6. Kết cấu của đề tài
1.2. Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
1.2.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Công tác tổ chức cán bộ là công việc quan trọng của văn phòng. Đây là công việc quan trọng, văn phòng sẽ thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, giám sát công việc của mỗi cá nhân trong tổ chức. Ngoài ra, chính văn phòng là bộ phận xử lí hệ thống lương và đảm bảo quyền lợi hưởng các chế độ BHYT, BHXH cho mỗi CB,CC và VC trong mỗi công ty, tổ chức.
Hoạt động tổ chức cán bộ gồm các công việc liên quan đến tính toán, hồ sơ sổ sách giấy tờ,.. vì vậy việc ứng dụng CNTT vào công tác này là điều cần thiết. Hiện nay, có một số phần mềm hữu dụng thực hiện các chức năng nhân sự - chấm công –tính lương như phần mềm nhân sự Misa, phầm mềm FastWork,…
1.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ
Văn thư lư trữ là một trong những công việc chính của công tác văn phòng. Hoạt động này gi甃Āp công ty tổ chức lưu trữ giá trị tài liệu pháp lí, hồ sơ nhân sự, hồsơ công việc. Ngoài ra, công tác văn thư, lưu trữ còn thực hiện việc
soạn thảo văn bản, nhận và chuyển giao văn bản tới các bộ phận công ty tổ chức.
Hằng năm, số lượng văn bản, tài liệu được ban hành và chuyển đến là vô cùng nhiều nên công tác lưu trữ và khai thác sử dụng cần có những phần mềm hỗ trợ thay vì sổ sách chứng từ cồng kềnh, gây mất thời gian trong việc lưu trữ và khai thác sử dụng, kiểm tra tài liệu. Trước nhu cầu thực tế, trên thị trường hiện nay, phần mềm CloudOffice là một trong những ứng dụng tiện ích trong việc quản lí và khai thác sử dụng văn bản đi, đến. Hiện nay, còn có các phần mềm con dấu, chữ kí điện tử để giảm khâu thủ tục rườm rà và hiện tượng tham nhũng hối lộ.
1.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch
Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch là một công việc của chức năng tham mưu, tổng hợp. Văn phòng đảm nhiệm công việc lên chương trình, kế hoạch hoạt động của cả công ty và lãnh đạo. Để làm tốt được công việc trên, thì nhà quản trị văn phòng cần nắm bắt được thông tin để lên chương trình kế hoạch hoạt động, từ đó triển khai và dựa vào nó thực hiện các công tác kiểm tra, đánh giá.
Hoạt động này cần phải thực hiện trên phần mềm thư điện tử có thể thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận khác trong công ty và bên ngoài.
1.2.4.4. Công tác tổng hợp thông tin
Bất kỳ đơn vị, công ty nào thông tin là vô cùng cần thiết. Thông tin hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định. Thông tin rất đa dạng và phong ph甃Ā: thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế,... người lãnh đạo không thể tự mình thu thập mà cần có sự hỗ trợ của văn phòng. Thông tin trước khi trình lên lãnh đạo đều qua văn phòng xử lý, phân loại. Mỗi quyết định đ甃Āng hay sai đều phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử lý thông tin có chính xác, đầy đủ hay không. Bởi vậy, trong quá trình xử lí thông tin nhà quản trị văn phòng cần phải thu thập thông tin
một cách đầy đủ chính xác thông qua nhiều nguồn chỉ đạo của lãnh đạo,
internet,… Song song với việc tổng hợp thông tin, văn phòng cần phải thực hiện việc bảo mật thông tin tránh tác nhân xấu bên ngoài gây ra cho tổ chức.
1.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế
Văn phòng thực hiện việc xây dựng và giám sát nội quy, quy chế. Trong công tác này, văn phòng tiến hành soạn thảo văn bản quy định về thời gian làm việc, chế tài đối với cá nhân vi phạm. Quá trình làm việc văn phòng trực tiếp theo dõi việc thực hiện nề nếp sinh hoạt của từng CC và VC từ đó đánh dấu để thực hiện việc đánh giá ý thức của họ. Nhờ việc giám sát thực hiện nội quy, quy chế giúp công ty hoạt động có nề nếp hơn. Công tác này thường được ứng dụng trên bảng mẫu đánh giá tại phần mềm microsoft excel.
1.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện
Một công việc nữa của chức năng tham mưa, điều hành là tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Hàng tuần, tháng các công ty tổ chức thường tiến hành họp, ngoài ra, theo kế hoạch cũng tiến hành tổ chức các sự kiện. Đối với các cuộc họp, hay sự kiện thường diễn ra trong thời gian dài nên để tạo sự hứng th甃Ā, tập trung của CC, VC là điều vô cùng khó nếu ta chỉ nhìn nhau để trao đổi thông tin.
Bởi vậy, việc sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết. Các trang thiết bị kĩ thuật dùng để hỗ trợ trong các cuộc họp: máy chiếu, máy vi tính, loa,…
1.2.4.7. Công tác tổ chức chuyến đi công tác
Bên cạnh các công việc trên, văn phòng còn thực hiên việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty. Để làm tốt công việc này, nhà quản trị văn phòng cần xác định nơi công tác từ đó tiến hành điều động xe cộ, hay đặt vé máy bay đối với các chuyến đi xa. Nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, văn phòng cần trang bị các trang thiết bị như điện thoại, mạng internet để đặt lịch đi, liên hệ đơn vị công tác. Ngoài ra, việc chi trả cũng được tiến hành thông qua dịch vụ thanh toán trên thẻ ngân hàng bằng điện
thoại thay vì phải đến tận nơi mua vé.
1.2.4.8. Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị
Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Văn phòng trực tiếp tiến hành mua sắm trang thiết bị, quản lí về số lượng, hiện trạng sử dụng của tài sản và trang thiết bị văn phòng. Hằng năm, nhà quản trị văn phòng tiến hành kiếm tra, đánh giá tài sản và trang thiết bị, từ đó, xây dựng kế hoạch mua sắm, tu sửa để cải thiện năng suất làm việc của nó. Hiện nay, trên thị trường CNTT có một số phần mềm ứng dụng trong công tác quản lí tài sản như phần mềm DTSoft, phần mềm FastWork,…
Qua phần cơ sơ lí luận, ta có cái nhìn tổng quan về khái niệm, định nghĩa về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Ngoài ra, thì ta cũng nhìn thấy được tính ứng dụng và nội dung trong ứng dụng CNTT vào các hoạt động của văn phòng. Dựa trên phần lí luận, thì đây chính là cơ sở để ta xét và đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thiết kế và Nội thất Korea Home.