Đề tài kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông việt hàn

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀNKhoa Kinh tế số và Thương mại điện tử

BÁO CÁO MÔN HỌC

HỌC PHẦN: NHẬP MÔN NGÀNH VÀ KỸ NĂNG MỀM

Đề Tài: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠIHỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀN

Giáo viên hướng dẫn: ThS Trần Phạm Huyền Trang

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀNKhoa Kinh tế số và Thương mại điện tử

BÁO CÁO MÔN HỌC

HỌC PHẦN: NHẬP MÔN NGÀNH VÀ KỸ NĂNG MỀM

Đề Tài: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠIHỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀN

Giáo viên hướng dẫn: ThS Trần Phạm Huyền Trang

Đà nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt Hàn đã đưa bộ môn “Nhập môn ngành và kỹ năng mềm” vào trường để giảng dạy.

Đặc biệt, chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên dạy bộ môn – ThS Trần Phạm Huyền Trang đã tâm huyết truyền đạt tất cả các kiến thứ quý giá cho chúng em suốt thời gian học tập vừa qua Nhờ có hướng dẫn và dạy bảo từ cô mà nhóm chúng em có thể hoàn thành bài báo cáo Một lần nữa chúng em xin cảm ơn cô

Bộ môn Nhập môn ngành và Kỹ năng mềm là môn đầy sự thú vị, bổ ích, có tính thực tế cao trong ngành khối kinh tế Trong quá trình học tập ở lớp, nhóm chúng em học tập với một tinh thần nghiêm túc, đầy hứng thú và hiệu quả nhất Đây là những kiến thức rất quan trọng và vô cùng quý giá để chúng em chuẩn bị hành trang cho sau này và chắc chắn những kinh nghiệm này sẽ giúp ích cho chúng em trong cuộc sống tương lai Tuy nhiên, do vẫn đang là sinh viên năm nhất nên chúng em còn khá bỡ ngỡ về nhiều điều, chưa có đủ kinh nghiệm và kiến thức nên vẫn còn những thiếu sót Song, trong báo cáo bộ môn Nhập môn ngành và kỹ năng mềm với đề tài mà nhóm em mang đến là kết quả trong quá trình tìm hiểu, dành thời gian cũng như tâm huyết của chúng em để viết bản báo cáo này Vì vậy, chắn chắn bài báo cáo “Kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyển Thông Việt Hàn” sẽ gặp một số thiếu sót, những vấn đề chúng em chưa đề cập đến, kính mong cô xem xét và góp ý bài báo cáo của nhóm chúng em để được hoàn chỉnh và tốt hơn.

Nhóm 1 xin chân thành cảm ơn !

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Biểu đồ thể hiện cách thức giải quyết deadline 10

Hình 2: Biểu đồ thể hiện mức độ quan trọng của công việc 10

Hình 3: Biểu đồ thể hiện mức độ kỹ năng quản lý thời gian 11

Hình 4: Biểu đồ thể hiện sinh viên biết phương pháp quản lý thời gian 12

Hình 5: Biểu đồ thể hiện phương pháp quản lý thời gian 12

Hình 6: Biểu đồ thể hiện sinh viên sử dụng quản lý thời gian trong các lĩnh vực .13 Hình 7: Biểu đồ thể hiện sinh viên hiểu quản lý thời gian 14

Hình 8: Biểu đồ thể hiện lợi ích khi biết cách quản lý thời gian 15

Hình 9: Một số sách tham khảo 20

Hình 10: Mô tả các bước phương pháp Pomodoro 21

Hình 11: Giao diện phương pháp the 2-Minute rule 22

Hình 12: Giao diện mô tả phương pháp Batching 24

Hình 13: Mô tả ma trận Insenhower 28

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN 5

1.1 Khái niệm về quản lý thời gian 5

1.1.1 Thời gian là gì? 5

1.1.2 Quản lý thời gian là gì? 5

1.1.3 Dấu hiệu nhận biết bản thân quản lý thời gian hiệu quả 6

1.2 Lợi ích của quản lý thời gian 6

1.2.1 Tiết kiệm thời gian 6

1.2.8 Tạo tính kỷ luật với bản thân 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN 9

2.1 Đặt vấn đề 9

2.2 Khảo sát nghiên cứu 9

2.3 Kết luận 15

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 15

3.1 Cách quản lý thời gian hiệu quả 15

3.1.1 Lên danh sách những việc cần làm 15

3.1.2 Tập trung vào những việc thật sự quan trọng 16

3.1.3 Xây dựng lối sống đơn giản 16

3.1.4 Tận dụng thời gian trống 17

3.1.5 Không trì hoãn 17

3.1.6 Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỷ thời gian 17

3.1.7 Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp 18

3.1.8 Lên kế hoạch dài hạn 18

3.1.9 Loại bỏ yếu tố mất tập trung 18

3.1.10 Học cách nói “không” 18

3.1.11 Học cách quản lý thời gian mỗi ngày 19

3.1.12 Đọc sách về phương pháp quản lý thời gian 19

3.2 Phương pháp quản lý thời gian 20

3.2.1 Phương pháp Pomodoro 21

3.2.2 Phương pháp The 2-Minute Rule 22

3.2.3 Phương pháp Batching (làm theo nhóm) 23

3.2.4 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) 24

3.2.5 Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory) 26

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN1.1 Khái niệm về quản lý thời gian

1.1.1 Thời gian là gì?

Thời gian là một khái niệm trừu tượng dùng để đo lường khoảng thời gian diễn ra các sự kiện, hiện tượng hoặc quá trình trong vũ trụ Nó là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống, được chia thành các đơn vị như giây, phút, giờ, ngày, tháng, năm Thực tế chúng ta không thể thấy hay chạm được vào nó nhưng nó làm cho mọi sự vật và hiện tượng di chuyển và thay đổi theo một quy luật nhất định

Ý nghĩa của thời gian là vô cùng to lớn và phức tạp, đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống.

 Quá trình thay đổi: Thời gian là nguyên nhân tạo nên sự thay đổi, phát triển, và tiến hóa của mọi sự vật và hiện tượng trong vũ trụ Nó làm cho mọi thứ từ con người, động vật, thực vật, cho đến các hành tinh và sao chổi, đều có thể tồn tại và phát triển theo thời gian.

 Hiểu về quá khứ: Thời gian cho phép chúng ta xem xét quá khứ, học hỏi từ lịch sử và kinh nghiệm của nhân loại Qua việc theo dõi và nghiên cứu thời gian, ta có thể hiểu rõ hơn về nguồn gốc và tiến hóa của cuộc sống  Hiện tại và lựa chọn: Thời gian giúp ta có thể sống và trải nghiệm hiện

tại Nó cho phép ta tồn tại trong không gian này và thực hiện các lựa chọn trong cuộc sống, từ việc quyết định công việc, học tập, tận hưởng, cho đến xây dựng mối quan hệ và hạnh phúc.

 Tương lai và kế hoạch: Thời gian giúp ta có thể lập kế hoạch và chuẩn bị cho tương lai Ta có thể đặt ra mục tiêu, hoạch định công việc và tạo ra những kế hoạch để đạt được thành tựu trong tương lai.

 Giá trị: Thời gian được coi là quý giá vì nó là một tài nguyên không thể tái tạo Điều này thúc đẩy chúng ta tận dụng mỗi khoảnh khắc để sống ý nghĩa và tận hưởng cuộc sống.

1.1.2 Quản lý thời gian là gì?

Thời gian luôn trôi qua và không bao giờ dừng lại Một ngày chúng ta có 24 tiếng đồng hồ: 8h để ngủ, 8h để học tập và làm việc, 2h để ăn uống vệ sinh, 2h để giải trí thư giãn, 2h để làm mọi thứ bạn thích… một lịch trình kín mít như thế, nhưng chúng ta vẫn còn dư 3 tiếng đồng hồ và thậm chí nhiều hơn thế nữa.Vậy tại sao chúng ta luôn than phiền rằng tôi quá bận, tôi không có thời gian?

