ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giải quyết thủ tục hành chính của ủy ban nhân dân quận 3 thành phố hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN NGỌC QUỐC HƯƠNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG HOẠT ĐỘNG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN NGỌC QUỐC HƯƠNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG HOẠT ĐỘNG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG CHUYÊN NGÀNH: Quản lý công

MÃ SỐ: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS BẾ TRUNG ANH

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn "Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh" là thành quả của công sức nghiên cứu khoa học cá nhân của tôi

Mọi số liệu và nội dung được trình bày trong luận văn đều là chân thành và có nguồn gốc rõ ràng Tôi cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật và Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia về nội dung và đề tài nghiên cứu của mình./

Tác giả luận văn

Nguyễn Ngọc Quốc Hương

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi muốn bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến Ban Giám đốc và các giảng viên tại Học viện Hành chính Quốc gia đã chia sẻ những kiến thức quý báu và hỗ trợ tôi suốt quãng thời gian học tập và nghiên cứu tại trường

Đặc biệt, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Bế Trung Anh vì sự tận tình hướng dẫn, định hướng, động viên và sự hỗ trợ quý báu trong

quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn Thạc sĩ về Quản lý công: "Ứng

dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh"

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt đến Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Quận 3, Tp HCM đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi có thể thu thập số liệu phục vụ cho việc hoàn thiện Luận văn này

Mặc dù đã nỗ lực hết mình, nhưng do hạn chế về thời gian và khả năng nghiên cứu, luận văn của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Tôi mong rằng quý thầy cô và những người quan tâm đến đề tài sẽ tiếp tục đóng góp ý kiến để giúp đề tài trở nên hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 8

1.1 Khái quát giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 8 1.1.1 Thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 8

1.1.2 Giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 10

1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 11

1.2.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 11

1.2.2 Đặc điểm, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 12

1.2.3 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 13

1.3 Yếu tố ảnh hưởng của ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 18

1.4 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp huyện của một số địa phương và bài học rút ra cho Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh 19

1.4.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính ở một số địa phương 19

1.4.2 Bài học rút ra cho Ủy ban nhân dân quận 3 26

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 28

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 29

2.1 Khái quát điều kiện kinh tế xã hội của quận 3 tác động đến giải quyết thủ tục hành chính 29

2.2 Thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 3 31

2.2.1 Tình hình giải quyết thủ tục hành chính tại quận 3 31

2.2.2 Thực trạng kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 3 35

2.3 Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 3 37

2.3.1 Phát triển nguồn nhân lực trong ứng dụng công nghệ thông tin 37

2.3.2 Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin 39

2.3.3 Cung cấp dịch vụ công trực tuyến 42

2.3.4 Ứng dụng Hệ thống “một cửa điện tử” 46

2.3.5 Sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cải cách hành chính

nhà nước 49

2.4 Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân quận 3, thành phố Hồ Chí

Chương 3 GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 62

3.1 Phương hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thôn tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 3, thành phố Hồ Chí

3.2.1 Nêu cao vai trò người lãnh đạo 66

3.2.2 Phát triển niềm tin về ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính 68

3.2.3 Nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công điện tử 70

3.2.4 Thiết lập các ứng dụng đơn giản và thân thiện với người dân 71

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Công nghệ thông tin (CNTT) đã và đang có ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống KTXH Để nhận thức rõ về tầm quan trọng này, Đảng và NNVN đã mạnh mẽ triển khai chính sách ƯDCNTT trong hoạt động của các CQNN Đặc biệt, chính sách này đặt con người, đặc biệt là người dân, ở trung tâm, với mục tiêu xây dựng hệ thống hành chính hiện đại và minh bạch Chủ trương này nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của các CQNN và thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của KTXH ở cấp địa phương Để đạt được mục tiêu phát triển CNTT trong CQNN, cần phải có sự quyết tâm chính trị cao và sự đồng lòng mạnh mẽ từ toàn bộ hệ thống chính trị Vai trò quan trọng của Nhà nước không chỉ nằm trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ứng dụng và phát triển CNTT mà còn là trong việc định hình chính sách và chiến lược hỗ trợ cho ngành này Hơn nữa, để đảm bảo hiệu quả và bền vững của quá trình này, sự hợp tác chặt chẽ giữa các nhà quản lý, chuyên gia, doanh nghiệp là không thể thiếu

Trong quá trình phát triển của loài người, CNTT đã trở thành một trong những thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại Vai trò của CNTT ngày càng trở nên quan trọng, đánh dấu sự thay đổi cơ bản trong cấu trúc kinh tế, tổ chức sản xuất, và phương thức làm việc của con người, cũng như cách tiếp cận tri thức, tư duy, và quan hệ xã hội Hiện nay, mọi lĩnh vực đều chứng kiến sự hiện diện toàn diện của CNTT Đặc biệt, ở thời điểm hiện tại, CNTT đã phát triển mạnh mẽ với quá trình số hóa dữ liệu thông tin, tạo nên một môi trường mạnh mẽ của sự liên kết và kết nối giữa mọi người Điều này mở ra một thế giới mới với khả năng thu thập, lưu trữ, và khai thác thông tin một cách hiệu quả ƯDCNTT không chỉ là một phương tiện giúp con người giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ, và tinh thần, mà còn là một nguồn động viên mạnh mẽ tạo ra sự cạnh tranh và đối đầu giữa doanh nghiệp, tổ chức, và thậm chí cả các quốc gia Trong thời đại hiện nay, chính phủ không thể tránh khỏi tác động mạnh mẽ của CNTT, với những ứng dụng tiên tiến hứa hẹn mang lại DVC hiệu quả hơn cho cả người dân và doanh

2

nghiệp Việc tích hợp CNTT vào CCHC trong các CQNN không chỉ là xu hướng mà còn là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao tính minh bạch và bình đẳng trong quản lý

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, Đảng và NNVN đã triển khai những chiến lược quyết liệt với quy mô lớn, tập trung đầu tư đặc biệt vào CNTT để hỗ trợ quá trình CCHC và đáp ứng mong muốn của người dân Để thực hiện những mục tiêu này, Quốc hội, Chính phủ, và Thủ tướng Chính phủ đã ban hành một loạt các văn bản pháp luật, kế hoạch, và chương trình chi tiết trong lĩnh vực CNTT

Vì vậy, sự liên kết chặt chẽ giữa ƯDCNTT và CCHC là chìa khóa quan trọng, bởi quá trình CCHC đặt ra những yêu cầu và đòi hỏi mà ƯDCNTT cần phải đáp ứng Điều này đồng nghĩa với việc TTHC phải được duy trì ổn định, chỉ khi đó ƯDCNTT mới có thể đạt được hiệu quả tốt nhất Mục 6, Điều 3 của Nghị quyết 30c/NQ-CP về "Hiện đại hóa hành chính" đã đặt ra một cơ sở vững chắc về vai trò quan trọng của ƯDCNTT trong việc cải thiện bộ máy quản lý, nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí và thời gian cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp Chính sự kết hợp giữa CCHC và ƯDCNTT đều đang hướng tới mục tiêu chung là nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, đồng thời tăng cường tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin quản lý điều hành Nghị quyết nhấn mạnh việc quản lý một lượng lớn TTHC như một "rừng," và thông qua việc thực thi kế hoạch đơn giản hóa theo 25 Nghị quyết chuyên đề của Chính phủ, các bộ ngành đã đạt được thành công lớn Con số 4.525/4.723 TTHC đã được đơn giản hóa, chiếm tỷ lệ 95,8% tính đến hết quý I/2022, là một thành tựu đáng chú ý Điều này không chỉ giảm gánh nặng cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu ƯDCNTT trong CQNN một cách hiệu quả nhất

Tuy nhiên, thực tế cho thấy tại cấp cơ sở, nhiều địa phương vẫn chưa thể chuẩn hóa các TTHC để có thể ƯDCNTT một cách hiệu quả Đây là một vấn đề bất cập mà hầu hết các địa phương đều đối mặt Trong quá trình thực hiện kế hoạch ƯDCNTT trong hoạt động của CQNN, phát triển chính quyền số và bảo

3

đảm an toàn thông tin mạng giai đoạn 2021 – 2025, quận 3 và các quận huyện khác thuộc Tp HCM cũng gặp phải nhiều khó khăn và vấn đề liên quan đến việc ƯDCNTT trong giải quyết TTHC, dẫn đến thiếu hiệu quả và không đạt được sự hài lòng cũng như kỳ vọng từ phía người dân

Vì vậy, để nâng cao hiệu quả ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại quận 3, cần tiến hành một công trình nghiên cứu chi tiết về những hạn chế và vấn đề tồn tại trong hoạt động này Mục tiêu là đưa ra những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả ƯDCNTT trong việc giải quyết TTHC Với mong muốn này, tác giả luận

văn đã lựa chọn đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giải

quyết thủ tục hành chính của UBND quận 3, thành phố Hồ Chí Minh" để làm

đề tài nghiên cứu của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Nhiều nghiên cứu khoa học đã tập trung vào việc khám phá ƯDCNTT trong các lĩnh vực khác nhau Có nhiều cuốn sách chuyên khảo của các chuyên gia nổi tiếng đã đề cập đến nội dung này, mở rộng và chia sẻ kiến thức trong lĩnh vực CNTT

Nổi bật trong số đó là cuốn “CNTT và truyền thông Việt Nam”, xuất bản bởi Ban Chỉ đạo chương trình Quốc gia về CNTT và Bộ TT&TT (2014) Cuốn sách này đã đưa ra một cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình phát triển của ngành CNTT tại Việt Nam Nó phân tích vai trò quan trọng của ngành CNTT như là hạ tầng để thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, một chiến lược được Đảng xác định qua Nghị quyết số 13-NQ/TW tại Hội nghị lần thứ 4 Ban Chấp hành Trung ương Đảng Khóa XI Cuốn sách cũng tập trung phân tích tình hình và định hướng trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ CNTT thương hiệu Việt, mang lại cái

nhìn sâu sắc và đầy đủ về cảnh quan CNTT tại Việt Nam

- Cuốn “CNTT&TT phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH” (2006) được biên soạn bởi Ủy ban KHCN&MT phối hợp với Bộ BCVT Tác phẩm này cung cấp kiến thức khá tổng quát và đầy đủ về lĩnh vực CNTT, bao gồm các chủ đề quan trọng như: (1) Phát triển quốc tế của CNTT và truyền thông, đồng thời tình hình hiện tại ở Việt Nam; (2) Các chủ trương và chính sách của Đảng và NN liên quan đến

4

ứng dụng và phát triển CNTT và truyền thông; (3) Tác động của CNTT và truyền thông đối với quá trình phát triển

Có thể kể đến một số nghiên cứu tiêu biểu về vấn đề như:

- Nghiên cứu “Khảo sát đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp ƯDCNTT trong việc giải quyết các TTHC cấp xã” của Nguyễn Đức Nam (2011) đã tập trung vào việc thống kê chi tiết về hạ tầng CNTT, từ đó đánh giá và xác định tiêu chuẩn và hiệu quả của việc ƯDCNTT trong giải quyết TTHC cấp xã Điều này có thể bao gồm việc đánh giá khả năng tích hợp CNTT vào quy trình hành chính cấp xã, đo lường sự hiện đại hóa của hệ thống, và đề xuất giải pháp để tối ưu hóa việc sử dụng CNTT trong nền hành chính cấp xã

- Luận văn thạc sĩ “ƯDCNTT trong hoạt động hành chính của các cơ quan QLNN ở huyện Mê Linh, Thành phố Hà Nội” của Trần Tuấn Sơn (2014) là một nghiên cứu toàn diện về việc đánh giá hiệu quả và ƯDCNTT trong các hoạt động quản lý của các cơ quan QLNN Trong đề tài này, Trần Tuấn Sơn tập trung khảo sát cụ thể tình hình sử dụng CNTT tại huyện Mê Linh, đồng thời phân tích cách mà CNTT đã ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng công việc của các cơ quan quản lý trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Nguyễn Trung Thành (2015), trong luận văn thạc sĩ "ƯDCNTT trong hoạt động của CQNN Việt Nam," đã tiếp tục mở rộng phạm vi nghiên cứu bằng cách đánh giá thực trạng ƯDCNTT trong các hoạt động của toàn bộ hệ thống CQNN tại Việt Nam Nghiên cứu này không chỉ tập trung vào việc mô tả tình hình sử dụng CNTT mà còn đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả trong việc áp dụng CNTT tại các cơ quan quản lý, từ đó tối ưu hóa quy trình công việc và cung cấp DVC bền vững và hiệu quả

- Nguyễn Trung Sơn (2018) đã thực hiện luận văn thạc sĩ Quản lý công tại Học viện hành chính Quốc gia với đề tài "ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai, Thành phố Hà Nội." Nghiên cứu của ông tập trung vào việc đánh giá và phân tích cách mà UBND cấp xã huyện Thanh Oai ƯDCNTT trong việc giải quyết TTHC

5

Tác giả Sông Hương (2022) đã có bài nghiên cứu về “Thành phố Hà Nội ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính” Ứng dụng công nghệ thông tin luôn được coi là nền tảng quan trọng, giải pháp mang tính đột phá để nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, góp phần thực hiện chuyển đổi số trong cải cách hành chính hiện nay Thời gian qua, thành phố Hà Nội luôn chú trọng đầu tư trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin nhằm phục vụ người dân và doanh nghiệp, là nền tảng quan trọng để phát triển chính

quyền điện tử, chính quyền số, kinh tế số và xã hội số

Nhìn chung, trong lĩnh vực nghiên cứu về ƯDCNTT trong hoạt động của CQNN, nhiều đề tài luận án, luận văn Thạc sĩ đã được thực hiện Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu cụ thể về ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại Quận 3, Tp HCM, điều này tạo ra một khoảng trống trong tư liệu nghiên cứu trong lĩnh vực này

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu:

Nghiên cứu nhằm tìm hiểu thực trạng và từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục đẩy mạnh ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại UBND Quận 3, Tp

HCM cho những năm tiếp theo

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

Thứ nhất, Chuẩn hóa một số khía cạnh lý luận tổng quan về việc sử dụng CNTT trong giải quyết TTHC

Thứ hai, Tiến hành khảo sát và nghiên cứu về thực trạng ƯDCNTT trong việc giải quyết TTHC tại UBND Quận 3, Tp HCM Phân tích cụ thể và chi tiết về cách mà CNTT được tích hợp vào quá trình giải quyết TTHC

Thứ ba, Thực hiện phân tích và đánh giá thực trạng ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại UBND Quận 3, Tp HCM trong khoảng thời gian qua Đưa ra nhận định về những hạn chế xuất phát từ quá trình ƯDCNTT và chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế này

Thứ tư, Đề xuất những phương hướng và giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế được phân tích trước đó Trong đó, nghiên cứu chú ý đến những

6

điểm cần cải thiện, từ việc tối ưu hóa hệ thống CNTT đến việc đào tạo nhân sự và cải thiện quy trình làm việc

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là việc ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại UBND Quận 3, Tp HCM

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Tại Quận 3, Tp HCM + Phạm vi thời gian: Từ năm 2019 đến nay + Phạm vi về nội dung:

Luận văn nghiên cứu về việc ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại UBND Quận 3, Tp HCM tập trung ở các khía cạnh: phát triển nguồn nhân lực trong ƯDCNTT, xây dựng hạ tầng CNTT, cung cấp dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng Hệ thống “một cửa điện tử” và sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cải cách hành chính nhà nước

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện

chứng của Chủ nghĩa Mác - Lê Nin; vận dụng tư tưởng Hồ Chí Minh trong việc xây dựng một nhà nước phục vụ, của dân, do dân và vì dân

- Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp xử lý thông tin: Dữ liệu được tổng hợp từ các nguồn tài

liệu thứ cấp, bao gồm bản báo cáo về việc áp dụng CNTT trong quản lý hành chính của các phòng ban trên khu vực nghiên cứu Quá trình này bao gồm việc thu thập thông tin từ các bản báo cáo và tài liệu phản ánh tình hình sử dụng CNTT trong quản lý hành chính

+ Phương pháp thống kê - phân tích: Áp dụng các phương pháp thống kê

và phân tích để trình bày thông tin, đặc biệt là sử dụng biểu đồ và đồ thị để minh họa mối quan hệ giữa các nhân tố đã thu thập

+ Phương pháp so sánh, tổng hợp: Phương pháp so sánh và tổng hợp là

công cụ quan trọng trong việc đánh giá và phân tích dữ liệu, đặc biệt là khi xem

7

xét sự thay đổi theo thời gian Khi áp dụng phương pháp này để đánh giá các số liệu từ năm 2019 đến năm 2022, ta có thể nhận thấy sự biến đổi rõ ràng qua các năm Sau khi so sánh, việc tổng hợp số liệu giúp chúng ta tạo ra các thông tin tổng quan và hữu ích Từ đó, có thể rút ra những kết luận quan trọng dựa trên hiểu biết thu được, giúp chúng ta đưa ra những quyết định thông minh, dự báo xu hướng và định hình chiến lược cho tương lai Phương pháp này không chỉ hỗ trợ trong việc hiểu rõ hiện trạng mà còn là nền tảng cho việc lập kế hoạch và phát triển bền

vững

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận: Các kết luận, kết quả, giải pháp đề xuất rút ra từ thực

tiễn việc nghiên cứu ƯDCNTT trong giải quyết TTHC có giá trị và có ý nghĩa góp phần bổ sung, hoàn thiện những vấn đề lý luận về hoạt động ƯDCNTT trong giải quyết TTHC nói chung tại UBND Quận 3, Tp HCM Các nhà nghiên cứu sau này có thể dựa trên nghiên cứu này để làm cơ sở lý luận để thực hiện tại các địa phương khác

- Ý nghĩa thực tiễn: Những giải pháp mà đề tài đưa ra có thể vận dụng, áp

dụng vào thực tiễn hoạt động ƯDCNTT tại Quận 3 để giải quyết TTHC ở đây hiệu quả hơn Thông qua đó, cải cách TTHC, góp phần nâng cao và cải thiện hiệu quả cho người dân và doanh nghiệp khi tương tác với chính quyền tại Quận 3

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm có 03 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3 Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh

8

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN

1.1 Khái quát giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

1.1.1 Thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

1.1.1.1 Khái niệm thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

Nói đến thủ tục là nói đến quy trình và cách thức giải quyết công việc Thực tế, để thực hiện có hiệu quả một công việc nhất định cần tiến hành một loạt các hoạt động theo thứ tự trước sau và cách thức thực hiện từng bước theo những quy định chặt chẽ, thống nhất

Theo nghĩa chung nhất, thủ tục là phương thức, cách thức giải quyết công việc theo một trình tự nhất định, một thể lệ thống nhất, gồm một loạt nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được kết quả mong muốn

TTHC là trình tự, cách thức giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ hành chính và mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức công dân

TTHC đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đời sống nhân dân, như:

- Tạo khuôn khổ pháp lý: Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả và minh bạch trong giải quyết các vấn đề hành chính của nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân

- Thực hiện chính sách, quy định của nhà nước: tạo điều kiện cho việc thực hiện các chính sách, quy định, quyết định của nhà nước, đảm bảo sự thống nhất và nhất quán trong quản lý hành chính nhà nước

1.1.1.2 Đặc điểm của thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

Khác với thủ tục lập pháp và thủ tục tố tụng tư pháp, TTHC có những đặc điểm sau:

- TTHC được điều chỉnh bằng quy phạm thủ tục, là cơ sở pháp lý cho các cơ quan nhà nước thực hiện chức năng của mình

+ Do nhiều cơ quan và công chức nhà nước thực hiện

+ Quy định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia mối quan hệ hành chính, trong đó bao gồm cả công việc của Nhà nước và công dân

+ Việc quy định TTHC phải kết hợp với những khuôn mẫu ổn định tương đối và chặt chẽ với các biện pháp thích ứng cho từng loại công việc và từng loại đối tượng

+ Nền hành chính nhà nước hiện nay đang chuyển từ hành chính cai quản sang hành chính phục vụ đã tác động mạnh mẽ vào thủ tục hành chính

+ Thực hiện chủ yếu ở công sở nhà nước, gắn liền với công tác văn thư và tổ chức ban hành, quản lý văn bản, giấy tờ

+ Do chủ thể cơ quan hành chính nhà nước xây dựng để giải quyết công việc nên phụ thuộc rất nhiều vào ý chí chủ quan của chủ thể ban hành

- TTHC có tính năng động hơn so với các quy phạm nội dung của Luật Hành chính, đòi hỏi phải thay đổi nhanh hơn để thích ứng và phù hợp với nhu cầu thực tế của đời sống xã hội

1.1.1.3 Phân loại thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

- Theo đối tượng quản lý của Nhà nước: Các TTHC được xây dựng cho từng lĩnh vực quản lý nhà nước và được phân loại theo cơ cấu, chức năng của bộ máy quản lý nhà nước hiện hành gồm:

+ Thủ tục cấp giấy phép xây dựng + Thủ tục đăng ký kinh doanh

+ Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất + Thủ tục khai sinh, khai tử, kết hôn,…

- Theo công việc của cơ quan Nhà nước: Cách phân loại này, đơn giản có khả năng áp dụng rộng rãi Theo cách phân loại này, TTHC bao gồm:

+ Thủ tục thông qua và ban hành văn bản

10 + Thủ tục tuyển dụng cán bộ, công chức + Thủ tục khen thưởng cán bộ, công chức

- Theo quan hệ công tác: có các loại TTHC như sau:

+ TTHC nội bộ là thủ tục ban hành những quyết định chủ đạo, thủ tục ban hành quyết định quy phạm, thủ tục ban hành các quyết đinh cá biệt nội bộ, thủ tục khen thưởng, kỷ luật, thủ tục thành lập các tổ chức và thi tuyển, bổ nhiệm cán bộ nhà nước

+ TTHC thực hiện thẩm quyền gồm thủ tục cho phép, thủ tục ngăn cấm hay cưỡng chế thi hành …

+ TTHC văn thư là những thủ tục liên quan đến toàn bộ các hoạt động lưu trữ, xử lý, cung cấp công văn giấy tờ và đưa ra các quyết định dưới hình thức văn bản để phục vụ cho việc giải quyết một công việc nhất định

1.1.2 Giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

1.1.2.1 Khái niệm giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

- Giải quyết TTHC tại UBND quận là quá trình thực hiện các bước, thủ tục để hoàn thành các yêu cầu liên quan đến các vấn đề như giấy phép, hồ sơ và các vấn đề hành chính khác tại cấp quận, được tổ chức và thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương

1.1.2.2 Vai trò của giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

- Vai trò của giải quyết TTHC tại UBND quận là cung cấp dịch vụ cho người dân và doanh nghiệp trong việc hoàn thành các thủ tục pháp lý và hành chính cần thiết Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc sống hàng ngày và phát triển kinh tế của địa phương

1.1.2.3 Thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

- Thẩm quyền giải quyết TTHC tại UBND quận thường thuộc về cấp quản lý địa phương, bao gồm việc xem xét, cấp phép và quản lý các TTHC trong phạm vi địa phương Thường những thủ tục như đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng và các vấn đề tại địa phương đều thuộc phạm vi quản lý của UBND quận

1.1.2.4 Nguyên tắc giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

11

Nguyên tắc giải quyết TTHC tại UBND Quận thường bao gồm các bước như sau:

- Tiếp nhận hồ sơ: công dân gửi hồ sơ và tài liệu liên quan tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của UBND quận

- Kiểm tra hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ và thông báo cho người nộp hồ sơ nếu cần bổ sung

- Xử lý hồ sơ: Hồ sơ được giao cho các bộ phận có liên quan để xử lý theo quy trình và thẩm quyền

- Phản hồi kết quả: Sau khi xử lý, UBND quận thông báo kết quả cho người nộp hồ sơ và cung cấp hướng dẫn nếu cần

- Ghi nhận và bảo quản hồ sơ: Hồ sơ được ghi nhận và lưu trữ đúng quy định để sử dụng trong tương lai nếu cần

Quy trình chi tiết có thể thay đổi tùy theo loại hình thủ tục và quy định cụ thể của UBND quận

1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

1.2.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

Công nghệ thông tin được hiểu là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số

Luật Công nghệ thông tin 2006 quy định: Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này

Ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC tại UBND quận là việc sử dụng các CNTT và truyền thông để tối ưu hóa quy trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp Điều này bao gồm việc áp dụng các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý hồ sơ, hệ thống trực tuyến cho phép người dùng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, nộp hồ sơ trực tuyến và nhận thông tin phản hồi

12

từ phía UBND quận một cách thuận tiện và nhanh chóng Qua đó, việc ứng dụng CNTT giúp cải thiện hiệu quả và minh bạch trong việc giải quyết TTHC

1.2.2 Đặc điểm, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

1.2.2.1 Đặc điểm:

ƯDCNTT trong giải quyết TTHC tại UBND quận có những đặc điểm sau:

- Tiện lợi và tiết kiệm thời gian: Công dân có thể tiếp cận và gửi hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc phải đến trực tiếp nộp hồ sơ

- Truy cập dễ dàng: ƯDCNTT cung cấp một giao diện dễ sử dụng cho người dùng, giúp họ dễ dàng tìm hiểu về các thủ tục, điều kiện cần thiết và hướng dẫn nộp hồ sơ

- Tính minh bạch: Quá trình xử lý hồ sơ có thể được theo dõi trực tuyến, từ việc tiếp nhận, xử lý đến thông báo kết quả, giúp tăng tính minh bạch và tin cậy trong công tác hành chính

- Giảm thiểu sai sót: Sử dụng ƯDCNTT giúp giảm thiểu các sai sót từ việc tự động hóa quy trình xử lý đến việc lưu trữ và truy xuất thông tin

- Giao tiếp hiệu quả: Công dân có thể liên hệ với UBND quận thông qua hệ thống tin nhắn, email hoặc các tính năng liên lạc trực tuyến khác, giúp tăng cường giao tiếp và giải quyết thắc mắc một cách hiệu quả

1.2.2.2 Vai trò:

Ứng dụng CNTT có vai trò quan trọng trong giải quyết TTHC tại UBND quận như sau:

- Tiện lợi cho người dân: Ứng dụng giúp người dân có thể nộp hồ sơ và tra cứu thông tin thủ tục một cách thuận tiện từ bất kỳ đâu, giảm thiểu thời gian và công sức

- Quản lý hồ sơ hiệu quả: Hệ thống thông tin cho phép quản lý hồ sơ một cách tự động và hiệu quả, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quá trình xử lý

13

- Theo dõi tiến độ: Người dân có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình thông qua ứng dụng, từ đó giảm bớt lo lắng và tăng sự tin cậy vào quy trình hành chính công

- Tăng cường tương tác: Ứng dụng cung cấp kênh tương tác giữa người dân và cơ quan hành chính, cho phép họ gửi phản ánh, góp ý và nhận thông tin phản hồi một cách nhanh chóng

- Minh bạch và chính thống: Việc sử dụng CNTT giúp tăng cường tính minh bạch và chính thống trong quá trình giải quyết TTHC, giảm thiểu tiềm ẩn của hành vi tham nhũng và lạm dụng quyền lợi

1.2.3 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

+ Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin:

Để ứng dụng CNTT vào giải quyết TTHC, cần xây dựng một hạ tầng CNTT phù hợp Hạ tầng CNTT bao gồm các thành phần cơ bản như:

Mạng và kết nối: Bảo đảm hệ thống mạng liên kết các đơn vị trong tổ chức hành chính, cho phép truyền thông tin và dữ liệu một cách nhanh chóng và bảo mật Điều này bao gồm việc xây dựng hệ thống mạng nội bộ và kết nối với mạng Internet

Hệ thống lưu trữ: Xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu để lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin liên quan đến các TTHC Hệ thống này có thể bao gồm máy chủ, CSDL và hệ thống lưu trữ đám mây

Hệ thống phần mềm: Phát triển và khai thác các ứng dụng phần mềm ứng dụng để quản lý và xử lý các TTHC Điều này có thể bao gồm hệ thống quản lý văn bản, hệ thống quản lý quy trình, hệ thống quản lý người dùng và hệ thống tổng hợp dữ liệu

Bảo mật thông tin: Bảo đảm an ninh và bảo đảm thông tin mật trong quá trình xử lý TTHC Điều này bao gồm các biện pháp bảo mật mạng, chứng thực và ủy quyền, mã hóa dữ liệu và giám sát bảo mật

14

Giao diện người dùng: Xây dựng giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng để người dùng có thể tương tác với hệ thống và hoàn thiện các thủ thuật liên tục hành động chính một cách thuận tiện

Việc xây dựng tầng hạ tầng CNTT phù hợp là một bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả ứng dụng của CNTT trong việc giải quyết TTHC Nó giúp tăng cường sự linh hoạt, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong quá trình thực hiện các TTHC

+ Cung cấp DVC trực tuyến:

DVC trực tuyến cho phép người dân và doanh nghiệp tiếp cận và thực hiện các TTHC thông qua internet, mà không cần phải tiếp cận trực tiếp các cơ quan hành chính truyền thống Điều này mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian,

giảm bớt sự phức tạp và tăng tính tiện lợi cho người dùng

Thông qua DVC trực tuyến, người dùng có thể thực hiện các thủ tục như đăng ký kinh doanh, nộp thuế, đăng ký xin cấp giấy phép, làm hồ sơ xin cấp giấy và nhiều thủ tục khác Họ có thể gửi hồ sơ, đăng ký thông tin, thanh toán phí và theo dõi tiến trình xử lý trực tuyến Điều này giúp tiết kiệm thời gian tiết kiệm điện và công sức để công việc phải chuyển đến các cơ quan hành chính truyền thống

Ngoài ra, nhiệm vụ công trực tuyến cũng tạo điều kiện cho cơ quan hành chính nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý thông tin Hồ sơ và thông tin liên quan đến TTHC được lưu trữ và quản lý trên hệ thống CNTT Điều này giúp tăng tính chính xác, minh bạch và khả năng truy xuất thông tin, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin và quản lý các tờ giấy rẻ tiền

Tuy nhiên, để phát triển hiệu quả DVC trực tuyến, cần có nhà đầu tư vào hạ tầng CNTT, đảm bảo an ninh thông tin và đào tạo cán bộ quản lý và nhân viên sử dụng hệ thống Đồng thời, cần đảm bảo sự cận kề và sử dụng DVC trực tuyến một cách dễ dàng và thuận tiện đối với tất cả người dân và doanh nghiệp

+ Phát triển nguồn nhân lực trong ƯDCNTT:

Để ƯDCNTT trong giải quyết TTHC hiệu quả và chính xác, cần phát triển nguồn nhân lực có kiến thức và kỹ năng về ƯDCNTT

15

Cần đầu tư vào việc đào tạo và học tập cho CBCC về CNTT có liên quan, bao gồm việc sử dụng phần mềm, quản lý dữ liệu, phân tích dữ liệu và các phần mềm kỹ năng khác liên quan đến ƯDCNTT

Xây dựng chính sách và quy trình để hướng dẫn việc áp dụng CNTT trong giải quyết TTHC Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các quy trình công việc, chuẩn hóa dữ liệu và quản lý các hệ thống và ứng dụng

Tạo điều kiện và môi trường làm việc thuận lợi để người lao động có thể áp dụng CNTT một cách hiệu quả Điều này bao gồm việc cung cấp các công cụ và thiết bị phù hợp, cải thiện hạ tầng CNTT và xây dựng một văn hóa làm việc khuyến khích sử dụng CNTT

Tạo ra các cơ chế hợp tác và chia sẻ kiến thức giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan Tổ chức các khóa đào tạo, buổi họp thảo luận và việc chia sẻ kinh nghiệm trong việc ƯDCNTT trong giải quyết TTHC

Thực hiện theo dõi và đánh giá quá trình áp dụng CNTT trong giải quyết TTHC để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển liên tục Phản hồi từ người dùng và các bên liên quan nên được lắng nghe và áp dụng để cải thiện quá trình sử dụng CNTT

Tổ chức và cơ quan có thể xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong ƯDCNTT dựa trên các nguyên tắc để tăng cường khả năng và hiệu quả trong giải quyết TTHC

+ Ứng dụng Hệ thống “một cửa điện tử”:

Hệ thống “một cửa điện tử” là một ƯDCNTT phổ biến trong việc giải quyết TTHC Đây là một nền tảng trực tuyến cung cấp các DVC quy trình thông qua internet, cho phép người dùng sử dụng và hoàn thành các TTHC một cách thuận tiện và nhanh chóng

ƯDCNTT trong hệ thống “một cửa điện tử” giúp tối ưu hóa quy trình xử lý TTHC, từ xác nhận thông tin nhận, xử lý yêu cầu, cho đến cung cấp kết quả và thông báo cho người dùng

16

Người dùng có thể lập hồ sơ và thực hiện các thủ tục trực tuyến mà không cần phải đến trực tiếp các cơ quan hành chính Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ chuyển đổi, chờ đợi và thực hiện các bước thủ tục phức tạp

Hệ thống “một cửa điện tử” cung cấp thông tin chi tiết về quy trình, các yêu cầu cần thiết và quy trình xử lý thủ tục Người dùng có thể theo dõi trạng thái của hồ sơ và biết chính xác thời gian hoàn tất

Việc sử dụng ƯDCNTT giúp tự động hóa quy trình xử lý, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và khả năng xảy ra sai sót Hơn nữa, các thông tin và tài liệu liên quan có thể được lưu trữ và quản lý một cách an toàn và dễ dàng truy cập

Hệ thống “một cửa điện tử” cung cấp các dịch vụ trực tuyến, cho phép người dùng theo dõi hồ sơ, thanh toán, tra cứu thông tin và nhận kết quả qua mạng Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người dân và doanh nghiệp

Nhìn chung, ƯDCNTT trong hệ thống “một cửa điện tử” đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất của TTHC, tạo điều kiện thuận lợi và tạo sự tin cậy cho người dân sử dụng

+ Sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan HCNN:

Việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan HCNN là một phương pháp quan trọng để ƯDCNTT và nâng cao hiệu quả của quy trình TTHC Văn bản điện tử cho phép lưu trữ, truyền tải và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn so với văn bản truyền thống

Văn bản điện tử giúp rút ngắn quy trình TTHC, loại bỏ việc gửi thư thủ công và giảm thiểu thủ tục giấy tờ Điều này giúp tiết kiệm thời gian tiết kiệm và sức lực của cả người dân và CBCC

Văn bản điện tử cho phép việc lưu trữ, truyền tải và xử lý thông tin một cách chính xác và tin cậy hơn Nó giảm thiểu những sai sót do sao chép, gửi nhầm hoặc mất mát tài liệu Có thể được lưu trữ và truy cập dễ dàng thông qua hệ thống máy tính và mạng điện toán Điều này tạo điều kiện thuận lợi để chia sẻ thông tin giữa các cơ quan hành chính, tăng cường tương tác và cải thiện quy trình làm việc Văn bản điện tử có thể được bảo mật và truy cập chỉ dành cho những người được ủy quyền Các biện pháp bảo mật, chẳng hạn như mã hóa và ký tự điện tử,

17

có thể được áp dụng để đảm bảo an ninh thông tin trong quá trình tải xuống và lưu trữ

Sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan HCNN đóng góp vào

quá trình tiến bộ và hiện đại hóa hệ thống quản lý công việc và cung cấp DVC

Nghị quyết số 17/NQ-CP, ngày 07 tháng 03 năm 2019 của Chính phủ, đóng vai trò là một văn bản chủ chốt xác định rõ các nhiệm vụ và giải pháp trọng tâm để thúc đẩy quá trình phát triển CPĐT trong giai đoạn 2019 – 2020, và đặt ra hướng đi chiến lược đến năm 2025 Trong Nghị quyết này, có một số mục tiêu chính quan trọng, trong đó có việc thiết lập Cổng DVC Quốc gia tại một địa chỉ duy nhất trên mạng điện tử, được gọi là "một cửa điện tử Quốc gia." Cổng này sẽ hội tụ từ các hệ thống thông tin liên quan đến TTHC, dân cư, đất đai - xây dựng và doanh nghiệp, nhằm cung cấp dịch vụ cấp phép và thực hiện các thủ tục liên quan đến người dân và doanh nghiệp Ngoài ra, Nghị quyết cũng đề cập đến Chương trình quốc gia về ƯDCNTT trong hoạt động của cơ quan HCNN giai đoạn 2016 - 2020 Mục tiêu cụ thể đã được xác định trong quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015, bao gồm việc chuyển đổi 100% văn bản không mật trình tại các cấp quản lý (UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Chính phủ) thành dạng điện tử và 80% văn bản trao đổi giữa các cơ quan HCNN dưới dạng điện tử vào năm 2020 Điều này nhấn mạnh sự cam kết của chính phủ trong việc chuyển đổi sang hình thức điện tử để tối ưu hóa quá trình quản lý và cung cấp DVC

Ngày 24/6/2022, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 42/2022/NĐ-CP, chi tiết quy định về cung cấp thông tin và DVC trực tuyến của CQNN trên môi trường mạng Theo Nghị định này, Cổng thông tin điện tử Chính phủ được xác định là trung tâm kết nối thông tin chỉ đạo và điều hành của Chính phủ trên môi trường mạng Điều này nhằm đảm bảo sự hiệu quả và tính thống nhất trong quá trình cung cấp DVC và thông tin trực tuyến từ các CQNN Nghị định này phản ánh cam kết của Chính phủ trong việc xây dựng hệ thống thông tin hiện đại, minh bạch và tích hợp, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ công dân và doanh nghiệp

18

Việc thiết lập sự liên kết và tích hợp thông tin giữa các thông tin điện tử của Bộ, ngành, UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương cùng với các cổng thông tin điện tử của các cơ quan trực thuộc là một bước quan trọng nhằm tối ưu hóa khả năng quản lý và sử dụng thông tin trong lĩnh vực QLNN, cũng như trong lĩnh vực KTXH của địa phương Sự liên kết và tích hợp giữa các thông tin điện tử sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và thu thập thông tin theo nhu cầu cụ thể của họ Điều này đồng thời tạo ra một hệ thống thông tin mạnh mẽ, đồng bộ và minh bạch, giúp người dân, doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác

Nghị định cũng quy định rằng cổng thông tin điện tử của Chính phủ và UBND các tỉnh, thành phố thuộc trung ương phải thực hiện việc đăng tải thông tin trên Công báo điện tử Điều này làm đảm bảo rằng thông tin được công bố trên các cổng thông tin điện tử của cơ quan HCNN là chính thống, chính xác và được cập nhật đầy đủ về hoạt động của cơ quan trên môi trường mạng Quy định này giúp đảm bảo tính tranh minh bạch và sự minh bạch trong việc tiếp cận thông tin công cộng

Cùng với đó, cơ quan chủ quản phải chịu trách nhiệm đầy đủ về việc đăng tải thông tin về DVC trực tuyến trên CSDL quốc gia về TTHC Thông tin này cần được kiểm duyệt một cách cẩn thận và được cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa ngay lập tức khi có bất kỳ thay đổi nào về các DVC

Theo quy định trong nghị định, Ban biên tập cổng thông tin điện tử được ủy thác làm nhiệm vụ hỗ trợ Thủ trưởng cơ quan chủ quản trong việc tiếp nhận, xử lý, biên tập và cập nhật thông tin Đồng thời, Ban biên tập chịu trách nhiệm phối hợp xử lý các DVC để đảm bảo hiệu quả hoạt động của cổng thông tin điện tử Chi tiết hơn, bộ phận chuyên môn về CNTT thuộc cơ quan chủ quản được chỉ định là tổ chức thường trực của Ban Biên tập

1.3 Yếu tố ảnh hưởng của ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận

Thứ nhất là hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT phục vụ các hệ thống

phần mềm, cơ sở dữ liệu giải quyết TTHC Để vận hành đảm bảo hệ thống thông

19

tin giải quyết TTHC cần có kết nối mạng ổn định, máy tính đảm bảo yêu cầu về mức độ cập nhật của phần mềm, máy quét căn cước công dân

Thứ hai, tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số

Theo đó yêu cầu về phát triển chính quyền số, kinh tế số và xã hội số là một trong những yếu tố tác động đến ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC

Thứ ba là nguồn nhân lực, đội ngũ công chức thực hiện việc ứng dụng

CNTT trong giải quyết TTHC

Thứ tư, do nhu cầu ngày càng cao của người dân trong việc giải quyết

TTHC ảnh hưởng trực tiếp đến ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC

1.4 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân cấp huyện của một số địa phương và bài học rút ra cho Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh

1.4.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính ở một số địa phương

Trong mục này, tác giả tìm kiếm kinh nghiệm ứng dụng CNTT của UBND quận 1 và huyện Triệu Phong tỉnh Quảng Trị Nguyên nhân là do 2 quận và huyện này có quy mô tương đồng về dân số và số liệu được công khai trên các trang truyền thông xã hội

1.4.1.1 Tại Ủy ban nhân dân quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Hiện nay UBND quận 1 là một trong những địa phương đi đầu trong cả nước về CCHC được coi là một điểm sáng trong CCHC nói chung và ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC nói riêng Để ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC một cách có hiệu quả, UBND quận 1 đã áp dụng các biện pháp sau đây:

+ Xây dựng hạ tầng CNTT:

UBND quận 1 đặt mức độ quan trọng cao trong việc nâng cao chất lượng hạ tầng kỹ thuật để hỗ trợ triển khai ứng dụng CNTT trong các CQNN Điều này bao gồm cả hạ tầng kỹ thuật dùng chung và hạ tầng kỹ thuật nội bộ của các CQNN Đổi mới hiện đại trụ sở, trang thiết bị làm việc: Quận 1 triển khai DVC trực tuyến ở 41 TTHC và 3 dịch vụ tiện ích (tra cứu thông tin quy hoạch, tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, nhắn tin SMS kết quả giải quyết TTHC) Người dân, doanh

20

nghiệp sử dụng DVC trực tuyến mức độ 3, 4 tại Quận 1 tăng mạnh, đạt tỷ lệ 71,09% với 17.874 hồ sơ nộp trực tuyến, tăng gấp 4 lần so với năm 2018 Ý kiến khách hàng đánh giá hài lòng 39.794/39.925, đạt 99,67% Đồng thời, 10/10 phường đưa vào sử dụng Trang thông tin điện tử phường, kios thông minh, màn hình cảm ứng Hưởng ứng thi đua CCHC, đã có 117 công trình, giải pháp sáng kiến hoàn thành của các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp, UBND 10 phường, trường học Một số công trình tiêu biểu được đánh giá có khả năng triển khai nhân rộng như: phần mềm đánh giá quý và quản lý hồ sơ CBCC; ứng dụng tương tác Zalo chính quyền với người dân; DVC trực tuyến mức độ 4 tại một số lĩnh vực; đội hình xung kích hướng dẫn thực hiện dịch vụ HCC trực tuyến; hệ thống trả lời thông tin tự động về hướng dẫn TTHC; Về triển khai thí điểm Trung tâm điều hành đô thị thông minh đặt tại trụ sở UBND Quận 1, đã hoàn thành tích hợp camera tại các khu phố, tổ dân phố, Công an 10 phường về Trung tâm điều hành đô thị thông minh với trên 1.115 mắt camera và 128 đầu thu, lắp đặt các camera quan sát tầm xa tại 9 vị trí trọng điểm; đưa lên Trang thông tin điện tử Quận 1 hệ thống dữ liệu du lịch giới thiệu đến du khách 546 điểm du lịch Quận 1 UBND quận 1 tập trung CCHC, xây dựng chính quyền phục vụ thân thiện, nhanh chóng, hiện đại; tiếp tục gắn với trách nhiệm của người đứng đầu, lấy kết quả, hiệu quả sáng tạo CCHC và tỷ lệ hài lòng để bình xét thi đua, xét chi thu nhập tăng thêm theo Nghị quyết 03; đẩy mạnh khảo sát đánh giá sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp và giải pháp cải thiện; tiếp tục kiểm tra, giám sát, tiếp nhận, xử lý nghiêm hành vi gây khó khăn, nhũng nhiễu người dân, doanh nghiệp; tiếp tục thực hiện có hiệu quả cơ chế một cửa, một cửa liên thông, một cửa điện tử; tập trung thực hiện đề án xây dựng TPHCM thành thành phố thông minh

+ Cung cấp DVC trực tuyến:

Quận 1 đã đạt được những tiến bộ đáng kể trong việc ƯDCNTT vào quản lý và điều hành các hoạt động hành chính Triển khai và đưa vào hoạt động các ứng dụng phần mềm theo mô hình chung của Thành phố là một bước quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và sự hiệu quả trong công tác quản lý của Quận Các ứng dụng này không chỉ tập trung vào nhu cầu cụ thể của Quận mà còn được tích

21

hợp thông tin theo trục liên thông của Thành phố, tạo ra một hệ thống thông tin chung, đồng bộ và dễ dàng quản lý Trong đó, việc trang bị phần mềm quản lý dữ liệu xây dựng và đất đai cho các đơn vị như Phòng Quản lý Đô thị, Phòng Tài nguyên và Môi trường, cùng với Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai Thành phố, làm tăng sức mạnh quản lý và theo dõi thông tin liên quan đến quy hoạch và sử dụng đất đai Đặc biệt, việc phát triển hệ thống phần mềm Công khai quy hoạch trên nền GIS, tích hợp vào các thiết bị di động thông minh, là một bước tiến đáng chú ý Hệ thống này không chỉ hỗ trợ CBCC mà còn giúp người dân dễ dàng tra cứu thông tin về quy hoạch đô thị, tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác giữa cơ quan quản lý và cộng đồng Điều này đồng thời thể hiện cam kết của Quận 1 trong việc áp dụng công nghệ để cải thiện chất lượng DVC và tạo ra một môi trường số hoá thân thiện và hiện đại

Khi triển khai DVC trực tuyến mức độ 3, Quận 1 đã hiệu quả hóa quy trình giải quyết hồ sơ trong một số lĩnh vực, giảm ngắn thời gian so với quy định Quận đã triển khai thành công 28 thủ tục thuộc 6 lĩnh vực khác nhau Đồng thời, Quận 1 cũng đã mở rộng DVC mức độ 4 cho các thủ tục trích lục hộ tịch và đăng ký hộ kinh doanh

Bằng cách sử dụng phần mềm trực tuyến, người dân có thể nhận được sự hướng dẫn chi tiết từ cán bộ chuyên môn thông qua tin nhắn SMS, email cá nhân, và có thể bổ sung hồ sơ trực tuyến Họ cũng có thể nhận Phiếu hẹn trả kết quả với thời gian cụ thể khi hồ sơ đã đầy đủ Điều này giúp hạn chế số lần di chuyển đến UBND Quận 1, tối ưu hóa thời gian và tránh gây phiền hà cho người dân

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ Thường trực UBND quận 1 trong việc theo dõi và giám sát trực tiếp quá trình thực hiện công vụ của cán bộ và CBCC Điều này cung cấp cơ sở đánh giá để kịp thời chấn chỉnh và khắc phục mọi vấn đề phát sinh

+ Phát triển nguồn nhân lực trong ứng dụng CNTT

Hoàn thiện toàn bộ cấu trúc tổ chức và hoạt động của chính quyền ở mọi cấp độ đòi hỏi sự chú ý đặc biệt, bao gồm cả việc cung cấp đủ nguồn nhân lực phục vụ công việc và bố trí cán bộ chịu trách nhiệm về CNTT ở từng đơn vị

22

Quá trình này bao gồm việc trang bị kiến thức về CNTT và kỹ năng sử dụng thiết bị CNTT cho cán bộ lãnh đạo quản lý cũng như cho người sử dụng Đồng thời, việc đào tạo đội ngũ những chuyên gia về CNTT là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự ổn định và thường xuyên nâng cấp trong quá trình phát triển và ứng dụng CNTT Đây thực sự là một khía cạnh quan trọng quyết định đến thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng CNTT

Đề xuất xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo có chủ đề rõ ràng, nhằm nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng CNTT của CBCC, và viên chức Điều này giúp tạo nền tảng vững chắc để đối mặt với thách thức liên quan đến công nghệ, đồng thời thúc đẩy hiệu suất và sự hiểu biết chung về CNTT trong tổ chức

+ Ứng dụng Hệ thống “một cửa điện tử”

Quận đã đặt nhiều nỗ lực trong việc hiện đại hóa quản lý hành chính thông qua việc triển khai mô hình "Quận điện tử" và cơ chế "một cửa hiện đại" Việc chú trọng vào đầu tư hệ thống trang thiết bị đồng bộ và tích hợp CNTT vào các quy trình giải quyết công việc đã mang lại những kết quả đáng kể về nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ Cụ thể, mô hình "một cửa hiện đại" đã được triển khai tại hầu hết các phường trong quận, với trang thiết bị đầy đủ cho bộ phận "một cửa" Sự áp dụng máy bấm số xếp hàng tự động, hệ thống tra cứu thông tin và camera giám sát đã giúp quản lý hiệu quả hoạt động và tạo ra một môi trường thuận tiện cho người dân khi sử dụng dịch vụ

Việc sử dụng hộp thư điện tử cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa trao đổi thông tin công việc giữa cơ quan quản lý và cộng đồng Điều này không chỉ giúp giảm thời gian giao tiếp mà còn tăng tính minh bạch và sự tiện lợi cho người dân khi gửi và nhận thông tin

Ngoài ra, đồng bộ với đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật, quận đã triển khai một loạt ứng dụng CNTT trong các cơ quan HCNN, từ Quản lý văn bản và Điều hành, Phần mềm một cửa liên thông, Phần mềm quản lý hộ tịch đến Hệ thống cấp Giấy đăng ký kinh doanh, Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo, Phần mềm quản lý CBCC, và Văn bản có chữ ký số trong giao dịch hành chính trên môi trường mạng Điều này đã đóng góp tích cực vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm

23

thiểu thủ tục, và nâng cao sự minh bạch trong công tác quản lý hành chính của quận

+ Sử dụng văn bản điện tử

UBND quận đã thực hiện việc nâng cấp hệ thống wifi tại các phòng họp nhằm hỗ trợ cho việc tra cứu các văn bản trong hệ thống quản lý văn bản điện tử (EDMS) trong các cuộc họp Đây là một bước quan trọng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng truy cập thông tin trong thời gian thực

Trung tâm hành chính công Quận 1 đang ưu tiên sử dụng các phần mềm tác nghiệp trên mạng internet để quản lý và điều hành công việc một cách hiệu quả Mô hình này không chỉ giúp cải thiện khả năng tìm kiếm thông tin mà còn tạo thuận lợi cho người dân khi tra cứu kết quả hồ sơ TTHC Người dân có thể sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhập trực tiếp số biên nhận vào kiosk để hiển thị thông tin hoặc truy cập trang web của Trung tâm

Mọi văn bản chỉ đạo và điều hành của Trung tâm hành chính công được quét và gửi đến cán bộ CBCC và viên chức thông qua email hoặc trang web của trung tâm Điều này giúp họ nắm bắt thông tin kịp thời và triển khai thực hiện công việc một cách hiệu quả, đồng thời tăng cường khả năng giao tiếp và tương tác trong quá trình quản lý hành chính

1.4.1.2 Tại Ủy ban nhân dân huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị + Xây dựng hạ tầng CNTT:

Hiện nay, tại huyện Triệu Phong, toàn bộ CBCC đã được trang bị máy tính làm việc trong các phòng ban chuyên môn 100% các phòng ban chuyên môn đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để thực hiện việc trao đổi công việc Cả 19 xã và thị trấn trên địa bàn đều đã kết nối máy tính với Internet cáp quang tốc độ cao và thiết lập mạng nội bộ (LAN) để tận dụng tài nguyên chung như máy in và tài liệu

Mỗi trong số 19 xã và thị trấn đều sở hữu một trang thông tin điện tử độc lập Phần lớn CBCC đã tích hợp hộp thư điện tử vào quá trình trao đổi công việc, đạt tỷ lệ 100% Các cơ quan, đơn vị, xã và thị trấn đã triển khai và thực hiện việc sử dụng chữ ký số trên mạng thông qua phần mềm QLVB & HSCV theo quy định

24

Tỉ lệ máy tính trang bị cho CBCC đạt 100%, trong đó tỷ lệ máy tính/CBCC của các xã và thị trấn đạt 80% Tỉ lệ máy tính của các CQNN có kết nối internet đạt 98%, ngoại trừ những máy tính tại các bộ phận bảo mật

+ Cung cấp DVC trực tuyến:

UBND huyện Triệu Phong, Quảng Trị, đã tiến hành rà soát và đề xuất nâng cấp DVC trực tuyến trên địa bàn huyện lên mức độ 3 và 4 nhằm thực hiện Kế hoạch của UBND tỉnh Quảng Trị Hướng dẫn này là một bước quan trọng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các TTHC Việc yêu cầu các cơ quan, phòng, ban liên quan đến TTHC tổ chức rà soát và nâng cấp DVC trực tuyến là một biện pháp tích cực để cải thiện chất lượng và hiệu suất của bộ máy HCNN Mục tiêu là đưa DVC lên mức độ 3 và 4, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp khi sử dụng các DVC trực tuyến

+ Phát triển nguồn nhân lực trong ứng dụng CNTT:

UBND huyện Triệu Phong đã đặt sự chú trọng vào việc cải thiện chất lượng đội ngũ nhân sự thông qua các hoạt động đào tạo chuyên môn phù hợp với nhiệm vụ công việc Đa số CBCC đã hoàn thành các khóa đào tạo về tin học, đồng thời sở hữu chứng chỉ về tin học văn phòng Điều này không chỉ giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng của đội ngũ nhân sự mà còn thúc đẩy sự hiện đại hóa trong công tác quản lý hành chính

Các chương trình đào tạo không chỉ giới hạn ở cấp độ tin học văn phòng mà còn mở rộng đến việc sử dụng các phần mềm và chương trình CNTT đang được áp dụng tại các đơn vị và cơ quan trên địa bàn huyện Điều này đảm bảo rằng CBCC có khả năng sử dụng công nghệ hiện đại để thực hiện nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả

UBND huyện Triệu Phong cũng đã tăng cường đội ngũ chuyên viên CNTT tại các phòng ban quan trọng nhằm hỗ trợ việc ứng dụng CNTT và giải quyết các thách thức trong quá trình triển khai Điều này bao gồm việc tăng cường biên chế tại các phòng như Văn hóa và Thông tin, Văn phòng (chuyên viên quản trị mạng), và Giáo dục và Đào tạo

25

Để đảm bảo CBCC luôn cập nhật với công nghệ mới, UBND huyện thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo và bồi dưỡng Trong năm 2018, đã triển khai 02 đợt tập huấn về ứng dụng chữ ký số chuyên dùng, nhấn mạnh vào việc nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ và chữ ký số trong công tác hành chính Điều này chứng tỏ sự cam kết của huyện trong việc đào tạo và phát triển năng lực CNTT cho đội ngũ nhân sự của mình

+ Ứng dụng Hệ thống “một cửa điện tử”:

Trong những năm gần đây, Bộ phận Một cửa tại UBND huyện Triệu Phong đã tiếp nhận và xử lý các hồ sơ theo quy định trong nhiều lĩnh vực, bao gồm Tư pháp, Lao động – Thương binh và Xã hội, đăng ký kinh doanh, đất đai, xây dựng, và công thương

Mặc dù đã đạt được một số kết quả tích cực trong việc giải quyết công việc, nhưng vẫn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ Một trong những vấn đề quan trọng là sự phối hợp giữa Bộ phận Một cửa và các phòng, ban chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc Sự không đồng bộ trong quy trình làm việc này có thể ảnh hưởng đến độ chặt chẽ và hiệu quả của các quy trình hành chính Cụ thể, trong một số trường hợp, thời gian giải quyết TTHC của một số lĩnh vực được xác định quá ngắn và liên quan đến nhiều cơ quan, đầu mối Điều này gây khó khăn cho việc xử lý kịp thời và thường xuyên dẫn đến tình trạng hồ sơ chậm trễ Đối mặt với việc hồ sơ nộp tập trung hàng loạt, cán bộ chuyên môn thường gặp khó khăn trong việc đảm bảo thời gian giải quyết mỗi hồ sơ một cách hiệu quả Ngoài ra, các thủ tục liên thông như về đất đai thường xuyên yêu cầu sự can thiệp của cán bộ địa chính xã tại Bộ phận Một cửa Khi xảy ra sai sót, hồ sơ phải được bổ sung hoặc nhận lại tại cơ quan chuyên môn, gây ra sự phức tạp và làm tăng thời gian xử lý mà không có sự điều chỉnh tại Bộ phận Một cửa Điều này không chỉ tăng áp lực công việc cho cán bộ mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ

+ Sử dụng văn bản điện tử

26

Trên lãnh thổ của huyện Triệu Phong, tỷ lệ sử dụng máy vi tính để phục vụ công việc tại UBND huyện đã đạt 100% so với chỉ tiêu đề ra Đối với UBND các xã và thị trấn, tỷ lệ này đạt 80% so với chỉ tiêu đề ra

Hiện nay, UBND huyện đã đạt được sự tiến bộ đáng kể trong việc áp dụng CNTT vào hoạt động quản lý hành chính Một trong những thành tựu quan trọng là việc cung cấp chứng thư số theo quy định cho lãnh đạo UBND huyện, cũng như lãnh đạo và văn thư của các cơ quan và đơn vị trong huyện, bao gồm UBND của 19 xã và thị trấn Quá trình bàn giao thiết bị và tập huấn đã được thực hiện một cách chặt chẽ cho tất cả các đối tượng liên quan Sự hợp tác chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông giúp đảm bảo quy trình triển khai được thực hiện một cách mạnh mẽ và đồng bộ

Việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn huyện thông qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc được thực hiện đều đặn, đảm bảo tuân thủ quy định và tạo ra sự hiệu quả trong quản lý thông tin Đồng thời, việc duy trì, phát triển, và khai thác hiệu quả một cửa điện tử tại UBND huyện và UBND các xã, thị trấn cũng được thực hiện để tối ưu hóa quá trình làm việc, nâng cao sự thuận tiện và tiếp cận cho người dân

1.4.2 Bài học rút ra cho Ủy ban nhân dân quận 3

Như đã phân tích ở trên, UBND quận 3 cần đẩy nhanh quá trình ứng dụng CNTT trong cải cách TTHC của mình Đầu tiên, cần nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về sự quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung và thực hiện TTHC nói riêng Tiếp theo, cần chú trọng đến việc xây dựng hạ tầng CNTT Để nâng cao hiệu quả hoạt động, UBND quận 3 cần đẩy mạnh hơn nữa ứng dụng CNTT, dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động giải quyết hồ sơ, TTHC Thực tế cho thấy, việc ứng dụng CNTT giúp việc giải quyết TTHC thuận lợi, nhanh chóng, hồ sơ được kiểm soát chặt chẽ hơn Cụ thể, tất cả các hồ sơ TTHC được nhận tại bộ phận một cửa của các đơn vị sẽ được số hóa lên phần mềm Một cửa điện tử Các TTHC khi được công bố sẽ kèm theo quy trình điện tử (từ khi nhận hồ sơ cho đến khi trả kết quả đều được tích hợp trên

27

phần mềm Một cửa điện tử) Do đó, người dân có thể biết được hồ sơ mình đang ở giai đoạn nào; bộ phận kiểm soát, giám sát TTHC tại Trung tâm cũng có thể kiểm soát được hồ sơ đang ở giai đoạn nào Nếu hồ sơ trễ hẹn hoặc trễ hẹn do nguyên nhân nào thì cũng có thể giám sát được

28

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực khác của đời sống xã hội thì việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và thực hiện các thủ tục hành chính nói riêng là hết sức cấp thiết và quan trọng

Chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa và làm rõ những khía cạnh cơ bản của TTHC Đầu tiên, chương 1 đã phân tích đặc điểm và những nguyên tắc quan trọng liên quan đến quá trình giải quyết TTHC, nhấn mạnh vào sự cần thiết của quy trình linh hoạt, minh bạch và hiệu quả Tiếp theo, chương 1 đã đặt vấn đề lý luận về ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC, làm rõ khái niệm và vai trò quan trọng của CNTT, không chỉ như một công cụ hỗ trợ mà còn như một yếu tố quyết định giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng cường khả năng phản hồi Đi sâu vào nội dung cụ thể của ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC, đồng thời phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình này Bên cạnh đó, tác giả cũng đã giới thiệu kinh nghiệm ứng dụng CNTT của UBND quận 1 và huyện Triệu Phong tỉnh Quảng Trị từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho UBND quận 3

Kết quả nghiên cứu ở chương 1 là tiền đề để tác giả tiến hành đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính tại UBND quận 3, thành phố Hồ Chí Minh

29

Chương 2

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN 3, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Khái quát điều kiện kinh tế xã hội của quận 3 tác động đến giải quyết thủ tục hành chính

Là một trong ba quận nội thành của Thành phố Sài Gòn xưa, Quận 3 có bề dày truyền thống đấu tranh cách mạng suốt hai thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược Quận 3 đã từng là “quận hành chính và cư trú” của chính quyền cũ Sau ngày 30/4/1975, Quận 3 cũng là quận nội thành có nhiều công sở của các cơ quan Trung ương và Thành phố

giáp với Quận Phú Nhuận và Quận Tân Bình ở phía Bắc, giáp với Quận 1 ở phía Đông, phía Nam và giáp với Quận 10 ở phía Tây

Dân số Quận 3 tính đến cuối năm 2022 là 171.170 người, gồm 10 dân tộc khác nhau, trong đó người Kinh chiếm 94,97%, người Hoa chiếm 4,8%, còn lại là người Khmer, Tày, Nùng, Thái, Mường và người nước ngoài (chiếm 0,07%) Về tín ngưỡng, có 32,24% người theo đạo Phật; 17,36% người theo đạo Công giáo; có 10,8% người theo các tôn giáo khác như Tin Lành, Cao Đài, Hòa Hảo, Hồi giáo

Về sắp xếp các đơn vị hành chính, sau ngày 30/4/1975, Quận 3 được chia thành 9 phường với 48 khóm Tháng 6 năm 1976, thực hiện chủ trương của Thành ủy về việc chấn chỉnh chính quyền thành 3 cấp, Quận 3 đã giải thể 9 phường và 48 khóm, thành lập 25 phường theo số thứ tự từ 1 đến 25 Tháng 6 năm 1986 sáp nhập lại còn 20 phường cũng theo thứ tự từ 1 đến 20 Từ tháng 6 năm 1988, Quận 3 sắp xếp lại còn 14 phường mang số thứ tự từ 1 đến 14 Vào ngày 01/01/2021, Nghị quyết số 1111/NQ-UBTVQH14, ký ngày 09 tháng 12 năm 2020, của Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã có hiệu lực nhằm thực hiện việc sắp xếp lại cấp huyện và cấp xã, đồng thời thành lập thành phố Thủ Đức, thuộc Tp HCM Theo nghị quyết này, trên cơ sở tổng hợp diện tích tự nhiên và dân số của Phường 6 (diện

30

tích 0,88 km2, dân số 7.263 người), Phường 7 (diện tích 0,92 km2, dân số 12.595 người), và Phường 8 (diện tích 0,40 km2, dân số 16.877 người), đã quyết định thành lập Phường Võ Thị Sáu Sau quá trình hợp nhất, Phường Võ Thị Sáu nay có diện tích tự nhiên là 2,20 km2 và dân số khoảng 36.735 người Kết quả của quá trình sắp xếp này là Quận 3 có tổng cộng 12 phường

Về giao thông đường bộ, Quận 3 có mật độ đường sá dày đặc với nhiều tuyến đường giao thông huyết mạch cắt qua như đường Cách Mạng Tháng 8, đường Điện Biên Phủ, và đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa Đặc biệt, Ga Sài Gòn đóng trên địa phận Quận 3 là một nhà ga đầu mối giao thông quan trọng, kết nối thành phố với khu vực phía Nam và toàn quốc qua trục đường sắt Nam - Bắc

Quận 3 cùng với thành phố đã mạnh mẽ đẩy mạnh tăng trưởng kinh tế, không chỉ trong lĩnh vực công nghiệp mà còn trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ Điều này đã tạo nên một quận tự cân đối ngân sách và đóng góp tích cực vào ngân sách thành phố Tổng thu ngân sách hàng năm liên tục tăng, với mức thu đạt 5.833 tỷ đồng vào năm 2022, vượt xa 113,5% so với dự toán pháp lệnh năm 2022 (5.164 tỷ đồng) và tăng 26,0% so với cùng kỳ năm trước (4.343 tỷ đồng) Tổng doanh thu từ việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong năm 2022 được dự kiến đạt mức 313.339,9 tỷ đồng, tăng 22,3% so với cùng kỳ năm trước; trong đó, doanh thu từ việc bán hàng hóa tăng 21,57%, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ tăng 24,52% Cho đến năm 2022, số doanh nghiệp hiện có trên hệ thống dữ liệu doanh nghiệp Quận 3 là 30.428 doanh nghiệp đã được quản lý

Về lĩnh vực văn hóa – xã hội: Công tác QLNN trên các lĩnh vực quảng cáo, kinh doanh dịch vụ văn hóa, các chương trình văn hóa, nghệ thuật nhằm kịp thời ngăn chặn, xử lý các loại hình kinh doanh biến tướng, không để xảy ra việc phát tán văn hóa độc hại hoặc các chương trình có vấn đề về tư tưởng, tác động xấu đến đạo đức xã hội, an ninh chính trị, ảnh hưởng thuần phong mỹ tục Đề án “Phát huy giá trị của các di tích trên địa bàn Quận 3 qua việc kết nối với giáo dục truyền thống và phát triển du lịch” cùng với đề án khai thác các di tích lịch sử trên địa bàn Quận 3 đã được triển khai và thực hiện Tiếp tục lãnh đạo với mục tiêu tạo

31

điều kiện để cán bộ và nhân dân tích cực tham gia vào phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” tại các đơn vị và địa phương

2.2 Thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận 3 2.2.1 Tình hình giải quyết thủ tục hành chính tại quận 3

Với sự chuyển đổi chủ trương từ việc Chính phủ quản lý sang Chính phủ phục vụ, tập trung vào người dân và doanh nghiệp, mục tiêu của Việt Nam là bảo quản toàn diện và đảm bảo hiệu quả trong việc giải quyết TTHC từ cấp trung ương đến địa phương Điều này nhằm khắc phục những hạn chế và tồn tại cũng như hoàn thiện các quy định được đề ra trong Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg Đồng thời, để thúc đẩy ƯDCNTT trong việc giải quyết TTHC, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 về việc thực hiện cơ chế Một cửa và Một cửa liên thông trong giải quyết TTHC

Ngoài ra, nghị định này cũng hoàn thiện quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa ở các cấp, đồng thời định rõ quy trình giải quyết TTHC Đặc biệt, nghị định này thúc đẩy việc sử dụng CNTT thông qua việc xây dựng cổng DVC Quốc gia và Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tập trung, thống nhất cấp bộ và cấp tỉnh Điều này giúp tối ưu hóa quá trình giải quyết TTHC, đồng thời đảm bảo sự linh hoạt và tiện lợi cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC

Tuy nhiên, so với yêu cầu về đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia một cách toàn diện, sâu rộng của Đảng, Chính phủ thì việc tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC hiện nay còn có một số hạn chế sau:

Trước hết, quá trình tiếp nhận và giải quyết TTHC vẫn chủ yếu được thực hiện theo phương thức truyền thống, thông qua việc xử lý các hồ sơ trên giấy Việc tiếp nhận và giải quyết TTHC dựa trên việc lưu trữ thông tin bằng hồ sơ giấy này gây khó khăn trong việc kiểm soát và đánh giá, đồng thời có khả năng gây ra những vấn đề không mong muốn Hơn nữa, phương pháp này cũng làm cho việc tạo ra và duy trì các CSDL không được thuận lợi, từ đó không thể chuẩn hóa và cập nhật thông tin liên quan đến TTHC

32

Tiếp theo, việc rút ngắn và đơn giản hóa TTHC, cũng như các tài liệu liên quan trong quá trình xử lý TTHC tại Bộ phận Một cửa ở mọi cấp được thực hiện thông qua kết nối và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, CSDL quốc gia và chuyên ngành thông qua Hệ thống Một cửa điện tử để tái sử dụng các tài liệu điện tử, giảm thiểu các thủ tục kiểm tra và xác nhận chưa được thực hiện Tuy nhiên, điều này dẫn đến việc không chỉ không đạt được hiệu suất mong muốn của các hệ thống thông tin và CSDL mà còn không khuyến khích công dân và doanh nghiệp tham gia vào quá trình chuyển đổi số

Thứ ba, cả CSDL quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và CSDL quốc gia về dân cư đã được triển khai Hai hệ thống này đã đi vào hoạt động và trở thành nền tảng quan trọng để xác định danh tính số duy nhất cho cá nhân và doanh nghiệp Tuy nhiên, triển khai và sử dụng danh tính số trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ TTHC theo cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông vẫn chưa có giải pháp cụ thể để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả

Thứ tư, việc áp dụng cơ chế một cửa liên thông mới chủ yếu xoay quanh việc thực hiện các công đoạn theo một chuẩn duy nhất và tiến trình được phối hợp giữa các tổ chức Tuy nhiên, phương pháp phối hợp này vẫn chỉ làm bằng hình thức truyền thống thông qua việc gửi và nhận hồ sơ giấy, không tích hợp ứng dụng CNTT để kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống Điều này góp phần giảm thiểu thời gian, chi phí và tăng năng suất lao động

Thứ năm, chưa có sự rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cán bộ và CBCC trong việc tham gia quá trình số hóa hồ sơ, giấy tờ và kết quả giải quyết TTHC Chưa có quy định về việc lưu trữ điện tử cho hồ sơ dẫn đến tình trạng mập mờ, không đồng nhất và chậm trễ trong việc tiến hành số hóa

Thứ sáu, việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ TTHC, bao gồm cả việc nộp trực tiếp, đã được triển khai theo hướng phi địa giới hành chính trong một số lĩnh vực có CSDL tập trung như Giấy phép lái xe, Cải cách này đã mang lại hiệu quả rất lớn đối với xã hội Do đó, nhu cầu nghiên cứu và mở rộng các biện pháp này, đặc biệt là trong quá trình triển khai hoàn thiện việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và kết

33

quả giải quyết TTHC thông qua việc liên kết và chia sẻ dữ liệu giữa các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành và hệ thống thông tin là điều cần thiết

Trong khi đó, hiện tại chưa có điều khoản nào mở ra khả năng tự do và sáng tạo cho các cơ quan trong việc thu hút nguồn lực xã hội để tham gia vào quá trình đổi mới và giải quyết TTHC Thực tế, một số nơi, lĩnh vực cho thấy có sự quá tải trong việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC, trong khi đó một số khâu, công đoạn trong tiếp nhận, giải quyết TTHC như hướng dẫn, tiếp nhận, viết giấy hẹn, số hoá hồ sơ tài liệu (một phần hoặc toàn bộ quy trình số hóa), luân chuyển dữ liệu và giám sát quá trình giải quyết, nhận và trả kết quả có thể nghiên cứu giao cho doanh nghiệp bưu chính công ích đảm nhận thông qua hợp đồng Ngày nay, quá trình tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết TTHC cho người dân và doanh nghiệp đã được giao phó cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính công ích theo quy định tại Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg [19] Việc này nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng hoạt động của bộ phận một cửa

Công tác giám sát và đánh giá chất lượng giải quyết TTHC cũng như mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đã được thực hiện Tuy nhiên, cơ chế giám sát và đánh giá việc giải quyết TTHC chưa được xây dựng một cách đồng bộ theo thời gian thực từ hệ thống một cửa các cấp Do đó, thông tin cung cấp cho chỉ đạo và điều hành vẫn chưa kịp thời, đặc biệt là trong việc xử lý kịp thời các bất cập, hạn chế hay các hành vi nhũng nhiễu và tiêu cực

Để vượt qua những khó khăn và hạn chế đã được nêu trên, quá trình đổi mới trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC có thể được triển khai Hướng tiếp cận mới này tập trung vào sự kết nối với quá trình số hóa và tận dụng kết quả số hóa của hồ sơ, giấy tờ và TTHC để cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng hiệu suất lao động Đồng thời, đổi mới cũng hỗ trợ xây dựng Chính phủ số, doanh nghiệp số và công dân số trong xã hội thông qua quá trình chuyển đổi kinh tế số Các nhiệm vụ chính của đổi mới sẽ tập trung vào bốn nhóm vấn đề sau:

- Tạo liên kết giữa quy trình số hóa hồ sơ và quy trình TTHC: Để tạo ra dữ liệu số, rõ ràng, đầy đủ và chính xác, quy trình số hóa hồ sơ và quy trình TTHC