Đề tài kỹ năng quản lý thời gian

Lời nói đầu

Chúng ta đang sống trong thời đại số, một thế giới hối hả, tấp nập, hằng ngày con người đều phải chạy đua với thời gian, từng hành động từng việc chúng ta làm đều được tính bằng giây bằng phút Thời gian là tài nguyên hiếm hoi, cho dù bạn là ai thì một ngày của bạn cũng chỉ có đúng 24h, một tuần 7 ngày và một năm có 365 ngày Để theo kịp nhịp sống hối hả của xã hội hiện đại như bây giờ bạn buộc phải chạy đua với thời gian và có lẽ điều đó sẽ ngày càng khiến bạn trở nên kiệt quệ, bạn không còn ý chí, không còn đủ kiên nhẫn để theo kịp thời gian, mọi thứ trong cuộc sống của bạn có thể bị đảo lộn hoàn toàn kể cả công việc và gia định hoặc các mối quan hệ khác Đó cũng chính là lý do thúc đẩy bạn cần phải biết cách quản lý thời gian và biết được tầm quan trọng của kỹ năng này trong cuộc sống Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn Bạn cần phải thích ứng để xác định

việc Bạn phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian có được Chẳng hạn như đối với những người luôn bận rộn nếu họ không biết cách quản lý thời gian họ sẽ ôm hết công việc vào người và điều đó khiến họ trở nên kiệt sức và chán nản, thậm chí nếu không sắp xếp được mọi công việc của họ sẽ trở nên rối tung Vậy còn đối với những người lười biếng thì sao, họ không hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian nên thời gian nên hầu như thời gian của họ đều trôi qua một cách vô nghĩa, và rồi họ càng ngày càng mất phương hướng và càng chán nản hơn bao giờ hết Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng trong học tập và công việc Khi đi học, sinh viên phải học cùng lúc rất nhiều môn, mỗi môn đều có bài tập nhóm, bài thuyết trình, bài tập về nhà, bài kiểm tra, … nếu không biết sắp xếp thời gian và mức độ ưu tiên hợp lý cho từng môn học thì sẽ rất dễ bị quá tải, học trước quên sau, gần đến ngày thi mới tá hoả vì còn quá nhiều kiến thức chưa ôn Sau này, khi đi làm, phải làm cùng lúc nhiều việc, đối mặt với deadline, với các cuộc họp, báo cáo định kỳ, người không có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ dễ bị tẩu hoả nhập ma, đang làm việc này lại thọt việc kia vào, rồi mải mê làm việc này lại quên mất việc khác, cảm thấy mình luôn bận rộn, làm việc không ngơi nghỉ mà vẫn không xong việc Do nhận thấy tính quan trọng của kỹ năng này và hơn hết là có thể

áp dụng vào thực tiễn nên nhóm chúng em đã chọn nghiên cứu đề tài “ Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian”.

Nội dungI.Khái quát chung về quản lý thời gian

1 Quản lý thời gian là gì ?

Quản lý thời gian là một kỹ năng sắp xếp, quản lý các công việc cụ thể, phân bổ nguồn lực, xây dựng các phương án làm chủ thời gian một cách khoa học Là quá trình thiết lập các mục tiêu, kế hoạch theo thời gian biểu, thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất Quản lý thời gian là việc cân nhắc, xem xét các mức độ công việc để sắp xếp, phân chia thời gian làm các việc một cách hiệu quả Vì thời gian có hạn, bạn càng có kĩ năng quản lý thời gian tốt, thời gian bạn sử dụng sẽ càng hiệu quả

2 Các bước trong kỹ năng quản lý thời gian • Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Đây là bước khởi đầu trước khi bắt đầu tạo ra một phương pháp quản lý thời

muốn đạt được Thực tế, mục tiêu được xem như một đích đến mà chúng ta mong muốn có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định dựa theo một công việc cụ thể.“ Rõ nét hơn, mục tiêu có thể là nhận thức, hành vi hoặc thái độ Và mục tiêu có thể đặt ra dựa trên một khoảng thời gian nhất định, ví dụ: theo ngày, theo tháng, theo năm hoặc theo một quy trình Như vậy sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất Để xác định được mục tiêu bạn hãy liệt kê ra các việc mình muốn thực hiện và muốn đạt được trong một thời điểm, một khoảng thời gian nhất định và với điều kiện mục tiêu đó phải đo lường, đánh giá được kết quả, mục tiêu càng cụ thể chi tiết thì kết quả càng đạt được cao.

Ví dụ: Bạn mong muốn trở thành học sinh giỏi top 3 trong lớp vào học kỳ tới • Bước 2: Đánh giá, xem xét khả năng bản thân

Hành động này là việc bạn tự xem xét bản thân mình có nhiều khả năng để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra hay không Xác định những trở ngại, những ưu điểm và khuyết điểm của bản thân trong một lĩnh vực nào đó hay những thử thách, khó khăn mà mình có thể gặp phải trong quá trình thực hiện Cụ thể, bạn cần hiểu rõ bản thân mình cần những kiến thức, kỹ năng, thông tin gì để có thể hoàn thành mục tiêu một cách xuất

Ví dụ: Dựa theo ví dụ ở trên khi bạn muốn làm một học sinh giỏi top 3 của lớp, bạn cần phải xem lại các số điểm hiện tại của mình đang ở mức độ nào, xem lại những môn nào mình bị điểm thấp và cần cải thiện và xác định số điểm mà mình nghĩ sẽ có khả năng đạt được để trở thành một học sinh giỏi của lớp.

• Bước 3: Liệt kê các việc cần làm

Đây cũng là một trong những bước cần thiết và quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian, nếu không liệt kê ra các công việc cần làm bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu và sẽ mãi lẩn quẩn trong một mớ hỗn độn đầy ấp các công việc các hoạt động chưa được hoàn thành và từ đó sẽ dẫn tới việc trì trệ quá trình đạt được mục tiêu và kết quả kém.

• Bước 4: Hoàn thành các công việc theo kế hoạch

Việc thực hiện nghiêm túc các công việc theo đúng tiến độ sẽ giúp việc quản lý thời gian của bạn trở nên hiệu quả hơn, hoàn thành mục tiêu đúng hạn Để thực hiện nghiêm túc kế hoạch đặt ra bạn đáp ứng các yếu tố sau đây:

+ Khả năng tập trung: việc tập trung là cách tốt nhất để bạn không thể lãng phí thời gian, nhanh chóng hoành thành công việc.

+ Kiểm soát được các yếu tố khiến bạn bị xao lãng: là điều cần thiết để khiến bạn không bị chi phối bởi các yếu tố tác động bên ngoài, sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta hai giờ đồng hồ mỗi ngày hoặc hơn ( lướt web, hóng tin tức, …)

+ Không nên ôm việc và làm nhiều: nhiều người có suy nghĩ làm nhiều việc một lúc sẽ nhanh hơn nhưng ôm quá nhiều việc vào người sẽ khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, dễ bị stress và căng thẳng Thế nên, tốt nhất bạn nên tập trung hoàn thành từng công việc theo thứ tự đã sắp xếp.

+ Bước 5: Sắp xếp thời gian làm việc, học tập và nghỉ nghơi một cách logic: việc sắp xếp thời gian một cách khoa học sẽ giúp bạn có thời gian giải lao, thư giãn Không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không để cho bộ não của mình nghỉ ngơi và nạp năng lượng Đừng bỏ qua giây phút giải lao thư giản Điều đó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách tìm những thứ giải trí hay ra ngoài đi dạo hoặc là nghe nhạc thư giản và ngủ một giấc.

3 Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Những lý do khiến bạn phải cần biết đến và áp dụng kỹ năng quản lý thời gian : • Nâng cao năng suất làm việc

Khi biết được cách quản lý thời gian đúng đắng sẽ giúp bạn sắp xếp được các công việc, nhiệm vụ hằng ngày và kết hợp chúng Điều đó sẽ đưa ra một kết quả tốt vừa đạt được mục tiêu mà không cần tốn nhiều sức.

• Giảm bớt áp lực căng thẳng

“ Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.”

• Có thời gian cho đam mê, sở thích

“ Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.”

• Hạn chế được thói quen không tốt

“ Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém… sẽ gây nhiều phiền toái và khó khăn cho cá nhan và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc hay học tập Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.”

• Không cần mất quá nhiều công sức

Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không? Biết được cách quản lý thời gian hiệu quả đồng nghĩa với việc bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn theo con đường thuận tiện và ngắn hơn với nỗ lực ít hơn.

II, Thực Trạng Hiện Nay Về Cách Các Bạn Sinh Viên Quản Lí Thời Gian.

Trong bài khảo sát với số lượng là 111 bạn sinh viên tham gia từ nhiều trường đại học khác nhau về những yếu tố tác động đến việc sử dụng quỹ thời gian của các bạn Đây là kết quả tác giả thu được:

- Đầu tiên là câu hỏi nếu ta cho 1 ngày là 100% vậy bạn sẽ chia % như thế nào cho 3 công việc sau: Học tập, chăm sóc bản thân và Giải trí Kết quả đưa ra là:

 Trung bình phần trăm các bạn sử dụng cho học tập là 38,11%.

 Trung bình phần trăm các bạn sử dụng cho chăm sóc bản thân là 29,83%.

 Trung bình phần trăm các bạn sử dụng thời gian cho giải trí là 28,44%.

- Câu hỏi thứ 2 là những hoạt động mà bạn nhận thấy tiêu tốn thời gian nhất: (Câu hỏi này các bạn sv có thể chọn nhiều hoạt động).

 Học tập, nghiên cứu chiếm 45,9%  Mạng xã hội chiếm 60,4%

 Game chiếm 15,3%

 Ăn, ngủ: 43,2%

Chỉ mới qua hai câu hỏi khảo sát bên trên tác giả thấy rằng các bạn sinh viên khá là quan tâm đến việc học của mình tuy nhiên vẫn bị ảnh hưởng, mất tập trung bởi mạng xã hội Điều đó có thể được thấy rõ thêm qua câu hỏi “Bạn có bao giờ đang làm một việc nhưng bị mất tập trung, để rồi sau đó thì tốn thời gian nhiều hơn để hoàn thành công việc đó?” thì đến 93,7% sinh viên chọn có, tức là các bạn vẫn còn dễ bị lơ đãng bởi những tác động bên ngoài Bên cạnh đó đến 85,6% các bạn sinh viên làm khảo sát cảm thấy hối hận, tiếc nuối khi không đủ thời gian hoàn thành công việc vì không biết quản lí thời gian Nhưng có một điều khá là buồn cười là tuy các bạn cảm thấy hối hận nhưng vẫn có 51,4%, hơn một nửa số bạn đó vẫn lặp lại chuyện đó.

Sau đây chính là nhưng nguyên nhân khiến các bạn quản lý và sử dụng thời gian chưa hợp lý:

- Nguyên nhân chủ quan:

 Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần làm Đây là một trong những nguyên nhân nhiều người mắc phải Chúng ta thường mang những suy nghĩ làm tới đó nên thường không có mục tiêu.

 Không biết sắp xếp những công việc ưu tiên

Ta hoàn toàn có thể đưa ra danh sách những việc cần làm, liệt kê những việc quan trọng lên đầu Khi không có thứ tự công việc trước sau chúng ta thường làm việc theo cảm hứng dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnhhưởng tới các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự

 Nghiện mạng xã hội, điện thoại, internet: Đang làm việc, học tập, nhưng lỡ cầm điện thoại lên đang định tìm kiếm thông tin gì đó cũng lỡ mở tiktok, rồi đến lúc bỏ điện thoại xuống giật mình

chúng ta mất tập trung trong côg việc Nó sẽ mang lại nhiều lợi ích khi chúng ta biết sử dụng nó hợp lý.

- Nguyên nhân khách quan:

 Yếu tố sức khoẻ: Khi mà chúng ta bị bệnh, thì tất nhiên không thể làm việc gì có ích rồi, và khi đó chúng ta chỉ sử dụng thời gian để ngủ nghỉ Dẫn đến việc chậm kế hoạch, công việc trì trệ Vậy thế chúng ta phải biết rèn luyện thân thể, sức khoẻ chăm sóc thật tốt cho bản thân của mình cũng là môt kỹ năng giúp ta quản lý thời gian.

 Mối quan hệ với mọi người là điều không thể không cần thiết trong cuộc sống của con người Nhưng đôi khi những cuộc gặp gỡ là không cần thiết ví dụ như đi café chỉ để tán chuyện thì điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến công việc của mình Tất nhiên chúng ta đều phải có những cuộc vui chơi với bạn bè nhưng nếu chúng ta phải biết dừng

III, Đề xuất và giải pháp cho việc quản lý thời gian

Quản lý thời gian một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp chúng ta cân bằng được cuộc sống giữa công việc và thời gian cho bản thân và gia đình Vậy để quản lý thời gian tốt phải làm thế nào? Dưới đây là một số cách để chúng ta áp dụng:

- Đặt ra mục tiêu : Ví dụ khi bạn muốn giảm cân thì bạn phải đặt một con số cụ

thể mình sẽ giảm xuống còn bao nhiêu cân hay muốn thi ielts bạn cần đặt ra số điểm mà bạn mong muốn đạt được

- Không lãng phí thời gian: Ví dụ khi bạn muốn tăng cân hoặc giảm cân, chúng

ta phải hiểu rõ thực trạng hiện nay của bản thân, tỉ lệ mỡ, tỉ lệ cơ là bao nhiêu, mới có thể đề ra một kế hoạch ăn uống và tập luyện hợp lý Nếu bạn muốn đạt 8.0 Ielts mà không biết trình độ hiện tại của mình đang ở mức nào, thật khó để đề ra một lộ trình học hiệu quả.

- Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

Sau đây là một số phương pháp quản lý thời gian mà chúng ta có thể thamkhảo:

1 Phương pháp Eisenhower

Ưu tiên việc gì làm trước việc gì làm sau luôn là yếu tố cần thiết để chúng ta biết rằng :”Khi nào tôi cần hoàn thành công việc?”

Phương pháp này dựa trên hai tiêu chí để phân loại đầu việc: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng Cụ thể, sẽ phân loại như sau:

 P1: Khẩn cấp – Quan trọng: PHẢI LÀM NGAY

Ví dụ như:Deadline nộp bài ngày mai, những cuộc họp phát sinh, bài kiểm tra đột xuất…

 P2 : Không khẩn cấp – Quan trọng: PHẢI LÀM NHƯNG SẼ LÀM SAU

VD: Chuẩn bị cho bài thi 02 tuần nữa, làm thêm, chuẩn bị bài tập nhóm vào tuần sau, rèn luyện thói quen tích cực… Với những nhiệm vụ U2, bạn không bị khẩn cấp về mặt thời gian nhưng lại quan trọng với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn mà bạn đã

trường, từ nhà đến công ty, những cuộc gọi từ người thân, bạn bè… Thì bạn sẽ làm ngay và hãy hoàn thành nhanh nhất có thể.

 P4: Không khẩn cấp – Không quan trọng: CHỈ LÀM NẾU CÒN THỜI

Chẳng hạn như: lướt facebook, mạng xã hội, tán gẫu bạn bè, check email, giải trí, ngủ ngày…

2 Phương Pháp quản lý thời gian 4D: Do – Dump – Delegate – Defer

Đây là một phương pháp đơn giản và dễ nhớ, bạn chỉ cần thực hiện 4 từ bắt đầu bằng chữ D như sau:

- Do (làm): Nếu bạn đang có một việc cần bạn giải quyết và nó thật sự rất quan trọng thì bắt buộc bạn phải thực hiện ngay, không nên để quá lâu.

- Dump ( từ bỏ): Bạn cần loại bỏ một số công việc không cần thiết trong lịch trình làm việc của mình, nếu chúng không ảnh hưởng liên quan gì đến các hoạt động khác Như thế, chúng ta sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian.

- Delegate (giao việc): Nếu có một công việc cần bạn phải làm ngay, nhưng có một người khác có thể làm tốt hơn bạn, thì bạn hãy giao việc đó cho người đó làm ngay.

- Defer (hoãn lại): Nếu bạn không thể làm việc đó ngay bây giờ thì hãy dừng lại và ghi lại vào sổ tay của mình để thực hiện chúng sau Nếu công việc bị hoãn quá nhiều bạn cần phải xem lại có nên sử dụng chữ D thứ 2 hay thứ 3 không.

Tóm lại phương pháp này là giúp chúng ta tập trung giải quyết triệt để một công việc trước khi làm một việc tiếp theo Nên giành thời gian cho những việc cần thiết nhất, quan trọng nhất, và ý nghĩa nhất.

Ngoài những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả ở trên, để thực hiện tốt nhất và không lãng phí nhiều thời gian, bạn nên trang bị cho bản thân mình các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả:

3 Kỹ năng đặt mục tiêu

Mục tiêu là động lực khiến bạn giải quyết công việc và nổ lực trong suốt quá trình bạn thực hiện Do đó, đặt ra mục tiêu để thực hiện một công việc là một kỹ