Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần thiết kế và nội thất korea home

Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên sinh viên: Nguyễn Đức Hiệp Lớp: 1905QTVB BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên sinh viên: Nguyễn Đức Hiệp

NỘI THẤT KOREA HOME

Tên công ty: Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home Địa chỉ: Số 71 khu B, tập thể Đại học Thiết kế, Phường Văn Quán,

Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại công ty: Hà Huy Thắng

Giảng viên phụ trách: TS Nguyễn Mạnh Cường

Hà Nội - 2023

M ỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI CAM ĐOAN 5

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 6

MỞ ĐẦU 7

1 Lý do chọn đề tài 7

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 7

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 8

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

5 Phương pháp nghiên cứu 9

6 Kết cấu của đề tài 9

NỘI DUNG 11

CH ƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11

1.1 Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT 11

1.1.1 Văn phòng 11

1.1.1.1 Khái niệm 11

1.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 11

1.1.2 Công tác văn phòng 13

1.1.2.1.Khái niệm công tác văn phòng 13

1.1.2.2 Khái niệm công nghệ thông tin 13

1.2 Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 14

1.2.1 Một số khái niệm 14

1.2.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 14

1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 14

1.2.2 Vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng 15

1.2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 15

1.2.3.1 Cơ chế - chính sách 15

1.2.3.2 Nguồn nhân lực 16

1.2.3.3 Cơ sở vật chất 16

1.2.3.4 Phần mềm ứng dụng 18

1.2.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 19

1.2.4.1 Công tác tổ chức cán bộ 19

1.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 19

1.2.4.3 Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch 20

1.2.4.4 Công tác tổng hợp thông tin 20

1.2.4.5 Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế 21

1.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện 21

1.2.4.7 Công tác tổ chức chuyến đi công tác 21

1.2.4.8 Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị 22

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ NỘI THẤT KOREA HOME 23

2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home 23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 23

2.2.1 Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 27

2.2.2 Thực trạng đội ngũ cán bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 30

2.2.3 Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 32 2.2.3.1 Công tác tổ chức cán bộ 32

2.2.3.2 Công tác văn thư lưu trữ 33

2.2.3.3 Công tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch 36

2.2.3.4 Công tác tổng hợp thông tin 37

2.2.3.5 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện 38

2.2.3.6 Công tác tổ chức các chuyến đi công tác 39

2.2.3.7 Công tác quản lí tài sản 40

2.3.1 Ưu điểm 41

2.3.2 Nhược điểm 41

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ NỘI THẤT KOREA HOME 43

3.1 Giải pháp về nhận thức 43

3.1 Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và nhân viên 43

3.2 Nâng cao nhận thức về hoạt động thanh tra, kiểm tra 44

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bản luận văn này, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo,

cán bộ, nhân viên tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home đã hướng dẫn gi甃Āp đỡ em trong quá trình thực tập, cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu

để em hoàn thành bài báo cáo này

Em cũng xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng đã trực tiếp giảng dạy những kiến thức về Công tác Văn thư là nền tảng kiến thức cơ bản giúp em hoàn thành Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy

đủ nhất

Em xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất

kỳ công trình nào khác

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

BHYT, BHXH Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội CB,CC và VC Cán bộ, công chức và viên chức

MỞ ĐẦU

1 Lý do ch ọn đề tài

Văn bản là phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động trong công ty hành chính nhà nước hay cũng các tổ chức doanh nghiệp Nó là công cụ

cơ bản để gi甃Āp công ty tổ chức quản lý và điều hành hoạt động của mình

Các công ty tổ chức tiếp nhận hàng nghìn văn bản đi, đến mỗi năm Nếu việc quản lý văn bản không đ甃Āng quy trình, lỏng lẻo thì sẽ dẫn đến khó quản lý, dễ mắc sai phạm Trên thực tế còn có rất nhiều công ty tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế trong quy trình quản lý văn bản

đi

Với mong muốn vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home” làm chủ đề nghiên cứu cho báo cáo thực tập

