(Luận văn thạc sĩ) ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tổng cục thuế

Khái quát chung v qu n lý v n b n

Khái ni m v n b n

V n b n là i t ng nghiên c u c a nhi u ngành khoa h c Tu theo t ng góc nghiên c u mà các ngành ó có nh ng nh ngh a khác nhau v t này D i góc ngôn ng h c thì nh ngh a “V n b n là s n ph m l i nói d ng vi t c a ho t ng giao ti p mang tính hoàn ch nh v hình th c, tr n v n v n i dung nh m t t i m t ho c m t s giao ti p nào ó”.D i góc v n b n h c, v n b n c hi u theo ngh a r ng nh t: V n b n là v t mang tin ư c ghi b ng ký hi u ngôn ng nh t nh D i góc hành chính h c thì v n b n c gi i thích theo ngh a h p h n: Khái ni m dùng ch công v n, gi y t hình thành trong ho t ng c a các cơ quan, t ch c V i ngh a này thì các ch th , quy t nh, ch ng trình, báo cáo, thông báo c hình thành trong ho t ng hàng ngày c a các c quan, t ch c u c g i là v n b n.

V n b n i n t là m t trong nh ng ph ng ti n ghi tin c s d ng r ng rãi trong th i i ngày nay Theo quy nh t i Ngh nh s 64/2007/N -

CP v ng d ng công ngh thông tin (CNTT) trong ho t ng qu n lý nhà n c, “V n b n i n t ” là v n b n c th hi n d i d ng thông i p d li u Nh v y, v i tính ch t là m t lo i hình v n b n, v n b n i n t tr c h t c ng ph i m b o yêu c u n nh, th ng nh t, c nh và truy n t thông tin cho nhi u i t ng i m khác bi t gi a v n b n b n i n t v i v n b n gi y và các lo i hình v n b n khác chính k thu t ghi tin, l u tr và truy n tin Các công o n này c th c hi n b ng các ph ng ti n ho t ng d a trên công ngh i n, i n t , k thu t s , t tính, truy n d n không dây,quang h c, i n t và các công ngh tích h p.

Khái ni m qu n lý v n b n

Qu n lý là s tác ng có t ch c, có nh h ng c a ch th qu n lý lên i t ng và khách th qu n lý nh m s d ng có hi u qu nh t các ngu n l c, các th i c c a t chc t m c tiêu t ra trong i u ki n môi tr ng luôn bi n ng.

Qu n lý v n b n là l nh v c ho t ng m b o v n b n và t ch c công vi c v i v n b n c a ho t ng trong c quan, t ch c bao g m c vi c qu n lý v n b n chính th c ã ban hành và v n b n ang trong giai o n d th o.

Chu chuy n v n b n là ng i c a v n b n trong h th ng t th i i m c t o l p hay ti p nh n v n b n i n t n vi c th c thi và g i v n b n tr l i, t c là toàn b vòng i c a các lo i v n b n khác nhau trong t ch c n khi chuy n vào l u tr hay h y.

T ch c qu n lý và gi i quy t v n b n là th c hi n nh ng công vi c c th , khoa h c qu n lý ch t ch và gi i quy t k p th i nh ng v n b n hình thành trong quá trình ho t ng c a c quan, ng th i ph c v cho vi c tra tìm v n b n c nhanh chóng, thu n ti n B i v y, công tác qu n lý v n b n nói riêng và công tác v n th u có vai trò quan tr ng trong m i c quan, n v

Qu n lý v n b n là áp d ng các bi n pháp nghi p v nh m giúp cho cơ quan, doanh nghi p và th trư ng cơ quan, lãnh o doanh nghi p n m ư c thành ph n, n i dung và tình hình ti p nh n, chuy n giao nhanh chóng, k p th i, m b o an toàn v n b n hình thành trong ho t ng hàng ngày c a cơ quan, t ch c, doanh nghi p.

Công tác qu n lý v n b n c xác nh là m t m t ho t ng c a công tác v n th nói chung Trong các c quan, t ch c, công tác qu n lý v n b n không th thi u c và là n i dung quan tr ng trong công tác v n th , chi m m t ph n r t l n trong n i dung ho t ng c a c quan, t ch c Nh v y, công tác qu n lý v n b n g n li n v i ho t ng c a các c quan, c xem nh m t b ph n ho t ng qu n lý nhà n c, có nh h ng tr c ti p n ch t l ng qu n lý nhà n c.

Trong giai o n hi n nay, V n b n c t n t i ch y u d i hai hình th c là v n b n gi y và v n b n i n t Do v y, các c quan n v ph i có các ph ng ti n, nghi p v k thu t qu n lý trên c v n b n gi y và v n b n i n t các c quan nhà n c vi c qu n lý v n b n gi y c th c hi n theo quy nh c a nhà n c và quy t c c th v các thao tác nghi p v

V n b n c ki m soát và qu n lý ngay t th i i m c chuy n n c quan Khi làm vi c v i v n b n c n th c hi n m t s thao tác chung mà không ph thu c vào n i dung v n b n nh : nh n, chuy n, ng ký, chuy n n b ph n ch c n ng, ki m tra vi c th c hi n, a ra ch d n tra c u T t c i u ó cho phép m b o theo dõi ng i c a b t k v n b n nào n c quan nhà n c, vì không m t v n b n ng ký nào có th bi n m t mà không có d u v t.

- Công tác qu n lý v n b n trong c quan bao g m các n i dung sau:

+ Qu n lý các v n b n ang d th o;

Qu n lý v n b n i n t là th c hi n nh ng n i dung qu n lý v n b n ã trình bày trên nh ng không ph i là i v i v n b n gi y truy n th ng mà là qu n lý v n b n d ng s , qua m ng tin h c và các thao tác nghi p v qu n lý v n b n c th c hi n t ng.

- H th ng qu n lý v n b n i n t g m các thành t sau:

+ L u gi v n b n trong các t p d li u và b o qu n c bi t.

+ Nâng cao kh n ng tác nghi p và rút ng n th i gian chu chuy n v n b n.

+ H th ng tìm ki m v n b n hi u qu ;

+ H th ng ánh giá, ki m tra, cho phép ki m soát chu chuy n v n b n. Khi nói n vi c t ng hoá công tác v n th t c là nói n các công ngh x lý v n b n t vi c so n th o n h th ng qu n lý vi c chuy n v n b n và qu n lý h th ng c s d li u T ó có r t nhi u s n ph m ch ng trình nh h th ng qu n lý v n b n, hay úng h n là các t p d li u trên máy tính, các ch ng trình so n th o v n b n, l p b ng, v , th v.v…

- Qu n lý v n b n ph i tuân th các nguyên t c sau:

+ Nh m m c ích qu n lý t p trung th ng nh t m i công vi c trong c quan, n v t t c m i v n b n i và n b ng các con ng khác nhau u ph i c chuy n qua b ph n v n th ng ký vào s , sao l u và làm các th t c c n thi t khác.

+ G i v n b n gi a các c p, các ngành trong b máy Nhà n c ph i theo úng h th ng t ch c V n b n c a c quan c p trên g i xu ng c p d i tr c ti p và v n b n c a c quan c p d i g i cho c quan c p trên tr c ti p,không g i v n b n v t c p, tr các tr ng h p c bi t.

+ Vi c ti p nh n và g i v n b n có nh ng v n bí m t c a c quan Nhà n c thì ph i th c hi n theo úng ch gi gìn bí m t Nhà n c.

Qu n lý v n b n là công vi c mang tính khoa h c, yêu c u nhà qu n lý ph i bi t v n d ng quy nh trong công tác v n th xây d ng quy trình qu n lý phù h p tùy i u ki n và ph ng ti n qu n lý Qu n lý v n b n tài li u gi y ã khó kh n và ph c t p b i s l ng l n song qu n lý v n b n i n t l i càng khó h n r t nhi u do tài li u, d li u i n t giai o n g n ây m i hình thành, vi c qu n lý l u tr còn ang lúng túng, c s pháp lý c a

VB T d ng nh m i ang giai o n t m th i, trong th i gian t i qua quá trình v n hành c n s a i phù h p v i th c t

Yêu c u trong công tác qu n lý v n b n

Trong quá trình th c hi n các n i dung công vi c, vi c qu n lý v n b n n c ng nh v n b n i các c quan ph i b o m các yêu c u d i ây:

Quá trình gi i quy t công vi c c a c quan ph thu c nhi u vào vi c xây d ng v n b n và t ch c qu n lý, gi i quy t v n b n Do ó, xây d ng v n b n nhanh chóng, gi i quy t nhanh chóng m i công vi c c a c quan Gi i quy t v n b n ch m s làm gi m ti n gi i quy t công vi c c a m i c quan, gi m ý ngh a c a s vi c c c p trong v n b n ng th i gây t n kém ti n c a, công s c và th i gian c a các c quan.

- Chính xác:ây là m t yêu c u quan tr ng i v i công tác v n th nói chung, vi c qu n lý v n b n nói riêng.

+ N i dung v n b n ph i tuy t i chính xác v m t pháp lý, t c là ph i phù h p v i Hi n pháp, pháp lu t và các v n b n quy nh c a các c quan nhà n c c p trên;

+ D n ch ng ho c trích d n h p v i th c t , không thêm b t, b a

+ S li u ph i y , ch ng c v n b n ph i hoàn toàn chính xác, phù t, không che d u s th t … ph i rõ ràng.

+ V n b n ban hành ph i có y các thành ph n do Nhà n c quy nh: Qu c hi u; Tác gi ; S ; Ký hi u v n b n; a danh, ngày tháng n m ban hành; Tên lo i trích y u n i dung v n b n; N i dung; th th c, k thu t, ch ký, con d u c a c quan; N i nh n v n b n các y u t thông tin nêu trên ph i c trình bày úng v trí, phông ch , c ch , ki u ch ;

+ M u trình bày ph i úng tiêu chu n Nhà n c ban hành.

Chính xác vkhâu k thu t nghi p v :

+ Yêu c u chính xác ph i c quán tri t m t cách y trong t t c các khâu nghi p v nh ánh máy v n b n, ng ký v n b n, chuy n giao v n b n.

+ Yêu c u chính xác còn ph i c th hi n trong th c hi n úng v i các ch quy nh c a Nhà n c v công tác v n th

Trong n i dung v n b n n, v n b n i c a c quan có nhi u v n thu c ph m vi bí m t c a c quan, c a Nhà n c Vì v y, t vi c xây d ng v n b n và t ch c qu n lý, gi i quy t v n b n, b trí phòng làm vi c c a cán b v n th n vi c l a ch n cán b v n th c a c quan u ph i b o m úng quy nh v b o v bí m t Nhà n c

Vi c th c hi n nh ng n i dung c th c a công tác v n th g n li n v i vi c s d ng các ph ng ti n và k thu t v n phòng hi n i Vì v y, yêu c u hi n i hóa công tác v n th ã tr thành m t trong nh ng ti n m b o cho công tác qu n lý nhà n c nói chung và c a m i c quan nói riêng và có n ng su t, ch t l ng cao Hi n i hóa công tác v n th , t ng c ng công tác qu n lý v n b n ngày nay tuy ã tr thành m t nhu c u c p bách, nh ng ph i ti n hành t ng b c, phù h p v i trình khoa h c công ngh chung c a t n c c ng nh i u ki n c th ca m i c quan C n tránh nh ng t t ng b o th , l c h u, coi th ng vi c áp d ng các ph ng ti n hi n i, các phát minh sáng ch có liên quan n vi c nâng cao hi u qu c a công tác v n th

N i dung qu n lý v n b n

Công tác qu n lý v n b n c quy nh th c hi n th ng nh t t i Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 n m 2004 c a Chính ph v công tác v n th , Ngh nh s 09/2010/N -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 c a Chính ph s a i, b sung m t s i u c a công tác v n th và Thông t s 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 n m 2012 c a B N i v h ng d n qu n lý v n b n, l p h s và n p h s , tài li u vào L u tr c quan.

V n b n n là t t c các lo i v n b n, bao g m v n b n quy ph m pháp lu t, v n b n hành chính và v n b n chuyên ngành (k c b n Fax, v n b n ư c chuy n qua m ng, v n b n m t) và ơ n, thư g i n cơ quan, t ch c.

Qu n lý v n b n n th c hi n theo nguyên t c và trình t nh t nh:

- Khi ti p nh n v n b n n t m i ngu n, v n th ph i ki m tra s l ng bì, i chi u v i n i g i tr c khi nh n và ký nh n.

- i v i v n b n n c chuy n phát qua máy Fax ho c qua m ng,

V n th ph i ki m tra s l ng v n b n, s l ng trang c a m i v n b n. b) Phân lo i s b , bóc bì v n b n n:

+ Lo i ph i bóc bì: các bì v n b n n g i cho c quan, t ch c;

+ Lo i không bóc bì: các bì v n b n n có óng d u ch các m c m t ho c g i ích danh cá nhân và các t ch c oàn th trong c quan thì V n th chuy n ti p cho n i nh n. c) óng d u “ n”, ghi s và ngày n:

- T t c v n b n n thu c di n ng ký t i V n th u c óng d u

V n b n n c ng ký b ng S ng ký v n b n n ho c C s d li u qu n lý v n b n n trên máy vi tính.

- Không s d ng máy vi tính n i m ng n i b và m ng di n r ng ng ký v n b n m t n.

Sau khi ng ký v n b n n, V n th trình cho ng i c giao trách nhi m (sau ây g i chung là ng i có th m quy n) xem xét và cho ý ki n phân ph i, ch o gi i quy t Sau ó v n b n n c chuy n tr l i V n th ng ký b sung vào S ng ký v n b n n ho c vào các tr ng t ng ng trong C s d li u qu n lý v n b n n. b) Chuy n giao v n b n n

C n c vào ý ki n phân ph i c a ng i có th m quy n, V n th chuy n giao v n b n n cho các n v ho c cá nhân gi i quy t Vi c chuy n giao v n b n ph i b o m k p th i, chính xác, úng i t ng, ch t ch và gi gìn bí m t n i dung v n b n.

B c 4: Gi i quy t và theo dõi, ôn c vi c gi i quy t v n b n n a) Gi i quy t v n b n n

Khi nh n c v n b n n, các n v , cá nhân có trách nhi m gi i quy t k p th i theo th i h n c pháp lu t quy nh ho c theo quy nh c a c quan, t ch c Nh ng v n b n n có d u ch các m c kh n ph i gi i quy t tr c. b) Theo dõi, ôn c vi c gi i quy t v n b n n

- T t c v n b n n có n nh th i h n ph i c theo dõi, ôn c v th i h n gi i quy t k p th i báo cáo lãnh o.

- i v i v n b n n có d u “Tài li u thu h i”, V n th có trách nhi m theo dõi, thu h i ho c g i tr l i n i g i theo úng th i h n quy nh.

V n b n i là t t c các lo i v n b n, bao g m v n b n quy ph m pháp lu t, v n b n hành chính và v n b n chuyên ngành (k c sao v n b n, v n b n n i b và v n b n m t) do cơ quan, t ch c phát hành.

C n c theo Thông t s 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 n m 2011 c a B N i v v h ng d n th th c và k thu t trình bày v n b n hành chính.

B c 1: Ki m tra th th c và k thu t trình bày; ghi s và ngày, tháng, n m c a v n b n

- Tr c khi phát hành v n b n, V n th ki m tra l i th th c và k thu t trình bày v n b n; n u phát hi n sai sót thì báo cáo ng i có trách nhi m xem xét, gi i quy t.

- T t c v n b n i c a c quan, t ch c c ghi s theo h th ng s chung do V n th th ng nh t qu n lý; tr tr ng h p pháp lu t có quy nh khác.

- V n b n m t i c ng ký vào m t s và m t h th ng s riêng.

V n b n i c ng ký vào S ng ký v n b n i ho c C s d li u qu n lý v n b n i trên máy vi tính.

- M u S ng ký v n b n i và cách ng ký v n b n i, k c b n sao v n b n và v n b n m t, th c hi n theo h ng d n t i Ph l c VII. b) ng ký v n b n i b ng C s d li u qu n lý v n b n i trên máy vi tính

- Vi c ng ký c th c hi n theo h ng d n s d ng ch ng trình ph n m m qu n lý v n b n c a c quan, t ch c cung c p ch ng trình ph n m m ó.

B c 3: Nhân b n, óng d u c quan và d u m c kh n, m t

- V n b n i c nhân b n theo úng s l ng c xác nh ph n

N i nh n c a v n b n và úng th i gian quy nh.

- Khi óng d u lên ch ký thì d u óng ph i trùm lên kho ng 1/3 ch ký v phía bên trái.

B c 4: Làm th t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát v n b n i a) Làm th t c phát hành v n b n

- Trình bày bì và vi t bì

- Vào bì và dán bì

- óng d u kh n, d u m t và d u khác lên bì b) Chuy n phát v n b n i

V n b n i ph i c hoàn thành th t c phát hành và chuy n phát ngay trong ngày c ký, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo.

Vi c chuy n phát v n b n m t c th c hi n theo quy nh t i i u

10 và i u 16 Ngh nh s 33/2002/N -CP và quy nh t i Kho n 3 Thông t s 12/2002/TT-BCA(A11). c) Theo dõi vi c chuy n phát v n b n i

V n thcó trách nhi m theo dõi vi c chuy n phát v n b n i

- i v i nh ng v n b n i có óng d u “Tài li u thu h i”, ph i theo dõi, thu h i úng th i h n; khi nh n l i, ph i ki m tra, i chi u b o m v n b n không b thi u ho c th t l c.

- i v i bì v n b n g i i nh ng B u i n tr l i thì ph i chuy n cho n v ho c cá nhân so n th o v n b n ó; ng th i, ghi chú vào S g i v n b n i b u i n ki m tra, xác minh khi c n thi t.

- M i v n b n i ph i l u hai b n: b n g c l u t i V n th và b n chính l u trong h s theo dõi, gi i quy t công vi c.

- B n g c l u t i V n th ph i c óng d u và s p x p theo th t ng ký.

Ngoài qu n lý v n b n n, v n b n i các c quan còn hình thành v n b n n i b V n b n n i b là nh ng v n b n c t o l p và g i nh n gi a các phòng ban trong cùng m t n v , không g i ra bên ngoài Lo i v n b n này c s d ng vào các m c ích nh thông báo ý ki n trong n i b , ngh ph i h p x lý công vi c.

Quy trình ban hành lo i v n b n này c ng t ng t nh i v i v n b n i nh ng thay vì ban hành ra bên ngoài, v n b n này s c công b trong n i b c quan.

