TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Khái niệm về quản lý thời gian
Thời gian là một khái niệm trừu tượng dùng để đo lường khoảng thời gian diễn ra các sự kiện, hiện tượng hoặc quá trình trong vũ trụ Nó là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống, được chia thành các đơn vị như giây, phút, giờ, ngày, tháng, năm Thực tế chúng ta không thể thấy hay chạm được vào nó nhưng nó làm cho mọi sự vật và hiện tượng di chuyển và thay đổi theo một quy luật nhất định Ý nghĩa của thời gian là vô cùng to lớn và phức tạp, đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống.
Quá trình thay đổi: Thời gian là nguyên nhân tạo nên sự thay đổi, phát triển, và tiến hóa của mọi sự vật và hiện tượng trong vũ trụ Nó làm cho mọi thứ từ con người, động vật, thực vật, cho đến các hành tinh và sao chổi, đều có thể tồn tại và phát triển theo thời gian.
Hiểu về quá khứ: Thời gian cho phép chúng ta xem xét quá khứ, học hỏi từ lịch sử và kinh nghiệm của nhân loại Qua việc theo dõi và nghiên cứu thời gian, ta có thể hiểu rõ hơn về nguồn gốc và tiến hóa của cuộc sống.
Hiện tại và lựa chọn: Thời gian giúp ta có thể sống và trải nghiệm hiện tại Nó cho phép ta tồn tại trong không gian này và thực hiện các lựa chọn trong cuộc sống, từ việc quyết định công việc, học tập, tận hưởng, cho đến xây dựng mối quan hệ và hạnh phúc.
Tương lai và kế hoạch: Thời gian giúp ta có thể lập kế hoạch và chuẩn bị cho tương lai Ta có thể đặt ra mục tiêu, hoạch định công việc và tạo ra những kế hoạch để đạt được thành tựu trong tương lai.
Giá trị: Thời gian được coi là quý giá vì nó là một tài nguyên không thể tái tạo Điều này thúc đẩy chúng ta tận dụng mỗi khoảnh khắc để sống ý nghĩa và tận hưởng cuộc sống.
1.1.2 Quản lý thời gian là gì?
Thời gian luôn trôi qua và không bao giờ dừng lại Một ngày chúng ta có 24 tiếng đồng hồ: 8h để ngủ, 8h để học tập và làm việc, 2h để ăn uống vệ sinh, 2h để giải trí thư giãn, 2h để làm mọi thứ bạn thích… một lịch trình kín mít như thế, nhưng chúng ta vẫn còn dư 3 tiếng đồng hồ và thậm chí nhiều hơn thế nữa.Vậy tại sao chúng ta luôn than phiền rằng tôi quá bận, tôi không có thời gian? Đó chỉ là cái cớ mà mỗi chúng ta tự đặt ra, là sự ảo tưởng của bản thân các bạn Thực tế bạn đang không sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả Một ngày các bạn dành ra 5-6 giờ đồng hồ để lướt web, xem phim, cày netflix, chơi game và than thở trong khi chúng ta vẫn còn dư cả khối thời gian… Các bạn biết không, đôi khi sự trưởng thành, phát triển và hạnh phúc của mỗi chúng ta quyết liệt hay bế tắc có khi không liên quan thực sự đến việc chúng ta có thời gian nhiều hay ít mà là kĩ năng của riêng các bạn trong việc tận dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan nhất và đó là lý do tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng đến thế… Vậy thì quản lý thời gian bằng cách nào? Trước hết chúng ta nên hiểu quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, sắp xếp và ưu tiên công việc, hoạt động trong cuộc sống để sử dụng thời gian hiệu quả nhất Nó đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, giúp ta tận hưởng cuộc sống hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp.
1.1.3 Dấu hiệu nhận biết bản thân quản lý thời gian hiệu quả
Thực hành quản lý thời gian là một quá trình rèn luyện và cải thiện liên tục, vì vậy đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì của bạn, và để biết được bạn có đang làm tốt hay không, thì đây sẽ là dấu hiệu:
Hoàn thành công việc đúng hạn: Nếu thường xuyên hoàn thành các công việc và nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đề ra, đó là một dấu hiệu tích cực cho thấy bản thân đang quản lý thời gian hiệu quả.
Tập trung và hiệu suất làm việc: Có thể tập trung vào công việc mà không bị sao lãng quá nhiều, làm việc với hiệu suất cao và không bị chìm vào những việc không quan trọng.
Cân bằng công việc và cuộc sống: Nếu có thời gian dành cho công việc, gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn một cách hợp lý.
Ít cảm giác áp lực và stress: Nếu cảm thấy tự tin và không bị áp lực, stress quá mức trong việc quản lý công việc và thời gian.
Đạt được mục tiêu: Nếu đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc và cuộc sống một cách liên tục.
Đánh giá hiệu quả: Hãy tự đánh giá và xem xét kỹ lưỡng việc quản lý thời gian của mình Nếu có thể nhận ra những lỗ hổng, điểm yếu và cải thiện từng bước một, điều này giúp mỗi người trở nên ngày càng hiệu quả hơn.
Phản hồi tích cực: Nếu nhận được phản hồi tích cực từ người khác về khả năng quản lý thời gian của mình, điều này cũng chứng tỏ bản thân đang làm tốt trong việc này.
Lợi ích của quản lý thời gian
Vai trò của việc quản lý thời gian đầu tiên cần kể đến trong nhóm lợi ích của việc quản trị thời gian mang lại đó là bạn sẽ có nhiều thời gian nhiều hơn để hoàn thiện bản thân Ông cha ta có câu: “gà không gáy, trời vẫn sáng” Nếu bạn không cố gắng và trở nên lười biếng thì thời gian vẫn trôi như một lẽ tất yếu Thay vì việc bạn ngủ nướng trên chiếc giường đến tận trưa hay chơi game, lướt facebook hàng giờ đồng hồ thì bạn cần dậy sớm vào mỗi buổi sáng, vừa tiết kiệm được thời gian vừa để bản thân có thể phát triển Bạn cần dậy sớm vào buổi sáng để làm những việc lặt vặt thì bạn mới có thời gian làm những việc hơn được Nếu bạn chưa từng tập thể dục vào buổi sáng thì bạn nên hoàn thiện hơn Bạn có thể tập các bài tập thể dục tại nhà hoặc chạy bộ, đi bộ trong công viên Bạn cũng có thể ngồi thiền, tập yoga
1.2.2 Giảm căng thẳng, mệt mỏi
Vai trò của việc làm chủ thời gian đầu tiên chính là giúp làm giảm căng thẳng, mệt mỏi Khi những công việc bị tồn đọng được giải quyết một cách nhanh chóng bằng cách sắp xếp thời gian hiệu quả, những cơn stress kéo dài sẽ bị biến mất và không làm phiền,quấy rầy bạn Đây là một trong những lợi ích dễ thấy nhất mà kỹ năng này đem lại Thay vì nhìn vào đống công việc này và tự hỏi không biết bao giờ mới có thể hoàn thành xong khi các công việc không được sắp xếp một cách rõ ràng và hợp lý, bạn sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu, bắt đầu như thế nào. Bạn sẽ bị rối và căng thẳng khi nhìn thấy đống công việc này Giờ đây, bạn chỉ cần lên một kế hoạch làm việc cụ thể với những mốc thời gian rõ ràng, việc nào nên làm trước việc nào nên làm sau Như vậy công việc của bạn sẽ trở nên suôn sẻ và dễ thở hơn rất nhiều.
1.2.3 Sẵn sàng cho những kế hoạch lớn.
Bạn hãy tranh thủ làm những điều nhỏ nhặt vào buổi sáng để có đủ thời gian làm những công việc to lớn cho bản thân trong cả ngày Khi đó, những việc nhỏ sẽ không ảnh hưởng đến quỹ thời gian biểu của bạn Muốn làm được việc lớn trước hết hãy xử lý xong các việc nhỏ nhặt Khi đã đạt được kết quả nhất định thì các công việc và kế hoạch lớn cũng sẽ có thể hoàn thành được nhanh chóng và dễ dàng hơn Việc dành thời gian cho những việc lớn là vô cùng quan trọng và bạn phải luôn ở trạng thái sẵn sàng đối đầu với nó Muốn làm được điều đó bạn phải biết quản lý thời gian và dành nhiều thời gian vào những kế hoạch lớn hơn.
Nếu bạn nghĩ rằng làm việc thật nhiều thì hiệu quả thì bạn đã sai lầm Công việc có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn quản lý thời gian để làm những công việc đó Nếu mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập ra cho mình một bản kế hoạch cụ thể cho từng công việc mình, những công việc nhất định phải hoàn thành trong ngày mai, trong tuần tới, trong tháng tiếp theo Thì chỉ sau một thời gian ngắn, bạn sẽ thấy công việc của mình thay đổi và năng suất lên rất nhiều.
Không những thế, khi bạn biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc, bạn sẽ thấy cách làm việc của bản thân trở nên tư duy, sáng tạo và logic lên rất nhiều.
1.2.5 Lập được kế hoạch chính xác
Quản lý thời gian có lợi ích gì? Sẽ giúp bạn liệt kê được những công việc cần làm trong một ngày là gì Ngày tiếp theo bạn sẽ phải làm là gì và xa hơn thế là kế hoạch trong tuần, trong tháng hay trong năm đó là gì Sau đó, bạn sẽ nhìn được những công việc mình cần làm ưu tiên là gì, công việc nào quan trọng sẽ làm trước, công việc nào chưa cần thiết sẽ để làm sau Điều nay là cần thiết vì nó giúp những thứ bạn muốn làm không bị xáo trộn Qua bảng phân chia thời gian, bạn sẽ đánh dấu lại và hoàn thành đúng thời gian, không gây ảnh hưởng đến công việc sau đó Khi lập được kế hoạch chính xác, bạn sẽ làm chủ được thời gian của mình, biết được mình sẽ làm việc gì vào lúc nào và hoàn thành chúng một cách đúng hạn.
1.2.6 Bỏ các thói quen xấu
Lợi ích quản lý thời gian tiếp theo đó là bạn sẽ nhìn ra được những thói quen xấu đang tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và kiềm chế sự thành công của bạn Ví dụ như trong dân gian có câu: “đời người có gang tay, ai hay ngủ ngày còn được nửa gang” Thói quen ngủ nướng đến trưa hay ngủ trưa đến tận chiều tối là một thói quen cực kì xấu làm tiêu tốn không ít thời gian và còn ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn Hoặc là thói quen lướt Facebook hoặc vào xem các trang web hàng giờ đồng hồ chỉ để giải trí Những thói quen này sẽ không xãy ra nếu bạn biết cách quản lý thời gian của mình Thói quen trì trệ, chậm thời gian sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc rất nhiều, do vậy mà hãy cố gắng xây dựng thời gian phù hợp và quản lý chúng thật tốt Không dễ gì mà ta có thể thay đổi các thói quen xấu một cách nhanh chóng được, điều này cần khá nhiều thời gian và ý chí quyết tâm muốn thay đổi của bạn.
1.2.7 Tăng mức độ tập trung
Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian đó là tăng cường sự tập trung Tập trung là một lợi ích rất tốt mà quản lý thời gian mang lại cho bạn, bạn sẽ tập trung hết thời gian vào công việc Bạn sẽ thấy được bây giờ mình cần làm gì và cố gắng hoàn thành nó một cách nhanh nhất để có thể làm những công việc khác nữa.Muốn vậy, bạn phải tập trung vào việc bạn đang làm Không những điều đó mang lại cho bạn kết quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian rất nhiều Bởi vì khi tập trung thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành được công việc và thời gian dành cho việc khác.
1.2.8 Tạo tính kỷ luật cho bản thân
Người Việt Nam có thói quen làm việc theo cách tùy hứng, không khoa học và không theo kỷ luật Tuy nhiên, một lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại đó là sẽ làm việc theo những quy tắc riêng và kỷ luật cụ thể Có thể thời gian đầu bạn sẽ không quen, cảm thấy khó khăn nhưng tuyệt đối không được nản chí, bạn cần từ từ để đưa bản thân đi vào quy cũ Doanh nhân Jim Rohn nói rằng: “ kĩ luật là cầu nối giữa mục tiêu và thành tựu” Khi bạn biết quản lý thời gian, bạn lên được cho mình những kế hoạch nhỏ và lớn, đó là mục tiêu Bạn phải có tính kĩ luật, thúc dục bản thân hoàn thành nó, khao khát có được sự thành công,mới có thể hoàn thành những mục tiêu đó và gặt hái cho mình nhiều thành tựu được.
THỰC TRẠNG VỀ VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN
Đặt vấn đề
Thời gian là thuật ngữ dùng phổ biến trong đời sống Hiểu một cách đơn giản, thời gian là tài sản của mỗi người trong cuộc sống mà con người có được từ khi bắt đầu tồn tại Theo từ điển tiếng việt, thời gian là hình thức tồn tại cơ bản của vật chất (cùng với không gian) trong đó vật chất vận động và phát triển liên tục, không ngừng.
Hiểu theo nghĩa khác thì thời gian là nguồn tài sản mà mỗi người có giống nhau như: mỗi ngày có 24 giờ, mỗi tháng có 30 ngày, mỗi năm có 12 tháng Thời gian là sự tồn tại bên ngoài con người nhưng con người có thể quản lí nó một cách hiệu quả.
Quản lí thời gian nghĩa là biết hoạch định thời gian của mình đang có cho những mục tiêu và những nhiệm vụ thật cụ thể Quản lí thời gian không có nghĩa luôn tiết kiệm thời gian mà là biết làm chủ thời gian của mình khi đặt những khoảng thời gian mình đang có trong một kế hoạch thật cụ thể và chi tiết.
Hiện nay, số lượng sinh viên tại TP Đà Nẵng vào khoảng 500.000.000 người đang học tập ở các trường đại học – cao đẳng và trung học chuyên nghiệp Trong số đó, sinh viên ở trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt Hàn (VKU) và lên đến con số 4.000.000 Điều này cho thấy lượng sinh viên ở TP Đà Nẵng là khá lớn trong tương quan với dân số của cả nước Thế nhưng, việc quản lí thời gian của sinh viên đang là một vấn đề được dư luận đề cập khá nhiều trong thời gian gần đây Thực trạng của kỹ năng này ra sao, đâu là những thói quen tích cực hoặc tiêu cực mà sinh viên hay gặp khi sử dụng thời gian của chính mình là những vấn đề cần khảo sát và phân tích trên bình diện số liệu thống kê khoa học.
Hình 1: Biểu đồ thể hiện cách thức giải quyết deadline
Trong 85 người trả lời khảo sát, đã có đến 62 người ( 71,8%) trả lời rằng cách họ giải quyết dealine của mình là xây dựng kế hoạch và làm từ lúc được phân công Điều này cho thấy giới trẻ trẻ hiện nay đa số đã biết cách sắp xếp và lên kế hoạch để giải quyết vấn đề của họ Bên cạnh đó, đã có tới 23 người ( 28,2%) trả lời rằng gần đến hạn nộp deadline thì họ mới bắt đầu làm Con số này là khá lớn, cho thấy một phần không nhỏ các sinh viên trường VKU vẫn chưa thể giải quyết deadline của mình theo phương pháp đúng đắn.
Hình 2: Biểu đồ thể hiện mức độ quan trọng của công việc
Có đến 22 người (24,7%) trả lời rằng họ không biết cách xác định mức độ quan trọng của công việc của họ và 63 người (5,3%) trả lời rằng họ đã biết xác định mức độ quan trọng của cụng việc Ta thấy được hơn ắ học sinh VKU đó biết cỏch xỏc định mức độ quan trọng của cụng việc, trỏi lại thỡ ẳ học sinh khỏc lại không biết điều đó Đây là con số đáng lo ngại khi kỹ năng xác định mức độ quan trọng của công việc là rất quan trọng Nó giúp ta có thể sắp xếp các cộng việc của mình theo trật tự ưu tiên và giải quyết chúng một cách dễ dàng hơn.
Hình 3 : Biểu đồ thể hiện mức độ kỹ năng quản lý thời gian
Với 85 người trả lời cho câu hỏi này, đã có 10 người (11,8%) trả lời rằng kỹ năng quản lý thời gian của họ rất tốt, 67 người ( 78,8%) đã chọn phương án bình thường và 8 người ( 9,4%) trả lời rằng kỹ năng quản lý thời gian của họ tệ, không tốt Số liệu này chứng tỏ phần đông các học sinh VKU đã có cho mình một chút kỹ năng quản lý thời gian hay kỹ năng quả họ bình thường nhưng lại không tối ưu Với khá ít học sinh có kỹ năng quản lý thời gian tốt và và một phần ít khác lại không thể quản lý thời gian của mình, đây là tình trạng đáng báo động hiện nay.
Họ có thể làm việc không hiệu quả bằng những người biết cách quản lý thời gian của mình, dẫn đến việc chậm trễ, lãng phí thời gian vào những việc vô bổ.
Hình 4: Biểu đồ thể hiện sinh viên biết phương pháp quản lý thời gian
Trong câu hỏi này, có 52 người ( 61,2%) trả lời họ có biết phương pháp hay cách nào đó để quản lý thời gian của mình Điều này đã chứng tỏ họ biết được tầm quan trọng của thời gian, họ có tìm hiểu, nghiên cứu hay được học về cách để quản lý thời gian Trái lại, 33 người (38,8%) trong số 85 người không biết phương pháp nào để quản lý thời gian của mình Đây là con số khá lớn chứng tỏ còn rất nhiều người đang khá mông lung về kỹ năng quản lý thời gian của mình Chỉ đơn giản là ai nhắc thì họ làm, họ nhớ thì họ làm, một bản kế hoạch tạm thời trong đầu họ và họ không chắc có thể làm được đúng hạn.
Hình 5: Biểu đồ thể hiện phương pháp quản lý thời gian
Trong bài khảo sát có tất cả 5 phương pháp phổ biến nhất để chúng chúng ta có thể sử dụng để quản lý thời gian của mình Có đến 57 sinh viên VKU trên tổng số 85 sinh viên tham gia khảo sát biết về một vài phương pháp quản lý thời gian của mình Nhìn chung, ta có thể thấy 3 phương pháp Pomodoro, M.I.T, và The 2- Minute Rule được mọi người biết đến nhiều nhất vì đây là 3 phương pháp dễ áp dụng nhất để quản lý thời gian của chúng ta Điều này cũng tùy theo cách suy nghĩ, cách hiểu của mọi người về từng phương pháp đó để chọn cho mình phương pháp phù hợp với bản thân nhất Hai phương pháp còn lại là Batching và Thuyết bốn lò lửa có vẻ như ít phổ biến hơn, nó khó áp dụng vào trong cuộc sống đối với hầu hết mọi người 57/85 sinh viên là con số khá tích cực cho việc này, chứng tỏ các sinh viên rất quan tâm tới việc quản lý thời gian và không muốn lãng phí thời gian của mình bằng cách tìm những phương pháp cố sẵn từ những người đi trước.
Hình 6: Biểu đồ thể hiện sinh viên sử dụng quản lý thời gian trong các lĩnh vực
Nhìn vào bảng số liệu trên, thì có 56 bạn sinh viên VKU đều biết cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian trong tất cả các lĩnh vực học tập, làm việc và giải trí (61,2%) Bên cạnh đó, có một số bạn chỉ biết quản lý thời gian trong học tập (28,2), trong làm việc (5,5%), trong giải trí (5,1%) Ví dụ một bạn sinh viên chỉ sử dụng kỹ năng quản lý thời gian ở việc học để phân bổ thời gian không bao giờ bị trễ deadline hay phân bố thời gian chuẩn bị thi thì nên học dần dần trước để có nhiều thời gian cho nhiều môn khác nhau hoặc có nhiều bài giảng nếu ở trên trường cô thầy dạy không hiểu bạn sinh viên đó có thể về nhà tự tìm kiếm tài liệu và học lại ở nhà Như vậy, các bạn sinh viên biết cách quản lý thời gian trong tất cả các lĩnh vực ở trên là một điều rất tốt vì nhờ có khả năng quản lý thì có một phần nhỏ giúp bản thân các bạn rèn luyện được tính kỉ luật, thói quen và còn hơn nữa chính các bạn sẽ thấy mỗi ngày thức dậy bắt đầu một ngày mới thì không có thời gian nào trong ngày là lãng phí một cách vô bổ cả.
Hình 7: Biểu đồ thể hiện sinh viên hiểu quản lý thời gian
Quản lý thời gian là một điều rất quan trọng đối với mỗi con người chúng ta. Trong đó không kể đến có một số sinh viên ở các trường đại học VKU rất hiểu rõ về quản lý thời gian là gì? (85,2%) Biết cách quản lý của bản thân sao cho phù hợp với cuộc sống diễn ra hằng ngày Nhưng có một số bạn sinh viên hiểu quản lý thời gian mà chỉ biết một cách qua loa để giúp công việc cho bạn thông minh chứ không vất vả hơn để hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn (9,9%) và có ít sinh viên còn hiểu quản lý thời gian là giúp bản thân xóa bỏ được thói quen xấu của bản thân hay chỉ thành lập kế hoạch là chưa đúng (4,9%).Vì trong công việc hay nhiều lĩnh vực phải cần nhiều thời gian để quản lý và hoàn thành chứ không bất cứ việc nào đều có thể diễn ra nhanh chóng và khi chúng ta phải biết cách quản lý thời gian mới thấy những mặt lợi ích Như vậy, dù bạn biết cách quản lý thời gian mà bạn vẫn không hiểu rõ về quản lý thời gian là gì? Thì việc bạn sắp xếp thời gian của mình sẽ không đạt được hiệu quả cao ở trong công việc, học tập hay giải trí cả.
Khảo sát nghiên cứu
Lợi ích của việc quản lý thời gian là vô cùng nhiều, chúng em đã lọc một số lợi ích quan trọng nhất để đưa vào bài khảo sát theo số liệu chúng em thu thập được, có khoảng 7-14 trên tổng số 85 sinh viên VKU tham gia khảo sát chọn các lợi ích riêng lẻ và không đầy đủ, họ có thể đã không nhận thấy hết được các lợi ích quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian Hầu hết các sinh viên đều chọn đáp án gộp tất cả các lợi ích riêng lẻ lại ( 56 sinh viên chiếm 65,9%), có thể thấy được đa số sinh viên đều biết được các lợi ích quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian Khi biết được tất cả các lợi ích chủ yếu đó có thể giúp họ có động lực để học hay nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Kết luận
Nhìn chung, kỹ năng quản lí thời gian của sinh viên chỉ ở mức trung bình Một số thói quen trong kỹ năng quản lí thời gian của sinh viên đạt ở mức trên trung bình nhưng không đáng kể Một số thói quen tích cực vẫn là “thách thức” đối với khá nhiều sinh viên như: chia các công việc khó, phức tạp thành những việc nhỏ với khoảng thời gian tương ứng, luôn mang theo bảng kế hoạch hoặc những dụng cụ nhắc nhở để quản lí thời gian, xác định khoảng thời gian bị lãng phí Đây là những cơ sở khá quan trọng cần chú ý nếu muốn nâng cao kỹ năng này ở sinh viên cũng như hạn chế những thói quen chưa tốt khi sử dụng thời gian để góp phần tạo ra những người lao động chuyên nghiệp hiện nay nhằm đáp ứng yêu cầu cao của xã hội.
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Cách quản lý thời gian hiệu quả
3.1.1 Lên danh sách những việc cần làm Đã bao giờ bạn đi mua sắm nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi
Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.
Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?
3.1.2 Tập trung vào những việc thật sự quan trọng
Sau khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian
Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.
Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với bạn bè Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.
3.1.3 Xây dựng lối sống đơn giản
Thú thật đi, có bao giờ bạn muốn bắt tay vào làm việc nhưng lại chẳng tìm thấy tài liệu mình cần? Bạn mất cả giờ đồng hồ lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng làm việc cũng biến mất?
Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách logic Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối
Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.
3.1.4 Tận dụng thời gian trống
Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn
Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn Lớp học kết thúc sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc Thậm chí, thời gian chờ bạn bè ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho gia đình của mình đấy.
Bạn có biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai? Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào làm việc.
Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ.
Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng chất lượng hơn là đến 90 phút mới cuống cá lên và làm qua loa cho có.
Và đương nhiên, sau khi trì hoàn thành xong công việc, bạn lại sẽ có thêm động lực để tiếp tục lên kế hoạch, mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó Kỹ năng quản lý thời gian cũng vì thế mà được bạn mài dũa qua từng ngày.
3.1.6 Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỷ thời gian
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều Khác với khung giờ gò bó nơi công sở, một trong những điểm cộng của làm việc từ xa là bạn hoàn toàn có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.
Phương pháp quản lý thời gian
Hình 10: Mô tả các bước phương pháp Pomodoro
Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo-CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập Sau đó, Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục Ông đưa ra cách thức làm việc, học tập tập trung cao trong thời gian 25’ sau đó nghỉ ngắn 5’ và bắt đầu lại một phiên làm việc 25’ mới Mỗi phiên làm việc 25’ này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.
Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 –
30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro.
Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
3.2.2 Phương pháp the 2-Minutes rule
Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó.
Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, bạn phải thực hiện chứ không phải nói “Không”.
Nguyên tắc 1: Nếu công việc chỉ tốn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.
Nếu có một công việc nào đó mà chúng ta có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy làm nó ngay lập tức, không suy nghĩ hay chần chừ.
Ví dụ: đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, cất cuốn sách lên giá,
Nguyên tắc 2: Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút
Mọi ước mơ đều không thể hoàn thành được trong vòng 2 phút Nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.
Ví dụ: Viết bài: mở sổ ra và bắt đầu tập viết trong 2 phút.
Hình 11: Giao diện phương pháp the 2-Minutes rule
Học kỹ năng nghe: mở mp3 lên và tập nghe trong 2 phút. Đọc sách: đọc trang đầu tiên của cuốn sách trong 2 phút.
Nguyên tắc 2 phút khiến bạn dấn thân vào công việc, khi đó bạn sẽ dễ dàng tiếp tục công việc đó thay vì cứ ngồi trì hoãn mãi.
Phương pháp này giúp chúng ta giải quyết những công việc nhỏ một cách nhanh chóng, hiệu quả, tránh cảm giác bận rộn Ngoài ra, việc hoàn thành những việc nhỏ cũng giúp chúng ta giải phóng thời gian và tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn.
Batching là phương pháp nhóm các nhiệm vụ cụ thể giống nhau và thực hiện chúng cùng nhau.
Ví dụ như bạn đã dành ra khoảng 1-2 tiếng nhất định trong ngày chỉ để trả lời email, chứ không dàn trải ra cả ngày hoặc thấy email mới đến là phải dừng mọi công việc để trả lời ngay (trừ trường hợp email khẩn cấp).
Cách này giúp tăng hiệu quả và giảm thời gian chuyển đối giữa các công việc khác nhau.
3.2.4 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) Định nghĩa: Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) là một hệ thống quản lý thời gian tập trung vào việc xác định và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, sau đó tập trung sức mạnh, thời gian của bạn vào việc hoàn thành chúng trước.
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giảm căng thẳng trong công việc cũng như cuộc sống hằng ngày Nó còn giúp bạn thực hiện những mục tiêu dài hạn một cách hiệu quả hơn.
Hình 12: Giao diện mô tả phương pháp Batching
Bước 1: Xác định M.I.T trong ngày
Phương pháp M.I.T bắt đầu bằng việc bạn phải xác định các M.I.T hằng ngày Điều này đòi hỏi bạn phải tổng hợp tất cả nhiệm vụ và công việc bạn cần hoàn thành trong ngày đó Lợi ích của việc này là giúp bạn có cái nhìn tổng quan về một ngày làm việc của mình, đảm bảo bạn không bỏ sót công việc quan trọng nào.
Sau khi xác định M.I.T, bạn cần ưu tiên chúng theo mức độ quan trọng Điều này đòi hỏi bạn phải đánh giá cẩn thận mức ảnh hưởng của mỗi M.I.T đối với mục tiêu lớn hơn hoặc công việc hằng ngày Bằng cách ưu tiên M.I.T, bạn đảm bảo rằng phải sử dụng thời gian và năng lượng của mình vào các công việc quan trọng nhất.
Bước 3: Loại bỏ xao lạc và phân tâm
Một yếu tố quan trọng trong việc áp dụng M.I.T là khả năng loại bỏ xao lạc và phân tâm Bạn cần tạo ra môi trường làm việc tĩnh lặng và tập trung bằng cách tắt thông báo trình duyệt, ứng dụng di động hoặc đặt chế độ im lặng trên điện thoại để không bị gián đoạn trong quá trình làm việc.
Bước 4: Tập trung vào M.I.T đầu tiên
M.I.T quan trọng nhất trong danh sách ưu tiên của bạn cần được bắt đầu đầu tiên trong ngày làm việc Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ dành sự tập trung cao nhất cho công việc quan trọng khi còn đầy năng lượng và sự tập trung Hãy cố gắng không để công việc khác phân tâm bạn trong giai đoạn này.
Bước 5: Hoàn thành M.I.T tiếp theo
Khi M.I.T đầu tiên đã hoàn thành, bạn tiếp tục với M.I.T tiếp theo trong danh sách ưu tiên Bằng cách tiến hành từng M.I.T một, bạn tiếp tục duy trì sự tập trung và hiệu suất làm việc cao.
Bước 6: Điều chỉnh và thực hành
Phương pháp M.I.T cần phải được áp dụng một cách linh hoạt, phù hợp từng hoàn cảnh và thời điểm Bạn cần theo dõi và đánh giá cách bạn đã thực hiện M.I.T hằng ngày Nếu có công việc quan trọng mới xuất hiện hoặc thay đổi ưu tiên, hãy điều chỉnh danh sách M.I.T của bạn Hãy thực hành và làm quen với việc sử dụng phương pháp M.I.T để ngày càng trở nên thành thạo và hiệu quả hơn trong quản lý thời gian của mình.
Trong công việc, David (một quản lý dự án) thường sử dụng phương pháp M.I.T để đảm bảo sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất Hàng ngày, khi có vấn đề khẩn cấp xuất hiện, thay vì tiếp tục làm việc trên các dự án khác, David dành toàn bộ thời gian của mình để tìm giải pháp cho vấn đề đang xảy ra, đảm bảo rằng tình huống khẩn cấp được giải quyết một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý thời gian hiệu quả
3.3.1 Phần mềm nhắc việc Todoist
Là phần mềm nhắc việc với giao diện tương đối đơn giản, những Todoist vấn sở hữu những tính năng vô cùng mạnh mẽ, được đánh giá cao Thậm chí được nhiều trang báo nổi tiếng như The Guardian, USA Today, the New York Times, The Wall Street Journal còn không tiếc lời ngợi ca Todoist như là “ứng dụng đổi đời”
- Ưu điểm phần mềm nhắc việc Todoist:
+ Là ứng dụng xử lý việc sắp xếp công việc vô cùng mạnh mẽ Có thể đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh trong khi bạn đang nhập dữ liệu mới Về khía cạnh này, khó có ứng dụng nào có thể đánh bại Todoist
+ Hỗ trợ người dùng dễ dàng tùy chỉnh ứng dụng với luồng công việc cá nhân nhờ các tính năng mạnh mẽ và linh hoạt như: nhóm dự án, gắn nhãn công việc hay đánh dấu mức độ quan trọng.
+ Dễ dàng khởi tạo công việc trên ứng dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet Với việc được cung cấp trên đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại, khả năng truy cập và sử dụng Todoist được đánh giá là vô cùng linh hoạt.
+ Hỗ trợ tích hợp với 2 trợ lý ảo nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa.
- Nhược điểm phần mềm nhắc việc Todoist:
+ Tính năng phân chia công việc con (subtask) chưa hoạt động hiệu quả, khiến người sử dụng gặp khó dễ trong việc khởi tạo các công việc phức tạp, có nhiều phân nhánh.
+ Ứng dụng chạy trên hệ điều hành Windows được đánh giá thua kém hơn hẳn so với những “người dùng” trên Mac và điện thoại Giao diện và tính năng chính là là 2 mặt bị hạn chế lớn nhất
+ Bản sử dụng miễn phí thực sự không có nhiều tính năng xuất sắc Để sử dụng Todoist thực sự hiệu quả, chắc chắn người dùng sẽ cần phải móc hầu bao chi trả cho phiên bản Premium.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng nhắc việc tương thích tốt với các phần mềm Windows khác thì Microsoft To-Do sẽ là một ứng cử viên tương đối ổn Đây là ứng dụng thuần túy sử dụng cho mục đích nhắc việc, có khả năng đáp ứng những nhu cầu ghi nhớ cơ bản nhất của người dùng.
- Ưu điểm của phần mềm nhắc việc Microsoft To-Do:
+ Hoàn toàn miễn phí Là ứng dụng kế thừa của người tiền nhiệm
Wunderlist, phần mềm nhắc nhở công việc dùng ngày Microsoft To-Do được cung cấp đến người dùng với đầy đủ tính năng cần thiết mà không cần phải trả bất cứ một khoản tiền nào.
+ Sở hữu tính năng khởi tạo công việc con trong từng mục công việc Thậm chí, người dùng còn có thể ghi chú và đặt deadline cho từng công việc con Đây là lợi thế vượt trội mà ngay cả những phần mềm trả phí như Todoist hay Tick Tick vẫn chưa sở hữu được
+ Sở hữu tính năng “My Day” Là tính năng hỗ trợ người dùng có thể sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày sao cho hiệu quả nhất
+ Sở hữu widget Quick Add trên hệ điều hành Android, giúp người dùng khởi tạo và nhận thông báo công việc nhanh chóng, tiện lợi.
- Nhược điểm của Microsoft To-Do:
+ Do chỉ là một ứng dụng miễn phí, nên các tính năng nổi bật như gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm đều bị lược bỏ không thương tiếc trên ứng dụng nhắc việc Microsoft To-Do Do vậy việc quản lý công việc đã khởi tạo trên ứng dụng trở nên tương đối khó khăn
+ Dù có mặt trên tất cả các hệ điều hành phổ biến, tuy nhiên phần mềm nhắc công việc Microsoft To-Do chỉ cho phép người dùng kết nối với lịch trình cá nhân từ Outlook Đây là một điểm trừ vô cùng lớn, khi ở thời điểm hiện tại, Outlook đã bị ngó lơ bởi rất nhiều người.
3.3.3 App nhắc việc Google Calendar.
- Là một ứng dụng quản lý thời gian của Google cho phép bạn theo dõi các hoạt động hàng ngày như các cuộc hẹn, sự kiện, sinh nhật bạn bè… và còn nhiều tính năng hữu ích khác.
- Đây là ứng dụng miễn phí, có thể truy cập ứng dụng từ máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
- Ưu điểm của Google Calendar:
+ Tạo lịch thông minh tự động tạo và lời nhắc nhở theo sự kiện
+ Được đồng bộ với gmail.
+ Có thể theo dõi lịch trình của các thành viên trong nhóm phù hợp làm việc nhóm.
+ Dễ dàng thay đổi lịch theo ngày, tháng, năm.
+ Tạo thông báo, nhắc nhở công việc cần làm trong ngày cụ thể.
+ Ghi chú những cái cần làm trong ngày cụ thể.
- Nhược điểm của Google Calendar:
+ Không có ngày âm lịch.
+ Thu nhập thông tin cá nhân của người dùng để cải thiện quảng cáo.
+ Để lộ thông tin riêng tư.
+ Trên điện thoại: Khi sử dụng, người dùng có thể sẽ gặp phải tình trạng tình trạng soạn thảo rất chậm.
+ Trên máy tính: Notion sẽ tắt song song với trình duyệt, do đó khi bạn tắt trình duyệt web thì đồng thời cũng tắt đi Notion.
App nhắc việc Google Tasks
Chúng mình mong những chia sẻ trên có thể giúp bạn định hướng và phát triển bản thân qua kỹ năng quản lý thời gian Từ những cái nhỏ sẽ vun đắp thành cái lớn giống như thành công phải trải qua nhiều giai đoạn Vì vậy, bạn hãy chú tâm và dành thời gian cho nó, đừng để những thứ nhỏ nhặt làm sao nhãng bạn nhé Và để làm được điều đó bạn cần trang bị cho bản thân kỹ năng quản lý thời gian càng sớm càng tốt, đặc biệt là đang trong giai đoạn học sinh sinh viên, để khi ra trường các bạn có thể dễ dàng sắp xếp công việc và đạt được kết quả tốt của chính mình Chúc các bạn thành công!