MÔN tư DUY TÍCH cực và đổi mới SÁNG tạo đề tài QUẢN lý THỜI GIAN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MƠN: TƯ DUY TÍCH CỰC VÀ ĐỔI MỚI SÁNG TẠO ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ THỜI GIAN TÊN GIẢNG VIÊN: Đoàn Trọng Đàn NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN: MAI NGỌC HÂN TRẦN NGUYỄN NGỌC HẢI LÊ QUANG ĐẠI DĨ THÁI VĂN NGUYỄN HƯNG HỒ ĐẮC THANH BÌNH NGUYỄN TRẦN MINH THƯ NGUYỄN NGỌC XUÂN TRINH MSSV: 2008110213 MSSV: 2008110232 MSSV: 2008110273 MSSV: 2008110242 MSSV: 2008110065 MSSV: 2008110212 MSSV: 2008110243 LỚP: K14DC-ATTT NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: ATTT MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU TẠI SAO LẠI CHỌN CHỦ ĐỀ NÀY Quản lý thời gian gì? Tại quản lý thời gian lại cần thiết công việc? 2.1 Gia tăng suất hiệu công việc .4 2.2 Giảm thiểu áp lực công việc 2.3 Nhanh chóng đạt thành cơng .6 2.4 Cân sống hợp lý .7 2.5 Đẩy lùi thói quen xấu .8 Các kỹ cần có để xếp, quản lý thời gian hiệu 3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc 3.2 Thiết lập mục tiêu 3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu 11 3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm” 11 3.5 Điều chỉnh tâm lý 12 3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian 13 Phương pháp quản lý thời gian thông minh người thành đạt 14 4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) 14 4.2 Phương pháp quản lý thời gian ma trận Eisenhower 15 4.3 Phương pháp Pomodoro 16 4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule 17 4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm) 18 Phương pháp quản trị thời gian hiệu doanh nghiệp 19 5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) 19 5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto) 20 5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 21 Cách quản lý thời gian hiệu làm việc nơi công sở 22 6.1 Sắp xếp chia nhỏ công việc 22 6.2 Bố trí khơng gian làm việc ngăn nắp 22 6.3 Ghi công việc rõ ràng 23 6.4 Rèn luyện cải thiện kỹ 24 6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc 25 LỜI MỞ ĐẦU Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Trọng Đàn giúp đỡ chúng em nhiều trình thực đồ án này! Đây đồ án chương trình học chúng em, nên đồ án quan trọng,là tảng để chúng em thực đồ án này.Trong trình thực đồ án,được giúp đỡ tận tình thầy Đồn Trọng Đàn giúp chúng em thu kiến thức quý giá để giúp đỡ chúng em trình học tập làm việc chúng em tương lai Một lần chúng em xin chân thành cảm ơn quan tâm giúp đỡ thầy trình thực đồ án để chúng em hoàn thành đồ án mong giúp đỡ thầy đồ án sau TẠI SAO LẠI CHỌN CHỦ ĐỀ NÀY Thời gian vốn quý người qua khơng thể lấy lại Mặc dù thời gian vơ hình lại vô giá giây phút trôi qua trở nên quý giá Bởi thời gian qua có trở lại Nó khơng chờ đợi Đặc biệt xu xã hội ngày người cố gắng chạy đua theo thời gian Sự phát triển vượt bậc kinh tế toàn cầu kinh tế Việt Nam gây ảnh hưởng không nhỏ việc sử dụng quỹ thời gian vốn có người Nhịp sống người dần trở nên hối trước phát triển toàn cầu Ai có khoảng thời gian giống ngày 24 , năm 365 ngày tận dụng tốt khoảng thời gian Đối với người chăm tuần có ngày với kẻ lười có ngày mai Tuy thời gian quý giá nhiều người lại khơng biết tận dụng gây nên tình trạng lãng phí thời gian Đặc biệt sinh viên Việt Nam Nhiều sinh viên nghĩ cịn trẻ cịn nhiều thời gian nên khơng biết q trọng lãng phí xuân lãng phí thời gian cách vơ tội vạ Nhận thấy tình trạng lãng phí ngày nhức nhối hệ sinh viên Việt Nam , lựa chọn đề tài nhằm rõ thực trạng đưa giải pháp để hạn chế tình trạng Quản lý thời gian gì? Hiểu cách đơn giản, kỹ quản lý thời gian cá nhân việc xếp, phân chia công việc cần phải hoàn thành thời gian định Lập kế hoạch chi tiết giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Tùy thuộc vào mục đích mình, bạn lập kế hoạch cơng việc theo ngày, theo tuần theo tháng, năm… Tại quản lý thời gian lại cần thiết công việc? Như đề cập trên, quản lý thời gian kỹ vô quan trọng Quản lý xếp thời gian hiệu giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều Dưới lợi ích cụ thể mà xếp thời gian hợp lý mang lại 2.1 Gia tăng suất hiệu công việc Quản trị thời gian giúp bạn nâng cao suất đạt chất lượng công việc cao Cùng công việc khoảng thời gian giống hiệu làm việc người khác Điều có nghĩa người biết cách tận dụng thời gian hoàn thành nhiệm vụ cách thoải mái tiến độ Ngược lại, người quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với cơng việc 2.2 Giảm thiểu áp lực công việc Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian cách để bạn giảm tải áp lực Cụ thể, việc phân chia thực công việc cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn giúp bạn giải tất vấn đề Hơn nữa, tinh thần thoải mái giúp bạn đạt hiệu cao công việc 2.3 Nhanh chóng đạt thành cơng Nếu bạn xếp cơng việc hợp lý bạn có khả hồn thành cơng việc sớm xác Khi đó, bạn dễ dàng đạt thành cơng theo giai đoạn Ngược lại, người làm việc theo cảm tính thường dễ thất bại khơng hồn thành hạn bỏ quên nhiệm vụ 2.4 Cân sống hợp lý Chúng ta có 24 ngày để dành cho thân, gia đình, cơng việc Việc xếp thời gian khoa học giúp bạn cân sống hợp lý Điều có nghĩa bạn vừa tập trung hồn thành tốt cơng việc vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc người thân yêu thân 2.5 Đẩy lùi thói quen xấu Tại saosắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ thói quen xấu? Vì lý do, việc trì hỗn cơng việc khơng hạ thấp lực thân mà ảnh hưởng đến tiến độ chung cơng việc Do đó, bạn nên xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết để hạn chế thói quen khơng tốt nhé! Các kỹ cần có để xếp, quản lý thời gian hiệu Chúng ta biết phân chia thời gian hợp lý nâng cao chất lượng công việc Tuy nhiên, xếp thời gian hiệu quả? Hãy tham khảo nội dung để hiểu rõ phương pháp quản lý xếp thời gian thông minh nhé! 3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc Phân biệt cấp độ công việc giúp bạn biết cách quản lý xếp thời gian phù hợp Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp quan trọng Những “công việc khẩn cấp” thường yêu cầu ý bạn Tuy nhiên, việc bạn có phải thực lúc hay khơng chưa vấn đề Cịn với “cơng việc quan trọng”, bạn khơng làm gây nhiều hậu sau 3.2 Thiết lập mục tiêu Đặt mục tiêu cụ thể xem kỹ quản lý thời gian vô hiệu Xác định mục tiêu giúp bạn có thêm động lực cố gắng Tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập mục đích xác có khả thi Bạn tham khảo cách thiết lập mục tiêu SMART 3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu Sau đặt mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc Việc xây dựng kế hoạch giúp bạn tận dụng thời gian tốt làm việc hiệu Dưới kỹ lập kế hoạch mà bạn tham khảo:      Bước 1: Đặt mục tiêu lớn Bước 2: Xây dựng kế hoạch cách xác định nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn Bước 3: Chuẩn bị kiến thức, kỹ để thực tốt bước đề kế hoạch Bước 4: Tính tốn thời gian hợp lý Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi q trình hồn thành mục tiêu 3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm” “Đa nhiệm” (Multitask) có nghĩa thực nhiều việc lúc Nếu bạn khơng có đủ lực chun mơn Multitask khơng phù hợp với bạn Tốt hết, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để bước hồn thành Cùng với đó, việc tập trung vào nhiệm vụ đơn lẻ gia tăng hiệu 11 3.5 Điều chỉnh tâm lý Giữ cho thân thoải mái cách đạt hiệu cơng việc Vì lý do, bạn có tinh thần thư giãn, khơng căng thẳng đưa định xác hợp lý Dưới cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý: 12      Cười: Hành động giúp bạn giảm hormone căng thẳng gia tăng hạnh phúc Thiền: Theo nghiên cứu, thiền thời gian 10 phút giúp giải tỏa stress Ăn sô cô la đen: Thực phẩm giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi Nghe nhạc: Thưởng thức hát yêu thích khiến bạn thư giãn thoải mái Khiêu vũ: Hoạt động vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe 3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian Trong trình bạn nỗ lực hồn thành mục tiêu đề gặp phải người yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng Những “kẻ cắp thời gian” việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Tốt hết, bạn cần giải vấn đề để không ảnh hưởng tới chất lượng công việc 13 Phương pháp quản lý thời gian thông minh người thành đạt Trên thực tế, người thành công biết cách sử dụng thời gian hợp lý Chúng ta học hỏi kỹ Một số phương pháp quản trị thời gian người thành đạt sử dụng là: 4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) Most Important Tasks tập trung vào số việc quan trọng cần làm ngày Phương pháp hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thời gian Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng Ma Trận Eisenhower 14 4.2 Phương pháp quản lý thời gian ma trận Eisenhower Ma Trận Eisenhower mơ hình bao gồm có tiêu chí: Khẩn cấp khơng khẩn cấp; Quan trọng không quan trọng Bạn nên xếp cơng việc dựa theo mơ hình để ưu tiên công việc quan trọng cần phải thực Ma trận hỗ trợ việc định sử dụng thời gian hiệu 15 4.3 Phương pháp Pomodoro Phương pháp Pomodoro giúp bạn tập trung công việc Cụ thể, bạn làm việc theo chu trình làm 25 phút sau nghỉ phút lặp lại q trình Theo nghiên cứu, cách tạo áp lực thời gian để bạn ý làm việc Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý có ích cho sức khỏe cho bạn cảm giác thư giãn 16 4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule Quy tắc tác giả David Allen đề cập Getting Things Done Nội dung phương pháp bạn khơng nên trì hỗn việc làm phút Ngay lúc này, bạn thử liệt kê làm việc thực vịng phút nhé! 17 4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm) Batching phương pháp Tim Farris viết sách “Tuần làm việc giờ” Phương pháp khuyên bạn làm theo nhóm việc khơng quan trọng, chưa cần thiết 18 Phương pháp quản trị thời gian hiệu doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, xếp thời gian thông minh đem đến nhiều lợi ích Nội dung chia sẻ phương pháp phân chia thời gian hợp lý tổ chức Bạn tham khảo nhé! 5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) Bí quy tắc 4D giải công việc trước làm việc khác Phương pháp 4D bao gồm yếu tố Cụ thể: 19     Do: Yêu cầu bạn thực công việc quan trọng trước mắt Dump: Là cách tiết kiệm thời gian từ bỏ công việc vô nghĩa Delegate Là giao việc cho người làm tốt Defer: Lập danh sách công việc phải trì hỗn lại 5.2 Ngun tắc 80/20 (Pareto) Nhìn chung, nguyên tắc nhấn mạnh 80% thành tạo 20% đóng góp Chính vậy, bạn nên áp dụng phương pháp để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết tốt Nguyên tắc Pareto tập trung vào cơng việc cụ thể, việc sử dụng thời gian hiệu 20 5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 Đây phương pháp quản lý thời gian hiệu doanh nghiệp hợp lý Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực việc quan trọng thứ hai Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm việc quan trọng thứ ba 10% thời gian thực tất thứ kết hợp lại 21 Cách quản lý thời gian hiệu làm việc nơi cơng sở Bạn nên áp dụng bí để tận dụng thời gian hiệu Đặc biệt, môi trường cơng sở có khối lượng cơng việc lớn áp lực thời gian Do đó, bạn cần ý xếp, quản lý công việc cho phù hợp 6.1 Sắp xếp chia nhỏ công việc Tốt hết, bạn nên xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực Ngồi ra, bạn chia mục tiêu lớn thành nhiệm vụ nhỏ Việc hồn thành bước giúp tối ưu hóa suất khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu 6.2 Bố trí khơng gian làm việc ngăn nắp Có thể bạn khơng q ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc ảnh hưởng tới mức độ tập trung bạn đấy! Những vật dụng bàn giấy tờ vứt lung tung khiến bạn phải bận tâm Do bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc nhé! 22 6.3 Ghi công việc rõ ràng Bạn làm việc chuyên nghiệp khoa học ghi rõ ràng công việc cần thực Hơn nữa, ghi rõ ràng giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ Ngoài ra, bạn không bỏ quên công việc trễ deadline ghi đầy đủ, cụ thể 23 6.4 Rèn luyện cải thiện kỹ Bên cạnh kỹ quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện kỹ văn phòng khác Gõ 10 ngón giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Sử dụng công cụ hỗ trợ nắm rõ cách tìm kiếm thơng tin góp phần nâng cao suất làm việc Ngồi ra, kỹ chun mơn cao hỗ trợ bạn giải vấn đề hiệu 24 6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc Hiện nay, phần mềm quản lý công việc phổ biến Do đó, bạn hồn tồn sử dụng ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian Một phần mềm bạn nên dùng thử fTodolist Fastdo Cơng cụ cho phép bạn thiết lập công việc quản lý nhiệm vụ hoàn thành ngày cách hiệu Qua đó, bạn bố trí thời gian cho tối ưu để cơng việc hồn thành hạn Ngồi ra, bạn check-in Checkout công việc với team, công ty dễ dàng Ứng dụng cịn có chức thống kê kết cơng việc cá nhân, phịng ban, đội nhóm để bạn lấy làm động lực cho task 25 ... quản lý thời gian lại cần thiết công việc? Như đề cập trên, quản lý thời gian kỹ vô quan trọng Quản lý xếp thời gian hiệu giúp bạn hồn thành lượng cơng việc nhiều Dưới lợi ích cụ thể mà xếp thời. .. xếp, quản lý thời gian hiệu Chúng ta biết phân chia thời gian hợp lý nâng cao chất lượng công việc Tuy nhiên, xếp thời gian hiệu quả? Hãy tham khảo nội dung để hiểu rõ phương pháp quản lý xếp thời. .. Điều chỉnh tâm lý 12 3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian 13 Phương pháp quản lý thời gian thông minh người thành đạt 14 4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most