Xây dựng kế hoạch tổ chức đi chơi dã ngoại hai ngày cho lớp trong dịp nghỉ hè phát hiện những rủi ro, mâu thuẫn có thể xảy ra và đề xuất những giải pháp khắc phục từng rủi ro

Họ kết hợp với nhau đểhoàn thiện nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để cung cấp các nguồn lực, đượchuấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ra và đề xuất những giải pháp khắc phục từng rủi ro, mâu thuẫn

trong quá trình tổ chức chương trình.

Nhóm: 11

Lớp học phần: 2315CEMG2811

Giảng viên: Trần Thị Trà My

Hà Nội, tháng 3 năm 2023

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 11

STT Họ và tên Nhiệm vụ Đánh giá

107 Dương Nguyễn Quỳnh

Trang

Tổng hợp word

110 Nguyễn Thu Trang Thuyết trình + nội dung

111 Phạm Thùy Trang Thuyết trình + nội dung

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

1.1 Nhóm làm việc 5

1.2 Quản trị nhóm làm việc 5

1.3 Các bước xây dựng kế hoạch 5

1.4 Quản trị rủi ro 6

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC 7

2.1 Lựa chọn các thành viên tham gia nhóm 7

2.2 Đặc trưng nhóm làm việc 7

2.2 Thiết lập cơ chế hoạt động cho nhóm 8

2.4 Xác định điểm mạnh điểm yếu, phân công nhiệm vụ 10

2.5 Giao tiếp trong nhóm làm việc 12

2.6 Lãnh đạo nhóm làm việc 12

2.7 Đánh giá nhóm làm việc 14

CHƯƠNG III CÁC RỦI RO MÂU THUẪN VÀ GIẢI PHÁP 19

3.1 Xác định rủi ro và giải pháp 19

3.2 Xác định mâu thuẫn và giải pháp 20

KẾT LUẬN 23

LỜI MỞ ĐẦU

Sau một năm học tập vất vả với hàng loạt những deadline, những kiến thức khónhằn, những bài thi hóc búa hẳn là điều mà sinh viên nào cũng mong đợi chính làkhoảng thời gian nghỉ hè - khoảng thời gian mà chúng ta có thể tạm gác lại tất cả nhữngđiều trên để thực hiện những kế hoạch riêng của bản thân Đối với sinh viên trường Đạihọc Thương mại đều là những bạn rất năng động, hoạt bát và sáng tạo, có thể dễ dàngthấy các nhóm sinh viên của trường tổ chức các hoạt động ngoài trời để cải thiện kỹ năngmềm cũng như khả năng làm việc nhóm Không ngoại lệ, nhóm 11 cũng có ý định tổ chứcmột hoạt động ngoài trời để có thể tạo ra một mùa hè ý nghĩa

Sau quá trình thảo luận, nhóm 11 quyết định lập kế hoạch tổ chức một chuyến đi

dã ngoại cho lớp của mình trong hai ngày Chương trình sẽ không chỉ giúp các thành viêntrong lớp giải tỏa tâm trạng mà còn cải thiện các kỹ năng mềm và gắn kết hơn Song, đểlập ra kế hoạch cho một chương trình lớn như vậy đòi hỏi phải có một kế hoạch chi tiết để

có thể giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện Nhờ cónhững kiến thức đã học được trong học phần “Quản trị nhóm làm việc”, nhóm đã hoànthiện một kế hoạch tương đối hoàn chỉnh Dưới đây là chi tiết toàn bộ kế hoạch mà nhóm

đã chuẩn bị cho chương trình

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT1.1 Nhóm làm việc

Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kếtchịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác vớinhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm phụthuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình Họ kết hợp với nhau đểhoàn thiện nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để cung cấp các nguồn lực, đượchuấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng bankhác trong tổ chức

1.2 Quản trị nhóm làm việc

Quản trị nhóm làm việc được hiểu là tổng hợp các hoạt động cư bản bao gồm xâydựng nhóm, giao tiếp nhóm, lãnh đạo nhóm và đánh giá nhóm làm việc bằng thực hiệnmục tiêu chung đã xác định của nhóm làm việc đồng thời thỏa mãn mục tiêu của cácthành viên trong nhóm làm việc

1.3 Các bước xây dựng kế hoạch

Bước 1: Phân tích tình huống hiện tại của nhóm

Mục đích của việc phân tích giúp nhóm xác định những điểm mạnh, điểm yếu vànhằm tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho bản thân

