Nhóm hãy xây dựng kế hoạch tổ chức một chương trình noel cho trường đại học thương mại phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thể xảy ra

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

 BÀI THẢO LUẬN

QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC

ĐỀ TÀI: Nhóm hãy xây dựng kế hoạch tổ chức một chương trình Noel chotrường Đại học Thương Mại Phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thểxảy ra Sau đó, đề xuất những giải pháp khắc phục từng rủi ro, mâu thuẫntrong quá trình tổ chức chương trình trên.

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Ngọc DươngLớp học phần: 2313CEMG2811

Nhóm: 3

Thời gian : 21h00 ngày 15/02/2023

Địa điểm : Họp trực tuyến qua phần mềm zoom

Thành phần tham gia : Thành viên nhóm 3 học phần quản trị nhóm làm việcCó mặt : 10/11 thành viên, vắng Nguyễn Hải Hà

Nội dung cuộc họp :

- Các thành viên cùng nhau bàn bạc, chốt đề cương thảo luận của nhóm và phân công nhiệm vụ từng người

công việc

word.

Kết luận: Tất cả các thành viên có mặt của nhóm đều tham gia thảo luận và thống nhất ý

kiến hoàn chỉnh bài tập nhóm

Cuộc họp kết thúc vào lúc 22h cùng ngày.

Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2023

4.4 Công việc sau sự kiện 17

V Rủi ro và giải quyết rủi ro 17

5.1 Yếu tố rủi ro từ bên ngoài và cách giải quyết 17

5.2 Yếu tố rủi ro nội bộ và cách giải quyết 20

KẾT LUẬN 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống, sự phân công trong công việc đã đến mức chi tiết, phức tạp, bao trùm mọi quá trình hoạt động, người ta khó có thể hoàn tất công việc một cách hoàn hảo chỉ với nỗ lực của một cá nhân Chính vì vậy, con người đã tìm đến xu thế hợp tác, cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết khó khăn đối với vấn đề nảy sinh Xu thế này không chỉ đơn thuần là một tập hợp nhiều cá nhân làm việc cùng nhau hay cùng làm việc dưới sự lãnh đạo của một người đứng đầu mà còn là một tập hợp những cá nhân có sự tương tác lẫn nhau thực hiện mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêu nhóm Các thành viên đều bình đẳng, hợp tác, giúp đỡ, cùng nhau giải quyết mâu thuẫn Quan trọng hơn nữa là người lãnh đạo phải thể hiện được vai trò của mình trong việc xây dựng nhóm, quản lý các thành viên, họ phải thực hiện được cách “quản trị nhóm làm việc” để có thể đạt được mục tiêu chung hiệu quả hơn

Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả ở mọi lĩnh vực trong cuộc sống Gắn với đó, việc quản trị nhóm cũng được xem là vấn đề quan trọng để tổ chức, phát triển nhóm làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêu chung Do vậy, để tìm

hiểu cách thức vận hành một nhóm làm việc, nhóm chúng tôi đã chọn đề tài “Kế hoạch tổchức một chương trình Noel cho trường Đại học Thương Mại” nhằm tìm hiểu, nâng

cao kiến thưc về quản trị nhóm làm việc Từ đó, xây dựng, gắn kết những thành viên trong nhóm với nhau thành một thể Phấn đấu, quyết tâm theo đuổi mục tiêu chung đã được đề ra Không chỉ vì lợi ích của bản thân mà còn là lợi ích chung của một nhóm.

PHẦN NỘI DUNG

I Mục đích, yêu cầu1.1 Mục đích

- Tạo ra một không khí vui tươi và đầy hứng khởi trong cộng đồng sinh viên trường.

- Cơ hội để giao lưu, gặp gỡ và kết nối với những người mới, tăng cường tinh thần đoàn kết và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm và trong trường.

- Cơ hội để giúp cho các thành viên trong nhóm tổ chức học tập kỹ năng làm việc nhóm, tổ chức sự kiện, lập kế hoạch và quản lý ngân sách.

- Mang lại niềm vui và hạnh phúc cho tất cả mọi người trong cộng đồng của trường.

1.2 Yêu cầu

- Tạo một không gian trang trí theo chủ đề Noel để tạo bầu không khí của ngày hội.

- Tạo một vài chương trình giải trí như: một vài tiết mục ca hát, nhảy múa, một số trò chơi dành cho khách mời tham gia.

- Trang phục được mặc tự do nhưng theo phong cách của một buổi Noel đúng nghĩa - Chuẩn bị một số món quà dành cho người tham gia trò chơi và một số người may mắn.

II Nội dung hoạt động

2.3 Thành phần tham dự

- Khách mời: Ban giám hiệu nhà trường, cán bộ giảng viên, ngoài ra ban tổ chức còn mời

cả những cựu sinh viên tham dự chương trình.

- Thành phần tham gia: Sinh viên các khoa trong trường Đại học Thương Mại, để tham gia

chương trình sinh viên cần đăng ký tham gia theo lớp hành chính và ban cán sự các lớp có nhiệm vụ thống kê và nộp lên ban tổ chức để ban tổ chức có thể kiểm soát, tính toán lượng người tham dự.

2.4 Thành lập các Ban tổ chức thực hiện

2.4.1 Ban chỉ đạo

2 PGS TS Nguyễn Thị Bích Loan Phó hiệu trưởng Phó trưởng ban

2.4.2 Ban tổ chức

STT Họ và tênTrách nhiệm

1 Nguyễn Thị Dung Tiểu ban thông tin tuyên truyền

3 Nguyễn Sơn Dương Tiểu ban văn nghệ, thể thao

4 Trần Minh Đức Tiểu ban tài chính - hậu cần, cơ sở vật chất, vận động tài trợ 5 Trần Ngọc Đức Tiểu ban trang trí - âm thanh - ánh sáng

6 Nguyễn Hải Hà Tiểu ban lễ tân

7 Nguyễn Nhật Hào Tiểu ban công tác an ninh

2.5 Timeline chương trình

2.5.1 Thời gian tiến hành

Ban tổ chức 26/11/2023- 28/11/2023 Thành lập Ban tổ chức, các tiểu ban giúp

việc; Mời Ban cố vấn giúp đỡ xây dựng các kế hoạch chi tiết Họp phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng bộ phận, cá nhân.

Triển khai Tuyên truyền về hoạt động tổ chức Noel

Tiểu ban sự kiện

Tiểu ban Thông tin tuyên truyền

29/11/2023-30/11/2023 Họp lại các tiểu ban với nhau Ban tổ chức

1/12/2023-4/12/2023 Triển khai các công trình sửa chữa bổ sung về CSVC phục vụ Hội trường

Tiểu ban tài chính - hậu cần, cơ sở vật chất

5/12/2023-7/12/2023 Gặp mặt Ban tổ chức, Ban cố vấn với Đại diện cựu sinh viên rà soát và bổ sung điều

Tiểu ban tuyên truyền

8/12/2023-10/12/2023 Tuyên truyền cao điểm về Lễ kỷ niệm.

Gửi giấy mời khách quý, đại biểu, cựu sinh viên, cựu giảng viên

Tiểu ban Thông tin tuyên truyền Tiểu ban Lễ tân

11/12/2023-13/12/2023 Họp Ban tổ chức Triển khai kế hoạch và phân công nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức Noel.

Tiếp tục tuyên truyền, thông tin, gửi thư mời sinh viên các khóa.

Ban tổ chức

Tiểu ban Thông tin tuyên truyền Tiểu ban Lễ tân

24/12/2023 Tổ chức lễ kỉ niệm

2.5.2 Timeline chương trình

Tiểu ban công tác an

ninh 19h15-19h30 Khai mạc:

+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu + Giới thiệu chương trình buổi lễ

Tiểu ban thông tin tuyên truyền

19h30-19h45 + Khái quát mục đích, ý nghĩa buổi lễ + Ôn lại ý nghĩa lịch sử ra đời ngày lễ Noel

Tiểu ban sự kiện

Tiểu ban thông tin tuyên truyền

19h45-20h20 Chương trình văn nghệ:

+ Tiết mục nhảy mashup các bài hát “Jingle bell”, “This how we do it”, “Tilte”, “Christmas Eve”.

+ Tiết mục hát: “All I Want For Christmas Is You”.

+ Tiết mục hát :”Hòa nhịp giáng sinh.

