ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng công ty tnhh in điện tử minh đức

Trong giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Vương Kim Thanh 2009 có nhắc tới vai trò của văn phòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức là cánh cửa trung tâm liên kết cá

I

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : TẠ THỊ HOA

Mã sinh viên : 2005QTVC020 Khóa : 2020-2024

Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 20C

HÀ NỘI - 2024

II

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia đã truyền đạt kiến thức, rèn luyện kỹ năng và tạo điều kiện tốt nhất để tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo và toàn thể các anh chị nhân viên tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức đã giúp tôi có cơ hội tiếp xúc thực tiễn, tích lũy thêm nhiều thông tin để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, tôi xin được gửi lời tri ân trận trọng nhất tới ThS Đặng Văn Phong đã– giảng viên hướng hướng đã tận tình, đóng góp ý kiến trong suốt quá trình tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Do kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh nghiệm nên nội dung của khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót, tôi rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của Quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên tại các doanh nghiệp để khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

Tạ Thị Hoa

III

LỜI CAM ĐOAN

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức, tôi đã hoàn thành xong khóa luận tốt nghiệp của mình với chủ đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức” Tôi xin cam đoan đây là bài tôi tự nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của ThS Đặng Văn Phong Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong khóa luận tốt nghiệp do tôi tìm hiểu, phân tích, lập luận một cách chân thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài trước

Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài khóa luận tốt nghiệp này

Tác giả

Tạ Thị Hoa

IV

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Intramedia Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

V

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 16

Hình 1.2: Sơ đồ nghiệp vụ công tác văn thư 17

Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ công tác lưu trữ 18

Hình 1.4: Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi 19

Hình 1.5: Sơ đồ quy hoạch cơ sở vật chất 24

Hình 1.6: Biểu đồ cơ cấu dân số Việt Nam 2022-2023 25

Hình 2.1: Biểu đồ giới tính nhân nhân viên tại Văn phòng Intramedia 30

Hình 2.2: Biểu đồ trình độ học vấn của nhân viên Văn phòng 30

Hình 2.3: Biểu đồ độ tuổi nhân viên tại Văn phòng Intramedia 31

Hình 2.4: Biểu đồ văn bản ban hành tại Văn phòng Intramedia 37

Hình 2.5: Quy trình giải quyết văn bản đi ta Văn phòng Intramedia 38

Hình 2.6: Quy trình tổ chức cuộc hội họp tại Văn phòng Intramedia 44

VI

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Bảng 2.1: Thống kê trang thiết bị tại Văn phòng Intramedia 32 Bảng 2.2: Thống kê phần mềm sử dụng tại Văn phòng Intramedia 34 Bảng 2.3: Giá trị trung bình ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu – tổng hợp tại Văn phòng Intramedia 35 Bảng 2.4: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Intramedia 39 Bảng 2.5: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự tại Văn phòng Intramedia 41 Bảng 2.6: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện tại Văn phòng Intramedia 45 Bảng 2.7: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản tại Văn phòng Intramedia 48 Bảng 3.1: Bảng dự trù mua sắm, bảo dưỡng trang thiết bị tại Văn phòng Intramedia 61

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN Error! Bookmark not defined LỜI CAM ĐOAN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Error! Bookmark not defined DANH MỤC HÌNH ẢNH Error! Bookmark not defined DANH MỤC BẢNG BIỂU Error! Bookmark not defined

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Câu hỏi nghiên cứu 9

8 Đóng góp mới của đề tài 10

1.1.1 Khái niệm “văn phòng” 11

1.1.2 Khái niệm “công tác văn phòng” 12

1.1.3 Khái niệm “công nghệ thông tin” 12

1.1.4 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin” 13

1.1.5 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”

1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự 19

1.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện 21

1.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong công tác quản lý tài sản 22 1.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 22

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 27

2.1.1 Khái quát về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 27

2.1.2 Giới thiệu về Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 28

2.2 Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 30

2.2.1 Nguồn lực từ con người 30

2.2.2 Nguồn lực từ trang thiết bị, cơ sở vật chất 31

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 35

2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu- tổng hợp 35 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ 37

2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí nhân sự 41

2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hội họp 44

2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài sản 47

2.4 Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức 49

3.2.3 Mua sắm, bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng Công ty 60 3.2.4 Cải thiện phần mềm hiện đại trong ứng dụng CNTT trong công tác văn

1

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Thế kỉ XXI, nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, hội nhập với nền kinh tế tri thức và sự bùng nổ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Theo Microsoft (2021), CNTT đem đến sự cải tiến mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh, được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), thay đổi tư duy về quản lý và phát triển tổ chức [1] Sự cải tiến của công nghệ được coi là “chìa khóa” mở lối cho những thay đổi, đóng góp vượt trội trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đất nước Với tính đa dạng và hiệu quả to lớn, ứng dụng CNTT đã và đang được nhiều ngành nghề quan tâm và nghiên cứu

Để hòa nhập vào xu thế mang tính toàn cầu của thời đại, việc triển khai ứng dụng CNTT được Đảng và Nhà nước quan tâm và đề ra những chủ trương, chính sách Theo nghị định 73/2019/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý, đầu tư về ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước làm căn cứ pháp lý tổ chức, vận hành CNTT trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, tối ưu hóa quy trình ưu làm việc, góp phần giải phóng sức lao động của con người [2]

Bên cạnh đó, trong bối cảnh quốc tế thay đổi toàn diện, các cơ quan, tổ chức chú trọng, đầu tư công tác cải cách hành chính, hiện đại hóa và chuyển đổi số văn phòng Theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (2023), tính đến thời điểm hiện tại, chỉ có khoảng 20% doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số, tại các doanh nghiệp nhỏ còn hạn chế về ứng dụng CNTT Trong giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Vương Kim Thanh (2009) có nhắc tới vai trò của văn phòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức là cánh cửa trung tâm liên kết các bộ phận, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin, là nơi đối nội, đối ngoại, giải quyết văn bản, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan [3] Công tác văn phòng được coi là đầu mối thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Với sự hỗ trợ CNTT, quá trình triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn phòng được

