Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm theo nguyên tắc thực hiện, thời gian biểu đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và không bị lãng phí..
Trang 1BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN XÂY DỰNG CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN, ĐƯA RA PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT PHÙ HỢP
Giảng viên
Học phần
Sinh viên thực hiện
Hệ đào tạo
Lớp
: : : : :
Hoàng Thị Công
Kỹ năng quản lý thời gian Nhóm 6
Chính quy Tiết 1, 2 sáng Thứ 4
HÀ NỘI - 2023
Trang 2DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 6 ST
Ngày thuyết trình: 25/10/2023
Trang 3ĐỀ BÀI: XÂY DỰNG CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN,
ĐƯA RA PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT PHÙ HỢP
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm thời gian và quản lý thời gian
Thời gian là một tài nguyên vô giá, ta không thể quản lý thời gian nhưng ta có thể quản lý bản thân mình
Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm theo nguyên tắc thực hiện, thời gian biểu đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và không bị lãng phí
1.2 Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng, kinh nghiệm, kỹ xảo, mức độ thành thạo trong việc lập danh sách những điều cần làm, nguyên tắc thực hiện, thời gian biểu đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và không bị lãng phí trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định
1.3 Các yêu cầu trong quản lý thời gian
- Luôn có kế hoạch và sự chủ động
- Luôn có quỹ thời gian dự phòng
- Không trì hoãn công việc
- Không phức tạp hóa vấn đề
- Chủ động nhận hoặc từ chối công việc
- Ngăn nắp và lưu trữ cẩn thận
- Sẵn sàng cho sự thay đổi
- Tập trung vào gia tăng nội lực
1.4 Một số nguyên nhân gây khiến quản lý thời gian chưa hiệu quả
Nguyên nhân chủ quan: Do năng lượng trong mỗi bản thân (cơ thể, cảm xúc, tâm trí, tinh thần), thói quen chưa tốt trong quản lý thời gian, thiếu sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Nguyên nhân khách quan: Do tính chất công việc, khoa học công nghệ, yếu tố gây xao nhãng, phân tâm, gián đoạn công việc
Trang 4CHƯƠNG 2: TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
2.1 Tình huống quản lý thời gian
Bạn A là 1 sinh viên năm cuối đại học và đang đi làm thêm ca tối tại một quán ăn
để trang trải tiền sinh hoạt Bạn A gặp phải một số vấn nạn đó là “chưa biết cách sắp
xếp, quản lý thời gian” hiệu quả Mỗi ngày, A có mặt tại trường từ 7h - 16h để học
(trừ buổi nghỉ) và đi làm từ 18h00 – 23h00 Hiện tại A đang cần hoàn thiện một dự án nhóm và cần gửi phần bài làm của mình trước 12h ngày Chủ nhật Bạn A cũng muốn
có khoảng thời gian để gặp mặt bạn bè và gia đình, vì bạn sắp tốt nghiệp và có thể sẽ không còn được gần gũi mọi người như trước Cụ thể thời gian biểu bạn A đưa ra như sau:
Sáng: Học: Thứ 2, Thứ 3, Thứ 4, Thứ 5, Thứ 6
Chiều: Học: Thứ 2, Thứ 3, Thứ 4, Thứ 5, Thứ 6
Tối: Đi làm từ Thứ 2 đến Thứ 6
Sau khi hỏi đáp, thống kê và ghi lại những hoạt động trong ngày của A thu được kết quả sau:
Trang 5Được biết bạn A không có kế hoạch chi tiết cho các công việc của mình, mà chỉ làm theo trực giác và cảm xúc Có cách nào giúp A sắp xếp được thời gian biểu và hoàn thành những mong muốn của mình không?
2.2 Phân tích tình huống
2.2.1 Nguyên nhân
Có thể xác định các nguyên nhân dẫn đến tình huống của bạn A:
- Thói quen: Bạn A cho chúng ta thấy A chưa rèn cho mình thói quen lập thời gian
biểu cụ thể, còn sử dụng thời gian theo trực giác và cảm xúc, điều này dẫn đến khả năng quản lý và sử dụng thời gian kém hiệu quả
- Kỹ năng quản lý thời gian chưa tốt: Bạn A chưa có kỹ năng quản lý thời gian tốt Bạn chưa biết cách phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc khác nhau
- Cách sắp xếp công việc chưa hợp lý: Bạn A dành quá nhiều thời gian cho việc đi
học, chưa sắp xếp chi tiết thời gian biểu, điều này khiến cho thời gian dành cho các công việc quan trọng bị giảm sút
2.2 Phân tích thời gian biểu của bạn A
Thời gian biểu bạn A đưa ra như sau:
Sáng: Học: Thứ 2, Thứ 3, Thứ 4, Thứ 5, Thứ 6
1%
40%
20%
9%
10%
20%
Thống kê hoạt động hàng ngày của bạn A (%)
Trang 6Chiều: Học: Thứ 2, Thứ 3, Thứ 4, Thứ 5, Thứ 6
Tối: Đi làm từ Thứ 2 đến Thứ 6
Có thể thấy thời gian biểu của A còn sơ sài, thiếu logic, chưa cụ thể và chi tiết Từ thời gian biểu của A cũng nêu lên những vấn đề mà bạn A đang mắc phải: Thời gian biểu sơ sài, không chi tiết, thiếu thời gian cụ thể, thiếu tính khoa học, chưa xác định được mục tiêu cụ thể và dài hạn, lập thời gian biểu theo trực giác
Trang 7CHƯƠNG 3: GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Có nhiều cách để giúp bạn A quản lý thời gian tốt hơn, tùy thuộc vào mục tiêu, khả
năng và hoàn cảnh của bạn Nhóm 6 gợi ý bạn A nên áp dụng Quy trình quản lý thời
gian Thông qua 6 bước của “Quy trình quản lý thời gian” nhằm điều chỉnh và sắp xếp
lại thời gian của mình, giúp bạn A giải quyết vấn đề đang gặp phải
3.1 Tóm tắt giải quyết tình huống theo “Quy trình quản lý thời gian”
- Bước 1: Thiết lập và phân loại danh mục công việc: Bạn A xác định và phân loại 3 công việc chính theo danh mục: Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân; Công việc phục
vụ cho học tập, công tác; Công việc dành cho xã hội
- Bước 2: Thiết lập mục tiêu phù hợp: Mục tiêu ngắn hạn: Hoàn thành dự án nhóm: Lập kế hoạch hoàn thành Dự án nhóm theo nguyên tắc SMART
- Bước 3: Phân bổ thời gian và các nguồn lực, xác định mức độ ưu tiên: Bạn A sử dụng Ma trận Eisenhower nhằm xác định mức độ ưu tiên công việc
- Bước 4: Xây dựng kế hoạch hành động: Thiết lập thời gian biểu cụ thể nhằm giải quyết từng tình huống của A
- Bước 5: Triển khai thực hiện kế hoạch: Những nguyên tắc thực hiện kế hoạch A cần đảm bảo thực hiện
- Bước 6: Đánh giá và cải tiến hiệu suất quản lý thời gian: Bạn A cần định kỳ đánh giá quá trình quản lý thời gian Sau khi trải qua tình huống này, A cần phân tích kỹ tình huống nhằm rút ra kinh nghiệm quản lý thời gian
3.2 Khái quát các bước của Quy trình quản lý thời gian.
Bước 1: Thiết lập và phân loại danh mục công việc
Bước 2: Thiết lập mục tiêu phù hợp
Bước 3: Phân bổ thời gian và các nguồn lực, xác định mức độ ưu tiên
Bước 4: Xây dựng kế hoạch hành động
Bước 5: Triển khai thực hiện kế hoạch
Bước 6: Đánh giá và cải tiến hiệu suất quản lý thời gian
3.3 Áp dụng Quy trình quản lý thời gian xử lý tình huống của bạn A.
