Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình đón trung thu cho khoa quốc tế trường đại học thương mại phát hiện những rủi ro mâu thuẫn có thể xảy ra trong chương trình đó đề xuất các giải pháp khắc phục

Đồng thời làm việc theo nhóm có thể giúp tổ chức giảm bớt một số nhân sự, một số khâu trung gian để trở nên linh hoạt hơn, từ đó giúp tổ chức đối phó một cách dễ dàng hơn với các thay đổ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI



Bài Thảo Luận

Đề tài: Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình đón trung thu cho khoa quốc tế trường đại học thương mại Phát hiện những rủi ro mâu thuẫn có thể xảy ra trong chương trình đó đề xuất các giải pháp khắc phục những rủi ro và mâu thuẫn đó

Hà Nội – 2023

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Kết cấu đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Các rủi ro, mâu thuẫn có thể phát sinh và giải pháp khắc phục 3

1 Xác định rủi ro 3

2 Xác định mâu thuẫn: 4

Chương 2: Kế hoạch thực hiện 5

I Giới thiệu ngày lễ Trung thu 5

II Xây dựng nhóm làm việc 5

III Lên kế hoạch chi tiết 9

PHẦN KẾT LUẬN 16

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, làm việc theo nhóm

là một trong những giải pháp hiệu quả nhằm giúp các cá nhân hỗ trợ và bổ sung cho nhau những kiến thức, kỹ năng cần thiết để đạt được năng suất và hiệu quả cao hơn Đồng thời làm việc theo nhóm có thể giúp tổ chức giảm bớt một số nhân sự, một số khâu trung gian để trở nên linh hoạt hơn, từ đó giúp tổ chức đối phó một cách dễ dàng hơn với các thay đổi của môi trường

Để triển khai và vận hành nhóm làm việc hiệu quả, nhà quản trị nhóm làm việc cần có những kiến thức, kỹ năng và phẩm chất nhất định Do vậy, quản trị nhóm làm việc đã trở thành một nội dung quản trị vô cùng cần thiết, đặc biệt trong điều kiện môi trường kinh doanh nhiều biến động, đòi hỏi các tổ chức và doanh nghiệp luôn phải biết huy động tối đa các nguồn lực và tìm kiếm các giải pháp để giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả nhất

Một trong những cách để áp dụng những kiến thức quản trị nhóm làm việc sau học phần là làm bài thảo luận và thực hành tổ chức những sự kiện thực

tế cùng với nhóm Với đề tài được giao là “Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình đón trung thu cho khoa quốc tế trường đại học thương mại Phát hiện những rủi ro mâu thuẫn có thể xảy ra trong chương trình đó đề xuất các giải pháp khắc phục những rủi ro và mâu thuẫn đó”, nhóm 3 sẽ sử dụng tất cả kiến thức đã được dạy từ cô Vũ Quỳnh Anh để áp dụng vào bài thảo luận lần này

2 Kết cấu đề tài

 Chương 1: Các rủi ro, mâu thuẫn có thể phát sinh và giải pháp khắc phục

 Chương 2: Lên kế hoạch chi tiết tổ chức Trung thu

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Các rủi ro, mâu thuẫn có thể phát sinh và giải pháp khắc phục

1 Xác định rủi ro

 Trước sự kiện: Thiếu nhân lực ( vấn đề sức khỏe của các thành viên trong nhóm)

 Rủi ro trong sự kiện:

(đồ ăn, uống)

 Rủi ro sau sự kiện: Chi phí tổ chức phát sinh

 Giải pháp:

phòng cho các hoạt động ngoài trời, chẳng hạn như sắp xếp không gian trong nhà hoặc chuẩn bị các thiết bị che mưa

phòng cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng nhằm đảm bảo khi xảy

ra sự cố về điện chương trình vẫn duy tri được thêm 15 phút đến khi kỹ thuật xử lý Đối với hệ thống màn hình LED bạn cần chuẩn

bị 1 máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy giữa chừng

+ Cần tạo ra những tiết mục gây sự chú ý của khán giả với sân

khấu ( trò chơi đố vui có quà, nhảy, múa, …)

