Quy trình quản lý thay đổi Change Request management Quy trình sau đây sẽ được thực hiện nếu phát sinh thay đổi: •Yêu cầu thay đổi dự án Change Request - CR Bất kỳ thay đổi nào đối với p
TỔNG QUAN
Đề tài nhóm
QUẢN LÝ WEBSITE GHI CHÚ VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Tên nhóm
Danh sách thành viên trong nhóm
STT Họ Tên MSSV Lớp Email Điện thoại
1 Trương Gia Kiệt 2180600737 21DTHA5 giakiettruong5@gmail.com 0901402354
2 Nguyễn Khôi Nguyên 2180604093 21DTHA5 dinhnguyen1812002@gmail.com 0919360244
3 Trần Đăng Khoa 2180604885 21DTHA5 khoa09112003@gmail.com 0889742752
4 Lê Hoàng Phúc 2180601157 21DTHA5 seichi2405@gmail.com 0849113669
Mô tả khái quát về đề tài
Quản lý website ghi chú và quản lý thời gian là một lĩnh vực đang phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên số Mục tiêu chính của loại website này là cung cấp một nền tảng trực tuyến giúp người dùng dễ dàng ghi chép, tổ chức và quản lý công việc, lịch trình một cách hiệu quả Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng là yếu tố hàng đầu, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng các tính năng.
Chức năng cốt lõi của website bao gồm tạo ghi chú, danh sách công việc, lịch, và đặt nhắc nhở Người dùng có thể tùy chỉnh giao diện, sắp xếp thông tin theo cách họ muốn Tính năng tìm kiếm và lọc thông tin giúp người dùng dễ dàng truy xuất dữ liệu đã lưu Hệ thống quản lý người dùng cho phép người dùng tạo tài khoản, đăng nhập và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị.
Bảo mật thông tin người dùng là ưu tiên hàng đầu Website cần đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân và thông tin nhạy cảm của người dùng được bảo vệ an toàn Đồng thời, tính năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị giúp người dùng truy cập thông tin của mình mọi lúc mọi nơi.
Tối ưu hóa hiệu suất là yếu tố quan trọng để đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất Tốc độ tải trang nhanh, khả năng tương thích với nhiều thiết bị và trình duyệt khác nhau là những yếu tố cần được chú trọng Bên cạnh đó, khả năng mở rộng của hệ thống là điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dùng.
Với những tính năng và ưu điểm trên, website ghi chú và quản lý thời gian không chỉ là một công cụ hỗ trợ công việc cá nhân mà còn là một giải pháp hữu ích cho các nhóm làm việc, doanh nghiệp Nó giúp tăng năng suất làm việc, cải thiện khả năng quản lý thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
Mô tả bài toán
2.1.1 Thời gian khởi công và nguyên vật liệu
Tên khách hàng ELSA Speak
Người quản lý phía khách hàng Văn Đinh Hồng Vũ
Tên dự án Quản lý website ghi chú và quản lý thời gian
Thời gian quy ước ~2 tháng
Lịch Biểu Phí (Schedule of rates)
Số lượng Giá/ngày Chi phí
Nhân viên phân tích yêu cầu 4 1 100,000 400,000
Nhân viên kiểm thử (tester) 4 1 100,000 400,000
Biểu phí thiết bị và bản quyền phần mềm:
Mô tả thiết bị, licence Số lượng Đơn Giá Chi phí
Bảo mật và chứng thực 1 3,000,000 3,000,000
Sao lưu và hồi phục 1 3,000,000 3,000,000
Chính sách thanh toán (Payment terms)
Các khoản chi phí phải hợp lệ và trong phạm vi được hai bên đồng ý.
Giai đoạn Ngày hoàn thành Hạn thanh toán
Thanh toán 50% ngay sau khi ký hợp đồng dịch vụ phát triển phần mềm 25/08/2024 30/08/2024
Thanh toán 50% còn lại của hợp đồng phát triển phần mềm sau khi ký nghiệm thu 02/10/2024 08/10/2024
Các giả định và Ràng buộc (Assumptions and Constraints)
- Nhóm dự án có đầy đủ kỹ năng và tài nguyên.
- Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin và hợp tác.
- Yêu cầu của khách hàng rõ ràng và không thay đổi.
- Công nghệ được chọn phù hợp và ổn định.
- Môi trường làm việc thuận lợi và chuyên nghiệp.
- Thời gian hoàn thành dự án cố định.
- Chất lượng sản phẩm phải đạt tiêu chuẩn.
- Quy mô dự án tuân theo yêu cầu ban đầu.
- Công nghệ phải đảm bảo tính bảo mật và hiệu năng.
Quy trình quản lý thay đổi (Change Request management)
Quy trình sau đây sẽ được thực hiện nếu phát sinh thay đổi:
•Yêu cầu thay đổi dự án (Change Request - CR) Bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi, chi phí, thời gian hoặc chất lượng của dự án đều phải được gửi dưới dạng một CR chính thức
•CR phải bao gồm : Mô tả chi tiết về thay đổi, Lý do dẫn đến thay đổi, Tác động dự kiến của thay đổi đến dự án, Giải pháp đề xuất, Người đề xuất.
•Người quản lý dự án sẽ xem xét thay đổi được đề xuất và xác định xem có
7 nên gửi yêu cầu cho bên triển khai hay không.
•Sau khi hoàn thành điều tra, cả hai bên sẽ xem xét tác động của thay đổi được đề xuất và nếu được hai bên đồng ý, CR sẽ được thực thi.
•Một ủy quyền thay đổi (Change Authorization) bằng văn bản hoặc CR phải được hai bên ký kết để cho phép thực hiện các thay đổi.
Các chi phí liên quan (Engagement Related Expense)
Chi phí điều tra: Chi phí phát sinh trong quá trình đánh giá và phân tích tác động của thay đổi.
Chi phí thực hiện: Chi phí liên quan đến việc thực hiện thay đổi, bao gồm chi phí nhân lực, vật liệu, và các chi phí khác.
Chi phí khác: Các chi phí phát sinh khác như đi lại, ăn ở, liên lạc.
Thỏa thuận dịch vụ (Professional Service Agreement)
- Sở hữu: Sau khi hoàn tất, ELSA Speak được toàn quyền cài đặt và sử dụng phần mềm mà không phải trả thêm chi phí nào cho công ty triển khai
- Bảo hành: Công ty cung cấp thiết bị sẽ bảo hành 06 năm Sau đó sẽ ký hợp đồng bảo trì.
- Bảo trì: Phần mềm được bảo hành 06 năm Các lỗi (bug) trong thời gian này phải được sửa (fix) miễn phí.
2.1.3 Chấp thuận và cấp quyền (Acceptance and Authorization)
ELSA Speak Công ty Công nghệ
Tôn chỉ dự án - Project Charter
2.2.1 Mục đích dự án (Project purpose)
Mục tiêu của dự án là phát triển và triển khai một ứng dụng web ghi chú và quản lý thời gian nhằm nâng cao hiệu quả làm việc cho cá nhân và nhóm Ứng dụng sẽ giúp người dùng dễ dàng tạo, quản lý và chia sẻ các ghi chú, công việc, và lên kế hoạch làm việc một cách trực quan và hiệu quả.
2.2.2 Phạm vi dự án (Project scope)
Dự án bao gồm việc thiết kế, phát triển và triển khai một website ghi chú và quản lý thời gian Phạm vi cụ thể của dự án bao gồm:
Thiết kế giao diện người dùng: Xây dựng một giao diện trực quan, thân thiện, dễ sử dụng và phù hợp với đa dạng thiết bị.
Phát triển ứng dụng: Phát triển các tính năng cốt lõi như tạo, chỉnh sửa, xóa ghi chú, quản lý công việc, đặt nhắc nhở, chia sẻ, đồng bộ hóa dữ liệu.
Xây dựng cơ sở dữ liệu: Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin người dùng, ghi chú, công việc và các dữ liệu liên quan.
Triển khai ứng dụng: Cài đặt ứng dụng lên môi trường sản xuất và đảm bảo hoạt động ổn định.
Thử nghiệm: Tiến hành các bài kiểm thử để đảm bảo chất lượng và hiệu năng của ứng dụng.
Tài liệu hóa: Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu kỹ thuật.
Đào tạo người dùng: Đào tạo người dùng cách sử dụng ứng dụng.
Tất cả kinh phí dự án (tối đa và bao gồm số tiền được liệt kê trong tài liệu này sẽ được quản lý bởi người quản lý dự án Bất kỳ tài trợ bổ sung đều cần sự chấp thuận từ nhà tài trợ dự án Dự án này sẽ kết thúc sau khi thử nghiệm thành công cuối cùng, triển khai sử dụng, hoàn thành các tài liệu kỹ thuật và hỗ trợ và nộp báo cáo kết thúc cho Ban Quản Lý.
2.2.3 Điều kiện chấp thuận (Acceptance criteria)
Dự án được coi là hoàn thành khi đáp ứng các tiêu chí sau:
Giải pháp được hoàn tất và trình bày cho Ban Quản Lý ngày 02/07/2024.
Thiết bị phần cứng và license cần thiết được bàn giao đầy đủ.
Phần mềm phải được kiểm thử (test) đầy đủ trước khi đưa vào sử dụng.
Dữ liệu được bảo mật và sao lưu thường xuyên.
Các lỗi phải được sửa xong trước 20/07/2024.
Tất cả người dùng phải được đào tạo trước khi sử dụng
Giao diện trực quan, dễ sử dụng và thân thiện.
Phần mềm có đầy đủ chức năng như yêu cầu và hoạt động ổn định
2.2.4 Bàn giao dự án (Project deliverables)
Các sản phẩm sau phải được bàn giao khi hoàn thành thành công dự án website ghi chú và quản lý thời gian Mọi thay đổi đối với các sản phẩm này phải được nhà tài trợ dự án chấp thuận.
Website hoàn thiện: Website ghi chú và quản lý thời gian đã được triển khai đầy đủ, bao gồm tất cả các tính năng đã định.
Mã nguồn: Toàn bộ mã nguồn của website, bao gồm cả frontend và backend.
Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu chứa tất cả dữ liệu của website như tài khoản người dùng, ghi chú, công việc.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng: Tài liệu hướng dẫn người dùng cách đăng ký, đăng nhập, tạo ghi chú, quản lý công việc và các tính năng khác của website.
Tài liệu kỹ thuật: Tài liệu kỹ thuật chi tiết về cấu trúc, hoạt động của website, bao gồm các thông tin về công nghệ sử dụng, kiến trúc hệ thống, quy trình triển khai.
.Báo cáo nghiệm thu: Báo cáo tổng kết quá trình thực hiện dự án, đánh giá kết quả đạt được và các bài học kinh nghiệm.
2.2.5 Các cột mốc thời gian (Milestones)
Mốc thời điểm Ngày mục tiêu
Ngân sách dự án (Project budget)
Sau đây là tổng quan ngân sách:
Thành phần dự án (Project Component) Chi phí (Cost)
Chi phí phát sinh khác 2,000,000
Các ràng buộc sau đây liên quan đến dự án Website ghi chú và quản lý thời gian:
Ngân sách: Dự án phải tuân thủ ngân sách đã được phê duyệt.
Thời gian: Dự án phải hoàn thành trong khoảng thời gian đã định.
Chất lượng: Sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được đặt ra về giao diện, hiệu năng, bảo mật.
Công nghệ: Có thể có những ràng buộc về công nghệ cần sử dụng, ví dụ như phải sử dụng các công nghệ open- source, hoặc phải tích hợp với các hệ thống hiện có.
Nhân sự: Dự án có thể bị giới hạn bởi số lượng và kỹ năng của các thành viên trong nhóm.
Một số phụ thuộc trong dự án Website ghi chú và quản lý thời gian là:
Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện phải được phê duyệt trước khi bắt đầu phát triển.
Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế và xây dựng trước khi phát triển các tính năng của ứng dụng.
Hoàn tất giai đoạn khảo sát 06/06/2024
Hoàn tất giai đoạn phân tích và thiết kế sơ đồ 13/06/2024
Hoàn tất Develop và demo 09/07/2024
Hoàn tất Chạy chương trình và training người dùng 09/08/2024 Triển khai trên môi trường thật 19/08/2024
API: Nếu ứng dụng cần tích hợp với các dịch vụ bên thứ ba, các
API cần phải được xác định và thiết lập kết nối.
Môi trường phát triển: Cần thiết lập môi trường phát triển phù hợp để các thành viên trong nhóm có thể làm việc hiệu quả.
Phần cứng và phần mềm: Nếu cần sử dụng các phần cứng và phần mềm cụ thể, chúng cần phải được chuẩn bị trước khi bắt đầu phát triển.
2.2.9 Vai trò và trách nhiệm (Role and Responsibilies)
Nhóm dự án (Project Team)
Vai trò Họ Tên Tổ chức/ Vị trí Telephone E-mail
Quản lý dự án Trương Gia
Phòng IT 0869.123.456 tran vana@gmail.com
Trưởng nhóm nghiệp vụ Phòng Kỹ Thuật
Nhóm dự án (Project Team)
Vai trò Họ Tên Tổ chức/
Nhà tài trợ (Sponsor) Văn Đinh
Quản lý dự án Trương Gia Kiệt 02/08/2024
Cấu trúc phân rã công việc – WBS
Cấu trúc phân rã công việc của dự án như sau:
QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN
Uớc lượng thời gian của từng công việc ở sơ đồ WBS
Ước lượng thời gian (ngày) của từng công việc ở sơ đồ WBS: Đã nhập trong mục “2.3 Cấu trúc phần rã công việc WBS” ở trên.
Task Name Duration Start Finish
Khảo sát hiện trạng 5 ngày 01/06/2024 06/06/2024
TK và sơ đồ 28 ngày 14/06/2024 23/07/2024
Triển khai môi trường thật 7 ngày 10/08/2024 19/08/2024
Sơ đồ PERT cho nhánh công việc
4.1 Tiến hành ước lượng chi phí của từng công việc ở sơ đồ WBS Đây là ước lượng cho những task cấp 3 trên WBS:
Task Name Predecessors Duration Cost
A Khảo sát hiện trạng 5 days 1,800,000.00 ₫
C TK và sơ đồ A,B 25 days 7,105,000.00 ₫
I Triển khai môi trường thật H 7 days 314,000.00 ₫
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
Tiến hành ước lượng chi phí của từng công việc ở sơ đồ WBS
Đây là ước lượng cho những task cấp 3 trên WBS:
Task Name Predecessors Duration Cost
A Khảo sát hiện trạng 5 days 1,800,000.00 ₫
C TK và sơ đồ A,B 25 days 7,105,000.00 ₫
I Triển khai môi trường thật H 7 days 314,000.00 ₫
Các công việc cấp 3 ở WBS
4.2 Các công việc cấp 3 ở WBS
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN
Tiêu chuẩn chung để đánh giá mức độ thành công của dự án
1 100 user có thể truy cập cùng lúc X
2 Sử dụng không bị hiện tượng carsh X
4 Giao diện thân thiện dễ sử dụng X
5 Đảm bảo các giải pháp bảo mật X
7 Font chữ rõ ràng dễ nhìn X
STT Tiêu chí Mức độ
1 Bố cục giao diện dễ sử dụng X
2 Màu sắc / phối màu đơn giản, rõ ràng X
