học thương mại phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thể xảy ra

Do vậy, để tìm hiểu cách thức vận hành một nhóm làm việc, nhóm chúng tôi đã chọn đề tài “Kế hoạch tổ chức một chương trình Noel cho trường Đại học Thương Mại” nhằm tìm hiểu, nâng cao kiế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Ngọc Dương

Lớp học phần: 2313CEMG2811

Nhóm: 3

Hà Nội, 2023 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC

Nhóm 3 – LHP 2313CEMG2811 Thời gian : 21h00 ngày 15/02/2023

Địa điểm : Họp trực tuyến qua phần mềm zoom

Thành phần tham gia : Thành viên nhóm 3 học phần quản trị nhóm làm việc

Có mặt : 10/11 thành viên, vắng Nguyễn Hải Hà

Nội dung cuộc họp :

- Các thành viên cùng nhau bàn bạc, chốt đề cương thảo luận của nhóm và phân côngnhiệm vụ từng người

công việc

word

Kết luận: Tất cả các thành viên có mặt của nhóm đều tham gia thảo luận và thống nhất ý

kiến hoàn chỉnh bài tập nhóm

Cuộc họp kết thúc vào lúc 22h cùng ngày

Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2023

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

PHẦN NỘI DUNG 6

I Mục đích, yêu cầu 6

1.1 Mục đích 6

1.2 Yêu cầu 6

II Nội dung hoạt động 6

2.1 Thời gian 6

2.2 Địa điểm tổ chức 6

2.3 Thành phần tham dự 7

2.4 Thành lập các Ban tổ chức thực hiện 7

2.5 Timeline chương trình 8

2.6 Dự trù kinh phí 11

III Tổ chức thực hiện và nhiệm vụ của tiểu ban 12

3.1 Tổ chức thực hiện 12

3.2 Nhiệm vụ và tổ chức thực hiện của các tiểu ban 12

IV Tổ chức sự kiện 15

4.1 Khai mạc 15

4.2 Chương trình trong buổi lễ 15

4.3 Bế mạc 17

4.4 Công việc sau sự kiện 17

V Rủi ro và giải quyết rủi ro 17

5.1 Yếu tố rủi ro từ bên ngoài và cách giải quyết 17

5.2 Yếu tố rủi ro nội bộ và cách giải quyết 20

KẾT LUẬN 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống, sự phân công trong công việc đã đến mức chi tiết, phức tạp, baotrùm mọi quá trình hoạt động, người ta khó có thể hoàn tất công việc một cách hoàn hảochỉ với nỗ lực của một cá nhân Chính vì vậy, con người đã tìm đến xu thế hợp tác, cùngnhau làm việc, cùng nhau giải quyết khó khăn đối với vấn đề nảy sinh Xu thế này khôngchỉ đơn thuần là một tập hợp nhiều cá nhân làm việc cùng nhau hay cùng làm việc dưới

sự lãnh đạo của một người đứng đầu mà còn là một tập hợp những cá nhân có sự tươngtác lẫn nhau thực hiện mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêu nhóm Các thành viên đều bìnhđẳng, hợp tác, giúp đỡ, cùng nhau giải quyết mâu thuẫn Quan trọng hơn nữa là ngườilãnh đạo phải thể hiện được vai trò của mình trong việc xây dựng nhóm, quản lý cácthành viên, họ phải thực hiện được cách “quản trị nhóm làm việc” để có thể đạt được mụctiêu chung hiệu quả hơn

Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả ở mọi lĩnhvực trong cuộc sống Gắn với đó, việc quản trị nhóm cũng được xem là vấn đề quan trọng

để tổ chức, phát triển nhóm làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêu chung Do vậy, để tìm

hiểu cách thức vận hành một nhóm làm việc, nhóm chúng tôi đã chọn đề tài “Kế hoạch tổ chức một chương trình Noel cho trường Đại học Thương Mại” nhằm tìm hiểu, nâng

cao kiến thưc về quản trị nhóm làm việc Từ đó, xây dựng, gắn kết những thành viêntrong nhóm với nhau thành một thể Phấn đấu, quyết tâm theo đuổi mục tiêu chung đãđược đề ra Không chỉ vì lợi ích của bản thân mà còn là lợi ích chung của một nhóm

