Kế Hoạch Quản Lý Rủi Ro Trong Dự Án Mở Tiệm Coffee.pdf

Chất lượng sản phẩm Nhân viên không tuân thủ quy định Marketing không hiệu quả Thị trường M Rủi ro có nguy cơ tổn thất tài chính mà nhà đầu tư và doanh nghiệp phải đối mặt do sự biến độn

II THIẾT LẬP DANH MỤC RỦI RO BAN ĐẦU [NHẬN DẠNG RỦI RO]

1 Giới thiệu về kỹ thuật xác định rủi ro :

Kỹ thuật xác định rủi ro sử dụng hệ thống phân loại của FIRM risk scorecard phản ánh

ý nghĩa của việc quản lý rủi ro đối với các phụ thuộc chính trong tổ chức Bảng điều khiển rủi ro FIRM cung cấp cơ chế đánh giá bối cảnh bên ngoài của tổ chức, nhưng các cấu trúc khác có thể được sử dụng, chẳng hạn như phân tích Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức (SWOT) hoặc sử dụng một trong các hệ thống phân loại rủi

ro Mục tiêu tổng thể của đánh giá bối cảnh bên ngoài là xác định mức độ rủi ro liên quan đến môi trường bên ngoài nơi tổ chức hoạt động Điều này sẽ cho phép tổ chức xác nhận mô hình kinh doanh hiện tại và phát triển chiến lược cho tương lai cũng như các chiến thuật để thực hiện chiến lược đó Hệ thống phân loại FIRM risk scorecard bao gồm các tiêu đề như sau :

Bảng A.4 Mô tả bảng danh mục rủi ro FIRM

Tài chính (F) Những rủi ro có thể ảnh hưởng

đến lợi nhuận

Thiếu vốn Thu nhập không ổn định Chi phí vận hành

Các nguyên vật liệu tăng

Cơ sở hạ tầng (I) Những rủi ro có thể ảnh hưởng

đến mức độ hiệu suất và sự cố trong các quy trình chính

Vị trí không thuận lợi Môi trường xung quanh Thiết bị pha chế và nội thất

Danh tiếng (R) Rủi ro có thể thay đổi kỳ vọng

của khách hàng và khả năng giữ chân khách hàng khi thực hiện giao dịch hoặc kinh doanh

Chất lượng sản phẩm Nhân viên không tuân thủ quy định

Marketing không hiệu quả Thị trường (M) Rủi ro có nguy cơ tổn thất tài

chính mà nhà đầu tư và doanh nghiệp phải đối mặt do sự biến động không lường trước được của các yếu tố chung trên thị trường tài chính

