Chương 5 Đảm bảo chất lượng (hệ thống kéo và kanban, pdca)

Đề nâng cao được chất lượng đòi hỏi các doanh nghiệp, các nhà quản trị phải có kiến thức kinh nghiệm nhất định trong việc quản trị các hoạt động kinh doanh, thực hiện tốt công tác quản

TRUONG DAI HOC SAI GON KHOA QUAN TRI KINH DOANH

CHUONG 5: DAM BAO CHAT LUQNG

(HỆ THÓNG KÉO VÀ KANBAN, PDCA)

BANG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

Lời mở đầu

Trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, cuộc cạnh tranh giữa các nước và các công ty ngày cảng khốc liệt Cuộc cạnh tranh đó thê hiện trên tất cả các mặt: công nghệ, quản lý, tài chính, chất lượng, giá cả, v.v Nhưng trên hết, | trong yếu tố quyết định vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp là chất lượng Quản trị chất lượng đang là một lĩnh vực được quan tâm và chú ý ở Việt Nam Điều này phản ánh đúng với một nền kinh tế mở cửa và hội nhập như nước ta hiện nay, khi mà sự cạnh tranh trên thị trường ngày cảng gay gắt, quyết liệt buộc các doanh nghiệp, các nhà quản

lý phải coi trọng vấn đề chất lượng Do đó chất lượng đang trở thành một nhân tố cơ bản quyết định đến sự thành bại trong cạnh tranh, quyết định sự tồn tại và phát triển của đất nước nói chung và của doanh nghiệp nói riêng Nhiều doanh nghiệp Việt Nam

đã nhận thấy rằng: Nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập với khu vực và thể giới Do đó vẫn đề nâng cao chất lượng của doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng Một mặt để cạnh tranh với hàng ngoại nhập ồ ạt tràn vào Việt Nam, mặt khác tạo điều kiện để hàng Việt Nam vươn ra thị trường thế ĐIỚI

Từ nhận thức trên, các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian gần đây đã chú trọng vấn đề chất lượng sản phẩm và quan tri chat lượng Vấn đề đặt ra là làm thế nào

để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý này Đề nâng cao được chất

lượng đòi hỏi các doanh nghiệp, các nhà quản trị phải có kiến thức kinh nghiệm nhất

định trong việc quản trị các hoạt động kinh doanh, thực hiện tốt công tác quản trị đặc biệt là quản trị chất lượng

Noi dung

Hệ thống kéo

Dinh nghia JIT Time (JIT) là một phương pháp kiểm soát mua và tồn kho, trong đó nguyên liệu được lấy ngay khi sản xuất để cung cấp hàng hóa thành phẩm ngay trong thời gian bán JIT

là một hệ thống kéo theo nhu cầu Nhu cầu về đầu ra của khách hàng (không phải là kế hoạch

sử dụng tài nguyên đầu vào) kích hoạt sản xuất Các hoạt động sản xuất được kéo ra, không phải thế nào mà thúc đây thành hành động

Theo triết ly, JIT nhắm mục tiêu hàng tồn kho như một sự hiện diện xấu xa che khuất các vấn đề cần giải quyết và tuyên bố rằng, bằng cách đóng góp đáng kế vào các diễn viên, hàng tồn kho mục tiêu giữ cho một công ty không bị cạnh tranh hoặc có lợi nhuận như nó có

thê

Một hệ thống sản xuất chỉ trong thời gian yêu cầu tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ chỉ khi khách hàng, nội bộ hoặc bên ngoài, yêu cầu nó JTT yêu cầu phối hợp tốt hơn với các nhà cung cấp để vật liệu đến ngay trước khi sử dụng Nó làm giảm hoặc loại bỏ hàng tồn kho và các chi phí liên quan đến việc mang hàng tồn kho Nó nhắn mạnh rằng công nhân ngay lập tức sửa hệ thống làm cho các đơn vị bị lỗi vì họ không có hàng tồn kho

Không có hàng tồn kho để rút ra để giao cho khách hàng, chỉ trong thời gian phụ thuộc vào vật liệu chất lượng cao và sản xuất Yêu cầu các công ty sử dụng sản xuất đúng lúc phải loại bỏ tất cả các nguồn gây ra lỗi trong hệ thông Người sản xuất phải được đào tạo tốt hơn

để họ có thể thực hiện công việc của mình mà không có lỗi Các nhà cung cấp phải có khả năng sản xuất và cung cấp các vật liệu hoặc linh kiện không có khuyết tật ngay khi chúng được yêu cầu và thiết bị phải được bảo trì để các lỗi máy được loại bỏ

guyên tắc của JIT là gì ?