Đó chỉ là cái cớ mà mỗi chúng ta tự đặt ra, là sự ảo tưởng của bản thân các bạn Thực tế bạn đang không sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả Một ngày các bạn dành ra 5-6 giờ đồng hồ để lướt web, xem phim, cày netflix, chơi game và than thở trong khi chúng ta vẫn còn dư cả khối thời gian… Các bạn biết

không, đôi khi sự trưởng thành, phát triển và hạnh phúc của mỗi chúng ta quyết liệt hay bế tắc có khi không liên quan thực sự đến việc chúng ta có thời gian nhiều hay ít mà là kĩ năng của riêng các bạn trong việc tận dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan nhất và đó là lý do tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng đến thế… Vậy thì quản lý thời gian bằng cách nào? Trước hết chúng ta nên hiểu quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, sắp xếp và ưu tiên công việc, hoạt động trong cuộc sống để sử dụng thời gian hiệu quả nhất Nó đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, giúp ta tận hưởng cuộc sống hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp.

1.1.3 Dấu hiệu nhận biết bản thân quản lý thời gian hiệu quả

Thực hành quản lý thời gian là một quá trình rèn luyện và cải thiện liên tục, vì vậy đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì của bạn, và để biết được bạn có đang làm tốt hay không, thì đây sẽ là dấu hiệu:

 Hoàn thành công việc đúng hạn: Nếu thường xuyên hoàn thành các công

việc và nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đề ra, đó là một dấu hiệu tích cực cho thấy bản thân đang quản lý thời gian hiệu quả.

 Tập trung và hiệu suất làm việc: Có thể tập trung vào công việc mà không bị sao lãng quá nhiều, làm việc với hiệu suất cao và không bị chìm vào những việc không quan trọng.

 Cân bằng công việc và cuộc sống: Nếu có thời gian dành cho công việc, gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn một cách hợp lý.

 Ít cảm giác áp lực và stress: Nếu cảm thấy tự tin và không bị áp lực, stress

quá mức trong việc quản lý công việc và thời gian.

 Đạt được mục tiêu: Nếu đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc

và cuộc sống một cách liên tục.

 Đánh giá hiệu quả: Hãy tự đánh giá và xem xét kỹ lưỡng việc quản lý thời gian của mình Nếu có thể nhận ra những lỗ hổng, điểm yếu và cải thiện từng bước một, điều này giúp mỗi người trở nên ngày càng hiệu quả hơn  Phản hồi tích cực: Nếu nhận được phản hồi tích cực từ người khác về khả

năng quản lý thời gian của mình, điều này cũng chứng tỏ bản thân đang làm tốt trong việc này.

1.2 Lợi ích của quản lý thời gian

1.2.1 Tiết kiệm thời gian

Vai trò của việc quản lý thời gian đầu tiên cần kể đến trong nhóm lợi ích của

việc quản trị thời gian mang lại đó là bạn sẽ có nhiều thời gian nhiều hơn để hoàn

thiện bản thân Ông cha ta có câu: “gà không gáy, trời vẫn sáng” Nếu bạn không cố gắng và trở nên lười biếng thì thời gian vẫn trôi như một lẽ tất yếu Thay vì việc bạn ngủ nướng trên chiếc giường đến tận trưa hay chơi game, lướt facebook hàng giờ đồng hồ thì bạn cần dậy sớm vào mỗi buổi sáng, vừa tiết kiệm được thời gian vừa để bản thân có thể phát triển Bạn cần dậy sớm vào buổi sáng để làm những việc lặt vặt thì bạn mới có thời gian làm những việc hơn được Nếu bạn chưa từng tập thể dục vào buổi sáng thì bạn nên hoàn thiện hơn Bạn có thể tập các bài tập thể dục tại nhà hoặc chạy bộ, đi bộ trong công viên Bạn cũng có thể ngồi thiền, tập yoga

1.2.2 Giảm căng thẳng, mệt mỏi

Vai trò của việc làm chủ thời gian đầu tiên chính là giúp làm giảm căng thẳng, mệt mỏi Khi những công việc bị tồn đọng được giải quyết một cách nhanh chóng bằng cách sắp xếp thời gian hiệu quả, những cơn stress kéo dài sẽ bị biến mất và không làm phiền,quấy rầy bạn Đây là một trong những lợi ích dễ thấy nhất mà kỹ năng này đem lại Thay vì nhìn vào đống công việc này và tự hỏi không biết bao giờ mới có thể hoàn thành xong khi các công việc không được sắp xếp một cách rõ ràng và hợp lý, bạn sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu, bắt đầu như thế nào Bạn sẽ bị rối và căng thẳng khi nhìn thấy đống công việc này Giờ đây, bạn chỉ cần lên một kế hoạch làm việc cụ thể với những mốc thời gian rõ ràng, việc nào nên làm trước việc nào nên làm sau Như vậy công việc của bạn sẽ trở nên suôn sẻ và dễ thở hơn rất nhiều.

1.2.3 Sẵn sàng cho những kế hoạch lớn.

Bạn hãy tranh thủ làm những điều nhỏ nhặt vào buổi sáng để có đủ thời gian làm những công việc to lớn cho bản thân trong cả ngày Khi đó, những việc nhỏ sẽ không ảnh hưởng đến quỹ thời gian biểu của bạn Muốn làm được việc lớn trước hết hãy xử lý xong các việc nhỏ nhặt Khi đã đạt được kết quả nhất định thì các công việc và kế hoạch lớn cũng sẽ có thể hoàn thành được nhanh chóng và dễ dàng hơn Việc dành thời gian cho những việc lớn là vô cùng quan trọng và bạn phải luôn ở trạng thái sẵn sàng đối đầu với nó Muốn làm được điều đó bạn phải biết quản lý thời gian và dành nhiều thời gian vào những kế hoạch lớn hơn.

1.2.4 Làm việc hiệu quả

Nếu bạn nghĩ rằng làm việc thật nhiều thì hiệu quả thì bạn đã sai lầm Công việc có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn quản lý thời gian để làm những công việc đó Nếu mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập ra cho mình một bản kế hoạch cụ thể cho từng công việc mình, những công việc nhất định phải

hoàn thành trong ngày mai, trong tuần tới, trong tháng tiếp theo Thì chỉ sau một thời gian ngắn, bạn sẽ thấy công việc của mình thay đổi và năng suất lên rất nhiều.

Không những thế, khi bạn biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc, bạn sẽ thấy cách làm việc của bản thân trở nên tư duy, sáng tạo và logic lên rất nhiều.

1.2.5 Lập được kế hoạch chính xác

Quản lý thời gian có lợi ích gì? Sẽ giúp bạn liệt kê được những công việc cần làm trong một ngày là gì Ngày tiếp theo bạn sẽ phải làm là gì và xa hơn thế là kế hoạch trong tuần, trong tháng hay trong năm đó là gì Sau đó, bạn sẽ nhìn được những công việc mình cần làm ưu tiên là gì, công việc nào quan trọng sẽ làm trước, công việc nào chưa cần thiết sẽ để làm sau Điều nay là cần thiết vì nó giúp những thứ bạn muốn làm không bị xáo trộn Qua bảng phân chia thời gian, bạn sẽ đánh dấu lại và hoàn thành đúng thời gian, không gây ảnh hưởng đến công việc sau đó Khi lập được kế hoạch chính xác, bạn sẽ làm chủ được thời gian của mình, biết được mình sẽ làm việc gì vào lúc nào và hoàn thành chúng một cách đúng hạn.

1.2.6 Bỏ các thói quen xấu

Lợi ích quản lý thời gian tiếp theo đó là bạn sẽ nhìn ra được những thói quen xấu đang tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và kiềm chế sự thành công của bạn Ví dụ như trong dân gian có câu: “đời người có gang tay, ai hay ngủ ngày còn được nửa gang” Thói quen ngủ nướng đến trưa hay ngủ trưa đến tận chiều tối là một thói quen cực kì xấu làm tiêu tốn không ít thời gian và còn ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn Hoặc là thói quen lướt Facebook hoặc vào xem các trang web hàng giờ đồng hồ chỉ để giải trí Những thói quen này sẽ không xãy ra nếu bạn biết cách quản lý thời gian của mình Thói quen trì trệ, chậm thời gian sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc rất nhiều, do vậy mà hãy cố gắng xây dựng thời gian phù hợp và quản lý chúng thật tốt Không dễ gì mà ta có thể thay đổi các thói quen xấu một cách nhanh chóng được, điều này cần khá nhiều thời gian và ý chí quyết tâm muốn thay đổi của bạn.

1.2.7 Tăng mức độ tập trung

Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian đó là tăng cường sự tập trung Tập trung là một lợi ích rất tốt mà quản lý thời gian mang lại cho bạn, bạn sẽ tập trung hết thời gian vào công việc Bạn sẽ thấy được bây giờ mình cần làm gì và cố gắng hoàn thành nó một cách nhanh nhất để có thể làm những công việc khác nữa Muốn vậy, bạn phải tập trung vào việc bạn đang làm Không những điều đó mang lại cho bạn kết quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian rất nhiều Bởi vì

khi tập trung thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành được công việc và thời gian dành cho việc khác.

1.2.8 Tạo tính kỷ luật cho bản thân

Người Việt Nam có thói quen làm việc theo cách tùy hứng, không khoa học và không theo kỷ luật Tuy nhiên, một lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại đó là sẽ làm việc theo những quy tắc riêng và kỷ luật cụ thể Có thể thời gian đầu bạn sẽ không quen, cảm thấy khó khăn nhưng tuyệt đối không được nản chí, bạn cần từ từ để đưa bản thân đi vào quy cũ Doanh nhân Jim Rohn nói rằng: “ kĩ luật là cầu nối giữa mục tiêu và thành tựu” Khi bạn biết quản lý thời gian, bạn lên được cho mình những kế hoạch nhỏ và lớn, đó là mục tiêu Bạn phải có tính kĩ luật, thúc dục bản thân hoàn thành nó, khao khát có được sự thành công,mới có thể hoàn thành những mục tiêu đó và gặt hái cho mình nhiều thành tựu được.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN HIỆN NAY

2.1 Đặt vấn đề

Thời gian là thuật ngữ dùng phổ biến trong đời sống Hiểu một cách đơn giản, thời gian là tài sản của mỗi người trong cuộc sống mà con người có được từ khi bắt đầu tồn tại Theo từ điển tiếng việt, thời gian là hình thức tồn tại cơ bản của vật chất (cùng với không gian) trong đó vật chất vận động và phát triển liên tục, không ngừng.

Hiểu theo nghĩa khác thì thời gian là nguồn tài sản mà mỗi người có giống nhau như: mỗi ngày có 24 giờ, mỗi tháng có 30 ngày, mỗi năm có 12 tháng Thời gian là sự tồn tại bên ngoài con người nhưng con người có thể quản lí nó một cách hiệu quả.

Quản lí thời gian nghĩa là biết hoạch định thời gian của mình đang có cho những mục tiêu và những nhiệm vụ thật cụ thể Quản lí thời gian không có nghĩa luôn tiết kiệm thời gian mà là biết làm chủ thời gian của mình khi đặt những khoảng thời gian mình đang có trong một kế hoạch thật cụ thể và chi tiết.

Hiện nay, số lượng sinh viên tại TP Đà Nẵng vào khoảng 500.000.000 người đang học tập ở các trường đại học – cao đẳng và trung học chuyên nghiệp Trong số đó, sinh viên ở trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt Hàn (VKU) và lên đến con số 4.000.000 Điều này cho thấy lượng sinh viên ở TP Đà Nẵng là khá lớn trong tương quan với dân số của cả nước Thế nhưng, việc quản lí thời gian của sinh viên đang là một vấn đề được dư luận đề cập khá nhiều trong thời gian gần đây Thực trạng của kỹ năng này ra sao, đâu là những thói quen tích cực hoặc tiêu cực mà sinh viên hay gặp khi sử dụng thời gian của chính mình là những vấn đề cần khảo sát và phân tích trên bình diện số liệu thống kê khoa học.

2.2 Kết quả nghiên cứu

Hình 1: Biểu đồ thể hiện cách thức giải quyết deadline

Trong 85 người trả lời khảo sát, đã có đến 62 người ( 71,8%) trả lời rằng cách họ giải quyết dealine của mình là xây dựng kế hoạch và làm từ lúc được phân công Điều này cho thấy giới trẻ trẻ hiện nay đa số đã biết cách sắp xếp và lên kế hoạch để giải quyết vấn đề của họ Bên cạnh đó, đã có tới 23 người ( 28,2%) trả lời rằng gần đến hạn nộp deadline thì họ mới bắt đầu làm Con số này là khá lớn, cho thấy một phần không nhỏ các sinh viên trường VKU vẫn chưa thể giải quyết deadline của mình theo phương pháp đúng đắn.

Hình 2: Biểu đồ thể hiện mức độ quan trọng của công việc

Có đến 22 người (24,7%) trả lời rằng họ không biết cách xác định mức độ quan trọng của công việc của họ và 63 người (5,3%) trả lời rằng họ đã biết xác

định mức độ quan trọng của công việc Ta thấy được hơn ¾ học sinh VKU đã biết cách xác định mức độ quan trọng của công việc, trái lại thì ¼ học sinh khác lại không biết điều đó Đây là con số đáng lo ngại khi kỹ năng xác định mức độ quan trọng của công việc là rất quan trọng Nó giúp ta có thể sắp xếp các cộng việc của mình theo trật tự ưu tiên và giải quyết chúng một cách dễ dàng hơn.

Hình 3: Biểu đồ thể hiện mức độ kỹ năng quản lý thời gian

Với 85 người trả lời cho câu hỏi này, đã có 10 người (11,8%) trả lời rằng kỹ năng quản lý thời gian của họ rất tốt, 67 người ( 78,8%) đã chọn phương án bình thường và 8 người ( 9,4%) trả lời rằng kỹ năng quản lý thời gian của họ tệ, không tốt Số liệu này chứng tỏ phần đông các học sinh VKU đã có cho mình một chút kỹ năng quản lý thời gian hay kỹ năng quả họ bình thường nhưng lại không tối ưu Với khá ít học sinh có kỹ năng quản lý thời gian tốt và và một phần ít khác lại không thể quản lý thời gian của mình, đây là tình trạng đáng báo động hiện nay Họ có thể làm việc không hiệu quả bằng những người biết cách quản lý thời gian của mình, dẫn đến việc chậm trễ, lãng phí thời gian vào những việc vô bổ.

Hình 4: Biểu đồ thể hiện sinh viên biết phương pháp quản lý thời gian

Trong câu hỏi này, có 52 người ( 61,2%) trả lời họ có biết phương pháp hay cách nào đó để quản lý thời gian của mình Điều này đã chứng tỏ họ biết được tầm quan trọng của thời gian, họ có tìm hiểu, nghiên cứu hay được học về cách để quản lý thời gian Trái lại, 33 người (38,8%) trong số 85 người không biết phương pháp nào để quản lý thời gian của mình Đây là con số khá lớn chứng tỏ còn rất nhiều người đang khá mông lung về kỹ năng quản lý thời gian của mình Chỉ đơn giản là ai nhắc thì họ làm, họ nhớ thì họ làm, một bản kế hoạch tạm thời trong đầu họ và họ không chắc có thể làm được đúng hạn.

Hình 5: Biểu đồ thể hiện phương pháp quản lý thời gian

Trong bài khảo sát có tất cả 5 phương pháp phổ biến nhất để chúng chúng ta có thể sử dụng để quản lý thời gian của mình Có đến 57 sinh viên VKU trên tổng

số 85 sinh viên tham gia khảo sát biết về một vài phương pháp quản lý thời gian của mình Nhìn chung, ta có thể thấy 3 phương pháp Pomodoro, M.I.T, và The 2-Minute Rule được mọi người biết đến nhiều nhất vì đây là 3 phương pháp dễ áp dụng nhất để quản lý thời gian của chúng ta Điều này cũng tùy theo cách suy nghĩ, cách hiểu của mọi người về từng phương pháp đó để chọn cho mình phương pháp phù hợp với bản thân nhất Hai phương pháp còn lại là Batching và Thuyết bốn lò lửa có vẻ như ít phổ biến hơn, nó khó áp dụng vào trong cuộc sống đối với hầu hết mọi người 57/85 sinh viên là con số khá tích cực cho việc này, chứng tỏ các sinh viên rất quan tâm tới việc quản lý thời gian và không muốn lãng phí thời gian của mình bằng cách tìm những phương pháp cố sẵn từ những người đi trước.

Hình 6: Biểu đồ thể hiện sinh viên sử dụng quản lý thời gian trong các lĩnh vực

Nhìn vào bảng số liệu trên, thì có 56 bạn sinh viên VKU đều biết cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian trong tất cả các lĩnh vực học tập, làm việc và giải trí (61,2%) Bên cạnh đó, có một số bạn chỉ biết quản lý thời gian trong học tập (28,2), trong làm việc (5,5%), trong giải trí (5,1%) Ví dụ một bạn sinh viên chỉ sử dụng kỹ năng quản lý thời gian ở việc học để phân bổ thời gian không bao giờ bị trễ deadline hay phân bố thời gian chuẩn bị thi thì nên học dần dần trước để có nhiều thời gian cho nhiều môn khác nhau hoặc có nhiều bài giảng nếu ở trên trường cô thầy dạy không hiểu bạn sinh viên đó có thể về nhà tự tìm kiếm tài liệu và học lại ở nhà Như vậy, các bạn sinh viên biết cách quản lý thời gian trong tất cả các lĩnh vực ở trên là một điều rất tốt vì nhờ có khả năng quản lý thì có một phần nhỏ giúp bản thân các bạn rèn luyện được tính kỉ luật, thói quen và còn hơn nữa chính các bạn sẽ thấy mỗi ngày thức dậy bắt đầu một ngày mới thì không có thời gian nào trong ngày là lãng phí một cách vô bổ cả.

Hình 7: Biểu đồ thể hiện sinh viên hiểu quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một điều rất quan trọng đối với mỗi con người chúng ta Trong đó không kể đến có một số sinh viên ở các trường đại học VKU rất hiểu rõ về quản lý thời gian là gì? (85,2%) Biết cách quản lý của bản thân sao cho phù hợp với cuộc sống diễn ra hằng ngày Nhưng có một số bạn sinh viên hiểu quản lý thời gian mà chỉ biết một cách qua loa để giúp công việc cho bạn thông minh chứ không vất vả hơn để hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn (9,9%) và có ít sinh viên còn hiểu quản lý thời gian là giúp bản thân xóa bỏ được thói quen xấu của bản thân hay chỉ thành lập kế hoạch là chưa đúng (4,9%).Vì trong công việc hay nhiều lĩnh vực phải cần nhiều thời gian để quản lý và hoàn thành chứ không bất cứ việc nào đều có thể diễn ra nhanh chóng và khi chúng ta phải biết cách quản lý thời gian mới thấy những mặt lợi ích Như vậy, dù bạn biết cách quản lý thời gian mà bạn vẫn không hiểu rõ về quản lý thời gian là gì? Thì việc bạn sắp xếp thời gian của mình sẽ không đạt được hiệu quả cao ở trong công việc, học tập hay giải trí cả.

Hình 8: Biểu đồ thể hiện lợi ích khi biết cách quản lý thời gian

Lợi ích của việc quản lý thời gian là vô cùng nhiều, chúng em đã lọc một số lợi ích quan trọng nhất để đưa vào bài khảo sát theo số liệu chúng em thu thập được, có khoảng 7-14 trên tổng số 85 sinh viên VKU tham gia khảo sát chọn các lợi ích riêng lẻ và không đầy đủ, họ có thể đã không nhận thấy hết được các lợi ích quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian Hầu hết các sinh viên đều chọn đáp án gộp tất cả các lợi ích riêng lẻ lại ( 56 sinh viên chiếm 65,9%), có thể thấy được đa số sinh viên đều biết được các lợi ích quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian Khi biết được tất cả các lợi ích chủ yếu đó có thể giúp họ có động lực để học hay nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của mình.

2.3 Kết luận

Nhìn chung, kỹ năng quản lí thời gian của sinh viên chỉ ở mức trung bình Một số thói quen trong kỹ năng quản lí thời gian của sinh viên đạt ở mức trên trung bình nhưng không đáng kể Một số thói quen tích cực vẫn là “thách thức” đối với khá nhiều sinh viên như: chia các công việc khó, phức tạp thành những việc nhỏ với khoảng thời gian tương ứng, luôn mang theo bảng kế hoạch hoặc những dụng cụ nhắc nhở để quản lí thời gian, xác định khoảng thời gian bị lãng phí Đây là những cơ sở khá quan trọng cần chú ý nếu muốn nâng cao kỹ năng này ở sinh viên cũng như hạn chế những thói quen chưa tốt khi sử dụng thời gian để góp phần tạo ra những người lao động chuyên nghiệp hiện nay nhằm đáp ứng yêu cầu cao của xã hội.

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ3.1 Cách quản lý thời gian hiệu quả

3.1.1 Lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn đi mua sắm nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi

Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.

Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?

3.1.2 Tập trung vào những việc thật sự quan trọng

Sau khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian

Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.

Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với bạn bè Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.

3.1.3 Xây dựng lối sống đơn giản

Thú thật đi, có bao giờ bạn muốn bắt tay vào làm việc nhưng lại chẳng tìm thấy tài liệu mình cần? Bạn mất cả giờ đồng hồ lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng làm việc cũng biến mất?

Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách logic Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối

Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.

3.1.4 Tận dụng thời gian trống

Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn

Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn Lớp học kết thúc sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc Thậm chí, thời gian chờ bạn bè ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho gia đình của mình đấy.

3.1.5 Không trì hoãn

Bạn có biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai? Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào làm việc.

Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ.

Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng chất lượng hơn là đến 90 phút mới cuống cá lên và làm qua loa cho có.

Và đương nhiên, sau khi trì hoàn thành xong công việc, bạn lại sẽ có thêm động lực để tiếp tục lên kế hoạch, mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó Kỹ năng quản lý thời gian cũng vì thế mà được bạn mài dũa qua từng ngày.

3.1.6 Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỷ thời gian

Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều Khác với khung giờ gò bó nơi công sở, một trong những điểm cộng của làm việc từ xa là bạn hoàn toàn có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.

Bạn có thể thức dậy lúc 8 giờ sáng, nấu bữa sáng, đến phòng tập gym rồi mới bắt tay vào công việc Điều quan trọng là hiểu rõ bản thân

Khi đã xác định được “khung giờ vàng”, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy, dùng kỹ năng quản lý, tổ chức của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất

3.1.7 Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp

Đã bao giờ bạn lục tung cả căn phòng để tìm kiếm một bộ hồ sơ, hay mất cả tiếng vì không nhớ file hợp đồng của khách hàng nằm ở đâu trong máy tính? Rõ

ràng, việc giữ cho mọi thứ đâu vào đấy sẽ giúp bạn đỡ căng thẳng hơn và tiết kiệm cả khối thời gian đấy.

Tổ chức mọi thứ theo quy củ gọn gàng cũng là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian.

Hãy dọn dẹp máy tính của mình, phân loại các danh mục, bản sao liên quan với nhau vào cùng một file Đừng quên xóa những thứ không cần thiết Như vậy, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy ngay khi cần bất cứ tài liệu gì.

3.1.8 Lên kế hoạch dài hạn

Thú thật đi, có phải bạn đã từng nghĩ rằng, làm việc từ xa tức là thích thì làm, không thích thì tha hồ xả hơi bất cứ khi nào mình muốn? Cũng đúng đó, bạn có thể làm thế Nhưng mà, cách làm việc theo cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không việc nào được làm tới nơi tới chốn cả.

Việc lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn

Hãy bắt đầu buổi sáng bằng cách lướt qua danh sách các nhiệm vụ trong ngày, sau đó thì tập trung hoàn thành chúng theo những mốc thời gian đã định sẵn Những bản kế hoạch theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và không bỏ lỡ deadline nào.

3.1.9 Loại bỏ yếu tố mất tập trung

Đúng là làm việc tại nhà sẽ thoải mái hơn, nhưng nó cũng là một cái bẫy khiến chúng ta xao lãng, mất tập trung Không ai có thể thể tính toán dữ liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ dán mắt vào màn hình tivi mỗi 5 phút được Và sẽ thật bất tiện nếu chuông thông báo tin nhắn facebook cứ inh ỏi cả ngày.

Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội cũng như để điện thoại ra xa Hãy thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và chú tâm hoàn toàn vào công việc.

3.1.10 Học cách nói “không”

Bạn biết đấy, thời gian là vàng Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải tất cả công việc đều có thể tạo ra “vàng” được

Hãy nhớ là, ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng mà thôi.

Bạn có thể quyền từ chối những cuộc hẹn tán dóc vô nghĩa, cũng không nên nhận lời giúp đỡ ai đó khi công việc của mình còn chưa xong Kiến thức, kỹ năng