2 T ổng quan tình hình nghiên cứu

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một chủ đề nghiên cứu không phải là mới Nó đã được nhiều cá nhân và tổ chức nghiên cứu cả về những vấn đề chung, bao quát cho một quốc gia cho đến một lĩnh vực, một ngành, một doanh nghiệp cụ thể Tuy nhiên, việc nghiên cứu này ở mỗi thời kỳ khác nhau có đóng góp khác nhau và có các ý nghĩa thực tiễn khác nhau Trong thời gian gần đây đã rất nhiều tổ chức, cá nhân đã có những công trình nghiên cứu với quy mô khác nhau về vấn đề này

Đây là nguồn tài liệu rất phong ph甃Ā gi甃Āp cho việc định hướng, lựa chọn những nội dung quan trọng để thực hiện các đề tài tiểu luận , báo cáo, luận văn Một số

đề tài tài tham khảo như:

Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng

Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, tuy nhiên, thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức là điều tác giả chưa đề cập đến

Với mong muốn đóng tiếp cận chủ đề nghiên cứu trên theo hướng tập trung vào ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của doanh nghiệp Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home” để làm bài Báo cáo kiến tập

3 M ục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác văn phòng, ứng dụng cộng nghệ thông tin trong công tác văn phòng

- Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

- Mục đích nghiên cứu: Phân tích, đánh giá từ đó đưa ra một số giải pháp nâng cao và hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

- Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

- Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

- Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

- Các khái niệm liên quan tới công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

- Thực trạng, đánh giá, và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

+ Về mặt không gian: Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

+ Về mặt thời gian: từ năm 2014 cho đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra, quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh đối chiếu

6 K ết cấu của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3 chương: Chương 1 Lý luận chung về công tác tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

NỘI DUNG

CH ƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÒNG

VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG 1.1 M ột số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT

1.1.1 Văn phòng

1.1.1.1 Khái ni ệm

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của công ty, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi công

ty, tổ chức

Hoặc có thể hiểu theo những cách khác nhau như:

Văn phòng là bộ máy gi甃Āp việc cho thủ trưởng công ty trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công ty, đơn vị

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong công ty đơn vị Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của công ty, đơn vị

Từ những định nghĩa trên, ta có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của công ty, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ gi甃Āp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của công ty, đơn vị” (Nguồn giáo trình Quản trị văn phòng GS.TS Nguyễn Thành Độ)

1.1.1.2 Ch ức năng và nhiệm vụ

a) Chức năng

Dựa trên các thuật ngữ, khái niệm, cũng như các hoạt động của văn phòng

mà chia chức năng của văn phòng thành 3 chức năng chính đó là:

Chức năng tham mưu – tổng hợp, đây là một trong những chức năng

chuyên biệt tạo nên sự khác biệt giữa văn phòng với các bộ phận khác Trong công tác này, văn phòng thực hiện chủ yếu hai nhiệm vụ trợ gi甃Āp lãnh đạo, thủ trưởng để tìm ra quyết định tối ưu và sàng lọc, phân tích và tổng hợp thông tin để

có thể tham vấn cho lãnh đạo Thực chất vấn đề ở đây là, tổng hợp có vai trò hỗ trợ cho các hoạt động tham mưu

Chức năng hậu cần, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lí sự dụng các trang thiết bị, các phương tiện và cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ các hoạt động của văn phòng ngày một hiệu quả hơn

Chức năng trợ gi甃Āp điều hành được thể hiện qua các công việc: xây dựng

và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tiếp đón khách, hội họp,…

Mặc dù các chức năng này mang tính độc lập nhưng ch甃Āng cũng hỗ trợ, bổ sung cho nhau để khẳng định tính tất yếu của văn phòng trong mỗi công ty, tổ chức b) Nhiệm vụ

Từ những chức năng được nêu ở trên, văn phòng được chia thành các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức bộ máy của văn phòng

- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của công ty và của bộ phận văn phòng