Just In Time (JIT) là một trong những nguyên tắc trụ cột của nền sản xuất hiện đại Hàm

ý của nguyên tắc JIT đó là: “Đúng sản phẩm — đúng số lượng — đúng nơi — đúng thời

dứt Điều này nhằm đảm bảo chuyên sản xuất sẽ luôn được duy trì liên tục

Bên cạnh đó, JIT là hình thức quản lý dựa trên những nỗ lực cải tiến không ngừng nhằm

giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong mọi bộ phận của doanh nghiệp Nghĩa là các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng trong hoạt động sản xuất/cung ứng dịch vụ sẽ bị loại bỏ Như vậy,

hệ thống chỉ tập trung sản xuất ra những hàng hóa hay cung ứng những dịch vụ mà khách hàng muô

Ung dụng nguyên tắc JIT trong quản lý kho và trong sản xuất có chung các nguyên tắc

cơ bản — chỉ sản xuât hoặc nhận sản phâm vào thời diém can thiệt

ách thức hoạt dộng

phương pháp JIT để tăng hiệu quả và giảm lãng phí bằng cách chỉ nhận hàng khi họ cần cho quá trình sản xuất giúp giảm chỉ phí tồn kho Do đó, phương pháp này đòi hỏi các Nhà sản xuất phải dự báo nhu cầu một cách chuẩn xác đề có hiệu quả

chủ yếu là trong những ngành sử dụng dây chuyền sản xuất hoặc yêu cầu dự trữ nguyên liệu

uc tiéu cua JIT Mục đích cơ bản của JIT là cân bằng hệ thống, có nghĩa là đảm bảo dòng sản xuất đều đặn, liên tục trong suốt hệ thống Ngoài ra, mục tiêu của hệ thông sản xuất tức thời còn là tạo

ra sự cân bằng thông qua việc rút ngắn thời gian thực hiện và giảm nguồn lực cần sử dụng với

ba mục tiêu chính:

Loại bỏ sự gián đoạn: sự gián đoạn tác động ngược lại đối với hệ thống trong việc làm đều đặn dòng dịch chuyên sản phẩm và vì thế nó cần được loại bỏ Nguyên nhân chủ yếu gây gián đoạn đó là do các yếu tổ hư hỏng thiết bi, thay đối tiến độ hay cung ứng chậm trễ Làm cho hệ thống linh hoạt: tính linh hoạt của hệ thống giúp tăng khả năng sản xuất, đảm bảo sự cân đối của nguồn lực Hệ thống cần có những khả năng thích ứng với những thay đối

Loại bỏ sự lãng phí: sự lãng phí thể hiện ở việc sử dụng không hiệu quả các nguồn lực

U dung JIT

Điều kiện để ứng dụng Dưới đây là một số điều kiện khi sử đụng nguyên tắc JIT :

Quan hệ đối tác đáng tin cậy: Mỗi quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy là rất cần thiết Giao tiếp cởi mở với cam kết chung về chất lượng và tính kịp thời

là rất quan trọng cho sự thành công của JTT

Quy trình sản xuất ốn định: Tính nhất quán trong quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng là rất quan trọng Biến động và biến thể có thể phá vỡ độ chính xác theo yéu cau cua JIT

Hệ thống thông tin chất lượng cao: Dữ liệu chính xác và theo thời gian thực là 2 yếu tố quan trọng của JIT Hệ thống thông tin mạnh mẽ sẽ hỗ trợ theo dõi nhu câu, mức tồn kho và lịch trình sản xuất

Lực lượng lao động lành nghề: Một lực lượng lao động được đảo tạo bài bản và linh hoạt là yếu tổ then chốt Nhân viên phải có khả năng thích ứng với việc thay đôi nhu cầu sản xuất và có kỹ năng giải quyết vấn đề để giải quyết các vấn đề không mong muốn

Liên tục cải tiến và giảm thiểu lãng phí: Tắt cả các thành viên trong team cần ý thức được về việc cải tiễn liên tục và giảm bớt lãng phí

ợi ích đạt được

Vì thế Just In Time khi được triển khai hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp và nhà sản xuất:

Giảm tối đa hiện tượng tồn kho, ứ đọng vốn

Giảm diện tích kho bãi

Tăng chất lượng sản phẩm

Giảm phê liệu, sản phẩm lỗi

Tăng năng suất nhờ giảm thời gian chờ đợi

Linh hoạt trong thay đôi quy trình sản xuất, thay đổi mẫu mã sản phẩm

Giảm lao động gián tiếp

Giảm áp lực của khách

Công nhân được tham gia sâu trong việc cải tiễn, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm

Các yếu tổ ảnh hướng đến mô hình JIT

Vì mục tiêu chính của mô hình JIT là tối ưu hóa chi phi va thời gian trong sản xuất, như vậy ta cần phải xác định các yếu tô ảnh hưởng đến thời gian và chỉ phí sản xuất từ đó đưa ra những giải pháp hiệu quả để thỏa mãn mục tiêu Các yếu tổ ảnh hưởng dén mé hinh JIT (Just ) có thê bao gôm:

Chính sách của công ty: Để đảm bảo việc lựa chọn nguồn nguyên vật liệu với chất lượng cao, chỉ phí thấp, công ty cần phải thực hiện lựa chọn, xác định và tính toán nguồn nguyên vật liệu một cách dễ dàng và kỹ lưỡng Công ty cần có những chính sách hỗ trợ về giá nhăm đầu tư nguồn nhân lực, quy trình sản xuất và khoa học công nghệ trong việc thực hiện mô hình JTT Nếu công ty không đưa ra những chính sách, mục tiêu cụ thê hoặc ban quản lý không có sự tham gia đóng góp trong việc quản lý chất lượng có thê xảy ra những tình trạng thay đối kế hoạch, lịch trình liên tục; trì hoãn, loại bỏ các kế hoạch dự định, làm lãng phí thời gian của công ty

Quy trình sản xuất: Thiết kế quy trình sản xuất có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc sắp xếp, phối hợp và kiểm soát các hoạt động sản xuất Việc thiết kế khâu sản xuất tốt

sẽ giảm thiểu được thời gian chờ, hàng tồn kho và chỉ phí vận hành Ngoài ra, công ty cần thực hiện kiểm tra định kỳ quy trinh sản xuất, kiểm soát chất lượng và số lượng của đầu vào, đầu ra; đảm bảo sự ôn định về chỉ phí và tiến độ sản xuất Sử dụng tối ưu năng suất hoạt động của máy móc, đặc biệt chú ý giảm thiểu mọi hao phí về nguyên vật liệu bằng việc kiểm soát, đánh giá chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất

Quy trinh san xuất cần được đảm bảo sản xuất theo nhu cầu được đề ra theo kế hoạch của công ty, hạn chế tối đa mọi khả năng gây nên sự chậm trễ trong việc thực hiện sản

xuất

Cách thức quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo khối lượng tồn kho được dự trữ ở một mức vừa đủ Trong trường hợp khối lượng dự trữ bị hạn chế, có thể dẫn đến việc quy trình sản xuất bị chậm trễ, hàng hóa chất đồng, hàng hóa và nguyên vật liệu đề lưu kho

quá lâu làm ảnh hưởng đến chất lượng và làm tăng chí phí lưu kho, gây lãng phí thời

gian và nguôn lực sản xuất từ đó làm giảm doanh thu, lợi nhuận Các mặt hàng tồn kho cần được bảo quản nghiêm ngặt, hạn chế khả năng xảy ra hư hỏng ngoài ý muốn Khả năng giao hàng: Đảm bảo được thời gian giao nhận nguyên vật liệu, hàng hóa đúng tiến độ Thực hiện dự báo trước nhằm giải quyết rủi ro về hoạt động môi trườ như: thiên tai, lũ lụt, hoặc các tình huỗng không thể lường trước Quản lý chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu đầu vào được giao với mức độ rủi ro thấp nhất cũng như hạn chế tối đa rủi ro nguồn cung ứng bị cung cấp trễ hạn Sự chậm trễ của chuỗi cung ứng có thể gây ra tắc nghẽn và thiếu hụt, dẫn đến quá trình sản xuất bị đình trệ Giảm thiểu chất thải là một trong những mục tiêu chính của hệ thông JIT

Khi xuất hiện hao phí hay chất thải không cần thiết thì thời gian cần bỏ ra dé giải quyết

vấn đề đó là rất lớn Vì vậy cần phải thực hiện kiểm soát chất lượng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng, sử dụng tôi đa công cụ, dụng cụ Đồng thời cần thực hiện dự báo nhu cầu, lập kế hoạch để kiểm soát sản xuất đề tránh hiện tượng sản xuất thừa hoặc sản xuất thiếu, điều này có thể ảnh hưởng đến tỷ suất lợi nhuận của công ty

Nguồn nhân lực: Khi xuất hiện những khó khăn thiếu nguyên vật liệu, nêu công ty không có nguồn lực được phân bô trước nhằm giải quyết kịp thời, công ty có thể mắt

cơ hội kinh doanh hoặc thậm chí ngừng sản xuất nếu chưa phân phối, tận dụng tối đa nguồn nhân lực một cách hợp lý Đề giảm thiểu các hoạt động lãng phí không cần thiết, các công nhân viên cần phải được đảo tạo, nâng cao hiệu suất hoàn thành các nhiệ

vụ được giao, làm đúng với tiến độ công việc, hơn nữa, nhân viên cũng cần được khuyến khích tham gia vào hoạt động cải tiến liên tục Để áp dụng mô hình JIT thành công, mỗi cá nhân đều cần có tỉnh thần trách nhiệm cao, sự linh hoạt, sáng tạo, chủ động và khả năng thích ứng với rủi ro nhằm phối hợp với công ty, phát huy năng lực giải quyết kịp thời những thách thức có thê xảy ra vì mục đích chung của tập thé

Nhà cung cấp: Cần lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng cac tiéu chuan vé chat lượng nguyên vật liệu mà công ty đề ra Hợp đồng của nhà cung cấp với công ty phải linh hoạt, giữa công ty và nhà cung cấp có môi quan hệ hợp tác lâu dai và có tính thông nhất Công ty nên tập trung lựa chọn các nhà cung cấp thật kỹ lưỡng nhằm tránh trường hợp nhà cung cấp có thái độ không hợp tác với công ty (về chí phí lẫn sản phẩm) có thê xảy ra xung đột, từ đó công ty phải trì hoãn kế hoạch để lựa chọn nhà cung cấp khác, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, tiêu hao một lượng chỉ phí lớn

Thiết kế của sản phẩm: Thiết kế của sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nguyên liệu, công nghệ, quy trình và tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm Công ty cần đưa ra thiết kế sản phẩm với mức chi phí thấp, giảm thiểu sự phức tạp, tăng khả năng tái sử dung, dé dàng thay đối và cải tiến theo nhu cầu của khách hàng

Định nghĩa về phương pháp Kanban guồn gốc hình thành của lý thuyết Kanban

Hệ thống Kanban đầu tiên được phát triển bởi ông Taiichi Ohno — quản lý xưởng sản xuất Toyota vào những năm 1940 và còn được gọi với cái tên “Phương thức siêu thị” Ông lấy ý tưởng này từ câu chuyện của người bạn cùng lớp thời đại học — Yamaguchi về nước

Mỹ Trước đây, ở Toyota, người của công đoạn trước làm linh kiện rồi chất thành đống, không

hề quan tâm đến công đoạn tiếp theo

Khi áp dụng “Phương pháp siêu thị”, công đoạn sau sẽ được gọi là “Khách hàng”, công đoạn trước là “siêu thị” Nếu khách hàng thiếu linh kiện sẽ đi đến siêu thị, bỗ sung đúng phần thiếu, không được lấy quá nhiều rồi xếp thành đống bên cạnh dây chuyền sản xuất, chỉ được lấy đi đúng phần cần thiết