Với mong muốn nghiên cứu tìm hiểu sâu hơn về thực trạng ứng CNTT trong công tác văn phòng, từ đó đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Do vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài

“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trình bày và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức Qua đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng;

- Trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức;

- Đánh giá nguyên nhân tác động đến hoạt động CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức;

3

- Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Khách thể nghiên cứu: các nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty

TNHH In Điện tử Minh Đức

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (địa

chỉ: lô CN6, khu công nghiệp Bá Thiện, Bá Hiến, Bình Xuyên, Vĩnh Phúc, Việt

Nam);

Phạm vi về thời gian: đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn

phòng từ năm 2020 đến 2024 Trong đó bao gồm: các tài liệu về Intramedia từ 2020 đến 2024; thông tin khảo sát trực tiếp với nhân viên phòng Hành chính Nhân

sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức từ tháng 01/2024 đến 03/2024;

Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công

tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia, đánh giá nguyên nhân tác động đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia Trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty bao gồm nhiều hoạt động, lĩnh vực Tuy nhiên do thời gian và nguồn lực có hạn, trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu ứng dụng CNTT trong năm nghiệp vụ phổ biến: công tác tham mưu - tổng hợp, công tác văn thư - lưu trữ, công tác quản lý nhân sự, công tác tổ chức hội họp, sự kiện, công tác quản lý tài sản để có kết quả đánh giá khách quan nhất

5 Lịch sử nghiên cứu

Nhận thức đươc tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh tế, xã hội, chính trị, Đảng và Nhà nước ban hành chính sách phát triển CNTT trong hoạt động tại các cơ quan Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được nhà quản lý, nhà nghiên cứu quan tâm

truyền thông trên thế giới nói chung, đặc biệt là tại Việt Nam Qua đó, đánh giá ưu điểm và nhược điểm của đề tài, đưa ra những giải pháp cải thiện CNTT và truyền thông trong nền kinh tế

- Nguyễn Đăng Khoa (2008) “Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính”, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội Giáo trình cung cấp những kiến thức

cơ bản về văn phòng, quản lý hành chính, tổ chức và sắp xếp các nghiệp vụ ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính; chỉ ra những khó khăn trong hoạt động văn phòng Qua đây, tác giả đề xuất kiến nghị, nâng cao ứng dụng CNTT của các cơ quan, áp dụng cho các loại hình tổ chức khác nhau

- Phan Đình Diệu (1997),“Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội”, NXB Giao thông vận tải Tác giả

trình bày các khái niệm về CNTT, đặc trưng, quy mô của cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại mỗi cơ quan Cuốn sách khái quát về tầm quan trọng, ý nghĩa của CNTT với sự phát triển của đất nước Qua đó, đưa ra ưu điểm, những hạn chế của ứng dụng CNTT trong nền kinh tế, đưa ra các giải pháp đẩy mạnh CNTT với sự phát triển của xã hội

• Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”:

- Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hoạt động tại văn phòng UBND quận Hải Châu Đà Nẵng” của

5

Trần Hoàng Minh (2014) Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Bài luận văn nêu rõ cơ sở lý luận về CNTT trong hoạt động của văn phòng Thông qua quá trình thu thập tài liệu từ các phòng ban như: phòng Kinh doanh, phòng Quản Lý, phòng Marketing để nêu rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu Đà Nẵng Từ đó, đưa ra một số kiến nghị, nhằm thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT trong văn phòng của cơ quan

- Phạm Chí Tân (2015), “Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước”, NXB Lao động - Xã hội Cuốn sách trình bày nội

dung ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; chỉ ra thách thức và cơ hội của CNTT trong cơ quan Tác giả đặt ra vấn đề chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước, đề xuất ra những phương án cải tiến hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan

• Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ”:

- Dương Văn Khâm (1994), “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ”, NXB Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994 Hệ thống hóa

cơ sở lý luận các vấn đề liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn lưu trữ Trình bày khái niệm, vai trò, ý nghĩa, thực trạng CNTT trong hoạt động văn thư - lưu trữ trong giai đoạn hiện nay Đưa ra những giải pháp nâng cao ứng dụng CNTT công tác văn thư-lưu trữ

thư Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước số 48A.02.04 của PTS Dương

Văn Khảm “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” (2008), tác

giả nêu những cơ sở lý luận về CNTT trong công tác lưu trữ Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại các cơ quan Qua đó, đưa ra một số kiến nghị, nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng

- Nghiêm Kỳ Hồng (2014) “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học”, NXB Đại học Quốc gia thành Hồ Chí Minh Cuốn

sách khái quát nội dung về văn phòng, quản trị văn phòng; cách thức quản trị hành chính khoa học Qua đó, tác giả đưa ra thuận lợi và khó khăn trong hoạt động quản

Trong đề tài nghiên cứu này, ngoài những nội dung cơ bản kế thừa từ những bài nghiên cứu trước, tác giả đưa ra đóng góp mới trong đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT thông qua chỉ rõ giá trị trung bình trung của các biến quan sát ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng thông qua phần mềm tính giá trị trung bình trung SPSS26 Tác giả nêu rõ hạn chế, mức độ đáp ứng của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó, tác giả đưa ra một số kiến nghị phù hợp với nhu cầu thực tiễn của cơ quan và có tính khả thi cao trong việc thực hiện

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Chính sách, quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là những căn cứ, quy định để người lao động tiến hành thực hiện ứng dụng CNTT tại cơ quan Tác giả lấy những quan điểm của pháp luật làm nền tảng lựa chọn hệ thống tài liệu phù hợp, vận dụng để đưa ra những ý kiến xây dựng cho đề tài nghiên cứu

6.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tác giả nghiên cứu tài liệu căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan, tổ chức; đề tài nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, giáo trình của các nhà nghiên cứu nổi tiếng về nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Thông qua trang thông tin điện tử, sách, báo, công trình liên quan trước đó của công ty, tác giả nghiên cứu thông tin, số liệu về tình hình ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia Đồng thời, qua thời gian thực