Công ngh thông tin và ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n

Khái ni m

Có th th y, trong kho ng g n hai th p k tr l i ây, khoa h c công ngh , c bi t là CNTT ã d n tr nên ph bi n và quen thu c i v i ng i

Vi t Nam, g n li n v i i s ng xã h i c a ng i Vi t Nam Tr c ó, trên th gi i, t nh ng n m 50 con ng i ti p t c cu c cách m ng khoa h c k thu t mà b n ch t là quá trình tin h c hoá n i dung, t c là s d ng “CNTT” thay th m t ph n lao ng trí óc, tr giúp cho ph n i u khi n b ng trí tu c a con ng i.

Vi t Nam, thu t ng CNTT l n u c nh ngh a trong Ngh quy t s 49/CP ngày 04/8/1993 c a Chính ph v phát tri n CNTT n c ta trong nh ng n m 90 Theo ó, “Công ngh thông tin là t p h p các ph ng pháp khoa h c, các ph ng ti n và công c k thu t hi n i - ch y u là k thu t máy tính và vi n thông - nh m t ch c khai thác và s d ng có hi u qu các ngu n tài nguyên thông tin r t phong phú và ti m n ng trong m i l nh v c ho t ng c a con ng i và xã h i”.

Kho n 1 i u 4 Lu t s 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 c a Qu c h i n c C ng hòa xã h i ch ngh a Vi t Nam có hi u l c thi hành t ngày 01/01/2007 nh ngh a “Công ngh thông tin là t p h p các ph ng pháp khoa h c, công ngh và công c k thu t hi n i s n xu t, truy n a, thu th p, x lý, l u tr và trao i thông tin s ”

Theo T i n CNTT – i n t - Vi n thông Anh Vi t (2004): “CNTT (Information technology) là: S thu nh n, x lý, l u gi và ph bi n thông tin ti ng nói, hình nh, v n b n và s nh t h p d a trên vi i n t c a tin h c, vi n thông và k thu t video” [2, tr 658] CNTT là s quy t c a các k thu t tin h c, vi n thông và video, tin h c cung c p kh n ng x lý và l u gi thông tin, vi n thông cung c p ph ng ti n truy n nó và k thu t video cung c p thi t b hi n th hình nh ch t l ng cao.

C ng theo T i n CNTT – i n t - Vi n thông Anh Vi t, ng d ng (application) theo ngh a danh t : “Là ch ng trình máy tính nh m giúp cho con ng i th c hi n m t lo i công vi c nào ó Do ó, ch ng trình ng d ng khác v i h i u hành (ch y máy tính) ch ng trình ti n ích (th c hi n b o trì và nh ng công vi c a n ng khác), và ngôn ng ( vi t ch ng trình máy tính)” [2, tr.51]. ng d ng CNTT theo ngh a ng t ó là: Vi c tri n khai, th c hi n các ph ng pháp khoa h c, các ph ng ti n và công c k thu t hi n i – ch y u là k thu t máy tính và vi n thông nh m t ch c, khai thác và s d ng có hi u qu các ngu n tài nguyên thông tin trong m i l nh v c ho t ng c a con ng i và xã h i. ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n là vi c tin h c hóa các khâu trong công tác QLVB, b ng cách s d ng các ph ng ti n hi n i k t h p v i k thu t công ngh t ch c ti p nh n, phát hành, s d ng và QLVB t hi u qu cao.

S c n thi t ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

Cu c Cách m ng công nghi p l n th 4 t o ra c h i và thách th c m i cho công tác ng d ng CNTT, xây d ng CP T òi h i các B , ngành, a ph ng t ch c nghiên c u, tìm hi u v cách m ng công nghi p l n th

4 i u ch nh, b sung k ho ch, ch ng trình, án, d án v ng d ng CNTT, xây d ng CP T nh m t n d ng c c h i do cách m ng công nghi p mang l i. xây d ng CP T thành công thì không th không nói n h th ng qu n lý v n b n, ó là c t lõi c a Chính ph i n t B t k c quan nào c ng ph i theo dõi, qu n lý v n b n i, n c a c quan n v , ho t ng này g n li n v i công tác v n th , l u tr t i n v

Qu n lý v n b n luôn là n i lo c a nhi u n v nh t là khi gi y t ngày m t t ng lên gi i quy t v n ó, ng d ng công ngh thông tin vào quá trình qu n lý v n b n và vô cùng c n thi t và c p bách Vì v y, công tác v n th ngày càng c t ng c ng tin h c hóa trong xã h i thông tin hi n nay, do nhu c u ph c v thông tin cho ho t ng lãnh o, qu n lý òi h i ngày càng cao và c p thi t Vì th công tác v n th c t ch c h p lý và tri n khai hi n i hóa, t ng hoá các khâu nghi p v s góp ph n nâng cao c ch t l ng công tác qu n lý.

- ng d ng CNTT s t o ra s nhanh chóng, k p th i trong vi c chuy n giao v n b n Các n v , cá nhân s nh n ngay c v n b n i n t v i n i dung gi ng b n gi y; v n b n h a t c g i n thì c x lý m t cách nhanh nh t Cùng v i ó, sau khi nh p d li u vào máy thì vi c tìm ki m hay tra c u v n b n trên h th ng ph n m m qu n lý v n b n s nhanh h n r t nhi u so v i vi c tra c u v n b n khi ng ký s gi y nh tr c kia.

- ng d ng CNTT em l i hi u qu cao trong th c thi công vi c Khi công v nc nh p vào h th ng máy tính s th hi n rõ: Tên c quan ban hành, ngày, tháng, n m ban hành, trích y u c a v n b n, n v x lý… nh v y s giúp cho vi c tra c u công v n m t cách d dàng nh t; Lãnh o n v tr c ti p x lý công v n c ng theo dõi c chuyên viên c a n v x lý công v n n âu, ã có công v n tr l i ch a?, công v n tr l i ã ký ch a?, ã g i i ch a, t ó tránh c tình tr ng gây th t l c hay không x lý công v n.

- ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n không ch ti t ki m v th i gian mà còn giúp gi i phóng s c lao ng c a con ng i:

+ Ti t ki m v th i gian g i - nh n v n b n;

+ Ti t ki m v ngu n nhân l c Khi t t c n v s d ng chung m t h th ng ph n m m qu n lý v n b n và h s công vi c thì d li u ch c n nh p m t l n và sau ó có th s d ng vào các công vi c khác nhau nh : d li u c a n v nh n v n b n n, d li u l p h s , d li u l u tr Do v y hi u qu công vi c s c t ng lên và gi i phóng s c lao ng c a ng i làm trong công tác này.

- Mang l i tính chính xác cao trong vi c theo dõi quy trình x lý v n b n D a trên tra c u trên ph n m m h th ng qu n lý ta có th bi t chính xác v n b n c chuy n t i chuyên viên nào, n v nào, h s ang x n giai o n nào…

Nh v y, vi c ng d ng CNTT trong ho t ng qu n lý v n b n ã t o s chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hi u qu và ch t l ng các quy t nh qu n lý trong các c quan, t ch c ng th i, vi c ng d ng CNTT trong ho t ng qu n lý v n b n là phù h p v i xu h ng chuy n i ph ng th c qu n lý c a các n n hành chính trên th gi i trong th i k cu c cách m ng 4.0 ang phát tri n m nh m

Nh ng n m g n ây, cu c cách m ng khoa h c và công ngh , c bi t là s bùng n c a CNTT và truy n thông ã tác ng tích c c n m i m t c a i s ng kinh t , chính tr , v n hóa, xã h i c a loài ng i Trong m t môi tr ng nh v y, làm t t vai trò qu n lý và ph c v xã h i, Chính ph nhi u n c ã nghiên c u ng d ng CNTT vào ho t ng c a mình nh m xây d ng CP T. Xây d ng Chính ph i n t không th b qua vi c i m i ho t ng i u hành và truy n thông t i các c quan HCNN nh m h ng t i CP T B i l , th c tr ng công tác i u hành công s hành chính hi n nay cho th y: Nh ng ho t ng i u hành ch y u thông qua h p (g m h p giao ban theo nh k và các cu c h p khác có k ho ch báo tr c ho c t xu t) và b ng v n b n hành chính (v n b n riêng ho c bút phê). ng d ng CNTT ph c v công tác nghi p v , qu n lý, i u hành trong các c quan nhà n c là nhi m v ã c xác nh rõ ràng, quán tri t t nhi u n m nay, thông qua các Ch th , Ngh nh, Quy t nh quan tr ng c a Nhà n c và Chính ph Ngh quy t 17/NQ-CP c a Chính ph ban hành n m

2019 là nh h ng m i nh t cho con ng ng d ng CNTT trong các c quan nhà n c nh m phát tri n CP T Vi t Nam.

Chìa khoá quy t nh v n nâng cao hi u qu ho t ng c a nhân viên v n phòng là V n phòng i n t (VP T) ó là vi c s d ng ng b các ph ng ti n k thu t hi n i t ng hoá các trình t và ch c n ng qu n lý (x lý v n b n, biên t p, l u gi và tìm ki m, truy n thông tin theo các kênh i n t trong n i b c quan và ra ngoài c quan, cung c p thông tin cho cán b v n phòng chu n b và ra quy t nh v.v…).

Ngày nay, cùng v i s phát tri n c a công ngh nói chung thì vi c ng d ng CNTT vào các công tác qu n lý v n b n hành chính ngày càng tr nên quan tr ng và c p thi t C ng chính s phát tri n nhanh c a CNTT ã làm thay i cách th c qu n lý v n b n Các v n b n có tính pháp lý không nh ng ch n thu n d ng gi y t mà c ng có th là các v n b n i n t , d li u (file) a ph ng ti n Trong m t ch ng m c nào ó, cách th c x lý v n b n ki u truy n th ng không còn phù h p ho c mang l i hi u qu không cao.

H th ng v n phòng i n t có nhi m v qu n lý, theo dõi và x lý các v n b n n, v n b n i, các h s công vi c V i h th ng các báo cáo, th ng kê v tình hình x lý v n b n, h s công vi c c th cho t ng i t ng phòng ban và cá nhân các chuyên viên x lý, v n phòng i n t óng vai trò nh m t h th ng h tr ra quy t nh, tr giúp c l c trong vi c qu n lý và i u hành c a Lãnh o.

1.2.3 Quy trình qu n lý v n b n i n t và các ch ư ng trình ph n m m qu n lý v n b n

1.2.3.1 Quy trình x lý v n b n i n t theo eOffice i v i quy trình v n thư

+ Quét v n b n gi y vào kho l u tr trên h th ng ho c ti p nh n v n b n i n t t n v g i.

+ Trình lãnh o, xin ý ki n phê duy t giao nhi m v gi i quy t cho t ng lo i v n b n i v i các phòng ho c cá nhân (c trên v n b n gi y và v n b n i n t )

+ Ti p nh n v n b n giao nhi m v t lãnh o, chuy n n các phòng chuyên môn ho c các cá nhân khi ã có bút phê c a lãnh o (trên c v n b n gi y và v n b n i n t ).

+ Ti p nh n các lo i v n b n, gi y t ã c Lãnh o ký (trên c v n b n gi y và v n b n i n t ) t các phòng chuyên môn ho c các cá nhân chuy n n.

+ L y s , vào s công v n i, óng d u phát hành, l u tr v n b n theo qui nh (g i kèm v n b n i n t i v i nh ng v n b n có yêu c u). i v i Chánh v n phòng, trư ng các ơ n v

- Ti p nh n v n b n, gi y t , ý ki n ch o, giao nhi m v c a lãnh o do v n th g i t i (k c v n b n gi y và v n b n i n t ).

- Nghiên c u, giao nhi m v cho chuyên viên ho c t gi i quy t công vi c.

- Trình v n b n i n t và ý ki n xu t n lãnh o cho ý ki n.

- Ti p nh n, hoàn thi n trình ký v n b n gi y và v n b n i n t

- Chuy n v n b n gi y và v n b n i n t t i V n th l y s phát hành và ánh d u hoàn thành công vi c (Kèm theo yêu c u ghi rõ các v n b n c n g i kèm v n b n i n t và a ch h p th i n t n i nh n). i v i chuyên viên

- Ti p nh n nhi m v t Lãnh o phòng (b ng v n b n i n t ), t o l p h s công vi c x lý.

- L p “V n b n d th o”, kèm theo “Phi u trình duy t” xin ý ki n Tr ng phòng ho c phó Tr ng phòng tr c ti p ph trách (b ng v n b n i n t ).

- Ti p nh n, ch nh s a hoàn thi n theo yêu c u, chuy n Tr ng phòng ho c Phó Tr ng phòng tr c ti p ph trách (b ng v n b n i n t ).

- ánh d u “ hoàn thành” h s công vi c trên máy. i v i lãnh o

- Ti p nh n h s gi y t (v n b n n), t V n th chuy n n, c v n b n i n t và v n b n gi y.

- Bút phê, phân công nhi m v cho các b ph n (trên v n b n i n t , g i kèm v n b n gi y i v i nh ng v n b n có liên quan c n nghiên c u).

- Ti p nh n các ph ng án xu t, v n b n d th o, cho ý ki n ch nh s a, ch o b sung ( trên v n b n i n t ).

- Ký duy t trên v n b n gi y và bút phê trên v n b n i n t , g i l i các phòng chuyên môn [19, tr.86-87].

1.2.3.2 M t s chương trình ph n m m qu n lý v n b n hi n nay

Ph n m m qu n lý v n b n c xem là gi i pháp toàn di n giúp c quan

HCNN c i cách hành chính hi u qu Không ch giúp t ng n ng su t lao ng mà ph n m m qu n lý v n b n còn ti t ki m chi phí th c hi n áng k

Hi n nay có khá nhi u ph n m m qu n lý v n b n khi n các nhà qu n lý b i r i trong l a ch n, d i ây là m t s ph n m m h c viên t ng h p t các website và c cho là ho t ng hi u qu và ít t n kém chi phí:

Ph n m m Cloud Office -Công ty Phát Tri n Công Ngh Thái Sơn

CloudOffice là m t h th ng ph n m m QLVB, h s tài li u và i u hành qu n tr công vi c toàn di n và chuyên nghiêp Ph n m m qu n lý v n phòng CloudOffice c thi t k m t cách khoa h c v i y ch c n ng trao i thông tin, i u hành tác nghi p và QLVB, i u hành công vi c tr c tuy n trên máy tính Có kh n ng theo dõi x lý v n b n và i u hành công vi c t xa thông qua Internet Ph n m m CloudOffice có nh ng u vi t riêng v i l nh v c QLVB nh sau:

- Qu n lý v n b n n: Gi ng nh m t nhân viên làm công tác v n th , ph n m m QLVB có ch c n ng nh p v n b n n vào h th ng Nh ng v n b n này s c phân lo i, phân công c ng nh các công tác chuy n ti p v n b n n, phê duy t hay tìm ki m nh mô hình làm truy n th ng.

- Qu n lý v n b n i: T ng t nh qu n lý v n b n n, ch c n ng qu n lý v n b n i giúp nh p v n b n i vào h th ng sau ó g i n các phòng ban có liên quan, nh n thông báo và tìm ki m v n b n i.

- V n b n n i b : Ch c n ng này giúp qu n lý v n b n có tính ch t n i b , ch ng h n nh : xu t, thông báo, t trình, án…

- V n b n l u: V i nh ng v n b n không thu c v n b n i hay v n b n n, ph n m m qu n lý v n b n s có ch c n ng l u l i v n b n này.

- T o liên k t v n b n: Nh m giúp cho ng i dùng d tìm ki m v n b n liên quan, ph n QLVB có ch c n ng c p nh t, b sung m i quan h gi a các v n b n, xây d ng c u trúc cây v n b n.

- Th ng kê báo cáo: Bên c nh ó, ph n m m QLVB có ch c n ng th ng kê các báo cáo theo úng yêu c u c a công tác v n th truy n th ng.

- Ngoài ra còn có ch c n ng i u hành công vi c t xa qua smartphone, b ng l ch, theo dõi ch o

Ph n M m Qu n Lý V n B n Và i u Hành C-Office- CMC soft

Quy trình qu n lý v n b n i n t và các chương trình ph n m m

+ G i nh c vi c, thông báo, c nh báo qua tin nh n SMS

+ Tích h p màn hình LCD hi n th l ch, tin t c, thông báo

+ Phiên b n ph n m m trên máy tính b ng (iPad, Samsung Galaxy,

Ph n m m qu n lý v n b n và i u hành EFY-DOC

EFY-DOC là công c c l c trong vi c h tr công tác i u hành tác nghi p và qu n lý v n b n n, v n b n i và h s công vi c trong các c quan HCNN Ph n m m t chu n khung ki n trúc CP T v i các quy trình nghi p v nh : T o v n b n n, ti p nh n v n b n n qua m ng, phân công, ph i h p v n b n n, x lý và theo dõi ti n v n b n n, tra c u v n b n n i v i v n b n i, ng i dùng có th s d ng cho vi c t o l p v n b n d th o, trình duy t v n b n d th o, duy t v n b n i, tra c u v n b n i, t ng h p và báo cáo v n b n i Ngoài ra EFY-DOC c ng h tr c l c trong vi c liên thông g i nh n v n b n c ng nh qu n lý i u hành.

Ch c n ng qu n lý i u hành c a ph n m m QLVB và i u hành EFY- DOC th hi n vi c x lý l ch công tác, l ch cá nhân, theo dõi tin t c và s ki n n i b trong doanh nghi p, giao vi c n t ng cá nhân và t o kênh trao i công vi c gi a lãnh o v i nhân viên, theo dõi, báo cáo k t qu công vi c, nh c nh l ch làm vi c.

Quy nh pháp lý v ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

lý v n b n t i các cơ quan qu n lý hành chính nhà n c

N n t ng pháp lý và ng l c cho s phát tri n CNTT Vi t Nam c b t u t khi Chính ph ban hành Ngh quy t s 49/CP ngày 04/8/1993 v phát tri n CNTT n c ta trong nh ng n m 90 M t trong nh ng m c tiêu do Ngh quy t ra n cu i nh ng n m 90 là: Xây d ng h th ng các máy tính và các ph ng ti n truy n thông c liên k t v i nhau trong các m ng v i nh ng công c ph n m m m nh và các h thông tin và c s d li u có kh n ng ph c v các ho t ng qu n lý Nhà n c và các ho t ng huy t m ch c a n n kinh t ; Ph c p "v n hoá thông tin" trong xã h i nh m t o môi tr ng thu n l i cho vi c chu n b h ng t i m t "xã h i thông tin".

B Chính tr ã ban hành Ch th s 58-CT/TW ngày 17/10/2000 v y m nh ng d ng và phát tri n CNTT ph c v s nghi p công nghi p hóa, hi n i hóa, trong ó xác nh m c tiêu ng d ng CNTT: “Công ngh thông tin c ng d ng r ng rãi trong m i l nh v c, tr thành m t trong nh ng y u t quan tr ng nh t c a s phát tri n kinh t - xã h i, m b o an ninh qu c phòng” Th c hi n Ch th trên, ngày 25/01/2001 Th t ng Chính ph ã ban hành Quy t nh s 112/2001/Q -TTg phê duy t án Tin h c hóa qu n ký hành chính nhà n c giai o n 2001-2005 Ngày 24/5/2001, Th t ng ban hành Quy t nh s 81/2001/Q -TTg v vi c phê duy t ch ng trình tri n khai Ch th s 58-CT/TW; Ngày 17/7/2002, Th t ng Chính ph ban hành Quy t nh s 95/2002/Q -TTg phê duy t k ho ch t ng th v ng d ng và phát tri n CNTT Vi t Nam n n m 2005 Quy t nh s 246/2005/Q -TTg ngày 06/10/2005 c a Th t ng Chính ph v vi c Phê duy t Chi n l c phát tri n CNTT-TT Vi t Nam n n m 2010 và nh h ng n n m 2020; Các quy t nh trong giai o n này u xác nh ng d ng CNTT trong các c quan nhà n c là nhi m v hàng u nh m nâng cao hi u qu ho t ng c a các c quan nhà n c và chu n b i u ki n, c s v t ch t, h t ng k thu t cho giai o n phát tri n ti p theo Sau m t th i gian th c hi n các v n b n trên, các c quan nhà n c ã t ng b c i m i, tr thành ng l c thúc y CCHC, nâng cao hi u qu công tác.

Cùng v i s phát tri n c a kinh t chính tr xã h i thì CNTT c ng phát tri n theo Nhà n c ã ban hành m t s lu t nh B Lu t dân s , Lu t th ng m i, Lu t k toán, Lu t giao d ch i n t …trong ó có nh ng quy nh liên quan n công ngh thông tin m b o s t ng thích và ng b v i các Lu t này thì ngày 29/6/2006 Qu c H i khóa 11 c a n c C ng hòa xã h i ch ngh a Vi t Nam ã thông qua Lu t Công ngh thông tin và có hi u l c thi hành t ngày 01/01/2007 (Lu t s 67/2006/QH11).

- Ngh nh s 64/2007/N -CP ngày 10/4/2007 c a Chính ph v ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng c a c quan Nhà n c.

Th t ng Chính ph ã ban hành Quy t nh s 43/2008/Q -TTg ngày 24/3/2008 phê duy t K ho ch ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng c a c quan nhà n c n m 2008 và Quy t nh s 48/2009/Q -TTg ngày 31/3/2009 c a Th t ng Chính ph Phê duy t K ho ch ng d ng CNTT trong ho t ng c a c quan nhà n c giai o n 2009-2010;

Trong nh ng n m g n ây, Th t ng Chính ph ã ban hành các v n b n ch o i u hành liên quan n ng d ng CNTT nh : Quy t nh s 1605/Q -TTg ngày 27/8/2010 phê duy t Ch ng trình qu c gia v ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng c a c quan nhà n c giai o n 2011 – 2015; Quy t nh s 1755/Q -TTg ngày 22/9/2010 phê duy t án " a

Vi t Nam s m tr thành n c m nh v công ngh thông tin và truy n thông".Bên c nh ó, Chính ph ã ban hành nhi u Ngh quy t quan tr ng: Ngh quy t s 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 c a Chính ph ban hành Ch ng trình hành ng c a Chính ph th c hi n Ngh quy t s 36-NQ/TW ngày01/7/2014 c a B Chính tr Ban Ch p hành Trung ng ng C ng s n Vi tNam v y m nh ng d ng, phát tri n công ngh thông tin áp ng yêu c u phát tri n b n v ng và h i nh p qu c t Ngh quy t s 30c/NQ-CP ngày8/11/2011, ban hành ch ng trình t ng th CCHC nhà n c giai o n 2011-2020; Ngh quy t s 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 v Chính ph i n t ;Quy t nh s 1819/Q -TTg ngày 26/10/2015 phê duy t Ch ng trình qu c gia v ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng c a c quan nhà n c giai o n 2016 – 2020; Quy t nh s 153/Q -TTg ngày 30/01/2018 phê duy t Ch ng trình m c tiêu ng d ng công ngh thông tin trong giai o n

2016 – 2020; Ngày 07/03/2019, Chính ph ã ban hành Ngh quy t s 17/NQ-CP v m t s nhi m v , gi i pháp tr ng tâm phát tri n Chính ph i n t giai o n 2019-2020, nh h ng n 2025 Ngoài ra, Chính ph , các B , Ngành c ng ã ban hành nhi u v n b n quy ph m pháp lu t c ng nh v n b n ch o i u hành h ng d n, y m nh ng d ng CNTT vào ho t ng c a các c quan nhà n c i v i t ng l nh v c, n i dung c th

Th c ti n ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n c a m t

Bài h c kinh nghi m rút ra cho T ng c c Thu

C n c nhi m v Chính ph , Th t ng Chính ph giao v ng d ng CNTT trong ho t ng c a c quan nhà n c, xây d ng Chính ph i n t t i

Vi t Nam các c quan ã xây d ng k ho ch ng d ng CNTT trong công tác qu n lý, ch o i u hành c a n v mình Qua ó th y r ng, CNTT i m i ph ng th c ho t ng c a c quan nhà n c, CNTT t o ra kh n ng xây d ng m t h th ng thông tin th ng nh t trong toàn b b máy nhà n c n i m i thông tin xu t hi n b t c c quan nào c a b máy chính quy n t các b , ngành n các c p chính quy n u c c p nh t và l u gi trong h th ng Thông qua các ng d ng qu n lý t p trung các c quan nhà n c có th trao i thông tin, ph i h p v i nhau m t cách d dàng th c thi các quy trình nghi p v qu n lý nhà n c và ph c v ng i dân Các h th ng thông minh s h ng d n các công dân nhanh chóng nh v thông tin c n thi t.

Ng i dân và doanh nghi p tr thành trung tâm c a h th ng chính ph i n t Nh ng ch tr ng chính sách trong i u hành công vi c c a c quan nhà n c c p trên s c thông tin n c quan nhà n c c p d i c ng nh ng i dân nhanh h n Chính vì v y, CNTT giúp nâng cao n ng l c i u hành trong ho t ng qu n lý hành chính nhà n c hi n i. a Công ngh thông tin vào qu n lý v n b n có hi u qu T ng c cThu c n t p trung n m t s nhân t chính:

- Xác nh c chi n l c, nh h ng c mô hình ng d ng CNTT c a Chính ph và c a B t ó xây d ng k ho ch h ng t i m c tiêu chung Giai o n hi n nay, m c tiêu là xây d ng chính ph i n t , chính quy n i n t theo mô hình t p trung th ng nh t, liên thông và tích h p d li u trong n i b ngành và chia s d li u v i các B ngành khác Trên c s m c tiêu, nh h ng c a Nhà n c T ng c c Thu c n xây d ng ch ng trình qu n lý v n b n phù h p v i nh h ng chung và nhu c u qu n lý c a n v mình.

- Quan tâm n y u t h t ng k thu t và công ngh a vào tri n khai các ph n m m qu n lý v n b n t i các c quan, tránh tri n khai các công ngh ã l c h u, l i th i, không áp ng c yêu c u hi n nay, làm ch c công ngh ang áp d ng.

- Chú tr ng n y u t con ng i B i nh ã c p, con ng i là y u t trung tâm quy t nh thành công c a i m i vi c ng d ng CNTT trong công tác qu n lý v n b n n, v n b n i th c s mang l i hi u qu nh k v ng, bên c nh vi c u t máy móc, ph n m m qu n lý, T ng c c Thu c n chú tr ng ào t o, b i d ng k n ng, nghi p v CNTT cho công ch c th c hi n công tác v n th

- T ch c tuyên truy n sâu r ng trong cán b , công ch c, viên ch c v ý ngh a, vai trò, tác d ng c a vi c s d ng v n b n i n t , t ó có ý th c, trách nhi m th c hi n trong ho t ng công tác hàng ngày.

- Các c p lãnh o c n th ng xuyên ki m tra, ánh giá vi c s d ng v n b n i n t ca cán b , công ch c, viên ch c Qua ó, rút kinh nghi m và có bi n pháp khuy n khích ho c ch n ch nh áp ng m c tiêu, yêu c u ã ra.

Vai trò c a công tác qu n lý v n b n ngày càng c t ng c ng trong xã h i thông tin hi n nay, nhu c u ph c v thông tin cho ho t ng qu n lý ngày càng cao và b c thi t Vì th công tác v n th c t ch c h p lý và t ng hoá các khâu nghi p v nâng cao ch t l ng qu n lý.

Công ngh thông tin ngày nay gi vai trò quan tr ng trong phát tri n kinh t , v n hóa, xã h i, c bi t trong ho t ng c a các c quan Nhà n c Nh m nâng cao n ng l c qu n lý i u hành c a các c quan Nhà n c, tr c ti p ph c v ch ng trình c i cách hành chính c a các c quan HCNN c bi t, ng d ng CNTT vào ho t ng qu n lý HCNN nói chung và ho t ng qu n lý v n b n nói riêng m t cách quy t li t nh hi n nay là nh m phát tri n m t n n kinh t s , m t Chính ph i n t không gi y t ây c ng là m t thách th c l n, m t b c ngo t l n i v i n n hành chính nhà n c Vi t Nam.

Qua nghiên c u c s lý lu n v ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n giúp h c viên có cái nhìn t ng quát v v n b n, qu n lý v n b n, ng d ng công ngh thông tin Nh ng lý thuy t c ng nh kinh nghi m c a các c quan hành chính nhà n c là ti n tác gi có cái nhìn th c ti n vào ho t ng qu n lý v n b n c a c quan T ng c c Thu

Khái quát v c quan T ng c c Thu

Ch c n ng nhi m v , quy n h n c a T ng c c Thu

Ngày 07/8/1990, H i ng B tr ng ã ban hành ngh nh s 218-

H BT v vi c thành l p ngành Thu nhà n c c h p nh t t 3 h th ng t ch c: Thu qu c doanh, thu công th ng nghi p, thu nông nghi p, th c hi n s i m i c b n v h th ng t ch c th ng nh t,ki n toàn b máy, ào t o, b i d ng cán b , b o m các m c tiêu c i cách h th ng thu m i v i hi u qu cao nh t Ngành thu nhà n c c t ch c qua 3 c p t T ng c c Thu , C c Thu n Chi c c Thu ; c xác nh rõ quy n h n trách nhi m và s phân công c th h p lý gi a c quan thu ngành d c c p trên và chính quy n t ng c p trong t ch c lãnh o ch o th c hi n nghiêm ch nh chính sách thu chung c n c và trên a bàn lãnh th theo nguyên t c song hành lãnh o.

T ây, h th ng thu c a Vi t Nam ã t ng i n nh, ngành thu c t ch c qua ba c p t T ng c c Thu , C c Thu n Chi c c Thu ; c xác nh rõ quy n h n trách nhi m và s phân công c th h p lý gi a c quan thu ngành d c c p trên và chính quy n t ng c p trong t ch c lãnh o ch o th c hi n nghiêm ch nh chính sách ch thu chung c n c và trên a bàn lãnh th theo nguyên t c song hành lãnh o

T ng c c Thu là t ch c thu c B Tài chính, th c hi n ch c n ng tham m u, giúp B tr ng B Tài chính qu n lý nhà n c v các kho n thu n i a trong ph m vi c n c, bao g m: Thu , phí, l phí và các kho n thu khác c a ngân sách nhà n c (sau ây g i chung là thu ); t ch c qu n lý thu theo quy nh c a pháp lu t.

- Trình B tr quy t nh: th c hi n nhi m v và quy n h n sau: ng B Tài chính trình c p có th m quy n xem xét

+ Các d án Lu t, d th o Ngh quy t c a Qu c h i, d án Pháp l nh, d th o Ngh quy t c a y ban th ng v Qu c h i; D th o Ngh nh c a Chính ph ; D th o Quy t nh c a Th t ng Chính ph v qu n lý thu ;

+ Chi n l c, ch ng trình hành ng, án, d án quan tr ng v qu n lý thu ; D toán thu thu hàng n m theo quy nh c a Lu t ngân sách nhà n c.

- Trình B tr ng B Tài chính xem xét, quy t nh:

+ D th o Thông t và các v n b n khác v l nh v c qu n lý c a T ng c c Thu ;

+ K ho ch ho t ng hàng n m c a T ng c c Thu

- Ban hành v n b n h ng d n chuyên môn, quy trình nghi p v ;

V n b n quy ph m n i b và v n b n cá bi t thu c ph m vi qu n lý c a

- T ch c th c hi n các v n b n quy ph m pháp lu t, chi n l c, k ho ch, ch ng trình, d án, án thu c ph m vi qu n lý c a T ng c c Thu sau khi c c p có th m quy n ban hành ho c phê duy t.

- Tuyên truy n, ph bi n, giáo d c pháp lu t thu c l nh v c qu n lý c a

- T ch c qu n lý thu theo quy nh c a pháp lu t:

+ H ng d n, gi i thích chính sách thu c a Nhà n c; T ch c công tác h tr ng i n p thu th c hi n ngh a v n p thu theo quy nh c a pháp lu t;

+ H ng d n, ch o, ki m tra, giám sát và t ch c th c hi n quy trình nghi p v v ng ký thu , c p mã s thu , kê khai thu , tính thu , n p thu , hoàn thu , kh u tr thu , mi n thu , xóa n ti n thu , ti n ph t và các nghi p v khác có liên quan;

+ Quy t nh ho c trình c p có th m quy n quy t nh vi c mi n thu , gi m thu , hoàn thu , gia h n th i h n n p h s khai thu , gia h n th i h n n p thu , xóa ti n n thu , ti n ph t thu ;

+ B i th ng thi t h i cho ng i n p thu ; gi bí m t thông tin c a ng i n p thu ; xác nh n vi c th c hi n ngh a v thu c a ng i n p thu khi có ngh theo quy nh c a pháp lu t;

+ Giám nh xác nh s thu ph i n p c a ng i n p thu theo yêu c u c a c quan nhà n c có th m quy n;

+ y nhi m cho các c quan, t ch c tr c ti p thu m t s kho n thu theo quy nh ca pháp lu t.

- T ch c các bi n pháp k thu t nghi p v qu n lý r i ro trong ho t ng qu n lý thu

- c áp d ng các bi n pháp hành chính m b o th c thi pháp lu t v thu :

+ Yêu c u ng i n p thu cung c p s k toán, hóa n, ch ng t và h s tài li u khác có liên quan n vi c tính thu , n p thu ; yêu c u t ch c tín d ng, các t chc và cá nhân khác có liên quan cung c p tài li u và ph i h p v i c quan thu trong công tác qu n lý thu ;

+ n nh thu , truy thu thu ; th c hi n các bi n pháp c ng ch thi hành quy t nh hành chính thu thu ti n thu n , ti n ph t vi ph m hành chính thu

- L p h s ki n ngh kh i t các t ch c, cá nhân vi ph m pháp lu t v thu ; thông báo công khai trên ph ng ti n thông tin i chúng các tr ng h p vi ph m pháp lu t thu

- Thanh tra chuyên ngành thu ; Ki m tra, gi i quy t khi u n i, t cáo; x lý theo th m quy n ho c ki n ngh c p có th m quy n x lý theo quy nh c a pháp lu t i v i hành vi vi ph m pháp lu t thu ; Phòng, ch ng tham nh ng, tiêu c c và th c hành ti t ki m, ch ng lãng phí trong vi c s d ng tài s n, kinh phí c giao theo quy nh c a pháp lu t.

- Xây d ng, tri n khai, qu n lý ph n m m ng d ng, c s d li u qu c gia chuyên ngành v thu , h t ng k thu t công ngh thông tin áp ng yêu c u hi n i hóa công tác qu n lý thu , công tác qu n lý n i ngành và cung c p các d ch v i n t h tr ng i n p thu

- T ch c th c hi n công tác k toán, th ng kê v thu và ch báo cáo tài chính theo quy nh.

- Th c hi n nhi m v h p tác qu c t v l nh v c thu theo phân công, phân c p c a B tr ng B Tài chính và quy nh c a pháp lu t.

- Qu n lý t ch c b máy, biên ch ; Th c hi n ch ti n l ng và các ch , chính sách ãi ng , ào t o, b i d ng, thi ua, khen th ng, k lu t i v i công ch c, viên ch c và ng i lao ng thu c ph m vi qu n lý c a T ng c c Thu theo phân c p c a B tr ng B Tài chính và quy nh c a pháp lu t.

- T ch c th c hi n công tác thi ua, khen th ng c a ngành thu i v i ng i n p thu , các t ch c, cá nhân khác có thành tích xu t s c trong công tác qu n lý thu và ch p hành ngh a v thu v i ngân sách nhà n c theo quy nh c a pháp lu t.

- Qu n lý kinh phí do ngân sách nhà n c c p và tài s n c giao, l u gi h s , tài li u, n ch thu theo quy nh c a pháp lu t; Th c hi n c ch qu n lý tài chính và biên ch theo quy nh c a c quan có th m quy n.

- Th c hi n c i cách hành chính theo m c tiêu và n i dung ch ng trình c i cách hành chính c B tr ng B Tài chính phê duy t.

- Th c hi n các nhi m v , quy n h n khác do B tr ng B Tài chính giao và theo quy nh c a pháp lu t.

T ng c c Thu c t ch c thành h th ng d c t trung ng n a ph ng, b o m nguyên t c t p trung th ng nh t.

- C quan T ng c c Thu Trung ng bao g m các t ch c:

+ V Chính sách là n v thu c T ng c c Thu , th c hi n ch c n ng tham m u, giúp T ng c c tr ng T ng c c Thu v công tác chính sách thu c ch c n ng nhi m v c a T ng c c Thu

+ V Pháp ch là n v thu c T ng c c Thu , th c hi n ch c n ng tham m u, giúp T ng c c tr ng T ng c c Thu v công tác pháp ch c a

+ V D toán thu thu là n v thu c T ng c c Thu , th c hi n ch c n ng tham m u, giúp T ng c c tr ng T ng c c Thu v công tác phân tích, d báo, l p và t ch c th c hi n d toán thu ngân sách nhà n c.

+ V Tuyên truy n - H tr ng i n p thu là n v thu c T ng c c Thu , th c hi n ch c n ng tham m u, giúp T ng c c tr ng T ng c c Thu trong vi c tuyên truy n h tr ng i n p thu

+ V Kê khai và K toán thu là n v thu c T ng c c Thu , th c hi n ch c n ng tham m u, giúp T ng c c tr ng T ng c c Thu v công tác ng ký thu , khai thu , kh u tr thu , n p thu , mi n thu , gi m thu , hoàn thu , k toán thu , th ng kê thu

+ V Qu n lý n và C ng ch n thu là n v thu c T ng c c Thu , th c hi n ch c n ng tham m u, giúp T ng c c tr ng T ng c c Thu v công tác qu n lý n và c ng ch n thu

Cơ c u b máy t ch c

ph m vi nhi m v c a c quan thu qu n lý thu trên a bàn theo quy nh c a pháp lu t.

Tình hình chu n b các i u ki n tri n khai ng d ng công ngh thông

M c tiêu ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n t i

Nh n th c c t m quan tr ng c a công tác Hành chính V n phòng nói chung và trong qu n lý v n b n nói riêng, T ng c c Thu ã xây d ng m c tiêu hi n i hóa công tác này b ng vi c xây d ng án Hi n i hóa công tác Hành chính V n phòng giai o n 2010 - 2015 y m nh hi n i hóa b ng vi c ng d ng CNTT vào các quy trình nghi p v c th s d ng ng d ng tin h c qu n lý v n b n M c tiêu a ra là nâng cao ch t l ng, hi u qu , hi u l c trong công tác lãnh o, ch o i u hành c a c quan thu các c p i m i các th t c v hành chính v n th phù h p v i c i cách th t c hành chính thu và l trình c a CP T Vi t Nam, nh m ph c v t t nh t cho vi c th c hi n nhi m v chính tr c a Ngành Thu ng th i t o i u ki n thu n l i nh t cho các t ch c, cá nhân n p thu theo c ch t tính, t khai, t n p.

Xây d ng h th ng Hành chính V n phòng ngành Thu v n minh hi n i áp ng yêu c u CCHC Thu y m nh tin h c hóa ho t ng Hành chính V n phòng: S a i nâng c p ch ng trình qu n lý công v n, t trình t i c quan T ng c c và C c Thu ; xây d ng m i ph n m m v n th l u tr ;

Ti p t c tri n khai tin h c hóa trong công tác ch o, i u hành các ho t ng c a c quan, c a ngành qua m ng tin h c, gi m thi u n m c th p nh t vi c s d ng công v n gi y t

V i m c tiêu c a 2010-2015, T ng c c Thu ã tri n khai xong ch ng trình qu n lý v n b n cho T ng c c Thu và C c Thu các t nh thành ph ây c ng là b c u y m nh ng d ng CNTT trong QLVB c a ngành Thu

Trong nh ng n m g n ây khi mà Chính ph quy t tâm th c hi n Chính ph i n t thì T ng c c Thu ã xây d ng k ho ch c th i v i t ng n i dung mà Chính ph t ra, m i công vi c trong k ho ch u có m c tiêu c th

Quy t nh s 28/2018/Q -TTg ngày 12/7/2018 c a Th t ng Chính ph v vi c g i nh n v n b n i n t gi a các c quan trong h th ng hành chính Nhà n c; Th c hi n ch o c a Th t ng Ch nh ph t i Quy t nh này B Tài chính ban hành Q s 1824/Q -BTC v vi c tri n khai Quy t nh 28 nêu trên.

Ti p n B N i v ban hành thông t s 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy nh quy trình trao i, l u tr , x lý d li u i n t trong công tác v n th , các ch c n ng c b n c a H th ng qu n lý tài li u i n t trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ch c Thông t s 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy nh tiêu chu n d li u thông tin u vào và yêu c u b o qu n tài li u l u tr i n t

Tr c hàng lo t các v n b n ch o c a Chính Ph và c quan chuyên môn v tri n khai g i nh n v n b n i n t thì T ng c c Thu ban hành Thông báo s 444/TB-TCT v vi c thông báo k ho ch tri n khai Quy t nh 1824/Q -BTC, ó c ng chính là m c tiêu th c hi n trong vi c ng d ng CNTT trong th i k này, n i dung nh sau:

Xây d ng, ban hành các v n b n ch o i u hành: Xây d ng quy trình ti p nh n x lý v n b n i n t c a T ng c c Thu ; Xây d ng l trình và quy trình ng d ng ch ký s ; L trình s d ng v n b n i n t thay v n b n gi y trong i u hành x lý công vi c; K t n i liên thông v i tr c liên thông v n b n ngành Tài chính; nh k sao l u v n b n i n t và b o m an ninh, an toàn thông tin trong quá trình th c hi n; T ch c tri n khai ph n m m qu n lý h s l u tr …

Xây d ng và ban hành các quy nh v ng d

C n c k ho ch c i cách t ng th n n HCNN, Chính ph quy t tâm y nhanh ti n ng d ng CNTT trong ho t ng qu n lý i u hành c a các c quan Nhà n c, s quy t tâm này c th hi n b ng hàng lo t các v n b n ch o h th ng HCNN tuân th th c hi n:

Ngh Quy t s 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 c a Chính ph v Chính ph i n t ;

Quy t nh s 1819/Q -TTg ngày 26/10/2015 c a Th t ng Chính ph phê duy t ch ng trình qu c gia v ng d ng CNTT trong các c quan nhà n c giai o n 2016-2020;

Quy t nh s 28/2018/Q -TTg ngày 12/7/2018 c a Th t ng Chính ph v vi c g i nh n v n b n i n t gi a các c quan trong h th ng HCNN;

Th t ng Chính ph ban hành Quy t nh 1072/Q -TTg ngày 28/8/2018 thành l p thành l p y ban qu c gia v CP T trên c s ki n toàn y ban Qu c gia v ng d ng CNTT, nh m phát tri n CP T h ng t i Chính ph s , n n kinh t s và xã h i s , t o thu n l i cho vi c phát tri n Cách m ng công nghi p l n th 4 t i Vi t Nam;

B N i v ban hành thông t s 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy nh quy trình trao i, l u tr , x lý d li u i n t trong công tác v n th , các ch c n ng c b n c a H th ng qu n lý tài li u i n t trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ch c Thông t s 02/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy nh tiêu chu n d li u thông tin u vào và yêu c u b o qu n tài li u l u tr i n t

Ngày 07/03/2019, Chính ph ã ban hành Ngh quy t s 17/NQ-CP v m t s nhi m v , gi i pháp tr ng tâm phát tri n Chính ph i n t giai o n 2019-2020, nh h ng n 2025;

B Tài chính ban hành Quy t nh s 1824/Q -BTC ngày 05/10/2018 c a B Tài chính phê duy t k ho ch th c hi n Quy t nh s 28/2018/Q - TTg ngày 12/7/2018 c a Th t ng Chính ph v vi c g i nh n v n b n i n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà n c;

B Tài chính ban hành Quy t nh s 456/Q -BTC ngày 28/3/2019 v vi c ban hành quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý VB T t i B Tài chính;

T ng c c Thu ã ban hành các v n b n ph c v ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n:

Quy t nh s 1538/Q -TCT ngày 10/8/2016 c a T ng c c Thu v vi c ban hành quy trình qu n lý v n b n và i u hành (eDocTC) t i c quan

Công v n s 3578/TCT-VP ngày 10/8/2016 c a T ng c c Thu v vi c h ng d n chi ti t quy trình x lý v n b n i n t thông qua h th ng eDocTC.

Quy t nh s 1539/Q -TCT ngày 10/8/2016 c a T ng c c Thu v vi c ban hành quy trình qu n lý v n b n và i u hành (eDocTC) t i C c Thu và Chi c c Thu

Công v n s 3579/TCT-VP ngày 10/8/2016 c a T ng c c Thu v vi c h ng d n chi ti t quy trình x lý v n b n i n t thông qua h th ng eDocTC c p C c Thu và Chi c c Thu ;

T ng c c Thu ban hành Thông báo s 444/TB-TCT ngày 05/11/2018 thông báo k ho ch tri n khai th c hi n Quy t nh 1824 c a B Tài chính.

Nhân squ n lý v n b n

Phòng Hành chính, V n phòng T ng c c Thu Công tác qu n lý v n b n do Phòng Hành chính m nh n Sau khi v n b n c luân chuy n x lý n các V / n v thì công ch c c a các V n v có trách nhi m qu n lý và b o qu n v n b n úng quy nh.

Phòng Hành chính thu c V n phòng T ng c c Thu có ch c n ng tham m u giúp Chánh V n phòng trong công tác V n th , l u tr , công tác hành chính v n phòng Vì v y, các ho t ng liên quan n ng d ng CNTT trong l nh v c này do Phòng Hành chính ch u trách nhi m Nhi m v c a Phòng Hành chính bao g m các ph n công vi c nh qu n lý v n b n i, qu n lý vn b n n, photocopy, in n, sao ch p tài li u, qu n lý v n b n, tài li u ã a vào l u tr c quan, trong các nhi m v ó thì nhi m v chi m ph n kh i l ng công vi c l n nh t c a phòng là công tác qu n lý v n b n.

Công tác qu n lý v n b n c ng ph i c th c hi n theo m t nguyên t c và trình t nh t nh, úng quy nh c a pháp lu t Vì v y, công ch c th c hi n công tác này c ng c n có trình v l nh v c này qu n lý t t, hi u qu v n b n c a c quan.

Ngoài các cán b Phòng Hành chính có nhi m v qu n lý còn có các cán b c a C c Công ngh thông tin c a T ng c c thu có nhi m v qu n lý, sao l u các thông tin d li u v v n b n trên h th ng qu n lý v n b n, m b o an toàn an ninh thông tin cho các h th ng ph n m m c a T ng c c Thu nói chung và ph n m m ng d ng qu n lý v n b n nói riêng.

T ng c c Thu không b trí cán b tin h c làm vi c V n phòng c ng nh các n v nghi p v khác, trong quá trình ho t ng n u ng d ngCNTT vào quy trình nghi p v nào thì C c CNTT s b trí nhân s theo l nh v c tri n khai tham gia ph i h p v i các n v nghi p v xây d ng, nâng c p, tri n khai ng d ng.

Ngày nay, các B , ngành u th c hi n theo l trình c a Chính ph v th c hi n Chính ph i n t Công tác qu n lý v n b n l i là m t trong nh ng v n c t lõi tri n khai Chính ph i n t Vì v y, công tác qu n lý v n b n l i ngày càng òi h i nhân s có trình tin h c, không ng ng nâng cao trình tin h c áp ng yêu c u chung.

H t ng k thu t và ph n m m

H t ng k thu t tri n khai ng d ng qu n lý v n b n ó chính là t p h p các thi t b ã c tính toán nh máy ch , máy tr m, các thi t b ngo i vi, thi t b k t n i m ng, thi t b m b o an ninh an toàn thông tin, các h th ng m ng c a c quan T ng c c Thuê.

T n m 2014 n tháng 8/2016 T ng c c Thu ch c n s d ng m t máy ch và các máy tr m a ng d ng qu n lý công v n tri n khai cho T ng c c Thu Các thi t b công ngh thông tin n gi n, ph n m m ch y trên n n công ngh t nh, thông tin nh p vào ng d ng và c l u l i, m i thông tin do ng i s d ng nh p a lên h th ng Tài nguyên c a h th ng ch ph i trang c p l n u, không b bi n ng v t c , n nh c a ch ng trình t ng i cao.

S d ng h th ng này không ph i tính n các thi t b an toàn an ninh thông tin, an toàn c a thông tin là tuy t i.

Giai o n này, m i n m T ng c c Thu qu n lý trên 40.000 v n b n n và h n 14.000 v n b n i ng d ng tính toán c t n ng v n b n nh vào vi c t các thu t toán, câu l nh t ng tính t n ng v n b n theo nguyên t c v n b n n n u có t trình c phê duy t và có v n b n i c phát hành thì c coi là hoàn thành vi c x lý V n b n luôn c qu n lý ch t ch và úng v i tình tr ng c a v n b n Vi c này giúp ích nhi u trong công tác ch o i u hành c chính xác, hi u qu , k p th i.

T tháng 8/2016 n nay, T ng c c Thu tri n khai ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành Vi c qu n lý v n b n c th c hi n trên môi tr ng m ng, các máy tr m ph i c k t n i m ng V n b n c Scan, luân chuy n và qu n lý trên môi tr ng m ng, vi c này làm T ng c c Thu ph i b trí nhi u tài nguyên l u tr d li u Tuy ã tính toán n ph n l u tr d li u, dung l ng d li u a lên ch ng trình ã c gi i h n nh ng ch a áp ng k p s gia t ng v s l ng d li u kh ng trên ch ng trình ( n ngày 31/5/2019 t ng s v n b n l u trên h th ng là 4.797.777 v n b n) d n n máy ch luôn r i vào tình tr ng quá t i Tr c tình hình ó C c Công ngh Thông tin c a T ng c c Thu b sung tài nguyên l u tr k p th i s li u, tài nguyên ph c v ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành 03 n m c th hi n t i B ng 2.1 – Tài nguyên ph c v v n hành ch ng trình.

B ng 2.1 Tài nguyên ph c v v n hành chơ ng trình eDocTC

Ngoài các yêu c u v c s h t ng nêu trên thì còn nhi u các yêu c u khác liên quan n qu n lý d li u trên h th ng nh yêu c u v b o m t thông tin d li u, yêu c u v sao l u ph c h i d li u; an toàn i v i tài kho n s d ng, nh t ký s d ng…

Các h t ng trên m i ch ph c v cho công tác qu n lý v n b n i, v n b n n mà ch a qu n lý c tài li u l u tr d li u.

Kinh phí th c hi n

T ng c c Thu ã ng d ng CNTT vào công tác QLVB t nh ng n m

1994 nh ng ch n gi n, s d ng máy tính cá nhân c a công ch c theo dõi v n b n i n trên excel, không c b trí kinh phí riêng.

N m 2004, T ng c c Thu ã b trí kinh phí tri n khai ch ng trình qu n lý công v n cho c quan T ng c c Thu và C c Thu các t nh v i chi phí là: 200.000.000 ng Ph n m m c thuê công ty ph n m m bên ngoài vi t và T ng c c Thu nh n bàn giao tri n khai cho các n v trong ngành. Ngu n kinh phí c b trí t kinh phí d án u t cho CNTT hàng n m.

N m 2016, T ng c c Thu c B Tài chính tri n khai ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành ngành Tài chính, kinh phí do B Tài chính chi tr , các n v ti p nh n s d ng Nay T ng c c Thu chu n b tri n khai m r ng cho các C c Thu a ph ng thì ph i xây d ng d toán t n m 2018, ng ký d toán v i n v d toán chi c a T ng c c t ng h p trình c p có th m quy n (B Tài chính) phê duy t kinh phí Sau khi d toán c duy t B Tài chính s c p kinh phí cho h ng m c CNTT n m trong t ng s kinh phí c a ngành Thu ,

V Tài v Qu n tr s phân b kinh phí ph c v chi CNTT toàn ngành v cho

C c CNTT qu n lý, th c hi n Vi c phân b s d a vào bài toán th c t c a C c CNTT, u t có tr ng i m, t thí i m r i m i tri n khai di n r ng, không u t dàn tr i tránh r i ro Do s d ng kinh phí nhà n c c p nên các h ng m c c n c phê duy t r i m i c p kinh phí d n n vi c u t cho ng d ng công ngh thông tin hay b ch m, ch a k p th i.

Tình hình tri n khai ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n

Ph n m m qu n lý v n b n t i T ng c c Thu

Vi c ng d ng CNTT vào qu n lý v n b n c lãnh o T ng c c Thu quan tâm t r t lâu, kh i l ng v n b n c n qu n lý l n nên nhu c u a tin h c vào qu n lý là nhu c u c p bách, T ng c c Thu b t u a ph n m m vào qu n lý v n b n c a T ng c c và các C c Thu t n m 2004 Ph n m m này có tên g i “Qu n lý công v n” Tuy nhiên, ph n m m có nhi u h n ch trong quá trình th c hi n, thi t k theo mô hình t nh, không k t n i m ng internet, ch ng ký thông tin c a v n b n, t trình, ghi chú l i các thông tin c n thi t liên quan, không luân chuy n x lý trên ng d ng Tra c u tìm ki m thông tin v n b n b h n ch , ch cho ra k t qu khi nh p úng thông tin nh ban u nh p vào…

Nh m nâng cao m c ng d ng CNTT i v i công tác này, k t h p ch o i u hành và ph c v cho tri n khai Chính ph i n t t tháng 8/2016 n nay T ng c c Thu ã xây d ng, tri n khai ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành Tên g i y c a ng d ng là Ch ng trình Qu n lý v n b n và i u hành ngành Tài chính (tên g i t t là eDocTC) ây là ph n m m dùng chung cho ngành Tài chính Ph n m m c B Tài chính tri n khai áp d ng cho toàn ngành, B xây d ng các phân h T ng c c nghiên c u a các quy trình th c hi n t khâu ti p nh n n l u h s vào ch ng trình này.

Ph n m m qu n lý v n b n và i u hành c xây d ng d a trên n n công ngh Web Based, c nâng c p t ph n m m edocman c a B Tài chính ây là m t ng d ng c l p, ch a tích h p c v i các h th ng khác H th ng c xây d ng v i m c ích ph c v và qu n lý các quy trình i u hành c a B Tài chính n các n v tr c thu c H th ng t ng thích v i các trình duy t ph bi n hi n nay nh Internet Explorer, Morilla Firefox, Google Chome, Safari; T ng tác v i mail Exchange nh c vi c x lý v n b n, công vi c, l ch làm vi c t i ng i dùng; áp ng kh n ng tùy bi n: Qu n tr h th ng có th tr c ti p tùy bi n (không c n thi t ph i có i u ch nh mã ngu n ph n m m) các quy trình nghi p v trong x lý v n b n, công vi c; l u l i v t ng chuy n c a v n b n m t cách t ng minh và tr c quan hóa b ng hình nh NSD d theo dõi Các quy trình ho t ng s c qu n lý và th c hi n thông qua các quy trình x lý và trao i thông tin trên m ng qua các ch c n ng c a ph n m m c thi t k theo tác nghi p c a m t nhóm i t ng.

Ph n m m qu n lý v n b n và i u hành c a T ng c c Thu xây d ng bao g m 11 phân h , m i phân h m nh n m t ch c n ng.

- Phân h qu n lý h s công vi c

Ngoài các phân h , ch c n ng chính nêu trên, ch ng trình còn có các phân h v i tính n ng b tr nh : Giao vi c- theo dõi ch o, g i nh n liên thông, qu n lý tài li u dùng chung, phân h l ch lãnh o, phòng h p, l ch s d ng xe, thông báo n i b , phân h c ng tác, phân h n i b

Hình 2.1 Các phân h trên chơ ng trình

Tu theo t ng v trí công tác mà cán b có ch c n ng, nhi m v và quy n h n nh t nh i u này c th hi n thông qua vi c phân quy n truy c p trong ch ng trình qu n lý v n b n M i cán b công ch c u c cung c p quy n truy c p ch ng trình riêng v i tên ng i s d ng và m t kh u ng nh p.