Linh kiện được hoàn thành từ “siêu thị” sẽ được gan biến, trên đó có ghi rõ số lượng cần cho sản xuất Số lượng cần nảy sẽ được xác định dựa trên công suất sản xuất của dây chuyền,

thời gian “khách hàng” quay lại lấy hàng và diện tích để linh kiện tại dây chuyền Người của

công đoạn sau khi nhận hàng chỉ cần gỡ tắm biển và trả lại cho công đoạn trước Công đoạn trước nhận tắm biển được trả về và chỉ sản xuất đúng số lượng ghi trên đó Sau khi hoàn thành, họ lại gắn biến lên và chờ người ở công đoạn sau đến lấy

Biển chỉ dẫn này gọi là Kanban Nhờ phương pháp này, cả công đoạn trước vả sau đều chỉ làm ra một lượng linh kiện cần thiết

Ảnh chụp hệ thông Kanban tai nha may Toyota

hai niém vé Kanban

Kanban là thuật ngữ xuất phát từ Nhật Bản, được sử dụng lần đầu tại Toyota, trong tiếng Nhật Kanban được ghép từ “Kan” — nghĩa là Thị giác và “ban” — nghĩa là Thẻ, được hiểu là

“bảng thông tin hay Phương pháp quản lý sản xuất Kanban” (Kanban method) Hiểu một cách đơn giản Kanban là một cái thẻ trên đó có các thông tin chỉ rõ đây là sản phẩm gì, số lượng sản phẩm bao nhiêu, nơi cần chuyền đến

Ban đầu, nó phát sinh như một hệ thông lập kế hoạch cho quá trình sản xuất trở nên tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) Vào cuối những năm 1940, Toyota đã giới thiệu phương thức sản xuất tức thời vào mô hình sản xuất của họ Cách tiếp cận này đại diện cho hệ thống kéo Điều này có nghĩa là họ sẽ sản xuất số lượng sản phẩm dựa trên nhụ cầu của khách hàng, thay vì tự đặt ra tiêu chuẩn đề sản xuất số lượng hàng hóa và đây chúng

DAI KIM <> KHO TVC —» MAY

Theo cach thire ap dung:

Thé rut (Withdrawal Kanban): chỉ tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau nhận tử qui trình trước

phải thực hiện

Theo hình thức: Thẻ Kanban vật lý và Thẻ Kanban số

Thẻ Kanban vật lý là thẻ hữu hình thường được làm bằng giấy hoặc bìa cứng Mỗi thẻ đại diện cho một nhiệm vụ hoặc hạng mục công việc cụ thể, thường được phân loại theo màu sắc hoặc hình dạng dé biéu thị các loại hoặc giai đoạn công việc khác nhau Có thê đễ đàng di chuyền các thẻ này trên bảng Kanban, cho phép các thành viên trong nhóm hình dung được quy trình công việc và xác định các nút thắt cô chai hoặc sự chậm trễ trong nhay mat

Thẻ Kanban số là đại điện ảo của các nhiệm vụ hoặc hạng mục công việc trong phần mềm quản lý dự án hoặc công cụ trực tuyến Những thẻ này mang lại lợi thế về khả năng truy cập và cộng tác liền mạch, đặc biệt là trong các nhóm từ xa hoặc phân tán Thẻ Kanban kỹ thuật số cung cấp chức năng tương tự như thẻ vật lý nhưng có thêm các tính năng như thông báo tự động, tích hợp với các công cụ khác và quy trình công việc có thê tùy chỉnh

Theo chức năng:

anban (Kanban vận chuyên): Thẻ Kanban được dùng để báo cho công đoạn trước được chuyển chỉ tiết cho công đoạn sau

+ Production Kanban (Kanban san xuất): Được dùng để báo cáo cho dây chuyên sản xuất cần sản xuất lượng hàng hóa để bù vào số hàng đã xuất đi

+ Supplier Kanban (Kanban cung ứng): Loại thẻ để dùng báo cáo cho nhà cung ứng nguyên vật liệu

+ Temporary Kanban (Kanban tạm thời): Kanban được phát hành có thời hạn trong trường hợp đột xuất thiếu hàng

+ Signal Kanban (Kanban tín hiệu): Là loại thẻ Kanban được dùng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô

Mục tiêu của phương pháp Kanban Mục đích cốt lỗi của nó tối đa hóa hiệu suất làm việc và tối thiêu hóa thời gian chờ đợi

và lãng phí Mục tiêu chính của hệ thống là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không

tạo thêm chi phí Nó giúp cải thiện quy trình làm việc bằng cách làm rõ quy trình, tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng và giảm tồn kho công việc chưa xử lý

Ứng dụng Điều kiện để áp dụng Kanban Xác định quy trình làm việc: Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải định rõ và hiểu rõ quy trình làm việc và quy trình sản xuất hiện tại Thông tin này thường được thê hiện thông qua các tắm thẻ, mô ta trạng thái của quá trình làm việc Các nhân viên sẽ sử dụng thông tin trên thẻ để theo dõi và thưc hiện các nhiệm vụ của họ Quá trình này cần phải được mô tả cụ thể,

và công việc phải được phân loại theo từng giai đoạn khác nhau, từ công việc đang chờ xử lý đến công việc đang thực hiện và công việc đã hoàn thành

Hạn chế công việc đang thực hiện: Phương pháp Kanban giới hạn số lượng công việc đang thực hiện cùng lúc Mỗi thành viên tập trung vào việc thực hiện nhiệm vụ được giao cho đến khi hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định Điều này giúp tối ưu hóa tập trung vào công việc hiện tại và đảm bảo không có sự nhằm lẫn, tạo điều kiện cho sự tập trung và đảm bảo chất lượng công việc Đồng thời, người quản lý cũng có khả năng dễ đàng quản lý nhân sự và theo đối tình trạng của tất cả các nhiệm vụ một cách tỉ mi Thay vì phải quan ly quá nhiêu công việc cùng lúc, họ có thê dễ dàng kiêm soát chât lượng đầu ra của từng Quản lý luồng công việc: Sự quản lý hiệu quả của luồng công việc là quan trọng Dòng công việc phải được thực hiện theo trình tự liên tục nếu phương pháp Kanban được triển khai một cách hiệu quả Người quản lý có thể đễ đàng giám sát dựa trên trang thái của

mỗi thẻ công việc Mỗi nhiệm vụ có thời hạn có định, và nếu thấy rằng trạng thái trên thẻ thay đôi lâu hơn thời gian dự kiến, người quản lý sẽ ngay lập tức tìm hiểu nguyên nhân và xử lý vấn đề Điều này không chỉ giúp quản lý phản ứng kịp thời đối với các tình huống cấp bách

ma con đảm bảo rằng nhân viên nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ một cách nhanh chóng Nhờ

đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, duy trì luồng công việc liên

tục và không bị gián đoạn

Xây dựng chính sách và quy chuẩn rõ ràng: Mỗi công việc đều phải tuân theo các quy chuẩn đề đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn cao Việc xây dựng chính sách và quy chuẩn cho từng nhiệm vụ là vô cùng quan trọng Nhân viên phải dựa vào những quy chuẩn và quy tắc này để thực hiện công việc Điều này giúp giảm thời gian kiểm tra và điều chỉnh, đồng thời đảm bảo rằng chất lượng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn cao Tuy nhiên, việc xây đựng các quy chuẩn cụ thê đòi hỏi sự đầu tư thời gian và thử nghiệm để xác định những quy tắc chính xác

Tiếp nhận phản hồi: Các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu suất và kết quả công việc là rất quan trọng Thông qua những cuộc họp này, ban lãnh đạo có cơ hội lắng nghe về khó khăn của nhân viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ Đồng thời, họ cũng có cơ hội nắm bắt những lợi ích cần tận dụng cho kế hoạch tương lai Vì vậy, việc tiếp nhận phản hồi

từ các người quản lý giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình sản xuất của họ và tạo cơ hội để đưa ra các giải pháp để cải thiện

Liên tục cải tiễn: Với sự phát triển trong khoa học, công nghệ và kỹ thuật, quy trình sản xuất cũng dân trở nên lỗi thời và không hiệu quả Việc duy trì và cải tiễn quy trình sản xuất là yếu tô quan trọng để đảm bảo sự bền vững và sự tồn tại lâu dài của đoanh nghiệp Đề thực hiện điều này, tô chức cần đầu tư không chỉ vào cơ sở hạ tầng và công nghệ mới mà còn vào phát triển kỹ năng và năng lực của nhân viên Nhân viên là yếu tổ quan trọng quyết định

sự thành công của doanh nghiệp, vì vậy việc đào tạo và phát triển họ thông qua các khóa học

về kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện năng lực và hiệu suất làm việc

Lợi ích đạt được khi ứng dụng Kanban

Sử dụng phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý là điều khá phức tạp Phương pháp này đòi hỏi nhiều yếu tô quan trọng như: hệ thống dây chuyền sản xuất đạt kỉ luật lao động tốt, hệ thống bảo mật thông tin Nhưng khi đảm bảo được các yếu tố trên thi phương pháp Kanban sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:

Tạo ra sự minh bạch và rõ ràng, đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm

Tăng cường quản lý và kiểm soát, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện

đại, hiệu quả và ký luật cao

Tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng Quản lý một cách linh hoạt, tối ưu phân công lao động, làm nhanh vòng đời của sản phẩm

Tiết kiệm tôi đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyển sản xuất

Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất

Các yếu tố ảnh hưởng đến phương pháp Kanban

Có thê có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến phương pháp Kanban, nhưng dưới đây là 10 yếu tô chính mà các nhà nghiên cứu đã tìm ra là:

Loại công việc nào được quản lý tốt nhất trên bảng Kanban?

Mô hình tô chức/ Thông tin của Hội đồng quản trị

Sự kết hợp công việc sẽ quản lý trên bảng Kanban Mức độ chỉ tiết của quy trình làm việc

Mức độ chỉ tiết của chính tác phẩm

Xác định các lớp dịch vụ Xác định chính sách của Hội đồng Bối cảnh tổ chức/doanh nghiệp Những yếu tô này và các yếu tô tương tự xác định cách xây dựng mô hình bảng Kanban Tùy thuộc vào tình huỗng mà nó sẽ cho ra các câu trả lời cho các câu hỏi khác nhau nhằm giải quyết các hướng mâu thuẫn trong công việc

Hệ thống kéo được thiết kế đề giảm thiểu lãng phí trong sản xuất và tăng hiệu quả sản

xuất Nó hoạt động bằng cách kiểm soát lưu lượng vật tư thông qua các trạm làm việc

và các trạm tiếp theo trong chuỗi cung ứng

Hệ thống dựa vào việc sử dụng thẻ Kanban để kích hoạt sản xuất hoặc di chuyên các hạng mục công việc trong quá trình sản xuất

Phương thức hoạt động Phương thức hoạt động của hệ thông kéo Kanban tuân theo một quy trình công việc cụ thể Khi có yêu cầu về một mặt hàng, tín hiệu sẽ được gửi đi để bắt đầu sản xuất mặt hàng đó Quá trình bắt đầu bằng việc tạo thé Kanban ding dé theo dõi tiến độ của nhiệm

vụ từ đầu đến cuối Điều nảy bao gồm mọi nhiệm vụ liên quan đến thu mua, sản xuất, lưu trữ và phân phối sản phẩm

Sau đó, thẻ sẽ di chuyên từ mỗi máy trạm trong nhà máy hoặc nhà kho khi nhiệm vụ được hoàn thành Mỗi bước trong quy trình đều được theo đối cho đến khi mặt hàng sẵn sảng được giao Sau khi nhiệm vụ được hoàn thành và mặt hàng được chuyền di, the Kanban sẽ bị loại khỏi lưu thông, báo hiệu rằng một nhiệm vụ khác cần được bắt đầu

Đề triển khai hệ thống kéo Kanban một cách hiệu quả cần thực hiện 4 bước chính: Bước 1: Trực quan hóa quy trình làm việc

