Điều này thúc đẩy việc nghiêncứu và áp dụng CNTT trong công tác văn thư tại các tổ chức như Phân viện Họcviện Hành chính Quốc gia TP.Hồ Chí Minh.Trong ngành Quản trị văn phòng, việc sử d
Trang 1HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
MÔN TIN HỌC CƠ BẢN 2
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNGTÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÂN VIỆN Ở
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH
Giảng viên hướng dẫn: ThS Đỗ Phước Sang
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2024
Trang 2HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
MÔN TIN HỌC CƠ BẢN 2
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNGTÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÂN VIỆN Ở
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH
Giảng viên hướng dẫn: ThS Đỗ Phước Sang
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2024
Trang 5Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Thầy Đỗ Phước Sang, người đã có đóng góp quan trọng trong quá trình hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học của tôi tại khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Thầy giáo là nguồn động viên lớn và người hướng dẫn tận tâm, luôn sẵn sàng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực quản trị văn phòng Nhờ sự chỉ dẫn và hỗ trợ kịp thời của Thầy giáo, tôi đã có cơ hội hiểu rõ hơn về quy trình nghiên cứu, phân tích dữ liệu và viết bài nghiên cứu.Thầy không chỉ giúp đỡ tôi về mặt chuyên môn mà còn tạo điều kiện thuận lợi nhất để tôi tự do sáng tạo và phát triển ý tưởng Sự hỗ trợ và sự tận tâmcủa thầy đã giúp tôi vượt qua những thách thức, khám phá ra những hướng nghiên cứu mới, và hoàn thành đề tài của mình một cách xuất sắc.
Bằng cách này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và trân trọng đối với tất cả những công lao và kiến thức mà thầy đã chia sẻ Sự hướng dẫn của thầy không chỉ giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học mà còn mở rộng tầm nhìn và tạo ra một cơ hội phát triển không ngừng cho con đường học tập của tôi.
Cuối cùng, tôi xin tỏ ý cam kết sẽ tiếp tục trân trọng và ứng dụng những kiến thức, kỹ năng mà thầy đã truyền đạt, đồng thời sẽ luôn nhớ đến tinh thần hướng dẫn và lòng tận tâm mà thầy đã dành cho sinh viên.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn thầy đã là những người nguồn động viên quan trọng trong hành trình nghiên cứu khoa học của tôi.
Trân trọng,
Trang 6Tôi cam kết rằng mọi dữ liệu, thông tin và kết quả mà tôi trình bày trong đề tài này đều là chính xác và đáng tin cậy và đã được thu thập và xử lý một cách chân thực Tôi đã thực hiện các bước phân tích và đánh giá một cách công bằng và chín chắn đồng thời tuân thủ mọi nguyên tắc và nguyên tắc nghiên cứu khoa học.
Tất cả các nguồn thông tin được sử dụng trong đề tài, bao gồm dữ liệu thống kê, tài liệu tham khảo và ý kiến đánh giá, đều được trích dẫn đầy đủ và chính xác theo các phương pháp tham chiếu và quy tắc văn bản
Đồng thời, tôi cam đoan rằng tôi đã làm việc một cách chủ quan và tự do khi đưa ra ý kiến, phân tích và đánh giá kết quả nghiên cứu Tôi chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung và kết quả của vụ án này
Lời cam đoan này được viết với sự trung thành và tôn trọng đối với các nguyên tắc chính trực và trách nhiệm của nghiên cứu khoa học Tôi hy vọng rằng đề tài của mình sẽ cung cấp thêm kiến thức cho cộng đồng nghiên cứu và lànguồn tham khảo hữu ích cho họ.
Trang 8LỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 1
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu 2
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4
4.Đối tượng, phạm vi, khách thể nghiên cứu 4
5.Giả thuyết nghiên cứu 4
6.Phương pháp nghiên cứu 4
7 Kết cấu báo cáo nghiên cứu 7
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC SỬ DỤNG CÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ 7
1.1 Một số khái niệm 7
1.1.1 Công nghệ thông tin 7
1.1.2 Văn phòng 8
1.1.2.1 Khái niệm văn phòng 8
1.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 9
1.1.2.3 Vai trò của văn phòng 10
1.1.3 Công tác văn thư 11
1.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư 11
1.3 Nội dung của việc áp dụng Công nghệ thông tin vào công tác.111.3.1 Khái niệm công tác văn phòng 12
Trang 9công việc văn phòng 12
1.3.2.1 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong lĩnh vực Lưu trữ 12
1.3.2.2 Sử dụng Công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản trị hỗ trợ cáccơ quan 12
1.3.2.3 Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức Hội họp
1.3.3 Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong hoạt động văn phòng 13
Tiểu kết chương 1 13CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 14
2.1 Khái quát về Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thànhphố Hồ Chí Minh 14
2.1.1 Vị trí, chức năng 142.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 14
2.2 Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Phân viện về ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành 15
2.2.1 Quy định của nhà nước liên quan đến ứng dụng CNTT 15
2.3 Thực tiễn quy trình xây dựng ứng dụng Quản lý hệ thống thông tin của Phân viện 16
2.3.1 Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết (Link Entity Diagram Design)162.3.2 Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau (Create multiple links between tables) 17
Trang 102.4.1.1 Trong công tác văn thư 21
2.4.1.2 Trong công tác quản lý nhân sự: 22
2.4.1.3 Trong công tác bảo vệ an ninh: 22
2.4.1.4 Trong công tác quản lý tài chính: 22
2.4.2 Nhược điểm 22
2.4.2.1 Trong công tác văn thư: 22
2.4.2.2 Phần mềm quản lý nhân sự: 23
2.4.2.3 Trong lĩnh vực bảo vệ an ninh: 23
2.4.2.4 Trong lĩnh vực quản lý tài chính: 23
Tiểu kết chương 2 23
CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THONG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA.233.1 Nhóm giải pháp về nhân thức 23
3.2 Nhóm giải pháp về thể chế 24
3.3 Nhóm giải pháp về công nghệ 25
3.3.1 Về hạ tầng kỹ thuật 25
Trang 113.3.1.2 Định hướng xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạng thông tin27
3.3.1.3 Cơ sở hạ tầng mạng LAN 28
3.3.2 Trong công tác văn thư 29
3.3.2.1 Hiện Đại Hóa Công Tác Văn Thư 29
3.3.2.2 Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Văn Thư: 29
3.4 Nghiên Cứu và Áp Dụng Phần Mềm Ưu Việt: 30
Trang 12PHẦN MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tài
Sự phát triển của Công nghệ Thông tin đã mang lại những tiện ích không chỉ về mặt kinh tế mà còn về mặt xã hội và tinh thần Trong lĩnh vực văn phòng,việc tích hợp CNTT ngày càng trở nên cần thiết, vì nó chịu trách nhiệm quan trọng trong việc xử lý thông tin và quản lý dữ liệu tại các cơ quan nói chung và tại Phân viện nói riêng Sự thay đổi từ các phương pháp thủ công sang sử dụng thiết bị và máy móc hiện đại không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn giảm bớt khối lượng lao động thủ công đáng kể.
Văn phòng, như đã biết, là trung tâm điều hành của một tổ chức Công tácvăn phòng không chỉ đơn giản là tổ chức các yếu tố vật chất, mà còn đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa các hoạt động Nghiên cứu về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng không chỉ mang lại lợi ích đáng kể mà còn mở ra cánh cửa cho sự đổi mới trong quản lý và điều hành.
Chính phủ Việt Nam đã xác định việc áp dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước là một trong những ưu tiên hàng đầu, trong đó công tác văn thư được coi là một trong những lĩnh vực quan trọng Điều này thúc đẩy việc nghiêncứu và áp dụng CNTT trong công tác văn thư tại các tổ chức như Phân viện Họcviện Hành chính Quốc gia TP.Hồ Chí Minh.
Trong ngành Quản trị văn phòng, việc sử dụng CNTT không chỉ là một yêu cầu mà còn là cơ hội để cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao trình độ chuyên môn và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí Vì vậy, đề tài "Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác văn phòng tại Phân việnở Học viện Hành chính Quốc gia TP.Hồ Chí Minh" được lựa chọn làm chủ đề nghiên cứu khoa học, nhằm mục đích tối ưu hóa quản lý thông tin và nâng cao hiệu quả công việc trong lĩnh vực này.
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu
Trong thời kỳ hiện đại, sự áp dụng Công nghệ thông tin (CNTT) đãtrở thành một xu hướng không thể tránh khỏi đối với mọi lĩnh vực và ngành
Trang 13nghề.Nhiều nhà nghiên cứu đã dành thời gian và nỗ lực để tìm hiểu về cách tích hợp CNTT vào môi trường văn phòng Dưới đây là một số công trình và đề tài nghiên cứu mà chúng ta có thể tham khảo:
+ "Quản trị hành chính văn phòng" của Vương Thị Kim Thanh (2009), xuất bản bởi NXB Thống kê, Hà Nội, là một tác phẩm tổng hợp kiến thức và kinh nghiệm quản lý hành chính văn phòng Cuốn sách không chỉ cập nhật các quy định mới mà còn giúp người đọc hiểu rõ về những thách thức trongcông tác quản trị hành chính văn phòng.[15]
+ "Nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tụchải quan điện tử" của Nguyễn Công Bình, thuộc Cục CNTT Tổng cục Hải quan, là một đề tài quan trọng Đề tài này giới thiệu đến độc giả những tính năng đa dạng của mô hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục hải quan điện tử Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến các bước xây dựng hệ thống và các giải pháp để triển khai mô hình này trong các cơ quan và đơn vị.[3]
+ Khóa luận tốt nghiệp có mã số KL389.2002 của Nguyễn Thị Mai tập trung vào "Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác Lưu Trữ." Đề tài đã nghiên cứu các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ Khóa luận đánh giá những ưu điểm và hạn chế, cũng như những bất cập của công tác lưu trữ Dựa trên những đánh giá này,tác giả đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy việc xây dựng mô hình hiện đại hóalưu trữ, góp phần đưa công tác lưu trữ của cơ quan vào một giai đoạn phát triển mới, mang lại hiệu quả thiết thực trong hoạt động quản lý tổng thể của cơ quan.[10]
+ "Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ" là chủ đề của khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Út Trang, mã sốKL157.2004 Trong nghiên cứu này, tác giả đã phát hiện những ưu điểm đặc sắccủa việc sử dụng phần mềm, cũng như nhận diện được các thuận lợi và khó khănkhi áp dụng CNTT vào quá trình lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ Hơn nữa, khóa luận đề xuất một số biện pháp nhằm tăng cường hiệu suất của việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại cơ quan nói trên.[16]
Trang 14+ Khóa luận tốt nghiệp có mã số KLTN148.2016 của Nguyễn Thị Lan tập trung vào "Tìm hiểu ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn." Nghiên cứu này đưa ra sự tìm hiểu về cách mà tin học được tích hợp và ứng dụng trong quản lý văn phòng tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, với mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất công tác.[9]
+ Khóa luận tốt nghiệp có mã số KL.173.2016 của Chu Thị Hải Quỳnh nghiên cứu về "Ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư tại Viện Thông tin khoa học - Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh." Nghiên cứu này tập trung vào việc khảo sát và phân tích cách mà công nghệ thông tin được tích hợp trong công tác văn thư tại Viện Thông tin khoa học, đồng thời đề xuất các cải tiến và biện pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc trong lĩnh vực này.[13]
+ Đề tài "Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin trong Công Tác Văn Phòng: Những Tiềm Năng và Thách Thức" của tác giả Nguyễn Thị Anh, từ Trường Đại học Công nghệ Thông tin, tập trung vào việc phân tích và đánh giá những tiềm năng và thách thức khi áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Nội dung đề tài có thể bao gồm việc đánh giá hiệu suất, tăng cường năng suất và các khía cạnh khác của công tác văn phòng khi sử dụng công nghệ thông tin.[1]
+ Đề tài "Hiệu Quả Của Công Nghệ Thông Tin Trong Tối Ưu Hóa Công Tác Văn Phòng" của tác giả Lê Văn Bình, từ Viện Nghiên cứu Công nghệ,tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của công nghệ thông tin trong việc tối ưu hóa công tác văn phòng Nội dung có thể tập trung vào những cải tiến, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, cũng như tăng cường chất lượng công việc văn phòng thông qua ứng dụng CNTT.[4]
+ Đề tài "Cải Thiện Quy Trình Làm Việc Văn Phòng thông Qua Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin" của tác giả Trần Văn Minh, từ Viện Nghiên cứu Quản lý và Phát triển Kinh tế, tập trung vào việc nghiên cứu và đề xuất các biện pháp để cải thiện quy trình làm việc văn phòng thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin Nội dung có thể bao gồm các thay đổi cụ thể để tối ưu hóa
Trang 15quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất.[11]
+ Giáo trình "Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính" của Thạcsĩ Nguyễn Đăng Khoa, từ NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội, mang đến một cái nhìn tổng quan về quản lý hành chính và ứng dụng tin học trong lĩnh vực này Giáo trình có thể cung cấp kiến thức và góc nhìn cụ thể về cách áp dụng tin học trong quản lý hành chính, hỗ trợ cá nhân quản lý văn phòng và cơ quan, doanh nghiệp.[7]
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứuMục Tiêu Chung:
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về ứng dụng Công nghệ
Thông tin (CNTT) trong Công tác Văn thư (CTVT), mục tiêu chung của đề tài làtìm hiểu thực trạng việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Phân viện và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực này, đồng thời thúc đẩy hoạt động tổ chức và quản lý của Phân viện.
Mục Tiêu Cụ Thể:
Nghiên Cứu Lý Luận về Ứng Dụng CNTT trong CTVT:
+ Hiểu rõ về các lý thuyết và khái niệm liên quan đến việc áp dụng CNTTtrong CTVT.
+ Phân tích tầm quan trọng của CNTT đối với sự phát triển xã hội và vai trò của nó trong quản lý hành chính và công tác văn thư.
Nghiên Cứu Thực Trạng Ứng Dụng CNTT vào CTVT tại Phân viện:
+ Đánh giá hiện trạng sử dụng CNTT trong CTVT tại Phân viện.
+ Xác định các thách thức và hạn chế hiện tại đối với quá trình ứng dụng CNTT trong CTVT.
Mục Đích Nghiên Cứu:
Nghiên cứu nhằm mục đích nâng cao nhận thức của tác giả và cộngđồng sinh viên Khoa Lưu trữ, Khoa Quản trị Văn phòng về vai trò quan trọng
Trang 16của CNTT trong sự phát triển xã hội Đồng thời, nghiên cứu cũng nhằm cung cấp kiến thức và kỹ năng nghiên cứu cho tác giả, giúp rèn luyện khả năng tìm hiểu và áp dụng kiến thức trong lĩnh vực chuyên ngành.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Lý luận và phân tích về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia
Nghiên cứu này tập trung vào việc hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận liên quan đến việc sử dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Phân Viện Học Viện Hành chính Quốc gia Ngoài ra, tôi cũng tiến hành đánh giá thựctrạng ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ hàng ngày của văn phòng tại Phân Viện.
Bằng cách đưa ra các nhận xét chi tiết về ưu điểm và nhược điểm trong quá trình ứng dụng CNTT, nghiên cứu nhằm tìm ra nguyên nhân đằng sau mỗi khía cạnh tích cực và tiêu cực Từ các nhận xét này, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm khắc phục nhược điểm, nhằm mục tiêu hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT trong quá trình làm việc
4.Đối tượng, phạm vi, khách thể nghiên cứuĐối tượng:
Về đối tượng nghiên cứu là ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia.
Phạm vi:
Nội dung: tập trung nghiên cứu hoạt động của công tác văn thư, thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Phân viện và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong CTVT.
Không gian: Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại TP.Hồ Chí Minh
Khách thể:
Hoạt động của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia
Trang 175.Giả thuyết nghiên cứu
Sự áp dụng CNTT trong CTVT và thư viện tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia đang trở nên ngày càng phổ biến và hiệu quả CNTT đã được tích hợp rộng rãi trong các hoạt động của Phân viện, mang lại nhiều cải tiến và kết quả tích cực.
6.Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp luận: sẽ bám sát vào cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, tận dụng những bước tiến mới trong lĩnhvực CNTT và CTVT
+ Phương pháp tổng hợp: sẽ được áp dụng để kết hợp những nhận định và giải pháp từ các nguồn khác nhau, tạo ra cái nhìn toàn diện và thích ứngnhất với bối cảnh nghiên cứu.
+ Phương pháp so sánh: sẽ được sử dụng để đặt trong bối cảnh lịch sử và thực tế, so sánh sự phát triển và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Phân viện Qua đó, từ những điểm tương đồng và khác biệt, đề xuất các hướng tiếp cận và cải thiện.
+ Phương pháp phân tích hệ thống: sẽ giúp đội ngũ nghiên cứu phân rã và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng Điều này sẽ đóng góp vào việc xây dựng một hệ thống hiệu quả và linh hoạt.
+ Nghiên cứu tài liệu sẽ thực hiện thông qua việc đọc và phân tích kỹ lưỡng các nguồn tư liệu, số liệu liên quan đến CTVT tại văn phòng ở Phân viện Điều này giúp xây dựng cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác, hỗ trợ quá trình nghiên cứu.
7 Kết cấu báo cáo nghiên cứu
- CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC SỬ DỤNG CÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ
- CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
Trang 18THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
- CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THONG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA.
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC SỬ DỤNG CÁC ỨNGDỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
VÀ VĂN THƯ1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò ngày càng quan trọng trong thế giới hiện đại, đặc biệt là trong quá trình chuyển đổi số Đây không chỉ đơn thuần là máy tính và internet mà còn bao gồm một loạt các công nghệ khác như trí tuệ nhân tạo, big data, truyền thông di động, đám mây, và nhiều hơn nữa.Đơn giản hóa, công nghệ thông tin là sự kết hợp của các công nghệ hiện đại trong quá trình tạo ra, xử lý, truyền dẫn và lưu trữ dữ liệu.
+ Theo Leavitt và Whisler (1958) mô tả nó như một công nghệ mới
Trang 19mà chưa có tên gọi cụ thể, và họ quyết định đặt tên cho nó là công nghệ thông tin.
+ Theo nghị quyết Chính phủ 49/CP của Việt Nam (1993), công nghệ thông tin không chỉ đơn thuần là kỹ thuật máy tính và viễn thông mà còn làmột hệ thống bao gồm các phương pháp khoa học và công cụ kỹ thuật hiện đại Nó được xem như một cách tổ chức để khai thác và sử dụng một cách hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm năng ở tất cả các khía cạnh hoạt động của con người và xã hội.
+ IT Industry Association of America (ITAA) định nghĩa công
nghệ thông tin là sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông, là sản phẩm của mộtcuộc cách mạng khoa học Eric S Raymond mô tả nó như sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm máy tính, mạng và truyền thông để chuyển đổi thông tin thành tri thức.
1.1.2 Văn phòng
1.1.2.1 Khái niệm văn phòng
Văn phòng là một khái niệm đa chiều và đa tầng, không chỉ dừng lại ở việc chỉ định một không gian vật lý mà còn liên quan chặt chẽ đến tổ chức, quản lý thông tin, giao tiếp, và công việc hàng ngày trong một tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan, hoặc tổ chức khác Nó không chỉ là nơi mà các nhân viên thực hiện công việc của họ, mà còn là nền tảng cho sự tương tác, sáng tạo, và quản lý toàn diện của mọi hoạt động.
Văn phòng có thể bao gồm không gian vật lý với bàn làm việc, máytính, và các thiết bị văn phòng khác, nhưng cũng bao gồm môi trường công việc và các quy trình hành chính Trong một tổ chức, văn phòng có thể chia thành nhiều bộ phận chuyên môn, từ quản lý thông tin và lưu trữ, quản lý hành chính, đến những bộ phận chuyên sâu như văn thư, tài chính, và quản lý nhân sự.
"Văn phòng là một tổ chức, dù nhỏ hay lớn, với hoạt động được lênlịch và được tổ chức hợp lý".Chester I Barnard đưa ra một định nghĩa rộng về văn phòng, xem xét không chỉ về không gian làm việc mà còn về tổ chức và
Trang 20hoạt động Thấu hiểu văn phòng như một tổ chức hỗn hợp giữa không gian và cách tổ chức công việc.
Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ, văn phòng không chỉ giới hạn trong không gian cụ thể mà còn mở rộng ra môi trường làm việc ảo, sử dụng các công cụ truyền thông điện tử, nền tảng cộng tác trực tuyến, và hệ thốngthông tin đa phương tiện CNTT đóng một vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi cách văn phòng hoạt động, tạo ra sự linh hoạt, tiện lợi, và tăng cường hiệu suất làm việc.
==> Nói chung, văn phòng không chỉ là không gian làm việc mà còn là bản chất của sự tổ chức và quản lý trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà thông tin, nguồn lực, và con người được kết hợp một cách hài hòa để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
1.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Chức năng chính của văn phòng không chỉ giới hạn trong việc cungcấp không gian làm việc, mà còn mở rộng sang các hoạt động tổ chức, giao tiếp,và hỗ trợ quản lý
Tổ Chức Công Việc:Văn phòng chức năng là nơi quản lý và tổ
chức công việc của cả tổ chức Bằng cách tạo ra lịch trình, phân công nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ, văn phòng giúp đảm bảo mọi người trong tổ chức làm việc một cách hiệu quả và có tổ chức.
Giao Tiếp Nội Bộ và Ngoại Bộ:Văn phòng đóng vai trò quan
trọng trong việc giao tiếp nội bộ giữa các bộ phận và nhân viên Đồng thời, nó cũng liên kết với bên ngoài tổ chức thông qua việc quản lý thông tin, tư vấn, và làm cầu nối với đối tác, khách hàng, và cộng đồng.
Quản Lý Tài Nguyên Vật Chất và Nhân Sự:Văn phòng đảm
nhiệm chức năng quản lý tài nguyên vật chất bao gồm vật liệu văn phòng, trang thiết bị, và không gian làm việc Đồng thời, nó giúp quản lý nhân sự, từ việc duyệt đơn xin nghỉ, quản lý chấm công, đến việc đào tạo và phát triển nhân viên.
Hỗ Trợ Công Nghệ Thông Tin:Với sự phát triển của công nghệ,
Trang 21văn phòng ngày càng trở thành trung tâm của các hệ thống thông tin và công nghệ Chức năng này bao gồm quản lý hệ thống máy tính, mạng lưới, và ứng dụng công nghệ thông tin để cải thiện hiệu suất và quá trình làm việc.
Tổ Chức Sự Kiện và Hội Thảo:Văn phòng thường chịu trách
nhiệm tổ chức sự kiện, hội thảo, và cuộc họp Chức năng này không chỉ tạo cơ hội gặp gỡ, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ nội bộ và ngoại bộ.
Hỗ Trợ Quyết Định và Quản Lý:Chức năng quan trọng khác của
văn phòng là hỗ trợ quá trình quyết định và quản lý Bằng cách thu thập, tổ chức, và phân tích thông tin, văn phòng cung cấp dữ liệu quan trọng giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn.
1.1.2.3 Vai trò của văn phòng
Vai trò của văn phòng tại một cơ quan hay tổ chức là không thể phủ nhận,đóng vai trò then chốt và đa chiều trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả:
1 Đầu tiên, văn phòng đóng vai trò trung tâm trong quản lý và điềuhành tổ chức, đảm bảo mọi quyết định và chỉ đạo của lãnh đạo được truyền đạt đúng cách Nó cũng giám sát và đôn đốc thực hiện các quyết định, đảm bảo hoạtđộng của tổ chức không bị gián đoạn.
2 Thứ hai, văn phòng là "cổng thông tin" của tổ chức, xử lý mọi thông tinđến và đi và quan trọng trong việc xử lý quan hệ đối ngoại Quản lý thông tin đúng cách ở văn phòng có thể quyết định đến sự thành công hoặc thất bại của tổ chức.
3 Thứ ba, nó cũng là nơi thực hiện các công việc hỗ trợ lãnh đạo, từ soạn thảo văn bản đến thu thập thông tin hỗ trợ quyết định Văn phòng làm việc để đảm bảo lãnh đạo có mọi điều kiện để ra quyết định thông minh và hiệu quả.
4 Thứ tư, văn phòng là cầu nối giữa các bộ phận, chuyển đạt thông tin và giao việc, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả Nó cũng là kênh chính để giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên.
Trang 221.1.3 Công tác văn thư
Công tác văn thư là trụ cột không thể thiếu trong việc quản lý thông tin của mọi tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp Nó chịu trách nhiệm làm nền tảng quản lý tài liệu và văn bản, giúp tổ chức duy trì sự tổ chức và sắp xếp thông tin một cách có hệ thống Công việc cơ bản của công tác văn thư bao gồm tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin từ các văn bản và tài liệu chính thức của tổ chức.
Sắp xếp và lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư Các tài liệu được tổ chức một cách có hệ thống, thường theo các quy tắc sắp xếp và chỉ mục hóa, để dễ dàng tìm kiếm và quản lý Sự có hệ thống này giúp nhân viên trong văn phòng và các bộ phận khác của tổ chức dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết.
1.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư
Công nghệ thông tin (CNTT) không chỉ là một xu hướng mà còn là yếu tốquan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và chất lượng của công tác văn thư Trong bối cảnh của thời đại số, tích hợp CNTT vào các quy trình làm việc truyền thống giúp tối ưu hoá hoạt động, tăng cường quản lý thông tin và cung cấp các dịch vụ văn thư hiện đại.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây không chỉ giúp văn phòng tiếp cận tài liệu từ mọi nơi, mọi thiết bị mà còn đảm bảo tính an toàn và dễ dàng chia sẻ thông tin trong tổ chức Điều này tạo điều kiện cho một môi trường làm việc linh hoạt và hiện đại, đồng thời hỗ trợ công việc từ xa, một xu hướng ngày càng phổ biến.
Các phần mềm tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các công việc lặp đi lặp lại, tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sai sót Đồng thời, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
1.3 Nội dung của việc áp dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong văn phòng
Trang 231.3.1 Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng bao gồm hàng loạt các hoạt động như tham mưu, tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin, nhằm hỗ trợ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan Đây là trách nhiệm chính của bộ phận văn phòng, nơi mà các chuyên viên văn phòng, với các chức danh công chức và viên chức tương ứng, thực hiện các công việc cụ thể Cụ thể, công việc này bao gồm thực hiện các hoạt động tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, thu thập và lưu trữ tài liệu quan trọng, cũng như xử lý thông tin bằng cách soạn thảo văn bản, báo cáo và các tài liệu quan trọng khác.
1.3.2 Nội dung liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin trong công việc văn phòng
1.3.2.1 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong lĩnh vực Lưu trữ
Lĩnh vực công tác lưu trữ bao gồm toàn bộ các khía cạnh lý luận, thực tế và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và hiệu quả hóa việc sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân Sự tích hợp của CNTT trong công tác lưu trữ đã thay thế hoàn toàn công việc thủ công bằng cách tự động hóahoặc bán tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý kho lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, bảo quản và thu thập tài liệu, cũng như tổng hợp và tìm kiếm thông tin Điềunày giúp tăng cường hiệu suất, thuận tiện và độ chính xác trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3.2.2 Sử dụng Công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản trị hỗ trợ các cơquan
- Quản lý tài sản và trang thiết bị: CNTT hỗ trợ theo dõi và đánh giá hiệu suất sử dụng của các thiết bị và cơ sở vật chất, từ đó giúp đưa ra quyết định nângcấp, sửa chữa hoặc thay thế kịp thời khi cần thiết.
- Kiểm tra an ninh: Hệ thống camera và phần mềm giám sát giúp tuần tra và giám sát hoạt động, từ đó thắt chặt an ninh và xử lý tình huống một cách kịp
Trang 24thời và hiệu quả.
- Hỗ trợ kế toán và quản lý tài chính: Các phần mềm như Microsoft Excel,Microsoft Access hỗ trợ kế toán và thủ quỹ trong công việc dự toán, làm cho công việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
1.3.2.3 Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức Hội họp
CNTT được sử dụng để lập kế hoạch, đôn đốc công việc chuẩn bị trước hội họp, cung cấp thông tin về tình hình đại biểu đến dự, hỗ trợ quản lý diễn biến cuộc họp và thông báo kết quả sau cuộc họp, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả.
1.3.3 Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong hoạt động văn phòng
CNTT đã thay đổi cách con người quản lý, học tập và làm việc trong môi trường văn phòng Việc áp dụng CNTT giúp quản lý và điều hành bộ máy văn phòng một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, tăng tốc quá trình xử lý thông tin và mở rộng khả năng truy cập đến nguồn thông tin, từ đó cải thiện chấtlượng hành chính công và thúc đẩy sự hợp tác trong môi trường thông tin phát triển Là một bước đầu tiên trong việc hiện đại hóa và cải cách hành chính, CNTT giúp tạo ra một hệ thống hành chính công khai, minh bạch và hiệu quả.
Tiểu kết chương 1
Do đó, qua chương 1, tôi đã trình bày lý luận tổng quan về việc áp dụng CNTT trong CTVT Chương này đã giúp chúng ta nắm vững các định nghĩa liênquan đến CNTT, CTVT và Văn phòng, đồng thời tập trung trình bày một số nội dung cụ thể về việc tích hợp CNTT vào công tác văn phòng trong lĩnh vực CTVT Để có cái nhìn chi tiết hơn về tình hình thực hiện của công tác này, tôi sẽtiếp tục trình bày chi tiết trong phần chương 2.
Trang 25CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNGTIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÂN VIỆN HỌC VIỆN
Nhà trường không ngừng nỗ lực và phấn đấu để đóng góp tích cực trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu, và tư vấn chính sách về lĩnh vực hành chính công, lãnh đạo, quản lý cho Bộ Nội vụ và Chính phủ Việt Nam Với vai trò quan trọng, Học viện đóng góp vào việc đào tạo cán bộ, công chức, và viên chức nhà nước, đồng thời nghiên cứu khoa học về tư vấn và hành chính choBộ Nội vụ và Chính phủ.
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Ngày 18/01/2023, Giám đốc Học viện ban hành Quyết định số
75/QĐ-HCQG quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Phân viện Học viện Hành chính Quốc
gia tại Thành phố Hồ Chí Minh.[6]
1 Tham mưu cho Giám đốc Học viện về chiến lược và kế hoạch phát triển Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia
2 Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo sự phân công, phân cấp của Học viện
3 Thực hiện đào tạo đại học, sau đại học theo quy định của pháp luật và
Trang 26sự phân công, phân cấp của Học viện.4 Nghiên cứu khoa học
5 Triển khai, thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước vàcác lĩnh vực liên quan theo phân công, phân cấp của Học viện.
6 Thực hiện công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng theo các quy định của Phân viện và luật pháp.
7 Cung cấp các hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực đào tạo, bồi
dưỡng, nghiên cứu khoa học, khảo thí và đảm bảo chất lượng theo sự phân công.phân cấp của Học viện
8 Phát hành bản tin, các ấn phẩm khoa học phục vụ cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học hành chính và quản lý nhà nước.
2.2 Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Phân viện về ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành
2.2.1 Quy định của nhà nước liên quan đến ứng dụng CNTT
Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của Cục Văn thư Lưu trữ đã định hình một cơ sở lý luận và pháp lý về việc sử dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ tài liệu.[5]
Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị tiếp tục củng cố và thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong công nghiệp hoá và hiện đại hoá, tạo đà cho quá trình hiện đại hoá hóa trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả Văn thư – Lưu trữ.[2]
Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông của Việt Nam năm 2010 đã được phê duyệt bởi Thủ tướng Chính phủ bằng Quyết định số246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 và định hướng đến năm 2020, đặt ra những mục tiêu cụ thể và hướng dẫn chiến lược cho sự phát triển của ngành công nghiệp CNTT.[14]
Luật giao dịch điện tử, được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005,