(Luận văn thạc sĩ) hiện đại hóa công tác văn phòng tại tỉnh đoàn bắc ninh nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan nhà nước tỉnh bắc ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI QUANG THỊNH HIỆN ĐẠI HỐCƠNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐỒN ̀! ̀" NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢPHÔI HƠP ̣ CƠ QUAN HANH CHINH NHA NƯƠC TINH BĂC NINH ̀! " ! " ̉ " LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝCÔNG HÀ NỘI - NĂM 2022 VỚI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI QUANG THỊNH HIÊṆ ĐẠI HỐCƠNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐỒN ̀! ̀" NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢPHÔI HƠP ̣ CƠ QUAN HANH CHINH NHA NƯƠC TINH BĂC NINH ̀! " ! " ̉ " LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝCÔNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyêñ Quỳnh Nga HÀ NỘI - NĂM 2022 VỚI LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu kết nêu đề tài trung thực, xuất phát từ thực tế nghiên cứu tình hình đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh Hà Nội, ngày … tháng … năm 2022 Tác giả Bùi Quang Thịnh LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia hướng dẫn TS Nguyễn Quỳnh Nga, tơi thực đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh” Tôi xin chân thành cám ơn thầy cô Ban Quản lý sau đại học, tồn thể thầy Học viện Hành Quốc gia tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học tập có kiến thức, kỹ cần thiết để nghiên cứu, thực luận văn Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới TS Nguyễn Quỳnh Nga, người tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn khoa học giúp đỡ suốt thời gian thực luận văn Kính mong nhận ý kiến góp ý, bảo thầy cô, nhà khoa học, bạn bè người quan tâm để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Bùi Quang Thịnh MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu ………………………………………… Tổng quan tình hình nghiên cứu 10 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 13 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 13 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 14 Kết cấu luận văn 15 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG 16 1.1 Văn phòng 16 1.1.1 Khái niệm văn phòng 17 1.1.2 Chức văn phòng 18 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 21 1.1.4 Ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn phịng 23 1.2 Hiện đại hố cơng tác văn phịng 25 1.2.1 Khái niệm đại hố cơng tác văn phịng 25 1.2.2 Vai trò đại hố cơng tác văn phịng 25 1.2.3 Nội dung đại hố cơng tác văn phịng 27 1.2.4 Các tiêu chí để đánh giá văn phòng đại……………………………… 34 1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến đại hố cơng tác văn phòng 35 Tiểu kết Chương 1……………………………………………………………………….39 Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 40 2.1 Giới thiệu khái quát Tỉnh đồn Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 40 2.1.1 Tỉnh đoàn Bắc Ninh 40 2.1.2 Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 45 2.1.3 Sự phối hợp Tỉnh đoàn quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh 47 2.2 Khảo sát thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan HCNN tỉnh Bắc Ninh 55 2.2.1 Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phòng 55 2.2.2 Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ 59 2.2.3 Hiện đại hóa cơng tác tổ chức họp, hội nghị 71 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng .76 2.3 Đánh giá chung .87 2.3.1 Về đại hóa nguồn nhân lực văn phịng 87 2.3.2 Về đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ 89 2.3.3 Về đại hóa công tác tổ chức họp, hội nghị 93 2.3.4 Về ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 94 Tiểu kết Chương 2…………………………………………………………………… 95 Chương QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỈNH ĐOÀN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 96 3.1 Quan điểm đại hố cơng tác Văn phịng Tỉnh đoàn Bắc Ninh 96 3.1.1 Nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, chức văn phòng 96 3.1.2 Đảm bảo lãnh đạo thống Đảng hiêṇ đaịhốcơng tác văn phịng .97 3.1.3 Hiện đại hố phải đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước……… .98 3.1.4 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực .………………………………100 3.2 Giải pháp tăng cường đại hố cơng tác văn phịng taịTỉnh đồn Bắc Ninh nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh .100 3.2.1 Giải pháp thể chế 10 3.2.2 Giải pháp nhận thức 10 3.2.3 Giải pháp nhân lực 10 3.2.4 Giải pháp công tác văn thư – lưu trữ 10 3.2.5 Giải pháp công nghệ 10 3.2.6 Giải pháp tiêu chuẩn quản lý chất lượng 10 3.2.7 Giải pháp tài 11 3.3 Một số kiến nghị……………………………………………………………….….112 3.3.1 Kiến nghị quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh………….…… 112 3.3.2 Kiến nghị Tỉnh đoàn…………………………………………………… 113 Tiểu kết Chương 3……………………………………………………………… ……114 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………… 117 PHỤ LỤC………………………………………………………………………………… 120 115 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ thay / Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ BTV Ban Thường vụ CNTT Công nghệ thơng tin ĐTBD Đào tạo bồi dưỡng ĐVTN Đồn viên niên HCNN Hành nhà nước HĐH Hiện đại hố KH&CN Khoa học Cơng nghệ LĐQL Lãnh đạo quản lý TNCS Thanh niên Cộng sản TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TĐBN Tỉnh đoàn Bắc Ninh XHCN Xã hội chủ nghĩa DANH MỤC BẢNG STT Bảng Bảng 2.1 Nội dung Số lượng văn đến đơn thư TĐBN Trang 63 giai đoạn 2015 - 2019 Bảng 2.2 Số lượng văn TĐBN từ giai đoạn 65 2015 - 2019 Bảng 2.3 Số lượt người khai thác tài liệu TĐBN giai 70 đoạn 2015 - 2019 DANH MỤC BIỂU ĐỒ, HÌNH STT Hình Nội dung Biểu đồ 1.1 Phương thức làm việc chủ yếu với văn phòng Trang 55 Tỉnh Đoàn toàn thể quan Biểu đồ 2.1 Số lượng văn đơn thư đến TĐBN 64 giai đoạn 2015 - 2019 Biểu đồ 2.2 Số lượng văn TĐBN giai đoạn 2015 65 - 2019 Biểu đồ 2.3 Số lượt người khai thác tài liệu TĐBN giai 70 đoạn 2015 - 2019 Biểu đồ 3.1 Sự đánh giá mức độ đại hoá Phần mềm 75 họp trực tuyến TĐBN Biểu đồ 3.2 Sự đánh giá mức độ đại hoá khoá 76 đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến TĐBN Hình 1.1 Hội nghị trực tuyến TĐBN ngày 22/9/2021 73 Hình 1.2 Tập huấn trực tuyến Trung tâm Dịch vụ 73 việc làm Thanh niên tỉnh ngày 24/9/2021 10 Hình 1.3 Họp trực tuyến TĐBN với Trung ương đoàn ngày 1/8/2021 74 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Để tiến kịp với giới, việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng yêu cầu tất yếu thời đại Văn phịng đóng vai trị cầu nối xun suốt tồn q trình vận hành quan, tổ chức Vì vậy, đại hóa văn phòng từ trang thiết bị, nguồn nhân kỹ thuật nghiệp vụ hành tạo tăng tốc cho quan, tổ chức trình hội nhập tồn cầu Cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư diễn nhiều nước phát triển Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập Chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế Thế giới – tốc độ đột phá cách mạng công nghiệp 4.0 “khơng có tiền lệ lịch sử” Trên thực tế, cách mạng công nghiệp 4.0 phá vỡ hầu hết ngành công nghiệp quốc gia Và, chiều rộng, chiều sâu thay đổi báo trước chuyển đổi toàn hệ thống sản xuất, quản lý quản trị Thế giới bước sang kỷ nguyên số Việt Nam không ngoại lệ Chính lĩnh vực văn phịng, quan, tổ chức cần tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cách mạng Đề tài luận văn lựa chọn xuất phát từ ba lý sau: Thứ nhất, xuất phát từ vai trò quan trọng văn phòng Đây phận thiếu cấu tổ chức quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, cơng ty ngồi nước Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn văn nội Hơn nữa, văn phịng phận có chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo; tổ chức, điều phối công việc, đảm bảo sở vật chất đồng thời đầu mối thực hoạt động giao dịch liên lạc Hiệu hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu hoạt động chung toàn quan đơn vị