- Tổ chức thu thập, xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lí

- Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của công ty và văn phòng

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp

- Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế văn phòng

- Tổ chức và quản lí công tác văn thư lưu trữ

- Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi trường và an toàn lao động trong công ty

- Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết

- Tổ chức đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

- Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng công ty

1.1.2 Công tác văn phòng

1.1.2.1.Khái ni ệm công tác văn phòng

Từ những thuật ngữ, khái niệm nêu trên ta có thể khái quát công tác văn phòng được duy trì bởi hai hệ thống:

Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động: thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin; xây dựng các chương trình, kế hoạch về tổ chức bộ máy, tổ chức hội họp, khen thưởng, sử dụng tài sản, trang thiết bị,… bằng cách thức khác nhau nhằm đưa ra quyết sách gi甃Āp tổ chức của mình hoạt động ngày càng vững mạnh

Thứ hai là hệ thống đầu ra, tại hệ thống này các hoạt động truyền tải thông tin được tiến hành cả nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thủ trưởng công ty tổ chức Nhờ hoạt động truyền phát thông tin mà các bộ phận, cá nhân trong công ty có thể hiểu được mục tiêu sứ mệnh của tổ chức từ đó có gắng hoàn thành mục tiêu đó

Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt hành chính của công ty, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức

1.1.2.2 Khái ni ệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay Xung quanh cuộc sống của ch甃Āng ta, các thiết bị thông minh ngày càng trở nên phổ biến cuộc sống của ch甃Āng ta cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ những chiếc điện thoại thông minh, máy tính thông minh, ti vi thông

minh,… Thay vì phải viết thư chờ đợi hàng tuần, ch甃Āng ta chỉ cần gửi một tin

nhắn, email, hay một cuộc gọi là có thể liên lạc đối với đối tượng cần gặp Bởi vậy, CNTT đang là một ngành công nghiệp mũi nhọn mà mỗi quốc gia hướng tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cuộc sống

Khái niệm: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông - nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng

có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong ph甃Ā và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

1.2 Lí lu ận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng

1.2.1 M ột số khái niệm

1.2.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin

Như phân tích phần lí luận về CNTT, ta có thể thấy được đặc điểm cũng như những vai trò, giá trị mà CNTT mang lại cho cuộc sống của mỗi người

ch甃Āng ta CNTT gi甃Āp con người giảm thiểu sức lao động về mặt thể chất thay vào đó nó gi甃Āp con người sử dụng triệt để tư duy của mình Với những lợi ích

mà CNTT mang lại, việc ứng dụng thành tựu của CNTT vào đời sống là một việc tất yếu

1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Dựa trên quá trình phân tích tại phần lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin, ta có thể thấy mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau của các vấn đề trên Để bộ phận văn phòng hoạt động hiệu quả, các công tác văn phòng phải được làm tốt, để công tác văn phòng thực hiện nhanh chóng, chính xác, chuyên nghiệp cần có sự hỗ trỡ đắc lực của công nghệ thông tin

Bởi vậy, Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là ứng dụng các thiết

bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của công ty, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ

và cho nhân loại

Làm thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu; chuyển tải nhanh chóng thông tin tới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được truyền tới các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc; tiết kiệm chi phí đi lại cho con người mà vẫn đạt được hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng

1.2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 1.2.3.1 Cơ chế - chính sách

Hiểu rõ được vai trò và những lợi ích mà CNTT mang lại nên nhà nước ta

đã đưa những chính sách khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con người Đặc biệt, trong cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã

có Luật, Quyết định, Nghị quyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt công tác văn phòng

Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6 năm 2006 Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đối tượng, điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xã hội

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng 11 năm 2005 Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kí điện tử,…

Song song với văn bản luật, các nghị quyết, nghị định, thông tư cũng được

ban hành nhằm giải thích luật và gi甃Āp các đối tượng có thể hiểu và áp dụng đ甃Āng luật

Nghị định số 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm 2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật công nghệ thông tin về công nghiệp công nghệ thông tin

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch vụ

chứng thực chữ kí số

Ngoài ra, còn có rất nhiều quyết định, nghị định khác quy định, hướng dẫn việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thực tiễn Ta có thể thấy rằng, CNTT được nước ta coi trọng và có chính sách để gi甃Āp cơ quan tổ chức có thể tiếp cận

CNTT, đồng thời cũng có quy định để bảo vệ nguồn thông tin trong môi trường mạng

1.2.3.2 Ngu ồn nhân lực

Con người là nhân tố quan trọng quyết định tới sự tồn vong của tổ chức

Sự thực, những tiện ích mà CNTT mang lại cho công việc là vô cùng lớn, Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là cần phải có nhân lực có trình độ để ứng dụng ch甃Āng vào thực tiễn

Nguồn lao động ở nước ta chủ yếu là nguồn lao động trẻ, có tinh thần ham học hỏi cao, tinh nhanh trong việc học tập những cái mới Bởi lẽ vậy, việc ứng dụng CNTT vào công việc không gây trở ngại cho lao động

Lao động làm việc là nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn sử dụng thành thạo các trang thiết bị kĩ thuật và các phần mềm ứng dụng

các phần mềm hệ thống, tiện ích và ứng dụng, cũng như các thiết bị vào ra và các thiết bị ngoại vi khác, mà một cá thể cần thiết để thực hiện một hoặc nhiều

nhiệm vụ Đây là 1 hệ thống xử lý thông tin đa năng Nó có thể nhận thông tin từ người (thông qua bàn phím, chuột), từ một thiết bị (đĩa cứng, USB, CD) hay từ mạng (thông qua modem, card mạng) và xử lý nó Sau khi đã xử lý, thông tin được hiển thị cho người sử dụng xem trên màn hình, được lưu trữ trên thiết bị hay gửi đến cho ai đó thông qua mạng LAN hoặc mạng internet

Máy in

Máy in là một thiết bị ngoại vi gi甃Āp tạo ra các văn bản tài liệu được lưu trữ trong các thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại) Máy in thường được sử dụng là máy in phun Máy in phun hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in (theo đ甃Āng tên gọi của nó) Mực in được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn (khoảng 5000 làn/giây) tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để thể hiện bản in sắc nét Máy in phun chính là các máy in màu Ngoài ra, nó còn in được các bản đen trắng

các cá nhân với nhau Điện thoại thường được sử dụng là điện thoại bàn để nâng cao việc kết nối một chiều giữa công ty, tổ chức với đối tượng khách hàng

1.2.3.4 Ph ần mềm ứng dụng

Microsoft Office

Microsoft Office là một bộ ứng dụng văn phòng bao gồm các chương trình, máy chủ và các dịch vụ phát triển bởi Microsoft, được giới thiệu bởi Bill Gates Đây tập hợp các ứng dụng và dịch vụ trên màn hình, các servers có liên

hệ chặt chẽ với nhau, ch甃Āng được gọi chung là gói ứng dụng của văn phòng, chạy trên phần mềm Microsoft Windows Microsoft Office có các phần mềm microsoft word, microsoft excel, microsoft powerpoint dùng trong hoạt động soạn thảo văn bản, tính toán và trình chiếu

Hòm thư điện tử (email)

Cùng với sự ra đời của máy tính và mạng internet, thuật ngữ thư điện tử cũng xuất hiện Đây là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính thông qua các hộp thư điện tử như email, gmail

Việc sử dụng hòm thư điện tử gi甃Āp hạ thấp chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian, đồng thời, có thể gửi cho nhiều người và nhiều tệp

Cổng thông tin trực tuyến

Đây là phần mềm cho phép người sử dụng truy cập vào phần mềm của công ty, tổ chức để tìm hiểu về lịch sử, hoạt động của một công ty, tổ chức bất

kì

Ngoài ra, tại phần mềm này, cán bộ, công chức, nhân viên của công ty, tổ chức

có thể nắm được công việc công tác của mình và những thông báo của công ty CloudOffice

CloudOffice đây là phần mềm văn phòng điện tử dùng để quản lí công việc, công văn Quản lí về: văn bản (đến, đi), công việc (tạo, theo dõi, đánh giá

thực hiện công việc), tài liệu ( lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, ), tiện ích văn phòng (chat, thảo luận, ),…vv

1.2.4 N ội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 1.2.4.1 Công tác t ổ chức cán bộ

Công tác tổ chức cán bộ là công việc quan trọng của văn phòng Đây là công việc quan trọng, văn phòng sẽ thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, giám sát công việc của mỗi cá nhân trong tổ chức Ngoài ra, chính văn phòng là bộ phận xử lí

hệ thống lương và đảm bảo quyền lợi hưởng các chế độ BHYT, BHXH cho mỗi CB,CC và VC trong mỗi công ty, tổ chức

Hoạt động tổ chức cán bộ gồm các công việc liên quan đến tính toán, hồ

sơ sổ sách giấy tờ, vì vậy việc ứng dụng CNTT vào công tác này là điều cần thiết Hiện nay, có một số phần mềm hữu dụng thực hiện các chức năng nhân sự

- chấm công – tính lương như phần mềm nhân sự Misa, phầm mềm FastWork,…

1.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ

Văn thư lư trữ là một trong những công việc chính của công tác văn

phòng Hoạt động này gi甃Āp công ty tổ chức lưu trữ giá trị tài liệu pháp lí, hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc Ngoài ra, công tác văn thư, lưu trữ còn thực hiện việc

soạn thảo văn bản, nhận và chuyển giao văn bản tới các bộ phận công ty tổ chức

Hằng năm, số lượng văn bản, tài liệu được ban hành và chuyển đến là vô cùng nhiều nên công tác lưu trữ và khai thác sử dụng cần có những phần mềm hỗ trợ thay vì sổ sách chứng từ cồng kềnh, gây mất thời gian trong việc lưu trữ và khai thác sử dụng, kiểm tra tài liệu Trước nhu cầu thực tế, trên thị trường hiện nay, phần mềm CloudOffice là một trong những ứng dụng tiện ích trong việc quản lí và khai thác sử dụng văn bản đi, đến Hiện nay, còn có các phần mềm con dấu, chữ kí điện tử để giảm khâu thủ tục rườm rà và hiện tượng tham nhũng hối lộ

1.2.4.3 Công tác xây d ựng và thực hiện chương trình kế hoạch

Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch là một công việc của chức năng tham mưu, tổng hợp Văn phòng đảm nhiệm công việc lên chương trình, kế hoạch hoạt động của cả công ty và lãnh đạo Để làm tốt được công việc trên, thì nhà quản trị văn phòng cần nắm bắt được thông tin để lên chương trình kế hoạch hoạt động, từ đó triển khai và dựa vào nó thực hiện các công tác kiểm tra, đánh giá

Hoạt động này cần phải thực hiện trên phần mềm thư điện tử có thể thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận khác trong công ty và bên ngoài

1.2.4.4 Công tác t ổng hợp thông tin

Bất kỳ đơn vị, công ty nào thông tin là vô cùng cần thiết Thông tin hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định Thông tin rất đa dạng và phong ph甃Ā: thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, người lãnh đạo không thể tự mình thu thập mà cần có sự hỗ trợ của văn phòng Thông tin trước khi trình lên lãnh đạo đều qua văn phòng xử lý, phân loại Mỗi quyết định đ甃Āng hay sai đều phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử lý thông tin có chính xác, đầy đủ hay không Bởi vậy, trong quá trình xử lí thông tin nhà quản trị văn phòng cần phải thu thập thông tin

một cách đầy đủ chính xác thông qua nhiều nguồn chỉ đạo của lãnh đạo,

internet,… Song song với việc tổng hợp thông tin, văn phòng cần phải thực hiện việc bảo mật thông tin tránh tác nhân xấu bên ngoài gây ra cho tổ chức

1.2.4.5 Công tác xây d ựng và thực hiện nội quy, quy chế

Văn phòng thực hiện việc xây dựng và giám sát nội quy, quy chế Trong công tác này, văn phòng tiến hành soạn thảo văn bản quy định về thời gian làm việc, chế tài đối với cá nhân vi phạm Quá trình làm việc văn phòng trực tiếp theo dõi việc thực hiện nề nếp sinh hoạt của từng CC và VC từ đó đánh dấu để thực hiện việc đánh giá ý thức của họ Nhờ việc giám sát thực hiện nội quy, quy chế giúp công ty hoạt động có nề nếp hơn Công tác này thường được ứng dụng trên bảng mẫu đánh giá tại phần mềm microsoft excel

1.2.4.6 Công tác t ổ chức hội họp và các sự kiện

Một công việc nữa của chức năng tham mưa, điều hành là tổ chức các cuộc họp và sự kiện Hàng tuần, tháng các công ty tổ chức thường tiến hành họp, ngoài ra, theo kế hoạch cũng tiến hành tổ chức các sự kiện Đối với các cuộc họp, hay sự kiện thường diễn ra trong thời gian dài nên để tạo sự hứng th甃Ā, tập trung của CC, VC là điều vô cùng khó nếu ta chỉ nhìn nhau để trao đổi thông tin Bởi vậy, việc sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết Các trang thiết bị kĩ thuật dùng để hỗ trợ trong các cuộc họp: máy chiếu, máy vi tính, loa,…

1.2.4.7 Công tác t ổ chức chuyến đi công tác

Bên cạnh các công việc trên, văn phòng còn thực hiên việc tổ chức chuyến

đi công tác cho lãnh đạo công ty Để làm tốt công việc này, nhà quản trị văn phòng cần xác định nơi công tác từ đó tiến hành điều động xe cộ, hay đặt vé máy bay đối với các chuyến đi xa Nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, văn phòng cần trang bị các trang thiết bị như điện thoại, mạng internet để đặt lịch đi, liên hệ đơn vị công tác Ngoài ra, việc chi trả cũng được tiến hành thông qua dịch vụ thanh toán trên thẻ ngân hàng bằng điện

thoại thay vì phải đến tận nơi mua vé

1.2.4.8 Công tác qu ản lí tài sản và trang thiết bị

Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của văn phòng Văn phòng trực tiếp tiến hành mua sắm trang thiết bị, quản

lí về số lượng, hiện trạng sử dụng của tài sản và trang thiết bị văn phòng Hằng năm, nhà quản trị văn phòng tiến hành kiếm tra, đánh giá tài sản và trang thiết bị,

từ đó, xây dựng kế hoạch mua sắm, tu sửa để cải thiện năng suất làm việc của

nó Hiện nay, trên thị trường CNTT có một số phần mềm ứng dụng trong công tác quản lí tài sản như phần mềm DTSoft, phần mềm FastWork,…

Qua phần cơ sơ lí luận, ta có cái nhìn tổng quan về khái niệm, định nghĩa

về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Ngoài ra, thì ta cũng nhìn thấy được tính ứng dụng và nội dung trong ứng dụng CNTT vào các hoạt động của văn phòng Dựa trên phần lí luận, thì đây chính là cơ sở để ta xét và đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

CH ƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THIẾT KẾ VÀ NỘI THẤT KOREA HOME

2.1 Khái quát chung v ề Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home 2.1.1 Ch ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home

Trụ sở: Số 71 khu B, tập thể Đại học Thiết kế, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Tầng 3 căn 02 Tòa S202 chung cư Vinhomes Smart City - Tây Mỗ - Q Nam Từ Liêm - TP Hà Nội

Hướng đến sự hoàn thiện ngày càng tốt hơn về một không gian nội thất trọn vẹn tinh tế, nội thất Korea Home không ngừng phát triển về mặt quy mô và tiếp tục khẳng định vị thế chuyên gia thiết kế, thi công, sản xuất nội thất cao cấp trên thị trường Việt Nam