CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Trang thiết bị kĩ thuật là công cụ hỗ trợ đắc lực gi甃Āp cho các hoạt động của văn phòng trở nên hiệu quả hơn. Việc ứng dụng đồng bộ các trang thiết bị sẽ gi甃Āp việc tổ chức văn phòng trở nên gọn nhẹ hơn, giảm số lượng giấy tờ, sức lao động của mỗi cá nhân.
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” dễ được thích ứng nhất bởi cách thức hoạt động đơn giản, máy móc, phần mềm sẽ trực tiếp xử lí thông tin mà con người chỉ cần nhập dữ liệu. Trong những năm gần đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn. Với giá thành hợp lí cùng với những lợi ích mà ch甃Āng mang lại thì máy móc trang thiết bị văn phòng được Công ty trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu của thực tế.
Các trang thiết bị phục vụ cho các công tác nghiệp vụ được trang bị khá đầy đủ gồm những loại sau:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền đạt các thông tin đã qua xử lí: máy tính cây, máy in, máy photo, điện thoại, máy fax,...
- Các phương tiện làm việc: bàn ghế, giá đựng tài liệu, giá trưng bày, các loại file hồ sơ,...
- Các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của văn phòng được diễn ra bình thường, an toàn, hiệu quả: các thiết bị chiếu sáng, các thiết bị chống ồn, các thiết bị thông gió,...
Tuy nhiên, để nắm được tính hiệu quả của các trang thiết bị văn phòng trong hoạt động của ứng dụng CNTT thì ta xét ba nhóm sau: Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng, phần mềm quản lí, điều hành và hệ thống mạng thông tin.
a) Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng
Bảng thống kê các dụng cụ và trang thiết bị kĩ thuật văn phòng
STT Tên thiết bị Số lượng
ĐVT Mức độ sử dụng
1 Máy tính 8 Bộ Thường xuyên
2 Máy in 2 Chiếc Thường xuyên
3 Máy photocopy 1 Cái Thường xuyên
4 Máy scan 1 Cái Không thường xuyên
5 Máy chiếu 1 Cái Không thường xuyên
6 Tủ hồ sơ, giá đựng tài liệu
1 Cái Thường xuyên
7 Bàn làm việc 6 Cái Thường xuyên
8 Ghế 6 Chiếc Thường xuyên
9 Máy điều hòa 2 Chiếc Không thường xuyên
10 Điện thoại bàn 3 Máy Thường xuyên
11 Quạt trần 2 Chiếc Không thường xuyên
12 Bóng đèn 6 Chiếc Thường xuyên
13 Máy Camera 4 Chiếc Thường xuyên
(Nguồn: phòng Hành chính)
Qua bảng thống kê về các dụng cụ và trang thiết bị văn phòng của phòng Hành chính - Tổ chức, ta có thể thấy rằng, công ty đã đầu tư mua sắmtương đối đầy đủcác trang thiết bị trong việc phục vụ các nghiệp vụ văn phòng. Tuy đôi l甃Āc xảy ra hiện tượng quá tải nhưng về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu của nhân
viên trong văn phòng.
b) Phần mềm quản lí, điều hành
Danh sách một số phần mềm quản lí, điều hành đang được sử dụng
STT Tên phần mềm Chức năng Mức độ sử dụng Phần mềm soạn thảovăn bản
1 Microsoft Office Word 2016
Soạn thảo văn bản Thường xuyên
2 Microsoft Office Excel 2016
Tạo bảng Thường
xuyên
3 Microsoft Office
Powerpoint 2016
Trình chiếu Không thường
xuyên
4 Phần mềm Unikey Đánh máy bằng Tiếng Việt Thường xuyên Phần mềm quản líđiều hành
5 Phần mềm quản lí văn bản đi, đến
- Quản lí sổ đăng kí văn bản đến, đi
- Quản lí sổ đăng kí chuyển giao vănbản - Lập Danh mục tài liệu tham khảo
-Tìm kiếm văn bản
Thường xuyên
6 Phần mềm quản lí website
- Tìm kiếm thông tin về công ty: địa chỉ, dự án, phương thức liên hệ
Thường xuyên
7 Phần mềm quản lí Facebook
- Tìm kiếm và trao đổi thông tin
Thường xuyên
8 Hòm thư điện tử - Gửi email công việc Thường xuyên
9 Phần mềm quản lí
Misa
- Quản lí nhân sự Thường xuyên
(Nguồn phòng Hành chính)
Dựa vào bảng danh sách phần mềm quản lí của phòng Hành chính, ta có thể thấy công ty đã ứng dụng phần mềm tiện ích vào hoạt động hành chính. Các phần mềm được sử dùng thường xuyên và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực của cho nghiệp vụ của công tác văn phòng. Phần mềm hỗ trợ cho nghiệp vụ trao đổi thông tin như Facebook ,… được sử dụng nhiều bên cạnh cổng thông tin hay hòm thư điện thử. Các phần mềm soạn thảo văn bản, quản lí tài sản được sử dụng khá thường xuyên bởi đây làcông việc chính mà của phòng Hành chính.
c) Hệ thống mạng thông tin
Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống mạng wifi gi甃Āp việc truy cập mạng nhanh hơn. Hệ thống máy tính được sử dụng phần mềm Windows nên tốc độ xử lí thông tin lớn lên tới 100Mbps.
Nhìn chung, hệ thống mạng thông tin được công ty quan tâm đầu tư. Điều này đã gi甃Āp công tác nghiệp vụ trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết.