NHÓM HÃY XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT CHUYẾN ĐI CHƠI DÃ NGOẠI 2 NGÀY CHO LỚP CỦA MÌNH TRONG DỊP NGHỈ HÈ. PHÁT HIỆN NHỮNG RỦI RO VÀ MÂU THUẪN CÓ THỂ XẢY RA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI VIỆN ĐÀO TẠO QUỐC TẾ -o0o - MƠN: QUẢN TRỊ NHĨM LÀM VIỆC BÀI THẢO LUẬN NHÓM HÃY XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT CHUYẾN ĐI CHƠI DÃ NGOẠI NGÀY CHO LỚP CỦA MÌNH TRONG DỊP NGHỈ HÈ PHÁT HIỆN NHỮNG RỦI RO VÀ MÂU THUẪN CÓ THỂ XẢY RA SAU ĐÓ, ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC TỪNG RỦI RO, MÂU THUẪN TRONG Q TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI ĐĨ Giảng viên hướng dẫn : Trần Thị Trà My Nhóm thực :1 Lớp học phần : 23109CEMG2811 HÀ NỘI – 2022 A LỜI MỞ ĐẦU Lời chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn giảng viên Trần Thị Trà My nhiệt tình hướng dẫn để chúng em tiếp cận, nghiên cứu hồn thành thảo luận học phần Quản trị nhóm làm việc cách hiệu tốt Ngoài việc tận tình giảng dạy phần lý thuyết, cịn đưa nhiều tình để cá nhân sinh viên nhóm thảo luận để đưa hướng giải giúp chúng em nắm rõ, hiểu sâu nội dung học Việc học tập nghiên cứu Học phần Quản trị nhóm làm việc mang lại cho chúng em kiến thức nhóm làm việc hoạt động quản trị nhóm làm việc Qua học phần, chúng em học Xây dựng nhóm làm việc, Giao tiếp nhóm làm việc, Lãnh đạo nhóm làm việc Đánh giá nhóm làm việc Ngoài ra, nội dung học phần, chúng em rèn luyện phát triển kỹ làm việc nhóm thơng qua tình Như thấy, hoạt động tập thể, hoạt động ngoại khóa hội để thể hiện, phát triển rèn luyện kỹ làm việc nhóm Với mong muốn vận dụng củng cố kiến thức, kỹ học được, nhóm chúng em thực thảo luận nghiên cứu đề tài: “Xây dựng kế hoạch tổ chức chơi dã ngoại ngày cho lớp dịp nghỉ hè Phát rủi ro mâu thuẫn xảy ra, sau đề xuất giải pháp khắc phục rủi ro mâu thuẫn q trình tổ chức chuyến đó” MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU 1 B NỘI DUNG .3 I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Nhóm làm việc .3 1.2 Quản trị nhóm làm việc 1.3 Các bước xây dựng kế hoạch .3 1.4 Rủi ro .5 1.5 Quản trị rủi ro .5 II XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DÃ NGOẠI CHO LỚP Xây dựng nhóm làm việc 1.1 Xác định mục tiêu nhóm 1.2 Xác định nét đặc trưng nhóm, thành viên .6 1.3 Thiết lập chế hoạt động 1.4 Giao tiếp nhóm làm việc 1.5 Xác định điểm mạnh yếu thành viên, phân chia công việc .8 Bước 1: Phân tích yếu tố ảnh hưởng môi trường 11 2.1 Điểm mạnh .11 2.2 Điểm yếu 11 2.3 Cơ hội .12 2.4 Nguy cơ, thách thức 12 Bước 2: Xác định tiêu chí .12 3.1 Tính cụ thể, rõ ràng dễ hiểu .12 3.2 Khả đo lường 13 3.3 Khả đạt .13 3.4 Tính thực tế 13 3.5 Thời gian hoàn thành 13 Bước 3: Xây dựng phương án 14 4.1 Phương án tự tổ chức: .14 4.2 Phương án thuế trọn gói 16 4.3 Phương án thuê xe tự tổ chức 17 Bước 4: Đánh giá lựa chọn phương án tối ưu 18 Bước 5: Ra định 19 III NHỮNG RỦI RO, MÂU THUẪN CÓ THỂ XẢY RA TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI VÀ GIẢI PHÁP .20 Rủi ro mâu thuẫn xảy q trình tổ chức chuyến 20 1.1 Mâu thuẫn xảy 20 1.2 Rủi ro xảy 21 I 1.1 Giải pháp .21 2.1 Giải pháp khắc phục mâu thuẫn 21 2.2 Giải pháp khắc phục rủi ro .22 CƠ SỞ LÝ THUYẾT Nhóm làm việc B NỘI DUNG Nhóm không đơn giản tập hợp nhiều người làm việc làm việc đạo nhà quản lý Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung Các thành viên nhóm tương tác với với trưởng nhóm để đạt mục tiêu chung Các thành viên nhóm phụ thuộc vào thông tin để thực phần việc Họ kết hợp với để hồn thành nhiệm vụ phụ thuộc vào trưởng nhóm để cung cấp nguồn lực, huấn luyện cần thiết cần phối hợp hay liên kết với phòng ban khác tổ chức Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý có tồn quyền định, định nhóm phản ánh bí kinh nghiệm nhiều người, điều dẫn đến định phù hợp, xác khách quan 1.2 Quản trị nhóm làm việc Quản trị nhóm làm việc hiểu tổng hợp hoạt động bao gồm xây dựng nhóm, giao tiếp nhóm, lãnh đạo nhóm đánh giá nhóm làm việc nhằm thực mục tiêu chung xác định nhóm làm việc đồng thời thỏa mãn mục tiêu thành viên nhóm làm việc 1.3 Các bước xây dựng kế hoạch Bước 1: Phân tích tình nhóm Mục đích việc phân tích tình nhóm làm việc nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu nhằm tìm kiếm hội phát thách thức đặt cho thân Bước 2: Xác định mục tiêu cần đạt Các mục tiêu xác định kết cần thu điểm kết thúc việc cần làm Các mục tiêu đưa cần phải xác định rõ thời hạn thực lượng hóa đến mức cao Hệ thống mục tiêu tổ chức cần phân loại dựa cứ, cụ thể: - Tính ưu tiên mục tiêu - Các phận, nhóm khác tổ chức gồm mục tiêu cổ đông, mục tiêu ban giám đốc, mục tiêu người lao động - Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn mục tiêu dài hạn Bước 3: Xây dựng kế hoạch Ở bước này, nhóm cần cân nhắc tìm phương án thực hoạt động để lựa chọn Nhóm phải đặt hai đến ba phương án để thực dự trù nhiều tình xảy Bước 4: Đánh giá lựa chọn kế hoạch tối ưu Khi lập kế hoạch phương án thực kế hoạch bạn xem xét điểm mạnh điểm yếu phương án sau tìm cách đánh giá phương án theo tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu trung thành cao với tiền đề xác định Một số bạn xem xét đánh giá, cụ thể: - Kế hoạch sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức? - Kế hoạch thực mục tiêu có ảnh hưởng mạnh tới mục tiêu cần đạt được? - Kế hoạch phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn chọn? - Kế hoạch tạo ủng hộ người thực hiện? - Cuối cùng, kế hoạch có chi phí thấp nhất? Bước 5: Quyết định kế hoạch Sau cân nhắc nhóm cần chọn kế hoạch hành động bắt tay vào tiến hành kế hoạch I.4 Rủi ro Rủi ro: biến cố không chắn mà xảy gây tổn thất cho người cho tổ chức I.5 Quản trị rủi ro Quản trị rủi ro trình nhận dạng, phân tích (bao gồm đo lường đánh giá) rủi ro, xây dựng, triển khai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục hậu rủi ro II XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DÃ NGOẠI CHO LỚP Lớp lựa chọn địa điểm cho chuyến dã ngoại lớp dịp nghỉ hè (1/6 => 2/6) Vườn Quốc Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội Kế hoạch thực theo bước Bước 1: Phân tích yếu tố ảnh hưởng mơi trường Bước 2: Xác định tiêu chí Bước 3: Xây dựng phương án Bước 4: Đánh giá lựa chọn phương án tối ưu Bước 5: Quyết định kế hoạch Xây dựng nhóm làm việc - 1.1 Xác định mục tiêu nhóm • Mục tiêu chung: Tạo môi trường, hội để bạn lớp làm quen, tìm hiểu Giúp thành viên lớp tìm hiểu, khám phá địa điểm Từ đó, tạo khơng gian vui chơi, giải trí, thư giãn cho người Tổ chức hoạt động tập thể để bổ sung, nâng cao kỹ mềm cho thành viên lớp • Mục tiêu cụ thể: Khơng gian: Vườn quốc gia Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội Thời gian: ngày đêm (từ 6h ngày 1/6 đến 16h ngày 2/6) Số lượng thành viên tham gia: 113 người Chi phí dự kiến: 800.000 * 113 =90.400.000 (VNĐ) Phương tiện: Di chuyển xe khách 40 chỗ 1.2 Xác định nét đặc trưng nhóm, thành viên Sứ mệnh nhóm: Mang lại niềm vui, gắn kết thành viên lớp Định vị nhóm: Là nhóm chuyên tổ chức hoạt động vui chơi, dã ngoại, kiện đặc biệt lớp Khẩu hiệu nhóm: Vui vẻ - Nhiệt tình – Đồn kết Màu sắc đại diện nhóm: Màu vàng – trắng • Màu vàng: Màu vàng màu hạnh phúc, lạc quan, giác ngộ sáng tạo Trong hầu hết văn hóa màu vàng biểu tượng hạnh phúc, ánh nắng ấm áp, màu vua chúa nhiều tôn giáo Bên cạnh đó, màu vàng màu sáng dải màu quang phổ, thu hút ý người màu • Khi sử dụng màu vàng, nhóm dễ nhận biết thành viên nhóm đám đơng bật màu sắc này, đặc biệt, màu xanh thiên nhiên Ba Vì làm bật màu vàng nhóm Đồng thời, với số lượng người tham gia lớn, tổ chức địa điểm đồi núi, sóng điện thoại yếu, việc mặc màu vàng giúp ban tổ chức dễ kiểm sốt số lượng thành viên, thành viên nhóm dễ dàng nhận biết Tuy vậy, nguyên nhân để nhóm định dùng màu sắc nhìn thấy màu này, cá nhân cảm thấy vui tươi, tràn đầy lượng sẵn sàng tham gia hoạt động người Theo đó, màu vàng sử dụng làm màu sắc đồng phục nhóm • Màu trắng: Màu trắng có nhiều ý nghĩa khác Với nhóm, màu trắng biểu trưng cho hồ giải, hồ bình, trung lập Nếu màu vàng khiến bạn động, sẵn sàng bày tỏ ý kiến màu trắng giúp bạn bình tĩnh hơn, lắng nghe ý kiến người hay bạn người hoà giải xung đột nhóm Theo đó, màu trắng khơng chọn màu sắc đồng phục màu sắc phối màu vàng để làm dịu “ánh nắng chói chang”, cân màu sắc cảm xúc thành viên nhóm - Giá trị cốt lõi: • Tiết kiệm, hiệu suất: Vận dụng nguồn lực sẵn cách hiệu quả, tiết • Tính kỷ luật, đồn kết, đồng đội: Gương mẫu tn thủ kỷ luật nhóm Tự giác cộng tác khuyến khích tinh thần đồn kết, đồng đội, làm việc theo nhóm • Hài lịng, hạnh phúc: Hướng đến hài lịng thành viên nhóm mang lại niềm hạnh phúc cho lớp 1.3 Thiết lập chế hoạt động Nhóm hoạt động theo quy tắc dân chủ Khơng có vai trị quan trọng Mọi người có quyền lên ý kiến đóng góp cho q trình làm việc у nhóm Nhóm ban tổ chức để tổ chức chuyến dã ngoại lần Nhóm gồm 10 thành viên, lớp cịn 103 người tham gia, chia thành đội, đội 34-35 người Ban tổ chức có vai trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát tất hoạt động buổi dã ngoại Theo đó, ban tổ chức có vai trị quan trọng buổi dã ngoại Tên công việc, số lượng nhiệm vụ thành viên ban tổ chức quy định bảng đây: Tên công viêc Phụ trách di chuyển Số lượng Nhiệm vụ Tìm kiếm, liên hệ nhà xe Làm việc trực tiếp với đơn vị cho thuê (trao đổi thông tin giá, địa điểm, về, ) Trưởng nhóm Quản lý thành viên nhóm (Số lượng, sức khoẻ, trang phục, ) Hỗ trợ MC xếp, bố trí dụng cụ, thành viên để tham gia hoạt động nhóm MC Lên kế hoạch trị chơi Dẫn chương trình thúc đẩy tinh thần tham gia người Thủ quỹ Chịu trách nhiệm thu - chi tiền nhóm Mua đồ dùng cần thiết Mua đồ ăn, số đồ dùng cần thiết Phụ trách thuê số đồ dùng địa điểm dã ngoại Trưởng ban tổ chức Quản lý hoạt động buổi dã ngoại Lên kế hoạch Lên kế hoạch cho chuyến đi, đốc thúc nhắc nhở người làm theo kế hoạch Đưa phương án dự phòng gặp rủi ro 1.4 Giao tiếp nhóm làm việc Các hình thức giao tiếp mà nhóm áp dụng: - Giao tiếp trực tiếp: Nhóm sẽ có họp mặt trực tiếp, có đối thoại trưởng nhóm với thành viên thành viên với Giao tiếp gián tiếp: Trong trường hợp có thơng tin cần trao đổi mà thành viên khơng thể gặp mặt dùng đến phương pháp giao tiếp gián tiếp cách gọi điện, nhắn tin, gửi mail Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm làm việc: - Mơi trường vật chất: Luôn cố gắng xếp cho thành viên nhóm làm việc gần nhau, để có trường hợp khẩn cấp cần họp nhóm gấp khơng cần tốn thời gian tập hợp thành viên - Phương tiện kênh truyền đạt thông tin giao tiếp: yêu cầu tất thành viên phải có điện thoại (đầy đủ pin, sim, sóng) bên người, có thêm thiết bị liên lạc khác tốt - Quan hệ thành viên nhóm bầu khơng khí tâm lý nhóm làm việc: Bởi tất thành viên nhóm làm việc quen biết từ trước, bạn lớp nên nhiều có tin tưởng vào nhau, giúp cho khơng khí nhóm tránh bị rơi vào trạng thái ngại ngùng, khiến cho thành viên thoải mái bày tỏ quan điểm ý kiến 1.5 Xác định điểm mạnh yếu thành viên, phân chia công việc Trong tổng 113 người tham gia chuyến đi, có 10 người ban tổ chức, cịn lại 103 người chia thành nhóm nhỏ để dễ quản lý nên có thành viên ban tổ chức phải phụ trách quản lý nhóm nhỏ Họ Điểm mạnh tên Nguyễn - Tinh thần trách nhiệm cao Thị Hồi - Tính cách hịa đồng An - Chịu khó lắng nghe chia sẻ, quan điểm thành viên nhóm - Có tinh thần đồng đội cao, làm xong cơng việc mà thấy nhóm cịn cơng việc chưa làm xong tự nhận thêm việc để làm Đặng - Khả thuyết trình tốt Phương - Khả đọc hiểu phân tích Anh thơng tin - Làm tốt cơng việc mang tính sáng tạo - Quyết định dứt khoát, thẳng thắn trung thực - Biết lắng nghe chia sẻ với người xung quanh - Có tinh thần cầu tiến trách nhiệm với công việc giao - Tự tin giao tiếp Lê Mai - Có khả lên kế hoạch tìm Anh kiếm địa điểm - Khả thuyết trình tốt - Có kỹ chỉnh sửa, cắt ghép ảnh, video (Sử dụng thành thạo Canva, Photoshop, Al, Capcut) - Kỹ tin học văn phòng (word, excel, powerpoint) - Có kỹ làm việc nhóm Điểm yếu Cơng việc - Khơng thích bị thúc ép Sức khỏe thể chất không tốt nên tham gia cơng việc địi hỏi sức khỏe bắp bốc vác - Quản lý nhóm nhỏ - Quyết định vội vàng thiếu khách quan - Dẫn chương trình - Q cầu tồn nên đơi Lên lúc gây áp lực cho người xung quanh Trí nhớ ngắn hạn chưa tốt nên ln cần phải ghi chép lại lời dặn, nội dung quan trọng - Lên kế hoạch cho chuyến Quản lý nhóm nhỏ Phạm Mai Anh Phạm Tùng Anh Vũ Huệ Anh - Đinh Ngọc Ánh - Lê Thị Huyền Ánh (NT) - Có tính cẩn thận, hứng thú với thay đổi mơi trường làm việc Có tinh thần trách nhiệm hoạt động tập thể Kỹ tin học văn phịng Có tính cẩn thận làm việc với số Thái độ cầu tiến Biết lắng nghe ý kiến Sẵn sàng trao đổi ý kiến với thành viên khác nhóm Linh hoạt xử lý tình Thẳng thắn, giao tiếp ổn định Thể chất tốt Thích Biết lắng nghe chia Tích cực, nhiệt tình cơng việc Có thái độ cầu tồn Có kĩ quản lý thời gian Chân thành, cởi mở với mối quan hệ Vui vẻ, có thái độ lạc quan, tích cực cộng việc sống, nhiệt tình, hoạt bát thích tham gia hoạt động, có sức khỏe => cần tổ chức du lịch, dịch vụ Hoàn thành cv thời gian, nghĩa vụ có kỹ xếp Quản lý thời gian kỹ giao tiếp Đã đến địa điểm Chịu áp lực Phân bổ công việc hợp lý Hoạt bát, nhanh nhẹn, sáng tạo Lạc quan, tích cực cơng việc, nhiệt tình Kỹ giải quyết, xử lý tình tốt Có kỹ xếp, quản lý thời gian Dễ gần, biết kết nối người Luôn dự trù khả Biết lắng nghe ý kiến thành viên - Đơi q cầu tồn Kỹ thuyết trình cịn hạn chế - Thủ quỹ - Hơi cầu tồn Khó tính - Quản lý nhóm nhỏ - Khả thuyết trình chưa tốt Chưa có nhiều ý tưởng hay - Phụ trách dọn dẹp Phát đồ ăn xe - - Khó tính, đơi cầu tồn, nóng tính Thiếu kiên nhẫn Tìm hiểu thơng tin địa điểm tới - Q cầu tồn Khó tính - Tưởng ban tổ chức - - - Trần Thị Mai Ánh Hoàng Việt Bách - - - - Thường xuyên trao đổi ý kiến với thành viên Thích Tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo Hòa đồng, thân thiện, dễ gần Biết lắng nghe, có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Có khả chịu áp lực tốt Thơng thạo đường xá Có mối quan hệ tốt với nhà xe Sức khỏe tốt Đôi lúc thiếu kiên nhân - Chưa đủ kiên trì Đơi lúc chểnh mảng với cơng việc, khơng hồn thành tốt cơng việc giao - Phụ trách dọn dẹp Mua đồ dùng cần thiết Phụ trách di chuyển Tìm kiếm nhà xe Bước 1: Phân tích yếu tố ảnh hưởng mơi trường 2.1 Điểm mạnh Quân số: theo lớp (an tồn hơn, có nhiều ý nghĩa tinh thần) => dễ ủng hộ gia đình Thời gian: hai ngày nên khơng gặp nhiều khó khăn  Nghỉ hè - thời điểm chuẩn bị bước vào kiểm tra kì, chưa có áp lực thi cử lớn, vui chơi thoải mái, xả stress, giải tỏa tâm lý, thoải mái học tập  Mới đầu tháng chưa phải mùa du lịch, khách, khơng chen chúc, nên giá rẻ hơn, có nhiều khơng gian để vui chơi Giao thơng: Vườn quốc gia Ba Vì nằm khu vực núi Ba Vì, thuộc huyện Sơn Tây, cách trung tâm Hà Nội khoảng 65km, đường đẹp, dễ đi, thời gian từ 1-2h, thích hợp với sinh viên 1.1 2.2 Điểm yếu Quân số: có trường hợp số bạn đột xuất có việc bận tham gia nên chưa thể tập hợp