PHẦN NỘI DUNG

I Mục đích, yêu cầu

1.1 Mục đích

- Tạo ra một không khí vui tươi và đầy hứng khởi trong cộng đồng sinh viên trường

- Cơ hội để giao lưu, gặp gỡ và kết nối với những người mới, tăng cường tinh thần đoànkết và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm và trong trường

- Cơ hội để giúp cho các thành viên trong nhóm tổ chức học tập kỹ năng làm việc nhóm, tổchức sự kiện, lập kế hoạch và quản lý ngân sách

- Mang lại niềm vui và hạnh phúc cho tất cả mọi người trong cộng đồng của trường

1.2 Yêu cầu

- Tạo một không gian trang trí theo chủ đề Noel để tạo bầu không khí của ngày hội

- Tạo một vài chương trình giải trí như: một vài tiết mục ca hát, nhảy múa, một số trò chơidành cho khách mời tham gia

- Trang phục được mặc tự do nhưng theo phong cách của một buổi Noel đúng nghĩa

- Chuẩn bị một số món quà dành cho người tham gia trò chơi và một số người may mắn

II Nội dung hoạt động

2.3 Thành phần tham dự

- Khách mời: Ban giám hiệu nhà trường, cán bộ giảng viên, ngoài ra ban tổ chức còn mời

cả những cựu sinh viên tham dự chương trình

- Thành phần tham gia: Sinh viên các khoa trong trường Đại học Thương Mại, để tham gia

chương trình sinh viên cần đăng ký tham gia theo lớp hành chính và ban cán sự các lớp cónhiệm vụ thống kê và nộp lên ban tổ chức để ban tổ chức có thể kiểm soát, tính toán lượngngười tham dự

2.4 Thành lập các Ban tổ chức thực hiện

2.4.1 Ban chỉ đạo

2 PGS TS Nguyễn Thị Bích Loan Phó hiệu trưởng Phó trưởng ban

2.4.2 Ban tổ chức

STT Họ và tên Trách nhiệm

1 Nguyễn Thị Dung Tiểu ban thông tin tuyên truyền

3 Nguyễn Sơn Dương Tiểu ban văn nghệ, thể thao

4 Trần Minh Đức Tiểu ban tài chính - hậu cần, cơ sở vật chất, vận động tài trợ

5 Trần Ngọc Đức Tiểu ban trang trí - âm thanh - ánh sáng

6 Nguyễn Hải Hà Tiểu ban lễ tân

7 Nguyễn Nhật Hào Tiểu ban công tác an ninh

2.5 Timeline chương trình

2.5.1 Thời gian tiến hành

Ban tổ chức26/11/2023- 28/11/2023 Thành lập Ban tổ chức, các tiểu ban giúp

việc; Mời Ban cố vấn giúp đỡ xây dựng các

kế hoạch chi tiết Họp phân công nhiệm vụchi tiết cho từng bộ phận, cá nhân

Triển khai Tuyên truyền về hoạt động tổchức Noel

Tiểu ban sự kiện

Tiểu ban Thôngtin tuyên truyền

29/11/2023-30/11/2023 Họp lại các tiểu ban với nhau Ban tổ chức

1/12/2023-4/12/2023 Triển khai các công trình sửa chữa bổ sung

về CSVC phục vụ Hội trường

Tiểu ban tàichính - hậu cần,

cơ sở vật chất

5/12/2023-7/12/2023 Gặp mặt Ban tổ chức, Ban cố vấn với Đại

diện cựu sinh viên rà soát và bổ sung điều

Tiểu ban tuyêntruyền

chỉnh kế hoạch tổ chức Noel và thống nhấtcác nội dung và công việc trong các hoạtđộng tổ chức Noel.

nghệ thể thao

8/12/2023-10/12/2023 Tuyên truyền cao điểm về Lễ kỷ niệm

Gửi giấy mời khách quý, đại biểu, cựu sinhviên, cựu giảng viên

Tiểu ban Thôngtin tuyên truyền.Tiểu ban Lễ tân

11/12/2023-13/12/2023 Họp Ban tổ chức Triển khai kế hoạch và

phân công nhiệm vụ cụ thể trong tổ chứcNoel

Tiếp tục tuyên truyền, thông tin, gửi thưmời sinh viên các khóa

Ban tổ chứcTiểu ban Thôngtin tuyên truyềnTiểu ban Lễ tân

24/12/2023 Tổ chức lễ kỉ niệm

2.5.2 Timeline chương trình

Tiểu ban công tác an

ninh19h15-19h30 Khai mạc:

+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu+ Giới thiệu chương trình buổi lễ

Tiểu ban thông tin tuyêntruyền

19h30-19h45 + Khái quát mục đích, ý nghĩa buổi lễ

+ Ôn lại ý nghĩa lịch sử ra đời ngày lễ Noel

Tiểu ban sự kiệnTiểu ban thông tin tuyêntruyền

19h45-20h20 Chương trình văn nghệ:

+ Tiết mục nhảy mashup các bài hát “Jinglebell”, “This how we do it”, “Tilte”, “ChristmasEve”

+ Tiết mục hát: “All I Want For Christmas IsYou”

+ Tiết mục hát :”Hòa nhịp giáng sinh

Tiểu ban văn nghệ thểthao

Tiểu ban trang trí- âmthanh - ánh sáng

Tiểu ban thông tin tuyêntruyền

2.6 Dự trù kinh phí

2.6.1 Kinh phí được cấp cho sự kiện

 Nhà trường tài trợ: nhà trường tài trợ sử dụng hội trường H1 cùng toàn bộ chi phíliên quan cùng 5.000.000VNĐ

 Quỹ sinh viên: 10.000.000 VNĐ

2.6.2 Bảng tính toán kinh phí

Thuê trang phục, dụng cụ.( Vest, đồ biểu diễn

văn nghệ)

3.000.000 3.000.000

TỔNG 14.480.000

III Tổ chức thực hiện và nhiệm vụ của tiểu ban

3.1 Tổ chức thực hiện

- Khoa quản lý sinh viên

+ Trong buổi họp lớp hành chính, ngoài các nội dung sinh hoạt theo quy định cần phổbiến, Khoa tập hợp các tiết mục văn nghệ (múa, hát đơn ca, hát tốp ca…), lập danh sáchsinh viên tham gia văn nghệ, sau đó chọn tiết mục những tiết mục xuất sắc nhất chochương trình

+ Hội sinh viên, câu lạc bộ các khoa hưởng ứng, cũng như kêu gọi sinh viên toàn trườngnhiệt tình tham gia, ủng hộ công tác tổ chức chương trình

3.2 Nhiệm vụ và tổ chức thực hiện của các tiểu ban

- Tiểu ban thông tin tuyên truyền

+ Có hình thức tuyên truyền rộng rãi đến toàn thể sinh viên đang học và làm việc tại nhàtrường, để mọi người biết đến và hiểu rõ hơn về sự kiện, cũng như kết nối người muốntham gia

+ Đăng bài thông báo, tuyên truyền trên page nhà trường, page khoa và page các câu lạc bộkhác trên các trên các trang mạng xã hội

+ Thông qua ban cán sự lớp thông báo đến sinh viên từng lớp, từng khoa

- Tiểu ban văn kiện và biên tập kỷ yếu

+ Chuẩn bị các thước phim, tư liệu về ngày lễ Noel

+ Lên công tác chuẩn bị, kịch bản chương trình chi tiết, rõ ràng

+ Công tác chuẩn bị để lưu lại những hình ảnh đẹp, thành công trong quá trình diễn rachương trình

- Tiểu ban văn nghệ thể thao

+ Xây dựng kế hoạch tổng thể của tiểu ban, các tiết mục và thứ tự diễn ra để báo cáoTrưởng ban tổ chức

+ Sắp xếp tập luyện, tuyển chọn thành viên, nguồn lực để chuẩn bị các tiết mục đặc sắc chochương trình

+ Ngoài ra, còn lên ý tưởng, thiết kế các tiết mục đặc sắc, các chương trình, giao lưu ngoàilề.

