Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Nâng cao năng lực đấu thầu của Công ty cổ phần trang Thiết bị Y tế Đại Dương

Đồng thời thông qua quá trình chuyển giao công nghệ, hướng dẫn chạy thử của kỹ sư công ty thực hiện trong quá trình thực hiện hợp đồng, tay nghề của cán bộ, y bác sĩ tại các bệnh viện, c

aSTRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

KHOA ĐẦU TU

&£

<x a

Dé tai:

NANG CAO NANG LUC DAU THAU CUA CONG TY

CO PHAN TRANG THIET BI Y TE DAI DUONG

Ho tén sinh vién : Lé Thi Phượng

Ma sinh vién : 11153601

Lớp : Kinh tế đầu tư 57A

Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Hồng Minh

HÀ NỘI —2018

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

TRUONG ĐHKTQD

Dé tai:

NANG CAO NANG LUC DAU THAU CUA CONG TY

CO PHAN TRANG THIET BỊ Y TE ĐẠI DUONG

Ho tén sinh vién : Lé Thi Phượng

Mã sinh viên : 11153601

Lớp : Kinh tế đầu tư 57A

Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Hồng Minh

| ĐẠI HỌC K.T.Q.D

TT THONG TIN THƯ VIỆN

PHÒNG LUẬN AN - TU LIEU

HÀ NOI- 2018

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TU VIET TAT

DANH MỤC SƠ DO, BANG BIEU

LOI MỞ ĐẦU - 2-1 SH S11 1 112151551111111151151111111111111 5111111111 crrei |CHUONG 1: THUC TRANG CONG TÁC DỰ THẢU CUNG CAP HÀNG

HOA CUA CÔNG TY CO PHAN TRANG THIẾT BỊ Y TE ĐẠI DUONG

GIAT DOAN 2012 = 2019 sssssscescsessesensexesereescossoumennarapare career emmaseraeas 3

1.1 Khai quát về công ty cô phan trang thiết bi y tế Dai Duong 3

L2 CONG an 3

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của CONG fV - scccccSSskssseseekeeeeeesexee 6

1.1.3 Cơ cấu, sơ đô tổ chức CONG ty -:5+©cs+cs+ct+EeEerterserkerrcree 61.1.4 Chức năng, nhiệm vụ và quan hệ của Ban giám đốc và từng bộ phận,phòng DAH TONE CONG ÏxesessssesoigE16361865 101386 85xã183001585468 85.15 16ss8es.neeeereseeesoesse 7

1.1.5 Vai trò của hoạt động đấu thâu đối với kết quả kinh doanh của công

1.2.4 Thực trang năng lực dự thâu của Công ty cé phan trang thiết bi y tế

35)(11U2)UYTIETkosiosipiBdtkipiBikESG epee eee pease eevee 4562105155154 2E010120,-303810/35E270180-g-ltES2zEQigm 4]

1.3 Đánh giá kết quả va hiệu quả công tác dự thầu của Công ty cỗ phantrang thiết bị y tế Đại Dương giai đoạn 2014 — 2017 scsxccxxerred 58

1.3.1 Kết quả công tác tham Av thẩh -©-2-©22©5++©+c2cse+Eecrsczt 58

1.3.2 Hiệu quả công tác tham dự thẩi/ - 2-52 S25eSeEketererxeres 60

1.3.3 Han chế trong công tác tham dự thấu của công ty và nguyên nhân 62

CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO NANG LỰC DAU THAU TẠI

CONG TY CO PHAN TRANG THIẾT BỊ Y TE DAI DUONG 66

2.1 Dinh hướng phát triển của Công ty cổ phan trang thiết bi y tế Đại

Durong dén mim 2025 00807 3Ố 66

2.2 Định hướng công tác đấu thầu của Công ty cổ phan trang thiết bị y tế

Đại Dương đến năm 2025 ¿ 2- 2 2522S+2E++EE+EE£EEtEE2EEeExerxerxerxerrerree 67

2.3 Một số giải pháp nâng cao năng lực dự thầu của Công ty cổ phan trang

I1 1808:5900) 68

2.3.1 Nâng cao năng lực tài ChÍHH 5 s55 £+sseeseeeeeerseere 68

2.3.2 Nâng cao năng lực máy móc thiết bị -2-©s©++c+s5cscze: 702.3.3 Tăng cường năng lực thu thập và nắm bắt thông tin liên quan đến dự

án và gói thiẩỄM - + + St+S£+SE‡EEEEEEEEEEEE2121121121121121121121121111 1111 1 crk 702.3.4 Đâu tư phát triển nguôn nhân lực -+©-++-s+-s+cezczxszrsered 72

2.3.5 Tang cường công tác Marketing, quảng bá thương hiệu công ty 73

2.3.6 Tang cường kha năng phối kết hợp giữa các phòng ban 74

2.3.7 Tăng cường kiểm tra giám sát sau khi kí kết hợp đông T9KET LUẬN 5-©2-SS2S2EEEE21E21211211 111111111111 11 1111111111111 te 76

PHU LỤC - 222222 22221112222111122211112222211 122221112020 Ecreee 78

DANH MỤC CÁC TỪ VIET TAT

BCTC Báo cáo tài chính

BCĐKT Bảng cân đối kế toán

| BCKQKD Báo cáo kết quả kinh doanh

BMT Bên mời thầu

HSDXKT Hô sơ đê xuât kĩ thuật

HSĐXTC Hồ sơ đề xuất tài chính

HSMT Hồ sơ mời thầu

LN Lợi nhuận

LNTT Lợi nhuận trước thuê

LNST Lợi nhuận sau thuế

DANH MỤC SƠ DO, BANG BIEU

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cau tổ chức Công ty CP trang TBYT Đại Dương 7

Sơ đồ 2: Quy trình tham dự thầu ¿+ 2-5 +S++S+£E+E++E£EeE+zEtzxezxexrerxerves 15Biểu đồ 1: Biểu đồ tổng doanh thu công ty giai đoạn 2014 — 2017 48

Biểu đồ 2: Tỷ lệ trúng thầu giai đoạn 2014 — 2017 -¿ -z5-++cs++cs++- 59

Biểu đồ 3: Lợi nhuận từ việc thực hiện các gói thầu giai đoạn 2014 — 2017 61

Bảng 1: Phiếu ghi kết quả nghiên cứu HSMT gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ

THEO AGi BEM HAM 033.7 .- 19

Bang 2: Kế hoạch lập HSDT gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh nhân” 29Bảng 3: Bảng kê khai các hợp đồng tương tự của công ty . : 38Bảng 4: Danh sách các cán bộ triển khai gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi

bénh Mhan” 1 a -(j||-:©:‹-1 40Bảng 5: Cơ cấu cán bộ kĩ thuật công ty - 2 ¿- 2 22S+2E2E2EzErxeerxerrrree 42Bang 6: Hệ thống thiết bi, vat tư chính 2-2 2 22S++S+2E£+EzExzzszzxerxrred 44

Bảng 7: Bảng đánh giá khái quát tình hình huy động vốn - 45

Bảng 8 : Kết quả kinh doanh giai đoạn 2015 — 2017 2 2 s+ss+5s2£x>x+ 47Bảng 9: Tốc độ tăng doanh thu và lợi nhuận giai đoạn 2015 — 2017 49Bảng 10: Đánh giá kha năng thanh toán giai đoạn 2015- 2017 ‹ 50Bang 11: Các chỉ tiêu tỷ suất sinh lợi giai đoạn 2015 — 2017 - 50Bảng 12: Số lượng các gói thầu mà công ty tham gia và trúng thầu giai đoạnPOTA— DOL 7 sse e.65cscsS5sc.90956.si19800.0561058,ss 55 c<455075 35805 xe 500-585 eeuE cai S55aei588us00185080xxere 58

LOI MỞ DAU

Nền kinh tế của thế giới trong nhiều năm qua đã có những biến động đáng

kể khi chứng kiến sự vươn lên ngày càng cao của các quốc gia trên thế giới đem nền kinh tế phát triển đến đỉnh cao Về tổng thể, nền kinh tế thế giới tăng đang mat đà tăng trưởng Năm 2017 đã xảy ra suy thoái chạm đáy ở một số nền kinh tế

mới nổi Dé kinh tế thế giới tiếp tục phát triển, cần tăng cường đầu tư, kích thích

tài chính và phối hợp giữa các nền kinh tế lớn, nơi mà nguồn vốn lâu nay chỉ dựa

vào việc kích thích tiền tệ, lãi suất Từ thực tế đó, kinh tế thế giới sẽ tác động tới

Việt Nam theo cả hai hướng tích cực và tiêu cực Nhờ những lợi thế của Việt Nam về địa chiến lược, với đường bờ biển dài, môi trường hòa bình, 6n định, Việt Nam đang là điểm đến hấp dẫn của các nhà đầu tư trên thế giới đến đầu tư

phát triển và chuyển giao công nghệ Nền kinh tế Việt nam chứng kiến tốc độ

tăng trưởng đạt 6,81% năm 2017, đời sống người dân tăng cao Tuy nhiên vì những nỗ lực phát triển kinh tế mà môi trường sống của người dân cũng đang bị ảnh hưởng va 6 nhiễm ngày càng tram trọng bao gồm: 6 nhiễm nguồn nước, 6 nhiễm không khi, Vì vậy mà nhu cầu khám chữa bệnh của người dân ngày

càng tăng lên dẫn tới hoạt động đấu thầu tại các bệnh viện, cơ sở y tế cũng ngày

càng nhiều để đáp ứng nhu cầu người dân Việc cạnh tranh gay gắt giữa các nhà thầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế là không thể tránh khỏi, đòi hỏi các nhà

thầu nâng cao năng lực về mọi mặt và đặc biệt là phải hoàn thiện năng lực dự

thầu để đáp ứng những yêu cầu khắt khe của chủ đầu tư và bên mời thầu.