3 Thao tác bấm xử lý nhanh X
4 Số lượng user truy cập dữ liệu cùng lúc>100 người
5 Tốc độ load không quá 3 giây X
Tiêu chuẩn đánh giá mức độ của từng cột mốc Milestone
Milestone 1: Hoàn thành giai đoạn khảo sát
1 Đã trao đổi hoặc phỏng vấn các phòng ban tham gia sử dụng phần mềm
2 Có tài yêu yêu cầu người dùng
3 Có tài liệu mô tả chức năng
Milestone 2: Hoàn thành giai đoạn phân tích
4 Đã hoàn tất tài liệu thiết kế kiến trúc tổng quát (High level architect design)
Milestone 3: Mua Client và Phần Cứng
5 Đã ký hợp đồng mua phần cứng X
6 Đã ký hợp đồng mua license phần mềm Windows Server,
7 Xong sản phẩm phần mềm với các chức năng yêu cầu X
Milestone 4: Hoàn thành kế hoạch test
10 BE nhận yêu cầu, lưu DB, quản lý danh sách loại,lưu trữ thông tin, quản lý quyền
12 FE cung cấp form, gửi yêu cầu, hiển thị danh sách, cho phép chọn, hiển thị hồ sơ, cho phép đăng nhập X
Milestone 7: Hoàn thành giai đoạn TC
13 Viết xong các test case
Milestone 8: Hoàn thành giai đoạn Chạy TC
14 Xem xét kết quả kiểm thử, chuẩn bị cho triển khai X
Milestone 9: Hoàn Thành Triển Khai môi trường thật
15 Phần mềm đã được cài đặt, cấu hình và được nhập đầy đủ dữ liệu tham chiếu (meta data)
16 Đã hoàn tất các mục check list từ 1-
Các vấn đề phát sinh trong quá trình làm dự án
STT Tên vấn đề số lần % chiếm % tích lũy
1 Hiệu xuất tải trang chậm 100 20% 20%
2 Lỗi giao diện trên di động 75 15% 35%
3 Khả năng tìm kiếm thông tin kém 50 10% 45%
4 Lỗi load ghi chú chậm 40 8% 53%
5 Hệ thống đăng nhập/đăng ký không ổn định 35 7% 60%
6 Ghi chú thiếu thời gian 30 6% 66%
7 Lỗi thao tác đăng nhập 25 5% 71%
8 Giao diện không thân thiện 20 4% 75%
9 Khó khăn trong quản lý thông tin người dùng 15 3% 78%
10 Tích hợp tìm kiếm không linh hoạt 10 2% 80%
11 Cập nhật ghi chú chậm 10 2% 82%
Tiến hành phân tích Pareto:
Chỉ ra các vấn đề tập trung cần phải giải quyết theo phương án 80-20:
Dựa vào biểu đồ Pareto và quy tắc 80-20 Ta cần tập trung giải quyết các vấn để lớn stt Tên vấn đề số lần % chiếm
1 Hiệu xuất tải trang chậm 100 20%
2 lỗi giao diện trên di động 75 15%
3 Khả năng tìm kiếm thông tin kém 50 10%
QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN
Giải định số lượng nhân sự cho dự án
STT Tên nhóm Số lượng thành viên Trách nhiệm của nhóm
1 - Giám sát toàn bộ dự án, quản lý tiến độ, nguồn lực
1 - Thu thập, phân tích yêu cầu của người dùng, xây dựng tài liệu yêu cầu
(Back-end) 2 - Phát triển các tính năng cốt lõi của ứng dụng, quản lý cơ sở dữ liệu
2 - Phát triển giao diện người dùng tương tác, đảm bảo tương thích trên nhiều thiết bị
2 - Kiểm thử chất lượng phần mềm, phát hiện và báo cáo lỗi
6.2 Gán công việc ở sơ đồ WBS cho từng nhân sự
Tham khảo đầy đủ ở file WBS…
6.3 Ma trận công việc, nhật đồ tài nguyên, resource loading của Microsoft Project
- Với những report trên thì ta nhận thấy công việc của Hoàng Phúc là nhiều nhất Vì vậy quết đinh để Gia Kiệt và Đăng Khoa chia sẻ bớt một số phần công việc của Hoàng Phúc.