Bước 2: Xác định mục tiêu cần đạt được

Xác định mục tiêu cho nhóm cần xác định những mục tiêu chung và mục tiêu cụthể Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trongcác việc cần làm Các mục tiêu đưa ra cần xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượnghóa đến mức cao nhất có thể

Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dửa trên các căn cứ, cụ thể:

- Tính ưu tiên của mục tiêu

- Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêucủa ban giám đốc, mục tiêu của người lao động

- Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu dài hạn

Bước 3: Xây dựng kế hoạch

Nhóm cần cân nhắc những phương án thực hiện hoạt động để lựa chọn Nhóm phảiđặt ra hai đến ba phương án để thực hiện dựa trù nhiều tình huống xảy ra

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất

Khi đã lập được kế hoạch và phương án thực hiện kế hoạch thì bạn xem xét nhữngđiểm mạnh và điểm yếu của đối phương đối với các phương án đó theo các tiêu chuẩnphù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định

Bước 5: Quyết định kế hoạch

Sau khi đã cân nhắc nhóm cần lựa chọn kế hoạch hành động và bắt tay tiến hành

kế hoạch

1.4 Quản trị rủi ro

Rủi ro là một biến cố không chắc chắn xảy ra mà nếu xảy ra sẽ gây tổn thất cho conngười hoặc tổ chức nào đó

Quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích ( bao gồm đo lường và đánh giá) rủi

ro, xây dựng, triển khai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục hậu quả của rủi ro

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC2.1 Lựa chọn các thành viên tham gia nhóm

Với hình thức là một chuyến đi chơi, giải trí vào kỳ nghỉ hè nên không có quá nhiềukhắt khe trong việc lựa chọn các thành viên tham gia nhóm Những thành viên tham gianhóm là những người có nhu cầu đi chơi để thư giãn, giải trí và sẵn sàng dành thời giancho chuyến đi Đó là những con người có sức khỏe, sự trẻ trung, tinh thần vui vẻ, thíchkhám phá và trải nghiệm những điều mới lạ Đặc biệt đó là những con người năng động,hòa đồng, có tinh thần đội nhóm tốt để chuyến đi chơi vui vẻ một cách trọn vẹn nhất

2.2 Đặc trưng nhóm làm việc

a Xác định mục tiêu nhóm

- Mục tiêu chung: Tổ chức thành công một chuyến đi chơi vui vẻ cùng với các thànhviên tham gia nhóm đến Vườn Quốc gia Ba Vì Cùng với đó, thỏa mãn được niềmvui, sự trải nghiệm, khám phá của các thành viên trong nhóm Từ đó, giúp nhóm hiểunhau hơn, xây dựng tinh thần đồng đội bền vững, lâu dài

- Mục tiêu cụ thể:

Không gian: Ba Vì, Hà Nội

Thời gian: 2 ngày 1 đêm ( từ 6h sáng ngày 1/6 đến 16h ngày 2/6)

Số lượng thành viên tham gia: 60 người

- Khẩu hiệu của nhóm: “ Vui hết sức – Chơi hết mình”

- Màu sắc đại diện nhóm: Xanh lá – trắng

Màu xanh: Màu xanh là màu của sự trẻ trung, tươi vui, năng động Ngoài ra màu xanhcòn tượng trưng cho sức sống tuổi trẻ, hạnh phúc, là gam màu nổi bật dễ thu hút sựchú ý về một đội nhóm nổi bật Đồng thời với số lượng người tham gia chuyến đi lớn,màu xanh tạo nên sự gắn kết, nổi bật giữa núi rừng giúp các thành viên dễ nhận biếtnhau hơn và giúp làm dịu đi sự oi bức của mùa hè Do vậy, màu xanh được sử dụng làmàu sắc chính của nhóm

Màu trắng: là một gam màu trung lập, sáng và nổi bật Màu trắng tượng trung cho ánhsáng, tự do, hòa bình, tinh khiết, hài hòa giữa các gam màu khác nhau Đối với nhóm,màu trắng không chỉ tạo ra sự dễ chịu của thời tiết mà hè mà còn giúp cân bằng cảmxúc hơn, dịu nhẹ hơn

- Giá trị cốt lõi:

+ Vui vẻ, ý nghĩa: hướng đến những trải nghiệm vui vẻ của các thành viên tham giachuyến đi Để sau chuyến đi mọi người đều cảm thấy đây là một chuyến đi ý nghĩatrong hành trình tuổi trẻ