Công ty cỗ phan trang thiết bị y tế Đại Dương hoạt động trên thị trường cung cấp thiết bị y tế từ năm 2009, tuy chưa chiếm được thị phần lớn nhưng đang dần khẳng định được tên tuổi của mình trên thị trường Nhờ những định

hương đúng đắn và đầu tư vào việc cải thiện các năng lực phù hợp, công ty đangngày càng mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, trong đó đấu thầu là hoạt

động tat yếu dé công ty tồn tại và phát triển Tuy nhiên hoạt động đấu thầu tại công ty còn đang gặp nhiều hạn chế cần được giải quyết kịp thời để nâng cao

năng lực đấu thầu từ đó giúp công ty phát triển một cách bền vững Do vậy em

đã lựa chọn đề tài: “NÑâng cao năng lực đấu thầu của Công ty cỗ phần trang

thiết bị y tế Đại Dương”

Kết cấu bài chuyên đề của em bao gồm 2 chương:

Chương 1: Thực trạng công tác dự thầu cung cấp hàng hóa của công ty cổphần trang thiết bị y tế Đại Dương thời kì 2012 - 2017

Chương 2: Giải pháp nâng cao năng lực đấu thầu tại công ty cỗ phan

trang thiết bị y tế Đại Dương

Trong thời gian thực tập, nhờ có sự hướng dẫn tận tình của TS NguyễnHồng Minh cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú và anh chị tại Công £y cỗ

phân trang thiết bị y tế Đại Dương em đã hoàn thành chuyên đề này Tuy nhiên

do những hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên bài chuyên đề thực tập của

em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những góp ý quý

báu từ thầy giáo đề bài viết của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn!

CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ THÀU CUNG CÁP

HÀNG HÓA CUA CÔNG TY CO PHAN TRANG THIET BỊ Y TE

DAI DƯƠNG GIAI DOAN 2012 — 2017

1.1 Khái quát về công ty cỗ phần trang thiết bị y tế Đại Dương

1.1.1 Giới thiệu công ty

1.1.1.1 Thông tin cơ bản về công ty

- _ Tên công ty: Công ty Cô phần trang thiết bị Y tế Dai Dương

- Tên giao dịch: OCEAN MEDICAL EQUIPMENT JOINT STOCK

COMPANY., JSC

® Công ty cô phan trang thiết bi y tế Dai Duong

Cea i } OCEAN MEDICAL EQUIPMENT JOINT STOCK COMPANY

= I DC : Số 6, ngách 8/201 đường Lê Quang Đạo, Phường,

Medical Co Phú DS, Quan Nam “Từ Liêm, Thanh Phô Ha Nội.

Web: http://oceanmed.vn/ Email: info@2oceanmed.vn

NEW TECHNOLOGY FOR LIFE Tel : +84 04 37856874 Fax : +84 04 37856874

- Phdn loại doanh nghiệp: Công ty cô phan

- _ SỐ đăng ký kinh doanh & MST: 0103672941, cấp ngày 30/03/2009.

Thay đổi lần 1, giấy phép ĐKKD: 0103672941, cấp ngày

- Noi đăng kí kinh doanh, hoạt động: Hà Nội

- Dia điểm: Văn phòng giao dịch tại: Số 6, Ngách 8/201 Lê Quang Đạo,

Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Điện thoại: 04 37856874 Fax: 04 37856874

Web:www.oceanmed.vn

E-mail: info@oceanmed.vn

- _ Người đại diện: Giám đốc Đỗ Hữu Tuyển

- _ Ngành nghề chính: Cung cấp trang thiết bị và vật tư y tế

1.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

- Giai đoạn 2009 — 2010:

Sau 7 năm hoạt động trên thị trường thiết bị y tế tại Hà Nội, nhận thấy tiềm năng của thị trường thiết bị y tế tại Việt Nam là ngày càng lớn đồng thời

chưa có doanh nghiệp nào chiếm lĩnh được phần lớn thị trường, Giám đốc công

ty — ông Đỗ Hữu Tuyển đã quyết định thành lập doanh nghiệp hoạt động trong

lĩnh vực này vào năm 2009 Công ty cổ phan trang thiết bị y tế Đại Dương chính thức đi vào hoạt động ngày 30/03/2009 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số

0103036041 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp lần đầu vào ngày

30/03/2009 Trụ sở của công ty được đặt tại số 6, Ngách 8/201 Lê Quang Đạo,

Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Năm 2009 là thời gian công ty bắt đầu đi vào hoạt động, bộ máy ban đầu

còn rất sơ sài, chủ yếu là các kỹ sư tốt nghiệp các trường đại học tại Hà Nội Vì

vậy hoạt động kinh doanh thời kì này gặp rất nhiều khó khăn Tuy nhiên với trình

độ chuyên môn cao và những nỗ lực của đội ngũ kĩ sư, công ty nhanh chóng lấy

được lòng tin của khách hàng, bước đầu có vị thế trên thị trường thiết bị y tế ban đầu là Hà Nội, sau đó được biết đến nhiều hơn trên cả các các tỉnh miền Bắc

khác như Quảng Ninh, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc Giang

Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, của đối tác và xuất phát từ

chính sự phát triển nhanh chóng của mình, công ty Đại Dương đã mở một văn

phòng đại diện tại Mỹ Đình, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội vào cuối năm 2009

Sau khi giữ được lòng tin cũng như có uy tín tại thị trường miền Bắc, công

ty nhanh chóng nghiên cứu và tiếp cận, khai thác thị trường các tỉnh miền Nam

cũng như miền Trung Vì vậy, tháng 06 năm 2010 Giám đốc công ty đã quyếtđịnh mở thêm văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh để thuận tiện cho

cả khách hàng miền Nam và vùng Tây Nguyên Sự xuất hiện của văn phòng đại

diện tại Thành phố Hồ Chí Minh là một bước ngoặt lớn đánh dấu sự thành công

của công ty chỉ trong 2 năm di vào hoạt động.

hơn qua chất lượng tham dự thầu tại các bệnh viện lớn như Bệnh viện Bạch Mai,

Bệnh viện Việt Đức, Cục Quân y,

Ngay sau đó, vào năm 2012 là sự xuất hiện của văn phòng đại diện tại

nhà B4, Kim Liên, Hà Nội để giúp việc di chuyển của nhân viên, gặp gỡ đối tác

của công ty được thuận tiện hơn cho thấy những dấu hiệu vô cùng tích cực trong

hoạt động kinh doanh của công ty.

- Giai đoạn 2016 — nay:

Thực hiện chiến lược không ngừng mở rộng thị trường sau khi đã có đội

ngũ lao động vững mạnh, giỏi về chuyên môn, công ty bắt đầu mở rộng nghiên

cứu thị trường các nước Đông Nam Á Đến nay công ty đã có văn phòng đại diện

tại Viên Chăn- Lào va Phnôm Pênh — Campuchia, bước đầu khai thác thị trường nước ngoài tại Lào và Campuchia — 2 quốc gia cũng được đánh giá thị trường

thiết bị y tế là rất hấp dẫn trong thời gian tới.

Để có sự phát triển đó Công ty cô phần trang thiết bị y tế Đại Dương luôn coi trọng nhân tố chất lượng sản phầm bằng khẩu hiệu NEW TECHNOLOGY

FOR LIFE Bên cạnh đó, dé nâng cao được vị thế trên thị trường, công ty cũng

không ngừng hoàn thiện dịch vụ bán hàng và các dịch vụ sau bán hàng luôn đảm

bảo làm hài lòng mọi khách hàng.

Công ty luôn mong muốn đáp ứng được nhu cầu về thiết bị y tế của các

bệnh viện, tổ chức và người dân với những thiết bị máy móc và vật tư có chấtlượng tốt nhất cùng giá cả hợp lý Từ đó công ty hướng đến việc góp phần cải

thiện cơ sở vật chất tại các bệnh viện, cơ sở y té dé giải quyết tốt nhất vấn đề sức khỏe, nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân Đồng thời thông qua quá

trình chuyển giao công nghệ, hướng dẫn chạy thử của kỹ sư công ty thực hiện

trong quá trình thực hiện hợp đồng, tay nghề của cán bộ, y bác sĩ tại các bệnh

viện, cơ sở y tế cả trong nước và ngoài nước được nâng cao vì được tiếp cận với

máy móc thiết bị hiện đại.

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Hiện tại, ngoài lĩnh vực ngành nghề chính là kinh doanh thiết bị, vật tư y

tế, Công ty cé phan trang thiết bị y tế Đại Dương cũng cung cấp dịch vụ, hàng

hóa trong các lĩnh vực sau:

° Dich vụ tư vấn lập dự án, xây dựng hồ sơ mời thầu trang thiết bị y té

(không bao gồm tư van pháp luật và tài chính);

¢ Mua bán trang thiết bị, vật tư tiêu hao trong ngành y tẾ;

* Mua bán mỹ phẩm, hoá chất (trừ hoá chất Nhà nước cam), trang thiết bị

văn phòng, văn phòng phẩm, đồ trang trí nội ngoại thất;

Sản xuất, mua bán phần mềm máy tính sử dụng trong lĩnh vực y tế;

¢ Mua bán các mặt hàng điện, điện tử, thiết bị tự động hoá, thiết bị công

nghệ sinh học, thiết bị trong phòng thí nghiệm, xét nghiệm;

° _ Kinh doanh máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu phục vụ ngành

xử lý nước, xử lý nước thải, xử lý khí thải và công nghệ môi trường:

- Nghiên cứu, chế tạo các thiết bị điện tử, máy móc trong ngành y tế, công

nghiệp và tự động hoá, công nghệ xử lý môi trường nước và môi trường khí;

* Xây dung, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống xử lý nước;

- Mua bán, lắp đặt hệ thống khí y tế, công nghệ làm sạch không khí;

* Sửa chữa, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng, cung cấp phụ tùng thay thé cho các

mặt hàng mà Công ty kinh doanh;

Công ty cổ phần trang thiết bị y tế Đại Dương đã trực tiếp tham gia tư vấn,

lắp dat, chuyên giao công nghệ, bảo hành, bảo trì nhiều trang thiết bị y tế và kỹthuật cho nhiều bộ, ngành, bệnh viện trong cả nước Đồng thời công ty cũngđược biết đến với việc cung cấp dịch vụ hậu mãi, cung cấp phụ tùng thay thế,

khắc phục sự cô thiệt bị với đội ngũ kĩ sư chuyên môn cao.