Hình 2.2 Màn hình ng nh p chơ ng trình

Ng i s d ng trên ch ki m nh ng v n b n, tài li u chuy n x lý v n b n ng trình ch có quy n x lý và tra c u/ tìm c luân chuy n n mình theo quy trình luân

Qu n lý v n b n n

V n b n n c hi u là nh ng v n b n do các c quan bên ngoài g i n Trong ho t ng c a mình T ng c c Thu th ng xuyên nh n c r t nhi u các v n b n do các c quan bên ngoài g i n v i m c ích cung c p thông tin bi t, th c hi n, ho c báo cáo, ho c h ng d n, ho c xin ý ki n ch o

Theo quy ch làm vi c, quy ch v n th c a T ng c c Thu v n b n n t b t k hình th c nào u c ng ký vào ph n m m qu n lý v n b n c a T ng c c Thu , do ó r t d dàng th ng kê c v n b n n t âu, n i dung, th i h n x lý.

Giai o n t n m 2014 n tháng 8/2016 Giai o n này, v n b n n ch y u là b n gi y c g i n qua ng b u i n ho c v n b n c g i tr c ti p t i Phòng Hành chính – V n phòng T ng c c Thu ho c ng i n p thu ph n ánh tr c ti p t i c quan thu xong c cán b ti p ón ghi l i thành biên b n T t c v n b n n c v n th ng ký vào ch ng trình qu n lý v n b n và trình các c p lãnh o ch o gi i quy t.

V n b n n c v n th qu n lý các thông tin nh : S ký hi u, ngày tháng, n i g i, ngày n, mã v n b n n, kh n, n i dung, h n x lý c a v n b n, lo i v n b n, quá trình x lý v n b n Các thông tin này c v n th nh p lên h th ng và c l u ngay vào h th ng không c n th c hi n ch c n ng ghi l i hay b m nút l u V n b n c qu n lý trên h th ng s tra c u, tìm ki m l i c thông tin v n b n ã nh p ph c v công tác tham m u cho lãnh o các c p trong ch o i u hành công vi c Vi c tìm ki m d a trên các tiêu chí nh p, ng i dùng d dàng tìm ki m c v n b n ã nh n t nhi u n m tr c Trên h th ng này v n b n ch c qu n lý v các thông tin trên v n b n, không a c n i dung chi ti t c a v n b n lên h th ng. qu n lý t t các v n b n n ch ng trình qu n lý v n b n còn có ch c n ng báo cáo, các báo cáo liên quan v n b n n: Báo cáo v n b n n ch a hoàn thành vi c x lý, báo cáo v n b n n theo n i nh n.

Nhìn chung, giai o n này v n b n n c qu n lý ch t ch t khâu ti p nh n n khâu luân chuy n v n v x lý.

Giai o n t tháng 8/2016 n tháng 8/2019, T ng c c Thu ã tri n khai ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành V n b n n không ch là v n b n gi y mà còn nh n c qua h th ng qu n lý v n b n và i u hành.

V n b n nh n c qua h th ng là v n b n i n t , v n b n gi y nh n c tùy lo i s c v n th s hóa (scan) a lên ch ng trình luân chuy n x lý, do ó mà qu n lý c toàn v n c a v n b n n Vi c ng ký v n b n i n t n t ng t nh ng ký v n b n gi y, tuy nhiên ng ký v n b n n giai o n này c th c hi n trên môi tr ng m ng và có thêm các tr ng thông tin nh xu t n v ch trì, n v ph i h p, file ính kèm, s t Sau khi ng ký xong v n th ph i b m nút “c p s ” và “ghi l i” thì thông tin m i c l u tr trên h th ng, n u quên b m nút này thì v n b n không c c p s , l u, khi nh p v n b n khác s b m t d li u ã nh p.

Các thông tin v ngày gi ti p nh n, luân chuy n x lý, ng i nh n, ng i chuy n s c lu l i trên ch ng trình m t cách t ng minh và theo úng l ch s x lý Các báo cáo c ng chi ti t và áp ng c yêu c u qu n lý, bao g m các báo cáo nh S chuy n, báo các tình tr ng gi i quy t v n b n t i các vai trò…Sau khi có ý ki n ch o V n b n gi y c chuy n n n v ch trì x lý.

Theo s li u c chi t xu t t các ph n m m QLVB c a T ng c c Thu , s li u v n b n n qua các n m c th hi n t i B ng 2.2 Th ng kê s l ng v n b n n qua các n m.

B ng 2.2 Th ng kê s l ng v n b n n qua các n m

Qua b ng s li u trên ta th y n m 2014, 2015 T ng c c Thu ch a s d ng ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành nên ch có s li u v n b n n là b n gi y.

Qu n lý v n b n i

V n b n i c chuyên viên so n th o và có trách nhi m xu t m c

, m t, kh n và trình lãnh o các c p duy t và ký, ph i c v n th c quan có trách nhi m ng ký vào s tr c khi phát hành Theo quy nh chung c a nhà n c, t t c các v n b n do c quan T ng c c Thu ban hành u ph i c làm th t c ng ký t i b ph n v n th c quan Cán b v n th có trách nhi m qu n lý, theo dõi v n b n i ph i th c hi n các nghi p v nh ki m tra v th th c, n i dung và th m quy n ký v n b n, ghi s cho v n b n sau ó m i óng d u ban hành.

C ng t ng t nh v n b n n, thông tin u vào c a v n b n i c qu n lý d a trên yêu c u qu n lý th c ti n và theo s h ng d n c a các c quan c p trên v công tác v n th - l u tr Ch ng trình qu n lý v n b n i b ng máy tính c thi t k ph i m b o l u tr c nh ng thông tin c n thi t c a m t v n b n, các n i dung ó bao g m thông tin v s , ký hi u v n b n; thông tin v n v so n th o v n b n; thông tin v ng i ký v n b n, thông tin v trích y u n i dung v n b n, Ngày i; Ngày ký; Ng i ký; m t/ kh n/ h a t c/ th ng; S b n; Ng i so n th o; N i nh n; n v l u, các thông tin này s ph c v cho ho t ng qu n lý c a c quan và nhu c u s d ng v n b n ph c v cho ho t ng chuyên môn c a các chuyên viên trong c quan T ng c c Thu là c quan có s trao i b ng v n b n v i nhi u c quan nhà n c khác, v i m i ng i dân và doanh nghi p Do ó, s l ng v n b n i hàng ngày phát hàng t ng i l n V n b n i c a

T ng c c Thu c qu n lý trên nhi u lo i s khác nhau, m i lo i s c g n v i tên lo i v n b n.

M i giai o n ng d ng công ngh thông tin mà qu n lý v n b n i t i

T ng c c Thu là khác nhau Giai o n s d ng ch ng trình “Qu n lý v n b n” thì v n b n i c phát hành hoàn toàn là b n gi y, con d u s d ng m c t i và do V n th c quan t tay óng lên b n gi y, các thông tin v v n b n c l u trên h th ng còn b n g c v n b n c l u tr b ng b n gi y Giai o n tri n khai ch ng trình “Qu n lý v n b n và i u hành” vi c qu n lý v n b n l i òi h i cao h n, V n th c quan v t v h n trong khâu phát hành V n b n i v a phát hành b n gi y v a phát hành i n t i v i các n v ã áp ng c yêu c u g i nh n v n b n i n t

V n b n i phát hành b ng con ng i n t thu n ti n, nhanh chóng h n b ng phát hành b n gi y, tuy nhiên m b o an toàn an ninh thông tin không cao b ng phát hành v n b n gi y Tr ng h p m ng b ngh n hay do l i ng truy n thì v n b n b treo âu ó không g i c n ng i nh n Mu n ki m tra tình tr ng c a v n b n này ph i nh n cán b h th ng có trình v CNTT m i có k t qu qu n lý t t các v n b n i, trên ph n m m qu n lý v n b n và i u hành có xây d ng các báo cáo nh : Báo cáo th ng kê v n b n i, báo cáo th ng kê v n b n i theo lo i s T ng c c Thu v n có th tìm ki m c các v n b n i ã so n th o cách ây hàng ch c n m nh vào tính n ng tìm ki m v n b n i Các v n b n i trong giai o n s d ng ph n m m qu n lý v n b n và i u hành c ký s c a t ch c ho c scan v n b n ã óng d u, ký tr c ti p c a cá nhân có th m quy n, phát hành qua ch ng trình S d ng ch ký s tuy nhanh nh ng c ng có nhi u b t c p và h n ch mà chúng ta ch a l ng tr c c h t các r i ro.

V n b n i c th ng kê và báo cáo cu i m i n m chi ti t s v n b n i c phát hành qua các n m c th hi n t i B ng 2.3.

B ng 2.3 Th ng kê s l ng v n b n i qua các n m

N m 2016, T ng c c Thu m i th c hi n qu n lý v n b n trên ch ng trình qu n lý v n b n trên môi tr ng m ng, th c hi n s hóa v n b n i b ng cách scan, g n ch ký s c a t ch c trên v n b n sau khi ã c ký t i trên b n g c.

Qu n lý v n b n n i b

Bên c nh v n b n i và n, m b o cho ho t ng qu n lý c thông su t, trong h th ng v n b n c a c quan T ng c c Thu còn ngu n v n b n n i b V n b n n i b bao g m m t s lo i sau: Công v n c a V n phòng, công v n hành chính, báo cáo, thông báo, n i quy, quy ch , v n b n trao i thông tin gi a các n v Ngu n v n b n này c hình thành trong n i b c quan, t V n phòng ho c các V / n v ch c n ng t o l p g i cho nhau và không ban hành ra bên ngoài.

Vi c ban hành lo i v n b n này c ng t ng t nh i v i v n b n i nh ng thay vì ban hành ra ngoài, v n b n này s c công b trong n i b c quan ho c g i cho các n v trong T ng c c mà không qua b ph n v n th c a T ng c c Thu ng ký và l y d u.

Lo i v n b n này c s d ng vào các m c ích nh thông báo ý ki n trong n i b , ngh ph i h p x lý công vi c n v ban hành v n b n s làm nhi m v gi b n l u c a v n b n S li u luân chuy n trên phân h qu n lý v n b n n i b c th ng kê t khi tri n khai ch ng trình qu n lý v n b n nh sau: N m 2016:1.383 v n b n; N m 2017: 1.973 v n b n; N m 2018: 1.637 v n b n, ên tháng 8 n m 2019 là 1.217 v n b n.

V n b n n i b là m t ngu n thông tin vô cùng quan tr ng Nó giúp cho các V / n v trong c quan T ng c c Thu có th ph i h p x lý công vi c mang l i hi u qu cao; hay thông báo thông tin n n i b n v hay toàn th cán b công ch c, viên ch c nhanh nh t B i v y, qu n lý v n b n n i b trong c quan c n c chú tr ng h n n a t các khâu nh xin ý ki n, phát hành, l u v n b n m b o c tính th ng nh t trong công tác qu n lý v n b n trong c quan.

2.3.5 Ph ư ng th c và cách th c qu n lý v n b n t i T ng c c Thu

Có th nói công tác qu n lý v n b n t i T ng c c Thu ngày càng ng d ng thành t u và ti n b c a khoa h c công ngh cao h n nh m nâng cao n ng su t, hi u qu và t ng b c t ng hóa quy trình qu n lý và theo dõi v n b n.

T ng C c Thu là n v i u trong ngành Tài chính v tri n khai qu n lý v n b n thành quy trình tròn Trong quá trình th c hi n nhi m v

T ng c c Thu xây d ng các quy trình nghi p v theo tiêu chu n c a h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001: 2008, trong ó bao g m c các quy trình trong l nh v c V n th l u tr nh quy trình ng ký và qu n lý v n b n n, quy trình phát hành và qu n lý v n b n i, quy trình l u tr h s , quy trình t trình …t quy trình chu n ã ban hành xây d ng các quy trình tác nghi p trên ng d ng qu n lý v n b n và i u hành, i n t hóa các quy trình x lý t o các lu ng luân chuy n và x lý khoa h c, m b o ph c v t t công tác tham m u, t ng h p và gi i quy t công vi c hàng ngày có hi u qu

Tr c ây, khi CNTT ch a phát tri n thì vi c qu n lý v n b n m t nhi u th i gian và công s c Ngày nay, v i s phát tri n m nh m c a CNTT v i nhi u thành t u thi t th c thì vi c qu n lý v n b n tr nên n gi n, thu n ti n, nhanh chóng, chính xác, hi u qu lâu dài S d ng ph n m m qu n lý v n b n không nh ng ghi l i thông tin mà còn trao i thông tin v i các c quan trong h th ng, trao i thông tin v i các n v ngoài ngành Theo quy nh c a Thông t 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 c a B N i V h ng d n qu n lý v n b n thì t t c khâu liên quan n v n b n u ph i m s theo dõi T khi ng d ng CNTT vào công tác này thì toàn b h th ng s sách c th c hi n trên máy tính, trên ph n m m qu n lý v n b n.

Hi n nay, T ng c c Thu ang trong giai o n quá th c hi n V n phòng không gi y t , ang chu n b v n b n quy nh, xây d ng quy trình th c hi n d n d n không dùng b n gi y thì vi c qu n lý song song trên c hai hình th c là r t h p lí Vau khi v n b n x lý xong hình thành h s thì c ng qu n lý theo ph ng th c song song v a b n gi y v a d li u i n t là m t cách m b o an toàn.

Phương th c và cách th c qu n lý v n b n t i T ng c c Thu

V i m c miêu T ng c c Thu t ra cho công tác ng d ng CNTT trong qu n lý và i u hành nh ã trình bày trên, qua th c tr ng ng d ng CNTT vào QLVB thì h c viên ánh giá v công tác này t i T ng c c Thu nh sau:

- Nh vi c ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n giúp công vi c trong c quan c bi t là công tác v n th c th c hi n nhanh chóng h n Công tác qu n lý v n b n c n gi n h n, hi u qu h n, ph c v t t h n trong công tác ch o i u hành V n b n sau khi ti p nh n qua x lý s c ng ký s trên h th ng, qu n lý c toàn b n i dung c a v n b n, l u tr c toàn v n c a v n b n mà không t n nhi u di n tích S d ng ph n m m qu n lý v n b n và i u hành giúp vi c luân chuy n v n b n i n t c ng c th c hi n nhanh h n.

Trong qu n lý v n b n n, các thông tin s c n v x lý n m c thông tin nhanh h n và v n th c quan không ph i photocopy chuy n cho các n v x lý v i vai trò ph i h p, các n v ch ng trong x lý v n b n, không b g p nhi u. i v i qu n lý v n b n i: Vi c qu n lý và phát hành v n c ng không ph i photocopy nhi u và mang l i hi u qu cao trong công vi c c bi t, tr c kia ch a s d ng v n b n i n t thì vi c tra c u v n b n i r t ph c t p và t n nhi u th i gian, hi n nay vi c tìm ki m n gi n h n r t nhi u, v n th ch c n gõ s ký hi u, n m ban hành v n b n s c li t kê ra.

Khi ch a s d ng ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành thì vi c qu n lý v n b n c ng khó kh n nhi u trong vi c xác nh ai là ng i ang gi v n b n này, ai là ng i ang x lý h s này, sau khi tri n khai ng d ng qu n lý v n b n và i u hành thì công vi c này tr nên n gi n và rõ ràng vì

Nh n xét chung v th c tr ng ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n t i T ng c c thu

K t qu t ư c

- Nh vi c ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n giúp công vi c trong c quan c bi t là công tác v n th c th c hi n nhanh chóng h n Công tác qu n lý v n b n c n gi n h n, hi u qu h n, ph c v t t h n trong công tác ch o i u hành V n b n sau khi ti p nh n qua x lý s c ng ký s trên h th ng, qu n lý c toàn b n i dung c a v n b n, l u tr c toàn v n c a v n b n mà không t n nhi u di n tích S d ng ph n m m qu n lý v n b n và i u hành giúp vi c luân chuy n v n b n i n t c ng c th c hi n nhanh h n.

Trong qu n lý v n b n n, các thông tin s c n v x lý n m c thông tin nhanh h n và v n th c quan không ph i photocopy chuy n cho các n v x lý v i vai trò ph i h p, các n v ch ng trong x lý v n b n, không b g p nhi u. i v i qu n lý v n b n i: Vi c qu n lý và phát hành v n c ng không ph i photocopy nhi u và mang l i hi u qu cao trong công vi c c bi t, tr c kia ch a s d ng v n b n i n t thì vi c tra c u v n b n i r t ph c t p và t n nhi u th i gian, hi n nay vi c tìm ki m n gi n h n r t nhi u, v n th ch c n gõ s ký hi u, n m ban hành v n b n s c li t kê ra.

Khi ch a s d ng ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành thì vi c qu n lý v n b n c ng khó kh n nhi u trong vi c xác nh ai là ng i ang gi v n b n này, ai là ng i ang x lý h s này, sau khi tri n khai ng d ng qu n lý v n b n và i u hành thì công vi c này tr nên n gi n và rõ ràng vì t i m i báo cáo chi ti t tình tr ng x lý v n b n n u có thông tin cán b x lý Vi c xem l i t ng b c x lý h s công vi c c ng n gi n nh h th ng qu n lý v n b n và i u hành.

H th ng qu n lý v n b n và h s công vi c ã giúp cho Lãnh o và chuyên viên ki m soát c công vi c m t cách ch t ch , ki m soát c công vi c c n x lý, công v n n h n, quá h n tr l i, công v n ã chuy n i… Giúp cho quy trình x lý công v n, công vi c ngày m t ch t ch và chuyên nghi p h n Công tác tra c u, tìm ki m v n b n c th c hi n nhanh chóng khi c n, ti t ki m th i gian x lý công vi c và t ng n ng su t lao ng; gi m chi phí cho ngu n nhân l c do ã c máy móc h tr nhi u; em n môi tr ng làm vi c hi n i, n gi n, g n g i v i cá nhân ng i s d ng.

T ó, giúp t ng c ng kh n ng lãnh o i u hành c a Lãnh o c quan m t cách nhanh chóng, k p th i v i th i gian ng n nh t.

- Qua công tác ng d ng CNTT vào qu n lý v n b n ã th c hi n nghiêm theo ch o c a ng, Nhà n c và Chính ph v y m nh ng d ng CNTT qua các giai o n, không nh ng th c hi n theo úng k ho ch, l trình phát tri n mà còn i u trong ng d ng ph n m m qu n lý v n b n trên môi tr ng m ng, có th luân chuy n x lý qua các vai trò, ghi l i thông tin x lý, l ch s x lý, y các báo cáo u ra áp ng yêu c u công vi c.

- Vi c tri n khai ch ng trình QLVB và i u hành ã góp ph n t o n n t ng b c u xây d ng Chính ph i n t theo Ngh quy t s 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 c a Chính ph v Chính ph i n t ây là m t b c i u tiên c a ngành Thu trong quá trình th c hi n xây d ng v n phòng không gi y t

- Ch ng trình QLVB và i u hành c b n áp ng c yêu c u qu n lý v n b n i n, n i b , ch ng trình cho phép tin h c hóa các quy trình nghi p v qu n lý v n b n, qu n lý nghi p v l u tr , qu n lý l ch làm vi c c a lãnh o, l ch xe phòng h p n u nh t t c cùng tham gia.

- Xây d ng và ban hành các quy trình th c hi n c th t i các vai trò là tài li u b t k công ch c nào khi m i vào ngành u tham gia c mà không ph i m l p ào t o riêng cho các công ch c m i.

- Th c hi n g i nh n thành công v n b n lên tr c liên thông v n b n qu c gia thông qua Hub c a B Tài chính.

- 100% v n b n i, n c ng ký, c p nh t các tr ng thông tin và quét lên h th ng (v n b n n quy nh lo i c quét lên h th ng tránh quá t i).

- Tri n khai s d ng ch ng trình c ng làm thay i v ph ng pháp qu n lý, ch o i u hành, ch o c a các c p cho t i chuyên viên x lý v n b n, giúp công tác ch o i u hành c k p th i, t k t qu t t, giúp ti t ki m th i gian, ti t ki m chi phí, t ng kh n ng khai thác, x lý thông tin v n b n c a các c p.

- Các ti n ích c a ph n m m ã giúp công khai minh b ch trong qu n lý hành chính, nâng cao k ch ng, k lu t trong ho t ng công v

T n t i, h n ch

- V quy trình th c hi n v n b n n: Ch m t s các n v trong h th ng thu ã s d ng v n b n i n t nên v n b n nh n c ph i a vào s hóa nhi u, t n nhi u th i gian c a V n th nh ph i bóc bì, d ghim, scan, ghim l i…

Chuyên viên x lý v n b n khi t o h s trình có g n lên ch ng trình qu n lý v n b n trình i n t , nh ng các bút phê ch o l i th c hi n trên b n gi y và các thông tin v ý ki n ch o c b ph n th ký c a lãnh o T ng c c c p nh t lên h th ng Vi c này t n nhi u th i gian mà ch a khoa h c.

- Qu n lý v n b n trong giai o n chuy n giao gi a s d ng ph n m m m i và ph n m m c ch a c hi u qu D li u sau khi chuy n i sang ph n m m m i ch chuy n i c các thông tin v v n b n và n v ch trì ph i h p, không y nh các thông tin ã nh p.

- ng d ng CNTT trong công tác v n th ã làm cho c quan thi u chú tr ng n vi c c p nh t vào s theo dõi, c ng nh th c hi n quy trình công tác v n th , l u tr trên gi y T ó d n n có lúc ch a b o m th c hi n úng quy nh v công tác v n th , l u tr theo quy nh;

- H th ng qu n lý v n b n trên máy tính c a m i chuyên viên trong b ph n v n th u c cung c p tên ng nh p vào h th ng, tuy nhiên m i chuyên viên c c p t hai vai trò tr lên v a x lý công vi c so n th o v n b n và v a th c hi n ti p nh n, phát hành v n b n qua ch ng trình qu n lý v n b n Vi c này tuy không nh h ng nhi u n ti n tri n khai công vi c nh ng gây phi n hà cho ng i dùng.

- M i m ng công v n ( i, n) c c p m t tài kho n nh n, chuy n v n b n, do m t cá nhân ch u trách nhi m qu n lý, tài kho n này ch c p c cho m t máy tính, tuy nhiên m i b ph n l i có nhi u công ch c cùng th c hi n m t công vi c do ó gây khó kh n m i khi chuy n i v trí công tác. Khi chuy n i tài kho n cho ng i khác d li u s b h n ch trong vi c tìm ki m, khai thác d li u.

- M t khó kh n l n nh t c a ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n là thao tác h u h t u s d ng trên máy tính có k t n i m ng V y nên n u c quan b m t m ng thì toàn b h th ng s ph i dng ho t ng.

- S l ng v n b n n, v n b n i ph i x lý trong ngày quá nhi u, t ó vi c nh m l n hay xót ho c th t l c v n b n v n còn di n ra, nh h ng không nh n vi c gi i quy t công vi c chung c a c quan;

- B ph n v n th là trung tâm u m i trong vi c ti p nh n x lý v n b n liên quan n ho t ng c a c quan Vi c th c hi n nghi p v công tác v n th òi h i ph i chính xác, k p th i và nhanh chóng, i ng công ch c th c hi n công tác v n th c n có trình chuyên môn phù h p Nh ng th c t , có m t s cán b công ch c không qua ào t o v chuyên môn nghi p v công tác v n th , nên quá trình b o qu n h s tài li u ch a th c hi n úng quy nh và qu n lý v n b n Nhà n c.

- Tuy quy trình th c hi n ã c i u ch nh cho phù h p v i ho t ng qu n lý c a T ng c c Thu tuy nhiên m t s quy trình tác nghi p trên ph n m m còn c ng nh c không áp ng c nghi p v c thù c a c quan.

Ví d : Vi c xin ý ki n c a các n v bên ngoài c quan khi xây d ng v n b n xin ý ki n thì liên k t c v i v n b n n liên quan hình thành h s công vi c, nh ng khi các n v tr ý ki n tham gia không th c hi n tr tham gia ý ki n ó v úng v n b n n liên quan, tính linh ho t không cao.

- S d ng song song hai hình th c gi y và i n t nên ng i s d ng ch a d dàng thay i thói quen, v n thích làm vi c theo ph ng th c truy n th ng nên ch a nh n c s tích c c luân chuy n h s trình qua h th ng. phát huy hi u qu trong tri n khai v n b n i n t thì h n ai h t lãnh o c quan ph i g ng m u th c hi n và ch o sát sao thì vi c ng d ng qu n lý v n b n trên môi tr ng m ng m i i vào n n p và hi u qu T i T ng c c Thu kh i l ng công vi c c a lãnh o T ng c c c ng nh lãnh o V nhi u, không có th i gian v a x lý trên gi y l i vào ph n m m x lý.

- Vi c ng d ng QLVB trên môi tr ng m ng yêu c u c n ph i c trang b thi t b thông minh m i lúc m i n i lãnh o/ cán b v n có th x lý c công vi c mà không c n ng i vào bàn làm vi c Nh ng T ng c c Thu v n ch a c trang b ph ng ti n thông minh ph c v t t h n trong công tác ch o i u hành.

- Ph n m m eDocTC ch a áp ng c hoàn toàn các yêu c u t i Quy t nh 28/2018/Q -TTg, yêu c u t ra là ph i xây d ng ph n m m m i ho c s a i, nâng c p ph n m m trên áp ng các yêu c u.

- Ph n m m QLVB c a T ng c c Thu ch a tích h p c ký s c a cá nhân V n b n i n t c a T ng c c Thu m i ch d ng s hóa t v n b n gi y.

- Do T ng c c Thu tri n khai theo ph ng th c t p trung d li u c l u t p trung t i T ng c c Thu , d li u ngày m t gia t ng nên t c c a ch ng trình qu n lý v n b n trên môi tr ng m ng s b nh h ng n t c x lý khi có nhi u ng i cùng truy c p h th ng N u có s c x y ra thì c h th ng s d ng ho t ng.

Th c t ã có nh ng l n h th ng x y ra s c , không th ng ký v n b n n lên ch ng trình qu n lý v n b n, v n th ph i nh p ra ngoài theo dõi v n b n n, d li u nh p t b n Word hay excel thì không a vào c h th ng khi h th ng ho t ng tr l i làm t n nhi u công s c c a cán b

Nguyên nhân

- Vi c hi n i hóa ho t ng qu n lý v n b n t i t ng c c Thu ch a c lãnh o T ng c c Thu th c s chú tr ng Vi c ng d ng CNTT trong ho t ng c a c quan ã c T ng c c tri n khai t lâu, tuy nhiên, vi c ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n n, v n b n i c a b ph n v n th ch a th c s c chú tr ng và u t thích áng;

- Nguyên nhân ch quan u tiên ph i nh c n ó chính là t duy c a công ch c làm công tác v n th Do ã quá quen v i l l i làm vi c c nên khi ph i thay i ph ng th c làm vi c t th công sang máy móc khi n cho công ch c khá lúng túng.

- Hàng ngày, v n th c quan ph i ti p nh n m t kh i l ng v n b n n T ng c c Thu là r t l n, nên nhi u lúc còn b nh m l n trong vi c s p x p th t kh n h a t c d n n vi c ng ký v n b n n trên h th ng còn ch m.

- Do môi tr ng pháp lý c a Nhà n c: Theo tác gi nguyên nhân chính c a nh ng t n t i nêu trên là do kinh nghi m tri n khai c a c quan nhà n c c giao tham m u tri n khai CP T trên c n c còn h n ch Do ó ch a tham m u t t trong vi c ban hành các v n b n h ng d n phù h p ho c các v n b n ban hành ra ch h p lý, hi u qu trong th i gian ng n, n nay không còn phù h p, các quy nh tr nên l c h u không áp ng c yêu c u v chính xác, tính xác th c và toàn v n c a v n b n.

- Thi u s quan tâm, ch o ng b , quy t li t t c p trên Các v n b n h ng d n ch a ban hành k p th i ngay t nh ng ngày u tri n khai. Chính ph ch a xây d ng c quy nh, y u t b t bu c khi tri n khai

CP T ngay t u ban hành k ho ch d n n các B ngành lúng túng, m i n v xây d ng theo m t h th ng khác nhau.

- Quy t nh 28/2018/Q -TTg ngày 12/7/2018 c a Th t ng Chính ph , Thông t s 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy nh quy trình trao i, l u tr , x lý d li u i n t trong công tác v n th , các ch c n ng c b n c a H th ng qu n lý tài li u i n t trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ch c Thông t s 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy nh tiêu chu n d li u thông tin u vào và yêu c u b o qu n tài li u l u tr i n t ban hành sau khi B Tài chính, T ng c c Thu tri n khai ph n m m eDocTC T i th i i m tri n khai ch ng trình eDocTC ch a có quy nh các n i dung liên quan n vi c truy n nh n d li u i n t liên thông v i các B , ngành, UBND các t nh, ch a yêu c u ký s c a c p có th m quy n và m t s tiêu chí khác quy nh t i các v n b n nêu trên Do ó m t s n i dung c b n ch a áp ng c các yêu c u c a các v n b n nêu trên: Ch a có ch c n ng ti p nh n thông tin ph n h i tr ng thái x lý v n b n i n t quy nh t i i m d kho n 2 i u 10 Q s28/2018/Q -TTg; Ch a có các ch c n ng áp ng yêu c u liên quan n nghi p v ký s v n b n i n t c a các c p, ký s t ch c, hình th c và cách th c hi n th ch ký s theo h ng d n t i Thông t 01/2019/TT-BNV: Ch c n ng l p h s công vi c i n t ch a úng yêu c u c a Thông t s 01/2019/TT-BNV và Thông t s 02/2019/TT-BNV; Các tr ng thông tin trong qu n lý v n b n ch a áp ng yêu c u c a Thông t s 01/2019/TT-BNV.

- Do ph n m m là B Tài chính tri n khai n các T ng c c nên có nhi u i m không phù h p v i mô hình c a các T ng c c, quy trình th c hi n thi u s linh ho t.

- Trong quá trình th c hi n n v t v n ch a có kinh nghi m trong tri n khai theo quy trình tròn, nên không l ng tr c c các tình hu ng.

- Y u t khách quan không kém ph n quan tr ng ó là s bùng n nhanh c a công ngh thông tin CNTT phát tri n ngày càng m nh m , òi h i các ho t ng c ng ph i phát tri n lên m c cao h n, tinh vi h n, ph c v hi u qu i s ng kinh t xã h i.

Công v n gi y t là m t trong nh ng ph ng ti n thông tin c n thi t trong m i ho t ng c a Nhà n c Nó ra i không ch do nhu c u giao ti p và truy n thông tin, mà còn do nhu c u qu n lý Nhà n c Vì v y công tác v n th ã c xem nh ch c n ng qu n lý và tr thành i u ki n không th thi u c i v i vi c phát tri n và hoàn thi n xã h i T ch c h p lý công tác v n th s có nh h ng t t n ch t l ng ho t ng qu n lý Nhà n c nh tính linh ho t, tính b n v ng, tính t ch c và ti t ki m.

Công tác qu n lý v n b n hành chính chi m m t v trí và vai trò quan tr ng trong ho t ng qu n lý hành chính nhà n c c a m t c quan.

Có th hi u, công tác v n th là công tác nh m m b o thông tin v n b n, ph c v ho t ng qu n lý, i u hành c a c quan, t ch c ng tr c yêu c u i m i c a Nhà n c ta hi n nay, c bi t là trong công cu c c i cách n n hành chính qu c gia cho phù h p v i n n kinh t th tr ng nh h ng xã h i ch ngh a ang di n ra sôi ng t trung ng n a ph ng, không th không nói n vi c hoàn thi n và h p lý hoá công tác v n th trong các c quan hành chính Nhà n c mà không nghiên c u ng d ng tin h c trong công tác v n th Nh n th c c t m quan tr ng c a công tác qu n lý v n b n hành chính i v i ho t ng qu n lý hành chính T ng c c Thu , trong nh ng n m qua T ng c c Thu ã tri n khai công tác qu n lý v n b n hành chính ngày càng c hoàn thi n h n, góp ph n nâng cao hi u qu công vi c c a c quan Tuy v y, hi u qu t vi c ng d ng ph n m m này nhi u khi ch a t ng x ng v i m c ích ban u khi tri n khai.

TI U K T CHƯƠNG 2 ng d ng CNTT thay t i v n phòng không gi y t CP T t i

Vi t Nam hi n nay. i quy trình tác nghi p truy n th ng, h ng ang là m c ti u c a xây d ng và phát tri n i v i qu n lý v n b n n: Vi c qu n lý v n b n và n m b t thông tin c n x lý nhanh h n r t nhi u so v i qu n lý v n b n gi y Tr c ây các v n b n n v n th c quan c n vào s , luân chuy n x lý xin ý ki n ch o r i m i giao nh n t i các n v , lúc này các n v m i bi t c n i dung v n b n s v n v mình và v n th c quan ph i photocopy chuy n cho các n v x lý v i vai trò ph i h p Hi n nay, s d ng h th ng qu n lý v n b n i n t ã gi m thi u t i a nh ng công o n photocopy và n v x lý m c dù ch a nh n c v n b n nh ng ã bi t tr c c n i dung thông tin v n b n s v n v mình. i v i qu n lý v n b n i: Tr c ây ng i so n th o v n b n r t v t v trong vi c xin ý ki n và trình ký v n b n Nh ng hi n nay do ti n ích c a môi tr ng m ng em l i, v n b n ã c g i xin ý ki n nhanh h n, vi c phát hành v n c ng không ph i photocopy nhi u và mang l i hi u qu cao trong công vi c c bi t, tr c kia ch a s d ng v n b n iên t thì vi c tra c u v n b n i r t ph c t p và t n nhi u th i gian, hi n nay vi c tìm ki m n gi n h n r t nhi u, v n th ch c n gõ s ký hi u, n m ban hành v n b n s c li t kê ra.

Có th th y quy trình gi i quy t công vi c trong các c quan qu n lý hành chính nhà n c nói chung c a T ng c c Thu nói riêng c xây d ng trên c s ng d ng CNTT nh m m c ích t o dng môi tr ng trao i, cung c p thông tin ph c v s qu n lý, ch o, i u hành c a lãnh o, các ho t ng nghi p v chuyên môn c a cán b , chuyên viên trong n i b c quan và gi a c quan v i bên ngoài trên m ng máy tính; Nâng cao kh n ng giám sát, ch o, i u hành c a lãnh o các c p Lãnh o c cung c p k p th i, y thông tin v tình hình th c hi n công vi c c a c p d i làm c s cho vi c ch o, i u hành th ng xuyên, chính xác, k p th i ng th i nó còn góp ph n nâng cao n ng l c x lý công vi c c a cán b công ch c trong c quan qu n lý hành chính nhà n c, t o phong cách làm vi c khoa h c, hi n i, chính xác, nhanh chóng thông qua vi c qu n lý và theo dõi các công v n, tài li u, v n b n i, v n b n n; Chu n hóa quy trình x lý v n b n và x lý công vi c c a lãnh o và các b ph n trong c quan.

N i dung ch ng này ã trình bày m t cách h th ng v th c tr ng ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu và s c n thi t hi n i hóa công tác này trong công cu c c i cách hành chính T t c các ch c n ng c phân tích trên u h ng n mc tiêu là qu n lý t t v n b n trong ho t ng c a c quan, qua ó coi v n b n nh công c h u hi u c a ho t ng qu n lý.

Bên c nh nh ng k t qu t c, vi c ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu v n còn t n t i nh ng h n ch nh t nh òi h i c n ph i có nh ng gi i pháp gi i quy t các v n ó Nh ng h n ch c tác gi trình bày t i ch ng 2 chính là c s tác gi xây d ng ch ng 3.

M T S GI I PHÁP NÂNG CAO HI U QU NG D NG CÔNG NGH

THÔNGTINTRONGQU NLÝV NB NT IT NGC CTHU

3.1 Ch trơ ng, nh h ng và chi n l c phát tri n công ngh thông tin c a T ng c c Thu

M c tiêu n n m 2025, T ng c c Thu hoàn thành xây d ng Tài chính i n t và c b n thi t l p n n t ng Tài chính s , nh ng nhi m v xây d ng chi n l c, chính sách và tiêu chu n cho tri n khai h th ng CNTT là h t s c quan tr ng Nhi m v xây d ng ki n trúc h th ng CNTT ngành Thu phù h p v i ki n trúc Chính ph i n t c t lên hàng u, m b o h th ng CNTT ngành Thu phát tri n phù h p trong h sinh thái Tài chính s , chia s d li u và trao i v i các n n t ng s hóa áp ng toàn di n nhu c u giao d ch tài chính công, nhu c u khai thác s d ng thông tin s c a Chính ph , ng i dân, doanh nghi p và các t ch c Bên c nh vi c xây d ng c s pháp lý, y m nh c i cách hành chính, xây d ng h th ng ng d ng, công tác hi n t i hóa h t ng k thu t CNTT ngành Thu , vi c tri n khai khác n i dung an toàn thông tin m ng c ng c T ng c c Thu quan tâm.