+ Hài lòng, hạnh phúc: Hướng đến sự hài lòng của mọi thnhf viên trong nhóm vàmang lại niềm hạnh phúc cho cả lớp

2.2 Thiết lập cơ chế hoạt động cho nhóm

Nhóm hoạt động theo quy tắc dân chủ Do đặc điểm của chuyến đi chơi là hình thứcgiải trí, hướng đến sự thoải mái, mọi người đều có quyền lên ý kiến đóng góp cho quátrình làm việc của nhóm

Nhóm sẽ là ban tổ chức lên kế hoạch cho chuyến đi chơi lần này Nhóm gồm 11 thànhviên, do đó lớp có 50 người tham gia, được chia thành 2 đội, mỗi đội 30 người

Ban tổ chức co vai trò hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát tất cả các hoạt độngcủa buổi dã ngoại Theo đó, ban tổ chức có vai trò quan trọng trong chuyến đi này Tên

công việc, số lượng và nhiệm vụ của các thành viên ban tổ chức được quy định dưới bảngsau:

Tên công

Làm việc trực tiếp với các dơn vị cho thuê ( trao đổithông tin về giá, địa điểm, giờ khởi hành, giờ về,điểm đón,…)

( lịch trình di chuyển, trang phục, chuẩn bị)Kết hợp với MC để lập danh sách các chương trìnhvăn nghệ

trình văn nghệ, các trò chơi đội nhóm cho lớp

Dẫn chương trình và kết nối các thành viên tham giatrò chơi đội nhóm, nâng cao tinh thần đoàn kết

Thủ quỹ 1 Chịu trách nhiệm trực tiếp việc thu chi tiền cho

chuyến đi

thiết tại điểm dã ngoại

Truyền thông và tổ chức

sự kiện 3 Lên kế hoạch cho chuyến đi, đốc thúc và tạo môitrường cho mọi người vui chơi, gắn kết với nhau

Đưa ra các phương án giải quyết các mâu thuẫn vàrủi ro nếu xảy ra

2.4 Xác định điểm mạnh điểm yếu, phân công nhiệm vụ

Trong tổng số 60 người tham gia chuyến đi, có 11 người trong ban tổ chức còn lại 49người sẽ được chia làm hai nhóm nhỏ để dễ quản lý nên có 2 thành viên trong ban tổchức sẽ phải phụ trách quản lý 2 nhóm nhỏ

Vương Thị Thúy Tinh thần trách nhiệm cao

Tính cách thân thiện, hòa đồng, thích kết nối các thành viên trong đội nhóm

Có tinh thần đồng đội, nhanh nhạy trong cách xử lý vấn đề

Hơi khó tính, cầu toàn

Trưởng ban tổ chức

Vương Xuân

Tiến Sức khỏe tốt, năng độngTinh thần đội nhóm tốt, thích kết

nối , sể chia với mọi người xung quanh

Hơi lười trong công việc chung

Truyền thông

và tổ chức sựkiện

Sức khỏe hạn chếQuá cầu toàn

Truyền thông

và tổ chức sựkiện

vàng, thiếu kiên nhẫnDương Nguyễn

Quỳnh Trang Khéo léo, làm việc cẩn thận tỉ mỉHòa đồng, thân thiện với mọi người

xung quanhBiết lắng nghe, chia sẻ với mọi người xung quanh

Có các kỹ năng chỉnh sửa video, thuyết trình, làm slide đẹp

Hay quên Không đúnggiờ

Phụ trách mua

đồ cho chuyếnđi

Thẳng thắn, trung thực

Không đúnggiờ

Thiếu kiên nhẫn

MC

Nguyễn Thị Thu

Trang Sáng tạo, có tư duy tổ chức tốtCó kỹ năng tìm kiếm thông tin

Có trách nhiệm với công việc được giao

Có khả năng chịu được áp lực, nhiệt tình trong công việc chungKhả năng quản lý thời gian tốt

Khó tínhCầu toàn quá mức gây áp lực đến mọi người

Trưởng nhóm1

Phạm Quốc

Thịnh Sức khỏe tốtCó trách nhiệm và hoàn thành công

việc được giao

Thiếu tính sáng tạo, bị động

Ít nói, ít đóng góp ý kiến vào công việc chung của nhóm

Phụ trách mua

đồ cho chuyếnđi

Nguyễn Hữu

Thịnh

Làm việc chỉn chu, cẩn thậnBiết giúp đỡ mọi người xung quanh

Sống hướng nội

Ít giao tiếp

Phụ trách dichuyển

Ham học hỏi với mọi

người

Tô Mạnh Toàn Tích cực trong công việc chung

Có kỹ năng edit, chỉnh sửa video

Làm việc tùy hứng Truyền thôngvà tổ chức sự

kiện

Lý Thị Thu Năng động, sáng tạo, nhiệt tình

Kỹ năng đàm phát tốtHát hay, nhảy đẹp, thích giao lưu văn nghệ

Lạc quan, lan tỏa những năng lượng tích cực đến mọi ngườiThẳng thắn chia sẻ ý kiến