7

tập tại văn phòng, tác giả nghiên cứu thông tin về cơ cấu tổ chức, lịch sử hình thành của công ty, hoạt động ứng dụng CNTT hàng ngày trong công việc của văn phòng để có sự đánh giá về thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT trong Văn phòng Intramedia đúng đắn, khách quan

6.3 Phương pháp thu thập tài liệu

Thu thập các thông tin, số liệu dựa trên kết quả nghiên cứu các đề tài có liên quan đến đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia Tác giả điều tra thông tin bằng bảng hỏi, phỏng vấn trực tiếp với đối tượng là nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện Tử Minh Đức Thông qua các phương pháp sau:

- Thiết kế những câu hỏi phỏng vấn trực tiếp có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trong quá trình làm việc Thiết kế bảng hỏi trên Google forms, gửi trực tiếp đến các đối tượng khảo sát để lấy thông tin Ngoài ra, gửi phiếu khảo sát đến các đối tượng không có mặt trực tiếp tại công ty qua các ứng dụng: Facebook, Wechat, Zalo để trả lời câu hỏi

- Tác giả sử dụng phương pháp quan sát, có tham gia trực tiếp vào hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Công ty TNHH In Điện Tử Minh Tác giả quan sát hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng thông qua các phương tiện kỹ thuật như: máy ảnh, điện thoại, máy thu âm hỗ trợ, bổ sung thu nhập tài liệu kỹ hơn

6.4 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu

6.4.1 Phương pháp chọn mẫu và xác định quy mô mẫu

Dựa trên nghiên cứu của Cochran (1953), tác giả chọn mẫu phi ngẫu nhiên, giới hạn về thời gian, nguồn lực, không có vai trò ngang nhau trong tổng thể Trong đề tài, tác giả áp dụng kỹ thuật chọn mẫu Convenience Sampling, lấy đủ số mẫu quan sát theo kích thước mẫu nghiên cứu cần, tác giả nghiên cứu, đánh giá 25 nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

6.4.2 Phương pháp phân tích thống kê mô tả

8

Dựa vào thông tin thu thập được, tác giả chỉ rõ đặc điểm của mẫu điều tra Phương pháp phân tích thống kê mô tả tìm hiểu lý luận về công tác văn phòng là cơ sở cho việc trình bày, đánh giá thực trạng ứng dụmg CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH In Điện Tử Minh Đức

6.4.3 Phân tích tương quan

Tác giả sử dụng phân tích tương quan nhằm kiểm tra mối tương quan giữa các biến, thể hiện qua 2 giá trị:

- Giá trị Sig < 0.05, có sự khác nhau trung bình trung giữa các biến tương quan với nhau Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1 hệ số < 0, mối tương quan giữa hai biến tiêu cực (Bác bỏ giả thuyết)

- Giá trị Sig > 0.05, không khác nhau trung bình trung giữa các biến tương quan với nhau Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1, Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1và hệ số >0, mối tương quan giữa hai biến tích cực (Chấp nhận giả thuyết)

6.4.4 Phương pháp tính giá trị trung bình trung

Tác giả sử dụng phần mềm tính giá trị trung bình trung SPSS 26, dựa vào kết quả thu được qua phiếu khảo sát của 25 đáp viên của phòng Hành chính Nhân sự, theo Likert 5 mức độ: “1-Hoàn toàn không đồng ý”; “2-Không đồng ý”; “3-Trung lập”; “4-Đồng ý”; “5-Hoàn toàn đồng ý”, chia là 5 phần bằng nhau và mỗi phần tương ứng với một giá trị của thước đo

Giá trị giữa các biến = (Maximum - Minimum )/5= (5 – 1)/5 = 0.8 Trong đó: • Mean: giá trị trung bình

• Std deviation: độ lệch chuẩn, là chỉ số đo mức độ phân tán của tập dữ liệu quanh giá trị trung bình (Mean)

• Minimum: giá trị nhỏ nhất • Maximum: giá trị lớn nhất

Trong xử lý giá trị trung bình trung SPSS, chia làm các đoạn giá trị như sau: • 1.00 - 1.80: làm tròn thành 1, tương ứng “Rất không đồng ý”

• 1.81 - 2.60: làm tròn thành 2, tương ứng “Không đồng ý” • 2.61 - 3.40: làm tròn thành 3, tương ứng “Trung lập”

9

• 3.41 - 4.20: làm tròn thành 4, tương ứng “Đồng ý” • 4.21 - 5.00: làm tròn thành 5, tương ứng “ Rất đồng ý”

Tác giả mã hóa dữ liệu, thống kê trên tệp dữ liệu mẫu với các biến định lượng Thống kê trung bình trên hệ thống SPSS để đưa ra tỉ lệ trung bình trung của 5 biến: ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu - tổng hợp (Kí hiệu TM), ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ (Kí hiệu VT), ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự (Kí hiệu QL), ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện (Kí hiệu HH), ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản (Kí hiệu TS)

Dựa vào độ lệch chuẩn về các nội dung ứng dụng CNTT, tác giả đưa những đánh giá phù hợp cho bài nghiên cứu Trong bài nghiên cứu biến CV là hệ số dao động dữ liệu (Coefficient of Variation): CV = (S.D/Mean)

- Trường hợp CV > 1, độ lệch chuẩn lớn hơn trung bình, dữ liệu dao động rất mạnh, đáp viên trả lời tại biến quan sát đó chênh lệch nhau rất nhiều

- Trường hợp CV < 1, độ lệch chuẩn nhỏ hơn trung bình, dữ liệu dao động trung bình yếu, đáp viên trả lời tại biến quan sát đó chênh lệch nhau thấp

7 Câu hỏi nghiên cứu

Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu của đề tài, tác giả tiến hành giải quyết các câu hỏi sau:

- Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức diễn ra như thế nào?

- Làm thế nào để nâng cao hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức?

8 Đóng góp mới của đề tài

Đóng góp về mặt lý luận: củng cố hệ thống cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT

trong công tác văn phòng làm sáng tỏ hơn về quan điểm, vai trò của ứng dụng

CNTT trong công tác văn phòng

Đóng góp về mặt thực tiễn: đánh giá được thực trạng ứng dụng CNTT trong

công tác văn phòng Đồng thời, chỉ ra những hạn chế của hoạt động ứng dụng

10

CNTT trong văn phòng, đưa ra những nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó, đưa ra một số kiến nghị giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

9 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài xây dựng theo bố cục ba chương:

Chương I: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Tác giả đưa ra một số khái niệm về văn phòng, về ứng dụng CNTT; nêu rõ vai trò, điều kiện, nội dung của ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng

Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Tác giả giới thiệu về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công ty; trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó, đưa ra đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của hoạt động ứng dụng CNTT và tìm ra nguyên nhân gây khó khăn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của công ty

Chương III Một số khuyến nghị nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Dựa theo thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại chương hai, tác giả nêu lên định hướng phát triển CNTT của Văn phòng Công ty, từ đó đề xuất một số khuyến nghị nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

1.1.1 Khái niệm “văn phòng”

Văn phòng (Offiice) là từ được dùng rộng rãi trên thế giới, cũng như ở Việt Nam Tùy theo góc độ tiếp cận, mỗi tác giả, nhà nghiên cứu đưa ra những quan điểm khác nhau về khái niệm “văn phòng” với các vai trò là một tổ chức, là một trụ sở, là một hoạt động

Theo giáo trình “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” của Vũ Thị Phụng (2010), văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị [6]

Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Văn Tất Thu (2020), văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là nơi đối nội và đối ngoại của một cơ quan, đơn vị đáp ứng nhiệm vụ theo yêu cầu của nhà quản trị [7]

Theo “Từ điển Tiếng Việt” của Văn Tân (1997), văn phòng là bộ phận phụ trách thu nhận, lưu trữ giấy tờ hành chính của cơ quan, tổ chức [6]

Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005) văn phòng được xét theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp:

- Xét theo nghĩa rộng, văn phòng (văn phòng toàn bộ) gồm tất cả bộ máy quản lý của cơ quan thấp đến cao, nhân sự trong cơ quan làm quản trị cho hệ thống quản lý, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động của cơ quan

- Xét theo nghĩa hẹp, văn phòng (văn phòng chức năng) là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chỉ gồm bộ máy hỗ trợ nhà lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ được giao, chịu sự quản lý nhà quản trị cấp cao, không có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý nhà quản trị cấp cao [8]

Như vậy, có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, thực hiện, hỗ trợ công tác hành chính, tham mưu, giúp việc cho nhà lãnh đạo, đảm bảo các

điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức”

12

1.1.2 Khái niệm “công tác văn phòng”

Văn phòng có vai trò quan trọng, tác động tới quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng hiện nay được các nhà lãnh đạo quan tâm, đầu tư, đáp ứng mục tiêu đề ra của cơ quan

Theo giáo trình “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của Nghiêm Hồng Kỳ (2014), công tác văn phòng thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành của nhà lãnh đạo, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất trong văn phòng [9]

Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Vương Kim Thanh (2009) xác định công tác văn phòng theo hai hệ thống:

- Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng gồm các hoạt động như thu thập, xử lí thông tin; thực hiện xây dựng chương trình, kế hoạch, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, công tác thi đua - khen thưởng… nhằm đóng góp ý kiến giúp nhà quản trị đưa ra quyết định quản lý đúng đắn, nâng cao hiệu quả làm việc

- Thứ hai là hệ thống đầu ra, công tác văn phòng truyền tải thông tin từ nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa theo ý kiến lãnh đạo của nhà quản trị cấp cao Các phòng ban, cá nhân hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, đề những phương án thực hiện phù hợp [10]

Do đó, “Công tác văn phòng là hoạt động công việc xử lí, tổng hợp và truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành của nhà lãnh đạo nhằm gắn kết các phòng ban trong cơ quan, hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức”

1.1.3 Khái niệm “công nghệ thông tin”

Theo tạp chí “Các thuộc tính làm nên giá trị của thông tin” của Đoàn Phan Tân (2001), thông tin là tập hợp dữ liệu được xử lý qua nhiều hình thức khác nhau như ký hiệu, số liệu, hình ảnh để phục vụ cho lĩnh vực hoạt động của con người [10]

Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là ngành kỹ thuật phổ biến bao gồm phần mềm, hệ thống điện toán đám mây, mạng

Theo từ điển Oxford của nhà xuất bản Đại học Oxford (2010), CNTT là việc nghiên cứu, sử dụng trang thiết bị điện tử hiện đại, phân tích và gửi thông tin chính xác, kịp thời [12]

Như vậy, “CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, trang thiết bị hiện đại, giải pháp kỹ thuật, chủ yếu là máy tính điện tử và các phần mềm máy tính đáp ứng hoạt động xử lý, lưu trữ, bảo mật và số hóa dữ liệu thông tin nhanh chóng, nâng cao hiệu suất công việc trong cơ quan, tổ chức

1.1.4 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin”

Theo cuốn Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 1 (2005), ứng dụng CNTT là việc áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình xử lý thông tin Sử dụng các công cụ, phương tiện, giải pháp kỹ thuật tiên tiến, giúp khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh hoạt động của con người [13]

Theo Điều 4, Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11của Quốc hội về Luật CNTT ngày 29 tháng 6 năm 2006, ứng dụng CNTT là tiếp nhận các nguồn dữ liệu (yếu tố vào) thành các sản phẩm thông tin (yếu tố ra) trong các hoạt động đối nội, đối ngoại, an ninh, quốc phòng nhằm nâng cao chất lượng công việc”

Như vậy, có thể hiểu “Ứng dụng CNTT là việc sử dụng trang thiết bị, công cụ kỹ thuật, phần mềm hiện đại, cung cấp giải pháp sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin, đáp ứng cho nhu cầu hoạt động, điều hành trong cơ quan, giúp công việc hoàn thành đúng thời hạn, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan, tổ chức”

1.1.5 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”

Theo Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển CNTT, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là hoạt động sử dụng, vận hành trang thiết bị, phần mềm

Như vậy,“Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là việc ứng dụng thành tựu khoa học - kĩ thuật, trang thiết bị, phần mềm hiện đại để thu thập, tổng hợp, xử lý, truyền tải thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tổ chức, duy trì hoạt động các nghiệp vụ văn phòng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, hoàn thành tốt mục tiêu đề ra của cơ quan, tổ chức”

1.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Sự xuất hiện của CNTT đã đưa con người hướng tới nền kinh tế tri thức, là tiền đề phát triển khoa học và công nghệ cao Tin học hóa công tác văn phòng nâng cao hiệu quả so với quản lý thủ công, đẩy mạnh hiện đại hóa văn phòng Phát triển công nghệ được coi nhân tố quan trọng, góp phần cạnh tranh trên nhiều lĩnh vực hoạt động

Thứ nhất, nhân viên văn phòng thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác

nhau trong cùng một thời điểm để có cái nhìn khách quan, tham mưu cho lãnh đạo kịp thời Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đảm bảo thông tin được thu thập và xử lý một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác Nhà quản trị nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của cơ quan, đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với nhu cầu công việc

Thứ hai, thay đổi tư duy của con người về xử lý thông tin, nghiệp vụ văn

phòng như soạn thảo văn bản, lập chương trình, kế hoạch, quản lý tài sản, tổ chức hội họp… được hoàn thành nhanh chóng, chuyên nghiệp

Thứ ba, giúp đẩy mạnh hoạt động truyền thông, quảng bá hình ảnh của văn

phòng rộng rãi, nhanh chóng Thông qua nguồn thông tin trên các trang mạng, người lao động có thể tìm thấy thông tin về công việc, mức đãi ngộ của các cơ quan, tổ chức để gửi hồ sơ ứng tuyển Nhà lãnh đạo văn phòng có cơ hội tuyển dụng, đào tạo được nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tiết kiệm thời

15

gian Đồng thời, đưa thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm của cơ quan phổ biến, đến

gần hơn với khách hàng, đối tác

Thứ tư, ứng dụng CNTT tạo môi trường làm việc lành mạnh, khoa học

Ứng dụng CNTT đồng bộ, dễ dàng tiếp cận thông tin hợp tác với trong nội bộ và bên ngoài tổ chức Cơ quan đầu tư nguồn mạng uy tín, chất lượng; nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi; công việc được giải quyết nhanh chóng

Ứng dụng CNTT góp phần thúc đẩy năng lực quản lý, điều hành của lãnh đạo văn phòng, hiện đại hóa quy trình giải quyết công việc của cơ quan CNTT tạo nên phương thức vận hành thông suốt, kiểm soát những thiếu sót, nhân viên văn phòng phát huy tư duy sáng tạo trong giải quyết công việc

1.3 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu - tổng hợp

Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Vương Kim Thanh (2009), tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về chủ trương, lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan[15]

Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Đồng Thị Thanh Phương (2005), tổng hợp là sự liên kế, xâu chuỗi các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ, độc lập thành một chỉnh thể [16]

Nhân viên văn phòng xử lý thông tin, tổng hợp ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo thông tin phù hợp với nhu cầu của cơ quan Tham mưu và tổng hợp gắn liền, hỗ trợ nhau để chọn lọc thông tin tối ưu nhất đề xuất các ý tưởng độc đáo, phục vụ cho hoạt động ra quyết định quản lý của nhà quản trị

16

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch

(Nguồn:Văn Tất Thu (2020), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội)

Trong các bước của xây dựng chương trình, kế hoạch ứng dụng CNTT có thể được áp dụng trong việc xây dựng dự thảo kế hoạch khoa học, dễ hiểu Dựa vào mục tiêu phấn đấu của cơ quan, văn phòng đề xuất ý kiến tham mưu với lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy, bảo đảm thông tin cho hoạt động của cơ quan Nhờ CNTT mà việc thực hiện hoạt động tham mưu - tổng hợp ở mỗi cơ quan trở nên dễ dàng, linh hoạt hơn Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan, tổ chức về tổ chức các cuộc họp, hội nghị, của cơ quan, tổ chức; lập chương trình kế hoạch theo tuần, quý, tháng; xây dựng nội quy, quy chế cơ quan Bên cạnh đó, văn phòng thông báo và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và tổng hợp các ý kiến phản hồi của các phòng, ban để báo cáo lại với lãnh đạo cơ quan

Một số phần mềm trong công tác tham mưu - tổng hợp như: Văn phòng điện tử V – Office, văn phòng điện tử CloudOffice, văn phòng điện tử VNPT iOffice Nhân viên văn phòng sử dụng phần mềm, thiết bị hiện đại như điện thoại, máy ảnh, máy ghi âm có dung lượng lớn để thu thập thông tin, chọn lọc dữ liệu thông tin, đáp ứng yêu cầu cho nhà quản trị trong quá trình đào tạo, bồi dưỡng; xây dựng biên chế, hợp đồng; khen thưởng, kỷ luật Các thông tin được tiếp nhận được xử lý nhanh chóng, đúng hướng, hoàn thành tiến độ công việc Thông qua các phương tiện truyền thông, các khối dữ liệu được truyền giao thông tin rộng rãi, với tốc độ lan truyền nhanh để có những thông tin tham mưu, tổng hợp cho nhà quản trị văn phòng

Bước 1: Chuẩn bị chương trình kế hoạch Bước 2: Xây dựng dự thảo kế hoạch

Bước 3: Xin ý kiến và dự thảo kế hoạch

Bước 4: Thảo luận thông qua dự thảo kế hoạch Bước 5: Ban hành kế hoạch

Theo chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước So với các văn bản ban hành trước đây, Chính phủ hướng tới vấn đề sử dụng văn bản điện tử, truyền tải qua môi trường mạng Chỉ thị số 15/CT-TTg thúc đẩy và quy định rõ hơn phương hướng làm việc thông qua môi trường mạng đến các cơ quan, tổ chức giúp nhân viên sử dụng hiệu quả văn bản điện tử Hoạt động của tổ chức phát sinh văn bản để phổ cập những quy chế, cách thức làm việc của tổ chức Công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo độ chính xác cao, diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa việc mất mát, thất lạc tài liệu