- Tiểu ban Tài chính – hậu cần, cơ sở vật chất, vận động tài trợ

+ Dự trù kinh phí tối thiểu, tối đa để tổ chức thành công sự kiện, sau đó lên kế hoạch xin tàitrợ từ các nguồn, các nhà tài trợ trong và ngoài trường có ý muốn tài trợ cho chương trình+ Lập kế hoạch xin một phần kinh phí từ nhà trường

+ Đảm bảo nguồn tài trợ và sử dụng nguồn tài trợ hợp lý, công khai và minh bạch, đúngquy định và mục đích của chương trình

- Tiểu ban Lễ tân

+ Lên kế hoạch đón tiếp khách mời đến tham gia buổi lễ (nếu có), bố trí không gian, lênphương án sắp xếp chỗ ngồi, chỗ hoạt động cho sinh viên tham dự

- Tiểu ban trang trí - âm thanh - ánh sáng

+ Nghiên cứu địa hình của trường có kế hoạch thiết kế sân khấu phù hợp

+ Kế hoạch trang trí tại các khu vực tổ chức, khuôn viên trường, trang trí sân khấu, sântrường, cổng trường, văn phòng khoa, bên ngoài nhà trường…

+ Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng cho các sự kiện

+ Có phương án thu dọn sau chương trình để sau đó việc dạy và học diễn ra bình thường

- Tiểu ban công tác an ninh

+ Có sự chuẩn bị cho các tình huống mất trật tự, hỗn loạn trong quá trình diễn ra chươngtrình, tránh xảy ra xô xát, gây gổ, ảnh hưởng xấu đến hoạt động của chương trình

+ Thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, giữ gìn trật tự và quản lý, nghiêm cấm sửdụng vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại

+ Tham mưu cho trưởng ban các biện pháp bảo vệ trật tự an ninh và các hình thức xử lý viphạm nội quy, quy chế nhà trường

Cụ thể:

 Bảo vệ an ninh chính trị - trật tự khu vực trong và ngoài cổng, cổng trường phảisạch sẽ không để các phương tiện người bán hàng đứng tụ tập, lộn xộn, dán treo quảngcáo ở cổng trường

 Phân công dọn dẹp, đảm bảo giữ được sự sạch sẽ, gọn gàng sau khi diễn ra chươngtrình

 Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn về người và tài sản trong trường

 Phát hiện ngăn chặn và xử lý các trường hợp vi phạm nội quy, quy định, trộm cắptài sản, kiểm tra đơn vị, cá nhân có những hành vi không đúng mực trong ngày diễn rachương trình, lập biên bản báo cáo đơn vị nhà trường đề nghị xử lý

 Hướng dẫn để xe đạp, xe máy, ô tô vào đúng nơi quy định, không để súc vật vàotrường, ngược lại người trực để mất mát tài sản, hư hỏng ghế đá, bẻ nhổ cây cảnh, không

có lý do chính đáng thì phải đền bù theo giá trị hiện hành và cắt danh hiệu thi đua

 Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy và quản lý vũ khí, vậtliệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại

IV Tổ chức sự kiện

4.1 Khai mạc

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

- Giới thiệu chương trình buổi lễ

4.2 Chương trình trong buổi lễ

- Khái quát mục đích, ý nghĩa của buổi lế

- Ôn lại ý nghĩa lịch sử ra đời ngày lễ noel

- Văn nghệ:

+ Tiết mục nhảy mashup các bài hát “Jingle bell”, “This how we do it”, “Tilte” “ChristmasEvel” do nhóm nhảy khoa Quản trị kinh doanh trình bày

+ Tiết mục hát: “All I Want For Christmas Is You” do sinh viên khoa Thương mại điện tửtrình bày.

+ Tiết mục hát: “Hòa nhịp giáng sinh” do sinh viên khoa Marketing trình bày

- Trò chơi:

 Trò chơi 1: Trò chơi đố vui Giáng sinh (Christmas Riddle)

+ Mục đích: Hiểu hơn về ngày Giáng Sinh

 Sau khi các thành viên của mỗi đội chơi hết một lượt, đội giành được nhiều điểmnhất sẽ là đội chiến thắng Nhóm nhiểu điểm nhất sẽ nhận được phần quà từ ngườiquản trò

- Câu hỏi:

1 Ông già Noel tên thật là gì? - Đáp án: Santa Claus hoặc Thánh Nicholas

2 Người ta thường hay treo thứ gì trên đỉnh cây thông Noel? - đáp án: Ngôi sao

3 Ông già Noel bắt đầu cuộc hành trình của mình với cỗ xe kéo bởi bao nhiêu contuần lộc? - đáp án: 9 con

4 Tại sao ông già Noel lại vào nhà bằng ống khói? - Đáp án: Vì ở các nước Bắc Âu,mùa đông rất lạnh, nên các cửa đều đóng kín mít, nên ông già Noel phải vào bằng đường

5 Con tuần lộc dẫn đường (con thứ 9) tên gì? tại sao ông già Noel chọn nó làm condẫn đường? - Đáp án: tên Rudolph, vì nó có cái mũi đỏ phát sáng trong đêm tối.