Nóng tính

và thiếu kiên nhẫn

Trưởng nhóm2

2.5 Giao tiếp trong nhóm làm việc

Các hình thức giao tiếp mà nhóm sẽ áp dụng:

- Giao tiếp trực tiếp: nhóm sẽ họp mặt trực tiếp để cùng bàn luận và phân chia các côngviệc liên quan đến chuyến đi, có sự đối thoải trực tiếp giữa trưởng nhóm vfa các thànhviên, các thành viên với nhau

- Giao tiếp gián tiếp: Trong trường hợp có thống tun cần trao đổi mà các thành viênkhông thể gặp mặt trực tiếp thì sẽ dùng đến phương pháp giao tiếp gián tiếp bằngcách gọi điện, nhắn tin, gửi mail,…

Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc

- Môi trường vật chất: luôn cố gắng sắp xếp cho các thành viên trong nhóm làm việcđược ở gần nhau, để khi có những trường hợp khẩn cấp xảy ra có thể nhanh chóng tậphợp các thành viên

- Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp: yêu cầu tất cả các thành viên củaban tổ chức đều có ít nhất 1 chiếc điện thoại đầy đủ pin, sóng, sim bên người để tiệngiao tiếp từ xa

- Quan hệ giữa các thành viên trong nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc: Tất

cả các thành viên trong nhóm làm việc đều quen biết nhau từ trước, đều là bạn cùnglớp nên đều có sự tin tưởng lẫn nhau, giúp cho bầu không khí tránh khỏi sự ngượngngùng, giúp các thành viên có thể bày tỏ quan điểm một cách thoải mái đóng góp chohoạt động nhóm hoàn thiện hơn.

2.6 Lãnh đạo nhóm làm việc

Trong nhóm có 3 người được phân công làm lãnh đạo nhóm, trong đó, trưởng ban

tổ chức đóng vai trò lãnh đạo bao quát cả đội nhóm Hai trưởng nhóm nhỏ lãnh đạo haiđội nhóm nhỏ

Các phong cách lãnh đạo: những người làm trưởng nhóm cần linh hoạt các phươngpháp lãnh đạo khác nhau: chuyên quyền, dân chủ và tự do để tạo ra sự hiệu quả trong việclãnh đạo

- Người lãnh đạo đội nhóm nên sử dụng phong cách chuyên quyền khi: Phổ biến cácnội quy đội nhóm đến các thành viên, giờ giấc, yêu cầu các thành viên đúng giờ đểtạo sự nghiêm khắc, kỷ luật đóng góp vào hiệu quả cho chuyến đi Khi cần ra cácquyết định nhanh chóng: phân công thành viên thực hiện ngay nhiệm vụ nào đó bấtngờ xảy ra, có nguy cơ dẫn đến rủi ro ( yêu cầu các thành viên trong trong nhóm tắthết sóng điện thoại trong trường hợp gặp mưa sét, di chuyển đến các vị trí an toànhơn,…)

- Người lãnh đạo nên sử dụng phong cách dân chủ: Khi có nhu cầu tham khảo ý kiếncủa các thành viên trong lớp về các hoạt động chung của chuyến đi: địa điểm vuichơi, trò chơi đội nhóm, thực phẩm cho chuyến đi, …

- Người lãnh đạo nên sử dụng phong cách tự do: các thành viên cùng nhau chơi các tròchơi team building,…

Huấn luyện đội nhóm:

- Xác định nhu cầu huấn luyện: Những trưởng nhóm nhỏ và các thành viên trong ban tổchức muốn hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.Mục tiêu của ngườilãnh đạo nhóm: giúp nhóm đạt được mục tiêu có một chuyến đi chơi an toàn, suôn sẻ,vui vẻ và ý nghĩa nhất

- Thiết lập mục tiêu huấn luyện:

Những kiến thức, kỹ năng cần có sau khi được huấn luyện: kiến thức về tổ chức,chuyên môn công việc được giao, kỹ năng xử lý tình huống, thống nhất được cáchlàm việc cùng nhau, kỹ năng xử lý rủi ro, kỹ năng cứu hộ.