Trực quan hóa quy trình làm việc là nền tảng của Kanban và là một phần quan trọng

để giữ cho hệ thống kéo hoạt động một cách hiệu quả

Ta cần phải tận dụng tốt nhất bảng Kanban Mỗi bảng sẽ mặc định có 3 phần thê hiện trạng thái gồm được yêu câu, đang tiến hành và đã hoàn thành

Bước 2: Phát triển hệ thông kéo

Sau khi bảng Kanban được thiết lập và sẵn sàng hoạt động, ta chỉ đưa các nhiệm vụ vào quy trình làm việc khi có nhu cầu hoặc cần thiết Các nguồn lực và khả năng đáp ứng nhu cầu cần được xem xét một cách kỹ lưỡng

Việc kéo công việc sẽ giúp các doanh nghiệp không phải làm nhiều việc cùng lúc và

có thể tập trung vào các hoạt động có mức độ ưu tiên cao hơn Điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian vả tạo đầu ra chất lượng cao

Bước 3: Giới hạn công việc đang tiễn hành (WIP)

Đề tính gọn và làm cho hệ thống kéo Kanban hoạt động hiệu quả ta cần đặt giới hạn công việc đang tiễn hành Giới hạn WIP giúp giảm thiểu và ngăn chặn việc chuyển đôi giữa các nhiệm vụ khác nhau làm gián đoạn và sự tập trung Đồng thời giới hạn này

cũng giúp các nhiệm vụ hoàn thành đúng han

Bước 4: Áp dụng tín hiệu kéo

Tín hiệu kéo là thành phần cơ bản của hệ thông kéo Kanban Việc sử dụng tín hiệu kéo giúp công việc diễn ra theo một chu kỳ ôn định và bền vững

Tín hiệu kéo ngăn ngừa sự kém hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng các thành viên chỉ được g1ao nhiều công việc nhất mà họ có thể xử lý thành thạo

Mục tiêu Mục tiêu chính của hệ thông bao gồm:

Giảm thiểu chỉ phí lưu giữ hàng tồn kho, cân bằng khối lượng công việc và giảm thời

gian thực hiện

Trực quan hóa quy trình làm việc để hoạt động hiệu quả và lấy khách hàng làm trung Cải thiện quy trình sản xuất và tăng tính linh hoạt của quy trình sản xuất

Ứng dụng Điều kiện để ứng dụng Nhu cầu khách hàng én dinh: Hé thông kéo hoạt động tốt nhất khi nhu cầu của khách hàng không thay đôi đột ngột Khi nhu cầu khách hàng biến động hệ thông kéo sẽ gặp khó khăn vì không kịp sản xuất đủ sản phẩm khi nhu cầu tăng cao, hay dư thừa sản

phẩm khi nhu cầu đột ngột giảm sút

Dòng chảy rõ ràng, không có nhiều gián đoạn, trục trặc: Quy trình sản xuất cần phải được tô chức một cách rõ ràng với các bước công việc được xác định rõ.Mộ chảy rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm chỉ phí sản xuất do giảm thời gian ngừng máy, giảm tồn kho và giảm vận chuyền; tăng năng suất và chất lượng sản phẩm do tăng sự chuyên môn hóa, tăng sự liên kết và tầng sự kiểm soát; tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng do tăng tốc độ sản xuất và tăng tính linh hoạt

Máy móc chuyên dụng nhỏ: Các máy móc chuyên dụng nhỏ giúp tăng cường khả năng linh hoạt của quy trình sản xuất, đễ dàng điều chỉnh và thay đổi theo yêu cầu Các quá trình sản xuất lặp lại và đáng tin cậy, không có nhiều lỗi hay sơ suất: quá trình sản xuất được lặp lại một cách đáng tin cậy và không có nhiều lỗi, chat lượng sản phẩm cuối cùng sẽ được đảm bảo Điều này giúp tăng lòng tin của khách hàng vào sản phâm và thương hiệu Đồng thời, khi một quy trình sản xuất được kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện và điều chỉnh các vẫn đề tiềm ấn, ngăn