- Và chuyển bớt công việc của QC sang cho FE
- Lý do chọn Gia Kiệt và Đăng Khoa thay cho Hoàng Phúc hoàn thành một số công việc vẽ biểu đồ: dựa vào “Ma trận kỹ năng” thì Gia Kiệt và Đăng Khoa là hai người có kỹ năng thiết kế data tốt.
- Lý do chuyển bớt công việc QC sang cho FE: QC đang nhận khá nhiều công việc, theo bảng “Ma trận kỹ năng” có thể thấy FE có đủ kĩ năng để thay QC hoàn thành một số công việc.
6.4 Mô tả các kết quả báo cáo trong MS Project về nhân dự, chi phí và tiến độ
- Biểu đồ “Cost OverView” cho ta biết tổng work load của mỗi resource, khối lượng công việc đã hoàn thành (màu xanh), khối lượng công việc chưa hoàn thành (màu cam).
- Biểu đồ “Cost Status”: cho biết tổng thời gian khối lượng công việc đã hoàn thành và chi phí tương ứng cho những công việc đã hoàn thành ấy.
Về tình hình chung của dự án:
BURNDOWN: Các taks trễ do với dự án.
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN
Cách thu thập thông tin trong dự án
Biểu mẫu, định dạng: Sử dụng các biểu mẫu Google Form hoặc các công cụ khảo sát trực tuyến khác để thu thập yêu cầu từ người dùng và các bên liên quan.
Phương pháp thu thập: Tổ chức các buổi workshop, phỏng vấn trực tuyến với người dùng tiềm năng để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ.
Người làm: Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) hoặc người quản lý sản phẩm (PM).
Phân phối thông tin
Vị trí lưu trữ: Tất cả thông tin của dự án sẽ được lưu trữ trên Trello.
Tạo bảng (Board): Tạo một bảng Trello mới với tên "Website ghi chú và quản lý thời gian" Bảng này sẽ là trung tâm lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến dự án.
Tạo danh sách (List): Chia bảng thành các danh sách (list) để phân loại các loại thông tin khác nhau:
Backlog: Lưu trữ các ý tưởng, yêu cầu mới chưa được thực hiện.
In Progress: Lưu trữ các task đang được thực hiện.
Done: Lưu trữ các task đã hoàn thành.
Documents: Lưu trữ các tài liệu, file đính kèm (ví dụ: mockup, wireframe, tài liệu kỹ thuật).
Tạo thẻ (Card): Mỗi task hoặc yêu cầu sẽ được tạo thành một thẻ (card) Trong mỗi thẻ, bạn có thể thêm các thông tin chi tiết như:
Tiêu đề: Mô tả ngắn gọn về task.
Mô tả: Mô tả chi tiết yêu cầu, các bước thực hiện.
Người thực hiện: Gán task cho thành viên trong nhóm.
Hạn chót: Đặt hạn chót cho task.
Danh sách kiểm tra: Để theo dõi tiến độ của task.
Bình luận: Để trao đổi, thảo luận về task.
Tệp đính kèm: Đính kèm các file liên quan đến task.
STT Nhân viên Quyền truy cập
1 PM, BA Admin (toàn quyền)
2 FE, BE Quyền chỉnh sửa các thẻ trong danh sách "In Progress"và "Done"
3 T Quyền chỉnh sửa các thẻ trong danh sách "Testing" và "Done", tạo các thẻ bug
Giám sát và điều chỉnh thông tin
-Người phụ trách: PM, BA và đội ngũ QA của ELSA Speak.
-Thời điểm thực hiện: tại từng thời điểm milestone trên WBS.
Cách giải quyết xung đột khi xảy ra của nhóm
Xung đột sẽ được giải quyết dựa trên sự tôn trọng mọi ý kiến của mọi người.