tổ chức cho đầy đủ thành viên lớp Kinh phí: thời điểm chơi vào khoảng cuối tháng nên có nhiều bạn khơng có đủ tiền kinh phí Thời tiết: nắng nhẹ, có mưa nên thích hợp để du lịch Phương tiện:  Nếu xe máy: độ nguy hiểm cao, yêu cầu kinh nghiệm người cầm lái đường dài, hạn chế số lượng xe  Nếu thuê xe khách: kinh phí cao 1.1 1.2 2.3 Cơ hội - - Giúp tập thể lớp thêm đoàn kết, gắn bó tất thành viên lớp với có nhiều bạn chưa giao lưu trị chuyện với xa lạ dù học với năm Tạo khơng khí giải trí, vui chơi thoải mái giúp bạn thư giãn, vui vẻ để có cảm xúc tích cực bước vào kì học Được tham gia hoạt động tập thể, có thêm nhiều kĩ sống kĩ mềm: khoảng thời gian người nhau, chơi giao lưu với nhiều hơn, có nhiều trải nghiệm kỉ niệm với nhiều Được biết đến tham quan có thêm hiểu biết, trải nghiệm địa điểm đẹp Hà Nội 1.1 1.2 1.3 2.4 Nguy cơ, thách thức Cần phải đảm bảo an toàn cho tất thành viên suốt trình tham gia vui chơi, trải nghiệm Các bạn phụ trách chuyến cần có khả kết nối tất thành viên lớp giao lưu với nhiều Phải tổ chức chuyến thú vị, có trải nghiệm trị chơi hấp dẫn để tạo trì bầu khơng khí sơi động vui vẻ Đảm bảo lịch trình hoạt động diễn thuận lợi, theo kế hoạch Từ ảnh hưởng môi trường, nhóm đưa số định như:  Địa điểm: Vườn quốc gia Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội  Thời gian: ngày (1/6 =>2/6) Bước 2: Xác định tiêu chí Xác định mục tiêu chuyến từ đưa phương án tối ưu nhất: 3.1 Tính cụ thể, rõ ràng dễ hiểu Mục tiêu cụ thể, rõ ràng chứng tỏ khả đạt Mục tiêu chuyến dã ngoại là: - Tạo đoàn kết, gắn kết tất bạn lớp - Tạo môi trường, hội để thành viên lớp làm quen, tìm hiểu, thân thiết với nhiều vui chơi, thư giãn có với kỉ niệm, ấn tượng đẹp - Tổ chức hoạt động tập thể, hoạt động nhóm để trải nghiệm rèn luyện thêm kĩ sống kĩ mềm cho thân 3.1 3.2 Khả đo lường Để đánh giá kết mục phải dựa số đo lường 3.3 Khả đạt 10 - - - Phải hiểu biết khả thân trước đưa mục tiêu Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, đừng đặt tiêu mà đạt Tham khảo ý kiến lớp mức kinh phí chi cho chuyến dã ngoại tối đa tầm bao nhiêu, thời hợp lý ? Từ để cân nhắc đưa số mà tất bạn có đủ khả tài xếp thời gian cho chuyến Và người lập kế hoạch cần cân nhắc đưa lựa chọn khoản phải chi, thời gian, hoạt động, nơi tổ chức phù hợp 3.4 Tính thực tế Là tiêu chí đo lường cân khả thực so với nguồn lực có sẵn (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) Sau có kế hoạch sơ ta cần đánh giá tổng quan xem kế hoạch thực với tình hình nhân lực, tài chính, hay khơng So với kế hoạch liệu đáp ứng tiêu chí khơng,từ đưa thay đổi phù hợp 3.5 Thời gian hoàn thành Đặt thời gian, thời hạn cụ thể cho mục tiêu để hồn thành việc hạn Những mục tiêu lớn chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng  Thời gian, Deadline cho việc chuẩn bị xong cho hoạt động hậu cần thuê xe, dụng cụ, đặt đồ ăn, nước uống 30/5 chẳng hạn  Thời gian cho thời gian khởi hành, xuất phát, thời gian kết thúc hay khoảng thời gian cho hoạt động, timeline cụ thể, chi tiết để đảm bảo kế hoạch thực cách tuần tự,không gây thời gian, đảm bảo lịch trình diễn suôn sẻ dự kiến Bước 3: Xây dựng phương án 4.1 Phương án tự tổ chức: Chuẩn bị: - Thông báo sơ kế hoạch chuyến dã ngoại tổ chức cho lớp: thời gian, địa điểm - Kinh phí dự kiến: 200.000 VNĐ/người - Hình thức đi: Bằng cách ghép đơi xe máy thành viên lớp huy động - Thời gian di chuyển: tiếng - Là chuyến ngày - Các công việc cần làm, chuẩn bị trước:  Lên danh sách chốt số lượng người tham gia danh sách bạn có xe máy mượn xe  Phân cơng bạn đăng kí tham gia chuẩn bị cơng tác hậu cần: • Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến • Đi tiền trạm tìm hiểu thơng tin cần thiết cho chuyến từ nhiều kênh