Tiểu ban văn nghệ thể thao

Tiểu ban trang trí- âm thanh - ánh sáng

20h20-21h10 Trò chơi:

+ Trò chơi đố vui giáng sinh (Christmas Riddle) + Trò chơi Noel đoán tên bài hát

Tiểu ban văn nghệ thể + Gửi lời cảm ơn

Tiểu ban thông tin tuyên truyền

2.6 Dự trù kinh phí

2.6.1 Kinh phí được cấp cho sự kiện

 Nhà trường tài trợ: nhà trường tài trợ sử dụng hội trường H1 cùng toàn bộ chi phí liên quan cùng 5.000.000VNĐ

 Quỹ sinh viên: 10.000.000 VNĐ

2.6.2 Bảng tính toán kinh phí

Thuê trang phục, dụng cụ.( Vest, đồ biểu diễn văn nghệ)

3.000.000 3.000.000

III Tổ chức thực hiện và nhiệm vụ của tiểu ban 3.1 Tổ chức thực hiện

- Khoa quản lý sinh viên

+ Trong buổi họp lớp hành chính, ngoài các nội dung sinh hoạt theo quy định cần phổ biến, Khoa tập hợp các tiết mục văn nghệ (múa, hát đơn ca, hát tốp ca…), lập danh sách sinh viên tham gia văn nghệ, sau đó chọn tiết mục những tiết mục xuất sắc nhất cho chương trình.

+ Hội sinh viên, câu lạc bộ các khoa hưởng ứng, cũng như kêu gọi sinh viên toàn trường nhiệt tình tham gia, ủng hộ công tác tổ chức chương trình.

- Các đơn vị khác

+ Phòng Tài Chính đảm bảo kinh phí theo dự trù, chuẩn bị hoa, nước uống, khăn trải bàn.

+ Phòng Quản trị chuẩn bị địa điểm, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, micro, trực bảo vệ, phông bạt, máy phát điện dự phòng.

+ Hội sinh viên, câu lạc bộ các khoa cử đại diện truyền thông, chụp ảnh lưu lại khoảnh khắc sự kiện.

3.2 Nhiệm vụ và tổ chức thực hiện của các tiểu ban

- Tiểu ban thông tin tuyên truyền

+ Có hình thức tuyên truyền rộng rãi đến toàn thể sinh viên đang học và làm việc tại nhà trường, để mọi người biết đến và hiểu rõ hơn về sự kiện, cũng như kết nối người muốn tham gia.

+ Đăng bài thông báo, tuyên truyền trên page nhà trường, page khoa và page các câu lạc bộ khác trên các trên các trang mạng xã hội

+ Thông qua ban cán sự lớp thông báo đến sinh viên từng lớp, từng khoa

- Tiểu ban văn kiện và biên tập kỷ yếu

+ Chuẩn bị các thước phim, tư liệu về ngày lễ Noel

+ Lên công tác chuẩn bị, kịch bản chương trình chi tiết, rõ ràng

+ Công tác chuẩn bị để lưu lại những hình ảnh đẹp, thành công trong quá trình diễn ra chương trình.

- Tiểu ban văn nghệ thể thao

+ Xây dựng kế hoạch tổng thể của tiểu ban, các tiết mục và thứ tự diễn ra để báo cáo Trưởng ban tổ chức.

+ Sắp xếp tập luyện, tuyển chọn thành viên, nguồn lực để chuẩn bị các tiết mục đặc sắc cho chương trình.

+ Ngoài ra, còn lên ý tưởng, thiết kế các tiết mục đặc sắc, các chương trình, giao lưu ngoài lề.

- Tiểu ban Tài chính – hậu cần, cơ sở vật chất, vận động tài trợ

+ Dự trù kinh phí tối thiểu, tối đa để tổ chức thành công sự kiện, sau đó lên kế hoạch xin tài trợ từ các nguồn, các nhà tài trợ trong và ngoài trường có ý muốn tài trợ cho chương trình + Lập kế hoạch xin một phần kinh phí từ nhà trường.

+ Đảm bảo nguồn tài trợ và sử dụng nguồn tài trợ hợp lý, công khai và minh bạch, đúng quy định và mục đích của chương trình.