Số lượng thành viên tham gia huấn luyện: 10 người trong ban tổ chức

Thời gian: 30/5/2023 ( trước ngày đi chơi 2 ngày để nhưngc kỹ năng và kiến thứcđược truyền đạt một cách hiệu quả, đảm bảo thời gian ghi nhớ cho những người thamgia)

- Đánh giá thực trạng công việc: những người lãnh đạo quan sát, xem xét tiến độ chuẩn

bị và thực hiện các nhiệm vụ của các thành viên để thấy được các chỉ tiêu về kết quảcông việc, năng suất làm việc và nguyên nhân của kết quả đó để đửa ra những nộidung và phương pháp huấn luyện phù hợp

- Tìm kiếm giải pháp huấn luyện: Những người lãnh đạo khuyến khích các thành viêntrong nhóm tự đưa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề, đồng thời chỉ rõ những

ưu nhược điểm của giải pháp họ đưa ra

- Cam kết thực hiện huấn luyện: yêu cầu 100% các thành viên tham gia đều thực hiệnđúng nhũng gì được huấn luyện để giúp họ hoàn thành mục tiêu của mình

- Phương pháp huấn luyện: sử dụng phương pháp huấn luyện trực tiếp kết hợp với huấnluyện hỗ trợ

Huấn luyện trực tiếp: huấn luyện trực tiếp cho nhóm trước chuyến đi để các thànhviên trong nhóm nắm được các kỹ năng chuyên môn cần thiết cho nhiệm vụ củamình

Huấn luyện hỗ trợ: sử dụng trong trường hợp tạo điều kiện cho các thành viên giảiquyết vấn đề, xây dựng sự tự tin để khuyến khích họ có thể học hỏi từ chính bản thânmình

- Công nhận thành tích và khen thưởng đối với các thành viên thực hiện tốt nhiệm vụđược giao: Sau chuyến đi chơi, trưởng ban tổ chức trích quỹ để khen thưởng 5 thànhviên thực hiện tốt nhiệm vụ, mỗi phần thưởng trị giá 200.000 đồng.

Giải quyết xung đột: Vì số lượng thành viên tham gia chuyến đi khá đông nên khôngthể tránh khỏi những xung đột không mong muốn có thể đến từ nhiều nguyên nhânkhác nhau có thể là nguyên nhân cá nhân hoặc công việc chung trong nhóm hoặcxung đột về lợi ích Trong mỗi xung đột khác nhau, nhóm trưởng chọn các phươngpháp giải quyết xung đột khác nhau: né tránh, đối đầu, thỏa hiệp, cộng tác, thích nghihòa giải và luôn ưu tiên phương pháp giải quyết mâu thuẫn bằng biện pháp hòa bình

2.7 Đánh giá nhóm làm việc

- Mục tiêu của đánh giá:

+ Mục tiêu cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc nhóm: chuyến đi là một môitrường làm việc nhóm hiệu quả, cho thấy sức mạnh của sự kết hợp giữa các thànhviên trong nhóm Một cá nhân không thể nào đứng ra tổ chức và thực hiện chuyến đichơi cho cả lớp, nhưng khi làm việc cùng 1 nhóm, có sự phân chia và hỗ trợ lẫn nhau

đã góp phần giúp chuyến đi chơi được tổ chức thành công, hạn chế những rủi ro vàthiếu xót

+ Mục tiêu phát triển cá nhân: Các thành viên sau khi tham gia chuyến đi chơi đều cónhững trải nghiệm đáng nhớ, ý nghĩa, nâng cao tinh thần đoàn kết, làm việc theo độinhóm đồng thời cũng học hỏi thêm nhiều kỹ năng mới, đúng với câu “ đi một ngàyđàng một sàng khôn”

+ Mục tiêu đãi ngộ: Thông qua việc đánh giá quá trình làm việc nhóm của các thànhviên, trưởng ban tổ chức phối hợp với trưởng nhóm để xác định mức độ hoàn thành

và hiệu quả của từng thành viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, qua đó đưa ramức độ khen thưởng thích hợp

Ngoài các mục tiêu trên, đánh giá nhóm làm việc để thấy được ý nghĩa mà chuyến đimang đến đối với các thành viên trong lớp Mọi người đều có những trải nghiệm vui

vẻ, thích thú, đáng nhớ trong hành trình tuổi trẻ của chính mình