+ Tạo khoảng cách chỗ ngồi nhất định giữa những người tham gia

sự kiện nhằm tạo sự thoải mái cũng như tránh gây mất trật tự

+ Giao lưu trực tiếp với khán giả và các khách mời tham gia

chương trình

- Sự cố chập điện dẫn đến cháy nổ:

+ Chuẩn bị trước dụng cụ cần thiết để phòng cháy và chữa cháy: Bình cứu hỏa, mặt nạ chống khí độc,

+ Kiểm tra kỹ các nguồn điện và thiết bị điện trước khi đưa vào

hoạt động

+ Hướng dẫn mọi người sơ tán đúng cách khi xảy ra hỏa hoạn

tránh thiệt hại về người

+ Chuẩn bị trước thiết bị y tế, đội ngũ y tế hoặc nhân viên, người

có kinh nghiệm sơ cứu tại sự kiện

+ Trấn an đám đông để mọi người không bị ảnh hưởng và tiếp tục

sự kiện

+ Chuẩn bị các phương án dự phòng về thực phẩm dự trữ

+ Liên hệ với các đối tác, nhà hàng để đáp ứng nhu cầu về ăn uống của khách mời

+ Tuyển thêm tình nguyện viên, cộng tác viên

+ Có đội nhân sự dự bị

+ Chuẩn bị 1 khoản chi phí dự phòng

+ Sử dụng các nguồn tiền từ việc tổ chức trò chơi để bù lại những chi phí phát sinh

2 Xác định mâu thuẫn:

 Mâu thuẫn về ngày tổ chức: Có thể có sự tranh cãi về ngày cụ thể

để tổ chức chương trình đón trung thu Một số người có thể muốn

tổ chức vào ngày thứ Bảy hoặc Chủ nhật để mọi người có thời gian rảnh hơn, trong khi người khác có thể muốn tổ chức vào ngày trung thu chính thức

 Mâu thuẫn về hoạt động: Sự kiện đón trung thu có thể gặp mâu thuẫn về hoạt động được lựa chọn Một số người có thể muốn có các trò chơi truyền thống như đập tò he, kéo co, hoặc nhặt đèn

cùng các hoạt động gắn kết gia đình Trong khi đó, người khác có thể muốn thử những hoạt động mới lạ và đổi mới để thu hút sự quan tâm của trẻ em và người lớn

 Mâu thuẫn về kinh phí: Sự kiện đón trung thu có thể gặp mâu thuẫn về kinh phí được dành cho chương trình Một số người có thể muốn tổ chức một sự kiện lớn và xa hoa với nhiều hoạt động

và quà tặng, trong khi người khác có thể muốn giới hạn ngân sách

và tạo ra một buổi tiệc đơn giản hơn

 Mâu thuẫn về quy mô: Một số người có thể muốn tổ chức một chương trình đón trung thu lớn, mời đến hàng trăm người tham gia, trong khi người khác có thể ưa thích chương trình mang tính gia đình và chỉ mời một số ít người thân và bạn bè gần gũi

 Giải pháp:

kiện Kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể, thông tin chính xác đến các thành viên và đảm bảo tất cả mọi người đều nắm rõ được kế hoạch

trong nhà

quyết định tổ chức to hay nhỏ

Chương 2: Kế hoạch thực hiện

I Giới thiệu ngày lễ Trung thu

Trung thu là một lễ hội truyền thống ở nhiều nước châu Á, trong đó có Việt Nam Lễ hội này thường diễn ra vào tháng 8 hoặc tháng 9 âm lịch (tức tháng 9 hoặc tháng 10 dương lịch) và được gọi là "Tết Trung thu" hay “Tết đoàn viên” ở Việt Nam Trong lễ hội này, người ta thường tặng quà, làm lồng đèn, và thường có các hoạt động vui chơi, biểu diễn và diễu hành đèn lồng Lễ Trung thu thường được coi là dịp sum họp gia đình và tận hưởng bữa tối cùng nhau

II Xây dựng nhóm làm việc

a Xác định mục đích, mục tiêu nhóm

 Mục đích:

- Tạo ra một không gian vui tươi và ấm cúng cho sinh viên và cộng đồng trường đại học để tận hưởng không gian trung thu truyền thống

dưới thông qua hoạt động vui chơi và giao lưu trong ngày trung thu

tại ngõ 29/70 Khương Hạ (quận Thanh Xuân, Hà Nội)

