Giáo trình mô đun ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư (nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày…….tháng….năm ………… của……………………………… BẠC LIÊU, NĂM 2020 BÀI KHÁI QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ Khái niệm - Thông tin (Information) : Thông tin điều hiểu biết kiện, tượng, quan hệ thu nhận qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu… - Công nghệ thông tin (Information technology): Là công nghệ xử lý thông tin phương tiện điện tử - Hệ thống thông tin (Information System): Là hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố - Mơi trường mạng: Là mơi trường thông tin cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông qua sở hạ tầng thông tin; - Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thơng, mạng Internet, mạng máy tính sở liệu; - Cơ sở liệu: Là tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử; - Văn điện tử: Là văn thể dạng thông điệp liệu; - Thông điệp liệu: Là thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử; - Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự; - Hồ sơ: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; - Khung phân loại hồ sơ: Là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực Ứng dụng công nghệ thông tin văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư chủ yếu thực lĩnh vực soạn thảo văn quản lý văn 2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin việc soạn thảo văn Trong việc soạn thảo văn tùy nhu cầu tùy điều kiện mà bạn lựa chọn giải pháp soạn thảo thủ công Microsoft Word hay sử dụng phần mềm Chuẩn hóa thể thức trình bày văn hành Với việc soạn thảo thủ cơng Microsoft Word, yêu cầu bạn sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word nắm vững thể thức trình bày văn Nhằm tạo thuận lợi cho việc soạn thảo loại văn sau này, bạn nên tạo mẫu văn (quyết định, công văn, báo cáo…) lưu lại thành template để sử dụng nhiều lần sau Để lưu văn thành mẫu (template) bạn vào File - Save As, mục Save As Type chọn kiểu lưu Word Template (*.dotx) - xem hình Nếu khơng thích soạn thảo văn thủ cơng bạn sử dụng “phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Với phần mềm tất mẫu văn tạo sẵn theo thể thức trình bày tích hợp sẵn phần mềm, muốn soạn thảo loại văn bạn cần chọn mẫu, nhập thông tin cần thiết phần mềm tự động tạo văn theo thể thức với nội dung mà bạn nhập vào (xem cách sử dụng phần mềm Bài 2) 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn Việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn phức tạp nhiều so với việc ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn Tùy đặc thù tùy điều kiện quanmà việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn mức độ khác nhau: Một số đơn vị chưa có điều kiện quản lý văn phần mềm Microsoft Excel, số đơn vị có điều kiện trang bị phần mềm chuyên quản lý văn Phần mềm quản lý văn cài máy đơn triển khai hệ thống mạng cục Nếu dùng phần mềm cài máy đơn chức mà phần mềm thực quản lý, tra tìm, thống kê văn đi, văn đến Nếu có hạ tầng mạng LAN tốt trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn cài đặt môi trường mạng, ngồi chức quản lý, tra tìm, thống kê văn đến cịn xây dựng quy trình xử lý văn Nếu xây dựng tốt quy trình xử lý văn mơi trường mạng bạn tiết kiệm cho quan nhiều chi phí cơng sức vỉ việc chuyển văn đơn vị khơng cần làm theo cách truyền thống in phân phát mà sử dụng phương thức truyền văn điện tử thông qua mạng LAN phòng ban với Việc xây dựng phần mềm quản lý văn cần tuân theo số quy chuẩn định, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có cơng văn số 139/VTLTNNTTTH việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng, công văn đưa quy định quy trình, biểu mẫu… để nhà xây dựng phần mềm quản lý văn lấy làm để xây dựng phần mềm quản lý văn bản.Một số hướng dẫn liên quan đến việc xây dựng phần mềm quản lý văn công văn sau: - Lưu đồ mô tả văn đến môi trường mạng: Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo quan Văn thư quan Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn đến Văn đến Lãnh đạo đơn vị Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn Tổ chức thực Giải Ý kiến phân phối văn Khơng Quan trọng Có Ý kiến đạo giải Theo dõi giải Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy - Lưu đồ mô tả văn môi trường mạng CBCCVC chuyên môn Lãnh đạo đơn vị Pháp chế quan/Lãnh đạo văn phòng Văn thư quan Lãnh đạo quan Giới thiệu hệ thống sở liệu văn thư Mục tiêu việc xây dựng sở liệu (CSDL) văn thư tổ chức tốt liệu văn thư máy tính mạng máy tính để đăng ký, quản lý, thống kê tra tìm văn đi, văn đến nhằm giải công việc cách hiệu quả, kịp thời tin cậy, đồng thời thay cách tra tìm văn sổ Việc xây dựng CSDL văn thư góp phần hỗ trợ nâng cao hiệu hoạt động văn thư, quản lý điều hành quan, tổ chức, mở rộng, nâng cao hiệu hợp tác, liên thông với quan bên ngồi Quy trình thiết kế CSDL văn thư biểu mẫu mô tả thông tin đầu vào, đầu văn đi, văn đến, quản lý hồ sơ xây dựng dựa Công văn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ mơi trường mạng 3.1 Quy trình thiết kế Phân tích, thiết kế hệ thống CSDL quản lý, thống kê tra tìm văn đi, văn đến công tác văn thư thực theo quy trình sau: Bước 1: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác quan để chọn văn cần nhập vào CSDL Bước 2: Xây dựng bảng phân loại thông tin văn theo vấn đề Bước 3: Lập danh mục nhu cầu khai thác thông tin đầu CSDL Bước 4: Lựa chọn hệ quản trị CSDL để lưu trữ liệu Bước 5: Xây dựng chương trình ứng dụng kết nối với hệ thống CSDL lưu trữ để quản lý hồ sơ, quản lý văn đi, văn đến 3.2 Thiết kế bảng đăng ký văn đến 3.2.1 Chuẩn thông tin đầu vào CSDL văn đến Bao gồm thông tin (trường liệu - field) sau: Số thứ tự (số đến) Ngày đến Tác giả (tên quan, tổ chức ban hành) Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại văn Trích yếu nội dung văn Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật) 10 Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc) 11 Số tờ 12 Ý kiến phân phối 13 Thời hạn giải 14 File văn đến đính kèm Tùy vào yêu cầu mục đích sử dụng quan, tổ chức, đơn vị, bổ sung thêm thông tin đầu vào, thứ tự nội dung trường liệu giữ nguyên 3.2.2 Chuẩn thông tin đầu CSDL văn đến b) Mẫu đăng ký bên "Sổ văn đăng ký đến" (420x297cm) Số đến Ngày đến Tác giả Số Ngày ký tháng hiệu Đơn vị/người nhận Tên loại trích yếunội dung Ký nhận Ghi c) Mẫu đăng ký bên "Sổ văn đăng ký mật đến" (420x297cm) Số Ngày đến đến Tác giả Số ký hiệu Ngày thán g Tên loại trích yếu nội dung Đơn Độ Ký vị/người mật nhận nhận Ghi d) Mẫu báo cáo tình hình giải văn đến Từ ngày đến ngày Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị/ người nhận Thời hạn giải Tình trạng giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi Tổng số: Đã xử lý: Chưa xử lý: 3.3 Thiết kế bảng đăng ký văn 3.3.1 Chuẩn thông tin đầu vào CSDL văn Bao gồm thông tin (trường liệu - field) sau: Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại văn Trích yếu nội dung văn Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật) Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc) Số trang Chức vụ họ, tên người ký văn 10 Nơi nhận 11 Số lượng phát hành 12 File văn đính kèm Tùy vào yêu cầu mục đích sử dụng quan, tổ chức, đơn vị, bổ sung thêm thơng tin đầu vào, thứ tự nội dung trường liệu giữ nguyên 3.3.2 Chuẩn thông tin đầu CSDL văn a) Mẫu đăng ký bên "Sổ văn đăng ký đi" (420x297cm) Số ký Ngày Tên loại trích yếu Nơi nhận Ký Số Ghi hiệu văn tháng nội dung nhận lượng b) Mẫu báo cáo tình hình văn Từ ngày đến ngày Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng trích yếu nội dung STT Đơn vị/ người nhận Ghi Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ 4.1 Một số nội dung ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ - Xây dựng hệ thống CSDL lưu trữ nhằm mục đích quản lý, bảo quản, tra tìm, thống kê hệ thống thơng tin nội dung tài liệu lưu trữ - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu gốc không để mát, thất lạc - Khai thác thông tin CSDL nhanh chóng, xác - Bảo vệ bí mật tài liệu - Bảo vệ CSDL, không để thông tin CSDL bị hay sai lệch thông tin - Hồ sơ, tài liệu văn thư, lưu trữ quan, sau nhập vào máy tính phải bảo quản an tồn - Đảm bảo tiêu chuẩn quốc gia - Thông tin tài liệu văn thư, lưu trữ giá trị mật, giá trị hành không kết nối vào mạng Internet 4.2 Các yêu cầu xử lý liệu lưu trữ Lưu đồ quản lý hồ sơ môi trường mạng Văn đến, văn có mã Ý kiến đạo, ý kiến đóng góp Văn tài liệu khác có mã Hồ sơ có mã theo khung phân loại Hồ sơ giải (3) Tài liệu loại khỏi hồ sơ (3) Giới thiệu hệ thống sở liệu lưu trữ Mục tiêu việc xây dựng sở liệu (CSDL) lưu trữ tổ chức tốt liệu lưu trữ máy tính mạng máy tính để tăng cường hiểu công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Thông qua hệ thống CSDL lưu trữ, tạo tiền đề cho việc số hóa tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, đơn vị Quy trình thiết kế CSDL lưu trữ xây dựng dựa Hướng dẫn 169/HDVTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ 4.3.1 Quy trình thiết kế Bước 1: Xác định CSDL lưu trữ; thông tin tiêu chuẩn thông tin đầu vào CSDL lưu trữ Bước 2: Thiết kế phiếu tin biên mục phiếu tin Bước 3: Lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng cài đặt phần mềm Bước 4: Nhập kiểm tra liệu Bước 5: Bảo trì tổ chức khai thác CSDL 4.3.2 Thiết kế hệ thống CSDL lưu trữ 4.3.2.1 Xác định CSDL lưu trữ; thông tin tiêu chuẩn thông tin đầu vào a) Xác định CSDL lưu trữ cần xây dựng 10 Tải cài đặt phần mềm đọc file dpf - Bước 1: Truy cập địa chỉ: https://www.foxit.com/pdf-reader/ - Bước 2: Tải file: Chọn Download Now → + Chọn Free Download để tải máy tính 50 - Bước 3: Cài đặt phần mềm vào máy tính: B1: Mở file cài đặt tải máy tính: B2: Chọn Next B3: Chọn Next B4: Chọn Next B5: Chọn Next 51 B5: Chọn Next B6: Chọn Don’t install a free 14 day trial… Chọn Next B8: Chọn Finish > Chạy phần mềm chọn Not Now B7: Chọn Install Giao diện phần mềm: 52 Chuyển mã văn Chuyển file Word, Excel, Powerpoint sang dpf Word, Execl, Powerpoint to dpf: thực tương tự File > Save As: Hộp thoại xuất hiện: Chọn DPF (*.dpf) mục Save as type Sử dụng thư điện tử chia sẻ tài nguyên mạng Chuẩn bị điều kiện cần thiết tham gia lớp tập huấn: - Máy tính (laptop PC – Nếu PC cần có loa kèm theo) - Smartphone: để thực hành với vai trò học sinh (đối với trường hợp học sinh khơng có máy tính) Nội dung 2.1 Đồng liệu với Google Drive (Drive File Stream thao tác tất tệp Google Drive trực tiếp từ máy tính): Click here để cài đặt Hướng dẫn cài đặt: Click here 2.2 Google Meet - Truy cập Google Meet từ máy tính qua email - Cài đặt Google Meet Smartphone Click here 53 - Tạo họp + Tạo họp để sử dụng sau Click here + Bắt đầu họp tức + Lịch biểu lịch google Click here - Học sinh tham gia lớp học video - Chia sẻ cửa sổ: Vừa trình bày vừa quản lý học sinh Click here 2.3 Google Classroom - Truy cập Google Classroom từ máy tính qua email - Cài đặt Google Classroom Smartphone Click here Học sinh Giáo viên - Tạo lớp học Click here - Tham gia lớp học Click here - Cung cấp tài liệu học tập Click here - Nhận tài liệu học tập - Giao tập/thực hành trả kết cho HSSV Click here - Nộp tập/thực hành Click here - Tạo kiểm tra trắc nghiệm Click - Thực kiểm tra nộp here - Chuyển câu hỏi trắc nghiệm từ word sang Google forms Click here/ Click here Tiếng việt 2.4 Một số phần mềm hỗ trợ dạy học trực tuyến - Quay phim hình: BandiCam Logitech - Điều khiển máy tính từ xa: AnyDesk TeamViewer + Hướng dẫn cài đặt AnyDesk: Click here, Click here , Click here 54 - Một số kỹ thiết kế giảng với powerpoint: + Tạo file theo mẫu + Design: phông + Chèn sơ đồ SmartArt (đồ họa thông minh) + Transitions: Tạo hiệu ứng chuyển silde + Animations: Tạo hiệu ứng đối tượng + Link: Các silde file, link đến file khác Ứng dụng điện toán đám mây việc lưu trữ tài liệu, văn Ứng dụng điện toán đám mây việc lưu trữ tài liệu, văn phải có hệ thống hạ tầng mạng kết nối đảm bảo Ứng dụng triển khai trung tâm liệu, người dùng cuối quan, đơn vị sử dụng ứng dụng trung tâm liệu qua hệ thống mạng triển khai Hệ thống mạng mạng Internet hệ thống mạng chuyên dùng phục vụ mục đích riêng Vì vậy, mạng kết nối yếu tố quan trọng việc sử dụng ứng dụng tảng điện toán đám mây Đối với quan nhà nước, ứng dụng có số lượng người sử dụng lớn đồng thời ứng dụng hầu hết quan tổ chức triển khai xây dựng sử dụng là: thư điện tử, cổng thông tin điện tử, quản lý văn Các ứng dụng chuyên ngành thường yêu cầu khả xử lý cao không đồng mặt thời gian Các sở liệu đòi hỏi phải triển khai, chia sẻ liệu quan đơn vị liên quan Chuyển đổi ứng dụng sang môi trường điện toán đám mây thường xem xét hai vấn đề: - Chuyển đổi sở hạ tầng sang mơi trường điện tốn đám mây và, - Chuyển đổi ứng dụng vận hành sang môi trường điện toán đám mây Nền tảng dịch vụ điện tốn đám mây: Cơng nghệ tảng điện tốn đám mây cơng nghệ ảo hóa Ảo hóa bao gồm nhiều hình thức ảo hóa khác nhau: ảo hóa hạ tầng, ảo hóa dịch vụ, ảo hóa tảng nhiều loại ảo hóa khác Về kiến trúc tổng thể, sở hạ tầng điện toán đám mây chia thành thành phần: cung cấp dịch vụ, tảng đám mây sở hạ tầng triển khai đám mây Thành phần cung cấp dịch vụ bao gồm dịch vụ cung cấp hạ tầng, tảng phần mềm Nền tảng đám mây xem lõi đám mây vận hành Nền tảng đám mây coi hệ thống quản lý đám mây Nền tảng đám mây bao gồm hệ thống hỗ trợ vận hành đám mây hệ thống hỗ trợ cung cấp dịch vụ Hạ tầng triển khai đám mây hệ thống máy móc vật lý triển khai trung tâm liệu triển khai giải pháp ảo hóa để cung cấp lực tính tốn lưu trữ 55 Phục hồi liệu bị xóa Khi bạn xóa dạng liệu Windows, chuyển vào thùng rác bạn khơi phục Nhưng vấn đề khó khăn bạn muốn khơi phục liệu xóa vĩnh viễn phím tắt Shift + Delete, liệu thùng rác bị làm trống Tuy nhiên, may mắn cịn biện pháp giải vấn đề Nội dung viết giới thiệu cho bạn cách để khôi phục liệu bị xóa vĩnh viễn Windows 10 Khơi phục liệu bị xóa từ thùng rác Khi bạn chọn tệp nhấn Delete mặc định chuyển đến thùng rác Nó nằm bạn làm trống thùng rác theo cách thủ cơng Trong khoảng thời gian đó, bạn thay đổi ý định khôi phục tệp xóa Để khơi phục liệu xóa khỏi thùng rác Windows 10, bước đơn giản sau: Bước Mở thùng rác hình Bước Tìm nhấp chuột phải vào file bạn muốn khôi phục Bước Chọn Restore để khôi phục tệp vị trí ban đầu Windows 10 Vấn đề với cách xóa tệp khơng giải phóng dung lượng lưu trữ lập tức, mà bạn làm trống thùng rác theo cách thủ công Nếu bạn muốn xóa tệp mà bạn khẳng định 100% khơng cần thiết tương lai, bạn bỏ qua thùng rác sử dụng phím tắt Shift+ Delete để xóa vĩnh viễn Tuy nhiên, điều đồng nghĩa bạn khôi phục liệu từ thùng rác Mặc dù vậy, có cách để bạn khơi phục liệu bị xóa vĩnh viễn Nhưng bạn cần thực sớm tốt, trước chúng bị ghi đè 2021 Có thể bạn cần → Kiếm tiền với hình thức giới rút gọn link Shrtfly Khơi phục liệu bị xóa Windows 10 CMD 56 Command Prompt công cụ có sẵn Windows, bạn sử dụng lệnh để khơi phục file bị xóa vĩnh viễn môi trường Các bước tiến hành sau: Bước Mở menu Start Bước Nhập “cmd“, nhấp chuột phải vào kết kết chọn “Run as administrator“ bạn Bước Gõ chkdsk X: /f nhấn Enter Thay “X“bằng ký tự ổ cứng Bước Gõ ATTRIB -H -R -S /S /D X:*.* nhấn Enter Bạn nhớ thay “X” ký tự ổ cứng Q trình khơi phục lúc, bạn không làm gián đoạn trình Tốt tạm dừng hoạt động máy tính bạn Khơi phục liệu xóa vĩnh viễn từ lưu Bạn khơi phục liệu máy tính Windows 10 từ lưu tạo cách sử dụng công cụ Backup and Restore Các bước thực sau: Bước Mở menu Start Bước Gõ “backup” nhấn Enter bàn phím Bước Chọn tùy chọn “Go to Backup and Restore (Windows 7)” phần “Looking for an older backup?” Bước Nhấp vào tùy chọn “Select another backup to restore files from” chọn lưu bạn phục Bước Nhấp vào “Next” làm theo hướng dẫn để hoàn tất trình khơi 57 Sử dụng phần mềm khơi phục liệu Disk Drill phần mềm khôi phục liệu chuyên nghiệp dễ sử dụng, phù hợp với người bắt đầu Để khôi phục liệu bị xóa Windows 10, làm theo bước sau: Bước Tải xuống Disk Drill Bước Cài đặt Disk Drill giống bạn làm với ứng dụng Windows 10 khác Bước Khởi chạy Disk Drill nhấp vào nút “Search for lost data” bên cạnh ổ cứng mà bạn muốn khôi phục file xóa vĩnh viễn Có thể bạn cần → Những ưu điểm Chromebook khiến bạn phải mua Bước Chọn tệp bạn muốn khơi phục từ danh sách kết Bước Nhấp vào nút “Recover” để bắt đầu q trình khơi phục 58 Disk Drill cho phép bạn khôi phục tối đa 500MB liệu mà khơng phải trả phí Khơi phục liệu xóa vĩnh viễn từ lưu lịch sử tệp File History cho phép khôi phục thùng ráccủa Windows 10 khôi phục liệu bị xóa vĩnh viễn cách đơn giản Sau bước thực hiện: Bước Mở menu Start Bước Gõ “restore files” nhấn Enter bàn phím Bước Tìm thư mục lưu trữ tệp bạn xóa Bước Chọn nút “Restore” để khơi phục tệp Windows 10 vị trí ban đầu chúng Nếu bạn không thấy thư mục lịch sử tệp bị tắt Trong trường hợp bạn thấy tùy chọn để bật tính 59 Sử dụng tính Restore Previous Versions Tính Restore Previous Versions cho phép bạn khôi phục phiên trước tất tệp thư mục máy tính – miễn bạn kích hoạt Cách làm sau: Bước Mở menu Start Bước Gõ “system protection” nhấn Enter bàn phím Bước Chọn vào “Configure“ ổ cứng “Protection Settings” nhấp Bước Chọn “Turn on system protection” nhấp vào “OK” Bây bạn sử dụng tính Restore Previous Versions để để khôi phục tệp thư mục trạng thái trước Chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp thư mục nào, chuyển đến tab “Previous Versions” chọn phiên bạn muốn khôi phục 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Công văn số 139/VTLTNN-TTTH Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng [2] Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc xây dựng sở liệu lưu trữ [3] Tài liệu tập huấn môn Ứng dụng Công nghệ Thông tin Văn thư Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước [4] Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (Theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ) [5] Tham khảo viết Th.S Lê Văn Năng - Giám đốc TTTH, Cục VT<NN, TS Chu Thị Hậu - Trưởng Khoa Văn thư Lưu trữ (Trường ĐHNVHN) nhiều viết khác 61 MỤC LỤC BÀI KHÁI QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ Khái niệm 2 Ứng dụng công nghệ thông tin văn thư 2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin việc soạn thảo văn 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn Giới thiệu hệ thống sở liệu văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ 4.1 Một số nội dung ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ 4.2 Các yêu cầu xử lý liệu lưu trữ Giới thiệu hệ thống sở liệu lưu trữ 10 BÀI PHẦN MỀM CHUẨN HOÁ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ) 23 HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM 23 Yêu cầu cấu hình Error! Bookmark not defined Cài đặt Error! Bookmark not defined Khởi động chương trình Error! Bookmark not defined Đăng nhập vào chương trình Error! Bookmark not defined Thốt khỏi chương trình Error! Bookmark not defined II CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Error! Bookmark not defined Tham số hệ thống Error! Bookmark not defined Quản lý người dùng Error! Bookmark not defined Bảng từ viết tắt Error! Bookmark not defined Chi tiết trình bày thể thức Error! Bookmark not defined III SOẠN THẢO VĂN BẢN Error! Bookmark not defined Hướng dẫn chung 23 62 Các bước nhập nội dung 23 Chương III ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN Error! Bookmark not defined VÀ LẬP HỒ SƠ Error! Bookmark not defined I Yêu cẦu hỆ thỐng 1 Phần cứng Error! Bookmark not defined Hệ điều hành Error! Bookmark not defined Hệ quản trị CSDL Error! Bookmark not defined II HưỚng dẪn cài đẶt Error! Bookmark not defined Cài đặt SQL Server 2000 Error! Bookmark not defined Cài đặt Internet Information Services (IIS) Error! Bookmark not defined Cài đặt phần mềm Error! Bookmark not defined Thiết lập Web Sharing Error! Bookmark not defined Cấu hình Vanthu Internet Information Services (IIS) Error! Bookmark not defined III Hướng Dẫn Sử Dụng Error! Bookmark not defined Khởi động phần mềm Văn thư Error! Bookmark not defined Chức phần mềm Văn thư Error! Bookmark not defined Thoát khỏi hệ thống Đổi mật Danh mục sổ văn Loại văn đến Loại văn Làm việc với văn đến Làm việc với văn 11 10 Tìm kiếm, Báo cáo Error! Bookmark not defined 11 Thống kê, Báo cáo 13 12 Danh mục hồ sơ 15 Chương IV ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 17 I Cài đặt phần mềm Lưu trữ 17 63 Cài đặt CSDL phần mềm Lưu trữ vào Hệ quản trị CSDL SQL 2000 17 Thiết lập Websharing 18 Cấu hình lại Luutru Internet Information Services (IIS) 18 II Khởi động phần mềm Lưu trữ 20 III Chức phần mềm Lưu trữ 21 Quản trị hệ thống 21 Loại hình tài liệu 23 Quản lý hồ sơ/văn 26 Tìm kiếm 28 Xóa hồ sơ/văn 29 Thống kê, báo cáo tài liệu 30 Danh mục từ điển 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 MỤC LỤC 62 64 ... vực Ứng dụng công nghệ thông tin văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư chủ yếu thực lĩnh vực soạn thảo văn quản lý văn 2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin việc soạn thảo văn Trong. .. công nghệ thông tin việc quản lý văn phức tạp nhiều so với việc ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn Tùy đặc thù tùy điều kiện quanmà việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn mức độ. .. gồm: - CSDL quan lưu trữ; - CSDL phông /công trình/ sưu tậplưu trữ; - CSDL hồ sơ; - CSDL văn (thơng tin cấp 2) CSDL tồn văn văn (thông tin cấp 1) b) Thông tin đầu vào CSDL lưu trữ - Thông tin đầu