người có kinh nghiệm chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức • Thu kinh phí đóng góp cho chuyến bạn thành viên 11 • Sắp xếp người phụ trách phần công việc như: dẫn đồn, chốt đồn, quản trị tổ chức trị chơi Lịch trình sơ bộ: Thời gian Hoạt động Thời gian 6:00 Ngày 1/6 Hoạt động Tất người tập trung trước cổng cổng Trường ĐH Thương Mại Điểm danh người, xe máy Kiểm tra đồ dùng, dụng cụ Sắp xếp hướng dẫn cách di chuyển 6:30 Cả lớp xuất phát (người dẫn đoàn chốt đoàn cố gắng hồn thành cơng việc mình) 8:00 Đến nơi Mọi người vào gửi xe di chuyển đến địa điểm tập trung nghỉ ngơi chút sau thời gian đường dài 8:30 Cả lớp tập trung lớp trưởng giới thiệu chuyến dã ngoại, mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động ngày 8:45 – 10:45 Lớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên rừng quốc gia Ba Vì Địa điểm du lịch: + Vườn thực vật với 300 loài gỗ + Đinh Ngọc Hoa (1180m) + Ngọn Tản Viên (1227m) + Đền thờ Đức Thánh Tản 11:00 Tập trung địa điểm chọn để tổ chức hoạt động buổi trưa 11:00 – 12:00 Chia team tổ chức hoạt động trò chơi, câu đồ liên quan đến danh lam thắng cảnh Ba Vì hay kĩ sống cần thiết cho thân 12:00 – 13:15 Ăn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ 13:15 – 13:30 Tập trung lớp có hoạt động khởi động nhẹ nhàng chuẩn bị cho hoạt động buổi chiều 13:30 – 16:00 Tổ chức hoạt động Teambuiding Ví dụ như: Qua sơng, Cướp cờ, Đá bóng buộc chân 16:00 – 17:30 Đi khách sạn thuê, nghỉ ngơi 18:00 – 19:00 Vệ sinh cá nhân 19:30 – 20:30 Ăn tối 21:00 – 22:00 Đốt lửa trại, nói chuyện chơi hoạt động khác Buổi sáng 2/6 Chơi tự 16:00 – 16:30 Tập trung lớp, tổng kết tuyên bố kết thúc chuyến dã ngoại Cả lớp 4.2 Phương án thuế trọn gói Chuẩn bị: - Thơng báo sơ kế hoạch chuyến dã ngoại tổ chức cho lớp: thời gian, địa điểm - Kinh phí dự kiến: 1.000.000 VNĐ/ người 12 - Hình thức: Đi theo tour - Là chuyến ngày Các công việc cần làm: - Lên danh sách chốt số lượng người tham gia Tìm hiểu công ty tổ chức du lịch Lựa chọn công ty du lịch phù hợp với lớp Phổ biến qua lịch trình cho người Thu kinh phí đóng góp cho chuyến bạn thành viên Lịch trình chuyến công ty du lịch đưa ra: Thời gian 6:00 6:30 7:30 – 8:00 8:00 – 10:30 11:00 – 11:30 11:30 – 13:30 14:00 Ngà y 1/6 Hoạt động Xe đỗ trước cổng Trường ĐH Thương Mại Điểm danh phổ biến lại lịch trình Xe xuất phát Đến khu du lịch, tập trung nghỉ ngơi chút Lớp trưởng giới thiệu tuyên bố lý tổ chức chuyến đi: mục tiêu, mong muốn Hướng dẫn viên đưa đoàn khám phá khu du lịch giao lưu với Cả lớp tập trung điểm tập trung Đoàn ăn trưa nhà hàng bên dòng thác Hòa Lan Giao lưu văn nghệ Sau nghỉ ngơi nhà nghỉ khu du lịch Đoàn thay trang phục chuẩn bị tham quan bơi hồ tạo song nhiều trò chơi hấp dẫn Vệ sinh cá nhân Chơi tự Ăn trưa, nghỉ ngơi 8:00 – 9:00 2/6 9:00 – 11:30 12:00 – 15:00 15:00 – Sắp xếp đồ chuẩn bị 16:00 16:00 – Cả lớp tập trung lên xe trở Hà Nội 16:30 4.3 Phương án thuê xe tự tổ chức Chuẩn bị: - Thông báo sơ kế hoạch chuyến dã ngoại tổ chức cho lớp: thời gian, địa điểm - Kinh phí dự kiến: 800.000 VNĐ/ người - Chuyến ngày - Các cơng việc cần làm: • Lên danh sách chốt số lượng người tham gia • Tìm hiểu chỗ th xe • Phổ biến qua lịch trình cho người 13 • • • • Thu kinh phí đóng góp cho chuyến bạn thành viên Liên hệ với xe thuê Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến Đi tiền trạm tìm hiểu thông tin cần thiết cho chuyến từ nhiều kênh người có kinh nghiệm chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức Thời gian 6:00 – 6:30 Ngày 1/6 7:30 8:00 8:15 – 10:00 10:30 10:30 – 11h30 11:30 – 13:00 13:00 – 13:15 13:15 – 16:00 7:00 – 7:30 8:00 – 11:30 12:00 – 15:00 15:00 – 16:00 16:00 – 16:30 2/6 Hoạt động Tất người tập trung trước cổng