3.3.1 Thiết lập và phân loại danh mục công việc.
Trang 8Bước này nhằm mô tả chi tiết và chính xác cách sử dụng thời gian; Đảm bảo một danh mục công việc khả thi; Giúp công việc hoàn thành đúng thời hạn, tăng khả năng ước định thời gian; Hạn chế thói quen sử dụng thời gian sai
Sắp xếp những việc hằng ngày của A theo danh mục sau:
+ Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân: Ăn uống, thể dục, làm đẹp, thư giãn, gọi điện thoại, hoạt động giải trí, tán gẫu, ngủ, sinh hoạt cá nhân
+ Công việc phục vụ cho học tập, công tác: Học tập trên trường, làm dự án nhóm,
tự học, đi làm
+ Công việc dành cho xã hội (liên quan đến gia đình, sở thích): Gặp mặt bạn bè và người thân
3.3.2 Thiết lập mục tiêu phù hợp.
Nhằm tập chung giải quyết những công việc quan trọng, hạn chế phân tán vào những công việc không quan trọng; Giúp xác định các bước thực hiện hay những giải pháp cụ thể khi tiến hành thực thi công việc; Tạo động lực phấn đấu; Tiết kiệm thời gian; Giải quyết được vấn đề, đạt được sự hài lòng giữa các thành viên trong nhóm, tổ chức
Mục tiêu ngắn hạn và quan trọng nhất của A hiện tại là hoàn thiện dự án nhóm Sử dụng nguyên tắc SMART, bạn A có thể xác định rõ ràng mục tiêu mong muốn, đo lường được tiến độ và kết quả, phù hợp với khả năng và mục đích, và có thời hạn hoàn thành
Lập kế hoạch theo nguyên tắc SMART cho mục tiêu hoàn thành dự án nhóm, công việc của bạn A như sau:
- Specific: Cụ thể: Khoảng thời gian bốn giờ và thời gian dự phòng để hoàn thành những phần còn lại trong dự án
- Measurable: Đo lường được: Bài dự án được chia nhỏ để hoàn thành trước 12h trưa ngày Thứ 7
- Achievable: Khả thi: Tìm hiểu về chủ đề X của dự án từ các nguồn thông tin đáng tin cậy, viết bài theo yêu cầu của giáo viên, kiểm tra lại lỗi chính tả và ngữ pháp
- Relevant: Thực tế: Đây là một phần quan trọng của khóa học, ảnh hưởng đến điểm số và tốt nghiệp của bạn A
- Time bound: Thời hạn: Bắt đầu làm bài ngay khi có thời gian trống, dành khoảng bốn giờ để hoàn thành, và sử dụng thời gian dự phòng để hoàn thành dự án đúng thời hạn
Trang 9Bằng cách áp dụng nguyên tắc SMART, bạn A có thể tập trung vào công việc quan trọng nhất hiện tại đó là hoàn thiện dự án nhóm, tránh sự xao nhãng và lãng phí thời gian Sau đó, bạn A cũng có thể sắp xếp thời gian hợp lý để gặp mặt bạn bè và gia đình sau khi hoàn thành công việc
3.3.3 Phân bổ thời gian và các nguồn lực, xác định mức độ ưu tiên.
Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc, mục tiêu và ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và thời hạn
Bạn A có thể sử dụng các phương pháp như nguyên tắc Pareto hoặc quy tắc 40-30-20-10 để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp Trong tình huống
này, chúng tôi sẽ sử dụng Ma trận Eisenhower nhằm thiết lập độ ưu tiên cho công
việc hàng ngày của A
Khẩn cấp - Hoàn thành Dự án nhóm - Nhắn tin
- Giặt ủi
Không
khẩn cấp
- Học và ôn tập kiến thức trên trường
- Đi làm ca tối
- Tự học
- Gặp gỡ bạn bè và gia đình
- Lập kế hoạch hàng tuần
- Ăn uống, làm đẹp, thư giãn, gọi điện thoại, hoạt động “giải trí”, tán gẫu, ngủ, lướt web, sinh hoạt cá nhân
Ma trận Eisenhower
Qua ma trận trên có thể thấy: Dự án nhóm là việc quan trọng và cấp bách nhất, tiếp đến là đi học và kế tiếp là đi làm, trong khi gặp gỡ bạn bè và gia đình có thể là những việc quan trọng nhưng không cấp bách
3.3.4 Xây dựng kế hoạch hành động (lập kế hoạch chi tiết để hành động)
Sau khi lên danh sách những việc cần làm trong ngày và sắp xếp chúng theo thứ tự
ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý cho từng việc A có thể sử dụng các công cụ nhằm quản lý thời gian như: Lịch, reminder, Google Calendar, Trello, Asana để lên kế
Trang 10hoạch, ghi lại và theo dõi các công việc của mình Điều này sẽ giúp bạn A không bỏ sót hay quên mất các nhiệm vụ quan trọng
Trong tình huống này, Bạn A có thể lập kế hoạch học tập trong các buổi sáng và trước khi đi ngủ bạn lên xem lại những hoạt động hôm nay mình làm để biết hôm nay mình đã hoàn thành những công việc gì Làm dự án nhóm quan trọng thì bạn cần phải
ưu tiên lên trước, việc gặp gỡ bạn bè, ghé thăm bố mẹ của mình thì sẽ vào các buổi tối hoặc cuối tuần Gợi ý thời gian biểu giúp A như sau:
- Thời gian biểu tóm tắt của bạn A như sau:
nhật
Trưa,
- Thời gian biểu ngày bình thường của bạn A (từ Thứ 2 đến Thứ 6):
- 5h40 – 5h55: Tập thể dục
- 6h – 6h25: Ăn sáng, thay trang phục
- 6h30 – 6h55: Di chuyển đến trường
- 7h – 11h30: Vào học theo lịch học (nên học chắc, hiểu)
- 12h – 12h20: Nghỉ trưa
- 12h25 – 12h55: Tự học
CHIỀU - 13h – 16h: Vào học theo lịch học (nên học chắc, hiểu)
- 16h – 16h30: Di chuyển về trọ
- 16h35 – 17h30: Vệ sinh cá nhân, nghỉ ngơi, ăn tối (theo thực đơn đã lên
kế hoạch từ hôm qua)
Trang 11- 23h10 – 23h25: Vệ sinh cá nhân
- 23h25 – 23h35: Lên kế hoạch cho ngày hôm sau (Sau khi quen bước này có thể rút ngắn thời gian lên kế hoạch chỉ 5 phút)
- 23h35 – 23h55: Thư giãn (đọc sách, nghe radio, sử dụng điện thoại )
- 00h: Đi ngủ
- Thời gian biểu ngày có dự án cần hoàn thành của bạn A và gặp mặt bạn bè (Thứ 7):
SÁNG - 6h – 7h: Thức dậy, vệ sinh cá nhân, tập thể dục
- 7h – 7h25: Ăn sáng
- 7h30 – 7h55: Đọc sách
- 8h – 11h30: Hoàn thành những phần còn lại của dự án nhóm
- 11h30 – 12h: Kiểm tra và nộp dự án nhóm (nếu hoàn thành sớm – hạn nộp 12h trưa ngày tiếp theo hay chủ nhật)
- 12h25 – 12h50: Ngủ trưa
CHIỀU - 13h – 16h30: Thời gian trống (có thể dành để tiếp tục làm dự án nếu
chưa xong, tự học, hoạt động theo sở thích )
- 16h35 – 18h: Vệ sinh cá nhân, nghỉ ngơi, chuẩn bị cho buổi gặp mặt
- 22h15 – 22h30: Vệ sinh cá nhân
- 22h30 – 23h: Đọc sách (hoặc phát triển kỹ năng mềm của bản thân)
- 23h – 23h10: Lên kế hoạch cho ngày hôm sau
- 23h15 trở đi: Thư giãn, nghe radio, sử dụng điện thoại hoặc có thể đi ngủ
- Thời gian biểu ngày cần nộp dự án của bạn A và gặp mặt gia đình (Chủ nhật):
SÁNG - 6h – 7h: Thức dậy, vệ sinh cá nhân, tập thể dục
Trang 12- 7h – 7h25: Ăn sáng
- 7h30 – 7h55: Đọc sách
- 8h – 11h30: Thời gian trống (có thể sử dụng thời gian trống này để
hoàn thiện dự án nếu chưa xong hoặc sửa lỗi dự án đã nộp nếu có)
- 11h30 – 12h: Kiểm tra và nộp dự án nhóm (nếu ngày thứ 7 chưa nộp hoặc nộp lại bản đã sửa chữa)
- 12h25 – 12h50: Ngủ trưa
CHIỀU - 13h – 16h30: Thời gian trống (có thể dành để tự học, hoạt động theo
sở thích )
- 16h35 – 18h: Vệ sinh cá nhân, nghỉ ngơi, chuẩn bị cho buổi gặp mặt TỐI - 18h – 22h: Gặp mặt gia đình (có thể ở lại nhà gia đình)
- 22h15 – 22h30: Vệ sinh cá nhân
- 22h30 – 23h: Đọc sách (hoặc phát triển kỹ năng mềm của bản thân)
- 23h – 23h10: Lên kế hoạch cho ngày hôm sau
- 23h15 trở đi: Thư giãn, nghe radio, sử dụng điện thoại hoặc có thể đi ngủ
Nếu ngủ lại nhà gia đình, A cần thức dậy và trở lại phòng trọ sao cho kịp ngày tiếp theo đi học
Sau khi lập thời gian biểu, bạn A có thể xem xét và điều chỉnh thời gian cho phù hợp với bản thân Thời gian biểu có đề ra những khoảng thời gian trống để hoàn thành, hoàn thiện những việc còn đang làm dở hoặc dùng vào việc tự học, nâng cao trình độ bản thân Đồng thời, thời gian biểu trên cũng giúp bạn A hình dung được một ngày nên làm gì, sử dụng thời gian như nào sao cho linh hoạt và phù hợp bản thân nhằm đạt được hiệu quả sử dụng thời gian tốt nhất
3.3.5 Triển khai thực hiện kế hoạch
Trang 13Kế hoạch thực hiện công việc được thiết kế, hoàn thiện, A cần nghiêm túc thực hiện nó Bạn A nên đảm bảo những quy tắc nhất định khi thực hiện kế hoạch công việc như:
- Sắp xếp và phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên: Xem xét xem có những
hoạt động nào không cần thiết và tốn kém thời gian mà bạn có thể loại bỏ khỏi lịch trình của mình: như điện thoại di động, email hay thông báo từ các ứng dụng Tạo điều kiện làm việc tĩnh lặng và tập trung vào công việc
- Đặt thời hạn cho mỗi loại công việc: Phân chia công việc thành các phần nhỏ
hơn và tập trung hoàn thành từng phần một trong thời gian giới hạn Điều này giúp A tránh cảm giác bị áp lực và giúp tập trung vào từng nhiệm vụ một cách tốt hơn
- Theo dõi tiến trình thực hiện công việc nhằm Tạo ra khoảng thời gian dành
riêng cho công việc nghỉ ngơi: Đảm bảo rằng bạn có thời gian để thư giãn và tái tạo
năng lượng Bạn A nên ngủ đủ giấc, ăn uống cân bằng, để cải thiện sức khoẻ và tăng
cường khả năng làm việc và học tập
- Thực hiện nguyên tắc không ôm việc: Tập trung vào một công việc tại một thời
điểm, tránh làm nhiều việc cùng lúc, giảm thiểu sự thiếu sót Điều này sẽ giúp bạn A duy trì được sự tập trung và năng lượng để hoàn thành các bài tập
- Tận dụng khoảng thời gian trống: A cần tận dụng khoảng thời gian trống để
giải quyết những vấn đề còn tồn đọng
- Học cách nói “không”: Bạn A có thể từ chối những việc không quan trọng hoặc
không khẩn cấp một cách lịch sự và rõ ràng, để dành thời gian cho những việc ưu tiên hơn
- Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen: Tạo sự quyết đoán trong các quyết
định, tránh hành động theo cảm tính
- Hợp tác và chia sẻ, ủy thác công việc: Hãy hợp tác với bạn bè hoặc đồng nghiệp
để chia sẻ công việc nếu có thể Điều này giúp giảm bớt áp lực và tăng cường khả năng hoàn thành công việc một cách đúng đắn
3.3.6 Đánh giá và cải tiến hiệu suất quản lý thời gian
Định kỳ đánh giá quá trình quản lý thời gian và tìm hiểu trái tim công việc Nếu phát hiện ra rằng một phương án không hiệu quả, hãy điều chỉnh và thử những phương án mới để cải thiện quản lý thời gian của bạn