Tính cạnh tranh

Sở thích khách hàng

Sự tăng giảm giá

2 Thiết lập danh mục rủi ro :

Bảng A.5 Thiết lập danh mục rủi ro theo FIRM

1.4 Chi phí lao động tăng

2 Rủi ro về cơ sở hạ tầng (I)

2.1 Thiết bị cũ kĩ, nguồn điện không đảm bảo an toàn dễ dẫn ra cháy nổ

2.2 Môi trường xung quanh không đảm bảo vệ sinh

2.3 Mặt bằng nằm ở địa điểm vắng người, thiếu khách

3 Rủi ro về danh tiếng và uy tính (R)

3.1 Nước uống không đảm bảo chất lượng, thiếu an toàn vệ sinh

3.2 Marketing không hiệu quả

3.3 Nhân viên không tôn trọng khách hàng, không tuân thủ quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm

4 Thị trường (M)

4.1 Cạnh tranh với các tiệm coffee đã hoạt động từ rất lâu

4.2 Khẩu vị của khách hàng thay đổi

4.3 Giá bán cao hơn so với mặt bằng chung

3 Thành lập sơ đồ RBS :

Hình A.1 RBS

4 Thiết kế sổ đăng ký rủi ro :

Bảng A.6 Đánh giá rủi ro

Môi trường xung quanh không sạch sẽ

Các trang thiết

bị không an toàn

R

Chất lượng sản phẩm và uy tín giảm

Nhân viên không tuân thủ quy định

Marketing không hiệu quả

M

Cạnh tranh với đối thủ cũ

Sở thích và nhu cầu khách hàng luôn thay đổi

Sự tăng giảm giá của sản phẩm

STT Khả năng xảy ra Mức độ ảnh hưởng

Mức độ ảnh hưởng

Đánh giá tổng thể

1.Rủi ro về tài chính 1.1 Thiếu vốn

- Có thể thuê các KOL để preview sản phẩm

1.3 Chi phí

vận hành

tăng

nguồn cung cấp nguyên vật liệu uy tín với giá cả hợp lý 1.4 Chi phí

nguồn cung cấp nguyên vật liệu uy tín với giá cả hợp lý

2.Rủi ro về cơ sở hạ tầng

Trung bình

Trung bình

-Tìm hiểu về vị trí và địa điểm thích hợp trước khi

vệ sinh môi trường quán

điện, nước , phòng cháy chữa cháy

của quán, tiếp nhận các phản hồi của khách hàng để kịp thời điều chỉnh

-Quản lý và đào tạo nhân viên bài bản

-Ưu tiên những bạn có kinh nghiệm và có thái độ chuyên nghiệp 3.3 Marketing

không

hiệu quả

Trung bình

hiệu suất thấp -Tối ưu đội ngũ nhân sự marketing

4.Rủi ro về thị trường

4.1 Cạnh

tranh với

đối thủ cũ

và mới

kinh doanh hiệu quả và có thể thích nghi với thị trường

Trung bình Trung

bình

-Nghiên cứu, đa dạng hoá menu để có thể phù hợp với nhu cầu khách hàng -Decor quán phù hợp với giới trẻ hiện nay

sản phẩm trên thị trường hiện nay và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu khách hàng

B XÁC ĐỊNH RỦI RO

1 Phân tích môi trường kinh doanh PESTEL :

Bảng B.1 Phân tích môi trường kinh doanh PESTEL

Chính trị Ở Việt Nam mức độ chính trị được đánh giá cao, nó là yếu tố

quyết định phát triển của nền kinh tế làm gia tăng nhu cầu tiêu dùng của xã hội Các luật lệ và chính sách và yếu tố chính trị ảnh hưởng tới doanh nghiệp bao gồm các rào cản thương mại, chính sách thuế, quy định an toàn vệ sinh thực phẩm, luật lao động, quy định môi trường và hạn chứ thương mại và cải cách Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần được chính phủ cấp các giấy phép kinh doanh và chính sách thuế thay đổi thất thường ảnh hưởng đến việc kinh doanh của quán

Kinh tế Yếu tố kinh tế làm ảnh hưởng tới nguồn cung và cầu của doanh

nghiệp dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và lợi nhuận Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh mẽ, các cá nhân có thu nhập cao hơn và lối sống vật chất an toàn dẫn đến nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng Ngược lại, trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế, khi thu nhập của người dân giảm sút, nhu cầu cơ bản hàng ngày không được đáp ứng có thể giảm sức mua của người tiêu dùng Khi lãi suất ngân hàng cao có khả năng ảnh hưởng đến vốn của

doanh nghiệp Yếu tố kinh tế và chính trị có thể ảnh hưởng lẫn nhau

Xã hội Yếu tố xã hội ảnh hưởng đến doanh nghiệp bao gồm những xu

hướng tiêu dùng và sự đa dạng của sản phẩm đối với khách hàng Ngày nay, mô hình quán coffee ngày càng được thế hệ trẻ