 Mục tiêu:

Tùng Mậu)

 Đối tượng:

 Sinh viên và thầy cô trường Đại Học Thương Mại

 Sinh viên và thầy cô trên các trường đại học trên địa bàn

Hà Nội

 Các nhà hảo tâm, nhà tài trợ

 Mục dích:

 Thu hút mọi người biết đến chương trình

 Quảng bá hình ảnh của nhà tài trợ đến cộng đồng

 Mục tiêu:

 Số lượt like dự kiến : 300 likes/1 bài viết

 Lượt tiếp cận trung bình: 10.000 lượt/1 bài

 Số người biết đến: 80.000 - 90.000 người

 Số người thực sự quan tâm đến: 1.500 - 2.000 người

 Số người tham gia: 800 - 900 người

b Xác định nét đặc trung của nhóm

 Sứ mệnh của nhóm: tổ chức chương trình trung thu cho đại học

Thương Mại là mang lại niềm vui, sự hào hứng và kết nối cộng đồng cho sinh viên của trường Nhóm nhận thức rõ ràng trung thu là một

ngày lễ truyền thống quan trọng trong văn hóa Việt Nam và nhóm muốn đảm bảo rằng mọi sinh viên trong trường đều có cơ hội tham gia và trải nghiệm một mùa trung thu đáng nhớ Bên cạnh đó, tận dụng cơ hội này, nhóm muốn lập một quỹ quyên góp cho các nạn nhân của vụ cháy chung

cư mini từ doanh thu bán đồ ăn, sạp đồ chơi để giúp đỡ cho các nạn nhân một đời sống tốt hơn

 Định vị của nhóm làm việc là làm việc chuyên nghiệp và sáng tạo để

tổ chức chương trình trung thu mang tính cộng đồng cao Nhóm sẽ

tạo ra một không gian vui nhộn, ấm cúng và an toàn cho sinh viên của trường, đồng thời cung cấp các hoạt động và trò chơi truyền thống của trung thu mà sinh viên có thể tham gia Nhóm cũng sẽ tư vấn và hỗ trợ sinh viên để họ có thể tổ chức các hoạt động trong chương trình trung thu một cách hiệu quả và sáng tạo hơn

 Khẩu hiệu của nhóm là "Trọn vẹn niềm vui trung thu" Đây là một

khẩu hiệu tường thuật tinh thần chính của chương trình trung thu mà nhóm muốn truyền tải cho sinh viên Nhóm mong muốn mọi người có thể tham gia vào chương trình và cùng nhau tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ trong ngày lễ trung thu

c Thiết lập cơ chế hoạt động nhóm

 Lãnh đạo nhóm: Chọn một người lãnh đạo hoặc ban lãnh đạo để chỉ đạo và

phân phối nhiệm vụ

 Phân chia công việc: Phân chia nhiệm vụ dựa trên khả năng và sở thích của

từng thành viên

 Họp thường xuyên: Tổ chức cuộc họp thường xuyên để cập nhật tiến trình

và giải quyết vấn đề nếu có

 Giám sát nguồn tài chính: Bảo đảm sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý nguồn tài chính

 Đánh giá kết quả: Đánh giá kết quả của chương trình sau mỗi lần tổ chức

để học hỏi và cải thiện

d Giao tiếp nhóm

 Phân Chia Trách Nhiệm Giao Tiếp: Xác định người liên lạc chính của

nhóm với trường, đối tác tài trợ, và người tham gia

 Lịch Họp Thường Xuyên: Tổ chức cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến trình

và thảo luận về mọi vấn đề liên quan đến chương trình

 Sử Dụng Công Cụ Để Giao Tiếp Hiệu Quả: Sử dụng email, và các nền

tảng trực tuyến để liên lạc nhanh chóng và hiệu quả (ví dụ : Mail, Zalo)