Trường ĐH Thương Mại Điểm danh người Kiểm tra đồ dùng, dụng cụ Xe ô tô đợi sẵn lúc 6h theo hợp đồng xuất phát sẵn sàng Đến nơi Mọi người xuống xe di chuyển đến địa điểm tập trung nghỉ ngơi chút sau thời gian đường dài Cả lớp tập trung lớp trưởng giới thiệu chuyến dã ngoại, mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động ngày Lớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên rừng quốc gia Ba Vì Địa điểm du lịch: + Vườn thực vật với 300 loài gỗ + Đinh Ngọc Hoa (1180m) + Ngọn Tản Viên (1227m) + Đền thờ Đức Thánh Tản + Đỉnh Vua (1296m) Tập trung địa điểm chọn để tổ chức hoạt động buổi trưa Chia team tổ chức hoạt động trò chơi, câu đố liên quan đến danh lam thắng cảnh Ba Vì hay kĩ sống cần thiết cho thân Ăn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ Tập trung lớp có hoạt động khởi động nhẹ nhàng chuẩn bị cho hoạt động buổi chiều Tổ chức hoạt động Teambuiding Ví dụ như: Qua sơng, Cướp cờ, Đá bóng buộc chân Vệ sinh cá nhân Chơi tự Ăn trưa, nghỉ ngơi Sắp xếp đồ chuẩn bị Tập trung lớp, tổng kết tuyên bố kết thúc chuyến dã ngoại Cả lớp Bước 4: Đánh giá lựa chọn phương án tối ưu 14 Dựa vào nội dung phương án xây dựng bước 3, ta có phân tích đưa tiêu chí để đánh giá phương án sau: - Thời gian di chuyển: Khi xe ô tơ chắn tiết kiệm thời gian hơn, dừng lại dọc đường để nghỉ ngơi hay tiếp thêm nhiên liệu hay lạc thành viên xe máy; đặc biệt theo tour cịn khơng cần chuẩn bị cơng tác hậu cần ( đồ ăn, nước uống, dụng cụ cần thiết khác, ) thuê xe rẻ theo tour, đến địa điểm nhanh - Kinh phí: Khi tự chuẩn bị phương tiện đồ dùng cần thiết giúp tính tốn, cân nhắc được, chuẩn bị thứ cần thiết tất yếu, tiết kiệm chi phí; sinh viên kinh phí vấn đề quan trọng - Sự an toàn chuyến đi: Đi xe máy dễ phát sinh vấn đề trình di chuyển dọc đường ( lạc đoàn, thủng lốp, gặp cố ) ảnh hưởng đến bạn chuyến Sự an tồn q trình di chuyển, thăm quan du lịch chơi trò chơi quan trọng, theo tour thuê xe giảm thiểu tối đa phát sinh khơng đáng có chuyến - Khoảng thời gian cho hoạt động: Nếu tự tổ chức ta làm chủ thời gian nên thời gian cho hoạt động tự nhiên linh hoạt - Sự thú vị chuyến đi: Nếu xe máy, trình di chuyển dừng nơi có cảnh đẹp dọc đường để chụp ảnh, selfie, check in Còn theo đồn bị bó hẹp kế hoạch công ty du lịch - Sự tiện lợi chuyến đi: Khi tự chuẩn bị, chọn lựa đồ | dùng số lượng mà muốn Bước 5: Ra định Dựa vào phân tích, tiêu chí đánh giá thể bảng theo phương pháp số ta đưa nhận xét sau: - Phương án 1: Tự tổ chức  Ưu điểm: giảm thiểu tối đa chi phí, chủ động linh hoạt  Nhược điểm : khoảng thời gian cho hoạt động vui chơi ngắn thời gian di chuyển kéo dài trình di chuyển đến địa điểm khơng đảm bảo an tồn - Phương án 2: Th chọn gói  Ưu điểm : an tồn cao, trải nghiệm dịch vụ tốt  Nhược điểm: thời gian tổ chức hoạt động tiện lợi chưa đạt kết cao mong muốn phải phụ thuộc vào bên nhà xe bên thuê dịch vụ; - Phương án 3: Thuê xe tự tổ chức  Ưu điểm: Kinh phí thấp, an tồn, tiện lợi nhìn chung đáp ứng tốt tiêu chí cịn lại 15 III  Cuối cùng, nhóm đưa định chọn thực thi theo phương án 3: Thuê xe tự tổ chức để tổ chức chuyến dã ngoại cho lớp hai ngày đầu tháng dịp nghỉ hè NHỮNG RỦI RO, MÂU THUẪN CÓ THỂ XẢY RA TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI VÀ GIẢI PHÁP Rủi ro mâu thuẫn xảy trình tổ chức chuyến 1.1 Mâu thuẫn xảy  Trước chuyến đi: - Mâu thuẫn có nhiều ý kiến tổ chức dã ngoại, khơng hài lịng nhóm trưởng, phân chia cơng việc vấn đề tài - Về chọn địa điểm: khó chọn địa điểm dã ngoại có người thích biển, có người thích cắm trại phải qua nhiều lần thảo luận định địa điểm - Về thời gian: mốc thời gian cụ thể mà nhóm trưởng đưa khiến mâu thuẫn xảy ra, lớp có người thích chơi kiểu tự do, thoải mái khơng muốn