1.1.3 Cơ cau, sơ đồ tổ chức công ty

1.1.3.1 Cơ cấu tô chức của công ty

- Giám đốc: Ông Dé Hữu Tuyển

- Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Xuân Thành

- Các phòng, ban trực thuộc công ty:

e Phòng Hành chính - Kế toán, Kho

e Phòng Kinh doanh — Dự án (Kế hoạch — Kinh doanh)

e Phòng Ki thuat

e Phòng Xuất nhập khâu

- Ngoài đội ngũ nhân viên thường trực tại công ty, công ty Dai Dương có đội ngũ cộng tác viên thường xuyên và không thường xuyên trực thuộc các

phòng ban của công ty.

1.1.3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện bao quát trong sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP trang TBYT Đại Dương

trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty

- Giám đốc là người nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan đến

quyền lợi cũng như mục đích của công ty

- Trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng/bộ phận của Công ty, baoquát quản lý mọi nhóm khách hàng của công ty để hướng các hoạt động của công

ty đi đúng hướng, vào đúng phân khúc thị trường đã đặt ra trong chiến lược dé

việc kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Đồng thời, giám đốc cũng trực tiếp chịu

trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa

vụ với nhà nước.

- Giám đốc là người lập kế hoạch và đưa ra định hướng chiến lược chung

cho toàn công ty; lựa chọn phương án kinh doanh, xây dựng và tô chức thực hiện

kinh doanh sao cho phù hợp với tình hình của Công ty cũng như tình hình thị

trường;

- Trực tiếp tìm hiểu và quản lý việc nghiên cứu khai thác các thị trường, các

khách hàng mới của công ty, quản lý công tác tiếp thị mở rộng thị trường;

- Có trách nhiệm chung đối với việc đưa toàn bộ tổ chức thực hiện đúng

Chính sách và mục tiêu đã đặt ra, phù hợp với luật pháp.

- Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm phân công rõ chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn công tác cụ thể cho phó giám đốc, các Trưởng phòng/ phụ trách bộ

phận tạo thành mối liên kết ràng buộc giữa các bộ phận trong công tác điều hànhthực hiện nhiệm vụ.

1.142 Phó giám doc

- Là người trợ giúp cho giám đốc trong việc quản lý hoạt động của công ty;

có trách nhiệm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ mà giám đốc giao phó tronglĩnh vực kinh tế, thị trường sản xuất kinh doanh

- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc, đồng thời phải nêucao tỉnh thần trách nhiệm trong việc giám sát, nghiên cứu các biện pháp và cơ

chế quản lý thích hợp trong SXKD của từng kỳ Kế hoạch dé đề xuất với Giám

đốc Công ty quyết định thực hiện, không ngừng nâng cao hiệu quả trong SXKD

(có quyết định phân công nhiệm vụ cụ thể)

- Trực tiếp giám sát, quản lý hoạt động của từng bộ phận để kết hợp đồng

bộ tạo hiệu quả trong hoạt động Công ty dưới sự phân công của Giám đốc

- Chiu trách nhiệm quan ly, báo cáo tình hình hoạt động chung cua công ty

cho Giám đốc và từ đó tham mưu những định hướng cụ thể về chiến lược kinh

doanh của công ty.

1.1.4.3 Phòng Hành chính - Kế toán, Kho

- Tham mưu giúp Giám đốc trong công tác tổ chức hành chính, tham mưucho giám đốc thực hiện các yêu cầu về tuyển dụng, đào tạo, sử dụng và quản lýcán bộ nhân viên; hoạch định va phát triển nguồn nhân lực phù hợp với chiếnlược của công ty và đảm bảo tương ứng với ngân sách nhân sự phù hợp với điềukiện hoạt động, ngân sách của công ty.

- Xây dựng các công cụ tuyển dụng và hướng dẫn các phòng ban thực hiện

kế hoạch tuyên dụng theo đúng trình tự, chính sách và yêu cầu chung của công

ty;

- Đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực từng thời kỳ:

tổng hợp và theo dõi kết quả làm việc của từng nhân viên

- Tham mưu cho giám đốc trong công tác kế toán - tài chính đảm bảo theođúng Quy định hiện hành của nhà nước Nghiên cứu các quy định, chế độ chính

sách của Nhà nước giúp Giám đốc Công ty quản lý tốt công tác tài chính, đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng đắn các quy định về thuế của Nhà nước.

- Tham mưu việc sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh sao cho hợp lý.

Quản ly, theo dõi các khoản thu chi của công ty theo quy định của Nhà nước.

- Lập kế hoạch thực hiện công tác quỹ tiền mặt theo quy định trong công

tác kế toán Phản ánh chính xác đầy đủ toàn bộ nguồn vốn, tài sản của Công ty Thực hiện chế độ báo cáo kế toán thống kê, báo cáo tài chính theo quy định.

- Tổ chức cấp phát, thanh toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá

trình dịch vụ kinh doanh, thanh toán các khoản tiền vay và công nợ phải thu, phải

trả đồng thời thực hiện các khoản nộp ngân sách, chịu trách nhiệm bảo quản lưu

trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước.

- Thực hiện hoạt đông mua văn phòng phẩm, vật tư hành chính khác để

cung cấp, đáp ứng các loại vật tư theo yêu cầu về số lượng, chủng loại đảm bảokịp thời cho hoạt động của Công ty.

- Quản lý việc xuất nhập thiết bị máy móc cũng như các loại vật tư hàng

ngày của Công ty.

- Thực hiện kiểm soát hoạt động kinh doanh các loại hàng hóa của Công ty

1.1.4.4 Phòng kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm quản lý công việc liên quan đến các công việc kỹ thuật

và công nghệ phục vụ hoạt động dịch vụ trong và sau bán hàng;

- Quản lý mạng máy tính, quản lý dữ liệu; chuẩn bị yêu cầu, số liệu kỹ

thuật dé đặt mua nguyên vật liệu;

- Đồng thời phụ trách tìm kiếm, đánh giá, kiểm soát nhà thầu phụ khi cóyêu cầu

- Phòng kỹ thuật có trách nhiệm quản lý các công việc liên quan đến trang thiết bị mà Công ty đã cung cấp cho khách hàng: đưa ra phương án vận chuyền

hàng hóa an toàn, chịu trách nhiệm lắp đặt, hướng dẫn vận hành cho người sử

dụng: đồng thời bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị, cung cấp phụ tùng và

các dịch vụ sau bán hàng khác

1.1.4.5 Phòng kinh doanh — dự án (kế hoạch — kinh doanh)

- Phòng Kế hoạch — Kinh doanh có nhiệm vụ trực tiếp lên phương án, kế

hoạch, cũng như hoạch định những kế hoạch cần thực hiện trong quá trình kinh doanh cung cấp dịch vụ để đáp ứng yêu cầu khách hàng.

- Thực hiện trách nhiệm quản lý mọi hoạt động kinh doanh của Công ty,

đóng vai trò là trung gian giữa Công ty và khách hàng, nắm bắt và truyền đạt

thông tin liên quan đến các dự án, các yêu cầu, phản hồi của khách hàng tới

các phòng ban chức năng;

- Là đầu mối thực hiện xem xét hợp đồng: là đầu mối tiếp nhận ý kiến

phản hồi của khách hàng, xử lý phản hồi của khách hang; lập kế hoạch và theo

dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, đốc thúc các phòng ban chức năng có liên quan

thực hiện đúng tiến độ hợp đồng

- Tìm kiếm, đánh giá, lập danh sách và quản lý các nhà cung ứng dịch vụ.Mua hàng và quản lý vật tư; tìm kiếm, đánh giá, lập danh sách và quản lý các nhà

cung ứng hàng hoá, nhà cung ứng dịch vụ vận tải; cung cấp thông tin về khả

năng đáp ứng các chủng loại vật tư của thị trường cho các phòng/bộ phận chức

năng khi có yêu câu.

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, lập hồ sơ dự thầu các gói thầu mà công tytham gia; đồng thời soạn thảo hợp đồng, quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng nếutrúng thầu

- Tại phòng kinh doanh — dự án, các nhân viên kinh doanh trực tiếp tiếpcận khách hàng, giới thiệu mọi hàng hóa, thiết bị, vật tư mà công ty cung cấp tớinhững khách hàng có nhu cầu, khách hàng tiềm năng;

- Là bộ phận trực tiếp giúp các bệnh viện, cơ sở y tế, các tổ chức và cánhân có cơ hội năm bắt, tiếp cận với các sản phẩm hiện đại, nồi tiếng hàng đầu

trên thế giới Mọi hoạt động luôn hướng tới chăm sóc tốt nhất khách hàng mà

công ty hiện có và tìm kiếm cơ hội tiếp cận các nhóm khách hàng mới, nhómkhách hàng khó tính.

1.1.4.6 Đội ngti cộng tác viên thường xuyên và không thường xuyên

Nhằm kết hợp linh động, hiệu quả với các nhân viên tại các phòng ban đặcbiệt là các nhân viên kinh doanh, công ty liên tục tuyển dụng các cộng tác viên thực hiện hoạt động kinh doanh máy móc, thiết bị và vật tư y tế tại các tỉnh thành

trên cả nước cũng như thị trường nước ngoài tại Lào và Campuchia.

