Bài thảo luận liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác trong nước tại công ty cổ phần fpt

Với đề tài này giúp cho mọi người có cái nhìn toàn điện về hoạt động tô chức chuyến đi công tác trong nước của đơn vị.. Bên cạnh đó nhóm đã có những nhận xét đánh giá góp phần hoàn thiện

BAI THAO LUAN

Đề tài: Liên hệ thực tiễn tô chức chuyến công tác trong nước tại

Công ty cô phần FPT

Nhóm thực hiện: 08

Lớp học phần: 23ICEMGCMI0111 Giảng viên hướng dẫn: Bùi Thị Thu Hà

Ha Noi- 2023

1.1 Một số khái niệm có liên quan

1.1.1 Khái niệm chuyến công tác

1.1.2 Khái niệm tô chức chuyến công tác

1.2 Nội dung nghiên cứu về tố chức chuyến đi công tác trong nước s< se ceecsesscsee

1.2.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

1.4 Các công việc sau chuyền công tác

PHAN II: THỰC TRẠNG TỎ CHỨC CHUYÉN CÔNG TÁC TRONG NƯỚC TẠI CÔNG TY CÓ PHẢN FPT

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cố phần FPT

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng FPT

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng FPT

2.2 Thực trạng hoạt động của tố chức chuyến công tác trong nước của công ty cỗ phần FPT 9

2.2.2 Những công việc cần làm trong chuyến di công tác trong nước -s-cscc<cs 13 2.2.3 Các công việc văn phòng cần làm sau chuyến đi công tác (rong nước - . - 14 2.3 Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của tổ chức chuyến công tác trong nước của

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 16 PHAN III: ĐÈ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỎ CHỨC CHUYỂN ĐI CÔNG TÁC TRONG NƯỚC CỦA CÔNG TY CÓ PHẢN FPT 16

3.2 Một số giải pháp nâng cao hoạt động tô chức chuyến đi công tác trong nước của công ty 17

MO DAU

Trong môi trường kinh doanh, thương mại giàu tính cạnh tranh như ngày nay thì vai trò của những chuyền đi công tác là hết sức quan trọng Đó có thê là điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ôn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp Vì vậy, việc

tô chức một chuyến đi công tác như thể nào cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây cũng chính là lý do mà nhóm chúng em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyển đi công tác trong nước tại Công ty cổ phần FPT” Với đề tài này giúp cho mọi người có cái nhìn toàn điện về hoạt động tô chức chuyến đi công tác trong nước của đơn vị Bên cạnh đó nhóm đã có những nhận xét đánh giá góp phần hoàn thiện hơn trách nhiệm của văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác cho các công ty, doanh nghiệp

Mục tiêu của bài thảo luận là tìm hiểu sơ lược về Công ty cô phần FPT, tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức chuyền công tác trong nước của đoanh nghiệp, sự phân công trách nhiệm của các bộ phận phụ trách trong công ty, kỹ năng xử lý tình huỗng của công

ty trong các tình huống phát sinh Qua đó nhìn nhận và đánh giá ưu nhược điểm của công

tô chức chuyến công tác trong nước tại công ty này, đề xuất giải pháp giúp cải thiện và nâng cao công tác tiếp khách của công ty

Bài thảo luận được chia làm 3 phần gồm:

- Cơ sở lý thuyết

- Liên hệ công tác tổ chức chuyến công tác trong nước tại Công ty cô phần FPT

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác tô chức chuyến công tác trong nước tại Công ty cổ phần FPT

Bài thảo luận của nhóm 8 còn nhiều thiểu sót, mong cô và các bạn đóng góp ý kiến

dé giúp bài thảo luận của nhóm hoàn thiện hon!

PHAN I: MOT SO VAN DE LY LUAN CO BAN VE TO CHUC CHUYEN CONG TAC TRONG NUOC

1.1 Một số khái niệm có liên quan

1.1.1 Khái niệm chuyến công tác

Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghi sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mi

1.1.2 Khái niệm tô chức chuyến công tác

Tổ chức chuyến công tác là việc thực hiện các công việc cần thiết đề lãnh đạo, nhân viên đi thực hiện các công việc cho doanh nghiệp ở ngoài doanh nghiệp

