Đề tài liên hệ thực tiễn tổ chức bộ máy qtnl theo cấu trúc giản Đơn tại dn nippon kouatsu electric vietnam

Chức năng của bộ phận quản trị nhân lực Bộ máy quản trị nhân lực có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong công tác quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp.. Tổ chức bộ

MỤC LỤC

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 4

A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 4

1 Chức năng của bộ phận quản trị nhân lực 4

2 Nhiệm vụ của bộ máy quản trị nhân lực 4

B HÌNH THỨC CẤU TRÚC GIẢN ĐƠN CỦA BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN

2 Ưu và nhược điểm của cấu trúc giản đơn 6

LIÊN HỆ THỰC TIỄN TỔ CHỨC BỘ MÁY QTNL THEO CẤU TRÚC GIẢN ĐƠN TẠI DN NIPPON KOUATSU ELECTRIC VIETNAM 7

A TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NIPPON KOUATSU ELECTRIC 7

B TỔ CHỨC BỘ MÁY QTNL THEO CẤU TRÚC GIẢN ĐƠN TẠI NIPPON 8

2

LỜI MỞ ĐẦU

Base Resources - Bước đầu tiên trong việc tổ chức bộ máy quản trị doanh

nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức bộ máy Vì sao lại như vậy?

Trong tổ chức tuy có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các chức năng nhiệm

vụ khác nhau nhưng đều thống nhất và tập trung nhằm tạo ra kết quả cho mục tiêu đã được xác định của tổ chức Các thành viên trong tổ chức đều có một vai trò nhất định

và đóng góp nỗ lực của mình nhằm đưa tổ chức đạt được mục tiêu chung Sự phân công lao động cho mỗi thành viên, đảm bảo tính chuyên môn, hoạt động sâu của một thành viên vào một công việc nhất định Phân công hợp lý sẽ tác động đến hiệu quả của tổ chức

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai

Cụ thể, tính ổn định của cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng Trong khi đó, tính linh hoạt của nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai

Bài tìm hiểu dưới đây, nhóm 5 xin trình bày đề tài “Liên hệ thực tiễn tổ chức

bộ máy QTNL theo cấu trúc giản đơn tại DN Nippon Kouatsu Electric Vietnam”

3

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1 Chức năng của bộ phận quản trị nhân lực

Bộ máy quản trị nhân lực có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong công tác quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp Cụ thể gắn với các hoạt động:

Hoạch định: xây dựng chiến lược nguồn nhân lực, xây dựng các chính sách nhân lực, kế hoạch nhân lực,…

Triển khai thực hiện Tổ chức bộ máy (phân công công việc), tổ chức hoạt động, thiết lập, thực hiện hay chấm dứt quan hệ lao động,…

Kiểm soát đánh giá hoạt động quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp

2 Nhiệm vụ của bộ máy quản trị nhân lực

Với chức năng nêu trên, thông thường bộ máy quản trị nhân lực của các tổ chức/doanh nghiệp có một số nhiệm vụ như sau:

Đề xuất xây dựng chiến lược nguồn nhân lực hơn tới chiến lược phát triển của tổ chức/doanh nghiệp

Nghiên cứu, đề suất xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn

vị trong tổ chức/doanh nghiệp phù hợp với tình hình phát triển của tổ chức/doanh nghiệp theo từng giai đoạn

Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất, kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp

Tham mưu xây dựng, ban hành các chính sách, quy chế quy định quản lý công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm; đào tạo; thi đuakhen thưởng; đánh giá thực hiện công việc; đãi ngộ nhân lực

Xây dựng các kế hoạch và chương trình quản trị nhân lực theo từng giai đoạn cụ thể để thực hiện theo chiến lược, chính sách, quy chế về quản trị nhân lực đã xây dựng

4

Triển khai thực hiện chiến lược, chính sách, quy chế, quy định, kế hoạch, chương trình về quản trị nhân lực đã được xây dựng (gắn với các hoạt động tuyển dụng nhân lực, bố trí và sử dụng nhân lực, đào tạo phát triển nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ nhân lực, an toàn và vệ sinh lao động, bảo hộ lao động,…)

Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơ người lao động của tổ chức/doanh nghiệp

Kiểm soát trong quản trị nhân lực, kịp thời đưa ra các hành động được chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo thực hiện chức năng của bộ phận

Thực hiện các nhiệm vụ khác Được ban giám đốc giao theo đúng chức năng của

bộ phận quản trị nhân lực

B HÌNH THỨC CẤU TRÚC GIẢN ĐƠN CỦA BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1 Hình thức cấu trúc giản đơn

Đặc điểm cơ bản của cấu trúc giản đơn là bộ máy quản trị nhân lực được tổ chức theo dạng đẳng cấp trực tuyến, kênh liên hệ theo kênh đường thẳng, tính phức tạp thấp Giám đốc người (đứng đầu tổ chức/doanh nghiệp) trực tiếp phụ trách các vấn đề

về quản trị nhân lực của tổ chức doanh nghiệp đó

Ví dụ:

Hình 1: Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực theo cấu trúc

giản đơn

Công việc mà nhân viên nhân sự thực hiện trong tổ chức này thường là công việc tổng hợp, đòi hỏi mức độ bao phủ các mảng hoạt động của quản trị nhân lực, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động…Nhưng cũng do mức độ bao phủ rộng nên độ sâu trong công việc của nhân viên nhân sự ở mô hình này khó được đảm bảo do nhân viên này phải thực hiện nhiều

5

Trưởng phòng kinh doanh

Nhân viên 2 Nhân viên 1

chính nhân sự

Nhân viên hành

Kế toán

Giám đốc

mảng công việc Nhân viên nhân lực thường thực hiện các công việc hành chính về nhân sự là chủ yếu cùng với việc thực hiện chức năng hành chính

Hoặc thực tế cũng xảy ra trường hợp các chức năng khác như: kế toán, hành chính, IT, pháp chế được ghép với chức năng quản trị nhân lực và được đặt trong một

bộ phận Lúc đó, người chịu trách nhiệm chính trong bộ máy tổ chức quản trị nhân lực theo cấu trúc giản đơn là trưởng bộ phận Nhưng trong cấu trúc này, trưởng bộ phận trường không chỉ chịu trách nhiệm về chức năng quản trị nhân lực mà còn phải chịu trách nhiệm về một số chức năng khác như hành chính, quản trị tài sản, pháp chế, công nghệ thông tin… điều này sẽ có ảnh hưởng đến mức độ đầu tư cho chức năng quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp

Cấu trúc này phù hợp với các tổ chức/doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, số lượng lao động dưới 100 người lao động

2 Ưu và nhược điểm của cấu trúc giản đơn

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy giản đơn trong doanh nghiệp có một ưu điểm rất lớn là tính linh hoạt trong hoạt động và có khả năng phản ứng rất nhanh theo những biến động trên thị trường Việc sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp, nhất là nguồn nhân lực có tính tập trung, khá “cơ động” do vậy hiệu quả làm việc thường khá cao

Tuy nhiên, do sự đơn giản hóa về mặt tổ chức và cấu trúc, doanh nghiệp thường không được quản lý một cách hệ thống, có bài bản Hầu như các doanh nghiệp có mô hình tổ chức loại này không có hoặc có nhưng không đầy đủ một hệ thống quy định

và chính sách chặt chẽ Sự phân định trách nhiệm và quyền hạn cũng không thật sự rõ ràng Điều này dễ xảy ra tình trạng không rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, chồng chéo hay trùng lặp trong hoạt động và cả trong quản lý, điều hành

6

CHƯƠNG 2

LIÊN HỆ THỰC TIỄN TỔ CHỨC BỘ MÁY QTNL THEO CẤU TRÚC GIẢN ĐƠN TẠI DN NIPPON KOUATSU ELECTRIC VIETNAM

A TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NIPPON KOUATSU ELECTRIC

VIETNAM

1 Giới thiệu đôi nét về công ty

Công ty TNHH Nippon Kouatsu Electric Việt Nam là công ty 100% vốn của Nhật Bản, đầu tư vào Khu công nghiệp Thăng Long từ năm 2007 Đây là một trong những chi nhánh của công ty mẹ Nippon Kouatsu Electric có trụ sở chính tại Nhật Bản Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm của hệ thống điện và các sản phẩm nhựa Các sản phẩm của công ty nhắm đến thị trường Nhật Bản, Trung Quốc và nhiều nước Châu Á khác trong đó có Việt Nam Bằng sự nỗ lực của tất cả thành viên, công ty quyết tâm xây dựng NKE Việt Nam trở thành một trong những công ty lớn mạnh đứng đầu trong tập đoàn Nippon Kouatsu Electric hiện nay

Công ty TNHH Nippon Kouatsu Electric Việt Nam (NKEVN) được cấp giấy chứng nhận đầu tư năm 2007, đi vào sản xuất thiết bị máy móc phân phối điện và linh kiện thiết bị máy móc phân phối điện dành cho Nhật Bản từ năm 2008 với vai trò là