BA tìm hiểu rõ nguyên nhân của xung đột để đưa ra giải pháp phù hợp Phân tích ý kiến của mỗi người Nếu phải chọn một trong nhiều ý kiến thì tiến hành phân tích ưu nhược điểm của các ý kiến và tiến hành biểu quyết Tập trung vào sự việc, tránh đề cập con người, hướng đến giải quyết sự việc,đặt câu hỏi mở, và tập trung vào việc giải quyết vấn đề chứ không phải đổ lỗi.
QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN
Phương pháp nhóm dùng để nhận biết rủi ro
Các phương pháp dùng để nhận biết rủi ro trong dự án là:
- Sử dụng danh sách kiểm tra rủi ro
Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra trong dự án
Thời gian dự kiến Dấu hiệu nhận biết
Người chịu trách nhiệm Kế hoạch đối phó
1 Xung đột giữa các thành viên Cao Trung bình Liên tục trong suốt dự án Sự ít giao tiếp, thái độ tiêu cực, bất đồng quan điểm khi làm việc PM Tổ chức team building, đào tạo kỹ năng làm việc nhóm
2 Rủi ro về bảo mật dữ liệu Rất cao Rất cao
Trong suốt vòng đời của sản phẩm Dữ liệu bị rò rỉ, hệ thống bị tấn công, lỗi bảo mật PM Mã hóa dữ liệu, kiểm tra lỗ hổng bảo mật thường xuyên
Thay đổi yêu cầu của khách hàng Trung bình Cao Bất kỳ thời điểm nào Khách hàng yêu cầu thay đổi tính năng, giao diện PM, BA Quản lý thay đổi, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch
4 Lỗi trong quá trình phát triển Trung bình Cao Trong quá trình phát triển Chương trình bị crash, lỗi logic, kết quả không đúng Dev Thường xuyên kiểm thử, code review
Công ty thuê phá sản Thấp Cao
Công ty không đủ chi phí hoặc động hoặc do nội bộ công ty bên thuê có xung đột dẫn đến phá sản PM
Tìm đối tác mới để chuyển giao và tiếp tục dự án, liên hệ tới các công ty hoặc tổ chức có khả năng tiếp quản và hoàn thành dự án.
6 Mất mát dữ liệu Trung bình Rất cao Bất kỳ thời điểm nào Dữ liệu bị mất, hỏng, không truy cập được Dev Sao lưu dữ liệu thường xuyên, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu
Kế hoạch đối phó rủi ro của nhóm trong dự án
Sau đây là một số rủi ro chung và cách ứng phó: Cơ bản có 4 cách đối phó rủi ro:
- Tránh rủi ro (Avoid the risk): Tìm cách loại bỏ hoàn toàn rủi ro.
- Chuyển rủi ro (Transfer the risk) cho người hoặc tổ chức khác
- Làm giảm nhẹ rủi ro (Mitigating the risk):Thực hiện các biện pháp để giảm thiểu tác động của rủi ro.
- Chấp nhận rủi ro (Accepting the risk): Quyết định chấp nhận rủi ro và lên kế hoạch ứng phó khi rủi ro xảy ra.