1.1.3 Phân loại chuyến công tác

® Các chuyền công tác thường kỳ

@ Các chuyến công tác đột xuất

® Các chuyền công tác trong nước

@ Các chuyên công tác nước ngoài

1.2 Nội dung nghiên cứu về tô chức chuyến đi công tác trong nước

1.2.1 Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác

Những yêu cầu đặt ra giúp cho chuyến đi công tác không bị chồng chéo và lãng phí, đảm bảo sao cho bộ phận lãnh đạo phải có người ở nhà để giải quyết công việc., trong những giai đoạn đặc biệt, nhà quản trị cấp cao không nên đi công tác(khi kiểm tra tài chính, khi nội bộ cơ quan xuất hiện mâu thuẫn, khi có đối tác quan trọng đến làm

Một bản kế hoạch chuyên công tác cần:

@ Dam bao tinh kha thi

@ Thé hién day đủ các nội dung cơ bản

@ Trinh bay bang van ban

1.2.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

- Học tập kinh nghiệm cua cac doi tac trong nude va nude ngoài

- Tim kiém cac co héi hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý

- _ Đảm bảo tiết kiệm chí phí

b, Thành phần đi công tác

- Số lượng các thành viên tham gia chuyến công tác

- _ VỊ trí, trách nhiệm của từng người trong đoản

- Truong va pho doan

c, Dia diém: \a diém dén cua chuyén céng tac

Các giấy tờ cần thiết cho chuyền công tác gồm:

- - Quyết định cử đi công tác

- Giấy giới thiệu

- Giấy đi đường

- _ Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm

- Chứng minh nhân dân

- Cac giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị

# Chuẩn bị phương tiện đi lại

Tuy theo dia điểm và thời gian công tác đề lựa chọn các phương tiện giao thông cho phủ hợp và tiệt kiệm

Thư ký phải nắm được đây đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

- _ Chê độ, tiêu chuân của các thành viên trong đoàn Có thê thực hiện theo các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tô chức

- Bang gio đi, giờ đến của từng loại phương tiện

- Giá về

- Độ dài quãng đường

g, Chuan bi diéu kién an, nghi, lam viéc

Thư ký phải điện thoại đên các nơi đoàn đên công tác đề thông báo nội dung, hen ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, ở cho đoàn

h, Chuẩm bị tài liệu chuyén mon

Tủùy theo mục đích của từng chuyên công tác mà tài liệu chuyên môn cân chuân bị sẽ khác nhau Chuân bị tài liệu chuyên môn cân có sự phôi hợp, trợ giúp của thư ký, các bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuân bị, soạn thảo

Chuân bị tài liệu chuyên môn cần có sự phối hợp, trợ giúp của thư ký, các bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo Để phục vụ cho công tác chuân bị thì lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ.tải liệu tham khảo

có liên quan Thư ký cần tông hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyền đi để sử dụng khi cần thiết

¡, Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí Trong bản đự trù cần

có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

- _ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô

- _ Tiền ăn, nghỉ

- _ Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính

- _ Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị

- _ Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng

1.3 Các công việc trong chuyến công tác

@ Trong trường hợp thư kí đi cùng đoàn công tác thì phải đảm nhận những công việc sau:

- Lién hé gidi quyét noi 4n nghi, làm việc cho đoàn, đảm bao chuyến đi công tác theo dung lich trinh

- Tham du budi lam viéc va ghi bién ban

- _ Thu thập tải liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác

- _ Thu thập các hoá đơn, chứng từ cần thiết cho các khoản chi phí của đoàn

- _ Chủ động liên hệ và năm bắt, xin ý kiến giải quyết những vẫn đề phát sinh trong suốt chuyến đi

@ Trong trường hợp thư ký ở lại doanh nghiệp trong thời gian thủ trưởng đi công tác thì phải đảm nhận các công việc sau:

- Grup cac pho thu trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công

- _ Làm việc với người được uỷ thác xem công việc đã được thực hiện chưa

@ Dối với công tác thư tín, phải phân loại theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khân; các cá nhân đã được uý quyền xử lý, hồ sơ đề thông báo Sau đó chuyên các văn bản trên cho các cá nhân đã được uý quyền xử lý hoặc chính thư ký giải quyết

® Chuyên các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyên xử lý Cần phải xem qua các loại thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư đó Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ trưởng đã đi công tác, thư

sẽ được chuyến tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng vẻ

® Công cụ đề theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là số tóm tắt thư tín và

số nhật ký các hoạt động cần lưu ý Nhật ký các hoạt động nên bao gồm một bản tóm tắt các hoạt động hành chính tổng quát, nhằm giúp cho nhà quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở vẻ