- Tiểu ban Lễ tân

+ Lên kế hoạch đón tiếp khách mời đến tham gia buổi lễ (nếu có), bố trí không gian, lên phương án sắp xếp chỗ ngồi, chỗ hoạt động cho sinh viên tham dự.

- Tiểu ban trang trí - âm thanh - ánh sáng

+ Nghiên cứu địa hình của trường có kế hoạch thiết kế sân khấu phù hợp

+ Kế hoạch trang trí tại các khu vực tổ chức, khuôn viên trường, trang trí sân khấu, sân trường, cổng trường, văn phòng khoa, bên ngoài nhà trường…

+ Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng cho các sự kiện.

+ Có phương án thu dọn sau chương trình để sau đó việc dạy và học diễn ra bình thường.

- Tiểu ban công tác an ninh

+ Có sự chuẩn bị cho các tình huống mất trật tự, hỗn loạn trong quá trình diễn ra chương trình, tránh xảy ra xô xát, gây gổ, ảnh hưởng xấu đến hoạt động của chương trình

+ Thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, giữ gìn trật tự và quản lý, nghiêm cấm sử dụng vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại.

+ Tham mưu cho trưởng ban các biện pháp bảo vệ trật tự an ninh và các hình thức xử lý vi phạm nội quy, quy chế nhà trường.

Cụ thể:

 Bảo vệ an ninh chính trị - trật tự khu vực trong và ngoài cổng, cổng trường phải sạch sẽ không để các phương tiện người bán hàng đứng tụ tập, lộn xộn, dán treo quảng cáo ở cổng trường

 Phân công dọn dẹp, đảm bảo giữ được sự sạch sẽ, gọn gàng sau khi diễn ra chương trình.

 Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn về người và tài sản trong trường.

 Phát hiện ngăn chặn và xử lý các trường hợp vi phạm nội quy, quy định, trộm cắp tài sản, kiểm tra đơn vị, cá nhân có những hành vi không đúng mực trong ngày diễn ra chương trình, lập biên bản báo cáo đơn vị nhà trường đề nghị xử lý.

 Hướng dẫn để xe đạp, xe máy, ô tô vào đúng nơi quy định, không để súc vật vào trường, ngược lại người trực để mất mát tài sản, hư hỏng ghế đá, bẻ nhổ cây cảnh, không có lý do chính đáng thì phải đền bù theo giá trị hiện hành và cắt danh hiệu thi đua.

 Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy và quản lý vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại.

IV Tổ chức sự kiện4.1 Khai mạc

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu - Giới thiệu chương trình buổi lễ

4.2 Chương trình trong buổi lễ

- Khái quát mục đích, ý nghĩa của buổi lế - Ôn lại ý nghĩa lịch sử ra đời ngày lễ noel - Văn nghệ:

+ Tiết mục nhảy mashup các bài hát “Jingle bell”, “This how we do it”, “Tilte” “Christmas Evel” do nhóm nhảy khoa Quản trị kinh doanh trình bày.

+ Tiết mục hát: “All I Want For Christmas Is You” do sinh viên khoa Thương mại điện tử trình bày.

+ Tiết mục hát: “Hòa nhịp giáng sinh” do sinh viên khoa Marketing trình bày - Trò chơi:

 Trò chơi 1: Trò chơi đố vui Giáng sinh (Christmas Riddle)

+ Mục đích: Hiểu hơn về ngày Giáng Sinh

 Khi nhạc dừng lại, thành viên đứng đầu của mỗi đội nhanh chóng chạy lên cây thông để chọn câu hỏi Sau khi trả lời xong và nghe số điểm, thành viên đó sẽ di chuyển xuống cuối hàng để nhường vị trí chơi cho thành viên tiếp theo.

 Sau khi các thành viên của mỗi đội chơi hết một lượt, đội giành được nhiều điểm nhất sẽ là đội chiến thắng Nhóm nhiểu điểm nhất sẽ nhận được phần quà từ người quản trò.