Trong hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, qua phân tích quy trình xử lý hệ thống thông tin, việc ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ của soạn thảo văn bản và công tác lưu trữ theo một quy trình cụ thể Ứng dụng CNTT hỗ trợ quản lý văn bản, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy làm căn cứ pháp lý cho hoạt động quản lý cơ quan

Hình 1.2: Sơ đồ nghiệp vụ công tác văn thư

(Nguồn:Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)

Soạn thảo văn bản

Giải quyết văn bản và theo dõi văn bảnQuản lý và sử dụng con dấu

Lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu

18

Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư của cơ quan là quá trình xử lý tự động hoá các khâu nghiệp vụ theo quy trình nhất định, phân loại tài liệu, thống kê nhu cầu khai thác tài liệu Nhân viên văn thư soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn bản lần cuối, trình lên lãnh đạo ký, duyệt văn bản Văn bản sau khi được ký chuyển đến nhân viên văn thư làm thủ tục ban hành văn bản.Văn phòng thực hiện nhiệm vụ duyệt văn bản, nhân sao, đóng dấu văn bản trên máy tính theo đúng thể thức và nội dung được quy định, ban hành thủ tục văn bản điện tử Sử dụng các phần mềm hỗ trợ ban hành văn bản, hoạt động của cơ quan thực hiện theo hệ thống cụ thể, đồng bộ

Trong công tác lưu trữ, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ theo trình tự cụ thể, để cơ sở dữ liệu quản lý phông lưu trữ Với khả năng lưu giữ thông tin với dung lượng lớn của máy tính, nội dung văn bản có thể sử dụng lại nhiều lần, thuận tiện cho việc sửa chữa, sao lưu văn bản

Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ công tác lưu trữ

(Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)

Nghiệp vụ lưu trữ của văn phòng, ứng dụng CNTT sử dụng trong hoạt động tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác Trang bị công nghệ, máy móc hiện đại cho việc bảo quản tài liệu như: máy hút ẩm, hệ thống chiếu sáng, báo động Ứng

Thu thập, phân loại tài liệu lưu trữChỉnh lý tài liệu lưu trữXác định giá trị tài liệu lưu trữBảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ Xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu lưu

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

chuyển giao đối với văn bản đến

Hình 1.4: Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi

(Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)

1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự

Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2015), quản lý nhân sự là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động liên quan nguồn lực con người trong cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo số lượng, chất lượng nhân

viên thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả cao [17]

Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong các hoạt động: tuyển

dụng, tính lương thưởng và phúc lợi, chấm công, đào tạo, phát triển nhân lực

Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự đảm bảo yếu tố cốt lõi của văn phòng, cung ứng nhân lực cho cơ quan Thông tin hồ sơ nhân sự cần được quản lý theo đúng quy định, tránh trường hợp mất mát, làm căn cứ để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên Chế độ bảo hiểm xã hội, lương thưởng, phúc lợi của

Cấp số thời gian ban hành văn bảnĐăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quanPhát hành và theo dõi văn bản đi

Lưu văn bản đi

20

nhân viên được công khai, minh bạch Thông qua ứng dụng CNTT là tiền đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm thông tin nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự rõ ràng, nắm bắt được sự thay đổi của nhân sự, tạo môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp

Một số phần mềm quản lý nhân sự như: Basecrop, Bamboo HR, HRPRO7, OOC digiiHR, VnisHurex 2008, Zoho People, Gusto HR…Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự giúp nhà quản trị có sự đánh giá năng lực nhân viên khách quan, đề ra những kế hoạch bổ sung nhân sự đáp ứng nhu cầu của cơ quan Yếu tố con người có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động, trực tiếp thay đổi cách thức vận hành của cơ quan Do đó, nhà lãnh đạo cần đặc biệt quan tâm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự

1.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện

Theo giáo trình “Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng” của tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000), tổ chức hội họp, sự kiện là hoạt động không thể thiếu trong cơ quan, tổ chức; được tổ chức theo tuần, quý, tháng, đóng góp ý kiến với lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức đưa ra hướng quyết định phù hợp” [18]

Trong các cơ quan thường xuyên tổ chức các cuộc hội họp để nhân viên có cơ hội tham gia đóng góp ý kiến, bày tỏ quan điểm cá nhân Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện thể hiện qua sự đầu tư về trang thiết bị trong phòng hợp bao gồm máy tính, đèn, loa, mic Cơ sở vật chất luôn đảm bảo về chất lượng sử dụng, để cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn

Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước Quy trình tổ chức hội họp, sự kiện gồm 3 bước: [19]

• Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp

- Xác định mục đích, nội dung cuộc họp:

- Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

21 - Mời họp

- Chuẩn bị trang thiết bị, cơ sở vật chất • Bước 2: Trong cuộc họp

- Tổ chức, điều khiển cuộc họp - Ghi lại nội dung cuộc họp - Bế mạc

• Bước 3: Sau cuộc họp

- Hoàn thiện các văn bản tổng kết - Quyết toán với bộ phận tài chính

Trong giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, văn phòng lên kế hoạch triển khai các cuộc họp để sắp xếp phù hợp với quy mô tổ chức Nhân viên văn phòng trang bị một số máy móc như thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, máy tính đảm bảo chất lượng cuộc hội họp Ngoài ra, văn phòng chuẩn bị các tài liệu, kế hoạch liên quan cuộc họp, gửi giấy mời Thông qua việc sử dụng phần mềm Gmail có thể gửi giấy mời, thông tin dự họp cho người tham gia, tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn giấy tờ Ứng dụng CNTT trong cuộc họp sử dụng phần mềm trình chiếu thông dụng, cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến quá trình diễn ra cuộc họp, thành viên trong cuộc họp theo dõi nội dung cuộc họp bằng âm thanh, hình ảnh cụ thể Sau cuộc họp, nhân viên văn phòng sử dụng CNTT ghi lại nội dung cuộc họp chi tiết, tổng kết và báo cáo kết luận của cuộc họp bởi các phần mềm hỗ trợ như Microsoft Word, máy photo để in những vấn đề trao đổi, thống nhất sau cuộc họp và scan tài liệu để phát hành văn bản

Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện trực tiếp giúp mọi thành viên trong cơ quan nắm bắt được nội dung cuộc họp, đưa ra những quan điểm cá nhân đóng góp cho tập thể, hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức CNTT trong công tác tổ chức hội họp ngày càng được phát triển, bên cạnh đó ngoài việc họp trực tiếp theo phương pháp truyền thống thì cơ quan, tổ chức có thể dự họp trực tuyến qua các ứng dụng như: Skype, Google Hangout Meet,

22

Zoom Cloud Meeting…Việc họp trực tuyến cần đảm bảo chất lượng về mạng Internet để buổi họp diễn ra suôn sẻ

1.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong công tác quản lý tài sản

Trong hoạt động của các cơ quan, cơ sở vật chất, trang thiết bị có vai trò quan trọng, tác động đến quá trình làm việc Quá trình “sống” của máy móc, công nghệ hiện đại đảm bảo tính hiệu quả, phát huy tối đa công suất hoạt động Căn cứ theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật quản lý sử dụng tài sản công, cho thấy quá trình vận hành cơ sở vật chất trong các cơ quan tuân theo quy trình nhất định

CNTT trong quản lý tài sản giúp việc thống kê số lượng, chất lượng máy móc trang thiết bị nhanh chóng, chính xác tại cơ quan Văn phòng trực tiếp mua bán, quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị; có trách nhiệm kiểm tra, thống kê tài sản để có đánh giá, kế hoạch sử dụng Nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý tài sản, đảm bảo cho việc kiểm tra, phát hiện tình trạng máy móc kịp thời sửa chữa, nâng cấp các thiết bị thông qua phần mềm quản lý tài sản như Misa, Bom.Am, DTSoft,… Cơ quan quản lý cơ sở vật chất không hiệu quả gây tổn hại đến doanh thu và lợi nhuận, là lỗ hổng thất thoát ngân sách lớn

Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản giúp nhân viên văn phòng dễ dàng quản lý được tài sản, trang thiết bị công ty để có kế hoạch mua bán, sửa chữa, bảo dưỡng phù hợp Một số phần mềm quản lý trang thiết bị tài sản: Phần mềm bảo trì Comaint, ERPViet,…Thông qua các phần mềm quản lí, nhà lãnh đạo có thể kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng các trang thiết bị để đưa ra những định hướng phát triển cơ sở vật chất

1.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Theo Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6 năm 2006 về việc áp dụng, đối tượng, điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý các lĩnh vực trong xã hội Điều kiện để triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng dựa trên ba yếu tố: Cơ chế - chính sách, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực Chính phủ quy định cụ thể các điều kiện để triển khai các điều kiện đảm bảo cho ứng dụng CNTT trong cơ quan

23

1.4.1 Cơ chế - chính sách

Hiểu rõ được vai trò và những lợi ích mà CNTT mang lại, Nhà nước đề ra chính sách, chủ trương khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của văn phòng Một số văn bản quy định về hình thức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng như:

- Theo Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại các cơ quan;

- Nghị định 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm 2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Công nghệ thông tin về sử dụng thư điện tử, chữ ký điện tử;

- Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

- Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản

Các văn bản luật, các nghị quyết, nghị định, thông tư được ban hành giúp các đối tượng có thể hiểu và áp dụng đúng luật về ứng dụng CNTT để giúp cơ quan tiếp cận khoa học - kỹ thuật hiện đại, để bảo vệ nguồn tài sản của cơ quan, hiện đại hóa công tác văn phòng

1.4.2 Cơ sở vật chất

Theo Nghị định số 6/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã nêu rõ điều kiện về cơ sở vật chất trong hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Công tác văn phòng là công tác gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Việc đầu tư CNTT vào hoạt động văn phòng cần ưu tiên những đối tượng cần thiết, có sự nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đầu tư kinh phí, tránh việc đầu tư dàn trải

24

Hình 1.5: Sơ đồ quy hoạch cơ sở vật chất

(Nguồn: Nghị định 63/2014/NĐ-CP về mua sắm tài sản)

Trang thiết bị văn phòng được đầu tư như: Máy in, máy photo, máy scan, máy tính, máy chiếu, điện thoại Phần mềm được cài sẵn trong máy tính để phục vụ, hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng như: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint được cơ quan, tổ chức tận dụng tối đa chức năng, hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ văn phòng Các phần mềm, ứng dụng kết nối mạng internet, máy tính trong tại văn phòng được kết nối mạng mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng trao đổi thông tin từ máy này sang máy khác, kết nối các máy tính trong phạm vi nhỏ phục vụ cho công việc và chia sẻ dữ liệu

1.4.3 Nguồn nhân lực

Theo Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT của Bộ Thông tin Và Truyền thông ngày 11 tháng 3 năm 2014 về việc quy định chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT nêu rõ điều kiện về nguồn nhân lực trong ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan Tại Đại hội Đảng lần thứ VIII diễn ra vào tháng 6 năm 1996, đưa ra quan điểm “Việc phát huy nguồn lực con người làm yếu tố cơ bản thúc đẩy sự phát triển phát triển nhanh chóng và bền vững” [20]

Cơ quan tạo điều kiện cho nhân viên trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm trong sử dụng trang thiết bị hiện đại ápứng cho nhu cầu làm việc của văn phòng

Thông báo triển khai kế hoạch tăng cường cơ sở vật chất

Tổng hợp nhu cầu tăng cường cơ sở vật chất

Lãnh đạo ký phê duyệt

Tổ chức thực hiện

Giữa tài sản với con người có mối quan hệ thống nhất; con người sử dụng thiết bị như là đòn bẩy hỗ trợ, tiếp sức cho công việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được thực hiện dựa trên công suất trang thiết bị và năng lực của người sử dụng Ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ hành chính văn phòng được nâng cao mà yếu tố con người không có sự đổi mới cả về chất lượng sẽ không vận hành hiệu quả hệ thống trang thiết bị và quy trình nghiệp vụ cải cách