 Ghi Chép và Báo Cáo: Đảm bảo có bản ghi chép đầy đủ về cuộc họp và

tình hình tiến trình để có sự minh bạch

 Giải Quyết Xung Đột Tương Tác: Xử lý các xung đột tương tác giữa các

thành viên trong nhóm một cách xây dựng và thoả thuận

e Xác định điểm mạnh yếu của các thành viên

1 Nguyễn Phương

Anh

- Tính kỷ luật cao

- Sức khỏe thể chất tốt

- Nóng tính

- Khá cầu toàn

- Biết việc

- Đối ngoại

- Nóng tính

3 Trần Thế Tuấn

Anh

- Có nghị lực

- Tốt bụng

- Bình tĩnh

- Ngại giao tiếp

- Nhút nhát

- Dễ mất bình tĩnh

4 Nguyễn Minh

Hạnh

- Nhiệt tình

- Tốt bụng

- Biết lắng nghe

- Tự ti

- Ngại giao tiếp

5 Nguyễn Bình

Minh

- Hòa đồng, cởi mở

- Có tinh thần trách nhiệm

- Giao tiếp kém

- Lười

lắng nghe

- Hoà đồng, bình tĩnh

- Thiếu tự tin

- Cẩu thả

giao tiếp tốt

- Thiếu kiên nhẫn, cẩu thả

8 Trần Lê Thu

Thảo

- Lười

9 Trần Thủy Tiên - Thân thiện

- Hòa đồng

- Dễ mất bình tĩnh trong mọi việc

10 Nguyễn Thanh

Vân

- Nhiệt tình, có trách nhiệm trong công việc

- Hoà đồng, có khả năng giao tiếp

- Khả năng đa nhiệm

- Đôi lúc thiếu tự tin

- Chậm deadline

11 Nguyễn Việt

Anh

- Nhiệt tình

- Tốt bụng

- Hoà đồng

- Lười

- Ngại giao tiếp

III Lên kế hoạch chi tiết

1 Địa điểm : Sân lớn tòa H1 trường Đại học Thương Mại

2 Thời gian : 18 giờ 30 phút Thứ 6 ngày 29/9/2023

3 Tên chương trình: Nhật Nguyệt

Lý do chọn:

“Nhật nguyệt” là từ tiếng Việt dùng để chỉ ngày mùng 1 và mùng 15 trong lịch âm của người Việt Nam và có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong văn hóa và tín ngưỡng của người Việt Ngày mùng 1 và mùng 15 được coi là những ngày linh thiêng, người ta thường tổ chức các nghi lễ tôn giáo và cúng tế vào những ngày này (ví dụ như ngày 15 âm thường gọi là ngày rằm) Trong tiếng Nhật, "nhật nguyệt" được viết là 「日月」 và có nghĩa là "mặt trời và mặt trăng" mang ý nghĩa về sự cân bằng và hoà hợp giữa hai yếu tố trái ngược nhau như ánh sáng và bóng tối, mặt trời và mặt trăng, đồng thời cũng được sử dụng để chỉ thời gian, như

"nhật nguyệt kỳ" có nghĩa là chu kỳ 29,5 ngày giữa hai lần tròn trăng “Nhật nguyệt” cũng được sử dụng để chỉ sự hoàn thiện và đầy đủ, như "nhật nguyệt hoàn chỉnh" có nghĩa là sự hoàn thiện và đầy đủ của một vấn đề hoặc một tình huống

“Nhật” có nghĩa là mặt trời, “Nguyệt” có nghĩa là mặt trăng Mặt trăng ở đây mang tới thông điệp của nhóm: “một đêm trung thu dưới trăng hoàn hảo” Không chỉ có mặt trăng góp mặt, mặt trời ở đây còn là những tia sáng, là những người tham dự đêm trung thu, là những mặt trời nhỏ trong vụ tai nạn xứng đáng được một lễ trung thu trọn vẹn

4 Kịch bản tổ chức Trung thu

4.1 Danh sách khách mời

 Hiệu trưởng trường Đại học Thương mại: Ông PGS.TS Nguyễn Hoàng

 Hiệu phó trường Đại học Thương Mại: Ông PGS.TS Nguyễn Hoàng Việt

 Trưởng phòng ĐN&TT: Ông PGS.TS Nguyễn Viết Thái

 Bí thư Đoàn Trường: Bà TS Phan Thu Trang

 Đại diện từ Nhà tài trợ của chương trình Trung Thu

 Báo chí và các nhà báo quan tâm tới lĩnh vực kinh tế và thương mại

 Quán quân rap Việt mùa 3 Double 2T

 Đại diện từ các tổ chức xã hội và tình nguyện viên

4.2 Chuẩn bị nhân lực: các thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận các

vai trò trong các ban:

 Ban truyền thông:

 Thiết kế avatar chương trình, thiết kế trang web của team

 Thiết kế các ấn phẩm truyền thông: ảnh, video,poster, standee,

 Lên timeline đăng bài

 Quảng bá chương trình: phát tờ rơi, phát quà in tên sự kiện,

 Quy mô quảng bá: tại các trường đại học ở Hà Nội, trên các nền tảng mxh như facebook, instagram,

 Ban sự kiện:

 Lên timeline các tiết mục văn nghệ, trò chơi và chương trình phá cỗ

 Lên timeline chương trình

 Duyệt tiết mục, chọn người dẫn chương trình (MC)

 Tập luyện các tiết mục văn nghệ

 Ban hậu cần:

 Tính toán dự trù kinh phí những đồ cần mua

 Triển khai mua đồ

 Công tác đón tiếp khách mời, ổn định vị trí cho khách mời

 Ban đối ngoại:

 Tìm kiếm nhà tài trợ

 Xin tài trợ , kêu gọi quyên góp cho chương trình

 Lập hồ sơ tài trợ

4.3 Timeline 18h30: Ban tổ chức chương trình cần chuẩn bị bàn, ghế chỗ ngồi khang trang, sạch sẽ, chuẩn bị nước, đồ tráng miệng nhẹ, quạt và ánh điện cho các vị đại biểu khách quý ngồi (chuẩn bị khoảng 30p)

19h: Dẫn chương trình : Đọc lời mở đầu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, phát biểu khai mạc (diễn ra trong khoảng 10 - 15p)

19h20p: Đọc lời chúc của Chủ tịch nước (khoảng 5 -10p)

19h30p: Phát biểu khai mạc (khoảng 10 -15p)

19h40p: Diễn ra văn nghệ, tổ chức trò chơi (đây là hoạt động chính trong đêm hội văn nghệ)

Các hoạt động trong sự kiện:

 Múa lân (10 phút)

 Tiết mục ca nhạc: mời các clb của trường trình diễn: 3 tiết mục hát, 2 tiết mục múa/nhảy

 Tiết mục trình diễn của khách mời (Double 2T)

 Bày các sạp bán hàng: đồ ăn vặt: xiên viên chiên,tokbokki; nước

uống: trà chanh, trà tắc

 Các sạp trò chơi tính phí: ném phi tiêu, câu cá,

21h: Phá cỗ trung thu và bế mạc Người dẫn chương trình đọc lời cảm ơn,

chúc sức khỏe và kết thúc chương trình

5 Phân công công việc

Trưởng ban tổ

chức

1 - Quản lý và chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của chương trình

Nguyễn Phương Anh

nhóm

Nguyễn Thanh Vân

Mua đồ dùng cần

thiết

3 - Phụ trách mua một số đồ dùng cần thiết

- Phụ trách thuê loa, ghế ngồi, phông bạt,

- Hỗ trợ ban sự kiện

Nguyễn Minh Hạnh Nguyễn Bình Minh Trần Thủy Tiên

trình

- Thúc đẩy tinh thần tham gia của mọi người

Bùi Cẩm Tú Cao Đức Anh

Trưởng ban sự

kiện

1 - Duyệt các tiết mục văn nghệ

- Quản lý các trò chơi

Lê Yến Nhi

Trưởng ban hậu

cần

1 - Quản lý công tác hậu cần, đón tiếp khách mời và phục vụ khách mời

- Quản lý các sạp hàng

Trần Lê Thu Thảo

Trưởng ban đối

ngoại

1 - Quản lý công tác tìm kiếm các nhà tài trợ và kêu gọi quyên góp tài trợ

Cao Đức Anh

Phụ trách sắp

xếp vị trí chỗ

ngồi

2 - Chịu trách nhiệm sắp xếp vị trí chỗ ngồi, đảm bảo đủ không gian cho nhà tài trợ, khách mời

Trần Thế Tuấn Anh Nguyễn Việt Anh

6 Danh sách nhà tài trợ