1.1.5 Vai trò của hoạt động dau thầu doi với kết quả kinh doanh của công ty

Công ty cỗ phan trang thiết bị y tế Đại Dương hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh, cung cấp các loại máy móc, vật tư y tế cho các cá nhân, tổ chức, cơ sở y tế và bệnh viện Công tác tham dự các gói thầu của các bệnh viện

lớn nhỏ không chỉ ở Việt Nam, mà trong cả các thị trường nước ngoài như Lào,

Campuchia luôn được công ty chú trọng Trên thực tế doanh thu của công ty

hằng năm có đến 50% đến từ việc thực hiện các gói thầu, vì vậy công tác đấu

thầu có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và vững mạnh của công ty trên thị

trường cung cấp thiết bị y tế Trong cơ chế thị trường như hiện nay, dé phát triển vững mạnh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị, công ty phải tích cực tìm kiếm thông tin về dự án đầu tư tại các bệnh viện lớn nhỏ trên toàn quốc rồi tham gia dau thầu.

Xét về tổng quát có thê thấy ngay, việc công ty trúng thầu, thực hiện hợp đồng với các bệnh viện bước đầu góp phần thúc đây nhập khẩu thiết bị, vật tư y tế từ các hãng

nổi tiếng trên thế giới Từ đó hệ thống trang thiết bị y tế phục vụ, chăm sóc sức khỏe

người dan được nâng cao Bên cạnh đó việc trúng thầu không chỉ nâng cao vị thế

của công ty trên thị trường mà đồng thời sẽ đem lại công ăn việc làm cho các côngnhân viên của công ty Từ đó, tạo nguồn thu nhập đáng ké cho công ty cũng như cho

cả người lao động Vậy có thé nói đấu thầu là cơ sở và là nền tảng của quá trình sản

xuất kinh doanh của công ty

Vai trò của công tác đâu thâu của công ty Đại Dương có thê được làm rõ

như sau:

- Đấu thầu có những nguyên tắc riêng, đặc biệt là nguyên tắc công khai,

minh bạch và cạnh tranh, đây được coi là một trong những thuận lợi cho công ty.

Khi các thông tin về dự án được công khai trên các phương tiện truyền thông:báo, tạp chi, website, luồng thông tin đến với công ty sẽ đa dạng và day đủ

hơn, tạo điều kiện để công ty tìm kiếm các chủ đầu tư, các dự án để mua hồ sơ dựthầu, nâng cao chất lượng dự thầu có tăng khả năng trúng thầu

- Hiện nay trên thị trường Việt Nam, các thiết bị y tế du đa số đều nhập

khâu từ các hãng trên thê giới nhưng đã được chào bán rộng rãi tới cả các cá

nhân, tổ chức và bệnh viện Bên cạnh đó thiết bị từ các hãng cung cấp cũng ngày càng hiện đại, đa dạng với các mức giá thành khác nhau do tiến bộ công nghệ

nhanh chóng trên thế giới Những điều này đặt ra yêu cầu cho công ty phải không

ngừng nỗ lực nghiên cứu, tìm kiếm các loại máy móc, vật tư từ các hãng khác

nhau đảm bảo tính hiện đại, các tính năng hiệu qua , thông dụng va cả giá thành

hợp lý để nhập khẩu và cung cấp, chào bán cho thị trường trong nước

- Công tác dau thầu còn góp phan nâng cao hiệu qua trong hoạt động của

công ty Trong quá trình tham gia đấu thầu, dựa vào cả những lần trúng thầu vàtrượt thầu, công ty có thể sơ bộ đánh giá được vi trí của mình trên thị trường vànăng lực của các đối thủ cạnh tranh dé từ đó có biện pháp phù hợp cải thiện năng

lực dự thầu.

e Có chiến lược rõ ràng hơn trong việc tổ chức quản lý nâng cao trình

độ năng lực của đội ngũ cán bộ trong việc phân tích gói thầu, lập hồ sơ dự thầu

cũng như cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty để nâng cao khả năng cạnhtranh của mình, góp phần phát triển mở rộng qui mô hoạt động

e Thông qua đấu thầu, công ty có thé tự nâng cao hiệu quả trong mọi

công tác như hoạt động xuất nhập khẩu, quản lý, vận chuyền hàng hóa cũng như

vận hành máy móc, thúc đây nâng cao hiệu quả sản xuât kinh doanh của mình.

- Việc tham dự dau thầu đồng thời giúp công ty cập nhật những quy địnhmới nhất của Nhà nước về nhập khẩu cung cấp và đấu thầu

- Qua nhiều lần đấu thầu và thắng thầu, uy tín của công ty ngày càng đượcnâng cao, vị thế của công ty ngày càng được cải thiện trên thị trường do công ty

có thể quảng bá cho tên tuổi của mình một cách gián tiếp thông qua đấu thầu

- Công ty sẽ tạo thêm mối quan hệ với các chủ thể kinh tế khác nhau nhưchủ đầu tư, cơ quan nhà nước và các nhà thầu khác tạo tiền đề cho sự phát triểnlớn mạnh của công ty sau này Đấu thầu cũng giúp công ty tiếp cận được khách

hàng mới, tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh mới từ đó đưa ra những chiến lược

1.2 Phân tích thực trang dự thầu tại Công ty cỗ phần trang thiết bị y tế

Đại Dương giai đoạn 2012 — 2017

1.2.1 Đặc điểm các gói thầu công ty tham gia

Các gói thầu mà công ty tham gia đều thuộc các gói thầu cung cấp hàng hóa, cụ thé bao gồm máy móc thiết bị và vật tư trong lĩnh vực y tế, lĩnh vực hiện

đang có tiềm năng rất lớn không chỉ tại Việt Nam mà còn khắp các quốc gia đang

phát triển khác

Về quy mô hay giá trị ước tính, công ty tham gia rộng rãi đối với cả cácgói thầu có quy mô nhỏ (giá trị dưới 10 tỷ đồng) và các gói thầu có quy mô lớn

Vì vậy mà công ty luôn gặp rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong từng gói thầu Từ

đó đặt ra yêu cầu phải phân tích chính xác năng lực của mình và các đối thủ cạnhtranh để có chiến lược tham dự thầu phù hợp

Về bên mời thầu: hầu hết các gói thầu có bên mời thầu là các trung tâm y

tế, bệnh viện Nhà nước với nguồn vốn được viện trợ hoặc nguồn vốn do Nhànước cấp Vì vậy một vài dự án việc giải ngân vốn từ ngân sách có thể chậm trễnên yêu cầu công ty có những biện pháp chuẩn bị nguồn vốn dé thực hiện dự án

đúng tiến độ

Về phương thức đấu thầu: tùy thuộc vào quy mô và tính chất của gói thầu,BMT sẽ đưa ra phương thức đấu thầu hợp lý cho các gói thầu Các gói thầu cungcấp mà công ty tham gia chủ yếu mang hình thức là một giai đoạn một túi hồ sơ,

một giai đoạn hai túi hồ sơ Vì vậy công ty cần theo đõi sự khác nhau của từng

gói thầu để xây dựng HSDT

Về địa điểm cung cấp: các gói thầu mà công ty tham dự thuộc các trung

tâm, phòng khám chữa bệnh, bệnh viện trên cả nước:

- Miền Bắc: Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện K, Bệnh viện TWQD 108,

Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang, trung tâm y tế huyện Yên Lạc, Vĩnh Phúc,

Bệnh viện Đa khoa TP Hòa Bình, Bệnh viện Đa khoa Trung ương Thái Nguyên

- Miền Trung: Bệnh viện đa khoa tỉnh Nghệ An, Bệnh viện đa khoa tỉnhĐắk Nông, Trung tâm y tế huyện Krongpa, Gia Lai,

- Miền Nam: Bệnh viện Nhi Trung ương, Bệnh viện Cho Ray, Bệnh viện

Đa khoa Tỉnh Bình Định

Các gói thầu mà công ty tham dự đến từ nhiều địa điểm khác nhau trên cả

nước, vì vậy việc vận chuyên gặp khá nhiêu khó khăn, đặc biệt tại các bệnh viện,

trung tâm tại các tỉnh, huyện miền núi Hơn nữa việc bảo quản và vận chuyền thiết bị, vật tư y tế cũng đòi hỏi những yêu cầu khắt khe Vì vậy công ty cần đưa

ra những biện pháp vận chuyền cụ thể, an toàn và hiệu quả để nâng cao chất

lượng hồ sơ tham dự thầu

Thiết bị, vật tư y tế cung cấp trong các gói thầu có tỷ lệ nhập khẩu lên đến 95% và được nhập khâu qua đường hàng không va chủ yếu qua đường biển do

vậy rủi ro mà công ty phải chịu cho mỗi chuyến hàng là rất lớn: hàng hóa bị hỏng hóc do va cham, không thé sử dụng được; hàng về tới cảng bị quá ngày Vi vậy đặt ra yêu cầu công ty phải có các biện pháp kiểm soát rủi ro tốt nhất.

1.2.2 Quy trình tham dự thầu và thực hiện các gói thầu cung cấp hàng hóa

của công ty

1.2.2.1 Sơ đồ quy trình tham dự thâu

Quy trình tham dự thầu của Công ty cổ phan trang thiết bị y tế Đại Dương

được thực hiện tuần tự với các bước được thể hiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Quy trình tham dự thầu

| Nhân viên công ty f- ag Thu thập thông tin gói thầu

Đánh giá sơ bộ

để mua HSMT

Mua HSMT

Trung thau Truot thau

Hoàn thiện hợp Rút kinh nghiệmđông

(Nguồn: Phòng Kinh Doanh — Dự Án)

1.2.2.2 Diễn giải chỉ tiết quy trình dự thầu của công ty

Quy trình tham dự thầu của công ty được chia làm bảy bước chính, mỗi

bước đều đóng vai trò quan trọng tác động tới kết quả đấu thầu của công ty:

a Thu thập thông tin:

Thu thập thông tin về các gói thầu là bước đầu tiên trong quy trình đấu

thầu và nó nắm giữ một vị trí rất quan trọng trong cả quy trình tham dự thầu của

công ty Nếu giai đoạn này mang lại nhiều thông tin đầy đủ, chính xác về các dự

án thì sẽ mang lại hiệu quả cho các giai đoạn sau và mang lại nhiều lợi nhuận cho

công ty.