Trong giáo trình “Quản trị văn phòng” của Văn Tất Thu (2020), trình độ nguồn nhân sự đánh giá dựa trên ba khía cạnh: Kiến thức, kỹ năng và thái độ [22] Nhân viên văn phòng cần trang bị những kiến thức cơ bản về tin học, ngoại ngữ, kĩ năng xử lý các nghiệp vụ văn phòng và đạo đức nghề nghiệp Nhà lãnh đạo dựa trên xác định vị trí việc làm, khung năng lực yêu cầu, bảng mô tả công việc để tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp với nhu cầu hoạt động của cơ quan

Năm 2023

0-14 tuổi15-59 tuổi Trên 60 tuổi 24.3%

63.8%11.9%Năm 2022

0-14 tuổi15-59 tuổi Trên 60 tuổi

26

Tiểu kết chương I

Trong chương 1, tác giả nêu hệ thống cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong

công tác văn phòng Qua đó, thấy rõ vai trò quan trọng ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, quản lý nhân sự, tổ chức hội họp, sự kiện, quản lý tài sản, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí của cơ quan Dựa trên phần lý luận chung, là cơ sở để tác giả đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức trong chương II

27

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

2.1.1 Khái quát về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức là doanh nghiệp tư nhân được thành lập dựa trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2500294471 do Cục thuế tỉnh Vĩnh Phúc cấp ngày 28 tháng 02 năm 2008

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC - Tên quốc tế: INTRAMEDIA MINHDUC INC (VIETNAM) - Tên viết tắt: IMVN CO.,LTD

- Địa chỉ: Lô CN6, Khu Công nghiệp Bá Thiện, Thị trấn Bá Hiến, Huyện Bình Xuyên, Tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam

Đội ngũ cán bộ, công nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc Mỗi sản phẩm in của công ty

28

có những tính năng vượt trội, đảm bảo về số lượng và chất lượng, phấn đấu trở thành một trong những nhà sản xuất in điện tử hàng đầu tại Việt Nam

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

❖ Chức năng của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, mọi hoạt động được thống nhất theo cấp bậc Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước để lên kế hoạch, dự thảo công trình của công ty

Công ty hợp tác với các tập đoàn, đơn vị lớn để nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh ngành công nghiệp khác phát triển Intramedia sáng tạo trong nghiên cứu, hoàn thiện sản phẩm, tạo giá trị riêng biệt, nâng cao chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng

❖ Nhiệm vụ của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức hoạt động kinh doanh theo nguồn vốn ngân sách, vốn điều lệ của Công ty, tự cân bằng và điều chỉnh nguồn vốn Hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ dựa theo chủ chương, chính sách của địa bàn hoạt động Nhà quản lý ban hành những nội quy, quy chế trong công ty, đảm bảo công bằng xã hội, chế độ quản lý tài sản, nâng cao đời sống cho công nhân viên

Tổ chức thực hiện các kế hoạch, chính sách của công ty với chiến lược lâu dài dựa trên pháp luật hiện hành Intramedia mở rộng lĩnh vực kinh doanh, hướng tới mục tiêu trở thành nhà sản xuất in điện tử nổi tiếng ở Việt Nam và nước ngoài

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Xem phụ lục 03- Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức)

2.1.2 Giới thiệu về Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty

❖ Chức năng của Văn phòng

Văn phòng giúp việc trực tiếp cho Ban Giám đốc, tham mưu ý kiến cho Ban Giám đốc về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và quy chế của Công ty; quan sát thực tiễn hoạt động kinh doanh

29

Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Thực hiện các chính sách cho người lao động như tiền bảo hiểm, tiền lương, tiền trợ cấp, khen thưởng, kỷ luật

Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần, theo dõi, kiểm tra trang thiết bị,

cơ sở vật chất Điều phối cơ sở vật chất, bảo quản và giữ gìn tài sản chung; mua

bán tài sản một cách hợp lý, tiết kiệm tối đa chi phí cho Công ty

đạo và nhân viên thêm gắn kết, dễ dàng trao đổi ý kiến để cùng phát triển ❖ Nhiệm vụ của văn phòng

Xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý, hàng tháng; đôn đốc,

theo dõi việc thực hiện chương trình Nhà lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập, xử lý mọi nguồn tin, công tác văn phòng được coi như “cổng thông tin” của Công ty, mọi thông tin đều được thu nhận, xử lý chuyển phát từ văn phòng

Soạn thảo, ban hành văn bản, giải quyết văn bản đi, đến và quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng thẩm quyền và trình tự thủ tục Quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của công ty vào kho lưu trữ

Tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự, xây dựng kế hoạch nhân sự để tham mưu cho lãnh đạo về nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Xem chi tiết tại phụ lục 03)

2.2 Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

2.2.1 Nguồn lực từ con người

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ, hiệu quả công việc Yếu tố con người được đặt lên hàng đầu, tham gia trực tiếp điều hành giải quyết công việc Do đó, nhà quản lý cần quan tâm để đảm bảo về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trong công ty

30

Hình 2.1: Biểu đồ giới tính nhân nhân viên tại Văn phòng Intrmedia

(Nguồn: Văn phòng Công ty)

Tổng số nhân viên phòng Hành chính Nhân sự là 25 người, trong đó tỉ lệ nữ chiếm đa số, tỉ lệ nữ giới lớn hơn nam giới là 28% Do tính chất công việc văn phòng nên sự lựa chọn ngành nghề văn phòng của nam giới ít hơn Nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao, nhanh nhẹn, kỹ năng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng linh hoạt

Hình 2.2: Biểu đồ trình độ học vấn của nhân viên Văn phòng

(Nguồn:Văn phòng Công ty )

Theo số lượng thống kê trên nhận thấy nhân viên văn phòng đều đạt trình độ Cao đẳng trở lên đáp ứng được yêu cầu làm việc của công ty, tỉ lệ nhân viên

60%20%