đề tài quản lý thời gian và công việc văn phòng tại công ty saigontourist

Đặt vấn đềTrong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển nhanh chóng của ngành du lịch, việcquản lý hiệu quả thời gian và công việc trong văn phòng trở thành một yếu tố quan trọngđối với s

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH

TIỂU LUẬN NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP: DHMK17B

H L J c

VPP

GVHD: ThS Lê Thị Thanh Trúc

NHÓM 8

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH

TIỂU LUẬN NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Lời nói đầu, nhóm chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trường Đại học Côngnghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện và cơ sở tri thức đa dạng để nhóm 8 cóthể hoàn thiện bài tiểu luận của học phần môn “Quản trị văn phòng”.

Tiếp đến, chúng tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên bộ môn - ThS Lê Thị Thanh Trúc

đã truyền đạt lượng tri thức cũng như những kinh nghiệm quý báu trong quá trình học tậpvừa qua Trong quá trình học tập môn “Quản trị văn phòng”, nhóm chúng tôi đã gặt háiđược lượng lớn tri thức và những giá trị quý báu Những thành quả này sẽ là tiền đề đểnhóm phát triển hơn trong giai đoạn sắp tới

Bên cạnh đó, do lượng kiến thức và khả năng trình bày còn chưa cao Vì vậy dù nhóm đã

nỗ lực hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận sẽ còn sai sót Kính mong cô góp ý để đề tàicủa nhóm được hoàn thiện hơn

Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP

GIAO

MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 6

1 Đặt vấn đề 6

2 Mục tiêu của Nghiên cứu 6

3 Phạm vi và Đối tượng Nghiên cứu 6

4 Phương pháp Nghiên cứu 6

NỘI DUNG CHÍNH 7

I CƠ SỞ LÝ LUẬN 7

1.1 Định nghĩa về quản lý thời gian 7

1.2 Định nghĩa về quản lý công việc 7

1.3 Vai trò của việc quản lí thời gian và công việc 7

1.4 Các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lí thời gian và công việc 8

II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC TRONG VĂN PHÒNG CỦA CTY CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ LỮ HÀNH SAIGONTOURIST 10

2.1 Giới thiệu về Saigontourist 10

2.2 Lịch sử hình thành của Saigontourist 11

2.3 Cơ cấu tổ chức và quản lí của công ty 12

2.4 Tình hình hiện tại về việc quản lý thời gian và công việc của Saigontourist 13

2.5 Lợi ích của việc quản lý thời gian và công việc đúng cách 13

2.6 Những khó khăn và thách thức trong việc quản lí thời gian và công việc trong văn phòng 14

2.7 Giải pháp quản lý thời gian và công việc trong văn phòng hiệu quả 14

2.8 So sánh việc quản lý thời gian và công việc ngày xưa và bây giờ 19

III KẾT LUẬN, NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP ĐƯA RA CHO VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY SAIGONTOURIST 20

3.1 Kết luận 20

3.2 Nhận xét 21

3.3 Đề xuất 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

LỜI MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển nhanh chóng của ngành du lịch, việcquản lý hiệu quả thời gian và công việc trong văn phòng trở thành một yếu tố quan trọngđối với sự thành công của các doanh nghiệp Công ty Saigontourist, một trong những tậpđoàn hàng đầu trong lĩnh vực du lịch và khách sạn tại Việt Nam, đang đối mặt với tháchthức về việc tối ưu hóa quản lý thời gian và công việc của nhân viên văn phòng

Mặc dù Saigontourist đã có những nỗ lực đáng kể trong việc cải thiện quy trìnhlàm việc, nhưng nhiều nhân viên văn phòng vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý thờigian và công việc của mình Khối lượng công việc ngày càng tăng cao và áp lực hoànthành nhiệm vụ đúng hạn khiến nhiều nhân viên rơi vào tình trạng căng thẳng, làm giảmhiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ

Quản lý thời gian và công việc hiệu quả không chỉ giúp nâng cao năng suất làmviệc của nhân viên mà còn góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ của công ty Nếu không

có biện pháp cải thiện, Saigontourist có thể đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng nhưgiảm sự hài lòng của khách hàng, mất uy tín và cạnh tranh yếu hơn trên thị trường

2 Mục tiêu của Nghiên cứu

Nghiên cứu này nhằm mục tiêu đánh giá thực trạng quản lý thời gian và công việccủa nhân viên văn phòng tại Saigontourist, xác định các nguyên nhân chính gây ra sựkém hiệu quả và đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện tình hình

3 Phạm vi và Đối tượng Nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu sẽ tập trung vào các nhân viên văn phòng tại công tySaigontourist Đối tượng nghiên cứu bao gồm nhân viên làm việc tại các phòng ban khácnhau và các quản lý trực tiếp, cùng với các quy trình làm việc hiện tại của họ

4 Phương pháp Nghiên cứu

Nghiên cứu sẽ sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu như khảo sát, phỏng vấn

và quan sát thực tế Bên cạnh đó, phân tích tài liệu hiện tại của công ty và nghiên cứugiáo trình, tài liệu,

NỘI DUNG CHÍNH

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Định nghĩa về quản lý thời gian

- Quản lý thời gian là việc xác định và sắp xếp thời gian cho mỗi công việc cụ thể,

từng bước một, đến khi hoàn thành các mục tiêu Mỗi cá nhân hay mỗi công ty chỉ cókhoảng thời gian nhất định nên kỹ năng quản lý thời gian càng được áp dụng hiệu quảthì sẽ giúp tối ưu hóa công việc của họ Điều này là vô cùng quan trọng để đạt đượchiệu suất làm việc cao nhất

- Định nghĩa quản lý thời gian bao gồm 4 bước chính:

 Liệt kê và sắp xếp thứ tự mục tiêu theo ngày, tuần và tháng dựa trên kế hoạch vàphương hướng

 Đo lường và tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành từng mục tiêu đã chỉ định

 Hãy lập một kế hoạch chi tiết, và đặt thứ tự ưu tiên cho mỗi ngày

 Thực hiện và bám sát thời gian biểu đã đưa ra

1.2 Định nghĩa về quản lý công việc

- Quản lý công việc là theo dõi và kiểm soát toàn bộ các nhiệm vụ của nhân viên,

bộ phận, phòng ban trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Khi quản lý côngviệc, doanh nghiệp đưa ra các quy tắc bắt buộc nhân viên phải tuân thủ theo để thựchiện nhiệm vụ

1.3 Vai trò của việc quản lí thời gian và công việc

- Nâng cao năng suất và hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả là cách tốt nhất để tăng năng suất và hiệu quả Khi lên lịchlàm việc phù hợp và ưu tiên các nhiệm vụ, chúng ta sẽ tiết kiệm được thời gian, tối đahóa năng lượng và sự tập trung cũng như giảm thiểu sự xao lãng để hoàn thành côngviệc

- Giảm áp lực

Kỹ năng quản lý thời gian khoa học là cách hữu hiệu để giảm bớt căng thẳng và số lượnglớn công việc cần phải hoàn thành trong ngày Bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý thờigian và tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, mọi người đều có thể tránh được việc phảilao vào công việc và cảm thấy căng thẳng vì không có đủ thời gian Ngược lại, khi phân

chia thời gian hợp lý cho từng công việc, chúng ta có thể làm việc từng bước và hoànthành công việc một cách dễ dàng, chủ động và hiệu quả.

- Tránh trì hoãn

Quản lý thời gian không hiệu quả là nguyên nhân chủ yếu sinh ra thói quen trì hoãn củanhiều người Việc trì hoãn kéo dài làm công việc bị đình trệ, gián đoạn, bỏ lỡ công việclàm ảnh hưởng xấu tới những công việc, những người liên quan khác Kỹ năng quản líthời gian tốt, kế hoạch chi tiết và mục tiêu cụ thể sẽ là động lực giúp từng cá nhân đinhanh hơn trong mọi việc Đồng thời không cho phép trì hoãn công việc vì nó liên quanđến kế hoạch ban đầu đã được đề ra

1.4 Các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lí thời gian và công việc

- GapoWork

 Tính năng lên lịch công việc và theo dõi tiến độ dự án giúp giao việc nhanh chóngvới deadline theo tiến độ công việc với chi tiết từng công việc

 Tính năng thiết lập thời gian và tự động thông báo deadline đối với từng công việc

và dự án khác nhau Nhờ vậy loại bỏ tình trạng quên việc và trễ deadline

 Tính năng lập và quản lý kế hoạch công việc cá nhân hoặc nhóm Phân chia côngviệc theo ngày/tuần/tháng/năm với mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành và mụctiêu kèm theo

- Tick Tick

 Giúp nắm bắt chi tiết tiến độ công việc

 Theo dõi tiến độ công việc hàng ngày

 Các tính năng khác bao gồm ghi chú, nhắc nhở, theo dõi tiến độ, huỷ công việc đãthực hiện, chia sẻ danh sách công việc với người khác

- Any.do

 Xây dựng và quản lý từng task công việc khác nhau

 Thiết lập thông báo cập nhật tự động đối với mỗi task khi hết hạn dùng

 Cá nhân hoá thông tin cập nhật bằng cách tạo chú thích và đánh dấu trên các task

 Sắp xếp từng task theo trình tự thực hiện phù hợp

II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC TRONG VĂN PHÒNG CỦA CTY CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ LỮ HÀNH SAIGONTOURIST.

2.1 Giới thiệu về Saigontourist

- Công ty Du lịch Thành phố (Saigontourist) được thành lập theo quyết định số

04/QĐ-UB ngày 01/8/1975 của Ủy ban Quân quản Sài Gòn Gia Định (Nay là Ủy ban Nhândân TPHCM) Là công ty du lịch đầu tiên của thành phố với 236 cán bộ, công nhânviên quản lý một số khách sạn và kinh doanh du lịch, cung ứng tàu biển

- Đây là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ - du lịch, vớinhững đóng góp tích cực trong sự nghiệp phát triển ngành du lịch cả nước Các môhình kinh doanh dịch vụ - du lịch cụ thể bao gồm lưu trú, nhà hàng, lữ hành, vui chơigiải trí, thương mại, xuất nhập khẩu, cửa hàng miễn thuế, vận chuyển, xây dựng, đàotạo nghiệp vụ du lịch & khách sạn, sản xuất & chế biến thực phẩm Với đội ngũ cán

bộ - công nhân viên toàn hệ thống trên 17.000 người cùng cơ sở vật chất hiện đại,Saigontourist hàng năm đón tiếp và phục vụ trên 2 triệu lượt khách, tổng doanh thuhàng năm khoảng 900 triệu USD

- Saigontourist được Tổng cục Du lịch Việt Nam, Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch ViệtNam đánh giá là một trong những doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực du lịch về quy mô,tiềm lực, năng lực, kinh nghiệm cùng những đóng góp tích cực trong sự nghiệp phát

triển ngành du lịch cả nước với nhiều mô hình dịch vụ như: lưu trú, nhà hàng, lữhành, vui chơi giải trí, thương mại, đào tạo nghiệp vụ du lịch & khách sạn…

2.2 Lịch sử hình thành của Saigontourist

- Công ty Du lịch Thành phố (Saigontourist) được hình thành và đi vào hoạt động ngày1/8/1975 với 236 cán bộ - công nhân viên Công ty đi vào hoạt động với 5 đơn vịgồm: khách sạn Cửu Long (khách sạn Majestic), khách sạn Bến Thành (khách sạnRex), khách sạn Độc Lập (khách sạn Caravelle Sài Gòn), khách sạn Hữu Nghị (kháchsạn Palace Sài Gòn) và khách sạn Bông Sen

- Năm 1988, Saigontourist ký kết hợp tác liên doanh đầu tiên với nước ngoài PhòngHướng dẫn du lịch bắt đầu kinh doanh Du lịch nước ngoài Các quốc gia đầu tiêncông ty đưa khách đến tham quan là Campuchia, Đức và Pháp

- Năm 1993, Saigontourist gia nhập Hiệp hội Du lịch Châu Á – Thái Bình Dương(PATA), liên tiếp tham gia quảng bá tiếp thị tại hội cho du lịch quốc tế như IT&ME(Hoa Kỳ), TOP RESA (Pháp), WTM (Anh), ITB (Đức)

- Ngày 31/03/1999, theo quyết định của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh,Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn được thành lập, bao gồm nhiều đơn vị thành viên,trong đó lấy Công ty Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh làm nòng cốt

- Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn tên tiếng Anh đầy đủ là Saigontourist HoldingCompany gọi tắt là Saigontourist

- Ngày 15/7/2010, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ra quyết định về việc phêduyệt Đề án chuyển đổi Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn hoạt động theo mô hình Công

ty mẹ - Công ty con thành Công ty TNHH một thành viên hoạt động theo hình thứcCông ty mẹ - Công ty con Năm 2019, vốn điều lệ của Saigontourist là hơn 6.400 tỷđồng (hơn 278 triệu đô la Mỹ)

- Năm 2013, Chủ tịch nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trao tặng danh hiệuAnh hùng Lao động cho Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn – Trách nhiệm hữu hạn mộtthành viên

- Tháng 10/2019, Ủy ban Nhân dân Thành phố chấp thuận đổi tên tiếng Anh của TổngCông ty Du lịch Sài Gòn từ Saigontourist Holding Company thành SaigontouristGroup

2.3 Cơ cấu tổ chức và quản lí của công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊTHÀNH VIÊN

CHỦ TỊCHÔng Phạm Huy Bình

THÀNH VIÊN

Bà Thượng Mỹ An

THÀNH VIÊNÔng Trương Đức Hùng

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

TỔNG GIÁM ĐỐC Ông Trương

2.4 Tình hình hiện tại về việc quản lý thời gian và công việc của Saigontourist

*Điểm mạnh:

- Duy trì và phát triển nguồn nhân lực: Saigontourist đặt trọng tâm vào việc đàotạo và phát triển nhân sự Công ty thường xuyên tổ chức các chương trình huấnluyện và kiểm tra cho cán bộ, nhân viên để nâng cao kỹ năng và kiến thức, giúp

họ thích ứng với yêu cầu công việc ngày càng cao

- Saigontourist đã áp dụng các giải pháp công nghệ và quy trình quản lý hiện đạinhằm tối ưu hóa việc quản lý thời gian và công việc Điều này giúp giảm thiểucác quy trình thủ công, tăng tính chính xác và nhanh chóng trong xử lý côngviệc hàng ngày

- Áp lực công việc cao: Do đặc thù ngành nghề, nhân viên Saigontourist thườngxuyên phải chịu áp lực công việc cao, ảnh hưởng đến khả năng tập trung vàhiệu quả làm việc

2.5 Lợi ích của việc quản lý thời gian và công việc đúng cách

- Tăng cường hiệu suất làm việc: Quản lý thời gian hiệu quả giúp nhân viên hoàn thànhcông việc đúng hạn, giảm thiểu tình trạng căng thẳng và tăng cường năng suất Nhờ

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Ông Võ Anh Tài

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐCÔng Nguyễn Đông Hòa

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐCÔng Nguyễn Quốc Anh

vậy, Saigontourist có thể phục vụ khách hàng tốt hơn và đáp ứng nhanh chóng cácyêu cầu của thị trường.

- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Với quy trình quản lý công việc khoa học, Saigontourist

có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định và cải thiện trải nghiệm khách hàng Điềunày giúp công ty duy trì uy tín và thu hút nhiều khách hàng hơn

- Tối ưu hóa nguồn lực: Quản lý thời gian và công việc hiệu quả giúp Saigontouristphân bổ nguồn lực hợp lý, giảm lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lựchiện có

- Cải thiện môi trường làm việc: Môi trường làm việc khoa học, có sự quản lý thời giantốt, giúp tạo ra không gian làm việc thoải mái và thân thiện cho nhân viên Điều nàykhông chỉ nâng cao tinh thần làm việc mà còn giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và tăngcường sự gắn bó của nhân viên với công ty

2.6 Những khó khăn và thách thức trong việc quản lí thời gian và công việc trong văn phòng

- Khối lượng công việc lớn: với số lượng nhân sự đông đảo và nhiều chi nhánh trêntoàn quốc, việc điều phối và quản lý khối lượng công việc lớn là một thách thức Điềunày đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và quy trình làm việc hiệu quả để tránh tình trạngquá tải và giảm thiểu sai sót

- Yêu cầu về đào tạo và phát triển nhân lực: Ngành du lịch yêu cầu nhân viên phải có

kỹ năng và kiến thức chuyên môn cao, cùng với thái độ phục vụ chuyên nghiệp Việcliên tục đào tạo và phát triển nhân lực để đáp ứng các tiêu chuẩn này là một tháchthức lớn

- Saigontourist cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng, nhưng việcduy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ trong bối cảnh thay đổi liên tục của thị trường

du lịch là một thách thức không nhỏ Công ty cần phải liên tục cải tiến quy trình vàđào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu của khách hàng

2.7 Giải pháp quản lý thời gian và công việc trong văn phòng hiệu quả.

a Lập kế hoạch, lịch làm việc

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng và cần thiết cho mỗi cá nhân, tổchức, doanh nghiệp Giúp phân tích và đưa ra những quyết định hợp lý, từ đó đạt được

Lập kế hoạch giúp ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả Bằng cách xác định và ưu tiêncông việc, ta có thể phân chia thời gian một cách hợp lý và tránh lãng phí thời gian vàonhững hoạt động không cần thiết.

b Giờ nào việc đó - đúng theo kế hoạch

Việc lập kế hoạch trong công việc là một hoạt động vô cùng cần thiết để các cánhân hoàn thành từng nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu chung cho cả tổ chức

Làm đúng việc theo đúng tiến trình giúp tiết kiệm thời gian và các bất cập xảy ra trongquá trình tiến hành công việc Giờ nào làm việc nấy, một người không nên ôm đồm quánhiều việc trong cùng một lúc bởi nó sẽ làm giảm năng suất và hiệu quả của công việc,thay vào đó ta nên chia việc

c Tập trung vào công việc đang làm.

Sự tập trung là trạng thái của tâm trí khi nó tập trung hoặc tập trung vào mộtnhiệm vụ, hoạt động hoặc mục tiêu cụ thể Nó đề cập đến khả năng tập trung sự chú ý và

nỗ lực của một người để loại bỏ các yếu tố phân tán và tập trung vào mục tiêu hoặc côngviệc quan trọng

Sự tập trung là một kỹ năng quan trọng trong việc quản lý thời gian và công việc Sự tậptrung có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, như môi trường, tâm trạng, sức khỏe, độnglực, nhu cầu và sở thích Sự tập trung có thể được cải thiện bằng cách thực hiện các biệnpháp như lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu, loại bỏ xao nhãng, thay đổi thói quen, tăngcường sự quan tâm và thưởng thức

Trong công việc sự tập trung giúp chúng ta xử lý thông tin hiệu quả, tăng năng suất, cảithiện chất lượng công việc và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra

d Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên.

Mỗi người trong một ngày cần hoàn thành rất nhiều công việc, nhiều người có thểlàm nó một cách dễ dàng, số khác thì không Sự khác biệt ở đây là họ biết lên kế hoạch

và sắp xếp những công việc cần thiết và sử dụng thời gian hợp lý

Để có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên ta có thể thực hiện theo các bước sau đểđạt hiệu quả:

- Dành 10 phút lên danh sách tất cả các công việc