báo cáo cuối kỳ môn kĩ năng mềm đề tài kỹ năng quản lý thời gian

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Báo cáo cuối kỳMÔN KĨNĂNG MỀM Đề tài: “Kỹ năng quản lý thời gian” GVHD: ThS Lê Huy Tùng Sinh viên thực hiện: 1 Nguyễn Thị Lành 20174829

2 Nguyễn Văn Khoa 20172633

3 Quách Trung Kiên 20171461

4 Nguyễn Đình Kiên 20173211

5 Đoàn Thị Diệu Linh 20174852

6 Trần Khánh Lê 20183782

7 Lê Thế Kiên 20173215 8 Ngô Trung Kiên 20173992

1.2.1.Phân tích tính cách các thành viên-mô hình DISC 3

1.2.2.Quản trị nhân lực nhóm- mô hình 5P 8

2 Lập kế hoạch nhóm 9

2.1.Nhận biết, xác định công việc 9

2.2.Phân tích thời gian 10

2.3.Xác định những việc gây lãng phí thời gian 11

2.4.Lập thứ tự ưu tiên 11

2.5.Lập kế hoạch cho công việc 12

3.Các trao đổi, thảo luận 14

3.1.Nội dung và ý tưởng video 14

3.2.Thảo luận về mặt kĩ thuật 14

3.3.Thảo luận về công tác hậu cần, tài chính 14

3.4.Những vấn đề khi thực hiện video 14

3.4.1.Củng cố sự tự tin cho các thành viên 15

3.4.2.Bất đồng ý kiến về thời gian 15

3.4.3.Quản lí các yếu tố mất thời gian 15

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ KẾT QUẢ 16

1.Ý nghĩa của video đối với việc phát triển các kỹ năng cá nhân 16

2.Đánh giá từng thành viên của trưởng nhóm: 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

LỜI NÓI ĐẦU

Thời gian là thứ duy nhất trên đời không cần phải mất tiền mua mà vẫn công bằngtuyệt đối với tất cả mọi người Nhưng, không phải ai cũng nhận ra được sự quý giá củathời gian, mặc dù từng giây từng phút trôi qua đều là cơ hội để có thể tạo ra sự khácbiệt thay dổi cuộc đời mỗi con người Thực tế chứng minh rằng, sự thành công hay thấtbại phụ thuộc rất nhiều vào khả năng kiểm soát thời gian của cá nhân, thông qua việcphân chia, sử dụng nó, để cân bằng và tối ưu hóa mọi công việc Vậy, hiển nhiên mỗingười cần phải có kĩ năng quản lí thời gian cho thật tốt Hơn nữa, quản lí thời gian đặcbiệt có ý nghĩa với sinh viên, những người luôn phải đau đầu phân bổ giữa thời gianhoc, thời gian đi làm thêm và thời gian nghỉ ngơi, vui chơi, tham gia hoạt động ngoại

khóa Dựa trên những lí do đó, nhóm Charmed đã quyết định chọn “Kỹ năng quản líthời gian” làm chủ đề cho bài tập cuối kì bộ môn kĩ năng mềm Sản phẩm cuối kì của

nhóm còn nhiều điểm chưa hợp lí, nhưng đó là sự cố gắng của tập thể nhóm và là thànhquả sau khi được học bộ môn Chúng em rất mong muốn nhận được ý kiến đóng gópcủa thầy hoàn thiện hơn.

Chúng em cũng gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Lê Huy Tùng đã cho nhóm nóiriêng và cả lớp nói chung những giờ học rất vui và bổ ích, thoát khỏi sự khô khan củacác môn đại cương và chuyên ngành Giá trị mà chúng em học được sau những giờ lênlớp của thầy không chỉ dừng lại ở những bài học mà còn là sự tự tin, thoải mái, sự thayđổi nhận thức về tầm quan trọng của kĩ năng mềm trong công việc và cuộc sống, và cảnhững người bạn mới, những hiểu biết mới để hoàn thiện bản thân Mặc dù chúng emkhông mong được gặp lại thầy một lần nữa ở môn kĩ năng mềm, nhưng lớp học kĩ năngmềm sẽ là một kỉ niệm đáng nhớ của cả nhóm Charmed

Trân trọng

Nhóm Charmed

“Charmed Team” cùng mang một tinh thần tươi trẻ, lạc quan, tràn đầy nănglượng, sống hết mình vì đam mê, lý tưởng của tuổi trẻ.