6 Ý nghĩa của từ Noel? -Đáp án: Viết tắt của từ: Em – ma – nu – el có nghĩa là ThiênChúa ở cùng chúng ta

7 Chúa Jesu được sinh ra ở đâu? - Đáp án: Chúa sinh ra đời trong một hang đá nhỏ, tạimột máng cỏ của các mục đồng chăn chiên tại thành Bethelem

8 Ông già Noel sinh sống tại Bắc Cực với những người nào? - Đáp án: Các chú lùn vàcác con tuần lộc

9 Lễ chính thức của Lễ Giáng sinh là ngày nào? - Đáp án: Ngày 25/12, còn gọi là "lễchính ngày", còn lễ đêm 24/12 còn gọi là "lễ vọng"

 Trò chơi 2: Trò chơi Noel đoán tên bài hát

+ Mục đích: Trò chơi này sẽ tạo không khí vui nhộn, mọi người có thể thỏa sức thể hiện

khả năng âm nhạc và trí nhớ của mình

+ Thời gian: 8-10 phút

+ Cách chơi: Người quản trò chuẩn bị một danh sách nhạc Giáng sinh hoặc các bài nhạckhác, bật một đoạn nhỏ ở đầu bài sau đó tắt đi để mọi người có thời gian đoán Người đoánđúng sẽ nhận được quà từ người quản trò

4.3 Bế mạc.

- Tổng kết chương trình

- Gửi lời cảm ơn

4.4 Công việc sau sự kiện

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các vật dụngtái sữ dụng

- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp

- Báo cáo tổng kết tài chính

- Họp rút kinh nghiệm

+ Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch với thực tế

+ Nội dung truyền tải của buổi lễ thông qua các hoạt động: phát biểu, văn nghệ, trò chơi…

V Rủi ro và giải quyết rủi ro

5.1 Yếu tố rủi ro từ bên ngoài và cách giải quyết

Hoạt động tổ chức chương trình Noel cho trường Đại học Thương Mại ẩn chứanhiều rủi ro nếu không được tổ chức quản lý tốt Quản trị rủi ro phải được chú ý ngay từđầu nhằm tránh kéo theo những rắc rối phức tạp sau này Thông thường chỉ khi gần sát vớingày diễn ra chương trình, ta mới chú ý đến những bất thường hay những sự thay đổi ngoài

ý muốn Với áp lực về thời gian, những thay đổi nhỏ so với kế hoạch ban đầu có thể sẽ đểlại những khác biệt lớn Do đó, nhiều người than phiền rằng tại sao có quá nhiều chuyệnbất ngờ xảy ra ngoài ý muốn khi mà chương trình đang trong giai đoạn gắt gao nhất Đóhoàn toàn là do đã quá chủ quan khi lập kế hoạch thực hiện chương trình Và trong tổ chứcchương trình Noel, có những rủi ro thường gặp từ yếu tố bên ngoài như:

- Việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong chương trình: Rủi ro thường gặp từ những

tình huống mất điện, thiếu ghế, vị trí lắp đặt thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọithứ đã ở yên một chỗ, cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễgây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết.Mặc dù đã được kiểm tra, chạy thử trước đó nhưng những trục trặc kỹ thuật ở các bộ phận

âm thanh, vi tính, ánh sáng, máy lạnh… vẫn có thể xảy ra Những tình trạng này khiến cho

sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ, phải dừng lại nhiều lần và không tạo được hứng thú chocác khách mời tham dự

→ Giải pháp:

 Có kế hoạch để có những trang thiết bị, dụng cụ dự phòng

 Tập trung kỹ vào khâu kiểm tra, xem xét các thiết bị thật cẩn thận trước khi chochạy chương trình chính thức