Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên sinh viên: Nguyễn Đức Hiệp Lớp: 1905QTVB BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂ
lOMoARcPSD|38594337 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên sinh viên: Nguyễn Đức Hiệp Lớp: 1905QTVB BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2019 – 2023) CHUYÊN ĐỀ: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ NỘI THẤT KOREA HOME Tên công ty: Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home Địa chỉ: Số 71 khu B, tập thể Đại học Thiết kế, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại công ty: Hà Huy Thắng Giảng viên phụ trách: TS Nguyễn Mạnh Cường Hà Nội - 2023 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 4 LỜI CAM ĐOAN 5 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 6 MỞ ĐẦU 7 1 Lý do chọn đề tài 7 2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 7 3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 8 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9 5 Phương pháp nghiên cứu 9 6 Kết cấu của đề tài 9 NỘI DUNG 11 CHƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11 1.1 Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT 11 1.1.1 Văn phòng 11 1.1.1.1 Khái niệm 11 1.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 11 1.1.2 Công tác văn phòng 13 1.1.2.1.Khái niệm công tác văn phòng 13 1.1.2.2 Khái niệm công nghệ thông tin 13 1.2 Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 14 1.2.1 Một số khái niệm 14 1.2.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 14 1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 14 1.2.2 Vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng 15 1.2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 15 1.2.3.1 Cơ chế - chính sách 15 1.2.3.2 Nguồn nhân lực 16 1 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 1.2.3.3 Cơ sở vật chất .16 1.2.3.4 Phần mềm ứng dụng 18 1.2.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 19 1.2.4.1 Công tác tổ chức cán bộ 19 1.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 19 1.2.4.3 Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch 20 1.2.4.4 Công tác tổng hợp thông tin .20 1.2.4.5 Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế .21 1.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện 21 1.2.4.7 Công tác tổ chức chuyến đi công tác 21 1.2.4.8 Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ NỘI THẤT KOREA HOME 23 2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home 23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 23 2.2.1 Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 27 2.2.2 Thực trạng đội ngũ cán bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 30 2.2.3 Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 32 2.2.3.1 Công tác tổ chức cán bộ 32 2.2.3.2 Công tác văn thư lưu trữ 33 2.2.3.3 Công tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch 36 2.2.3.4 Công tác tổng hợp thông tin .37 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện 38 2.2.3.6 Công tác tổ chức các chuyến đi công tác 39 2.2.3.7 Công tác quản lí tài sản 40 2.3.1 Ưu điểm 41 2.3.2 Nhược điểm 41 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG 2 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ NỘI THẤT KOREA HOME 43 3.1 Giải pháp về nhận thức 43 3.1 Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và nhân viên 43 3.2 Nâng cao nhận thức về hoạt động thanh tra, kiểm tra 44 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 3 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bản luận văn này, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home đã hướng dẫn gi甃Āp đỡ em trong quá trình thực tập, cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu để em hoàn thành bài báo cáo này Em cũng xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng đã trực tiếp giảng dạy những kiến thức về Công tác Văn thư là nền tảng kiến thức cơ bản giúp em hoàn thành Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất Em xin trân trọng cảm ơn! 4 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác 5 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin BHYT, BHXH Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội CB,CC và VC Cán bộ, công chức và viên chức STT Số thứ tự ĐVT Đơn vị tính 6 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Văn bản là phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động trong công ty hành chính nhà nước hay cũng các tổ chức doanh nghiệp Nó là công cụ cơ bản để gi甃Āp công ty tổ chức quản lý và điều hành hoạt động của mình Các công ty tổ chức tiếp nhận hàng nghìn văn bản đi, đến mỗi năm Nếu việc quản lý văn bản không đ甃Āng quy trình, lỏng lẻo thì sẽ dẫn đến khó quản lý, dễ mắc sai phạm Trên thực tế còn có rất nhiều công ty tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế trong quy trình quản lý văn bản đi Với mong muốn vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home” làm chủ đề nghiên cứu cho báo cáo thực tập 2 Tổng quan tình hình nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một chủ đề nghiên cứu không phải là mới Nó đã được nhiều cá nhân và tổ chức nghiên cứu cả về những vấn đề chung, bao quát cho một quốc gia cho đến một lĩnh vực, một ngành, một doanh nghiệp cụ thể Tuy nhiên, việc nghiên cứu này ở mỗi thời kỳ khác nhau có đóng góp khác nhau và có các ý nghĩa thực tiễn khác nhau Trong thời gian gần đây đã rất nhiều tổ chức, cá nhân đã có những công trình nghiên cứu với quy mô khác nhau về vấn đề này Đây là nguồn tài liệu rất phong ph甃Ā gi甃Āp cho việc định hướng, lựa chọn những nội dung quan trọng để thực hiện các đề tài tiểu luận , báo cáo, luận văn Một số 7 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 đề tài tài tham khảo như: Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, tuy nhiên, thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức là điều tác giả chưa đề cập đến Với mong muốn đóng tiếp cận chủ đề nghiên cứu trên theo hướng tập trung vào ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của doanh nghiệp Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home” để làm bài Báo cáo kiến tập 3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác văn phòng, ứng dụng cộng nghệ thông tin trong công tác văn phòng - Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home - Mục đích nghiên cứu: Phân tích, đánh giá từ đó đưa ra một số giải pháp nâng cao và hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home - Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 8 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 - Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home - Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: - Các khái niệm liên quan tới công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home - Thực trạng, đánh giá, và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home 4.2 Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home + Về mặt thời gian: từ năm 2014 cho đến nay 5 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra, quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh đối chiếu 6 Kết cấu của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3 chương: Chương 1 Lý luận chung về công tác tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home 9 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com)