1.2 Phân tích tính cách các thành viên trong nhóm- mô hình 5P kết hợp DISC

1.2.1 Phân tích tính cách các thành viên-mô hình DISC

Để nhóm hoạt động và phát triển tốt, việc hiểu rõ tính cách, sở trường, sở đoản, vv của mỗi cá nhân là một công việc thiết yếu Nội tâm con người và các đặc trưng tínhcách của mỗi cá thể là một điều vô cùng phức tạp, khó nắm bắt Một cách sơ lược, xác định ban đầu được những nét tính cách nổi bật, có ý nghĩa trong khi làm việc nhóm sẽ giúp phân công nhiệm vụ một cách chính xác, phát huy được ưu thế của mỗi cá nhân Đặc biệt, nó còn giúp tìm ra cá nhân có đủ khả năng làm lãnh đạo, tức là trưởng nhóm, là người có tiếng nói và có khả năng dung hòa, dẫn dắt nhóm đi đến kết quả tốt nhất Chúng em đã tham khảo lý thuyết DISC của tiến sĩ William Moulton Marston và thực hiện một bài trắc nghiệm nhỏ để hiểu ban đầu về tính cách mỗi thành viên trong nhóm DISC được sử dụng để xác định cách một cá nhân phản ứng/hành động khi phải đối phó với các vấn đề trong công việc hoặc trong cách họ giải quyết vấn đề Dưới đây là một số sơ lược về tính cách theo mô hình DISC:

- Nhóm người Thủ lĩnh (Dominance): Những người nằm ở nhóm này quan

trọng kết quả hoàn thành Họ luôn tự tin và có động lực cạnh tranh để chiến thắng hoặcđạt được thành công, chấp nhận thử thách và hành động tức thì để đạt được kết quả.Những người thuộc nhóm Thủ lĩnh thường được mô tả là mạnh mẽ, tự tin, nhanh nhẹn,luôn tiếp cận vấn đề một cách trực tiếp Tuy nhiên, điểm trừ là đôi khi họ bị giới hạnbởi sự vô tâm đối với người khác, thiếu kiên nhẫn và hay hoài nghi Những người

nhóm Thủ Lĩnh thường là: Nhà phát triển, Nhà định hướng phát triển, Người truyềncảm hứng, Người làm công việc mang tính sáng tạo.

- Nhóm người Tạo ảnh hưởng (Influence): Người thuộc nhóm này chú trọng

vào việc tạo ra ảnh hưởng hoặc thuyết phục người khác bằng sự cởi mở và những mốiquan hệ của mình Họ thường được mô tả là những người có sức thuyết phục, nhiệttình, ấm áp, luôn lạc quan và có niềm tin vào người khác Phong cách làm việc của họluôn thể hiện sự hợp tác và nhiệt tình Những người Tạo ảnh hưởng thường được thúcđẩy bởi sự công nhận xã hội (hoặc một nhóm người trong xã hội), vào những hoạt độngnhóm và sự phát triển các mối quan hệ Chính vì vậy mà họ sẽ sợ bị mất sự ảnh hưởng,bị từ chối hoặc bị bỏ qua Những người nhóm Tạo ảnh hưởng thường là: Người quảngbá, Người thuyết phục, Thẩm định viên.

- Nhóm người Kiên định (Steadiness): Những người thuộc nhóm này thường

chú trọng vào sự hợp tác, chân thành, tin cậy Họ thường tìm động lực thúc đẩy từ sựcộng tác, phối hợp, đánh giá chân thành và hướng đến duy trì sự ổn định, được mô tả làbình tĩnh, kiên nhẫn, trung thành, có thể lường trước sự việc, ổn định và nhất quán Họcũng có thể bị giới hạn bởi sự thiếu quyết đoán, sợ thay đổi, sợ sự mất ổn định và bịxúc phạm Những người Kiên định thường là: Chuyên gia, nhân viên văn phòng

- Nhóm người Tuân thủ (Compliance): Những người thuộc nhóm Tuân

thủ này thường chú trọng vào chất lượng và độ chính xác, chuyên môn, năng lựccá nhân Họ thường tìm thấy động lực từ những cơ hội để đạt được kiến thức,những cơ hội giúp họ thể hiện được chuyên môn cá nhân và tạo ra những sảnphẩm có chất lượng Người Tuân thủ để ý đến độ chính xác trong công việc, họluôn muốn duy trì sự ổn định trong công việc, thường được được mô tả là ngườicẩn thận, thận trọng, làm việc có hệ thống, chính xác, lịch sự và biết cách ngoạigiao Tuy nhiên, họ có thể bị giới hạn bởi việc bị quá tải, bản thân bị cô lập,những lời chỉ trích và mắc sai lầm tra Những người Tuân thủ thường là: Nhà tưtưởng khách quan, Người cầu toàn, Người nghiên cứu.

