Mục tiêu của tiểu luận này là cung cấpcho độc giả một cái nhìn tổng quan về kỹ năng soạn thảo văn bản và giúp họ nắm bắtnhững nguyên tắc cơ bản để viết một văn bản sắc nét và ấn tượng..
Nội dung
Khái niệm
Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá, ) b Soạn thảo văn bản là gì?
Soạn thảo văn bản là một trong các kỹ năng tin học văn phòng hay còn được biết đến chính là một khái niệm, một phần ứng dụng cho phép người sử dụng làm được các thao tác như gõ văn bản, nhập văn bản hay sửa đổi,
Phân loại văn bản
a Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là Văn bản pháp quy là một hình thức pháp luật thành văn (Văn bản pháp) được thể hiện qua các văn bản chứa được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 của Việt Nam thì Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành.
- Việc ban hành luôn luôn theo thủ tục, trình tự luật định.
- Nội dung văn bản quy phạm pháp luật gồm những quy tắc xử sự có tính bắt buộc chung (quy phạm pháp luật) Đó là những khuôn mẫu của hành vi mà mọi thành viên xã hội hoặc các cá nhân, cơ quan nhà nước, tổ chức có liên quan phải xử sự theo.
- Văn bản quy phạm pháp luật được Nhà nước bảo đảm thực hiện Nhà nước sử dụng mọi biện pháp về kinh tế, chính trị, tư tưởng, đạo đức, văn hóa, pháp luật, trong đó có cả biện pháp cưỡng chế nhà nước mang tính trừng phạt, để bảo đảm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật mà mình đã ban hành Biện pháp cưỡng chế có tính trừng phạt chỉ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng khi có vi phạm pháp luật xảy ra và việc áp dụng đó cũng dựa trên cơ sở nhằm giáo dục, thuyết phục, cải tạo.
- Văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện nhiều lần trong thực tế đời sống, được áp dụng khi có sự kiện pháp lý xảy ra; được tất cả thành viên xã hội hoặc cá nhân, cơ quan nhà nước, tổ chức có liên quan thực hiện nhiều lần cho tới khi nó bị đình chỉ hoặc bị sửa đổi hoặc bị bãi bỏ một phần hay toàn bộ bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật là sự điều chỉnh có phạm vi (giới hạn) nhất định về thời gian, không gian và đối tượng điều chỉnh. b Hệ thống văn bản hành chính
Văn bản hành chính (Việt Nam) là loại văn bản trong hệ thống văn bản của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Có 2 loại văn bản hành chính: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
- Văn bản hành chính cá biệt:
+ Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể
+ Nó bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt như: quyết định nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…
+ Văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
- Văn bản hành chính thông thường:
+ Văn bản hành chính thông thường hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính:
- Công văn (hay văn bản không có tên loại) dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản Ví dụ: Công văn góp ý, công văn đề nghị, công văn yêu cầu
- Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường,giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Nguyên tắc soạn thảo văn bản
- Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiên pháp và Luật pháp hiện hành.
- Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái quy định trong văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên.
- Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
Yêu chung về kỹ thuật trình bày
Căn cứ Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau:
- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức.
- Thư điện tử, trang thông tin điện tử.
- Số điện thoại, số Fax. b Kỹ thuật trình bày
Tại Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
- Phụ lục II Nghị định này Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.
- Khổ giấy: tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Số trang văn bản: Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ
13 – 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên (thay vì đặt tại góc phải ở cuối trang giấy) của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1 Nghị quyết (cá biệt) NQ
2 Quyết định (cá biệt) QĐ
Quy trình soạn thảo văn bản
Đơn vị/cá nhân thực hiện Trình tự thực hiện Nội dung Đơn vị/cá nhân có trách nhiệm soạn thảo
Soạn thảo văn bản Xác định hình thức, nội dung, mật độ, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý thông tin liên quan
Trưởng phòng có trách nhiệm soạn thảo văn bản
Ký tắt vào văn bản Chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức văn bản.
Cán bộ văn thư Kiểm tra văn bản
Kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Giám đốc Ký văn bản Ký văn bản không dùng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai.
Ban hành văn bản Theo quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tầm quan trọng kỹ năng soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản có tầm quan trọng rất lớn trong giao tiếp, lưu trữ thông tin, công việc chuyên môn, tiếp thị và quảng cáo, cũng như phát triển cá nhân Kỹ năng soạn thảo văn bản tốt là một kỹ năng quan trọng mà mọi người nên phát triển để thành công trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và công việc Chính vì thế chúng ta nên tìm hiểu cũng như học về kỹ năng này và áp dụng vào khi cần thiết.
Liên hệ thực tế
Công ty Hướng Dương là một công ty sản xuất hàng tiêu dùng Công ty vừa nhận được đơn hàng lớn từ một đối tác nước ngoài Đơn hàng này yêu cầu công ty phải cung cấp sản phẩm trong vòng 3 tháng Để đảm bảo đơn hàng được giao đúng thời hạn, công ty cần phải có kế hoạch sản xuất và vận chuyển cụ thể.
Kỹ năng soạn thảo văn bản được áp dụng Để lập kế hoạch sản xuất và vận chuyển, công ty cần phải thu thập thông tin về số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian cần thiết để sản xuất, lịch trình vận chuyển, Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, công ty cần phân tích và tổng hợp thông tin để đưa ra kế hoạch phù hợp.
Trong quá trình phân tích và tổng hợp thông tin, kỹ năng soạn thảo văn bản được áp dụng như sau:
● Trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc: Thông tin cần được trình bày một cách dễ hiểu, dễ theo dõi để người đọc có thể nắm bắt được nội dung một cách nhanh chóng.
● Sử dụng ngôn ngữ chính xác, chuyên nghiệp: Ngôn ngữ cần được sử dụng chính xác, phù hợp với mục đích của văn bản.
● Sử dụng hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu: Hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu có thể giúp trình bày thông tin một cách trực quan và dễ hiểu hơn.
Với sự hỗ trợ của kỹ năng soạn thảo văn bản, công ty Hướng Dương đã lập được kế hoạch sản xuất và vận chuyển cụ thể Kế hoạch này đã giúp công ty đảm bảo đơn hàng được giao đúng thời hạn và đáp ứng được yêu cầu của đối tác.
Trong tình huống này, kỹ năng soạn thảo văn bản đã giúp công ty Hướng Dương hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng Việc trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác và chuyên nghiệp đã giúp công ty Hướng Dương truyền đạt thông tin một cách hiệu quả đến đối tác Điều này đã góp phần quan trọng vào thành công của công ty.
Từ tình huống này, có thể thấy kỹ năng soạn thảo văn bản là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc Kỹ năng này giúp chúng ta truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, giúp chúng ta đạt được mục tiêu của mình.
Một số lưu ý khi áp dụng kỹ năng soạn thảo văn bản Để áp dụng kỹ năng soạn thảo văn bản một cách hiệu quả, cần lưu ý một số điều sau:
● Xác định mục đích của văn bản: Mục đích của văn bản sẽ quyết định nội dung và cách trình bày của văn bản.
● Tìm hiểu đối tượng đọc: Đối tượng đọc sẽ quyết định ngôn ngữ và phong cách trình bày của văn bản.
● Tập trung vào nội dung: Nội dung của văn bản cần được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, súc tích.
● Kiểm tra và chỉnh sửa: Sau khi hoàn thành văn bản, cần kiểm tra lại để đảm bảo văn bản không có lỗi sai.
Với sự luyện tập thường xuyên, chúng ta sẽ có thể rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản một cách hiệu quả.