Tên rủi ro Phương án Người chịu trách nhiệm
Xung đột giữa các thành viên Tránh PM
Rủi ro về bảo mật dữ liệu Giảm nhẹ PM
Thay đổi yêu cầu của khách hàng Giảm nhẹ PM, BA
Lỗi trong quá trình phát triển Giảm nhẹ Dev
Công ty thuê phá sản Chấp nhận PM
Mất mát dữ liệu Giảm nhẹ Dev
QUẢN LÝ MUA SẮM DỰ ÁN
Lập ra danh sách các thiết bị / dịch vụ liên quan đến dự án
T Tên thiết bị Thời gian sử dụng (ngày) Giá mua Giá thuê
Giá tự làm Quyết định thuê
1 Hosting 12 10,000,000 1,000,000 Bất khả thi Mua
2 Cơ sở dữ liệu 12 2,000,000 200,000 Bất khả thi Mua
3 CDN 12 2,000,000 200,000 Bất khả thi Mua
4 Công cụ lưu trữ tĩnh 12 1,000,000 Bất khả thi Mua
5 Dịch vụ email 12 1,000,000 100,000 Bất khả thi Mua
(nếu cần) 12 1,000,000 Bất khả thi Mua
Lập ra tiến độ mua sắm
STT Tên thiết bị Thời gian dự kiến mua Số lượng Giá mua
2 Cơ sở dữ liệu Tháng 1 1 2,000,000
4 Công cụ lưu trữ tĩnh Tháng 2 1 1,000,000
Lập kế hoạch đấu thầu
Tên gói thầu Dự án quản lý website ghi chú và quản lý thời gian
Hình thức lựa chọn nhà thầu Nhà thầu có giá đầu tư thấp nhất
Thời gian lựa chọn nhà thầu 01/06/2024 đến 02/08/2024
Hình thức hợp đồng Trọn gói
Thời gian thực hiện hợp đồng 2 tháng
Hình thức rót vốn gói thầu Cấp vốn theo hạng mục đã bàn giao
Yêu cầu đối với nhà thầu
Có từ 1 – 3 năm hoạt động cung cấp trang thiết bị đấu thầu.
Đã thực hiện trên 2 dự án có quy mô tương tự hoặc cao hơn.
Có tổng vốn điều lệ trên 500,000,000 đồng.
Khả năng đáp ứng thiết bị tốt, cung cấp thiết bị với chất lượng đảm bảo.
Các công ty cung cấp thiết bị uy tín tham gia đấu thầu gồm có:
STT Tên nhà thầu Giá đấu thầu Đánh giá
Theo giá và đưa ra quyết định chọn Nhà thầu IELTS Fighter với hợp đồng là17.000.000đ làm nhà thầu cung cấp thiết bị cho dự án.
Quản lý hợp đồng
- Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng.
- Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng.
- Nhiều giám đốc dự án phớt lờ những khế ước trong hợp đồng, và điều đó dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng.
9.4.2 Đảm bảo thực hiện hợp đồng
- Giá trị đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng là 20% giá hợp đồng tức 3.400.000đ
- Thời gian có hiệu lực được kéo dài cho đến khi thiết bị phải bảo hành.
- Nhà thầu chịu trách nhiệm bảo hành theo đúng thời hạn của nhà sản xuất.
- Trong thời gian bảo hành, nếu thiết bị bị hỏng do lỗi không do nhóm, nhóm có thể thay miễn phí sản phẩm khác
QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN
Check list
STT Check list item Tình trạng
1.1 Đã xác định rõ đối tượng người dùng chính và nhu cầu của họ? Hoàn tất 1.2 Đã thực hiện phỏng vấn hoặc khảo sát người dùng? Hoàn tất 1.3 Đã xây dựng user cases?
2.1 Đã hoàn thành wireframe và mockup?
2.2 Đã thiết kế giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX)?
2.3 Đã chọn công nghệ và framework phù hợp?
3.1 Đã hoàn thành việc lập trình các chức năng chính?
3.2 Đã kết nối với cơ sở dữ liệu?
3.3 Đã tích hợp các tính năng bổ trợ ?
4.1 Đã thực hiện kiểm thử chức năng?
4.2 Đã thực hiện kiểm thử hiệu năng?
4.3 Đã thực hiện kiểm thử bảo mật?
5.1 Đã triển khai lên môi trường thử nghiệm?
5.2 Đã triển khai lên môi trường sản xuất?
5.3 Đã cấu hình server và database?
6.1 Đã tổ chức buổi đào tạo cho người dùng?
6.2 Đã bàn giao tài liệu hướng dẫn sử dụng?
6.3 Đã thu thập phản hồi của người dùng?