Dưới đây là bài trắc nghiệm khách quan do từng người thực hiện, được tính điểm dựatrên việc lựa chọn có hoặc không ở một số hành vi tính cách trong bảng.Mỗi cột được

tính tổng là 100 điểm, cột thứ nhất đại diện cho hành vi D- người Thủ lĩnh, cột thứ hailà I- người ảnh hưởng, cột thứ ba là S-người trầm tĩnh, cột thứ tư là C- người tuân thủ.

Bảng: Những hành vi tính cách phổ biến trong công việc.

Kết quả điểm trắc nghiệm như sau:

LànhNgô KiênLêLinh0

DISC

Quách KiênLê KiênNguyễn KiênKhoa0

Biểu đồ: Kết quả trắc nghiệm tính cách các thành viên theo DISC

Bài trắc nghiệm cho thấy, mỗi cá nhân có biểu hiện hòa trộn nhiều loại hành vi,chứ không phải chỉ một, tuy nhiên có một số hành vi nổi trội hơn hẳn so với cac hànhvi khác: Dominance-người quyền lực, Influence-người ảnh hưởng Steadiness-ngườitrầm tĩnh, Compliance-người tuân thủ Nhóm tính cách nổi trội ứng với từng người nhưsau:

Đoàn Thị Diệu Linh: K62 – Viện Công Nghệ Sinh học và Công nghệ Thực phẩm Nhóm D - Trưởng nhóm

-Là người tự thúc đẩy bản thân, thích hoàn thành công việc và quyết đoán, làngười đưa ra quyết định ngay từ đầu - luôn tập trung, truyền cảm hứng Bạn cũng làngười tập hợp nhóm ngay từ buổi đầu tiên, có kinh nghiệm lãnh đạo, sự tự tin và khảnăng giao tiếp kết nối mọi người, hoàn toàn phù hợp để dẫn dắt nhóm Đó chính là lýdo tại sao bạn Đoàn Thị Diệu Linh được các thành viên ủng hộ giao trách nhiệm quantrọng này.

Nguyễn Thị Lành: K62 Viện Công Nghệ Sinh học và Công nghệ Thực phẩm Nhóm I

-Đây chính là mẫu người mà mọi người đều yêu thích Lành có niềm đam mê dễlan truyền và có thể tái tạo năng lượng tinh thần khi mệt mỏi Mặt khác, luôn sẵn sànglắng nghe và đồng cảm với người khác, thể hiện sự nhiệt tình trong công việc.

Là một thành viên nữ xinh xắn, đáng yêu nhưng chưa có người yêu Là một ngườicởi mở, vui vẻ, lạc quan, thích cái mới, luôn quan tâm đến mọi người, đôi khi hơi ítnói, đáng tin cậy, có trách nhiệm, có kế hoạch, cầu toàn, công bằng nên được nhómgiao cho nhiệm vụ “thư ký” tổng hợp

- Trần Khánh Lê: K63 – Kỹ Thuật Máy Tính – Nhóm C

Tiếp tục là một bạn nữ đáng yêu, là người ít nói, có phần nhút nhát, nhưng tậntâm và có trách nhiệm Luôn cố gắng trong mọi công việc của nhóm, tích cực đóng gópý kiến, lên ý tưởng, hoàn thành công việc được giao, luôn có thật nhiều phương án tiếnhành cho 1 kế hoạch, ghét sự thiếu kỷ luật

- Ngô Trung Kiên: K62 – Tự Động Hóa – Nhóm D

Chàng trai với cách làm việc chính xác, bình tĩnh, cẩn thận, rõ ràng, nói nhiều vàhay pha trò, quan tâm đến mọi người, biết cách lắng nghe, đóng góp ý kiến và thựchiện kế hoạch của nhóm Kiên vẫn chưa có người yêu nhưng với tinh thần chém giókhông bỏ qua 1 đối thủ nào thì đảm bảo người yêu Kiên tương lai cười cả ngày khôngchán.

- Lê Thế Kiên: K62- Công Nghệ Thông Tin – nhóm S

Là người quan tâm, hỏi han mỗi khi các bạn không đi học, cũng là người nhiệttình đề xuất các ý tưởng lên video cho nhóm Kiên cũng là người điều hòa không khínhóm khi có xung đột.

- Nguyễn Đình Kiên: K62 – Công nghệ Thông tin - Nhóm C

Có chút máu nghệ sĩ, chàng trai tính tình cởi mở, lạc quan, sáng tạo, luôn vui vẻ,biết tạo không khí tích cực cho cả nhóm nhưng bên trong có một nội tâm mạnh mẽ,bình tĩnh, chỉnh chu, làm việc thận trọng, chính xác với tư duy logic.

- Nguyễn Văn Khoa: K62 – Điện Tử Viễn Thông – Nhóm IC

Luôn có những ý tưởng mới lạ cho các công việc chung của nhóm, nhiệt tìnhtham gia các công việc chung của nhóm, luôn lắng nghe ý kiến của mọi người và tổnghợp lại.

- Quách Trung Kiên: K62 Kỹ thuật cơ khí - nhóm DI

Thuộc kiểu người có tiếng nói, quyết đoán, biết sắp xếp công việc và lựa chọncông việc sao cho hợp lí, thiên về tư duy logic và dùng kiến thức, suy nghĩ thực tế đểgiải quyết vấn đề Cũng là người thích sáng tạo, hài hước, thích nói cười, thích nhữngtrải nghiệm thú vị, đôi khi hơi cầu toàn Bạn Kiên là sự kết hợp của bốn kiểu tính cách,được bộc lô khác nhau trong các hoàn cảnh khác nhau, yêu thích vị trí lãnh đạo Tuynhiên do so sánh về kinh nghiệm, Kiên trở thành trợ thủ đắc lực của nhóm trưởng.Trong môi trường làm việc tập thể, cậu đã cố gắng hoàn thành công việc chung

1.2.2 Quản trị nhân lực nhóm- mô hình 5P

Khi đã có những hiểu biết cơ bản về các nhóm tính cách của các thành viêntrong nhóm thì người nhóm trưởng cần phải biết cách quản trị nhân lực của nhóm.Nhóm đã tham khảo mô hình 5P do Schuder phát triển để chọn ra phương pháp quản líthích hợp.

Thông tin cơ bản về mô hình 5P: 5P là mô hình tương đối toàn diện về cấu trúcvà các thành phần của một chiến lược quản trị nguồn nhân lực do Schuler (1992) pháttriển Mô hình 5P gồm 5 yếu tố: triết lý quản trị nguồn nhân lực (Philosophy),chínhsách nguồn nhân lực (Policies), chương trình (Programs), hoạt động/thông lệ(Practices) và quy trình quản trị nguồn nhân lực (Process).

Áp dụng chiến lược quản trị nguồn nhân lực vào quản trị nhân lực của nhóm,nhóm rút ra những kết luận sau: Đầu tiên nhóm cần xác định mục tiêu chiến lược củanhóm và phân tích một cách có hệ thống về những tác động của nó đối với triết lý,chính sách, chương trình, hoạt động/thông lệ và các quy trình quản trị nguồn nhân lực

Chiến lược, mục tiêu của nhóm.

Chiến lược của nhóm được chia làm hai hai giai đoạn là:

- Giai đoạn một: làm quen tìm hiểu, cùnng thực hiện bài tập trên lớp

- Giai đoạn hai: chuẩn bị nội dung và phân chia nguồn lực cho video và làm báo cáo

cuối kì.

Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực chiến lược của nhóm.

- Triết lí nguồn nhân lực: nhóm đề cao tinh thần: “Tôn trọng cá thể trong tập

thể” Mỗi người học một ngành khác nhau, cũng không cùng khóa nữa nên mỗingười có một lịch học và làm việc riêng, đồng thời, tính cách mỗi người rất khácnhau Vì vậy nhóm luôn cố gắng làm mọi thứ thật đơn giản, phù hợp với tất cả thànhviên để mọi người có thể cùng nhau thực hiện các hoạt động của nhóm

- Các chính sách nguồn nhân lực: Việc quản trị một nhóm gồm nhiều thành

viên là rất khó khăn và cần phải linh hoạt Chính sách của nhóm là khuyến khích cácthành viên đưa ra ý kiến và lắng nghe ý kiến, lấy biểu quyết theo số đông nhưngcũng luôn chọn lọc những ý kiến hay và sáng tạo từ các cá nhân.

- Các chương trình nguồn nhân lực: Nhóm có hoạt động tuyên dương và

khen ngợi những thành viên tích cực, bên cạnh đó phê bình những thành viên chưahoàn thành tốt công việc.

- Các hoạt động nguồn nhân lực: Bên cạnh việc học tập, nhóm thường tổ

chức các buổi ngoại khóa đi chơi, ăn uống để các thành viên gắn kết với nhau, hiểunhau hơn và đưa ra những ý tưởng sáng tạo cho bài tập trên lớp.

- Các quy trình nguồn nhân lực: Khi bắt đầu một dự án làm làm việc thì

nhóm luôn phân chia công việc một cách rõ ràng và bám sát tiến độ của từng thànhviên trong nhóm.

2 Lập kế hoạch nhóm

Để lập kế hoạch, nhóm đã tham khảo mô hình 5A trong quản lí thời gian: Nhận biết, Analyse - phân tích, Attack –kẻ cắp thời gian, Assign: Lập thứ tự ưu tiên,Arrange: hoàn thiện, lập kế hoạch Mô hình 5A cho phép quản lí thời gian một cáchkhoa học, dựa trên những phân tích tỉ mỉ về hành vi sử dụng thời gian của mỗi cá nhân.

Aware-Nhóm nhận thấy, việc quản lí thời gian là không hề đơn giản và đỏi hòi sự kiên nhẫn,tuy nhiên lại đem lại hiệu quả cao.

2.1 Nhận biết, xác định công việc

- Mục tiêu làm việc: Bảy thành viên của nhóm thực hiện một video bài tập cuối kì kĩ

năng mềm về đề tài “Quản lý thời gian, làm chủ kỳ thi cuối kỳ ở Bách Khoa”, thời

lượng khoảng 7-10 phút.Video nêu hậu quả của việc quản lý thời gian bất hợp lý vàcho thấy cách sắp xếp, cũng như sự hợp tác hòa đồng khi thực hiện các cảnh quay - Địa điểm thực hiện: Trường đại học Bách Khoa Hà Nội

- Thời gian quay chính thức: Chủ nhật, ngày 07 tháng 06 năm 2020- Thời gian hoàn thành: Thứ hai ngày 15 tháng 06 năm 2020

- Thời gian nộp sản phẩm: Thứ năm ngày 17 tháng 06 năm 2020- Khối lượng công việc và trách nhiệm của các thành viên:

i Lên ý tưởng nội dung quay: cả nhóm cùng thực hiện

ii Thư kí phụ trách công việc ghi chép: bạn Nguyễn Thị Lành

iii Quay phim: bạn Đoàn Thị Diệu Linh, Quách Trung Kiên, Nguyễn VănKhoa

iv Diễn viên: Cả nhóm cùng thực hiệnv Chuẩn bị kịch bản, lời thoại: Cả nhóm

vi Chụp ảnh, chỉnh sửa: Bạn Nguyễn Đình Kiên

vii Chỉnh sửa video: Bạn Lê Thế Kiên, Ngô Trung Kiên

viii Quản lí, chịu trách nhiệm xử lí các vấn đề kĩ thuật: Bạn Trần Khánh Lê- Thiết bị và phương tiện: điện thoại do các thành viên cung cấp

- Đây là công việc quan trọng, đánh giá điểm thi cuối kì môn học nên phải thực hiệnđúng thời gian Chủ động sắp xếp các công việc khác kém quan trọng hơn.

2.2.Phân tích thời gian

Do đây là công việc chung và chưa được thực hiện lần nào nên cả nhóm đã thựchiện nhanh một số ghi chép dựa trên một số lần tham gia hoạt động nhóm ngoài trờicủa từng cá nhân:

- Thời gian dùng mạng xã hội quá nhiều trong một ngày (trên hai tiếng), thường