ưa thích làm tăng tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp khi kinh doanh lĩnh vực này Người dân ngày càng quan tâm nhiều hơn đến chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, nhìn chung các yếu tố văn hóa, giá trị xã hội và dân số tác động đến sự lựa chọn sản phẩm và phong cách kinh doanh của doanh nghiệp Công nghệ Những thay đổi về công nghệ ảnh hưởng đến các sản phẩm, đổi

mới trong quá trình sản xuất sản phẩm Đầu tư vào thiết bị làm coffee để cho ra chất lượng sản phẩm tốt nhất, công nghệ còn phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm của từng ly coffee Áp dụng công nghệ mới như thương mại điện tử, phát triển ứng dụng đặt hàng trực tuyến, học hỏi và đổi mới liên tục Theo kịp các xu hướng công nghệ có thể tác động đến sản phẩm của doanh nghiệp dẫn đến việc quyết định tài chính của doanh nghiệp

Pháp lý Quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm luôn là vẫn đề được

quan tâm nhất trong mô hình F&B, nó luôn được cập nhật và thay đổi trong quy định an toàn thực phẩm có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Hiểu và tuân thủ luật lao động địa phương, bao gồm các khía cạnh như tiền lương, giờ làm việc, an toàn tại nơi làm việc Cấp phép và giấy phép kinh doanh đảm bảo rằng có đủ tất cả các giấy phép cần thiết

Môi trường Nguồn cung ứng nguyên liệu bền vững tập trung vào việc tìm

nguồn cung ứng nguyên liệu thô được sản xuất theo cách thân thiện với môi trường Đầu tư vào các thiết bị và phương pháp tiết kiệm năng lượng trong tiệm để giảm mức tiêu thụ năng

lượng Đánh giá và tối ưu hóa việc sử dụng nước dựa trên lượng nước đáng kể cần thiết trong quá trình làm coffee

W (Điểm yếu) W1 Thực đơn chưa có gì nổi bật so với các đối thủ

W2 Đầu tư vào chi phí quảng bá và tiếp thị để khách hàng biết đến quán gây tốn kém

W3 Nhân viên phục vụ và pha chế chưa có nhiều kinh nghiệm, cần phải đào tạo thêm

W4 Chưa có lượng khách hàng ổn định

O (Cơ hội) O1 Có lượng khách hàng tiềm năng (sinh viên, nhân viên văn

phòng,…) O2 Nhu cầu sử dụng cà phê của khách hàng ngày càng tăng O3 Xu hướng yêu thích đặc sản

O4 Bắt kịp xu hướng của giới trẻ

T (Thách thức)

T1 Cạnh tranh cao với các thương hiệu cà phê đã hoạt động lâu T2 Chi phí thuê nhân viên cao

T3 Chiếm giữ lòng tin và giữ chân khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ

T4 Thị trường F&B thay đổi nhang chóng và liên tục, phải thay đổi theo để thích ứng

2.2 Thiết lập chiến lược SWOT :

Bảng B.3 Thiết lập chiến lược SWOT

O (Cơ hội)

1 Có lượng khách hàng tiềm năng

2 Nhu cầu sử dụng cà phê của khách hàng ngày càng tăng

2 Chi phí thuê lao động cao

3 Chiếm giữ lòng tin và giữ chân khách hàng

4 Thị trường F&B thay đổi nhang chóng và liên tục

ST S(1,2) và T1: Tạo dựng các hoạt động marketing trải nghiệm tại quán nhằm xây dựng thương hiệu, tăng khả năng cạnh trạnh, thu hút được khách hàng tiềm năng S3 và T3: Xây dưng chương trình khách hàng thân thiết để tri ân

lượng khách hàng tiềm năng (sinh viên, nhân viên văn phòng) có ý thức bảo vệ môi trường

S4 và O3: Xu hướng được ưa chuộng vì không cần phải đi xa cũng có thể thưởng thức được đặc sản vùng miền