T ng c c Thu xác nh m t trong nh ng nhi m v tr ng tâm c a Ngành thu n n m 2025 là xây d ng và nâng cao h th ng CNTT trong công tác qu n lý thu , nh t là các h th ng cung c p d ch v công cho ng i n p thu nh m công khai minh b ch các ho t ng qu n lý nhà n c trong l nh v c thu nói riêng và góp ph n ho t ng nâng cao cho Ngành tài chính. Song song v i vi c xây d ng h th ng CNTT, T ng c c Thu c ng rà soát và xác nh khung pháp lý nh : khung chính ph i n t cho ngành Thu , các v n b n pháp quy h ng d n các th t c, m u bi u i v i d ch v công do ngành Thu cung c p, quy ch liên thông v i các n v trao i thông tin trong và ngoài ngành Tài chính ây là nh ng y u t quan tr ng tri n khai c thành công Chính ph i n t

C n c k ho ch c i cách t ng th n n HCNN, Chính ph quy t tâm y nhanh ti n ng d ng CNTT trong ho t ng qu n lý i u hành c a các c quan Nhà n c, s quy t tâm này c th hi n b ng hàng lo t các v n b n ch o h th ng HCNN tuân th th c hi n: Ngh Quy t s 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 c a Chính ph v Chính ph i n t ;Quy t nh s 28/2018/Q - TTg ngày 12/7/2018 c a Th t ng Chính ph v vi c g i nh n v n b n i n t gi a các c quan trong h th ng HCNN; B N i v ban hành thông t s 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy nh quy trình trao i, l u tr , x lý d li u i n t trong công tác v n th , các ch c n ng c b n c a H th ng qu n lý tài li u i n t trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ch c. Thông t s 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy nh tiêu chu n d li u thông tin u vào và yêu c u b o qu n tài li u l u tr i n t

Nâng cao hi u qu ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

Gi i pháp ào t o b i dư ng cán b

Xây d ng và ào t o i ng cán b công ch c c v nghi p v hành chính và công ngh thông tin B o m cho ngu n nhân l c c a h th ng hành chính nhà n c nói chung và TCT luôn c c p nh t công ngh m i, ti n b khoa h c k thu t m i nhanh chóng c p nh t, ng d ng, phát huy ti n b công ngh hành chính, t o n ng l c c nh tranh cao cho n n hành chính nhà n c. ào t o, b i d ng cho cán b làm công tác v n th l u tr v tin h c, v an ninh m ng, các k n ng trong s d ng, qu n lý d li u.

Trên c s quy nh trình tin h c hoá t i thi u i v i công ch c, viên ch c, làm c s tuy n ch n ho c ào t o Bên c nh ó, T ng c c Thu c ng nên nh k t ch c b i d ng tin h c cho cán b công ch c V hình th c ào t o, T ng c c Thu t t ch c l p b i d ng nghi p v tin h c ho c c cán b n các Trung tâm ào t o b i d ng và thanh toán h c phí. th c hi n nhi m v trên, ào t o ngu n nhân lc CNTT c nh h ng d a trên các m c tiêu c a c i cách hành chính; chu n hoá quy nh v trình tin h c cho cán b , công ch c: i v i lãnh o c p v , c c c n có trình tin h c v n phòng kh n ng khai thác, s d ng m t s ng d ng c n thi t ph c v cho công tác ch o, i u hành các ho t ng c a n v ; i v i lãnh o c p phòng c n có trình tin h c v n phòng kh n ng khai thác, s d ng các ng d ng c n thi t cho i u hành các ho t ng nghi p v trong ph m vi c giao.

Riêng i v i công ch c th a hành, b ph n chuyên trách làm CNTT c n có trình tin h c c nhân, qua ào t o các nghi p v c b n và m t s ch ng trình nghi p v chuyên sâu, có kh n ng x lý các v n liên quan n CNTT trong th m quy n c a n v ; công ch c nghi p v c n có trình tin h c nghi p v , tin h c v n phòng, có kh n ng khai thác, s d ng các ng d ng nghi p v c n thi t trên m ng n i b c a n v và trên m ng di n r ng.

T ch c tuyên truy n r ng rãi nh m nâng cao hi u bi t, nh n th c và các l i ích trong vi c xây d ng Chính ph i n t , V n phòng i n t cho cán b , công ch c, viên ch c c a c quan TCT y m nh và t n d ng các ngu n l c trong vi c b i d ng h ng d n k n ng s d ng máy tính, khai thác Internet, s d ng th i n t , các ph n m m ng d ng cho cán b , công ch c, viên ch c.

T ng c ng ào t o k n ng v ng d ng CNTT cho cán b , công ch c, viên ch c.

M i cán b , công ch c trong c quan T ng c c Thu tr c h t ph i t ra m c tiêu cho mình là t c t i thi u trình tin h c v n phòng thông qua hình th c t h c (ch y u là h c ngoài gi ) T ch c ki m tra th ng xuyên và ánh giá sát, úng, nghiêm túc vi c h c t p t i các n v G n ch t ngh a v và k t qu h c t p v i vi c ánh giá, b trí, s p x p, s d ng cán b và xét khen th ng hàng n m.

Các gi i pháp v k thu t, công ngh

3.2.3.1 L a ch n n n t ng công ngh hi n i linh ho t xây d ng h qu n tr cơ s d li u m b o linh ho t, áp ng yêu c u Quy t nh s 28/Q /2018/Q -TTg

M c tiêu c a gi i pháp này là l a ch n c n n t ng công ngh phù h p v i quy trình x lý v n b n t i T ng c c Thu Vi c l a ch n n n t ng công ngh óng vai trò quan tr ng, nó quy t nh n hi u n ng c a h th ng.

Gi i pháp a ra l a ch n c n n t ng công ngh thích h p là: Trên th tr ng hi n nay có nhi u n v áp ng c yêu c u v g i nh n qu n lý v n b n i n t nh ph n m m c a T ng Công ty B u i n Vi t Nam (VNPT), Viettel, Công ty Gi i pháp ph n m m CMC tuy nhiên áp ng c hoàn toàn Quy t nh 28 thì không nhi u, do ó c n ph i tìm hi u,tham kh o th c t v s n ph m, tìm hi u kh n ng tùy bi n quy trình x lý. ã g p không ít khó kh n trong v n l a ch n n n t ng công ngh do v y c n l a ch n công ngh kh c ph c c nh ng t n t i c a công ngh tr c M t gi i pháp t i u ó là l a ch n ph n m m c xây d ng trên n n t ng Oracle ây là n n t ng công ngh m i nh m kh c ph c các v n liên quan n t c x lý, n nh c a h th ng, qu n lý d li u l n mà ch ng trình eDocTC phiên b n hi n nay ang g p ph i.

Khác v i MS SQL Server (vi t t t c a Structure Query Language server c vi t t t thành MS SQL server là m t công c qu n lý d li u c s d ng r ng rãi trong nhi u l nh v c khác nhau) ch có th ch y trên m t n n t ng duy nh t là Windows, Oracle có th ch y trên nhi u n n t ng khác nhau nh Unix, Windows, MVS và VAX-VMS Nó cung c p h tr n n t ng t t Do ó, Oracle có th c s d ng trong các c quan s d ng nhi u h i u hành khác nhau.

T ng c c Thu là n v có d li u l n l a ch n s d ng oracle xây d ng h th ng qu n tr d li u là hoàn toàn phù h p.

3.2.3.2 Hoàn thi n các phân h theo Quy t nh 28/2018/Q -TTg và khai thác t i a ti n ích c a ph n m m qu n lý v n b n và s d ng tri t các vai trò

Ch ng trình qu n lý v n b n c xây d ng v i nhi u phân h ti n ích tuy nhiên ng i dùng m i ch khai thác s d ng trên m t s phân h chính nh phân h QLVB, t trình, v n b n n i b , còn m t s tính n ng khác và phân h dùng chung ch a c khai thác.

Trong t t c các ch ng trình QLVB trên môi tr ng m ng thì các phân h có ch c n ng c thù u c k t n i và chia s thông tin v i nhau t o nên h th ng thông tin y ph c v ch o i u hành c a lãnh o các c p.

Ví d : Lãnh o T ng c c nh n c gi y m i h p, th ký c p nh t l ch h p c a lãnh o lên l ch làm vi c, t ng các thông tin s c a lên phân h qu n lý l ch làm vi c c a lãnh o và m i ng i có quy n truy c p h th ng u khai c.

M c ích c a gi i pháp này là: áp ng yêu c u t i Quy t nh s 28/2018/Q -TTg v vi c ti p nh n, luân chuy n, qu n lý v n b n i n t Khai thác h t các tính n ng c a ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành qua ó m i qu n lý hi u qu v n b n c a c quan Là ngu n khai thác các thông tin quan tr ng ph c v ch o i u hành, tránh lãng phí kinh phí ã u t Gi i pháp a ra khai thác t i a các ti n ích này:

- Nâng c p, c p nh t các yêu c u i v i các thông tin u vào c a qu n lý v n b n n, v n b n i theo h ng d n t i Thông t 01/2019/TT-BNV:

+ G n ký s c a t ch c i v i ch c n ng scan v n b n n th c hi n ký s i v i v n b n c s hóa, theo tiêu chu n s hóa tài li u.

+ Có ph n h i tr ng thái x lý: ã n, ã ti p nh n, ã chuy n, ã chuy n x lý, ang x lý, ã hoàn thành, t ch i nh n (tr l i), thu h i, xóa….

+ K t n i v i tr c liên thông v n b n ngành tài chính m b o tính toàn v n thông tin v n b n trong vi c g i nh n v n b n.

+ C p nh t các thông tin u vào c a d li u (t i màn hình v n b n n) theo quy nh t i Ph l c IV Thông t s 01/2019/TT-BNV và b sung thêm các tr ng: Lo i v n b n, S phi u trình B , Phi u trình, phi u g i, a v n b n lên website….

+ C p nh t tính n ng b t trùng mã nh danh v n b n n.

+ C p nh t ph n h i tr ng thái khi phát hành v n b n i ph i có ph n h i ã g i, ã nh n.

+ Thi t l p c u trúc và nh d ng tr ng thông tin “mã nh danh v n b n” theo quy chu n qu c gia.

+ C p nh t thông tin u vào c a qu n lý v n b n i theo Thông t s

01/2019/TT-BNV, ngoài ra b sung tr ng thông tin: N i nh n trong ngành, n i nh n ngoài ngành, a v n b n lên website….

- C p nh t các thông tin th ng xuyên trên các phân h l ch làm vi c, phân h chung chung các thông tin m i, chính xác ph c v công tác qu n lý và i u hành Khi c p nh t thông tin m i có mail c nh báo t i toàn th công ch c n i dung tin m i c p nh t

- H ng d n công ch c khai thác thông tin b ng các hình th c nh t o l p m t a ch h ng d n truy c p, khai thác thông tin.

- C n có công c nh p bên ngoài phòng khi có s c v ph n m m, không có m ng mà cán b v n có th ng ký thông tin v n b n và sau ó upload các thông tin v n b n c a nh ng ngày g p s c lên ph n m m Qua nghiên c u thì tác gi th y khi g p s c thì có th nh p trên b ng excel v i các tr ng thông tin nh màn hình v n b n i n và b ph n k thu t h tr ch y các nhi m v ti p nh n các thông tin t excel vào các tr ng thông tin trên ng d ng.

3.2.3.3 m b o an toàn, an ninh thông tin

Th c hi n qu n lý v n b n i n t là vi c s d ng ch ng trình QLVB trên môi tr ng m ng vì v y c n có bi n pháp phòng ng a nh ng nguy c nh b ánh c p d li u, sai l ch k t qu , s a i thông tin, gi m o Phòng ng a t t c các nguy c này, các bi n pháp m b o an ninh ph i c th c hi n t t c các t ng truy c p M c ích c a gi i pháp này là nh m ng n ch n s xâm nh p, s t n công t các tin t c, ng n ch n s ánh c p d li u Gi m thi u c các nguy c gây s c m t an toàn thông tin và m b o an ninh thông tin trong quá trình tham gia ho t ng c a c quan trên môi tr ng m ng Công tác m b o an toàn, an ninh thông tin, b o m t trên môi tr ng m ng là m t trong nh ng nhi m v tr ng tâm m b o thành công trong vi c ng d ng công ngh thông tin trong c quan qu n lý nhà n c.

Công tác b o m an toàn, ANTT c ng c t ra r t s m t i Vi tNam, i ôi v i các ch tr ng, chi n l c phát tri n công ngh thông tin, xây d ng Chính ph i n t và hình thành xã h i thông tin T ng c c Thu s d ng ph n m m dùng chung toàn ngành, k t n i liên thông ngành d c, x lý hoàn toàn trên môi tr ng m ng và ang chu n b i u ki n k t n i v i các ng d ng khác ph c v qu n lý và i u hành Hi n nay, T ng c c Thu ch a th c hi n c i u hành x lý công vi c trên mobile là do ch a m b o c an ninh cho thông tin trao i trên các thi t b di ng và ti n t i c p nh t phiên b n Mobile V i h t ng, ng d ng CNTT c ng d ng v i quy mô r ng nh hi n nay, ây chính là “m nh t màu m ” c a hacker, hacker d dàng tìm ki m, khai thác l i b o m t, th c hi n t n công m ng phòng, ch ng t n công m ng, m b o an toàn và b o m t thông tin m ng t i các c quan n c c a T ng c c Thu , c n tri n khai ng b m t s gi i pháp c b n sau:

- Rà soát, ch nh s a b sung, ban hành y các quy ch , chính sách quy nh v an toàn an ninh ATTT c a ngành; T i T ng c c Thu c ng nh các C c Thu , Chi C c Thu ban hành y các quy nh n i b v công tác m b o an toàn an ninh thông tin trong ho t ng ng d ng CNTT c bi t là ng d ng QLVB và i u hành phù hp v i tình hình, an ninh m ng trong tình hình m i;

- Tri n khai th c hi n các n i dung m b o an toàn an ninh thông tin theo yêu c u, c th nh : Tri n khai th c hi n Ch th s 15/CT-TTg ngày 17/6/2014 c a Th t ng chính ph v t ng c ng công tác b o m an ninh và an toàn thông tin m ng trong tình hình m i

- Tri n khai các gi i pháp k thu t m b o an toàn, an ninh thông tin: Quan tâm u t trang b thi t b v an toàn thông tin; xem u t h ng m c an toàn, an ninh thông tin là kho n u t thi t y u; có k ho ch mua s m, trang b ph n m m di t virus có b n quy n; các thi t b chuyên d ng cho an toàn và b o m t thông tin; th c hi n b o trì b o d ng nh k các thi t b an toàn, b o m t thông tin.

- T ng c ng ký s các lo i v n b n i n t theo quy nh nh m m b o an toàn trong vi c trao i v n b n i n t qua môi tr ng m ng; h th ng xác th c tài kho n và mã hóa d li u.

T ng cư ng công tác tuyên truy n, m các l p t p hu n v ng

d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n ng và Nhà n c ta luôn coi CNTT và truy n thông là m t trong nh ng ph ng ti n khoa h c, k thu t quan tr ng, ng th i là ngành kinh t m i nh n th c hi n các m c tiêu phát tri n thiên niên k , xây d ng xã h i thông tin, y nhanh quá trình CNH - H H Trong nhi u n m qua, Chính ph ã ban hành nhi u c ch chính sách và t p trung ngu n l c phát tri n CNTT, trong ó có vi c y m nh ng d ng CNTT trong c i cách hành chính.

T ng c ng và i m i công tác tuyên truy n, ph bi n, nâng cao nh n th c và ki n th c v CNTT trong c quan, b o m CNTT là m t trong các n i dung tr ng tâm, th ng xuyên trong các ch ng trình truy n thông c a các c quan thông tin i chúng các c p y m nh vi c ng d ng CNTT trong vi c ph bi n các ch tr ng, chính sách c a ng, pháp lu t c a Nhà n c v CNTT. vi c tuyên truy n th c s có hi u qu , T ng cc Thu nên:

- T ng c ng công tác tuyên truy n, ph bi n v ng d ng công ngh thông tin trong c quan c bi t i v i công tác qu n lý v n b n;

- T ch c m t s các cu c thi tìm hi u v CNTT;

- Có th l ng ghép n i dung v CNTT trong các cu c thi dành cho công ch c ví d nh cu c thi Tìm hi u v c i cách hành chính hàng n m…Bên c nh ó, c n có ch ng viên, khuy n kích công ch c tham gia các cu c thi t thành tích cao m t cách x ng áng.

- M các l p t p hu n v ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n cán b công ch c trong c quan c bi t là công ch c th c hi n công tác v n th tham gia.

Kinh phí cho công ngh thông tin

Th t c c p kinh phí và gi i ngân còn quá ph c t p, thi u các kho n m c và thi u qui nh v ch chi cho các ho t ng ng d ng CNTT.

- Xây d ng chính sách v ngu n v n dài h n và ng n h n cho l nh v c công ngh thông tin thích h p cho t ng c p Phân b ngân sách d a trên nhu c u u t th c t c a c a T ng c c Thu

- Ngu n kinh phí h n h p và ch y u t ngu n ngân sách c a chính ph là nguyên nhân ch y u h n ch thi t l p h t ng k thu t thông tin và xây d ng i ng nhân l c công ngh thông tin.

Vi c phân b ngân sách là tùy thu c vào n i dung bài toán ch không ph i theo t l gi a ph n c ng, ph n m m ào t o Phân chia ngân sách theo l nh v c u tiên ch không dàn tr i.

- C i cách các th t c c p kinh phí sao cho g n nh , nhanh chóng khi c n thi t, áp ng k p th i v i yêu c u công ngh thông tin c a T ng c c

- Trong công tác qu n lý nhà n c c bi t v công ngh thông tin, B Tài chính c n xác nh c m c ích cu i cùng c a vi c ng d ng CNTT là tr giúp cho con ng i ch không thay th con ng i Vì v y, t c hi u qu cao thì B Tài chính ph i xác nh công ngh n i dung là chính, còn ph n c ng, ph n m m ch là công c h tr i u này òi h i các c quan qu n lý tr c khi ng d ng CNTT vào ho t ng chuyên môn ph i xác nh rõ ti n trình và y u t tr ng tâm trong quá trình u t

y nhanh s d ng hoàn toàn v n b n i n t , không dùng b n

C n c k ho ch c i cách t ng th n n HCNN, Chính ph quy t tâm y nhanh ti n ng d ng CNTT trong ho t ng qu n lý i u hành c a các c quan Nhà n c, s quy t tâm này c th hi n b ng hàng lo t các v n b n ch o h th ng HCNN tuân th th c hi n Hi n nay, T ng c c Thu v n ang áp d ng song song hai hình th c luân chuy n v n b n là s d ng v a b n gi y và b n chuy n trên ph n m m QLVB Vi c này gây t n nhi u th i gian chi phí và làm t ng th i gian x lý công vi c Vì v y m c ích c a gi i pháp này là: Ti n t i i n t hoàn toàn, không dùng v n b n gi y nh m ti t ki m chi chí, t c m c tiêu th c hi n Chính ph i n t gi m thi u các thao tác th c hi n thì c n y nhanh ti n th c hi n v n b n i n t hoàn toàn Gi i pháp a ra th c hi n s d ng hoàn toàn b n i n t không dùng b n gi y là:

- Tr c h t c n xây d ng l trình th c hi n i n t hoàn toàn, l trình quy nh m c th i gian nh ng lo i v n b n nào th c hi n không chuy n b n gi y, i v i nh ng h s v nhân s , h s trình Chính ph th c hi n g i kèm b n gi y.

- Nâng cao trách nhi m c a ng i ng u, ph i tr c ti p ch o, ch o quy t li t ây là y u t quy t nh s thành công.

- Ngoài ra c n ph i có chi n l c qu n lý thay i thói quen làm vi c t gi y t truy n th ng sang môi tr ng i n t Vi c này không n gi n vì v y c n y manh ho t ng thông tin tuyên truy n, nâng cao nh n th c t o l p thói quen tác nghi p trên môi tr ng m ng cho cán b công ch c, s c n thi t, hi u qu c a s d ng v n b n i n t toàn th cán b công ch c hi u c s c n thi t và l i ích em l i.

- a ra các i u ki n ràng bu c b t bu c các công ch c ph i s d ng ch ng trình qu n lý v n b n trên môi tr ng m ng nh : Cá nhân ph i t o t trình ng trên v n b n n và lãnh o T ng c c ch x lý h s khi nh n c b n i n t ho c khi có v n b n phát hành thì v n th T ng c c ph i nh n c v n b n i trên ch ng trình thì m i c p s

- M t trong nh ng công vi c liên quan n i n t hoàn toàn ó là không còn ký gi y y nhanh th c hi n ký s qu n lý v n b n có hi u qu

- Hoàn thi n các th t c c p ch ký s c a cá nhân có th m quy n.

- Hi n nay, T ng c c Thu m i tri n khai c ch ng trình QLVB và i u hành t i c quan T ng c c Thu và 03 C c Thu h n ch g i b n gi y cho các C c Thu , trao i thông tin nhanh chóng thì vi c làm tr c m t c n quan tâm tri n khai ch ng trình QLVB cho 60 C c Thu còn l i.

T ng cư ng ki m tra giám sát vi c tuân th th c hi n qu n lý v n

v n b n trên môi tr ư ng m ng

Các ho t ng ki m tra giám sát không th thi u trong quá tình xây d ng c ng nh phát tri n CP T nói chung và ho t ng QLVB i n t nói riêng Các ho t ng này c n c ti n hành th ng xuyên, nh k có th phát hi n nh ng thi u sót c a các quy trình i n t trong ho t ng c a n i b c quan ho c nh ng sai ph m trong các giao d ch i n t Ki m tra nh k còn có th d oán c các r i ro s x y ra, t ó tìm c các bi n pháp h u hi u phòng ng a. ng d ng CNTT vào qu n lý v n b n là b c ti n t i th c hi n V n phòng không gi y t Xây d ng V n phòng không gi y t nh áp d ng công ngh k thu t hi n i cho phép x lý và truy n thông tin nhanh chóng và chính xác Ngoài ra th c hi n qu n lý trên môi tr ng m ng còn giúp công khai, minh b ch, tin c y, t o s bình ng trong truy c p thông tin và cho phép x lý các th t c hành chính nhanh hn r t nhi u so v i qu n lý v n b n truy n th ng.

Các gi i pháp a ra là ng d ng thành công CNTT vào qu n lý v n b n t i T ng c c Thu , ng d ng CNTT vào qu n lý v n b n c ng là m t trong nh ng nhi m v tr ng tâm phát tri n CP T.Tuy nhiên, c ng c n có s h tr t các c quan ch c n ng khác th c hi n thành công ng d ngCNTT vào công tác qu n lý v n b n t i T ng c c Thu c ng nh các l nh v c khác các c quan HCNN.

M t s ki n ngh

i v i B N i v

B N i v là c quan qu n lý nhà n c v nhi u l nh v c trong ó có nhi m v qu n lý nhà n c i v i công tác VTLT, do ó B N i v c n:

- u t cho nghiên c u công tác VTLT i n t , h ng d n ch o th ng nh t các khâu nghi p v , tài li u i n t

- H ng d n các n v ban hành quy ch , quy trình x lý v n b n i n t , có khung chu n v i các quy nh c th

- Ph i h p v i các n v s n xu t ph n m m xây d ng ng d ng QLVB y các tính n ng, nghi p v công tác VTLT.

- H ng d n l p h s i n t giai o n v n th và quy trình trình lý tài li u i n t phù h p v i tình hình hi n nay.

- Tham m u trình c p có th m quy n v công tác v n th

- Tuyên truy n, t ch c t p hu n cho các i n t ch n v v ãi ng i cán b làm

B Tài chính

- L a ch n n n t ng công ngh thích h p, xây d ng mô hình khung nâng c p, thay th ch ng trình qu n lý v n b n và i u hành cho toàn ngành Tài chính.

- Ban hành v n b n h ng d n các T ng c c i u ki n c s h t ng, k thu t k t n i v i tr c liên thông v n b n ngành Tài chính g i nh n v n b n trên tr c liên thông v n b n qu c gia.

- C p kinh phí cho các n v thu c, tr c thu c B Tài chính th c hi n nâng c p ch ng trình QLVB và i u hành theo Quy t nh 28/2018/Q -TTg.

- Rà soát, s a i, b sung các v n b n v CNTT c a B Tài chính, m b o phù h p v i quy nh c a Chính ph , Th t ng Chính ph , B Thông tin và Truy n Thông.

- Hàng n m t ch c ánh giá, x p h ng, khen th ng các cá nhân, n v tiêu bi u trong ng d ng, phát tri n CNTT vào công vi c c a B Tài chính.

- a n i dung tri n khai Quy t nh 28/2018/Q -TTg vào báo cáo giao ban hàng tháng, quý n m, qua ó n m b t t ng th tình hình th c hi n v n b n i n t và có h ng ch o các n v quy t li t h n.

TI U K T CHƯƠNG 3 ng d ng công ngh thông tin thay i quy trình tác nghi p truy n th ng, h ng t i v n phòng không gi y t ang là m c tiêu xây d ng và phát tri n c a Chính ph Vi t Nam hi n nay.

Có th th y quy trình gi i quy t công vi c trong các c quan hành chính c xây d ng trên c s ng d ng công ngh thông tin nh m m c ích t o d ng môi tr ng trao i, cung c p thông tin ph c v s qu n lý, ch o, i u hành c a lãnh o, ph c v các ho t ng nghi p v chuyên môn c a cán b , công ch c trong n i b c quan và gi a c quan v i bên ngoài qua m ng máy tính; nâng cao kh n ng giám sát, ch o, i u hành c a lãnh o các c p Lãnh o c cung c p k p th i, y thông tin v tình hình th c hi n công vi c c a c p d i làm c s cho qu n lý v n b n t i T ng c c Thu b c u ã có nh ng k t qu áng k ó là: T o ra s nhanh chóng, thu n l i trong vi c g i t ch c vi c ch o, i u hành th ng xuyên, chính xác, k p th i ng th i nó còn góp ph n nâng cao n ng l c x lý công vi c c a cán b công ch c trong c quan qu n lý hành chính nhà n c, t o phong cách làm vi c khoa h c, hi n i, chính xác, nhanh chóng thông qua vi c qu n lý và theo dõi các công v n, tài li u, chu n hóa quy trình x lý công vi c c a lãnh o và các b ph n trong c quan.

Vi c ng d ng công ngh thông tin trong tri n khai th c hi n v n b n, d dàng h n trong tìm ki m, tra c u v n b n; chuyên viên có th ch ng nghiên c u, t o h s s m h n tr c ây và có th ki m soát ti n công vi c c a mình; T o thu n l i cho lãnh o các n v trong vi c giám sát, ch o, i u hành n v T t c nh ng i u trên giúp cho lãnh o, cán b , công ch c c a T ng c c Thu th c hi n t t h n n a vai trò tham m u c a mình.

CNTT là công ngh n n t ng c a các ngành công ngh cao, là công ngh tích h p nhi u công ngh nh công ngh ph n c ng, công ngh ph n m m, công ngh m ng… ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n là m t trong nh ng nhi m v quan tr ng không n m ngoài m c tiêu ph c v cho công cu c c i cách hành chính, nh m nâng cao n ng su t lao ng, phát huy hi u l c, hi u qu qu n lý hành chính và nh t là em l i ti n ích cho ng i dân, doanh nghi p. ng d ng CNTT trong qu n lý và i u hành công vi c c a c quan hành chính là thay i quy trình tác nghi p truy n th ng, h ng t i v n phòng không gi y t và ang là m c tiêu quan tr ng trong ti n trình xây d ng chính ph i n t Vi t Nam T ng c c Thu là m t trong s các c quan HCNN th c hi n y nhanh ng d ng CNTT vào qu n lý, ch o i u hành, i u này c ng óng góp nâng cao th b c c a T ng c c Thu trong ti n trình c i cách hành chính.

Có th th y quy trình gi i quy t công vi c c a c quan T ng c c Thu c xây d ng trên c s ng d ng CNTT nh m m c ích t o d ng môi tr ng trao i, cung c p thông tin ph c v s qu n lý, ch o, i u hành c a lãnh o, các ho t ng nghi p v chuyên môn c a cán b , chuyên viên trong n i b c quan và gi a c quan v i bên ngoài trên m ng máy tính; Nâng cao kh n ng giám sát, ch o, i u hành c a lãnh o các c p Lãnh o c cung c p k p th i, y thông tin v tình hình th c hi n công vi c c a c p d i làm c s cho vi c ch o, i u hành th ng xuyên, chính xác, k p th i. ng th i nó còn góp ph n nâng cao n ng l c x lý công vi c c a cán b công ch c trong c quan qu n lý HCNN, t o phong cách làm vi c khoa h c, hi n i, chính xác, nhanh chóng thông qua vi c qu n lý và theo dõi các công v n, tài li u, v n b n i, v n b n n; Chu n hóa quy trình x lý v n b n và x lý công vi c c a lãnh o và các b ph n trong c quan.

Qua nghiên c u th c t qu n lý v n b n t i T ng c c Thu th y c nh ng t n t i trong ng d ng công ngh thông tin vào qu n lý v n b n th y c s c n thi t ph i i m i ph ng th c qu n lý sao cho khoa h c, tránh i n t hóa nh ng l i thêm vi c cho cán b th c hi n các khâu trong x lý v n b n Vì v y, tr c khi a ng d ng CNTT vào x lý, i u hành công vi c tr c tiên c n ph i xây d ng quy trình nghi p v chu n, c n c t gi m b t nh ng khâu không c n thi t và a h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001:2015 vào áp d ng công vi c c i vào n n p, khoa h c Ngoài ra c n l a ch n các gi i pháp công ngh phù h p qu n lý các quy trình nghi p v trên máy tính sao cho hi u qu , nhanh g n, chính xác, không lãng phí góp ph n nâng cao hi u qu u t ng d ng CNTT, th c hi n tin h c hóa công tác qu n lý HCNN.

Lu n v n c ng ã ch ra c t m quan tr ng c a công tác qu n lý v n b n tài li u, nó nh h ng tr c ti p n ho t ng qu n lý, b o m thông tin cho ho t ng qu n lý và các ho t ng nghi p v khác c a T ng c c Thu Bên c nh ó lu n v n ã phân tích c nh ng u i m, nh c i m c a ch ng trình ng d ng c ng nh nh ng khó kh n và thu n l i c a vi c tri n khai ng d ng CNTT trong công tác qu n lý v n b n c a T ng c c Thu và a ra các bi n pháp nh m y m nh và hoàn thi n ch ng trình ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n t i T ng c c Thu

T nh ng k t qu t c nh ã nêu trên, lu n v n ã góp ph n lu n ch ng c c s khoa h c c a vi c ng d ng CNTT trong công tác qu n lý v n b n hi n hành c a T ng c c Thu Th i gian g n ây Chính ph ã quan tâm n công tác ti p nh n, luân chuy n, x lý tài li u i n t trong các c quan nhà n c nh ng c ng c n ph i quan tâm nhi u h n n a n công tác qu n lý, l u tr tài li u i n t ây là nhi m v h t s c c p bách sau khi Chính ph i n t ho t ng n nh./.

DANH M C TÀI LI U THAM KH O

1 Ban ch p hành Trung ng ng (2000), Ch th 58-CT/TW ngày 17/10/2000 v y m nh ng d ng và phát tri n CNTT ph c v công nghi p hóa, hi n i hóa t nư c, Hà N i.

2 Ban T i n NXB Khoa h c & K thu t (2004), T i n Công ngh thông tin - i n t - Vi n thông Anh - Vi t, NXB Khoa h c & K thu t, Hà N i.

3 B Chính tr (2014), Ngh quy t s 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 c a

B Chính tr v y m nh ng d ng, phát tri n CNTT áp ng yêu c u phát tri n b n v ng và h i nh p qu c t , Hà N i.

4 B Tài chính (2018), Quy t nh s 2156/Q -TCT ngày 15/11/2018 cơ c u t ch c các V /ơ n v và V n phòng T ng c c Thu , Hà N i.

5 B Thông tin và Truy n thông (2016), Báo cáo ng d ng công ngh thông tin 2016, Hà N i.

6 B thông tin và truy n thông (2015), V n b n s 1187/BTTTT-THH ngày 21/4/2015 v vi c ban hành Khung ki n trúc Chính ph i n t Vi t Nam, Hà N i.

7 B Thông tin và Truy n thông (2016), Báo cáo t ng k t 10 n m th c hi n Lu t công ngh thông tin, Hà N i.

8 B Thông tin và truy n thông (2016), Báo cáo k t qu và ánh giá ng d ng CNTT trong ho t ng c a các cơ quan HCNN giai o n 2011-

9 Chính ph (1993), Ngh quy t s 49/CP ngày 04/8/1993 v phát tri n công ngh thông tin nư c ta trong nh ng n m 90, Hà N i.

10 Chính ph (2004), Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08/4/2004 v công tác V n thư, Hà N i. v

11 Chính ph (2007), Ngh nh s 64/2007/N -CP ngày 10/4/2007 ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng c a cơ quan nhà nư c,

12 Chính ph (2011), Ngh quy t 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 v ban hành Chương trình t ng th c i cách hành chính nhà nư c giai o n 2011-

13 Chính ph (2011), Ngh nh s 43/2011/N -CP ngày 13/6/2011 Quy nh v vi c cung c p thông tin và d ch v công tr c tuy n trên trang thông tin i n t ho c c ng thông tin i n t c a cơ quan nhà nư c, Hà N i.

15 Chính ph (2018), Quy t quy t s nh s

28/2018/Q -TTg ngày 12/7/2018 v vi c g i nh n v n b n i n t gi a các cơ quan trong h th ng hành chính

16 C c VTLTNN (2005), Ths Nguy n Tr ng Biên (ch nhi m): Nghiên c u ng d ng ISO 9000 vào công tác V n th t i các c quan Nhà n c Hà N i.

17 D ng V n Kh m, Lê V n N ng (1995) Tin h c hoá công tác v n thư, lưu tr và thư vi n, Nhà xu t b n Chính tr Qu c gia, Hà N i.

18 D ng Th Hoa (2017), Qu n lý nhà nư c trong công tác v n thư, lưu tr t i V n phòng T ng c c Thu trung ương, Lu n v n Th c s Qu n lý công, H c vi n Hành chính Qu c gia.

19 H c vi n Hành Chính Qu c gia (2009), PGS.TS L u Ki m Thanh,

Qu n lý v n b n i n t trong cơ quan nhà nư c hi n nay, Báo cáo tài khoa h c c p B , Hà N i.

20 H c vi n Hành Chính Qu c gia (2009), PGS.TS Nguy n Th Thu Vân, Tài li u bài gi ng môn ánh giá và t ch c s d ng v n b n qu n lý, Hà N i.

21 H c vi n Hành chính Qu c gia (2013), Hành chính nhà nư c và công ngh hành chính, tài li u luy n thi dành cho h ào t o chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao c p,Nxb Chính tr - Hành chính.

22 Nguy n Th Hà, Nguy n V n H u (2014), H i áp v công tác v n thư, l p h sơ và lưu tr , Nxb Chính tr Qu c gia.

23 Nguy n Kh c Khoa (2000), Qu n lý thông tin và Công ngh thông tin, D án công ngh thông tin Vi t Nam – Canada, Nhà xu t b n V n hoá - Thông tin,

24 Nguy n V n Thâm (2001), So n th o và x lý v n b n qu n lý nhà nư c, Nxb Chính tr Qu c gia.

25 Ph m Ph ng Linh (2015), Qu n lý v n b n trên môi trư ng m ng t i

V n phòng Qu c h i giai o n 2012-2015, t m nhìn 2020, Lu n v n Th c s

Qu n lý công, H c vi n hành chính Qu c gia.

26 T Tuy t Nhung (2015), ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n n t i v n phòng chính ph , Lu n v n Th c s Qu n lý công, H c vi n hành chính Qu c gia.

27 Qu c H i khóa 11 (2006), Lu t s 67/2006/QH11 v Lu t Công ngh thông tin, Hà N i.

28 Qu c H i khóa 11 (2005), Lu t s 51/2005/QH11 v Lu t Giao d ch i n t , Hà N i.

29 Th t ng Chính ph (2018), Quy t nh s 41/2018/Q -TTg ngày 25/9/2018 quy nh ch c n ng, nhi m v , quy n h n và cơ c u t ch c c a

T ng c c Thu thu c B Tài chính, Hà N i.

30 Th t ng Chính ph (2015), Quy t nh s 1819/Q -TTg ngày 26/10/2015 v vi c phê duy t Chương trình qu c gia v ng d ng CNTT trong ho t ng c a cơ quan nhà nư c giai o n 2016 – 2020, Hà N i.

31 Th t ng Chính ph (2010), Báo cáo t ng k t th c hi n Quy t nh s 1605/Q -TTg ngày 27/8/2010 c a Th t ng Chính ph phê duy t Chương trình qu c gia v ng d ng công ngh thông tin trong ho t ng c a cơ quan nhà nư c giaio n 2011-2015, Hà N i.