Cơ sở sản xuất tại Việt Nam của Công ty TNHH Nippon Kouatsu Electric chuyên cung cấp các thiết bị & hệ thống phân phối truyền tải điện đến các khách hàng bắt đầu

là các công ty điện lực trong suốt 60 năm tại lĩnh vực điện lực & năng lượng, cho đến khách hàng trong lĩnh vực đường sắt, công nghiệp sản xuất nói chung & các khách hàng nước ngoài

2 Chức năng

Hiện tại, ở Việt Nam có rất ít doanh nghiệp Nhật Bản có thể mạ bạc, đặc biệt là doanh nghiệp – bao gồm cả doanh nghiệp Việt Nam có thể thực hiện sản xuất nhất quán từ khâu đột dập chính xác đến khâu mạ bạc cũng có rất ít Công ty TNHH Nippon Kouatsu Electric Việt Nam có thể thực hiện cả mạ treo lẫn mạ lồng quay, có thể đối ứng linh hoạt về kỳ hạn, chi phí phù hợp với yêu cầu sử dụng của khách hàng

Về việc chế tạo khuôn mẫu, công ty liên kết với doanh nghiệp Nhật Bản có kinh nghiệm & năng lực thực tế, do đó có thể cung cấp sản phẩm đạt chất lượng cao Chất lượng yêu cầu đối với thiết bị máy móc phân phối điện và linh kiện thiết bị máy móc phân phối điện tại Nhật Bản là đòi hỏi phải chịu được môi trường thiên

7

nhiên khắc nghiệt từ Tỉnh Hokkaido đến tỉnh Okinawa của Nhật Bản, và phải đảm bảo độ bền trên 20 năm Phát huy năng lực kỹ thuật cao trong việc chế tạo các linh kiện thiết bị máy móc phân phối điện, công ty TNHH Nippon Kouatsu Electric Việt Nam có tiến hành cả gia công linh kiện kim loại như đột dập chính xác, mạ bạc, mạ thiếc … NKEVN đã đạt được chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng Quốc Tế và tiêu chuẩn môi trường Quốc tế

B TỔ CHỨC BỘ MÁY QTNL THEO CẤU TRÚC GIẢN ĐƠN TẠI NIPPON KOUATSU ELECTRIC VIETNAM

1 Mô hình cơ cấu giản đơn

Theo cấu trúc giản đơn: đây là cấu trúc thường được sử dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lãnh đạo tổ chức kiêm công tác nhân sự hoặc có thể có trợ lý giúp việc về nhân sự, phù hợp với công ty Nippon Kouatsu Electric Vietnam

Hình 2: Mô hình cơ cấu giản đơn của công ty Nippon Kouatsu Electric

Vietnam

2 Nhiệm vụ

Công việc mà nhân viên thực hiện theo cấu trúc này thường là công việc tổng hợp, đòi hỏi mức độ bao phủ các mảng hoạt động trong quản trị nhân lực bao gồm: tuyến dụng, đào tạo, đánh giá, chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động Nhưng cũng do mức độ bao phủ rộng nên độ sâu trong công việc của nhân viên nhân lực ở mô hình này khó được đảm bảo do nhân viên này phải thực hiện nhiều công việc

8

Phòng kỹ thuật khẩu xuất nhập

Phòng

chính

Nhân viên hành sự

Nhân viên nhân

ân sự nh chính

hành g Phòn Phòng kế toán

hành Giám đốc điều

Thực tế cũng xảy ra trường hợp các chức năng khác như kế toán, hành chính, IT, pháp chế được ghép với chức năng quản trị nhân lực và dược đặt trong một bộ phận Lúc đó người chịu trách nhiệm chính trong bộ máy tổ chức quan trị nhân lực theo cầu trúc giản đơn là trưởng bộ phận Nhưng trong cấu trúc này, trưởng bộ phận thưởng không chỉ chịu trách nhiệm về hành chính, quản trị tài sản, pháp chế, công nghệ thông tin Điều này sẽ ảnh hưởng đến mức độ đầu tư cho chức năng quản trị nhân lực của doanh nghiệp

2.1 Giám đốc điều hành

Giám đốc là người trực tiếp phụ trách, kiểm soát vấn đề về hoạt động quản trị nhân lực của công ty: thay mặt công ty có trách nhiệm phát ngôn với các cổ đông, các

cơ quan chính phủ và với công chúng; đề ra những quyết định về doanh nghiệp trong ngắn và dài hạn; thiết lập và triển khai tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp; đánh giá hiệu quả công việc của các lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp; nhận diện thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải; nắm bắt những cơ hội từ thị trường; đảm bảo doanh nghiệp thực hiện những cam kết có trách nhiệm với cộng đồng xã hội; đánh giá rủi ro của doanh nghiệp, đảm bảo những rủi ro ấy được giám sát và giảm thiểu đáng kể; đề xuất mục tiêu chiến lược và đảm bảo mục tiêu đó phải cụ thể và đo lường được

2.1.1 Phòng kế toán

Theo dõi quản lý xuất nhập tồn nguyên vật liệu, hàng thành phẩm và báo cáo lên cấp trên khi có bất thường để giải quyết kịp thời sự bất thường đó Lập chứng từ thanh toán, giám sát và nhắc nhở các phòng ban lập đề nghị thanh toán đúng hạn Quản lý công nợ khách hàng, doanh thu bán hàng và xuất hóa đơn tài chính đúng hạn Hướng dẫn các phòng ban liên quan thực hiện tốt các vấn đề liên quan đến pháp luật thuế và

kế toán Làm công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Luật kế toán, Điều lệ công ty, Pháp lệnh kế toán và thống kê Phân công nhiệm vụ, phân bổ công việc, dự án cho nhân viên cấp dưới, giám sát, đôn đốc họ hoàn thành tốt vai trò của mình Quản lý nguồn vốn, tài sản, các nguồn lực kinh tế của công ty theo quy định Lập kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư Xây dựng kế hoạch định kỳ về kinh phí hoạt động, giá thành sản phẩm, chi phí bảo dưỡng… các kế hoạch tài chính khác Thực hiện báo cáo tài chính, thống kê theo đúng quy định Lưu trữ và bảo quản

sổ sách, các chứng từ, đồng thời bảo mật số liệu tài chính kế toán Xác định, phản ánh kịp thời những kết quả kiểm kê tài sản của doanh nghiệp Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

9

2.1.2 Phòng hành chính nhân sự

Trưởng phòng hành chính nhân sự là người đứng đầu trong phòng nhân sự Họ chịu trách nhiệm điều hành mọi công việc của nhóm, hỗ trợ các phòng ban và ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến nhân sự, nhân lực trong doanh nghiệp Trưởng phòng hành chính nhân sự không chỉ giám sát, tuyển dụng nhân sự mà còn đảm nhiệm nhiều công việc và nhiệm vụ khác nhau, chịu trách nhiệm chính trong công tác nhân lực và công tác hành chính

⮚ Xây dựng, phát triển đội ngũ nhân sự

Tại vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự trưởng phòng sẽ dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra các chiến lược về nhân sự đáp ứng của công ty Họ cũng là người trực tiếp thiết lập nên KPI chung cho nhân sự thực hiện để đưa ra những nhận xét, đánh giá theo định kỳ về năng lực của nhân viên, các đánh giá định kỳ

Sau khi đưa ra những chiến lược nhân sự, trưởng phòng hành chính nhân sự kết hợp với các phòng ban khác để xây dựng chi tiết mô tả công việc cho mọi vị trí việc làm Trưởng phòng hành chính nhân nhân sự sẽ trực tiếp tham gia các hoạt động liên quan đến tuyển dụng Cụ thể là lên kế hoạch tuyển dụng, xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự, phát triển nguồn lực Bên cạnh đó, trưởng phòng hành chính nhân sự còn chỉ đạo hoạt động tuyển dụng, đưa ra những hoạch định về nguồn lực để phục vụ các chiến lược kinh doanh của công ty Trưởng phòng nhân sự sẽ xây dựng nên quy chế lương thưởng, phúc lợi, các biện pháp nhằm kích thích tinh thần và giữ chân nhân sự

⮚ Quản trị công tác hành chính nhân sự

Công tác quản trị hành chính nhân sự, trưởng phòng sẽ thực hiện các nhiệm vụ như: Dựa vào chỉ đạo của ban giám đốc công ty, trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ

tổ chức thực hiện các công việc hành chính đúng với nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ xây dựng nội quy, chỉ đạo và theo dõi việc chấp hành nội quy của nhân sự Tổ chức mọi hoạt động về hành chính nhân

sự, đưa ra các kế hoạch về sử dụng tài sản công ty, tham gia hoạt động tổ chức chương trình ngoại khóa, phổ biến quản lý việc lưu tài liệu, Trưởng phòng nhân sự tham gia các bộ phận khác để quản lý nhân sự Bất cứ khi nào có quy định, nội quy mới sẽ gửi tới từng phòng ban để thông báo và hướng dẫn thực hiện

⮚ Xây dựng và phát triển văn hóa trong doanh nghiệp

Đây là nhiệm vụ quan trọng của trưởng phòng hành chính nhân sự Cụ thể là nhiệm vụ lên kế hoạch tổ chức các hoạt động mang ý nghĩa gắn kết thành viên trong

10