S3 và O4: Phát triển các loại đồ uống phù hợp với sở thích của giới trẻ và tạo ra các concept độc đáo gây sự tò mò, hứng thú cho khách hàng

khách hàng trung thành, cung cấp dịch vụ khách hàng chu đáo, tận tậm

S4 và T(4,2): Phát triển các sản phẩm độc đáo, sáng tạo để tạo ra

sự khác biệt so với các đối thủ cạnh trạnh, thường xuyên cập nhật thực đơn mới theo mùa, theo xu hướng để phù hợp với nhu cầu của khách hàng Đào tạo nhân viên có thể làm được nhiều công việc khác nhau, sắp xếp lịch làm việc hiệu quả tránh trình trạng thừa nhân viên vào các thời điểm ít khách

Ngoài ra cần phải có những công thức pha chế mới để đa dạng các loại đồ uống phù hợp với lựa chọn của khách hàng

W(2,3) và O(1,2): Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp để nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm

Triển khai các chương trình marketing nhắm mục tiêu

WT W(1,2,4) và T(1,4): Nghiên cứu thị trường để tìm hiểu nhu cầu và

sở thích của khách hàng từ đó phát triển thực đơn sáng tạo và mới lạ nhằm chiếm giữ lòng tin của khách hàng và tạo ra được thương hiệu riêng Ngoài ra hợp tác với các KOLs có hình ảnh phù hợp với phong cách quán cà phê

để giảm chi phí quảng bá và thu hút khách hàng

W3 và T(2,3): Tuyển dụng và đào tạo nhân viên hiệu quả để tối ưu hóa chi phí lao động

2.3 Cập nhập lại RBS :

Hình B.1 Cập nhật lại danh mục rủi ro RBS

2.4 Cập nhật danh mục rủi ro dựa vào WT :

Bảng B.4 Cập nhật danh mục rủi ro dựa vào WT

an toàn

R

3.1 Chất lượng sản phẩm và uy tín giảm3.2 Nhân viên không tuân thủ quy định3.3 Marketing không hiệu quả

3.4 Nhân viên không có kinh nghiệm

3.5 Giữ lòng tin khách hàng

3.6Thực đơn chưa có gì nổi bật so với đối thủ

M

4.1 Cạnh tranh với đối thủ cũ4.2 Sở thích và nhu cầu khách hàng luôn thay đổi4.3 Sự tăng giảm giá của sản phẩm4.4Thị trường F&B thay đổi nhang chóng và liên tục

3.6 Thực đơn chưa có gì nổi bật so với đối thủ

C PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH TÍNH :

1 Ma trận rủi ro – tác động :

1.1 Ước lượng khả năng xảy ra :

Bảng C.1 Xác suất của khả năng xảy ra

Bảng C.2 Ước lượng xác xuất của khả năng xảy ra

ra

bật so với đối thủ

Có khả năng xảy

ra

4.1 Cạnh tranh với đối thủ cũ Chắc chắn xảy ra >50% 5

4.4 Thị trường F&B thay đổi

nhanh chóng và liên tục

Rất có khả năng xảy ra

1.2 Ước lượng mức tác động :

Bảng C.3 Xác định mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra

Xác định mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra Tiêu chí cho điểm mức độ

Tiêu chí cho điểm khả

Không phải là lựa chọn hàng đầu đối với khách hàng

4.1 Cạnh tranh với đối

Cấp độ rủi ro được phân thành 3 cấp độ như sau:

– Cấp độ rủi ro cao (cấp A): Đối với số điểm rủi ro từ 15 đến 25

– Cấp độ rủi trung bình (cấp B): Đối với số điểm rủi ro từ 6 đến 12

– Cấp độ rủi ro thấp (cấp C): Đối với số điểm rủi ro từ 1 đến 5

– Khi kết quả rủi ro thuộc cấp độ A và cấp độ B =>Tổ chức cần phải xây dựng

biện pháp hành động các rủi ro này

– Còn với cấp độ C thì khuyến khích tổ chức đưa ra biện pháp hành động

Bảng C.6 Đánh giá rủi ro theo quá trình

Mức

độ (4)

Chiến lược giải

Biện pháp (8)

Khả năng (9)

Mức

độ (10)

Yếu tố rủi ro (11) =

(1) (5) =

(3)*(4)

quyết rủi ro (7)

(10)*(9)

có, lập kế hoạch để thu hút khách hàng khi tới quán

để thu hút khách hàng, tận dụng mạng xã hội

để tiếp cận khách hàng mới

ổn định, thiết lập các

ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết

và phát triển một số món đặc trưng chỉ có ở quán

giữ chân khách hàng

để đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng, đảm bảo nhân viên được đào tạo liên tục về kỹ năng mới và

xu hướng trong ngành

2 Phân tích lỗi FMEA (Failur Models Effects and Analysis):

Bước 1: Xác định quá trình hoặc sản phẩm - Bước 2: Xác định yêu cầu thành phẩm/ yêu cầu của quá trình

Bảng C.7 Xác định hoạt động và yêu cầu

Bước 1 – 2 Xác định hoạt động và yêu cầu

Đặt bàn và lên lịch

Nhận đặt bàn Lên lich cho khách

Nhận đặt bàn : Tiếp nhận cuộc gọi hoặc đón khách đến quán để đặt bàn

Lên lịch : Ghi chép thông tin, yêu cầu của khách hàng về số lượng và vị trí

Tiếp đón

khách hàng và xác nhận thông tin đặt bàn Nếu khách hàng chưa đặt trước

mà đến thì sẽ kiểm tra bàn trống và nhận khách

Phục vụ đồ uống

Ghi đơn đặt món Phục vụ nhanh chóng

Ghi đơn đặt món : ghi chép lại thông tin khách hàng order

Phục vụ nhanh chóng: đảm bảo dồ uống được phục vụ nhanh chóng và chất lượng

Thanh toán và phản hồi

Tính tiền Nhận phản hồi

Tính tiền : tính tiền sản phẩm

Nhận phản hồi: Nhận phản hồi từ khách hàng và giả quyết mọi vấn đề phát sinh

Duy trì an ninh và vệ sinh

An ninh

Vệ sinh

An ninh: Đảm bảo an ninh trong quán để tránh mất và xâm phạm

Vệ sinh: Duy trì vệ sinh trong quán để đảm bảo môi trường sạch sẽ

Bước 3 : Liệt kê tất cả các kiểu lỗi sai có thể trong chức năng :

Bảng C.8 Các kiểu lỗi sai có thể trong chức năng

Khách hàng đến quán Ghi sai thông tin khách hàng

Lỗi giao thông nếu khu vực đỗ xe không

an toàn Lỗi đón tiếp, khách hàng không hài lòng

Thanh toán và rời quán

Lỗi thanh toán, sai số lượng hoặc giá dịch vụ

Lỗi an ninh , mất đồ khi rời khỏi quán Bước 4: Xác định tác động của các kiểu lỗi sai :

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Khách hàng đến quán – Ghi sai thông tin khách hàng

Hình C.1 Ghi sai thông tin khách hàng

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Khách hàng đến quán – Lỗi giao thông nếu khu vực đỗ xe không an toàn

Ghi sai thông tin khách hàng

Ảnh hưởng 1

Mất khách hàng

Ảnh hưởng 2Tốn thời gian khách hàng

Ảnh hưởng 3Tổn thất về doanh

thu

Ảnh hưởng 3Mất khách hàng

Hình C.2 Lỗi giao thông nếu khu vực đỗ xe không an toàn

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Khách hàng đến quán – Lỗi đón tiếp, khách hàng không hài lòng

Hình C.3 Lỗi đón tiếp, khách hàng không hài lòng

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Lỗi đón tiếp khách hàng không hài lòng

Ảnh hưởng 1

Mất khách hàng

Ảnh hưởng 2Khách hàng không hài

lòng

Ảnh hưởng 3

Uy tín suy giảm

Phục vụ đồ uống – Lỗi order, phục vụ sai đồ uống

Hình C.4 Lỗi order, phục vụ sai đồ uống

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Thanh toán và rời quán – Lỗi thanh toán, sai số lượng hoặc giá dịch vụ