1.4 Các công việc sau chuyến công tác

Các công việc văn phòng cần làm sau chuyến công tác gồm có:

- Nam bat tỉnh hình xảy ra trong thời gian đi công tác

- _ Nhận các văn bản, giấy tờ va tài liệu để xem xét giải quyết

- Nam bat lịch làm việc và lịch tiếp khách trong những ngày tiếp theo

- _ Để nghị chuyến các tài liệu thu thập trong chuyến công tác đề lập hồ sơ

- _ Thu thập các hóa đơn, giấy tờ, chứng từ đề quyết toán kinh phí chuyến đi -_ Báo cáo lại tỉnh hình chuyến đi với những người có trách nhiệm

PHAN II: THUC TRANG TO CHUC CHUYEN CONG TAC TRONG NUOC TAI CONG TY CO PHAN FPT

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cô phần FPT

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

FPT (Tập đoàn FPT, tiếng Anh: FPT Group), có tên gọi đầy đủ là Công ty cô phần FPT (tên cũ là Công ty Phát triển và Đầu tư Công nghệ), là một trong những công ty dịch

vụ công nghệ thông tin lớn nhất tại Việt Nam

Được thành lập ngày 13/9/1988, tiền thân của công ty cô phần FPT được thành lập

với tên gọi công ty Thực phẩm

Tháng 3/2002, công ty cô phần hóa với tên gọi là công ty cô phần Đầu tư Công nghệ FPT Công ty bắt đầu niêm yết với mã FPT ngày 13/12/2006 trên sàn giao dịch chứng

khoản TP HCM

Ngày 19/12/2008, công ty đôi thành công ty cô phần FPT (Tập đoàn FPT).

Trai qua hon 30 nam phat trién, hiện tại FPT là một trong những công ty CNTT hàng đầu tại Việt Nam và nằm trong Top 100 toan cầu về Dịch vụ ủy thác Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hợp Quốc, đây là doanh nghiệp lớn thứ 14 của Việt Nam vào năm 2017 Hiện tại Tập đoàn FPT đang đứng ở vị trí thứ l7 trong Top 500 doanh

nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam

2.1.2 Lĩnh vực, ngành nghề sản xuất, kinh doanh

Hoạt động kinh doanh của FPT gồm 3 lĩnh vực kinh doanh chính: công nghệ, viễn

thông và giáo dục, đầu tư, khác Trong đó lĩnh vực công nghệ chiếm 58,1%, viễn thông

chiếm 35,6%

-_ Khối công nghệ

FPT cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên đôi số, dịch vụ công nghệ thông tin, cung cấp giải pháp theo ngành, hệ sinh thái công nghệ Made by FPT và nền tảng quản trị doanh nghiệp Đặc biệt khách hàng của công ty không đừng lại ở thị trường trong nước mà phần lớn khách hàng còn đến từ các nước trên khắp thế giới như Mỹ, Nhật, Châu Âu

- _ Khối viễn thông

EPT là một trong ba nhà cung cấp dịch vụ Internet hàng đầu Việt Nam, luôn theo sát các

xu hướng thị trường và không ngừng nỗ lực đầu tư hạ tầng, nâng cấp chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tăng cường ứng dụng công nghệ mới để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm vượt trội

- Linh vực giáo dục, đầu tr và khác

Tổ chức Giáo dục FPT đã mở rộng đây đủ các cấp học góp phần cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho thị trường lao động từ tiểu học, trung học cơ sở, trung học phô thông cho đến cao đẳng, đại học, sau đại học hay kế cả đào tạo ngắn hạn cho doanh nghiệp Đồng thời FPT cũng thực hiện các dự án đầu tư khác

2.1.3 Cơ cầu, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

2.1.3.1 Cơ cấu tô chức văn phòng FPT

Văn phòng Tập đoàn FPT được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng thực hiện theo nguyên tắc phân công và ủy quyên Chánh văn phòng của Tập đoàn chịu trách nhiệm trước phó Tổng Giám đốc vẻ toàn bộ hoạt động của văn phòng Phó văn phòng là người giúp Chánh văn phòng chỉ đạo một mặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh văn phòng đi vắng, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do Phó văn phòng được ủy quyền thực hiện với sự đồng ý của phó Tổng Giám đốc

- Văn phòng công ty được chia thành các bộ phận: về chuyên môn, nghiệp vụ có các chức năng không giống nhau Mỗi một bộ phận phụ trách một công việc riêng biệt đề tránh tình trạng giải quyết cùng một công việc chồng chéo hoặc trùng lặp Hay nói cách khác là tránh trường hợp một người kiêm nhiều việc còn người khác lại không có việc làm Vì

vậy, mỗi nhân viên trong văn phòng được quy định và phân công công việc một cách cụ thê Văn phòng công ty không có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau

Sơ đồ cơ cấu tô chức của văn phòng FPT được thể hiện trong sơ đồ sau:

Chánh văn phòng

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng FPT

Văn phòng của tập đoàn FPT có chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Van phòng tập đoàn có chức năng nhiệm vụ giúp đỡ Phó Tổng giám đốc, điều phối các hoạt động của tập đoàn để đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành của Tổng tập đoàn tới các tập đoàn thành viên một cách toàn diện,kịp thời và nhanh gọn, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của tập đoàn ban hành

- _ Phối hợp với các đơn vị phòng ban khác hay tự mình nghiên cứu đề đề ra chương trình làm việc cho ban Giám đốc và HĐQT tập đoàn Đôn đốc thực hiện và kiêm tra tiễn độ thực hiện chương trình làm việc cho lãnh đạo

- Phat huy vai trò là cầu nối cho mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, giữa ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên trong tập đoàn Là bộ mặt ngoại giao cho tập đoàn trong mảng đối ngoại với các đối tác

- Phụ trách tuyên dụng và chọn lọc nhân sự cho tập đoàn với sự hợp tác của các phòng ban có nhu cầu về nhân sự

- _ Quản lý thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, xử lý công văn đến và công văn đi cho cơ quan, ban hành các văn bản, chỉ thị từ trên xuống đưới của Tập đoàn theo đúng quy định của Nhà nước

- Đảm bảo thông tin liên lạc, đánh máy in ấn sao chụp tài liệu, điều phối nhân viên tạp vụ, điều phối sử dụng ô tô dé phục vụ nhu cầu của lãnh đạo và nhân viên các phòng ban trong tập đoàn

- Thue hién quan ly tai san cé dinh, trang thiét bi vin phong, diéu phéi kinh phi va bao cao chi tiêu hàng năm của lĩnh vực hành chính văn phòng của tập đoàn, thực hiện các chế độ chính sách xã hội như: bảo hiểm, thai sản, thăm hỏi với cán bộ công nhân viên trong tập đoàn

- Quản lý các dịch vụ hậu cần và phân phối văn phòng phẩm tới các phòng ban, thực hiện kiểm tra các công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống bão lụt, lao động công ích quản lý các hoạt động và chương trình đóng từ thiện của tập đoàn FPT

- Sap xếp tô chức hội họp cho ban Lãnh đạo, thực hiện hoạt động tiếp tân và điều hành các hoạt động hậu cần phục vụ các đoàn khách mời hoặc yếu nhân của tập đoàn một cách chu đáo nhất

- Thu thap va xử lý các loại thông tin:

+) Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã hội bên ngoài như các thông tin về kính

tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Tập đoàn có tầm nhìn xa và tổng quan về tình hình thế giới phục vụ cho việc ra quyết định và định hướng chính sách, chiến lược phát triển tập đoàn trong từng thời kỳ và bối cảnh khác nhau

+) Thông tin kinh tế trong nước kê cả cạnh tranh thị trường

+) Thông tin điều hành của Nhà Nước đối với tập đoàn thông qua các chính sách pháp luật cùng với kiêm tra khảo sát

+) Thông tin từ khách hàng và thị hiệu tiêu dùng cùng với mong muôn của họ với tập đoàn, thông tin của các nhà cung ứng và đối tác, thông tin của các cơ sở dịch vụ trong va ngoài ngành liên quan

+) Thông tin từ nội bộ: các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong tập đoàn, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được tiến hành trôi chảy

+) Ngoai ra còn những thông tin nội bộ trực tiếp do bộ phận văn phòng trực tiếp quản lý như các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các mẫu phí, các thư từ giao dịch, các thong tin nói qua điện thoại và mẫu ghi, các tin nhắn

+) Thông tin đầu ra từ bên trong tập đoàn: bao gồm những thông tin như chủ trương chính sách đối với khách hàng, với nhà cung cấp, các chương trình và sự kiện mà tập đoàn đang sẽ và đã thực hiện

2.2 Thực trạng hoạt động của tổ chức chuyến công tác trong nước của công ty cỗ

phần FPT

2.2.1 Nội dung kế hoạch chuyến công túc trong nước

a, Mục tiêu chuyên công tác: