Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng chi nhánh vận tải đường sắt đông anh, thuộc tổng công ty cổ phần vận tải đường sắt hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐƠNG ANH, THUỘC TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực : LÊ HUYỀN TRANG Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB067, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI – 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiêm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu 10 Phương pháp nghiên cứu 10 Cấu trúc đề tài 11 CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG 12 1.1 Khái niệm 12 1.1.1.Khái niệm văn phòng 12 1.1.2.Khái niệm công nghệ thông tin 14 1.1.3.Khái niệm công tác văn thư 19 1.2 Sự cần thiết việc ứng dụng CNTT công tác văn thư 22 1.3 Nội dung ứng dụng CNTT công tác văn thư 24 1.4 Quy trình ứng dụng CNTT công tác văn thư 26 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT công tác văn thư 29 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐƠNG ANH 32 2.1 Khái quát chung Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội 32 2.1.1 Giới thiệu Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh .32 2.1.2 Giới thiệu Văn phịng Chi nhánh VTĐS Đơng Anh 34 2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT công tác văn thư Chi nhánh VTĐS Đông Anh 36 2.2.1 Hệ thống trang thiết bị phục vụ văn phòng 36 2.2.2 Ứng dụng CNTT công tác văn thư 39 2.2.3 Hiệu việc ứng dụng CNTT công tác văn thư .57 2.3 Nhận xét, đánh giá 60 2.3.1 Ưu điểm 60 2.3.2 Hạn chế 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐƠNG ANH 66 3.1 Lãnh đạo, CBNV Chi nhánh VTĐS ĐA cần nhận thức ứng dụng CNTT công tác văn thư 66 3.2 Phát triển đầu tư sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công tác văn thư 67 3.3 Ban hành văn cụ thể để tổ chức quản lý hoạt động ứng dụng CNTT công tác văn thư 74 3.4 Đào tạo, bồi dưỡng CBNV 75 3.5 Tổ chức tuyển dụng nhân có trình độ 76 3.6 Một số giải pháp khác 77 KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC 87 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất nội dung khóa luận tốt nghiệp số liệu thực Văn phịng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đơng Anh Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp lần này, em khơng thể thiếu tảng vững sở lý luận mà thầy khoa Quản trị văn phịng truyền dạy cho ngày ngồi ghế nhà trường Đồng thời, với hướng dẫn nhiệt tình giảng viên ThS.Nguyễn Tiến Thành giúp em có định hướng thực tế việc hồn thành khóa luận Bên cạnh đó, với giúp đỡ tạo điều kiện cán bộ, nhân viên Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh giúp em có nhìn chân thực văn phịng, qua hồn thành tốt khóa luận với số liệu xác thực, phù hợp với nội dung nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Huyền Trang DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT VTĐS VP VT CBNV LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Như biết, thời đại ngày Văn phòng giữ chức vị trí quan trọng, doanh nghiệp, tổ chức nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Hoạt động Văn phịng đóng góp phần khơng nhỏ vào thành bại quan, tổ chức Vì vậy, văn phòng phải tổ chức, quản lý cách khoa học, hiệu phải có cán bộ, nhân viên đủ lực chun mơn Một văn phịng có hoạt động hiệu giúp cho quan, tổ chức triển khai cơng tác thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội, chất lượng công việc ngược lại Đầu tư cho văn phịng nói chung cơng tác văn phịng nói riêng đẩy mạnh thống suốt hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng u cầu cấp thiết Trong năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan nhiều bất cập hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ số cán cơng chức làm cơng tác văn phịng chưa tương xứng vứi yêu cầu thực tiễn Do vậy, thời gian tới cần có bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu làm việc văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động văn phịng hiệu hoạt động quan, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý đẩy nhanh tiến trình cải cách hành theo hướng đại hóa, cơng nghệ hóa Thực tế thấy bùng nổ cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ tới hoạt động kinh tế, trị, xã hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trị ngày trội cơng nghệ thơng tin bước vào tất lĩnh vực, chiếm vị trí quan trọng xã hội Nó coi tàu vĩ trở văn minh công nghệ tiếp tục phát triển kỉ 21 mà cơng nghệ thông tin coi người điều khiển Hoạt động văn phịng cần có góp mặt công nghệ thông tin, đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ đẩy nhanh thông suốt hoạt động quản lý, giúp cho văn phòng ngày cải tiến đại, máy văn phòng ngày cải thiện, suất lao động nâng cao Chính nhờ có cơng nghệ thơng tin nên cơng việc hồn thành nhanh chóng hiệu Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận thấy tầm quan trọng vấn đề Với điều kiện sống Thị trấn Đơng Anh, nơi có Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đơng Anh đặt trụ sở, tơi có hội tiếp xúc thực tế với Chi nhánh phòng Hành Điều thuận lợi cho việc nghiên cứu đề tài để kết hợp với lý thuyết học lớp, hướng dẫn giảng viên với cơng việc thực tế Trên sở đó, tơi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh, thuộc Công ty Cổ phần vận tải Đường sắt Hà Nội” đề tài nghiên cứu khoa học để hoàn thành tốt nghiệp năm cuối sinh viên cho thân Lịch sử nghiên cứu vấn đề Sách giáo trình cơng tác văn thư  TS Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy Vấn Đề Về Cơng Tác Văn Phịng,Văn Thư Và Lưu Trữ Trong Thời Kỳ Đổi Mới, nhà xuất Chính trị Quốc gia: Nhằm cung cấp tài liệu tham khảo nghiên cứu, học tập cho bạn sinh viên, học viên thuộc trường lớp đào tạo, bồi dưỡng công chức quản lý hành nhà nước, cơng tác hành văn phịng đơng đảo bạn đọc quan tâm đến vấn đề này, Nhà xuất Chính trị quốc gia xuất sách Mấy Vấn Đề Về Công Tác Văn Phòng,Văn Thư Và Lưu Trữ Trong Thời Kỳ Đổi Mới Thạc sĩ Nghiêm Kỳ  PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội: giáo trình có đề cập đến xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin trị, kinh tế, văn hố – xã hội, công nghệ  kỹ thuật tiên tiến… Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu chun mơn hố thành phận chức tổ chức Vì việc củng cố, hồn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Thơng qua việc tìm hiểu giáo trình ta có sở lý luận vững quản trị văn phòng, giúp cho việc nghiên cứu đề tài thuận lợi hơn, tiền đề cho việc nghiên cứu áp dụng ứng dụng CNTT công tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng  PGS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thơng tin văn nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc, quan Công tác văn thư xem mặt hoạt động máy quản lý nói chung quan Cơng tác văn thư khơng thể thiếu văn phịng nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận tách rời hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Công tác văn thư hiểu không công việc, trách nhiệm người cán văn thư mà tất cán bộ, công chức quan q trình hoạt động có liên quan đến công văn giấy tờ Đối với đề tài giúp ta hiểu biết công tác văn thư sau ứng dụng CNTT vào hoạt động cụ thể  Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội Cuốn sách tác giả tổng hợp kiến thức kinh nghiệm, cập nhật quy định nhằm giúp bạn đọc hiểu khó khăn cơng tác quản trị hành văn phịng  Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội, sách khái quát nội dung quản trị hành văn phịng từ khái niệm văn phòng, quản trị văn phịng đến cách thức quản trị hành khoa học, thực nghiệp vụ quản trị văn phòng Từ đó, bạn đọc hiểu rõ cơng tác hành văn phịng quan tổ chức  Đề tài Nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống CNTT thực thủ tục hải quan điện tử Nguyễn Cơng Bình – Cục CNTT Tổng cục Hải quan Đề tài mang đến cho bạn đọc kiến thức tính đa dạng mơ hình hệ thống CNTT thực thủ tục hải quan điện tử Bên cạnh đề tài đưa bước để xấy dựng hệ thống giải pháp để tổ chức thực mơ hình vào quan, đơn vị  Tạp chí lưu Trữ Việt Nam: Quản lý q trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học Văn phịng Chính Phủ Một số điểm cần lưu ý ứng dụng tin học vào Lưu Trữ Tác giả đề cập đến quy trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học quan Việc ứng dụng quy trình vào cơng tác xử lý văn tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu công việc  Báo cáo khoa học “Ứng dụng tin học công tác văn thư văn phòng Quốc hội” tác giả Nguyễn Thị Thảo: Để đáp ứng cầu phục vụ công tác văn thư cầu phục vụ lãnh đạo, quan ngày cao, Văn phòng Quốc hội trọng ứng dụng tin học công tác văn thư từ năm 1991 nhằm nâng cao chất lượng hiệu cơng việc  Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thông” tác giả Nguyễn Thị Lan: KLTN sinh viên khóa trước, thuộc khoa QTVP – trường ĐHNVHN nghiên việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng nói chung đưa thực trạng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu + Sao lưu khôi phục liệu – Bảo mật: Bảo mật theo nhiều cấp độ: Máy chủ, sở liệu, văn liệu Nền tảng công nghệ  Nâng cấp website với giao diện ứng dụng Website chi nhánh chưa đáp ứng nhu cầu đa số cán nhân viên Vì thời gian tới cần nâng cấp website theo hướng sau:  Trước tiên phải xây dựng quy chế quản lý thông tin mạng, từ thơng tin hoạt động liên quan đến phận phận phải phản ánh kịp thời  Thêm nhiều nội dung phong phú, đa dạng, hình thức đẹp mắt, dễ truy cập  Quảng bá Internet: Có nhiều dạng, trả tiền cho trang web có nhiều người truy cập để đặt thơng tin đó, tự thiết lập trang web quảng bá thơng qua máy tìm kiếm Ở cách làm thứ hai, khơng phải tốn tiền để máy tìm kiếm “nhìn thấy” xếp trang web thứ hạng cao (đồng nghĩa với hội nhiều người quan tâm, thu nhập từ quảng cáo tăng), cần phải có số giải pháp sau: Đăng ký trang web với máy tìm kiếm để trang web chi nhánh nằm kết trả máy tìm kiếm, trước tiên phải phận thu thập thơng tin máy tìm kiếm “thấy” Vì có nhiều trang web đời cập nhật Internet, bên cạnh việc để phận “thấy”, cịn phải bảo đảm thu thập thông tin từ trang web chi nhánh sớm tốt Có nhiều cách để giúp máy tìm kiếm “thấy”, đơn giản đăng ký trang web vào thư mục web ODP (Open Directory Project) sử dụng Google WebMaster Tool Với việc sử dụng Google WebMaster Tool, bảo đảm trang web chi nhánh Google thu thập thông tin thường xuyên Làm bật từ khóa liên quan tiêu đề mơ tả trang web Khi tìm thơng tin Internet thơng qua máy tìm kiếm, người sử dụng 81 thường dùng từ khóa Ví dụ, muốn tìm kiếm thơng tin giá vé Ga Đơng Anh họ gõ từ “giá vé” vào tìm kiếm Nếu chi nhánh có thơng báo tăng giám giá vé, cần phải “báo” cho máy tìm kiếm biết để đưa trang web chi nhánh vào danh sách kết trả cho người sử dụng Cách đơn giản để báo cho máy tìm kiếm biết điều phải đặt danh sách từ khóa liên quan trang web chi nhánh Hai vị trí thơng dụng tiêu đề mô tả trang web Thủ thuật đơn giản lại có khơng trang web khơng để ý Tăng thứ tự xếp hạng với yêu cầu tìm kiếm người sử dụng, máy tìm kiếm tìm nhiều trang web cho phù hợp Để có hội người sử dụng quan tâm, trang web cần phải xếp thứ hạng cao kết trả (thông thường phải nằm top 10 20, tương đương với trang kết tìm kiếm) Để xếp hạng trang web, máy tìm kiếm sử dụng hai tiêu chí phổ dụng (popularity) Tính phổ dụng bao gồm hai phần, phần thứ số lượng trang liên kết đến trang bạn, phần thứ hai chất lượng trang liên kết đến trang bạn Nên dùng trình duyệt để khai thác website hiệu quả? Khi người khai thác Internet ngày nhiều, liệu mã hóa truyền tải website việc lựa chọn trình duyệt web thường xuyên cập nhật phiên thực quan trọng Do muốn khai thác website hiệu cần sử dụng trình duyệt phù hợp với tình hình thực tế Vì sử dụng trình duyệt IE6 có sẵn sau cài đặt Windows XP không hiệu cần loại bỏ IE6 (một số Web công nghệ hiển thị không phát huy tốt IE6 khơng tương thích) Chúng ta nên sử dụng đồng thời trình duyệt sau: Mozilla Firefox, Google Chrome IE8  Google Chrome: vua tốc độ siêu nhanh, đẹp, sử dụng tốn Ram 82  Mozilla Firefox: nhanh chiếm đầu bảng hỗ trợ phong phú tiện ích Add-on kèm  IE mắt vào tháng 3/2009 tích hợp Windows Phiên Microsoft quảng cáo nhanh tăng cường mạnh khả ngăn chặn virus phần mềm gián điệp – Kiến trúc phần mềm theo mơ hình khách/chủ: + Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc tương tác với người dùng cuối + Phần mềm cho máy chủ: Là hệ thống phần mềm có kiến trúc lớp: * Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thơng tin với trình duyệt Web (phần mềm máy khách) qua giao thức http (Hypertext Transmission Protocol) Nó nhận truy vấn thơng tin người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy chương trình tương ứng gửi trả kết lại cho trình duyệt hiển thị *Các chương trình: Các chương trình bao gồm tệp mã lệnh, ActiveX component (COM) and libraries (DLL) Máy chủ web, tuỳ theo truy vấn từ phía người dùng, chạy chương trình * Dịch vụ nền: Là tập hợp số dịch vụ sở chạy máy chủ phục vụ cho chức phần mềm, gồm có hệ quản trị sở liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ liệu – Hệ quản trị CSDL SQL Server 2005 Express hệ thống quản lý sở liệu (Relational Database Management System (RDBMS) sử dụng Transact-SQL để trao đổi liệu Client computer SQL Server computer Một RDBMS bao gồm databases, database engine ứng dụng dùng để quản lý liệu phận khác RDBMS SQL Server 2005 Express tối ưu để chạy môi trường sở liệu lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte phục vụ lúc cho hàng ngàn user SQL Server 2005 Express kết hợp 83 “ăn ý” với server khác Microsoft Internet Information Server (IIS), ECommerce Server, Proxy Server… – Mơi trường triển khai: Mơ hình tổ chức: Chương trình thiết kế xây dựng nhằm phục vụ nhiều mơ hình tổ chức khác hệ thống quan, tổ chức doanh nghiệp nhà nước Các tổ chức doanh nghiệp quốc doanh sử dụng tốt hệ thống Hạ tầng sở: Phù hợp với hệ thống máy tính khác nhau, mạng cục (LAN), mạng diện rộng (WAN), cài đặt nhiều hệ điều hành khác Với yêu cầu cao hơn, đơn vị sử dụng mạng Internet Tiểu kết chương Như vậy, ứng dụng CNTT hiệu công tác văn thư mang lại nhiều hiệu cho hoạt động chất lượng cơng việc chi nhánh nói chung văn phịng nói riêng Cần áp dụng nhiều biện pháp mới, mang tính sáng táo, đột phá để phát huy ưu điểm hạn chế mặt cịn tồn q trình ứng dụng CNTT Bên cạnh việc đầu tư thêm kinh phí hay trang thiết bị cần có hành động mang tính tuyền truyền, phổ cập để tác động đến nhận thức cán bộ, nhân viên Có vậy, ứng dụng CNTT cơng tác văn thư đạt hiệu tối ứu, góp phần vào phát triển chung Chi nhánh 84 KẾT LUẬN Như thời kì cơng nghệ thơng tin ngày phát triển toàn giới nước ta, Chi nhánh VTĐS Đơng Anh khơng ngừng nắm bắt lấy phát triển để ngày tiến xa lĩnh vực Đối với quan cơng tác văn phịng cần tiếp xúc với ứng dụng CNTT cần thiết quan trọng, để áp dụng vào công việc quan, đào tạo nâng cao nguồn nhân lực chất lượng cao Chi nhánh, cho đất nước Ứng dụng CNTT công tác văn thư mang đến hiệu to lớn cho hoạt động quản lý, nâng cao chất lượng công việc tăng hiệu suất làm việc cho cán bộ, nhân viên Chi nhánh Để thực tốt việc ứng dụng đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT, trước tiên phải nâng cao nhận thức trau dồi kiến thức chuyên môn, kỹ chp thân Đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công việc, khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Trên hết, Chi nhánh cần đảm bảo đầu tư trang thiết bị CNTT, xây dựng phần mềm hệ thống tiện ích tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên công tác tốt công việc Trên sở nghiên cứu đề tài tơi đưa thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng CNTT cơng tác văn thư Chi nhánh, đồng thời xây dựng trau dồi phần kiến thức, kinh nghiệm kỹ cho thân vận dụng sau Bài khóa luận tốt nghiệp“Ứng dụng CNTT công văn thư Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc CTCP Vận tải Đường sắt Hà Nội” tơi nhằm góp phần phát huy đổi phương pháp ứng dụng CNTT công tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng, giúp cho đầu trường ln cử nhân, nguồn nhân lực sáng giá, từ giúp nâng cao thương hiệu danh tiếng cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chỉ thị số 58-TC/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương đảng (khóa VIII) đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa Nghị số 07/2000/NQ-CP ngày 05 tháng năm 2000 Chính phủ “Xây dựng phát triển cơng nghệ phần mềm giai đoạn 2000 – 2005” Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 Chính phủ thương mại điện tử Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2007 Chính phủ chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan nhà nước Nghị định số 71/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật CNTT Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Tác giả Nguyễn Thị Lan (2013), Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” PGS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 10 PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội 11 Quyết định số 128/2000/QĐ-TTg ngày 20 tháng 11 năm 2000 Thủ tuớng Chính Phủ “Một số sách biện pháp khuyến khích đầu tư vào phát triển cơng nghệ phần mềm” 86 PHỤ LỤC Hình ảnh Chi nhánh VTĐS Đơng Anh Hình ảnh phịng Nhân Phiếu khảo sát phương pháp bảng hỏi Lưu đồ giải văn môi trường mạng Lưu đồ giải văn đến môi trường mạng 87 PHIẾU KHẢO SÁT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH, THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Lời đầu tiên, em xin gửi lời chào trân trọng đến toàn thể cán bộ, nhân viên chi nhánh VTĐS đông anh Em sinh viên lớp ĐH.QTVP13B, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện tại, em nghiên cứu đề tài “Ứng dụng CNTT công tác văn thư chi nhánh VTĐS đông anh, thuộc công ty cp VTĐS hà nội” Em mong anh/chị, cô/chú chi nhánh dành chút thời gian tham gia vào phiếu khảo sát để đề tài em thực tốt Em xin cam đoan tồn thơng tin để phục vụ cho trình nghiên cứu đề tài khoa học không sử dụng vào cơng việc riêng khác Rất mong nhận giúp đỡ người Em xin chân thành cảm ơn! Họ tên: ………………………………… Chức vụ: ………………………………… CÂU HỎI KHẢO SÁT CHI TIẾT Câu Anh/chị có trình độ tin học sử dụng máy tính thành thạo chưa? a Đã có biết sử dụng máy tính b Đã có chưa sử dụng máy tính thành thạo c Chỉ sử dụng máy tính vào việc cần làm, chưa có trình độ tin học Câu Anh/chị tự đánh giá kỹ sử dụng trang thiết bị kỹ thuật công việc a Rất tốt b Tương đối tốt c Khơng tốt Câu Anh/chị có biết văn phịng chi nhánh ứng dụng cntt công tác văn thư? a Có biết b Khơng biết Câu Theo anh/chị ứng dụng CNTT hoạt động chi nhánh nói chung cơng tác văn thư vp nói chung cần thiết không? a Cần thiết b Không cần thiết Câu Anh/chị biết ứng dụng CNTT nghiệp vụ công tác văn thư? (soạn thảo, quản lý vb đi, quản lý giải vb đến) a Chỉ biết ứng dụng vào nghiệp vụ b Chỉ biết ứng dụng vào nghiệp vụ c Tất nghiệp vụ Câu Theo anh/chị nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến việc ứng dụng cntt trông công tác văn thư, lưu trữ văn phịng chi nhánh gì? a Do trình độ nhận thức cá nhân b Cơ sở hạ tầng công nghệ kinh phí đầu tư c Cả nguyên nhân PHIẾU KHẢO SÁT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH, THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Lời đầu tiên, em xin gửi lời chào trân trọng đến toàn thể cán bộ, nhân viên chi nhánh VTĐS đông anh Em sinh viên lớp ĐH.QTVP13B, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện tại, em nghiên cứu đề tài “Ứng dụng CNTT công tác văn thư chi nhánh VTĐS đông anh, thuộc công ty cp VTĐS hà nội” Em mong anh/chị, cô/chú chi nhánh dành chút thời gian tham gia vào phiếu khảo sát để đề tài em thực tốt Em xin cam đoan toàn thông tin để phục vụ cho trình nghiên cứu đề tài khoa học khơng sử dụng vào cơng việc riêng khác Rất mong nhận giúp đỡ người Em xin chân thành cảm ơn! Họ tên: ………………………………… Chức vụ: ………………………………… CÂU HỎI KHẢO SÁT CHI TIẾT Câu Anh/chị có trình độ tin học sử dụng máy tính thành thạo chưa? d Đã có biết sử dụng máy tính e Đã có chưa sử dụng máy tính thành thạo f Chỉ sử dụng máy tính vào việc cần làm, chưa có trình độ tin học Câu Anh/chị tự đánh giá kỹ sử dụng trang thiết bị kỹ thuật cơng việc d Rất tốt e Tương đối tốt f Khơng tốt Câu Anh/chị có biết văn phòng chi nhánh ứng dụng cntt cơng tác văn thư? c Có biết d Khơng biết Câu Theo anh/chị ứng dụng CNTT hoạt động chi nhánh nói chung cơng tác văn thư vp nói chung cần thiết khơng? c Cần thiết d Không cần thiết Câu Anh/chị biết ứng dụng CNTT nghiệp vụ công tác văn thư? (soạn thảo, quản lý vb đi, quản lý giải vb đến) d Chỉ biết ứng dụng vào nghiệp vụ e Chỉ biết ứng dụng vào nghiệp vụ f Tất nghiệp vụ Câu Theo anh/chị nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến việc ứng dụng cntt trông công tác văn thư, lưu trữ văn phịng chi nhánh gì? d Do trình độ nhận thức cá nhân e Cơ sở hạ tầng cơng nghệ kinh phí đầu tư f Cả nguyên nhân Chú thích: Đường VB điện tử – nét đứt Đường văn giấy – nét liền Chú thích: Đường VB điện tử – nét đứt Đường văn giấy – nét liền ... viên với công việc thực tế Trên sở đó, tơi lựa chọn đề tài ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh, thuộc Công ty Cổ phần vận tải Đường sắt Hà Nội? ?? đề... THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐƠNG ANH 2.1 Khái quát chung Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội 2.1.1... dụng CNTT cơng tác văn thư Văn phịng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh 11 CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG 1.1 Khái