Hình C.5 Lỗi thanh toán, sai số lượng hoặc giá dịch vụ

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Lỗi order, phục vụ đồ uống sai sót

Ảnh hưởng 1

Uy tín suy giảm

Ảnh hưởng 2Tổn thất về doanh thu

Ảnh hưởng 3

Uy tín suy giảm

Thanh toán và rời quán – Lỗi an ninh, mất đồ khi rời khỏi quán

Hình C.6 Lỗi an ninh, mất đồ khi rời khỏi quán

Bước 5: Đánh giá tính nghiêm trọng

Bảng C.9 Đánh giá tính nghiêm trọng

Ảnh

hưởng

Mức độ nghiêm trọng với sản phẩm ảnh hưởng

khách hàng

Mức độ nghiêm trọng

Ảnh hưởng

Mức độ nghiêm trọng với quá trình ảnh hưởng sản xuất

Giảm lợi nhuận

Nhận nhiều phản hồi tiêu

cực

Tăng rủi ro phá sản

Khách hàng có thể cảm

thấy không an toàn và mất

lòng tin vào quán

Hạn chế khả năng mở rộng và phát triển

Ảnh hưởng tới chiến lược giữ chân khách hàng

Lỗi an ninh, mất đồ khi rời khỏi quán

Ảnh hưởng 1

Không đáp ứng an

toàn

Ảnh hưởng 2Tốn thời gian khách

hàng

Ảnh hưởng 3Khách hàng không hài

lòng

Giảm doanh thu và lợi nhuận

quy trình sản xuất Mất uy tín và đánh giá

tiêu cực

Khó khăn trong việc duy trì hoạt động Không

đáp ứng

an toàn

Lo ngại về quyền lợi và

bảo vệ người tiêu dùng

Bước 6: Xác định nguyên nhân hình thành các kiểu lỗi sai

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Khách hàng đến quán – Ghi sai thông tin khách hàng

Hình C.7 Nguyên nhân ghi sai thông tin khách hàng

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Nguyên nhân 3:

xảy ra lỗi phần mềm

Nguyên nhân 4:

Quá trình xử lý thông tin rườm rà

Mô hình sai hỏng:

Ghi sai thông tin khách hàng

Khách hàng đến quán – Lỗi giao thông nếu khu vực đỗ xe không an toàn

Hình C.8 Nguyên nhân lỗi giao thông nếu khu vực đỗ xe không an toàn

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Nguyên nhân

Nguyên nhân 1: Thiết

kế khu vực đỗ xe không hợp lý

Nguyên nhân 2: Thiếu camera giám sát an ninh

Nguyên nhân 3: Thiếu bảo vệ hướng dẫn đỗ xe

Mô hình sai hỏng: Lỗi giao thông nếu khu vực

đỗ xe không an toàn

Khách hàng đến quán – Lỗi đón tiếp, khách hàng không hài lòng

Hình C.9 Nguyên nhân lỗi đón tiếp, khách hàng không hài lòng

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Nguyên nhân

Nguyên nhân 1: Nhân viên không được đào tạo chuyên nghiệp

Nguyên nhân 2: Chậm trễ làm tốn thời gian khách hàng

Nguyên nhân 3: Môi trường quán không tốt,

ồn ào, mất vệ sinh

Mô hình sai hỏng: Lỗi đón tiếp, khách hàng không hài lòng

Phục vụ đồ uống – Lỗi order, phục vụ sai đồ uống

Hình C.10 Nguyên nhân lỗi order, phục vụ sai đồ uống

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động:

Nguyên nhân 3: Nhân viên pha chế làm sai

đồ uống

Mô hình sai hỏng:

Lỗi order, phục vụ sai

đồ uống

Thanh toán và rời quán – Lỗi thanh toán, sai số lượng hoặc giá dịch vụ

Hình C.11 Nguyên nhân lỗi thanh toán, sai số lượng hoặc giá dịch vụ

Hạng mục quá trình – Yêu cầu hoạt động: