Trong giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Vương Kim Thanh 2009 có nhắc tới vai trò của văn phòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức là cánh cửa trung tâm liên kết cá
PHẦN MỞ ĐẦU
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trình bày và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức Qua đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng;
- Trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức;
- Đánh giá nguyên nhân tác động đến hoạt động CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức;
- Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Khách thể nghiên cứu: các nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
Phạm vi không gian: Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (địa chỉ: lô CN6, khu công nghiệp Bá Thiện, Bá Hiến, Bình Xuyên, Vĩnh Phúc, Việt
Phạm vi về thời gian: đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng từ năm 2020 đến 2024 Trong đó bao gồm: các tài liệu về Intramedia từ
2020 đến 2024; thông tin khảo sát trực tiếp với nhân viên phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức từ tháng 01/2024 đến 03/2024;
Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia, đánh giá nguyên nhân tác động đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia Trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty bao gồm nhiều hoạt động, lĩnh vực Tuy nhiên do thời gian và nguồn lực có hạn, trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu ứng dụng CNTT trong năm nghiệp vụ phổ biến: công tác tham mưu - tổng hợp, công tác văn thư - lưu trữ, công tác quản lý nhân sự, công tác tổ chức hội họp, sự kiện, công tác quản lý tài sản để có kết quả đánh giá khách quan nhất.
Lịch sử nghiên cứu
Nhận thức đươc tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh tế, xã hội, chính trị, Đảng và Nhà nước ban hành chính sách phát triển CNTT trong hoạt động tại các cơ quan Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được nhà quản lý, nhà nghiên cứu quan tâm
• Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính”:
- Hồng Minh (2011), “Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện đại”, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông, kỳ 2, tháng 1/2011 Bài viết đưa ra vấn đề cấp thiết của CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Từ đó, đưa ra những giải pháp thực hiện chiến lược CNTT trong các cơ quan
- Nguyễn Thanh Tuyên và Đặng Thị Việt Đức (2011), “Vai trò công nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của Việt Nam” , Tạp chí Công nghệ và Truyền thông Bài viết nêu lên thực trạng CNTT và truyền thông trên thế giới nói chung, đặc biệt là tại Việt Nam Qua đó, đánh giá ưu điểm và nhược điểm của đề tài, đưa ra những giải pháp cải thiện CNTT và truyền thông trong nền kinh tế
- Nguyễn Đăng Khoa (2008) “Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính” , NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng, quản lý hành chính, tổ chức và sắp xếp các nghiệp vụ ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính; chỉ ra những khó khăn trong hoạt động văn phòng Qua đây, tác giả đề xuất kiến nghị, nâng cao ứng dụng CNTT của các cơ quan, áp dụng cho các loại hình tổ chức khác nhau
- Phan Đình Diệu (1997),“Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội” , NXB Giao thông vận tải Tác giả trình bày các khái niệm về CNTT, đặc trưng, quy mô của cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại mỗi cơ quan Cuốn sách khái quát về tầm quan trọng, ý nghĩa của CNTT với sự phát triển của đất nước Qua đó, đưa ra ưu điểm, những hạn chế của ứng dụng CNTT trong nền kinh tế, đưa ra các giải pháp đẩy mạnh CNTT với sự phát triển của xã hội
• Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”:
- Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hoạt động tại văn phòng UBND quận Hải Châu Đà Nẵng” của
Trần Hoàng Minh (2014) Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Bài luận văn nêu rõ cơ sở lý luận về CNTT trong hoạt động của văn phòng Thông qua quá trình thu thập tài liệu từ các phòng ban như: phòng Kinh doanh, phòng Quản Lý, phòng Marketing để nêu rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu Đà Nẵng Từ đó, đưa ra một số kiến nghị, nhằm thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT trong văn phòng của cơ quan
- Phạm Chí Tân (2015), “Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước”, NXB Lao động - Xã hội Cuốn sách trình bày nội dung ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; chỉ ra thách thức và cơ hội của CNTT trong cơ quan Tác giả đặt ra vấn đề chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước, đề xuất ra những phương án cải tiến hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan
• Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ”:
- Dương Văn Khâm (1994), “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư
- lưu trữ” , NXB Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994 Hệ thống hóa cơ sở lý luận các vấn đề liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ Trình bày khái niệm, vai trò, ý nghĩa, thực trạng CNTT trong hoạt động văn thư - lưu trữ trong giai đoạn hiện nay Đưa ra những giải pháp nâng cao ứng dụng CNTT công tác văn thư-lưu trữ
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước số 48A.02.04 của PTS Dương Văn Khảm “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” (2008), tác giả nêu những cơ sở lý luận về CNTT trong công tác lưu trữ Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại các cơ quan Qua đó, đưa ra một số kiến nghị, nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng
- Nghiêm Kỳ Hồng (2014) “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học” , NXB Đại học Quốc gia thành Hồ Chí Minh Cuốn sách khái quát nội dung về văn phòng, quản trị văn phòng; cách thức quản trị hành chính khoa học Qua đó, tác giả đưa ra thuận lợi và khó khăn trong hoạt động quản
6 trị văn phòng ngày nay để có nhưng phương án nhằm thúc đẩy hoạt động hiện đại hóa văn phòng
Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là nội dung quan trọng, tìm ra giải pháp nâng cao tin học hóa trong nghiệp vụ văn phòng Các đề tài nghiên cứu trên đưa ra cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT, trình bày và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để đưa ra những giải pháp phù hợp, nâng cao ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Trong đề tài nghiên cứu này, ngoài những nội dung cơ bản kế thừa từ những bài nghiên cứu trước, tác giả đưa ra đóng góp mới trong đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT thông qua chỉ rõ giá trị trung bình trung của các biến quan sát ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng thông qua phần mềm tính giá trị trung bình trung SPSS26 Tác giả nêu rõ hạn chế, mức độ đáp ứng của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó, tác giả đưa ra một số kiến nghị phù hợp với nhu cầu thực tiễn của cơ quan và có tính khả thi cao trong việc thực hiện.
Phương pháp nghiên cứu
Chính sách, quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là những căn cứ, quy định để người lao động tiến hành thực hiện ứng dụng CNTT tại cơ quan Tác giả lấy những quan điểm của pháp luật làm nền tảng lựa chọn hệ thống tài liệu phù hợp, vận dụng để đưa ra những ý kiến xây dựng cho đề tài nghiên cứu
6.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Tác giả nghiên cứu tài liệu căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan, tổ chức; đề tài nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, giáo trình của các nhà nghiên cứu nổi tiếng về nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Thông qua trang thông tin điện tử, sách, báo, công trình liên quan trước đó của công ty, tác giả nghiên cứu thông tin, số liệu về tình hình ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia Đồng thời, qua thời gian thực
7 tập tại văn phòng, tác giả nghiên cứu thông tin về cơ cấu tổ chức, lịch sử hình thành của công ty, hoạt động ứng dụng CNTT hàng ngày trong công việc của văn phòng để có sự đánh giá về thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT trong Văn phòng Intramedia đúng đắn, khách quan
6.3 Phương pháp thu thập tài liệu
Thu thập các thông tin, số liệu dựa trên kết quả nghiên cứu các đề tài có liên quan đến đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia Tác giả điều tra thông tin bằng bảng hỏi, phỏng vấn trực tiếp với đối tượng là nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện Tử Minh Đức Thông qua các phương pháp sau:
- Thiết kế những câu hỏi phỏng vấn trực tiếp có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trong quá trình làm việc Thiết kế bảng hỏi trên Google forms, gửi trực tiếp đến các đối tượng khảo sát để lấy thông tin Ngoài ra, gửi phiếu khảo sát đến các đối tượng không có mặt trực tiếp tại công ty qua các ứng dụng: Facebook, Wechat, Zalo để trả lời câu hỏi
- Tác giả sử dụng phương pháp quan sát, có tham gia trực tiếp vào hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Công ty TNHH In Điện Tử Minh Tác giả quan sát hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng thông qua các phương tiện kỹ thuật như: máy ảnh, điện thoại, máy thu âm hỗ trợ, bổ sung thu nhập tài liệu kỹ hơn
6.4 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
6.4.1 Phương pháp chọn mẫu và xác định quy mô mẫu
Dựa trên nghiên cứu của Cochran (1953), tác giả chọn mẫu phi ngẫu nhiên, giới hạn về thời gian, nguồn lực, không có vai trò ngang nhau trong tổng thể Trong đề tài, tác giả áp dụng kỹ thuật chọn mẫu Convenience Sampling, lấy đủ số mẫu quan sát theo kích thước mẫu nghiên cứu cần, tác giả nghiên cứu, đánh giá 25 nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
6.4.2 Phương pháp phân tích thống kê mô tả
Dựa vào thông tin thu thập được, tác giả chỉ rõ đặc điểm của mẫu điều tra Phương pháp phân tích thống kê mô tả tìm hiểu lý luận về công tác văn phòng là cơ sở cho việc trình bày, đánh giá thực trạng ứng dụmg CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH In Điện Tử Minh Đức
Tác giả sử dụng phân tích tương quan nhằm kiểm tra mối tương quan giữa các biến, thể hiện qua 2 giá trị:
- Giá trị Sig < 0.05, có sự khác nhau trung bình trung giữa các biến tương quan với nhau Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1 hệ số < 0, mối tương quan giữa hai biến tiêu cực (Bác bỏ giả thuyết)
- Giá trị Sig > 0.05, không khác nhau trung bình trung giữa các biến tương quan với nhau Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1, Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1và hệ số >0, mối tương quan giữa hai biến tích cực (Chấp nhận giả thuyết)
6.4.4 Phương pháp tính giá trị trung bình trung
Tác giả sử dụng phần mềm tính giá trị trung bình trung SPSS 26, dựa vào kết quả thu được qua phiếu khảo sát của 25 đáp viên của phòng Hành chính Nhân sự, theo Likert 5 mức độ: “1-Hoàn toàn không đồng ý”; “2-Không đồng ý”; “3- Trung lập”; “4-Đồng ý”; “5-Hoàn toàn đồng ý”, chia là 5 phần bằng nhau và mỗi phần tương ứng với một giá trị của thước đo
Giá trị giữa các biến = (Maximum - Minimum )/5= (5 – 1)/5 = 0.8 Trong đó:
• Mean: giá trị trung bình
• Std deviation: độ lệch chuẩn, là chỉ số đo mức độ phân tán của tập dữ liệu quanh giá trị trung bình (Mean)
• Minimum: giá trị nhỏ nhất
• Maximum: giá trị lớn nhất
Trong xử lý giá trị trung bình trung SPSS, chia làm các đoạn giá trị như sau:
• 1.00 - 1.80: làm tròn thành 1, tương ứng “Rất không đồng ý”
• 1.81 - 2.60: làm tròn thành 2, tương ứng “Không đồng ý”
• 2.61 - 3.40: làm tròn thành 3, tương ứng “Trung lập”
• 3.41 - 4.20: làm tròn thành 4, tương ứng “Đồng ý”
• 4.21 - 5.00: làm tròn thành 5, tương ứng “ Rất đồng ý”
Tác giả mã hóa dữ liệu, thống kê trên tệp dữ liệu mẫu với các biến định lượng Thống kê trung bình trên hệ thống SPSS để đưa ra tỉ lệ trung bình trung của 5 biến: ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu - tổng hợp (Kí hiệu TM), ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ (Kí hiệu VT), ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự (Kí hiệu QL), ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện (Kí hiệu HH), ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản (Kí hiệu TS)
Dựa vào độ lệch chuẩn về các nội dung ứng dụng CNTT, tác giả đưa những đánh giá phù hợp cho bài nghiên cứu Trong bài nghiên cứu biến CV là hệ số dao động dữ liệu (Coefficient of Variation): CV = (S.D/Mean)
- Trường hợp CV > 1, độ lệch chuẩn lớn hơn trung bình, dữ liệu dao động rất mạnh, đáp viên trả lời tại biến quan sát đó chênh lệch nhau rất nhiều
Đóng góp mới của đề tài
Đóng góp về mặt lý luận: củng cố hệ thống cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng làm sáng tỏ hơn về quan điểm, vai trò của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Đóng góp về mặt thực tiễn: đánh giá được thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Đồng thời, chỉ ra những hạn chế của hoạt động ứng dụng
CNTT trong văn phòng, đưa ra những nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó, đưa ra một số kiến nghị giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài xây dựng theo bố cục ba chương:
Chương I: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Tác giả đưa ra một số khái niệm về văn phòng, về ứng dụng CNTT; nêu rõ vai trò, điều kiện, nội dung của ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng
Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
Tác giả giới thiệu về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công ty; trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó, đưa ra đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của hoạt động ứng dụng CNTT và tìm ra nguyên nhân gây khó khăn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của công ty
Chương III Một số khuyến nghị nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
Dựa theo thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại chương hai, tác giả nêu lên định hướng phát triển CNTT của Văn phòng Công ty, từ đó đề xuất một số khuyến nghị nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
Một số khái niệm
Văn phòng (Offiice) là từ được dùng rộng rãi trên thế giới, cũng như ở Việt
Nam Tùy theo góc độ tiếp cận, mỗi tác giả, nhà nghiên cứu đưa ra những quan điểm khác nhau về khái niệm “văn phòng” với các vai trò là một tổ chức, là một trụ sở, là một hoạt động
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” của Vũ Thị Phụng (2010), văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị [6]
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Văn Tất Thu (2020), văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là nơi đối nội và đối ngoại của một cơ quan, đơn vị đáp ứng nhiệm vụ theo yêu cầu của nhà quản trị [7]
Theo “Từ điển Tiếng Việt” của Văn Tân (1997), văn phòng là bộ phận phụ trách thu nhận, lưu trữ giấy tờ hành chính của cơ quan, tổ chức [6]
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005) văn phòng được xét theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp:
- Xét theo nghĩa rộng, văn phòng (văn phòng toàn bộ) gồm tất cả bộ máy quản lý của cơ quan thấp đến cao, nhân sự trong cơ quan làm quản trị cho hệ thống quản lý, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động của cơ quan
- Xét theo nghĩa hẹp, văn phòng (văn phòng chức năng) là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chỉ gồm bộ máy hỗ trợ nhà lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ được giao, chịu sự quản lý nhà quản trị cấp cao, không có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý nhà quản trị cấp cao [8]
Như vậy, có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, thực hiện, hỗ trợ công tác hành chính, tham mưu, giúp việc cho nhà lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức”
1.1.2 Khái niệm “công tác văn phòng”
Văn phòng có vai trò quan trọng, tác động tới quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng hiện nay được các nhà lãnh đạo quan tâm, đầu tư, đáp ứng mục tiêu đề ra của cơ quan
Theo giáo trình “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của Nghiêm Hồng Kỳ (2014), công tác văn phòng thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành của nhà lãnh đạo, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất trong văn phòng [9]
Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Vương Kim Thanh (2009) xác định công tác văn phòng theo hai hệ thống:
- Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng gồm các hoạt động như thu thập, xử lí thông tin; thực hiện xây dựng chương trình, kế hoạch, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, công tác thi đua - khen thưởng… nhằm đóng góp ý kiến giúp nhà quản trị đưa ra quyết định quản lý đúng đắn, nâng cao hiệu quả làm việc
- Thứ hai là hệ thống đầu ra, công tác văn phòng truyền tải thông tin từ nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa theo ý kiến lãnh đạo của nhà quản trị cấp cao Các phòng ban, cá nhân hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, đề những phương án thực hiện phù hợp [10]
Do đó, “Công tác văn phòng là hoạt động công việc xử lí, tổng hợp và truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành của nhà lãnh đạo nhằm gắn kết các phòng ban trong cơ quan, hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức”
1.1.3 Khái niệm “công nghệ thông tin”
Theo tạp chí “Các thuộc tính làm nên giá trị của thông tin” của Đoàn Phan Tân (2001), thông tin là tập hợp dữ liệu được xử lý qua nhiều hình thức khác nhau như ký hiệu, số liệu, hình ảnh để phục vụ cho lĩnh vực hoạt động của con người [10]
Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là ngành kỹ thuật phổ biến bao gồm phần mềm, hệ thống điện toán đám mây, mạng
13 lưới internet để cung cấp và xử lý thông tin dễ dàng hơn Nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập, toàn cầu hóa, CNTT được quan tâm, chú trọng
Theo từ điển Americain Heritage của tác giả Fifth Edition (2012), CNTT là sự phát triển, sử dụng các hệ thống máy vi tính và các phần mềm, ứng dụng, đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan [11]
Theo từ điển Oxford của nhà xuất bản Đại học Oxford (2010), CNTT là việc nghiên cứu, sử dụng trang thiết bị điện tử hiện đại, phân tích và gửi thông tin chính xác, kịp thời [12]
Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 14
Sự xuất hiện của CNTT đã đưa con người hướng tới nền kinh tế tri thức, là tiền đề phát triển khoa học và công nghệ cao Tin học hóa công tác văn phòng nâng cao hiệu quả so với quản lý thủ công, đẩy mạnh hiện đại hóa văn phòng
Phát triển công nghệ được coi nhân tố quan trọng, góp phần cạnh tranh trên nhiều lĩnh vực hoạt động
Thứ nhất, nhân viên văn phòng thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau trong cùng một thời điểm để có cái nhìn khách quan, tham mưu cho lãnh đạo kịp thời Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đảm bảo thông tin được thu thập và xử lý một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác Nhà quản trị nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của cơ quan, đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với nhu cầu công việc
Thứ hai, thay đổi tư duy của con người về xử lý thông tin, nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, lập chương trình, kế hoạch, quản lý tài sản, tổ chức hội họp… được hoàn thành nhanh chóng, chuyên nghiệp
Thứ ba, giúp đẩy mạnh hoạt động truyền thông, quảng bá hình ảnh của văn phòng rộng rãi, nhanh chóng Thông qua nguồn thông tin trên các trang mạng, người lao động có thể tìm thấy thông tin về công việc, mức đãi ngộ của các cơ quan, tổ chức để gửi hồ sơ ứng tuyển Nhà lãnh đạo văn phòng có cơ hội tuyển dụng, đào tạo được nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tiết kiệm thời
15 gian Đồng thời, đưa thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm của cơ quan phổ biến, đến gần hơn với khách hàng, đối tác
Thứ tư, ứng dụng CNTT tạo môi trường làm việc lành mạnh, khoa học Ứng dụng CNTT đồng bộ, dễ dàng tiếp cận thông tin hợp tác với trong nội bộ và bên ngoài tổ chức Cơ quan đầu tư nguồn mạng uy tín, chất lượng; nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi; công việc được giải quyết nhanh chóng Ứng dụng CNTT góp phần thúc đẩy năng lực quản lý, điều hành của lãnh đạo văn phòng, hiện đại hóa quy trình giải quyết công việc của cơ quan CNTT tạo nên phương thức vận hành thông suốt, kiểm soát những thiếu sót, nhân viên văn phòng phát huy tư duy sáng tạo trong giải quyết công việc.
Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu - tổng hợp
Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Vương Kim Thanh (2009), tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về chủ trương, lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan[15]
Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Đồng Thị Thanh Phương (2005), tổng hợp là sự liên kế, xâu chuỗi các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ, độc lập thành một chỉnh thể [16]
Nhân viên văn phòng xử lý thông tin, tổng hợp ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo thông tin phù hợp với nhu cầu của cơ quan Tham mưu và tổng hợp gắn liền, hỗ trợ nhau để chọn lọc thông tin tối ưu nhất đề xuất các ý tưởng độc đáo, phục vụ cho hoạt động ra quyết định quản lý của nhà quản trị
Hình 1.1: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
(Nguồn:Văn Tất Thu (2020), Quản trị hành chính văn phòng,
NXB Bách khoa Hà Nội)
Trong các bước của xây dựng chương trình, kế hoạch ứng dụng CNTT có thể được áp dụng trong việc xây dựng dự thảo kế hoạch khoa học, dễ hiểu Dựa vào mục tiêu phấn đấu của cơ quan, văn phòng đề xuất ý kiến tham mưu với lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy, bảo đảm thông tin cho hoạt động của cơ quan Nhờ CNTT mà việc thực hiện hoạt động tham mưu - tổng hợp ở mỗi cơ quan trở nên dễ dàng, linh hoạt hơn Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan, tổ chức về tổ chức các cuộc họp, hội nghị, của cơ quan, tổ chức; lập chương trình kế hoạch theo tuần, quý, tháng; xây dựng nội quy, quy chế cơ quan Bên cạnh đó, văn phòng thông báo và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và tổng hợp các ý kiến phản hồi của các phòng, ban để báo cáo lại với lãnh đạo cơ quan
Một số phần mềm trong công tác tham mưu - tổng hợp như: Văn phòng điện tử V – Office, văn phòng điện tử CloudOffice, văn phòng điện tử VNPT iOffice Nhân viên văn phòng sử dụng phần mềm, thiết bị hiện đại như điện thoại, máy ảnh, máy ghi âm có dung lượng lớn để thu thập thông tin, chọn lọc dữ liệu thông tin, đáp ứng yêu cầu cho nhà quản trị trong quá trình đào tạo, bồi dưỡng; xây dựng biên chế, hợp đồng; khen thưởng, kỷ luật Các thông tin được tiếp nhận được xử lý nhanh chóng, đúng hướng, hoàn thành tiến độ công việc Thông qua các phương tiện truyền thông, các khối dữ liệu được truyền giao thông tin rộng rãi, với tốc độ lan truyền nhanh để có những thông tin tham mưu, tổng hợp cho nhà quản trị văn phòng
Bước 1: Chuẩn bị chương trình kế hoạch
Bước 2: Xây dựng dự thảo kế hoạch Bước 3: Xin ý kiến và dự thảo kế hoạch Bước 4: Thảo luận thông qua dự thảo kế hoạch
Bước 5: Ban hành kế hoạch
1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong công tác văn thư - lưu trữ
Theo từ điển Tiếng Việt của tác giả Văn Tân (2003), công tác văn thư là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế về bảo quản, khai thác và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử của cơ quan, tổ chức [16]
Theo chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước So với các văn bản ban hành trước đây, Chính phủ hướng tới vấn đề sử dụng văn bản điện tử, truyền tải qua môi trường mạng Chỉ thị số 15/CT-TTg thúc đẩy và quy định rõ hơn phương hướng làm việc thông qua môi trường mạng đến các cơ quan, tổ chức giúp nhân viên sử dụng hiệu quả văn bản điện tử Hoạt động của tổ chức phát sinh văn bản để phổ cập những quy chế, cách thức làm việc của tổ chức Công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo độ chính xác cao, diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa việc mất mát, thất lạc tài liệu
Trong hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, qua phân tích quy trình xử lý hệ thống thông tin, việc ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ của soạn thảo văn bản và công tác lưu trữ theo một quy trình cụ thể Ứng dụng CNTT hỗ trợ quản lý văn bản, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy làm căn cứ pháp lý cho hoạt động quản lý cơ quan
Hình 1.2: Sơ đồ nghiệp vụ công tác văn thư
(Nguồn:Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)
Soạn thảo văn bản Giải quyết văn bản và theo dõi văn bản
Quản lý và sử dụng con dấu Lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu
Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư của cơ quan là quá trình xử lý tự động hoá các khâu nghiệp vụ theo quy trình nhất định, phân loại tài liệu, thống kê nhu cầu khai thác tài liệu Nhân viên văn thư soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn bản lần cuối, trình lên lãnh đạo ký, duyệt văn bản Văn bản sau khi được ký chuyển đến nhân viên văn thư làm thủ tục ban hành văn bản.Văn phòng thực hiện nhiệm vụ duyệt văn bản, nhân sao, đóng dấu văn bản trên máy tính theo đúng thể thức và nội dung được quy định, ban hành thủ tục văn bản điện tử Sử dụng các phần mềm hỗ trợ ban hành văn bản, hoạt động của cơ quan thực hiện theo hệ thống cụ thể, đồng bộ
Trong công tác lưu trữ, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ theo trình tự cụ thể, để cơ sở dữ liệu quản lý phông lưu trữ Với khả năng lưu giữ thông tin với dung lượng lớn của máy tính, nội dung văn bản có thể sử dụng lại nhiều lần, thuận tiện cho việc sửa chữa, sao lưu văn bản
Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ công tác lưu trữ
(Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)
Nghiệp vụ lưu trữ của văn phòng, ứng dụng CNTT sử dụng trong hoạt động tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác Trang bị công nghệ, máy móc hiện đại cho việc bảo quản tài liệu như: máy hút ẩm, hệ thống chiếu sáng, báo động Ứng
Thu thập, phân loại tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ
Xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
19 dụng CNTT trong công tác văn thư-lưu trữ thay thế từ phương pháp thủ công sang phương pháp tự động hóa, đảm bảo các hoạt động quản lý và lưu trữ văn bản
Trong công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến, tất cả văn bản được đăng ký theo mã số cụ thể, sắp xếp, bảo quản thông tin Một số phần mềm về quản lý văn thư - lưu trữ: eBizOffice, iBom.Doc, EFY-DOC…Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, đăng ký thông tin vào sổ, hiển thị trên hệ thống máy tính, giúp nhân viên văn thư phân loại đối với từng loại văn bản, thuận tiện cho việc tra cứu thông tin Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến
Hình 1.4: Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi
(Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)
1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2015), quản lý nhân sự là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động liên quan nguồn lực con người trong cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo số lượng, chất lượng nhân viên thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả cao [17]
Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong các hoạt động: tuyển dụng, tính lương thưởng và phúc lợi, chấm công, đào tạo, phát triển nhân lực Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự đảm bảo yếu tố cốt lõi của văn phòng, cung ứng nhân lực cho cơ quan Thông tin hồ sơ nhân sự cần được quản lý theo đúng quy định, tránh trường hợp mất mát, làm căn cứ để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên Chế độ bảo hiểm xã hội, lương thưởng, phúc lợi của
Cấp số thời gian ban hành văn bản Đăng ký văn bản đi Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan
Phát hành và theo dõi văn bản đi
Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Theo Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6 năm 2006 về việc áp dụng, đối tượng, điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý các lĩnh vực trong xã hội Điều kiện để triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng dựa trên ba yếu tố: Cơ chế - chính sách, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực Chính phủ quy định cụ thể các điều kiện để triển khai các điều kiện đảm bảo cho ứng dụng CNTT trong cơ quan
Hiểu rõ được vai trò và những lợi ích mà CNTT mang lại, Nhà nước đề ra chính sách, chủ trương khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của văn phòng Một số văn bản quy định về hình thức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng như:
- Theo Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại các cơ quan;
- Nghị định 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm 2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Công nghệ thông tin về sử dụng thư điện tử, chữ ký điện tử;
- Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
- Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản
Các văn bản luật, các nghị quyết, nghị định, thông tư được ban hành giúp các đối tượng có thể hiểu và áp dụng đúng luật về ứng dụng CNTT để giúp cơ quan tiếp cận khoa học - kỹ thuật hiện đại, để bảo vệ nguồn tài sản của cơ quan, hiện đại hóa công tác văn phòng
Theo Nghị định số 6/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 4 năm
2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã nêu rõ điều kiện về cơ sở vật chất trong hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Công tác văn phòng là công tác gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Việc đầu tư CNTT vào hoạt động văn phòng cần ưu tiên những đối tượng cần thiết, có sự nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đầu tư kinh phí, tránh việc đầu tư dàn trải
Hình 1.5: Sơ đồ quy hoạch cơ sở vật chất
(Nguồn: Nghị định 63/2014/NĐ-CP về mua sắm tài sản)
Trang thiết bị văn phòng được đầu tư như: Máy in, máy photo, máy scan, máy tính, máy chiếu, điện thoại Phần mềm được cài sẵn trong máy tính để phục vụ, hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng như: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint được cơ quan, tổ chức tận dụng tối đa chức năng, hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ văn phòng Các phần mềm, ứng dụng kết nối mạng internet, máy tính trong tại văn phòng được kết nối mạng mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng trao đổi thông tin từ máy này sang máy khác, kết nối các máy tính trong phạm vi nhỏ phục vụ cho công việc và chia sẻ dữ liệu
Theo Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT của Bộ Thông tin Và Truyền thông ngày 11 tháng 3 năm 2014 về việc quy định chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT nêu rõ điều kiện về nguồn nhân lực trong ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan Tại Đại hội Đảng lần thứ VIII diễn ra vào tháng 6 năm 1996, đưa ra quan điểm “Việc phát huy nguồn lực con người làm yếu tố cơ bản thúc đẩy sự phát triển phát triển nhanh chóng và bền vững” [20]
Cơ quan tạo điều kiện cho nhân viên trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm trong sử dụng trang thiết bị hiện đại ápứng cho nhu cầu làm việc của văn phòng
Thông báo triển khai kế hoạch tăng cường cơ sở vật chất
Tổng hợp nhu cầu tăng cường cơ sở vật chất Lãnh đạo ký phê duyệt
Hình 1.6: Biểu đồ cơ cấu dân số Việt Nam 2022-2023
(Nguồn: Tổng cục Thống kê, 2023)
Theo Tổng cục Thống kê (2023) cho thấy cơ cấu dân số của Việt Nam đang trong thời kỳ già hóa dân số Tỷ lệ dân số theo chiều hướng giảm dần số người trẻ và tăng số người cao tuổi Nhóm dân số từ 0-14 tuổi giảm 0.4%; nhóm dân số độ tuổi từ 15-59 giảm 1.6%; nhóm dân số từ 60 tăng 2%; [21] Nguồn lao động lớn tuổi chiếm đa số, việc cập nhật ứng dụng CNTT gặp nhiều hạn chế do tuổi tác, cần quan tâm chú trọng để cập nhập thông tin mới nhất
Giữa tài sản với con người có mối quan hệ thống nhất; con người sử dụng thiết bị như là đòn bẩy hỗ trợ, tiếp sức cho công việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được thực hiện dựa trên công suất trang thiết bị và năng lực của người sử dụng Ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ hành chính văn phòng được nâng cao mà yếu tố con người không có sự đổi mới cả về chất lượng sẽ không vận hành hiệu quả hệ thống trang thiết bị và quy trình nghiệp vụ cải cách
Trong giáo trình “Quản trị văn phòng” của Văn Tất Thu (2020), trình độ nguồn nhân sự đánh giá dựa trên ba khía cạnh: Kiến thức, kỹ năng và thái độ [22] Nhân viên văn phòng cần trang bị những kiến thức cơ bản về tin học, ngoại ngữ, kĩ năng xử lý các nghiệp vụ văn phòng và đạo đức nghề nghiệp Nhà lãnh đạo dựa trên xác định vị trí việc làm, khung năng lực yêu cầu, bảng mô tả công việc để tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp với nhu cầu hoạt động của cơ quan
Trong chương 1, tác giả nêu hệ thống cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Qua đó, thấy rõ vai trò quan trọng ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, quản lý nhân sự, tổ chức hội họp, sự kiện, quản lý tài sản, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí của cơ quan Dựa trên phần lý luận chung, là cơ sở để tác giả đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH
In Điện tử Minh Đức trong chương II
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 27
Tổng quan về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công
ty TNHH In Điện tử Minh Đức
2.1.1 Khái quát về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức là doanh nghiệp tư nhân được thành lập dựa trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2500294471 do Cục thuế tỉnh Vĩnh Phúc cấp ngày 28 tháng 02 năm 2008
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC
- Tên quốc tế: INTRAMEDIA MINHDUC INC (VIETNAM)
- Tên viết tắt: IMVN CO.,LTD
- Địa chỉ: Lô CN6, Khu Công nghiệp Bá Thiện, Thị trấn Bá Hiến, Huyện Bình Xuyên, Tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam
- Website: info@imedia.com.tw
- Vốn điều lệ: 800.000.000.000 đồng (Tám trăm tỷ đồng)
- Số tài khoản: 997170023046 TAIPEI FUBON COMMERCIAL - HANOI
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức thành lập từ ngày 28 tháng 02 năm
2008 với 100% vốn đầu tư Đài Loan Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm in điện tử cho các ngành công nghiệp và thương mại với giá cả hợp lý như: vỏ hộp đựng điện thoại, nhãn hiệu sản phẩm, bao bì sản phẩm, sách giới thiệu, hướng dẫn sử dụng Công ty được đầu tư kỹ thuật từ nhiều tập đoàn hóa chất nổi tiếng thế giới như Dow Chemical, CCA, Duppond Chất liệu giấy là nguyên liệu ngoại nhập đạt tiêu chuẩn ISO 9001-2000, được cấp chứng chỉ an toàn chất lượng Đội ngũ cán bộ, công nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc Mỗi sản phẩm in của công ty
28 có những tính năng vượt trội, đảm bảo về số lượng và chất lượng, phấn đấu trở thành một trong những nhà sản xuất in điện tử hàng đầu tại Việt Nam
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
❖ Chức năng của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, mọi hoạt động được thống nhất theo cấp bậc Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước để lên kế hoạch, dự thảo công trình của công ty Công ty hợp tác với các tập đoàn, đơn vị lớn để nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh ngành công nghiệp khác phát triển Intramedia sáng tạo trong nghiên cứu, hoàn thiện sản phẩm, tạo giá trị riêng biệt, nâng cao chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng
❖ Nhiệm vụ của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức hoạt động kinh doanh theo nguồn vốn ngân sách, vốn điều lệ của Công ty, tự cân bằng và điều chỉnh nguồn vốn Hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ dựa theo chủ chương, chính sách của địa bàn hoạt động Nhà quản lý ban hành những nội quy, quy chế trong công ty, đảm bảo công bằng xã hội, chế độ quản lý tài sản, nâng cao đời sống cho công nhân viên
Tổ chức thực hiện các kế hoạch, chính sách của công ty với chiến lược lâu dài dựa trên pháp luật hiện hành Intramedia mở rộng lĩnh vực kinh doanh, hướng tới mục tiêu trở thành nhà sản xuất in điện tử nổi tiếng ở Việt Nam và nước ngoài
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Xem phụ lục 03-
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức)
2.1.2 Giới thiệu về Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty
❖ Chức năng của Văn phòng
Văn phòng giúp việc trực tiếp cho Ban Giám đốc, tham mưu ý kiến cho Ban Giám đốc về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và quy chế của Công ty; quan sát thực tiễn hoạt động kinh doanh
Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Thực hiện các chính sách cho người lao động như tiền bảo hiểm, tiền lương, tiền trợ cấp, khen thưởng, kỷ luật
Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần, theo dõi, kiểm tra trang thiết bị, cơ sở vật chất Điều phối cơ sở vật chất, bảo quản và giữ gìn tài sản chung; mua bán tài sản một cách hợp lý, tiết kiệm tối đa chi phí cho Công ty
Văn phòng là bộ mặt đại diện cho công ty, tạo dựng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên thêm gắn kết, dễ dàng trao đổi ý kiến để cùng phát triển
❖ Nhiệm vụ của văn phòng
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý, hàng tháng; đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình Nhà lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập, xử lý mọi nguồn tin, công tác văn phòng được coi như “cổng thông tin” của Công ty, mọi thông tin đều được thu nhận, xử lý chuyển phát từ văn phòng
Soạn thảo, ban hành văn bản, giải quyết văn bản đi, đến và quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng thẩm quyền và trình tự thủ tục Quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của công ty vào kho lưu trữ
Tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự, xây dựng kế hoạch nhân sự để tham mưu cho lãnh đạo về nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Xem chi tiết tại phụ lục 03)
Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
ty TNHH In Điện tử Minh Đức
2.2.1 Nguồn lực từ con người
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ, hiệu quả công việc Yếu tố con người được đặt lên hàng đầu, tham gia trực tiếp điều hành giải quyết công việc Do đó, nhà quản lý cần quan tâm để đảm bảo về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trong công ty
Hình 2.1: Biểu đồ giới tính nhân nhân viên tại Văn phòng Intrmedia
(Nguồn: Văn phòng Công ty)
Tổng số nhân viên phòng Hành chính Nhân sự là 25 người, trong đó tỉ lệ nữ chiếm đa số, tỉ lệ nữ giới lớn hơn nam giới là 28% Do tính chất công việc văn phòng nên sự lựa chọn ngành nghề văn phòng của nam giới ít hơn Nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao, nhanh nhẹn, kỹ năng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng linh hoạt
Hình 2.2: Biểu đồ trình độ học vấn của nhân viên Văn phòng
(Nguồn:Văn phòng Công ty )
Theo số lượng thống kê trên nhận thấy nhân viên văn phòng đều đạt trình độ Cao đẳng trở lên đáp ứng được yêu cầu làm việc của công ty, tỉ lệ nhân viên
Cao đẳng Đại học Sau Đại học
31 có trình độ Đại học chiếm cao nhất (60%) lớn hơn trình độ Cao Đẳng và sau Đại học 40% Nhân viên văn phòng phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt huyết, sáng tạo, thích ứng linh hoạt với khoa học công nghệ vào quá trình giải quyết công việc Mỗi người đảm nhiệm công việc khác nhau, đòi hỏi kỹ năng, kinh nghiệm khác nha, đáp ứng được yêu cầu làm việc với khối lượng công việc cao, tăng sự cạnh tranh với các doanh nghiệp
Hình 2.3: Biểu đồ độ tuổi nhân viên tại Văn phòng Intramedia
(Nguồn:Văn phòng Công ty)
Nhìn chung, nhân sự làm việc tại Văn phòng Công ty có cơ cấu độ tuổi trẻ, nhóm 25-35 tuổi có tỉ lệ lớn nhất, nhóm 35-45 tuổi có tỉ lệ thấp nhất, tỉ lệ từ 25-
35 tuổi nhiều hơn tỉ lệ từ 25-35 tuổi 36% Độ tuổi 25-35 tuổi chiếm hơn nửa trong tổng số cho thấy đội ngũ nhân viên văn phòng làm việc tại Văn phòng Intramedia đều là những người trẻ, giàu năng lượng, nhiệt huyết, sáng tạo, dễ dàng cập nhật thông tin Những nhân viên thuộc độ tuổi này đa phần chưa kết hôn, dành nhiều thời gian công hiến cho công ty, tìm tòi, ứng dụng công nghệ mới vào xử lý công việc
2.2.2 Nguồn lực từ trang thiết bị, cơ sở vật chất
Trang thiết bị văn phòng bao gồm những thiết bị, máy móc, phương tiện hỗ trợ công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ chức Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, đáp ứng cho các
Số người Tỉ lệ phần trăm
18-25 tuổi 35-45 tuổi Trên 45 tuổi Tổng
32 nghiệp vụ văn phòng Văn phòng Intramedia được đặt ở giữa trung tâm công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho sự kết nối công việc giữa các phòng ban trong công ty
Bảng 2.1: Thống kê trang thiết bị tại Văn phòng Intramedia
STT Tên trang thiết bị Số lượng
Năm mua Tình trạng sử dụng
1 Máy vi tính 15 2015 Hỏng 04 máy, còn lại sử dụng bình thường
2 Máy chiếu 04 2012 Sử dụng tốt
3 Máy in 02 2016 Sử dụng tốt
4 Máy scan 03 2012 Hỏng 01 máy, còn lại sử dụng bình thường
5 Máy photocopy 02 2013 Sử dụng tốt
6 Quạt trần 02 2017 Sử dụng tốt
7 Quạt điện 02 2020 Sử dụng tốt
8 Điều hòa 03 2019 Hỏng 01 chiếc, còn lại sử dụng bình thường
10 Điện thoại bàn 25 2016 Hỏng 03 máy, còn lại sử dụng bình thường
11 Tủ đựng tài liệu 05 2018 Sử dụng tốt
12 Bàn ghế làm việc 25 2017 Sử dụng tốt
13 Bàn ghế tiếp khách 02 2020 Sử dụng tốt
(Nguồn: Văn phòng Công ty)
Theo thống kê cho thấy, trang thiết bị của Phòng Hành chính Nhân sự về cơ bản là đầy đủ, sắp xếp phù hợp Máy vi tính được trang bị đủ cho số lượng nhân viên của văn phòng để giải quyết công việc qua các phần mềm, hệ thống Nhu cầu in ấn tài liệu trong văn phòng nhiều, có đủ máy photo, máy in, máy scan để tránh làm mất thời gian chờ đợi thực hiện công việc Để hoàn thành nhiệm vụ trong văn phòng cần có sự kết nối, trao đổi giữa các phòng ban khác trong công ty, mỗi nhân viên được trang bị điện thoại bàn để liên lạc, truyền tải thông tin, giảm thiểu thời gian di chuyển, đồng thời thông tin được truyền tải kịp thời Số lượng tủ đựng tài liệu khá lớn nhằm phục vụ công tác văn thư lưu trữ, cất giữ văn bản đang trong quá trình xử lý công việc Không gian phòng làm việc kín, lắp đặt đủ các thiết bị như bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, quạt trần, quạt điện, điều hòa, đèn chiếu sáng tạo môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp
Ngoài những trang thiết bị được sử dụng bình thường còn nhiều máy móc có tuổi đời lâu năm đã cũ và thường xuyên hư hỏng gây ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu suất làm việc Lãnh đạo công ty cần quan tâm, bảo dưỡng, đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả
Bảng 2.2: Thống kê phần mềm sử dụng tại Văn phòng Intrmedia
STT Tên phần mềm Chức năng Mức độ sử dụng
Soạn thảo văn bản Ban hành văn bản Thường xuyên
Lập kế hoạch Tính lương Thường xuyên
Trình chiếu thông tin hội họp, sự kiện Thường xuyên
Tìm kiếm thông tin về cơ quan
Trao đổi thông tin công việc Thường xuyên
Gửi thông tin, làm việc với đối tác Thường xuyên
Chấm công, tính giờ làm việc Thường xuyên
Quản lý chế độ bảo hiểm xã hội Thường xuyên
Tìm kiếm thông tin về cơ quan Thường xuyên (Nguồn: Văn phòng Công ty)
Văn phòng ứng dụng phần mềm hỗ trợ công tác văn phòng phổ biến nhưng chưa hoàn thiện và hiện đại hóa để đáp ứng yêu cầu giải quyết và thực hiện công việc nhanh chóng của nhân viên Tuy nhiên, những thông tin trong quá trình vận hành của công ty ít khi được đăng tải lên Website công ty, chỉ nội bộ các phòng ban nắm được, khách hàng, đối tác tìm kiếm thông tin gặp nhiều cản trở, dẫn tới hình ảnh công ty ít người biết đến Nhiều nhiệp vụ chưa có phần mềm riêng, thực hiện trên Microsoft Office Excel, nhanh gọn nhưng không thể tránh được những thiếu xót Về cơ bản hệ thống phần mềm của Văn phòng nói riêng và toàn Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức nói chung còn nhiều hạn chế, chưa được cập nhật mới.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu- tổng hợp
Phòng Hành chính Nhân sự có nhiệm vụ xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin để đưa ra những phương án tham mưu kịp thời cho nhà lãnh đạo Văn phòng
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức sử dụng các trang thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy photo, máy scan, camera, điện thoại bàn… thu thập thông tin hữu ích cho công tác chỉ đạo, điều hành của nhà lãnh đạo
Việc tìm kiếm thông tin dựa trên các trình duyệt như: Google chrome, Google Scholar, Google search để đánh giá, đưa ra ý kiến tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng sử dụng phần mềm Microsoft Excel tính toán số lượng, tìm kiếm thông tin, phân tích thông số, lập bảng biểu công việc… Thông tin tham mưu cần được chọn lọc, có nguồn gốc rõ ràng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của nhà quản lý
Cán bộ, nhân viên trong cơ quan trao đổi về công việc thông qua các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Wechat không cần gọi điện, nhắn tin qua phương pháp truyền thống, tiết kiệm thời gian và chi phí Đồng thời, qua các hộp thư điện tử, hồ sơ công việc giúp lãnh đạo điều hành, theo dõi, đôn đốc giải quyết công việc Nhân viên chỉ cần truy cập vào internet để sử dụng mà không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào Công ty đăng tải thông tin trên Website công ty, nhân viên nắm bắt được các kế hoạch, chương trình, thông báo để có định hướng xử lý công việc, giảm chi phí in ấn các văn bản
Hệ thống Gmail riêng của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức phục vụ hoạt động truyền tải thông tin nội bộ và làm việc với đối tác (Phụ lục số 06) Thư điện tử gửi kèm với hình ảnh, âm thanh, nội dung với dung lượng lớn góp phần làm giảm chi phí đi lại, thông tin được gửi nhanh chóng, bảo mật Thông tin gửi qua Foxmail được lưu trữ lâu dài, bảo quản được nguồn thông tin để tham mưu cho lãnh đạo
Bảng 2.3: Giá trị trung bình ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu – tổng hợp tại Văn phòng Intramedia
Std Deviation (Độ lệch chuẩn)
(Nguồn: tác giả xử lý dữ liệu trên phần mềm SPSS 26)
Theo đó, tác giả nhận thấy giá trị trung bình biến TM1 chiếm tỉ lệ cao nhất xấp xỉ bằng 5, đáp viên có ý kiến “rất đồng ý” với quan điểm “Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu-tổng hợp dễ sử dụng” Giá trị trung bình của biến TM4 thấp nhất chiếm xấp xỉ bằng 2, đáp viên có ý kiến “không đồng ý” với quan điểm
“Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu-tổng hợp hiện đại”(Xem chi tiết tại phụ lục 01) Giá trị trung bình trung của TM1 lớn hơn TM4 là 2.24, độ lệch chuẩn của các biến từ (.737) và (723) chênh lệch nhau 1.01>1, độ lệch chuẩn lớn hơn trung bình, dữ liệu dao động mạnh, đáp viên trả lời tại biến quan sát chênh lệch nhau nhiều
Nhìn chung, kết quả này cho thấy rằng ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp thông qua phần mềm Microsoft Word, Microsoft Excel, Gmail tiện ích, dễ sử dụng mang lại hiệu quả công việc Bên cạnh những lợi ích của phần mềm mang lại, nhân viên cảm thấy trong ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp còn lạc hậu, chưa đáp ứng hết yêu cầu công việc Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp của phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức được tiến hành phổ biến, theo quy trình cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí Nhân viên văn phòng thực hiện việc
37 khai thác thông tin, quản lý văn bản, điều hành, hướng tới hiện đại hóa văn phòng, đảm bảo tiến độ công việc và chất lượng công việc
2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, đảm bảo thông tin trong văn bản, tài liệu Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc như hệ thống mạng LAN, máy vi tính, máy in, máy scan để số hóa tài liệu điện tử Máy tính cài phần cứng Windows và Office, phần mềm chỉnh lý bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như: C++,Visual Foxpro, Access
• Trong công tác soạn thảo văn bản
Với khả năng lưu giữ thông tin của máy tính, dữ liệu văn bản có thể sử dụng lại nhiều lần, thuận tiện cho sao nhân văn bản, sửa chữa Số lượng văn bản ban hành tại Công ty tăng dần qua các năm
Hình 2.4: Biểu đồ văn bản ban hành tại Văn phòng Intramedia
(Nguồn: Văn phòng Công ty) Qua bảng số liệu trên, có thể thấy rằng số lượng văn bản được ban hành tại Công ty tăng dần qua các năm Tổng số lượng ban hành văn bản năm 2021-
2022 tăng 10.06%, 2022-2023 tăng 13.2% Công văn là văn bản chiếm tỉ lệ cao nhất 2021-2022 tăng 12.4%, 2022-2023 tăng 15.4% Biên bản là văn bản chiếm tỉ lệ thấp nhất 2021-2022 tăng 1.13%, 2022-2023 tăng 1.02% Số lượng văn bản của công ty ngày càng ra tăng, thể hiện sự phát triển và mở rộng quy mô của Công ty
Quyết định Công văn Thông báo Hợp đồng Kế hoạch Biên bản Văn bản khác Tổng số
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức dùng phần mềm Microsoft Word 2007 để để soạn thảo hợp đồng, kế hoạch, báo cáo, biên bản làm việc chính xác, hoàn chỉnh theo đúng Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Kho lưu trữ của phòng Hành chính Nhân sự của Công ty có diện tích hẹp, các văn bản, giấy tờ để chồng chất lên nhau gây hư hỏng, mất mát tài liệu Các tài liệu không phân chia rõ ràng, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tài liệu lưu trữ lâu năm không còn hiệu lực pháp lý chưa được xử lý gọn gàng
❖ Quản lý văn bản đi, văn bản đến:
Việc tiếp nhận và xử lí văn bản được Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức sử dụng phần mềm Excel tạo bảng tính và xử lý công việc văn phòng Tuy nhiên, vẫn sử dụng sổ đăng kí văn bản đi - đến trên giấy, hỗ trợ công tác đăng kí văn bản, lấy chữ kí xác nhận văn bản
Hình 2.5: Quy trình giải quyết văn bản đi tahi Văn phòng Intrmedia
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
• Thứ nhất, Văn phòng Intramedia đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu công việc
Văn phòng quan tâm, đầu tư đến cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại; tạo điều kiện tốt nhất để công nhân viên văn phòng hoàn thành nhiệm vụ Các phòng ban trong công ty đoàn kết, cùng nhau phối hợp hoạt động theo quy chế chung của cơ quan Cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo số lượng cho các nhân viên trong phòng, hỗ trợ giải quyết nghiệp vụ văn phòng suôn sẻ Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức mua sắm nhiều trang thiết bị kĩ thuật thông minh như máy vi tính, máy chiếu, máy scan, máy in, máy photo, các phần mềm, ứng dụng… giúp nhân viên khai thác tối đa năng lực
Văn phòng Intramedia tuân theo quy định về an toàn vệ sinh lao động, thường xuyên lau chùi máy móc Qua việc kiểm tra chất lượng vận hành của công nghệ, văn phòng định các nguy cơ, tiềm năng có thể gây tai nạn lao động Từ đó, đưa ra những phương án phù hợp để đảm bảo an toàn cho người lao động trong quá trình làm việc
Văn phòng ứng dụng các phần mềm hỗ trợ thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty, giảm thiểu các khâu trung gian, quy trình làm việc tinh gọn, chuyên nghiệp, đảm bảo hiệu suất làm việc
Các phần mềm dụng thư điện tử thay thế văn bản giấy theo phương pháp truyền thống, đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên Trang thiết bị được theo dõi, nhắc nhở về ngày nhập, thanh lý tài sản, ngày bảo dưỡng tài sản trên trang chủ phần mềm, hoặc thông báo qua SMS, Email nhân viên văn phòng nắm bắt thông tin về tài sản nhanh chóng, kịp thời Văn phòng kết nối mạng Internet toàn bộ trong phạm vi công ty, nhân viên tìm kiếm thông tin đa dạng trên tiêu chí khác nhau.Tính năng phân quyền cho người sử dụng rất chi tiết, nhằm đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin của chủ doanh nghiệp
Văn phòng đảm bảo cung ứng đủ nguồn điện, không xảy ra tình trạng chập cháy điện Mạng internet kết nối nhanh, trong phạm vi rộng mang lại nhiều tiện ích cho hoạt động kinh doanh
• Thứ hai, lãnh đạo văn phòng quan tâm, đầu tư ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, đổi mới cách thức làm việc
Nhà lãnh đạo có tầm nhìn xa trông rộng, đưa ra các quyết định, chủ trương quản lý đúng đắn về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Quá trình vận hành hoạt động văn phòng theo trình tự, số lượng công việc được chia đều theo năng lực nhân viên Thường xuyên cập nhật thông tin mới để áp dụng vào mô hình văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng Lãnh đạo xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra cải cách hành chính, ứng dụng CNTT về văn thư - lưu trữ, quản lý nhân sự, quản lý tài sản theo quy định của pháp luật Văn phòng hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, tiếp nhận nguồn thông tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của công ty Lãnh đạo văn phòng có hướng chỉ đạo kịp thời, quan tâm sát sao đến trang thiết bị, cở sở vật chất văn phòng Cấp trên luôn quan tâm, lắng nghe ý kiến về những khó khăn trong ứng dụng CNTT trong công việc của nhân viên Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên thêm gắn kết, nhân viên dễ dàng trao đổi ý kiến về ứng dụng CNTT, đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng
• Thứ ba công tác quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng đáp ứng được hoạt động của văn phòng
Tuyển dụng nhân viên văn phòng được xem xét, đánh giá khách quan, không những dựa bằng cấp mà còn chú trọng đến năng lực, thái độ làm việc của nhân viên Nhân sự trong văn phòng là những người có trình độ Cao đẳng trở lên, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, ham học hỏi, nhiệt tình trong công việc Phòng Hành chính Nhân sự xây dựng đề án xây dựng vị trí việc làm, mô tả cụ thể từng nội dung công việc tiêu chuẩn với tiêu chuẩn năng lực của nhân viên
Cơ quan thường xuyên tổ chức, điều động cán bộ, nhân viên bồi dưỡng kỹ năng trong các chương trình, dự thảo, hội nghị liên quan đến hoạt động ứng dụng
CNTT trong công tác văn phòng Văn phòng đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức, kinh nghiệm theo nhu cầu cầu thực tế của nghiệp vụ văn phòng Cán bộ văn phòng đưa ra những quy chế khen thưởng, khích lệ nhân viên đạt hiệu quả cao trong ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, đồng thời sẽ có những biên bản vi phạm để nhân viên làm viên theo đúng quy định của công ty
• Chủ trương, chính sách ban hành về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng chưa được phổ biến
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức xây dựng ít văn bản về nội quy, quy chế cụ thể về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng cơ quan dẫn đến việc áp dụng CNTT chưa thống nhất, không được quan tâm, chú trọng Nhân viên gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin, yêu cầu về sử dụng, bảo quản máy móc, trang thiết bị, gây khó khăn trong thực hiện nghiệp vụ văn phòng của nhân viên Ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý chưa hoàn thiện, thông tin tổng hợp còn bị sai lệch và chưa đồng nhất Hệ thống CNTT độc lập, tiện ích khai thác số liệu chưa linh hoạt, hoạt động quản lý gặp nhiều khó khăn
• Trình độ nhân sự chưa đồng đều, chưa có sự phối hợp; đổi mới tư duy của nhà lãnh đạo về ứng dụng CNTT còn kém
Một số nhân viên công ty chưa chấp hành tốt các quy định ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, có thái độ làm việc ỷ lại, thiếu trách nhiệm Nhân viên tư duy bảo thủ, không chịu cập nhật, thích nghi với thay đổi CNTT trong công tác văn phòng Ý thức giữ gìn tài sản công ty của nhân viên còn kém, nhận thấy máy móc có dấu hiệu hỏng, mặc kệ không báo với nhà lãnh đạo, gây ảnh hưởng đến hoạt động công ty
Nhà lãnh đạo văn phòng chủ quan, tin tưởng nhân viên, không thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc trong quá trình thực hiện công việc, nên nhân viên gặp nhiều khó khăn trong ứng dụng CNTT trong công việc chưa giải quyết được Công tác đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ về ứng dụng CNTT chưa có kế hoạch, nhà quản lý không cập nhật thông tin kịp thời, đua đưa quyết định
52 điều hành trong cơ quan lạc hậu Nhiều nhân viên công hiến hết sức trong công việc nhưng không được ghi nhận, nhà quản lý cấp cao chỉ khen thưởng nhà quản lý cấp trung mà không tuyên duyên, ca ngợi, khích lệ nhân viên cấp dưới khiến tinh thần làm việc bị ảnh hưởng Nhiều cán bộ đẩy hết trách nhiệm cho cấp dưới làm việc, không có trình độ về chuyên môn đảm nhiệm, kỹ năng tin học văn phòng còn kém
• Trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa đáp ứng với nhu cầu công việc Văn phòng Intramedia về cơ bản trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị hiện đại để phục vụ cho nhu cầu thực tế của cơ quan nhưng chưa được khai thác triệt để tính năng vào yêu cầu công việc Số lượng và chất lượng của cơ sở vật chất chưa đồng bộ, nhân viên phải dùng máy cũ, có những máy có tuổi đời hơn 10 năm, sử dụng chậm Mạng Internet của công ty truyền tín hiệu hơi kém, sử dụng bị gián đoạn, quá trình thực hiện công việc bị lùi lại Máy móc dung lượng thấp, xử lí thông tin chậm, một số máy vi tính đang xử lý thông tin còn bị sập nguồn Máy in, máy photo, máy scan còn hạn chế, thường xuyên bị mờ mực, lỗi chữ
Hoạt động quản lý nhân sự, tính lương thưởng, lưu trữ hồ sơ lưu trữ chưa xây dựng được phần mềm riêng, nhập thủ công trên phần mềm Microsoft Excel, chưa đảm bảo về mặt khoa học, gây nhiều sai sót trong quá trình xử lý
MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG
Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức
ty TNHH In Điện tử Minh Đức
Theo mức độ đánh giá của nhân viên về thực hiện các ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu-tổng hợp với giá trị trung bình trung MEAN=3.34, nhân viên nhận định ứng dụng CNTT vẫn lạc hậu, gây nhiều khó khăn trong giải quyết công việc, nhà quản trị cần bổ sung thêm CNTT vào hoạt động tham mưu-tổng hợp đạt hiệu quả cao Bên cạnh đó giá trị trung bình trung MEAN=3.35 của ứng dụng CNTT trong công tác văn thư-lưu trữ cho thấy tính bảo mật, an toàn thông tin công ty kém, minh chứng qua những lần bị hách thông tin, tài liệu qua môi trường mạng, nhà lãnh đạo nghiên cứu ứng dụng để đảm bảo hiệu quả quản lý văn bản, đồng thời đảm bảo thông tin không bị lộ ra ngoài Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự có giá trị trung bình trung MEAN=3.13, cho thấy việc đào tạo, tuyển dụng, tính lương gặp khó khăn, Văn phòng Intramedia cần đẩy mạnh vận dụng các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại hơn Nhà lãnh đạo thường xuyên tổ chức các cuộc họp, ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện với trung bình trung MEAN=3.1, mức độ đồng ý cao cho rằng CNTT sử dụng trong
56 hội họp diễn ra chậm, biểu hiện qua việc kết nối mạng Internet hay gián đoạn; máy chiếu, mic, loa số lượng ít, hay bị hỏng khiến cuộc họp ngắt quãng, nhà quản trị cần cải thiện cơ sở trong phòng họp để tạo môi trường tốt, trao đổi ý kiến được thuận lợi, đồng thời có thể kết hợp họp trực tuyến Cuối cùng, dựa theo tỉ lệ MEAN=3.19 của ứng dụng CNTT trong quản lý tài sản, phần mềm ERP ngôn ngữ tiếng Trung Quốc chưa đạt hiệu quả cao, một số nhân viên không biết tiếng Trung Quốc gây bất lợi cho việc sử dụng, công ty có thể kết hợp sử dụng phần mềm ERP Việt để xử lý công việc dễ dàng hơn
Ban Giám đốc công ty đưa ra ra những chính sách, chủ trương về ứng dụng CNTT trong thời kỳ bùng nổ của khoa học - kĩ thuật làm căn cứ để nhân viên văn phòng đẩy mạnh hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức ứng dụng CNTT xử lý các hoạt động của văn phòng từ phương truyền thống với nhiều văn bản, giấy tờ sang văn bản điện tử Nhờ sự hỗ trợ đắc lực của CNTT đã giúp các nghiệp vụ văn phòng chuyên nghiệp, khoa học và nâng cao năng suất làm việc của công nhân viên trong công ty
Căn cứ theo Quyết định số: 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng tới năm 2030”, phát triển hạ tầng số phục vụ nhu cầu kết nối, xử lý dữ liệu, bảo đảm an ninh mạng Tại các cơ quan, tổ chức nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, hưởng ứng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức hướng tới chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng, dự trù kinh kinh phí để sẵn sàng đầu tư công nghệ, máy móc hiện đại.
Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty
3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Nhận thức là một trong những giải pháp quan trọng, là yếu tố quyết định việc thay đổi hành động, thói quen làm việc của con người Nhân lực là nguồn lực cốt yếu quyết định tới sự phát triển của một tổ chức Bởi lẽ vậy, để nâng cao hiệu
57 quả việc ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ văn phòng, Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức cần tác động tư tưởng, nhận thức của nhân viên về lợi ích, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
• Đối với lãnh đạo văn phòng
Không thể phủ nhận được vai trò CNTT mà mang lại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên, thiết bị không thể thay thế con người bởi máy móc, các phần mềm hiện đại cũng không thể tự hoạt động mà phải nhờ sự hỗ trợ đắc lực của con người Nhà lãnh đạo cần nhận thức rõ vai trò quan trọng của CNTT trong công việc; chủ động thay đổi để phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội
Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức tổ chức buổi tập huấn trực tuyến, mời các các chuyên gia tại các trường Đại học nổi tiếng ở Việt Nam có kinh nghiệm về phát triển CNTT truyền đạt, bổ sung kỹ năng về CNTT các nhà lãnh đạo Mỗi tháng Công ty thực hiện buổi chuyên đề này ít nhất một lần, để các nhà quản trị mở mang thêm kiến thức nhằm đưa ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan Thông qua các buổi tập huấn, nhà lãnh nâng cao trình độ chuyên môn, vận dụng kiến thức vào quy trình vận hành, tăng sự cạnh tranh, phát triển của văn phòng
Ban Giám đốc thường xuyên cho nhà lãnh đạo đi công tác, đến làm việc, tham quan nhà máy của khách hàng để học hỏi quy trình hoạt động, vận hành CNTT trong công tác điều hành, quản lý Các đối tác áp dụng những công nghệ khác nhau, nhà lãnh đạo Intramedia sẽ nhìn nhận được thành quả của CNTT trong đơn vị đó để có sự thay đổi, hiện đại hóa văn phòng
Văn phòng Intramedia cập nhật sách, báo, tạp chí cập nhập thông tin mỗi ngày giúp lãnh đạo am hiểu về thị trường, đề cập công nghệ mới vào quy trình xử lý công việc của công ty Báo mạng ngày càng phát triển, để phát huy tác dụng của nó, nhà lãnh đạo văn phòng cần rèn luyện thói quen đọc báo mạng vào mỗi buổi sáng, tiếp nhận thông tin đa dạng phong phú, cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm được kinh phí
Bên cạnh đó để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của CNTT, nhà lãnh đạo tham gia trực tiếp tham gia vào quá trình xử lý công việc, để hiểu những khó khăn giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công, có những kế hoạch đầu tư trang thiết bị mới
3.2.2 Xây dựng đội ngũ nhân sự ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng chuyên nghiệp
Sự bùng nổ về CNTT, ngoài kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn phòng cần am hiểu về tin học, ngoại ngữ để dễ dàng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng để tăng hiệu suất công việc Để nâng cao trình độ nhân viên, công ty có thể đầu tư kinh phí tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng về sử dụng, vận hành máy móc, công nghệ trong công việc vào mỗi chiều thứ bảy hàng tuần, từ ba giờ đến năm giờ Vì mỗi thứ bảy hàng tuần, công ty cho nhân viên tan làm sớm hai tiếng, đây là cơ hội để nhân viên được tiếp cận với những thông tin mới, tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm
Nhà lãnh đạo công ty là người Trung Quốc, một số phần mềm công ty bằng tiếng Trung gây nhiều khó khăn trong việc sử dụng của nhân viên văn phòng Để cải thiện trình độ năng lực, công ty thuê giáo viên dạy tiếng Trung online cho nhân viên văn phòng vào các buổi tối trong tuần để mọi người trong văn phòng có cùng ngôn ngữ, thuận lợi trong việc giải quyết công việc
Công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban để nhân viên trình bày ý kiến những khó khăn, hạn chế trong ứng dụng CNTT Nhân viên học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, nhà quản trị giao nhiệm vụ đào tạo người mới cho những nhân viên lâu năm, để trình độ nhân sự trong công ty đồng đều, tránh việc qua stari công việc cho mọi người Nhà lãnh đạo đưa ra những tiêu chí đánh giá năng lực của nhân viên thông qua hiệu suất làm việc để có mức thưởng, tăng lương Nhân viên có động lực làm việc, tăng tính cạnh tranh, sáng tạo trong công việc
Mỗi nhân viên lập kế hoạch làm việc khoa học, sắp xếp công việc hợp lý, hoàn thành công việc đúng tiến độ Nhân viên tự trau dồi, làm mới kiến thức, cập nhật những thông tin mới, khai thác và sử dụng tốt các trang thiết bị và phần mềm Để phù hợp với thực tiễn xã hội hiện nay, nhân viên văn phòng cần năng động
59 động, nhiệt huyết, thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể hòa nhập vào xu hướng mới của thế giới
3.2.3 Mua sắm, bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng Công ty
Trong thời gian, tác giả thực tập tại phòng Hành chính Nhân sự của Công ty đã nhận ra một vài hạn chế trong quá trình xử lý công việc Số lượng bàn ghế làm việc, máy tính dành cho thực tập sinh còn ít, một số bạn sinh viên ngồi chung bàn làm việc với các anh chị nhân viên cũ gây nhiều bất tiện về không gian, ít có cơ hội trực tiếp giải quyết công việc trên máy tính, khả năng tích lũy kinh nghiệm kém Do vậy, nhà lãnh đạo cần đầu tư về trang thiết bị làm việc đầy đủ cho nhân viên và thực tập sinh, đảm bảo hiệu suất làm việc Khi đã tiếp nhận sinh viên các trường vào thực thực tập cần bố trí công việc phù hợp, tránh những trường hợp do phòng ban đó quá đông, không đủ chỗ ngồi làm việc đã sắp xếp cho sinh viên thực hiện những công việc không đúng chuyên ngành hoặc ngồi chơi mà không có máy móc làm việc
Trong quá trình tham gia xử lý công việc, nhân viên nhận thấy trang thiết bị văn phòng có dấu hiệu hỏng cần báo cho nhà lãnh đạo ngay để kịp thời sửa chữa, tiết kiệm chi phí cho công ty Văn phòng Intramedia thường xuyên tổ chức đánh giá hiệu quả sử dụng trang thiết bị, ứng dụng các phần mềm trong nghiệp vụ văn phòng để nắm bắt được nguyên nhân làm hư hỏng trang thiết bị và cách khắc phục
Những trang thiết bị cần bổ sung như máy photo, máy in, máy tính, khuôn in để phục vụ cho nhu cầu làm việc Công ty đưa ra những hình thức xử phạt trường hợp nhân viên không có ý thức bảo vệ tài sản, dùng sai mục đích sử dụng tài sản gây hư hỏng, thiệt hại kinh phí công ty Văn phòng Công ty nâng cấp mạng LAN, đẩy mạnh các phần mềm diệt virut bảo vệ thông tin trên máy tính
Bảng 3.1: Bảng dự trù mua sắm, bảo dưỡng trang thiết bị tại Văn phòng
TT Trang thiết bị Mua bổ sung Bảo dưỡng
5 Máy tiêu hủy tài liệu Bảo dưỡng
7 Máy chấm công Bảo dưỡng
9 Khuôn in (Bộ phận in) 1
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
Qua thời gian thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự, tác giả tham gia vào quá trình xử lý công việc, kiến nghị bổ sung, bảo dưỡng một số trang thiết bị như trên Văn phòng Intramedia dự trù kinh phí cho từng loại tài sản, lên kế hoạch bổ sung trang thiết bị cần thiết và trình lên Ban Giám đốc phê duyệt Bộ phận Mua hàng sẽ lên đơn mua hàng chuyển sang phòng Kế toán thanh toán hóa hóa đơn có chữ ký và dấu của Giám đốc Nhà lãnh đạo Văn phòng Intramedia tầm nhìn xa trông rộng, đầu tư CNTT phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty
3.2.4 Cải thiện phần mềm hiện đại trong ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