bị bó buộc về thời gian thời gian kế hoạch khiến thành viên cảm thấy không hợp lý - Về chi phí: nhóm trưởng đưa chi phí cho chuyến có mâu thuẫn phát sinh có thành viên lớp khơng đồng tình với mức chi phí đưa cho chương trình cụ thể chi phí khơng cần thiết chuyến dã ngoại hay bỏ nhiều tiền vào chuyến dã ngoại khiến số bạn không dư giả tài cảm thấy ngại muốn tìm cách từ chối dã ngoại với lớp  Trong chuyến đi: - Phân chia công việc không hợp lí, thơng tin từ nhóm trưởng đến thành viên bị sai - Hoạt động trình dã ngoại khiến số thành viên khơng hài lịng, đổ lỗi trách nhóm trưởng thành viên cịn lại việc tổ chức hoạt động - Có người bị mất, thất lạc đồ đạc nghi ngờ bạn khác lớp lấy trộm nên xảy cãi vã  Sau chuyến đi: - Một số thành viên thấy lợi ích chuyến chưa thỏa đáng dẫn đến tình trạng thành viên khơng lịng, hiềm khích với 1.1 1.2 Rủi ro xảy  Trước chuyến đi: - Tình hình sức khoẻ thành viên không tốt, rủi ro Một số thành viên khó khăn đường đến khu tập trung làm trễ thời gian - Thời tiết không tốt cho chuyến - Nhà xe nhầm thời gian chạy xe làm chậm kế hoạch dã ngoại từ thiện  Trong chuyến đi: - Có số bạn say xe quá, uống thuốc say xe bị say 16 - Một số thành viên trình dã ngoại mải ngắm cảnh nói chuyện, mà bị lạc đồn - Q trình chia đội tham quan tự bị lạc đường, lạc đội, - Kế hoạch vui chơi bị thay đổi bất ngờ, có hoạt động vui chơi kế hoạch không thực yếu tố khách quan như: thời tiết, chỗ chơi bị chiếm mất, nơi xảy cố tạm thời không phép - sử dụng - Thời tiết thay đổi như: mưa to, nắng gắt quá, - Một số bạn bị đồ mải chơi làm rơi mà không biết, không để ý bị trộm đồ - Trong chuyến dã ngoại, số bạn bị lừa mua đồ đắt - Di chuyển không ý, bị va vấp dẫn đến bị thương  Sau chuyến đi: - Mắc bệnh truyền nhiễm - Một số bạn bị say xe sau bị ốm - Sau phát để quên đồ nơi vui chơi dã ngoại Giải pháp 2.1 Giải pháp khắc phục mâu thuẫn - Lớp trưởng định, thành viên biểu quyết, Nhóm trưởng phân chia cơng việc cách rõ ràng, công việc phân phải người, lực - Sự chủ động thành viên, phân chia công việc cách đắn, xây dựng tinh thần đoàn kết, giao lưu, học hỏi - Các thành viên cần có chủ động, khơng ỷ lại, có trách nhiệm với việc giao - Minh bạch tài chính, cân nhắc chi phí cho hoạt động để khơng bị lãng phí phù hợp với mức tài mà người hải lịng chấp nhận - Nhóm trưởng cần xây dựng tinh thần đồn kết, hịa đồng, học hỏi, giúp đỡ lẫn nhau, vui vẻ Nếu có hiềm khích cố gắng xóa bỏ trước để buổi dã ngoại vui vẻ - Trong chọn địa điểm, thành viên nhóm tham gia biểu nhóm trưởng người định dựa theo ý kiến thành viên - Kế hoạch dã ngoại phải rõ ràng, cụ thể, thơng tin xác đến thành viên đảm bảo tất người nắm rõ kế hoạch Nhóm trưởng cần phải quan sát người, thành viên mâu thuẫn với nhóm trưởng cần nhìn nhận khách quan giải thấu đáo 2.2 Giải pháp khắc phục rủi ro - Mọi người phải nắm rõ kế hoạch chơi, thực kế hoạch Quan tâm ý lẫn nhau, giúp đỡ trình dã ngoại Có tình xảy phải báo với BTC người để giải - BTC cử người làm việc với nhà xe để đảm bảo thời gian – kế hoạch, thông báo trước cho người quản lý khu vui chơi, đảm bảo hoạt động diễn Ngoài kế hoạch phải đưa kế hoạch dự phịng cho chuyến dã ngoại, đề phịng tình khơng tốt xảy 17 - - Nắm bắt số lượng thành viên tham gia, thường xuyên kiểm tra số thành viên đảm bảo không bị bỏ quên Mọi người phải tự giác với nhau, đường cẩn thận, không nên tự ý lại mình, chủ động việc bảo quản đồ cá nhân Tự lên kế hoạch cho việc chi tiêu riêng chuyến đi, cân nhắc kỹ trước mua đồ tránh bị lừa Khi chia đội để tự thăm quan cần phải nhau, quan tâm ý lẫn nhau, phải báo cáo tình hình với lớp trưởng Chuẩn bị đầy đủ: thức ăn, nước uống, thuốc say xe, dụng cụ đồ dùng y tế, che – mũ đội, sạc dự phịng, đèn pin, 18