Tất cả các yêu cầu về đấu thầu do cán bộ công nhân viên của Công tynhận được thông qua mọi hình thức: website bệnh viện, qua các bản tin mời thầu

trên các phương tiện truyền thông: báo chí, truyền hình, từ các mối quan hệ

khách hàng thân thiết của công ty, thư mời thầu của chủ đầu tư qua fax, công

van, đều được chuyển đến Phòng Kinh Doanh Thông tin về gói thầu được lấy

chủ yêu từ các nguôn sau:

- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đạichúng: Đối với các công trình được tổ chức đấu thầu theo hình thức đấu thầurộng rãi hoặc có sơ tuyển thì bên mời thầu sẽ tiến hành thông báo trên cácphương tiện thông tin đại chúng như báo đấu thầu, báo đầu tư, trang mua sắm

công nội dung thông báo mời thầu gồm:

+ Tên gói thầu, tên dự án+ Tên, địa chỉ bên mời thầu

+ Hình thức, phương thức lựa chọn nhà thầu

+ Chỉ dẫn tìm hiểu hồ sơ mời thầu+ Thời hạn bán HSMT cũng như thời điểm mở thầu

- Thư mời thầu do BMT trực tiếp gửi cho công ty: Do mối quan hệ từ các gói thầu trước đây giữa bên mời thầu với công ty hoặc nhờ vào uy tín, vị trí của công ty trên thị trường, công ty có thể được bên mời thầu trực tiếp mời dự thầu thông qua thư mời thầu trong trường hợp gói thầu đó được tổ chức đấu thầu theo

hình thức đấu thầu hạn ché

- Thông qua giới thiệu của các bên trung gian: Vì một lý do nào đó đặc biệt

là do thông tin chưa hoàn chỉnh, công ty có thể không biết được về gói thầu một

cách trực tiếp thì cũng có thể có thông tin thông qua giới thiệu của một nhà môi

giới Thông thường công ty sẽ phải trả một chi phí hoa hồng nhất định cho nhà môi giới Nhà môi giới có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công

nhân của nhà thầu

Ví dụ: Ngày 26/05/2017, nhân viên của công ty theo dõi Website bệnh

viện K và được biết bệnh viện sẽ mở bán HSMT các gói thầu thuộc dự án “Mua

sắm các thiết bị y tế để phát triển phẫu thuật chuyên sâu và nâng cấp hệ thống

thiết bị X-quang” vào ngày 01/06/2017 Dự án bao gồm 5 gói thầu:

Gói 1: Kính hiển vi phẫu thuật( Chuyên PT thần kinh sọ não) và Kính lúp

phẫu thuật Tai mũi họng

Gói 2: Lô 1: hệ thống máy X-quang chụp mạch xóa nền C-arm va bàn mé

tích hợp dung cụ cố định sọ não Lô 2: Hệ thống định vị và thiết bị dùng trong

phẫu thuật thần kinh sọ não Lô 3: TB dung trong phẫu thuật thần kinh sọ não

Gói 3: Lô 1: Bộ dung cụ phẫu thuật chuyên sâu Lô 2: Dao mé cao tần

cầm máu bằng khí Argon và bộ dung cụ phẫu thuật vi phẫu Tai mũi họng

Gói 4: Lô 1: Hệ thống phẫu thuật nội soi( Kèm bộ dung cụ phẫu thuật nội

soi) Lô 2: Hệ thống máy chụp X-quang kỹ thuật số DR

Gói 5: Trang thiết bị phụ trợ theo đối bệnh nhân: Lô 1: Thiết bi theo dõibệnh nhân; Lô 2: Trang thiết bị hỗ trợ hồi tỉnh

b Đánh giá sơ bộ và mua hồ sơ mời thầu:

- Căn cứ vào thông tin mời thầu đã thu thập thì những nhân viên kinhdoanh và Giám Đốc xem xét sơ bộ tính khả thi của gói thầu Việc sàng lọc thông

tin là cần thiết vì qua đó có thé đánh giá một cách tổng thé các yếu tô cơ bản củagói thầu sẽ dự thầu có phù hợp với tình hình tài chính, nguồn lực nhân su, côngnghệ của công ty hay không; ước lượng được tỷ lệ thắng thầu nếu công ty tham

gia dự gói thầu là bao nhiêu? Bên cạnh đó, cần có những tính toán sơ bộ về lợi

nhuận mà mang lại cho công ty là bao nhiêu? Mặt khác khi đánh giá sơ bộ gói

thầu cần xác định được đối thủ cạnh tranh trực tiếp voi cùng gói thầu này củacông ty là ai? Tất cả các khía cạnh này đều phải có kết quả đánh giá sơ bộ đềquyết định xem có nên than gia đấu thầu gói thầu này hay không

- Nếu xét thấy khả thi thì Phòng Kinh Doanh Dự án sẽ trực tiếp liên hệ tiến

hành mua HSMT từ BMT.

- Trong trường hợp không tham gia thì quy trình dừng lại tại đây.

ĐẠI HỌC K.T.Q.D 5 7 - 140

TT THONG TIN THƯ VIỆN

PHONG LUẬN ÁN - TU LIEU

- Sau khi mua HSMT nếu có thiết bị nào công ty chưa từng cung cấp trước

day, cần cử Kỹ sư của công ty nhanh chóng tìm hiểu các tính năng, cau hình của

máy dé tìm hãng cung cấp phù hợp đảm bảo theo các yêu cầu của BMT Sau đó chuyển dữ liệu sang phòng Kinh doanh - Dự án để trực tiếp xin ủy quyền phân phối hoặc kí Liên danh với hãng mặt hàng đó để tham gia đấu thầu.

Ví dụ: trong 5 gói thầu thuộc dự án “Mua sắm trang thiết bị y tế để phát triển chuyên sâu và nâng cấp hệ thống X — quang bằng nguồn Quỹ phát triển hoạt

động sự nghiệp của bệnh viện K”, xét thấy vào thời điểm tháng 05/2017 công ty

chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện gói thầu cung cấp các thiết bị phẫu thuật chuyên sâu, đặc biệt về phẫu thuật sọ não Và đồng thời vào thời điểm

đó công ty cũng đang thực hiện đồng thời các gói thầu tại Bệnh viện Bạch Mai và Cục Quân y nên gói thầu phù hợp nhất với nguồn lực của công ty và phù hợp với chiến lược của công ty là gói thầu số 5: “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh

nhân” Với gói thầu này công ty đã thực hiện nhiều gói thầu tương tự về tính chấtcủa hàng hóa cũng như quy mô Vì vậy khả năng thắng thầu với gói thầu số 5 làrất lớn, Ban giám đốc đã đưa ra quyết định mua HSMT gói thầu số vào ngày mở

bán HSMT, ngày 01/06/2017.

c Phân tích hồ sơ mời thầu:

Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu cung cấp, đầutiên công ty cần lập tức tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu để nắm đượcnhững khác biệt, lưu ý trong gói thầu Công việc này rất quan trọng vì nó là xuấtphát điểm để công ty chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu và đồng thời xác định xem khảnăng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của BMT hay không, từ đó giúpcông ty tiết kiệm được chỉ phí và thời gian lập hồ sơ dự thầu trong trường hợpnăng lực của công ty không đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư về gói thầu

hoặc gói thầu không đủ sức hấp dẫn như mong đợi đối với công ty Căn cứ vào

các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, việc nghiên cứu, phân tích HSMT phải làm rõ

Ví dụ: sau khi nhận HSMT gói 5: “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh

nhân” cán bộ làm thầu cụ thé là chị Đặng Thị Phương Chi đã hoàn thành Phiếu

ghi kết quả nghiên cứu HSMT gói thầu số 5, cụ thé là lô 1 và trình lên Ban Giám

doc:

Bang 1: Phiếu ghi kết quả nghiên cứu HSMT gói thầu “Trang thiết bị phụ

trợ theo dõi bệnh nhân”

Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2017

Tên gói thầu ““Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh nhân”

Số 05 Lô 1: Thiết bị theo dõi bệnh nhân

Tên DA “Mua sắm các thiết bị y tế để phát triển phẫu thuật chuyên sâu và nâng

cấp hệ thống thiết bị X-quang”

Ngày nhận HSMT: 01/06/2017 TD mở thầu: 14h00 ngày |TĐ đóng thầu:

21 tháng 06 năm 2017 I3h00 ngày 21

Phương thức đấu thầu: 0 1 giai đoạn 1 túi Hồ sơ

KĨ 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ (HSĐXTC, HSĐXKT)

CHUẢN BỊ HSDT

A Tư cách hợp lệ của nhà thầu:

M Giấy đăng ký kinh doanh (chứng thực)

M Xác nhận đăng ký thông tin trên mạng đấu thầu quốc gia

M Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố đủ điều kiện mua bán trang thiết bị y tế

B Năng Lực, kinh nghiệm của nhà thầu (*Những mục không cần gạch bỏ)

Chứng từ cung cấp

1 Giới thiệu công ty

2 Bản kê khai năng lực kinh nghiệm

Băng cử nhân và Băng Kỹ sư của

nhân sự tham gia gói thầu

NL TÀI CHÍNH

Doanh Thu: doanh thu bình quân 3

“a 2014 — 2106 tôi thiêu là 18 ty Đáp đông Ứng

Số năm nhà thầu hoạt động không | Đáp

bị lỗ (2014 - 2016):> 3 Năm Ứng

Khả năng ứng vốn: 100% Đáp

đồng nào tương tự không thực

hiện được trong 3 năm gần nhất

C Tài liệu chứng minh tính phù

hợp của hàng hóa (*Những mục không

cần gạch bỏ)

1 Phạm vi cung cấp Tổng hợp tài liệu cần công chứng:

M CO, CQ ( Gốc + Dịch)

M TKHQ

2 Tiến độ cung cấp Giấy Phép nhập khâu

3 Tài liệu ly thuật Thư ủy quyền

“1 Bảng chấm điểm tổng hợp CÓ, CÓ

ñ Bảng chấm điểm cho từng sản pham ee ee

wi Giấy Phép nhập khẩu Thứ tự sắp xếp 1 bộ tài liệu kỹ thuật sản phẩm:

M Thư ủy quyền(Gốc + Dịch) - Giấy Phép nhập khẩu

: - To khai hải

O FSC,FDA (Gốc + Dịch) Khải hái quan

; - Thu ủy quyên

- Cam kêt ứng von của nhà thâu

- Bản cam kêt bao gôm: cam kêt có cơ

kết về bảo trì thiết bị: cam kết cung cấp

1,

D Các cam kết bắt buộc (* viết tóm tắt | Quy cách HSDT:

Trình bày:

Kiêu chữ Times New Roman

Có mục lục theo yêu cầu của HSMT

sở bảo hãnh, bảo trị tại Việt Nam; cam, | seeseessexsssssspsesesrsinenuersaaniebaiiersas

bảo trì sau bảo hành phụ tùng thay thế

- Cam kết về tinh hợp lệ của hàng hóa

- Cam kết đào tạo, hướng dan sử

Số lương: 01 bản gốc + 03 bản chụp + 01 USB

2 Quy cách đóng gói:

Nếu nhà thầu tham dự nhiều gói thầu đóng gói

từng gói thầu riêng biệt

(Nếu có: USB: ghi nội dung cóp và cách đặt tên

usb: Nội dung cóp vào USB: bảng tính năng kỹ

thuật chào thầu của hàng hóa; đặt tên USB theotên gói thầu mà nhà thầu tham dự)

(Nguôn: Phòng Kinh doanh — Dự án công ty)

Sau khi nắm chắc các thông tin trên mọi phương diện, công ty mới tiếnhành khâu quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắngthầu đó là công tác lập hồ sơ dự thầu Vì vậy hồ sơ dự thầu cần được xây dựngmột cách tỉ mỉ, cân thận từ khâu nhỏ nhât, yêu câu có sự tham gia của nhiêu cán

bộ từ các phòng ban của công ty Căn cứ vào kết quả phân tích HSMT, ban lãnh

đạo phân công cán bộ thực hiện lập HSDT phù hợp:

- Chuẩn bị HSDT cơ bản bao gồm các nội dung:

s* Chuẩn bị nội dung pháp lý

Nội dung pháp lý của một bộ HSDT cơ bản được thể hiện qua các văn bản

sau:

e Don dự thầu:

Nội dung phải dam bao chính xác bao gồm: tên gói thau, tên dự án, số tiền chào thầu, thời gian thực hiện hợp đồng, thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu, cam kết của nhà thầu và các nội dung khác theo yêu cầu của HSMT (nếu

có).

e Giấy ủy quyền (nếu có):

Giấy uỷ quyền kèm theo đơn dự thầu, gồm 1 số điều kiện hợp đồng chíh.

Hoặc giấy uỷ quyền của gián đốc công ty cho người được uỷ quyền ký hồ sơ dự

thầu (nếu có) và ký tắt từng trang hồ sơ dự thầu (nếu có).

e_ Quyết định bổ nhiệm (nếu có)

e Bao đảm dự thầu:

Do ngân hàng lập gồm thư cam kết tín dụng cho nhà thầu tham gia góithầu và giấy ủy quyền của ngân hàng (nếu có) với giá trị và thời hạn bảo lãnhđảm bảo yêu cầu của BMT

e Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty

e Xác nhận đăng ký thông tin trên mang đấu thầu quốc gia:

Xác nhận được lấy trên trang muasamcong.mpi.gov.vn và có chữ kíxác thực của người có thẩm quyền của công ty

e Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố đủ điều kiện mua bán trang thiết bị y tế:

cung cấp bản công chứng

s* Chuẩn bị nội dung năng lực, kinh nghiệm của công ty

e Giấy giới thiệu công ty đảm bảo bao gồm lịch sử hình thành công ty và

sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện thời của công ty

Năng lực tài chính của công ty được thé hiện qua:

e Báo cáo tài chính (kèm xác nhận nộp thuế từng năm) theo yêu cầu của

HSMT.

e Bản kê khai năng lực tài chính của nhà thầu tóm tắt tình hình tai chính

của công ty trong ba năm gần nhất dựa trên thông tin của báo cáo tài chính đãđược kiểm toán

Năng lực tài chính sẽ được bên mời thâu xem xét ở các nội dung sau:

Quy mô vôn kinh doanh được đánh giá đâu tiên vì nó biêu hiện quy mô tài

chính tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.

Khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của công ty Đây là một yếu

tố về nguồn lực tài chính đặc biệt quan trọng với các nhà thầu, bởi vì nguồn vốn đáp ứng nhu cau trong bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ứng vốn chủ yếu là vốn vay tín dụng Vì vậy khả năng vay vốn ở mức độ nào có ảnh hưởng trược tiếp tới

khả năng cạnh tranh của công ty Đồng thời, việc làm rõ nguồn vốn huy động dé

thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà nhà thầu phải trình bày trong

hồ sơ dự thầu và chỉ tiêu này được các chủ đầu tư đánh giá rất cao.

Tình hình tài chính lành mạnh cũng là một trong những chỉ tiêu ảnh

hưởng tới khả năng thắng thầu của công ty Tình hình tài chính lành mạnh đượcthể hiện qua kết quả sản xuất kinh doanh cũng như sự hợp lý và linh hoạt trong

cơ cấu tài chính của doanh nghiệp Một hệ số nợ cao sẽ ảnh hưởng xấu tới kha năng huy động vốn thực hiện hợp đồng, đồng thời hệ số sinh lời của vốn đầu tư

cao có khả năng tạo uy tín cho nhà thầu Ngược lại, khi công ty nâng cao đượckhả năng cạnh tranh, có nhiều khả năng thắng thầu, công ty được thực hiện góithầu, nó sẽ tạo ra một kết quả kinh doanh tốt, các chỉ tiêu tài chính cao hơn và do

đó khả năng tài chính của công ty cũng được nâng lên.

Kinh nghiệm của công ty trong lĩnh vực tham gia đấu thầu được phản

ánh:

e Kinh nghiệm va năng lực trong lĩnh vực kinh doanh

e Hợp đồng tương tự: tương tự về tính chất cũng như quy mô với gói thầu

mà công ty tham gia đấu thầu, hợp đồng tương tự có giá trị và trong thời hạn yêu

cầu của HSMT

Kinh nghiệm thực hiện gói thầu của công ty ảnh hưởng rất lớn tới kết quả

đánh giá chung của bên mời thầu đối với các nhà thầu vì các gói thầu, các hợpđồng mà công ty đã thực hiện trong quá khứ chính là bằng chứng thực tế để nhàthầu khăng định khả năng và năng lực của mình có thể cung cấp các thiết bị có

tính chất và qui mô tương tự với gói thầu đang được đấu thầu với chất lượng đảm

bảo Đối với những gói thầu có giá trị lớn, yêu cầu kỹ thuật cũng như cấu hìnhcủa máy móc là phức tạp thì đây là nhân tổ được chủ đầu tư coi trọng và sẽchiếm một tỉ lệ khá cao trong tông số điểm đánh giá nhà thầu của bên mời thầu

Năng lực nhân sự trong gói thầu: đối với gói thầu cung cấp trang thiết bị

y tế, BMT luôn yêu cầu có kỹ sư tham gia thực hiện gói thầu để đảm bảo việc

hướng dẫn sử dung, sửa chữa, bảo hành cũng như bảo trì các thiết bi sau khi đến

Nhân lực là là một trong số những tiêu chí quan trọng dé cho bên mời thầu

cham điểm HSDT Cán bộ phòng Kinh doanh - dự án soạn thảo HSDT cần liệt kê

danh sách nhân sự sẽ tham gia thực hiện gói thầu với số lượng, trình độ cũng như

công việc thỏa mãn HSMT Thông tin về nhân sự cần kèm theo sơ yếu lý lich,

trình độ và kinh nghiệm chuyên môn của nhân sự trong lĩnh vực yêu câu.

Bên cạnh đó, BMT luôn yêu cầu nhà thầu có những cam kết khi trúngthầu, trong quá trình thực hiện hợp đồng để ràng buộc tốt nhất trách nhiệm củanhà thầu đối với tiến độ thực hiện gói thầu:

e Các cam kết của nhà thầu: cam kết ứng vốn, cam kết về thời gian sửdụng bảo hành của hàng hóa, cam kết bảo trì và cung cấp phụ tùng thay thế, cácdịch vụ khác cho chủ đầu tư, cam kết đào tạo, hướng dẫn cho cán bộ sử dụng tạiđịa điểm mà chủ dau tư yêu cau

e Biện pháp vận chuyên: đối với các gói thầu tại các địa điểm công tychưa từng có kinh nghiệm cung cap, tại vùng sâu vùng xa, điều kiện giao thôngcũng như cơ sở vật chất còn khó khăn thì yêu cầu cán bộ kĩ thuật của công ty cầntiến hành khảo sát trước về giao thông, nguồn điện, các biện pháp bảo quản để

đưa vào HSDT.

Trường hợp liên danh tham dự thầu: sau khi tiến hành lựa chọn được đối tác liên danh, hai bên sẽ ký kết bản thoả thuận liên danh nguyên tắc có phân định

rõ phạm vi trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi trong quá trình làm hồ sơ dự thầu

cũng như thi công công trình nếu trúng thầu

s* Chuẩn bị nội dung kỹ thuật

Nội dung kỹ thuật của một bộ HSDT cơ bản được thể hiện qua các vănbản sau:

e Pham vi, tiến độ cung cấp thư giảm giá nếu có:

Về phạm vi và tiến độ cung cấp luôn được yêu cầu trong HSMT vi vậy

công ty phải nghiên cứu kĩ trong HSMT để thực hiện chính xác

e Ban chào tinh năng kỹ thuật/ Bang chấm điểm tổng hợp/bảng chấm

điểm cho từng mặt hàng (theo yêu cầu của BMT)

Đối với gói thầu cung cấp hàng hóa thiết bị theo yêu cầu, đặc biệt là thiết

bị y tế, Bảng tính năng kỹ thuật chào thầu mà nhà thầu đưa ra luôn được BMT

xem xét kĩ nhất Nó không chỉ phản ảnh thiết bị đó có đảm bảo các tính năng như

yêu cầu của BMT hay không mà từ nguồn gốc xuất xứ của thiết bị đó cũng phản

ánh được một phan chất lượng của hàng hóa

Như vay, năng lực kĩ thuật của nhà thầu được thể hiện qua chính Bang tính năng kỹ thuật cháo thầu mà công ty xây dựng dựa trên hàng hóa cung cấp

Mức độ hợp lý của máy móc thiết bị và vật tư y tế mà công ty mang ra dựthầu cũng là tiêu chí được xem xét, tức là tính đồng bộ trong sử dụng máy móc

thiết bị và công nghệ và sự phù hợp của thiết bị đó trong điều kiện đặc thù về địa

ly, khí hậu trình độ của chủ đầu tư sự phù hợp giữa giá cả và chất lượng củathiết bị đó

e Catalogues, data sheet của sản phẩm

e Các giấy tờ chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa: Giấy phép nhậpkhẩu, thư ủy quyền bán hang, chứng chi ISO, CE

Hàng hóa tham gia dự thầu phải đảm bảo tính hợp lệ, đặc biệt là các hàng

hóa nhập khẩu được thể hiện qua các tài liệu chứng minh theo yêu cầu trongHSMT, khi đó HSDT mới được coi là hợp lệ.

s* Chuẩn bị nội dung tài chính

Nội dung tài chính của một bộ HSDT co bản được thể hiện qua các vănbản sau:

e Biểu giá hàng hóa, dịch vụ tham gia đấu thầu:

Sau khi tính toán dựa trên các bộ phận cấu thành của thiết bị cũng như cau hình máy, thiết bị ma BMT yêu cau, công ty đưa ra bang giá dự thầu cho hàng hóa cung cấp cho gói thầu Cụ thé giá hàng hóa chủ yếu bao gồm:

+ Giá máy chính nhập khẩu từ chính hãng

+ Giá các bộ phận phụ linh kiện kèm theo được có thể được sản xuất tại

Việt Nam như máy tinh, máy in, thùng rác, xe day,

+ Chi phí nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa (sau khi tính toán thường

được gập vào giá hàng hóa)

e Thu giảm giá (nếu có): hầu hết các gói thầu công ty đều không sử dụng

thư giảm giá.

e Don dự thầu tài chính (nếu có)

Với gói thầu một giai đoạn hai túi hồ sơ hoặc gói thầu hai giai đoạn hai túi

hồ sơ, nhà thầu luôn phải chuẩn bị đơn dự thầu tài chính riêng cho gói thầu đó

theo biéu mẫu có sẵn trong HSMT

- Phân công nhiệm vụ thực hiện:

+ Bằng tốt nghiệp công chứng: mỗi bằng 15 bản

+ TUQ, GPNK, CO, CQ công chứng: mỗi TUQ 20 bản, mỗi GPNK 20

bản, mỗi CO, CQ: 10 bản.

+ TUQ, CO, CQ, ISO, CE công chứng dịch: Mỗi thứ 10 bản/bản gốc,

+ Giấy phép Đăng ký kinh doanh công chứng: 50 bản, duy trì số lượng tốithiểu là 5 bản

+ Công văn 5800: 50 bản, duy trì số lượng tối thiểu là 5 bản.

Bộ phận phụ trách sản phẩm:

+ Hoàn thiện, cập nhật vào file tính năng kỹ thuật (đường dẫn:

Phuong\chung\HO SƠ THAU\AAA).

+ Cập nhật va xóa tài liệu hết hạn vào thư mục DMSP (đường dẫn:Phuong\chung\DMSP).

+ In các sản pham tham dự thầu (các sản pham có tần suất tham dự thầu

cao):

Catalog : 30 bản gốc + 30 bản dịch /sản pham, duy trì tối thiểu 5 bản/sản

phẩm;

GPNK: mỗi loại 30 bản, duy trì tối thiểu 5 bản/sản phẩm;

TUQ: 40 bản gốc + 40 bản dịch /hãng, duy trì tối thiểu 5 ban/hang;

TKHQ xóa giá đối với các sp không phải đăng ký GPNK: không tiến hành

in trước, nhưng cập nhật vào file tính năng kỹ thuật, ghi rõ sản phẩm có số

TKHQ nao, số trang trong TKHQ Cop TKHQ đã xóa giá vào fodel TKHQ xóagiá (Phuong\chung\HO SƠ THAU\ TKHQ xóa giá)

+ Các sản phẩm ít tham dự thầu: yêu cầu in 1 bộ đầy đủ làm mẫu và lưu

day, chính xác file trong thư mục DMSP.

e Chuẩn bị cho từng gói cụ thể:

Phụ trách chính lập Bảng kế hoạch lập HSDT (Mẫu 02 — Phụ lục 2) trình

Giám đốc phê duyệt Sau khi được phê duyệt, Bảng kế hoạch lập HSDT (Mẫu

02) đã ký được dán lên bảng thông báo, đồng thời gửi email cho từng người có

liên quan đảm bảo thực hiện đúng tiến độ

Ví dụ cụ thể Bảng kế hoạch lập HSDT cho gói thầu số 5:Trang thiét bi phụ trợ theo dõi bệnh nhân”: Lô 1: “Thiết bị theo đõi bệnh nhân” như sau:

Bảng 2: Kế hoạch lập HSDT gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh nhân”

Tên gói thầu: “Trang thiét bi phụ trợ theo dõi bệnh nhân”

Lô 1: “Thiết bị theo dõi bệnh nhân”

Thời gian đóng thầu: 14h30 ngày 21/06/2017

Bảng phân công lập HSDT:

TT Công việc Người thực hiện Thời hạn

hoàn thành Thực hiện

1 | Đơndựthầu (cảtàichínhvàkĩthuậ) | Nguyen Thi Phuong |04/06/2017

5 Bảo lãnh dự thầu (E1 Ngân hang; 0 Tiền | Nguyễn Thị Phương 10/06/2017

mặt)

3 | Chuẩn bị tài liệu công chứng Đặng Thị Phương Chi | 04/06/2017

4_ | Công chứng Đặng Thị Phương Chỉ | 10/06/2017

5 | Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật sản phẩm Nguyễn Văn Cao 04/06/2017

a ` Dang Thị Phương Chi | 15/06/2017

Các công việc còn lại:

Hoàn thành đơn dự thầu

6 | Các cam kết

Bảng tính năng kĩ thuật chào thầuCác biểu mẫu khác trong HSDT

Kiểm tra HSDT

8 |Lan1: Nguyễn Thu Nga 03/07/2017

9 | Lan2: Nguyễn Thu Nga 17/06/2017

Đối chiều với biên ban kiểm tra va Hoàn thiện | Dang Thị Phương Chỉ | 18/06/2017

HSDT cho phù hợp

Trình ky, đánh số trang, phô tô, đóng gói Đặng Thị Phương Chỉ | 19/06/2017

|,

Nộp HSDT+ Mở Thau Dang Thị Phuong Chỉ | 21/06/2017

(Nguồn: Phòng Kinh Doanh — Dự án của công ty)

e Kiểm tra

- Cán bộ phụ trách kiêm tra có nhiệm vụ kiêm tra 2 lân như sau:

° Kiểm tra lần 1: Ngay sau khi Phụ trách chính của gói thầu điền vào

phiếu ghi kết quả nghiên cứu HSMT (Mẫu 01), trong thời hạn 02 ngày cán bộkiểm tra căn cứ vào HSMT và Phiếu ghi kết quả nghiên cứu HSMT (Mẫu 01) để

sửa lỗi, b6 sung phan thiếu, đảm bảo HSMT đi đúng hướng ngay từ đầu.

s Kiểm tra lần 2: Việc kiểm tra lần 2 được thực hiện khi phụ trách

chính đã hoàn thiện xong đầy đủ gói thầu Người kiểm tra điền kết quả kiểm tra

HSDT vào Phiếu kiểm tra HSDT (Mẫu 03 - Phụ lục 3) và giao cho Phụ trách chính Nếu việc kiểm tra yêu cầu phải sửa, thì hai bên thảo luận để đi đến thống nhất chung Phụ trách chính hoàn thiện HSDT như đã thống nhất.

Hướng dẫn chỉ tiết kiểm tra lần 2: Sử dụng phiếu ghi kết quả nghiên cứu HSMT đã được bổ sung tại lần kiểm tra 1, và các tài liệu phụ trợ để kiểm tra HSDT, điền vào phiếu ghi kết quả kiểm tra (Mẫu 3), thứ tự thực hiện:

Bước 1: Kiểm tra Mục lục: đảm bảo sắp xếp đúng quy định, đủ tài liệu

Bước 2: Kiểm tra đơn dự thầu:

- Tuân thủ chính xác theo mẫu của HSMT

- Giá trị chào thầu (bằng số, bang chữ) khớp với biểu giá;

- SỐ lượng mục hàng tham dự (nếu có);

- Thời điểm đóng thầu khớp với HSMT;

- Thời gian thực hiện Hợp đồng (nếu có);

- Lỗi chính tả, căn chinh,

Bước 2: Kiểm tra biểu giá

- Đúng mẫu, Tuân thủ chính xác theo mẫu của HSMT (Trừ trường hợpngoại lệ)

- Giá trị chào thầu tính chuan bằng excel;

Bước 3: Kiểm tra tuần tự các phần tiếp theo dựa vào phiếu ghi kết quả nghiên cứu HSMT đã được bổ sung tại lần kiểm tra 1, và các tài liệu phụ trợ để

kiểm tra

Chú ý: Cán bộ kiểm tra gạch trực tiếp các phan sai, ghi trực tiếp cách sửa.

Các tài liệu phiếu kết quả kiểm tra

(*): Trong trường hợp đăc biệt như gói thầu khẩn cấp phát sinh đột xuất nếu không thực hiện được bước kiểm tra thì phải xin ý kiến lãnh đạo.

f Đóng gói, nộp và lưu HSDT:

HSDT sau bước kiểm tra, chỉnh sửa lần cuối, nếu HSDT đã đầy đủ thìtrình Giám Đốc phê duyệt, ký Người chịu trách nhiệm lập HSDT thực hiện đónggói, niêm phong, bảo mật, nộp HSDT theo yêu cầu của HSMT Việc nộp HSDT được lãnh đạo phân công nếu cần thiết.

Cu thé với gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh nhân” lô 1:

“Thiết bị theo dõi bệnh nhân” HSDT đã chỉnh sửa, hoàn thiện được trình Giám

đốc ký vào ngày 19/06/2017 và nộp vào ngày đóng thầu 21/06/2017.

g Tham dự mở thầu và theo dõi kết quả:

- Việc mở thầu được tiến hành công khai vào đúng thời gian và địa điểm

quy định trong HSMT.

- Kip thời khắc phục lỗi khi bên mời thầu thông báo bổ sung trong lễ mở

thầu, rút kinh nghiệm dé hoàn thiện công tác đấu thầu trong những lần tiếp theo.

- Sau khi mở thầu, nhà thầu theo dõi kết quả dau thầu:

“+ Nếu trúng thầu: Nhân viên lập bản thương thảo và ký kết va thực hiện

hợp đồng kinh tế:

e Dự thảo hợp đồng kinh tế trên cơ sở HSMT, thương thảo với Chủ đầu

tư về các điều khoản trong hợp đồng Sau khi hai bên đã thống nhất các nội dung

thì tiến hành ký kết hợp đồng

Nội dung của hợp đồng phản ánh đúng cam kết của hai bên trong quá

trình đấu thầu Nội dung của hợp đồng bao gồm:

+ Các tài liệu kèm theo (là một phần) bản hợp đồng kinh tế: danh sách

hàng hóa cung cap, báo giá phụ tùng thay thế, bảo trì hàng hóa

+ Đối tượng của bản hợp đồng

+ Yêu cầu về số lượng - chất lượng, chủng loại, xuất xứ hàng hóa

+ Phương thứ và điều kiện thanh toán

+ Bảo hành máy móc, thiết bị

Ngoài ra nội dung của hợp đồng còn có điều khoản quy định rõ trách

nhiệm của hai bên và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm việc

ký kết hợp đồng: phạm vi hợp đồng: xử lý hợp đồng: điều khoản khi huỷ bỏ hợp

đồng: cam kết của chủ đầu tư

Nội dung của hợp đồng được ký kết phải phù hợp cho với hồ sơ dau thầu, nếu mà có thay đổi, điều chỉnh gì so với hồ sơ đấu thầu thì phải do người có thẩm quyền quyết định đầu tư phải được chấp nhận không được sửa đổi những yếu tố

cơ bản ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ đấu thầu cũng như kết quả đấu thầu

7

` Nếu không trúng thầu: Các bộ phận có liên quan đến gói thầu phân

tích những nguyên nhân chủ quan và khách quan dẫn đến không trúng thầu từ đó

rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo

Tiếp tục xét gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ theo doi bệnh nhân” lô 1:

“Thiết bị theo đõi bệnh nhân” thông báo trúng thầu được chuyên đến công ty vàongày 21/08/2017 Trên cơ sở đó nhân viên kinh doanh soạn thảo hợp đồng theocác yêu cầu trong HSMT và theo cam kết của cả công ty và Bệnh viện K về các

mặt hàng trong gói thầu

1.2.2.3 Quá trình thực hiện hợp đông

Ngay sau khi kí kết hợp đồng với bên mời thầu, công ty lập tức đặt hàng

theo đúng HSDT tới hãng sản xuất Khi hàng về đến cảng, sủ dụng các biện phápvận chuyền an toàn theo cam kết để đưa hàng hóa tới nơi sử dụng với thời giankhông vượt quá thời gian thực hiện hợp đồng

Sau đó chạy thử và bàn giao, hướng dẫn cho cán bộ sử dụng thiết bị cho

tới khi thành thao; đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dung cả bản gốc và bản dịchTiếng Việt Công ty cam kết cung cấp các dịch vụ sau bán hàng với đúng trách

nhiệm của nhà thầu

Vi du trong gói thầu “Trang thiết bị phụ trợ theo dõi bệnh nhân” 16 1:

“Thiết bị theo dõi bệnh nhân” công ty cổ phần trang thiết bị y tế Đại Dương camkết:

+ Thời gian sử dụng của thiết bị tối thiểu là 10 năm, thời gian bảo hành

đối với thiết bị là 12 tháng

+ Các dich vụ bảo trì sau bảo hành và cung cấp phụ tùng thay thé theođúng bảng giá trong hợp đồng

1.2.3 Ví dụ minh họa

Minh họa qua gói thâu “Trang thiét bị phụ trợ theo dõi bệnh nhân ` lô 1:

“Thiết bị theo dõi bệnh nhân ” thuộc dự án “Mua sắm trang thiết bị y té dé phat

triển chuyên sâu và nâng cấp hệ thong X — quang bằng nguôn Quỹ phát triển

hoạt động sự nghiệp của bệnh viện K ”

1.2.3.1 Thu thập thông tin về gói thấu

Dự án “Mua sắm trang thiết bị y tế dé phát triển phẫu thuật chuyên sâu và

nâng cấp hệ thống TB X-quang” do bệnh viện K làm chủ đầu tư gồm 5 gói thầu.

Trong đó thông tin cơ bản về gói thầu số 5 “Trang thiét bi phụ trợ theo dõi bệnh

nhân” lô 1: “Thiết bị theo đối bệnh nhân” được đăng trên báo đấu thầu vào thời

gian đăng tải là 19h24 ngày 26/05/2017 như sau:

Bên mời thầu: Bệnh viện K

Phân loại: Hoạt động chi thường xuyên

Tên gói thầu: gói thầu số 5 “Trang thiết bị phụ trợ theo đối bệnh nhân” lô1: “Thiết bị theo dõi bệnh nhân”

Tên dự án: Mua sắm trang thiết bị y tế để phát triển chuyên sâu và nâng

cấp hệ thống X — quang bằng nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của bệnh

viện K.

Nguồn vốn: Nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của Bệnh viện K

Phương thức: Một giai đoạn hai túi hồ sơ

Hình thức lựa chọn nhà thầu: Đấu thầu rộng rãi trong nướcThời gian bán HSMT từ 08:00 01/06/2017 đến 13:30 21/06/2017Địa điểm nhận HSDT: Bệnh viện K, số 30, đường Cầu Buou, Tân Triều,

huyện Thanh Trì, TP Hà Nội

Giá bán HSMT: 2.000.000 VND

Thời điểm mở thầu: 14:00 21/06/2017

Bảo đảm dự thầu:

Hình thức đảm bảo: Bảo lãnh ngân hàng

Số tiền đảm bảo: 80.000.000 VND (ương đương tám mươi triệu dong

chan)

1.2.3.2 Đánh giá sơ bộ và mua hô sơ mời thau

Sau khi có được thông tin cơ bản về gói thầu số 5 “Trang thiét bi phu tro theo doi bệnh nhân” lô 1: “Thiết bi theo doi bệnh nhân”, Ban giám đốc cùng các

nhân viên phòng Kinh doanh — Dự án đưa ra những đánh giá sơ bộ về gói thầu:

+ Về lợi nhuận: Nếu thực hiện được gói thầu, công ty sẽ thu được mộtkhoản lợi nhuận; đồng thời nâng cao được uy tín của mình không chỉ với Bệnh

viện K mà còn với các bệnh viện khác là khách hàng tiêm năng của công ty

+ Về khả năng cạnh tranh với các đối thủ: với quy mô gói thầu này, năng

lực tài chính của công ty là phù hợp với doanh thu năm 2016 của công ty đạt tới

hơn 116 tỷ đồng, tuy nhiên tiềm lực tài chính của các đối thủ cạnh tranh có thểlớn hơn nên đối với gói thầu nay, công ty xác định năng lực tài chính không phải

là lợi thế cho công ty Vì vậy công ty phải xét trên các lợi thế về nhân sự và kĩ

thuật cũng như giá cả của trang thiết bị

Về năng lực nhân sự: đây chính là một trong những điểm mạnh của công

ty với đội ngũ kĩ sư có chuyên môn cao trong lĩnh vực thiết bị y tế Các nhân sự

chủ chốt của công ty tham gia gói thầu đều có trình độ đại học và hầu hết các kĩ

sư đều có kinh nghiệm lâu năm trong nghé, là lợi thé của công ty trong khi nhân

sự từ các nhà thầu khác chỉ ở trình độ cao đăng hoặc trung cấp

Về năng lực kĩ thuật, tính năng cũng như cấu hình của hàng hóa mà công

ty cung cấp trong gói thầu đều đạt yêu cầu của BMT Đồng thời máy móc thiết bị

do Công ty CP trang thiết bị y tế Đại Dương cung cấp đều được nhập khẩu từ cáchãng nổi tiếng trên thế giới với công nghệ hiện dai, đảm bảo độ bền cũng như an

toàn cho bệnh nhân và người sử dụng, đây là một trong những yếu tố quan trọngkhi BMT chấm điểm HSDT của các nhà thầu Đồng thời các hãng sản xuất về

thiết bị theo dõi bệnh nhân đã là đối tác lâu dài của công ty nên những ưu đãi vềgiá cả mà công ty được hưởng là một trong những ưu thế lớn so với các nhà thầu

khác.

+ Về kinh nghiệm thực hiện gói thầu: công ty đã thực hiện nhiều gói

thầu tương tự cả về quy mô, địa điểm cũng như tính chất, yêu cầu thiết bị

Như vậy từ việc phân tích các năng lực, kinh nghiệm của mình cộng vớikhả năng cạnh trang thì khả năng thắng thầu của công ty đối với gói thầu này làrất lớn