- Câu hỏi:

1 Ông già Noel tên thật là gì? - Đáp án: Santa Claus hoặc Thánh Nicholas 2 Người ta thường hay treo thứ gì trên đỉnh cây thông Noel? - đáp án: Ngôi sao

3 Ông già Noel bắt đầu cuộc hành trình của mình với cỗ xe kéo bởi bao nhiêu con tuần lộc? - đáp án: 9 con

4 Tại sao ông già Noel lại vào nhà bằng ống khói? - Đáp án: Vì ở các nước Bắc Âu, mùa đông rất lạnh, nên các cửa đều đóng kín mít, nên ông già Noel phải vào bằng đường

5 Con tuần lộc dẫn đường (con thứ 9) tên gì? tại sao ông già Noel chọn nó làm con dẫn đường? - Đáp án: tên Rudolph, vì nó có cái mũi đỏ phát sáng trong đêm tối.

6 Ý nghĩa của từ Noel? -Đáp án: Viết tắt của từ: Em – ma – nu – el có nghĩa là Thiên Chúa ở cùng chúng ta.

7 Chúa Jesu được sinh ra ở đâu? - Đáp án: Chúa sinh ra đời trong một hang đá nhỏ, tại một máng cỏ của các mục đồng chăn chiên tại thành Bethelem.

8 Ông già Noel sinh sống tại Bắc Cực với những người nào? - Đáp án: Các chú lùn và các con tuần lộc

9 Lễ chính thức của Lễ Giáng sinh là ngày nào? - Đáp án: Ngày 25/12, còn gọi là "lễ chính ngày", còn lễ đêm 24/12 còn gọi là "lễ vọng".

 Trò chơi 2: Trò chơi Noel đoán tên bài hát

+ Mục đích: Trò chơi này sẽ tạo không khí vui nhộn, mọi người có thể thỏa sức thể hiện

khả năng âm nhạc và trí nhớ của mình.

+ Thời gian: 8-10 phút

+ Cách chơi: Người quản trò chuẩn bị một danh sách nhạc Giáng sinh hoặc các bài nhạc khác, bật một đoạn nhỏ ở đầu bài sau đó tắt đi để mọi người có thời gian đoán Người đoán đúng sẽ nhận được quà từ người quản trò.

4.3 Bế mạc.

- Tổng kết chương trình - Gửi lời cảm ơn

4.4 Công việc sau sự kiện

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các vật dụng tái sữ dụng.

- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp - Báo cáo tổng kết tài chính.

- Họp rút kinh nghiệm

+ Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch với thực tế

+ Nội dung truyền tải của buổi lễ thông qua các hoạt động: phát biểu, văn nghệ, trò chơi…

V Rủi ro và giải quyết rủi ro

5.1 Yếu tố rủi ro từ bên ngoài và cách giải quyết

Hoạt động tổ chức chương trình Noel cho trường Đại học Thương Mại ẩn chứa nhiều rủi ro nếu không được tổ chức quản lý tốt Quản trị rủi ro phải được chú ý ngay từ đầu nhằm tránh kéo theo những rắc rối phức tạp sau này Thông thường chỉ khi gần sát với ngày diễn ra chương trình, ta mới chú ý đến những bất thường hay những sự thay đổi ngoài ý muốn Với áp lực về thời gian, những thay đổi nhỏ so với kế hoạch ban đầu có thể sẽ để lại những khác biệt lớn Do đó, nhiều người than phiền rằng tại sao có quá nhiều chuyện bất ngờ xảy ra ngoài ý muốn khi mà chương trình đang trong giai đoạn gắt gao nhất Đó hoàn toàn là do đã quá chủ quan khi lập kế hoạch thực hiện chương trình Và trong tổ chức chương trình Noel, có những rủi ro thường gặp từ yếu tố bên ngoài như:

- Việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong chương trình: Rủi ro thường gặp từ những

tình huống mất điện, thiếu ghế, vị trí lắp đặt thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết Mặc dù đã được kiểm tra, chạy thử trước đó nhưng những trục trặc kỹ thuật ở các bộ phận âm thanh, vi tính, ánh sáng, máy lạnh… vẫn có thể xảy ra Những tình trạng này khiến cho sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ, phải dừng lại nhiều lần và không tạo được hứng thú cho các khách mời tham dự.

→ Giải pháp:

 Có kế hoạch để có những trang thiết bị, dụng cụ dự phòng.

 Tập trung kỹ vào khâu kiểm tra, xem xét các thiết bị thật cẩn thận trước khi cho chạy chương trình chính thức